Vì vậy, chúng tôi nhận thấy rằng việc sưu tập, bảo quản tài liệu văn hóa Huế đã trở thành một nhiệm vụ khẩn trương của các cơ quan: Trung tâm thông tin, thư viện của quốc gia nói chung
Trang 1
I Những yêu cầu cấp thiết của vấn
đề số hóa tài liệu Văn hóa - Lịch sử
Huế
Huế, từng là một trung tâm chính trị,
kinh tế, văn hóa lớn của Việt Nam từ thế
kỷ XVII cho đến nay Văn hóa Huế đã trở
thành một trong những học phần chính
của chương trình giảng dạy đại học ở Việt
Nam Mặt khác, việc nghiên cứu văn hóa
Huế cũng góp phần thấy rõ vai trò vị trí
của nó trong tiến trình phát triển văn hóa
dân tộc Việt Nam nói riêng trong sự giao
thoa văn hóa nhân loại nói chung, cho
nên số lượng nhà nghiên cứu trong và
ngoài nước về văn hóa Huế ngày càng
nhiều Tuy nhiên, các cuộc nội chiến hoặc
các cuộc chiến tranh bảo vệ độc lập chủ
quyền của dân tộc Việt Nam đã làm thất
thoát phần lớn nguồn tài liệu do các cơ
quan nhà nước bảo quản Nhưng may
mắn thay hiện nay, một số tài liệu đó vẫn
còn lưu giữ tản mạn trong dân của thành
phố Huế và nhiều nơi khác Tất cả số tài
liệu nói trên hàng ngày, hàng giờ phải đối
mặt với sự đe dọa của khí hậu nóng ẩm
thất thường của miền Trung nói riêng và
Việt Nam nói chung Vì vậy, chúng tôi
nhận thấy rằng việc sưu tập, bảo quản tài
liệu văn hóa Huế đã trở thành một nhiệm
vụ khẩn trương của các cơ quan: Trung
tâm thông tin, thư viện của quốc gia nói
chung và của Huế nói riêng Một trong
những biện pháp bảo quản là số hóa các
tài liệu đó
Tap chi THU VIEN VIET NAM
Việc số hoá tài liệu không những giúp kéo dài tuổi thọ của tài liệu mà còn tiết kiệm được diện tích kho bảo quản chúng, dễ quản lý, làm phong phú hoá các loại hình phục vụ thông tin: hỏi đáp thông tin nhanh, cung cấp thư mục tài liệu, toàn văn tài liệu, có thể sao chép, chỉnh sửa hình thức hoặc in ra tuỳ theo mục đích sử dụng mà còn giúp cho bạn đọc có thể truy cập nhanh vào thông tin tài liệu bất cứ ở đâu, thời điểm nào mà chỉ cần một máy tính có nối mạng là được
Là một đơn vị lưu trữ và cung cấp các loại thông tin phục vụ công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của Đại học Huế nói riêng và của cả nước nói chung, Trung tâm Học liệu Đại học Huế với đầy đủ trang thiết bị hiện đại bước đầu tự nguyện đứng ra làm đầu mối
để sưu tầm, số hóa và bảo quản tài liệu văn hóa - lịch sử Huế từ thế kỷ XV đến
thế kỷ XIX
II Tiến trình thực hiện công tác số
hoá tài liệu Văn hóa — Lịch sử Huế
1 Van dé ban quyền của tài liệu: Đây
là mối quan tâm hàng đầu trong tiến trình thực hiện số hoá của Trung tâm
Tuy nhiên, do mục tiêu đã được xác định
từ đầu là sẽ số hoá tài liệu văn hóa - lịch
sử Huế có thời gian xuất bản trước thế kỷ
XX và qua thực tiễn sưu tầm tài liệu cho thấy rằng phần lớn tài liệu đều có xuất
Trang 250
Những tài liệu quý này cần phải được lưu giữ bảo tồn bằng số hóa
Ảnh: M.Q
xứ trên 50 năm, do vậy bản quyền thuộc
về chủ nhân đang cất giữ tài liệu Đối với
những người biên soạn đang còn sống,
Trung tâm đã viết thư hoặc làm việc trực
tiếp với tác giả để xin được số hoá tác
phẩm của họ nhằm mục đích phục vụ
giáo dục Nhìn chung, hầu hết các tổ
chức, cá nhân lưu giữ tài liệu lẫn tác giả
đều rất hoan nghênh và hoàn toàn ủng
hộ sáng kiến bảo tồn văn hóa của chúng
tôi
2 Sưu tập tài liệu: Theo kế hoạch
bước đầu Trung tâm sẽ số hóa khoảng
500 tài liệu Văn hoá - Lịch sử Huế bao
gồm các loại hình sau:
- Tài liệu dạng in ấn: Sách, tạp chí
thuộc các ngôn ngữ: Hán, Nôm, Anh,
Pháp, Việt
- Tài liệu viết tay: Châu bản triều
Nguyễn, hương ước, địa bạ, gia phả, tộc
phả, văn bằng, sắc phong, hồi ký, bản
thảo tác phẩm
- Tài liệu dạng nghe nhìn: Tranh ánh,
bản nhạc, bản đồ, tác phẩm điêu khắc,
văn bia, tác phẩm hội họa, băng ghi âm,
ghi hình,
- Tài liệu điện tử: Các đĩa CD-ROM,
VCD, DVD có chứa dữ liệu về Văn hóa -
Lịch sử Huế, các cơ sở dữ liệu về Huế
dạng trực tuyến,
Để đạt hiệu quả cao trong công tác sưu tập, Trung tâm đã tổ chức một cuộc hội thảo với chủ đề: “Công tác sưu tâm tài liệu văn hóa - lịch sử Huế” với sự tham gia trên 100 đại biểu bao gồm lãnh đạo các cơ quan hoạt động văn hoá tỉnh Thừa Thiên - Huế, các nhà nghiên cứu Huế, cán bộ giảng dạy các trường đại học, Thư viện Khoa học Tổng hợp Thừa Thiên - Huế, thư viện các trường Đại học
ở Huế, Phân viện Nghiên cứu Văn hoá ở Thừa Thiên - Huế, nhằm phát hiện địa chỉ của các tổ chức hoặc cá nhân trong
và ngoài nước đang lưu giữ mảng tài liệu
này; đồng thời, tìm ra các giải pháp hữu hiệu nhất trong khâu sưu tầm, số hóa tài liệu của Trung tâm sắp đến Kết quả, đã
có 7 tham luận và hơn 50 ý kiến đề xuất theo sát trọng tâm đã để ra của ban tổ chức Mặt khác, hội thảo đã góp phần khẳng đỉnh cách làm đúng hướng của
Trung tâm
3 Phân loại tài liệu và bảo quản tài
liệu: Tất cả tài liệu được sưu tập trước khi
số hóa phải qua giai đoạn phân loại loại
hình tài liệu (sách, tạp chí, tài liệu chép tay, bản thảo, tranh ảnh, tài liệu nghe
Trang 3
nhìn hoặc điện tử, ngôn ngữ tài liệu, )
và hiệu chỉnh về mặt vật lý (lau bụi, tháo
bìa, tháo rời tài liệu, kiểm tra số trang,
hiệu chỉnh kích cỡ) Đây là khâu quan
trọng góp phần trong việc lựa chọn thiết
bị và kỹ thuật scan phù hợp để có sản
phẩm số hoá đạt được chất lượng cao:
văn bản, hình ảnh, âm thanh rõ ràng,
đầy đủ, sắc nét đúng như tài liệu gốc
của nó
4 Số hóa tài liệu:
4.1 Thiết bị số hóa: Để tiến hành số hoá Trung tâm đã chuẩn bị các thiết bị
như sau:
- Phần mềm: Greenstone (Phần mềm quản lý thư viện số), Adobe Photoshop,
Microsoft Word, Optical Character
Recognition (OCR) - (VnDOCR 4.0
dùng để nhận dạng tiếng Việt)
- Trang thiết bị:
+ Máy Scanner: Flatbed scanner và máy scan khổ lớn
+ Máy ảnh kỹ thuật số
+ Máy tính có dung lượng bộ nhớ lớn
chạy với tốc độ nhanh
+ Thiết bị lưu trữ: CD-ROM hay DVD- RAM có khả năng lưu trữ master images
(CDs: 700MB, DVD: 9,4GB cả hai phải
có độ bền cao), Fileserver để lưu trữ
toàn bộ dữ liệu số hóa
4.2 Sao chụp tài liệu (scanning / pho-
tography): Đối với nội dung của sách,
tạp chí, tranh ảnh, bản thảo, văn bản sẽ
được chuyển đổi thành dạng số bằng
cách dùng máy scanner hay máy ảnh kỹ
thuật số Trong tiến trình scan cần kết
hợp sử dụng ổ cứng của máy tính tương
thích với máy scanner để lưu giữ hình
ảnh số của tài liệu, hoặc để xây dựng
một cơ sở dữ liệu số của văn bản Tuy
nhiên, trước khi chuyển tất cả các hình
ảnh sang dạng văn bản máy có thể đọc
được và tìm kiếm bằng cách sử dụng
Tap chi THU VIEN VIET NAM
phầm mềm OCR thì nhân viên kỹ thuật cần kiểm tra chất lượng từng trang tài liệu đã scan: phải thẳng hàng, cắt bỏ tất
cả phần không có trong tài liệu gốc, đặt tên theo quy tắc và được lưu dưới dạng file và chuyển tất cả các hình ảnh sang dạng văn bản máy có thể đọc được và
OCR - VnDOCR 4.0
5 Biên mục tài liệu: Khi tài liệu số hoá được xuất bản và cung cấp URL sẽ được biên mục theo chuẩn Metadata lA Dublin
Core có ngôn ngữ từ khoá kiểm soát của
Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ quản lý trên phần mềm mã nguồn mở Greenstone phiên bản 2.72, được truy cập trên
WebSite của Trung tâm Học liệu Đại học
Huế
6 Giai đoạn thử nghiệm: Trước khi
vận hành thật các công đoạn: scanning,
biên mục tài liệu, tải tài liệu lên mạng, Trung tâm sẽ thực hiện giai đoạn thử nghiệm bằng cách cho scan khoảng 10 đơn vị tài liệu với đủ các loại hình: sách,
tạp chí, bản thảo, tài liệu hành chính,
tranh ảnh, đủ các ngôn ngữ: Hán, Nôm, Anh, Pháp, Việt, và cho lưu trữ
và vận hành thử trên Website để kiểm tra về chất lượng Chất lượng được đề cập ở đây bao gồm kích cỡ của hình ảnh, vấn đề xử lý chung, dạng tập tin, chiều sâu của bit, vùng sáng, vùng tối, giá trị
âm thanh, độ sáng, độ tương phản, độ
phân giải, sự nhiễu, sự định hướng, tiếng
động, sự điều chỉnh kênh màu, sự mất văn bản, sự điều chỉnh hình ảnh, sự mất
đường truyền hay mất điểm ảnh, sự sống động, chất lượng truy cập, hình thức ngắn gọn, rõ ràng của văn bản,
7 Sao lưu dữ liệu: Trong quá trình
scanning tài liệu, tạo sân phẩm số cho đến biên mục tài liệu số, phải được cất giữ ở hai dạng: bộ nhớ lớn của máy chủ, trên Web, trên CD-ROM, trong Trung
tâm và ngoài Trung tâm.
Trang 48 Tải dữ liệu lên mạng: Đây là khâu
cuối cùng của tiến trình số hoá bao gồm
việc đưa bộ sưu tập lên mạng của Trung
tâm để phục vụ trực tuyến và thiết kế
giao diện với người dùng: tạo ra các
công cụ sử dụng, chính sách khai thác
đối với người dùng, ý kiến đóng góp của
người sử dụng, đánh giá và các bản ghi
giao tác và Analog, xây dựng các ứng
dụng tùy thích, chính sách phát triển
nguồn tài liệu tất cả kết quả này sẽ
được thông qua trước hội đồng số hoá và
toàn thể cán bộ Trung tâm Học liệu để
hoàn chỉnh lần cuối trước khi công bố kết
quả bộ sưu tập số với bạn đọc
9 Công bố bộ sưu tập số Trung tâm
sẽ tổ chức hội thảo mời đầy đủ các đối
tượng bạn đọc: cán bộ giảng dạy, sinh
viên, cán bộ nghiên cứu, cán bộ các sở
ban ngành thuộc Thừa Thiên - Huế, các
thư viện tại Huế, để nghe giới thiệu bộ
sưu tập số về Văn hoá - Lịch sử Huế
đồng thời hướng dẫn sử dụng và lắng
_nghe những phản hồi của họ
52
Ill Mét sé suy nghĩ trong khi tiến
hành công tác số hoá tài liệu Văn hoá
- Lịch sử Huế
Thành quả của bộ sưu tập số Văn hoá
- Lịch sử Huế là sự nỗ lực lớn lao của
toàn thể cán bộ và nhân viên của Trung
tâm Học liệu Đại học Huế Nó không
những thể hiện sự mạnh dạn áp dụng
công nghệ mới trong việc bảo quản tài
liệu: dạng số, nâng cao số lượng tài liệu
hiện có của Trung tâm mà còn góp phần
phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu về
Văn hóa - lịch sử Huế theo mô hình thư
viện điện tử, trên cơ sở đó cũng góp
phần chia sẻ tài nguyên với các thư viện
bạn trong và ngoài nước Tuy nhiên,
trong quá trình theo dõi, thực hiện tiến
trình số hoá, chúng tôi đã phát hiện ra
môt số vấn đề sau:
~- Một là, tài liệu gốc về Văn hoá - Lịch
sử Huế nằm tản mạn khắp trong và
ngoài nước do vậy cần phải có chương
trình số hoá dài hơi Do vậy, Trung tâm tất cần sự tiếp sức về mặt kinh phí và phối hợp thực hiện của các cơ quan ban ngành, các tổ chức trong và ngoài nước
- Hai là, ý thức tư hữu không những
tồn tại nặng nề trong nhân dân mà còn
trong các cơ quan văn hoá của nhà nước
cho nên việc thu thập để số hoá nhằm bảo tồn di sản văn hoá của dân tộc nói chung, Huế nói riêng đang gặp nhiều khó khăn Do vậy, cần phải có sự tuyên truyền sâu rộng trong cán bộ và nhân
dân
- Ba là, số tài liệu gốc được lưu giữ
trong nhân dân còn rất nhiều và mức độ
xuống cấp rất nghiêm trọng: giấy đã ngả
sang màu vàng và dễ rách nát, cần có
chính sách thu thập và bảo quản phù hợp
- Bốn là, di sản văn hoá là vô giá không thể cân đo, đong đếm theo số lượng và giá trị của tài liệu vừa mới xuất bản mà cần phải trả nó về giá trị đích thực: tài liệu quý hiếm Cho nên các cơ quan nhà nước muốn sở hữu số tài liệu
này để sử dụng đúng mục đích thì cần
phải có quan niệm thoáng và giảm bớt
thủ tục tài chính như hiện nay mới mong
sở hữu được chúng và cũng là giảm bớt
nguy cơ “chảy máu tài liệu quý ra nước
ngoài”
- Năm là, số hoá tài liệu là biện pháp bảo quản tài liệu theo công nghệ mới do vậy các cơ quan văn hoá cần có chính sách đào tạo cán bộ bằng cách mời chuyên gia nước ngoài đến huấn luyện tại chỗ hoặc gửi cán bộ đi học nước ngoài về kỹ thuật bảo quản tài liệu nói chung, vấn đề số hoá nói riêng đó
cũng là một trong những biện pháp xây
dựng thư viện số trên đất nước ta
Trang 5
TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Anana Bhatnagar Digitization in aca- demic librariesi! \nformation studies, 2006 -
Vol.12 - No 1
- Bữu Ý Bàn về phương thức hành động trong công tác sưu tâm lưu trữ tài liệu về
Huết! Kỷ yếu hội thảo khoa học: Công tác
sưu tầm tài liệu — thông tin về văn hóa lịch sử
Huế” - Trung tâm học liệu Đại học Huế,
2006 Tr.11
- Đại học Sư phạm Huế Triều Nguyễn những vấn đề lịch sử tư tưởng và văn họcl!
Kỷ yếu hội thảo khoa học chương trình
nghiên cứu Triều Nguyễn (1,2 và 3) năm
1992, 1993,1994
- Hoàng Thị Hải Vân Công tac dia chí ở
thư viện tỉnh Thừa Thiên - Huết! Kỷ yếu hội
thảo khoa học: Công tác sưu tầm tài liệu —
thông tín về văn hóa lịch sử Huế” - Trung
tâm Học liệu Đại học Huế, 2006 Tr.15
- Larry Wentzel Scanning for digitization projects: making good scans mean doing
more than hust pressing buttons If you
understanding what software to choose,
which file formats to use, and what the spec-
ifications really mean, you can create digital
images with optimal quality// Computers in
libraries - 2007 — S6 3
- Lê Cung Xin đừng bỏ qua tư liệu chính
thời chúng tai Kỷ yếu hội thảo khoa học:
Công tác sưu tầm tài liệu — thông tin về văn
hóa lịch sử Huế” - Trung tâm Học liệu Đại
hoc Hué, 2006 - Tr 19
- Nadia Nasr A fook at the digitization process! Mississippi libraries 66 2002; - S&
4 Tr.107-109
- Nguyễn Đắc Xuân Một vài ý tưởng về việc thiết lập và số hóa tư liệu lịch sử văn hóa
Huết/ Kỷ yếu hội thảo khoa học: Công tác
sưu tầm tài liệu — thông tin về văn hóa lịch sử
Huế” - Trung tâm Học liệu Đại học Huế,
2006, - Tr 1
- Nguyễn Đắc Xuân Tôi sưu tập tư liệu
lịch sử - văn hóa Huế từ nước ngoài! Kỷ yếu
hội thảo khoa học: Công tác sưu tầm tài liệu
— thông tin về văn hóa lịch sử Huế” Trung
tâm học liệu Đại học Huế, 2006 - Tr 25
- Nguyễn Hữu Thông & Trần Đình Hằng
Nghiên cứu văn hóa miền Trung thực tiễn và
vấn đề!! Kỷ yếu hội thảo khoa học: Công tác
sưu tầm tài liệu — thông tin về văn hóa lịch sử Huế” - Trung tâm Học liệu Đại học Huế,
2006 - Tr 35
- Hirtle Peter B The impact of digitization
on special collections in libraries// Libraries
& culture; 2002 - p 42(12)
- Trần Đại Vinh Nhân vật lịch sử - văn hóa Huế qua các thời đại/! Kỷ yếu hội thảo khoa học: Công tác sưu tầm tài liệu — thông tin về văn hóa lịch sử Huế” Trung tâm Học liệu Đại
học Huế, 2006 Tr 42
HỒI ỨC THỦ THƯ
(Tiếp theo trang 64)
bé “về đi giầy dép vào, sao lại đi đất thế?”, lần này đáp lại câu hỏi của anh là một đôi mắt mở to của cô bé, anh thủ thư của chúng tôi thì cố tảng lờ, vờ nghiêm giọng: Tên là gì nào? Còn tôi ngồi bên cạnh thì chợt nhìn thấy mặt trời đã nướng
chín đôi tai của anh bạn đồng nghiệp
mất rồi
Còn rất nhiều, rất nhiều những câu
chuyện thú vị nữa trong “Nhật ký thủ thư”
của chúng tôi, mỗi câu chuyện, mỗi tình huống là một kỹ niệm khó phai, là một
đề tài để chúng tôi đàm đạo khi nhớ về
phòng Đọc sách — Thu viện Quốc gia Việt Nam trong những năm đầu của thời
kỳ đổi mới, khi những khó khăn trong công việc, trong cuộc sống chồng chất nhưng chị em chúng tôi vẫn yêu nghề, vẫn gìn giữ và vun đắp cho thương hiệu
“Thư viện Quốc gia Việt Nam” luôn toả sáng trong lòng bạn đọc gần xa