Slide bài giảng quản lý học chương 3: Lập kế hoạch

Slide bài giảng quản lý học chương 3: Lập kế hoạch

BÀI 3 LẬP KẾ HOẠCH

PGS.TS.Phan kim Chiến

Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

1

• Tôi là một trong ba giám đốc sản phẩm báo cáo cho ông Long – Phó tổng giám đốc phụ trách nghiên cứu, phát triển và sản xuất Để báo cáo lên Tổng giám đốc về năng lực của các sản phẩm mới của doanh nghiệp, ông Long gọi ba chúng tôi đến văn phòng của ông

ấy và nói: “Tôi muốn các anh ngừng những công việc đang làm và viết cho tôi báo cáo về các sản phẩm mới mà các anh đang triển khai, và doanh thu mà các anh dự báo có thể tạo ra từ những sản phẩm đó trong năm nay và năm tới” Ông Long muốn có các bản báo cáo của chúng tôi vào 3h chiều ngày hôm sau

• Thế là từng người chúng tôi trở về phòng riêng, dẹp các việc khác sang một bên và bắt tay vào viết báo cáo Tôi phải mất khoảng 8 tiếng đồng hồ, và các đồng nghiệp của tôi cũng mất khoảng thời gian tương tự để cho ra đời 3 bản báo cáo Đúng thời hạn quy định, chúng tôi nộp báo cáo lên cho ông Long

• Hai ngày sau, ông Long lại gọi tất cả chúng tôi lên văn phòng, lần này để nói rằng chúng tôi đã không làm báo cáo như cách mà ông ấy muốn Ông ấy nghĩ ra một mẫu báo cáo đặc biệt và cũng muốn đưa doanh thu của các sản phẩm hiện đang sản xuất vào báo

• Nắm được các kiến thức về kế hoạch và hệ thống kế hoạch

• Hiểu và vận dụng được quy trình lập kế hoạch để lập một kế hoạch cụ thể

• Hiểu và phân tích được các cấp độ chiến lược của tổ chức

• Phân tích và vận dụng được một số mô hình trong lập kế hoạch chiến lược

Các cấp độ chiến lược của tổ chức

Quy trình lập kế hoạch chiến lược

Cấu trúc của một bản phân tích chiến lược

Một số mô hình vận dụng trong lập kế hoạch chiến lược

• Khái niệm: Kế hoạch là tổng thể các mục tiêu, các giải pháp và công cụ để đạt được

mục tiêu cho một hệ thống nhất định sau một giai đoạn nhất định

• Nội dung cơ bản của kế hoạch:

 Mục tiêu kế hoạch: Phải đạt được?

 Giải pháp kế hoạch: Phải làm gì và làm thế nào?

 Công cụ kế hoạch: Nguồn lực? Ai thực hiện? Thời gian? Không gian?

2 HỆ THỐNG KẾ HOẠCH

Xem xét theo cấp kế hoạch

• Các kế hoạch chiến lược

• Kế hoạch chiến lược

 Tổng thể các mục tiêu, các giải pháp cơ bản, định hướng dài hạn đảm bảo cho tổ chức hoạt động và phát triển vượt bậc về chất sau giai đoạn nhất định

 Quy hoạch thể hiện tầm nhìn, sự bố trí chiến lược

về thời gian, không gian lãnh thổ, xây dựng khung vĩ

mô về tổ chức không gian để chủ động hướng tới mục tiêu, đạt hiệu quả cao và phát triển bền vững

2 HỆ THỐNG KẾ HOẠCH (tiếp theo)

• Chính sách

 Chỉ dẫn chung để quản lý các vấn đề của tổ chức

 Hướng dẫn cho nhà quản lý trong việc đưa ra quyết định đối với sự việc lặp lại nhiều lần

• Thủ tục

 Cụ thể bao gồm chuỗi các hành động theo thời gian để thực thi chính sách

 Được thiết kế với những chỉ dẫn rõ ràng trong việc giải quyết vấn đề có tính chất lặp lại nhiều lần

• Quy tắc

 Là dạng chặt chẽ nhất của kế hoạch thường trực

 Quy định những hành động được phép hay không được phép

Kế hoạch đơn dụng

• Chương trình

Các giải pháp và các nguồn lực (tài chính, con người, thời gian…) được xác định một cách trọn gói để hoàn thành hệ thống các mục tiêu quan trọng và xung yếu

3 LẬP KẾ HOẠCH VÀ QUÁ TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH

• Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và phương thức thực hiện mục tiêu

• Sản phẩm là một bản kế hoạch với những nội dung chính:

 Phải đạt được?

 Phải làm gì?

 Công cụ?

QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH

Phân tích môi trường

• Mục đích: xác định những cơ hội (O), thách thức (T), điểm mạnh (S) và điểm yếu (W) mà môi trường tạo ra đối với hệ thống

• Nội dung:

 Phân tích môi trường bên ngoài;

 Phân tích môi trường bên trong

Xác định mục tiêu kế hoạch:

• Mục đích: xác định hệ thống cần đạt được gì sau giai đoạn nhất định

QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH

Xác định các phương án thực hiện mục tiêu:

• Xác định tất cả các phương án thực hiện mục tiêu;

• Mỗi phương án cần cụ thể hóa giải pháp và công cụ thực hiện mục tiêu;

• Giải pháp: làm gì, làm như thế nào?

• Công cụ: làm bằng gì?

Đánh giá và lựa chọn phương án tối ưu:

• Mục đích: tìm ra phương án tốt nhất để đạt mục tiêu

• Nội dung xác định phương án tốt nhất:

 Phương án nào thực hiện được mục tiêu

và có ảnh hưởng mạnh nhất tới mục tiêu

 Phương án nào sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của tổ chức

 Phương án nào có chi phí thấp

 Phương án nào tạo được sự ủng hộ của các cấp quản lý và người thực hiện

 Phương án nào phản ánh tốt nhất hệ thống tiêu chuẩn đã chọn

QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH

Thể chế hóa phương án

• Đề xuất về phương án tối ưu sẽ được trình cho người có thẩm quyền quyết định

• Người có thẩm quyền sẽ phân tích và thông qua phương án

• Đề xuất sẽ được thể chế hóa bằng văn bản

• Chiến lược cấp tổ chức

• Các chiến lược cấp ngành

• Các chiến lược cấp chức năng

4.1 CHIẾN LƯỢC CẤP TỔ CHỨC

• Chiến lược cấp tổ chức: Do bộ phận quản lý cao nhất vạch ra nhằm định hướng cho hoạt động của toàn tổ chức

• Câu hỏi cần trả lời đối với tổ chức:

 Cần đạt được những mục tiêu cơ bản nào?

 Định hướng phát triển là tăng trưởng, ổn định hay thu hẹp?

 Nên hoạt động trong những lĩnh vực nào? Ngành nào? Cung cấp sản phẩm dịch vụ nào?

 Phân bổ nguồn lực ra sao cho các lĩnh vực, ngành, sản phẩm/dịch vụ đó?

 Phối hợp hoạt động của các lĩnh vực, ngành?

• Chiến lược cấp ngành/lĩnh vực: chỉ liên quan đến những mối quan tâm và hoạt

động trong một ngành (một lĩnh vực hoạt động) của tổ chức

• Câu hỏi cần trả lời:

 Ngành cần đạt được những mục tiêu cơ bản nào?

 Cạnh tranh dựa trên các lợi thế nào?

 Hợp tác bằng những phương thức nào? Dựa trên lợi thế nào?

4.3 CHIẾN LƯỢC CẤP CHỨC NĂNG

• Chiến lược cấp chức năng: nhằm nâng cao năng lực cho các chức năng hoạt động của tổ chức và tối đa hoá năng suất

sử dụng nguồn lực của tổ chức

• Chiến lược cấp chức năng thường sử dụng: marketing, tài chính, nguồn nhân lực, sản xuất, nghiên cứu và phát triển…

Phân tích môi trường

Xây dựng các lựa chọn CL (phương án CL)

Đánh giá, lựa chọn phương án CL tối ưu Khẳng định sứ mệnh, tầm nhìn chiến lược

Xác định mục tiêu chiến lược

BƯỚC 1: PHÂN TÍCH MÔI TRƯỜNG

• Cho thấy điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức của một tổ chức

• Nội dung của phân tích môi trường bao gồm:

 Phân tích môi trường bên ngoài;

 Phân tích môi trường bên trong (Đánh giá thực trạng của tổ chức)

• Sứ mệnh:

 Xác định mục đích cơ bản của một tổ chức, lý do

tồn tại và những gì tổ chức cần làm để đạt được

tầm nhìn

 Được đặt ra trên cơ sở xác định những lĩnh vực

hoạt động của tổ chức, những giả định về mục

BƯỚC 3: XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU CHIẾN LƯỢC

• Xác định điểm mốc cần đạt được trong

từng khoảng thời gian nhất định để từng

bước biến tầm nhìn thành hiện thực

• Chuyển hoá sứ mệnh và định hướng của

tổ chức thành cái cụ thể hơn để đo lường

được kết quả hoạt động của tổ chức trong

• Lựa chọn chiến lược là một tập hợp các hoạt động nhằm thực hiện mục tiêu chiến lược

• Cho thấy các khả năng có thể trong việc hướng tới các mục tiêu chiến lược, từ đó có những phương án thích hợp cho việc huy động tiềm năng và nguồn lực của tổ chức

BƯỚC 5: ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN PHƯƠNG ÁN CHIẾN LƯỢC TỐI ƯU

Tiêu chí đánh giá phương án:

• Khả năng chắc chắn đảm bảo sự thành

công của các mục tiêu chiến lược;

• Tận dụng được điểm mạnh và cơ hội

của tổ chức;

• Nguồn lực của từng phương án và khả

năng đảm bảo nguồn lực;

• Các công việc phải làm, yêu cầu và

tính chất công việc, khả năng thực hiện

các công việc đó…

• Ra quyết định để phân bổ con người và

các nguồn lực khác của tổ chức cho việc

thực hiện kế hoạch

• Đề xuất và quyết định chiến lược dưới

dạng văn bản

6 CẤU TRÚC CỦA MỘT BẢN PHÂN TÍCH CHIẾN LƯỢC

• Giới thiệu khái quát về tổ chức

• Phân tích môi trường bên ngoài

• Phân tích môi trường bên trong

• Khẳng định sứ mệnh và tầm nhìn chiến lược

• Xác định mục tiêu chiến lược

• Xác định các phương án (lựa chọn) chiến lược

• Đánh giá và lựa chọn chiến lược tối ưu

• Một số kiến nghị để tổ chức thực hiện chiến lược thành công

• Mô hình SWOT.

• Mô hình "năm lực lượng cạnh tranh" của M Porter

• Mô hình phân tích chuỗi giá trị của M.Porter

• Mô hình phân tích danh mục hoạt động/đầu tư của nhóm tư vấn Boston (BCG)

MÔ HÌNH SWOT

MÔ HÌNH PHÂN TÍCH CHUỖI GIÁ TRỊ CỦA M.PORTER

GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG

Sai lầm khi lập kế hoạch:

• Không lập kế hoạch theo một quy trình hợp lý và khoa học

• Không phân tích đầy đủ yếu tố môi trường khi lập kế hoạch về sản phẩm

• Không xác định được mục tiêu doanh thu sản phẩm dựa trên nguồn lực và cơ hội từ môi trường

• Không có cơ sở để xác định phương án sản phẩm

1 Nhà quản lý cấp nào cần lập kế hoạch?

Trả lời:

 Nhà quản lý ở bất cứ vị trí nào trong tổ chức đều cần xây dựng kế hoạch cho bộ phận mà mình quản lý

 Phạm vi, nội dung các kế hoạch này có sự khác biệt

2 Kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp khác nhau như thế nào?

Trả lời: Giữa hai loại kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp, sự khác biệt chủ

yếu trên 3 mặt:

 Thời gian: kế hoạch chiến lược thường cho khoảng thời gian từ 3-5 năm trở lên,

kế hoạch tác nghiệp thường chỉ cho một năm trở xuống

 Phạm vi hoạt động: kế hoạch chiến lược tác động tới các mảng hoạt động lớn, liên quan đến tương lai của toàn bộ tổ chức Kế hoạch tác nghiệp chỉ có một phạm vi hạn hẹp ở trong một mảng hoạt động

CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 1

Chương trình là một loại kế hoạch:

A tác nghiệp

B chiến lược

C hướng dẫn chung giải quyết vấn đề trong tổ chức

D quy định hành động được phép hay không được phép

Trả lời:

• Đáp án đúng là: A tác nghiệp

• Vì đây là kế hoạch cụ thể để triển khai chiến lược (xem phần 3.2 hệ thống kế hoạch)

Chiến lược cấp tổ chức là loại kế hoạch xác định

A Trạng thái cần đạt được của một đơn vị kinh doanh sau giai đoạn chiến lược

B Lợi thế cạnh tranh của một ngành kinh doanh của tổ chức

C Mục tiêu và các ngành kinh doanh của tổ chức

D Phương thức hợp tác của một đơn vị kinh doanh chiến lược

Trả lời:

• Đáp án đúng là C

 Vì các đáp án A, B, D là nội dung của chiến lược cấp ngành Chiến lược cấp tổ

chức bao gồm (1) mục tiêu; (2) định hướng phát triển; (3) những lĩnh vực và sản phẩm; (4) phân bổ nguồn lực ra cho các lĩnh vực; (4) phối hợp hoạt động của các lĩnh vực, ngành

CÂU HỎI TỰ LUẬN

1 Hãy xác định một tổ chức mà anh/chị quan tâm

2 Hãy xây dựng một bản tóm lược kế hoạch chiến lược của tổ chức đó, bao gồm tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu chiến lược và các cấp chiến lược

3 Trong bản kế hoạch chiến lược đó, sử dụng ma trận SWOT để chỉ ra điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức mà tổ chức đang phải đối mặt

• Kế hoạch là tổng thể các mục tiêu, các giải pháp và công cụ để đạt được mục tiêu

cho một hệ thống nhất định Kế hoạch của một tổ chức có thể được xem xét dưới

nhiều giác độ khác nhau

• Việc lập kế hoạch phải được xác định theo quy trình tương đối thống nhất bao gồm

phân tích môi trường, phân tích mục tiêu, phân tích phương án, đánh giá và lựa chọn

phương án tối ưu, quyết định kế hoạch

• Chiến lược của tổ chức bao gồm 3 cấp độ: Chiến lược cấp tổ chức, chiến lược cấp

ngành và chiến lược cấp chức năng

• Quy trình lập kế hoạch chiến lược bao gồm các bước: phân tích môi trường; khẳng

định tầm nhìn và chiến lược; xác định mục tiêu chiến lược; xây dựng các lựa chọn

chiến lược; đánh giá và lựa chọn phương án chiến lược tối ưu; đề xuất và quyết định

chiến lược

Câu hỏi thường gặp

1 Trong môi trường ổn định có cần lập kế hoạch?

Trả lời: Dù môi trường nào cũng cần có kế hoạch để xác định mục tiêu cần đạt và cách thức đạt mục tiêu

2 Nếu không phân tích môi trường thì sẽ dẫn đến hậu quả gì khi lập kế hoạch?

Trả lời: dẫn đến xác định mục tiêu sai, giải pháp sai

3 Chính sách do cấp quản lý nào lập ra?

Trả lời: Bất kỳ nhà quản lý nào cũng có chính sách của minh để quản lý bộ phận của mính, tuy nhiên các chính sách chính thức thì việc ai ban hành được quy định trong sơ đồ trách nhiệm và quyền hạn

4 Tất cả các tổ chức đều có kế hoạch chiến lược?

• Chính sách

Là những điều khoản hoặc những quy định chung để hướng dẫn hoặc khai thông cách suy nghĩ và hành động khi ra quyết định

• Thủ tục

Là sự hướng dẫn hành động, là việc chỉ ra một cách chi tiết, biện pháp chính xác cho một hoạt động nào đó cần phải thực hiện Đó là một chuỗi các hoạt động cần thiết theo thứ tự thời gian, theo cấp bậc quản trị

• Dự án

Là tổng thể những chính sách, hoạt động và chi phí liên quan với nhau được thiết kế

Thuật ngữ (tiếp)

• Lập kế hoạch chiến lược

Là quá trình xác định các mục tiêu chiến lược cũng như các giải pháp, công cụ để thực hiện mục tiêu chiến lược

• Lựa chọn chiến lược

Là một tập hợp các hoạt động nhằm thực hiện mục tiêu chiến lược