Lên kế hoạch và đánh giá công tác bảo quản Tiến sĩ Margaret Child doc

Lên kế hoạch và đánh øiá công tác bảo quan Tién si Margaret Child Không nên coi việc thiết kế một chương trình bảo quản như một quy trình đặc thù đòi hỏi sự thành thạo chuyên môn trong l

Lên kế hoạch và đánh øiá công tác bảo quan

Tién si Margaret Child

Không nên coi việc thiết kế một chương trình bảo quản như một quy trình đặc thù đòi hỏi sự thành thạo chuyên môn trong lĩnh vực hoá học liên quan đến quy trình xứ lý giấy hoặc đòi hỏi các kỹ năng bảo quản mang tính thực hành Thực ra quá trình này tương tự như việc ra các quyết định quản lý khác: một quá trình phân bồ các nguôn tư liệu sẵn có cho các hoạt động và các chức năng quan trọng đối với việc tiền hành các nhiệm vụ của cơ quan Đề việc ra các quyết định về công tác bảo quản được thực sự rõ ràng, chúng ta cần phải coi bảo quản như là một khâu quan trọng của việc quản lý các tư liệu thu thập được

Giống như các chương trình khác, mục tiêu và các ưu tiên trong chương trình bảo quản cần phải được xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ và định hướng hoạt động của cơ quan Những mục tiêu này cần phải được xác lập dựa trên các chủ trương rõ ràng về vẫn đề thu thập tư liệu Nếu như định hướng hoạt động hoặc chủ trương thu thập tư liệu của cơ quan lập

kế hoạch lại mang tính chung chung, mơ hồ thì cần phải viết lại các tài liệu đó sao cho chúng phản ánh được mục tiêu thực sự của cơ quan lưu trữ, bảo tàng, thư viện và phải thể hiện rõ việc thu thập tư liệu đã giúp sì cho các mục tiêu đó

Việc bảo quản tài sản của một cơ quan lưu trữ, bảo tàng và thư viện được chỉa theo hai tiêu chí Tiêu chí thứ nhất là bảo quản dự phòng, loại

bảo quản này chú trọng đến việc ngăn chặn sự xuống cấp của toàn bộ các tư liệu nói chung Tiêu chí thứ hai là các biện pháp bảo quản phục

chế nhằm sửa lại tình trạng xuống cấp về mặt lý tính hoặc hoá tính Bảo

quản phục chế đòi hỏi một lượng nhân công đông đảo và thường cần đến các chuyên gia có chuyên môn cao, do đó bảo quản phục chế rất tốn kém

và thường chỉ giới hạn trong phạm vi chọn lọc toàn bộ các hiện vật tư liệu sưu tập Bất cứ một quy trình lên kế hoạch nào cũng phải đưa ra được một chương trình có sự kết hợp của hai tiêu chí trên

Phương pháp lập kê hoach

Việc lập kế hoạch bảo quan cân phải áp dụng phương pháp lên kế hoạch chiến lược đạt quy chuẩn Hơn nữa, cần phải phát triển một hệ thống các công cụ chuyên biệt để giúp các nhân viên bảo tàng, nhân viên lưu trữ và các nhân viên thư viện đánh giá được các yêu cầu về bảo quản và định ra các chuẩn ưu tiên để phục vụ yêu cầu đó Tài liệu thực hành ““ Lên kế hoạch bảo quản: Hướng dẫn viết kế hoạch dài hạn” của Trung tâm bảo quản tư liệu Đông Bắc có ý định hỗ trợ các cơ quan đã hoàn tất việc đánh giá yêu cầu cho việc soạn thảo các kế hoạch dài hạn Hiệp hội các thư viện nghiên cứu đã đưa ra “Chương trình lên kế hoạch bảo

quản” Các chương trình này mặc dù nhăm vào các thư viện nghiên cứu

và có ý định được thực hiện dưới sự hỗ trợ tư vẫn của các nhà quản lý công tác bảo quản có kinh nghiệm, nhưng các chương trình này cũng có thể cung cấp những thông tin hữu ích cho việc đánh giá các vẫn đề mà các nơi này quan tâm CALIPR là chương trình phần mềm trọn gói có thể hỗ trợ mọi cơ quan bảo tàng thư viện ở California thực hiện việc

đánh giá các yêu cầu bao quan don giản Các công cụ này cũng như các công cụ khác trong lĩnh vực này giúp các nhà quản lý đánh giá được các yêú tô cơ bản trong việc lập kế hoạch bảo quản: mức độ các tư liệu lưu trữ có thể gặp rủi ro, do nhiều yếu tố khác nhau; các bộ sưu tập có giá trị lâu bên nhất trong các nguôn tư liệu; khả năng về mặt thời gian, nhân

lực, khả năng về kỹ thuật chuyên môn, và khả năng tài chính; khả năng

thực thi mang tính chính trị đối với một số hoạt động cụ thể Kết quả của việc tính toán này phải được kết hợp để tạo ra một danh mục các quy chuan wu tiên

Tink toan rai ro

Cần phải có các dữ liệu đáng tin cậy về mọi khía cạnh khó khăn của

công tác bảo quản trong từng cơ quan bảo tàng, thư viện để bước đầu phục vụ cho việc thiết lập các chính sách ưu tiên trong công tác bảo quản của cơ quan đó Cần phải thu thập các thông tin về mức độ và các dạng xuống cấp, về các điều kiện môi trường trong đó các tư liệu được lưu giữ

AQ ?

và sử dụng, và về hệ thông các chủ trương biện pháp như xác định cháy

nồ và các biện pháp an ninh bảo vệ các hiện vật tư liệu lưu trữ trước các nguy cơ bị huỷ hoại hoặc mât mát

Khiáo sát các điều kiện bảo quản

Nhiéu thư viện nghiên cứu lớn đã tiễn hành các khảo sát tình hình một

cách kỹ lưỡng về các cơ quan lưu trữ của họ trong suốt 15 năm qua Các khảo sát này đã đưa ra các dữ liệu đáng tin cậy về tỷ lệ giấy axít, về độ giòn của giầy, về mức độ mât các cột chữ, về sự xuông câp của các văn

ban và hình vẽ và về tỷ lệ các trang bìa bị hỏng do thiếu các trang bìa phụ để bảo vệ Có khá nhiều tài liệu liên quan đến điều này Hầu hết các khảo sát đều đưa ra cùng một dạng xuống cấp, vì vậy các cơ quan khác không cân phải điều tra kỹ nữa trừ khi cơ quan đó lưu trữ các chủng loại tư liệu khác hoặc lưu trữ trong các điều kiện đặc biệt kém Tuy

nhiên, sẽ là hữu ích nếu mỗi cơ quan có ít nhất một mẫu tư liệu nhỏ

trong kho tư liệu riêng của mình, vừa để khang định rằng các mẫu đó tuân theo các dạng mẫu chuẩn quốc gia vừa để làm vật minh hoạ để đăng ký xin ngân sách và chuân bị đề xin các dự án tài trợ

Khảo sát môi trường

Đề có được các dữ liệu phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch về môi

trường lưu trữ các tư liệu, mỗi cơ quan phải đo và ghỉ lại nhiệt độ, độ âm tương đối để thấy được sự dao động về nhiệt độ và độ âm trong ngày và trong nam C6 thể nhận được hỗ trợ xác lập chương trình giám sát này qua chương trình dịch vụ trong lĩnh vực bảo quản của địa phương, qua các thư viện cúa bang có chương trình bảo quản hoặc qua các thư viện của các trường đại học gần đó có ban quản lý về công tác bảo quản Hỗ trợ từ phía các nhà tư vấn có lúc cũng cần thiết để có thể diễn giải một cách chính xác các dữ liệu thu thập được, nhờ đó có thể chọn lựa các cách phục chế

Làm thé nao để giám sát một cách bao quát về sự thay đổi khí hậu trong từng kho tài liệu là vấn dé mang tính quản lý, mà vẫn đề này lại phụ thuộc vào các điêu kiện tại chỗ và phụ thuộc vào phạm vi nguồn tư liệu

trong kho để có thể tiến hành các khảo sát như vậy Trong việc khảo sát

về điều kiện môi trường của mỗi cơ quan cần phải chú ý đến các nguy cơ thiệt hại tiềm tàng như việc tiếp xúc với ánh sáng qua cửa số hoặc ánh sáng tổng hợp Lý tướng là, mức độ ô nhiễm cũng phải được xem xét, nhưng thực tế thì hầu hết những rắc rối về ô nhiễm đều phải đợi đến khi

có sự đối mới toàn bộ hoặc thay thế hệ thống HVAC

Khảo sát hệ thông bảo vệ và sứ dụng

Ngoài ra, lên một kế hoạch hiệu qua cho chương trình bảo quản đồi hỏi

cơ quan lưu trữ, bảo tàng, thư viện phải xem xét rất nhiều các hệ thông khác nhau, các quy tắc và các chú trương chính sách đã định, để đề

phòng thiệt hại gây ra cho các tư liệu lưu trữ từ việc lưu kho, sứ dụng và

trao đối cũng như từ các hiểm họa, phá hoại và trộm cắp Đảm bảo thực

hiện đúng các biện pháp bảo vệ, các quy tắc và các chủ trương cho phép đánh giá được mức độ các tư liệu sẽ xuống cấp trong tương lai, cũng như trước các thiệt hại bất ngờ

Kết cầu của toà nhà cũng cần phải được khảo sát để có thể tiên liệu các nguy cơ có thể xảy ra như rò rỉ hoặc gây cháy nỗ Hệ thống xác định và dập cháy cũng cần phải được kiểm tra danh gia Các hệ thống an ninh, gôm cả đơn giản lẫn phức tạp và việc lên các kế hoạch đối phó với thảm hoạ cũng cần phải được xem xét Cũng cần phải kiểm tra việc đào tạo người sứ dụng và nhân viên trong việc trồng coi và sử dụng các tư liệu lưu trữ và cũng cân đánh giá các thiết bị lưu trữ, các hợp đồng đóng sách và việc bảo quản microfilm, các hình thức hộp đề bảo quản, lưu trữ,

và các vật liệu dùng trong công tác bảo quản và phục chế Có thể cũng hữu ích khi theo dõi một số các tư liệu, ân phẩm ngay từ khâu bồ sung thông qua trang bìa, túi bọc hoặc các túi đựng, qua ca-ta-lô, qua việc xếp đặt trên giá, qua việc phát hành và qua việc trao đổi giữa các thư viện,

nhờ đó có thể xác định được tất cả các vấn đề về những thủ tục hoặc việc

sử dụng có thể làm hư hại đến tư liệu đó Tiến hành các hoạt động như

vậy sẽ chỉ rõ được những ảnh hướng của những thiệt hại tiềm tàng trong các công việc này

Xác định gia tri

Các nhân viên bảo tàng, thư viện có gắng phát triển kế hoạch chiến lược cho chương trình bảo quản cũng cần đánh giá chiều sâu, tầm rộng của các khu khác nhau trong số các tư liệu lưu trữ đề có thể đánh giá được giá trị tri thức của các tư liệu ấn phẩm đó Trong thư viện thì tổng quan phân nhóm các khu vực tra cứu đã chứng tô là một công cụ hữu hiệu

Chương trình phần mềm CALIPR, như đã đề cập trên đây, đã đưa ra

bốn câu hỏi đơn gian với ý định đánh giá giá trị của các tài liệu ấn phẩm dưới khía cạnh là nguồn tài liệu của toàn bộ thư viện của bang

Một khi cơ sở thư viện không chọn lựa bầt cứ công cụ nào đã nêu trên đầy thì các cau hoi sau sẽ giúp thiết lập các nghiên cứu lâu dài hoặc giá trị giáo dục cúa các tài liệu và các ần phầm về mặt ưu tiên của cơ sở và

về toàn bộ các tài liệu đề cập đên vần đề này:

1 Tâm quan trọng của nội dung mà các tài liệu hoặc ân pham này đề cập đền la gi? Cac tài liệu này có giá trị chú yêu mang tính địa phương, toàn bang, cục bộ, toàn quôc hay quôc tê?

2 Các tài liệu ân phầm này có liên quan øì đến các tài liệu cùng chủ đề đang lưu trữ tại thư viện?

3 Các tài liệu này có liên quan øì đên các tài liệu cũng cùng đề tài ở các thư viện khác?

4 Thông tin trong các tài liệu này là duy nhất hay sao chép lại thông tin

đã được ghi chép, phát hành hoặc lưu giữ tại các thư viện khác?

5 Cơ sở thư viện có cam kết sẽ tiếp tục thu thập tài liệu về đề tài này không?

6 Tại sao lại cần phải đầu tư vào việc bảo quản các tài liệu này hơn là thu thập các tài liệu mới?

7 Việc phá huỷ các tài liệu này có ảnh hướng øì đên việc minh chứng và hiéu biét vé van dé nay?

Thông qua tiến trình này, dễ dàng nhận ra rằng đa số các tài liệu lưu trữ

ở hầu hết các thư viện đều không có giá trị lâu dài Tuy vậy, các tài liệu này lại đang được lưu tâm, vì vậy chúng cân phải được bảo vệ để tránh xuong cap va hu hong dé có thê sử dụng càng lâu càng tôt

Các nhà đánh giá cũng cần phải xác định được liệu các tài liệu ấn phẩm này có giá tri thực sự không thông qua việc xem xét các giá trị tượng trưng, giá trị tiền tệ và giá trị cổ của nó Các giá trị nội tại này sẽ ảnh hưởng đến các ưu tiên trong công tác bảo quản Thường thường điều đó cũng sẽ xác định liệu có thể chấp nhận việc in ấn lại các tư liệu hoặc việc chọn các biện pháp bảo quản thích hợp hay không

Các nguồn vốn có sẵn

Tất cả các thông tin thu duoc vé tình trạng của các tư liệu thu thập

được, tình hình điều kiện môi trường, các yếu tô khác liên quan đến việc lưu trữ, và sự ước tính giá trị của chúng, cuối cùng đêu cân phải được cân đối với nguồn vốn mà cơ sở có thể huy động được và cân đối với khả năng kỹ thuật của đội ngũ nhân viên có thể đảm đương được các yêu cầu

đã định đó Về điểm này thì tiến trình lên kế hoạch phải được áp dụng và phải xác định được các hành động cần thiết thực hiện

Các nhà hoạch định cần nhận thức rằng có thể áp dụng một số sáng kiến đóng góp đáng kế cho việc tăng tuôi thọ của các tư liệu sưu tầm được mà không cần phải bồ sung ngân sách hoặc tăng thêm khoản ngân sách hiện

có Ví dụ toàn bộ các việc như đào tạo nhân viên và người sử /đdụng trong công tác trông coi và quản lý, việc xem xét các hợp đồng đóng sách theo chỉ dẫn Các tiêu chuẩn đóng sách thư viện của Viện đóng sách thư viện, việc thực hiện lưu trữ có hệ thống và bảo dưỡng kệ sách, việc chuẩn bị

kế hoạch phòng rủi ro, việc thực hiện theo các tiêu chí khi mua các thiết

bị lưu trữ, việc cộng tác với các nhà phụ trách xây dựng thư viện để làm

ồn định nhiệt độ và độ âm, cũng như việc kết hợp các dự định bao ton

trong các chủ trương và thủ tục đều có thé duoc thực hiện tốt trong

khuôn khổ nhân sự và nguồn phân bồ ngân sách hiện có Đây chưa phải

là tất ca các việc mà chỉ là một số ví dụ cải tiến có thể đạt được nhờ thay đổi cách làm việc hiện tại theo hướng tôn trọng công tác bảo quản

Ngược lại, thường thì tăng ngần sách chỉ áp dụng cho các việc như thay thế một lượng đáng kế các thiết bị lưu trữ hay các thiết bị bảo tồn đi kèm, cải thiện điều kiện môi trường xấu băng cách tân trang toà nhà

hoặc lắp đặt hệ thông điều chỉnh không khí, thiết lập chương trình sắp

xếp lại tư liệu theo hệ thống, và đưa ra các biện pháp bảo quản tại chỗ hay thuê ngoài Hơn nữa, ba việc cuối đòi hỏi trình độ chuyên sâu của nhân viên trong công tác quản lý bảo quản cũng như trong các vẫn đề bảo quản đã qua và sắp tới mà có thể đạt được điều này qua các hội thảo hoặc các khoá đào tạo ngắn hạn ngay cho dù rút cục cũng cho đấu thâu công việc

Môi trường lãnh đạo

Bắt cứ một quá trình lập kế hoạch nào cũng phải tính đến môi trường lãnh đạo trong đó tiễn hành chương trình dự định thực hiện Vì vậy cần phải tỉnh táo trước các trở ngại về mặt quản lý lãnh đạo như trước sự thiếu hụt về kỹ thuật và không đú nguồn vốn Đa phân thành công của một kế hoạch bảo quản phụ thuộc vào tâm nguyện ủng hộ của các nhà quản lý của cơ sở trước các thay đối cần thiết Sự ủng hộ đó cần phải được thể hiện rõ ràng ngay từ khi bắt đầu quá trình lập kế hoạch và cần

phải được duy trì qua các báo cáo về việc triển khai và kiểm tra qua đó thông qua các việc khuyên làm Việc đảm bảo cơ sở tiếp tục cho một số

nguôn vốn cân thiết sẽ được cấp cũng rất quan trọng, có thể là việc phan

bo quỹ thời gian hoặc khả năng điều chỉnh lại một số dòng trong ngân sách hoặc cấp dòng ngân sách bố sung Điều đó có nghĩa là cần phải làm cho các nhà quan lý hàng đầu của các cơ sở tham gỉa và ủng hộ quá trình này Điều này cũng phụ thuộc nhiêu vào sự hợp tác của các nhân viên khác của cơ sở Trong chừng mực có thể thì việc lập kế hoạch cần ngăn chặn được sự mất đoàn kết nội bộ băng cách liên kết và thuyết phục mọi nhân viên có công việc bị thay đối thấy được tầm quan trọng của sự thay đối đó Tương tự như vậy, nhiều phân trong chương trình bảo quản đòi hỏi sự hợp tác của các nhân viên bên ngoài cơ sở như các nhà quản lý hoặc các kỹ sư xây dựng Một lần nữa, việc giúp họ thấy được tầm quan trọng của việc nâng cấp hệ thong xây dựng hay sửa chữa để bảo tôn các

tư liệu ân phầm, cũng râầt cần thiệt

Trong mọi trường hợp, nên chuẩn bị các dữ kiện chính xác về những tác

hại khi không tiến hành thay đổi, nếu có thể thì bao gồm cả chỉ phí tiền

mặt cho việc phục hồi hư hồng và xuống cấp, cũng như đưa ra các ước

tính sát giá về chỉ phí cho việc tiến hành các thay đổi đó Việc thực hiện chương trình theo kiểu đưa ra mục tiêu cho từng giai đoạn cũng rất cần thiết, nhò vậy mỗi khó khăn sé được xác định rõ ràng, và có thể tìm kiếm nhiều nguồn vồn trong vòng vài năm hoặc theo từng øiai đoạn

Công tác bảo quản dự phòng,