Mục “Tuỳ chỉnh” Lựa chọn nhóm lệnh hiện thị Liệt kê các nút lệnh của nhóm lệnh Các nút lệnh hay dùng khi thao tác Chú ý Mỗi nút lệnh được gán 1 số theo thứ tự để sử dụng làm phím nóng VD
Trang 1Thanh chức năng Tab chức năng
Các nhóm lệnh của Tab chức năng
Thước căn lề và khổ giấy
Thanh cuốn trang văn bản Thanh trạng thái
PHẦN I
TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT OFFICE 2007 GIAO DIỆN TIẾNG VIỆT WINWORD, EXCEL, POWER POINT
1 Đặc điểm của Microsoft Office 2007.
Microsoft Office 2007 so với các phiên bản trước thì phiên bản 2007 đãkhắc phục được hầu hết các hạn chế, mở rộng thêm các chức năng và các nhómlệnh linh hoạt hơn
Đặc biệt hãng phần mềm Microsoft đã hỗ trợ gói sản phẩm ngôn ngữ giaodiện Tiếng Việt đem lại thuận lợi cho những người sử dụng máy tính chưa thànhthạo Tiếng Anh, gói sản phẩm ngôn ngữ Tiếng Việt này chỉ hỗ trợ cho bộMicrosoft Office 2007 có bản quyền
Microsoft Office 2007 có màn hình giao diện làm việc khác biệt so vớicác phiên bản trước về cả cấu trúc đến các Modul lệnh, đặc biệt được bổ sungthêm nhiều chức năng xử lý văn bản, xử lý dữ liệu nhanh chóng mà các phiênbản Office trước không có
2 Màn hình làm việc và cấu trúc các nhóm lệnh.
Lấy màn hình giao diện của Microsoft Winword để mô phỏng (Hình 1)
Trang 23 Các thao tác cơ bản khi sử dụng Microsoft Office 2007.
- Thanh chức năng: Chứa các nút lệnh hay dùng (dùng thường xuyên)
như Lưu văn bản, In ấn, mở văn bản, sao chép, cắt dán … Các nút lệnh này hoàntoàn do người sử dụng thiết lập để phù hợp với công việc của từng người
Cách thiết lập thanh chức năng như sau
chương trình, sau đó chon Tuỳ chỉnh Word (hoặc Tuỳ chỉnh Excel, Tuỳ chỉnhPower Point) xuất hiện 1 cửa sổ, sau đó chọn tiếp vào mục “Tuỳ chỉnh” để chophép chúng ta thiết lập các nút lệnh cho Thanh chức năng (hình 2)
Hình 2Kết thúc các thiết lập chọn nút OK để ghi lại những thiết lập
- Tab chức năng: Chứa các nhóm lệnh theo chủ đề công việc:
Tuỳ theo gói sản phẩm mà các Tab chức năng chứa các nhóm lệnh phù hợp với gói sản phẩm (Word, Excel, Power Point).
Mục “Tuỳ
chỉnh”
Lựa chọn nhóm lệnh hiện thị
Liệt kê các nút
lệnh của nhóm
lệnh
Các nút lệnh hay dùng khi thao tác
Chú ý
Mỗi nút lệnh được gán 1
số theo thứ tự để sử dụng làm phím nóng
VD: Để mở văn bản ta nhấn Alt + 4,
Để Ghi văn bản ta nhấn Alt + 1,
Thay đổi thứ tự của các nút lệnh Thêm nút lệnh vào thanh
chức năng
Trang 3+ Tab Trang đầu: Chứa các nhóm lệnh Bảng tạm, Phông, Đoạn văn, Kiểu, Soạn thảo Trong các nhóm lệnh này chứa tất cả các lệnh thực hiện một
công việc cụ thể của nhóm lệnh đã lựa chọn: Các lệnh phục vụ việc sao chép, dichuyển, các lệnh thay đổi về kiểu chữ, loại chữ, cỡ chữ, và các hiệu ứng đặc biệtcủa phông chữ
+ Tab Chèn: Chứa các nhóm lệnh phục vụ chèn đối tượng vào văn bản
như: Bảng biểu, hình ảnh, Hình dạng, ký hiệu đặc biệt, công thức toán học, chèntiêu đề đầu, cuối của trang văn bản, đánh số trang văn bản …
+ Tab Bố trí trang: Chứa các nhóm lệnh về chủ đề văn bản, Thiết lập
trang in (chọn khổ giấy, hướng in, đặt lề cho trang in …), Nền trang, Đoạn văn(thay đổi khoảng cách dãn dòng, dãn đoạn, căn lề đoạn văn bản), Sắp đặt …
+ Tab Xem lại: Chứa các nhóm lệnh soát lỗi văn bản, chú thích cho văn
bản, theo dõi quá trình sửa chữa văn bản, nhóm lệnh bảo mật cho tài liệu …
+ Tab Xem: Chứa các nhóm lệnh chọn Dạng xem tài liệu, Hiện/ Ẩn các thanh
thước hay đường lưới, Thu/phóng để xem tài liệu, các lệnh với Cửa sổ, Macro …
Chú ý 1: Để sử dụng các Phím tắt trong Microsoft Office 2007 ta nhấn
Trang 4Ví dụ: Để chọn Tab chức năng “Trang đầu” ta nhấn Alt + U
Để chọn Tab chức năng “Bố trí trang” ta nhấn Alt + A
Để chọn Tab chức năng “Tham chiếu” ta nhấn Alt + M
Để chọn Tab chức năng “Gửi thư” ta nhấn Alt + I
Để chọn Tab chức năng “Xem lại” ta nhấn Alt + X
Để chọn Tab chức năng “Xem” ta nhấn Alt + Z
Để chọn nút lệnh “Ghi” trên thanh chức năng ta nhấn Alt + 1
Để chọn nút lệnh “Undo” trên thanh chức năng ta nhấn Alt + 2
Để chọn nút lệnh “OPen” trên thanh chức năng ta nhấn Alt + 4
Chú ý 2: Ngoài việc sử dụng phím nóng để chọn chức năng nào? nhóm
lệnh nào?Người sử dụng nhấn chuột trái tại đối tượng đó:
Ví dụ: Để chọn nhóm lệnh “Đoạn văn” ta làm như sau:
Nhấn nút trái chuột tại biểu tượng (mũi tên) ở góc dưới, bên trái củanhóm lệnh cần chọn
Chú ý 3: Tuỳ thuộc vào các gói sản phẩm Winword, Excel, PowerPoint
mà các Tab chức năng là khác nhau, các nhóm lệnh của Tab chức năng là khác nhau để phù hợp với công việc cụ thể của từng gói sản phẩm.
Chú ý 4: Trong bộ phần mềm Microsoft Office 2007 có một tính năng rất
thuận tiện cho người sử dụng là bấm phải chuột vào đối tượng cần thao tác sẽ xuất hiện một thực đơn nhanh cung cấp các lệnh, nhóm lệnh phụ thuộc vào đối tượng mà lệnh tác động.
Ví dụ 1: Đang làm việc trong bảng biểu mà bấm phải chuột thì hệ thống
Các chữ cái và chữ số để sử dụng làm
phím nóng
Bấm chuột trái tại đây để mở cửa
sổ chứa các lệnh và chức năng dùng để trình bày đoạn văn bản
Bấm chuột trái để chọn lệnh căn đoạn văn bản vào giữa
Bấm chuột trái để chọn lệnh căn đều đoạn văn bản theo hai lề Trái và Phải
Trang 5sẽ cung cấp cho các lệnh và nhóm lệnh phục vụ cho đối tượng là Bảng biểu.
Ví dụ 2: Chọn một khối văn bản sau đó bấm phải chuột thì hệ thống sẽ cung cấp cho các lệnh và nhóm lệnh phục vụ cho đối tượng là Đoạn văn bản.
Ví dụ 3: Chọn vùng các ô bảng tính của gói sản phẩm Excel sau đó bấm phải chuột thì hệ thống sẽ cung cấp cho các lệnh và nhóm lệnh phục vụ cho đối tượng là Ô bảng tính (Căn chỉnh, định dạng dữ liệu cho các ô đã chọn …).
Chú ý 5: Trong bộ phần mềm Microsoft Office 2007 có rất nhiều cách để
thực hiện một Lệnh, một công việc nhưng trong phạm vi cuốn tài liệu này thì sẽ
cung cấp cho người sử dụng cách làm đơn giản nhất, dễ dùng nhất và đem lại
hiệu quả cao nhất.
4 Soạn thảo văn bản Tiếng Việt trên Microsoft Office 2007.
4.1 Nhập văn bản.
Nhập văn bản là khâu đầu tiên trong qui trình soạn thảo tài liệu Thôngthường lượng văn bản (Text) trên một tài liệu là rất nhiều, bạn tiếp cận đượccàng nhiều những tính năng nhập văn bản thì càng tốt, bởi lẽ nó sẽ làm tăngtốc độ chế bản tài liệu
a Sử dụng bộ gõ tiếng Việt
Ban đầu, máy tính chưa có bảng mã tiếng Việt mà chỉ có duy nhất bảng
mã chuẩn ASCCI Bảng mã này bao gồm 128 ký tự La tinh (các phím chữ,các phím số và một số các ký hiệu đặc biệt)
Để có thể đưa được tiếng Việt sử dụng trên máy tính, các nhà lập trìnhphải xây dựng phần mềm gõ tiếng Việt và các bộ phông chữ tiếng Việt đi kèm
Hiện nay có khá nhiều các bộ gõ tiếng Việt đang được sử dụng như:
VNI- được sử dụng rộng rãi ở phía Nam, VietWare- được sử dụng nhiều ở
miền Trung và ABC, Vietkey, UniKey thì được sử dụng rộng rãi ngoài Bắc
Do mỗi nơi sử dụng những bộ gõ riêng (bảng mã tiếng Việt cũng khácnhau) nên việc trao đổi thông tin gặp rất nhiều khó khăn Mới đây Chính phủ đã
khuyến cáo sử dụng bộ gõ và bộ phông chữ Unicode Với hệ thống Font chữ
chuẩn mới này nên việc trao đổi thông tin đã trở thành đơn giản hơn rất nhiều.Tuy nhiên nó vẫn gặp phải một số khó khăn vì tính tương thích với các hệ thốngphần mềm cũ vẫn đang được sử dụng Hiện nay tất cả các văn bản đã và đang sử
dụng phông chữ tiếng Việt Unicode
Phần mềm Tiếng Việt giới thiệu trong cuốn tài liệu này là
Vietkey hoặc UniKey với kiểu gõ Telex Máy tính của bạn phải được cài đặt
Trang 6Để soạn thảo được văn bản tiếng Việt cần đồng thời thoả mãn các yêu cầu sau (Phần mềm Tiếng Việt VietKey hay Unikey phải được
kích hoạt, Kiểu gõ và Bảng mã của phần mềm gõ tiếng Việt, Phông chữcủa chương trình soạn thảo)
* Phần mềm gõ Tiếng Việt.
của Windows là khi “Phần mềm gõ Tiếng Việt” đã được kích hoạt
- Nếu biểu tượng xuất hiện chữ V gõ văn bản tiếng Việt, chữ E gõ văn
bản Tiếng Anh Để chuyển đổi giữa gõ văn bản Tiếng Việt và văn bản Tiếng
Anh, người sử dụng nhấn chuột lên biểu tượng V hoặc E hoặc nhấn tổ hợp phím nóng Alt + Z để chuyển đổi chế độ gõ văn bản.
* Kiểu gõ và Bảng mã của “Phần mềm gõ Tiếng Việt”.
Nhấn phải chuột vào biểu tượng chữ V hoặc E để mở bảng điều khiển của phần mềm Tiếng Việt UniKey 4.0 chọn vào Tab bảng mã và kiểu gõ như sau:
Hình 3
+ Bảng mã: Chọn bảng mã Unicode nếu dùng Phông chữ Times New
Roman, Tahoma, Arial …
Chọn bảng mã TCVN3 nếu dùng Phông chữ VnTime,
VnTimeH … (các phông chữ có vn ở trước tên) …
+ Kiểu gõ: Chọn kiểu gõ Telex (Đây là kiểu gõ thường dùng nhất)
* Phông chữ của phần mềm Soạn thảo (Word, Excel, PowerPoint).
Trên chương trình soạn thảo văn bản người dùng phải chọn phông chữtheo bảng mã và kiểu gõ đã thiết lập (thiết lập ở bước Bảng mã và Kiểu gõ)
Trang 7Hình 4
Qui tắc gõ văn bản tiếng Việt như sau:
Ví dụ: Muốn gõ từ: “ Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam”
Bạn phải bật tiếng Việt và gõ lên tài liệu như sau:
“Coongj hoaf xax hooij chur nghiax Vieetj Nam”
4- Sử dụng phím Shift để gõ chữ in hoa và một số dấu đặc biệt;
Chọn phông chữ Times New Roman cho bảng mã
Unicode và kiểu gõ Telex
Trang 86- Sử dụng phím Enter để ngắt đoạn văn bản (chấp nhận lệnh);
7- Sử dụng phím Tab để dịch điểm Tab, di chuyển con trỏ;
8- Sử dụng phím Space Bar để chèn dấu cách;
9- Sử dụng các phím mũi tên: ← ↑ ↓ → để dịch chuyển con trỏ trên tài liệu (kết hợp với phím Shift để chọn hay bôi đen khối văn bản); 10- Sử dụng phím Page Up à Page Down để dịch chuyển con trỏ về
đầu hoặc cuối từng trang màn hình;
11- Phím Home, End đưa con trỏ về đầu hoặc cuối dòng văn bản;
12- Phím Delete để xoá ký tự văn bản đứng kề sau điểm trỏ và đối
tượng đã chọn như các tệp, thư mục, biểu tượng Shortcut, khối vănbản
13- Phím Backspace để xoá ký tự đứng kề trước điểm trỏ.
4.2 Thao tác trên khối văn bản.
Mục này cung cấp những kỹ năng thao tác trên một khối văn bản (đốitượng chọn để sao chép như: Khối văn bản, ô bảng tính) bao gồm: Sao chép, CắtDán, Di chuyển khối văn bản Giúp làm tăng tốc độ soạn thảo văn bản
a Sao chép.
Sao chép khối văn bản là quá trình tạo một khối văn bản mới từ mộtkhối văn bản đã có sẵn Phương pháp này được áp dụng khi bạn cần phải gõ
lại một đoạn văn bản giống hệt hoặc gần giống với một đoạn văn bản đã có
sẵn trên tài liệu về mặt nội dung cũng như định dạng (chúng ta sẽ tìm hiểukhái niệm định dạng ở phần tiếp theo) Cách làm như sau:
Bước 1: Lựa chọn (bôi đen) khối văn bản cần sao chép Để lựa chọn khối
văn bản bạn làm như sau:
- Bấm giữ chuột và di chuyền qua vùng văn bản cần chọn
- Dùng các phím mũi tên ←↑↓→ kết hợp việc giữ phím Shift để chọn
vùng văn bản Chọn đến đâu bạn sẽ thấy văn bản được bôi đen đến đó
Bước 2: Ra lệnh sao chép dữ liệu bằng một trong các cách:
“Trang đầu” hoặc nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + C
Bước 3: Dán khối văn bản đã chọn lên vị trí cần thiết Làm như sau:
Đặt con trỏ vào vị trí cần dán văn bản, ra lệnh “Dán” thực hiện theo cách sau: Bấm phải chuột ở vị trí cần dán khối văn bản chọn hoặc bấm
Trang 9chuột vào biểu tượng trên nhóm lệnh “Bảng tạm” của Tab chức
năng “Trang đầu” hoặc nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + V
Sau khi thực hiện sẽ thấy một đoạn văn bản mới được dán vào vị trí cầnthiết người sử dụng có thể thực hiện nhiều lệnh dán liên tiếp, dữ liệu được dán
ra sẽ là dữ liệu của lần ra lệnh Copy gần nhất
b Di chuyển khối văn bản.
Với phương pháp sao chép văn bản, sau khi sao chép được đoạn văn bảnmới thì đoạn văn bản cũ vẫn tồn tại đúng vị trí của nó Nếu muốn khi sao chépđoạn văn bản ra một nơi khác và đoạn văn bản cũ sẽ được xoá đi (tức là dichuyển khối văn bản đến một vị trí khác), phương pháp này sẽ giúp làm điều đó
Có thể thực hiện theo hai cách như sau:
Bước 1: Lựa chọn khối văn bản cần di chuyển;
Bước 2: Ra lệnh di chuyển khối văn bản bằng một trong các cách:
“Trang đầu” hoặc nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + X
Bước 3: Dán khối văn bản đã chọn lên vị trí cần thiết Làm như sau:
Đặt con trỏ vào vị trí cần dán văn bản, ra lệnh “Dán” bằng một trong cáccách sau:
“Trang đầu” hoặc nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + V
Chú ý: Thao tác Sao chép và Di chuyển được thực hiện tương tự khi
thao tác trên gói sản phẩm Winword, Excel, PowerPoint (đối tượng bôi đen
có thể khác nhau).
5 Thiết lập đồng bộ ngày giờ cho máy tính.
(Cài đặt ngày, giờ, đơn vị sử dụng thống nhất theo tiêu chuẩn Việt Nam)
5.1 Cài đặt ngày giờ hệ thống cho hệ điều hành.
(Để thống nhất việc gửi báo cáo hay các văn bản có dữ liệu kiểu ngàytháng, đơn vị đo hay số liệu là kiểu số)
- Mở START \Setting\Control Panel xuất hiện hộp thoại: Hình 5a
Trang 10Hình 5a
Hình 5b
Thay đổi ngày giờ
hệ thống
Chọn mục Customiz
e để khai báo
Trang 11* Cài đặt định dạng ngày hệ thống Hình 5c
Hình 5c
* Cài đặt kiểu dữ liệu là số (thập phân) Hình 5d
Kiểu định dạng ngày tháng mẫu
Khai báo kiểu định dạng ngày tháng (dd-ngày; MM-tháng;
yyyy-năm)
Kiểu ngày tháng hiện thị ở khay
đồng hồ
Ký hiệu phần thập phân (dấu thập phân)
Số chữ số thập phân ngầm
định
Ký hiệu phân lớp hàng
nghìn Kiểu hiện thị mẫu khi thay
đổi
Trang 12* Cài đặt đơn vị dữ liệu kiểu tiền tệ Hinh 5d
Hình 5d
* Cài đặt đơn vị dữ liệu kiểu giờ hệ thống Hình 5e
Hình 5e
Kiểu hiện thị tiền tệ
Kiểu hiện thị mẫu khi thay
đổi Khai báo đơn vị tiền tệ
Ký hiệu và giải thích kiểu định dang giờ hệ
thống
Trang 135.2 Kỹ năng định dạng dữ liệu trong Excel 2007.
- Chọn các ô cần định dạng dữ liệu
- Mở Tab chức năng “Trang đầu” chọn mục “Căn chỉnh” sau đó chọn tiếp nhãn “Số” để định dang dữ liệu.Hình 5f
Hình 5fKết thúc các khai báo, thiết lập chọn OK
Ghi chú: Yêu cầu tất cả các đơn vị sau khi tập huấn sẽ tiến hành cài đặt
lại toàn bộ máy tính của đơn vị mình theo tiêu chuẩn gợi ý ở trên, để sau này tất cả các báo cáo, văn bản gửi về Sở giáo dục và Đào tạo được thống nhất và đúng theo quy định của tiêu chuẩn Việt Nam (ngày, tháng, năm, số thập phân )
Danh sách các kiểu dữ liệu cần định dạng theo một mẫu có sẵn hay do người
sử dụng tự khai báo (Tuỳ
Trang 14PHẦN II
HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN MICROSOFT WINWORD 2007
Hệ soạn thảo văn bản Microsoft Winword 2007 là gói sản phẩm đã được hãngphần mềm Microsoft nâng cấp hoàn thiện từ những phiên bản trước và được bổ sungnhiều tính năng mới và tiện dụng cho người dùng Đặc biệt đã có ngôn ngữ TiếngViệt hỗ trợ về giao diện cũng như về hướng dẫn sử dụng chương trình hoàn toànbằng ngôn ngữ tiếng Việt dễ dùng và đem lại hiệu quả cao Là một trong những phầnmềm máy tính được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay là Microsoft Word 2007 củahãng Microsoft hay còn gọi phần mềm Winword 2007
1- Cung cấp đầy đủ nhất các kỹ năng soạn thảo và định dạng văn bản đadạng, dễ sử dụng;
2- Khả năng đồ hoạ mạnh, kết hợp với công nghệ OLE (Objects Linkingand Embeding) bạn có thể chèn được nhiều hơn những gì ngoài hình ảnh và âmthanh lên tài liệu word như: biểu đồ, bảng tính,.v.v
3- Có thể kết xuất, nhập dữ liệu dưới nhiều loại định dạng khác nhau Đặcbiệt khả năng chuyển đổi dữ liệu giữa Word với các phần mềm khác trong bộMicrosoft Office đã làm cho việc xử lý các ứng dụng văn phòng trở nên đơngiản và hiệu quả hơn
4- Dễ dàng kết chuyển tài liệu thành dạng HTML để chia sẻ dữ liệu trênmạng nội bộ, cũng như mạng Internet
1 Khởi động Winword 2007.
- Mở Start của Windows chọn Programs\Microsoft Office\Microsoft
Office Word 2007 theo như Hình 5:
Hình 5
- Nháy kép chuột lên biểu tượng của phần mềm Word 2007 nếu nhưnhìn thấy nó bất kỳ ở chỗ nào: trên thanh tác vụ (task bar), trên màn hình nền(Desktop) của Windows …
Trang 15Thanh chức năng Tab chức năng
Các nhóm lệnh của Tab chức năng
Thước căn lề và khổ giấy
Thanh cuốn trang văn bản Thanh trạng thái
2 Môi trường làm việc của Winword 2007.
Sau khi Winword 2007 được khởi động, màn hình làm việc như sau:
Hình 6
2.1 Mở một tài liệu mới.
Khi khởi động chương chình Word 2007 luôn mở sẵn một tài liệu mới(Documents) với tên tài liệu ngầm định là Document xx
Khi đang làm việc với một tài liệu của Word 2007 muốn mở một tài liệu
mới để làm việc người sử dụng nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N
2.2 Lưu trữ (Ghi) tài liệu vào đĩa cứng (Hard Disk).
Mỗi tài liệu phải được cất lên đĩa với một tệp tin có phần tên chinh (Tuỳ
đặt) và phần mở rộng DOCX nếu ghi theo đinh dạng Word 2007 còn phần mở rộng là DOC nếu ghi theo định dang Word 97/Word 2003.
Theo ngầm định của hệ thống khi cài đặt thì các tệp tài liệu của bạn sẽ
được cất vào thư mục C:\Documents and Settings\All Users\Documents trên
đĩa cứng Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi lại thư mục này bằng cách chọn đến thư
Trang 16Chọn Ổ đĩa và Thư mục cần lưu tệp văn bản
Nhập tên File đặt cho văn bản cần lưu chữ
Chọn kiểu định dạng Lưu trữ cho File văn bản
Mở Nút Office chọn mục “Lưu như …” sau đó chọn cách thức định dạng
lưu File tài liệu (theo giải thích của Hình 7) xuất hiện hộp thoại để thực hiện cácthao tác như đặt tên File, chọn ổ đĩa, thư mục cần thiết để lưu File (Hình 8) kết thúc
Hình 7
Hình 8
Chú ý 1 : Cần thực hiện thao tác Ghi văn bản thường xuyên trong quá
trình soạn thảo văn bản, để tránh mất dữ liệu khi gặp các sự cố như mất điện,
hay những trục trặc khác của máy tính (Nhấn Ctrl + S).
Lưu văn bảnvới định dạng Word2007 có phần mở rộng là
Trang 17Chú ý 2: Khi có sự thay đổi về nội dung của tệp văn bản mà chưa kip ghi
hoặc tệp văn bản chưa được đặt tên, mà người sử dụng ra lệnh thoát khỏi Word
hệ thống sẽ cảnh báo là có ghi lại những thay đổi đó không? Hình 9
Hình 9
Chú ý 3: Khi thực hiện ghi File văn bản trong cùng một Thư mục mà
cùng tên thì hệ thống sẽ hiện thị thông báo, thực hiện các lựa chọn cần thiết,
phù hợp để lưu văn bản Nếu chọn mục “Thay thế tệp hiện có” thì nội dụng File
văn bản cũ được thay thế bằng nội dung của văn bản mới (nội dung của file cũ không thể khôi phục lại được nữa) Hình 10
Hình 10
2.3 Mở tài liệu đã có trên đĩa cứng (Hard Disk).
Để mở một văn bản Word 2007 đã có trên đĩa cứng, thực hiện như sau:Khởi động Word 2007, nhấn tổ hợp phím Ctrl + O hoặc nhấn chọn nút
Chú ý: Cũng có thể mở File văn bản bằng cách bấm đúp chuột trái vào tên
File văn bản trong trình duyệt Explore của Windows, tự động gọi Word để mở.
Trang 18Hình 11
2.4 Thoát khỏi môi trường làm việc Word 2007.
Khi không làm việc với Word 2007, thực hiện một trong các cách sau:
màn hình làm việc của Winword
3 Định dạng văn bản.
3.1 Thiết lập Tab
Tab là công cụ được sử dụng rất nhiều trong việc nhập và trình bày vănbản Ngoài khả năng dịch chuyển điểm trỏ theo từng bước nhảy, mục này sẽ giớithiệu cách sử dụng Tab cho việc tạo một văn bản hiển thị dưới dạng các cột
Bài toán đặt ra: Hãy tạo văn bản với dữ liệu như sau (không dùng bảngbiểu để xử lý dữ liệu)
STT Họ và tên Địa chỉ
1 Nguyễn Văn Quang 123, Tây Sơn
2 Hồ Hải Hà 68, Nguyễn Du
3 Dương Quốc Toản 23/10 Nguyễn Trãi
4 Nguyễn Anh Đức 32/7 Nguyễn Trãi
Chọn Ổ đĩa, đường dẫn, Thư mục chứa tệp
văn bản cần mở
Danh sách các Thư mục và các File có trong Thư mục hiện hành (Thư mục đang
làm việc)
Chọn kiểu định dạng để liệt kê danh
sách các File
Trang 19Điểm dừng Tab trên thước ngang
Phân tích dữ liệu như trên, ta thấy STT dùng kiểu Tab giữa , Họ và têndùng Tab trái , địa chỉ dùng Tab phải
Để thay đổi các kiểu Tab bấm chuột vào phần giao nhau giữa thước dọc
và thước ngang, mỗi lần kích chuột sẽ chuyển một kiểu Tab
Sau khi chọn được kiểu Tab phù hợp, bấm chuột trên thước ngang đểchọn điểm dừng Tab tương ứng
Để loại bỏ một điểm Tab trên thước ngang, bấm giữ chuột tại Tab cần loại
bỏ kéo ra khỏi thước rồi thả chuột
Để giải quyết bài toán trên ta thực hiện theo các bước sau:
B1: Chọn các đoạn văn bản cần định dạng (bôi đen 5 dòng dữ liệu trên) B2: Bấm chuột ở phần giao giữa thước dọc và thước ngang để chọn kiểu
Tab tương ứng, sau đó bấm chuột trên thước ngang để chọn điểm dừng Tab phùhợp với cấu trúc dữ liệu cần định dạng Kết quả như Hình 12:
Hình 12
B3: Huỷ bỏ bôi đen và di chuyển con trỏ đến vi trí văn bản tương ứng rồi
nhấn phím “Tab” trên bàn phím Kết quả đạt được như Hình 13.
Hình 13
Chú ý: Để thay đổi khoảng cách dừng Tab trên thước, bôi đen các đoạn văn bản cần thay đổi khoảng cách Tab, bấm và giữ chuột vào ký hiệu Tabtrên thước ngang đồng thời di chuyển dọc theo thước ngang Thao tác này chỉ tác động lên các đoạn văn bản được bôi đen, không ảnh hưởng tới các đoạn văn bản khác của dữ liệu đang soan thảo.
Trang 203.2 Định dạng phông chữ.
Để định dạng phông chữ cho đoạn văn bản ta làm như sau:
B1: Chọn (bôi đen) khối văn bản;
B2: Dùng chuột bấm lên hộp thoại Phông (Ctrl+Shift+F) trên Tab chức
năng “Trang đầu” hoặc nhấn Ctrl + D để mở hộp thoại định dạng phông chữ, sau đó chọn nhãn Phông và làm theo chỉ dẫn ghi chú trên Hình 14.
Hình 14
3.3 Định dạng đoạn văn bản.
Ở mục 3.2 chúng ta đã làm quen với các thao tác động lên các ký tự của
vùng văn bản đã được chọn (được bôi đen) Trong phần này, chúng ta thực hiệncác thao tác tác động lên các đoạn văn bản đã được chọn Mỗi đoạn văn bảntrong vùng chọn (vùng bôi đen) sẽ lần lượt được coi là đoạn văn bản hiện thời
Mỗi dấu xuống dòng (Enter) sẽ tạo thành một đoạn văn bản Khi địnhdạng đoạn văn bản, không cần phải lựa chọn toàn bộ đoạn văn bản, mà chỉ cầnđặt con trỏ soạn thảo trong đoạn văn bản cần định dạng
Chọn phông chữ
Chọn kiểu chữ Chọn cỡ chữ
Các hiệu ứng đặc biệt của ký tự
Xem trước nhưng thay đổi khi chọn lệnh
Ghi lại những giá trị hiện tại cho lần sử dụng sau
Trang 21Chọn kiểu căn lề cho các đoạn văn bản theo lề Trái,theo lề Phải
Khai báo khoảng cách từ vị trí đầu, cuối của đoạn văn bản so với vị trí mép lề Trái, mép lề Phải
Chọn đối tượng để tạo khoảng cách thụt đầu dòng
Khai báo khoảng cách thụt đầu dòng
Khoảng cách đoạn văn bản hiện thời so với đoạn văn bản kế trước, kế sau
Chọn kiểu dãn các dòng văn bản trong các đoạn văn bản được chọn
Khai báo giá trị tương ứng với kiểu dãn dòng
Mục đích của việc định dạng Đoạn văn bản nhằm thực hiện các công việc
sau: Dãn khoảng cách giữa các dòng văn bản trong đoạn, dãn khoảng cách
giữa đoạn văn bản hiện thời với đoạn văn bản kế trước, kế sau, căn đoạn văn
băn theo lề trái, lề phải, tạo khoảng cách thụt đầu dòng, sử dụng hộp thoại Tab.
Cách thực hiện như sau:
B1: Chọn (bôi đen) các đoạn văn bản;
B 2: Dùng chuột bấm vào góc dưới bên phải của hộp thoại Đoạn văn
bấm chuột chọn nhãn “Thụt lề và Giãn cách” của hộp thoại “Đoạn văn” và
thực hiện các thao tác theo chỉ dẫn ghi ở hình 15
Hình 15
Trang 223.4 Chèn các đối tượng đặc biệt vào văn bản.
3.4.1 Chèn ký tự đặc biệt.
Đặt con trỏ soạn thảo vào vị trí cần chèn ký tự đặc biệt rồi thực hiện mở
xuất hiện hộp thoại và làm theo chỉ dẫn như hình 16
Hình 16
Để chèn ký tự đặc biệt nào người sử dụng kích kép chuột vào ký tự đó
Chú ý: Ký tự đặc biệt sau khi chèn vào văn bản sẽ mang đầy đủ tính năng như ký tự được gõ từ bàn phím.
3.4.2 Chèn phương trình và công thức toán học.
Đặt con trỏ soạn thảo vào vị trí cần chèn phương trình hay công thức rồi
hiện một hộp thoại chứa phương trình mẫu như Hình 17, chọn kiểu phương trình
cho phép nhập công thức hay phương trình và làm theo chỉ dẫn như Hình 18, kếtthúc quá trình nhập công thức hay phương trình ta bấm chuột ra ngoài phạm vivùng nhập công thức
Lựa chọn kiểu hiện thị các ký tự đặc
biệt
Các ký tự đặc biệt của kiểu đã chọn
hiện thị tại đây
Trang 23Hình 17
Ví dụ: Chọn kiểu thứ 4 sẽ xuất hiện công thức mẫu như sau, bấm chuột vào vị trí
trong công thức để sửa chữa và thay đổi nội dung của công thức
3.4.3 Chèn hình ảnh, hình dạng vào tài liệu (văn bản).
Để chèn các đối tượng vào văn bản hay tài liệu, người sử dụng đặt con trỏ
soạn thảo vào vị trí cần chèn Bấm chọn Tab chức năng “Chèn” rồi tiến hành
bấm chuột vào đối tượng muốn chèn như: Hình ảnh, Clip Art (hình ảnh có sẵn),hình dạng, biểu đồ, số trang văn bản, tiêu đề đầu, tiêu đề cuối, WordArt (chữkiểu quảng cáo), ngày giờ, bảng biểu … Hình 19
Danh sách liệt kê các mẫu phương trình, công thức có sẵn trong hệ
thống
Chọn các chức năng để gõ công thức, phương trình theo yêu cầu
Phạm vi và vị trí hiện thị công thức hay phương trình trong quá trình soạn thảo
Trang 24Hình 19
Hình 19
Ví dụ: Để chèn hình ngôi sao ta thực hiện như sau:
Đặt con trỏ vào vùng cần vẽ ngôi sao mở mục Hình dạng chọn hình ngôisao, lúc này trỏ chuột có dạng hình chữ thập mảnh, bấm giữ và kéo chuột trênvùng cần vẽ, kết thúc băng cách thả chuột hình 20
ngữ …
Trang 25Các ô được chọn để tạo bảng (gồm 6 côt và 3 hàng) Chức năng chèn bảng theo số cột, số dòng do người sử dụng khai báo Hinh 22
Chức năng chèn bảng tính Excel để tính toán được Hinh 23
Chức năng chèn bảng biểu theo mẫu bảng có sẵn của hệ thống Hinh 24
Khai báo số cột, số hàng cần tạo cho bảng biểu
Các tuỳ chọn làm việc khi tạo bảng biểu theo yêu cầu cụ thể của công việc
Hinh 21
Hình 22
Hình 23
Vùng nhập số liệu và nội dung công thức như
làm việc trên Excel 2007
Trang 26Hình 24
4.2 Trình bày bảng biểu.
4.2.1 Trình bày dữ liệu trong bảng.
Sau khi đã chèn một bảng lên tài liệu tiến hành nhập, định dạng dữ liệu
giống như nhập và trình bày dữ liệu ở soạn thảo văn bản bình thường chỉ khác
đối tượng làm việc được giới hạn các lề là đường viền của ô bảng tính đang làmviệc (chú ý quan sát các lề của ô bảng tính trên thước ngang và thước dọc)
4.2.2 Trình bày đường viền cho bảng.
Chọn các ô hay các hàng, cột của bảng để trình bày sau đó mở Tab chức năng
“Thiết kế” và chọn mục “Vẽ viền” Hình 25
Hộp chức năng để kẻ đường viền
Liệt kê các các biểu mẫu có sẵn trong
hệ thống để người sử dụng chọn biểu mẫu phù hợp với công việc
Trang 27Chọn kiểu đường viền cần kẻ
Bấm chuột vào từng đường kẻ để kẻ viền theo tuỳ chọn
Lựa chọn mầu và độ rộng của đường viền cho bảng
Hinh 25
4.3 Các xử lý trên bảng biểu.
Trong khi làm việc với bảng biểu người sử dụng muốn thay đổi cấu trúc
của bảng biểu như thêm hàng, cột, ô hay xoá bỏ bít hàng, cột, ô hoặc cũng có thể
gộp các ô của bảng thành một ô, tách 1 ô của bảng làm nhiều ô…
Chọn đối tượng làm việc trong bảng: Đối tượng làm việc trong bảng là ô,
hàng, cột khi ta chọn đối tượng nào thì hệ thống sẽ cung cấp các lệnh tương ứng
cho đối tượng đã được chọn (Dùng Menu nhanh khi bấm phải chuột vào đối
tượng đã chọn và chọn lệnh tương ứng)
Ví dụ: Ta có bảng dữ liệu như sau (tạo bảng và nhập dữ liệu).
- Chèn thêm một cột Giới tính vào sau cột Họ tên: Đặt con trỏ vào ô họ
tên rồi bấm phải chuột chọn chèn cột vào bên phải của ô, trước khi thực hiện
thao tác này cần chuẩn bị phần giấy trống để khi chèn thêm cột bảng không bị
tràn, bị vỡ bảng
Trang 28- Muốn gộp nhiều ô thành 1 ô ta chọn các ô muốn gộp, rồi bấm phải chuộttại vùng chọn rồi tiến hành chọn lệnh “Kết hợp ô” để thực hiện Hinh 26.
Hình 26
5 In ấn văn bản tài liệu.
5.1 Quy trình in ấn một tài liệu
In ấn là công đoạn rất quan trọng và là khâu cuối cùng trong qui trìnhsoạn thảo văn bản, tài liệu
Để làm tốt việc in ấn cho tài liệu của mình, thực hiện theo qui trình sau:
- Định dạng trang in: Đây là bước bạn phải làm đầu tiên khi soạn thảo mộttài liệu trên Word;
- Soạn thảo tài liệu: Bao gồm tất cả các kỹ năng mà bạn đã được tìm hiểu
- Thiết lập tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang (nếu cần thiết)
- Xem lại toàn cục của tài liệu đây là khâu rất quan trọng Cho phép bạn
có thể xem nội dung, bố cục các trang trước khi in
- Thực hiện lệnh để đưa dữ liệu ra máy in để in lên giấy (Máy in đã đượccài đặt và sẵn sang thực hiện công việc in tài liệu)
Cột được chọn
Menu nhanh xuất hiện khi bấm phải chuột
tại đối tượng đã chọn (tuỳ theo đối tượng
Menu sẽ thay đổi để gọi lệnh tương ứng)
Các lệnh Chèn trong nhóm lệnh Chèn (Menu lệnh này cũng sẽ thay đổi tuỳ thuộc vào công việc
mà người sử dụng cần làm)
Trang 295.2 Định dạng trang in.
Tính năng này giúp thiết lập cấu trúc trang in: Đặt lề trang in, chọn khổgiấy in, chọn hướng in, đặt lề cho tiêu đề đầu, tiêu đề cuối Thực hiện như sau:
- Đặt con trỏ vào văn bản đang soạn thảo
- Chọn Tab “Bố trí trang”, chọn tiếp mục “Thiết lập trang” Hình 27
Chọn hướng in cho tài liệu (In ngang khổ giấy hay in dọc theo khổ giấy)
Xem văn bản trước những thay đổi khi thiết lập
Chọn phạm vi tài liệu chịu tác động của các thiết lâh
thông số
Trang 30* Chọn khổ giấy in.
Để chọn khổ giấy in ta chọn nhãn “Giấy” của hộp thoại “Thiết lập
trang” như Hình 29.
Hình 29
5.3 In tài liệu (Văn bản).
Trước khi thực hiện lệnh in văn bản ra máy in người sử dụng tiến hànhxem bố cục của văn bản trước (Xem văn bản trước khi in)
mục “Xem trước khi in” làm theo chi dẫn ghi chú Hình 30
Chọn cỡ giấy in: Khổ A4, A3, Letter …
Kích thước của khổ giấy đã
Trang 31Hình 30Sau khi đã hoàn chỉnh việc soạn thảo và trìh bày tài liệu hoặc văn bản,
chuyển trỏ chuột xuống mục In sau đó chọn mục “In” làm theo chi dẫn ghi chú
Hình 31: (Với điều kiện máy in đã được cài đặt đúng loại và ở trạng thái sẵnsàng làm việc), chọn OK để in
Thực hiện
lệnh In
Đóng cửa sổ Xem trước khi In
Tài liệu hiện thị ở
dạng toàn cục (Xem
bố cục tài liệu
Chuyển để xem trang kế trước hoặc trang kế sau
Trang 32PHẦN II:
KHAI THÁC HỆ THỐNG EMAIL VỚI TÊN MIỀN BACKAN.EDU.VN
VÀ TÀI NGUYÊN TRÊN MẠNG INTERNET, MẠNG NỘI BỘ (LAN)
1 Khai thác hệ thống Email với tên miền BacKan.Edu.Vn.
1.1 Đăng nhập hộp thư:
http://mail.google.com/a/backan.edu.vn Hình 32
Hình 32
- Tên người dùng: Gõ vào tên truy cập (đã dược cấp)
- Mật khẩu: Gõ vào mật khẩu (mỗi hộp thư đã có mật khẩu)
+ Nếu truy cập lần đầu tiên sẽ phải nhập mã xác định tài khoản Hình 33
Trang 33Mã bảo mật Nơi gõ mã bảo mật
Hình 33+ Nhập vào mã bảo mật theo hướng dẫn của máy (mỗi lần sẽ có một mã bảomật khác nhau, đọc kỹ các hướng dẫn trước khi thực hiện)
+ Chọn vào nút “Tôi chấp nhận, Hãy tạo tài khoản của tôi” để vào màn
hình giao diện chính của hộp thư Hình 34:
Hình 34+ Lúc này bạn có thể gửi, nhận thư điện tử và thay đổi mật khẩu của hộp thư
1.2 Thay đổi mật khẩu của hộp thư.
Từ màn hình giao diện chính chọn vào mục “Cài đặt” (Setting) chọn tiếp vào
Thoát khỏi hộp thư sau mỗi phiên làm
Thực hiện các cài đặt cho hộp thư Danh sách thư
được gửi đến
Trang 34Hình 35 Mật khẩu hiện tại của bạn: Nhập vào mật khẩu hiện tại đang sử dụng.
Chọn mật khẩu mới: Nhập vào mật khẩu mới (ít nhất 6 ký tự)
Nhập lại mật khẩu mới: Gõ lại mật khẩu mới
Chọn vào nút “Đổi mật khẩu” để hoàn thành việc đổi mật khẩu.
(Mỗi hộp thư đã được cấp một “Mật khẩu” duy nhất)
Trang 35Hình 36
Tải xuống: Ghi file đính kèm của thư xuống ổ đĩa cứng.
Trả lời: Viết thư trả lời.
Chuyển tiếp: Chuyển tiếp thư sang địa chỉ của hộp thư bất kỳ khác.
1.4 Gửi thư điện tử.
Từ cửa sổ chính của màn hình giao diện hộp thư điện tử, chọn vào mục
“Soạn thư” xuất hiện của sổ soạn nội dung thư điện tử Hình 37.
Hình 37
Tới: Nhập địa chỉ của hộp thư bạn muốn gửi thư (nhập đầy đủ địa chỉ hộp
thư cả phần trước và phần ở sau ký hiệu “@”).
Chủ đề: Nhập tiêu đề cho nội dung thư đang gửi.
Đính kèm tệp: Bấm vào đây để chọn tệp dữ liệu muốn gửi kèm thư điện tử.
Nhập đày đủ địa chỉ email, có thể gửi cho nhiều địa chỉ email cùng lúc mỗi địa chỉ ngăn cách nhau bằng dấu phẩy
Nhập chủ đề cho thư cần gửi
Đính kèm tệp
dữ liệu đã có
Vùng nhập nội dung thư (Gõ
tiếng Việt có dấu
Trang 36Kết thúc quá trình soạn thư và đính kèm tệp dữ liệu, chọn vào mục “Gửi” đểhoàn thiện việc gửi thư điện tử.
1.5 Xoá các thư điện tử.
Từ cửa sổ của màn hình giao diện chính hộp thư điện tử, đánh dấu vào ô
kiểm các thư điện tử cần xoá sau đó bấm chọn nút “Xoá” để thực hiện xoá thư.
1.6 Chuyển tự động thư gửi đến từ nhiều hộp thư vào 1 hộp thư.
(Theo tinh thần của công văn triển khai Email với tên miền Backan.Edu.Vn)
Ví dụ: Một người có 4 hộp thư (4 địa chỉ Email).
DhhComputer.SobacKan@Moet.Edu.Vn (1)
PhongCNTT.SobacKan@Moet.Edu.Vn (2)
PhongCNTT@BacKan.Edu.Vn (3)
DhhComputer@BacKan.Edu.Vn (4)
cách nào để các thư gửi đến hộp thư (1), (2), (3) mà vẫn kiểm soát được, khôngcần mở các hộp thư (1), (2), (3)
Để giải quyết vấn đề trên ta thực hiện cấu hình cho hộp thư (1), (2), (3) tựđộng chuyển các thư gửi đến sang hộp thư thường dùng (hộp thư thường xuyên
hiện theo các bước như sau:
như khi dùng bình thường, tại cửa sổ giao diện chính của hộp thư chọn vào
mục “Cài đặt” xuất hiện cửa sổ, chọn tiếp vào mục “Chuyển tiếp và
POP/IMAP" như Hình 38
Trang 37Hình 38Vậy từ lúc này trở đi những thư gửi vào địa chỉ hộp thư (1) sẽ tự độngchuyển sang hộp thư (4).
Tương tự như với hộp thư (1) ta cấu hình cho các hộp thư (2), (3)
Vậy vấn đề đặt ra đã được giải quyết, từ việc phải mở 4 hộp thư để xem
hộp thư (1), (2), (3))
Lưu ý: - Sau mỗi lần giao dịch thư điện tử cần thoát khỏi hộp thư bằng cách
bấm chọn mục “Thoát” ở góc trên bên phải màn hình giao diệnchính của hộp thư điện tử để bảo mật cho hộp thư
- Khuyến cáo không lưu lại mật khẩu của hộp thư lên máy tính
Ngoài các tính năng trên, dịch vụ của Nhà cung cấp còn cho người dùng cóthể hội thoại trực tuyến giữa các địa chỉ thư điện tử đang được Online và một sốtính năng khác như “Lọc thư”, “Sắp xếp thư”, …
Nhập địa chỉ hộp thư (4), nhập đầy
đủ địa chỉ hộp thư
Bấm chuột tại đây để kết thúc quá trình thực
Trang 382 Nén và giả nén thư mục, file dữ liệu:
+ Zip for WindowsXP + 7-Zip (7z)
2.1 Zip for Windows XP (Phần mềm nén Zip).
Trong Windows XP tích hợp sẵn công cụ nén có phần mở rộng là zip
Để nén tập tin hay thư mục, bạn chọn đối tượng cần nén và nhấn phảichuột vào vùng được chọn, trình đơn ngữ cảnh của windows xuất hiện như hình
thứ nhất, các bạn chọn Send to Compressed (zipped) Folder Hình 39
Hình 39
Để giải nén một tập tin zip ta chỉ cần nhấn phải chuột vào tập tin đó và
chọn Extract All… Hình 40