Slide Bài Giảng Quan Hệ Công Chúng Chương 5 Tổ Chức Sự Kiện

MARKETING HIỆN ĐẠI HỌC VIỆN TÀI CHÍNH Bộ môn Marketing Chương 5 TỔ CHỨC SỰ KIỆN TS Nguyễn Thị Nhung MỤC TIÊU CHƯƠNG 5 ❖Mục tiêu ▪ Sinh viên nắm được bản chất và nguyên tắc của hoạt động tổ chức sự kiệ[.]

Trang 1

HỌC VIỆN TÀI CHÍNH

Bộ môn Marketing

Chương 5 TỔ CHỨC SỰ KIỆN

TS Nguyễn Thị Nhung

Trang 4

5.1 TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

5.1 Tổng quan về tổ chức sự kiện

5.1.1 Khái niệm

5.1.2 Nguyên tắc tổ chức sự kiện

Trang 5

5.1.1 Khái niệm

‘Tổ chức sự kiện (events) là quá trình

kết hợp các hoạt động lao động với các tư liệu lao động nhằm đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động triển khai của một sự kiện nào đó diễn ra đúng kế hoạch, trong một không gian, thời gian cụ

kiện những thông điệp truyền thông theo yêu cầu của khách hàng mục tiêu.’

5

Trang 6

❖ Các thành tố trong một sự kiện:

▪ Chủ sở hữu sự kiện: Là người có nhu cầu tổ chức

sự kiện để truyền thông, là người đầu tư cho sự kiện

▪ Người tổ chức sự kiện: Là những người thực hiện

sự kiện, chịu trách nhiệm trước chủ sở hữu về thànhcông của sự kiện đó

▪ Đối tượng tham dự sự kiện: Là khách mời theo yêu

cầu của chủ sự kiện Là đối tượng nhận thông điệptruyền thông từ chủ sự kiện

Trang 7

❖ VÍ DỤ

Hội nghị các nước ASEAN bàn về vấn đề

biển Đông được tổ chức tại Việt Nam

7

Trang 8

5.1.2 Nguyên tắc tổ chức sự kiện

❖ Sự kiện phải được đặt trong chiến lược Marketingcủa công ty;

❖ Xác định đúng đối tượng khách hàng mục tiêu;

❖ Xác định mục tiêu rõ ràng, làm cơ sở cho việc xâydựng chiến lược, chiến thuật, và đánh giá;

❖ Quảng bá cho sự kiện nhằm thu hút và xác định

rõ hơn khách hàng mục tiêu;

❖ Phải có kế hoạch thực hiện cụ thể, rõ ràng;

❖ Nhân lực là yếu tố quan trọng nhất;

❖ Xác định rõ ngân sách dành cho sự kiện

Trang 9

5.2 XÂY DỰNG KẾ HOẠCH CHO SỰ KIỆN

5.2 Xây dựng kế hoạch cho sự kiện

5.2.1 Quản trị nhân sự trong tổ chức sự kiện 5.2.2 Quản trị tài chính

5.2.3 Kế hoạch tổ chức sự kiện và các bước thực hiện kế hoạch

9

Trang 10

5.2.1 Quản trị nhân sự

❖ Hai loại nhân sự:

❖ Nhân viên toàn thời gian

▪ Giữ vị trí chủ chốt trong việc tổ chức SK

Trang 11

❖ Hai loại nhân sự:

❖ Nhân viên bán thời gian

▪ Làm việc ở các vị trí đòi hỏi số lượng nhân sự nhiều

Trang 12

❖ Phân bổ nguồn nhân lực:

▪ Phân phối đầy đủ và hợp lý nguồn nhân lực

▪ Các bước:

• Lên hạng mục công việc và nhiệm vụ cần thựchiện trong sự kiện

• Xác định danh sách các nhân sự tham gia sự kiện

• Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân sự

• Phân công nhiệm vụ phù hợp với năng lực từng cánhân

Trang 13

▪ Trưởng bộ phận điện, nước, và bảo vệ;

▪ Trưởng bộ phận phụ trách về giao thông, an ninh;

▪ Trưởng bộ phận phụ trách thông tin liên lạc, quảng cáo;

▪ Trưởng bộ phận nhân sự;

▪ Quản lý khu vực VIP, thủ kho…

❖ Huấn luyện nhân viên

13

Trang 14

❖ Huấn luyện nhân viên:

▪ Cung cấp cho NV đầy đủ thông tin liên quan đếnchương trình:

• Nội dung và thông điệp của chương trình

• Thông tin SP/DV liên quan

• Sơ đồ vị trí từng khu vực thực hiện chương trình

• Thời gian bắt đầu và kết thúc chương trình

• Yêu cầu về trách nhiệm và nhiệm vụ công việc domình phụ trách

• Hướng dẫn kỹ năng xử lý vấn đề và đưa ra cáctình huống có thể xảy ra

Trang 15

5.2.2 Quản trị tài chính

❖ Yêu cầu cơ bản:

▪ Đủ ngân sách để tổ chức sự kiện;

▪ Thu xếp sử dụng nguồn ngân sách một cách hợp lý;

▪ Xác định rõ quy mô, vị trí, địa điểm tổ chức phù hợpvới nguồn ngân sách;

▪ Việc chi tiêu ngân sách phải có kế hoạch chi tiết, đảmbảo yêu cầu của từng công việc và tính hiệu quả

15

Trang 16

❖ Dự toán ngân sách:

▪ Phụ thuộc vào mục đích tổ chức sự kiện Mục đíchcủa sự kiện chi phối quy mô và tổ chức hoạt độngcủa sự kiện;

▪ Cần dự kiến được danh mục hàng hóa và dịch vụ,khối lượng công việc, và chi phí cần thiết;

▪ Chú ý đến mối tương quan giữa ngân sách và danhmục hàng hóa, dịch vụ để điều chỉnh cho phù hợp

Trang 17

❖ Phân bổ ngân sách:

▪ Lập bảng chi phí: liệt kê các hạng mục công việc,

các nội dung hoạt động cùng ngân sách dự kiến kèmtheo;

▪ Kiểm tra điều chỉnh tổng thể: sau khi lập bảng, cần

tiếp tục rà soát, phân tích, so sánh, đánh giá, pháthiện bất hợp lý về ngân sách giữa các hạng mục vàđiều chỉnh cho phù hợp;

▪ Khi lập bảng chi phí cần đi xuyên suốt tất cả các

giai đoạn của sự kiện từ khi bắt đầu đến kết thúc.

Có 2 loại: bảng chi phí tổng quát và bảng chi phí chitiết

17

Trang 18

5.2.3 Kế hoạch tổ chức sự kiện và các bước thực hiện kế hoạch

❖ Giai đoạn chuẩn bị

❖ Giai đoạn triển khai

Trang 19

❖ Giai đoạn chuẩn bị

❖ Phân tích chiến lược: Cần bám sát chiến lược

phát triển doanh nghiệp trong từng giai đoạn

❖ Xác định mục tiêu sự kiện:

▪ Tăng doanh số;

▪ Tạo đồng minh chiến lược;

▪ Xây dựng, củng cố thương hiệu;

▪ Thu hút lực lượng truyền thông;

▪ Giáo dục, huấn luyện nhân sự nội bộ

19

Trang 20

▪ Kỷ niệm ngày thành lập công ty;

▪ Sự kiện tổ chức vào các dịp lễ như năm mới, 8/3…

Trang 21

Trang 22

❖ Xác định đội ngũ hoạch định và triển khai sự kiện:

▪ Giám đốc Marketing;

▪ Giám đốc quan hệ công chúng;

▪ Giám đốc thương hiệu;

Trang 23

Trang 24

❖ Xác định đối tượng tham gia sự kiện:

▪ Xác định cụ thể đối tượng tham dự;

▪ Xác định cụ thể số lượng người tham dự cho từng sựkiện;

▪ Xác định phương pháp để thu hút nhiều người thamdự

Trang 25

❖ Phát triển ý tưởng của sự kiện:

▪ Chủ đề;

▪ Thời gian;

▪ Địa điểm

▪ Ý tưởng kịch bản;

▪ Ý tưởng thiết kế, dàn dựng về hình ảnh, âm thanh…;

▪ Những hoạt động sau sự kiện: báo chí viết bài, tv, thuhình phát sóng, làm đĩa CD phát hành…

25

Trang 26

❖ Giai đoạn triển khai

❖ Những yếu tố quan trọng:

▪ Sáng tao: dựa trên cơ sở của chiến lược định vị vàxây dựng thương hiệu, thực trạng về ngân sách, thờigian, địa điểm;

▪ Tổ chức thực hiện: chính xác thời gian, khớp nối các

bộ phận và công việc, an toàn;

▪ Đối tượng tham dự: đảm bảo tham gia đông đủ, đúngthành phần, có phương án dự phòng

Trang 27

❖ Giai đoạn triển khai

❖ Phân tuyến hoạch định:

▪ Tuyến tĩnh vật: địa điểm, sân khấu, âm thanh, ánhsáng…

▪ Tuyến nhân vật: khách hàng, truyền thông, công an,nhân viên, tham gia biểu diễn…

❖ Lên kịch bản chi tiết: Thời gian, tiết mục, người

phụ trách, nội dung, sự cố và khách phục…

❖ Tính toán chi phí: chi phí nhân công, chi phí

trang thiết bị, chi phí in ấn và trang trí, chi phí anninh và truyền thông, chi phí giấy phép…

27

Trang 29

5.3 CÁC LOẠI HÌNH SỰ KIỆN

5.3.1 Hội chợ triển lãm (fair)

❖ Khái niệm:

❖ ‘Ngành công nghiệp hội trợ triển lãm với mục tiêu

cung cấp các giá trị gia tăng (value added) cho nhà trưng bày (exhibitor) và khách viếng thăm (visitor).’

❖ ‘Mang người mua và người bán của một ngành

công nghiệp tới một địa điểm trong một thời gian nhất định.’

Vincent Gerard – Giám đốc điều hành UFI

29

Trang 30

5.3.1 Hội chợ triển lãm (fair)

Trang 31

5.3.2 Khai trương

❖ Là một trong những lý do tốt nhất để tổ chức sựkiện

❖ Cần làm sự kiện mang nét đặc trưng riêng, nóilên được ngành nghề và truyền tải thông điệpmong muốn

❖ Có 2 cách:

▪ Công ty tự mình thực hiện lễ khai trương Đòi hỏi kế

hoạch chuẩn bị chi tiết và cụ thể

▪ Công ty thuê đối tác bên ngoài thực hiện Cần lựa

chọn đối tác tốt, có uy tín, cần sự hợp tác nhịp nhànggiữa công ty và đối tác

31

Trang 32

5.3.2 Khai trương

Trang 33

5.3.3 Giới thiệu sản phẩm mới

❖ Thường đi kèm với các chương trình giải trí, biểudiễn Những chương trình này là ‘chất xúc tác’,sản phẩm và dịch vụ mới là phần ‘cốt lõi’

❖ Chú ý tới không gian và thời gian tổ chức

❖ Sự thành công phụ thuộc vào việc sản phẩm cóđược giới thiệu tới các khách hàng tiềm năng mộtcách thành công hay không

33

Trang 34

5.3.3 Giới thiệu sản phẩm mới

Trang 35

❖ Thường được áp dụng khi công ty kinh doanhnhững mặt hàng theo mùa như may mặc, đồuống….

35

Trang 36

5.3.4 Các kỳ nghỉ, các ngày lễ

Trang 38

5.3.6 Đồng tài trợ

❖ Tham gia tài trợ sự kiện do công ty khác tổ chứchoặc hợp tác để tổ chức các chương trình từthiện, thi đấu thể thao, hội họp…

❖ Việc hợp tác phải tùy thuộc đặc điểm ngành nghềkinh doanh và nhu cầu của khách hàng

Trang 40

5.4 CHIẾN LƯỢC TÀI TRỢ SỰ KIỆN

5.4 Chiến lược tài trợ sự kiện

5.4.1 Lý do chọn tài trợ sự kiện

5.4.2 Khả năng đánh giá các cơ hội tài trợ

5.4.3 Ngân sách tài trợ sự kiện

5.4.4 Kế hoạch tài trợ sự kiện

Trang 41

5.4.1 Lý do chọn tài trợ sự kiện

❖ Vai trò chính của tài trợ sự kiện là nâng cao vị thế và uy tín nhằm xây dựng hình ảnh, thương hiệu của công ty.

41

Trang 42

5.4.1 Lý do chọn tài trợ sự kiện

❖ Tài trợ hướng đến đúng đối tượng mục tiêu;

❖ Thiết lập mối liên kết giữa giá trị thương hiệu sẵn

có với các thương hiệu lớn khác;

❖ Tài trợ mang tính tương tác cao, thông qua việctạo ra và xây dựng mối quan hệ và sự trảinghiệm của khách hàng;

❖ Giúp công ty vượt qua những phạm vi cho phép

mở rộng thị trường

Trang 43

5.4.2 Khả năng đánh giá các cơ hội tài trợ

❖ Loại hình tài trợ đó có phù hợp với mục tiêu chiếnlược Marketing và hướng đến đúng khách hàngmục tiêu?

❖ Đâu là lợi ích mang lại từ hoạt động tài trợ này vàkhả năng khai thác những lợi ích đó của công ty?

❖ Khả năng tổ chức thành công sự kiện và nhữngảnh hưởng đến nhà tài trợ;

❖ Nguồn lực của công ty đảm bảo cho hoạt động tàitrợ thành công

43

Trang 44

5.4.3 Ngân sách tài trợ sự kiện

❖ Xác định ngân sách dành cho tài trợ (4 phươngpháp)

❖ Ngân sách bao gồm 2 phần chính

▪ Dùng để mua quyền tài trợ

▪ Dùng để thực thi quyền tài trợ

❖ Cần đánh giá hiệu quả chi phí của tài trợ

Trang 45

5.4.4 Kế hoạch tài trợ sự kiện

❖ Xác định các sự kiện chính: khai mạc, thể thao,

ca nhạc…;

❖ Kế hoạch truyền thông toàn diện;

❖ Ngân sách và đánh giá hiệu quả

45

Trang 46

❖ Quy trình thực hiện tài trợ:

Trang 47

❖ Quy trình vận động tài trợ:

47

Trang 48

Chúc các em học tốt!

Tiêu đề	Tổng Quan Về Tổ Chức Sự Kiện
Người hướng dẫn	TS Nguyễn Thị Nhung
Trường học	Học Viện Tài Chính
Chuyên ngành	Marketing
Thể loại	Chương

Định dạng
Số trang	48
Dung lượng	1,36 MB