Tiªu chuÈn ®¸nh gi¸ thÇu Tæng c«ng ty ®iÖn lùc viÖt nam ********************* híng dÉn vÒ viÖc lËp tê tr×nh kÕt qu¶ ®Êu thÇu vµ b¸o c¸o ®¸nh gi¸ thÇu ¸p dông §èi víi c¸c gãi thÇu mua s¾m hµng ho¸ vµ[.]
Trang 1Tổng công ty điện lực việt nam
*********************
hớng dẫn
về việc lập tờ trình kết quả đấu thầu
và báo cáo đánh giá thầu
áp dụng Đối với các gói thầu mua sắm hàng hoá và xây lắp
Hà Nội tháng 9 - 2001
Trang 2hớng dẫn
về việc lập tờ trình kết quả đấu thầu
và báo cáo đánh giá thầu
áp dụng Đối với các gói thầu mua săm hàng hoá và xây lắp
Mục lục :
PHầNI Trình kết qủa đánh giá thầu
1- Cơ sở pháp lý
2- Giới thiệu về dự án và gói thầu
3- Mở thầu và đánh giá thầu
4- Kiến nghị kết quả đánh giá thầu
PHầNII Báo cáo đánh giá thầu
I Giới thiệu nội dung chính gói thầu và cơ sở pháp lý
II Quá trình đấu thầu
III Mời thầu
IV Mở thầu
V Đánh giá Hồ sơ dự thầu
1 Đánh giá sơ bộ
2 Đánh giá chi tiết các Hồ sơ dự thầu
2.1 Đánh giá về kỹ thuật 2.2 Sửa lỗi
2.3 Chuyển về một đồng tiền đánh giá
2.4 Đánh giá về tài chính thơng mại
3 Xác định giá đánh giá và xếp hạng
4 Đánh giá phơng án thay thế và hậu tuyển (nếu có)
VI Kiến nghị trúng thầu
Trang 3Phần I lập tờ trình kết quả đấu thầu
Tờ trình kết quả đấu thầu để cấp có thẩm quyền phê duyệt về hình thức trình bày theo mẫu văn bản đã đợc Tổng công ty quy
định, về nội dung phải bao gồm 4 phần chính:
1- Cơ sở pháp lý
2- Giới thiệu về dự án và gói thầu
3- Mở thầu và đánh giá thầu
4- Kiến nghị kết quả đánh giá thầu Nội dung chi tiết của các mục trên nh sau:
1 Các cơ sở pháp lý liên quan đến gói thầu: các văn bản đảm bảo tính pháp lý theo quy định của quy chế đấu thầu Phần này chỉ nêu những văn bản pháp lý chính liên quan đến dự án và gói thầu và
là căn cứ để lập tờ trình này
2 Giới thiệu chung về dự án và nội dung của gói thầu đợc trình: phần này phải nêu đợc tóm tắt về quy mô của dự án, số gói thầu và tình trạng chung của các gói thầu, đặc biệt chú ý đến các gói thầu
có liên quan trực tiếp đến tiến độ của gói thầu hiện trình và hiện trạng thực hiện so với kế hoạch đấu thầu đợc duyệt ; nội dung phạm vi công việc chính của gói thầu và giá trị gói thầu đợc duyệt
3 Tóm tắt về công tác mở và đánh giá thầu:
- Về thời gian và thủ tục có tuân thủ theo quy định hay còn
điểm khiếm khuyết nào?
- Nội dung đánh giá của Tổ chuyên gia Nếu ý kiến trình khác với kết luận của tổ chuyên gia thì phải có phân tích chi tiết và đánh giá Nếu giá chào thầu của tất cả các nhà thầu sau khi hiệu chỉnh lỗi
và phạm vi công việc đều lớn hơn giá gói thầu thì phải có phân tích
đánh giá rõ để kết luận nguyên nhân và kiến nghị giải pháp xử lý Trên cơ sở các đánh giá trên kiến nghị thứ tự xếp hạng của các nhà thầu theo giá đánh giá từ thấp đến cao
Đánh giá về các điều kiện hạu tuyển nhà thầu nếu cần thiết
4 Kiến nghị cụ thể về kết quả gói thầu và các vấn đề còn tồn tại cùng giải pháp xử lý
Trong phần kiến nghị cần phải nêu đợc các nội dung sau:
- Tên nhà thầu đề nghị trúng thầu
- Giá trúng thầu: Giá trúng thầu phải đảm bảo là giá trần cho việc
ký hợp đồng vì vậy giá đề nghị trúng thầu phải bao gồm:
+ Giá chào của nhà thầu sau khi hiệu chỉnh lỗi số học
Trang 4+ Hiệu chỉnh về phạm vi công việc.
+ Hiệu chỉnh các sai lệch về kỹ thuật Phần hiệu chỉnh về kỹ thuật chỉ đa vào dự kiến những mục mà theo đánh giá của tổ chuyên gia là hợp lý khi yêu cầu nhà thầu trúng thầu phải thực hiện Việc quyết định giá hiệu chỉnh đợc xác định cụ thể trong quá trình thơng thảo hoàn thiện hợp đồng có tham khảo đến đơn giá của các thiết bị có yêu cầu kỹ thuật tơng tự của các nhà thầu khác và giá tham khảo thị trờng Những sai lệch kỹ thuật cơ bản của bản chào là lý do để bản chào bị loại trong các bớc đánh giá thầu, vì vậy những sai lệch xem xét trong thơng thảo đợc hiểu chỉ là các sai lệch nhỏ hoặc các sai lệch đợc bên mời thầu chủ động làm rõ hay yêu cầu
bổ sung để đạt đợc mục tiêu thực hiện gói thầu hoàn thiện nhất
+ Hiệu chỉnh về thiết kế Nếu có việc hiệu chỉnh về thiết kế
thì cần nêu rõ và phải có thoả thuận với cơ quan thiết kế trớc khi trình.
+ Bổ sung phạm vi công việc khác mà theo bên mời thầu là hợp lý Ví dụ nh phụ tùng thay thế, mua thêm thiết bị dự phòng, đào tạo + Phơng án thay thế áp dụng cho nhà thầu xếp thứ nhất ( nếu có)
Trong thành phần giá trúng thầu cũng cần phải tách riêng cho các phần phù hợp với điều kiện giao hàng, bảo hiểm, thuế phí
Ghi chú: Giá trúng thầu do đơn vị quản lý dự án trình có thể bao gồm một số thành phần cấu thành khác với kiến nghị của tổ chuyên gia theo yêu cầu thực tế đợc đánh giá là hợp lý
- Loại hợp đồng: Nếu là hợp đồng có điều chỉnh giá thì phải nêu
rõ các nguyên tắc điều chỉnh giá
- Tiến độ thực hiện hợp đồng
- Những nội dung cần đàm phán và làm rõ với nhà thầu để hoàn thiện hợp đồng trớc khi chấp nhận trúng thầu
Kèm theo tờ trình là báo cáo đánh giá thầu của tổ chuyên gia
Trang 5phần II lập báo cáo đánh giá thầu
Mục đích của công tác đánh giá thầu là xác định bản chào thầu
đáp ứng cơ bản các yêu cầu của hồ sơ mời thầu và có giá đánh giá thấp nhất để kiến nghị trúng thầu
Về hình thức: Báo cáo đánh giá thầu phải đợc in ấn trình bày rõ ràng và đợc Tổ trởng Tổ chuyên gia ký chịu trách nhiệm về nội dung Báo cáo đánh giá thầu phải kèm theo biên bản của tổ chuyên gia với chữ ký của tất cả các thành viên Nếu trong tổ chuyên gia có ý kiến bảo lu khác với đánh giá chung thì phải đợc ghi rõ trong biên bản
Về nội dung: Báo cáo đánh giá thầu phải đợc lập trên cơ sở nội dung đánh giá phù hợp với nội dung của Hồ sơ mời thầu, tiêu chuẩn
đánh giá thầu và các quy định hiện hành liên quan đến gói thầu Báo cáo đánh giá thầu phải bao gồm các nội dung chính sau:
1 Giới thiệu về nội dung gói thầu
2 Quá trình thực hiện đấu thầu
3 Mời thầu
4 Mở thầu
5 Đánh giá thầu và các vấn đề làm rõ trong quá trình đánh giá thầu
6 Kiến nghi trúng thầu và các vấn đề cần thơng thảo hoàn thiện
I Giới thiệu nội dung chính gói thầu và cơ sở pháp lý:
Phần này trong báo cáo phải có giới thiệu nội dung chủ yếu của gói thầu để chứng tỏ các chuyên gia đã nắm vững nội dung của gói thầu trong khi đánh giá cũng nh các cấp thẩm tra dễ dàng theo dõi Các nội dung chính có thể là:
- Tên gói thầu và dự án
- Tên của các danh mục công việc chính trong gói thầu Ví dụ nh
gói thầu gồm: công tác xây lắp trạm biến áp kể cả phần thí nghiệm hiệu chỉnh và nhà điều hành Phần thiết bị chính do chủ công trình cấp cho nhà thầu tại Cảng Hải Phòng theo tiến độ kèm theo hoặc đợc 2 bên thống nhất phù hợp với tiến độ xây lắp, hoặc gói thầu trọn gói bao gồm cả cung cấp vật t thiết bị.
- Nội dung và quy mô của gói thầu: Nêu các thông số về quy mô
chính Ví dụ nh số máy biến áp, công suất, số lộ, diện tích nhà điều
hành; số tổ máy và công suất, cột nớc
- Tiến độ yêu cầu thực hiện
- Vốn đầu t và vấn đề thanh toán cho gói thầu có gì đặc biệt
II Quá trình đấu thầu:
Trang 6Trong thuyết minh phần này chỉ nêu thêm những vấn đề đặc biệt đáng chú ý liên quan đến gói thầu
Các dữ liệu chính của gói thầu liên quan đến mục I và II đợc kê
theo mẫu số 1 kèm theo.
III Mời thầu:
Trong phần thuyết minh này cần nêu thêm những thông tin liên quan đến quá trình phát hành hồ sơ mời thầu, bao gồm :
- Thông báo mời thầu thực hiện theo phơng thức nào Nếu thông báo trên báo cần nêu rõ tên báo và ngày đăng Nếu đấu thầu hạn chế hoặc có sơ tuyển thì nêu rõ phơng thức phát hành HSMT đến các nhà thầu và cơ sở pháp lý về danh sách các nhà thầu đợc mời
- Hội nghị tiền đấu thầu và giải đáp các câu hỏi của nhà thầu, kèm theo văn bản hỏi, đáp nếu có
- Các sửa đổi bổ sung HSMT do bên mời thầu tiến hành, kèm theo
hồ sơ bổ sung nếu có
IV Mở thầu:
Trong báo cáo cần kèm theo toàn bộ bản sao biên bản mở thầu với các thuyết minh nêu rõ những vấn đề nổi bật trong quá trình mở thầu nh các thắc mắc, khiếu kiện của nhà thầu trong hội nghị mở thầu, các giải thích, làm rõ của nhà thầu và hiện tợng bất thờng trong quá trình mở thầu
Công tác mở thầu đợc tiến hành ghi chép và ký theo mẫu số 2.a,
2.b kèm theo.
V Đánh giá Hồ sơ dự thầu:
Tổ chuyên gia phải có thuyết minh chi tiết công việc đánh giá theo các bớc đã quy định trong HSMT, Tiêu chuẩn đánh giá thầu và các nội dung theo hớng dẫn về đánh giá thầu Trong báo cáo đặc biệt
lu ý đến các vấn đề sai lệch của hồ sơ dự thầu so với yêu cầu trong HSMT
Trớc khi báo cáo chi tiết nội dung của các bớc đánh giá thầu, cần phải có bảng tổng hợp kết quả gói thầu theo mẫu sau:
ST
T Nhàthầ
u
ĐVTính (đã quy
về 1
đ/tiền)
Giá mở thầu( s au giảm giá)
Hiệu chỉn
h lỗi số học
Đánh giá
kỹ thuật chỉnhHiệu
giá
Giá
đánh giá
thầu
Xếp hạng
Điểm hoặc
đạt/Kh
đạt
xếp thứ
tự hoặc ghi bị loại
không
Trang 7đạt ở các bớc trên
Trong báo cáo chi tiết cần trình bày theo thứ tự sau:
1 Đánh giá sơ bộ:
Nêu tất cả các nội dung của bớc đánh giá sơ bộ đã đợc quy định trong hồ sơ mời thầu , tiêu chuẩn đánh giá thầu chú trọng phân tích
và đa ra chứng cứ cụ thể đối với các bản chào không đáp ứng, bị loại trong giai đoạn này và các bản chào đáp ứng một phần có thể tiếp tục xem xét trong các bớc tiếp theo
Nội dung trong phần đánh giá này thờng bao gồm các phần chính sau:
- Tính hợp lệ của nhà thầu: T cách nhà thầu so với hồ sơ mời thầu yêu cầu nh giấy phép kinh doanh, thoả thuận liên danh,
- Bảo lãnh dự thầu:về giá trị bảo lãnh, thời gian hiệu lực, hình thức bảo lãnh và các điều kiện có phù hợp với yêu cầu trong HSMT và mẫu kèm theo
- Tính đáp ứng cơ bản: so với các yêu cầu cả về hình thức chào (số bộ, cách trình bày ), về pháp lý cũng nh các yêu cầu bắt buộc phải tuân thủ đã nêu trong HSMT
Các chỉ tiêu phục vụ cho việc đánh giá trên đã đợc nêu trong hồ
sơ mời thầu, khi đánh giá cần liệt kê tóm tắt theo mẫu số 3 kèm theo Trên cơ sở các bớc đánh giá này tổ chuyên gia thấy cần thiết có thể làm rõ và nêu rõ các nội dung đã làm rõ, kết quả đánh giá sau khi làm rõ
Việc làm rõ các hồ sơ dự thầu phải đảm bảo nguyên tắc không làm thay đổi về bản chất và nhất là giá của bản chào ban đầu Trong báo cáo có liệt kê các nội dung làm rõ và chi tiết kèm theo trong phụ lục báo cáo này
Kết thúc phần đánh giá này tổ chuyên gia phải đa ra đợc danh sách các nhà thầu đợc đánh giá tiếp theo và các nhà thầu bị loại ở bớc
đánh giá sơ bộ này với các lý do bị loại đối với mỗi nhà thầu
2 Đánh giá chi tiết các bản chào:
2.1- Đánh giá về kỹ thuật: Phần này cần đánh giá chi tiết các đề xuất kỹ thuật của nhà thầu và so sánh với yêu cầu của HSMT có thể
đ-ợc chấp nhận ở mức độ nào:
- Nếu là các sai lệch cơ bản thì bản chào bị loại Các chỉ tiêu bắt buộc nêu trong hồ sơ mời thầu hoặc các thông số chính về thiết bị
là các yếu tố cơ bản đợc xem xét đánh giá
- Nếu các sai lệch cần phải làm rõ thì đề xuất làm rõ, quá trình làm rõ, kết quả đánh giá sau khi làm rõ
Trang 8- Nếu sai lệch có thể tạm thời chấp nhận đánh giá tiếp thì mức
độ điều chỉnh giá thế nào và nếu nhà thầu đợc kiến nghị xếp thứ nhất thì khi mời vào thơng thảo hoàn thiện hợp đồng cần phải làm rõ nội dung gì
Nếu hồ sơ chào thầu tuân thủ theo đúng yêu cầu trong HSMT thì
đánh giá nêu rõ là đáp ứng
Các nội dung đánh giá chi tiết trên đa vào bảng theo mẫu số 4a
kèm theo hoặc trờng hợp trong tiêu chuẩn đánh giá thầu có quy
định bảng điểm đánh giá thì đợc đánh giá theo bảng điểm quy
định và lập bảng đánh giá theo mẫu 4b kèm theo.
Trên cơ sở đánh giá kỹ thuật, việc tính toán xác định hiệu chỉnh
sai lệch về kỹ thuật đợc thực hiện và kê chi tiết theo mẫu 5.1 kèm
theo
Trong bớc đánh giá này tổ chuyên gia phải xác định đợc danh sách ngắn để cho phép đánh giá các bớc tiếp theo Phần thuyết minh chỉ nhấn mạnh những điểm nổi bật và các lý do nhà thầu bị loại do phần này nếu có
2.2 Sửa lỗi : Theo nguyên tắc đã quy định trong hồ sơ mời thầu Bớc này cần có rà roát chi tiết để phát hiện các sai lỗi số học theo nguyên tắc đã quy định trong HSMT Thông thờng tổ chuyên gia đợc cung cấp một file chạy trên Excel bảng tiên lợng mời thầu sau đó lần lợt
điền gía chào thầu của từng nhà thầu để ra kết quả so với bảng chào thầu của nhà thầu và phát hiện các lỗi số học Các bảng chi tiết này tổ chuyên gia có thể không cần in kèm theo báo cáo đánh giá thầu
mà chỉ dùng để phát hiện các sai lỗi số học Các mục đợc sửa lỗi số
học phải kê chi tiết trong bảng tổng hợp lập theo mẫu số 5.2 kèm theo Các số liệu về sửa lỗi số học phải thông báo đến nhà thầu để có xác nhận chính thức Nhà thầu sẽ bị loại nếu có sai lỗi số học lớn hơn cho phép hoặc không chấp nhận các sửa lỗi số học
2.3 Chuyển về một đồng tiền để đánh giá:
Trờng hợp cho phép nhà thầu chào nhiều đồng tiền khác nhau thì trớc khi tiến hành đánh giá chi tiết cần phải chuyển tất cả các giá chào
về một loại đồng tiền theo quy định trong hồ sơ mời thầu và tiêu chuẩn đánh giá thầu để đánh giá
2.4- Đánh giá về tài chính và thơng mại:
a/- Phạm vi công việc:
Trong phần này cần đánh giá so sánh phạm công việc của bản chào có sai khác gì so với HSMT yêu cầu Trên cơ sở đánh giá này việc tính toán xác định hiệu chỉnh sai lệch đợc thực hiện và kê chi tiết
theo mẫu 5.3 kèm theo
b/- Yêu cầu về vốn và thanh toán:
Đối với những gói thầu mà việc thanh toán vốn đã đợc nêu rõ trong
hồ sơ mời thầu, những đề xuất của nhà thầu sai khác phải đợc đánh
Trang 9giá và hiệu chỉnh để đa các bản chào về cùng mặt bằng về điều kiện quy định trong hồ sơ mời thầu để so sánh và kê chi tiết theo
mẫu số 5.4 kèm theo.
c/- Các yêu cầu khác đã nêu trong hồ sơ mời thầu:
Tất cả các quy định nêu trong hồ sơ mời thầu là yêu cầu bắt buộc
đối với các nhà thầu, vì vậy mọi đề xuất sai lệch so với các yêu cầu trên cần đợc đánh giá và hiệu chỉnh để đa các bản chào về cùng mặt bằng về điều kiện quy định trong hồ sơ mời thầu để so sánh
và kê chi tiết tính hieehu chỉnh sai lệch theo mẫu số 5.5 kèm theo.
3 Xác định giá đánh giá và xếp hạng.
Trên cơ sở các bớc đánh giá chi tiết trên, tổ chuyên gia tổng hợp và
tính toán các hiệu chỉnh sai lệch theo mẫu 5.1 đến 5 5 kèm theo
Bảng tổng hợp xác định giá đánh giá và xếp hạng đợc kê theo mẫu số
6 kèm theo.
4 Đánh giá phơng án thay thế:
Trong trờng hợp hồ sơ mời thầu cho phép chào phơng án thay thế
và các bản chào có đề xuất phơng án thì tổ chuyên gia có đánh giá chi tiết và đề xuất các nội dung cụ thể để thơng thảo với nhà thầu
đợc đánh giá xếp hạng số 1 nêu trên
Đánh giá về các điều kiện hậu tuyển để chọn nhà thầu kiến nghị trúng thầu ( nếu cần)
VI Kiến nghị:
Trên cơ sở các bớc đánh giá trên Tổ chuyên gia phải đa ra kết luận và kiến nghị cụ thể bao gồm các nội dung chính sau:
1- Giá trúng thầu: Giá trúng thầu phải đảm bảo là giá trần cho
việc ký hợp đồng vì vậy giá đề nghị trúng thầu phải bao gồm:
+ Giá chào của nhà thầu sau khi hiệu chỉnh lỗi số học
+ Hiệu chỉnh về phạm vi công việc
+ Hiệu chỉnh các sai lệch về kỹ thuật Phần hiệu chỉnh về kỹ thuật chỉ đa vào dự kiến những mục mà theo đánh giá của tổ chuyên gia là hợp lý khi yêu cầu nhà thầu trúng thầu phải thực hiện Việc quyết định giá hiệu chỉnh đợc xác định cụ thể trong quá trình thơng thảo hoàn thiện hợp đồng có tham khảo đến đơn giá của các thiết bị có yêu cầu kỹ thuật tơng tự của các nhà thầu khác và giá tham khảo thị trờng Những sai lệch kỹ thuật cơ bản của bản chào là lý do để bản chào bị loại trong các bớc đánh giá thầu, vì vậy những sai lệch xem xét trong thơng thảo đợc hiểu chỉ là các sai lệch nhỏ hoặc các sai lệch đợc bên mời thầu chủ động làm rõ hay yêu cầu
bổ sung để đạt đợc mục tiêu thực hiện gói thầu hoàn thiện nhất
Trang 10+ Hiệu chỉnh về thiết kế Nếu có việc hiệu chỉnh về thiết kế thì cần nêu rõ và phải có thoả thuận với cơ quan thiết kế trớc khi trình
+ Bổ sung phạm vi công việc khác mà theo bên mời thầu là hợp lý Ví dụ nh phụ tùng thay thế, mua thêm thiết bị dự phòng, đào tạo + Phơng án thay thế (nếu có)
Trong thành phần giá trúng thầu cũng cần phải tách riêng cho các phần phù hợp với điều kiện giao hàng, bảo hiểm, thuế phí
2- Loại hợp đồng: Nếu là hợp đồng có điều chỉnh giá thì phải
nêu rõ các nguyên tắc điều chỉnh giá
3- Tiến độ thực hiện hợp đồng.
4- Những nội dung cần đàm phán và làm rõ với nhà thầu
nhằm mục đích hoàn thiện hợp đồng trớc khi chấp nhận trúng thầu