Thảo luận nhóm làm thế nào để phát triển năng lực cá nhân cho một vị trí quản lýlãnh đạo trong ngành khách sạn

1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN BÀI TẬP THẢO LUẬN NHÓM Sinh viên thực hiện Ngô Thị Hương Lan Trần Việt Anh Đồng Mạnh Duy Đỗ Văn Huy Phạm Thu Huế Phạm Phương Thảo Nguyễn Hiền Lương Lê Thị Quỳnh Anh H[.]

1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

BÀI TẬP THẢO LUẬN NHÓM

Sinh viên thực hiện:

Ngô Thị Hương Lan Trần Việt Anh Đồng Mạnh Duy

Đỗ Văn Huy Phạm Thu Huế Phạm Phương Thảo Nguyễn Hiền Lương

Lê Thị Quỳnh Anh

Hà Hoàng Yến Lớp: Quản trị khách sạn 63

Giảng viên hướng dẫn: Trần Huy Đức

Việt Nam, Tháng 11 năm 2021

2

Mục lục

PHẦN I: CÁC CÂU HỎI THƯỜNG ĐẶT RA TRONG THẢO LUẬN NHÓM

3

1 Chuẩn bị nhóm thảo luận như thế nào? 3

2 Điều gì có thể xảy ra trong quá trình thảo luận nhóm? 5

3 Kĩ thuật để thảo luận nhóm thành công ? 6

4 Cách làm việc với các thành viên nhóm như thế nào? 7

5 Làm thế nào để tránh các vấn đề gặp phải trong khi thảo luận nhóm? 8

6 Những thách thức thảo luận nhóm? 8

7 Lựa chọn chủ đề cho thảo luận? 9

8 Khuyến khích các thành viên thảo luận nhóm như thế nào? 9

9 Nói như thế nào trong quá trình thảo luận nhóm ? 10

10 Những thủ thuật nào cho việc điều hành thành công thảo luận nhóm? 11 11 Thảo luận trong nhóm như thế nào? 12

12 Quy tắc trong thảo luận nhóm 13

13 Nên và không nên trong thảo luận nhóm? 14

PHẦN II: LÀM THẾ NÀO ĐỂ PHÁT TRIỂN NĂNG LỰC CÁ NHÂN CHO MỘT VỊ TRÍ QUẢN LÝ/LÃNH ĐẠO TRONG NGÀNH KHÁCH SẠN? 15

1 Thế nào là một người quản lý trong lĩnh vực khách sạn? 15

2 Năng lực cá nhân trong quản lý khách sạn 15

3 Cách phát triển năng lực cá nhân 16

3

PHẦN I: CÁC CÂU HỎI THƯỜNG ĐẶT RA TRONG THẢO LUẬN NHÓM

1 Chuẩn bị nhóm thảo luận như thế nào?

Trước hết cần xây dựng nguyên tắc làm việc của nhóm với những nội dung sau: Cần chia

sẻ thông tin và nguồn lực; Thống nhất về phương thức thực hiện; Tôn trọng và khích lệ nhau; Cộng tác chứ không cạnh tranh; Nhận diện xem nhóm hoặc cá nhân mình đang ở đâu, nhanh chóng chuyển sang sự thay đổi

Thiết kế nhóm làm việc

Muốn đảm bảo sự thành công của một nhóm, tiến hành thiết kế nhóm làm việc cũng tức

là sự bao quát toàn bộ hoạt động với những khâu cốt lõi nhất trong quá trình làm việc Các bước thiết kế nhóm làm việc được cụ thể hóa như sau:

+Xác định mục tiêu, quyền hạn và thời gian tồn tại nhóm Khi nhóm đang hình thành, nó cần những mục tiêu để tập trung vào nỗ lực của mình Như trên đã nêu, các mục tiêu cần

cụ thể, có tính khả thi, có ý nghĩa thực tiễn và phù hợp với tầm nhìn và giá trị của tổ chức Cần có hạn định rõ ràng về thời gian để nhóm xây dựng kế hoạch hợp lý đảm bảo việc thực hiện theo mục tiêu và kết quả công việc đã đề ra

+Xác định vai trò và trách nhiệm Đây là bước tiếp theo cần được tiến hành để đảm bảo cho mỗi thành viên trong nhóm thực hiện đúng chức trách, nhiệm vụ được giao và phối hợp hiệu quả vì mục tiêu chung của nhóm; Cần có sự cam kết của các thành viên về việc thực hiện nhiệm vụ và yêu cầu tuân thủ quy chế trong quá trình làm việc

+Xác định tiêu chí đánh giá Các thành viên trong nhóm cần phải biết và thống nhất các tiêu chí đánh giá công việc trên cả phương diện năng lực, phẩm chất và hiệu quả công việc Điều này rất quan trọng trong việc đảm bảo sự công bằng đối với từng thành viên Đồng thời có tác dụng khích lệ, động viên, tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh cho khả năng cống hiến của mỗi thành viên;

+Chọn thành viên cho nhóm Đây được coi là khâu quan trọng nhất trong việc thiết kế nhóm làm việc Sự thành bại của nhóm chính là ở bước lựa chọn các thành viên có phù hợp với nhiệm vụ của nhóm hay không

Chuẩn bị:

4

+Xác định chủ đề và nội dung của cuộc thảo luận: Đây là bước chuẩn bị rất quan trọng để giúp buổi thảo luận đạt hiệu quả cao nhất về mục đích thảo luận

+Phân tích, đánh giá tình hình: Một thảo luận nhóm tốt đều cần có những kiến thức thông tin về tình hình, điều kiện địa phương nơi thảo luận Cần chuẩn bị tìm hiểu trước mọi thông tin liên quan đến lĩnh vực cần thảo luận, kể cả kinh

+Xác định đối tượng khách mời vào nhóm thảo luận

+Lựa chọn và chuẩn bị nơi thảo luận: Nơi thảo luận nên là nơi không liên quan đến chủ

đề thảo luận Ví dụ không nên họp ở trạm y tế nếu muốn hỏi mọi người chất lượng cung cấp các dịch vụ y tế của trạm

+Chuẩn bị bản hướng dẫn thảo luận, và một người làm thư ký ghi chép ý kiến chính của cuộc thảo luận Cần chuẩn bị các câu hỏi trọng tâm cho chủ đề thảo luận dựa trên những thông tin phù hợp với tình hình thực tế, bao gồm cả câu hỏi mở và đóng Ví dụ thảo luận

về sự hiểu biết của người dân về một bệnh nào đó, cần chuẩn bị một số câu hỏi để thảo luận như: Sự hiểu biết của các thành viên nhóm về bệnh đó như thế nào? Bệnh có tác hại như thế nào? Nguyên nhân của bệnh đó là gì? Ai là người dễ mắc bệnh? Cá nhân và cộng đồng có thể làm gì để phòng chống được bệnh? Ngành y tế cần hỗ trợ gì để phòng chống bệnh?

Lập kế hoạch: Giai đoạn lập kế hoạch nhằm chuẩn bị các điều kiện, nguồn lực cần thiết

cho việc thực hiện làm việc nhóm Kết quả làm việc nhóm phụ thuộc trực tiếp vào giai đoạn lập kế hoạch Trong giai đoạn này, cần lựa chọn nhóm trưởng Đây là việc rất quan trọng bởi vai trò điều tiết của trưởng nhóm Trong thực tế các tổ chức khi xây dựng các nhóm chính thức, ổn định, trưởng nhóm sẽ được chỉ định Nhưng cũng nhiều nhóm bầu trực tiếp trưởng nhóm Nhóm làm việc phải trên cơ sở hướng tới những mục tiêu cụ thể,

rõ ràng, dễ hiểu Mục tiêu phải có sự định lượng để có thể đánh giá Mục tiêu đạt được bằng chính khả năng của của nhóm, phù hợp với thực tế chứ không viển vông Phải có thời hạn để đạt được mục tiêu Lập kế hoạch chính là việc cụ thể hóa các mục tiêu về các nguồn lực, phương pháp, thời gian tiến hành, yêu cầu công việc… Có thể gợi ý một bảng xây dựng kế hoạch công việc của giai đoạn này như sau:

5

2 Điều gì có thể xảy ra trong quá trình thảo luận nhóm?

Mâu thuẫn trong nhóm: xung đột hoặc mâu thuẫn là những thứ khó tránh khỏi khi làm việc trong nhóm, dù chỉ là 2 người hoặc rất nhiều người Chúng ta có thể xung đột vì hàng tá lý do từ lợi ích, bất đồng quan điểm, sự ganh tị…Nhưng cuối cùng, gốc rễ của hầu hết các cuộc xung đột đều sinh ra do giao tiếp kém hoặc không đủ khả năng kiểm soát cảm xúc của bản thân Nhưng bất kể mâu thuẫn đó ra sao thì điều quan trọng là phải tìm cách tháo gỡ Có như vậy, các thành viên trong nhóm sẽ tin tưởng vào nhau hơn, sức mạnh của tập thể được củng cố rõ rệt

Cái tôi quá lớn trong tập thể: Một nhân viên “được việc” thì kiến thức, kinh nghiệm là những yếu tố quan trọng hàng đầu Tuy nhiên, trong một tập thể, kiến thức không phải là sức mạnh duy nhất – trừ khi nó được chia sẻ Mỗi thành viên trong nhóm đều có mức độ kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm khác nhau Nếu như một ai đó cố gắng thể hiện để chứng minh năng lực cá nhân của mình, luôn phê phán thậm chí là coi thường ý kiến của người khác thì mâu thuẫn tất yếu sẽ xảy ra Vì vậy, không thể coi tập thể là “sân khấu” để bất kì một cá nhân riêng lẻ nào tìm cách thể hiện Những nhóm hoạt động có hiệu quả là những nhóm mà các thành viên không ngại chia sẻ, giúp đỡ nhau trong các vấn đề, cùng phối hợp với nhau để giải quyết nhiệm vụ chung

Tâm lý nể nang, ngại va chạm: Tâm lý “nể nang” thực sự tồn tại ở rất nhiều người, đặc biệt khi họ có mối quan hệ thân thiết với những thành viên khác của nhóm Nể nang đôi khi cũng được coi là dĩ hòa vi quý – cố gắng tránh hết mức mọi phiền phức, luôn chấp nhận, luôn hòa giải, sợ xung đột Các thành viên nể nang nhau, nhân viên nể nang sếp, trưởng nhóm Tuy nhiên, nếu quá nể nang thì tập thể sẽ không thể phát triển, các thành viên luôn hài lòng với một ý tưởng bất kì được đưa ra, không ai dám tranh luận vì sợ mất

đi mối quan hệ vốn có Chính vì thế mà công việc không được giải quyết hiệu quả và đúng tiến độ

Tiếp cận vấn đề theo triết lý Thua - Thắng

6

3 Kĩ thuật để thảo luận nhóm thành công ?

Đối với mỗi cá nhân:

Lắng nghe: luôn tôn trọng mỗi ý kiến được đưa ra, việc lắng nghe thể hiện sự quan tâm, gắn kết đối với các thành viên và chủ đề đang được bàn luận Khi lắng nghe, chúng ta nên thể hiện thái độ chú tâm bằng ánh mắt, tư thế… Điều này sẽ giúp mọi người khi trình bày ý kiến cảm thấy tự tin, năng nổ hơn

Chất vấn: sau khi đã lắng nghe ý kiến từ các thành viên, chúng ta cần biết kết hợp thông tin để phân tích, tìm ra vấn đề rồi đặt câu hỏi để hướng đến cách giải quyết vấn đề Đây là

kỹ năng không thể thiếu để xây dựng 1 buổi thảo luận hiệu quả Khi đặt câu hỏi cần tôn trọng đối phương, thái độ không gay gắt tránh làm không khí trùng xuống, nội dung câu hỏi cần rõ ràng, ngắn gọn, mang đúng trọng tâm kiến thức đang được bàn luận

Thuyết phục: cá nhân khi cảm thấy ý kiến được thành viên khác đưa ra chưa hợp lý, cần biết đưa ra lý lẽ thuyết phục để các thành viên trong nhóm suy xét lại Khi có các ý kiến trái chiều, cá nhân sử dụng khả năng thuyết phục để bảo vệ ý kiến của mình ( hoặc ý kiến

cá nhân cho là hợp lý) Sự thuyết phục của lời nói không chỉ nằm ở lý lẽ, mà còn dựa trên thái độ tôn trọng, chân thành, cử chỉ thân thiện

Tôn trọng: Mỗi thành viên trong nhóm phải tôn trọng ý kiến của những người khác thể hiện qua việc động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến chúng thành hiện thực Tôn trọng cũng

là một hình thức khích lệ tinh thần, hỗ trợ cho lòng nhiệt tâm đối với công việc

Trợ giúp: các thành viên cần giúp đỡ nhau và tiếp nhận giúp đỡ, bù đắp cho nhau là cách nhóm gắn kết, tương trợ tăng cường cho nhau

Chia sẻ: mọi người trong nhóm không ngần ngại chia sẻ những hiểu biết, những lỗ hổng kiến thức của mình, không ngần ngại tiếp nhận những góp ý, sẻ chia của người khác Điều này giúp các thành viên có cơ hội hoàn thiện bản thân, đồng thời gắn kết mọi người với nhau

Phối hợp: để 1 buổi thảo luận thành công thì các thành viên cần có 1 số điều thống nhất với nhau ( mục tiêu, trình tự ) Các cá nhân cần hiểu rõ công việc của mình và của nhóm

để phối hợp ăn ý với nhau, cùng nhau thực hiện kế hoạch đã đề ra Kỹ năng này giúp nhóm gắn kết, không còn rời rạc cá nhân nữa

Đối với nhóm:

7

Tổ chức cuộc họp:

-Nguyên tắc, yêu cầu: Cần xây dựng các nguyên tắc, quy tắc chung về cách thức, trình tự cho buổi thảo luận; các yêu cầu về việc cần chuẩn bị trước, yêu cầu về kiến thức lĩnh vực được thảo luận

-Chuẩn bị: Khi chuẩn bị cho buổi thảo luận, xác định rõ mục tiêu, thời gian, yêu cầu với các cá nhân

-Tiến hành: nên có các hoạt động mở đầu cuộc họp để tạo không khí ( trò chuyện, giới thiệu,…); nêu rõ những quy định đã thống nhất và bắt đầu thảo luận, triển khai nội dung; tranh luận và đặt câu hỏi; ghi chép lại những ý kiến đóng góp; sau mỗi nội dung cần đi đến kết luận thống nhất

Giải quyết xung đột: Xung đột là vấn đề thường xảy ra trong các nhóm làm việc Lý do của xung đột xuất phát từ sự khác biệt về trình độ, năng lực, kinh nghiệm, nền tảng văn hóa, hay bất đồng về quan điểm, quyền lợi, trách nhiệm Khi xảy ra xung đột, nên làm rõ các ý kiến có trong xung đột và lần lượt giải quyết, tránh các định kiến và áp đặt, tránh việc đề cập quan điểm cá nhân quá nhiều Nên có thời gian làm dịu căng thẳng sau các mâu thuẫn

4 Cách làm việc với các thành viên nhóm như thế nào?

Tôn trọng: tôn trọng tất cả mọi người và ý kiến của họ, thể hiện thiện chí, thái độ cởi mở đón nhận các góp ý

Tổ chức, phân công công việc rõ ràng, dễ hiểu, đảm bảo việc phân chia đều và công bằng Khen ngợi, ủng hộ các đóng góp: Bất cứ lời động viên, khen ngợi nào cũng đều khiến cho các thành viên cảm thấy công sức của mình được trân trọng, từ đó sẽ thúc đẩy sự đóng góp của bản thân Vì vậy nếu thấy được sự cố gắng của các thành viên trong nhóm thì chúng ta dành những lời khen cho họ

Trong quá trình làm việc nhóm, phải đảm bảo được sự tham gia của tất cả các thành viên trong nhóm Thư ký nhóm là người ghi chép lại đầy đủ các ý kiến và gửi hoặc công khai kết quả ghi chép cho từng thành viên sau mỗi lần làm việc nhóm;

8

5 Làm thế nào để tránh các vấn đề gặp phải trong khi thảo luận nhóm?

Việc thảo luận nhóm luôn ẩn chứa những vấn đề tiềm tàng trong nó, chúng ta nên phòng tránh những vấn đề đó trước khi nó xảy ra bằng các biện pháp dưới đây:

-Chọn trưởng nhóm sáng suốt vì đây là người có tầm ảnh hưởng quan trọng nhất trong nhóm

-Giải quyết mầm mống xung đột trước khi nó trở nên nghiệm trọng hơn

-Đặt ra mục tiêu làm việc rõ ràng và khuyến khích, tạo động lực cho mọi người thực hiện mục tiêu chung đó

-Cân nhắc các điểm mạnh và điểm yếu của các thành viên để đưa ra công việc phù hợp -Thường xuyên tổ chức các buổi gặp mặt, thảo luận để gắn kết các thành viên

-Luôn trân trọng, đề cao sự quan trọng của từng thành viên để họ đủ tự tin nêu lên những quan điểm của mình

6 Những thách thức thảo luận nhóm?

Thảo luận nhóm là một cách hiệu quả để giải quyết vấn đề chung Tuy nhiên có nhiều thách thức cần vượt qua để đạt được sự hiệu quả đó Tùy vào loại hình nhóm khác nhau

mà các thách thức cũng khác nhau nhưng ta có thể liệt kê được những điều cơ bản sau:

Tạo sự tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau

Sự tin tưởng và tôn trọng là tiền đề để xây dựng các mối quan hệ và sự hòa đồng của các thành viên trong nhóm Chỉ trong môi trường có sự tin tưởng và tôn trọng các thành viên mới cảm thấy thoải mái và được kết nối với nhau Thiếu những điều này có thể dẫn đến

sự gượng gạo và nhanh chóng kết thúc cuộc trò chuyện, từ đó ảnh hưởng rất nhiều đến năng suất hoạt động của cả nhóm

Sự nhận thức của các thành viên

Không ai muốn làm việc với một cá nhân có sự nhận thức kém như: thiếu trách nhiệm, đề cao bản thân, ngượng ngùng nêu ý kiến, chỉ trích quan điểm người khác,

Những điều đó có thể gây ra những bất đồng gay gắt giữa các thành viên và thậm chí là phá hủy cả nhóm đó

Thiếu mục đích làm việc

9

Mọi thành viên cần biết rõ mục đích đằng sau công việc họ đang làm, nếu không họ sẽ không có động lực để làm việc và xây dựng nhóm, chỉ đơn giản là làm theo những gì được yêu cầu làm giảm hiệu quả và năng suất làm việc

Thiếu sự tiếp xúc thực tế

Có nhiều phương tiện, công cụ hữu ích giúp ta có thể thực hiện một cuộc thảo luận nhóm Tuy nhiên đó chỉ là biện pháp thay thế bởi vì chỉ khi tiếp xúc thực tế với nhau ta mới có thể cảm nhận được toàn bộ cuộc trò chuyện từ cử chỉ, biểu cảm và cả tác động của môi trường xung quanh

Thiếu điều kiện thích hợp

Một cuộc thảo luận nhóm luôn có nguy cơ bị trì hoãn vì nhiều lý do khác nhau như: điều kiện thời tiết, thiếu địa điểm tổ chức, trùng lịch thành viên, thành viên vắng mặt vì lý do đột xuất, Vì vậy thống nhất được thời gian, địa điểm để tổ chức buổi thảo luận cũng là một thử khách khá khó khăn cho cả nhóm

7 Lựa chọn chủ đề cho thảo luận?

Chủ đề thảo luận nên tập trung vào vấn đề chính của bài học Chủ đề thảo luận cũng có thể bắt đầu từ các luận điểm, các tình huống, câu chuyện nhưng thường được cụ thể hóa qua các câu hỏi chủ chốt Việc lựa chọn và diễn đạt vấn đề còn phù hợp, không quá đơn giản nhưng cũng không nên quá khó đối với sinh viên

Tốt nhất nên lựa chọn được vấn đề thảo luận hấp dẫn, dễ chia sẻ, dễ huy động được nhiều

ý kiến khác nhau, có tính chất kích thích tính tích cực chủ động làm việc của sinh viên Lưu ý, câu hỏi thảo luận nên là câu hỏi mở, không bao giờ là một câu hỏi đóng

8 Khuyến khích các thành viên thảo luận nhóm như thế nào?

ĐPV phải thoải mái và có óc khôi hài để làm cho buổi thảo luận nên hứng thú và bổ ích Lắng nghe tích cực: ĐPV có thể sử dụng kỹ thuật diễn giải (với từ ngữ đơn giản dễ hiểu, ĐPV nói lại ý người kia vừa phát biểu) để giúp người phát biểu thấy rằng mình được thấu hiểu và có cơ hội điều chỉnh hay làm sáng tỏ những điểm chưa rõ

Kêu gọi phản hồi : giúp mọi người tập trung và khuyến khích người ít nói tham gia

10

Cân bằng: Kỹ thuật cân bằng rất hữu dụng khi các thành viên trong nhóm có những ý kiến trái ngược nhau

Khuyến khích : Là 1 kỹ thuật thúc đẩy sự tham gia của các thành viên rụt rè trong nhóm Tôn trọng và thấu cảm: mọi ý kiến đều quan trọng Không có cá nhân nào hay ý kiến nào quan trọng hơn cá nhân hay ý kiến nào

Cởi mở tiếp thu ý tưởng mới

Chủ động lắng nghe

Làm dịu mâu thuẫn giữa cá nhân, nhóm

Đặt câu hỏi phù hợp – Khen ngợi

9 Nói như thế nào trong quá trình thảo luận nhóm ?

Nói là một dạng kỹ năng mềm cho chúng ta khả năng giao tiếp hiệu quả Những kỹ năng này cho phép người nói, truyền tải thông điệp của mình một cách say mê, chu đáo và thuyết phục Kỹ năng nói cũng giúp đảm bảo rằng người ta sẽ không bị hiểu lầm bởi những người đang lắng nghe Vậy để nói trong quá trình thảo luận nhóm có hiệu quả cần phải có những yếu tố:

Hãy là một người lắng nghe tích cực

Thành phần quan trọng giúp bạn trở thành một người có thể suy nghĩ tại chỗ và trả lời thông minh là trở thành một người lắng nghe tích cực Điều này có nghĩa là lắng nghe cẩn thận và tập trung hoàn toàn vào lời nói, giọng điệu, cảm xúc và logic đằng sau những

gì người khác đang nói

Hãy là người tổ chức nhanh chóng những suy nghĩ

Tất cả chúng ta đều có khả năng suy nghĩ nhanh Bí quyết là áp dụng một số khuôn khổ hoặc mô hình để cấu trúc thông tin mới thành một cái gì đó mạch lạc mà chúng ta có thể đáp ứng Người ta có thể chia nhỏ các vấn đề hoặc ý tưởng thành quá khứ, hiện tại và tương lai

Xây dựng bài phát biểu của bạn trong tâm trí của bạn

Đây là những khuôn khổ hữu ích để sắp xếp các ý tưởng và suy nghĩ một cách nhanh chóng Cấu trúc cơ bản của bất kỳ bài phát biểu nào bao gồm: