Quy trình xuất hàng hóa tại công ty cổ phần vận tải mặt trời

Nhưng nhắc đến hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá chúng takhông thể không nói đến dịch vụ giao nhận vận tải hàng hoá quốc tế vì đây là hai hoạt động không tách rời nhau, chúng có tác động

LỜI MỞ ĐẦU

Để xây dựng đất nước giàu mạnh và phát triển trong bối cảnhtoàn cầu hoá, khu vực hoá, hội nhập kinh tế quốc tế chúng takhông thể xem nhẹ hoạt động ngoại thương vì nó đảm bảo sự giaolưu hàng hoá, thông thương với các nước bè bạn năm châu, giúpchúng ta khai thác có hiệu quả tiềm năng và thế mạnh của cảnguồn lực bên trong và bên ngoài trên cơ sở phân công lao động vàchuyên môn hoá quốc tế

Nhưng nhắc đến hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá chúng takhông thể không nói đến dịch vụ giao nhận vận tải hàng hoá quốc

tế vì đây là hai hoạt động không tách rời nhau, chúng có tác độngqua lại thống nhất với nhau Qui mô của hoạt động xuất nhập khẩutăng lên nhanh chóng trong những năm gần đây là nguyên nhântrực tiếp khiến cho giao nhận vận tải nói chung và giao nhận vậntải biển nói riêng phát triển mạnh mẽ cả về chiều rộng và bề sâu.Bên cạnh đó, với hơn 3000 km bờ biển cùng rất nhiều cảng lớnnhỏ rải khắp chiều dài đất nước, ngành giao nhận vận tải biển ViệtNam thực sự đã có những bước tiến rất đáng kể, chứng minh đượctính ưu việt của nó so với các phương thức giao nhận vận tải khác.Khối lượng và giá trị giao nhận qua các cảng biển luôn chiếm tỷtrọng lớn trong tổng giá trị giao nhận hàng hóa quốc tế của ViệtNam Điều này có ý nghĩa rất lớn, nó không chỉ nối liền sản xuất

với tiêu thụ, giúp đưa hàng hoá Việt Nam đến với bạn bè quốc tế

mà còn góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh của hàng hoá nước

ta trên thị trường thế giới

SUN VN là nhà cung cấp dịch vụ giao nhận và vận chuyểnquốc tế với một sự khác biệt nổi bật – kết hợp nhiều nguồn tàinguyên từ khắp nơi trên thế giới, công nghệ hàng đầu và niềm đam

mê thực hiện các dịnh vụ cho từng khách hàng, và việc hoàn thànhmục tiêu của khách hàng là sự ưu tiên, tất cả đều mang đến sự hàilòng cho khách hàng

Với đề tài “QUY TRÌNH XUẤT HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN VẬN TẢI MẶT TRỜI ” em hy vọng sẽ đưa ra cái

nhìn khái quát về thực trạng tình hình giao nhận vận tải hàng hóaquốc tế từ SUNVN nói riêng và trong ngành nói chung

1.Phạm vi báo cáo:

Thực trạng hoạt động của công ty cổ phần Mặt Trời Việt Nam Cách làm chứng từ xuất hàng hóa sang thị trường nước ngoài

2.Đối tượng báo cáo:

Công ty cổ phần vận tải Mặt Trời Việt Nam

Dịch vụ xuất khẩu của công ty Sunvn

3.Phương pháp báo cáo:

Phương pháp thực tế từ việc theo dõi quá trình xuất khẩu của Công

Phương pháp nghiên cứu khoa học và suy luận logic

4.Kết cấu bài báo cáo

em trong quá trình nghiên cứu và cộng tác sau này

PHẦN 1 : THỰC TRẠNG VỀ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY VẬN TẢI MẶT TRỜI VIỆT NAM

1.1.Giới thiệu chung về công ty Sun VN :

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển :

Văn phòng đại diện Seko với trụ sở tại Hoa Kỳ hoạt động như mộtvận tải toàn cầu và Công ty Logistics

Được thành lập vào năm 1976, với hơn 46 văn phòng ở Bắc Mỹ,các văn phòng tại hơn 60 quốc gia trên thế giới, tại Việt Nam trụ

sở chính tại TP Hồ Chí Minh và hai chi nhánh tại Hà Nội và thànhphố Hải Phòng

Sun VN được chính thức thành lập tại Việt Nam năm 2003, là mộttrong những công ty vận tải đứng đầu trong nước,

 Tên công ty: Công ty cổ phần vận tải Mặt trời Việt Nam

 Tên giao dịch: Sun VN Transport

 Thành lập: năm 2003 theo quyết định số 0310257069 của Sở

Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hồ Chí Minh với tên gọi là Công ty

cổ phần vận tải Mặt trời Việt Nam

Trụ sở chính: Tầng trệt, Cao ốc Phú Nhuận ,20 Hoàng Minh

Giám., Phường 9, Quận Phú Nhuận, Tp HCM

 Website: http://www.suntransco.com/

 Tel: 84 - 8 - 39971199

 Fax: 84 - 8 - 39971188

 Mã số thuế: 0310257069

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

1.1.2.1 Chức năng:

Theo giấy phép thành lập, công ty có chức năng làm dịch vụ trongcác lĩnh vực sau:

 Dịch vụ vận tải, giao nhận, xếp dỡ hàng hóa trong nước

 Đại lý giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu dịch vụ vận tải vớicác công ty nước ngoài bằng các phương tiện vận tải

 Chức năng chính của Sun VN Việt Nam là thực hiện các hoạtđộng giao nhận vận tải trong kinh doanh xuất nhập khẩu tại thịtrường Việt Nam

1.1.2.2.Nhiệm vụ:

 Công ty không ngừng tiếp cận, khai thác nhiều thị trườngmới, duy trì mối quan hệ với khách hàng lâu năm, tìm kiếm, tạo uytín với các khách hàng mới

 Sử dụng đồng vốn hiệu quả, bảo toàn vốn, khai thác tiềm lựckinh tế nội địa, đảm bảo việc quay vòng vốn hiệu quả và hợp lý

 Xây dựng và tổ chức thực hiện tốt các kế hoạch kinh doanhxuất nhập khẩu Tổ chức mô hình kinh doanh phù hợp với đặcđiểm, điều kiện hiện có của công ty cũng như thích ứng với cơ chếcủa đất nước trong từng thời kỳ

 Thực hiện tốt chính sách nhân sự, chế độ quản lý tài sản, tàichính, lao động tiền lương Tuân thủ nguyên tắc, chính sách, chế

độ quản lý kinh tế, quản lý xuất nhập khẩu và giao dịch đối ngoạihiện hành của Nhà Nước

1.1.3 Các dịch vụ của công ty

1.1.3.1 Đại lý vận tải

Sun VN là bộ phận quản lý vận tải, liên kết các lục địa bằng đườnghàng không và bằng đường biển, nó đóng một vai trò thiết yếutrong việc phát triển kinh doanh toàn cầu của công ty cung cấp.Trong ngành công nghiệp liên quan cung cấp các giải pháp vậnchuyển hàng hóa thích hợp, công ty cho phép khách hàng của công

Giải pháp của công ty là:

Sun VN làm cho khách hàng của mình cạnh tranh hơn bằng cáchkết hợp các dịch vụ vận chuyển hàng hóa chất lượng cao thành mộttrong những giải pháp thích hợp liền mạch chuỗi cung ứng Trong

quan hệ đối tác với các khách hàng của công ty, công ty tạo ra giảipháp phù hợp đáp ứng những thách thức của ngành công nghiệp cụthể

Hàng Sea – Air

NVOCC, LCL, FCL, RORO & Project Cargo Services

 Tất cả các dịch vụ của công ty là sẵn door – to door, vàcông ty cung cấp một số dịch vụ giá trị gia tăng như thủtục hải quan, quản lý, nhà cung cấp, quản lý KPI, kho bãi

và đóng gói, cũng như bảo hiểm hàng hóa

 Châu Á, Châu Âu, Bắc Mỹ và Mỹ Latin

 30% đến 50% nhanh hơn so với một lô hàng đạt tiêuchuẩn nước biển

 30% đến 50% rẻ hơn so với các lô hàng không khí

Đầy đủ tải container (FCL) cho các tiêu chuẩn, container lạnh hoặcquá khổ

Số liệu của Sun VN Freight như sau:

 35% doanh thu của công ty

Lĩnh vực của công ty bao gồm các chuỗi cung ứng cung cấp :

 Inbound hậu cần: cung cấp quản lý, quản lý  thành phần vàkết thúc managementstocks hàng tồn kho sản phẩm, VMI, lắpráp, tuỳ biến và roll-ra của thiết bị công nghệ cao,

 Các dịch vụ giá trị gia tăng, lineside giao hàng, dây chuyềnsản xuất giao hàng

 Tour quốc tế hậu cần: quản lý chứng khoán, cross docking,

 Tổng hợp các nguồn lực, tự chọn, trì hoãn sự khác biệt, giátrị gia tăng dịch vụ, nhãn mác / stickering, quản lý tồn khoVới sự hiện diện toàn cầu của công ty,với năng lực sáng tạo,khách hàng có thể tái tập trung vào kinh doanh cốt lõi của kháchhàng:

 Interfaceable đầy đủ, linh hoạt và mạnh mẽ hệ thống thôngtin

 Phục vụ chiến lược phát triển của khách hàng

 Tăng giá trị thông qua hậu cần dịch vụ hiệu quả cao

 Điều hành các đội có chuyên môn trong lĩnh vực của kháchhàng

 Thân thiện với môi trường

 Pháp luật và các quy định cũng như với chính sách của riêngtừng khách hàng

Dịch vụ của chúng tôi bao gồm:

 Toàn phần hoặc một phần vận tải

 Vận chuyển, chuyên dụng hoặc cho thuê

 Phân phối và intersite

 Chuyên ngành giao thông vận tải

Các giải pháp của chúng tôi đặt khách hàng ngoài việc cácđối thủ, bao gồm từ quan điểm phát triển bền vững (an toàn, chấtlượng môi trường) Sun VN cũng là người quản lý và thí điểm, tạo

ra giá trị gia tăng cho khách hàng

1.1.4 Cơ cấu tổ chức nhân sự của công ty

1.1.4.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty:

Bộ phận Chứng

từ Bộ phận Kinh doanh & Tiếp

thị

Bộ phận Nhân sự

Bộ phận giao nhận

Air nhập

Bộ phận giao nhận Air xuất

Bộ phận giao nhận Sea nhập

Bộ phận giao nhận Sea xuất

GIÁM ĐỐC

Bộ phận IT

Bộ phận

Kế toán

Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức công ty Sun VN Việt Nam

1.1.4.2 Giám Đốc:

 Đại diện về mặt pháp lý cho công ty đồng thời cũng là ngườichịu trách nhiệm trực tiếp đến toàn bộ hoạt động kinh doanh củacông ty

 Tổ chức và điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công tysao cho đạt hiệu quả cao nhất, thực hiện các mục tiêu kinh tế xãhội của Đảng và Nhà Nước đặt ra

 Trực tiếp chỉ đạo, xét duyệt và phê chuẩn các hợp đồng kinh

tế với các công ty đối tác

 Quyết định bổ nhiệm hoặc bãi nhiệm bất cứ nhân viên nàodưới quyền cũng như khen thưởng hoặc kỷ luật theo quy định côngty.

 Trực tiếp chỉ đạo công tác tài vụ như: quản lý nguồn vốn, quỹtiền mặt, nguồn lợi nhuận và nộp thuế theo quy định Nhà Nước

1.1.4.3 Bộ phận IT:

 Chịu trách nhiệm tham mưu cho Ban Giám Đốc về kế hoạchphát triển công nghệ thông tin của công ty

 Thiết kế các chương trình quản lý phục vụ các khâu nghiệp

vụ trong công ty cũng như huấn luyện cho toàn bộ nhân viên công

 Quản lý tiền vốn, nguồn vốn, tài sản, vật tư hàng hóa, bảotoàn và phát triển vốn

 Thực hiện chế độ kế toán theo quy định của Nhà Nước,hoạch toán kinh doanh, phân tích hoạt động kinh doanh của công

ty hàng năm

 Đề xuất các biện pháp điều hòa vốn, trích lập các quỹ, hướngdẫn và thực hiện chế độ kiểm tra, chế độ thống kê các loại tài sảnkinh doanh

 Tiến hành các hoạt động quyết toán thuế theo quy định NhàNước

1.1.4.5 Bộ phận nhân sự

 Xây dựng, tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ củacông ty Thực hiện việc tiếp nhận, điều động, bố trí, sắp xếp, bổnhiệm, khen thưởng, kỷ luật nhân viên theo quy định của công

ty phù hợp với Luật Lao động Việt Nam

 Đánh giá chất lượng nhân viên

 Hoạch định các chính sách tuyển dụng và đào tạo nhânviên

 Chịu trách nhiệm bảo đảm các quyền lợi của nhân viên

về mặt tiền lương và các chế độ ưu đãi về bảo hiểm cho ngườilao động theo quy định Nhà Nước

 Chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu để khai Hải quan.

 Liên lạc trực tiếp với hãng tàu, hãng hàng không thực hiệnviệc booking mỗi ngày đối với hàng xuất khẩu

 Thực hiện quy trình xuất nhập khẩu kể cả đối với loại hànghóa được xuất nhập khẩu qua bưu điện hay các đại lý chuyển phátnhanh

 Theo dõi giấy phép và xin giấy phép xuất nhập khẩu

1.1.4.7 Bộ phận kinh doanh & tiếp thị:

 Chịu trách nhiệm về kế hoạch kinh doanh, mở rộng thịtrường, nghiên cứu chiến lược thị trường, phát triển dịch vụ mới,duy trì và gia tăng giá trị thương hiệu

 Chăm sóc khách hàng thân thiết, tìm kiếm khách hàng tiềmnăng

 Phát triển thị trường nội địa theo chiến lược công ty

 Tham gia xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, hệ thốngquản lý môi trường và trách nhiệm xã hội tại công ty.

1.1.4.8.Bộ phận giao nhận hiện trường:

 Phụ trách các khâu nghiệp vụ từ lúc mở tờ khai đến lúc kiểmhóa và giao hàng cho khách hàng

 Bảo đảm giao hàng đúng thời hạn, đúng địa điểm, đảm bảotính toàn vẹn của hàng hóa từ lúc tiếp nhận hàng đến khi giao chokhách hàng

 Theo dõi, giám sát quá trình đóng hàng xuất khẩu, kiểm tranhập kho quá trình nhập khẩu

1.1.5 Tình hình họat động của công ty Sun VN trong những năm gần đây

Khách hàng hiện nay của công ty là các doanh nghiệp Việt Namkinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa, chủ yếu là quần áo gia công,

đồ nội thất bằng gỗ, giày dép cao cấp, nước uống đóng chai, trangthiết bị gia đình…(đường biển), mỹ phẩm, hoa quả đông lạnh,quần áo thời trang, thực phẩm tươi sống…(đường hàng không).Những mặt hàng này được xuất hay nhập khẩu từ khắp nơi trênthế giới, chủ yếu là Singapore, Hongkong, Hàn Quốc, Nhật Bản,

Úc, Mỹ, Canada, các nước Mỹ Latin, New Zealand, Trung Đông,Đức, Hà Lan, Đan Mạch, Ai Len, Pháp, Tây Ban Nha…

Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

Mục tiêu hàng đầu của nhà kinh doanh là tạo ra lợi nhuận tối đavới chi phí tối thiểu và cung cấp dịch vụ có chất lượng tốt nhất chokhách hàng của mình Để đạt được mục tiêu đó, Ban Giám đốc vàtoàn thể nhân viên đã nổ lực không ngừng và đạt được kết quả khảquan

ĐVT: VNDCHỈ

10.763.238.790,00

Bảng 1.2 Bảng kết quả hoạt động kinh doanh 2008-2010

Nhận xét:

Qua 2 bảng số liệu trên, ta thấy kết quả kinh doanh của công tytrong 3 năm qua đều tăng về doanh thu, lợi nhuận.

 Doanh thu tăng từ 7.849.428.765,00 (2008) đến7.849.428.765,00 (2009) tương ứng với tỷ lệ tăng 121,98% và tiếptục tăng đến 10.763.238.790,00 (2010) đạt tỷ lệ tăng 121,41%

 Lợi nhuận tăng từ 343.185.456,24 (2008) đến463.273.269,40 (2009) tương ứng với tỷ lệ tăng 134,99% và tiếptục tăng đến 776.246.014,80 (2010) đạt tỷ lệ tăng 167,56%

 Giao nhận giữ vai trò chủ đạo trong hoạt động kinh doanhcủa công ty Tỉ lệ đóng góp của hoạt động giao nhận năm 2008chiếm 97,43%, đến năm 2009 tăng lên 97, 57% Tuy nhiên năm

2010, tỷ trọng này giảm xuống 96,82%, nguyên nhân là do khủnghoảng kinh tế thế giới ảnh hưởng đến các ngành sản xuất và dịch

vụ, mặt khác, năm 2010 lại xảy ra nhiều thiên tai biến cố thiênnhiên gây thiệt hại cho hoạt động giao nhận hàng hóa của công ty

 Tình hình doanh thu và lợi nhuận tăng đều qua các năm chothấy Sun VN Việt Nam đang dần ổn định, Ban Giám đốc vẫn tiếptục duy trì chính sách mở rộng giao dịch với khách hàng, mở rộngquan hệ với các hãng tàu, hãng hàng không, đồng thời ổn định chấtlượng dịch vụ Đây là yếu tố giữ chân khách hàng cũ đồng thời thuhút khách hàng tiềm năng Với thế mạnh thương hiệu hiện có cùngđội ngũ nhân viên năng động, giàu kinh nghiệm, Sun VN Việt

Nam sẽ tiếp tục phát triển trên thị trường dịch vụ giao nhận hàngxuất nhập khẩu.

1.1.6 Định hướng phát triển trong thời gian tới

 Công ty tiếp tục khai thác triệt để lĩnh vực giao nhận vì đây

là định hướng của công ty Định hướng lớn nhất của công ty làtăng cường sức cạnh tranh trên thị trường trong bối cảnh ngày càng

có nhiều công ty giao nhận ra đời, sự cạnh tranh gay gắt không chỉ

về giá mà còn về chất lượng dịch vụ Ban Giám đốc đã xác địnhđược tầm quan trọng của 2 yếu tố này nên luôn chú trọng tìm kiếmnhững biện pháp và xây dựng kế hoạch kinh doanh để công ty luônđứng vững trong môi trường cạnh tranh gay gắt

 Khắc phục những điểm yếu kém còn tồn đọng trong hoạtđộng giao nhận xuất nhập khẩu nhằm giữ vững mối quan hệ thânthiết, tạo sự an tâm tuyệt đối cho khách hàng cũ Áp dụng thêmmột số biện pháp hỗ trợ khách hàng thực hiện giao dịch tận nhà,giao nhận trọn gói Sun VN lấy phương châm “Nhanh chóng, đúnghẹn và an toàn” để phục vụ khách hàng

 Thông qua hoạt động marketing, quảng cáo hình ảnh củacông ty đến khách hàng tiềm năng để mở rộng quy mô hoạt động

 Tiếp tục tuyển dụng, nâng cao trình độ nguồn nhân lực, kiếnthức pháp luật, kỹ năng làm thủ tục xuất nhập khẩu cho toàn nhânviên nhằm thúc đẩy công ty khai thác tốt hơn các dịch vụ khác

1.2 Quá trình làm chứng từ hàng xuất khấu bằng đường biển của công ty Sun VN

1.2.1 Lấy booking :

Nhận chi tiết booking từ sales liên hệ hãng tàu để lấybooking, sau khi nhận được booking sẽ gửi booking cho kháchhàng

Theo dõi quá trình đóng hàng của khách hàng để lấy sốcontainer và số seal gữi cho hãng tàu trước closing time khoảng 3tiếng

Hình 1.4

Hình 1.5

1.2.2 Xuất Bill

Nhận chi tiết bill từ khách hàng và chuyển cho bộ phận chứng từ.Cách xuất bill bằng phần mền SMS:

Sau khi đăng nhập SMS màn hình sẽ có dạng như hình bên dưới

Để tạo một bill mới chúng ta chọn như hình sau

Màn hình sẽ có giao diện như sau (mặc định lúc này ở General)

General: sử dụng để tạo MBL

File’s document: tạo HBL

Sau khi chúng nhập hết các thông tin MBL và SAVE lại sau đómới có thể nhập được các thông tin HBL o button Files’sdocument

Kí tự tiếp theo là E (export)

2 kí tự kế tiếp sẽ là 2 số cuối của năm (ở trường hợp này là năm2010)

5 kí tự cuối cùng sẽ là số FILE theo dõi

1.2.2.1.2 H/Agent

Nhập vào agent se handle lô hàng này

Trường hợp dữ liệu đã có trên SMS thì chúng ta chỉ cần nhập tênvào và nhấp tab thì đã xem như nhập xong

Nếu agent chưa có trên SMS thi chúng ta phải tạo mới Việc tạomới agent sẽ được tiến hành bằng cách nhấp vào biểu tượng nhưtrên hình

Bất cứ việc tạo mới nào sẽ được tiến hành tương tự như nhau bằngcách nhấp vào biểu tượng trên Một cửa sổ mới sẽ được hiện lênnhư sau:

Nhấp vào NEW để tạo data agent mới Man hình se hiện lên cửa sổmới như sau

Hình trên chúng ta bắt buộc phải điền những ô đánh dấu Ở phầnGroup of Agent’s name chúng ta chọn bất kì agent nào bên dưới(nếu không chọn phần này SMS sẽ không cho chúng ta SAVE).

Agent ID: là tên viết tắt của agent, chúng ta phai đặt cho dễ nhớ.Điều nay giúp chúng ta dễ dàng hơn cho những lần làm bill sautrong việc tìm kiếm tên agent

ACC code: có thể viết tương tư Agent ID Sau khi đã nhập xonghết chúng ta bấm SAVE để luư lại dữ liệu

Sau khi save chúng ta trở ra H/agent để load agent đã nhập Nhậptên agent cần thiết vào như trên hình Tên của agent mà chúng ta

đã nhập sẽ hiện lên chỉ cần nhấp chọn Ấn TAD để qua phần khác

1.2.2.1.3 Carrier:

Cũng tương tự như H/Agent Chúng ta sẽ chọn tên carrier đối vớiFCL va tên FWD nếu chúng ta coload hàng Nếu data chưa cóchúng ta sẽ tạo mới giống như H/agent

1.2.2.1.4 Feeder:

Nhập tên tàu, bao gồm có ETD, ETA , và số chuyến

Nếu chưa có tên tàu nhấp vào hình như bên dưới để tạo tên tàumới

Nhấp chọn New để tạo tên tàu mới Màn hình sẽ hiện lên như sau

Chúng ta sẽ nhập những thông tin cần thiết như hình bên dưới sau

đó nhấp Save

Ở Terminal: chúng ta bất kì phần nào cũng được, mục đích là đềSAVE lại

Các chi tiết còn lại nhập như trên hình

Loại hàng là LCL

Service và DDC mặc định như đã chọn

Cảng đi: HCM

Cảng đến: SYD

Crt.type: hàng LCL thường không cần nhập phần này nhưng chúng

ta bắt buộc phải nhập thì mới SAVE được

Phần MBL no chúng ta căn cứ vao MBL de nhập vào

Nhấp SAVE để luu lai

Hình 1.6

Để tạo HBL chúng ta cần nhập tất cả các ô đánh dấu như hình trên

B/L no: nhập vào số HBL# SYD100610A

Shipper: Nếu shipper chưa được tạo trên SMS thì chúng tao tạo

mới như sau