Nên việc cung cấp đầy đủ về số lượng, đảm bảo về chấtlượng là trách nhiệm của ngành y tế nói chung trong đó các nhà thuốc, công ty Dược và bệnh viện đóng vai trò quan trọng.. Đặc điểm sả
Trang 1BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠOTRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐẠI NAM TRUNG TÂM ĐÀO TẠO LIÊN TỤC NGÀNH DƯỢC
******
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Sinh viên : NGUYỄN VĂN LINH
Lớp : LTCD-0911
Mã sinh viên : 0927200243
Giáo viên hướng dẫn : TS GIANG THỊ SƠN
Trang 2BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠOTRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐẠI NAM TRUNG TÂM ĐÀO TẠO LIÊN TỤC NGÀNH DƯỢC
******
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Sinh viên : NGUYỄN VĂN LINH
Lớp : LTCD-0911
Mã sinh viên : 0927200243
Giáo viên hướng dẫn : TS GIANG THỊ SƠN
Đơn vị thực tập : Công ty TNHH Đầu tư & Phát triển Y tế INMED Địa chỉ : Phòng 307, Nhà 24T2 - Trung Hòa - Cầu Giấy - Hà Nội
Trang 3
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU 1
KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ & PHÁT TRIỂN Y TẾ 2
1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ & PHÁT TRIỂN Y TẾ .2
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 2
1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quy mô tổ chức của công ty .4
1.3 Tổ chức nhân sự, sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty .4
1.4 Chức năng nhiệm vụ chính của các phòng ban .7
1.5 Hồ sơ pháp lý .15
2 CƠ SỞ VẬT CHẤT KĨ THUẬT CỦA CÔNG TY .19
2.1 Xây dựng, thiết kế, diện tích và trang thiết bị .19
2.2 Phương tiện vận chuyển 19
3 CÁC VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT .19
3.1 Các văn bản quy phạm pháp luật tại Việt Nam 19
3.3 Quy trình thao tác chuẩn đang sử dụng (SOP) 20
3.4 Sổ sách 21
4 CÁC HOẠT ĐỘNG MUA THUỐC .21
4.1 Mua Thuốc .21
4.2 Giao hàng và gửi hàng 21
4.3 Các hoạt động theo hợp đồng 22
4.4 Khiếu nại,Thu hồi, Sản phẩm bị trả lại 22
5 HOẠT ĐỘNG BÁN THUỐC 22
5.2 Giao hàng và gửi hàng 24
5.3 Các hoạt động theo hợp đồng 25
5.4 Khiếu nại .26
5.5 Quy trình thu hồi 27
5.6 Sản phẩm bị trả lại 28
6 BẢO QUẢN THUỐC .29
6.1 Cách sắp xếp .29
6.2 Cách theo dõi, quản lý chất lượng thuốc, theo dõi hạn dùng .30
Trang 47 DANH MỤC THUỐC CỦA CÔNG TY KINH DOANH .32
8 TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY .35
8.1.Thị trường, Hệ thống phân phối sản phẩm, các hình thức bán hàng .35
8.2.Chính sách bán hàng 35
8.3 Hoạt động Marketing, thông tin, quảng cáo thuốc của Công ty 36
8.4.Những thuận lợi và khó khăn 37
9 VIỆC TRIỂN KHAI ÁP DỤNG CÁC SOP TẠI CÔNG TY .38
10 PHỤ LỤC………48
LỜI KẾT 50
11 NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP………51
Trang 5LỜI NÓI ĐẦU
Trong sự phát triển của mỗi quốc gia hiện nay ngành Y-Dược nắm vai trò vô cùngquan trọng Không những đóng góp cho nền kinh tế mà ngành Y-Dược còn góp phầncủng cố mặt đời sống nhân sinh cho quốc gia đó Với một quốc gia khỏe mạnh về thểchất người lao động, quốc gia đó mới có chỗ dựa vững chắc để phát triển mạnh mẽnền kinh tế của mình Do đó, em đã chọn ngành Dược là nghành theo học của mình.Hơn bao giờ hết, thuốc là một trong những yêu cầu quan trọng trong sự nghiệp chămsóc sức khỏe cho nhân dân Nên việc cung cấp đầy đủ về số lượng, đảm bảo về chấtlượng là trách nhiệm của ngành y tế nói chung trong đó các nhà thuốc, công ty Dược
và bệnh viện đóng vai trò quan trọng
Nhận biết được tầm quan trọng đó qua một thời gian thực tập bổ ích tại Công tyTNHH Đầu Tư Và Phát Triển Y Tế INMED, tuy thời gian không nhiều nhưng em đãrút ra được nhiều kinh nghiệm thực tế mà khi ngồi trên ghế nhà trường em chưa đượcbiết
Để có kiến thức và kinh nghiệm thực tế ngày hôm nay, em xin chân thành cảm ơncác thầy cô bộ môn khoa Dược trường Đại Học Đại Nam đã giảng dạy và trang bị cho
em những kiến thức cơ bản vững chắc, đồng thời cũng đã tạo điều kiện cho em hoànthành tốt đợt thực tập vừa qua
Em xin chân thành cảm ơn cô giáo TS.Giang Thị Sơn đã tận tâm hướng dẫn, chỉbảo chúng em để bài báo cáo được hoàn thiện và đầy đủ
Em cũng xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của toàn thể nhân viên chi nhánh công
ty TNHH Đầu Tư Và Phát Triển Y Tế INMED đã nhiệt tình hướng dẫn và tạo điềukiện thuận lợi cho em trong thời gian thực tập
Do thời gian thực tập có giới hạn, kiến thức còn hạn chế nên bài báo cáo khôngthể tránh khỏi những sự thiếu sót, em rất mong nhận được sự thông cảm và đóng góp
ý kiến của các quý thầy cô
Em xin chân thành cảm ơn!
Trang 6KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ & PHÁT TRIỂN Y TẾ
Thời gian thực tập: Từ 21/10/2019 đến 20/12/2019
1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ & PHÁT TRIỂN Y TẾ 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty.
Chặng đường 12 năm!
Công ty TNHH Đầu tư & Phát triển Y tế được thành ngày 28 tháng 06 năm
2006, đăng ký theo giấy phép kinh doanh số : 0101994830 do Sở Kế hoạch và Đầu tư
Hà Nội cấp ngày 28/06/2006
Tên viết tắt : INMED CO., LTD
Trụ sở tại : Tầng 2, nhà 34T, P.Trung Hòa, Q.Cầu Giấy, TP.Hà Nội
do Công ty quản lý Khi mới thành lập, số vốn chỉ có 500 triệu đồng và 10 nhân viên,
cơ sở vật chất thiếu thốn, văn phòng và nhà kho chật chội… nên gặp rất nhiều khókhăn trong công việc cùng với sự cạnh tranh của cơ chế thị trường…Nhưng cho đếnnay số vốn của Công ty đã tăng lên 8 tỷ đồng, gồm nhiều kênh phân phối tiềm năngcùng với đội ngũ nhân viên gồm 22 người có trình độ, năng động Cơ sở vật chất củaCông ty đầy đủ, văn phòng, nhà kho mới khang trang tạo nhiều thuận lợi cho kinhdoanh Để đạt được điều đó trước tiên phải kể đến sụ nỗ lực, quyết tâm và năng lựccủa Ban giám đốc và toàn thể cán bộ công nhân viên của công ty trong suốt năm nămqua
Những năm gần đây, Công ty TNHH Đầu tư & Phát triển Y tế không ngừng
mở rộng quy mô, địa bàn hoạt động Hàng hóa không những tiêu thụ tốt ở các BệnhViện trên địa bàn Hà Nội mà còn được tiêu thụ với mạng lưới bệnh viện, nhà thuốc,phòng khám rộng khắp cả nước Hiện tại, Công ty đã chiếm được thị phần tiêu thụtương đối ổn định trong lĩnh vực dược phẩm ở cả miền Bắc và miền Nam và được sự
Trang 7tín nhiệm của người tiêu dùng, các Bệnh Viện, khách hàng và hoạt động kinh doanhngày càng hiệu quả cao.
Trở thành công ty sở hữu thương hiệu hàng đầu vì sức khỏe cộng đồng
Mang lại những giá trị tốt nhất cho khách hàng và tập thể các thành viên trongCông ty
Sứ mệnh!
Với người tiêu dùng:
- Mang đến khách hàng những sản phẩm chất lượng cao, giá thành hợp lý bằng
thái độ chuyên nghiệp nhất!
Với người lao động:
- Tạo ra một môi trường làm việc Tiên phong – Chuyên nghiệp – Năng động –
Sáng tạo – Cởi mở và Hợp tác Tạo dựng mối liên kết để xây dựng công ty ngày càng lớn mạnh
Trang 81.2 Chức năng, nhiệm vụ và quy mô tổ chức của công ty.
1.2.1 Chức năng:
Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa
Mua bán mỹ phẩm (trừ loại mỹ phẩm có hại cho sức khỏe con người)
1.2.3 Quy mô tổ chức:
Do đặc thù ngành nghề kinh doanh như vậy nên quy mô hoạt động của công tyrộng khắp, phân phối tới các cửa hàng Thuốc tại Hà Nội và hệ thống các đại lý, mạnglưới khách hàng rộng khắp trên toàn quốc Đặc điểm sản phẩm và thị trường: Khácvới những sản phẩm tiêu dùng, mặt hàng dược phẩm mà công ty kinh doanh khi đượctiêu dùng là đã tác động trực tiếp vào cơ thể con người, nên đòi hỏi việc bảo quản vôcùng thận trọng tránh nhiệt độ cao, độ ẩm và hóa chất, đặc biệt là nguồn gốc nhậpkhẩu của sản phẩm phải đảm bảo uy tín, chất lượng như vậy mới có thể tạo dựngđược lòng tin với người tiêu dùng và các bạn hàng, tạo được chỗ đứng trên thị trường
và xu thế phát triển bền vững trong tương lai Trên thị trường dược phẩm, hiện tạicông ty đã chiếm được thị phần tương đối ổn định ở khu vực các tỉnh miền Bắc Hiệntại, 03 năm gần đây công ty đang trú trọng mở rộng mạng lưới khách hàng thâm nhậpsâu hơn và vững chắc vào thị trường miền Trung và miền Nam
1.3 Tổ chức nhân sự, sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty.
Công ty TNHH Đầu tư & Phát triển Y tế là doanh nghiệp có quy mô vừa, thực
hiện hạch toán độc lập và quản lý theo chế độ một thủ trưởng, công ty đã lựa chọn môhình quản lý trực tuyến chức năng, đây là mô hình quản lý đang được sử dụng phổbiến hiện nay
Trang 9Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Đầu tư & Pháttriển Y tế
TỔNG GIÁM ĐỐC
DƯỢC SĨ PHỤ TRÁCH CHUYÊN
MÔN
GIÁM ĐỐC KINH DOANH
HÀNH CHÍNH-KẾ
TOÁN
KHO
BỘ PHẬN KINH DOANH
GIAO HÀNG
THỦ QUỸ
BỘ PHẬN KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG
NHÂN VIÊN KINH DOANH
Trang 10DANH SÁCH NHÂN SỰ
Trang 11STT Họ và tên
Năm sinh
Trình độ chuyên
1 Phan Văn Tùng 1975 Cử nhân kinh tế
Tổng Giám đốc- Phụ trách kinh doanh
2 Đặng Tú Cầm 1969 Thạc sỹ Y học
Phó tổng Giám đốc phụ trách Tài chính
3 Đặng Hồng Phương 1952 Cử nhân kinh tế
Phó tổng Giám đốc phụ trách
CN TPHCM
4 Bùi Thị Thu Hằng 1988 Dược sỹ Đại học Phụ trách chuyên môn
5 Lê Tiến Dũng 1964 Dược sỹ Đại học Phụ trách chất lượng sản phẩm
6 Phạm Thu Hương 1979 Dược sỹ trung học
Trưởng phòng hành chính nhân sự
7 Bùi Mai Anh 1986 Cử nhân kinh tế NV hành chính
8 Bùi Thị Xuân 1982 Cư nhân kinh tế Trưởng phòng kế toán
9 Phan Thị Nga 1986 Cử nhân kinh tế Kế toán viên
10 Trần Thị Phương 1986 Dược sỹ trung học Phụ trách kho
11 Nguyễn Văn Dũng 1964
Lao động phổ thông Nhân viên giao nhận
12 Thái Hồng Thúy 1978
Lao động phổ thông Nhân viên giao nhận
13 Nguyễn Văn Thảnh 1985 Cử nhân kinh tế
Phụ trách kinh doanh CN TPHCM
14 Đặng Vũ Dịu 1990 Cử nhân kinh tế NV kinh doanh- TPHCM
15 Trần Thu Lan 1982 Dược sỹ trung học NV kinh doanh- TPHCM
16 Trần Hằng Nga 1985 Dược sỹ trung học NV kinh doanh- TPHCM
17 Trần Thị Thúy 1986 Cử nhân kinh tế Kế toán- CN TPHCM
18 Nguyễn Văn Hiệp 1986 Dược sỹ Đai học NV kinh doanh tuyến tỉnh
19 Nguyễn Thị Nhâm 1982 Dược sỹ Đại học NV kinh doanh tuyến tỉnh
20 Vũ Việt Cường 1985 Dược sỹ trung học NV kinh doanh tuyến tỉnh
21 Nguyễn Thùy Dương 1983 Dược sỹ trung học NV kinh doanh
22 Nguyễn Văn Khiêm 1982 Dược sỹ trung học NV kinh doanh
23 Nguyễn Thị Nga 1985 Dược sỹ trung học NV Kinh doanh
Trang 1225 Phan Thị Thu 1986 Dược sỹ trung học NV Kinh doanh
26 Nguyễn Thị Nhẫn 1986 Dược sỹ trung học NV Kinh doanh
27 Ngô Thu Hà 1979 Dược sỹ trung học NV Kinh doanh
28 Lê Thị Hương 1982 Dược sỹ trung học NV Kinh doanh
29 Trần Hương Vân 1979 Dược sỹ trung học NV Kinh doanh
1.4 Chức năng nhiệm vụ chính của các phòng ban.
- Thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao một cách trung thực, thận trọng,tốt nhất nhằm đảm bảo lợi ích hợp pháp tối đa của công ty,
- Trung thành với lợi ích công ty, không sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinhdoanh của công ty vào các mục đích khác
Mô tả công việc:
- Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty
- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty, saukhi đã thống nhất với bộ phận kinh doanh
- Ban hành quy chế quản lý nội bộ Công ty, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chứccác chức danh trong Công ty
- Tuyển dụng, sa thải lao động: Ký kết hợp đồng lao động, kiến nghị phương án
cơ cấu tổ chức Công ty,
- Ký hợp đồng mua bán hàng hóa
- Phê duyệt các chính sách bán hàng, hỗ trợ bán hàng do Bộ phận kinh doanhxây dựng đề xuất lên
Người thay thế khi vắng mặt:
- Giám đốc chỉ định người thay thế
Trang 131.4.2 Người phụ trách chuyên môn
Trình độ năng lực và kinh nghiệm:
Người phụ trách chuyên môn phải là Dược sỹ đại học được cấp,
Chứng chỉ hành nghề dược loại hình doanh nghiệp bán buôn thuốc, nắm
vững các văn bản quy định về hành nghề dược, các quy chế chuyên môn liên
quan đến thuốc
Trách nhiệm và quyền hạn:
a Trách nhiệm
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực chuyên môn
- Xây dựng hệ thống chính sách chất lượng của công ty
- Đề xuất việc bố trí các vị trí nhân sự đảm bảo công tác quản lý chất lượng
- Đào tạo về chuyên môn cho cán bộ công nhân viên của công ty
b Quyền hạn
- Phụ trách toàn bộ công tác đảm bảo chất lượng, phụ trách các lĩnh vực chuyên
môn về dược của Công ty
- Chỉ đạo phân công công việc của Bộ phận kiểm soát chất lượng
Mô tả công việc:
- Chỉ đạo, xây dựng, duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo GDP có hiệu quả
- Báo cáo các vấn đề liên quan đến quản lý chất lượng để Giám đốc xem xét, giảiquyết
- Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các chương trình tự kiểm tra GDP
- Đại diện cho công ty để liên hệ với các tổ chức bên ngoài liên quan
đến các vấn đề về chất lượng
- Đánh giá hoạt động quản lý chất lượng của công ty và đề xuất lên Giám
đốc công ty những ý kiến để nâng cao và hoàn thiện
- Lên kế hoạch đào tạo về chuyên môn cho cán bộ công nhân viên, liên hệ
mời các giảng viên đào tạo cho nhân viên công ty
- Cập nhật các quyết định, quy định, thông tư của Bộ Y tế, Sở Y tế Hà
Nội về quản lý chất lượng thuốc
- Tham gia các buổi họp, tập huấn liên quan đến quản lý chất lượng
Trang 14 Người thay thế khi vắng mặt:
- Theo sự phân công của Giám đốc công ty
1.4.3 Trưởng Bộ phận kinh doanh
Trình độ năng lực và kinh nghiệm:
- Trưởng Bộ phận kinh doanh phải có trình độ Đại học, có kiến thức và kinhnghiệm trong lĩnh vực kinh doanh, có khả năng lãnh đạo
Trách nhiệm và quyền hạn:
a Trách nhiệm
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực phụ trách
- Xây dựng kế hoạch bán hàng, phân phối
- Xây dựng kế hoạch đào tạo cho nhân viên trong hệ thống phân phối
- Tham mưu cho Giám đốc xây dựng chi phí và các chính sách bán hàng
- Xây dựng tổ chức nhân sự thuộc Bộ phận kinh doanh
b Quyền hạn
- Trực tiếp phụ trách, quản lý Bộ phận kinh doanh
- Chỉ đạo phân công công việc cho các nhân viên Bộ phận kinh doanh
Mô tả công việc:
- Trực tiếp phụ trách, quản lý Bộ phận kinh doanh
- Phân công công việc cho các nhân viên, sắp xếp bố trí nhân sự
- Tổ chức họp Bộ phận kinh doanh, phân bổ doanh số theo kế hoạch bán hàng
đã được Giám đốc duyệt Xây dựng phân bổ kinh phí bán hàng
- Quyết định các phương án thúc đẩy bán hàng trong kế hoạch đã được Giámđốc duyệt Xây dựng các giải pháp bảo vệ thị phần, chống hàng cạnh tranh
- Thoả thuận các hợp đồng bán hàng, hoa hồng, hợp đồng cộng tác viên tronglĩnh vực phân phối sản phẩm
- Cử cán bộ công tác tại các tỉnh để thúc đẩy bán hàng
- Ký giấy đi đường, báo giá, giấy giới thiệu cho cán bộ trong hệ thống phânphối
Người thay thế khi văng mặt:
- Người được ủy quyền theo sự phân công của giám đốc
Trang 151.4.4 Trưởng bộ phận nghiệp vụ
Trình độ năng lực và kinh nghiệm
- Trưởng bộ phận nghiệp vụ phải có chuyên môn là Dược sỹ Đại học trở lên, cókiến thức và kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh dược phẩm, có khả nănglãnh đạo Hiểu biết về pháp luật và các quy định liên quan đến hành nghề Dược
Trách nhiệm và quyền hạn:
a Trách nhiệm:
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực phụ trách
- Bảo đảm các hoạt động chuyên môn của công ty thực hiện đúng các quy định
hiện hành
- Cập nhật kiến thức, văn bản mới Đào tạo chuyên môn cho cán bộ công nhân
viên của Công ty
b Quyền hạn:
- Phụ trách toàn bộ công tác nghiệp vụ
- Chỉ đạo phân công công việc của bộ phận nghiệp vụ
Mô tả công việc:
- Chỉ đạo, xây dựng, duy trì quản lý chất lượng theo GDP có hiệu quả.
- Báo cáo các vấn đề liên quan đến hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của toàn
bộ Công ty và tham mưu để Giám đốc xem xét, giải quyết
- Kiểm tra, lên kế hoạch và đôn đốc việc thực hiện các chương trình tự kiểm tra
GDP
- Đại diện cho Công ty để liên hệ với các tổ chức bên ngoài liên quan đến các
vấn đề về chuyên môn
- Lên kế hoạch đào tạo về chuyên môn cho cán bộ, nhân viên, liên hệ mời các
giảng viên đào tạo cho nhân viên Công ty
- Đánh giá hoạt động chuyên môn của Công ty và đề xuất lên Giám đốc Công ty
những ý kiến để nâng cao và hoàn thiện các hoạt động chuyên môn
- Kiểm tra, giám sát việc bảo quản thuốc theo đúng quy định tại kho và trong
quá trình vận chuyển
Trang 16- Kiểm tra, giám sát các hoạt động chuyên môn tuân thủ các quy trình đã được
ban hành, có báo cáo và đề nghị sửa đổi, bổ sung kịp thời khi phát hiện nhữngvấn đề không phù hợp trong việc thực hiện quy trình
Người thay thế khi văng mặt:
- Người được ủy quyền theo sự phân công của Ban Giám đốc
1.4.5 Thủ kho
Trình độ năng lực và kinh nghiệm
- Thủ kho phải có trình độ Dược sỹ trung học trở lên, có kiến thức và kinh
nghiệm trong lĩnh vực bảo quản, tồn trữ; được đào tạo về GDP
- Xuất nhập, bảo quản hàng hoá
- Điều tiết nhân viên đóng hàng và điều vận theo đơn đặt hàng từ Bộ phận kinhdoanh
Mô tả công việc:
- Tham gia hội đồng kiểm nhận, kiểm nhận về số lượng chất lượng
- Kiểm tra, đóng hàng, xuất hàng theo hoá đơn chứng từ đã được phê duyệt
- Theo dõi, báo cáo xuất, tồn hàng hóa hàng tuần, tháng, quý, năm hoặc theo yêucầu của Giám đốc, Trưởng Bộ phận kinh doanh
- Kiểm tra, theo dõi chất lượng thuốc tại kho, kịp thời báo cáo Trưởng Bộ phậnkinh doanh, Phụ trách chuyên môn, Kiểm soát chất lượngnếu thấy có hiệntượng bất thường trong kho
- Tiếp nhận bảo quản hàng trả về, thu hồi, thuốc giả theo đúng các quy trình
Trang 17 Người thay thế khi văng mặt:
- Theo sự phân công của Giám đốc.
1.4.6 Nhân viên kinh doanh
Trình độ năng lực và kinh nghiệm:
- Nhân viên kinh doanh phải hiểu biết về thị trường nói chung và thị trường đượcphân công nói riêng, hiểu biết về sản phẩm công ty, có kinh nghiệm trong lĩnhvực kinh doanh, trung thực, khả năng giao tiếp tốt
Trách nhiệm và quyền hạn:
a Trách nhiệm:
- Chịu trách nhiệm trước trưởng Bộ phận kinh doanh về công việc được giao
- Thu thập thông tin phản hồi từ thị trường và phản hồi lại cho khách hàng
b Quyền hạn:
- Được học tập nâng cao trình độ, kỹ năng kinh doanh.
- Được hỗ trợ các phương tiện và điều kiện làm việc để thực hiện nhiệm vụ được
giao, được tự lập kế hoạch ,thời gian biểu công tác trong tuần đối với phầncông việc được giao
Mô tả công việc:
- Theo dõi toàn bộ hoạt động kinh doanh trên Công ty tại các địa bàn được giao
- Thu thập thông tin tại địa bàn được giao: tình hình sử dụng thuốc tại địa bàn,các sản phẩm cạnh tranh,tổng hợp, phân tích điểm mạnh, yếu từng thời kỳ củasản phẩm Công ty so với các sản phẩm cạnh tranh khác có cùng xu hướng điềutrị
- Định kỳ kiểm tra, khảo sát thị trường, lập hồ sơ quản lý khách hàng Xây dựng
và tổ chức thực hiện phương án Marketing cho các sản phẩm được giao, đềxuất ý kiến lên trưởng Bộ phận về các biện pháp thúc đẩy thị trường, biện phápchống hàng cạnh tranh cho sản phẩm được giao
- Báo cáo kịp thời các phản hồi của khách hàng đối với các vấn đề liên quan đếndịch vụ và chất lượng thuốc do công ty phân phối lên Trưởng bộ phận kinhdoanh
Trang 18 Người thay thế khi vắng mặt:
- Theo sự phân công của trưởng Bộ phận kinh doanh.
1.4.7 Nhân viên giao nhận.
Trình độ năng lực và kinh nghiệm:
- Phải có trình độ dược tá hoặc trung học chuyên nghiệp, có hiểu biết về các sảnphẩm Công ty, địa bàn được giao, có khả năng giao tiếp tốt, trung thực, cẩnthận trong công việc
Trách nhiệm và quyền hạn:
a Trách nhiệm:
- Chịu trách nhiệm trước Trưởng Bộ phận kinh doanh về công việc được giao
- Giao hàng kịp thời, đúng địa điểm, số lượng, chủng loại theo đơn đặt hàng
- Thực hiện nghiêm túc chế độ ghi chép, nộp tiền đầy đủ khi khách hàng trảCông ty
b Quyền hạn:
- Được học tập và nâng cao trình độ, kỹ năng kinh doanh
- Được hỗ trợ các phương tiện và điều kiện làm việc để thực hiện công việc đượcgiao
Mô tả công việc:
- Giao hàng đúng địa điểm, thời gian, số lượng, chủng loại cho khách hàng theođơn đặt hàng
- Bảo quản, sắp xếp hàng hoá đúng quy định “Nguyên tắc sắp xếp đóng gói hànghoá”
- Theo dõi, ghi chép điều kiện bảo quản trong quá trình vận chuyển
- Thu nộp đầy đủ chứng từ, tiền thu được từ khách hàng theo bảng kê của kếtoán Trong trường hợp khách hàng có ý kiến phản hồi phải báo cáo kịp thời Bộphận kinh doanh và các Bộ phận ban liên quan
- Bảo quản tài sản do Công ty trang bị
Người thay thế khi vắng mặt:
- Theo sự phân công của trưởng Bộ phận kinh doanh
1.4.8 Nhân viên kiểm soát chất lượng
Trình độ năng lực và kinh nghiệm:
Trang 19- Nhân viên kiểm soát chất lượng phải là Dược sỹ đại học, nắm vững các vănbản quy định về hành nghề dược, các quy chế chuyên môn liên quan đến thuốc.Đặc biệt nắm vững phương pháp đáng giá kiểm soát chất lượng thuốc, các điềukiện để bảo đảm chất lượng thuốc.
Trách nhiệm và quyền hạn:
a Trách nhiệm
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trưởng bộ phận phụ trách về lĩnh vực chất
lương
- Tham gia xây dựng hệ thống chính sách chất lượng của công ty, chỉ đạo và
tham gia vào các hoạt động quản lý chất lượng của công ty
- Tham gia đào tạo về chuyên môn cho cán bộ công nhân viên của công ty
b Quyền hạn
- Thực hiện các công tác đảm bảo chất lượng
Mô tả công việc:
- Thực hiện các hoạt động kiểm tra chất lượng thuốc
- Giám sát các điều kiện bảo quản để đảm bảo chất lượng
- Chỉ đạo, xây dựng, duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo GDP có hiệu quả.
- Báo cáo các vấn đề liên quan đến quản lý chất lượng để Giám đốc xem xét, giải
quyết
- Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các chương trình tự kiểm tra GDP.
- Đại diện cho công ty để liên hệ với các tổ chức bên ngoài liên quan đến các vấn
đề về chất lượng
- Cập nhật các quyết định, quy định, thông tư của Bộ Y tế, Sở Y tế Hà Nội về
quản lý chất lượng thuốc
- Tham gia các buổi họp, tập huấn liên quan đến quản lý chất lượng thuốc do các
cơ quan quản lý, hội nghề nghiệp tổ chức
Người thay thế khi vắng mặt:
- Theo sự phân công của Giám đốc công ty
1.4.9 Kế toán trưởng
Trình độ năng lực và kinh nghiệm:
Trang 20- Kế toán trưởng phải có trình độ từ Đại học thuộc các ngành kinh tế trở lên, cókiến thức và kinh nghiệm kiến thức trong lĩnh vực tài chính kế toán.
Trách nhiệm và quyền hạn:
a Trách nhiệm
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về lĩnh vực phụ trách
- Xây dựng hệ thống sổ sách kế toán Công ty theo đúng quy định của pháp luậthiện hành
- Xây dựng kế hoạch đào tạo cho các nhân viên trong Bộ phận
- Tham mưu cho Giám đốc Công ty về các lĩnh vực liên quan đến thuế và luậtthuế
- Xây dựng tổ chức nhân sự cho Bộ phận kế toán trình Giám đốc phê duyệt
b Quyền hạn
- Trực tiếp phụ trách, quản lý Bộ phận kế toán
- Chỉ đạo phân công công việc cho các nhân viên thuộc Bộ phận
Mô tả công việc:
- Trực tiếp phụ trách, quản lý Bộ phận.
- Chỉ đạo, phân công, đôn đốc các nhân viên trong Bộ phận
- Xắp xếp bố trí nhân sự thuộc Bộ phận
- Kiểm tra, giám sát, đôn đốc các kế toán viên thực hiện chính xác và đầy đủ các
quy định pháp luật thuế hiện hành
- Lập tờ khai báo cáo thuế hàng tháng, quý, năm.
- Lập báo cáo về tình hình tài chính định kỳ hàng tháng, quý, năm hoặc đột xuất
theo lệnh của Giám đốc
- Xây dựng mô hình hoạt động tổ chức nhân sự của Bộ phận
- Tham gia hoặc phân công cán bộ tham gia hội đồng kiểm nhập.
- Chịu trách nhiệm về chủng loại và số lượng hàng hoá, hoá đơn theo hợp đồng
mua bán
Người thay thế khi vắng mặt:
- Theo sự chỉ đạo của Giám đốc
1.5 Hồ sơ pháp lý.
Hồ sơ pháp lý của Công ty bao gồm:
Trang 21- “Giấy chứng nhận đăng kí doanh nghiệp công ty trách nhiệm hữu hạn hai thànhviên”
- Giấy chứng nhận “ĐỦ ĐIỀU KIỆN KINH DOANH DƯỢC”
- Giấy chứng nhận đạt “THỰC HÀNH PHÂN PHỐI THUỐC”
“Giấy chứng nhận đăng kí doanh nghiệp công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên”
Trang 23Giấy chứng nhận “ĐỦ ĐIỀU KIỆN KINH DOANH DƯỢC”
Giấy chứng nhận đạt “THỰC HÀNH PHÂN PHỐI THUỐC”
Trang 242 CƠ SỞ VẬT CHẤT KĨ THUẬT CỦA CÔNG TY.
2.1 Xây dựng, thiết kế, diện tích và trang thiết bị.
- Công ty giữ nguyên các điều kiện về kho tàng trang thiết bị, cụ thể
- Kho thuốc gồm 2 phòng: Tổng diện tích và thể tích kho đủ theo quy mô và điều kiệnkinh doanh
- Trong kho có bố trí các khu vực nhập hàng, bảo quản phù hợp, có khu vực biệt trữ
- Trang thiết bị bảo quản của kho thuốc gồm 02 điều hòa 12000 BTU, 02 nhiệt kế ẩm
kế Các thiết bị bảo quản hoạt động tốt, thủ kho thường xuyên theo dõi điều kiện bảoquản
- Có hệ thống giá kệ gồm các giá thép, palet nhựa Giá kệ đảm bảo chắc chắn dễ làm vệsinh Thuốc được sắp xếp gọn gàng, theo từng mặt hàng và lô hàng
- Công ty luôn chú trọng đến vấn đề phòng chống cháy nổ nên ngoài những trang thiết
bị, vật dụng cần thiết để phục vụ cho từng nhu cầu của các phòng ban, mỗi tầng làmviệc công ty đều trang bị đầy đủ bình cứu hỏa cũng như hệ thống báo cháy ( 7 bìnhchữ cháy, 7 chuông báo cháy )… Ngoài ra còn 1 số trang thiết bị khác như : máy vântay châm công 2 chiếc, hệ thống đèn điện , hệ thống internet…
2.2 Phương tiện vận chuyển
- Công ty sử dụng xe ô tô, xe công ty thuê, có hợp đồng thuê xe
- Công ty thuê vận chuyển thuốc đối với những đơn hàng có số lượng lớn hoặc vậnchuyển xa
3 CÁC VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT.
3.1 Các văn bản quy phạm pháp luật tại Việt Nam
- Thông tư số 06/2004/TT-BYT ngày 28/5/2004 hướng dẫn sản xuất gia công thuốc
- Thông tư số 13/2009/TT-BYT ngày 01/9/2009 của Bộ Y tế hướng dẫn hoạt độngthông tin quảng cáo thuốc; Thông tư số 22/2009/TT-BYT ngày 24/11/2009 của Bộ
Y tế quy định về đăng ký thuốc
- Thông tư số 47/2010/TT-BYT ngày 29/12/2010 hướng dẫn hoạt động xuất khẩu, nhậpkhẩu thuốc và bao bì tiếp xúc trực tiếp với thuốc
- Thông tư số 03/2018/TT-BYT ngày 09/02/2018 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc “Quyđịnh về thực hành tốt phân phối thuốc, nguyên liệu làm thuốc”
Trang 25- Thông tư 07/2018/TT-BYT quy định chi tiết về kinh doanh dược của Luật Dược vàNghị định 54/2017/NĐ-CP.
- Quyết định số 2701/2001/QĐ-BYT ngày 29/6/2001 ban hành nguyên tắc, tiêu chuẩn;Thực hành tốt bảo quản thuốc của Bộ trưởng Bộ Y tế
- Quyết định 47/2007/QĐ-BYT ngày 24/12/2007 về việc triển khai áp dụng các nguyêntắc, tiêu chuẩn “Thực hành tốt sản xuất thuốc", “Thực hành tốt phòng kiểmnghiệm thuốc nguyên tắc “Thực hành tốt bảo quản thuốc và nguyên tắc “ Thực hànhtốt phân phối thuốc đối với các cơ sở sản xuất, kiểm nghiệm, kinh doanh, phân phối,xuất khẩu, nhập khẩu, tốn trữ, bảo quản vắc xin và sinh phẩm y tế”
- Quyết định số 2701/2001/QĐ-BYT ngày 29/6/2001 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việctriển khai áp dụng nguyên tắc “Thực hành tốt bảo quản thuốc”
- Quyết định 192/QLD-CL ngày 10/04/2014 của Cục trưởng Cục Quản lý Dược về việcban hành danh sách chuyên gia thẩm định hồ sơ đăng ký kiểm tra GMP, GLP vàGSP
- Công văn số 8071/QLD-CL ngày 15/10/2004 về việc triển khai đồng thời GMP, GLP,GSP của Cục trưởng Cục Quản lý Dược
3.2 Tài liệu chuyên môn
Để phục vụ công tác chuyên môn , công ty có những đầu sách sau
- Dược thư quốc gia
- Tra cứu biệt dược mới và thuốc thường dùng
- Dược liệu học
3.3 Quy trình thao tác chuẩn đang sử dụng (SOP)
Các quy trình thao tác chuẩn (SOP) hiện đang sử dụng:
- Quy trình mua hàng
- Quy trình kiểm nhập hàng
- Quy trình xuất giao nhận hàng hóa
- Quy trình thu hồi sản phẩm
- Quy trình xử lý thuốc giả
- Quy trình hủy sản phẩm
- Quy trình tiếp nhận, bảo quản và xử lý hàng trả về
Trang 26- Quy trình vệ sinh và phòng chống côn trùng.
- Quy trình kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm
- Quy trình tự thanh tra
- Quy trình xử lý cháy nổ
- Quy trình xử lý sơ cấp cứu
- Quy trình tuyển dụng
- Quy định về đào tạo
- Quy trình về nhận biết và truy tìm sản phẩm
- Quy trình về biệt trữ hàng hóa
- Quy trình về xử lý bao bì
3.4 Sổ sách
- Biên bản kiểm nhập hàng hóa
- Biên bản giao nhận hàng hóa
- Bên bản kiểm kê và kiểm soát chất lượngđịnh kỳ tại kho
- Sổ theo dõi nhiệt độ, độ ẩm tại kho thuốc
- Báo cáo kiểm tra chất lượng thuốc trên thị trường
- Sổ theo dõi khiếu nại của khách hàng.
4.1 Mua Thuốc.
- Bộ phận kinh doanh căn cứ vào doanh số bán trung bình hàng tháng, lượng tồnkho, các kế hoạch thúc đẩy bán hàng (quảng cáo, khuyến mại…) làm đề nghịmua hàng trình Giám đốc duyệt
- Căn cứ vào tình hình kinh doanh thực tế, nhu cầu của thị trường và tình hình tàichính của công ty Giám đốc xem xét và ký duyệt mua sản phẩm, số lượng cụthể
- Chỉ thực hiện ký kết hợp đồng với những doanh nghiệp hợp pháp (có giấychứng nhận đăng kí kinh doanh thuốc, đạt tiêu chuẩn GDP hoặc GMP Sau khi
ký hợp đồng mua hàng, Bộ phận kinh doạnh lưu 01 bản, chuyển Bộ phận kếtoán 01 bản lưu để theo dõi, thanh toán
4.2 Giao hàng và gửi hàng
- Công ty chỉ nhận hàng khi có đầy đủ hóa đơn chứng từ, phiếu kiểm nghiệm
Trang 27kèm theo lô hàng.
- Hàng được giao không bị bóp méo, đổ vỡ, cảm quan thuốc đạt yêu cầu, số
lượng và mặt hàng phù hợp với đơn đặt hàng
4.3 Các hoạt động theo hợp đồng
- Mỗi một cơ sở cung ứng thuốc cho công ty đều có một hợp đồng phân phối riêng
- Trong hợp đồng xác định rõ trách nhiệm của mỗi bên trong đó có nêu các nguyên tắcGDP và các điều khoản đảm bảo liên quan, trách nhiệm và nhiệm vụ của mỗi bêntrong quá trình thực hiện
4.4 Khiếu nại,Thu hồi, Sản phẩm bị trả lại
- Khi nhận hàng từ Công ty sản xuất, công ty sẽ kiểm tra luôn tình trạng hàng
hóa, nếu sản phẩm không đạt chất lượng công sẽ trả lại hàng hóa cho Công ty
sản xuất ngay trong quá trình giao nhận hàng hóa, và Công ty sản xuất sẽ nhận
lại hàng hóa và xử lý theo đúng hợp đồng đã quy định giữa 2 bên
- Nhưng khi hàng hóa xảy ra tình trạng không đạt chất lượng do lỗi bảo quản và
vận chuyển của công ty thì công ty sẽ phải chịu trách nhiệm với số hàng hóa
này, và công ty sẽ hủy số hàng này theo hướng dẫn hủy hàng của Bộ Y tế
- Công ty sẽ tiến hành thu hồi các sản phẩm của công ty khi khách hàng bảo
quản không tốt, xảy ra tình trạng chảy nước, hỏng hóc…để xử lý hủy hàng
giúp khách hàng
5 HOẠT ĐỘNG BÁN THUỐC
5.1 Bán thuốc.
- Tiếp nhận yêu cầu khách hàng: Bộ phận Kinh doanh – trình dược viên nhận yêu
cầu đặt hàng của khách, có thể là đơn hàng, hoặc điện thoại Xem xét khả năng
đáp ứng
- Về phía công ty:
Kiểm tra lượng hàng tồn kho, lượng hàng đã đặt trước, dự báo hàng đang
Trang 28 Khả năng thực hiện đơn hàng, tiến độ thực hiện, thời gian giao hàng.
- Về phía khách hàng:
Có đủ tư cách pháp nhân: có Giấy phép kinh doanh thuốc, là cơ sở khám
chữa bệnh hợp pháp…
Có khả năng thanh toán, giải quyết công nợ
- Thực hiện các giao dịch: Sau khi xem xét các khả năng cần thiết, phụ trách kinh doanhhoặc người được uỷ quyền tiến hành thông tin, giao dịch với khách hàng để đi đếnthống nhất các nội dung liên quan đến đơn hàng cần thực hiện:
Yêu cầu về số lượng, chủng loại, chất lượng hạn dùng của hàng hoá, điều
kiện thanh toán, giao nhận vận chuyển các nội dung này được bổ sung
vào đơn đặt hàng
Trong trường hợp cần thiết khi một trong các bên có yêu cầu ký kết hợp
đồng theo thông lệ quy định Nhân viên bộ phận kinh doanh tiến hành soạn
thảo hợp đồng căn cứ vào các nội dung giao dịch ở trên theo biểu mẫu quy
định trình Giám đốc ký kết Hợp đồng mua bán sau khi ký sẽ được lưu 01
bản tại bộ phận Kinh doanh để theo dõi thực hiện, 01 bản tại bộ phận Kế
toán theo dõi công nợ
Lập hoá đơn bán hàng: Căn cứ trên đơn hàng hoặc phiếu yêu cầu từ bộ
phận kinh doanh chuyển sang, kế toán sẽ xuất hóa đơn bán hàng
- Với các cơ sở bán buôn thuốc ở các tỉnh, khi mua thuốc của công ty với số
lượng lớn, công ty sẽ có ô tô để chuyển hàng cho bên mua; còn với số lượng
nhỏ công ty sẽ gửi hàng thông qua dịch vụ gửi hàng qua các xe ở chợ thuốc
Hapulico
- Với các bệnh viện, phòng khám và các nhà thuốc đạt chuẩn GPP trong thành
phố Hà Nội, quãng đường ngắn , thì phương tiện vận chuyển của công ty là xe
máy
- Trong mỗi thùng hàng được vận chuyển phải có hóa đơn bán hàng để chứng
minh nguồn gốc xuất xứ của thuốc
- Các thuốc trong quá trình vận chuyển được bảo quản trong các thùng carton