Bài Giảng 3 Quan Hệ Nội Bộ Pr Nội Bộ Môn Quan Hệ Công Chúng

MARKETING HIỆN ĐẠI HỌC VIỆN TÀI CHÍNH Bộ môn Marketing PR NỘI BỘ (INTERNAL PR) TS Nguyễn Thị Nhung MỤC TIÊU CHƯƠNG 3 ❖Mục tiêu ▪ Sinh viên nắm được bản chất và tầm quan trọng của hoạt động PR nội bộ;[.]

Trang 1

HỌC VIỆN TÀI CHÍNH

PR NỘI BỘ (INTERNAL PR)

TS Nguyễn Thị Nhung

Trang 3

MỤC LỤC

3.1 Thực chất và vai trò của PR nội bộ

3.1.1 Thực chất của PR nội bộ

3.1.2 Vai trò của PR nội bộ

3.2 Các kỹ thuật và công cụ chủ yếu của hoạt động PR nội bộ

3.2.1 Truyền thông nội bộ

3.2.2 Giao tiếp nội bộ

3.2.3 Tổ chức sự kiện PR nội bộ

3.2.4 Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Trang 4

3.1 THỰC CHẤT VÀ VAI TRÒ CỦA PR NỘI BỘ

3.1.1 Thực chất của PR nội bộ

‘ PR nội bộ là chức năng quản lý của một tổ chức, nhằm thiết lập và duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa các nhóm công chúng

và thành viên trong nội bộ tổ chức Trên cơ

sở đó, hoàn thành tốt mục tiêu và đảm bảo

sự thành công của tổ chức đó.’

Trang 5

❖ Đối tượng của PR nội bộ

Trang 6

❖ Mối quan hệ trong nội bộ tổ chức

▪ Các nhà lãnh đạo, quản trị cao cấp (CEO): Nhóm

này bao gồm các thành viên của hội đồng quản trị,thành viên trong ban giám đốc công ty

▪ Các nhà quản trị trung gian: Nhóm này bao gồm

các nhà quản trị cấp chi nhánh, phòng, ban, đơn vịtrực thuộc công ty

▪ Những người lao động trực tiếp: Nhóm này bao

gồm đông đảo những người lao động trực tiếp, họ làđối tượng quản lý trong công ty

Trang 7

❖ Các mối quan hệ cơ bản của PR nội bộ:

▪ Mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên;

▪ Mối quan hệ giữa các phòng ban chức năng trong cơchế quản lý doanh nghiệp;

▪ Mối quan hệ trong nội bộ từng nhóm công chúng: Mốiquan hệ giữa nhân viên với nhân viên, lãnh đạo vớilãnh đạo

Trang 8

❖ Nhiệm vụ của PR nội bộ:

Xác định mục tiêu

Xây dựng kế hoạch thực hiện chương

trình

Tổ chức thực hiện và kiểm

tra

Trang 9

❖ Nhiệm vụ của PR nội bộ:

▪ Xác định mục tiêu của hoạt động PR nội bộ:

▪ Công thức SMART trong xây dựng mục tiêu:

Trang 10

❖ Nhiệm vụ của PR nội bộ:

❖ Xây dựng kế hoạch PR nội bộ:

▪ Xác định nội dung các công việc cần tiến hành;

▪ Phương thức thực hiện từng công việc;

▪ Thời gian tiến hành từng công việc;

▪ Phân cấp quản lý và người chịu trách nhiệm các côngviệc;

▪ Kinh phí cần thiết cho các hoạt động

Trang 11

3.1.2 Vai trò của PR nội bộ

❖ Đối với chiến lược PR chung của một tổ chức;

❖ Đối với việc xây dựng uy tín và thương hiệu của một tổ chức;

❖ Đối với việc xây dựng văn hóa tổ chức.

Trang 12

❖ Đối với chiến lược PR chung:

▪ Giúp tất cả các thành viên trong tổ chức, doanhnghiệp hiểu được sứ mệnh và mục tiêu của tổ chức

▪ Xây dựng được mối quan hệ tình cảm thân thiện vàtốt đẹp trong nội bộ doanh nghiệp Từ đó, tạo ra động lực cho các thành viên cống hiến hết mình vì sự nghiệp chung

Trang 13

❖ Đối với chiến lược PR chung:

▪ Là cơ sở để các tổ chức, doanh nghiệp thu hút và giữ gìn nhân tài; tạo ra nguồn nội lực quan trọng nhất cho

sự phát triển bền vững

▪ Xây dựng được nền nếp quản trị doanh nghiệp dựatrên cơ sở nhân văn, hiểu biết và tin cậy lẫn nhau, tạo

ra những giá trị văn hóa truyền thống

▪ Trên cơ sở đó, mọi thành viên trong tổ chức, doanhnghiệp sẽ tự giác và dốc lòng để xây dựng mối quan

hệ tốt đẹp với các nhóm công chúng bên ngoài

Trang 14

❖ Đối với việc xây dựng uy tín và thương hiệu của một tổ chức

▪ Các yếu tố xây dựng thương hiệu gồm:

• Xây dựng thương hiệu bằng sản phẩm

• Xây dựng thương hiệu bằng dịch vụ

• Xây dựng thương hiệu bằng hệ thống phân phối

• Xây dựng thương hiệu bằng con người

• Xây dựng thương hiệu bằng truyền thông

• Xây dựng thương hiệu bằng văn hóa

Trang 15

❖ Đối với việc xây dựng văn hóa tổ chức

▪ Xây dựng văn hóa của một tổ chức, doanh nghiệp là

quá trình xây dựng và gìn giữ những giá trị truyền thống, những nét đẹp, Chân-Thiện-Mỹ

▪ Xây dựng văn hóa của doanh nghiệp bao gồm haimặt: văn hóa bên trong và văn hóa bên ngoài

▪ Thông qua PR nội bộ, doanh nghiệp hình thành nên

sự thống nhất về mục tiêu, tạo ra động lực bên trong, đồng tâm để xây dựng văn hóa doanh nghiệp thành công.

Trang 16

FPT – Tôn đổi đồng, chí gương sáng

❖ Tôn trọng cá nhân – Tinh thần đổi mới – Tinh thần đồng đội

❖ Chí công – Gương mẫu – Sáng suốt

▪ Nguyễn Đức Sơn, giám đốc chiến lược thương hiệu Richard Moore Associates: Nếu như nhân viên không thật sự thích nghi và hòa mình vào văn hóa thì chắc chắn không tự nhiên, không truyền đc cảm hứng “Văn hóa là

hơi thở, hơi thể không thể giả vờ mãi được.”

Trang 17

Ví dụ: Toyota

❖ Tầm nhìn dài hạn

❖ Toyota way – văn

hóa của Toyota:

▪ Không ngừng cải

tiến

▪ Tôn trọng mọi

người

Trang 18

❖ Không ngừng cải tiến: mở rộng của hệ thống sản xuất Toyota ra toàn cầu (tới cả Mỹ) vào thập kỷ

1980, ra mắt thương hiệu xe hạng sang Lexus để chinh phục các giá trị hàng đầu về chất lượng và đẳng cấp, thách thức giảm tiêu hao nhiên liệu 2 lần với mẫu xe hybrid Prius đều thể hiện tinh

thần thử thách của Toyota

❖ Cuộc khủng hoảng dầu mỏ 1973 gây ra khó

khăn lớn cho ngành công nghiệp xe hơi, nhưng Toyota lại coi đây là cơ hội để Kaizen, và nhờ đó, những mẫu xe nhỏ tiết kiệm nhiên liệu ra đời

Mẫu Prius, năng lực tiết kiệm nhiên liệu và thân thiện với môi trường được đẩy lên tầm cao mới

MARKETING CĂN BẢN

Trang 19

❖ Tôn trọng mọi người: phải tôn trọng mọi người, nỗ lực hết mình để hiểu nhau, có trách nhiệm và cố gắng hết sức để xây

dựng sự tin tưởng lẫn nhau.

❖ Làm việc nhóm: khuyến khích phát triển nghề nghiệp và bản thân, chia sẻ các cơ hội phát triển và tối đa hóa việc thực hiện công việc của cá nhân và tập thể Nhân viên tại Toyota dám nói “Tôi chịu trách

nhiệm” thay vì đổ lỗi chung chung

QUAN HỆ CÔNG CHÚNG

Trang 20

3.2 CÁC KỸ THUẬT VÀ CÔNG CỤ CHỦ YẾU

3.2 Các kỹ thuật và công cụ PR nội bộ chủ yếu

3.2.1 Truyền thông nội bộ

3.2.2 Giao tiếp nội bộ

3.2.3 Tổ chức sự kiện PR nội bộ

3.2.4 Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Trang 21

3.2.1 Truyền thông nội bộ

❖ Mục đích của truyền thông nội bộ:

▪ Cung cấp thông tin thường xuyên cho mọi ngườitrong tổ chức về nhiệm vụ, công việc mà tổ chức đóphải thực hiện trong từng thời kỳ;

▪ Cung cấp các thông tin liên quan đến sự điều chỉnhhoặc thay đổi nhiệm vụ, thay đổi tổ chức nhân sự và

bộ máy quản lý;

▪ Tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau trong nội bộ tổchức, xây dựng mối quan hệ giao tiếp tốt đẹp giữacác thành viên, giữa lãnh đạo, và nhân viên;

Trang 22

Trang 23

❖ Mục đích của truyền thông nội bộ:

▪ Tuyên truyền và phổ biến đường lối, chủ trươngchính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước

▪ Khích lệ và động viên những tấm gương “người tốt,việc tốt”, phát động các phong trào thi đua trong tổchức

Trang 24

❖ Các phương tiện truyền thông nội bộ:

▪ Các phương tiện in ấn (báo chí nội bộ, các bản tin,sách về tổ chức, các bài phát biểu);

▪ Các bảng thông báo;

▪ Mạng Internet nội bộ (Intra-net);

Trang 25

❖ Các phương tiện truyền thông nội bộ:

▪ Phim ảnh tài liệu về tổ chức;

▪ Đài truyền thanh

▪ Ví dụ: Phim giới thiệu về FPT:

▪ https://www.youtube.com/watch?v=qV-C9HOt4oI

▪ Phim giới thiệu về chương trình thực tập sinh tạiGoogle:

▪ https://www.youtube.com/watch?v=9No-FiEInLA

Trang 26

❖ Nội dung của truyền thông nội bộ:

▪ Tổ chức bộ máy quản lý và nhân sự của công ty;

▪ Sản phẩm, hàng hóa dịch vụ kinh doanh;

▪ Truyền thống và các thành tựu đạt được;

▪ Nhiệm vụ và kế hoạch trong từng thời kỳ;

▪ Các sáng kiến và giải pháp cải tiến;

Trang 27

❖ Nội dung của truyền thông nội bộ:

▪ Tấm gương người tốt việc tốt;

▪ Các hội nghị và thảo luận khoa học;

▪ Các hoạt động văn hóa, thể thao, kỷ niệm;

▪ Các chương trình tài trợ, từ thiện;

▪ Các văn bản pháp luật mới

Trang 28

Trang 29

Trang 30

3.2.2 Giao tiếp nội bộ

❖ Giao tiếp là một quá trình con người trao đổi thông tin cho nhau để hiểu được nhau

và hành động ứng xử cho phù hợp với từng hoàn cảnh nhất định.

Trang 31

truyền thông trong

Trang 32

❖ Những mối quan hệ giao tiếp nội bộ:

▪ Giao tiếp giữa lãnh đạo và nhân viên;

▪ Giao tiếp giữa các nhân viên với nhau;

▪ Giao tiếp trong mối quan hệ chức năng công việc

Là biểu hiện nề nếp quản lý và văn hóa của công ty, tạo ra mối quan hệ tình cảm tốt đẹp giữa các thành viên Đó chính là động lực khuyến khích các hoạt động sáng tạo, hướng tới hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của tổ chức.

Trang 33

❖ Tiêu chuẩn đánh giá giao tiếp nội bộ:

▪ Sự tin cậy và tôn trọng giữa lãnh đạo và nhân viên;

▪ Khả năng cống hiến và phát huy năng lực của mỗi cánhân;

▪ Sự quan tâm đến các vấn đề chung của công ty đốivới các thành viên;

▪ Mối đoàn kết thống nhất trong nội bộ;

▪ Niềm tin vào tương lai;

▪ Sự phát triển bền vững của công ty;

▪ Hình ảnh của công ty, của lãnh đạo và đồng nghiệp

Trang 34

❖ Nguyên tắc trong giao tiếp nội bộ:

▪ Tính có mục đích: giao tiếp hướng tới mục tiêu nhất

định; không giao tiếp tự do, tùy tiện và thiếu tráchnhiệm; phù hợp với từng mối quan hệ giao tiếp

▪ Tính tổ chức: giao tiếp theo đúng chức năng, quyền

hạn và nhiệm vụ được giao; chấp hành và tôn trọngnhững nội quy và cam kết của công ty

▪ Tính chuẩn mực: giao tiếp trên cơ sở tôn trọng quy

định của pháp luật; tuân theo những chuẩn mực vănhóa, lịch thiệp

▪ Tính thân thiện: Giao tiếp phải xây dựng được mối

quan hệ tin cậy và thân thiện trong nội bộ tổ chức

Trang 35

❖ Phân loại giao tiếp nội bộ:

▪ Xét theo tính chất của cuộc giao tiếp:

• Giao tiếp chính thức

• Giao tiếp không chính thức

▪ Xét theo số lượng các chủ thể tham gia giao tiếp:

• Giao tiếp giữa các cá nhân

• Giao tiếp tập thể

▪ Xét theo tính chất của cuộc tiếp xúc:

• Giao tiếp trực tiếp

• Giao tiếp gián tiếp

▪ Xét theo công cụ giao tiếp:

Trang 36

Trang 37

❖ Tổ chức hội nghị:

▪ Hội nghị thường kỳ (tổng kết năm, sơ kết 6 tháng, đạihội cổ đông thường niên…); hội nghị triển khai độtxuất

▪ Quy mô của các hội nghị có thể với quy mô toàn công

ty, quy mô đại biểu giới hạn,…

▪ Chịu trách nhiệm tổ chức hội nghị cũng có thể đượcphân công theo chức năng và cấp quản lý: hội nghịcủa chính quyền, của công đoàn, của tổ chức Đảng,Đoàn thanh niên…

Trang 38

và hội nghị phải thông qua

▪ Các bài phát biểu của lãnh đạo là nguồn tài liệu tincậy và uy tín cho truyền thông trong nội bộ cũng nhưbên ngoài

Trang 39

❖ Các hoạt động gặp mặt, giao lưu nội bộ:

▪ Gặp mặt các thành viên mới;

▪ Chia tay các thành viên cũ;

▪ Gặp mặt chúc mừng sinh nhật, chúc mừng sự thăngtiến; thăm hỏi, động viên và chia buồn;

▪ Gặp mặt của lãnh đạo với nhân viên nhân dịp lễ, tết

Chú ý: Việc tổ chức các sự kiện này cần được phâncấp rõ ràng và kiểm tra chu đáo Cần giáo dục ý thứctrách nhiệm của các thành viên

Trang 40

❖ Tổ chức các lễ kỷ niệm, đón nhận các danh hiệu:

▪ Là cách thức giáo dục truyền thống và quảng bá hìnhảnh, uy tín tốt nhất, cần được thực hiện bài bản vàchuyên nghiệp;

▪ Các lễ kỷ niệm quan trọng: ngày thành lập công ty,thành lập các tổ chức chính trị (Đảng, công đoàn,Đoàn, hội phụ nữ, …), 8/3, ….;

▪ Định kỳ 5 và 10 năm có các lễ kỷ niệm trọng đại củacông ty, thường công ty sẽ đón nhận các phầnthưởng cao quý của Đảng và Nhà nước: huânchương, bằng khen, cờ thi đua

Trang 41

❖ Tổ chức các lễ phát động và tổng kết phong trào thi đua trong công ty:

▪ Nhằm khích lệ, động viên tinh thần của tất cả cácthành viên trong công ty,

▪ Dấy lên phong trào thi đua lao động sản xuất, pháthuy sáng kiến và cải tiến kỹ thuật;

▪ Đây là hoạt động tuyên truyền, mang cả ý nghĩa tưtưởng và thực tiễn cao

Trang 42

❖ Các hoạt động văn nghệ, thể dục thể thao:

▪ Các hoạt động này mang tính chất vui chơi, giải trílành mạnh, góp phần hiểu biết lẫn nhau và tăngcường tình cảm, mối quan hệ hợp tác trong công ty

▪ Sinh hoạt văn nghệ theo định kỳ, các cuộc liên hoan,hội diễn văn nghệ và thi đấu thể thao trong nội bộ,liên kết với đơn vị bên ngoài;

Trang 43

❖ Các hoạt động tài trợ nội bộ:

▪ Mục tiêu: giáo dục truyền thống, xây dựng mối quan

hệ nội bộ, nâng cao hình ảnh và uy tín của tổ chức vàcông ty

▪ Tài trợ cho các phong trào thi đua, các sáng kiến, cáccuộc thi, cho các phong trào văn hóa văn nghệ, thểdục thể thao, chương trình từ thiện giúp đỡ các hoàncảnh khó khăn, khích lệ những tấm gương vươn lêntrong công tác và cuộc sống

Trang 44

❖ Yêu cầu khi tổ chức sự kiện nội bộ:

▪ Phải có ý tưởng hay;

▪ Mục tiêu phải được xác định rõ ràng;

▪ Thiết kế chương trình, nội dung phải cụ thể, chi tiết;

Trang 45

❖ Các bước trong tổ chức sự kiện nội bộ:

▪ Quyết định “5W và H”: What, When, Where, Who,Why, và How

▪ Chú ý đến từng chi tiết cơ bản, không bỏ sót;

▪ Lên kế hoạch cụ thể (kịch bản);

▪ Thiết kế sự kiện (ấn phẩm, trang trí, địa điểm…);

▪ Chuẩn bị hậu trường (an ninh, y tế, rủi ro…);

▪ Theo dõi sau sự kiện (đánh giá, cám ơn, kinh phí…)

Trang 46

Trang 47

3.2.4 Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

“Văn hóa doanh nghiệp là một hệ thống các

giá trị, niềm tin, nhận thức, và phương pháp tư duy

được xây dựng nên và gìn giữ trong quá trình pháttriển của doanh nghiệp Nó ảnh hưởng chi phối đến tình cảm, suy nghĩ, thái độ và hành vi ứng xử củamọi thành viên trong doanh nghiệp.”

Trang 48

❖ Chức năng của văn hóa doanh nghiệp:

▪ Xây dựng thương hiệu;

▪ Tạo lợi thế cạnh tranh;

▪ Tài sản vô hình quan trọng nhất của mỗi DN

Trang 49

❖ Thành phần của văn hóa doanh nghiệp:

Trang 50

❖ Các yếu tố thực thể hữu hình:

▪ Các SP hữu hình: kiểu kiến trúc đặc trưng, cảnh quanmôi trường, máy móc trang thiết bị, nhà xưởng, biểutượng (logo, màu sắc), slogan, ấn phẩm và tài liệu,giai thoại…;

▪ Hành vi của các thành viên doanh nghiệp: trang phục,giao tiếp, ứng xử…;

▪ Hệ thống quy định, thủ tục, phương thức tổ chức hoạtđộng;

▪ Lễ nghi, lễ hội hàng năm

Trang 51

❖ Những nét văn hóa truyền thống:

▪ Trải qua thời gian áp dụng, các quy định, nguyên tắc,chuẩn mực… sẽ dần trở thành niềm tin, thông lệ, vàquy tắc ứng xử chung mà mọi thành viên đều thấmnhuần, tức là trở thành “những nét văn hóa truyềnthống”

Trang 52

❖ Các ngầm định nền tảng (các quan niệm ẩn):

▪ Được chấp nhận là đúng một cách tự nhiên và rất ítbiến động trong nền văn hóa doanh nghiệp;

▪ Hướng dẫn hành vi, mách bảo các thành viên cáchnhận thức, suy nghĩ, và cảm nhận về mọi thứ xungquanh;

▪ Được cho là hiển nhiên đến mức nếu một thành viênkhông tuân theo sẽ bị coi là ngoại đạo và sẽ bị thảiloại một cách tự nhiên

Trang 53

❖ Những ngầm định nền tảng trong một công ty:

▪ Quan hệ sứ mệnh toàn công ty;

▪ Quan hệ lãnh đạo và nhân viên;

▪ Quan hệ đồng cấp;

▪ Quan hệ với khách hàng;

▪ Quan hệ trong mối quan hệ công chúng;

▪ Quan hệ công việc;

▪ Quan hệ ngoài công việc;

▪ Quan hệ với xã hội và môi trường sống

Tiêu đề	Quan hệ Nội Bộ PR Nội Bộ
Tác giả	Nguyễn Thị Nhung
Trường học	Học viện Tài Chính
Chuyên ngành	Quan hệ Công Chúng
Thể loại	Bài Giảng
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	59
Dung lượng	1,07 MB