BÁO CÁO THỰC TẬP TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG HÓA doc

Về phía Công ty TNHH Dịch vụ hàng hóa T.O.P tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến: chị Lương Tú Ngọc – là người cho tôi một cơ hội để đến thực tập tại doanh nghiệp; chị Cẩm Tú, phó giám

i

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI

Tên cơ quan thực tập : CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG HÓA T.O.P

Thời gian thực tập : 09/01/2012 – 02/03/2012

Người hướng dẫn : ThS Huỳnh Thiện Quốc Việt

Sinh viên thực hiện : Nguyễn Song Nhì

<03/2012>

NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY THỰC TẬP

Ngày… tháng … năm 2012

Báo cáo thực tập nhận thức Trang ii

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN CHẤM BÁO CÁO

MỤC LỤC

NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY THỰC TẬP i

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN CHẤM BÁO CÁO ii

MỤC LỤC iii

DANH SÁCH BẢNG BIỂU, HÌNH ẢNH v

LỊCH TRÌNH LÀM VIỆC vii

TRÍCH YẾU 1

I GIỚI THIỆU CƠ QUAN THỰC TẬP 2

1 Lịch sử hình thành và phát triển 2

2 Chức năng và nhiệm vụ: 4

a) Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp 5

b) Phòng ban và chức năng 6

I THỰC TRẠNG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI DOANH NGHIỆP 7

1 Thực trạng tình hình nhân sự của doanh nghiệp 7

a) Số lượng nhân viên: 7

b) Thời gian làm việc: 7

c) Đào tạo, thâm niên: 8

d) Các chính sách khác: 8

2 Các công việc được giao 8

a) Sử dụng các thiết bị văn phòng: 8

b) Ra cảng kê khai, sắp xếp hàng lên container: 9

c) Các công việc hỗ trợ khác: 10

d) Kinh nghiệm: 10

3 Các công việc nghiên cứu thêm về doanh nghiệp (không được giao) 13

Báo cáo thực tập nhận thức Trang iv

a) Tìm hiểu về Ergonomics đang được áp dụng tại doanh nghiệp 13

b) Tìm hiểu về hệ thống phòng cháy chữa cháy của tòa nhà Central Garden 14

c) Tìm hiểu hệ thống thoát hiểm khi có sự cố. 14

d) Tìm hiểu về an toàn, bảo mật thông tin của doanh nghiệp. 15

e) Tìm hiểu đời sống của nhân viên doanh nghiệp. 16

II KẾT LUẬN 17

TÀI LIỆU THAM KHẢO 20

PHỤ LỤC 21

CÁC HÌNH ẢNH T.O.P VIỆT NAM (Nguồn: http://topcargovn.com/) 21

TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY: 24

1 Ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh: 24

2 Mạng lưới phân bổ của các Đại Lý: 25

3 Quy trình hoạt động kinh doanh: 25

4 Kết quả hoạt động kinh doanh: 26

THÔNG TIN VỀ CENTRAL GARDEN 28

DANH SÁCH BẢNG BIỂU, HÌNH ẢNH

Hình 1 - Logo công ty 2

Hình 2 - Nhân viên T.O.P TP.HCM 4

Hình 3 - Sơ đồ tổ chức công ty - Nguồn: Công ty 5

Hình 4 - Một góc làm việc của nhân viên T.O.P 13

Hình 5 - Hệ thống phòng cháy chữa cháy tại tòa nhà 14

Hình 6 - Tòa nhà Central Garden 15

Hình 7 - Skype 15

Hình 8 - Hoạt động ngoài trời của công ty 16

Hình 9 - Các hình tham khảo thêm về T.O.P 24

Hình 10 - Bảng mức độ tăng trưởng doanh thu 26

Hình 11 - Khối lượng hàng hóa xuất, nhập 27

Báo cáo thực tập nhận thức Trang vi

LỜI CẢM ƠN

Tôi cho rằng tôi cần phải cám ơn rất nhiều người trong bài báo cáo này (nếu lời cảm ơn của tôi quá dong dài mong Ban giám khảo bỏ quá cho) Về phía Công ty TNHH Dịch vụ hàng hóa T.O.P tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến: chị Lương Tú Ngọc – là người cho tôi một cơ hội để đến thực tập tại doanh nghiệp; chị Cẩm Tú, phó giám đốc – là người chia sẻ và dạy tôi nhiều bài học tôi không/chưa có cơ hội biết đến; xin cám ơn chị Mỹ Trân, anh Phước, anh Long,… đã giúp đỡ tôi rất nhiều

Về phía trường ĐH Hoa Sen, tôi xin gửi lời cảm ơn đến giảng viên hướng dẫn, người thầy lớn của tôi Th.S Huỳnh Thiện Quốc Việt – người cho tôi những lời khuyên

bổ ích và những hướng dẫn tận tình; xin cảm ơn thầy Phạm Văn Minh vì những kinh nghiệm Quản lý thời gian của thầy đã mang lại những thành công và hiệu quả nhất định khi làm việc

Lời cuối, tôi xin gửi lời cảm ơn đến anh Vương Hoàng Dương, sinh viên năm cuối ngành Quản trị nhân lực vì sự chia sẻ những kinh nghiệm thực tập của anh trong cuốn báo cáo của anh, tôi đã tiếp thu những điều hay và chia sẻ chúng tại trang web cá nhân của mình http://quanlynhansu.info

LỊCH TRÌNH LÀM VIỆC

01  Tìm thông tin cơ quan thực tập

 Họp nhóm thực tập với giảng viên hướng dẫn

02

03  Hoàn thành trích yếu, nhập đề, lời cảm ơn, phần I của báo cáo

 Có cuộc gặp trao đổi với giảng viên hướng dẫn

04

05  Hoàn thành phần II của báo cáo

 Họp nhóm thực tập với giảng viên hướng dẫn

 Thu thập phụ lục

06

07

 Chỉnh sửa toàn bộ báo cáo

 Thiết kế slide trình chiếu

 Họp nhóm với giảng viên hướng dẫn

08  Kết thúc thực tập

 Hoàn chỉnh báo cáo và slide trình chíếu

Báo cáo thực tập nhận thức Trang 1

TRÍCH YẾU

Qua quá trình học tập dài ở môi trường đại học, tuy có đi thực tế ở các doanh nghiệp để phục vụ cho các đề án, viết tiểu luận nhưng tôi phải chấp nhận phần lớn doanh nghiệp đưa ra những khía cạnh tốt đẹp cho chúng tôi xem Đã 7 học kỳ liên tiếp tôi học trong môi trường đại học, và học kỳ thực tập nhận thức lần này mang cho tôi những luồng gió mới; với tôi đó là cơ hội tuyệt vời mà trường (chương trình học) mang lại cho tôi Trước khi đi vào thực tập, tôi có rất nhiều mục tiêu hướng tới:

 Tôi muốn kiểm tra khả năng thích ứng, hòa nhập vào môi trường mới của bản thân

 Tôi muốn biết với kiến thức của mình, tôi có thật sự thành công trong 7 học kỳ vừa qua khi ra làm việc ở môi trường thực tế

 Tôi muốn quan sát và dành thời gian suy ngẫm về việc lựa chọn nghề nghiệp, cũng như định hướng tương lai mà tôi đã tự vạch ra cho mình có phù hợp với thực tế, hoặc có cần điều chỉnh gì không?

 Tôi muốn rèn luyện thái độ của bản thân với công việc, với môi trường doanh nghiệp thực tế

 Tôi muốn học hỏi những điều hay dù nhỏ nhất từ những người tôi tiếp xúc trong doanh nghiệp

I GIỚI THIỆU CƠ QUAN THỰC TẬP

 Tên công ty viết bằng tiếng Việt: CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG

HÓA T.O.P

 Tên công ty viết bằng tiếng Anh: T.O.P CARGO SERVICES CO.,LTD

 Tên công ty viết tắt: T.O.P CO.,LTD

 Địa chỉ trụ sở chính: 225 Bến Chương Dương, Phường Cô Giang, Quận 1,

2002, để tạo thuận lợi cho hoạt động kinh doanh, nên công ty đã tách ra thành công ty TNHH DỊCH VỤ HÀNG HÓA T.O.P và công ty TNHH LIÊN QUỐC Mặc dù với

1

Logo được chụp từ logo đăng tải trên website công ty

Báo cáo thực tập nhận thức Trang 3

tên công ty khác nhau nhưng 2 công ty hoạt động liên kết và quan hệ chặt chẽ với nhau

Công ty TNHH dịch vụ hàng hóa T.O.P được thành lập vào ngày 8 tháng 7 năm 2002, mặc dù chỉ mới thành lập được vài năm, nhưng công ty đã từng bước phát triển trong ngành nghề của mình Hiện nay trên thị trường dịch vụ giao nhận hàng hóa, sự cạnh tranh diễn ra rất khốc liệt, nhưng công ty luôn giành được lợi thế trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là trong việc tìm kiếm khách hàng của mình

Quá trình phát triển:

BCL World Link International được thiết lập từ năm 1998 và T.O.P Cargo Services co.,ltd được đưa vào hoạt động từ tháng 7 năm 2002 để thay thế tên nhóm sao cho phù hợp với mạng lưới của Tổ chức Dịch vụ Vận tải chuyên nghiệp T.O.P.S ( Transport Oriented Professional Services) Và hai văn phòng chi nhánh tại Hà Nội và thành phố Hải Phòng đã được thiết lập trong một thời gian ngắn sau đó, cung cấp một mạng lưới toàn diện cho khách hàng và các đối tác nước ngoài

Đóng vai trò là đại lý giao nhận quốc tế với hơn 35 nhân viên tại 3 văn phòng, tại thời điểm hiện nay, T.O.P CO.,LTD có thể phục vụ khách hàng ở khắp mọi miền của nước Việt Nam Và với phạm vi rộng rãi của các đại lý nước ngoài, T.O.P CO.,LTD còn có thể cung cấp những dịch vụ vận chuyển hàng hải giữa Việt Nam và mọi nơi trên thế giới

Hình 2 - Nhân viên T.O.P TP.HCM 2

Để tham gia vào T.O.P.S, năm 2001, T.O.P CO.,LTD đã trở thành 1 trong những đại lý giao nhận hàng hóa lớn nhất Việt Nam, có thể cung cấp những dịch vụ xuất sắc từ Việt Nam và các quốc gia Đông Nam Á khác tới mọi nơi của châu Âu Trên nền tảng lưu lượng vận tải khổng lồ và mối quan hệ tốt với các hãng tàu lớn, T.O.P CO.,LTD có thể đưa ra mức phí vận tải cạnh tranh nhất mà khách hàng có thể tiết kiệm được khá nhiều khi sử dụng dịch vụ của công ty

2 Chức năng và nhiệm vụ:

 Công ty TNHH DVHH T.O.P được thành lập để phục vụ hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa, đặc biệt là trong lĩnh vực vận chuyển bằng tàu biển

Công ty thực hiện chức năng nối liền giữa sản xuất và tiêu dùng

 Công ty trực tiếp giao nhận xuất nhập khẩu hàng hóa trong nước và quốc tế, và được phép xuất nhập khẩu tất cả các mặt hàng trong phạm vi cho phép của Nhà

nước

 Tổ chức hoạt động kinh doanh dịch vụ đại lý, môi giới vận tải, và các dịch vụ

liên quan đến thủ tục hải quan

2

- Nguồn: http://topcargovn.com/ , xem thêm tại PHỤC LỤC

Báo cáo thực tập nhận thức Trang 5

a) Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp

Hình 3 - Sơ đồ tổ chức công ty - Nguồn: Công ty

b) Phòng ban và chức năng

Để tiện lợi trong công tác quản lý, Ban giám đốc đã đề ra các nhiệm vụ sau:

 Đối với bộ phận kinh doanh:

+ Có nhiệm vụ tìm kiếm và tạo mối quan hệ tốt với khách hàng

+ Tổ chức đội ngũ nhân viên năng động trong công tác tìm kiếm thị trường + Xây dựng mối quan hệ tốt và rộng rãi với các hãng tàu để tranh thủ được các sự

ưu đãi, sự đãi ngộ nhằm tạo thêm sự thuận lợi trong việc kinh doanh của công ty + Tổ chức tiếp thị quảng cáo để tạo thương hiệu, cũng như quảng bá thương hiệu

để nhằm hỗ trợ cho việc tìm kiếm khách hàng và tăng sức cạnh trạnh với các công

ty khác trong cùng lĩnh vực

 Đối với bộ phận đại lý chứng từ:

+ Liên hệ với đại lý đối tác nước ngoài để kiểm soát việc giao nhận hàng hóa cho khách hàng đúng lịch trình như đã định

+ Kiểm tra tính chính xác và xử lý kịp thời các lỗi trong bộ chứng từ, để việc giao nhận hàng diễn ra nhanh chóng

 Đối với bộ phận tài chính – kế toán:

+ Thực hiện tốt công tác hạch toán theo đúng quy định của pháp luật

+ Giúp ban giám đốc phát huy hiệu quả của việc xoay chuyển vốn có hiệu quả trong kinh doanh

 Đối với bộ phận nhân sự:

 Hoạch định kế hoạch nhân sự, cũng như phát triển nguồn nhân lực trong công

ty

 Chăm lo đời sống vật chất, tinh thần của toàn thể nhân viên

 Tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên hoàn thành tốt công việc được giao

 Đối với bộ phận xuất nhập khẩu, logistics:

Báo cáo thực tập nhận thức Trang 7

 Đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa thong suốt

 Thực hiện kê khai, nghĩa vụ nộp thuế,… đúng pháp luật

 Kiểm tra tính chính xác và xử lý kịp thời các lỗi trong bộ chứng từ, để việc giao nhận hàng diễn ra nhanh chóng

I THỰC TRẠNG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI DOANH NGHIỆP

Có nhiều điểm tôi thiết nghĩ một cá nhân khi hoàn thành thực tập sẽ ít đề cập, đó là điều chắc chắn vì nếu những điều còn mang ý “tranh cãi” sẽ không mang “lợi thế về điểm số” cho sinh viên, tôi xin được doanh nghiệp này thực tập là do tôi có quen biết với chị trưởng bộ phận “Vận hành” (Operation Manager – chị Lương Tú Ngọc) nên đây là cơ hội cho tôi tiếp cận doanh nghiệp dễ dàng Đây cũng là lợi điểm ban đầu khi thực tập với danh nghĩa bạn của chị Ngọc Công ty không có bộ phận quản lý nhân sự

rõ ràng , tuy nhiên tôi rất ấn tượng với doanh nghiệp khi lần đầu đến làm môi trường làm việc (T.O.P là thành viên của T.O.P.S): môi trường làm việc thân thiện, gần gũi

và có cảm giác như gia đình… nên tôi quyết tìm hiểu về những điều thú vị ở doanh nghiệp trong quá trình thực tập

1 Thực trạng tình hình nhân sự của doanh nghiệp

a) Số lượng nhân viên:

Công ty có 20 nhân viên, trong đó 14 nữ và 6 nam, xét về góc độ giới tính công

ty có sự chênh lệch giới tính khá lớn 14 nữ so với 6 nam Nhân viên ở công ty có quê

ở các tỉnh miền Tây (Vĩnh Long, Cần Thơ, )

b) Thời gian làm việc:

Giờ làm việc của nhân viên buổi sáng từ 8h – 12h; buổi chiều từ 13h30 đến 17h (7,5 giờ/ngày) Nhân viên làm việc 5 ngày/tuần (từ thứ 2 đến thứ 6) Tuy nhiên, một số vị trí có thể linh hoạt giờ làm; chẳng hạn bộ phận bán hàng có thể linh động đến trễ hơn, hoặc về sớm hơn (làm việc theo khối lượng công việc) Một số nhân viên của công ty thường xuyên ra ngoài theo nhiệm vụ công việc như kê khai chứng từ bên hải quan, đi lấy chứng từ ở các công ty đối tác,…

c) Đào tạo, thâm niên:

Nhân viên hiện tại đều có thâm niên trên 2 năm (không có nhân viên được tuyển gần đây, người làm việc ít nhất cũng 2 năm, nhiều nhất hơn 10 năm)

Hầu hết các nhân viên đều có khả năng làm tất cả các vị trí còn lại, những nhân viên làm việc lâu năm thường đã kinh qua tất cả các công việc (trừ kế toán)

Công ty đào tạo, phát triển nhân viên theo cách đào tạo tại chỗ (cầm tay chỉ việc) Tuy nhiên, điểm khá thú vị ở công ty là phần lớn người mới vào làm tại công ty chưa biết bất kỳ thông tin, kiến thức, kỹ năng liên quan đến nghề mà đều được doanh nghiệp đào tạo Theo phát biểu của chị Tú (phó giám đốc), hầu hết những nhân viên qua đào tạo của công ty sau khoảng 5 năm kinh nghiệm làm việc tại T.O.P cargo khi rời T.O.P đều nắm những vị trí quan trọng tại những doanh nghiệp ngành nghề tương

Nhân viên tự nấu cơm và ăn trưa tại công ty, có trường hợp công ty cho phép nhân viên ở tại công ty

Công ty thường xuyên tổ chức các hoạt động cho nhân viên của mình tham gia, các chuyến đi dài ngày, hoặc các chuyến đi tự phát với các hoạt động rất thú vị như đi bắn súng sơn, đi ăn,…

2 Các công việc được giao

a) Sử dụng các thiết bị văn phòng:

 Sử dụng máy Photo Copy để sao chép các tài liệu, hóa đơn, chứng từ cho doanh nghiệp

Báo cáo thực tập nhận thức Trang 9

 Sử dụng máy fax để scan các chứng từ cho doanh nghiệp

 Sử dụng điện thoại để liên lạc đối tác, yêu cầu chứng từ khi họ chậm trễ

Nhận xét về công việc:

 Việc nhân viên thường xuyên di chuyển để sử dụng các thiết bị văn phòng sẽ tạo điều kiện cho nhân viên không ngồi lì một chỗ mà luôn vận động Việc sử dụng các thiết bị này còn giúp nhân viên tránh được một số bệnh văn phòng như đau lung, béo phì,…

 Đây là công việc tôi làm thường xuyên và theo đánh giá chung đây là công việc đơn giản Việc sử dụng các máy móc thiết bị văn phòng tôi đã được hướng dẫn

cụ thể trong môn học Quản trị và điều hành văn phòng 1

 Trong thời gian các anh chị quản lý đi công tác đây là cơ hội cho tôi làm việc gọi điện thoại để liên lạc đối tác yêu cầu các giấy tờ họ giao chậm cho chúng tôi Công việc này cũng khá khó khăn vì thường đối tác chậm trễ nên cố tình tránh nhận cuộc gọi từ mình, hoặc họ có nhiều lý do, dong dài,…

b) Ra cảng kê khai, sắp xếp hàng lên container:

 Được tiếp cận với các thủ tục kê khai hải quan

 Giám sát hoạt động bốc dỡ hàng hóa lên container

 Công việc kê khai giấy tờ thường được các anh thuê bên ngoài thực hiện

 Ngoài cảng tương đối nóng, ồn ào và xe container chạy ẩu, hơi nguy hiểm nếu không tập trung quan sát khi đi trong khuôn viên cảng

 Thái độ làm việc của các cán bộ ở cảng không thân thiện lắm

 Ngoài ra tôi còn được chứng kiến những anh, chú bác bốc dỡ hàng hóa Đây là những công nhân bốc xếp, quan sát họ làm việc tôi cảm thấy được sự khổ cực của người lao động nhưng hưởng số tiền thù lao rất ít Các công nhân bốc xếp bốc xếp một container 30 khối chỉ với thù lao khoảng 100 nghìn đồng

 Tôi cảm thấy rất khó chịu trước thái độ làm việc của các công nhân lái xe nâng,

họ làm việc vội vàng, ẩu và nguy hiểm cho người khác

 Ngoài hàng của công ty được đóng container (công ty gọi đó là hàng lẻ), tôi còn có dịp quan sát những hàng hóa khác được bốc xếp vào container, chẳng hạn cao su, vải,… Trên những kiện hàng đặc biệt như cao su phải có mộc không có mầm bệnh thì hàng hóa đó mới hợp lệ, còn nếu chưa được đóng dấu chứng minh thì hàng hóa sẽ được trả lại Việt Nam

c) Các công việc hỗ trợ khác:

 Đưa các giấy tờ cho chị phó giám đốc ký

 Nhập dữ liệu cho doanh nghiệp

Nhận xét về công việc:

 Đây là những công việc hỗ trợ, so với nhân viên bình thường trong công ty thì

đó là những việc vặt, tuy nhiên tôi vẫn ghi nhận vào Những công việc đã làm vì tôi thấy công việc có những thú vị riêng Chẳng hạn, khi được nhờ đưa giấy tờ cho phó giám đốc ký tôi phải nhớ vị trí cần ký và thường những công việc này tôi có những cuộc trao đổi rất thú vị với các anh chị

 Tôi được giao nhập dữ liệu các hàng hóa đã nhập và xuất vào file excel Đây là công việc thuần nhập dữ liệu và cần tập trung thì mới tiến hành nhanh được

d) Kinh nghiệm:

Kinh nghiệm của bản thân khi thực hiện các công việc được giao:

 Được thực tập vào học kỳ phụ cận Tết nên khối lượng công việc ban đầu tôi nhận định ở doanh nghiệp là không nhiều Ngoài ra do tình hình khó khăn