Chương trình lập kế hoạch quản lý vốn của dự án xây dựng

Luận văn : Chương trình lập kế hoạch quản lý vốn của dự án xây dựng

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, khi sự biến đổi trong nền kinh tế thị trường ngày càng đa dạng và phức tạp, điều đó đã tạo nên một áp lực không nhỏ đối với những nhà quản lý ( hay quản trị nhân lực) Đây chính là mối quan tâm hàng đầu của họ bởi một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì điều đầu tiên họ phải làm là có một nguồn nhân lực giàu kinh nghiệm và có đủ khả năng ghánh vác công việc, vì vậy thách thức đầu tiên đặt ra cho họ là phải làm sao đáp ứng được nguồn nhân lực cho tổ chức của mình Để đáp ứng được điều này hơn bao giờ hết các nhà quản lý phải sắp xếp nguồn nhân lực một cách hợp lý và phải hòan thiện bộ máy quản lý của tổ chức, nhằm nâng cao hiệu qủa làm việc cho tổ chức

Tuy nhiên ở mổi một thời điểm khác nhau thì nguồn nhân lực củng phải thay đổi theo, vì thế các nhà quản lý củ tổ chức phải hiểu rằng, nội lực lớn nhất để tạo nên sức mạnh của tổ chức không phải cái gì khác

mà chính là nguồn nhân lực của tổ chức, vì vậy là một nhà quản lý muốn đưa tổ chức của mình lên một tầm cao mới thì trước hết phải bố trí và tạo một nền tảng vững chắc về nguồn nhân lực cho tổ chức

Bất kỳ một tổ chức hay một doanh nghiệp nào đó đều có mục tiêu riêng của mình, để mục tiêu đó được thực hiện một cách hiệu qủa phải có sự lãnh đạo hoàn hảo và thống nhất của bộ máy quản lý nhằm kế họach hóa tổ chức, phối hợp, kiểm tra và điều chỉnh việc kết hợp tối ưu các nguồn nhân lực, tổ chức bộ máy là khâu đầu tiên và rất quan trọng của tổ chức, giúp tổ chức đạt được mục tiêu của mình

Là một công ty họat động trong lĩnh vực công nghệ thông tin, từ khi được thành lập cho đến nay công ty đã nhiều lần cải cách và hoàn thiện bộ máy quản lý nhằm nâng cao và đáp ứng được nhu cầu cạnh tranh của công ty trên thị trường

Xuất phát từ thực tế đó qua một thời gian ngắn tìm hiểu thực tế ở công ty cộng với sự giúp đỡ, chỉ dẫn nhiệt tình của thầy giáo hướng dẫn

PGS-TS : Trần xuân Cầu Em đã hòan thành bài viết chuyên đề này Ngoài

lời mở đầu và phần mục lục, chuyên đề được bố cục làm 3 phần như sau :

Phần I: SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN BỘ MÁY QUẢN

LÝ TRONG DOANH NGHIỆP.

Phần II: ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ

Ở TỔNG CÔNG TY BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG CHI NHÁNH HN.

Phần III: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆNTỔ CHỨC

BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CHI NHÁNH.

Bằng những kiến thức đã học trong nhà trường, tác giả mong muốn bản báo cáo này sẽ góp một phần vào tình hình thực tế kinh doanh của công ty nhưng do thời gian thực tập có hạn, trình độ lý luận và kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài viết khó tránh khỏi sai sót, rất mong thầy cô và các bạn đồng nghiệp đóng góp bổ sung ý kiến để bản báo cáo chuyên đề của Em được hoàn thành tốt hơn.

Em xin trân thành cảm ơn !!

Hà nội ngày 23 tháng 04 năm 2009

Sinh viên thực hiện

Phùng Sỹ Quang

SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG

DOANH NGHIỆP

I Quản lý và lao động quản lý.

1 Khái niệm về quản lý

Quản lý là tác động có mục đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản

lý nhằm duy trì hoạt động của hệ thống, sử dụng tốt nhất mọi tiềm năng sẵn

có, các cơ hội để đưa hệ thống đi đến mục tiêu đã đề ra trong điều kiện biếnđộng của môi trường

Quản lý doanh nghiệp là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế, quyluật tự nhiên trong việc lựa chọn và xác định các biện pháp về kinh tế - xãhội, tổ chức kỹ thuật để tác động lên tập thể lao động Từ đó tác động đến cácyếu tố vật chất của sản xuất kinh doanh

Mục đích của quản lý doanh nghiệp: một mặt nhằm đạt được năng suấtcao nhất trong sản xuất kinh doanh, mặt khác không ngừng cải thiện điều kiện

tổ chức lao động

Thực chất của quản lý hệ thống là quản lý con người, vì con người làyếu tố cơ bản của lực lượng sản xuất Quy mô của hệ thống càng lớn thì vaitrò quản lý cần phải được nâng cao, có như vậy mới đảm bảo hiệu quả hoạtđộng của hệ thống

Quản lý con người gồm nhiều chức năng phức tạp Bởi vì con ngườichịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố: yếu tố sinh lý, yếu tố tâm lý, yếu tố xã hội Các yếu tố này luôn tác động qua lại hình thành nhân cách con người Vì vậy,muốn quản lý tốt, con người phải vừa là một nhà tổ chức, vừa là nhà tâm lý,vừa là nhà xã hội, vừa là nhà chiến lược

Do đó, có thể kết luận rằng quản lý đóng một vai trò rất quan trọngtrong việc phối hợp các hoạt động mang tính chất cộng đồng nói chung và

mỗi hoạt động sản xuất kinh doanh trong mỗi doanh nghiệp nói riêng để đạthiệu quả tối ưu.

2 Lao động quản lý

Khái niệm và đặc điểm của lao động quản lý.

+ Khái niệm:

Lao động quản lý là những cán bộ quản lý đang làm việc trong các đơn

vị sản xuất kinh doanh; có nhiệm vụ điều hành sản xuất, trao đổi, mua bánmột số loại sản phẩm hay dịch vụ nào đó nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội, đồngthời tạo công ăn việc làm và thu nhập cho cả tập thể đơn vị mình

Tất cả những người lao động hoạt động trong bộ máy quản lý được hiểu

là lao động quản lý Bộ máy quản lý hoạt động tốt hay xấu phụ thuộc vào laođộng quản lý có thực hiện tốt chức năng quản lý hay không

+ Đặc điểm của lao động quản lý:

Đối với các loại lao động quản lý khác nhau song đều có chung các đặcđiểm sau:

- Hoạt động của lao động quản lý là loại lao động trí óc và mang tínhchất sáng tạo

- Hoạt động của lao động quản lý mang đặc tính tâm lý xã hội cao

- Thông tin vừa là đối tượng lao động, vừa là kết quả lao động và vừa làphương tiện của lao động quản lý

- Hoạt động lao động quản lý là các thông tin, các tư liệu phục vụ choviệc hình thành và thực hiện các quyết định quản lý

3 Chức năng của lao động quản lý

Lao động quản lý bao gồm các chức năng sau:

+ Nhân viên quản lý kỹ thuật: Là những người được đào tạo ở các

trường kỹ thuật hoặc đã được rèn luyện trong thực tế sản xuất, có trình độtương đương được cấp trên thừa nhận bằng văn bản, đồng thời phải là ngườitrức tiếp làm công tác kỹ thuật, trực tiếp chỉ đạo hướng dẫn kỹ thuật trongdoanh nghiệp Loại này bao gồm:

- Giám đốc hoặc Phó Giám đốc kỹ thuật, Quản đốc hoặc Phó quản đốcphụ trách kỹ thuật, Trưởng phòng và Phó phòng, Ban kỹ thuật

- Các kỹ sư, kỹ thuật viên, nhân viên làm ở phòng kỹ thuật

+ Nhân viên quản lý kinh tế: Là những người làm công tác tổ chức,

lãnh đạo, quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như:

- Giám đóc hoặc Phó Giám đốc phụ trách về kinh doanh, Kế toán trưởng

- Các cán bộ, CNV công tác ở các phòng, ban, bộ phận như: kế toán, tài

vụ, kế hoạch, thống kê, lao động - tiền lương

Ngoài ra, nếu phân theo vai trò thực hiện chức năng quản lý, lao độngquản lý được chia thành:

+ Cán bộ lãnh đạo: Là những người lao động quản lý trực tiếp thực hiện

chức năng lãnh đạo Bao gồm: Giám đốc, Phó Giám đốc, Quản đốc, Phó quảnđốc, các Trưởng ngành, Đốc công, Trưởng và Phó các phòng ban trong bộmáy quản lý doanh nghiệp

+ Các chuyên gia: Là những lao động thực hiện công việc chuyên môn,

không thực hiện chức năng lãnh đạo trực tiếp Bao gồm: các cán bộ kinh tế,

kỹ thuật viên, cán bộ thiết kế và các cộng tác viên khoa học (nếu có) hoạtđộng của họ mang tính chuyên môn, nghiệp vụ, thực hiện các chức năng

riêng, trong công tác quản lý tham mưu giúp các cấp lãnh đạo thực hiện cácmục đích quản lý chung.

+ Các nhân viên thực hành kỹ thuật: Là những lao động quản lý thực

hiện các công việc đơn giản, thường xuyên lặp đi lặp lại, mang tính chấtthông tin nghiệp vụ và kỹ thuật nghiệp vụ Bao gồm các nhân viên làm côngtác hoạch toán và kiểm tra (như kỹ thuật viên kiểm nghiệm đo lường; nhânviên giao nhận, viết hóa đơn; nhân viên kế toán, thủ kho ), các nhân viên làmcông tác hành chính chuẩn bị tài liệu như kỹ thuật can in, kỹ thuật viên đánhmáy và lưu trữ, ; các nhân viên làm công tác phục vụ như kỹ thuật viên điệnthoại, bảo vệ cung ứng…

4 Yêu cầu của bộ phận quản lý.

Bộ phận quản lý nhân lực được thành lập phải đáp ứng các nhu cầu sau:Yêu cầu cân đối: cân đối về số người thực hiện, cơ sở vật chất, tiền vốnđược phân bổ trong tương quan với khối lượng công việc, phải thực hiện vào

2 Yêu cầu của bộ máy quản lý

Tổ chức bộ máy quản lý trong một tổ chức phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Thứ nhất, phải đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao, thực hiện

đầy đủ, toàn diện các chức năng quản lý của đơn vị

Thứ hai, phải đảm bảo nghiêm túc chế độ thủ trưởng, chế độ trách

nhiệm cá nhân trên cơ sở đảm bảo và phát huy quyền làm chủ của tập thể laođộng trong đơn vị

Thứ ba, phải phù hợp với khối lượng công việc, thích ứng với đặc điểm

kinh tế, kỹ thuật của đơn vị

Thứ tư, Phải đảm bảo chuyên tinh, gọn nhẹ và có hiệu lực.

3 Vai trò của bộ máy quản lý

Quá trình sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp đều thực hiệnnhững mục tiêu nhất định, đòi hỏi phải có lực lượng điều hành toàn bộ quátrình tổ chức thực hiện Đó chính là lực lượng quản lý doanh nghiệp và hìnhthành nên bộ máy quản lý doanh nghiệp Để đảm bảo sự thống nhất, ăn khớptrong điều hành tổ chức kinh doanh thì mỗi doanh nghiệp ít nhất phải có mộtthủ trưởng trực tiếp chỉ đạo lực lượng quản lý, thưc hiện nhiệm vụ bố trí, sắpxếp nhân viên quản lý cho phù hợp vào từng nhiệm vụ cụ thể, đảm bảo sựphối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong cơ cấu, nhằm khai thác khảnăng chuyên trí sáng tạo của mỗi thành viên trong việc thực hiện các mục tiêu

đã đề ra như năng suất, chất lượng hạ giá thành, tăng lợi nhuận cho doanhnghiệp Như vậy, trong mỗi doanh nghiệp nếu không có bộ máy quản lý thìkhông có một lực lượng nào có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý, ngược lạikhông có quá trình tổ chức nào được thực hiện nếu không có bộ máy quản lý

III Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.

1-Chức năng của bộ máy quản lý.

Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của bộ phận quản lý bao gồm tám chức năng sau:

Nghiên cứu, hoạch định tài nguyên nhân sự, tuyển dụng, đào tạo và

phát triển, quản trị lương bổng, tương quan lao động, dịch vụ và quỷ phúc lợi

Sơ đồ 1: Sơ đồ chức năng của bộ phận/phòng nhân sự

Tuyểndụng

Đàotạovàpháttriển

Quảnlýtiềnlương

Tươngquanlaođộng

Dịchvụphúclợi

Ytếantoànlaođộng

Giám đốc nhân sự hay trưởng bộ phận nhân sự củng giống như giám

đốc hay trưởng các phòng ban khác, ngoài việc làm đầy đủ chức năng, nhiệm

vụ họach đinh-tổ chức-điều hành-và kiểm soát trong phạm vi tuyến quyền hạn

của mình Còn phải làm tròn nhiệm vụ chức năng chuyên môn của mình là

phục vụ các bộ phận khác một cách có hiệu quả liên quan đến tám lĩnh vực

nói trên và được biểu hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2: Sự trợ giúp các phòng ban

2 Bộ máy quản lý theo quy mô của tổ chức.

Bộ máy quản lý thường được chia thành ba mức độ sau:

+ Đối với các tổ chức có quy mô nhỏ

Trong các tổ chức rất nhỏ (dưới 100 công nhân viên), công tác quản lý được kiêm nhiệm bởi chủ doanh nghiệp hoặc giám đốc điều hành hoặc một trợ lý của họ hay một người lãnh đạo nào đó Được biểu mô tả bởi sơ đồ sau

Sơ đồ 3:Cơ cấu phòng nguồn nhân lực của một công ty nhỏ

(Nguồn: Giáo trình Quản trị nhân lực nhà xuất bản lao động xã hội- năm

2004, đồng chủ biên: ThS: Nguyễn Vân Điềm, PGS.TS: Nguyễn Ngọc Quân)

+ Đối với các tổ chức có quy mô trung bình

Đối với doanh nghiệp vừa (vài trăm công nhân viên), có thể thành lập ban hayphòng nguồn nhân lực và được thể hiện bằng sơ đồ sau

Sơ đồ4: Cơ cấu phòng nguồn nhân lực của một công ty trung bình

Giám đốc sản xuất

Giám đốc nguồn nhân lực

Giám đốc marketing

Giám đốc

tài chính

Trợ lý giám đốc nguồn nhân lực

Trợ lý nhân sự

Chủ tịch

Trợ lý quản trị

(Nguồn: Giáo trình Quản trị nhân lực nhà xuất bản lao động xã hội- năm

2004, đồng chủ biên: ThS: Nguyễn Vân Điềm, PGS.TS: Nguyễn Ngọc Quân)

+ Đối với tổ chức có quy mô lớn

Với các doanh nghiệp lớn (hàng 1000 công nhân viên, tổng công ty, tập đoàn), thì tùy mức độ có thể thành lập phòng nguồn nhân lực hay cả một cơ cấu chức năng được chuyên môn hóa với nhiều phòng, nhiều chuyên gia để thực hiện các công việc khác nhau thuộc lĩnh vực quản lý nguồn nhân lực, và được thể hiên bằng sơ đồ sau

Sơ đồ 4: Cơ cấu phòng nguồn nhân lực của một công ty lớn

Giám đốc công ty

P.GĐ

GĐ Xí Nghiệp I

TP Nhân sự-TC-HC Chuyên Nhân Gia định viên Mức hồ sơ

P.GĐ Xí nghiệp I

Nhân Nhân viên viên định tiền mức lương

P.GĐ XN I

Trưởng ca – Tổ trưởng sx

Nguồn: Giáo trình Quản trị nhân lực nhà xuất bản lao động xã hội- năm

2004, đồng chủ biên: ThS: Nguyễn Vân Điềm, PGS.TS: Nguyễn Ngọc

Quân)

3 Các mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.

+ Hệ thống cơ cấu trực tuyến:

Hệ thống cơ cấu trực tuyến là một kiểu phân chia tổ chức doanh nghiệpdựa theo nguyên tắc của Fayol về tính thống nhất, phân chia nhiệm vụ theonguyên tắc

Hệ thống cơ cấu trực tuyến hình thành một đường thẳng rõ ràng vềquyền ra lệnh và trách nhiệm từ Lãnh đạo doanh nghiệp đến đối tượng quản

lý

Đây là loại cơ cấu đơn giản nhất, có một cấp trên và một số cấp dưới.Người lãnh đạo các tuyến phải thực hiện tất cả các chức năng về quản lý Mốiliên hệ được thực hiện theo chiều thẳng đứng

P.Chủ tịch Marketing

GĐ tuyển

dụng GĐ Thù lao và

phúc lợi

GĐ Quan hệ lao động (nhân viên)

GĐ Quan hệ lao động (pháp chế)

Kiểu cơ cấu này thường được áp dụng đối với những doanh nghiệp cóquy mô nhỏ, cơ cấu không phức tạp.

Sơ đồ 5: Hệ thống cơ cấu trực tuyến

Nguồn: (Phân tích lao động xã hội của TS: Trần Xuân Cầu)

Nhà xuất bản lao động – xã hội năm 2002

Ưu điểm:

- Cơ cấu tổ chức trực tuyến thể hiện chế độ tập quyền, tập trung

- Quy trách nhiệm rõ ràng, cho phép giải quyết công việc nhanh chóng, gọn nhẹ

- Duy trì tính kỷ luật và kiểm tra

- Người lãnh đạo chịu hoàn toàn trách nhiệm về các kết quả hoạt độngcủa cấp dưới quyền

- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các chế độ “ thủ trưởng”

Nhược điểm:

- Để cơ cấu này phát huy được thì đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiếnthức toàn diện, tổng hợp mọi vấn đề, có có quyết đoán

- Không sử dụng được người có trình độ chuyên môn cấp dưới

- Không tận dụng được sự tư vấn của các chuyên gia

Người lãnh đạo

Người lãnh đạo tuyến 1

Đối tượng quản lý

Người lãnh đạo tuyến 2

Đối tượng quản lý

- Khi cần thiết liờn hệ giữa cỏc thành viờn của cỏc tuyến thỡ việc bỏocỏo thụng tin đi theo đường cong.

2/ Hệ thống cơ cấu chức năng:

Hệ thống cơ cấu chức năng hay cũn gọi là hệ thống cơ cấu nhiều tuyến,được Taylor xõy dựng trong phạm vi phõn xưởng Trong phõn xưởng ngườilao động nhận nhiệm vụ khụng phải từ cấp trờn (đốc cụng) mà nhiều cấp khỏcnhau, trong đú mỗi cấp trờn cú một chức năng quản lý nhất định Với tư cỏchthiết lập mối quan hệ giao nhận nhiệm vụ như thế, hệ thống cơ cấu chức năng

đó bỏ qua tớnh thống nhất của giao nhận nhiệm vụ Cú thể mụ tả cơ cấu nàyqua sơ đồ sau:

Sơ đồ 6: Hệ thống cơ cấu chức năng

Nguồn: (Phõn tớch lao động xó hội của TS: Trần Xuõn Cầu)

Nhà xuất bản lao động – xó hội năm 2002

Theo kiểu cơ cấu này, cụng tỏc quản lý được tổ chức theo chức năng Do

đú hỡnh thành nờn những người lónh đạo được chuyờn mụn húa, chỉ đảm nhiệmmột chức năng quản lý nhất định Cấp dưới khụng những chịu sự lónh đạo củamột bộ phận chức năng, mà cũn chịu sự lónh đạo của người chủ doanh nghiệp và

Đốiưtượngưquảnưlý Đốiưtượngưquảnưlý Đốiưtượngưquảnưlý

Mô hình này thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, cơ cấu tươngđối phức tạp, nhiều chức năng liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh,nhưng phổ biến hơn.

Ưu điểm:

- Phát huy được người có trình độ chuyên môn cấp dưới

- Thu hút được các chuyên gia tham gia vào công tác quản lý

- Giải quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo và giảm bớt gánhnặng trách nhiệm quản lý cho người lãnh đạo

Nhược điểm:

- Không duy trì được tính kỷ luật, kiểm tra và phối hợp

- Cơ cấu phức tạp, đòi hỏi nhiều bộ phận

3/ Hệ thống cơ cấu trực tuyến - chức năng:

Hệ thống này là sự kết hợp giữa hệ thống cơ cấu trực tuyến và hệ thống cơ

cấu chức năng Hệ thống cơ cấu chức năng được mô tả qua sơ đồ sau:

Ở đây lãnh đạo tổ chức được sự giúp đỡ của các phòng ban chức

năng trong việc ra quyết định để hướng dẫn, điều khiển và kiểm tra,truyền mệnh kệnh theo tuyến đã được quy định Người lãnh đạo cácphòng, ban chức năng không có quyền ra quyết định cho người thừahành ở các tuyến

Ở đây lãnh đạo tổ chức được sự giúp đỡ của các phòng ban

chứcnăng trong việc ra quyết định để hướng dẫn, điều khiển và kiểm tra,truyền mệnh kệnh theo tuyến đã được quy định Người lãnh đạo cácphòng, ban chức năng không có quyền ra quyết định cho người thừahành ở các tuyến

Nguồn: (Phân tích lao động xã hội của TS: Trần Xuân Cầu)

Nhà xuất bản lao động – xã hội năm 2002

Ưu điểm:

- Tận dụng được ưu điểm của hai loại cơ cấu trực tuyến và chức năng

- Phát huy được năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng

- Đồng thời vẫn đảm bảo quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến

Kiểu cơ cấu này duy trỡ được tớnh thống nhất của lónh đạo và thực hiệncỏc nhiệm vụ, trỏch nhiệm rừ ràng trong phõn cụng lao động Hệ thống cơ cấutrực tuyến tham mưu được mụ tả theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 8: Hệ thống cơ cấu trực tuyến tham mu

Nguồn: (Phõn tớch lao động xó hội của TS: Trần Xuõn Cầu)Nhà xuất

bản lao động – xó hội năm 2002

Tham mưu là những người giỳp việc cho người lónh đạo đưa ra quyếtđịnh Nhờ cú bộ phận tham mưu nờn cụng việc người lónh đạo giảm bớt.Tham mưu khụng được phộp ra quyết định mà chỉ người lónh đạo mới cúquyền ra quyết định

Ưu điểm:

- Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ

- Sử dụng chuyờn gia tốt hơn

- Giảm nhẹ gỏnh nặng cho người lónh đạo

- Nếu tham mưu tốt sẽ giúp người lãnh đạo ra quyết định hợp lý, ngượclại nếu tham mưu không có năng lực, không có trình độ sẽ gây trở ngại vànguy hiểm.

4 Vai trò của bộ máy quản lý

Quá trình sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp đều thực hiệnnhững mục tiêu nhất định, đòi hỏi phải có lực lượng điều hành toàn bộ quátrình tổ chức thực hiện Đó chính là lực lượng quản lý doanh nghiệp và hìnhthành nên bộ máy quản lý doanh nghiệp Để đảm bảo sự thống nhất, ăn khớptrong điều hành tổ chức kinh doanh thì mỗi doanh nghiệp ít nhất phải có mộtthủ trưởng trực tiếp chỉ đạo lực lượng quản lý, thưc hiện nhiệm vụ bố trí, sắpxếp nhân viên quản lý cho phù hợp vào từng nhiệm vụ cụ thể, đảm bảo sựphối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong cơ cấu, nhằm khai thác khảnăng chuyên trí sáng tạo của mỗi thành viên trong việc thực hiện các mục tiêu

đã đề ra như năng suất, chất lượng hạ giá thành, tăng lợi nhuận cho doanhnghiệp Như vậy, trong mỗi doanh nghiệp nếu không có bộ máy quản lý thìkhông có một lực lượng nào có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý, ngược lạikhông có quá trình tổ chức nào được thực hiện nếu không có bộ máy quản lý.Quản lý là một phạm trù có liên quan mật thiết tới phân công và hiệp tác laođộng C.Mác đã coi việc xuất hiện của quản lý là kết quả tất yếu của sựchuyển đổi nhiều quá trình lao động cá biệt, tản mạn, độc lập thành một quátrình được phối hợp lại

Trong doanh nghiệp có rất nhiều chức năng quản lý đảm cho quá trìnhquản lý được thực hiện trọn vẹn, không bỏ sót Để đảm nhiệm hết các chứcnăng quản lý đó, cần có sự phân công lao động quản lý, thực hiện chuyênmôn hóa Bộ máy quản lý doanh nghiệp tập hợp những người có trình độ caotrong doanh nghiệp Việc sử dụng hợp lý các kế hoạch lao động của cáccán bộ và nhân viên quản lý, sự phân chia công việc cho nhân viên quản

lý phù hợp, thiết kế các mối quan hệ với nhau cho hợp lý và có trình độ

thực sự sẽ góp phần hoàn thành nhiệm vụ sản xuất, nhiệm vụ quản lý,nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

IV/ Những nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý.

1- Nhóm các nhân tố thuộc đối tượng quản lý:

- Tình trạng và trình độ phát triển của công nghệ sản xuất

- Tính chất và đặc điểm của sản xuất: chủng loại sản phẩm, quy môsản xuất, loại hình sản xuất

- Số lượng công nhân viên

2- Nhóm những nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý:

- Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp

- Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hóa các hoạt động quản trị

- Trình độ cơ giới hóa và tự động hóa các hoạt động quản trị, trình

độ năng lực quản lý của cán bộ quản lý

- Quan hệ phụ thuộc giữa số lượng người bị lãnh đạo, khả năngkiểm tra của lãnh đạo đối với hoạt động của những người cấp dưới

PhầnII ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Ở CÔNG

BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI CHI NHÁNH.

I/ Tổng quan về tổng công ty và chi nhánh.

1 Tổng quan về tổng công ty

Ngày 01/06/1989, Công ty điện tử thiết bị thông tin, tiền thân của Tổngcông ty viễn thông quân đội (Viettel ), là một Doanh nghiệp Nhà nước đượcthành lập theo nghị quyết số 58/HĐBT

Ngày 20/06/1989 Đại tướng Lê Đức Anh, Bộ trưởng Bộ Quốc phòng đã

kí quyết định số 189/QĐ – QP quy định về nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổchức của Công ty

Năm 1993 : Bộ Quốc Phòng ra quyết định số 336/QĐ – QP thành lậplại doanh nghiệp Nhà nước – Công ty Điện tử thiết bị thông tin thuộc Bộ tưlệnh thông tin liên lạc

Năm 1995 : Ngày 14/07/1995, Công ty điện tử thiết bị thông tin đượcđổi tên thành Công ty điện tử viễn thông quân đội (có tên giao dịch là Viettel)

và trở thành nhà khai thác viễn thông thứ 2 tại Việt Nam

Năm 1998 : Thiết lập mạng Bưu chính công cộng và dịch vụ chuyểntiền trong nước Thiết lập mạng và cung cấp dịch vụ trung kế vô tuyến

Năm 2000 : Thiết lập mạng và cung cấp dịch vụ Bưu chính quốc tế Kinhdoanh thử nghiệm dịch vụ điện thoại đường dài sử dụng công nghệ mới VoIP(178)

Năm 2001 : Chính thức cung cấp rộng rãi dịch vụ điện thoại đường dàitrong nước và quốc tế sử dụng công nghệ mới VoIP Cung cấp dịch vụ chothuê kênh truyền dẫn nội hạt và đường dài trong nước

Năm 2002 : Cung cấp dịch vụ Internet ISP Cung cấp dịch vụ kết nốiInternet IXP

Năm 2003 : Công ty Điện tử viễn thông quân đội được đổi tên thànhCông ty viễn thông quân đội ( tên giao dịch là Viettel ) Thiết lập mạng vàcung cấp dịch vụ điện thoại cố định PSTN Thiết lập mạng và cung cấp thửnghiệm mạng điện thoại di động Thiết lập cửa ngõ Quốc tế và cung cấp dịch

vụ thuê kênh quốc tế

Năm 2004 : Công ty viễn thông quân đội vinh dự nhận huân chươngLao động hạng nhất do Nhà nước trao tặng Chính thức cung cấp dịch vụ điệnthoại di động 098 trên toàn quốc Thiết lập mạng cung cấp dịch vụ điện thoại

cố định vệ tinh VSAT Bên cạnh lĩnh vực bưu chính viễn thông, Viettel còn

có phạm vi kinh doanh đa dạng gồm các ngành nghề khác như : Khảo sát,thiết kế, xây lắp công trình viễn thông, dịch vụ kĩ thuật và xuất nhập khẩuthiết bị viễn thông

Năm 2005 :

Ngày 02/03/2005 Thủ tướng Chính phủ ra Quyết định số 43/2005/QĐ –TTG thành lập Tổng công ty viễn thông quân đội

Ngày 06/04/2005 Bộ trưởng Bộ Quốc phòng ra quyết định số 45/2005/

QĐ – BĐP thành lập Tổng công ty viễn thông quân đội

Tổng công ty viễn thông quân đội là doanh nghiệp Nhà nước có tư cáchpháp nhân, thực hiện hạch toán độc lập, có tài khoản riêng tại ngân hàng

Trụ sở chính: Số 1 Giang Văn Minh – Ba Đình – Hà Nội

Điện thoại : 042660141

Fax : 042996789

Website : http:// www.viettel.com.vn

Vốn điều lệ tại thời điểm thành lập là : 950 tỷ đồng.

- Tổng công ty viễn thông quân đội là doanh nghiệp hoạt động kinh doanh, đồng thời có nhiệm vụ triển khai hệ thống thông tin liên lạc bảo đảm vu hồi thông tin quân sự phục vụ an ninh quốc phòng.

- Ngày 17/05/2005 theo quyết định số 2492/QĐ, Tổng công ty viễn thông quân đội đã đổi tên các trung tâm và xí nghiệp Hiện tại Tổng công ty viễn thông quân đội bao gồm các công ty như sau:

1 – Công ty Viễn Thông Viettel 2 – Công ty truyền dẫn Viettel

3 – Công ty thu cước và dịch vụ Viettel

4- Công ty Cổ phần đầu tư Quốc tế Viettel.

5- Công ty Cổ phần Công nghệ Viettel.

6- Công ty Cổ phần đầu tư Xây dựng Viettel.

7- Trung tâm Melia Viettel.

8- Trung tâm VAS Viettel.

9- Trung tâm đào tạo Viettel.

10- Trung tâm đào tạo bóng đá Viettel.

11- Câu lạc bộ Thể Công

12 – Công ty bưu chính Viettel

13 – Công ty tư vấn thiết kế Viettel

14 – Công ty công trình Viettel

15 – Công ty thương mại và xuất nhập khẩu Viettel

- Năm 2006 đầu tư sang lào và camphuchia

- Năm 2007 hội tụ 3 dịch vụ : cố định – di động - intnet

2 Tổng quan về chi nhánh Hà nội

Trụ sở Chi nhánh: 38 Nguyển Trải – Thanh Xuân – Hà Nội

a Cơ chế vận hành

- Các cơ quan Tổng Công ty

Giao chỉ tiêu kế hoạch hàng tháng, quý cho chi nhánh và tổng hợp đánhgiá các Chi nhánh

- Hướng dẫn và chỉ đạo các nghiệp vụ quản lý đối với các chi nhánh: vềtài chính, kế hoạch, kinh doanh, tổ chức lao động, tiền lương

b Các công ty dịch vụ (Viettel Telecom, Xuất nhập khẩu, )

- Đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ các sản phẩm và chính sách cho chinhánh

- Hỗ trợ các hoạt động triển khai kinh doanh cho các Chi nhánh đạt hiệuquả.

- Xây dựng hạ tầng theo đề xuất đảm bảo tài nguyên phục vụ kinh doanh củaChi nhánh

- Phối hợp với Chi nhánh trong việc cài đặt, cung cấp dịch vụ, sửa chữa

+ Được tổ chức, sắp xếp lực lượng của Chi nhánh để thực hiện nhiệm

vụ (sau khi có báo cáo cơ quan Tổng công ty)

+ Được tuyển dụng bổ sung lao động định biên, biên chế được duyệt.+ Đánh giá, đề xuất và thực hiện khen thưởng, kỷ luật (theo phâncấp) các cá nhân, đơn vị thuộc Chi nhánh với lãnh đạo Tổng Công

ty trong việc thực hiện nhiệm vụ

d Mối quan hệ

- Chịu sự quản lý trực tiếp của Đảng ủy, Ban giám đốc tổng công ty

và sự chỉ đạo hướng dẫn về nghiệp vụ quản lý của các cơ quan tổngcông ty

- Phối hợp nghiệp vụ và chịu sự chỉ đạo, hướng dẩn nghiệp vụ củatổng công ty nghiệp vụ để triển khai nhiệm vụ.

3 Nguồn nhân lực của chi nhánh

Chi nhánh kinh doanh HN bao gồm: Ban Giám Đốc, 6 phòng ban và các Đại

lý trực thuộc

Theo số liệu của phòng CSKH thì toàn bộ Chi nhánh có 357 nhân viên

chính thức: trong đó trên ĐH có 13 người chiếm 3,6%, ĐH có 104 người chiếm 29%, CĐ có 131 người chiếm 37%, TC có 109 người chiếm 31% Hàng năm Chinhánh còn tuyển thêm một số lao động phổ thông, hay lao động thời vụ

SƠ ĐỒ: CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ

P.Tài chính-Thực hiện công tác tài chính kế toán

P.CSKH-Qlý cơ sở dữ liệu, hồ sơ-Giải quyết khiếu nại-Kiểm tra đánh giá chất lượng dịch vụ-Tính toán hoa hồng

PhòngKinh doanh

P Bán hàng-Hổ trợ BHTT-Hổ trợ cửa hàng

-Hổ trợ đại lý

-Hổ trợ điểm bán

-Khách hàng doanh

nghiệp

Trung tâm kinh doanh

Ban KH Marketing-Qlý cửa hàng GDcủa

CN, KH bán hàng và KHSXKD

-Bán hàng trả sau cho ĐL-PR, Quảng cáo

Ban kế hoạch kinh doanh

-Khách hàng DN-Bán hàng trực tiếp

-Cửa hàng-Siêu thị-Đại lý

II/ Ảnh hưởng của cơ sở vật đến bộ máy quản lý của chi nhánh 1- Đặc điểm về trang thiết bị.

Tổng công ty viễn thông quân đội chủ yếu sử dụng từ đơn vị chủ quảntrước đây là Bộ Tư lệnh Thông tin – Liên lạc, đầu não thông tin của quân đội cảnước Tuy nhiên, gần đây Tổng công ty viễn thông quân đội Viettel cũng đãtách riêng được một số hệ thống, mạng và tổng đài, đặc biệt là dịch vụ điệnthoại di động Viettel Mobile, có thể nói Tổng công ty viễn thông quân đội đãchủ yếu xây dựng và phát triển mạng di động này

Mạng lưới viễn thông tại Việt Nam nói chung và của tổng công ty bưuchính viễn thông quân đội nói riêng trong đó có chi nhánh hà nội Các thiết

bị phương tiện máy móc thông tin viba và cáp quang (kể cả các thiết bị phụtrợ : như máy nắn, máy đo, ăng ten, cáp sợi quang) đều có đặc điểm là kỹthuật công nghệ cao hiện đại và đều phải nhập của các hãng viễn thông lớn ởnước ngoài (Anh, Pháp, Mỹ, Thụy điển, Hàn Quốc) cụ thể là:

Thiết bị viba hiện đang sử dụng là :

Ngoài những thiết bị chính ở trên còn phải sử dụng các thiết bị phụ trợđồng bộ khác để hoạt động, như các loại máy nắn nguồn điện; máy đo, ăngten chảo, xương cá, cáp sợi quang, các loại đồng hồ đo v v cũng đều phảinhập từ các hãng viễn thông lớn ở nước ngoài Do đó kinh phí đầu tư rất lớn.

2 Đặc điểm về nguồn vốn.

Chi nhánh được giao quyền quản lý một số vốn và tài sản lớn tương ứng vớinhiệm vụ kinh doanh phục vụ của đơn vị Chịu trách nhiệm về việc hoànthành kế hoạch kinh doanh của công ty giao, góp phần bảo toàn và phát triểnvốn Bên cạnh đó Chi nhánh

Mặc dù tài sản của trung tâm tăng dần theo các năm:

B¶ng 1 BẢNG PHÂN TÍCH KẾT CẤU TÀI SẢN CỦA CHI NHÁNH TRONG

(nguồn phòng tài chính kế toán)

Tiền mặt của trung tâm luôn giữ một lượng quy định do nhu cầu củamạng lưới viễn thông liên tỉnh, do vậy tỷ trọng về tiền mặt luôn ở vị trítương đối cân bằng

+ 2006 là: 16.148 triệu đồng

+ 2007 là: 17.971 triệu đồng

+ 2008 là: 19.507 triệu đồng

Nhìn vào bảng 2 tổng hợp nguồn vốn của chi nhánh qua các năm gầnđây ta nhận thấy rằng:

Nguồn vốn ngân sách cấp giảm theo từng năm:

NĂM 2006 – 2007 – 2008.

Lượng Tỷ trọng Lượng Tỷ trọng Lượng Tỷ trọngNgân sách 30.128 13,6% 20.108 7,55% 19.264 6,5%Tổngcông ty

(Nguồn phòng tài chính kế toán)

Vốn ngân sách giảm bởi ngày đầu thành lập chi nhánh chưa ổn định sảnxuất kinh doanh, lợi nhuận sau thuế còn thấp Trong đó thiết bị máy móc cònmới hiện đại còn cần phải nhập về để kịp thời hòa nhập với xa lộ thông tintrên thế giới, có cơ sở vật chất cần phải nâng cấp như nhà trạm, kho tàng, xecộ Cũng cần đầu tư đúng mức đáp ứng được nhu cầu cần thiết thực tế,

chính vì vậy lúc ban đầu vốn ngân sách Công ty cần phải đầu tư nhiều hơn

để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của chi nhánh Sau khi hàng năm làm ăn cólợi nhuận tăng dần, có tích lũy, một phần lợi nhuận được đầu tư vào pháttriển mở rộng sản xuất do vậy lúc này vốn ngân sách Công ty cắt giảm dần

Ngoài ra nguồn vốn chính do tổng công ty bổ xung chiếm tỷ trọng lớnhơn 60% hàng năm

+ 2006 là: 63,4%

+ 2007 là: 66,8%

+ 2008 là: 65,9%

Đây là nguồn vốn chủ yếu quan trọng nhất của chi nhánh Năm 2007

do lợi nhuận tăng nhanh (Đạt tỷ trọng 214,7% so với năm 2003) Căn cứ sốdoanh thu và lợi nhuận của chi nhánh đã đạt được trong năm, Tổng công tynhận thấy rằng chi nhánh làm ăn có lãi và một mặt cũng do nhu cầu của xãhội việc phát triển thuê bao của các Bưu điện quận, thành phố đã đòi hỏi lưulượng đường thông nhiều hơn, chất lượng tốt hơn do vậy Tổng công ty đãđầu tư thêm vốn để chi nhánh có nguồn đầu tư vào thiết bị máy móc, đầu tưkhoa học công nghệ, cơ sở vật chất hạ tầng

hiệu cầu truyền hình (đơn vị tính là thời gian phát thông tin và số lượng kênhcho thuê).

- Phần khách hàng:

Khách hàng trong lĩnh vực thông tin của chi nhánh là các cá nhân, tập thể các đơn vị doanh nghiệp (kể cả tư nhân và nhà nước) thuê để lắp đặt, sử dụng đường truyền, đòi hỏi chất lượng đường truyền tín hiệu phải thực sự đảm bảo tốt 24/24 h/ngày tốc độ cao, giá cả rẻ, phù hợp

III/ Thực trạng bộ máy quản lý ở chi nhánh.

1 Cơ cấu bộ máy quản lý của chi nhánh.

Mô hình bộ máy quản lý của Chi nhánh được bố chí theo kiểu cơ cấu trực tuyến chức năng

Cơ cấu tổ chức của Chi nhánh được chia làm 2 bộ phận chức năng rõ rệt: một bên chịu trách nhiệm về kỹ thuật và một bên chịu trách nhiệm về các hoạt động kinh doanh và chỉ đạo chung của 2 bộ phận chức năng này là một giám đốc và hai phó giám đốc

Bên cạnh đó mổi một phòng ban có những chức năng riêng, và chịu

sự chỉ đạo của ban giám đốc

-­Giám đốc Chi nhánh do Giám đốc Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của Công ty Giám đốc là người đại diên pháp nhân của Chi nhánh, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và phápluật về quản lý, điều hành và hoạt động của Chi nhánh trong phạm vi quyền hạn, nhiệm vụ được giao Giám đốc là người có quyền quản lý và điều hành cao nhất của Chi nhánh