Tại Cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm Minh phương

Báo cáo thực tập: Tại Cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm Minh phương

Lời mở đầuNgày nay việc sử dụng máy tính điện tử trong các nghànhkinh tế: quản lý sản xuất, kinh doanh gần nh đã trở thành mộtyêu cầu bắt buộc Máy tính điện tử với việc sử dụng nó mộtcách hiệu quả đã và đang trở thành một lực lợng sản xuất hùngmạnh, tiên tiến của thời đại Mức độ tin học hoá trong quản lýsản xuất, kinh doanh đã là một thớc đo hàng đầu và trongnhiều doanh nghiệp là đảm bảo sống còn trớc sự cạnh tranhkhốc liệt của nền kinh tế thị trờng.

áp dụng công nghệ thông tin vào các nghành sản xuất, cáclĩnh vực cuộc sống đã trở nên tối cần thiết, đặc biệt là cácứng dụng tin học trong lĩnh vự quản lý

Vai trò của thông tin trong đời sống, trong khoa học kỹthuật, trong quản lý kinh doanh rất quan trọng Thông tin đầy

đủ, chính xác, kịp thời giúp cho các nhà quản lý đề ra đợcnhững quyết định đúng đắn mang tính khả thi cao Để làm

đợc điều đó đòi hỏi phải sử dụng hệ thống máy tính lu trữ,

xử lý thông tin một cách khoa học nhanh nhạy với khối lợng thôngtin phức tạp, đồ sộ để đa ra những thông tin cần thiết, chínhxác theo yêu cầu của quản lý

Công tác quản lý vật t đợc coi là một bộ phận quan trọngcủa hệ thống quản lý kinh tế Có thể nói việc sử lý chính xác,tốc độ các thông tin liên quan đến vấn đề này là yêu cầu cực

kỳ quan trọng nếu không muốn nói là quan trọng hàng đầu,giúp ngời lãnh đạo có những quyết định đúng đắn kịp thời.Công nghệ thông tin có vai trò to lớn nh vậy song đối chiếuvới cách thức quản lý hiện nay cửa hàng kinh doanh văn phòngphẩm Minh Phơng tuy đã đợc trang bị hệ thống máy tính hiện

đại nhng cha có phần mềm ứng dụng tin học vào công tác quản

lý mà mới chỉ dừng lại ở mức khai thác các phần mềm soạn thảonh: Winword, Excel

Xuất phát từ nhu cầu thực tế đó em mạnh dạn ứng dụng

môn học Access vào trong "công tác quản lý vật t tại cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm Minh Phơng".

Với thời gian thực tập không dài, với vốn kiến thức tiếp thu

đợc còn nhiều hạn chế và cha có kinh nghiệm, chắc chắn báocáo của em còn nhiều hạn chế và thiếu xót Vì vậy em kínhmong các thầy cô giáo chỉ bảo và giúp đỡ để báo cáo của em

đợc hoàn chỉnh hơn

Báo cáo gồm 4 phần:

Phần I: Phân tích nghiệp vụ quản lý

Phần II: Thiết kế cơ sở dữ liệu

Phần III: Phân tích cơ sở dữ liệu và thiết kế mô hìnhliên kết hệ thống

Phần IV: Phụ lục

Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn tất cả các thầy côgiáo đã tận tình dạy dỗ, giúp đỡ em trong suốt thời gian họctập

Phần I

Phân tích chung

I.Phân tích nghiệp vụ

Trớc đây khi công nghệ thông tin cha phát triển rộng khắpthì hầu hết các doanh nghiệp đều quản lý hạch toán thống kêtheo phơng pháp thủ công.Trong cơ chế thị trờng hiệnnay,việc sản xuất kinh doanh rất đa dạng, diễn ra dới nhiềuhình thức nhằm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng ngàycàng cao Vì vậy các bộ phận trong doanh nghiệp phải phối hợpnhịp nhàng,việc phản ánh và sử lý các thông tin phải kịp thời

và chính xác Để khắc phục những nhợc của phơng pháp quản

lý thủ công, đáp ứng tốt yêu cầu cần thiết về tính chính xác,

đầy đủ nhanh chóng cùng với việc phát triển mạng thông tinphát triển rộng khắp thì yêu cầu về một phần mềm quản lý làhết sức bức thiết

Trong giới hạn đề tài này em xin đề cập đến việc thiết kếchơng trình quản lý vật t của một cửa hàng kinh doanh kinhdoanh văn phòng phẩm Đó là cửa hàng kinh doanh văn phòngphẩm Minh Phơng Tổ chức bộ máy quản lý của cửa hàng gồmcửa hàng trởng, cửa hàng phó, kế toán và các nhân viên

Cửa hàng trởng là ngời đứng đầu điều hành hoạt độngchung đồng thời chỉ đạo trực tiếp kinh tế của toàn cửa hàng

Kế toán là ngời chỉ đạo toàn diện công tác thống kê thông tin

kế toán tổng hợp các nghiệp vụ nhập - xuất vật t phát sinhtrong kỳ Các nhân viên với công việc cụ thể là quản lý các khovật t của công ty, là ngời nắm vững tình hình cụ thể về số l-ợng nhập - xuất vật t trong kho của mình quản lý trong kỳ báocáo

II Phân tích ngôn ngữ

Trong quá trình học tập đợc sự giảng dậy của thầy cô giáo

về các môn tin học nói chung và các ngôn ngữ lập trình nóiriêng Em thấy việc áp dụng tin học vào công tác quản lý và giảiquyết các bài toán kinh tế là một yêu cầu tất yếu đối với tất cảcác đơn vị hành chính sự nghiệp cũng nh các đơn vị kinh tế.Song để chọn lựa đợc một phơng án quản lý có hiệu quả nhất

ta phải hiểu rõ nội dung công việc cần làm để lựa chọn công

cụ quản lý Hiện nay có rất nhiều ngôn ngữ để lập trình nh:Microsoft EXCEL, Pascal, Foxpro, Microsoft Access

Mỗi ngôn ngữ đều có những u nhợc điểm riêng:

1 Ngôn ngữ lập trình Pascal

+ Ưu điểm: Cấu trúc chặt chẽ, thích hợp cho việc giảng dậy + Nhợc điểm: Không thiết kế để phục vụ cho việc viết cácbài toán CSDL, khả năng in ấn kém

2 Bảng tính EXCEL

+ Ưu diểm: Dễ sử dụng, tính toán tốt, hình thức đẹp

+ Nhợc điểm: Chơng trình lớn không tạo đợc một chơngtrình trọn gói độc lập, không mang tính chất của một ngônngữ lập trình

3 Ngôn ngữ lập trình Foxpro 2.6

+Ưu điểm: Foxpro 2.6 là một hệ thống chơng trình quản

lý và khai thác các tệp CSDL đợc xây dựng trên cơ sở FoxBasenhng u việt hơn nhiều Tất cả các lệnh, các hàm và các tham

số của FoxBase và Foxpro Vesion cũ đều có mặt ở Foxpro 2.6.Song ở Foxpro 2.6 đã xuất hiện thêm hàng loạt các hàm, cáclệnh và các tham số mới, giải quyết hầu hết các khó khăn màFoxBase và Foxpro Vesion cũ và các ngôn ngữ khác đã gặpphải

+Nhợc điểm: Ngời lập trình phải viết từng câu lệnh cụthể

4.Microsoft Access:

Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu hoạt

động trong môi trờng Windows, do đó đã kế thừa và phát huy

đựơc các chức năng rất mạnh của môi trờng Windows:

 Cho một giao diện rất đẹp, thân thiện với ngời dùng

 Chạy theo chế độ đa nhiệm

 Các thao tác về in ấn thuận tiện, nhanh chóng

 Hệ thống phông chữ tiện dụng và đa dạng

Hơn vậy trong Access có sẵn các công cụ hữu hiệu vàtiện lợi để sản sinh các trơng trình cho hầu hết các bài toánthờng gặp trong quản lý thống kê và kế toán Với Access ngờilập trình không phải viết từng câu lệnh cụ thể nh trongPascal hay Foxpro mà chỉ cần tổ chức dữ liệu và thiết kế cácyêu cầu của công việc cần giải quyết Nếu với những ngôn ngữ

C, Pascal,Foxpro việc tạo những đối tợng đồ họa bằng nhữngchơng trình là một cực hình, tốn công sức thì với Access vấn

đề lại ngợc lại, bởi những gì thấy trong khi thiết kế thì sẽ thấykhi chạy chơng trình

Từ những đặc điểm trên đây của hệ quản trị cơ sở sữliệu Microsoft Access cho ta thấy ứng dụng hệ quản trị cơ sởdữ liệu này vào trong công tác quản lý

đặc biệt là công tác quản lý trong doanh nghiệp kinh doanh làrất hợp lý và cần thiết Do đó để tận dụng kiến thức đã học

về môn tin học đồng thời để thực hiện một phần công việcnhỏ của công tác kế toán, em ứng dụng hệ quản trị cơ sở dữliệu Microsoft Acces để lập chơng trình quản lý vật t tại cửahàng kinh doanh văn phòng phẩm Minh Phơng

Phần Ii

Thiết kế cơ sở dữ liệuI.THIếT Kế CáC BảNG:

1.Bảng danh mục vật t : T1 DM VAT TU

Bảng này đợc sử dụng để lu giữ các thông tin liên quan

đến vật t của cửa hàng Bảng đợc thiết kế gồm các trờng sau:-Mavt

-Tenvt

-Qcach

-Donvi

Trong đó trờng Mavt là khoá chính của bảng Thuộc tính

và ý nghĩa của các trờng đợc thể hiện trong bảng sau

2.Bảng danh mục kho: T2 DM KHO

Dùng bảng này để lu giữ các thông tin các kho đợc sử dụngtrong cửa hàng Bảng đợc thiết kế gồm các trờng sau:

Tên trờng Kiểu Độ rộng ý nghĩa

4.Bảng danh sách nhân viên: T4 DS NHAN VIEN

Bảng này dùng để lu giữ các thông tin về nhân viên làmviệc trong cửa hàng Bảng đợc xây dựng gồm các trờng sau:

Tên trờng Kiểu Độ rộng ý nghĩa

Ngaysinh Date/Time Ngày sinh của nhân

viênDiachi Text 30 Địa chỉ của nhân

viên

viên

5.Bảng phát sinh: T5 PHAT SINH

Bảng này để lu giữ các thông tin về các phát sinh nhậpxuất vật t của cửa hàng Bảng đợc thiết kế gồm các trờng sau:

xuất

M« h×nh liªn kÕt thùc thÓ:

PhÇn III

Phân tích cơ sở dữ liệu và thiết kế mô hình

hệ thống:

I.Phân tích cơ sở dữ liệu

1 Thông tin vào của hệ thống:

Dữ liệu đầu vào của chơng trình chủ yếu là chứng từphát sinh nhập xuất vật t và các bảng danh mục vật t, bảngdanh mục khách hàng, bảng danh sách nhân viên,

Các dữ liệu này đợc lập đầu tiên và đợc quản lý trên các Table là: Danh mục khách hàng, danh mục vật t, danh mục

nhân viên, danh mục kho, danh mục phát sinh với các dữ liệu liên quan bao gồm:

Mã khách hàng, Họ tên khách hàng, địa chỉ, điện thoạiMã vật t, tên vật t, đơn vị tính, quy cách

Mã nhân viên, họ tên nhân viên, ngày sinh, địa chỉ,

điện thoại, lơng, ghi chú

Mã kho, tên kho, địa chỉ

Ngày, số chứng từ, loại, số lợng, đơn giá, thành tiền

Dữ liệu đầu vào của chơng trình sẽ đợc ngời dùng

nhập/xem/sửa thông qua các form nhập liệu mà nguồn của các form này chính là các Table hay các query tạo từ các Table trên.2.Thông tin ra của hệ thống:

Sau khi nhập liệu và tính toán nguồn dữ liệu lấy ra thông qua các Report là bảng kê các phát sinh, bảng kê vật t và bảng tổng hợp nhập xuất tồn

Dữ liệu đa ra nhằm cho ngời sử dụng có thể xem/in cácthông tin về phát sinh nhập xuất vật t, bảng kê nhập hoặcbảng kê xuất vật t

Qu¶n lýKinh doanh

NhËp vËt t¦

B¸n vËt T¦

tW

Hoạt độngkho

phátsinhXuất vật t

Nhập vật t

DM khách

hàng

Bảng kêvật t

Bảngtổng hợpN-X-T

DM nhân

viên

4.Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh:

KHách hàngKHO

Bảng kê phát sinh

Bảng kênhập xuấttồn

Bảng kê vật

t

Nhập vật t Xuất vật t

Quản lý kinh doanh

Xác định khách hàng

Phát sinh

DBF QL hoá

đơn Nhập vật t

Danh mục Vật t

Mã

Vật t

Mã

Khách hàng

Danh mục khách hàng

b Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng xuất vật t :

Xác định loại Vật t

Xác định loại khách hàng

Chi tiết phát sinh

DBF QL hoá đơn Nhập vật t

Danh mục Vật t (tồn)

Danh mục khách hàng

Mã

Vật t

Mã

Khách hàng

2Form phát sinh nhập xuất

Dùng để nhập và xem các phát sinh nhập xuất vật t:

3.Form tình hình nhập xuất của từng kho trong cửa hàng:

Dùng form này để kiểm tra các hoạt động tại các kho trong cửa hàng

4 Form danh mục vật t hàng hoá:

Với form này ngời sử dụng có thể nhập mới, xem, sửa danh mục vật t

5 Form danh mục nhân viên trong cửa hàng:

Form này dùng xem lý lich và hoạt động nghiệp vụ của các nhân viên và tuyển nhân viên mới

6.Form liệt kê danh sách nhân viên nhân viên:

Với Form này ngời sử dụng có thể xem danh sách các nhân viên trong cửa hàng

2 Report b¶ng kª c¸c ph¸t sinh tõng th¸ng:

3.Report b¸o c¸o tæng hîp nhËp xuÊt tån vËt t :