Sinh viên Nguyễn Thị Vân Anh Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Kinh doanh Thương Mại Xây dựng kế hoạch chuyển đổi HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001 2000 sang tiêu chuẩn ISO 9001 2008 tại Công ty Cổ phần XNK Bắc[.]
Tính cấp thiết của việc cải tiến chuyển đổi HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các công ty, doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển cần phải không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, giới thiệu sản phẩm, tạo dựng uy tín, niềm tin đối với khách hàng và đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng Đặc biệt khi Việt Nam đã gia nhập sân chơi kinh tế toàn cầu, thì các công ty cần phải có sự tự chủ, tiến hành sản xuất, kinh doanh và có một HTQLCL sao cho phù hợp và hiệu quả nhất và dành sự chủ động trên nền kinh tế nước nhà Hai năm 2008 và 2009 là những năm đầy thử thách đối với nền kinh tế Việt Nam nói chung và đối với các công ty, doanh nghiệp nói riêng Để có thể đưa doanh nghiệp của mình vượt qua sóng gió, khó khăn thì các doanh nghiệp cần phải xây dựng các chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng và HTQLCL sao cho phù hợp với doanh nghiệp để từ đó tạo dựng được hình ảnh trong tâm trí khách hàng với chất lượng tốt nhất, giữ được ưu thế và vị trí trong nền kinh tế hiện nay.
Trong suốt thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần XNK Bắc Giang, và qua kết quả điều tra phỏng vấn chuyên sâu đã thực hiện được cùng với sự tìm hiểu của bản thân về công ty, em nhận thấy công ty còn nhiều vấn đề cấp thiết cần được giải quyết:
- Công ty luôn phải giữ vững vị trí là công ty XNK và sản xuất với chất lượng đứng hàng đầu.
- Công ty phải không ngừng đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng, công nghệ, trang thiết bị sản xuất, bổ sung năng lực nguồn nhân lực, cải tiến phương pháp quản lý nhằm nâng cao chất lượng, tiến độ sản xuất, kinh doanh XNK đáp ứng tối đa sự thỏa mãn khách hàng.
- Công ty phải tổ chức quản lý, điều hành khoa học mọi phương diện hoạt động sản xuất, kinh doanh Vận hành, duy trì và cải tiến thường xuyên hiệu lực HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO nhằm không ngừng nâng cao chất lượng: Quản lý, điều hành; Sản phẩm; Đời sống cán bộ nhân viên.
- Trong một vài năm vừa qua, công ty đã thực hiện mục tiêu: 100% tiến độ, chất lượng quá trình tạo sản phẩm, kinh doanh XNK đáp ứng yêu cầu của khách hàng đảm bảo đạt tiêu chí ba không:
+ Không có bất kỳ phản hồi, khiếu nại bằng văn bản liên quan đến chất lượng, tiến độ sản xuất, cung ứng.
+ Không có đơn hàng, hợp đồng, lô sản phẩm nào không đạt chất lượng, kỹ thuật, yêu cầu của khách hàng.
+ Không có bất kỳ tai nạn lao động nào xảy ra trong quá trình sản xuất tại nhà máy.
Tuy nhiên chất lượng sản phẩm vẫn bị phản hồi từ khách hàng với những ý kiến không tốt.
Vấn đề cấp thiết luôn được đặt ra ở công ty là HTQLCL đã và đang được áp dụng trong công ty chưa phát huy được hết hiệu lực của nó Chính vì vậy, công ty phải thường xuyên vận hành, duy trì và cải tiến hiệu lực HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO nhằm không ngừng nâng cao chất lượng Mục đích để công ty luôn đáp ứng yêu cầu về chất lượng cũng như mong muốn của khách hàng một cách tốt nhất Nhận thức được tính cấp thiết và tầm quan trọng của vấn đề này nên em xin nghiên cứu về những biện pháp xây dựng kế hoạch chuyển đổi HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 sang tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Công ty Cổ phần XNK Bắc Giang.
Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài
Vấn đề cần nghiên cứu: “Xây dựng kế hoạch chuyển đổi HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 sang tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Công ty Cổ phần XNK Bắc Giang” Để thực hiện được vấn đề cần nghiên cứu chúng ta cần phải thực hiện làm các vấn đề sau:
+ Tìm hiểu thế nào là chất lượng, HTQLCL, HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO, ISO 9001:2000, ISO 9001:2008.
+ Xem xét sự phù hợp của HTQLCL đó với chính sách và mục tiêu chất lượng trong công ty.
+ Nêu thực trạng về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 đã và đang áp dụng tại công ty, từ đó thấy HTQLCL đó có những hạn chế gì, rồi đưa ra biện pháp cải tiến sang HQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 để HTQLCL được phát huy một cách hiệu quả nhất.
Các mục tiêu nghiên cứu
Thông qua việc phân tích thực tế HTQLCL đang được áp dụng tại công ty mà chúng ta hiểu rõ hơn về lý thuyết HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000.
Và tìm hiểu thêm về thực tế tình hình hoạt động của công ty từ đó phát hiện ra các vấn đề còn tồn tại trong công ty, chỉ ra các nguyên nhân và đưa ra các giải pháp để cải tiến, hoàn thiện hơn HTQLCL của công ty.
Phạm vi nghiên cứu
Đề tài đưa ra kế hoạch chuyển đổi từ HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO9001:2000 sang tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại công ty có nhiều ngành nghề kinh doanh là đề tài rộng Do trình độ và thời gian nghiên cứu có hạn do đó em xin nghiên cứu tại các phòng ban, nhà máy nằm trong HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO
9001:2000 cho hoạt động sản xuất, cung ứng giấy các loại, kinh doanh XNK hàng hóa tại hai địa điểm áp dụng:
+ Trụ sở chính của công ty: Số 01 – Đường Nguyễn Văn Cừ – Thành phố Bắc Giang – Tỉnh Bắc Giang.
+ Nhà máy sản xuất giấy Xương Giang: Khu công nghiệp Song Khê – Nội Hòa – Tỉnh Bắc Giang.
Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài em sử dụng số liệu từ 01 tháng 05 năm
2008 để phân tích và đưa ra hướng đề xuất giải pháp trong năm 2010.
Một số khái niệm và phân định nội dung nghiên cứu
1.5.1.1 Khái niệm về chất lượng:
Chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 được định nghĩa là mức độ của một tập hợp các đặc tính vốn có phù hợp với các yêu cầu đặt ra Đặc điểm của chất lượng bao gồm khả năng sản phẩm đáp ứng đúng các tiêu chuẩn, tính bền vững và độ Tin cậy cao, qua đó đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và nâng cao uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.
- Chất lượng định hướng theo nhu cầu khách hàng
- Chất lượng có tính tương đối
- Chất lượng được đánh giá theo quan điểm chủ quan của khách hàng
- Chất lượng không phải là một hằng số, luôn luôn thay đổi và là vấn đề đặt ra đối với mọi trình độ sản xuất.
1.5.1.2 Khái niệm về HTQCLCL và cách tiếp cận theo HTQLCL: a Theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008: HTQLCL là hệ thống quản lý để định hướng và kiểm soát một tổ chức về chất lượng Bao gồm các yếu tố:
Cơ cấu của hệ thống
Nguồn lực bên trong hệ thống
Quy trình bên trong hệ thống
Quy trình thủ tục (quy tắc, điều lệ để vận hành hệ thống)
Kết cấu của bộ tiêu chuẩn ISO 9000:
ISO 9000:2000: Cơ sở và từ vựng
ISO 9004:2000: Hướng dẫn cải tiến hiệu quả
ISO 19011:2002: Hướng dẫn đánh giá HTQLCL.
*8 nguyên tắc của bộ tiêu chuẩn ISO 9000:
Tiêu chuẩn ISO 9001:2000 dựa trên 8 nguyên tắc quản lý chất lượng
3 Sự tham gia của mọi người
4 Tiếp cận theo quá trình
5 Cách tiếp cận hệ thống trong quản lý
7 Quyết định dựa trên sự kiện
8 Quan hệ cùng có lợi với nhà cung ứng b Cách tiếp cận theo HTQLCL:
Để xây dựng lòng tin về khả năng của các quy trình và chất lượng sản phẩm, việc liên tục cải tiến là yếu tố then chốt Điều này giúp nâng cao sự hài lòng của khách hàng và các bên quan tâm, đồng thời thúc đẩy thành công bền vững cho tổ chức.
- Phương pháp xây dựng và áp dụng một HTQLCL bao gồm các bước sau đây:
Xác định nhu cầu và mong đợi của khách hàng và các bên quan tâm khác
Thiết lập chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng
Xác định các quá trình và trách nhiệm cần thiết để đạt được mục tiêu chất lượng
Xác định và cung cấp nguồn lực cần thiết để đạt được các mục tiêu chất lượng
Thiết lập các phương pháp đo hiệu lực, hiệu quả của mỗi quá trình.
Áp dụng các phương pháp đo này để xác định hiệu lực, hiệu quả của mỗi quá trình.
Xác định các biện pháp ngăn ngừa sự không phù hợp và loại bỏ nguyên nhân sinh ra chúng
Thiết lập và áp dụng một quá trình để cải tiến liên tục HTQLCL.
1.5.1.3 ISO 9001:2008 và sự khác biệt giữa ISO 9001:2000 và ISO 9001:2008:
Ngày 14/11/2008, Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa (ISO) đã chính thức công bố tiêu chuẩn ISO 9001:2008, phiên bản cập nhật mới nhất về Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) Tiêu chuẩn này được áp dụng rộng rãi tại 175 quốc gia trên toàn thế giới, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý chất lượng cho các tổ chức và doanh nghiệp.
Tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 về mặt cấu trúc vẫn giữ nguyên không thay đổi so với tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 như sau:
3 Thuật ngữ và định nghĩa
4 Hệ thống quản lý chất lượng
5 Trách nhiệm của lãnh đạo
8 Đo lường, phân tích và cải tiến
Tuy nhiên về mặt nội dung sẽ có những điểm mới sau:
1 Phải xác định trong HTQLCL cách thức và mức độ kiểm soát đối với các quá trình có nguồn bên ngoài
2 Quy định chặt chẽ hơn trong việc kiểm soát các quá trình có nguồn gốc bên ngoài
3 Cơ cấu văn bản HTQLCL thay đổi Tầm quan trọng của hồ sơ nâng lên ngang tầm của thủ tục
4 Nhấn mạnh đến hoạt động phân tích và cải tiến các quá trình
5 Diễn giải rõ hơn hình thức của thủ tục Một thủ tục có thể bao gồm nhiều quá trình hoặc có thể nhiều thủ tục diễn giải cho một quá trình
6 Chức danh Đại diện của lãnh đạo quy định rõ hơn phải là thành viên ban lãnh đạo của Tổ chức
7 Nhấn mạnh hơn về vấn đề phù hợp với các yêu cầu Có ý nghĩa rộng và ban quát hơn so với “chất lượng” như sử dụng trong ISO 9001: 2000
8 Khái niệm “Năng lực, nhận thức và đào tạo” thay thế bằng “Năng lực, đào tạo và nhận thức”: Nhấn mạnh hơn về công tác đào tạo trong tổ chức
9 Về thông tin nội bộ, tiêu chuẩn mới bổ sung các yêu cầu hệ thống thông tin Trước đây chỉ là hệ thống liên lạc
10 Khái niệm môi trường làm việc được diễn giải rõ hơn về mặt vi khí hậu:
Môi trường làm việc liên quan đến các điều kiện nơi công việc được thực hiện, bao gồm các yếu tố vật lý như tiếng ồn, nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng và thời tiết Những yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và sức khỏe của nhân viên trong quá trình làm việc Đảm bảo môi trường làm việc phù hợp giúp nâng cao hiệu quả công việc và tạo điều kiện an toàn cho nhân viên Các yếu tố môi trường cần được kiểm soát tốt để duy trì môi trường làm việc lý tưởng và bảo vệ sức khỏe người lao động.
11 Các hoạt động sau giao hàng được nêu cụ thể và rõ hơn: Ví dụ như a Các điều khoản bảo hành, b Nghĩa vụ hợp đồng như dịch vụ bảo trì c Các dịch vụ bổ sung như dịch vụ tái chế hoặc dịch vụ xử lý cuối cùng
12 Yêu cầu xem xét thiết kế nêu cụ thể và ví dụ rõ hơn Như bán hàng qua internet, việc xem xét bài bản cho từng đơn hàng là không khả thi Thay vào đó, có thể xem xét thông qua các thông tin thích hợp về sản phẩm như catalogue hoặc hay tài liệu quảng cáo
13 Tài sản của khách hàng được kiểm soát bao gồm cả dữ liệu cá nhân
14 Trong việc bảo toàn sản phẩm, tiêu chuẩn mới quy định rõ là bảo toàn sản phẩm thay thế cho việc bảo toàn các yêu cầu của sản phẩm
15 Trong việc hiệu chuẩn, tất cả các khái niệm về phương tiện đo đều được thay thế bằng thiết bị đo Việc hiệu chuẩn cũng nhấn mạnh và coi trọng cả 2 phương pháp hiệu chuẩn và kiểm tra xác nhận
16 Thăm dò, khảo sát thỏa mãn khách hàng nêu cụ thể rõ ràng hơn: Việc theo dõi cảm nhận của khách hàng có thể bao gồm việc tiếp nhận đầu vào từ các nguồn như: a Khảo sát thoả mãn khách hàng, b Dữ liệu khách hàng về chất lượng sản phẩm chuyển giao, c Khảo sát ý kiến của người dùng, d Phân tích tổn thất kinh doanh, e Lời khen, các khiếu nại về bảo hành, f Các báo cáo của đại lý
17 Việc theo dõi và đo lường các quá trình được chú trọng nhiều hơn về sự phù hợp đối với các yêu cầu của sản phẩm và tác động lên tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng
18 Tiêu chuẩn bổ sung phần Bằng chứng về sự phù hợp các chuẩn mực chấp nhận trong việc kiểm soát các quá trình liên quan đến sản phẩm
19 Các hành động khắc phục, hành động phòng ngừa đều được bổ sung phần xem xét tính hiệu lực các hành động thực hiện
Như vậy tiêu chuẩn mới sẽ chặt chẽ và chính xác hơn thuật ngữ Chú trọng và hướng dẫn rõ hơn về các vấn đề phân tích dữ liệu
Các yêu cầu cần kiểm soát của tiêu chuẩn ISO 9001: 2008
1 Kiểm soát tài liệu và kiểm soát hồ sơ:
- Kiểm soát hệ thống tài liệu nội bộ, tài liệu bên ngoài, và dữ liệu của công ty
2 Trách nhiệm của lãnh đạo:
- Cam kết của lãnh đạo
- Định hướng bởi khách hàng
- Thiết lập chính sách chất lượng, và mục tiêu chất lượng cho các phòng ban
- Xác định trách nhiệm quyền hạn cho từng chức danh
- Thiết lập hệ thống trao đổi thông tin nội bộ
- Tiến hành xem xét của lãnh đạo
- Xác định các yêu cầu liên quan đến khách hàng
- Kiểm soát sản xuất và cung cấp dịch vụ
- Kiểm soát thiết bị đo lường
5 Đo lường phân tích và cải tiến
- Đo lường sự thoả mãn của khách hàng
- Theo dõi và đo lường các quá trình
- Theo dõi và đo lường sản phẩm
- Kiểm soát sản phẩm không phù hợp
1.5.2 Phân định nội dung nghiên cứu của vấn đề:
Hiện nay, Việt Nam đang hội nhập kinh tế quốc tế, đòi hỏi các doanh nghiệp liên tục nâng cao chất lượng sản phẩm để cạnh tranh hiệu quả Công ty Cổ phần XNK Bắc Giang, đặt tại thành phố trẻ Bắc Giang, đứng trước nhiều cơ hội và thách thức trong giai đoạn phát triển Việc không ngừng cải tiến hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) phù hợp với sự phát triển nhanh của nền kinh tế là điều cần thiết; hiện tại, việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 chưa còn mới nhất, nên có thể chưa đạt hiệu quả tối ưu Do đó, chúng tôi đề xuất xây dựng kế hoạch chuyển đổi HTQLCL từ tiêu chuẩn ISO 9001:2000 sang ISO 9001:2008 nhằm nâng cao hiệu quả quản lý chất lượng và thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty Hy vọng những ý kiến này góp phần giúp công ty Bắc Giang ngày càng phát triển nhanh và hiệu quả hơn, góp phần thúc đẩy nền kinh tế Việt Nam ngày càng đi lên trong những năm tới.
Phương pháp thu thập thông tin
2.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu:
Trong bài viết này, chúng tôi tập trung vào phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp thông qua phỏng vấn trực tiếp và các bảng câu hỏi tại Công ty Cổ phần XNK Bắc Giang để đánh giá thực trạng chất lượng hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) Quá trình khảo sát nhằm xác định hiệu quả của HTQLCL hiện tại cũng như các vấn đề cấp thiết cần giải quyết để thúc đẩy quá trình chuyển đổi hệ thống này Bảng câu hỏi gồm 10 phiếu khảo sát (xem Phụ lục 2), được thiết kế nhằm thu thập ý kiến phản hồi từ các đối tượng liên quan về hiệu quả và tồn tại của hệ thống quản lý chất lượng tại công ty.
Dưới đây là những điểm chính về chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) mới giúp nâng cao hiệu quả và đáp ứng các tiêu chuẩn hiện đại HTQLCL mới có những sự khác biệt rõ nét và chặt chẽ hơn, giúp tăng cường khả năng thu thập dữ liệu chính xác và thuận tiện hơn Việc mã hóa và phân tích số liệu trở nên dễ dàng hơn, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác hơn dựa trên các dữ liệu thực thi Đối tượng khảo sát chính bao gồm các trưởng phòng ban và nhân viên trong công ty, như Phòng TCHC, Phòng TCKT, Phòng Kinh Doanh và NMG Xương Giang, nhằm đánh giá tác động của chuyển đổi này đối với hoạt động hàng ngày Chuyển đổi HTQLCL mang lại lợi ích lớn trong việc tối ưu hóa quy trình, nâng cao chất lượng và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp bao gồm việc khai thác thông tin từ các nguồn nội bộ và bên ngoài công ty Các nguồn nội bộ như sổ tay chất lượng, chính sách và mục tiêu chất lượng của công ty, cùng các phòng ban như phòng kinh doanh, phòng TCHC, phòng TCKT, và NMG Xương Giang kể từ ngày 01 tháng 05 năm 2008 Ngoài ra, còn có các quy trình kiểm soát, đánh giá, khắc phục, quản lý, cũng như hồ sơ lưu trữ, các báo cáo đánh giá chất lượng nội bộ và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Các dữ liệu này giúp đánh giá toàn diện về hiệu quả và mức độ kiểm soát chất lượng của doanh nghiệp.
2.1.2 Phương pháp xử lý dữ liệu:
Sau khi chọn lọc các thông tin, dữ liệu phù hợp với đề tài nghiên cứu, bước tiếp theo là phân tích và tổng hợp các dữ liệu này một cách rõ ràng và hệ thống Việc phân tích bảng câu hỏi dựa trên các câu trả lời và sự lựa chọn của nhân viên giúp nhận diện rõ ràng những điểm cần cải tiến trong hệ thống quản lý chất lượng hiện tại Từ đó, xác định được sự cấp thiết của việc chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) để nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến các biện pháp cải tiến chuyển đổi HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 sang tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Công ty Cổ phần XNK Bắc giang
2.2.1 Tổng quan về Công ty CPXNK Bắc Giang :
Công ty Cổ phần XNK Bắc Giang được thành lập dựa trên quá trình chuyển đổi từ doanh nghiệp nhà nước sang công ty cổ phần theo luật Doanh nghiệp, phù hợp với điều lệ công ty Hoạt động của công ty bắt đầu từ ngày được cấp giấy phép đăng ký kinh doanh, chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/04/2005.
- Trụ sở chính của Công ty: Số 01 Nguyễn Văn Cừ - Phường Trần Phú – Thành phố Bắc Giang – Tỉnh Bắc Giang
- Tên giao dịch đối ngoại: Bacgiang Import – Export Joint Stock Company
Viết tắt là: IMEXCO BAC GIANG
Với hơn nhiều năm kinh nghiệm, công ty có khả năng tài chính vững mạnh, nguồn nhân lực chuyên nghiệp và hệ thống tổ chức quản lý hiện đại Chúng tôi sở hữu công nghệ tiên tiến cùng máy móc thiết bị hiện đại để thực hiện hoạt động sản xuất và cung ứng các loại giấy chất lượng cao Ngoài ra, công ty còn kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa nông, lâm nghiệp, thủy sản, khoáng sản nhằm đáp ứng tối đa các nhu cầu của khách hàng Tiêu chí hàng đầu của công ty là đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ, mang lại sự hài lòng tối đa cho khách hàng.
Chất lượng sản phẩm trong sản xuất là yếu tố hàng đầu để đảm bảo sự thành công của doanh nghiệp Việc đầu tư vào thiết bị hiện đại và nâng cao trình độ con người giúp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh Đồng thời, cải thiện chất lượng sản phẩm còn góp phần nâng cao đời sống người lao động, thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Hoạt động chính của công ty hiện nay là: Sản xuất và cung ứng Giấy các loại, kinh doanh XNK hàng hóa.
Ban giám đốc và các phòng ban sau:
- Nhà máy sản xuất Giấy Xương Giang
Tổng số cán bộ công nhân viên hiện có: Trên 100 cán bộ nhân viên.
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần XNK Bắc Giang nằm trong phạm vi áp dụng HTQLCL
2.2.2 Ảnh hường của nhân tố môi trường đến các biện pháp cải tiến chuyển đổi HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 sang tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Công ty Cổ phần XNK Bắc Giang:
Các tổ chức quốc tế đã ban hành và xây dựng các tiêu chuẩn chất lượng ISO Các chuẩn mực này đã trở thành kim chỉ nam cho các hoạt động sản xuất và kinh doanh của công ty Mặt khác, mặt hàng kinh doanh của công ty còn có mặt
Giang hàng XNK, chính vì vậy, công ty phải không ngừng nâng cao, cải tiến HTQLCL để có thể đáp ứng được nhu cầu của khách hàng cả trong và ngoài nước.
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các công ty cần nâng cao chất lượng sản phẩm, xây dựng uy tín và niềm tin với khách hàng để tồn tại và phát triển Việt Nam gia nhập kinh tế toàn cầu đòi hỏi các doanh nghiệp phải tự chủ trong sản xuất và kinh doanh Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng phù hợp và hiệu quả giúp doanh nghiệp chủ động, nâng cao năng lực cạnh tranh trong nước và quốc tế.
2.2.2.1.3 Trình độ phát triển của khoa học kỹ thuật:
Trong quá trình phát triển kinh tế theo hướng hội nhập trong khu vực và quốc tế, cạnh tranh ngày càng gay gắt thì đòi hỏi chất lượng phải không ngừng được cải tiến và nâng cao Sự phát triển của khoa học kỹ thuật với tốc độ cao, công ty phải bắt kịp với sự phát triển mau lẹ đó Công ty phải luôn cung cấp trang thiết bị kỹ thuật hiện đại để phục vụ việc sản xuất một cách chuyên nghiệp hơn và chất lượng tốt hơn, để không bị tụt lại so với sự phát triển của thế giới.
2.2.2.2.1 Trình độ tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất:
Trình độ tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình hoạt động kinh doanh của công ty Người đứng đầu chịu trách nhiệm quản lý và tổ chức sản xuất đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hệ thống chất lượng Nếu lãnh đạo công ty thiếu kiến thức về Hệ thống Quản lý Chất lượng (HTQLCL), việc chỉ đạo nhân viên thực hiện công việc chưa đạt hiệu quả cao Việc xác định các hoạt động của công ty hoạt động tốt và chưa tốt là bước quan trọng để các nhà quản trị có thể thúc đẩy cải tiến và nâng cao năng suất.
Lực lượng lao động đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh thương hiệu trong tâm trí khách hàng Họ là những người trực tiếp vận hành các công cụ sản xuất và áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật, góp phần nâng cao hiệu quả công việc Ý thức kỷ luật và tinh thần lao động của nhân viên cũng là yếu tố then chốt quyết định chất lượng sản phẩm, đòi hỏi họ phải được đào tạo bài bản và chuyên nghiệp để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của thị trường.
Kết quả phân tích các dữ liệu thu thập
2.3.1 Kết quả phân tích qua dữ liệu thứ cấp:
Qua khảo sát thực tế và thực tập tại Công ty Cổ phần XNK Bắc Giang, em đã tiếp cận được với các tài liệu sau của công ty:
Bộ quy trình của công ty
Báo cáo đánh giá chất lượng nội bộ
Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh
Dựa trên các tài liệu đã tiếp cận, bài viết phân tích thực trạng duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 tại Công ty Cổ phần XNK Bắc Giang Các quy trình quan trọng được chú trọng nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động và nâng cao chất lượng dịch vụ ngày càng phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế Việc duy trì hệ thống này thể hiện cam kết của công ty về cải tiến liên tục và đáp ứng tốt nhất yêu cầu khách hàng Đồng thời, bài viết cũng đề cập đến những khó khăn và đề xuất nhằm củng cố hơn nữa công tác quản lý chất lượng theo chuẩn ISO 9001:2000.
2.3.1.1 Quy trình kiểm soát hồ sơ: a Mục đích:
Quy trình quản lý hồ sơ được xây dựng nhằm hướng dẫn và phân định rõ trách nhiệm trong việc nhận biết, thu thập, lập phiếu, bảo quản, lưu trữ, hủy bỏ và tiếp nhận hồ sơ chất lượng Quy trình này áp dụng cho các hoạt động kiểm soát và lưu trữ tất cả các hồ sơ liên quan đến Hệ thống quản lý chất lượng của Công ty cổ phần XNK Bắc Giang, đảm bảo quản lý hồ sơ hiệu quả, đúng quy trình và đáp ứng yêu cầu kiểm soát hồ sơ theo tiêu chuẩn chất lượng.
Các bộ phận và phòng ban trong công ty có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ liên quan đến hoạt động tác nghiệp của đơn vị mình, đảm bảo tuân thủ đúng các quy định về quản lý hồ sơ Việc này giúp duy trì sự chính xác, minh bạch và bảo vệ dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp theo chuẩn SEO.
Hình 2.3.1.1: Lưu đồ quy trình kiểm soát hồ sơ (Phụ lục 1)
2.3.1.2 Quy trình khắc phục, phòng ngừa và cải tiến: a Mục đích:
Quy định trách nhiệm và phương pháp thực hiện các biện pháp khắc phục, phòng ngừa là yếu tố quan trọng trong việc giải quyết các vấn đề tồn tại và tiềm ẩn trong quá trình sản xuất Việc này giúp đảm bảo hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) được duy trì và nâng cao liên tục Đồng thời, các đề xuất cải tiến nhằm không ngừng nâng cao hiệu lực của HTQLCL đóng vai trò then chốt trong việc thúc đẩy hoạt động sản xuất đạt tiêu chuẩn cao hơn Áp dụng đầy đủ các quy định này giúp phòng ngừa các sai sót, giảm thiểu rủi ro và nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ.
Quy định này áp dụng cho tất cả các vấn đề liên quan đến sản phẩm, dịch vụ và các hoạt động trong hệ thống chất lượng của công ty, nhằm đảm bảo tiêu chuẩn và nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như dịch vụ cung cấp.
Hình 2.3.1.2: Lưu đồ của quy trình khắc phục, phòng ngừa và cải tiến (Phụ lục)
2.3.1.3 Quy trình quản lý nhân sự: a Mục đích:
Quy trình tuyển dụng, điều động và đào tạo nâng cao năng lực nguồn nhân lực được thiết lập để đảm bảo các vị trí trong công ty Cổ phần XNK Bắc Giang có đủ năng lực đáp ứng yêu cầu công việc Quá trình này thúc đẩy sự thống nhất trong hoạt động tuyển dụng và tổ chức đào tạo, nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý, chỉ đạo và thực hiện nhiệm vụ Áp dụng cho tất cả các phòng ban, bộ phận trong công ty, quy trình này giúp tối ưu hóa nguồn nhân lực, nâng cao chất lượng công tác và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Hình 2.3.1.3: Lưu đồ của quy trình quản lý nhân sự
2.3.1.4 Quy trình mua hàng, đánh giá nhà cung ứng : a Mục đích:
Quy trình mua vật tư, nguyên liệu được thiết kế nhằm xác định trình tự các bước cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm và đáp ứng yêu cầu của khách hàng Quá trình này áp dụng cho các hoạt động mua sắm vật tư chính phục vụ sản xuất tại nhà máy Giấy Xương Giang Các bước trong quy trình đảm bảo tính phù hợp với các yêu cầu đã quy định, từ việc lựa chọn nhà cung cấp đến kiểm tra, xác nhận hàng nhập kho, nhằm duy trì chất lượng và hiệu quả sản xuất.
Hình 2.3.1.4: Lưu đồ quy trình mua hàng, đánh giá nhà cung ứng
2.3.1.5 Quy trình XNK hàng hóa : a Mục đích:
Quy trình triển khai hoạt động kinh doanh XNK hàng hóa mô tả rõ ràng các bước công việc cần thực hiện, giúp bộ phận XNK tổ chức, kiểm soát và giám sát quá trình một cách chặt chẽ Việc này đảm bảo mọi hoạt động diễn ra theo đúng quy định của pháp luật, đồng thời đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng và nhà nước Quy trình này giúp nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu rủi ro và tạo sự thống nhất trong quản lý nghiệp vụ xuất nhập khẩu.
Hình 2.3.1.5: Lưu đồ quá trình xuất nhập khẩu
2.3.1.6 Quy trình bán hàng, marketing phát triển thị trường : a Mục đích:
Quy trình này quy định trình tự các bước và nội dung công việc cần thực hiện một cách thống nhất về các hoạt động bán hàng, marketing phát triển thị trường. Áp dụng cho các hoạt động bán hàng, marketing phát triển thị trường tiêu thụ sản phẩm giấy, kinh doanh XNK hàng hóa các loại. b Nội dung:
Hình 2.3.1.6: Lưu đồ quy trình bán hàng, marketing phát triển thị trường
2.3.2 Kết quả phân tích qua dữ liệu sơ cấp:
+ Số phiếu không hợp lệ: 0 phiếu
Phân tích bảng câu hỏi:
Việc trả lời 10/10 phiếu là cần thiết khi được hỏi về việc chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) từ ISO 9001:2000 sang ISO 9001:2008, thể hiện nhân viên trong công ty đã nhận thức rõ tầm quan trọng của quá trình chuyển đổi này Việc cập nhật HTQLCL không chỉ giúp hệ thống phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế và quy định pháp luật mà còn nâng cao hiệu quả và hiệu lực của hệ thống, đáp ứng yêu cầu của khách hàng và các bên liên quan.
Kết quả đạt 10/10 phiếu trả lời cho thấy nhân viên chưa thực sự hiểu rõ các nội dung và sự thay đổi của hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 so với ISO 9001:2000 Điều này cho thấy còn nhiều điểm cần được đào tạo và cập nhật để nâng cao nhận thức về những khác biệt chính giữa hai phiên bản tiêu chuẩn này Việc nắm rõ các sự khác biệt này sẽ giúp nhân viên áp dụng đúng các yêu cầu mới và cải thiện hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng của công ty.
Trong quá trình kiểm soát chất lượng sản phẩm, 8/10 phiếu trả lời thuật ngữ sản phẩm chỉ áp dụng cho các sản phẩm cung cấp cho khách hàng hoặc đáp ứng các yêu cầu của khách hàng Nhiều nhân viên chưa kịp tiếp cận với các thuật ngữ mới trong hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, vốn có các thuật ngữ chặt chẽ và rõ ràng hơn so với tiêu chuẩn cũ Việc nắm vững các thuật ngữ mới là yếu tố quan trọng giúp đảm bảo quá trình kiểm soát chất lượng diễn ra hiệu quả hơn theo tiêu chuẩn quốc tế.
Theo khảo sát, 8/10 phiếu trả lời nhấn mạnh rằng để đảm bảo chất lượng nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu vận hành và duy trì hệ thống quản lý chất lượng, cần phải thực hiện đào tạo những người trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm Tuy nhiên, tiêu chuẩn mới có quy định chặt chẽ hơn, rõ ràng hơn và phù hợp hơn, yêu cầu công ty phải giáo dục đào tạo tất cả những người thực hiện công việc ảnh hưởng đến sự phù hợp của sản phẩm, bao gồm cả ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp Yêu cầu về sản phẩm không chỉ nằm ở chất lượng cuối cùng mà còn liên quan đến nhiều khâu liên quan khác trong quá trình sản xuất và kiểm soát chất lượng.
Theo 90% ý kiến phản hồi, đại diện lãnh đạo cần là thành viên trong ban lãnh đạo của tổ chức Trong hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) mà công ty áp dụng theo tiêu chuẩn ISO, QMR cũng phải là thành viên của ban lãnh đạo Tuy nhiên, do công ty mới bắt đầu triển khai HTQLCL theo ISO, bộ phận quản lý chất lượng còn gặp nhiều hạn chế, vì vậy công ty đã mời một thành viên từ tổ chức tư vấn tham gia vào ban lãnh đạo, điều này không phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2000.
Đảm bảo kết quả theo dõi và đo lường là yếu tố thiết yếu trong quá trình sản xuất, trong đó việc nhận biết các thiết bị đo lường đóng vai trò quan trọng để xác định trạng thái hiệu chuẩn Hiệu chuẩn thiết bị đo lường cần liên kết với hệ thống đo lường quốc gia và có dấu hiệu nhận biết rõ ràng để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy Hiện tại, tại công ty, các thiết bị đo lường trong quy trình sản xuất giấy đã được gắn dấu hiệu nhận biết, trong khi các thiết bị đo lường ở các khâu khác vẫn chưa được trang bị đầy đủ.
Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu
Dựa trên kết quả phân tích dữ liệu trong chương II, việc nâng cấp hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Công ty Cổ phần XNK Bắc Giang là rất cần thiết để cải thiện hiệu quả và độ chính xác của hệ thống Mặc dù công ty đã có nhiều tiến bộ rõ rệt, nhưng vẫn còn nhiều điểm cần cải thiện để đạt được sự vượt trội và toàn diện hơn trong quản lý chất lượng Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng còn gặp phải một số hạn chế, chưa thực sự chặt chẽ và đồng bộ, ảnh hưởng đến khả năng duy trì chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
3.1.1 Phân tích, đánh giá sự phù hợp của HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 tại công ty:
3.1.1.1 Những kết quả đạt được:
Công ty Cổ phần XNK Bắc Giang đã chính thức áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 kể từ ngày 01 tháng 05 năm 2008 Việc thực hiện này đã giúp công ty nâng cao hiệu quả quản lý, cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ, từ đó tăng sự hài lòng của khách hàng Nhờ áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000, công ty đã thúc đẩy quá trình liên tục cải tiến, đảm bảo sự phù hợp của các quy trình kinh doanh với các yêu cầu đặt ra Kết quả là, công ty đã đạt được nhiều thành tựu quan trọng trong việc nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững trên thị trường.
- Các cuộc họp của lãnh đạo và ban thường trực ISO hàng tuần đã góp phần giải quyết kịp thời các vướng mắc xung quanh vấn đề chất lượng.
Hàng tháng, các báo cáo về chất lượng sản phẩm tại các phân xưởng được thu thập và xử lý để gửi tới ban lãnh đạo Việc này giúp lãnh đạo có cái nhìn toàn diện về tình hình chất lượng của công ty Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các giải pháp kịp thời, nâng cao chất lượng sản phẩm và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng Quản lý chất lượng hiệu quả góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
- Đã gắn được quyền lợi, trách nhiệm của từng người với từng công việc cụ thể trong việc tạo ra các chỉ tiêu chất lượng.
Điều kiện làm việc của người lao động đã được cải thiện rõ rệt, giúp nâng cao năng suất và đảm bảo an toàn Mặt bằng sản xuất tại các phân xưởng và nhà kho được sắp xếp lại gọn gàng hơn, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp và thuận tiện cho hoạt động sản xuất.
- Trình độ và công tác quản lý chất lượng được nâng lên rất nhiều.
- Tỷ lệ sản phẩm sai hỏng giảm đáng kể qua các năm.
- Số lượng khách hàng khiếu nại giảm.
3.1.1.2 Những vấn đề tồn tại và nguyên nhân tồn tại:
Lãnh đạo công ty chưa thực sự quan tâm đúng mức đến công tác quản lý chất lượng, đặc biệt trong việc chỉ đạo các bộ phận chuyên môn xây dựng các văn bản liên quan Nguyên nhân chính là do lãnh đạo chưa hiểu rõ hết các vấn đề về chất lượng, dẫn đến thiếu sự hỗ trợ và hướng dẫn cần thiết để nâng cao hiệu quả quản lý chất lượng trong doanh nghiệp.
Hiện tại, hệ thống quản lý chất lượng chưa thực sự thu hút sự tham gia của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp, dẫn đến hiệu quả triển khai còn hạn chế Một trong những nguyên nhân chính là lãnh đạo chưa thực sự hiểu rõ về lợi ích và tầm quan trọng của hệ thống, khiến họ thiếu sự chủ động trong việc thúc đẩy và duy trì quá trình cải tiến Để nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng, cần tăng cường công tác đào tạo, nâng cao nhận thức của lãnh đạo và thúc đẩy sự tham gia tích cực của mọi người trong toàn tổ chức.
Đội ngũ cán bộ quản lý cấp trung gian chưa có sự trao đổi hợp tác chặt chẽ trong lĩnh vực liên quan để giải quyết công việc, gây ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của công ty Việc thiếu nhấn mạnh về quá trình trong hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 dẫn đến vai trò, chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban chưa rõ ràng, hạn chế sự phối hợp trong tác nghiệp Ngoài ra, chưa có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao hiểu biết và cập nhật kiến thức mới cho nhân viên, ảnh hưởng đến phong cách quản lý hiện đại Tình trạng thiếu cơ chế phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận khiến hoạt động chưa tối ưu, làm cho hiệu quả đạt được còn chưa cao.
- Việc vận hành hệ thống văn bản còn thụ động, ít có những đóng góp trong việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản.
Các quy định về mua hàng, theo dõi đánh giá nhà cung ứng và xử lý phản hồi của khách hàng còn chưa được thống nhất, dẫn đến thông tin phân tán và thiếu tính hệ thống trong quá trình đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
3.1.2 Nguyên tắc chuyển đổi từ HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 sang tiêu chuẩn ISO 9001:2008
Định hướng bởi khách hàng đảm bảo rằng quá trình sản xuất phù hợp hoàn toàn với yêu cầu và mong đợi của khách hàng Các yêu cầu về loại sản phẩm, chất lượng và tiêu chuẩn đều được xác định rõ ràng, cụ thể từ bước xây dựng ban đầu Việc này giúp đảm bảo sản phẩm cuối cùng đáp ứng đúng tiêu chí về chất lượng và phù hợp với nhu cầu thị trường Chính nhờ đó, doanh nghiệp nâng cao sự hài lòng của khách hàng và xây dựng được uy tín vững chắc.
Sự lãnh đạo đóng vai trò là người đứng đầu của tổ chức, đảm bảo hướng đi đúng đắn và đưa ra các quyết định về mục tiêu ngắn hạn và dài hạn Lãnh đạo hiệu quả cần có khả năng xác định chiến lược phù hợp để đạt được thành công bền vững Cam kết mang lại kết quả tốt nhất là yếu tố then chốt giúp lãnh đạo xây dựng đội nhóm vững mạnh và thúc đẩy tổ chức phát triển.
- Sự tham gia của mọi người: Hệ thống đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn
Thành công của ISO 9001:2008 phụ thuộc không chỉ vào sự nhiệt huyết của đội ngũ cán bộ, mà còn vào điều kiện thuận lợi cả chủ quan lẫn khách quan Nguồn nhân lực đóng vai trò then chốt trong vận hành hệ thống này, góp phần nâng cao hiệu quả và hiệu suất của hệ thống quản lý chất lượng Đào tạo, phát triển nguồn nhân lực là yếu tố quyết định để đạt được chứng nhận ISO 9001:2008 thành công.
Cách tiếp cận theo quá trình giúp đạt được kết quả một cách hiệu quả bằng cách quản lý các nguồn lực và hoạt động liên quan một cách hệ thống Phương pháp này tập trung vào việc tổ chức và điều phối các bước trong quá trình làm việc để tối ưu hóa hiệu suất Quản lý theo quá trình đảm bảo các yếu tố liên quan hoạt động trơn tru, giảm thiểu lãng phí và nâng cao hiệu quả thực hiện mục tiêu Áp dụng cách tiếp cận này còn giúp cải thiện quy trình liên tục, từ đó nâng cao chất lượng và hiệu suất tổng thể của dự án hoặc hoạt động kinh doanh.
Phương pháp quản lý hệ thống tập trung vào việc huy động và phối hợp tất cả các nguồn nhân lực nhằm đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp Tính hệ thống đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định mối liên hệ giữa các quá trình hoạt động để đảm bảo sự phối hợp hài hòa và hiệu quả trong quản lý, sản xuất và kinh doanh Đây là cách thức tối ưu hóa nguồn lực, nâng cao hiệu suất và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Cải tiến liên tục giúp doanh nghiệp duy trì tính chủ động trong việc điều chỉnh và cải tiến hệ thống văn bản cũng như phương pháp làm việc Phương pháp này giúp doanh nghiệp thích nghi linh hoạt với các điều kiện cụ thể, nâng cao hiệu quả hoạt động Việc liên tục cải tiến đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự cạnh tranh và thúc đẩy sự phát triển bền vững của tổ chức.
Đưa ra quyết định dựa trên các thông tin khách quan và tình hình cụ thể giúp tăng hiệu quả và tính thuyết phục của quyết định Việc xây dựng quyết định dựa trên dữ liệu chính xác đảm bảo kết quả đạt được rõ ràng, đáng tin cậy và phù hợp với điều kiện thực tế.
Đề xuất các bước xây dựng kế hoạch, lộ trình chuyển đổi và một số giải pháp để chuyển đổi thành công HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 sang tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho công ty Cổ phần XNK Bắc Giang
3.2.1 Một số lọi ích khi doanh nghiệp xây dựng, áp dụng và thực hiện HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008
- Sản phẩm có chất lượng ổn định hơn, giảm sản phẩm hỏng
- Tăng sản lượng do kiểm soát được thời gian trong quá trình sản xuất.
- Lợi nhuận tăng cao hơn do sản xuất hiệu quả, giảm chi phí hỏng hóc
- Hệ thống quản lý gọn nhẹ và chặt chẽ, vận hành hiệu quả và nhanh chóng
- Kiểm soát được chất lượng nguyên vật liệu đầu vào do kiểm soát được nhà cung cấp
- Luôn cải tiến để cung cấp sản phẩm thoả mãn được yêu cầu khách hàng
- Tăng uy tín trên thị trường, tăng thị phần trong và ngoài nước
- Mọi người hiểu rõ hơn vai trò của mình trong công ty, biết rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình hơn nên chủ động thực hiện công việc
3.2.2 Các bước xây dựng kế hoạch, lộ trình chuyển đổi: Để thực hiện chuyển đổi thành công HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 sang tiêu chuẩn ISO 9001:2008 thì trước tiên công ty phải đưa ra một lịch trình và các bước thực hiện cụ thể Theo em, công ty cần tiến hành được sơ đồ sau:
Bảng 3.2: Các bước tiến hành chuyển đổi HTQLCL của công ty:
Cam kết của lãnh đạo
Tiến hành đào tạo, cập nhật ISO 9001:2008
Từng bước sửa đổi hệ thống văn bản
Vận hành thử hệ thống văn bản mới
Vận hành HTQLCL mới Đo lường phân tích và cải tiến Đánh giá cấp chứng chỉ ISO 9001:2008
Quá trình chuyển đổi bắt đầu từ cam kết của lãnh đạo công ty về việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Tiếp theo, doanh nghiệp tiến hành đánh giá nội bộ và chuẩn bị hồ sơ tài liệu cần thiết để đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn Trong vòng 4 tháng, các bước cụ thể như đào tạo nhân sự, nâng cao nhận thức, cũng như thực hiện các hoạt động cải thiện liên tục được triển khai để đảm bảo hệ thống đạt tiêu chuẩn Cuối cùng, tổ chức tiến hành đánh giá cấp chứng chỉ ISO 9001:2008 nhằm xác nhận sự phù hợp của hệ thống quản lý chất lượng với tiêu chuẩn quốc tế.
Cam kết của lãnh đạo:
Có thể nói lãnh đạo trong quản lý chất lượng là một yêu cầu rất quan trọng, yêu cầu thứ 2 trong 5 yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và là bước triển khai đầu tiên Nếu lãnh đạo công ty không nhận thức đúng đắn về chất lượng thì sẽ đưa ra hướng đi không đúng đắn cho công ty. Để làm tốt chức năng và thực hiện được vai trò của mình đối với công tác quản lý chất lượng, theo em lãnh đạo của công ty cần phải:
- Cam kết và lôi cuốn mọi người cùng tham gia vào công tác quản lý chất lượng.
- Thiết lập chính sách chất lượng, và mục tiêu chất lượng cho các phòng ban
- Xác định trách nhiệm quyền hạn cho từng chức danh
- Thiết lập hệ thống trao đổi thông tin nội bộ
Tiến hành đào tạo cập nhật ISO 9001:2008:
Việc cam kết thực hiện cải tiến hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) đòi hỏi đào tạo và huấn luyện nhân viên là yếu tố then chốt để đảm bảo thành công Chương trình đào tạo cập nhật sẽ được trình bày chi tiết trong phần 3.2.3.2, nhằm nâng cao năng lực và kiến thức cho đội ngũ nhằm thúc đẩy quá trình cải tiến chất lượng hiệu quả.
Từng bước sửa đổi hệ thống văn bản:
Sau khi đào tạo cập nhật kiến thức về quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, công ty cần thực hiện sửa đổi hệ thống văn bản phù hợp với yêu cầu mới của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 để duy trì và nâng cao hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng.
Việc thay đổi đầu tiên tập trung vào việc cải tiến sổ tay chất lượng, bởi vì đây là tài liệu bao quát toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) mà công ty xây dựng và áp dụng Tiếp theo, công ty cần sửa đổi các quy trình để phù hợp với tiêu chuẩn mới, giảm số lượng quy trình từ 15 xuống còn 10 quy trình hiệu quả hơn Đồng thời, các bảng biểu và hướng dẫn công việc cũng phải được cập nhật để phản ánh tiêu chuẩn mới, đảm bảo tính nhất quán và rõ ràng trong toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng của công ty.
Toàn bộ quá trình sửa đổi hệ thống văn bản cần được tiến hành trong vòng 2
Vận hành thử hệ thống văn bản mới:
Việc sửa đổi hệ thống văn bản cần đi kèm với vận hành thử nghiệm để xác định các điểm bất hợp lý trong quá trình xây dựng hoặc sửa đổi Nên thực hiện kiểm thử hệ thống mới nhằm điều chỉnh phù hợp, giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực, tránh lãng phí không cần thiết Đây là bước quan trọng để đảm bảo hiệu quả và khả năng thích nghi của hệ thống văn bản sau khi sửa đổi.
Hàng tuần, công ty cần tiến hành các buổi đánh giá nhằm kiểm tra tính thực thi và hiệu lực của văn bản mới Quá trình này giúp theo dõi tiến độ triển khai các yêu cầu của tiêu chuẩn mới một cách liên tục và chính xác Đồng thời, các buổi đánh giá cũng hỗ trợ phát hiện kịp thời những bất cập, từ đó xử lý nhanh chóng để đảm bảo sự thích ứng nhanh chóng với những thay đổi Việc kiểm tra định kỳ này đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả thực thi tiêu chuẩn mới trong toàn tổ chức.
Vận hành HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008
Sau khi cập nhật và sửa chữa các quy trình, thủ tục theo tiêu chuẩn mới, doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá toàn diện hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) để đảm bảo tính thống nhất và phù hợp giữa các quy trình Quá trình này bao gồm việc tiến hành đánh giá nội bộ công ty nhằm phát hiện và khắc phục các vấn đề, nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng.
Đo lường phân tích và cải tiến: Đo lường sự thoả mãn của khách hàng Công ty thực hiện đánh giá nội bộ, theo dõi và đo lường các quá trình, đo lường sản phẩm Từ đó kiểm soát các sản phẩm không phù hợp Phân tích các dữ liệu, từ đó có những biện pháp khắc phục, phòng ngừa những điểm không phù hợp.
Đánh giá cấp chứng chỉ ISO 9001:2008:
Khi công việc tiến hành trôi chảy và hệ thống quản lý chất lượng mới đi vào nề nếp, công ty có thể nhờ cơ quan tư vấn để xác định những điểm không phù hợp Sau đó, tiến hành sửa đổi, khắc phục các tồn tại và thực hiện đánh giá chính thức để được công nhận theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Việc này giúp nâng cao hiệu quả quản lý chất lượng, đáp ứng yêu cầu của khách hàng và đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Em xin đề xuất bảng kế hoạch thực hiện ứng với thời gian 4 tháng (từ tháng 08/2010 đến tháng 11/2010) của các bước tiến hành chuyển đổi của công ty:
08/2010 09/2010 10/2010 11/2010 Quy trình/ Bộ phận liên quan 2tđ 2tc 2tđ 2tc 2tđ 2tc 2tđ 2tc
Cam kết của lãnh đạo
Tiến hành đào tạo cập nhật
Tất cả các cán bộ quản lý cấp cao trong công ty
Từng bước sửa đổi hệ thống văn bản
Tất cả các phòng ban trong công ty Vận hành
HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO
Tất cả các phòng ban trong công ty Đo lường, phân tích và cải tiến
Tất cả các phòng ban trong công ty Đánh giá cấp chứng chỉ ISO
Trong đó, em xin đề xuất bảng kế hoạch thực hiện ứng với tháng 08/2010 (4 tuần) của bước sửa đổi hệ thống văn bản:
Thời Thời gian Tuần 1 Tuần 2 Tuần 3 Tuần 4 Quy trình/ Bộ
Nội dung phận liên quan
4.2 Quy trình kiểm soát tài liệu và kiểm soát hồ sơ/Các bộ phận trong công ty, phòng TCHC
6.2.2 Các cán bộ quản lý cấp cao
6.3 Tất cả các phòng ban, NMG
3.2.3 Một số giải pháp để chuyển đổi thành công:
3.2.3.1 Vai trò và nhận thức của lãnh đạo:
Lãnh đạo đóng vai trò then chốt trong việc đề xướng và dẫn dắt quản trị chất lượng Để xây dựng hệ thống chất lượng hiệu quả, sự tham gia tích cực của toàn bộ nhân viên là yếu tố không thể thiếu Chính sự định hướng rõ ràng từ lãnh đạo cấp cao mới đảm bảo sự thống nhất và cam kết về chất lượng trong toàn tổ chức.
Nhận biết các hoạt động trong công ty ảnh hưởng đến chất lượng là yếu tố then chốt để xây dựng phương pháp quản lý hiệu quả Quản lý tốt tất cả các hoạt động có tác động đến chất lượng đảm bảo sản phẩm và dịch vụ đạt tiêu chuẩn cao Việc kiểm soát chặt chẽ các hoạt động này không những giúp nâng cao chất lượng mà còn đảm bảo sự hài lòng của khách hàng Do đó, quy trình quản lý chất lượng cần tập trung vào từng hoạt động nhằm duy trì và cải thiện chất lượng đầu ra một cách liên tục.
Thiết lập chính sách chất lượng, và mục tiêu chất lượng cho các phòng ban.
Lãnh đạo cần xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn cho từng chức danh để nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty Đồng thời, việc thiết lập hệ thống trao đổi thông tin nội bộ giữa các phòng ban và nhà máy giúp thúc đẩy sự phối hợp và chia sẻ kiến thức, từ đó hoàn thiện hệ thống chất lượng của doanh nghiệp Việc này góp phần nâng cao hiệu suất làm việc và đảm bảo chất lượng sản phẩm, đáp ứng yêu cầu của thị trường.
3.2.3.2 Đào tạo, triển khai chuyển đổi HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong toàn công ty :
Chúng tôi tiến hành rà soát, sửa đổi và ban hành lại các tài liệu liên quan nhằm đảm bảo phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn mới ISO 9001:2008 Quá trình này tập trung vào cập nhật các nội dung cốt lõi, nâng cao hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng và đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế Việc điều chỉnh tài liệu giúp cải thiện quá trình hoạt động, gia tăng khách hàng hài lòng và nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp Các bước này đảm bảo rằng tổ chức luôn duy trì hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn mới nhất.
- Những tài liệu có viện dẫn tới ISO 9001: 2000 trước đây cần được sửa đổi để viện dẫn tới ISO 9001:2008 (Sổ tay chất lượng, các thủ tục/ quy trình …)