Đề tài thực tế quản trị hành chính văn phòng thực trạng công tác văn phòng tại công ty tnhh vũ bình dương

Bộ môn Quản trị hành chính văn phòng là môn học vô cùng bổ ích và có tính thực tế cao, vừa đảm bảo cung cấp đủ kiến thức lý thuyết vừa giúp sinh viên có cơ hội thực tiễn tiếp cận với các

RƯỜNG ĐẠI HỌC TH DU MÔT

KHOA KINH TẾ

ĐỀ TÀI THỰC TẾ: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

GVHD: THS Phan Nhân Trung

Bình Dương, tháng 10, năm 2022

Bình Dương, tháng 10 năm 2022

LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên, chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Trường Đại học Thủ Dầu Một nói chung và Hội đồng Khoa Kinh Tế nói riêng đã đưa môn học Quản trị hành chính văn phòng vào chương trình giảng dạy và đào tạo, giúp chúng em tích lũy được lượng kiến thức vô cùng lớn Đặc biệt, chúng em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên bộ môn – Th.S Phan Trung Nhân đã truyền đạt những kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt thời gian học tập vừa qua Trong thời gian tham gia lớp học Quản trị quản trị hành chính văn phòng của thầy, chúng em đã học hỏi và tiếp thu được rất nhiều kiến thức bổ ích Đây chắc chắn sẽ là những kiến thức quý báu, là hành trang để em có thể vững bước sau này

Bộ môn Quản trị hành chính văn phòng là môn học vô cùng bổ ích và có tính thực tế cao, vừa đảm bảo cung cấp đủ kiến thức lý thuyết vừa giúp sinh viên có cơ hội thực tiễn tiếp cận với các doanh nghiệp Tuy nhiên, với điều kiện thời gian, môi trường, cũng như kinh nghiệm còn hạn chế, mặc dù chúng em đã cố gắng hết sức nhưng chắc chắn bài báo cáo khó có thể tránh khỏi những thiếu sót và đôi chỗ còn chưa chính xác Kính mong thầy, cô

và các bạn xem xét và góp ý để bài tiểu luận của chúng em được hoàn thiện hơn

Chúng em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 2

MỤC LỤC 3

DANH MỤC HÌNH ẢNH 3

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH VŨ BÌNH DƯƠNG 3

1 Tổng quan về Vũ Garden 3

1.1 Giới thiệu 3

1.2 Công Ty TNHH VŨ BÌNH DƯƠNG 6

1.3 Mô hình hoạt động 7

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH VŨ BÌNH DƯƠNG 7

2 Cơ cấu tổ chức: 7

3 Thực trạng công tác văn phòng tại Công ty TNHH Vũ Bình Dương 9

3.1 Trang thiết bị 9

3.2 Con người 11

3.3 Hệ thống các nguyên tắc thủ tục 12

3.4 Hệ thống các nghiệp vụ hành chính văn phòng 12

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VŨ GARD EN 13

4 Giải pháp về mặt công nghệ 13

5 Giải pháp về mặt con người, cá nhân đổi mới tư duy và tiếp thu kiến thức 13

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1 Vườn Địa đàng Vũ Garden

Hình 1.2 Khu vườn Ý xanh mát tại Vũ Garden

Hình 1.3 Logo của Công ty TNHH Vũ Bình Dương - Vũ Garden

Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Vũ Bình Dương

Hình 3.1 Quán cà phê trong khuôn viên của Vũ Garden

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH VŨ BÌNH DƯƠNG

1 Tổng quan về Vũ Garden

1.1 Giới thiệu

- Thương hiệu Vũ Garden thuộc Công ty TNHH Vũ Bình Dương

- Ngày hoạt động: 22.11.2019 (đã hoạt động 3 năm)

- Địa chỉ: 117 Đường Nguyễn Du, Khu phố 3, phường An Phú, thành phố Thuận An, tỉnh Bình Dương

- Website:https://vugarden.vn/

- Điện thoại: 1900 633 441

- Email: info@vugarden.vn

Hình 1.1 Vườn Địa đàng Vũ Garden

- Sở hữu diện tích vườn ươm hơn 3.000m² và được quy hoạch bài bản, Vũ Garden là một vườn hoa xanh mát, tuyệt đẹp với đa dạng các loại hoa và cây cảnh Cụ thể, Vũ Garden ươm rất nhiều giống cây, hoa cảnh đầy đủ từ các giống ngoại nhập đến các giống nội địa

đa sắc màu

- Điểm đặc biệt nhất ở Vũ Garden là vườn mẫu với diện tích 1.500m² mang phong cách Ý lãng mạn đậm chất châu Âu Bước vào Vũ Garden, du khách sẽ được bước dưới những hàng hiên lãng mạn dẫn đến khu vườn thượng uyển với những hàng cây, hoa độc đáo được cắt tỉa và tạo hình tỉ mỉ Ngoài ra, du khách sẽ rất ấn tượng với những tượng điêu khắc thạch cao tuyệt đẹp mang phong cách châu Âu Có thể nói, Vũ Garden đã mang đến cho du khách một khu vườn cổ tích châu Âu giữa lòng thành phố

Hình 1.2 Khu vườn nước Ý xanh mát tại Vũ Garden

- Với phương châm hoạt động uy tín đề cao chất lượng và sự hài lòng của khách hàng, Vũ Garden sớm đã trở thành cái tên quen thuộc trong việc cung cấp các loại cây cảnh, bàn ghế ngoài trời, gốm sứ, vật tư nông nghiệp,

Mục tiêu:

-Trở thành nhà cung cấp hoa hồng và cây cảnh hàng đầu Việt Nam

Sứ mệnh:

-Mang vẻ đẹp của hoa hồng đến với tất cả mọi người, chung tay kiến tạo cảnh quan ngôi nhà bạn không chỉ xanh-sạch mà còn thơ mộng, nâng cao chất lượng cuộc sống,

Phương châm:

-Uy tín

-Chất lượng

-Sự hài lòng

- Không dừng lại ở đó, Vũ Garden còn là một "tổ hợp" khi sở hữu quán Coffee trong khuôn viên vườn Du khách khi đến thăm vườn thượng uyển có thể thưởng thức Coffee

và lựa chọn mua những cây, hoa và các sản phẩm khác mang về Chính "tổ hợp" dịch vụ

và thái độ chăm sóc khách hàng tận tình, tâm huyết là điểm "hút khách" tuyệt vời của Vũ Garden

Hình 1.3 logo của Công ty TNHH Vũ Bình Dương – Vũ Garden

1.2 Công Ty TNHH VŨ BÌNH DƯƠNG

(VU BINH DUONG COMPANY LIMITED)

- Địa chỉ: 9A/3 Đường Nguyễn Du, Khu phố Bình Đáng, Phường Bình Hòa, Thành phố Thuận An, Tỉnh Bình Dương (Tìm vị trí)

- Mã số thuế: 3702788718

- Người Đại Diện Pháp Luật: Dương Lâm Vũ

- Ngày hoạt động: 12/07/2019

- Giấy phép kinh doanh: 3702788718

- Quản lý bởi Chi cục Thuế Thành phố Thuận An

- Lĩnh vực: Trồng rau, đậu các loại và trồng hoa, cây cảnh

1.3 Mô hình hoạt động

- Chuyên thiết kế cảnh quan cho các biệt thự các công trình xây dựng

- Cung cấp các loại vật tư như: cây cảnh, phân bón, thuốc trừ sâu,…

- Cung cấp các sản phẩm hỗ trợ chăm sóc hoa cảnh như phân bón, nông cụ làm vườn

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH

VŨ BÌNH DƯƠNG

2 Cơ cấu tổ chức:

2.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Vũ Bình Dương

Người đứng đầu điều hành và quyết định mọi kế hoạch của Công ty TNHH Vũ Bình Dương là Giám đốc, dưới đó là Phó giám đốc Tiếp theo đó là các phòng ban phòng nhân

sự, phòng kế toán, phòng kỹ thuật, phòng kinh doanh Mỗi phòng ban nắm giữ một chức năng riêng biệt, cùng hỗ trợ và thúc đẩy sự phát triển của công ty

Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Vũ Bình Dương

- Người đứng đầu điều hành và quyết định mọi kế hoạch của Công ty TNHH Vũ Bình Dương là Giám đốc, dưới đó là Phó giám đốc Tiếp theo đó là các phòng ban: phòng nhân

sự, phòng kế toán, phòng kinh doanh, phòng hành chính, phòng marketing, phòng thiết

kế kỹ thuật Mỗi phòng ban nắm giữ một chức năng riêng biệt, cùng hỗ trợ và thúc đẩy sự phát triển của công ty

Giám đốc

Phó Giám đốc

Phòng marketting

Phòng Hành chính

Phòng kinh doanh

Phòng

kế toán

Phòng

nhân sự

Phòng

Kĩ thuật

Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:

* Giám đốc:

- Giám sát mọi hoạt động kinh doanh, con người, cũng như hoạt động hợp tác của doanh nghiệp

- Đưa ra các biện pháp để thúc đẩy doanh số công ty

- Phân tích và giám sát tiến độ của các phòng ban theo hướng và mục tiêu đã đề ra

- Giữ cho doanh nghiệp luôn hoạt động ổn định với hiệu suất kinh doanh tối ưu

* Phó giám đốc:

- Quản lý các khâu sản xuất và hoạt động kinh doanh của công ty

- Thực hiện quản lý nhân sự trong phỏng ban của mình

- Phối hợp với giám đốc để thiết lập những quy chế, quy định phù hợp với giá trị cốt lõi của doanh nghiệp

- Quản lý ngân sách và dòng tiền cho các kế hoạch kinh doanh, sản xuất, nhân sự,

* Phòng nhân sự

- Quản lý hợp đồng, thủ tục và hồ sơ của công ty

- Tuyển dụng, đào tạo phát triển nguồn nhân lực nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

- Phụ trách việc quan tâm và chăm lo đời sống tinh thần của của nhân viên; xây dựng và duy trì một môi trường làm việc năng động, tích cực để thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên

- Phụ trách đăng ký và trích nộp tiền các loại bảo hiểm cho nhân viên: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp,

- Quản lý lương và thưởng chế độ phúc lợi

* Phòng kế toán:

- Ghi chép, tính toán, và báo cáo tình hình hiện có

- Ghi chép tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, tiền vốn

- Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh

- Kiểm tra kế hoạch thu chi tài chính

- Kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn Phát hiện kịp thời những hiện tượng lăng phi Ngăn ngừa những vi phạm chế độ, quy định của công ty

* Phòng kinh doanh:

- Thực hiện công tác nghiên cứu và phát triển sản phẩm của doanh nghiệp

- Tiếp cập mở rộng phạm vi thị trường của công ty và khách hành tiềm năng

- Lên chiến lược phát triển cho hoạt động kinh doanh của công ty, từ khâu sản phẩm tới xây dựng mối quan hệ với khách hàng

- Phòng ban chịu trách nhiệm chính đối với công việc kinh doanh của doanh nghiệp

* Phòng hành chính

- Đảm nhận toàn bộ các việc liên quan đến quy trình, thủ tục hành chính

- Quản lý và giám sát công việc của nhân viên trong công ty

- Ngoài ra còn tư vấn pháp lý cho Ban Giám đốc khi cần

* Phòng Marketing

- Xây dựng, phát triển thương hiệu, hình ảnh cho Vũ Garden

- Nghiên cứu thị trường và nhu cầu khách hàng

- Lên kế hoạch và thực hiện các chiến lược Marketing

- Quảng bá sản phẩm của công ty với khách hàng

- Thiết lập và duy trì mối quan hệ với báo chí, truyền thông

* Phòng thiết kế kỹ thuật:

- Chọn lọc và nhân giống các loại hoa hồng ngoại nhập và cung cấp cho thị trường

- Trồng trọt, chăm sóc theo dõi cây cảnh

- Chăm sóc và bảo trì dụng cụ làm vườn

3 Thực trạng công tác văn phòng tại Công ty TNHH Vũ Bình Dương

3.1 Trang thiết bị

Trang thiết bị là những yếu tố quan trọng để đảm bảo năng suất và chất lượng của công tác văn phòng, đồng thời cũng là một trong các yếu tố giúp thu hút khách hàng đến với

Vũ Garden

- Sở hữu diện tích vườn ươm hơn 3.000m2 và được quy hoạch bài bản, Vũ Garden là một vườn hoa xanh mát với đa dạng các loại hoa và cây cảnh Những nội thất sân vườn mang

phong cách châu Âu ấn tượng, những máy móc, dụng cụ hiện đại để phục vụ cho việc trồng trọt và chăm sóc

- Vũ Garden còn là một tổ hợp khi sở hữu quán Coffee trong khuôn viên vườn Du khách khi đến thăm vườn thượng uyển có thể thưởng thức coffee và lựa chọn mua cây, hoa và các sản phẩm khác mang về

- Với phương châm hoạt động uy tín đề cao chất lượng và sự hài lòng của khách hàng,

Vũ Garden sớm đã trở thành cái tên quen thuộc trong việc cung cấp các loại cây cảnh, vật

tư nông nghiệp

- Trang thiết bị phục vụ cho việc chăm sóc cây và trang trí quán coffee trong khuôn viên vườn: hệ thống máy tuới tự động, hệ thống lưới chắn con trùng, nhà kính trồng cây, hệ thống tưới nhỏ giọt, bàn ghế, các loại máy móc vật tư phục vụ cho việc mua bán và sản xuất,…

- An toàn cho người lao động: bộ dụng cụ làm vườn, giày làm vườn, găng tay, trang thiết

bị vật tư y tế,…

- Hành chính: bàn, ghế, máy vi tính, điện thoại bàn, các loại văn phòng,…

Bên cạnh cách bày trí văn phòng trong khuôn viên khu vườn, không gian cây xanh và cách trang trí mới lạ độc đáo tạo ra một cảm giác làm việc thoải mái, thoáng mát thúc đẩy nhân viên làm việc một cách hiệu quả

Hình 3.1 Quán cà phê trong khuôn viên của Vũ Garden

Ngoài các nhóm thiết bị truyền thông công ty còn có những thiết bị văn phòng khác:

- Máy chiếu: thường được dùng trong các cuộc họp, kết hợp với máy tính làm tăng sự thu hút cho buổi thuyết trình

- Máy in, photo: dùng để in ấn và sao chép tài liệu phục vụ cho hành chính

3.2 Con người

Vũ Garden sở hữu đầy đủ các đơn vị như kế toán, quản lý, nhân viên phục vụ cho tổ hợp kinh doanh cây xanh và cà phê

Mỗi đơn vị, cá nhân đảm nhận một công việc khác nhau, Trong mỗi phòng ban dựa theo tính chất công việc sẽ có lượng nhân viên khác nhau:

- Quản lý: 2-3 người sẽ có nhiệm vụ quan sát và đào tạo nhân viên Gồm quản lý về mảng mua bán cây cảnh, vật tư sẽ giám sát việc mua bán và hàng hoá bán đi trong ngày Quản

lý khu vực quán cà phê sẽ giám sát nhân viên và thúc đẩy doanh số quán Quản lý tổng cả hai khu vực sẽ kiểm soát và nắm bắt tình hình doanh nghiệp

-Nhân viên phục vụ: gồm 8-12 người trong một ca làm, nhân viên sẽ chia ra nhân viên phục vụ cà phê và nhân viên tư vấn mua bán cây cảnh Nhiệm vụ của nhân viên là chăm sóc và phục vụ, tư vấn khi khách có nhu cầu

- Đơn vị kế toán: sẽ có 3-4 người làm việc tại văn phòng, đảm nhận công việc ghi chép các khoản thu chi và ghi chép rõ ràng để báo cáo với bộ phận cấp trên, ngoài ra kế toán còn đảm nhận công việc chấm công và tiền lương của nhân viên

- Đơn vị bảo vệ: 2-3 người canh giữ an ninh của doanh nghiệp và tài sản của khách hàng khi đến với Vũ Garden

- Đơn vị bếp: 2-3 người một ca làm đảm nhận công việc chế biến các món ăn và pha chế món nước theo yêu cầu của khách hàng

- Đơn vị kỹ thuật: 4-5 người bảo trì và chịu trách nhiệm các loại máy móc trong doanh nghiệp và vận hành máy móc hiệu quả

Vị trí nhân viên phục vụ, pha chế vì tính chất đặc thù của công việc nên phần lớn nhân viên sẽ là nam, cụ thể gồm 10 nhân viên nam và 2 nhân viên nữ, đa phần là các bạn học sinh sinh viên làm thêm

Còn lại các vị trí khác đòi hỏi kinh nghiệm chuyên môn cao để, có tinh thần trách nhiệm

và có kiến thức sâu về công việc mình làm thì mới có thể vận thúc đẩy doanh nghiệp một cách tốt nhất

3.3 Hệ thống các nguyên tắc thủ tục

Quy trình làm việc của Vũ Garden diễn ra theo một trình tự hết sức nhanh chóng và chuy

ên nghiệp:

• Bước 1: Chuẩn bị kế hoạch và xác định chỉ tiêu.

• Bước 2: Tìm kiếm lượng khách hàng khách hàng tiềm năng, giới thiệu sản phẩm cho

những khách hàng đến tham quan

• Bước 3: Tiếp cận khách hàng.

• Bước 4: Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ.

• Bước 5: Thuyết phục khách hàng và giải quyết khúc mắc.

• Bước 6: Thống nhất và chốt đơn hàng.

• Bước 7: Chăm sóc, bảo hành và hỗ trợ khách hàng sau khi đã bán hàng.

3.4 Hệ thống các nghiệp vụ hành chính văn phòng

* Thời gian làm việc:

- Fulltime: 10 giờ/ngày, 7 ngày/tuần

- Part-time: 5 giờ/ ngày, 3-4ngày/tuần

- Nghỉ phép năm: 21 ngày/năm

* Lương thưởng, chính sách ưu đãi của nhân viên

- Lương thử việc: 20-25k/giờ

- Lương chính thức: 30k/giờ đối với ca sáng(7-12h) và 25k/giờ đối với ca chiều (12-17h)

- Giảm giá cho nhân viên khi sử dụng dịch vụ của quán

- Phát thưởng cuối tháng cho nhân viên xuất sắc

- Xét lương 2 lần/năm

- Về thưởng tết: Thưởng lưng thứ 13 cho nhân viên

- Quả tặng tháng sinh nhật

* Đồng phục làm việc

- Áo đồng phục nhân viên có in logo Vũ Garden ở ngực trái Đối với nhân viên phục vụ: màu xanh lá, tay ngắn Đối với nhân viên chuyên lĩnh vực chăm sóc cây cảnh: áo vải tay dài, màu xanh đậm, có kèm theo đồ bảo hộ

* Văn hóa doanh nghiệp: Bắt buộc tham gia các buổi training về văn hóa làm việc, các

khóa học nhân văn và con người

* Môi trường làm việc:

- Không gian thoáng mát, rộng rãi

- Môi trường làm việc năng động, nhân viên vui vẻ, thoải mái, gần gũi

- Lịch trình linh hoạt, phù hợp cho các bạn sinh viên

- Được đào tạo chuyên nghiệp

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CA VŨ GA RDEN

4 Giải pháp về mặt công nghệ

- Trong cuộc cách mạng công nghệ tiến tiến hiện nay, khoa học công nghệ ngày càng phát triển đòi hỏi doanh nghiệp phải liên tục cập nhật và cải tiến để nâng cao chất lượng công

việc cũng như tăng hiệu quả năng xuất công việc Ứng dụng công nghệ trong quản lý và v

ào các hoạt động hành chính văn phòng của Vũ Garden Cần có những biện pháp cụ thể, t hiết thực, mang tính khả thi để từng bước hiện đại hóa các hoạt động văn phòng tại cơ qu

an của Vũ Garden ví dụ như là: Hiện đại hóa trang thiết bị trong văn phòng, bỏ đi những máy móc đã lỗi thời, cũ kỉ Trang bị thêm những phần mền hiện đại, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính Vũ Garden cần triển khai sử dụng những p hần mềm, ứng dụng quản lí giúp quản lý nhân công và công việc tiện lợi hơn, ngoài ra cò

n tiết kiệm được thời gian, công sức và nhiều chi phí quản lý khác

- Thêm vào đó cần triển khai thêm bộ phận chăm sóc khách hàng để giải quyết khiếu nại, yêu cầu của khách hàng để công việc diễn ra một cách trơn tru không bị trì hoãn

5 Giải pháp về mặt con người, cá nhân đổi mới tư duy và tiếp thu kiến thức

Yếu tố con người cũng là một phần rất quan trọng, cần phải chú trọng và đầu tư đến con người Đổi mới tuy duy và nâng cao kiến thức kinh doanh cho nhân viên và quản lý vì đâ

y là những người đóng vai trò quan trọng, quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh n ghiệp Ngay cả chủ doanh nghiệp cũng phải cập nhật chuyên môn, đổi mới liên tục các ki

ến thức về quản trị, quản lý hoạt động kinh doanh của Vũ Garden, học hỏi kinh nghiệm q uản lý từ các doanh nghiệp lớn ở nước ngoài

Tiếp đó, việc thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng nhân viên các kiến thức chuyên môn, ng hiệp vụ kinh doanh cũng là một việc rất quan trọng Các nhân viên từ phòng nhân sự đến phòng kĩ thuật đều phải có trình độ, nghiệp vụ thành thạo, tác phong làm việc chuyên ngh iệp Ngoài ra công tác tuyển dụng thêm nhân viên mới cũng rất đáng để chú trọng, cần có ban tuyển dụng, đào tạo nghiệp vụ ban đầu, tuyển chọn thật kĩ lưỡng những người có thể giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển

Doanh nghiệp cũng cần có những nguyên tắc khắt khe đối với sai phạm của nhân viên h

ay ban quản lý Thường xuyên kiểm tra để phát hiện hiện và có biện pháp chấn chỉnh, khắ

c phục kịp thời, kiên quyết xử lý nghiêm các trường hợp tái phạm Đưa ra cái phần khen thưởng đối với các nhân viên có tiến độ làm việc tốt, không ngừng phát triển, đổi mới, tư duy trong công việc Tạo môi trường làm việc thoải mái, vui vẻ cho nhân viên để gắn kết