TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN BÁO CÁO THỰC TẬP TỔNG HỢP Đơn vị thực tập CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ THIẾT BỊ Y TẾ POKE USA Họ tên sinh viên Nguyễn Thị Huyền Trang Lớp Kế toán[.]
LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY
1.1.1 Khái quát chung về Công ty
- Tên giao dịch: POKE USA CO.,LTD
- Tên viết tắt: POKE USA CO.,LTD
- Tên Công ty: Công ty TNHH Thương mại và Thiết bị Y tế PoKe USA
- Địa chỉ đăng kí kinh doanh: Số NV 3.16 Khu chức năng đô thị Tây Mỗ, Phường Tây Mỗ, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
- Công ty được thành lập theo giấy phép đăng kí kinh doanh số 0106468253 ngày 26/02/2014 do sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp.
- Ngân hàng Techcombank - Chi nhánh Hà Tây
- Vốn điều lệ: 3.500.000.000VNĐ (Ba tỷ năm trăm triệu đồng chẵn)
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn
- Đại diện pháp luật: ÔNG LÊ MINH MẠNH
1.1.2 Quá trình phát triển của công ty
Tháng 02/2014: Công ty TNHH Thương mại và Thiết bị Y tế PoKe
Công ty TNHH Thương mại và Thiết bị Y tế PoKe USA chính thức thành lập với số vốn điều lệ ban đầu là 0106468253, hoạt động theo phương pháp tự quản lý và vốn tự bỏ, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của Nhà nước về loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn Ngay từ khi ra đời, công ty đã nắm bắt thị trường và triển khai các chiến lược kinh doanh phù hợp như đào tạo kỹ thuật viên lành nghề và tuyển dụng nhân viên có nghiệp vụ vững vàng, ý thức kỷ luật cao, năng động sáng tạo Nhờ đó, PoKe USA dần hòa nhập vào thị trường, chủ động trong hoạt động kinh doanh, tiếp cận khách hàng hiệu quả và xây dựng uy tín dựa trên chất lượng dịch vụ tốt.
Từ năm 2014 đến 2016, Công ty đã đối mặt với những khó khăn do nền kinh tế gặp nhiều thử thách và sự cạnh tranh gay gắt từ các thành phần kinh tế Thị trường đầu ra của Công ty còn hạn chế do công tác tổ chức bán hàng chưa hiệu quả Tuy nhiên, trong bối cảnh này, Công ty đã xác định được hướng đi riêng, nâng cao năng lực cạnh tranh và thúc đẩy hoạt động bán hàng để phát triển bền vững.
Giai đoạn từ năm 2016 đến nay: Với những khó khăn sớm nhận được,
Ban lãnh đạo Công ty đã huy động mọi nguồn lực và năng lực để đề ra chiến lược kinh doanh mới, nâng cao điều kiện làm việc cho cán bộ công nhân viên, phát huy tính tự chủ sáng tạo và mở rộng thị trường Công ty đã cải thiện chất lượng bán hàng và dịch vụ sau bán hàng, đạt được những thành công nhất định Trải qua các giai đoạn khó khăn, công ty luôn thích nghi và vận động phù hợp với xu hướng phát triển chung, góp phần đảm bảo sự phát triển bền vững.
Trong nền kinh tế thị trường năng động, cạnh tranh ngày càng gay gắt, công ty luôn khẳng định vị thế vững chắc trên thị trường Đáp ứng quy trình phát triển kinh tế của đất nước và cùng với sự đổi mới của Đảng, công ty không ngừng phấn đấu, nâng cao năng lực, tạo lập lối đi vững chắc và đạt thành tích xuất sắc trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh Sự nỗ lực không mệt mỏi của đội ngũ cán bộ công nhân viên đã góp phần giúp công ty xây dựng dịch vụ bán hàng chuyên nghiệp, tiết kiệm lao động, nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm Thương hiệu và uy tín của công ty ngày càng được khẳng định, thị trường tiêu thụ rộng mở hơn, thể hiện qua việc công ty ký kết nhiều hợp đồng lớn trong và ngoài nước Công ty luôn cam kết duy trì tiêu chuẩn kỹ thuật và chất lượng sản phẩm để đáp ứng tốt nhất nhu cầu khách hàng.
ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG
TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ THIẾT BỊ Y TẾ POKE USA
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty
Công ty TNHH Thương mại và Thiết bị Y tế PoKe USA hoạt động chính trong lĩnh vực nhập khẩu, bán buôn và bán lẻ thuốc thành phẩm, dụng cụ y tế và vật phẩm vệ sinh, đáp ứng nhu cầu của các cửa hàng chuyên doanh Ngoài ra, công ty còn hoạt động trong nhiều ngành nghề khác theo giấy phép đăng ký kinh doanh, mở rộng phạm vi hoạt động trong ngành y tế và thương mại thiết bị y tế Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực y tế, PoKe USA cam kết cung cấp sản phẩm chất lượng cao, đảm bảo tiêu chuẩn an toàn và uy tín trên thị trường.
+ Chế biến, bảo quản thịt và các sản phẩm từ thịt
+ Chế biến và bảo quản rau quả
+ Sản xuất sản phẩm hoá chất khác chưa được phân vào đâu
+ Sửa chữa máy móc, thiết bị
+ Lắp đặt máy móc và thiết bị công nghiệp
+ Xây dựng công trình đường sắt và đường bộ
+ Xây dựng công trình công ích
+ Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác
+ Lắp đặt hệ thống điện
+ Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi và điều hoà không khí
+ Lắp đặt hệ thống xây dựng khác
+ Hoàn thiện công trình xây dựng
+ Hoạt động xây dựng chuyên dụng khác
+ Bán buôn nông, lâm sản nguyên liệu (trừ gỗ, tre, nứa) và động vật sống
+ Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm
+ Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông
+ Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy nông nghiệp
+ Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác
+ Bán buôn kim loại và quặng kim loại
+ Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng
+ Bán buôn chuyên doanh khác chưa được phân vào đâu
+ Bán lẻ lương thực, thực phẩm, đồ uống, thuốc lá, thuốc lào chiếm tỷ trọng lớn trong các cửa hàng kinh doanh tổng hợp
+ Bán lẻ sách, báo, tạp chí văn phòng phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh
+ Bán lẻ thiết bị, dụng cụ thể dục, thể thao trong các cửa hàng chuyên doanh
+ Bán lẻ hàng may mặc, giày dép, hàng da và giả da trong các cửa hàng chuyên doanh
+ Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác
Công ty TNHH Thương mại và Thiết bị Y tế PoKe USA là doanh nghiệp hợp pháp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh thiết bị y tế, được pháp luật bảo vệ quyền lợi hợp pháp Công ty có chức năng cung cấp các sản phẩm y tế chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu chăm sóc sức khỏe cộng đồng Với nhiệm vụ chính là phát triển và phân phối thiết bị y tế, PoKe USA cam kết đem lại giải pháp tối ưu cho các khách hàng trong ngành y tế Công ty hoạt động dựa trên các quy định pháp luật nhằm đảm bảo sự minh bạch và uy tín trên thị trường.
Xây dựng, tổ chức và thực hiện các mục tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp với ngành nghề đã đăng ký và đúng với mục đích thành lập doanh nghiệp Việc lập kế hoạch rõ ràng giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, đạt hiệu suất cao và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan Đảm bảo mục tiêu kinh doanh phù hợp sẽ thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.
Tuân thủ chính sách, chế độ pháp luật của Nhà nước liên quan đến quản lý quá trình xuất nhập khẩu là yếu tố quan trọng giúp hạn chế rủi ro và đảm bảo hoạt động thương mại diễn ra suôn sẻ Đồng thời, việc tuân thủ các quy định trong hợp đồng kinh doanh với các đối tác trong và ngoài nước không những nâng cao uy tín mà còn thúc đẩy mối quan hệ hợp tác bền vững Việc chấp hành đúng các quy định pháp luật và các điều khoản hợp đồng giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động kinh doanh ổn định, phát triển bền vững và phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành.
+ Không ngừng đẩy mạnh và nâng cao hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp đáp ứng được nhu cầu của thị trường và hoàn thành kế hoạch được giao.
Công ty luôn chú trọng xây dựng uy tín vững mạnh bằng cách lấy khách hàng làm trung tâm, cung cấp dịch vụ tận tình và đáp ứng kịp thời mọi nhu cầu của khách hàng Chúng tôi cam kết giao hàng đúng thời gian, đúng địa điểm, đúng quy cách và đảm bảo phẩm chất hàng hóa theo phương châm lợi ích đôi bên cùng có lợi.
1.2.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty
1.2.2.1 Đặc điểm về sản phẩm, ngành nghề kinh doanh
Công ty TNHH Thương mại và Thiết bị Y tế PoKe USA chuyên nhập khẩu, bán buôn và bán lẻ thuốc thành phẩm, dụng cụ y tế, mỹ phẩm và vật phẩm vệ sinh tại các cửa hàng chuyên doanh Do Việt Nam chưa sản xuất trực tiếp toàn bộ các sản phẩm y tế và mỹ phẩm, một số mặt hàng của công ty được nhập khẩu từ nước ngoài, trong khi đó, các thiết bị còn lại được nhập khẩu từ các nhà cung cấp trong nước Công ty cam kết cung cấp các sản phẩm chất lượng cao, đa dạng nhằm đáp ứng nhu cầu chăm sóc sức khỏe và làm đẹp của khách hàng.
Thị trường chính của Công ty tại Thành phố Hà Nội chiếm khoảng 80%, trong khi 20% còn lại phân bổ tại các tỉnh phía Bắc như Hưng Yên, Hải Dương, Quảng Ninh, Hải Phòng, Bắc Ninh, Hà Nam Hiện nay, Công ty đã phân chia đội ngũ kinh doanh theo từng khu vực và quận tại Hà Nội để mở rộng thị trường hiệu quả Sản phẩm của Công ty hiện diện ở hầu hết các doanh nghiệp có quy mô lớn, tư nhân, cùng một số khách hàng lẻ khác, qua đó khẳng định vị thế và mở rộng mạng lưới khách hàng trong khu vực.
1.2.2.2 Đặc điểm về khách hàng
Khách hàng và sức ép từ phía khách hàng ảnh hưởng mạnh mẽ đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, quyết định quy mô và cơ cấu nhu cầu thị trường Để nâng cao hiệu quả quản trị sản phẩm, doanh nghiệp cần duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng cũ và thu hút khách hàng mới để xây dựng niềm tin và giữ vững "chữ tín" Việc phân tích và theo dõi sự biến động của nhu cầu khách hàng là chìa khóa giúp doanh nghiệp đáp ứng đúng nhu cầu thị trường Doanh nghiệp phải luôn đặt khách hàng vào vị trí trung tâm trong mọi hoạt động để đảm bảo thành công bền vững.
Công ty sở hữu danh mục sản phẩm phong phú và đa dạng, đáp ứng phần lớn nhu cầu tiêu dùng trong nước Thị trường chính của công ty là Hà Nội, chiếm khoảng 80% sản lượng tiêu thụ, được xem là thị trường truyền thống và thuận lợi nhất Đây là thị trường có nhu cầu lớn, ổn định và tiềm năng phát triển bền vững.
1.2.2.3 Đặc điểm về đối thủ cạnh tranh
Trong thời đại hội nhập kinh tế như hiện nay, rào cản về sự gia nhập vào một thị trường giường như không còn, khiến cho cạnh tranh ngày càng khốc liệt Các đối thủ cạnh tranh xuất hiện ngày một nhiều, cùng kinh doanh ở một thị trường với cùng đối tượng khách hàng khiến cho tình hình tiêu thụ của Công ty gặp nhiều trở ngại Các đối thủ cạnh tranh trong nước có mặt khắp nơi khiến tình hình tiêu thụ của công ty bị cản trở nhiều Do đó công tác tiêu thụ sản phẩm càng trở nên khó khăn Đòi hỏi công ty phải có chiến lược kinh doanh đúng đắn, phải chú trọng đến công tác lập kế hoạch tiêu thụ. Ngoài ra, Công ty cần nhận diện và xác định đối thủ cạnh tranh để có được những thông tin về đối thủ cạnh tranh đảm bảo cho công ty có một vị trí tốt trên thị trường
1.2.2.5 Đặc điểm vốn Để tiến hành hoạt động kinh doanh trong nền kinh tế thị trường đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải có một lượng tiền vốn nhất định Đó là tiền đề cần thiết cho việc hình thành các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong bối cảnh nền kinh tế mở và xu thế quốc tế hóa ngày càng cao, cạnh tranh trên thị trường ngày càng gay gắt, tạo ra nhu cầu vốn ngày càng lớn cho hoạt động kinh doanh, đặc biệt là các nhu cầu vốn dài hạn của doanh nghiệp Ban đầu, tổng số vốn điều lệ của Công ty là 10.000.000.000 VNĐ do các thành viên đóng góp, nhưng đến ngày 01/01/2019, vốn điều lệ đã tăng lên 14.600.000.000 VNĐ nhờ các thành viên đóng góp bổ sung và lợi nhuận không chia được trích lại để tăng vốn, thể hiện sự mở rộng và phát triển bền vững của công ty trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.
1.2.2.6 Đặc điểm về lao động Đầu năm 2019 Công ty TNHH Thương mại và Thiết bị Y tế PoKe USA gồm có 52 công nhân viên Trong đó, nữ có 30 người, nam có 22 người Độ tuổi trung bình toàn Công ty là 27 tuổi.
Phân loại theo từng phòng ban:
Tên phòng ban Số người
Phòng kinh doanh và các bộ phận liên quan 37
1.2.3 Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty
Công ty TNHH Thương mại và Thiết bị Y tế PoKe USA chuyên nhập khẩu, phân phối bán buôn và bán lẻ các loại thuốc thành phẩm, dụng cụ y tế, mỹ phẩm và vật phẩm vệ sinh Công ty hoạt động trong lĩnh vực y tế với mục tiêu cung cấp sản phẩm chất lượng cao cho các cửa hàng chuyên doanh Với kinh nghiệm lâu năm, PoKe USA cam kết mang đến các giải pháp phù hợp nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường và đảm bảo sự an toàn, hiệu quả cho người tiêu dùng.
Các tổ chức, cá nhân có thể liên hệ với Công ty qua điện thoại, fax, email để đặt hàng, trong khi khách lẻ tới trực tiếp tại trụ sở giao dịch Sau khi nhận đơn hàng và xác nhận chính xác thông tin, Công ty sẽ tiến hành các thủ tục mua bán, ký hợp đồng và xuất hóa đơn kèm theo hàng hóa ra kho, đồng thời vận chuyển đến khách hàng Khi hàng hóa đã đến nơi, khách hàng ký nhận và thanh toán đầy đủ cho Công ty.
Trình độ Số lượng Đại học 27
Xuất hóa đơn kèm theo
Sơ đồ 1.1: Quy trình tổ chức kinh doanh của Công ty
TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ THIẾT BỊ Y TẾ POKE USA
1.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty
Công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại cần có hệ thống quản lý hiệu quả để đảm bảo vận hành trơn tru và tối ưu Bộ máy tổ chức quản lý phải đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin chính xác, kịp thời để hỗ trợ các quyết định kinh doanh Các phòng ban cần phối hợp đồng bộ nhằm nâng cao hiệu suất công việc, đồng thời đảm bảo cấu trúc tổ chức nhẹ nhàng, linh hoạt để thích ứng với biến động thị trường Việc tổ chức quản lý phù hợp giúp doanh nghiệp duy trì cạnh tranh và phát triển bền vững trong lĩnh vực thương mại.
Tại Công ty bộ máy quản lý được phân chia thông qua chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy quản lý
(Nguồn: Phòng Hành chính) 1.3.2 Nhiệm vụ và chức năng của từng phòng ban
Giám đốc Công ty là người đại diện pháp nhân duy nhất của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm toàn diện trước cơ quan chủ quản và nhà nước Tất cả các phòng ban trong công ty đều chịu sự quản lý và điều hành trực tiếp của Giám đốc, đảm bảo hoạt động doanh nghiệp diễn ra thống nhất và hiệu quả.
- Chức năng và nhiệm vụ của Giám đốc:
Người chịu trách nhiệm điều hành Công ty đảm bảo mọi hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi và hiệu quả Họ đưa ra các quyết định liên quan đến các vấn đề hàng ngày của công ty, từ quản lý nhân sự đến chiến lược phát triển Việc quản lý chặt chẽ này giúp công ty duy trì sự ổn định và đạt được các mục tiêu kinh doanh đề ra.
+ Tổ chức thực hiện kế hoạch, kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty, bảo toàn và phát triển vốn.
Xây dựng và phê duyệt kế hoạch dài hạn cùng kế hoạch hàng năm là bước quan trọng để đảm bảo phát triển bền vững cho công ty Các quy chế điều hành quản lý, quy chế tài chính, quy chế lao động và tiền lương đóng vai trò then chốt trong việc duy trì trật tự và minh bạch trong hoạt động doanh nghiệp Đồng thời, việc xây dựng phương án bố trí cơ cấu tổ chức công ty giúp tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao hiệu quả công việc.
+ Quyết định các biện pháp tuyên truyền quảng cáo, tiếp thị, các biện pháp khuyến khích mở rộng sản xuất.
+ Bổ nhiệm và miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật các chức danh phó giám đốc, Kế toán trưởng.
+ Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các trưởng phòng ban, các chức danh tương đương và cán bộ công nhân viên dưới
Quyết định về mức lương và các phụ cấp (nếu có) cho người lao động trong Công ty, bao gồm cả cán bộ quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Giám đốc, là một nhiệm vụ quan trọng đảm bảo quyền lợi và sự công bằng trong công tác quản lý nhân sự Việc này giúp xác định rõ ràng lương bậc, phụ cấp và các chế độ đãi ngộ, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về lao động và chính sách nội bộ công ty Thực hiện quyết định này một cách minh bạch góp phần nâng cao hiệu quả làm việc và thúc đẩy sự phát triển của tổ chức.
+ Đại diện Công ty trong việc khởi kiện các vụ án có liên quan đến quyền lợi của Công ty.
Thực hiện các chức năng tham mưu, giúp việc cho giám đốc, cho từng phòng, bộ phận như sản xuất, kinh doanh, nhân sự
+ Trực tiếp phụ trách và chịu trách nhiệm về tình hình tiêu thụ sản phẩm và toàn bộ công việc kinh doanh của Công ty.
+ Tham gia điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
+ Quản lý điều hành mọi hoạt động về lĩnh vực kinh doanh của Công ty. + Uỷ quyền khi vắng mặt: Các trưởng phòng ban, bộ phận liên quan.
- Lập kế hoạch nhân sự hàng năm.
- Lập kế hoạch đào tạo, nâng bậc, tuyển dụng.
- Lập các báo cáo liên quan đến tổ chức, nhân sự.
- Lập và lưu giữ hồ sơ CBCNV công ty.
- Theo dõi, cập nhật và phổ biến các văn bản pháp quy, hướng dẫn về tổ chức nhân sự.
- Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện kỷ luật, nội quy lao động Đề xuất với giám đốc công ty về việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, tuyển dụng, kết thúc, thuyên chuyển cán bộ.
- Theo dõi và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động. bảo hộ lao động.
Chức năng chính của bộ phận kế toán là ghi chép tổng hợp và cập nhật tất cả các hoạt động kinh doanh phát sinh trong toàn công ty một cách kịp thời, đảm bảo dữ liệu chính xác và đầy đủ Họ thường xuyên đánh giá hiệu quả hoạt động của công ty theo định kỳ, lập bảng cân đối tài sản và báo cáo tài chính cuối năm nhằm trình lên ban giám đốc, hỗ trợ quá trình ra quyết định chiến lược Bên cạnh đó, kế toán còn thực hiện chức năng kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh, kiểm soát kế hoạch thu chi tài chính để đảm bảo sự hài hòa và hiệu quả trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp Họ cũng đảm nhận việc kiểm tra, giám sát việc sử dụng các loại vật tư, tiền vốn và tài sản của công ty, góp phần duy trì sự minh bạch và quản lý tốt các nguồn lực của doanh nghiệp.
+ Tham mưu với Giám đốc công ty trong quản lý và điều hành quá trình sử dụng vốn của công ty.
+ Theo dõi và báo cáo giám đốc công ty tình hình sử dụng vốn công ty.
Cung cấp kịp thời và chính xác các thông tin về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm giúp ban giám đốc đưa ra các quyết định hiệu quả Đồng thời, tư vấn, tham mưu cho Ban Giám Đốc trong việc xử lý nhanh chóng các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động của công ty, đảm bảo hoạt động doanh nghiệp luôn thuận lợi và hiệu quả.
+ Ghi chép, phản ánh trung thực, kịp thời, đầy đủ mọi phát sinh thu, chi trong quá trình SXKD.
+ Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, giám sát mọi hoạt động tài chính của Công ty theo đúng chế độ, chính sách của Nhà nước.
+ Theo dõi, tổng hợp báo cáo tài chính theo chế độ Nhà nước, hướng dẫn của Tổng Cục Thuế quy định cho các doanh nghiệp
+ Phân chia lợi nhuận thực hiện theo điều lệ và chế độ phân phối lợi nhuận của nhà nước.
Đề xuất xây dựng và trình Giám đốc công ty quy chế tính lương, thưởng, trợ cấp cho cán bộ công nhân viên (CBCNV) Công tác theo dõi, tính toán lương và thanh toán lương cho CBCNV được thực hiện theo quy chế hiện hành của công ty đã được phê duyệt, đảm bảo minh bạch và đúng quy trình.
+ Kết hợp với các bộ phận chức năng khác lập kế hoạch SXKD của công ty.
+ Các nhiệm vụ bất thường khác do Ban giám đốc giao.
Phòng Kinh doanh đảm nhận công việc nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch và phương án kinh doanh để đảm bảo hoạt động luôn ổn định Ngoài ra, phòng còn quản lý các dự án đã triển khai như hoạt động liên kết, thuê và đặt máy móc Phòng còn chịu trách nhiệm phát triển các dự án dài hạn nhằm mở rộng nguồn hàng và tiêu thụ, góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty.
+ Xây dựng kế hoạch kinh doanh dài hạn và ngắn hạn.
+ Khai thác, tìm kiếm các nguồn hàng.
+ Phân tích thị trường, xây dựng chiến lược kinh doanh.
+ Xây dựng chiến lược thúc đẩy doanh số.
+ Kiểm tra hàng hóa tồn kho, hàng quá hạn, hàng có chất lượng kém để xuất trả.
+ Liên hệ với nhà cung cấp để đặt hàng.
+ Ký kết các hợp đồng kinh tế.
Tham mưu cho Giám đốc trong công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, hành chính quản trị, thi đua khen thưởng và kỷ luật nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả của tổ chức Công tác chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ công nhân viên góp phần nâng cao năng suất làm việc và sự hài lòng của nhân viên Quản lý công tác văn thư lưu trữ, tài sản, trang thiết bị làm việc và sinh hoạt thuộc Văn phòng giúp duy trì trật tự, nâng cao hiệu quả hoạt động hành chính.
Quản lý và hướng dẫn các phòng ban trong công tác văn thư, lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của công ty Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật nhằm đảm bảo an toàn, bảo mật và truy xuất dữ liệu hiệu quả Việc duy trì hệ thống lưu trữ chuyên nghiệp giúp nâng cao năng suất làm việc và tuân thủ các quy chuẩn luật pháp về quản lý hồ sơ và tài liệu công ty.
Chịu trách nhiệm nhận lệnh từ ban giám đốc để tạo đơn đặt hàng với nhà cung cấp sản phẩm Khi có yêu cầu đặt hàng từ ban giám đốc, cần truyền đạt rõ ràng mọi chi tiết yêu cầu tới bộ phận xuất nhập khẩu để đảm bảo ý tưởng được truyền đạt chính xác với nhà cung cấp Quản lý quá trình đặt hàng một cách chính xác và hiệu quả để đảm bảo tiến độ và chất lượng đơn hàng.
Chức năng chính của bộ phận là tham mưu, hỗ trợ Giám đốc Công ty trong lĩnh vực quản lý tiêu chuẩn và chất lượng sản phẩm, đảm bảo các quy trình kiểm tra và nghiệm thu đạt tiêu chuẩn cao nhất Bộ phận chịu trách nhiệm kiểm tra nghiệm thu chất lượng sản phẩm, góp phần duy trì và nâng cao chất lượng toàn diện của sản phẩm trong toàn công ty Việc thực hiện các nhiệm vụ này giúp nâng cao uy tín thương hiệu và đáp ứng yêu cầu ngày càng khắt khe của thị trường.
TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ THIẾT BỊ Y TẾ POKE USA
1.4 TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ THIẾT BỊ Y TẾ POKE USA
1.4.1 Báo cáo kết quả kinh doanh
Trong những năm gần đây, tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại và Thiết bị Y tế PoKe USA đã được thể hiện rõ nét qua các bảng số liệu chi tiết Các báo cáo này phản ánh xu hướng tăng trưởng doanh thu, lợi nhuận ổn định và khả năng mở rộng thị trường của công ty trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt Đặc biệt, các số liệu tài chính cho thấy công ty duy trì hiệu quả hoạt động cao, đồng thời đầu tư vào các lĩnh vực tiềm năng để nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường y tế Các phân tích này cung cấp cái nhìn toàn diện về hiệu quả kinh doanh và chiến lược phát triển của PoKe USA trong những năm qua.
Bảng 1.1: Báo cáo kết quả kinh doanh
Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
Doanh thu thuần 13.910.556.000 14.094.972.363 15.117.59.093 184.416.363 1,33 1.022.616.730 6,76 Giá vốn 12.762.068.392 12.622.688.952 13.351.969.781 ( 139.379.440 ) (1,09) 729.280.829 5,46
Chi phí QLKD 796.440.058 1.114.659.587 852.575.903 318.219.529 39,96 ( 262.083.684 ) ( 30.74 ) Lợi nhuận thuần 347.865.174 201.550.446 181.411.069 ( 146.314.728 ) (42,06) (20.139.377) ( 11,10 )
Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy:
Trong 03 năm năm 2016, năm 2017, năm 2018 tình hình kinh doanh của Công ty rất khả quan Tổng doanh thu tăng lên đáng kể làm cho lợi nhuận trước thuế cũng tăng lên Năm 2017 so với 2016 doanh thu tăng và lợi nhuận của năm 2017 đều tăng ở mức cao do hoạt động SXKD phát triển theo hướng tốt Công ty đã hoàn thành được nhiều công trình có giá trị lớn Tổng tài sản cũng tăng trong đó tài sản nợ tăng cao hơn tài sản ngắn hạn, điều này chứng tỏ Công ty đang có chính sách chiếm dụng vốn từ nhà cung cấp để tài trợ cho tài sản của mình Công ty vẫn có đủ khả năng trả nợ đúng hạn điều này cho thấy tình hình tài chính của Doanh nghiệp phát triển rất tốt.
Đến năm 2018, doanh thu của Công ty tăng so với năm 2017, nhưng lợi nhuận trước và sau thuế lại giảm do chi phí tăng cao Chi phí tài chính tăng đột biến vào năm 2018 và chi phí kinh doanh tăng mạnh vào năm 2017 là nguyên nhân chính khiến lợi nhuận giảm Nguyên nhân của việc tăng chi phí tài chính có thể do doanh nghiệp đi vay nhiều hơn, dẫn đến khoản phải trả lãi vay lớn hơn Mặc dù lợi nhuận giảm, mức lãi nhận được qua các năm vẫn duy trì ở mức cao, phản ánh tình hình hoạt động còn tiềm năng của công ty.
1.4.2 Tình hình tài chính của Công ty
Bảng cân đối kế toán là một báo cáo tài chính chủ yếu phản ánh tổng quát tình hình tài sản của doanh nghiệp theo giá trị tài sản và nguồn hình thành tài sản tại một thời điểm nhất định Căn cứ vào sổ sách kế toán và báo cáo tài chính của Công ty trong ba năm 2016, 2017 và năm 2018, bảng cân đối kế toán của Công ty được thể hiện qua bảng sau.
Bảng 1.2: Bảng cân đối kế toán giai đoạn 2016 – 2018
STT CHỈ TIÊU Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Chênh lệch 2017/2016 Chênh lệch 2018/2017
I I Tiền và các khoản tương đương tiền 930.565.423 1.448.764.543 3.106.236.183 518.199.120 56 1.657.471.640 114 III III Các khoản PTNH 1.642.868.531 628.761.490 2.251.925.830 -1.014.107.041 -62 1.623.164.340 258
IV IV Hàng tồn kho 350.290.943 58.812.324 352.912.580 -291.478.619 -83 294.100.256 500
3 3 Tài sản ngắn hạn khác 197.088.181 42.835.000 197.088.181 -154.253.181 -78 154.253.181 360
2 2 Giá trị hao mòn (4.315.209.119) (4.897.562.275) (5.479.915.431) -582.353.156 13 -582.353.156 12 TỔNG TÀI SẢN 6.711.850.688 6.678.766.902 11.813.769.528 -33.083.786 0 5.135.002.626 77 NGUỒN VỐN 6.711.850.688 6.678.766.902 11.813.769.528 -33.083.786 0 5.135.002.626 77
2 2 Phải trả cho người bán 303.367.041 38.448.979 963,661.722 -264.918.062 -87 925.212.743 2,406
+ Đánh giá khả năng thanh toán của Công ty:
Bảng 1.3: Bảng đánh giá khái quát khả năng thanh toán
Chỉ tiêu Công thức Năm
Hệ số thanh toán tổng quát (lần)
Hệ số thanh toán nhanh (lần)
Hệ số thanh toán tức thời (lần)
Trong báo cáo đánh giá khả năng thanh toán, chúng ta nhận thấy cả ba chỉ tiêu: khả năng thanh toán tổng quát, khả năng thanh toán nhanh và khả năng thanh toán tức thời đều tăng trưởng rõ rệt vào năm 2017 so với năm 2016 Tuy nhiên, sau đó, các chỉ số này đã giảm mạnh trong năm tiếp theo, cho thấy xu hướng thay đổi rõ nét trong khả năng tài chính của doanh nghiệp Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc duy trì quản lý dòng tiền hiệu quả để đảm bảo khả năng thanh toán luôn ổn định.
Trong năm 2018 so với năm 2017, các hệ số tài chính của công ty vẫn duy trì mức lớn hơn 1, điều này cho thấy khả năng thanh toán của công ty vẫn đảm bảo ổn định Khả năng thanh toán dồi dào này chính là điểm mạnh giúp công ty duy trì hoạt động hiệu quả và giảm thiểu rủi ro tài chính.
+ Đánh giá khả năng sinh lời của Công ty:
Bảng 1.4: Bảng đánh giá khả năng sinh lời
Chỉ tiêu Công thức Năm
Nhìn vào bảng đánh giá khái quát khả năng sinh lời của Công ty ta thấy cả 3 chỉ tiêu sức sinh lời kinh tế của tài sản (ROI), sức sinh lợi của tài sản(ROA), sức sinh lợi của vốn chủ sở hữu (ROE) năm 2017 đã giảm so với năm 2016 và tăng năm 2018 so với năm 2017 Điều này cho thấy khả năng tăng trưởng và phát triển của Công ty giảm dần vào năm 20176 và tăng dần vào năm 2018 Các chỉ tiêu này càng cao càng tốt là nhân tố để giúp Công ty tăng trưởng và phát triển tốt.
TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG
TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ THIẾT BỊ Y TẾ POKE USA
2.1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
Công ty TNHH Thương mại và Thiết bị Y tế PoKe USA là doanh nghiệp quy mô vừa với đa dạng chủng loại hàng hóa, hoạt động trong lĩnh vực thương mại, bán buôn, bán lẻ và phân phối rộng rãi trên thị trường Để phù hợp với đặc điểm này, công ty cần có bộ máy kế toán linh hoạt và hiệu quả Do đó, PoKe USA đã tổ chức bộ phận kế toán theo mô hình trực tuyến tập trung, với toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tại Phòng Kế toán – Tài chính, đảm bảo quản lý chặt chẽ và tối ưu hóa quy trình tài chính.
Phòng Kế toán – Tài chính của Công ty gồm 8 người gồm kế toán trưởng, 6 kế toán viên và 1 thủ quỹ, đảm nhận các vị trí như kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán, kế toán tiền lương, kế toán xuất nhập khẩu, kế toán thuế, và kế toán bán hàng Bộ máy kế toán được tổ chức theo sơ đồ rõ ràng, giúp đảm bảo hoạt động tài chính của công ty diễn ra chính xác và hiệu quả Đây là bộ phận then chốt trong quản lý tài chính và kế toán của doanh nghiệp.
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
(Nguồn : Phòng Hành chính) 2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận Kế toán
Là người tổ chức chỉ đạo chung toàn bộ công tác kế toán, phân công nhiệm vụ và chỉ đạo công tác hạch toán kế toán, xét duyệt báo cáo tài chính của toàn công ty trước khi gửi lên cơ quan chủ quản, cơ quan tài chính.
Nhân viên kế toán có nhiệm vụ hỗ trợ cùng kế toán trưởng thực hiện các nhiệm vụ chung của phòng theo chỉ đạo của giám đốc và chịu trách nhiệm điều hành hoạt động của phòng khi được kế toán trưởng ủy quyền Họ chịu trách nhiệm tổng hợp số liệu kế toán, lập báo cáo tài chính chính xác, tổ chức hệ thống tài khoản phù hợp với hoạt động của công ty Đồng thời, nhân viên kế toán thực hiện các phần hành kế toán còn lại chưa được phân công hoặc phân nhiệm rõ ràng cho các bộ phận kế toán khác, đảm bảo hoạt động kế toán diễn ra đầy đủ và chính xác.
Nhiệm vụ chính của bộ phận là theo dõi doanh thu hàng ngày của nhân viên để tính lương chính xác, bao gồm các khoản phụ cấp, trợ cấp BHXH và thuế thu nhập cá nhân Họ đảm bảo tính toán đầy đủ, chính xác tiền lương, thanh toán kịp thời cho nhân viên và công nhân, đồng thời theo dõi việc trích và sử dụng quỹ BHXH để đảm bảo quản lý tài chính minh bạch và đúng quy định.
Kế toán xuất nhập khẩu
Thực hiện quy trình xuất nhập hàng hóa nội bộ và cho khách hàng, đảm bảo chính xác và hiệu quả trong việc xử lý thông tin và quy trình kế toán nội bộ Theo dõi, kiểm soát hàng hóa và tồn kho trong công ty để đảm bảo tồn kho phản ánh chính xác tình hình thực tế Hỗ trợ phòng kế toán trong việc đốc thúc và thu hồi công nợ, góp phần duy trì hoạt động tài chính ổn định và minh bạch.
Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định về thuế giá trị gia tăng (GTGT), công ty cần trực tiếp làm việc với cơ quan thuế khi có phát sinh Công tác kiểm tra đối chiếu hóa đơn GTGT với bảng kê thuế đầu vào, đầu ra của từng sổ giúp xác minh chính xác các số liệu Thường xuyên kiểm tra đối chiếu bảng kê khai hồ sơ xuất khẩu đảm bảo tính chính xác của số liệu xuất khẩu Hàng tháng, công ty lập báo cáo tổng hợp thuế GTGT đầu ra, phân loại theo các mức thuế suất khác nhau để theo dõi và quản lý Đồng thời, báo cáo tổng hợp thuế GTGT đầu vào của toàn công ty được lập dựa trên tỷ lệ phân bổ để xác định phần được khấu trừ hợp lệ Việc theo dõi báo cáo tình hình nộp ngân sách, tồn đọng ngân sách và hoàn thuế giúp công ty quản lý tài chính hiệu quả và đúng quy định của pháp luật.
Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ, bao gồm cả giá trị và số lượng hàng bán theo từng mặt hàng, địa điểm và phương thức bán hàng Tính toán chính xác tổng giá trị thanh toán, doanh thu bán hàng, thuế giá trị gia tăng đầu ra của từng nhóm mặt hàng, hóa đơn, khách hàng và đơn vị trực thuộc Xác định đúng giá mua thực tế của hàng tiêu thụ và phân bổ chi phí thu mua để đánh giá kết quả bán hàng chính xác Quản lý chặt chẽ việc thu hồi tiền hàng, khách nợ, theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, lô hàng, số tiền nợ, hạn trả và tình hình trả nợ Tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản chi phí bán hàng phát sinh và phân bổ chi phí để xác định kết quả kinh doanh Cung cấp thông tin đầy đủ về tình hình bán hàng nhằm hỗ trợ công tác chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Tham mưu cho lãnh đạo các giải pháp thúc đẩy hoạt động bán hàng hiệu quả.
Thủ quỹ chịu trách nhiệm bảo quản an toàn tiền mặt, thu tiền và thực hiện các khoản thanh toán, chi trả cho các đối tượng theo chứng từ được duyệt Ngoài ra, thủ quỹ còn quản lý, theo dõi chặt chẽ việc nhập và xuất tiền mặt, đảm bảo quy trình kế toán chính xác và minh bạch Việc duy trì an ninh trong quản lý tiền mặt là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự hiệu quả và an toàn tài chính của tổ chức.
TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ THIẾT BỊ Y TẾ POKE USA
2.2.1 Các chính sách kế toán chung
Công ty TNHH Thương mại và Thiết bị Y tế PoKe USA hiện đang áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 22/12/2014 Việc áp dụng chế độ kế toán này giúp công ty đảm bảo minh bạch trong quản lý tài chính và tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014 cung cấp các hướng dẫn cụ thể về ghi chép, xử lý và báo cáo tài chính phù hợp với đặc thù hoạt động của công ty.
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm
- Kỳ kế toán theo quý.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là Việt Nam Đồng.
- Hình thức sổ sách kế toán áp dụng: Nhật ký chung
- Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên
- Phương pháp hạch toán chi tiết HTK: phương pháp ghi thẻ song song
- Phương pháp tính giá xuất HTK: phương pháp Nhập trước – Xuất trước
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: theo phương pháp đường thẳng
- Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao TSCĐ:
Tài sản cố định hữu hình và vô hình được ghi nhận theo giá gốc ban đầu, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài sản Trong quá trình sử dụng, giá trị của TSCĐ hữu hình và vô hình được điều chỉnh dựa trên nguyên giá, hao mòn lũy kế và giá trị còn lại, phản ánh chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp Việc cập nhật thông tin này giúp nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và đáp ứng các yêu cầu kế toán theo quy chuẩn.
Khấu hao được trích dựa trên thời gian sử dụng hữu ích ước tính phù hợp với tính chất của tài sản Việc này đảm bảo phù hợp với khung khấu hao quy định tại Thông tư số 45/2018/TT-BTC ngày 07/05/2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho:
Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc, bao gồm đầy đủ chi phí mua hàng, chi phí chế biến và các chi phí phát sinh trực tiếp khác để đưa hàng vào kho ở trạng thái hiện tại Trong trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc, doanh nghiệp cần ghi nhận theo giá trị thuần thực hiện được để phản ánh chính xác giá trị hàng tồn kho Chính sách tính giá này giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
+ Giá trị hàng tồn kho được xác định theo phương pháp nhập trước xuất trước.
+ Hàng tồn kho được tính theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau:
+ Phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa đã được chuyển giao cho người mua.
+ Công ty không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa.
+ Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
Công ty đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng, đồng thời xác định rõ các chi phí liên quan để đảm bảo tính chính xác trong phản ánh kết quả kinh doanh.
2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
2.2.2.1 Hệ thống chứng từ kế toán của Công ty
Hệ thống chứng từ kế toán của Công ty TNHH Thương mại và Thiết bị Y tế PoKe USA được xây dựng dựa trên danh mục chứng từ do Bộ Tài Chính ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Hệ thống này cũng phù hợp với các văn bản bổ sung và hướng dẫn cụ thể về nội dung hệ thống tài khoản kế toán được ban hành kèm theo quyết định của Bộ Tài Chính Việc áp dụng đúng các chứng từ và tài khoản theo quy định giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong công tác kế toán.
Chứng từ về tiền mặt gồm phiếu thu và phiếu chi, được sử dụng để ghi nhận các giao dịch liên quan đến tiền mặt Ngoài ra, còn có các chứng từ bổ sung như giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, biên lai thu tiền và biên bản kiểm kê tiền mặt nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính Việc lưu giữ đầy đủ các chứng từ này giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ các hoạt động liên quan đến tiền mặt và đáp ứng yêu cầu kế toán, kiểm toán.
Chứng từ về hàng tồn kho bao gồm các loại như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, cùng với hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng Những chứng từ này giúp quản lý, theo dõi tồn kho chính xác và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh Việc có đầy đủ chứng từ về hàng tồn kho là yếu tố quan trọng để thực hiện các quyết định kinh doanh đúng đắn và phục vụ công tác kiểm toán, thuế Bên cạnh đó, đảm bảo chứng từ hợp lệ và chính xác còn giúp giảm thiểu rủi ro về pháp lý và tối ưu hóa quá trình kiểm tra, đối chiếu hàng hóa trong doanh nghiệp.
Các chứng từ liên quan đến Tài sản cố định (TSCĐ) bao gồm biên bản kiểm nghiệm, hóa đơn mua hàng, hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng, biên bản giao nhận TSCĐ, quyết định thanh lý TSCĐ và biên bản thanh lý TSCĐ Những tài liệu này đảm bảo tính hợp pháp, chính xác trong việc ghi nhận và quản lý TSCĐ của doanh nghiệp Việc lưu trữ đầy đủ các chứng từ này giúp Công ty dễ dàng kiểm tra, truy xuất và tuân thủ các quy định kế toán, thuế theo đúng quy định của pháp luật Điều này cũng góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý tài sản cố định, giảm thiểu rủi ro mất mát và tranh chấp trong quá trình vận hành doanh nghiệp.
Chứng từ hạch toán yếu tố lao động và tiền lương gồm có hợp đồng tuyển dụng nhân sự, bảng chấm công, phiếu làm thêm giờ, bảng thanh toán tiền lương và bảng phân bổ tiền lương Những giấy tờ này đảm bảo việc ghi nhận và quản lý chi phí lao động chính xác, hỗ trợ quá trình kiểm toán và báo cáo tài chính Việc lưu trữ đầy đủ các chứng từ này còn giúp doanh nghiệp thuận tiện trong việc kiểm tra, đối chiếu và tuân thủ các quy định về lao động và tài chính Hệ thống chứng từ hợp lý góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nguồn nhân lực, đảm bảo quyền lợi của người lao động và duy trì sự minh bạch trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
+ Chứng từ về bán hàng: hợp đồng kinh tế, giấy cam kết mua hàng, đơn đặt hàng, phiếu báo giá, hoá đơn GTGT.
Do đặc điểm hoạt động kinh doanh, công ty không sử dụng một số loại chứng từ như phiếu nhập kho sản phẩm và hợp đồng giao khoán, nhằm phù hợp với quy trình và yêu cầu thực tế của doanh nghiệp.
2.2.2.2 Quy trình luân chuyển chứng từ
Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho
Người yêu cầu Kế toán Thủ kho
Sơ đồ 2.2: Quy trình nhập kho hàng hóa B ướ c 1 : Khi mua hàng về, nhân viên mua hàng, hoặc người nhập hàng sẽ có yêu cầu nhập kho
B ướ c 2 : Kế toán kho nhận được yêu cầu nhập kho, và lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho gồm 3 liên, trong đó:
+ Liên 1: Phòng kinh doanh lưu;
+ Liên 2: Phòng kế toán lưu;
B ướ c 3 : Sau khi có phiếu nhập kho, nhân viên mua hàng sẽ giao hàng cho thủ kho.
B ướ c 4 : Hàng được kiểm đếm và nhập kho
Bước 5 trong quá trình nhập kho là thủ kho ký nhận hàng vào phiếu nhập kho, lưu giữ một liên phiếu và ghi vào thẻ kho để quản lý hàng hóa Một liên của phiếu nhập kho sẽ được giao cho kế toán kho để ghi nhận vào hệ thống, trong khi một liên khác sẽ được gửi cho người nhập hàng để xác nhận và theo dõi quá trình nhập kho Việc thực hiện đầy đủ các bước này đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý kho hàng.
Yêu cầu nhập kho Lập phiếu NK
Ký phiếu và chuyển hàng
Ghi thẻ kho Ghi sổ kế toán vật tư
B ướ c 6 : Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán kho sẽ ghi sổ kho và hạch toán hàng nhập.
Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho
Dựa trên hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng của khách hàng, kế toán hàng hóa lập hóa đơn GTGT với đầy đủ 3 chỉ tiêu: giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán Hóa đơn GTGT được viết bằng tay một lần hoặc in ra các liên có nội dung giống nhau, không được lập theo cách quyển hoặc cách số thứ tự hóa đơn Các dòng không sử dụng phải được gạch chéo từ trái sang phải để đảm bảo tính rõ ràng và chính xác trong chứng từ kế toán.
Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên theo quy định của Bộ Tài chính:
- Liên 1: Màu tím, lưu tại quyển hóa đơn;
- Liên 2: Màu đỏ, giao cho khách hàng;
- Liên 3: Màu xanh, giao cho phòng Kế toán để ghi sổ, bảo quản và lưu trữ.
Sau khi hóa đơn được lập, nó sẽ được chuyển cho Giám đốc hoặc Kế toán trưởng ký tên, đóng dấu, hoặc lấy chữ ký của người bán (khi có sự ủy quyền của Giám đốc) Hóa đơn sau đó sẽ được dán dấu treo ở góc trên bên trái trước khi giao cho khách hàng, đảm bảo đúng quy trình hợp lệ và chứng từ thanh toán.
Khách hàng mang liên 2 hoá đơn GTGT đến kho hàng để nhận hàng, thủ kho kiểm tra số lượng xuất thực tế, ghi vào phiếu xuất kho và ký xác nhận Khi nhận hàng và hoá đơn, khách hàng thanh toán bằng tiền mặt nếu trị giá hoá đơn dưới 20.000.000 đồng hoặc chuyển khoản toàn bộ số tiền, sau đó công ty sẽ giao hàng cho khách hàng.
2.2.2.3 Cách tổ chức và quản lý chứng từ
Đánh giá tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Thương mại và Thiết bị Y tế PoKe USA
Công tác tổ chức bộ máy kế toán hiện tại của Công ty phù hợp với mô hình kinh doanh, đảm bảo tính quy mô và đầy đủ Các bộ phận kế toán liên kết chặt chẽ và vận hành khoa học trong việc hạch toán và lập báo cáo, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính cho Ban giám đốc.
Bộ máy tổ chức kế toán chuyên nghiệp giúp nâng cao hiệu quả công việc và đảm bảo quy trình làm việc hợp lý Việc phân công công việc chi tiết cho từng bộ phận tạo sự rõ ràng và tránh nhầm lẫn trong quá trình thực hiện Hệ thống tổ chức kế toán hợp lý góp phần nâng cao chất lượng và độ chính xác của các báo cáo tài chính Điều này giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
Nhờ sự chuyên môn hóa trong tổ chức bộ máy kế toán, việc báo cáo kế toán trở nên chính xác, nhanh chóng và rõ ràng, giúp Ban giám đốc nắm bắt kịp thời các thông tin về tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí và lợi nhuận Điều này đảm bảo việc theo dõi hoạt động kinh doanh chính xác, từ đó đưa ra các điều chỉnh kịp thời trong quản lý doanh nghiệp và ra quyết định chiến lược phù hợp hơn Các báo cáo tài chính chính xác và minh bạch là nền tảng để nâng cao hiệu quả quản lý và phát triển bền vững doanh nghiệp.
Hiện tại, bộ máy kế toán của công ty đang trong quá trình chuẩn bị và hoàn thiện để đáp ứng kịp xu hướng phát triển không ngừng của doanh nghiệp Điều này thể hiện sự cam kết của công ty trong việc nâng cao năng lực quản lý tài chính, đảm bảo sự phát triển bền vững trong thời gian tới Việc chuẩn bị kỹ lưỡng giúp bộ phận kế toán phù hợp với những yêu cầu ngày càng cao của thị trường và tiến trình phát triển của công ty.
Dù đã có những tiến bộ trong tổ chức bộ máy kế toán, công ty vẫn đối mặt với một số nhược điểm cần khắc phục để hoàn thiện hơn Hiện tại, công ty vẫn sử dụng cả kế toán thủ công và phần mềm kế toán, gây khó khăn trong quản lý dữ liệu mà không gây trùng lặp công việc Để nâng cao hiệu quả, công ty nên thống nhất sử dụng kế toán máy trong tổ chức bộ máy kế toán, loại bỏ việc sử dụng kế toán thủ công nhằm đảm bảo việc quản lý dữ liệu chính xác và thống nhất hơn.
Đánh giá về tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Thương mại và Thiết bị Y tế PoKe USA
và Thiết bị Y tế PoKe USA
Công ty tổ chức công tác kế toán đầy đủ và chuyên nghiệp, đảm bảo hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán, và các báo cáo tài chính được duy trì chính xác, cập nhật kịp thời Hệ thống kế toán gọn nhẹ và đơn giản giúp nâng cao hiệu quả công việc, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian Việc quản lý chứng từ và báo cáo kế toán một cách chặt chẽ góp phần thúc đẩy hoạt động kinh doanh ổn định và bền vững của công ty.
Hình thức sổ kế toán áp dụng là hình thức Nhật ký chung phù hợp với đặc điểm SXKD và quy mô của Công ty Việc hạch toán được thực hiện với các chứng từ ban đầu đầy đủ và hợp pháp, đáp ứng được chức năng phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh để báo cáo chính xác thông tin tài chính và kết quả hoạt động SXKD cho lãnh đạo Hệ thống chứng từ được lập chính xác từ ban đầu, được phản ánh, luân chuyển và lưu trữ theo một trình tự hợp lý, các chứng từ được phân loại ngay từ đầu tạo thuận tiện cho việc ghi chép và xử lý thông tin.
Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán chuyên dụng để đơn giản và nhanh chóng hóa quy trình kế toán, đảm bảo tính chính xác cao hơn Nhờ đó, các báo cáo tài chính về tình hình tài chính và kết quả kinh doanh luôn được cập nhật nhanh chóng, chính xác, giúp lãnh đạo nắm bắt rõ tình hình công ty và đưa ra các quyết định quản trị đúng đắn và kịp thời.
Thứ nhất là tổ chức kế toán: Qua quá trình tìm hiểu về công tác quản lý
Công ty có ưu điểm nổi bật là cơ cấu tổ chức gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả hoạt động Mô hình quản lý phù hợp giúp đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế thị trường và tăng tính chủ động trong kinh doanh Quá trình kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ gốc ban đầu được thực hiện cẩn thận, đảm bảo các số liệu kế toán có căn cứ pháp lý Đây là yếu tố quan trọng giúp tránh những sai lệch trong phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ kế toán.
Công ty áp dụng phương pháp kế toán theo hình thức kê khai thường xuyên, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh Đồng thời, công ty sử dụng sổ nhật ký chung kết hợp với phần mềm kế toán để đáp ứng quy mô và loại hình hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý tài chính.
Chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo công ty tuân thủ đúng chuẩn mực của chế độ kế toán hiện hành Việc bảo quản và lưu giữ chứng từ, sổ sách kế toán một cách khoa học và cẩn thận giúp dễ dàng kiểm tra và sử dụng các chứng từ cũ khi cần thiết, nâng cao hiệu quả quản lý tài chính doanh nghiệp.
Việc luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban và phòng Tài chính Kế toán còn gặp sự chậm trễ, gây ảnh hưởng đến việc phản ánh chính xác chi phí phát sinh trong tháng Thường thì các chứng từ được tập hợp và gửi lên cuối tháng hoặc sau nhiều ngày, dẫn đến chậm trễ trong quá trình kế toán Điều này khiến các công việc kế toán không thực hiện đầy đủ, đúng hạn và làm sai lệch số liệu tài chính của công ty.
Việc nộp chứng từ của kế toán chưa được thực hiện đều đặn, gây ra tình trạng dồn công việc vào cuối tháng và cuối quý Điều này làm cho việc theo dõi sổ sách trở nên không chính xác và cập nhật chậm trễ, ảnh hưởng đến khả năng cung cấp số liệu kịp thời cho các khoản mục kế toán Regular cập nhật chứng từ là yếu tố quan trọng để duy trì tính chính xác và hiệu quả trong công tác kế toán doanh nghiệp.
Công ty cần thiết lập quy định rõ về luân chuyển chứng từ và nộp chứng từ phát sinh cho phòng Tài chính Kế toán Mỗi bộ phận, kể cả bộ phận kế toán, có trách nhiệm xử lý và chuyển ngay chứng từ cho phòng Tài chính Kế toán để đảm bảo hoạt động hạch toán diễn ra liên tục, thường xuyên và kịp thời cung cấp số liệu cần thiết theo yêu cầu của Ban giám đốc hoặc cổ đông, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và thúc đẩy hoạt động kinh doanh hiệu quả.