TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN BÁO CÁO TỔNG HỢP ĐƠN VỊ CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PHÚ THÁI Họ và tên Tạ Thu Hà Lớp FNE25A Ngành Kế toán tổng hợp Thời gian thực tập 12/2018 04/2[.]
Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Tập đoàn Phú Thái
1.1.1 Thông tin chung về Công ty
TÊN DOANH NGHIỆP: CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PHÚ THÁI
Mã số thuế: 0100368686 Địa chỉ: P1801, Tòa nhà VPTT HN, 44B Lý Thường Kiệt, Phường Trần Hưng Đạo, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội
Ngân hàng: SỞ GD NH CT VN
Tên giao dịch: PHUTHAI GROUP.,JSC
Giấy phép kinh doanh: 0100368686 - ngày cấp: 02/07/1998
Ngày hoạt động: 01/11/1993 Điện thoại: 5659099 - Fax: 5659088
Giám đốc: PHẠM ĐÌNH ĐOÀN
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Được thành lập từ năm 1993, đến nay Công ty Cổ phần Tập đoàn PhúThái đã trở thành một mô hình Tập đoàn phân phối và bán lẻ hàng tiêu dùng hàng đầu tại Việt Nam Với gần 3000 nhân viên, Phú Thái đã xây dựng được mạng lưới phân phối bán sỉ rộng khắp trên phạm vi cả nước Hiện nay, Tập đoàn Phú Thái có gần 30 đơn vị trực thuộc gồm các Công ty thành viên, trung tâm phân phối và trung tâm kho vận trên toàn quốc Với định hướng chiến lược đúng đắn, Phú Thái đã và đang đạt tốc độ tăng trưởng liên tục đạt trên40% năm
Phú Thái đã triển khai hệ thống quản lý chuyên nghiệp và quốc tế, sử dụng các phần mềm quản trị hiện đại để nâng cao hiệu quả hoạt động Công ty sở hữu đội ngũ nhân lực cao cấp trong và ngoài nước, đảm bảo chất lượng dịch vụ và sự phát triển bền vững Tiếp tục khẳng định vị trí hàng đầu trong lĩnh vực phân phối hàng hóa, Phú Thái chú trọng xây dựng hệ thống kho vận và mạng lưới bán lẻ hiện đại để phục vụ khách hàng tối ưu.
Cổ phần Tập đoàn Phú Thái trong giai đoạn tới
Sau 18 năm hoạt động kinh doanh, Công ty Cổ phần Tập đoàn Phú Thái và cá nhân Tổng Giám đốc Phạm Đình Đoàn đã vinh dự được nhận rất nhiều giải thưởng cao quý và bằng khen các cấp như Huân chương Lao động hạngIII; Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ; Bằng khen của Bộ Tài Chính, BộCông Thương, Uỷ Ban Nhân dân Thành phố Hà Nội, TW Đoàn, Hội Doanh nghiệp trẻ, Hội Doanh nghiệp vừa và nhỏ… Đồng thời, Phú Thái cũng là doanh nghiệp đầu tiên của Việt Nam trong lĩnh vực phân phối hàng hoá được nhận chứng chỉ ISO 9001:2000 do tổ chức TUV của Đức cấp.
Đặc điểm hoạt động sản xuất - Kinh doanh của Công ty cổ phần Tập đoàn Phú Thái
Phân phối và bán buôn hàng hóa tiêu dùng.
Xây dựng hệ thống kho bãi.
Hoạt động cho thuê kho bãi, vận tải hàng hóa.
Chúng tôi chuyên giám sát thi công các công trình dân dụng và công nghiệp, đảm bảo tiến độ và chất lượng công trình Lĩnh vực giám sát bao gồm lắp đặt thiết bị và công nghệ điện tự động hoá, mang lại sự hiệu quả và an toàn cho dự án Ngoài ra, chúng tôi còn theo dõi công tác lắp đặt thiết bị công trình để đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật và an toàn, góp phần nâng cao chất lượng công trình xây dựng.
Giám sát công tác lắp đặt thiết bị công nghệ
Giám sát lắp đặt thiết bị điện - điện tử công trình xây dựng cấp 4
Giám sát lắp đặt thiết bị, công nghệ cơ khí công trình xây dựng
Tư vấn, lắp đặt thiết bị
Tư vấn lập hồ sơ mời thầu và phân tích đánh giá hồ sơ dự thầu: tư vấn,xây lắp, cung cấp, lắp đặt thiết bị
Chúng tôi cung cấp dịch vụ thẩm tra hồ sơ dự toán và quyết toán các công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi nhằm đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định pháp luật Ngoài ra, công ty tư vấn lập dự án đầu tư xây dựng, giúp doanh nghiệp đảm bảo các điều kiện pháp lý cần thiết để hoạt động hợp pháp Chúng tôi cũng nhận ủy thác và thực hiện các dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hóa, hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình thương mại quốc tế một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
Dịch vụ khai thuê hải quan;
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn thủ tục cổ phần hóa doanh nghiệp, hợp nhất, mua bán và sáp nhập doanh nghiệp Lưu ý rằng, chúng tôi không bao gồm dịch vụ tư vấn pháp luật trong phạm vi hỗ trợ Ngoài ra, chúng tôi còn đào tạo kiến thức, nghiệp vụ thẩm định giá và các nghiệp vụ liên quan khác, chỉ hoạt động sau khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền chấp thuận.
Kinh doanh bất động sản;
Dịch vụ khách sạn, cho thuê văn phòng (không bao gồm phòng hát Karaoke, quán bar, vũ trường);
Dịch vụ giám định và dịch vụ khác theo sự ủy thác của mọi tổ chức giám định trong nước và quốc tế.
- Dịch vụ giám định thương mại;
- Dịch vụ giám định thử nghiệm phục vụ quản lý Nhà nước
- Dịch vụ phân tích thử nghiệm
- Dịch vụ cung cấp hàng khử trùng
Tổ chức Bộ máy quản lý hoạt động sản xuất – kinh doanh của Công ty cổ phần Tập đoàn Phú Thái
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Tập đoàn Phú Thái được thể hiện thông qua Sơ đồ 1.1 dưới đây:
Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Nguồn: Phòng tổ chức lao động
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy quản lý tại Công ty
Cổ phần Tập đoàn Phú Thái :
Tổng giám đốc công ty là người đại diện trước pháp luật, chịu trách nhiệm chính trong việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Người đứng đầu này có nhiệm vụ giám sát và quản lý toàn bộ hoạt động, phân công công việc cụ thể cho các bộ phận và phòng ban nhằm đảm bảo hoạt động của công ty diễn ra hiệu quả và suôn sẻ.
Phó Tổng giám đốc phụ trách sản xuất công nghiệp kiêm trưởng phòng kế hoạch tổng hợp chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về các mặt kỹ thuật, công nghệ, nâng cao chất lượng sản phẩm, và thúc đẩy các hoạt động cải tiến, thiết kế sản phẩm mới Ông còn xây dựng các chỉ tiêu về định mức kỹ thuật cho từng sản phẩm, nghiên cứu, phát triển các phương án tối ưu, đồng thời phụ trách điều hành hoạt động của các phân xưởng sản xuất trong công ty.
Chủ tịch HĐQT kiêm tổng Giám đốc công ty
Phó Tổng giám đốc Phụ trách kinh doanh TMại –
Kiêm GĐ Xí nghiệp KD
Phó Tổng giám đốc phụ trách
Phó Tổng giám đốc phụ trách Tài chính
Phòng kế hoạch Tổng hợp
Phòng tổ chức Lao động
Phó Tổng giám đốc phụ trách Liên doanh – Kiêm giám đốc Cty CP SX Mitsuvina
Phân xưởng thiết bị áp lực
Phân xưởng TB Công nghiệp
Xí nghiệp Kinh doanh XNK Tổng hợp
Phó Tổng giám đốc phụ trách kinh doanh thương mại kiêm Giám đốc Công ty xuất nhập khẩu tổng hợp trực tiếp chỉ đạo hoạt động kinh tế của các phòng ban và bộ phận kinh doanh dịch vụ Ông/chị ấy chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch phát triển năm và kế hoạch dài hạn của công ty, đồng thời phụ trách công tác cung cấp hàng hóa và tiêu thụ sản phẩm.
Phó tổng giám đốc phụ trách tài chính kế toán chịu trách nhiệm quản lý công tác tài chính kế toán của công ty, đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc kinh tế theo quy định của pháp luật nhà nước Công việc này còn bao gồm xây dựng chiến lược tài chính dài hạn nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
- Phòng tài chính kế toán: chịu trách nhiệm về công tác hạch toán kế toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong toàn Công ty
Phòng tổ chức lao động chịu trách nhiệm tham mưu, nghiên cứu, xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý công ty nhằm tối ưu hóa hoạt động tổ chức Đơn vị còn lập kế hoạch đào tạo nâng bậc và tuyển dụng lao động phù hợp với nhu cầu phát triển của công ty Bên cạnh đó, phòng tổ chức lao động theo dõi việc bố trí nhân sự hợp lý, đảm bảo nguồn lực luôn đáp ứng kịp thời với các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
Chi nhánh miền Nam đặt tại TP Hồ Chí Minh, đóng vai trò là đại lý văn phòng giao dịch giới thiệu các sản phẩm của Công ty Đây còn là địa điểm tiêu thụ và mở rộng thị trường chính của toàn Công ty, góp phần tăng doanh số và phát triển thương hiệu trong khu vực phía Nam.
Công ty kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp chuyên mua bán các mặt hàng phôi thép, thép hình, thép tấm, lá cuộn, thép kiện và thép xây dựng các loại Công ty đảm nhận vai trò cung ứng hàng hóa đầu vào chất lượng cao cho các phân xưởng, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất và mở rộng thị trường xuất nhập khẩu thép.
- Các phân xưởng sản xuất: Để phù hợp với quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm, Công ty tổ chức sản xuất theo từng phân xưởng.
Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty
Tình hình tài chính của Công ty được trình bày trong Bảng 1.1 dưới đây:
Bảng 1.1 Tình hình tài chính của Công ty Đơn vị tính: Triệu đồng
Chỉ tiêu 2015 2016 2017 Cơ cấu vốn
Trong giai đoạn từ 2015 đến 2017, Công ty có nguồn vốn chủ sở hữu cao, chiếm trên 70% tổng vốn đầu tư và kinh doanh, giúp Công ty tự chủ trong hoạt động tuyển dụng và tài chính Tình hình tài chính vững mạnh này tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của Công ty và nâng cao hiệu quả tuyển dụng nhân lực Chính nhờ vào nguồn vốn tốt, Công ty có khả năng mở rộng hoạt động và duy trì sự phát triển bền vững.
1.4.2 Kết quả kinh doanh của Công ty
Doanh thu thuần của Công ty năm 2015 là 758.412 triệu đồng, năm
Doanh thu của công ty tăng mạnh từ 2016 lên 2017, đạt 825.461 triệu đồng vào năm 2016 và 925.412 triệu đồng vào năm 2017 Sự tăng trưởng này đạt được nhờ vào việc công ty có nhiều công trình thi công hơn và hoạt động buôn bán nguyên vật liệu xây dựng cùng thiết bị nội thất diễn ra thuận lợi hơn.
Kết quả kinh doanh của Công ty được trình bày trong Bảng 1.2 dưới đây:
Bảng 1.2 Kết quả kinh doanh của Công ty Đơn vị tính: Triệu đồng
Trong năm 2015, giá vốn hàng bán là 470.215 triệu đồng, tăng lên 511.786 triệu đồng vào năm 2016 và đạt 573.755 triệu đồng vào năm 2017 Sự tăng trưởng của giá vốn hàng bán chủ yếu phản ánh việc doanh thu của công ty cũng tăng lên về giá trị, góp phần vào sự tăng trưởng chung của chi phí liên quan đến sản xuất và kinh doanh.
Chi phí bán hàng năm 2015 là 60.673 triệu đồng, tăng lên 90.801 triệu đồng vào năm 2016 và 111.049 triệu đồng năm 2017, phản ánh xu hướng tăng rõ rệt trong giai đoạn này Nguyên nhân chính của sự gia tăng này là do công ty đã mở rộng hoạt động khuyến mại nhằm thúc đẩy doanh số bán hàng nguyên vật liệu và thiết bị nội thất Sự gia tăng chi phí bán hàng từ năm 2015 đến 2017 cho thấy công ty đã đầu tư nhiều hơn vào các chiến dịch khuyến mãi để thu hút khách hàng và thúc đẩy hoạt động kinh doanh.
Chi phí quản lý doanh nghiệp các năm từ 2015 đến 2017 có xu hướng giảm dần, cụ thể là 68.257 triệu đồng năm 2015, 57.782 triệu đồng năm 2016 và còn 46.271 triệu đồng năm 2017 Sự giảm này vào năm 2017 chủ yếu do công ty không mua thêm đồ dùng văn phòng mới và đã cắt giảm nhân sự thừa trong bộ phận văn phòng, giúp giảm thiểu chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả.
Lợi nhuận của Công ty năm 2015 là 124.228 triệu đồng, năm 2016 là 132.074 triệu đồng, năm 2017 là 155.469 triệu đồng.
Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty giai đoạn 2015-2017 cho thấy, Công ty có kết quả kinh doanh khả quan, hoạt động kinh doanh của
Công ty giai đoạn 2015-2017 có thể nói là tốt, trong tương lai hoạt động kinh doanh của Công ty còn tốt hơn nữa.
Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
Cơ cấu tổ chức Bộ máy kế toán của Công ty cổ phần Tập đoàn Phú Thái được thể hiện trong sơ đồ 2.1.
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
Bộ máy kế toán tại Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến, giúp đơn vị vận hành hiệu quả với một bộ sổ kế toán duy nhất và một hệ thống kế toán thực hiện toàn bộ các giai đoạn hạch toán Phòng kế toán trung tâm đảm nhận toàn bộ công tác kế toán tự lập, từ thu nhận chứng từ, ghi sổ đến xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của doanh nghiệp Tại xưởng sản xuất, TPSX theo dõi và hạch toán ban đầu các yếu tố như ngày công, giờ công lao động, lượng vật tiêu hao, chi phí phân xưởng, rồi chuyển chứng từ cho phòng kế toán trung tâm để tổng hợp và xử lý chung Mối quan hệ giữa các nhân viên kế toán trong bộ máy là kiểu trực tuyến, trong đó kế toán trưởng trực tiếp điều hành mà không qua trung gian, giúp mối quan hệ phụ thuộc trở nên đơn giản, phù hợp với quy mô hoạt động của Công ty.
Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp
Kế toán hàng tồn kho và thanh toán với người bán Kế toán tiêu thụ và thanh toán với người mua
Kế toán tiền lương và tài sản cố định kiêm thủ quỹ kiêm trưởng phòng nhân sự là những vị trí quan trọng trong đơn vị Đơn vị có một đội ngũ gồm 4 nhân viên, bao gồm một kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp và ba kế toán phần hành, đảm bảo quản lý tài chính và nhân sự hiệu quả Các vị trí này phối hợp chặt chẽ để duy trì hoạt động tài chính ổn định, đáp ứng các yêu cầu về kế toán và quản lý tài sản của doanh nghiệp.
Kế toán trưởng chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán dựa trên xác định khối lượng công tác chính xác, điều hành và kiểm soát hoạt động kế toán của công ty Người đứng đầu phòng kế toán có quyền ký duyệt các tài liệu kế toán và yêu cầu các bộ phận chức năng phối hợp thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn liên quan Ngoài ra, kế toán trưởng đảm nhiệm vai trò kế toán tổng hợp, thực hiện công tác kế toán cuối kỳ và lập báo cáo nội bộ cùng báo cáo tài chính theo quy định của Bộ Tài chính hoặc theo yêu cầu đột xuất nhằm đảm bảo tính chính xác, minh bạch của số liệu tài chính doanh nghiệp.
Kế toán hàng tồn kho là quá trình theo dõi và ghi chép các biến động về nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ và thành phẩm từ khâu tiếp nhận và kiểm tra chứng từ đến khâu ghi sổ kế toán phần hành Công tác này cung cấp dữ liệu chính xác để đối chiếu với thủ kho về số lượng vật tư thực tế hiện có tại kho vào thời điểm kiểm kê Đồng thời, kế toán hàng tồn kho còn cung cấp thông tin về các khoản công nợ phải trả người bán, giúp quản lý tồn kho và tài chính doanh nghiệp hiệu quả.
Kế toán tiền lương, TSCĐ kiêm thủ quỹ và trưởng phòng HCNS đảm nhận nhiệm vụ tính lương và các khoản phụ cấp cho từng nhân viên theo từng bộ phận, phòng ban Họ theo dõi biến động tăng, giảm TSCĐ, tập hợp và thực hiện kết chuyển chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, cùng với việc trích khấu hao hàng tháng của các loại TSCĐ Ngoài ra, họ còn quản lý thu, chi tiền theo các hóa đơn, chứng từ hợp lệ, đồng thời bảo quản tiền mặt và các chứng chỉ có giá tại quỹ, đảm bảo tránh thất thoát hoặc hư hỏng tài sản.
Kế toán tiêu thụ và thanh toán với người mua đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận doanh thu bán hàng và các khoản thanh toán từ khách hàng, giúp xác định chính xác kết quả tiêu thụ Việc theo dõi các khoản doanh thu và thanh toán đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp Kế toán cần phản ánh đúng các khoản doanh thu bán hàng để thể hiện hiệu quả hoạt động kinh doanh, từ đó hỗ trợ quản lý và ra quyết định cả về doanh thu và lợi nhuận.
Tổ chức hệ thống kế toán tại Công ty
2.2.1 Các chính sách kế toán chung
Công ty cổ phần Tập đoàn Phú Thái áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, theo Thông tư 200/TT/22/12/2014-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014.
- Đồng tiền sử dụng trong hạch toán hiện nay tại Công ty là đồng tiền Việt Nam đồng (VND)
Kỳ kế toán của công ty là một quý, trong đó, báo cáo thuế phải được lập vào cuối quý để phản ánh chính xác tình hình hoạt động tài chính Sau đó, doanh nghiệp cần nộp báo cáo thuế lên cơ quan thuế đúng hạn, vào ngày 30 của tháng cuối cùng của quý đó Việc lập báo cáo thuế đúng thời gian giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật và tránh bị xử phạt hành chính.
- Phương pháp tính thuế Giá trị gia tăng (GTGT) hiện nay là phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp tính giá hàng tồn kho là phương pháp tính giá theo phương pháp bình quân gia quyền theo tháng.
- Tài sản cố định được khấu hao theo phương pháp khấu hao theo đường thẳng
Hiện nay, phòng kế toán-tài chính tại công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Bravo để quản lý dữ liệu hiệu quả hơn, phù hợp với khối lượng công việc ngày càng tăng Việc áp dụng phần mềm kế toán Bravo giúp đơn giản hóa quy trình kế toán, tăng độ chính xác và tiết kiệm thời gian cho bộ phận kế toán máy Điều này đảm bảo việc theo dõi, kiểm tra và quản lý dữ liệu tài chính được thực hiện nhanh chóng, hiệu quả hơn trước.
2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán được sử dụng tại Công ty hiện nay là hệ thống chứng từ kế toán được ban hành theo Thông tư 200/TT/22/12/2014- BTC.
Chứng từ là phương tiện chứng minh tính hợp pháp và cung cấp thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế phát sinh Mỗi chứng từ phải chứa đựng đầy đủ các chỉ tiêu về nội dung, quy mô, thời gian, địa điểm xảy ra nghiệp vụ, cũng như người chịu trách nhiệm và người lập chứng từ Hệ thống chứng từ của Công ty được thực hiện đúng quy định của Bộ Tài chính, đảm bảo luân chuyển, chữ ký đầy đủ và lưu trữ cẩn thận theo quy trình do kế toán trưởng xây dựng Chứng từ được sắp xếp khoa học theo thứ tự thời gian trong từng phần hành, đóng gói có nhãn rõ ràng, sau đó lưu trữ trong phòng lưu giữ chứng từ do nhân viên bảo vệ quản lý để đảm bảo an toàn, bí mật và dễ truy xuất khi cần thiết.
2.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản tại Công ty được vận dụng dựa theo Thông tư 200/2014, là chuẩn mực quốc tế về chế độ kế toán đối với doanh nghiệp Việt Nam Công ty sử dụng các tài khoản chính nhằm phản ánh chính xác các hoạt động tài chính, giúp quản lý và lập báo cáo tài chính hiệu quả Việc áp dụng hệ thống tài khoản này đảm bảo tính minh bạch, chuẩn xác trong ghi nhận các khoản mục kế toán, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính của doanh nghiệp.
TK 111: Tiền mặt, bao gồm:
TK1111: Tiền mặt cho đại lý.
TK1112: Tiền mặt lẻ tại cửa hàng của Công ty.
TK 112: Tiền gửi Ngân hàng, bao gồm:
TK1121: Tiền mặt tại Ngân hàng BIDV.
TK 1122: Tiền mặt tại Ngân hàng Vietcombank.
Các tài khoản dưới đây Công ty không chi tiết mà dùng chung cho mọi nghiệp vụ pháp sinh tại Công ty.
TK 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
TK 131: Phải thu của khách hàng
TK 331: Phải trả người bán
TK 153 : Công cụ dụng cụ
2.2.4 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Dựa trên đặc điểm hoạt động kinh doanh của đơn vị, Công ty đã lựa chọn hình thức ghi sổ Nhật ký chung phù hợp với trình độ nghiệp vụ, năng lực của cán bộ kế toán và quy mô sản xuất Hiện tại, Công ty sử dụng phần mềm kế toán Bravo với chế độ xử lý dữ liệu theo chế độ lô, trong đó các nghiệp vụ tương tự được nhóm vào các tệp dữ liệu, tương đương với sổ nhật ký trong kế toán thủ công Phần mềm tự động lập các sổ cái và báo cáo tài chính dựa trên các tệp dữ liệu này, đảm bảo quy trình ghi sổ theo đúng chế độ Các loại sổ kế toán tổ chức theo hình thức Nhật ký chung gồm Sổ chi tiết, Sổ cái và Nhật ký chung, đều được trình bày theo mẫu chuẩn của phần mềm, đảm bảo đúng quy định, dễ hiểu và dễ kiểm tra Do sổ chi tiết không bắt buộc theo quy định của Nhà nước, Công ty mở sổ dựa trên yêu cầu quản lý, phù hợp với nhu cầu thực tế và quy trình ghi sổ được thực hiện theo sơ đồ quy định.
Ghi chú: :Ghi hàng ngày
Sơ đồ 2.2 Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung
(Nguồn: Phòng Kế toán) Trình tự ghi sổ tại Công ty được thực hiện tuần tự như trong sơ đồ mô tả ở trên, cụ thể như sau:
Hàng ngày, các chứng từ đã được kiểm tra làm căn cứ ghi sổ Nhật ký chung, sau đó dựa trên số liệu này để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Việc mở sổ, thẻ kế toán chi tiết diễn ra đồng thời với quá trình ghi sổ Nhật ký chung Cuối mỗi tháng, quý, hoặc năm, các số liệu trên Sổ Cái được cộng lại để lập các báo cáo tài chính chính xác nhất.
2.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01-DNN) phản ánh giá trị tài sản và nguồn vốn tại ngày kết thúc năm tài chính, là tài liệu quan trọng giúp đánh giá tổng quát năng lực tài chính của công ty Nó thể hiện rõ tình hình phân bổ và sử dụng vốn, từ đó cung cấp cái nhìn toàn diện về khả năng tài chính hiện tại Bảng cân đối kế toán cũng giúp dự đoán triển vọng kinh tế và tài chính trong tương lai của doanh nghiệp, hỗ trợ quá trình đưa ra quyết định chiến lược.
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số 02-DNN) tổng hợp doanh thu, chi phí và kết quả của các hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp Báo cáo này giúp phản ánh rõ nét hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, cung cấp thông tin quan trọng cho quá trình quyết định và quản trị Việc lập báo cáo kết quả kinh doanh định kỳ là cần thiết để theo dõi sự phát triển và đánh giá khả năng sinh lời của doanh nghiệp.
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Nhật ký chung của Công ty sau mỗi kỳ hoạt động cung cấp các số liệu về doanh thu, chi phí kinh doanh, thu nhập và các khoản chi phí khác, giúp đánh giá toàn diện kết quả hoạt động của doanh nghiệp Các chỉ tiêu này được theo dõi chi tiết theo từng năm trước và năm hiện tại, đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng so sánh Thông tin trong phần này cũng được trình bày rõ ràng trong bản thuyết minh Báo cáo tài chính (BCTC), giúp nhà đầu tư và các bên liên quan nắm bắt chính xác hiệu quả hoạt động của Công ty.
Bản thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số 09-DNN) là một báo cáo kế toán tài chính tổng quát, có vai trò giải trình và bổ sung các thông tin liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như tình hình tài chính của đơn vị trong kỳ báo cáo Nó giúp cung cấp cái nhìn rõ hơn về các số liệu chưa được trình bày đầy đủ trong các báo cáo tài chính khác, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
Khi gửi Báo cáo tài chính (BCTC) cho cơ quan thuế, công ty cần lập và gửi thêm phụ biểu Bảng cân đối tài khoản (Mẫu số F01-DNN) Bên cạnh đó, công ty phải nộp BCTC năm chậm nhất 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính, thường là ngày 31 tháng 12 hàng năm Thời hạn này áp dụng cho ba cơ quan chính: cơ quan thuế, cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thống kê Việc nộp đầy đủ và đúng hạn các tài liệu này giúp đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về reporting tài chính doanh nghiệp.
Công ty chỉ lập một báo cáo quản trị hàng tháng phù hợp với mục tiêu kiểm soát nguyên vật liệu Báo cáo quyết toán nguyên vật liệu hàng tháng giúp theo dõi chính xác việc nhập, xuất nguyên vật liệu trong tháng cũng như tồn kho cuối kỳ Việc này đảm bảo quá trình quản lý tồn kho hiệu quả và hỗ trợ ra quyết định kịp thời cho hoạt động sản xuất.
Đánh giá tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần Tập đoàn Phú Thái theo hình thức trực tuyến, giúp tối ưu hóa hoạt động kế toán và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính Kế toán trưởng đảm nhận vai trò người chịu trách nhiệm cao nhất về công tác kế toán của công ty, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các báo cáo tài chính Hệ thống kế toán trực tuyến góp phần nâng cao hiệu quả vận hành và đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của quản lý.
Việc phân công công việc kế toán hiện nay là hợp lý với những lý do sau đây:
Việc phân chia trách nhiệm rõ ràng cho từng nhân viên trong bộ máy kế toán là rất hợp lý, giúp đảm bảo công tác kế toán diễn ra chính xác và hiệu quả Phân công công việc theo trách nhiệm cụ thể giúp tránh chồng chéo và nhầm lẫn, từ đó không ảnh hưởng đến hoạt động chung của bộ phận kế toán và toàn bộ công ty Điều này góp phần nâng cao tính minh bạch, trách nhiệm và hiệu quả quản lý tài chính, đảm bảo tuân thủ các quy định kế toán và thuế hiện hành của doanh nghiệp.
Đánh giá về tổ chức công tác kế toán tại Công ty
Tổ chức công tác hạch toán kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại đơn vị được thực hiện một cách tương đối tốt, phù hợp với các quy định chế độ hiện hành, đảm bảo cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho nhà quản trị Việc kiểm tra tình hình hoạt động tiêu thụ được thực hiện thường xuyên nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và quyết định kinh doanh của doanh nghiệp.
Do số lượng lao động hạn chế, bộ máy kế toán của công ty chỉ có bốn nhân viên, trong đó kế toán trưởng và các kế toán viên phải đảm nhận nhiều phần hành kế toán khác nhau, làm giảm tính chuyên môn hoá nhưng vẫn đảm bảo hoàn thành khối lượng công việc nhờ phân công hợp lý Hiện tại, chỉ có một nhân viên xử lý phần hành kế toán tiêu thụ và thanh toán khách hàng, trong khi kế toán trưởng tập trung xác định kết quả tiêu thụ; do tần suất đặt hàng thấp và quy trình tính giá thành phẩm xuất kho đơn giản, khối lượng công việc không quá tải Công ty đã trang bị đầy đủ thiết bị hiện đại, phần mềm kế toán Bravo, giúp các kế toán viên làm việc hiệu quả hơn Tổ chức bộ máy kế toán còn đảm bảo phân chia nhiệm vụ rõ ràng, riêng biệt công tác tiêu thụ thành phẩm, thanh toán, thu tiền mặt, giúp việc theo dõi sổ sách độc lập, đối chiếu định kỳ và kiểm soát chéo, nâng cao độ tin cậy của thông tin kế toán.
Hệ thống chứng từ bán hàng được thiết lập theo đúng mẫu quy định của Nhà nước, đảm bảo quy trình luân chuyển khoa học và hợp lý Các chứng từ như phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị xuất hàng đều ghi nhận đầy đủ, chính xác với thực tế phát sinh và có chữ ký phê duyệt của Giám đốc cũng như các phòng ban liên quan như phòng dự án, phòng vật tư và phòng kế toán Quá trình luân chuyển diễn ra chặt chẽ nhằm đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, và sau khi hoàn tất, các chứng từ được tổ chức bảo quản và lưu trữ tại phòng kế toán theo đúng các quy định của chế độ.
Công ty đã lựa chọn hạch toán theo Thông tư 200/2014, giúp đơn giản hóa quy trình hạch toán phù hợp với quy mô hoạt động và nâng cao hiệu quả quản lý thông tin cũng như kiểm tra tình hình tiêu thụ thành phẩm Để phù hợp với đặc điểm hoạt động, công ty đã chọn hình thức kế toán Nhật ký chung, tạo điều kiện thuận lợi cho phân công lao động kế toán và dễ dàng áp dụng kế toán máy Việc chọn phương pháp hạch toán phù hợp góp phần tối ưu hóa hoạt động kế toán của doanh nghiệp, đảm bảo tính chính xác, minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.
Các sổ sách kế toán được lập theo biểu mẫu quy định của chế độ, đảm bảo tính chính xác và tuân thủ tiêu chuẩn chuẩn mực kế toán Quản lý sổ sách được thực hiện trên phần mềm kế toán chuyên nghiệp, đảm bảo an toàn và bảo mật cao Mọi nghiệp vụ bán hàng đều được ghi nhận chính xác vào sổ sách dựa trên các chứng từ hợp lệ, hợp pháp, góp phần minh bạch và chính xác trong công tác kế toán.
Công ty chưa quan tâm đúng mức đến việc trích lập dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi, dẫn đến rủi ro cao trong quản lý tài chính Các dự án của đơn vị thường có giá trị lớn và thông thường thanh toán qua nhiều đợt, khiến các khoản phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp Tỷ lệ nợ phải thu so với nợ phải trả cũng đang tăng nhanh, làm tăng khả năng bị chiếm dụng vốn của doanh nghiệp và gây khó khăn trong việc tìm nguồn vốn phục vụ hoạt động kinh doanh Thực tế, công tác thu hồi nợ vẫn là vấn đề phức tạp, thường phát sinh nhiều rắc rối, với nhiều khoản nợ đã quá hạn kéo dài hoặc không thể thu hồi được.
Kế toán quản trị vẫn chưa được đánh giá đúng mức trong các doanh nghiệp, chỉ tập trung vào cung cấp thông tin chính xác và kịp thời mà chưa thực hiện các phân tích hỗ trợ quá trình ra quyết định Để nâng cao hiệu quả công tác kế toán quản trị, các đơn vị cần xây dựng và hoàn thiện các phương pháp phân tích dữ liệu, từ đó tăng cường khả năng tham mưu cho nhà quản lý Mặc dù phần mềm kế toán giúp tổng hợp thông tin và tạo báo cáo quản trị nhanh chóng, nhưng chỉ hỗ trợ phần nào, còn việc phân tích số liệu để đưa ra nhận xét chính xác và có ý nghĩa vẫn phụ thuộc vào kỹ năng và kiến thức của kế toán viên Các phân tích như tốc độ tăng trưởng lợi nhuận hay đánh giá hiệu quả hoạt động cần dựa trên việc thấu hiểu các con số và ý nghĩa đằng sau chúng, giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp để duy trì và phát triển doanh nghiệp Do đó, mỗi kế toán viên cần tự nghiên cứu, cập nhật kiến thức tài chính và nâng cao khả năng phân tích để đáp ứng yêu cầu xây dựng hệ thống kế toán quản trị chuyên nghiệp và hiệu quả.
Công ty chỉ lập một báo cáo quản trị hàng tháng, đó là báo cáo quyết toán nguyên vật liệu hàng tháng Báo cáo này giúp theo dõi chính xác lượng nguyên vật liệu nhập, xuất trong tháng cũng như tồn kho cuối tháng để quản lý hiệu quả nguồn lực Việc duy trì báo cáo đều đặn đảm bảo công tác kiểm soát nguyên vật liệu, hỗ trợ đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác hơn.
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty chỉ tập trung sử dụng báo cáo quyết toán nguyên vật liệu hàng tháng mà không chú trọng đến các loại báo cáo quản trị khác như báo cáo tiền lương, báo cáo tài sản cố định hay báo cáo lợi nhuận Điều này gây khó khăn cho Giám đốc trong việc theo dõi và phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh một cách hiệu quả, mất nhiều thời gian và công sức khi cần xem xét các số liệu quan trọng Việc đa dạng hóa các báo cáo quản trị sẽ giúp nâng cao khả năng ra quyết định chính xác và tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp.
Giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần Tập đoàn Phú Thái
3.3.1 Hoàn tiện hệ thống báo cáo quản trị
Hiện tại, việc sử dụng một loại báo cáo quản trị duy nhất không mang lại hiệu quả trong công tác quản trị của Ban giám đốc Công ty Để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh và giúp Ban giám đốc cùng các người có trách nhiệm dễ dàng hơn trong việc quản lý, Công ty nên bổ sung các loại báo cáo quản trị quan trọng như báo cáo lợi nhuận, báo cáo tiền lương và báo cáo khấu hao tài sản cố định Việc đa dạng hóa các báo cáo này sẽ cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và phù hợp hơn để đưa ra quyết định chiến lược hiệu quả.
Khi có đầy đủ các báo cáo tài chính và dữ liệu liên quan, công tác kế toán trở nên dễ dàng hơn, giúp đảm bảo sự chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính doanh nghiệp Điều này cũng tạo điều kiện thuận lợi cho ban giám đốc đưa ra các quyết định chiến lược hiệu quả hơn dựa trên các thông tin cập nhật và đáng tin cậy Việc có báo cáo đầy đủ còn giúp nâng cao khả năng phân tích tình hình tài chính, từ đó nâng cao năng lực quản trị doanh nghiệp.
Kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp các phân tích báo cáo hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định chiến lược Mặc dù phần mềm kế toán giúp tổng hợp và tạo báo cáo quản trị nhanh chóng, nhưng chức năng này chỉ hỗ trợ, chưa thể thay thế khả năng phân tích, nhận xét của các kế toán viên về tình hình hoạt động của doanh nghiệp Việc tính toán và đánh giá tốc độ tăng trưởng lợi nhuận giúp giám đốc nhìn nhận rõ giai đoạn phát triển của công ty để đưa ra các kế hoạch đổi mới sản phẩm phù hợp Kết quả các con số mang ý nghĩa sâu xa chỉ thực sự có giá trị khi người đọc hiểu được ý nghĩa ẩn chứa bên trong chúng Chính vì vậy, các kế toán viên cần chủ động tự học hỏi, nâng cao kiến thức tài chính, kỹ năng phân tích để hoàn thiện công tác kế toán quản trị và nâng cao hiệu quả hỗ trợ quản lý doanh nghiệp.
3.3.2 Hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán
Để đảm bảo kiểm soát doanh thu và công nợ hiệu quả, công ty nên lập thêm sổ cân đối thanh toán tiền hàng hàng tháng và gửi cho khách hàng để đối chiếu Việc này giúp tổng hợp chính xác giá trị hàng bán, các khoản đã thu tiền và công nợ phải thu, từ đó nâng cao khả năng kiểm soát hoạt động bán hàng và thu tiền, đặc biệt đối với doanh nghiệp có quy mô lớn.
Sổ chi tiết doanh thu và giá vốn hàng bán tại đơn vị hoàn toàn trùng khớp với sổ cái về nội dung và kết cấu, giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác kiểm soát tài chính Việc này là yếu tố quan trọng để theo dõi và đối chiếu các khoản mục một cách hiệu quả Đặc biệt, sự đồng bộ giữa các sổ sách kế toán giúp nâng cao độ tin cậy của hệ thống báo cáo tài chính và hỗ trợ công tác kiểm toán.
Công ty có nhiều loại thành phẩm tiêu thụ đa dạng, nên việc theo dõi qua mã số giúp dễ dàng xuất các báo cáo tiêu thụ theo mặt hàng mà không cần ghi chép chi tiết trên sổ sách Tuy nhiên, thực tế tại công ty, hoạt động tiêu thụ gồm hai hình thức chính: tiêu thụ hàng hóa và tiêu thụ thành phẩm Dù từ sau năm 2007, hoạt động tiêu thụ thành phẩm đã trở thành hoạt động chính và chiếm tỷ trọng lớn, hoạt động bán hàng thương mại vẫn phát sinh thường xuyên trong các kỳ kinh doanh và có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp Chính vì vậy, công ty cần mở sổ chi tiết để theo dõi doanh thu và giá vốn hàng bán theo từng hoạt động, qua đó ghi chép chi tiết các tài khoản liên quan.
5111- Doanh thu bán hàng hoá
5112- Doanh thu bán các thành phẩm 6321- Giá vốn hàng hoá