BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƢƠNG LUẬN VĂN THẠC SĨ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ Á CHÂU Ngành Quản trị kinh doanh HOÀNG VĂN NA[.]
Tính cấp thiết của đề tài
Ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác quản lý là một xu thế tất yếu của các doanh nghiệp trong điều kiện hội nhập kinh tế ngày nay Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là hệ thống giúp các doanh nghiệp quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh Nó bao gồm nhiều phân hệ chức năng cung cấp thông tin cho nhiều đối tượng khác nhau tùy theo nhu cầu và cho phép hoạch định cũng như quản lý nguồn lực một cách hiệu quả Với một tư duy quản lý mới, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) được xem là một giải pháp tối ưu giúp cho doanh nghiệp nâng cao năng lực của mình trong xu thế cạnh tranh gay gắt như hiện nay và đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm Trong hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), tất cả các dữ liệu được tích hợp chặt chẽ với nhau và sử dụng một cơ sở dữ liệu thống nhất Do đó các thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp có thể thay đổi từ thông tin tĩnh thành thông tin động giúp nhà quản lý dễ dàng tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy để đưa ra quyết định.
Tại Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu, công tác tổ chức thông tin, luân chuyển dữ liệu giữa các bộ phận trong công ty vẫn còn tồn tại nhiều bất cập gây ảnh hưởng không nhỏ đến công tác quản lý của công ty Các phần mềm tại công ty chưa được tích hợp với nhau, chứng từ được lưu trữ tại nhiều bộ phận, phòng ban do đó việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận chức năng với nhau trong công ty bị hạn chế. Điều này làm giảm hiệu quả quản lý của công ty, bên cạnh đó việc cung cấp các báo cáo chưa đáp ứng được tính kịp thời theo yêu cầu của nhà quản lý Xuất phát từ những vấn đề lý luận và thực tiễn nêu trên, tác giả đã nghiên cứu thực hiện đề tài:
“Triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu”.
Tổng quan tình hình nghiên cứu
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một giải pháp hữu hiệu giúp cho doanh nghiệp đạt được nhiều lợi ích trong xu thế cạnh tranh và hội nhập quốc tế Nhiều nghiên cứu đã phân tích và chứng minh những lợi ích của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đối với công tác quản lý cũng như những hạn chế, rủi ro và bài học kinh nghiệm thu được trong quá trình triển khai ERP tại các doanh nghiệp Tiêu biểu nhất có thể kể đến là báo cáo “Tình hình ứng dụng ERP 2008” được tập đoàn tư vấn Panorama thực hiện từ tháng 12/2005 đến tháng 09/2008, thông qua bình chọn trực tuyến, khảo sát và phỏng vấn trực tiếp đại diện của 1322 tổ chức trên toàn cầu đã ứng dụng ERP trong 3 năm trở lại đây Các tổ chức được khảo sát thuộc nhiều ngành nghề quy mô khác nhau, từ doanh nghiệp nhỏ đến các tổ chức đa quốc gia với doanh thu hàng tỷ USD, ở khắp thế giới, trong đó đa số có trụ sở tại Bắc Mỹ và Châu Á Thái Bình Dương Hay mới đây nhất là
“Báo cáo ERP năm 2019” cũng của tập đoàn tư vấn Panorama đã vẽ nên bức tranh toàn cảnh về quá trình triển khai phần mềm ERP trên thế giới mà bất kỳ doanh nghiệp nào đã, đang và sắp có nhu cầu triển khai ERP nên tìm hiểu qua Báo cáo đó có thể giúp các doanh nghiệp thêm nhiều dữ liệu để đưa ra quyết định chính xác hơn, chủ động hơn trong quá trình triển khai ERP, có thể tránh được những hạn chế và tránh đặt ra những kỳ vọng thiếu thực tế,…Việc triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) thường kéo theo sự cải tiến quá trình ra quyết định và sự liên kết của các bộ phận chức năng của doanh nghiệp Các nghiên cứu này là cơ sở để tác giả tổ chức các chu trình trong doanh nghiệp, định hướng tổ chức công tác quản lý để tận dụng tối đa nguồn lực của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, cũng có nhiều tác giả nghiên cứu về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) ví dụ như bài báo “Các nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của dự án ERP tại Việt Nam” của tác giả Ngụy Thị Hiền và Phạm Quốc Trung được đăng trên tạp chí phát triển khoa học và công nghệ (2013) hay nghiên cứu của tác giả Phạm Thị Hồng Hà (2012) với đề tài “Nghiên cứu về việc ứng dụng Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại Việt Nam” và nghiên cứu của tác giả Dương Thị Hải Phương (2018) với đề tài “Nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai thành công hệ thống ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam” Đây là các nghiên cứu đã nêu lên các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai thành công hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại các doanh nghiệp Việt Nam cùng với mức độ tác động của mỗi nhân tố và mối quan hệ giữa các nhân tố có thể sử dụng để giúp doanh nghiệp nghiên cứu và đo lường sự thành công trong triển khai hệ thống ERP tại doanh nghiệp mình Từ đó, doanh nghiệp có thể chuẩn bị các nguồn lực, điều chỉnh chương trình, kế hoạch triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) cho phù hợp nhằm nâng cao khả năng triển khai thành công hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại doanh nghiệp mình Đồng thời, tác giả cũng nghiên cứu các dự án ERP đã triển khai thành công tại các doanh nghiệp tại Việt Nam, từ đó rút ra các kinh nghiệm để triển khai và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng hệ thống ERP tại Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu.
Kế thừa từ các nghiên cứu lý thuyết về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) cùng với hạn chế khi chưa có nhiều các nghiên cứu tìm hiểu cụ thể về việc triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại một doanh nghiệp cụ thể Bên cạnh hàng loạt những khó khăn đặc biệt sự nhận thức yếu kém,thậm chí sai lệch và tâm lý không muốn thay đổi quy trình kinh doanh của mình, thì các nhà cung cấp giải pháp cũng còn quá ít kinh nghiệm phát triển các giải pháp và triển khai ứng dụng ERP Thực tế, ở mỗi doanh nghiệp sẽ có một đặc thù kinh doanh, quản lý riêng, vì vậy tác giả đã vận dụng vào thực tiễn của Công ty Cổ phầnBao bì Á Châu để tìm hiểu thực trạng về công tác quản lý của công ty và đề xuất quy trình triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) cho công ty.
Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu
-Giới hạn về mặt không gian: Nghiên cứu quy trình triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) thực hiện tại Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu.
-Giới hạn về thời gian: Thông tin, dữ liệu phục vụ cho việc nghiên cứu được thu thập từ tháng 01/2020 đến tháng 06/2020.
- Giới hạn về nội dung: Xây dựng lý thuyết triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam cụ thể áp dụng tại Công ty cổ phần Bao bì Á Châu.
Câu hỏi nghiên cứu
Làm sao triển khai thành công hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu?
Phương pháp nghiên cứu
- Nghiên cứu các phương pháp và quy trình triển khai hệ thống ERP trên thế giới và Việt Nam từ đó xây dựng quy trình triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) cho Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu.
- Phương pháp quan sát, phỏng vấn được vận dụng nhằm tìm hiểu thực trạng công tác quản lý thông qua việc thu tập dữ liệu thứ cấp và phỏng vấn trực tiếp những đối tượng liên quan tại Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu.
-Phương pháp thống kê, tổng hợp, mô tả thực trạng quản lý và quy trình các bước để triển khai hệ thống ERP của Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu.
- Phương pháp thu thập, phân tích các tài liệu có liên quan đến hệ thống ERP,quy trình triển khai các dự án ERP tại Việt Nam và trên thế giới.
Đóng góp mới và ý nghĩa của nghiên cứu
- Hệ thống hóa các vấn đề lý luận về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP).
- Đề xuất quy trình khiển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu Qua đó góp phần cho việc định hướng triển khai thành công dự án, giúp công ty có được lộ trình và cơ sở để triển khai dự án được thành công.
-Qua luận văn người đọc có thể dễ dàng tiếp cận thông tin từ những khái niệm cơ bản ban đầu về ERP, quy trình triển khai mà hầu hết được các đơn vị triển khai ERP sử dụng, những bước cần làm chi tiết cho từng giai đoạn của dự án,…
-Bên cạnh đó, luận văn góp phần giúp các doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ tại Việt Nam muốn triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) có thêm nguồn tư liệu, tài liệu tham khảo để triển khai dự án thành công.
Bố cục của đề tài Luận văn
Bố cục được kết cấu gồm 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)
Chương 2: Phân tích thực trạng triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu
Chương 3: Triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại
Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu.
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP)
Tổng quan về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)
Công nghệ thông tin và truyền thông đã phát triển nhanh chóng với sự nổi trội của vi điện tử Cuối những năm 1980, các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đầu tiên xuất hiện Các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) cung cấp phần mềm quản lý kinh doanh với các phân hệ trải rộng mọi khía cạnh của một doanh nghiệp Chúng bao gồm sản xuất, bán hàng, tiếp thị, tài chính, nhân sự, quản lý dự án, dịch vụ, bảo trì và quản lý hàng tồn kho Trong những ngày đầu tiên, họ đã đi đầu trong đổi mới Các doanh nghiệp thông qua hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) vào cuối những năm 1980 và đầu những năm
90 đã đi trước Kể từ đó, họ đã trở thành nguồn lực quan trọng cho hầu hết các tập đoàn lớn hoạt động hiện nay.
-Hệ thống máy tính doanh nghiệp sớm
Những năm 1960 là bình minh của các hệ thống máy tính doanh nghiệp đầu tiên Những hệ thống ban đầu này là các hệ thống máy tính cơ bản giúp quản lý các hệ thống kiểm kê hàng tồn kho.
Những năm 1970 đã chứng kiến các hệ thống lập kế hoạch yêu cầu vật liệu đầu tiên và các hệ thống lập kế hoạch sản xuất, đây là cơ sở cho các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) sau này Những hệ thống ban đầu này giúp tích hợp một số lượng lớn các tiến trình vào hệ thống.
Sự tăng trưởng nhanh chóng trong công suất tính toán giúp tạo ra sự phát triển của cả hai hệ thống MRP(Material Requirement Planning) và MRP(Material Requirement Planning)II, nó sẽ trở thành nền tảng cho tất cả các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) trong tương lai.
- Sự ra đời của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) cuối những năm 1980
Cuối những năm 1980 và đầu những năm 90 đã đánh dấu sự khởi đầu của các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đầu tiên Vào thời điểm đó, chúng chủ yếu tập trung vào các doanh nghiệp lớn nhất và phức tạp nhất Các hệ thống này đòi hỏi sự chấp nhận rộng rãi và tư vấn để thực hiện các hệ thống mới. Trong một số trường hợp, các doanh nghiệp phải hoàn toàn tái thiết kế quy trình kinh doanh bên trong để thực hiện đúng Mặc dù hoạt động đầy đủ và doanh nghiệp đã sẵn sàng, các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) thời đó không gần như đầy đủ tính năng như các hệ thống hiện nay Trong khi một số hệ thống trước đây có hỗ trợ trình cắm thêm, các trình cắm thêm hiện có nhiều hạn chế hơn. Các mở rộng ban đầu bao gồm lập kế hoạch, quản lý quan hệ khách hàng và quản lý chuỗi cung ứng.
-Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hiện đại ngày nay
Ngày nay các hệ thống doanh nghiệp đã phát triển trở thành một bộ phận quan trọng của hầu hết các doanh nghiệp có quy mô lớn Ngày nay, các doanh nghiệp có nhiều lựa chọn hơn bao giờ hết về mở rộng, bổ sung và tùy biến Rất nhiều dữ liệu được lưu trữ trên đám mây và có thể truy cập qua đám mây Các doanh nghiệp có dữ liệu có sẵn cho họ bất cứ nơi nào bất cứ lúc nào và với số tiền lớn hơn nhiều. Ngoài ra, các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) cung cấp các giải pháp và phân tích dữ liệu cho bất kỳ quy trình hoặc bộ phận nào Các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hiện tại có quy mô lớn và trực quan như các tổ chức, nhìn nhận sự không nhất quán và đề xuất các hành động.
1.1.2 Giới thiệu về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)
Enterprise Resource Planning (gọi tắt là ERP) là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng hợp Đây là một thuật ngữ được dùng liên quan tới một loạt hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho doanh nghiệp quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: Kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng,…Mục tiêu cơ bản của việc sử dụng một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là cung cấp một kho trung tâm cho tất cả các thông tin được chia sẻ bởi tất cả các khía cạnh khác nhau để cải thiện lưu lượng dữ liệu trong toàn tổ chức Đồng thời đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch Một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một phần mềm máy tính cho phép doanh nghiệp cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên.
Chức năng chính của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là tích hợp tất cả các phòng ban, tất cả các chức năng của doanh nghiệp vào một hệ thống máy tính duy nhất để theo dõi dễ dàng hơn, nhưng cũng đủ linh hoạt để đáp ứng nhiều nhu cầu khác cùng với nhau Nói cách khác, bạn có thể tưởng tượng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một phần mềm khổng lồ, nó có khả năng làm việc về tài chính, con người, sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng và rất nhiều thứ khác.
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ cho phép một tổ chức sử dụng một hệ thống các ứng dụng tích hợp để quản lý doanh nghiệp và tự động hóa nhiều chức năng liên quan đến công nghệ, dịch vụ và nguồn nhân lực.
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) thường tích hợp tất cả các khía cạnh của một hoạt động, bao gồm lập kế hoạch sản phẩm, phát triển, sản xuất, bán hàng và tiếp thị trong một cơ sở dữ liệu duy nhất, ứng dụng và giao diện người dùng.
1.1.3 Đặc điểm cơ bản của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)
Quy mô, phạm vi và chức năng của các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) rất khác nhau Tuy nhiên, hầu hết các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đều có những đặc điểm sau:
-Tích hợp toàn bộ các chức năng nghiệp vụ của toàn doanh nghiệp
Các quy trình nghiệp vụ được tích hợp để kết thúc qua các phòng ban và các đơn vị kinh doanh Ví dụ: Đơn đặt hàng tự động bắt đầu kiểm tra tín dụng, truy vấn tình trạng sẵn có của sản phẩm và cập nhật lịch phân phối Khi đơn đặt hàng được vận chuyển, hóa đơn sẽ được gửi.
-Hoạt động thời gian thực
Vì các quy trình trong ví dụ trên xảy ra trong vòng vài giây của biên lai nhận hàng, các vấn đề được xác định nhanh chóng, cho người bán thêm thời gian để sửa chữa tình huống.
-Một cơ sở dữ liệu chung
Một cơ sở dữ liệu chung là một trong những lợi thế ban đầu của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Nó cho phép dữ liệu được xác định một lần cho doanh nghiệp với mọi bộ phận sử dụng cùng một định nghĩa Các phòng ban cá nhân hiện nay phải tuân thủ các tiêu chuẩn dữ liệu đã được phê duyệt và các quy tắc chỉnh sửa Trong khi một số hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tiếp tục dựa vào một cơ sở dữ liệu đơn lẻ, một số khác lại chia nhỏ cơ sở dữ liệu vật lý để cải thiện hiệu suất.
-Giao diện và cảm nhận nhất quán
Các nhà cung cấp ERP sớm nhận ra rằng phần mềm với một giao diện người dùng nhất quán làm giảm chi phí đào tạo và xuất hiện chuyên nghiệp hơn Khi một phần mềm khác được mua lại bởi một nhà cung cấp phần mềm ERP, đôi khi cái nhìn và cảm nhận chung đôi khi bị bỏ rơi vì lợi ích của tốc độ đưa ra thị trường Khi phiên bản mới ra đời, hầu hết các nhà cung cấp ERP đều khôi phục giao diện người dùng nhất quán.
Phân loại các phân hệ chính của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) 14 1 Phân loại
Hệ thống ERP thường được phân loại theo lớp dựa trên quy mô và độ phức tạp của doanh nghiệp mà hệ thống ERP đó hướng tới Các lớp điển hình bao gồm:
-Các ERP lớp I hỗ trợ các doanh nghiệp lớn, toàn cầu và xử lý tất cả các vấn đề quốc tế, bao gồm tiền tệ, ngôn ngữ, bảng chữ cái, mã bưu chính, quy tắc kế toán v.v
-Các ERP lớp II hỗ trợ các doanh nghiệp lớn có thể hoạt động ở nhiều quốc gia nhưng thiếu tầm với toàn cầu Khách hàng lớp II có thể là các đơn vị độc lập hoặc đơn vị kinh doanh của các doanh nghiệp toàn cầu lớn Hầu hết các hệ thống ERP này đều có quốc tế hóa nhưng thiếu độ rộng của Lớp I.
-Các ERP lớp III hỗ trợ các doanh nghiệp quy mô vừa Hầu hết xử lý một số ngôn ngữ và tiền tệ nhưng chỉ có một bảng chữ cái duy nhất Tùy thuộc vào cách ERP được phân loại, có từ 75 đến 100 giải pháp ERP thuộc lớp này.
-Các ERP lớp IV được thiết kế cho các doanh nghiệp nhỏ Hệ thống ERP được thiết kế cho các doanh nghiệp nhỏ thường tập trung vào kế toán và không được coi là một ERP đầy đủ.
1.2.2 Các phân hệ chính của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Ởmức độ cơ bản, một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) thường bao gồm các phân hệ sau:
-Tài chính, kế toán: Bao gồm hệ thống quản lý chính, hệ thống sổ cái của doanh nghiệp Phân hệ tài chính là phân hệ xương sống, không thể thiếu của bất cứ phần mềm ERP nào.
-Nguồn nhân lực: Dùng để quản trị nguồn nhân lực bao gồm tính, trả lương, tuyển dụng, huấn luyện và kiểm soát sử dụng nhân lực Phân hệ này sẽ tích hợp với phân hệ tài chính về vấn đề tính lương, chi phí sử dụng nhân lực,…
-Lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất: Phân hệ này quản lý các hoạt động sản xuất gồm kế hoạch sản xuất, kế hoạch yêu cầu nguyên liệu, theo dõi hoạt động sản xuất.
-Quản trị chuỗi cung ứng: Phân hệ này quản lý toàn bộ các hoạt động và các thông tin liên quan việc chuyển hàng hóa trong quá trình mua hàng từ người bán tới nhà máy hoặc kho của doanh nghiệp cũng như chuyển thành phẩm hay hàng hóa trong quá trình bán hàng từ doanh nghiệp tới khách hàng Các thông tin được quản lý liên quan thường là các đơn đặt hàng, cập nhật tình trạng giao nhận hàng.
-Quản trị quan hệ người cung cấp: Liên quan tới hoạt động mua hàng, doanh nghiệp cần lựa chọn và quyết định nhanh nhà cung cấp, thiết lập các chính
Ƣu điểm, nhƣợc điểm và lợi ích của hệ thống quản trị nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) đối với Doanh nghiệp
hỗ trợ doanh nghiệp đạt các mục tiêu liên quan dễ dàng.
-Quản trị quan hệ với khách hàng: Đây là phần mềm với sự hỗ trợ của internet để quản lý quan hệ khách hàng với doanh nghiệp nhằm giúp doanh nghiệp biết tốt nhất nhu cầu và phản hồi thông tin của khách hàng về dịch vụ và hàng hóa yêu cầu, giúp doanh nghiệp kết nối nhu cầu khách hàng với kế hoạch sản xuất và bán hàng của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp và cả khách hàng kiểm tra việc thực hiện đặt hàng và cung cấp dịch vụ khách hàng Phân hệ này giúp doanh nghiệp đưa ra chính sách, thực hiện kiểm soát tốt nhất và hiệu quả nhất việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
-Kinh doanh thông minh: Đây là công cụ hỗ trợ quyết định thông qua việc phân tích, đánh giá nhiều chiều thông tin với các dữ liệu cập nhật kịp thời nhất. Chẳng hạn như thông tin quá khứ, hiện tại, dự đoán tương lai theo nhiều góc nhìn và so sánh khác nhau Nhờ công cụ này việc ra quyết định sẽ hiệu quả, kịp thời và nhanh nhạy hơn rất nhiều Tuy nhiên tên và số lượng các phân hệ cụ thể trong một phần mềm ERP rất khác nhau tùy theo nhà cung cấp phần mềm Ví dụ như SAP đặt tên là phân hệ “kế toán tài chính” trong khi đó Oracle lại gọi nó là “tài chính” Đứng từ phía doanh nghiệp, tùy theo nhu cầu và khả năng tài chính có thể lựa chọn và cài đặt nhiều hay ít hơn các phân hệ trong phần mềm ERP nhưng vẫn phải đảm bảo ở mức cơ bản những phân hệ về tài chính, bán hàng, kiểm soát kho hàng, quản lý người bán và khách hàng.
1.3 Ƣu điểm, nhƣợc điểm và lợi ích của hệ thống quản trị nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) đối với Doanh nghiệp
-Tăng sự linh hoạt: Đặc điểm nổi bật của ERP là một hệ thống phần mềm có thể mở rộng và phát triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc của chương trình Tiêu chuẩn hóa và đơn giản hóa dẫn đến ít cấu trúc cứng nhắc hơn Điều này tạo ra một doanh nghiệp linh hoạt hơn có thể thích nghi nhanh chóng đồng thời tăng khả năng hợp tác.
-Quyết định tốt hơn: ERP thúc đẩy hợp tác thông qua dữ liệu được chia sẻ.
Dữ liệu được chia sẻ giúp loại bỏ thời gian lãng phí tranh cãi về dữ liệu đúng sai và cho phép các phòng ban dành thời gian phân tích dữ liệu, rút ra kết luận và ra quyết định tốt hơn Ra quyết định hiệu quả nhất cân bằng giữa tập trung với một số quyền tự trị địa phương Chỉ huy và kiểm soát tập trung hiếm khi đáp ứng nhu cầu địa phương trong khi quyền tự chủ hoàn toàn ngăn cản sự phối hợp toàn doanh nghiệp.
Dữ liệu được chia sẻ và quy trình kinh doanh chung cho phép các quyết định được đưa ra trong giới hạn cho phép của trụ sở chính bởi các cá nhân gần, sát sao với tình huống trên thực tế.
-Tính hợp nhất trong một doanh nghiệp thống nhất: ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở các bộ phận trong một doanh nghiệp: Tài chính, Nhân sự, Kinh Doanh, Sản xuất, Kho, ERP sẽ thay thế chúng bằng một chương trình phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau và tạo nên một mối quan hệ thống nhất với nhau Phần mềm ERP rất linh động trong việc cài đặt các phân hệ theo yêu cầu doanh nghiệp Các doanh nghiệp có thể yêu cầu cài đặt một vài phân hệ mà doanh nghiệp cần, các phân hệ còn lại còn lại có thể cài đặt sau mà không ảnh hưởng đến hệ thống ERP còn có chế độ phân quyền người sử dụng linh động ngay trên giao diện sử dụng người quản trị.
-Bảo mật nâng cao: Một cơ sở dữ liệu tập trung sẽ dễ dàng để bảo mật hơn so với dữ liệu nằm rải rác trên hàng loạt các máy chủ ở các điểm khác nhau.
-Tăng doanh thu: Vấn đề chung mà các doanh nghiệp thường phải đối mặt trong thời điểm hiện nay là tình trạng sụt giảm doanh thu bán hàng Một hệ thống ERP với các chức năng như CRM hay quản lý kênh bán hàng có thể là giải pháp giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh để đối phó tốt hơn với các ảnh hưởng của nền kinh tế hiện tại.
-Tăng năng suất: Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang phải tạm thời ngừng sản xuất, đồng nghĩa với việc một lượng lớn nhân sự dư thừa và tất nhiên, dừng hoàn toàn việc tuyển thêm nhân sự mới ERP cho phép doanh nghiệp có thể vận hành sản xuất kinh doanh hiệu quả hơn trong khi sử dụng nhân lực ít hơn, từ đó tiết kiệm chi phí tiền lương nhân công trong thời điểm hiện tại và cả khi nền kinh tế phục hồi.
-Cải thiện hiệu quả các quy trình sản xuất kinh doanh: ERP cho phép các doanh nghiệp tự động hóa các quy trình sản xuất kinh doanh thủ công trước kia và loại trừ hoàn toàn các hoạt động dư thừa, không đem lại giá trị Ngoài ra, ERP giúp doanh nghiệp đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng trong khi giảm được chi phí tồn kho và vận chuyển.
-Tận dụng các nguồn lực dƣ thừa: Kinh tế tăng trưởng chậm, đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp có thể tập trung tối đa các nguồn lực để triển khai ERP một cách hiệu quả.
-Chu n bị cho sát nhập: Trong thời điểm suy thoái kinh tế, xu hướng mua lại, sát nhập diễn ra thường xuyên hơn, các doanh nghiệp ứng dụng ERP có thể chuẩn hóa các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, từ đó có nền tảng và sự chuẩn bị tốt cho việc sát nhập với doanh nghiệp khác (nếu xảy ra).
-Chi phí lớn: Việc ứng dụng ERP thường tốn chi phí lớn, thời gian thực hiện dự án lâu dài và đòi hỏi doanh nghiệp chuẩn bị đủ các điều kiện về công nghệ, về huấn luyện khả năng quản lý và thay đổi văn hóa doanh nghiệp nên nhiều khi ứng dụng ERP làm xáo trộn và thậm chí gây lỗ, thiệt hại tài chính cho doanh nghiệp.
-Khả năng tích hợp: Hiện nay chưa có một chuẩn đầy đủ cho các phần mềm
ERP Tùy nhà cung cấp, các phân hệ của ERP có thể thay đổi và do đó sẽ có những khó khăn khi tích hợp các ứng dụng khác nhau của các nhà cung cấp khác nhau.
-Sự không phù hợp: Nói cách khác là khoảng cách giữa các chức năng được cung cấp bởi phần mềm ERP và yêu cầu của tổ chức sử dụng ERP về các vấn đề tổ chức dữ liệu, xử lý và nội dung cũng như hình thức thông tin.
Các phương pháp triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và xu hướng phát triển trong những năm tới
1.4.1 Các phương pháp triển khai
Trên cơ sở khảo sát thì thường thấy có 4 cách triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực Doanh nghiệp (ERP):
-Phương pháp đổi mới toàn bộ ngay từ đầu.
-Phương pháp triển khai từng phần.
-Phương pháp triển khai một phần.
-Phương pháp triển khai dần theo yêu cầu.
Phương pháp đổi mới toàn bộ ngay từ đầu
Là phương án tham vọng nhất và khó khăn nhất trong việc tiếp cận và triển khai ERP, các doanh nghiệp phải loại bỏ cùng lúc toàn bộ hệ thống cũ, thay vào đó là một hế thống ERP đồng bộ duy nhất trong toàn doanh nghiệp.
Mặc dù phương pháp này được ứng dụng từ những thời kỳ đầu của ERP, song ngày nay chỉ ít các doanh nghiệp mạnh dạn áp dụng bởi nó đòi hỏi toàn bộ doanh nghiệp dồn lực và thay đổi cùng lúc.
Việc đòi hỏi tất cả mọi người hợp tác và chấp nhận một hệ thống phần mềm mới là một sự nỗ lực to lớn, bởi trong hệ thống mới này chưa có bất kỳ sự tán thành nào Không một ai trong doanh nghiệp có kinh nghiệm sử dụng nó, do đó, không ai chắc chắn rằng nó sẽ hoạt động hay không.
Ngoài ra, ERP chắc chắn bao gồm những thỏa hiệp Nhiều phòng ban đã có những hệ thống đã được mài dũa phù hợp với những cách họ đang hoạt động Trong hầu hết trường hợp, ERP không cung đầy đủ các chức năng cũng như sự thoải mái do đã quen thuộc mà hệ thống đang sử dụng có.
Một vài trường hợp khác, tốc độ của hệ thống mới có thể bị ảnh hưởng bởi nó phục vụ toàn bộ doanh nghiệp chứ không phải là một bộ phận đơn lẻ Việc triển khai ERP sẽ đòi hỏi điều hành trực tiếp từ tổng giám đốc.
Phương pháp triển khai từng phần
Phương pháp này phù hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc đa ngành, không chia sẻ nhiều quy trình chung xuyên suốt các đơn vị kinh doanh Những hệ thống ERP độc lập được cài đặt trong từng đơn vị, trong khi vẫn liên kết các quy trình chung, như tài chính kế toán, xuyên suốt toàn doanh nghiệp Phương pháp này nổi bật lên như là phương pháp phổ biến nhất trong việc triển khai ERP. Đa phần, mỗi đơn vị kinh doanh đều có “phiên bản” ERP riêng của mình - nghĩa là có một hệ thống và cơ sở dữ liệu riêng.
Các hệ thống liên kết với nhau chỉ để chia sẻ những thông tin cần thiết cho tập đoàn/doanh nghiệp mẹ/tổng doanh nghiệp nhằm tạo ra một bức tranh toàn cảnh về tất cả các đơn vị kinh doanh (ví dụ như về doanh thu của các đơn vị kinh doanh), hoặc đối với các quá trình không thay đổi nhiều từ đơn vị này đến đơn vị khác (ví dụ như quản lý nhân sự).
Thông thường, phương án triển khai này sẽ bắt đầu bằng việc cài đặt demo hoặc thí điểm tại một phòng ban sẵn sàng tiếp thu cái mới và hoạt động kinh doanh chính của tập đoàn không bị ảnh hưởng nếu có trục trặc xảy ra.
Khi đội dự án thiết lập xong hệ thống, chạy thử và chỉnh sửa các lỗi thì đội dự án mới bắt đầu triển khai tiếp ERP cho các đơn vị khác, sử dụng triển khai thí điểm đầu tiên như là ví dụ tham khảo Kế hoạch cho phương pháp triển khai này cần mất thời gian dài.
Phương pháp triển khai một phần
Theo phương pháp này thì chỉ tập trung vào một vài quy trình chính, ví dụ những quy trình có trong phân hệ tài chính của hệ thống ERP Phương pháp triển khai một phần thường áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ có kế hoạch sau này sẽ triển khai toàn bộ ERP khi đã phát triển thành lớn.
Mục tiêu ở đây là có được ERP nhanh chóng chạy và tạo ra một tái cơ cấu nhất thời theo quy trình chuẩn của hệ thống ERP.
Chỉ vài doanh nghiệp tiếp cận ERP theo cách này có thể tuyên bố là nó mang lại nhiều lợi ích từ hệ thống mới Nhiều người nhận thấy rằng hệ thống dạng này chỉ tốt hơn chút đỉnh so với hệ thống cũ vì nó không bắt các nhân viên thay đổi thói quen cũ của họ.
Phương pháp triển khai dần theo nhu cầu
Bạn sẽ thấy cách tiếp cận này thường trong một doanh nghiệp vừa và nhỏ, đã mất kiên nhẫn với các bảng tính Excel và máy fax, hoặc trong các doanh nghiệp lớn, có hoạt động quy mô và không thể nào chuẩn hóa trên một hệ thống, hoặc là trong quá khứ họ từng đốt những khoản tiền lớn vào hệ thống ERP mà không thoả mãn được yêu cầu.
Trong trường hợp này, các doanh nghiệp sẽ chuyển sang thuê các nhà cung cấp ERP theo yêu cầu hoặc cung cấp phần mềm như là một dịch vụ Các nhà cung cấp này còn ít nhưng đang tăng dần Các nhà cung cấp ERP này có thể đề xuất:
-Thời gian triển khai nhanh hơn (không cần phải cài đặt phần mềm gì cả, và như vậy sẽ cắt đi giai đoạn cài đặt kéo dài hàng tháng).
-Nâng cấp dễ dàng và thường xuyên (việc này có thể thực hiện tự động vì nhà cung cấp sẽ quản lý các ứng dụng và chạy các nâng cấp và chỉnh lỗi thường xuyên hơn).
-Giá thành trả trước rẻ hơn (chi phí phần mềm có thể rẻ hơn nhiều so với các ứng dụng truyền thống vì giá thuê sử dụng được tính theo "người dùng, tháng sử dụng” cũng như từ việc cắt giảm lớn trong việc tích hợp và phí tư vấn).
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TRIỂN KHAI HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ Á CHÂU
Tổng quan về Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu
2.1.1 Giới thiệu về Doanh nghiệp
Tên Doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu (Asia Packaging).
Loại hình Doanh nghiệp: Nhà Sản Xuất.
Thị trường chính: Toàn Quốc, Quốc Tế.
Số lƣợng nhân viên: Từ 101 - 200 người. Địa chỉ: Khu công nghiệp Tân Đô, ấp Bình Tiền, xã Đức Hòa Hạ, huyện Đức
Hòa, tỉnh Long An. Điện thoại: (0272) 3779777 Số Fax: (0272) 3779222.
Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu (Asia Packaging) là công ty chuyên sản xuất các loại ống giấy như ống dệt, ống vải, ống sợi, ống chỉ, ống giấy công nghiệp, lon giấy, hộp giấy, hộp quà tặng,…nằm trong Top 3 doanh nghiệp dẫn đầu tại Việt Nam Với hơn 20 năm hình thành và phát triển, hiện tại công ty có 02 nhà máy lớn, đầu tư máy móc hiện đại cùng đội ngũ cán bộ công nhân viên lành nghề tại Cụm Công Nghiệp Nhựa Đức Hòa, tỉnh Long An
+Đội ngũ nhân viên trẻ, đoàn kết, nhiệt huyết với công việc.
+Có nhiều nhân viên thành thạo về nghiệp vụ, nhiều kinh nghiệm.
+ Công ty có thể lên ý tưởng và tiến hành thiết kế sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng.
+ Có kinh nghiệm hoạt động lâu năm, đã có thương hiệu trong thị trường và nguồn khách hàng ổn định.
+Chất lượng sản phẩm tốt nhưng giá hợp lý nên tỷ lệ khách hàng quay lại cao. Điểm yếu công ty:
+Sản phẩm chưa đa dạng, kỹ thuật trong việc sản xuất sản phẩm còn yếu. +Chưa quảng bá được hình ảnh sản phẩm, công ty một cách rộng rãi.
+Chưa có hệ thống quản lý quy trình, các hoạt động một cách hiệu quả.
Chuyên sản xuất Lõi giấy - Ống giấy từ phi 09 đến phi 195 với nhiều kích cỡ theo từng đơn hàng, gồm: Ống màng phức hợp, Sợi nhân Tạo, Ống lõi cỏ nhân tạo, Lõi giấy cuộn,…
Nhận in ấn các loại lon giấy, hộp đựng trà bằng giấy theo thiết kế riêng Công ty nhận các đơn hàng làm lon giấy các loại cho các khách hàng ở tỉnh.
Sản phẩm lon đựng trà, lon hạt điều…với các kiểu mặt trong từ giấy Kraft, giấy trắng cho đến tráng nhôm,
Nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng về mẫu mã, kiểu dáng, chất liệu của khách hàng, công ty không ngừng đầu tư máy móc, khuôn mẫu, nguyên vật liệu mới để nâng cao năng suất sản phẩm, tạo ra các sản phẩm lon giấy, lon trà đạt tính thẩm mỹ cao.
Luôn song hành cùng các sản phẩm và tác dụng bậc nhất trong việc định vị sản phẩm, thương hiệu sản phẩm, doanh nghiệp trên thị trường bao bì nhãn mác tôn thêm chất lượng sản phẩm, làm cho sản phẩm đẹp hơn, bắt mắt hơn Ngoài bao bì còn thể hiện cá tính của sản phẩm so với các sản phẩm cùng loại khác trên thị trường Bao bì là cầu nối quan trọng giữa sản phẩm và khách hàng, nó ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định mua của khách hàng Với ý nghĩa như vậy, thiết kế, in bao bì, hộp giấy, nhãn hiệu phải được coi là công đoạn sống còn khi doanh nghiệp muốn tiếp cận và chiếm lĩnh thị trường.
Các chủng loại: Hộp bát giác, Hộp lục giác, Hộp vuông, Hộp chữ nhật.
Chất liệu: Couches, ghép màng Metallized
Gia công sau in: UV định hình, ghép màng bóng, mờ, ép kim, dập chìm, nổi, tạo gân
Kế toán Phòng Kinh doanh Phân khu sản xuất Phòng thiết kế và kỹ thuật Bộ phận kho và vật tư
Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
2.1.4 Định hướng chiến lược phát triển
-Chiến lƣợc sản xuất và tác nghiệp
Về quản lý chất lượng:
+ Từng vị trí công việc trên dây chuyền đều được xây dựng tiêu chuẩn riêng như tiêu chuẩn về sản phẩm, bán sản phẩm các phương pháp kiểm tra, số lần kiểm tra Ngoài ra, xây dựng những hướng dẫn để xử lý sự cố về chất lượng, xử lý kết quả kiểm tra và ghi chép về chất lượng trong biểu mẫu.
+Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện và phân tích các dữ liệu về chất lượng để có các cải tiến hoặc ban hành hành động khắc phục phòng ngừa Yêu cầu từng trường hợp vượt mức phải được điều tra nguyên nhân, theo dõi thực hiện, đánh giá kết quả.
Về quản lý tồn kho nguyên vật liệu, tồn bán thành phẩm trong xưởng và điều độ sản xuất hiệu quả:
+ Giảm thời gian, số lần hư máy đột xuất, nâng cao độ chính xác năng suất từng khâu, xây dựng phần mềm điều độ chi tiết, phân tích nguyên nhân tồn bán thành phẩm hàng ngày để từng bước giảm giá bán thành phẩm tồn xưởng.
+Xây dựng các nguyên tắc sắp xếp lịch sản xuất từng khâu máy đảm bảo hiệu quả về chất lượng, định mức, năng suất làm cơ sở cho việc xây dựng các nguyên tắc điều độ Hàng ngày phân tích hiệu quả điều độ nhằm tìm cơ hội cải tiến các nguyên tắc điều độ đã xác lập.
+Nâng cao độ chính xác của dự báo bán hàng, quy hoạch nguyên vật liệu, dự trù mua, thời gian giao hàng của nhà cung cấp đặc biệt là giấy nhằm hạn chế đến mức thấp nhất chủng loại, số lượng tồn kho nguyên vật liệu.
+ Nhân tố đóng vai trò quyết định cho sự thành công của công ty chính là nguồn nhân lực chất lượng cao và chuyên nghiệp Do đó, công ty tập trung lựa chọn, tuyển dụng những cá nhân phù hợp với từng vị trí tìm kiếm Sàng lọc kỹ nguồn lao động đầu vào để đảm bảo tuyển dụng được những nhân viên thật sự có khả năng, tâm huyết với công việc, nhiệt tình và sáng tạo, có hướng gắn bó lâu dài. Ngoài ra công ty duy trì ổn định và phát triển nguồn nhân lực hiện có, sắp xếp, bố trí phù hợp với công việc, đồng thời có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ nguồn nhân lực sẵn có để có thể đáp ứng yêu cầu ngày nâng cao.
Về quản lý công nghệ và đào tạo nâng cao tay nghề cho công nhân:
+Thường xuyên kiểm tra, theo dõi máy móc thiết bị nhằm phát hiện những hư hỏng để kịp thời sửa chữa Định kỳ tiến hành bảo trì, tu dưỡng máy móc để đưa công suất sử dụng lên cao nhất Xây dựng quy trình quản lý từng thiết bị từ việc vệ sinh, bảo dưỡng, vận hành, kiểm tra, sửa chữa.
+Khảo sát, loại bỏ các lãng phí do thiết bị gây ra Từ đó xây dựng, ban hành và áp dụng các tiêu chuẩn, định mức
+Tiến hành phân tích hiện trạng nguồn nhân lực để xác định điểm mạnh, điểm yếu của nguồn nhân lực Từ đó có sự sắp xếp, bố trí phù hợp với công việc, đồng thời có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ nguồn nhân lực sẵn có để có thể đáp ứng yêu cầu ngày nâng cao Từ đó từng bước tác nghiệp, từng thông số theo quy định của quy trình.
+ Thường xuyên theo dõi và thống kê các sự cố công nghệ thường gặp để xây dựng các giải pháp xử lý nhằm khắc phục sự cố một cách kịp thời và nhanh chóng. Ngoài ra, Công ty còn tiến hành nghiên cứu và xây dựng quy trình, chuẩn hóa công nghệ để cải tiến công nghệ một cách liên tục.
-Chiến lƣợc phát triển nguồn nhân lực, hệ thống quản lý:
+ Dựa trên các tiêu chí đánh giá năng lực, tiêu chí đánh giá thành tích tiến hành soát xét cho từng vị trí công việc nhằm xác định rõ trách nhiệm, nhiệm vụ công việc, mối quan hệ và tính hiệu quả của từng thành viên.
Thực trạng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại Việt Nam
2.2.1 Ƣu điểm hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp nội (ERP Việt Nam)
Cho đến giữa năm 2006, trên thị trường Việt Nam đã xuất hiện những hệ thống phần mềm ERP nội địa Tuy các hệ thống này không có được bề dầy kinh nghiệm và được ứng dụng tại nhiều khách hàng nước ngoài như các hệ thống ngoại nhưng những hệ thống này đã tỏ ra rất có tương lai đối với thị trường các doanh nghiệp vừa và lớn tại Việt Nam Do nhiều ưu điểm riêng đối với thị trường Việt Nam mà các hệ thống ERP nội rất có thể sẽ có được vai trò như phần mềm kế toán tại thị trường Việt Nam và sẽ dần dần chiếm lĩnh thị trường nội địa trong một vài năm tới đây Việc các giải pháp nội luôn vượt qua các giải pháp ngoại trong khuôn khổ bình chọn của các giải BitCup do báo PC World VN tổ chức có thể nói lên xu hướng này. Ƣu điểm của các hệ thống ERP nội:
-Giá cả Đây cũng là ưu điểm lớn nhất của các hệ thống ERP nội đối với thị trườngViệt Nam so với các sản phẩm ngoại Do được sản xuất tại chỗ nên các nhà tư vấn triển khai ERP nội thông thường cũng là nhà sản xuất phần mềm nên doanh nghiệp chỉ phải bỏ ra chi phí chỉ cho một đối tác duy nhất cả tiền bản quyền và tiền tư vấn triển khai và tổng 2 khoản tiền này cũng chỉ bằng một phần của chi phí mua các giải pháp ngoại Giá cả các hệ thống ERP nội thấp chủ yếu cũng là do chi phí sản xuất và chi phí triển khai nhà cung cấp phải bỏ ra thấp hơn nhiều so với chi phí sản xuất, tư vấn và chuyển giao công nghệ đối với các sản phẩm ngoại.
Hiện nay các sản phẩm ERP nội vẫn hàng ngày được hoàn thiện và sắp tới do sự cạnh tranh quyết liệt nên chắc chắn giá cả sẽ còn tiếp tục được giảm tới mức các doanh nghiệp Việt Nam sẽ hoàn toàn có thể chấp nhận được.
-Hệ thống kế toán Việt nam
Một trong những thế mạnh hiển nhiên của các giải pháp ERP nội là các quy trình xử lý tài chính kế toán trên phần mềm đều dễ dàng tuân thủ hệ thống kế toán theo chế độ Việt Nam Các giải pháp ngoại vì được xây dựng tại nước ngoài nên không thể có ngay các quy trình và hệ thống báo cáo theo kế toán Việt nam và do đó luôn phải sửa đổi phần mềm khi áp dụng vào thị trường Việt Nam Sự ra đời liên tục của các thông tư, quyết định, hướng dẫn về các thay đổi của chế độ kế toán cũng ảnh hưởng rất lớn đến các doanh nghiệp áp dụng phần mềm ngoại khi không được hỗ trợ kịp thời.
-Sự năng động và dễ dàng trong việc sửa đổi phần mềm
Vì được sản xuất tại Việt Nam và được triển khai bởi chính các nhà sản xuất này nên việc chủ động thay đổi phần mềm trong trường hợp cần thiết của các giải pháp ERP nội tỏ ra hơn hẳn các giải pháp ngoại Phần mềm có thể được bổ sung chức năng mới, phân hệ mới hoặc thay đổi cách thức tổ chức, xử lý thông tin theo quy trình riêng của doanh nghiệp Điều này tạo ra sự năng động trong quá trình triển khai và doanh nghiệp cùng nhà cung cấp có thể dễ dàng thống nhất khi có sự khác biệt giữa quy trình đang áp dụng và quy trình trên phần mềm và do đó tạo thuận lợi cho dự án ERP thành công.
2.2.2 Thực trạng của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) ngoại với thị trường Việt Nam.
ERP là hệ thống phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP có tác dụng tối ưu hoá việc hoạch định và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp Khi ứng dụng giải pháp ERP trong công tác quản trị, dữ liệu của doanh nghiệp được quản trị trên một hệ thống duy nhất bao gồm toàn bộ quy trình từ: Lập kế hoạch, phát triển sản phẩm, mua sắm, sản xuất, hậu cần đến bán hàng và dịch vụ… Kết nối dữ liệu giữa các phòng ban, làm tăng tốc độ thực hiện quy trình, giảm thiểu các thao tác thủ công hoặc nhập thông tin nhiều lần Bên cạnh đó, cho ra báo cáo một cách tổng thể về hoạt động của từng phòng ban, tình hình sản xuất kinh doanh Dữ liệu của doanh nghiệp được tập trung và có khả năng chia sẻ cho mọi đối tượng cần sử dụng thông tin như khách hàng, đối tác, cổ đông Đồng thời, thông tin từ quá trình sản xuất, kinh doanh, quản trị khách hàng… được cập nhật nhanh chóng, chính xác giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định điều hành kịp thời Từ đó, gia tăng năng suất, hạn chế tối đa sai sót và lãng phí về thời gian, nhân lực Hiện nay, các phần mềm ERP ngoại nổi tiếng thế giới như SAP, Oracle đã vào Việt Nam dưới sự tư vấn và triển khai của các đối tác Việt Nam Triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp là dự án phần mềm lâu dài và gian khổ Ngoài chi phí cho bản quyền phần mềm, chi phí cho nhà tư vấn triển khai phần mềm, doanh nghiệp còn phải bỏ ra rất nhiều thời gian và công sức cho việc triển khai ERP.
Các sản phẩm ERP ngoại có bề dầy lịch sử lâu dài và đã áp dụng thành công tại nhiều doanh nghiệp trên thế giới Tuy nhiên, tại thị trường Việt Nam, so với các sản phẩm nội, các hệ thống ngoại cũng gặp phải rất nhiều cản trở, đó là:
Các hệ thống ERP ngoại rất đắt đỏ Ngoài chi phí tư vấn, triển khai phần mềm, doanh nghiệp còn phải trả khoản tiền bản quyền tương đối lớn cho nhà sản xuất ERP ngoại, ước chừng thêm số tiền bằng số tiền cho nhà tư vấn triển khai phần mềm nữa Vì vậy tổng chi phí bỏ ra của doanh nghiệp cho dự án triển khai sản phẩm ERP ngoại lên rất cao Đối với doanh nghiệp cỡ vừa ở Việt Nam chi phí này cũng đã có thể lên tới vài trăm ngàn đô Dự án trang bị ERP ngoại thấp nhất cũng phải có giá trị khoảng vài chục ngàn đô Hiện nay giá cả có thể là rào cản lớn nhất cho các phần mềm ERP ngoại vào Việt nam.
Khác biệt về hệ thống kế toán Việt nam và hệ thống kế toán trên phần mềm
Các sản phẩm ERP bao giờ cũng có một phân hệ quan trọng là phân hệ kế toán tổng hợp Phân hệ này có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ phát sinh và in ra các sổ sách báo cáo theo đúng chế độ kế toán Việt Nam khi áp dụng vào các doanh nghiệp Việt Nam Thường thì phân hệ kế toán nhận rất nhiều dữ liệu từ các phân hệ khác trong phần mềm ERP và đặt các hạch toán tự động Chính hạch toán tự động này tạo ra sự không tương thích với chế độ kế toán Việt Nam của các phần mềm ERP ngoại Sự khác nhau còn thể hiện ở hệ thống tài khoản kế toán, các quy trình xử lý và quản lý tài chính kế toán như chế độ kế toán thuế, các quy định về kết chuyển, phân bổ chi phí và xác đinh kết quả kinh doanh Các nhà tư vấn triển khai nội địa phải đảm bảo tất cả những sự tương thích này sau khi đã được nhà sản xuất phần mềm chuyển giao công nghệ về phần mềm ERP sẽ triển khai.
Nhà tƣ vấn, triển khai không thể chủ động hoàn toàn về kỹ thuật đối với sản ph m ERP
ERP là phần mềm rất lớn và phức tạp Nắm được các chi tiết về cách xử lý của phần mềm trong các chức năng và các hoàn cảnh tác nghiệp đã là một việc khó khăn Biến đổi phần mềm sao cho phù hợp với những yêu cầu phát sinh hoặc áp vào một doanh nghiệp đặc biệt nào đó lại càng khó khăn hơn Các nhà tư vấn triển khai các sản phẩm ERP ngoại cần phải có trình độ nghiệp vụ và tin học rất cao Không như các nhà triển khai ERP nội, các nhà tư vấn triển khai ERP ngoại không có khả năng chủ động thay đổi phần mềm về mặt lập trình nền tảng của sản phẩm Điều này sẽ tạo khó khăn rất lớn khi bắt buộc phải thay đổi một số quy trình hoạt động cơ bản hoặc nền tảng nào đó trong hệ thống Vì vậy khi triển khai ERP ngoại, doanh nghiệp thường xuyên phải thay đổi chính mình để phù hợp với phần mềm Điều này đôi khi tốt cho doanh nghiệp vì có thể đưa vào doanh nghiệp các quy trình quản lý mới nhưng cũng nhiều khi gây khó khăn rất nhiều cho doanh nghiệp khi có những sự không phù hợp với thói quen, cách tổ chức công việc của doanh nghiệp.
2.2.3 Tình hình triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại Việt Nam
Hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam đều ứng dụng công nghệ thông tin với mức ứng dụng ở mức tác nghiệp rời rạc với những đặc điểm chung như sau:
-Các doanh nghiệp đều có các quy trình riêng trong việc xử lý, lưu trữ dữ liệu tác nghiệp theo đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp bằng sổ sách, giấy tờ, các bảng tính Excel Một số chương trình phần mềm xây dựng riêng biệt như các phần mềm kế toán, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý vật tư, phần mềm quản lý nhân sự tiền lương…
- Đa số lãnh đạo các doanh nghiệp Việt Nam đã nhận thức được tầm quan trọng của ứng dụng công nghệ thông tin trong tác nghiệp điều hành doanh nghiệp nhưng triển khai ứng dụng còn khá lúng túng trong lựa chọn giải pháp đồng bộ dẫn đến ứng dụng rời rạc hiệu quả không cao.
-Về đội ngũ cán bộ làm công tác thông tin: Đối với doanh nghiệp, việc kết nối Internet tuy đã được thực hiện tại một bộ phận doanh nghiệp nhưng kỹ năng nghiệp vụ và quản lý còn thấp.
-Về trang thiết bị: Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, trang thiết bị nghèo nàn, các máy tính đã được trang bị đa phần là các thế hệ máy tính cũ Đối với các công cụ phần mềm, các cơ sở dữ liệu và dịch vụ công nghệ thông tin chủ yếu phục vụ hoạt động quản lý chuyên ngành hoặc điều hành tác nghiệp.
Phân tích thực trạng một số quy trình nghiệp vụ đặc thù tại Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu
Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu với sự tham gia của nhiều bộ phận thuộc các khối kinh doanh, vật tư, kế hoạch, sản xuất, hành chính… cùng phối hợp thực hiện một chuỗi các công việc từ sản xuất, kinh doanh và quản lý nội bộ hoạt động của doanh nghiệp Sản phẩm bao bì được sản xuất với nhiều công đoạn Có thể xuất bán từ bán thành phẩm, nên hoạt động thống kê, tính giá thành sản xuất đòi hỏi phải thực hiện chi tiết theo từng công đoạn Sản xuất được thực hiện theo đơn đặt hàng/ hợp đồng là chủ yếu nên quá trình theo dõi từ giai đoạn kinh doanh, lên kế hoạch sản xuất, chuẩn bị vật tư sản xuất, theo dõi/ thống kê sản xuất, nhập kho bán thành phẩm/ thành phẩm đều thực hiện gắn theo đơn đặt hàng/ hợp đồng.
Hình 2.2 Quy trình bán hàng Đặc thù trong hoạt động kinh doanh:
-Ngoài số ít sản phẩm truyền thống thì doanh nghiệp thường xuyên phát sinh sản phẩm mới nên quy trình kinh doanh có việc “Thiết kế sản phẩm” theo mô tả hoặc theo một sản phẩm có sẵn của khách hàng và “Sản xuất sản phẩm mẫu” sau khi thống nhất được “Thiết kế sản phẩm”.
-Quy trình kinh doanh liên quan nhiều đến các bộ phận như kế toán, vật tư và kế hoạch/ sản xuất vì cần thiết phải tính được giá thành kế hoạch của sản phẩm mới khi thực hiện báo giá cho khách hàng Trong đó, bộ phận sản xuất xây dựng định mức nguyên vật liệu sản phẩm, bộ phận vật tư xác định/ duyệt đơn giá vật tư, bộ phận kế toán xác định/ duyệt các chi phí sản xuất khác để cấu thành nên giá thành kế hoạch dự tính.
- Kinh doanh chốt đơn hàng và lập yêu cầu sản xuất nên quá trình chốt đơn hàng cũng liên quan đến nhiều bộ phận: Bộ phận sản xuất để xem xét về khả năng đáp ứng yêu cầu về tiến độ sản xuất, Bộ phận vật tư để xem xét về khả năng đáp ứng nhu cầu vật tư/ nguyên liệu sản xuất… Kế hoạch sản xuất cũng thường xuyên phải điều chỉnh để phù hợp với tiến độ đơn hàng đã ký với khách hàng.
Hình 2.3 Quy trình mua hàng Đặc thù trong hoạt động mua hàng:
-Quản trị/ cân đối nhu cầu vật tư đáp ứng cho những biến động thường xuyên của kế hoạch sản xuất (do cần điều chỉnh để đáp ứng yêu cầu đơn hàng).
- Yêu cầu về tiến độ nhập hàng thường gấp do những đơn hàng bán (cần sản xuất) phát sinh đột xuất Doanh nghiệp có nhu cầu quản trị được danh mục nhà cung cấp theo từng loại vật tư/ nguyên liệu, đồng thời quản trị được dữ liệu lịch sử mua hàng theo vật tư (giá, thời điểm, nhà cung cấp…) để đàm phán và chốt đơn hàng nhanh nhất, phục vụ kịp thời hoạt động sản xuất.
-Xác định được chu kỳ, vòng quay hàng tồn kho theo thời điểm để lên kế hoạch nhập hàng phù hợp (đối với nguyên vật liệu sản xuất sản phẩm truyền thống).
- Xác định chu kỳ nhập theo từng loại vật tư và nhu cầu sử dụng để đảm bảo đáp ứng yêu cầu sản xuất mà không mất nhiều chi phí lưu kho, đặc biệt là các loại vật tư/ nguyên liệu có chu kỳ nhập dài như các vật tư/ nguyên liệu nhập khẩu.
-Đánh giá/ xếp hạng nhà cung cấp theo các tiêu chí phù hợp.
2.3.3 Quy trình quản lý kho
Hình 2.4 Quy trình quản lý kho Đặc thù trong hoạt động quản lý kho:
-Quản lý nhập/ xuất tồn kho theo lô, cảnh báo về thời gian lưu kho đối với một số nguyên liệu có chất lượng bị ảnh hưởng nếu tồn kho lâu ngày.
- Quản lý nhập/ xuất tồn kho theo vị trí (nhằm đảm bảo dễ dàng nhập/ xuất trong nghiệp vụ kho).
-Xây dựng được hệ số về quy định tồn kho tối thiểu phù hợp, bao gồm cả các vật tư, công cụ thay thế, bảo dưỡng, sửa chữa máy móc (là yêu cầu chung đối với các doanh nghiệp sản xuất).
-Kiểm soát xuất vật tư/ nhập bán thành phẩm, thành phẩm theo lệnh sản xuất.
-Các báo cáo quản trị về tồn kho khả dụng căn cứ vào các yếu tố làm thay đổi dữ liệu tồn kho như dự kiến nhập hàng (theo đơn hàng mua), dự kiến xuất kho (theo lệnh sản xuất).
Hình 2.5 Quy trình sản xuất Đặc thù trong hoạt động sản xuất:
- Sản phẩm đa dạng theo nhu cầu khách hàng Nhiều trường hợp khâu sản xuất hàng mẫu có thể ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất chung.
- Yêu cầu sản xuất thường bị thay đổi nên việc lập kế hoạch, công tác chuẩn bị (nhân sự, vật tư, máy móc, …) và triển khai sản xuất gặp nhiều khó khăn.
- Hoạt động sản xuất cần quản lý gắn theo đơn hàng/ hợp đồng bán (đích danh). Một số lượng sản phẩm truyền thống sản xuất theo kế hoạch của khách hàng nên có thể chủ động được.
-Sản phẩm gồm nhiều công đoạn sản xuất Yêu cầu thống kê theo công đoạn.
-Nhu cầu cần thống kê tiến độ sản xuất kịp thời (theo ca) nhằm phục vụ công tác kiểm soát được tiến độ giao hàng cho khách hàng.
- Nhiều công đoạn phải kiểm tra chất lượng trong quá trình thực hiện sản xuất
2.3.5 Quy trình quản lý máy móc, thiết bị
Hình 2.6 Quy trình quản lý máy móc, thiết bị Đặ ù ạ ộng s n xu t:
-Kiểm soát được kế hoạch cần bảo dưỡng máy móc, thiết bị.
-Lập kế hoạch và thực hiện bảo dưỡng phù hợp với kế hoạch sản xuất.
-Dự trù được nhu cầu vật tư thường xuyên cho công tác bao dưỡng định kỳ.
-Khó khăn trong việc xử lý các sự cố hỏng đột xuất (thiếu vật tư, phụ tùng thay thế).
-Khó khăn trong việc cập nhật dữ liệu để cảnh báo nhu cầu bảo dưỡng máy móc, thiết bị đối với những chỉ tiêu dữ liệu liên quan đến sản xuất như số giờ hoạt động của máy, số lần dập của khuôn…
Những hạn chế và khó khăn trong việc quản trị nguồn lực của Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu
Trong thời đại công nghệ như hiện nay thì thông tin doanh nghiệp như: Khách hàng, hàng hoá, dữ liệu kế toán, tiến độ sản xuất của doanh nghiệp… Các thông tin này phải được lưu trữ một cách cẩn thận và phải được tích hợp vào một phần mềm duy nhất Tuy nhiên, Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu chưa làm được điều đó mà phải dùng các phần mềm rời rạc để quản lý dữ liệu hay thậm chí là sử dụng bảng tính Excel mà không chịu cập nhật, đổi mới phương pháp quản lý áp dụng những thành tựu công nghệ thông tin hiện đại Kết quả là hàng loạt các thông tin về khách hàng, về nhà cung cấp, tình trạng nguyên vật liệu, kế hoạch sản xuất,… cùng với số lượng lớn các mặt hàng, chủng loại đa dạng trong ngành bao bì đã khiến dữ liệu cần quản lý vốn đã phức tạp nay còn tăng lên theo cấp số nhân Các thông tin đa phần được quản lý trên giấy tờ nên khi Ban Giám đốc cần các báo cáo thì mất thời gian để tập hợp thông tin.
Việc lưu trữ rời rạc như vậy khiến cho chủ công ty rất khó để có thể quản lý và nhìn được tổng quan về doanh nghiệp mình và rất mất thời gian để các bộ phận,phòng ban của công ty tổng hợp lại và tính chính xác cũng rất khó kiểm soát Cách làm này rất rủi ro khi nhân viên quản lý bộ phận vắng mặt.
Do sử dụng nhiều phần mềm khác nhau để quản lý nên thông tin cũng rời rạc, không có liên kết, nhất quán với nhau dẫn đến doanh nghiệp không tập trung được công tác hoạch định nhân sự để tối ưu hoá hiệu suất cũng như tạo điều kiện cho việc tổng hợp các dữ liệu cần thiết cho doanh nghiệp để doanh nghiệp phát triển hơn. Cũng chính sự rời rạc, thiếu liên kết giữa các thông tin của các phòng ban nên việc hoạch định nguồn lực doanh nghiệp trở nên khó khăn hơn bao giờ hết Từ đó, gây cản trở cho việc sắp xếp, phân bổ nguồn lực hợp lý để tối ưu hóa hiệu suất sử dụng máy móc, vật tư, nguyên liệu, nhân công,…
Việc lập kế hoạch và phát triển doanh nghiệp là điều không thể thiếu trong bất cứ một nơi nào Tuy nhiên, công ty vẫn chưa thực sự coi trọng việc lập kế hoạch này và đưa ra các chiến lược, kế hoạch cần thiết, thiếu căn cứ nên gặp khó khăn trong việc theo dõi tình hình, các báo cáo từ cấp dưới.
-Quản trị doanh thu, chi phí Đây là vấn đề quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới sự sống còn của doanh nghiệp Công ty luôn hướng tới doanh thu, đồng thời tìm các biện pháp giảm thiểu chi phí xuống một cách thấp nhất có thể, từ đó dẫn đến việc kinh doanh và cạnh tranh ngày càng nhiều Tuy nhiên, nếu sử dụng nhiều phần mềm như đã nói ở phía trên thì sẽ không biết tối ưu ở bộ phận nào cho hợp lý.
Phải đảm bảo được giá thành thấp nhất để cạnh tranh, tuy nhiên chất lượng không thể nào bỏ qua được Vì vậy phải có những quy trình và công cụ kiểm soát
-Quản lý kho ỞCông ty Cổ phần Bao bì Á Châu luôn phát sinh các sản phẩm mới do mỗi nhóm khách hàng khác nhau thì có những yêu cầu những mẫu mã, kích thước khác nhau để đáp ứng được thị hiếu của người tiêu dùng Do đó, công ty luôn phải đối mặt trong việc quản lý dữ liệu về sản phẩm.
Khách hàng đa dạng từ nhỏ lẻ lặp lại việc mua hàng không thường xuyên khiến cho khâu lập kế hoạch sản xuất và điều độ sản xuất gặp nhiều khó khăn Do đó, yêu cầu đặt ra là phải tổng hợp được những đơn lẻ lại và lập kế hoạch sản xuất cho phù hợp để tiết kiệm được thời gian và chi phí.
Thường xuyên phát sinh các sản phẩm mới nhưng lại yêu cầu tính toán sát giá và báo giá cho khách hàng để đảm bảo khả năng cạnh tranh nhưng đơn hàng không bị lỗ Do việc quản lý trên giấy tờ còn nhiều, dẫn đến thông tin quản trị của công ty bị phân tán không tập trung Khi các lãnh đạo cần báo cáo, thì phải mất rất nhiều thời gian để các phòng ban tập hợp.
Một điểm quan trọng nữa đó chính là sự không đồng nhất về bộ mã danh mục giữa các phòng ban Mỗi phòng ban có một tên gọi khác nhau cho cùng 1 sản phẩm, nên khi cần thông tin về sản phẩm đó đều rất khó để truy xuất dữ liệu Khó khăn trong việc tiếp cận thông tin để phân tích và kiểm soát quản trị.
Thông tin công ty không đồng nhất, dẫn đến việc phân tích số liệu sai Gây ảnh hưởng rất lớn đế công tác quản trị Việc áp dụng phần mềm vào trong quản trị sẽ giúp lãnh đạo kiểm tra sức khỏe của công ty tức thời, mà không mất nhiều thời gian để chờ tập hợp số liệu.
Hiện nay, phòng kinh doanh thường dùng Excel với cấu trúc rời rạc để làm báo giá cho khách hàng Thế nhưng, ngoài mặt tiện ích mang lại thì việc kiểm soát thông tin khách hàng của công ty hầu như không có Ngoài ra khi làm báo giá cho khách hàng, việc không biết được chính xác lượng hàng trong kho đang có là bao nhiêu, sẽ dẫn đến việc tính toán ngày giao hàng cho khách hàng không chính xác.