Vấn đề nhân sự- Người quản lý chuyên môn: + Chủ nhà thuốc: DSĐH Nguyễn Thị Trúc + Có mặt khi cơ sở bán lẻ hoạt động hoặc ủy quyền theo quy định + Trực tiếp tham gia bán thuốc kê đơn + Th
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP
- Tên nhà thuốc: Nhà thuốc Hưng Gia 8
- Địa chỉ: 19 Nguyễn Cơ Thạch – Quận Nam Từ Liêm – TP Hà Nội
- Dược sĩ phụ trách chuyên môn: Nguyễn Thị Trúc
Nhà thuốc Hưng Gia nằm ngoài mặt đường, đông dân cư, gần chợ, thuận lợi cho việc kinh doanh thuốc.
* Hình ảnh bên ngoài nhà thuốc
* Hồ sơ pháp lý của Nhà thuốc Hưng Gia
- Nhà thuốc đạt chuẩn GPP với đầy đủ các loại giấy tờ pháp lý như sau:
+ Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược
+ Chứng chỉ hành nghề dược của Dược sỹ
+ Giấy chứng nhận đạt nguyên tắc, tiêu chuẩn “Thực hành tốt nhà thuốc”
+ Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
VẤN ĐỀ NHÂN SỰ, CƠ SỞ VẬT CHẤT KỸ THUẬT CỦA NHÀ THUỐC
Cơ sở vật chất kỹ thuật của nhà thuốc
Nhà thuốc Hưng Gia có diện tích 20m², được bố trí các khu vực chức năng rõ ràng để phục vụ khách hàng Không gian gồm khu vực trưng bày, bảo quản thuốc và giao tiếp trực tiếp với khách hàng, cùng với khu vực rửa tay dành cho nhân viên và khách mua thuốc để đảm bảo vệ sinh Ngoài ra, nhà thuốc còn có khu vực tư vấn khách hàng, ghế chờ tiện nghi, tạo cảm giác thoải mái cho khách hàng trong quá trình chọn lựa Bên cạnh đó, nhà thuốc còn dành riêng không gian cho các sản phẩm không phải là thuốc như thực phẩm chức năng và mỹ phẩm, mở rộng dịch vụ và đáp ứng đa dạng nhu cầu của khách hàng.
- Địa điểm cố định, riêng biệt, cao ráo, thoáng mát, an toàn, cách xa nguồn ô nhiễm, xây dựng chắc chắn, nền dễ vệ sinh và đủ ánh sáng
Nhà thuốc được thiết kế khang trang, sáng sủa, gọn gàng, vệ sinh sạch sẽ, tạo không gian thoáng đãng và chuyên nghiệp Trang thiết bị đầy đủ gồm quầy kệ, tủ, giá để chắc chắn, thuận tiện cho công việc bày bán và bảo quản thuốc, đồng thời đảm bảo tính thẩm mỹ Hệ thống vận hành gồm nhiệt ẩm kế, nhiệt kế đã hiệu chuẩn và ghi chép theo dõi, giúp kiểm soát điều kiện bảo quản thuốc Nhà thuốc có hệ thống thông gió và chiếu sáng phù hợp, cùng cân sức khỏe nhằm phục vụ tốt cho khách hàng Điều kiện bảo quản thuốc được duy trì với nhiệt độ dưới 30ºC, độ ẩm ≤ 75%, và sắp xếp thuốc trong tủ, ngăn kéo theo nhóm thuốc kê đơn, không kê đơn, hoặc theo nhóm dược lý theo bảng chữ cái, đảm bảo an toàn và dễ tìm kiếm.
* Sơ đồ bố trí tủ thuốc trong nhà thuốc
Cửa ra vào Cửa ra vào
Tủ quầy Bàn tư vấn
CÁC VĂN BẢN, TÀI LIỆU CHUYÊN MÔN, SỔ SÁCH, QUY TRÌNH
Các loại sổ sách tại nhà thuốc
- Nhà thuốc trang bị một số sổ sách như:
+ Sổ bán thuốc hướng tâm thần
+ Sổ bán thuốc gây nghiện
+ Sổ bán thuốc theo đơn
+ Sổ theo dõi hạn dùng
+ Các hóa đơn, chứng từ về bán – nhập thuốc và quyết toán
Các giấy tờ pháp lý cần thiết bao gồm Giấy Chứng nhận Đăng ký hộ kinh doanh và Chứng chỉ hành nghề dược của dược sỹ phụ trách chuyên môn, đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật Ngoài ra, việc sở hữu Giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn “Thực hành tốt nhà thuốc” đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao uy tín và đảm bảo chất lượng dịch vụ dược phẩm Các giấy tờ này giúp xác nhận tính hợp pháp và chuyên nghiệp của nhà thuốc, tạo niềm tin cho khách hàng và đối tác.
+ Có hồ sơ nhân viên (hồ sơ gồm: hợp đồng lao động, giấy khám sức khỏe, bằng cấp chuyên môn, sơ yếu lý lịch, các chứng chỉ đào tạo).
- Tài liệu hướng dẫn sử dụng thuốc:
+ Có tài liệu hướng dẫn sử dụng thuốc
+ Có các quy chế chuyên môn được hiện hành
- Hồ sơ sổ sách liên quan đến hoạt động kinh doanh thuốc
+ Theo dõi số lô, hạn dùng thuốc và các vấn đề có liên quan
+ Theo dõi dữ liên liên quan đến bệnh nhân: đơn thuốc hoặc bệnh nhân cần lưu ý (theo dõi bằng máy tính hoặc bằng sổ).
Các quy trình thao tác chuẩn hiện đang sử dụng tại nhà thuốc
- Có đủ các quy trình cơ bản theo yêu cầu
+ Quy trình mua thuốc và kiểm soát chất lượng
+ Quy trình bán thuốc theo đơn
+ Quy trình bán thuốc không kê đơn
+ Quy trình bảo quản và theo dõi chất lượng
+ Quy trình giải quyết với thuốc bị khiếu nại hay thu hồi
- Các quy trình thao tác chuẩn của cơ sơ do người có thẩm quyền phê duyệt và ký ban hành.
- Nhân viên bán thuốc áp dụng thực hiện đầy đủ các quy trình.
CÁC HOẠT ĐỘNG MUA THUỐC
Nguồn thuốc
- Lựa chọn nhà cung ứng
+ Có hồ sơ các nhà cung ứng thuốc có uy tín gồm:
• Bản sao giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh thuốc
• Có danh mục các mặt hàng cung ứng
• Có lưu hóa đơn mua hàng hợp lệ
• Tất cả các thuốc tại nhà thuốc là thuốc được phép lưu hành hợp pháp (có số đăng ký hoặc có số giấy phép nhập khẩu)
• Nhà thuốc có đầy đủ các loại thuốc dùng cho tuyến C trong danh mục thuốc thiết yếu Việt Nam.
• Đáp ứng được yêu cầu bảo quản hàng hóa
• Có đủ các điều kiện bảo quản trong quá trình vận chuyển
• Thái độ dịch vụ đáp ứng đơn hàng nhanh, dịch vụ chăm sóc khách hàng chu đáo
+ Lập “ Danh mục các nhà phân phối ”, điện thoại, địa chỉ, người liên hệ bằng phần mềm quản lý.
Hàng ngày, nhân viên kiểm tra và rà soát các loại thuốc sắp hết hạn hoặc đã hết để cập nhật vào sổ đặt hàng Quá trình này giúp lên kế hoạch gọi mua hàng kịp thời, đảm bảo không gián đoạn nguồn cung cấp thuốc Việc theo dõi chính xác về số lượng thuốc tồn kho là yếu tố quan trọng để duy trì hoạt động hiệu quả của nhà thuốc.
Chủ nhà thuốc sẽ liên hệ qua điện thoại với các quầy hàng tại chợ thuốc để lấy hàng dựa trên danh sách đã chuẩn bị Đối với những loại thuốc hoặc thực phẩm chức năng phổ biến, họ thường gọi cho trình dược hoặc công ty cung cấp để đặt hàng Việc này giúp đảm bảo nguồn cung hàng hóa nhanh chóng và thuận tiện cho hoạt động kinh doanh của nhà thuốc.
- Nhà thuốc có danh sách các nhà cung cấp uy tín, đảm bảo chất lượng thuốc trong quá trình kinh doanh như:
+ Công ty CP xuất nhập khẩu Tuệ Minh
+ Công ty cổ phần công nghệ cao Traphaco
+ Công ty TNHH Hasan- Dermaphar
- Lựa chọn trình dược viên
Các trình dược viên của công ty thường đến giới thiệu các sản phẩm thuốc chất lượng cao Nhà thuốc có thể lựa chọn mua hàng nếu các sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn uy tín, đảm bảo chất lượng và có giá cả hợp lý Wannan chính là yếu tố quyết định giúp nhà thuốc xây dựng uy tín và duy trì mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp.
Kiểm tra, kiểm soát chất lượng thuốc khi nhập
- Kiểm tra tính hợp pháp, nguồn gốc xuất xứ, bao bì thuốc.
- Kiểm tra hóa đơn, chứng từ đầy đủ hợp pháp, số lượng thực tế với hóa đơn.
- Kiểm tra đối với thuốc nhập khẩu xem có số đăng ký hoặc tem nhập khẩu hay không.
- Kiểm tra số lô nhà sản xuất, hạn dùng
+ Thuốc không được lưu hành
+ Thuốc quá hạn sử dụng
+ Thuốc không rõ nguồn gốc xuất xứ
+ Thuốc bị đình chỉ và thu hồi nhưng không được phát hiện và biệt trữ.
- Đối với thuốc viên nén: kiểm tra màu sắc, kiểm tra độ ẩm của viên bằng cách lắc nhẹ và nghe tiếng kêu.
- Đối với viên nang mềm: kiểm tra tính toàn vẹn của viên, của vỉ (không bị hở, rách…)
- Đối với viên đạn, thuốc trứng: không bị chảy nước, còn nguyên vẹn bao bì
- Đối với siro thuốc phải trong, không bị biến chất, lắng cặn, lên men
- Đối với thuốc cốm: kiểm tra độ ẩm bằng cách lắc nhẹ và nghe tiếng kêu
- Đối với thuốc tiêm: kiểm tra thốc bột pha tiêm xem có bị vón cục không, lắc nhẹ quan sát.
Ghi chép sổ sách chứng từ
Khi thuốc được nhập về, nhân viên kiểm nhập và kiểm tra chất lượng để đảm bảo tiêu chuẩn, sau đó ghi chép cẩn thận vào sổ nhập hàng Các hóa đơn và chứng từ liên quan phải được lưu giữ đầy đủ để đảm bảo minh bạch và quản lý hiệu quả.
CÁC HOẠT ĐỘNG BÁN THUỐC
Giao tiếp, tiếp đón và tư vấn, hướng dẫn bán thuốc
Trong ngành y, thầy thuốc không chỉ cần nắm vững chuyên môn nghề nghiệp mà còn phải hiểu về tâm lý học để giao tiếp hiệu quả với bệnh nhân Kỹ năng giao tiếp tốt giúp bác sĩ xây dựng lòng tin, làm giảm lo lắng cho bệnh nhân và nâng cao hiệu quả điều trị Hiểu rõ tâm lý người bệnh là yếu tố then chốt giúp thầy thuốc mang lại sự an tâm và tạo môi trường điều trị tích cực.
- Trước hết là biết cách nói chuyện sao cho thấu tình đạt lý, hướng dẫn sử dụng thuốc hợp lý, an toàn và hiệu quả cao trong điều trị.
Trong quá trình bán hàng, nhân viên cần mặc áo blouse để tạo hình ảnh chuyên nghiệp và gọn gàng Khi khách hàng đến, nhân viên nên chào hỏi lịch sự, tươi cười, hòa nhã và niềm nở để tạo thiện cảm và xây dựng lòng tin, qua đó nâng cao trải nghiệm mua sắm của khách hàng.
- Nhân viên luôn tôn trọng khách hàng bất cứ ai ở lứa tuổi, cương vị nào
Nhân viên thăm dò ý kiến của khách hàng và khai thác hết tâm tư, nguyện vọng của bệnh nhân để hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong muốn của họ Quá trình này giúp giải thích rõ ràng những vấn đề còn chưa rõ, từ đó xây dựng niềm tin, tạo sự tự tin, lạc quan và tinh thần thoải mái cho bệnh nhân khi sử dụng thuốc This personalized approach enhances patient satisfaction and promotes effective treatment outcomes.
- Nhân viên nhà thuốc nắm được quy chế kê đơn và biết cách tra cứu danh mục thuốc không kê đơn.
- Khi bán thuốc, nhân viên hỏi người mua các thông tin về triệu chứng về tình trạng người dùng thuốc để tránh rủi ro khi dùng thuốc.
- Nhân viên có trình độ chuyên môn phù hợp để bán các thuốc kê trong đơn thuốc.
- Kiểm tra đơn thuốc trước khi bán.
- Nhà thuốc có biện pháp theo dõi việc bán thuốc kê đơn
- Chỉ dược sĩ đại học được thay thế thuốc trong đơn thuốc
- Hướng dẫn sử dụng thuốc vừa bằng lời nói, vừa ghi nhãn theo quy định
- Khi giao thuốc cho người mua, nhân viên phải kiểm tra đối chiếu với các thông tin sau: + Nhãn thuốc, chất lượng thuốc bằng cảm quan, chủng loại thuốc, số lượng
- Khi bán thuốc người bán lẻ có tư vấn và thông báo cho người mua:
+ Lựa chọn thuốc phù hợp với nhu cầu điều trị và tài chính
+ Các thông tin về thuốc, tác dụng phụ, tương tác thuốc, các cảnh báo
+ Những trường hợp cần chẩn đoán của thầy thuốc mới được dùng
+ Những trường hợp không cần sử dụng thuốc
- Nếu đơn thuốc không hợp lệ, người bán thuốc cần:
+ Hỏi lại người kê đơn
+ Thông báo cho người mua
- Người bán lẻ, cơ sở bán lẻ không tiến hành các hoạt động thông tin, quảng cáo thuốc trái quy định về thông tin, quảng cáo.
- Người bán lẻ không khuyến khích người mua mua nhiều thuốc hơn
- Thuốc có đủ nhãn mác.
- Nhãn thuốc và thuốc bên trong đúng và khớp với nhau
- Thực hiện niêm yết giá thuốc đúng quy định và bán không cao hơn giá niêm yết.
Bán thuốc không kê đơn
- Khoảng 60-70% khách hàng đến mua thuốc không kê đơn như nhóm cảm cúm, ho, sổ mũi, đau nhức, dạ dày, đau bụng…
- Khi khách hàng đến nhân viên tiếp đón và chào hỏi khách hàng
Khách hàng có thể mua một loại thuốc cụ thể hoặc tự khai bệnh khi mua thuốc Nhân viên bán hàng thường hỏi về mục đích sử dụng, độ tuổi của người dùng, tiền sử dùng thuốc trước đó và các vấn đề dị ứng liên quan để đảm bảo an toàn Thông tin chính xác giúp người bán tư vấn phù hợp và hạn chế rủi ro khi sử dụng thuốc.
- Nhân viên sẽ đưa ra lời khuyên cho từng bệnh nhân cụ thể Ví dụ bệnh nhân bị viêm phế quản nhân viên bán thuốc khuyên bệnh nhân không ăn uống đồ lạnh, kiêng tanh, mỡ,
- Nhân viên bán hàng lấy thuốc và tính tiền.
- Cho thuốc vào bao gói, ghi rõ tên thuốc nồng độ, hàm lượng, cách dùng, thời điểm dùng của từng loại thuốc.
- Nhân viên hướng dẫn, giải thích cho khách hàng về tác dụng, chỉ định, chống chỉ định, tác dụng không mong muốn, liều lượng và cách dùng.
- Kiểm tra và giao cho khách hàng
- Giữ bí mật thông tin của khách hàng
Bán thuốc theo đơn
- Khoảng 30-40% khách hàng đến mua thuốc mua theo đơn như một số nhóm tim mạch, huyết áp, tiểu đường…
- Khách hàng đến nhân viên tiếp đón và chào hỏi
- Nhân viên bán hàng kiểm tra tính hợp lệ của đơn thuốc
- Nhân viên bán hàng lựa chọn thuốc
- Chỉ có dược sĩ đại học mới có đủ thẩm quyền tư vấn và thay thế thuốc đã kê trong đơn
- Lấy thuốc theo đơn cho khách hàng Khách hàng có thể lấy đủ hoặc lấy một phần trong đơn thuốc.
Để đảm bảo an toàn và dễ dàng quản lý thuốc, cần cho thuốc vào bao gói riêng biệt và ghi rõ các thông tin như tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, hướng dẫn sử dụng và thời điểm dùng Các thông tin này nên dán lên từng vỉ hoặc hộp thuốc phù hợp để bệnh nhân dễ nhận biết và sử dụng đúng cách.
- Nhân viên nhà thuốc giải thích cho khách hàng về tác dụng, chỉ định, chống chỉ định, tác dụng không mong muốn, liều lượng và cách dùng.
- Tính tiền, ghi lại số lượng thuốc bán ra để lưu lại
- Nhân viên kiểm tra lại và giao cho khách hàng
- Giữ bí mật thông tin khách hàng
Niêm yết giá
- Tất cả thuốc đều được niêm yết giá bán lẻ
- Giá niêm yết thể hiện đầy đủ mức giá và theo từng đơn vị nhỏ nhất của thuốc như viên, vỉ, lọ, chai
BẢO QUẢN THUỐC
Cách sắp xếp
Trong nhà thuốc, việc phân chia khu vực theo ngành hàng giúp tối ưu hóa không gian và nâng cao hiệu quả kinh doanh Các khu vực riêng biệt bao gồm dược phẩm, thực phẩm chức năng, mặt hàng chăm sóc sức khỏe cá nhân và vật tư y tế Sắp xếp khoa học này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng dễ dàng tìm kiếm sản phẩm mà còn giúp nhân viên kho vận quản lý hàng hóa chuyên nghiệp hơn Đó là chiến lược quan trọng để nâng cao trải nghiệm mua sắm và tăng doanh thu cho nhà thuốc.
+ Sắp xếp trình bày hàng hóa trên các giá, tủ.
+ Thuốc được sắp xếp theo nhóm thuốc (kê đơn - không kê đơn), theo nhóm tác dụng dược lý Trong cùng một nhóm, thuốc được sắp xếp theo hoạt chất, chữ cái và những thuốc thường xuyên được bán.
Việc sắp xếp cần tuân thủ nguyên tắc 3 dễ: dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra, nhằm tăng tính tiện lợi và hiệu quả trong quản lý Đồng thời, quy trình này còn phải đảm bảo 5 chống quan trọng gồm chống ẩm ướt, chống mối mọt, chống cháy nổ, chống quá hạn sử dụng và chống nhầm lẫn, đổ vỡ hay mất mát hàng hóa Như vậy, việc tổ chức kho bãi an toàn, khoa học sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa điều kiện bảo quản hàng hóa.
+ Xếp gọn gàng ngăn nắp, có thẩm mỹ, không xếp lẫn lên các mặt hàng.
+ Nhãn hàng (chữ số, hình ảnh…) trên các bao bì quay ra ngoài, thuận chiều nhìn của khách hàng và người bán.
Trong quy trình bán hàng, thuốc nhập trước bán trước và thuốc nhập sau bán sau, giúp quản lý tồn kho hiệu quả Các loại thuốc còn hạn sử dụng dài hạn nên được xếp ở vị trí trong giúp dễ dàng kiểm tra và tiêu thụ trước, trong khi những thuốc có hạn dùng gần hơn cần được xếp ra phía ngoài để bán trước, đảm bảo an toàn và tuân thủ quy định về hạn sử dụng Việc tổ chức kho hàng theo nguyên tắc này giúp giảm thiểu lãng phí và duy trì hiệu quả kinh doanh dược phẩm.
- Bán hết những hộp đã ra lẻ, đánh dấu bên ngoài vỏ hộp, tránh tình trạng nhầm lẫn mở nhiều hộp cùng một lúc.
- Phải để thuốc ở những nơi khô ráo, thoáng mát, tránh ánh sáng, chống ẩm, luôn luôn vệ sinh quầy sạch sẽ để tránh bụi bẩn, vi khuẩn, nấm mốc.
- Nhiệt độ trong phòng luôn giữ ở mức 15ºC - 25ºC.
- Đối với từng loại thuốc có cách bảo quản khác nhau.
- Trong kho cũng luôn được kiểm tra thường xuyên, quét dọn sạch sẽ để tránh chuột,gián, sâu bọ phá hoại thuốc.
Cách thức theo dõi số lượng, chất lượng thuốc, theo dõi hạn dùng của thuốc 17 3 Kiểm kê, bàn giao
Toàn bộ thuốc trước khi được nhập về nhà thuốc, bao gồm quá trình mua và trả hàng, đều phải được kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo 100% tránh nhập phải hàng giả, hàng kém chất lượng hoặc thuốc không rõ nguồn gốc, xuất xứ Việc kiểm soát nghiêm ngặt này giúp duy trì uy tín của nhà thuốc và bảo vệ sức khỏe khách hàng, đồng thời tuân thủ các quy định của pháp luật về an toàn dược phẩm và nhập khẩu thuốc.
- Nhân viên nhà thuốc kiểm tra, kiểm soát về các nội dung sau:
+ Tên thuốc, nồng độ, hàm lượng
+ Thuốc còn nguyên vẹn trong bao bì gốc của nhà sản xuất
+ Các thông tin ghi trên nhãn thuốc
+ Có kiểm soát chất lượng bằng cảm quan
- Thuốc lưu tại nhà thuốc: định kỳ kiểm soát tối thiểu 1 quý/lần Tránh để hàng bị biến đổi chất lượng, hết hạn sử dụng.
- Đối với thuốc lưu hành tại nhà thuốc:
+ Ghi “ Sổ kiểm soát chất lượng thuốc định kỳ ” mô tả chất lượng cảm quan chi tiết các nội dung kiểm soát.
Cột “Ghi chú” giúp ghi lại những thông tin quan trọng về thuốc, như các mặt hàng sắp hết hạn hoặc cận date, từ đó hỗ trợ dự trù mua sắm phù hợp Việc chú thích rõ ràng trong cột này giúp dễ dàng đánh giá và loại bỏ những mặt hàng không đáp ứng tiêu chuẩn, đảm bảo quản lý kho thuốc hiệu quả và chính xác.
Quản lý thuốc theo nhóm dược lý, hoạt chất, nước sản xuất, lô sản xuất, ngày nhập khẩu, hạn dùng, nhà cung cấp và hàm lượng giúp kiểm soát hiệu quả nguồn cung ứng Cập nhật thông tin về cách dùng, định giá bán cho từng loại dược phẩm và phần trăm chiết khấu đảm bảo quản lý kho thuốc chặt chẽ và tối ưu hóa doanh thu Việc theo dõi các yếu tố này còn hỗ trợ đảm bảo tính hợp pháp, an toàn và nâng cao hiệu quả sử dụng thuốc trong quy trình chăm sóc sức khỏe.
Quản lý hiệu quả các hóa đơn nhập, xuất để đảm bảo kiểm soát tồn kho chính xác Theo dõi và cập nhật thông tin về nhà cung cấp, bao gồm các hoạt động xuất, nhập và điều chỉnh hàng hóa một cách dễ dàng Tối ưu quá trình bán hàng và xử lý đơn hàng từ khách hàng và nhà cung cấp nhanh chóng, chính xác, nâng cao hiệu quả công việc.
+ Quản lý chặt chẽ hàng xuất nhập tồn kho, thuốc quá hạn sử dụng, dược phẩm mua vào doanh thu bán hàng, lợi nhuận.
+ Cung cấp các báo cáo nhanh, chính xác số lượng thuốc còn tồn kho lô sản xuất, quá hạn dùng Báo cáo xuất - nhập kho theo ngày tháng năm.
Hàng tháng, nhà thuốc cần thực hiện kiểm tra số lượng thuốc tồn kho thực tế so với số lượng ghi trên hệ thống phần mềm vào ngày cuối tháng Quá trình kiểm kê này phải có sự xác nhận của chủ nhà thuốc để đảm bảo chính xác về số lượng thuốc và tiền hàng Trong quá trình kiểm kê, hoạt động bán hàng vẫn diễn ra bình thường, không gây gián đoạn công tác kinh doanh Việc kiểm tra định kỳ giúp phát hiện kịp thời các sự chênh lệch về tồn kho, từ đó đảm bảo quản lý tốt kho thuốc và tăng cường tính minh bạch trong quản lý tài chính.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý thuốc
Nhà thuốc có sử dụng phần mềm quản lý nhà thuốc, phần mềm này giúp cho nhà thuốc: + Nhập xuất dữ liệu nhanh chóng
+ Thiết lập và tìm kiếm danh mục thuốc dễ dàng
+ Quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp
+ Giám sát bán hàng của nhân viên
+ Kiểm kê kho đơn giản như việc bán hàng hằng ngày
+ Quản lý hạn dụng theo đặc thù của thuốc
+ Báo cáo tổng hợp doanh thu, lợi nhuận, chi phí thật dễ hiểu
- Khi nhân viên bán hàng hay nhập xuất hàng xong thì nhập vào trong phần mềm trên máy tính để dễ quản lý.
THUỐC THUỘC DANH MỤC PHẢI KIỂM SOÁT ĐẶC BIỆT
* Các thuốc kiểm soát đặc biệt có bán tại nhà thuốc
- Nhà thuốc không bán thuốc gây nghiện, thuốc hướng thần, tiền chất và chất phóng xạ.
Dựa trên quy định của Luật Dược 2016, Nghị định số 54/2017/NĐ-CP, và Thông tư 20/2017/TT-BYT về thuốc phải kiểm soát đặc biệt, nhà thuốc Hưng Gia đã hoàn tất đăng ký và được cấp phép kinh doanh các loại thuốc quản lý đặc biệt Các loại thuốc này bao gồm các sản phẩm có chứa hoạt chất cần được kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo an toàn cho người sử dụng Việc đăng ký và cấp phép của nhà thuốc Hưng Gia thể hiện cam kết tuân thủ quy định pháp luật về kiểm soát thuốc đặc biệt, góp phần đảm bảo chất lượng và an toàn trong hoạt động kinh doanh thuốc.
- Thuốc phối hợp có chứa hoạt chất gây nghiện:
STT Tên biệt dược Hoạt chất, hàm lượng Xuất xứ
- Thuốc thuộc danh mục thuốc và dược chất cấm sử dụng trong một số ngành, lĩnh vực:
STT Tên biệt dược Hoạt chất, hàm lượng Xuất xứ
Cty CP dược vật tư y tế Nghệ An
Thực hiện việc mua bán, bảo quản, lưu đơn và sổ sách
Nhà thuốc đã thực hiện nghiêm túc việc quản lý 2 nhóm trên theo SOP mua bán và quản lý thuốc phải kiểm soát đặc biệt, cụ thể như sau:
- Mua thuốc kiểm soát đặc biệt:
Nhà thuốc chỉ mua thuốc từ các công ty được phép kinh doanh thuốc kiểm soát đặc biệt và cung cấp hóa đơn hợp lệ (hóa đơn tài chính) Riêng đối với thuốc phối hợp chứa tiền chất, chỉ được mua từ các công ty đủ điều kiện kinh doanh thuốc kiểm soát đặc biệt trên địa bàn Hà Nội như Công ty Cổ phần Dược Hậu Giang và Công ty TNHH Một Thành Viên Vimedimex Bình Dương.
+ Người mua thuốc và giao nhận vận chuyển thuốc kiểm soát đặc biệt phải là dược sỹ trung học trở lên.
Thuốc mới được nhân viên kiểm nhập vào sổ sách theo dõi nhập thuốc, đảm bảo đầy đủ các bước trong quy trình mua hàng Quá trình này bao gồm kiểm tra chất lượng thuốc kỹ lưỡng nhằm đảm bảo thuốc đạt tiêu chuẩn và an toàn cho người sử dụng Việc thực hiện đúng quy trình mua thuốc giúp duy trì nguồn cung ổn định và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
- Bảo quản thuốc phải kiểm soát đặc biệt:
+ Thuốc phải được bảo quản ở các khu vực riêng biệt, có biện pháp bảo đảm an toàn và an ninh.
+ Bảo quản tách biệt, không được để cùng các thuốc khác, xếp gọn gàng, tránh nhẫm lẫn, dễ quan sát.
- Bán thuốc phải kiểm soát đặc biệt:
Căn cứ đối chiếu với danh mục thuốc không kê đơn (được ban hành kèm theo TT số 07/2017/TT-BYT), nhà thuốc bán như sau:
+ Đối với thuốc kê đơn: Bán số lượng như trong đơn thuốc và theo “SOP bán và tư vấn sử dụng thuốc kê đơn”.
Đối với thuốc không kê đơn, việc bán phải tuân theo số lượng quy định nêu trong Danh mục thuốc không kê đơn và theo các quy trình SOP (Quy trình vận hành tiêu chuẩn) cũng như hướng dẫn tư vấn sử dụng đúng cách Việc này đảm bảo an toàn cho người tiêu dùng và tuân thủ các quy định pháp luật về bán thuốc không kê đơn.
Sau khi bán hàng, nhân viên cần ghi chép đầy đủ thông tin khách hàng vào sổ theo dõi theo mẫu quy định tại Phụ lục XXI của Thông tư 20/2017, đảm bảo lưu giữ dữ liệu chính xác và minh bạch về khách hàng để thực hiện đầy đủ các quy trình theo quy định.
Theo quy định của Sở Y Tế Hà Nội, nhà thuốc phải báo cáo định kỳ về tình hình nhập, xuất, tồn trữ thuốc phải kiểm soát đặc biệt trong vòng 6 tháng và 1 năm, theo mẫu báo cáo được hướng dẫn trong Thông tư số 20/2017/TT-BYT.
Nhà thuốc có trách nhiệm lưu giữ đầy đủ chứng từ, tài liệu liên quan đến thuốc thuộc danh mục kiểm soát đặc biệt trong ít nhất 2 năm kể từ ngày thuốc hết hạn sử dụng Việc bảo quản hồ sơ, sổ sách này đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về kiểm soát thuốc, giúp thuận tiện cho công tác kiểm tra và quản lý sau này Đồng thời, giữ hồ sơ một cách chính xác và đầy đủ cũng là yếu tố quan trọng để đảm bảo an toàn, chất lượng thuốc và quyền lợi của người tiêu dùng.
TRIỂN KHAI CÔNG TÁC DƯỢC LÂM SÀNG TẠI NHÀ THUỐC … 28 1 Tư vấn, giám sát, hướng dẫn sử dụng thuốc
Giám sát phản ứng có hại của thuốc tại Nhà thuốc
Sau khi sử dụng thuốc, nhiều bệnh nhân gặp phải tác dụng phụ hoặc dị ứng như đau đầu, đi ngoài, mệt mỏi, chóng mặt, buồn nôn, gây hoang mang và lo lắng Trong những trường hợp này, nhân viên bán thuốc thường khuyên bệnh nhân dừng thuốc và điều trị các triệu chứng tạm thời để giảm thiểu tác động tiêu cực Việc hiểu rõ cách xử lý tác dụng phụ giúp người bệnh yên tâm và phối hợp hiệu quả với bác sĩ trong quá trình điều trị.
Trong trường hợp bệnh nhân xuất hiện các biểu hiện nặng như co giật, sốc phản vệ, khó thở hoặc các triệu chứng nghiêm trọng khác, nhân viên y tế khuyên bệnh nhân nên dừng thuốc ngay lập tức và đến ngay cơ sở y tế gần nhất để được khám và điều trị kịp thời, đảm bảo an toàn sức khỏe.
- Một số trường hợp tác dụng có hại của thuốc như
Thuốc Augmentin 1g: thuốc kháng sinh
Có tác dụng phụ như tiêu chảy, buồn nôn, nhân viên bán thuốc khuyên bệnh nhân dừng thuốc và đổi sang loại thuốc khác Sau đó ghi thông tin bệnh nhân, tác dụng phụ mà bệnh nhân gặp phải khi dùng thuốc đó, ghi thông tin thuốc khác đổi cho bệnh nhân Sau khi bệnh nhân dùng thuốc khác thì nhân viên bán thuốc liên hệ lại xem có bị các tác dụng phụ nữa không.
VIỆC THỰC HIỆN CÁC QUY ĐỊNH TẠI NHÀ THUỐC, VIỆC ĐÀO TẠO CẬP NHẬT KIẾN THỨC CHUYÊN MÔN CỦA NHÀ THUỐC, VẤN ĐỀ MARKETING CỦA CÁC HÃNG THUỐC TẠI NHÀ THUỐC
Thực hiện các quy định tại nhà thuốc
+ Việc niêm yết giá thuốc được quy định tại Điều 135 Nghị định 54/2017/NĐ-CP hướng dẫn Luật Dược do chính phủ ban hành.
+ Giá được dán niêm yết 100% lên vỏ bao bì ngoài hoặc bao bì trực tiếp của thuốc và không bị che lấp các thông tin trên sản phẩm.
+ Nhà thuốc có niêm yết giá thuốc trên từng đơn vị nhỏ nhất viên, vỉ, lọ, hộp, giá thuốc không cao hơn giá quy định của giá niêm yết trên trang giá bán lẻ của Cục quản lý dược Việt Nam.
+ Giá niêm yết là giá đã bao gồm các loại thuế, phí và lệ phí (nếu có) của thuốc
- Số điện thoại đường dây nóng của sở y tế TP Hà Nội: 0439985765
Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh thuốc và Chứng chỉ hành nghề Dược là những giấy tờ quan trọng thể hiện khả năng hợp pháp của nhà thuốc trong hoạt động kinh doanh dược phẩm Các giấy tờ này nên được đóng khung và treo trên tường tại vị trí thuận lợi để khách hàng và các cơ quan chức năng có thể dễ dàng quan sát, kiểm tra khi cần thiết Việc trưng bày giấy tờ rõ ràng giúp nâng cao uy tín và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về hoạt động nhà thuốc.
Việc đào tạo cập nhật kiến thức chuyên môn của nhà thuốc
Chủ nhà thuốc hàng quý được tổ chức tập huấn chuyên môn nhằm nâng cao kiến thức và kỹ năng, bao gồm phổ biến các vấn đề liên quan đến ngành Dược, chính sách, thông tư, nghị định mới nhất Các buổi tập huấn giúp cập nhật quy định pháp luật và áp dụng hiệu quả vào công việc, đảm bảo chất lượng dịch vụ và tuân thủ đúng quy định của ngành Việc đào tạo định kỳ này góp phần nâng cao chất lượng quản lý và phục vụ khách hàng, đồng thời thúc đẩy phát triển bền vững nhà thuốc trong thị trường cạnh tranh hiện nay.
Sau buổi tập huấn về chủ nhà thuốc và dược sĩ đại học, nhân viên đã được hướng dẫn rõ ràng về việc cập nhật sổ “Theo dõi các loại thuốc bị đình chỉ lưu hành” Việc này giúp kiểm tra chính xác các loại thuốc trong nhà thuốc có nằm trong danh sách đình chỉ hay không Ngoài ra, quy trình kiểm tra còn đảm bảo các loại thuốc không đạt tiêu chuẩn chất lượng sẽ được thu hồi kịp thời, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ và tuân thủ quy định an toàn thuốc lưu hành.
- Nhà thuốc thường xuyên tham dự các hội thảo khoa học của các hãng thuốc về các loại thuốc mới.
- Nhà thuốc trang bị các loại sách về thuốc và biệt dược để phục vụ mục đích tra cứu thuốc.
Vấn đề Marketing của các hãng thuốc tại nhà thuốc
Trong thời gian thực tập tại nhà thuốc Gia Hưng, tôi đã tiếp xúc với các trình dược viên của các hãng Dược, nhận thức rõ vai trò quan trọng của họ trong việc triển khai chiến lược Marketing của các hãng thuốc Nhờ sự giới thiệu của các trình dược viên, nhà thuốc đã được cập nhật về các sản phẩm và giá cả của hãng thuốc, giúp doanh nghiệp cân nhắc lựa chọn sản phẩm phù hợp dựa trên thương hiệu, mẫu mã, giá cả và dịch vụ hậu mãi.
Marketing thuốc chính là việc xây dựng và thực thi các chính sách chiến lược marketing nhằm thúc đẩy sản phẩm thuốc, đồng thời đáp ứng nhu cầu chăm sóc sức khỏe của bệnh nhân Hoạt động này không chỉ nhằm giới thiệu và quảng bá thuốc một cách hiệu quả mà còn để đảm bảo thuốc phục vụ tốt nhất cho cộng đồng Việc marketing thuốc giúp nâng cao nhận thức của người tiêu dùng về các loại thuốc phù hợp, từ đó đóng góp vào việc chăm sóc sức khỏe cộng đồng toàn diện.
- Bản chất thực hiện chăm sóc thuốc đáp ứng nhu cầu điều trị hợp lý chứ không phải chỉ sản xuất hay kinh doanh thuốc.
Nhà thuốc đóng vai trò là điểm phân phối trực tiếp các sản phẩm thuốc từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng, đảm bảo khách hàng nhận được thuốc chính hãng, chất lượng cao, hiệu quả và an toàn Đồng thời, đây cũng là nơi các hãng thuốc áp dụng các chiến lược marketing nhằm xây dựng thương hiệu và mở rộng thị trường, nâng cao nhận thức của khách hàng về sản phẩm của mình Việc đảm bảo chất lượng và an toàn của thuốc tại nhà thuốc là yếu tố quan trọng, giúp xây dựng lòng tin của người tiêu dùng và thúc đẩy hoạt động kinh doanh hiệu quả.
* Vai trò của các trình dược viên trong Marketing của hãng dược tại nhà thuốc
- Giới thiệu sản phẩm và bán sản phẩm
- Phát triển thị trường, chịu trách nhiệm về độ phủ và doanh số bán hàng trên địa bàn được giao.
- Thực hiện đầy đủ và chính xác các chương trình marketing, chăm sóc khách hàng.
- Thu thập thông tin về sản phẩm, phản hồi của khách hàng và các hoạt động của các đối thủ cạnh tranh.
- Nắm vững kiến thức sản phẩm
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu công ty
* Chiến lược marketing trong việc xây dựng và quảng cáo thương hiệu của các hãng thuốc tại nhà thuốc
Chiến lược sản phẩm tập trung giới thiệu các sản phẩm chất lượng cao phù hợp cho nhà thuốc, đáp ứng đầy đủ mong đợi của khách hàng Điều này giúp xây dựng lòng trung thành thương hiệu và tạo cảm nhận về giá trị vượt trội của sản phẩm Bên cạnh đó, hoạt động marketing chuyên nghiệp, chăm sóc hậu mãi sau bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng và gia tăng sự trung thành.
Chiến lược giá đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành nhận thức của khách hàng về chất lượng sản phẩm, khi mức giá cao thường gợi ý về sản phẩm cao cấp và chất lượng vượt trội, trong khi giá thấp có thể làm giảm kỳ vọng về chất lượng Do đó, các doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược định giá phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu và cạnh tranh trên thị trường để tạo lợi thế cạnh tranh hiệu quả Việc điều chỉnh giá một cách hợp lý sẽ giúp hình thành hình ảnh thương hiệu và thúc đẩy quyết định mua hàng của người tiêu dùng.
Hãng thuốc sử dụng hai kênh phân phối chính là trực tiếp và gián tiếp qua nhà thuốc để tiếp cận khách hàng Nhà thuốc đóng vai trò quan trọng trong việc tác động đến thương hiệu thông qua các hoạt động marketing như định giá bán lẻ, quảng cáo và trưng bày sản phẩm Do đó, các hãng thuốc cần lựa chọn chiến lược phân phối phù hợp cho từng loại sản phẩm, gồm phân phối rộng rãi, phân phối chọn lọc hoặc phân phối độc quyền, nhằm tối ưu hóa hiệu quả và thương hiệu trên thị trường.
Chiến lược truyền thông Marketing là phương tiện giúp các hãng thuốc tiếp xúc trực tiếp hoặc gián tiếp với người tiêu dùng để xây dựng nhận thức về thương hiệu và sản phẩm của họ Yếu tố then chốt để hình thành và quảng bá thương hiệu chính là phát triển mối quan hệ bền vững với khách hàng Việc này giúp tăng cường khả năng ghi nhớ thương hiệu, thúc đẩy sự trung thành và nâng cao hiệu quả của các chiến dịch marketing Trong đó, xây dựng mối quan hệ khách hàng là yếu tố quyết định để tạo nên thành công lâu dài cho thương hiệu trong thị trường cạnh tranh ngày nay.
- Quảng cáo sản phẩm của hãng với khách hàng từ đó thúc đẩy việc mua hàng tại nhà thuốc:
+ Quảng cáo qua truyền hình
+ Quảng cáo báo, tạp chí, tờ rơi
+ Quảng cáo qua báo mạng
+ Quảng cáo qua tổ chức sự kiện, tài trợ cho các sự kiện cộng đồng, tổ chức các hội thảo khoa học.
+ Quảng cáo bằng pano, áp phích treo dán tại nhà thuốc.
Việc tặng quà cho thuốc là không được phép để khuyến mại nhằm đảm bảo an toàn và tuân thủ quy định về sử dụng thuốc kê đơn Tuy nhiên, nhà thuốc có thể giới thiệu mặt hàng và cung cấp thông tin cần thiết về cách sử dụng thuốc cho bệnh nhân một cách hợp pháp Đối với thuốc không kê đơn và thực phẩm chức năng, các hình thức khuyến mại như tặng quà, giảm giá, hoặc khuyến mãi mua số lượng lớn là các chiến lược ngắn hạn nhằm thúc đẩy tiêu dùng Các biện pháp này nhằm thay đổi thái độ của nhà thuốc và khách hàng, khuyến khích khách hàng mua thuốc không kê đơn lần đầu, mua với số lượng lớn hơn hoặc mua thường xuyên hơn.
Nhân viên bán hàng và hãng trực tiếp tư vấn, giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng về sản phẩm, giúp xây dựng lòng tin và sự an tâm khi khách hàng lựa chọn thương hiệu Việc này không chỉ nâng cao trải nghiệm khách hàng mà còn thúc đẩy sự trung thành với thương hiệu, góp phần vào sự thành công lâu dài của doanh nghiệp Đảm bảo cung cấp thông tin chính xác và tận tâm là yếu tố then chốt để khách hàng yên tâm khi sử dụng sản phẩm của bạn.
- Thuê người nổi tiếng làm đại sứ thương hiệu để giới thiệu về sản phẩm
Trong quá trình thực tập tại Nhà thuốc Gia Hưng, em đã có cơ hội trải nghiệm thực tế và nâng cao kiến thức cũng như kỹ năng chuyên môn của mình với sự hỗ trợ tận tình từ các dược sĩ Dù thời gian không kéo dài, nhưng em đã nắm rõ các hoạt động tại nhà thuốc và biết cách sắp xếp lại kiến thức lý thuyết phù hợp với thực tiễn Đây là trải nghiệm quý giá giúp em hoàn thiện kỹ năng nghề nghiệp và chuẩn bị tốt hơn cho tương lai.