Lựa chọn và làm việc với người làm công tác bảo quản potx

Lựa chọn và làm việc với người làm công tác bảo quảnJan Paris - Cán bộ bảo quản, Trường Đại học Bắc Carolina “Người làm công tác bảo quản, phục chế, bảo tồn là mắt xích sống quan trọng,

Lựa chọn và làm việc với người làm công tác bảo quản

Jan Paris - Cán bộ bảo quản, Trường Đại học Bắc Carolina

“Người làm công tác bảo quản, phục chế, bảo tồn là mắt xích sống quan trọng, không thể thiếu được trong trong dây chuỗi loài người làm nhiệm vụ liên kết thành công hôm qua với khả năng ngày mai”

James H Billington, Cán bộ Thư viện Quốc hội

Điều cần thiết về mặt Đạo đức của công tác Bảo quản

phải được chú ý bảo quản, tại những cơ quan không có cán

bộ bảo quản, tài liệu quí hiếm phải gửi đi bảo quản ở nơi khác Lựa chọn người làm công tác bảo quản là bước quan trọng để có được dịch vụ bảo quản trách nhiệm

Để trợ giúp trong tiến trình đó, bài viết này khảo sát một số vấn đề có liên quan tới lựa chọn người làm công tác bảo quản Nó tập trung vào bản chất của bảo quản, trình độ và kiến thức của người làm bảo quản và làm thế nào để tìm ra, làm việc với và mong đợi gì từ người làm bảo quản Điểm tập trung là các yếu tố liên quan đến bảo quản tài liệu đặc biệt, tức là những tài liệu có ý nghĩa vì sự lâu đời của chúng,

sự quí hiếm, vẻ đẹp, giá trị về mặt tiền bạc hoặc tầm quan trọng về mặt lịch sử hay thư mục.(1) Những yếu tố này thích hợp với những vật tạo tác mà có đặc điểm vật lý (như minh họa màu sắc, bản đồ gấp hoặc biểu đồ) cần phải được bảo quản về mặt chất Có nghĩa là thậm chí giá trị nội tại của vật tạo tác đó không đòi hỏi sự bảo quản, xử lý có thể chỉ là lựa chọn tùy thích nếu như đặc điểm vật lý cản trở việc tái định dạng hoặc các cách thay đổi khác

Bảo quản và người làm công tác bảo quản chuyên nghiệp

Một số tài liệu trong bộ sưu tập rất có ý nghĩa do vậy chúng cần phải được chú ý bảo quản Việc bảo quản những tài liệu như vậy đặc biệt thích hợp khi chúng không thể dùng được

thậm chí dùng cẩn thận không gây hỏng, khi chúng không ổn định về mặt vật lý hay hóa học hoặc khi chúng chịu sự xử lý không thích hợp trong quá khứ.(2)

Xử lý bảo quản là việc dùng kỹ thuật và chất liệu để làm ổn định về mặt hóa học, gia cố về mặt chất những tài liệu trong sưu tập Mục đích của xử lý bảo quản tài liệu có giá trị về mặt tạo tác là đảm bảo tuổi thọ của tài liệu và tiếp tục được đưa ra sử dụng trong khi thay đổi các đặc điểm vật lý ở mức thấp nhất Bảo quản cũng bao gồm những quyết định có liên quan tới việc nhận diện dạng tài liệu cần xử lý và xác định các cách xử lý thích hợp

Xử lý bảo quản sưu tập tài liệu đặc biệt đòi hỏi sự đánh giá

và kinh nghiệm của người làm công tác bảo quản có trình

độ Một cán bộ bảo quản chuyên nghiệp là một người được đào tạo cao, có kiến thức thực tiễn và lý thuyết rộng về

+ ngụ ý của các xử lý được đề xuất

Một nhà bảo quản đồng thời cũng chứng minh được các khía cạnh của công việc tuân thủ theo các chuẩn mực thực hành

Bảo quản là một lĩnh vực tương đối mới mà trong suốt mười năm qua đã trải qua một giai đoạn phát triển nhanh và tính chuyên môn hóa ngày càng tăng, đặc biệt là trong lĩnh vực bảo quản thư viện và lưu trữ Tuy nhiên, cho đến nay, lĩnh vực này chưa có hệ thống giáo dục chính thức, qui trình đánh giá chuyên môn hoặc chuẩn mực chuyên môn quốc gia

Chính vì lý do này mà đôi khi rất khó khăn để tìm ra và lựa chọn một người làm bảo quản được đào tạo và đủ chuyên môn để cung cấp các dịch vụ xử lý theo yêu cầu Để đánh giá người làm công tác bảo quản có triển vọng phải xem xét việc đào tạo về bảo quản của cá nhân đó, khoảng thời gian đào tạo, mức độ kinh nghiệm thực tế và chuyên môn Ngoài

ra liên hệ với khách hàng và chú ý tới người làm chứng để đảm bảo bạn có một sự lựa chọn tốt nhất và có cơ sở

Đào tạo người làm công tác bảo quản

Người bảo quản giỏi được đào tạo theo một trong hai cách: thông qua việc hoàn thành một chương trình sau đại học để được bằng thạc sĩ hoặc thông qua một thời gian học nghề dài Sáu chương trình đào tạo sau đại học ở Bắc Mỹ cung

cấp chương trình học thuật từ hai đến ba năm bao gồm lịch

sử và khoa học lưu giữ tài liệu, bối cảnh văn hóa của tác phẩm và thực tiễn xử lý bảo quản.(3) Năm cuối cùng dành

để lĩnh hội kinh nghiệm thực tế từ sự hướng dẫn của người làm bảo quản có uy tín chuyên trong lĩnh vực bảo quản Những người tốt nghiệp thường theo tiếp thêm khóa học nâng cao một năm hoặc theo đuổi nghiên cứu hay cơ hội nghiên cứu thông qua các chương trình học bổng đang có

Một số người không chọn chương trình đào tạo cao học vì chi phí cao, chương trình không phù hợp với sự quan tâm của họ hoặc vì một vài lý do khác Đối với những người như vậy, đào tạo thông qua học nghề là cách thay thế Thành công của bất kỳ chương trình học nghề nào đều phụ thuộc vào sự nhanh trí của mỗi cá nhân để có được kiến thức thực hành và lý thuyết sâu rộng thông qua chương trình nâng cao tại các phòng thực tập bảo quản; tham dự hội thảo; thảo luận; và các chương trình học thuật được lựa chọn; và tự đọc, tự nghiên cứu Đào tạo học nghề đặc biệt phổ biến ở những nơi mà cơ hội đào tạo đại học chính quy hết sức hạn chế, nó có thể mang lại sự chuẩn bị tốt cho việc bảo quản sách Vì các chiến lược đào tạo học nghề khác nhau đáng kể

và chất lượng kết quả đa dạng, do vậy việc đánh giá kỹ lưỡng từng cá nhân trở nên hết sức quan trọng

Một người được đào tạo chuyên đóng sách không nhất thiết phải là người bảo quản sách Trong khi người này có thể có nhiều kỹ năng hướng dẫn cần thiết nhưng lại không có kiến thức rộng hơn để đánh giá, đề xuất và tiến hành xử lý thích hợp theo quan điểm bảo quản Tương tự như vậy, xưởng làm khung chuyên nghiệp có thể có “phục chế giấy’’ trong danh mục dịch vụ, nhưng người làm khung có thể lại không có kiến thức cần thiết để đưa ra quyết định bảo quản

Bất kể được đào tạo theo loại hình nào, tất cả những người làm công tác bảo quản đều chuyên xử lý các dạng tài liệu đặc biệt và chỉ có thể đưa ra những lời khuyên chung về kho tàng, lưu giữ hoặc bảo quản tài liệu Ví dụ, một người bảo quản sách có trách nhiệm sẽ không cung cấp tư vấn về mặt

kỹ thuật hoặc xử lý các công trình nghệ thuật hoặc đồ đạc bởi vì vấn đề này nằm ngoài chuyên môn của họ

Là thành viên và tham gia tích cực vào tổ chức chuyên môn của lĩnh vực chứng tỏ mối quan tâm của người làm bảo quản trong việc bắt kịp với phát triển khoa học kỹ thuật, trao đổi thông tin và đẩy mạnh giao tiếp nghề nghiệp Để đạt được mục tiêu này, rất nhiều người làm công tác bảo quản chuyên nghiệp trực thuộc các tổ chức như Viện Bảo Quản Mỹ

(AIC), Viện Bảo Quản Quốc tế (IIC) và các hiệp hội bảo

quản khu vực Khi không biết chắc chắn về kiến thức, sự thành thạo hoặc đạo đức của người làm bảo quản thì danh vị thành viên trong một tổ chức nghề nghiệp là một bằng chứng quan trọng cho thấy sự liên quan nghề nghiệp , không có yếu

tố này thì không thể theo kịp sự phát triển trong lĩnh vực

Diện thành viên có thể cung cấp đôi nét về kinh nghiệm của người làm bảo quản Đặc biệt, danh vị “Hội viên” (Fellow) hoặc “Đồng nghiệp” (Professional Associate) trong AIC được trao sau một số năm nhất định trong ngành, dựa trên quá trình đánh giá chi tiết Các diện thành viên này chỉ ra rằng người làm bảo quản đồng ý tuân thủ Qui ước AIC về Đạo đức và Chuẩn mực Nghề nghiệp Qui ước và Chuẩn mực AIC được đưa ra để “hướng dẫn người làm bảo quản về thông lệ đạo đức của nghề nghiệp và kêu gọi “sự tôn trọng bền vững tính toàn vẹn về mặt thẩm mỹ, lịch sử và chất lượng của vật thể”

Làm thế nào để tìm được người làm bảo quản

Tìm ra một người làm bảo quản có trình độ đòi hỏi sự nhanh trí và tính kiên nhẫn, vì không phải chỗ nào cũng có chuyên môn bảo quản (đặc biệt là bảo quản sách) và những người làm bảo quản không tự quảng cáo

Bắt đầu bằng cách đưa ra một danh sách những người làm

bảo quản có tiềm năng Liên hệ phòng bảo quản của thư viện, bảo tàng, lưu trữ kề gần Nhân viên thường là nguồn cung cấp thông tin và lời khuyên bao quát Họ có thề giới thiệu người làm bảo quản tư nhân ở vùng lân cận hoặc các trung tâm khu vực có cung cấp dịch vụ xử lý bảo quản

Trong một vài trường hợp, người làm bảo quản thuộc một cơ quan có thể chấp nhận việc riêng ngoài việc của cơ quan ra

Ngoài ra hãy liên hệ với những người làm việc trong các phòng sưu tầm đặc biệt của thư viện, cơ quan lưu trữ, hiệp hội lịch sử và những bảo tàng lớn để biết tên những người làm bảo quản mà đã thường xuyên làm việc cho họ Trong mọi trường hợp phải tìm xem liệu sự giới thiệu có được dựa trên kinh nghiệm trực tiếp của người làm bảo quản hay đó là thông tin phụ

Đồng thời gọi điện hoặc viết thư tới Viện Bảo quản Mỹ để

có được các sự giới thiệu khác Hệ thống Giới thiệu Dịch vụ Bảo quản của Quỹ tài trợ Viện Bảo quản Mỹ (FAIC) sẽ cung cấp tên của chuyên viên trong lĩnh vực của bạn hoặc người chuyên xử lý các dạng tạo tác đặc biệt FAIC không xác nhận chất lượng công việc cũng như bản thân người làm bảo quản, nhưng Hệ thống Giới thiệu cung cấp một số thông tin chính giải thích điều mà khách hàng của dịch vụ bảo quản có thể mong đợi từ người làm bảo quản

Những mối liên hệ này sẽ cung cấp tên của một số người làm bảo quản có năng lực Tuy nhiên, sự giới thiệu này

không nhất thiết phải là sự đảm bảo về mặt chất lượng So sánh hàng hoá luôn là một nguyên tắc đúng đắn, thậm chí ngay cả khi tìm kiếm các dịch vụ bảo quản Một loạt các vấn

đề có cơ sở được đưa ra trong những phần sau đây có thể cung cấp một khung cơ sở để đánh giá khả năng của người làm bảo quản

Bạn có thể thấy rằng một số nhà bảo quản trong danh mục không thể cung cấp loại xử lý bảo quản bạn yêu cầu bởi vì vấn đề đặc biệt nằm ngoài khả năng chuyên môn của họ hoặc họ không thể lưu giữ vật tạo tác của bạn trong phòng bảo quản của họ Có thể một số người có nhiều việc tồn đọng quá nên không thể xử lý đồ bảo quản của bạn nhanh như bạn mong muốn

Hãy thận trọng với người làm bảo quản mà làm việc cho bạn nhanh và rẻ Xử lý bảo quản thường mất thời gian và tốn kém Sự chờ đợi và tốn kém cho dịch vụ có chất lượng chỉ là chi phí nhỏ so với rủi ro mà vật tạo tác bị mất hoặc hỏng không thể sửa chữa được vì bị xử lý không thích hợp và không đầy đủ

Nếu bạn ở khu vực ngoại ô có ít người làm bảo quản, đừng ngần ngại gì hãy tìm kiếm những sự giới thiệu người làm

bảo quản ở khu vực khác Rất nhiều người làm bảo quản nhận làm cho khách hàng ở xa và cho bạn lời hướng dẫn về việc gói gém và vận chuyển an toàn những chất liệu dễ vỡ

Họ cũng có thể cung cấp cho bạn thông tin về dịch vụ vận chuyển đường bộ và đường thủy có bảo hiểm, vận chuyển đặc biệt có đảm bảo đối với những vật liệu có giá trị trong khi vận chuyển

Nếu bạn muốn làm điều tra sưu tập tài liệu để giúp bạn đánh gía được nhu cầu bảo quản tổng thể, hãy cân nhắc làm việc với tư vấn bảo quản Điều tra sưu tập tài liệu nhằm mục đích đánh giá điều kiện chung của tài liệu và môi trường lưu giữ

nó Điều tra mang lại những khuyến nghị có thể giúp cơ quan đưa ra kế hoạch bảo quản sưu tập tài liệu lâu dài

Những khuyến nghị như vậy bao gồm đề xuất cải thiện môi trường, thay đổi phương thức, đào tạo cán bộ, dự án cung cấp chỗ mới và xử lý bảo quản tài liệu chọn lọc Việc làm này đặc biệt hữu ích cho các viện mà không có đủ chuyên môn và kinh nghiệm trong việc đánh giá nhu cầu bảo quản Chiến lược giới thiệu như trình bày ở trên sẽ giúp bạn nhận

ra những người đủ chuyên môn làm điều tra bảo quản Một

số tổ chức liệt kê trong mục “Nguồn Thông tin”

(Information Resources) và “Trung tâm Bảo quản Khu vực” (Regional Conservation Centers) cũng cung cấp các dịch vụ

tư vấn và điều tra

Tiếp xúc với người làm bảo quản

Người làm bảo quản sẽ hỏi gì bạn

Để đảm bảo rằng sưu tập của bạn được xử lý đúng cách, cần phải thiết lập mối quan hệ làm việc hợp tác với người làm bảo quản ngay từ ban đầu, do vậy các quyết định xử lý phản ánh sự cân bằng giữa tầm quan trọng về quản lý và bảo

quản Khi bạn đã có được tên của người bảo quản, hãy gọi điện và sắp xếp thời gian, địa điểm để trao đổi nhu cầu bảo quản của bạn Một số người làm bảo quản sẽ tới tận nơi, trong khi một số khác thì lại yêu cầu bạn mang đồ bảo quản đến họ Nếu bạn ở một địa điểm xa, cần thu xếp cho việc vận chuyển đồ để được kiểm tra sau khi đã trao đổi sơ bộ bằng điện thoại

Để cuộc trao đổi ngay từ đầu gặp thuận lợi, hãy sẵng sàng cung cấp cho người làm bảo quản những thông tin sau:

+ bản chất của đồ bảo quản (ví dụ: sách, bản viết tay, nghệ thuật trên giấy)

+ chất liệu thành phần (ví dụ: giấy, da, giấy da)

+ phụ liệu (ví dụ: viết tay, đánh máy, mực in)

+ bản chất của vấn đề (ví dụ: rách, biến dạng về mặt chất, gãy vỡ, một sự kết hợp của các nhân tố)

+ thể loại và phạm vi sử dụng trước đây (ví dụ: sử dụng nghiên cứu giới hạn hay mở rộng, triển lãm)

+ điều kiện môi trường (ví dụ: chỉ sưởi ấm vào mùa đông, điều kiện ổn định có sự kiểm soát độ ẩm và nhiệt độ)

+ hệ thống kho tàng (ví dụ: xếp giá theo chiều đứng hay chiều nằm, hộp và các thiết bị bảo vệ kèm theo)

+ kết quả xử lý mong đợi: (ví dụ: một sự ổn định hoặc bảo

vệ cơ bản, diện mạo được cải thiện, tránh mất thông tin)

Thông tin này rất cần thiết cho người làm bảo quản để đánh giá liệu họ có thể đảm nhận được công việc hay không Đây cũng là thông tin cần thiết nếu người làm bảo quản phải đưa

ra đề xuất xử lý giải quyết được cả hai vấn đề điều kiện vật bảo quản và yêu cầu của cơ quan bạn

Đồng thời cũng phải quyết định trước khi nào bạn muốn công việc hoàn thành và xác định hạn công việc nếu có Cuối cùng phải biết số tiền bạn có vì điều này cho thấy mức

độ xử lý mà bạn có khả năng chi trả Nếu bạn nói rõ với người làm bảo quản ngay từ đầu về mọi vấn đề thì sẽ tiết kiệm được thời gian và sức lực quý báu

Tại thời điểm này, người làm bảo quản có thể đưa gợi ý chung về các cách xử lý và kỹ thuật khác nhau mà có thể phù hợp với đồ bảo quản của bạn Tuy nhiên, đừng mong đợi người làm bảo quản cung cấp cho bạn đề xuất xử lý cụ thể hoặc ước tính chi phí trước khi họ kiểm tra toàn bộ đồ bảo quản

Bạn nên hỏi người làm bảo quản điều gì

Ngay từ đầu hãy đặt câu hỏi mà giúp bạn đánh giá được trình độ và khả năng của người làm bảo quản trong việc xử

lý đồ bảo quản thuộc sưu tập của bạn Hãy nhớ rằng cuộc trao đổi trên đây liên quan đến giáo dục, đào tạo và phát triển nghề nghiệp của người làm bảo quản, câu hỏi của bạn phải giải đáp được các vấn đề:

+ đào tạo

+ thời gian thực hành

+ phạm vi thực hành

+ tư cách hội viên trong tổ chức nghề nghiệp

+ liệu có kiếm được hồ sơ về công việc hoặc báo cáo xử lý Quyết định cách tính chi phí của người làm bảo quản (theo giờ, ngày, hoặc dự án) và nên hay không nên ràng buộc ước

tính chi phí nếu xử lý yêu cầu nhiều hoặc ít hơn thời gian dự trù Hỏi xem liệu có chi phí riêng cho kiểm tra sơ bộ và ước tính – một phần quan trọng nhưng tốn thời gian trong xử lý bảo quản Thông thường người làm bảo quản tính tiền theo giờ, có giá cố định cho kiểm tra sơ bộ , khách hàng quyết định trả được hay không thì mới tiến hành xử lý Tại thời điểm này, làm rõ các vấn đề chi phí bảo hiểm, vận chuyển hoặc các chi phí khác bao gồm trong hóa đơn tổng Chi phí mỗi một nơi trong một nước lại khác nhau và cũng có thể phụ thuộc vào tính chất chuyên môn đặc biệt của người làm bảo quản

Hãy liên lạc với những người làm chứng cho người làm bảo quản, nếu có thể, hãy nói chuyện với người làm việc trực tiếp với người làm bảo quản Hỏi người làm chứng xem liệu

xử lý đó có được hoàn thành theo như mong muốn không, phù hợp với thỏa thuận đã ký và đúng tiến độ Yêu cầu đầy

đủ tư liệu viết tay và ảnh (xem phần “Tiến trình xử lý” dưới đây) Hỏi xem liệu người làm bảo quản có duy trì sự giao tiếp nếu cần trong quá trình xử lý, ví dụ, những mở rộng đột xuất và thay đổi được đề xuất trong quá trình xử lý mà đã được thảo luận đầy đủ Hãy nhớ rằng mỗi một khách hàng

ký hợp đồng dịch vụ xử lý bảo quản vì một lý do khác nhau

vì vậy họ sẽ có những chuẩn mực và tiêu chí khác nhau cho việc đánh giá chất lượng công việc được hoàn thành Hãy