Tại Công ty Bảo hiểm Bảo Việt Hà Nôị

Báo cáo thực tập: Tại Công ty Bảo hiểm Bảo Việt Hà Nôị

Phần I: Giới thiệu chung về cơ cấu tổ chức

của Bảo việt hà Nội

I Sự ra đời và phát triển của Bảo việt Hà Nội

Công ty Bảo hiểm Hà Nội (gọi tắt là BV - HN) đợc thành lập từ năm 1980 theo quyết định số 1125/QĐ - TCCB ngày 17/11/1980 của Bộ Tài chính Trớc hết,

BV - HN là một đơn vị trực thuộc Tổng công ty Bảo hiểm Việt Nam (Bảo việt), là

đơn vị đứng đầu trong tổng số 62 đơn vị thành viên Do đó đã nhận đợc sự ủng hộ

và quan tâm chỉ đạo sát sao của Tổng công ty bảo hiểm Việt Nam kể cả về ngời lẫn cơ sở vật chất nh cải tạo văn phòng, mua trụ sở quận, huyện

Đến nay Bảo việt Hà Nội đã thành lập các văn phòng trực thuộc tại tất cả các quận, huyện trên địa bàn thành phố để kinh doanh khai thác các dịch vụ bảo hiểm Với khả năng tài chính lớn mạnh, với những kinh nghiệm lâu năm cùng với sự nỗ lực hết sức của mình, Bảo việt đã góp phần không nhỏ vào sự đảm bảo an toàn, sự bồi thờng thiệt hại cũng nh sự ổn định sản xuất và đời sống

Để phục vụ nhu cầu bảo hiểm đa dạng của các tổ chức kinh tế, các nhà đầu t cũng nh mọi thành phần kinh tế khác Bảo việt Hà Nội đã không ngừng nghiên cứu

và triển khai các loại hình nghiệp vụ bảo hiểm mới Hiện nay những dịch vụ mà Bảo Việt Hà Nội cung cấp cho khách hàng luôn là những dịch vụ có chất lợng cao

"phục vụ khách hàng một cách tốt nhất để phát triển" luôn đợc coi là phơng châm hành động của toàn thể đội ngũ cán bộ công nhân viên BVHN Chính nhờ rộng mà Bảo Việt Hà Nội ngày càng trở lên vững mạnh và phát triển

Hiện nay Bảo Việt đang tiến hành những nghiệp vụ bảo hiểm sau:

1 Bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu và vận chuyển nội địa

2 Bảo hiểm thân tàu biển và trách nhiệm dân sự chủ tàu

3 Bảo hiểm thân tàu sông và trách nhiệm dân sự tàu sông

4 Bảo hiểm cháy và các rủi ro đặt biệt

5 Bảo hiểm xây dựng và lắp đặt

6 Bảo hiểm trách nhiệm dân sự xe máy, ô tô

7 Bảo hiểm tai nạn con ngời theo chỗ ngồi trên

8 Bảo hiểm trách nhiệm chủ phơng tiện đối với hàng hoá

9 Bảo hiểm trách nhiệm chủ phơng tiện đối với ngời trên xe

10 Bảo hiểm toàn diện học sinh

11 Bảo hiểm tai nạn con ngời 24/24

12 Bảo hiểm hỗn hợp con ngời

13 Bảo hiểm trộm cớp

14 Bảo hiểm trợ cấp nằm viện phẫu thuật

15 Bảo hiểm du lịch

16 Bảo hiểm sinh mạng cá nhân

17 Bảo hiểm vận chuyển tàu

18 Bảo hiểm gián đoạn kinh doanh

19 Bảo hiểm Workmen

20 Bảo hiểm lòng trung thành

21.Bảo hiểm tài sản

22 Bảo hiểm đổ vỡ máy móc

23 Bảo hiểm thiết bị điện tử

Ngoài ra còn có một số loại hình bảo hiểm khác đang đợc triển khai thực hiện

Cùng với sự đa dạng hoá các nghiệp vụ bảo hiểm Bảo Việt Hà Nội còn nghiên cứu tìm ra những bớc đi và đối sách thích hợp để đáp ứng nhu cầu khách hàng ngày một tốt hơn Một trong những phơng thức quan trọng nhăm nâng cao uy tín của công ty đó là sự mở rộng quan hệ với nhiều công ty bảo hiểm trên thế giới Hiện nay Bảo Việt Hà Nội thông qua Tổng công ty Bảo hiểm Việt Nam đã quan hệ với nhiều công ty tái Bảo hiểm, và các tập đoàn lớn Bảo hiểm trên thế giới nh: Tôkyo Marine, Yasuda Mitsui Marine (Nhật), Munich Re(Đức), Swiss Re (Thụy Sĩ), Commercial Union(UK) nhờ hoạt động tái Bảo hiểm, Bảo Việt Hà Nội đã không những tham gia ký kết đợc các hợp đồng Bảo hiểm có giá trị lớn mà còn

đảm bảo đợc công tác bồi thờng cho khách hàng nhanh chóng và thuận tiện

Đến nay Bảo Việt Hà Nội đã đạt những thành tựu đáng kể Tuy nhiên công ty cũng đang phải đối mặt với những khó khăn và thách thức mới đó là sự biến động của thị trờng phức tạp, sự cạnh tranh gay gắt giữa các công ty Bảo hiểm nhằm thu hút khách hàng Đây chính là những cơ hội cho công ty Bảo Việt Hà Nội tự khẳng

định mình và tự vơn lên hơn nữa để xứng đáng với niềm tin của khách hàng đối với công ty

II Cơ cấu Tổ chức của công ty bảo hiểm Hà nội

Trong những năm gần đây, thị trờng bảo hiểm Việt Nam nói chung và thị trờng bảo hiểm nói riêng đã có nhiều biến động đáng kể Nghị định 100/CP ban hành ngày 18/12/1993 và Nghị định 74/CP ban hành ngày 14/06/1997 của Chính phủ về việc cho phép nhiều doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế

kể cả các doanh nghiệp nớc ngoài tham gia kinh doanh bảo hiểm tại Việt Nam

đã phá vỡ thế độc quyền của Bảo Việt Sự xuất hiện của các Công ty bảo hiểm mới buộc Bảo Việt Hà Nội phải không ngừng cải thiện nâng cao chất lợng dịch vụ của mình thì mới đảm bảo khả năng đứng vững trong cạnh tranh Một trong những biện pháp quan trọng đó là phải thay đổi cơ cấu tổ chức văn phòng Công ty Theo cơ cấu tổ chức mới, song song với nhiệm vụ khai thác khách hàng, văn phòng Công ty còn có chức năng quản lý và giám sát hoạt

động của các văn phòng địa phơng trực thuộc Bởi vậy ngoài các phòng ban phụ trách các vấn đề tổ chức nhân sự, hành chính, kế toán Những phòng nghiệp vụ ngoài nhiệm vụ trực tiếp tiến hành kinh doanh các nghiệp vụ trên địa bàn mà Công ty phân cấp còn có chức năng giúp đỡ các văn phòng tại các Quận, Huyện trong việc quan hệ với khách hàng, cân nhắc trách nhiệm bảo hiểm, phát hành hợp đồng bảo hiểm, quy tắc bảo hiểm, xử lý, giám định và bồi thờng khiếu nại.

Cơ cấu tổ chức của bảohiểm Hà Nội đợc thể hiện theo sơ đồ sau:

Ban giám đốc

Phòng tổng hợp Phòng kiểm tra nội bộ Phòng kế toán Phòng giám định bồi thờng Phòng BH hàng hải Phòng BH phi hàng hải Phòng BH cháy và rủi ro HH

Phòng BH rủi ro kỹ thuật

Phòng BH Hoàn Kiếm Phòng BH Tây Hồ Phòng BH Từ Liêm Phòng BH Ba Đình Phòng BH Sóc Sơn P BH Quốc phòng v.v v.v v.v

Điểm bán lẻ, đại lý, cộng tác viên

Nhờ có một cơ cấu tổ chức thích hợp, Bảo Việt Hà Nội đã phát huy đợc sức mạnh của mình trên cơ sở khai thác đợc u thế hoạt động của tất cả các phòng ban cũng nh các văn phòng chi nhánh công ty

Phần II: Chức năng, quyền hạn của các phòng ban

Qua sơ đồ trên ta thấy đợc cơ cấu tổ chức của Công ty bảo hiểm Hà Nội Sau

đây ta sẽ đi sâu vào nghiên cứu chức năng và quyền hạn của các phòng ban trực thuộc

1 Phòng tổng hợp

*Chức năng:

- Có chức năng tổ chức hành chính, quản trị, lễ tân, tổ chức lao động tiền

l-ơng thi đua

- Tổng hợp, kế hoạch, pháp chế, tuyên truyền quảng cáo, công tác văn th lu trữ

- Quản lý tài sản, trụ sở phơng tiện vật dụng của Công ty Ngoài ra còn quản

lý và cung cấp ấn chỉ, tài liệu văn phòng phẩm cho Công ty

* Quyền hạn:

- Phòng tổng hợp có quyền hạn theo dõi kiểm tra các phòng trong việc thực hiện nội quy, quy định quy chế của Công ty

- Duy trì hoạt động của văn phòng Công ty theo quyết định và phân cấp của giám đốc, đôn đốc Ban giám đốc, phòng, các bộ phận thực hiện đúng tiến độ nội dung công việc

- Chủ trì các vấn đề khác khi đợc giám đốc uỷ quyền

2 Phòng Tài chính - Kế toán

* Chức năng:

- Quản lý toàn diện các hoạt động kinh tế, tài chính kế toán Giám đốc bằng tiền các hoạt động tài chính kinh tế Hạch toán phản ánh các hoạt động kinh tế tài chính theo qui định pháp luật

- Thống kê báo cáo hoạt động của Công ty Quản lý điều hành hệ thống tin học nội bộ và phối hợp hoạt động, tham mu về quản lý kinh doanh

* Quyền hạn:

- Kiểm tra để hớng dẫn các hoạt động tài chính kế toán theo phân cấp của giám đốc Công ty

- Tạm ngừng các khoản chi tiêu sai nguyên tắc, kiến nghị với ban giám đốc

để giải quyết Kiểm tra trong toàn Công ty và kiến nghị giám đốc đình chỉ việc sử dụng thiết bị tin học trái nội qui qui định của Công ty

3 Phòng quản lý đại lý và kiểm tra nội bộ

* Chức năng:

Phòng quản lý có chức năng quản lý việc sử dụng đại lý, CTV môi giới tại các phòng trực thuộc Công ty Kiểm tra nội bộ, tham mu và phối hợp với Ban giám đốc

và các phòng khác

*Quyền hạn:

- Đợc lựa chọn đề xuất với giám đốc công ty cử cán bộ của phòng chức năng tham gia thành phần của đoàn kiểm tra khi cần thiết Đợc yêu cầu các cá nhân, các

bộ phận là đối tợng đợc kiểm tra cung cấp tài liệu cân thiết liên quan, phục vụ cho nội dung kiểm tra đã đợc giám đốc duyệt

- Kiến nghị với giám đốc Công ty đình chỉ công tác hoạt động cá nhân, bộ phận khi cần thiết Kiểm kê lập biên bản hợp pháp và tạm thu giữ vật dụng, tiền mặt, tài liệu sổ sách chứng từ

4 Phòng bồi thờng:

* Chức năng:

- Giám định và phối hợp giám định các đối tợng bảo hiểm tổn thất theo yêu cầu của khách hàng và phân cấp của giám đốc Giải quyết bồi thờng trong phân cấp

và đề xuất với lãnh đạo công ty giải quyết bồi thờng các hồ sơ trên mức phân cấp

đối với các nghiệp vụ bảo hiểm Công ty tiến hanh

- Quản lý nghiệp vụ giám định bồi thờng trong toàn Công ty

- Tham mu giúp giám đốc phối hợp với các phòng liên quan

* Quyền hạn:

- Kiểm tra hớng dẫn các phòng về công tác giám định bồi thờng theo phân cấp của giám đốc Đợc yêu cầu các phòng phối hợp để giải quyết nhanh chóng chính xác việc giám định bồi thờng khách hàng

5 Phòng bảo hiểm phi hàng hải:

*Chức năng:

Quản lý và trực tiếp kinh doanh các nghiệp vụ phi hàng hải theo phân công phân cấp của giám đốc Công ty

- Phối hợp với các phòng trong hoạt động kinh doanh và tham mu giúp việc giám đốc công ty

* Quyền hạn

Đợc quyền kiểm tra hớng dẫn và yêu cầu các phòng báo cáo về công tác khai thác các nghiệp vụ và quyết định bồi thờng theo phân cấp của giám đốc

6 Các phòng kinh doanh nghiệp vụ (phòng bảo hiểm hàng hải, phòng bảo hiểm hoả hoạn và rủi ro hỗn hợp, phòng bảo hiểm rủi ro kỹ thuật).

* Chức năng:

Các phòng này có chức năng quản lý nghiệp vụ kinh doanh của mình theo phân cấp và qui chế của giám đốc Công ty Trực tiếp kinh doanh các nghiệp vụ bảo hiểm, phối hợp với các phòng trong hoạt động kinh doanh

* Quyền hạn:

Các phòng này đều có quyền hạn kiểm tra tình hinh khai thác và chấp hành qui định về khai thác bảo hiểm, giao dịch và môi giới để khai thác các nghiệp vụ

áp dụng các chính sách khai thác và quyết định giải quyết bồi thờng theo phân cấp của giám dốc công ty

7 Các phòng khu vực:

* Chức năng:

Đại diện cho công ty tại các Quận, Huyện ngành kinh doanh bảo hiểm theo phân công, phân cấp của giám đốc công ty Đồng thời tự chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động của phòng mình theo phân cấp, tham mu và phối hợp với các phòng khác

* Quyền hạn:

Đợc quyền giao dịch với chính quyền địa phơng, các tổ chức các doanh nghiệp trên địa bàn để phục vụ kinh doanh bảo hiểm Đợc mở rộng hoạt động kinh doanh sang các địa bàn khác trên cơ sở tuân thủ qui chế hợp tác và chống cạnh tranh nội bộ, đợc cấp giấy chứng nhận bảo hiểm, tổ chức giám định và quyết định bồi thờng cho khách hàng theo phân cấp

Trên đây là những chức năng và quyền hạn của các phòng ban trực thuộc công ty, các phòng này có mối liên quan mật thiết với nhau trong công tác quản lý cũng nh kinh doanh Ngoài ra các phòng ban này còn có chức năng phối hợp, tham

mu cố vấn cho Ban giám đốc và các phòng liên quan để thúc đẩy hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng phát triển hơn nữa

Phần III: Kết quả hoạt động kinh doanh và phơng hớng

nhiệm vụ năm 2000

I Đặc điểm tình hình

Năm 1999 thị trờng Bảo hiểm cả nớc và Hà Nội có những chuyển biến rõ rệt

so với thời gian trớc đây Sự ra đời của các công Bảo hiểm trong nớc và việc Nhà

n-ớc cho phép các công ty Bảo hiểm liên doanh với nn-ớc ngoài đợc mở rộng lĩnh vực kinh doanh làm cho thị phần của Bảo hiểm Hà Nội bị thu hẹp rõ rệt Tình hình đầu

t nớc ngoài vào Việt Nam nói chung và Hà Nội nói riêng cha đợc cải thiện, tình hình cạnh tranh giữa các doanh nghiệp Bảo hiểm diễn ra ngày càng gay gắt làm phí Bảo hiểm tiếp tục giảm đáng kể

Đặt biệt sự gia tăng hoạt động của các công ty Bảo hiểm cổ phần mới tham gia giá thị trờng đã có ảnh hởng lớn đến hoạt động kinh doanh của công ty Ngoài

ra, việc Nhà nớc cho phép các công ty Bảo hiểm liên doanh với nớc ngoài mở rộng lĩnh vực kinh doanh cũng ảnh hởng không nhỏ đến thị phần của công ty, chỉ riêng công ty liên doanh Bảo hiểm quốc tế (VIA) đợc phép mở rông cung cấp các nghiệp vụ Bảo hiểm đã không chuyển dịch vụ Bảo hiểm Việt nữa làm giảm doanh thu của công ty hơn 2 tỷ đồng Sự hoạt động của công ty liên doanh Bảo hiểm Việt

- úc làm Bảo hiểm Hà Nội mất toàn bộ các dịch vụ của các công trình đợc đầu t vốn qua ngân hàng Đầu t phát triển Việt Nam

Thêm vào đó, công ty phải đơng đầu với sự cạnh tranh ác liệt của các doanh nghiệp Bảo hiểm trong và ngoài nớc Các công ty Bảo hiểm sử dụng rất nhiều biện pháp thậm chí cả những biện pháp không lành mạnh nh gây áp lực hành chính, tăng hoa hồng giảm phí một cách tuỳ tiện

Trên đây là những đặt điểm tình hình kinh tế xã hội của thị trờng Bảo hiểm nói chung và Bảo Việt Hà Nội nói riêng Để có thể hiểu sâu hơn ta nên tìm hiểm về tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác năm 1999

II Tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác năm 1999.

1 Hoạt động chỉ đạo kinh doanh và thu kinh doanh.

Trong tình hình thị trờng diễn ra sự cạnh tranh gay gắt, Công ty bảo hiểm Hà Nội đã có nhiều biện pháp để đứng vững và phát triển Công ty đã tổ chức phục vụ tốt khách hàng, áp dụng linh hoạt chính sách khách hàng, chính sách của Nhà nớc

và các qui định của Tổng công ty vào hoạt động kinh doanh Ngoài ra công ty đã tiến hành phân cấp, chịu trách nhiệm toàn diện trong việc quản lý khách hàng, phân cấp đợc thể hiện từ giám đốc công ty cho đến từng cán bộ khai thác căn cứ theo tổng mức phí của từng khách hàng Thêm vào đó công ty còn cố gắng tìm kiếm các kênh khai thác bảo hiểm mới Chính vì vậy năm 1999, Công ty đã đạt đợc một số kết quả đáng khích lệ thông qua bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo nghiệp vụ sau:

Bảng 1 Kết quả doanh thu theo nghiệp vụ

Đơn vị tính : triệu đồng

tính Kế hoạch Thực hiện Tỷ lệ %

3 Hàng V.chuyển nội địa " 636 2.043 321

12 Tai nạn con ngời theo

chỗ ngồi trên xe

14 TN chủ PTĐN ngời trên

xe

18 TNCN 24/24 " 1.500 1.555 104

32 TN đối với thiệt hại ngời

Tổng cộng

Nh vậy, năm 1999, Công ty Bảo hiểm Hà Nội đã thực hiện đạt doanh thu 74

tỷ 887 triệu đồng, đạt 98% mức kế hoạch Tổng công ty giao, 93% mức kế hoạch Tổng công ty giao bổ sung để công ty phấn đấu Nếu so sánh doanh thu các năm

tr-ớc cụ thể: Doanh thu năm 1995 là 62,834 tỉ đồng, năm 1996: 72,72 tỉ đồng Năm

1997 là 79,068tỉ, năm 1998 là 87,653 tỉ đồng thì ta thấy tốc độ phát triển doanh thu giảm dần Tuy nhiên trong điều kiện kinh doanh cạnh tranh, con số này thể hiện sự

cố gắng rất cao của tập thể cán bộ CNV

Qua bảng 1 ta thấy, công ty đã đạt đợc những kết quả cao trong các nghiệp vụ:

Bảo hiểm trách nhiệm đối với ngời và tài sản 171%

Các nghiệp vụ có mức giao kế hoạch cao song không đạt đợc mức kế hoạch

đã đăng ký:

Bảo hiểm trách nhiệm dân sự chủ ô tô đạt 85%

Bảo hiểm vật chất ô tô đạt 91%

Bảo hiểm toàn diện học sinh đạt 91%

Bảo hiểm xây dựng lắp đặt 61%

Nếu so sánh với cùng kỳ năm trớc một số nghiệp vụ có doanh thu tăng lớn là:

Bảo hiểm hàng hoá vận chuyển nội địa 211%

Một số nghiệp vụ có số thu giảm nhiều so với năm trớc:

Bảo hiểm hàng hoá xuất khẩu: - 82%

Bảo hiểm hàng hoá nhập khẩu: - 57%

Bảo hiểm thân tàu sông: -50%

Bảo hiểm xây dựng lắp đặt: -48%

* Tình hình hoạt động kinh doanh của các phòng ban trực thuộc

Bảng kết quả doanh thu của các phòng trực thuộc (Theo kế hoạch phấn đấu nội bộ của Công ty)

Đơn vị tính: tr.đ

TT

Tên phòng

Kế hoạch 99 (Nội bộ)

Thực hiện 99

Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch

So với năm 1998 Thực

hiện năm 98

Tăng tr-ởng tuyệt

đối

Tỷ lệ tăng trởng (%)

1 Cháy và RRHH 18.500 17.961 97

2 RR kỹ thuật 6.500 3.619 56

24.594 -3.014 -12