Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp với việc nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong quản lý công nợ tại công ty cổ phần thuốc thú y twi

Chuyên đề thực tập chuyên ngành MỤC LỤC DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP TRONG DOANH NGHIỆP 3 I Cơ[.]

MỤC LỤC

DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU

LỜI NÓI ĐẦU 1PHẦN I CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN KẾ TOÁN THANHTOÁN VỚI KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP TRONG DOANH NGHIỆP 3

I Cơ sở lí luận chung về thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp trong doanhnghiệp 31.1 Thanh toán với người mua, người bán và ý nghĩa của việc quản lý công nợtrong thanh toán tại doanh nghiệp 31.2 Các phương thức thanh toán chủ yếu 5

II Nhiệm vụ, nguyên tắc và phương pháp hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanhtoán với khách hàng và nhà cung cấp 92.1.Nhiệm vụ và nguyên tắc hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán vớikhách hàng và nhà cung cấp 92.2.Phương pháp hạch toán kế toán thanh toán với người mua và người bán 112.3.Hệ thống sổ sách kế toán 19III Một số chỉ tiêu đánh giá tình hình và khả năng thanh toán của doanh nghiệp 21

1 Một số chỉ tiêu đánh giá tình hình thanh toán 21

2 Một số chỉ tiêu đánh giá khả năng thanh toán 24PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN THANH TOÁNVỚI KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THUỐCTHÚ Y TW I 25

I Giới thiệu chung về công ty 251.1 Quá trình hình thành và phát triển 251.2 Lĩnh vực sản xuất kinh doanh và mô hình sản xuất kinh doanh của công ty 261.3.Đặc điểm công tác mua hàng - thanh toán và bán hàng - thu tiền tại công ty 271.4.Đặc điểm tổ chức quản lý tại công ty 29

II Thực trạng công tác hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cungcấp tại công ty Cổ phần thuốc thú y TW I 322.1 Thực trạng công tác hạch toán kế toán thanh toán với nhà cung cấp 322.2.Thực trạng công tác hạch toán kế toán với khách hàng 57III Thông tin kế toán với việc phân tích, đánh giá sơ bộ tình hình và khả năng thanhtoán tại công ty 773.1 phân tích tình hình người mua, người bán tại công ty 783.2 Phân tích khả năng thanh toán của công ty 79PHẦN III HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN THANH TOÁNVỚI KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢCÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG QUẢN LÝ CÔNG NỢ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦNTHUỐC THÚ Y TWI 81

I Đánh giá chung về chính sách quản lý hoạt động mua hàng - thanh toán, bán hàng

- thu tiền và thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tạicông ty cổ phần thuốc thú y TWI 811.1 Những ưu điểm chính 811.2 Những tồn tại chủ yếu 82

II Hoàn thiện chính sách quản lý hoạt động thanh toán và hạch toán kế toán thanhtoán với khách hàng và nhà cung cấp nhằm nâng cao hiệu qủa công tác kế toántrong quản lý công nợ 862.1 Kiến nghị và giải pháp hoàn thiện chính sách quản lý hoạt động thanh toántại công ty 863.2 Một số kiến nghị và giải pháp hoàn thiện công tác hạch toán kế toán thanhtoán với khách hàng và nhà cung cấp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toántrong quản lý công nợ tại công ty 86KẾT LUẬN 96

DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU

Sơ đồ 1.1 : Các quan hệ thanh toán chủ yếu của một doanh nghiệp 4

Sơ đồ 1.2: Lưu thông séc qua ngân hàng 6

Sơ đồ 1.3 : Lưu thông séc qua 2 ngân hàng 6

Sơ đồ 1.4: Thanh toán quốc tế bằng thư tín dụng 8

Sơ đồ 1.5: Trình tự luân chuyển chứng từ thanh toán 14

Sơ đồ 1.6 : Phương pháp hạch toán kế toán thanh toán với nhà cung cấp 17

Sơ đồ 1.7 : Phương pháp hạch toán kế toán thanh toán với khách hang 18

Sơ đồ 1.10: Hạch toán trên sổ Nhật ký - chứng từ 21

Biểu số 2.1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty qua một số năm 26

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Cty Cổ phần thuốc thú y TW I 29

Sơ đồ 2.2 : Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần thuốc thú y TWI 30

Sơ đồ 2.3 : Quy trình hạch toán kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ 32

tại công ty Cổ phần thuốc thú y TW I 32

Sơ đồ 2.4 : Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nghiệp vụ mua hàng- thanh toán trong nước 34

Biểu số: 2.3 Đơn đặt hang 35

Biểu số 2.4 : Hoá đơn GTGT 36

Biểu số 2.5: Phiếu nhập kho 37

Biểu số 2.6 : Phiếu đề nghị thanh toán 38

Biểu số 2.7 : Phiếu chi 39

Sơ đồ 2.5: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nghiệp vụ nhập khẩu hàng - thanh toán 40

Biểu số 2.8: hợp đồng nhập khẩu 41

Biểu số 2.9 : Giấy đề nghị thanh toán hợp đồng nhập khẩu 42

Biểu số 2.10 : Hoá đơn thương mại hàng nhập khẩu 44

Biểu số 2.11: Giấy báo Nợ ngân hang 45

Biểu số 2.12 : Phiếu nhập kho 46

Biểu số 2.14 : Sổ chi tiết tài khoản 331- SHANDONG PHARMACEUTICAL 53

biểu số 2.15: nhật ký chứng từ số 5 tháng 1 – 2016 55

Sơ đồ 2.7: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ của nghiệp vụ bán hàng - thu tiền tại

công ty 59

Biểu sổ 2.17: Đơn đặt hàng của đại lý 60

Biểu số 2.18: Hoá đơn GTGT dùng cho bán hang 61

Biểu số 2.19: Phiếu xuất kho 62

Biểu số 2.22: Phiếu thu 63

Biểu số 2.24: Phiếu chi 64

Biểu số 2.25: Sổ chi tiết TK 131 - Cửa hàng 67

Biểu số 2.26: sổ số dư chi tiết khách hàng 68

Biểu số 2.27: Sổ chiết khấu 70

Biểu số 2.28: sổ chi tiết TK 521- "chiết khấu bán hàng" 71

Biểu số 2.29: Bảng kê số 11 72

Biểu số 2.30 : Nhật kí chứng từ số 8 73

Biểu sổ 2.31: Sổ cái TK 131 74

Biểu số 2.32: sổ cái TK 521 75

Sơ đồ 2.7: Quy trình ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với khách hàng 76

Biểu 3.1: Bảng tổng hợp số liệu về tình hình công nợ năm 201 tại công ty Cổ phần thuốc thú y TW I 77

Biểu số 3.2 : Bảng tính một số chỉ tiêu phản ánh tình hình công nợ với 78

khách hàng và nhà cung cấp tại công ty Cổ phần thuốc thú y TW I 78

Biểu số 3.3: Bảng tổng hợp một số chỉ tiêu phản ánh khả năng thanh toán 79

của công ty Cổ phần thuốc thú y TW I 79

Sơ đồ 3.1: Kế toán thanh toán với người bán trường hợp hàng lưu cửa khẩu giao thoa giữa hai kì kế toán khác nhau 87

Sơ đồ 3.2: Phương pháp kế toán thanh toán chiết khấu với cửa hàng 88

Biểu số: 3.2 Sổ số dư chi tiết khách hàng 91

Biểu số:3.3 Bảng phân tích tình hình nợ phải thu 92

Biểu số: 3.4 Bảng phân tích nhu cầu và khả năng thanh toán 94

LỜI NÓI ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường, thành công của các doanh nghiệp là tạo ra được vàduy trì lợi nhuận dài hạn Để đạt được điều đó, các doanh nghiệp cần phải thiết lậpcho mình một nền tảng tài chính vững chắc Điều này không chỉ bó hẹp theo nghĩa làdoanh nghiệp phải có một nguồn tài chính đủ mạnh mà quan trọng hơn là quản lý tàichính như thế nào cho có hiệu quả để phát huy tối đa lợi thế của mình trên thươngtrường

Một cơ chế quản lý tài chính được đánh giá là có hiệu quả nếu cơ chế này trướchết đảm bảo quản lý hữu hiệu tình hình thanh toán và công nợ của doanh nghiệp saocho có thể duy trì và tăng cường khả năng thanh toán của doanh nghiệp trong tươnglai Điều này vô cùng quan trọng vì khả năng thanh toán của doanh nghiệp là mộttrong những yếu tố quyết định sự tồn tại trước mắt của doanh nghiệp trong nền kinh tếthị trường

Để có thể duy trì và tăng cường khả năng thanh toán của doanh nghiệp, đòi hỏiviệc quản lý tình hình thanh toán và công nợ phải được quan tâm thích đáng Muốnvậy cần phải tăng cường hiệu quả của công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanhtoán trong doanh nghiệp vì hạch toán kế toán là một công cụ quản lý tối quan trọng cókhả năng phản ánh và giám sát liên tục và toàn diện nghiệp vụ kinh tế phát sinh Vìvậy, tổ chức hạch toán kế toán như thế nào để đáp ứng được yêu cầu quản lý nói trên

là vấn đề cấp thiết đang thu hút được sự quan tâm và mong muốn tìm ra hướng giảiquyết của những người làm công tác kế toán hiện nay

Đối với một doanh nghiệp trực tiếp sản xuất và kinh doanh thì các quan hệthanh toán với khách hàng và nhà cung cấp là những quan hệ phát sinh thường xuyên

và phổ biến Những mối quan hệ này có ảnh hưởng lớn tới quá trình sản xuất và kinhdoanh của doanh nghiệp do nó quyết định một phần quan trọng công tác huy động vốn

và thu hồi vốn

Công ty cổ phần thuốc thú y TWI là một đơn vị sản xuất, kinh doanh thuốc thú

y lâu năm nên công ty có quan hệ với rất nhiều khách hàng và nhà cung cấp Vì vậy cóthể nói, quan hệ thanh toán với những đối tượng này là những mối quan hệ thanh toánđặc trưng của công ty Xuất phát từ đặc điểm đó cùng với những đòi hỏi cấp thiết của

" Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với kháchhàng và nhà cung cấp với việc nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong quản lý công

nợ tại Công ty Cổ phần thuốc thú y TWI "

Để thực hiện đề tài trên em đã trực tiếp thu thập số liệu, quan sát, phỏng vấn kếtoán thanh toán của công ty về quy trình cũng như phương pháp hạch toán công nợ tạicông ty, đồng thời trên cơ sở những số liệu thu thập được em đã thực hiện phân tích đểđánh giá thực trạng công tác hạch toán kế toán cũng như tình hình và khả năng thanhtoán của công ty

Ngoài Lời nói đầu và Kết luận, đề tài của em gồm 3 phần:

Phần I: Cơ sở lí luận chung và phương pháp hạch toán kế toán thanh toán vớikhách hàng và nhà cung cấp trong doanh nghiệp

Phần II: Thực trạng công tác hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng vànhà cung cấp tại công ty Cổ phần thuốc thú y TWI

Phần III: Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng vànhà cung cấp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong quản lý công nợ tại công

ty Cổ phần thuốc thú y TWI

Xét trên phương diện của hoạt động kinh tế, thanh toán với khách hàng và nhàcung cấp là mối quan hệ phát sinh giữa doanh nghiệp với các đơn vị, cá nhân bênngoài doanh nghiệp trong quá trình mua bán, trao đổi hàng hoá và dịch vụ mà tuỳthuộc vào đối tượng thanh toán thì doanh nghiệp có thể là bên được nhận tiền hoặc bên

có nghĩa vụ phải trả Các quan hệ này chấm dứt khi các bên đạt được mục đích củamình

Xét trên phương diện tài chính, thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp làhoạt động liên quan đến thu- chi trong kinh doanh, nghĩa là liên quan đến luồng tiềnvào, ra của doanh nghiệp, là một bộ phận quan trọng của hoạt động đi chiếm dụng vốn

và thu hồi vốn của doanh nghiệp Hoạt động thanh toán với khách hàng và nhà cungcấp là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tình hình và khả năng thanh toán củadoanh nghiệp

Tuy vậy, quan hệ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp không phải làquan hệ thanh toán duy nhất trong một doanh nghiệp, mà nó tồn tại song song với cácmối quan hệ của doanh nghiệp với các đối tượng khác, từ đó cấu thành tổng thể các

Sơ đồ 1.1 : Các quan hệ thanh toán chủ yếu của một doanh nghiệp.

Khi doanh nghiệp phát sinh các quan hệ thanh toán với khách hàng và nhàcung cấp, thường xảy ra các nghiệp vụ sau:

- Thanh toán ngay

- Thanh toán sau

Sau là, dựa vào các thông tin về tình hình công nợ, doanh nghiệp có thể đưa racác quyết định quản lý là duy trì, tăng cường, mở rộng hay huỷ bỏ các mối quan hệkinh doanh với nhà cung cấp nếu điều kiện thanh toán quá khắt khe, hoặc với cáckhách hàng nếu họ có biểu hiện không thể thanh toán nợ, và từ đó từng bước hoànthiện chính sách khách hàng và nhà cung cấp của mình

Bên cạnh đó sẽ là hữu ích hơn nếu doanh nghiệp tận dụng được những thông tin

về tình hình thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp cùng những thông tin quản lý

Doanh nghiệp

Các đối tác liên doanh

Các đối tác liên doanh

Ngân sách Nhà nước

công nợ của các đối tượng khác để lập kế hoạch quản lý, cân đối, và sử dụng số vốnchiếm dụng được và số vốn bị chiếm dụng để thực hiện các chiến lược kinh doanh củariêng mình.

1.2 Các phương thức thanh toán chủ yếu.

1.2.1 Phương thức thanh toán bằng tiền mặt

Đây là phương thức thanh toán thông qua chi trả trực tiếp bằng tiền mặt Hìnhthức này được áp dụng phổ biến trong các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhàcung cấp Tuy vậy, nó chỉ thích hợp với các nghiệp vụ có quy mô nhỏ Đối với nhữnggiao dịch có trị giá thanh toán lớn, thì hình thức này tỏ ra không thuận tiện và không

an toàn.Thanh toán bằng tiền mặt gồm các loại thanh toán như:

- Thanh toán bằng tiền mặt VNĐ

- Thanh toán bằng tiền mặt ngoại tệ

- Thanh toán bằng kim khí quý, đá quý

1.2.2 Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt.

Phương thức thanh toán này khắc phục được nhược điểm của phương thứcthanh toán bằng tiền mặt, được áp dụng khá phổ biến trong các giao dịch mua bán cógiá trị thanh toán lớn Thực chất của phương thức thanh toán này là thanh toán quangân hàng hoặc các tổ chức tài chính trung gian khác Phương thức thanh toán này cóthể áp dụng được trong giao dịch nội địa và giao dịch quốc tế

 Trong giao dịch nội địa.

Có nhiều hình thức thanh toán được áp dụng trong giao dịch nội địa, trong đó

phổ biến là các hình thức thanh toán sau: Thanh toán bằng séc, Uỷ nhiệm chi (thu),thanh toán bù trừ.Thanh toán bằng séc

Séc có giá trị thanh toán trực tiếp như tiền Đó là một tờ mệnh lệnh vô điều kiệncủa người chủ tài khoản, ra lệnh cho ngân hàng trích từ tài khoản của mình để trả chongười có tên trong séc, hoặc trả theo lệnh của người ấy hoặc trả cho người cầm tờ sécmột số tiền nhất định, bằng tiền mặt hay chuyển khoản Ngân hàng khi nhận được tờséc phải chấp hành mệnh lệnh này vô điều kiện, trừ trường hợp tài khoản phát hànhséc không có tiền hoặc tờ séc không đầy đủ tính chất pháp lý

Loại séc dùng để rút tiền mặt từ ngân hàng về quỹ được gọi là séc tiền mặt

Việc thanh toán bằng séc được thực hiện như sau:

Lưu thông séc qua ngân hàng

(3) Chuyển séc cho ngân hàng để lĩnh tiền

(4) Báo Có cho người hưởng séc(5) Quyết toán séc với người mua

Lưu thông séc qua 2 ngân hàng

(4)

(3) (5) (6)

(1)(2)

Sơ đồ 1.3 : Lưu thông séc qua 2 ngân hàng

 Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu:

 Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi:

Là hình thức thanh toán mà chủ tài khoản thông qua tờ lệnh "Uỷ nhiệm chi" yêucầu ngân hàng trích tài khoản của mình để trả cho người hưởng lợi có tài khoản mởcùng ngân hàng hoặc được mở ở ngân hàng khác

Ngân hàng

Người mua Người bán

 Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu:

Là hình thức thanh toán mà chủ tài khoản uỷ nhiệm cho ngân hàng thu hộ sốtiền nào đó Theo hình thức này, bên đi mua không phải trả tiền ngay khi mua hàng,bên bán sau khi giao hàng căn cứ vào hoá đơn bán hàng lập "Uỷ nhiệm thu" cho ngânhàng nơi mình mở tài khoản để thu tiền hàng

 Thanh toán bù trừ:

Là hình thức thanh toán thường xảy ra ở các doanh nghiệp vừa là khách hàng,vừa là nhà cung cấp với cùng một đối tượng Để đơn giản trong thanh toán, doanhnghiệp có thể dùng phương pháp bù trừ công nợ của cùng đối tượng đó Việc thanhtoán bù trừ giữa hai bên phải đươc thoả thuận bằng văn bản để làm căn cứ thực hiện

và hạch toán kế toán

 Trong giao dịch quốc tế.

Thanh toán quốc tế là một hoạt động quan trọng đối với những doanh nghiệp cótham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu Hiệu lực kinh tế trong lĩnh vực kinh doanhnày phụ thuộc phần lớn vào chất lượng của việc thanh toán Thanh toán quốc tế trongngoại thương có thể hiểu đó là việc phải trả những khoản tiền ngoại tệ, tín dụng có liênquan đến hoạt động xuất nhập khẩu đã được thoả thuận trong hoạt động ngoại thương

Đối với một doanh nghiệp tham gia hoạt động nhập khẩu, các hình thức thanhtoán thường được áp dụng bao gồm: Điện chuyển tiền, Thư tín dụng (L/C), Nhờ thu Trong đó, phổ biến nhất là hình thức thanh toán bằng thư tín dụng thương mại

Thư tín dụng ( Letter of Credit - L/C ) là một chứng thư (điện hoặc ấn chỉ),trong đó ngân hàng mở L/C cam kết trả tiền cho người xuất khẩu nếu họ xuất trìnhđược một bộ chứng từ phù hợp với nội dung của L/C

Nội dung chủ yếu của L/C bao gồm: Số hiệu, địa điểm, và ngày mở L/C; Tên,địa chỉ của những người có liên quan đến L/C; Số tiền của thư tín dụng; Thời hạn hiệulực, thời hạn trả tiền và thời gian giao hàng ghi trong thư tín dụng; Những nội dung vềhàng hoá, về vận tải, giao nhận hàng hoá; Những chứng từ mà người xuất khẩu phảixuất trình; Sự cam kết trả tiền của ngân hàng mở L/C và một số điều khoản đặc biệtkhác

Trong đó, căn cứ vào mục " Thời hạn trả tiền " trên L/C có thể biết được việc

At sight: Bên mua phải thực hiện thanh toán ngay khi bên bán xuất trình đầy đủ

D/P ( Document against Payment ): Thanh toán đổi chứng từ Trường hợp thanhtoán này yêu cầu người mua phải thanh toán hết tiền hàng, thì ngân hàng mới đượcgiao đầy đủ chứng từ hàng nhập khẩu cho người mua ( Thông thường vận đơn đượccác ngân hàng giữ lại cho đến khi người mua thanh toán hết tiền hàng)

Trình tự tiến hành nghiệp vụ thanh toán bằng thư tín dụng thương mại:

(2)(5)(6)

Sơ đồ 1.4: Thanh toán quốc tế bằng thư tín dụng

(1) Người nhập khẩu làm đơn xin mở thư tín dụng gửi đến ngân hàng của mìnhyêu cầu mở thư tín dụng cho người hưởng lợi

(2) Ngân hàng mở thư tín dụng lập thư tín dụng, và thông qua ngân hàng đại lýcủa mình ở nước người xuất khẩu thông báo việc mở L/C và chuyển L/Cđến người xuất khẩu

(3) Ngân hàng thông báo gửi thông báo L/C cho người xuất khẩu và khi nhậnđược bản gốc L/C thì chuyển ngay cho người xuất khẩu

(4) Bên bán giao hàng cho bên mua ( nếu chấp nhận L/C )

(5) Bên bán xuất trình bộ chứng từ hàng xuất khẩu theo yêu cầu của L/C thôngqua ngân hàng, và đề nghị thanh toán với ngân hàng phát hành L/C

Bên mua

(Người nhập khẩu)

Bên mua

(người xuất khẩu)

Bên bán (người xuất khẩu)

(6) Ngân hàng mở L/C kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợp với thư tín dụngthì tiến hành thanh toán cho người xuất khẩu, nếu thấy không phù hợp, ngânhàng từ chối thanh toán và gửi trả lại toàn bộ chứng từ cho người xuất khẩu.(7) Ngân hàng mở L/C đòi tiền người nhập khẩu và chuyển bộ chứng từ chongười nhập khẩu khi nhận được tiền hoặc người nhập khẩu chấp nhận thanhtoán

(8) Người nhập khẩu kiểm tra chứng từ, nếu thấy phù hợp thì trả tiền hoặc chấpnhận trả tiền, nếu thấy không phù hợp thì có quyền từ chối trả tiền

II Nhiệm vụ, nguyên tắc và phương pháp hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp.

Việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp xuấtphát từ chính yêu cầu cung cấp thông tin liên tục và toàn diện về tình hình công nợ vàthanh toán công nợ cũng như yêu cầu kiểm soát thông tin về chi phí và doanh thu củacác nhà quản lý, nhằm phục vụ đắc lực cho quá trình ra quyết định sản xuất, kinhdoanh và các quyết định quản lý tài chính khác Từ đó đặt ra các yêu cầu về nhiệm vụ

và nguyên tắc hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cungcấp để công tác hạch toán kế toán được tổ chức khoa học, chặt chẽ và có hiệu quả

2.1.Nhiệm vụ và nguyên tắc hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp.

2.1.1 Nhiệm vụ hạch toán kế toán.

Công tác thanh toán với người mua, người bán (sau đây xin gọi tắt là thanhtoán), là một nội dung khá quan trọng, tác động lớn đến hiệu quả sản xuất, kinh doanhcủa doanh nghiệp Điều này đòi hỏi sự lưu tâm thích đáng từ phía các nhà quản trịdoanh nghiệp, đặc biệt là bộ phận kế toán để các hoạt động thanh toán được ghi chép

và phân loại một cách khoa học, hợp lý và kịp thời Một cách cụ thể hơn, nhiệm vụ đặt

ra đối với công tác hạch toán kế toán là:

- Lựa chọn và tổ chức một hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo để có thể theo dõi vàphản ánh kịp thời các nghiệp vụ thanh toán phát sinh theo từng đối tượng, theo từngnghiệp vụ, theo từng khoản nợ, và từng thời hạn thanh toán

thu hồi vốn của doanh nghiệp Đồng thời, tham mưu cho ban quản trị các biện phápgiải quyết các mối quan hệ thanh toán, góp phần cải thiện tình hình tài chính củadoanh nghiệp.

- Theo dõi và tham mưu cho ban quản trị các phương thức thanh toán tiên tiến, hợp

lý để đảm bảo thanh toán đúng hạn, kịp thời Hướng dẫn các đối tượng tham gia thanhtoán thực hiện thanh toán theo đúng yêu cầu và thủ tục thanh toán của doanh nghiệp

2.1.2 Nguyên tắc hạch toán kế toán.

Các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán có thể là các nghiệp vụthanh toán ngay, thanh toán sau, hoặc đặt trước tiền hàng Trong bất cứ trường hợpnào thì việc ghi sổ và phản ánh chính xác nghiệp vụ thanh toán là rất cần thiết, và đòihỏi công tác hạch toán kế toán phải đảm bảo được các yêu cầu cơ bản của kế toán như:trung thực, khách quan, đầy đủ, kịp thời, dễ hiểu, và nguyên tắc có thể so sánh

Trong đó, đặc biệt với các nghiệp vụ làm phát sinh công nợ phải thu, phải trảvới người mua, người bán thì càng cần được hạch toán kế toán một cách chặt chẽ vàkhoa học vì đó là những nghiệp vụ phát sinh thường xuyên và chủ yếu trong hoạt độngthanh toán, có ảnh hưởng trọng yếu tới tình hình tài chính cũng như tình hình và khảnăng thanh toán của doanh nghiệp Vì vậy nguyên tắc hạch toán kế toán các nghiệp vụthanh toán ở đây xin được đề cập đến nguyên tắc hạch toán các khoản phải thu, phảitrả khách hàng và nhà cung cấp như sau:

- Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng, thườngxuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán để đảm bảo tính kịp thời

- Cần phân loại các khoản nợ phải trả, phải thu theo thời gian thanh toán, cũng nhưtheo từng đối tượng, nhất là những đối tượng có khả năng khó thu, hoặc khó trả để có

kế hoạch và biện pháp thanh toán phù hợp

- Đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên hoặc dư nợ lớnthì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán doanh nghiệp cần tiến hành, kiểm tra, đối chiếutừng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi, và số còn nợ Nếu cần thiết có thể yêu cầu cácđối tượng đối chiếu công nợ bằng văn bản

- Đối với các khoản phải thu, phải trả có nguồn gốc ngoại tệ, cần theo dõi cả vềnguyên tệ, và quy đổi theo "đồng Ngân hàng Nhà nước Việt Nam" Cuối kì, phải điềuchỉnh số dư theo tỷ giá thực tế

- Đối với các khoản nợ phải trả, phải thu bằng kim khí quý, đá quý, cần chi tiết theo

cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật Cuối kì phải điều chỉnh số dư theo giá thực tế

- Tuyệt đối không bù trừ số dư giữa hai bên Nợ, Có của các tài khoản thanh toán 131

và 331 mà phải lấy số dư chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên bảngcân đối kế toán

2.2.Phương pháp hạch toán kế toán thanh toán với người mua và người bán.

2.2.1.Tổ chức chứng từ kế toán.

 Lựa chọn, lập và sử dụng chứng từ thanh toán.

Chứng từ thanh toán là căn cứ để chứng minh cho các nghiệp vụ thanh toánphát sinh và hoàn thành Chứng từ thanh toán được lựa chọn trước hết phải tuân theonhững biểu mẫu bắt buộc do nhà nước quy định, ngoài ra doanh nghiệp có thể lậpthêm các chứng từ khác theo hướng dẫn của nhà nước, hoặc xin phép và được sự đồng

ý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền để in chứng từ phù hợp với đặc thù của doanhnghiệp mình

Bộ chứng từ thanh toán gồm đầy đủ cả bốn loại: chứng từ mệnh lệnh (Giấy đềnghị thanh toán, quyết định chiết khấu cho khách hàng của giám đốc , chứng từ thựchiện (các hoá đơn mua hàng, bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báoCó ) chứng từ liên hợp (Phiếu chi đính kèm với Hoá đơn mua hàng, Giấy báo Cóđính kèm với hoá đơn bán hàng ), và các chứng từ thủ tục ( như Bảng kê thanh toán,Bảng kê hoá đơn hàng hoá, dịch vụ mua vào, Bảng tính chiết khấu cho khách hàng )

Các chứng từ trên được kế toán tập hợp đầy đủ để làm căn cứ chứng minh chonghiệp vụ thanh toán phát sinh và hoàn thành Đồng thời, các chứng từ thực hiện vàmột số chứng từ thủ tục (được đính kèm đầy đủ các chứng từ gốc) sẽ được kế toán sửdụng để làm căn cứ ghi sổ kế toán

Các chứng từ thanh toán là những chứng minh bằng văn bản cụ thể các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành vì vậy, chứng từ thanh toán phải được lập tuân thủtheo các quy định chung nhất về chứng từ nói chung Theo đó, chứng từ thanh toánphải được lập với đầy đủ các nội dung chính sau:

- Tên gọi của chứng từ

- Ngày tháng, số thứ tự của chứng từ

- Số hiệu của chứng từ

- Tên, điạ chỉ của đơn vị, cá nhân tham

gia quan hệ thanh toán

- Tên gọi, địa chỉ, chữ ký của những

người có liên quan đến việc lập, xác minh,

thực hiện, kiểm tra chứng từ Trong trường

hợp cần thiết phải có dấu của đơn vị

- Nội dung của nghiệp vụ thanh toán

- Số tiền và quy mô của nghiệp vụ thanhtoán Đối với số tiền phải vừa ghi bằng số

và ghi bằng chữ, và phải phù hợp vớinhau

- Các chỉ tiêu về thuế suất và số thuếphải nộp

- Các chỉ tiêu về mức giảm giá hàng bán,chiết khấu thương mại, số tiền giảm

- Các chỉ tiêu về mức giảm giá, chiếtkhấu, thời hạn chiết khấu thanh toán và sốtiền chiết khấu thanh toán

- Phương thức thanh toán (nếu cần)Các chứng từ thanh toán phải được lập với đầy đủ các yếu tố cơ bản và các yếu

tố bổ sung (nếu cần ) và do các bộ phận có liên quan trực tiếp lập theo quy định củatừng đơn vị, lập đầy đủ số liên quy định; phải được ghi rõ ràng, trung thực, đầy đủ,không được tẩy xoá, sửa chữa trên chứng từ Trường hợp viết sai cần huỷ bỏ và lưu lại

bộ phận cần lưu chứng từ để giảm số liên của chứng từ tới mức hợp lý

- Đơn giản hoá nội dung chứng từ tiến tới thống nhất, tiêu chuẩn hoá chứng từthanh toán nhưng vẫn phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố cơ bản của chứng từ

Với nghiệp vụ thanh toán với người bán, bộ chứng từ sử dụng để làm căn cứhạch toán kế toán và ghi sổ kế toán thường bao gồm các chứng từ sau:

- Đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế.

- Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng

- Uỷ nhiệm chi

- Giấy báo Nợ ngân hàng

- Sổ phụ ngân hàng

- Biên bản thanh toán bù trừ công nợ (Vận dụng trong thanh toán bù trừ)

- Biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có)

Với nghiệp vụ thanh toán với khách hàng, bộ chứng từ được sử dụng làm căn

cứ hạch toán và ghi sổ kế toán bao gồm:

- Đơn đặt hàng hoặc Hợp đồng kinh tế

- Hoá đơn GTGT hoặc Hoá đơn bán

hàng thông thường

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

( nếu có)

- Phiếu xuất kho

- Bảng kê thanh toán ( nếu có)

- Phiếu thu tiền mặt

- Giấy báo Có ngân hàng, sổ phụ ngânhàng

 Tổ chức luân chuyển, bảo quản và lưu trữ chứng từ thanh toán:

Việc tổ chức lập và luân chuyển chứng từ do kế toán trưởng quy định nhằmthiết lập đầy đủ, chính xác những căn cứ hợp pháp và hợp lý chứng minh cho nghiệp

vụ thanh toán phát sinh và hình thành, đồng thời xác định rõ vai trò, trách nhiệm củacác phòng ban chức năng có liên quan đến quá trình thanh toán, và thiết lập nên mộtthủ tục, trật tự nhất định cho quá trình thanh toán Quá trình tổ chức luân chuyểnchứng từ phải đảm bảo hợp lý hoá thủ tục lập, ký, xét duyệt chứng từ ; quy chế hoá cácbước xử lý chứng từ thanh toán; xác định đầy đủ trách nhiệm pháp lý của các phòngban có liên quan đồng thời vẫn rút ngắn được thời gian lưu chuyển chứng từ

Thông thường các chứng từ thanh toán thường được tổ chức luân chuyển nhưsau:

Sơ đồ 1.5: Trình tự luân chuyển chứng từ thanh toán

Bộ phận kinh doanh

-Lập đơn đặt hàng hoặc hợp

đồng kinh tế với người bán

Hoặc tiếp nhận, xử lý

đơn đặt

đồng kinh tế với người bán

Hoặc tiếp nhận, xử lý

đơn đặt

hàng và hợp đồng kinh tế

với người mua.

Kế toán trưởng, Thủ trưởng đơn vị -Xác nhận

Kí duyệt

Kế toán trưởng, Thủ trưởng đơn vị -Xác nhận

Kí duyệt

Bộ phận kinh doanh -Nhận Hoá đơn mua hàng từ phía người bán và lập Phiếu nhập kho

Hoặc lập Hóa đơn bánhàng

và Phiếu xuất kho

Bộ phận kinh doanh -Nhận Hoá đơn mua hàng từ phía người bán và lập Phiếu nhập kho

Hoặc lập Hóa đơn bánhàng

và Phiếu xuất kho

Thủ kho

Kế toán trưởng, Thủ trưởng đơn vị -

Kí nhận

Kí duyệt

Thủ kho

Kế toán trưởng, Thủ trưởng đơn vị -

Kí nhận

Kí duyệt

Phòng kế toán -Tập hợp, phân loại chứng từĐối chiếu, kiểm tra chứng từLập các chứng từ thủ tục ( nếu cần thiết)

Lập chứng từ thực hiện thanh toán theo số liên quy định

Phòng kế toán -Tập hợp, phân loại chứng từĐối chiếu, kiểm tra chứng từLập các chứng từ thủ tục ( nếu cần thiết)

Lập chứng từ thực hiện thanh toán theo số liên quy định

Kế toán trưởng, Thủ trưởng đơn vị -Xác nhận

Kí duyệt

Kế toán trưởng, Thủ trưởng đơn vị -Xác nhận

Kí duyệt

Phòng kế toán -

Lập bộ chứng từ thanh toán hoàn

chỉnh

Hạch toán và ghi sổ kế toán

Bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán

Phòng kế toán

-Lập bộ chứng từ thanh toán hoàn

chỉnh

Hạch toán và ghi sổ kế toán

Bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán

2.2.2.Tài khoản sử dụng.

Đối với những khoản thanh toán ngay hoặc thực thanh toán cho người mua,người bán, kế toán thực hiện phản ánh trên tài khoản 111 - Tiền mặt, hoặc tài khoản112- Tiền gửi ngân hàng

Trường hợp phát sinh công nợ với khách hàng và nhà cung cấp, tài khoản được

sử dụng là:

 TK 331- Phải trả người bán

Tài khoản này được sử dụng chủ yếu để phản ánh tổng số nợ phải trả người bán

và tình hình thanh toán công nợ của doanh nghiệp với những người bán vật tư, hànghoá, người cung cấp lao vụ, dịch vụ hoặc những người nhận thầu xây dựng các côngtrình cho doanh nghiệp Ngoài ra, TK 331 còn theo dõi những khoản còn phải thu củanhà cung cấp và tình hình thanh toán công nợ phải thu với nhà cung cấp

Trong quá trình hạch toán TK này, cần tôn trọng những quy định sau:

- Nợ phải trả người bán cần được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải trả

- Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua hàng đã thanh toán tiềnngay

- Khi doanh nghiệp thanh toán nợ phải trả cho nhà cung cấp, cần thực hiện ghigiảm Nợ phải trả trên tài khoản 331, và phản ánh số tiền đã trả trên các TK có liênquan như TK 111,112, 311, 341

- Khi hạch toán chi tiết TK này, kế toán cần tiến hành phân loại đẻ xác địnhnhững nhà cung cấp chấp nhận giảm giá hàng bán ngoài hoá đơn

- Đối với những hàng mua đã nhập kho trong tháng nhưng đến cuối tháng chưanhận được hoá đơn, kế toán cần thực hiện hạch toán đầy đủ vào TK 331 theo giá tạmtính và sau đó tiến hành điều chỉnh khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo giá chínhthức của người bán

- TK 331 là một tài khoản hỗn hợp, có thể đồng thời tồn tại cả số dư bên Có và số

dư bên Nợ Số dư bên Có của TK 331 phản ánh số Nợ còn phải trả người bán củadoanh nghiệp Số dư bên Nợ của TK 331, phản ánh số nợ còn phải thu của nhà cungcấp trong trường hợp doanh nghiệp đặt trước tiền hàng hoặc số tiền hàng trả thừa hoặccác khoản giảm giá, chiết khấu được hưởng sau khi đã lập hoá đơn

 TK 131- Phải thu của khách hàng

Tài khoản này được dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanhtoán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm,hàng hoá, cung cấp lao vụ, dịch vụ Ngoài ra, tài khoản 131 còn theo dõi các khoảndoanh nghiệp còn phải trả cho khách hàng và tình hình thanh toán các khoản phải trảkhách hàng

Trong quá trình hạch toán tài khoản này cần tôn trọng những quy định sau:

- Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải thu và ghichép theo từng nghiệp vụ thanh toán

- Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hoá thutiền ngay vì nội dung của tài khoản này là theo dõi công nợ của doanh nghiệp vớikhách hàng

- Khi công nợ được thanh toán, cần ghi giảm các khoản phải thu, và phản ánh sốtiền khách hàng thanh toán vào các tài khoản có liên quan như TK 111, TK 112

- Trong quá trình hạch toán chi tiết tài khoản 131, kế toán phải tiến hành phânloại các khoản nợ theo thời hạn thanh toán, các khoản nợ khó đòi hoặc không có khảnăng thu hồi để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi và có biệnpháp xử lý

- Trong quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ có thể phát sinh trường hợphàng bán bị trả lạihoặc giảm giá hàng bán, khi đó kế toán cần căn cứ trên các Hoá đơnhàng bán bị trả lại hoặc biên bản trả lại hàng hoặc thoả thuận giảm giá hàng bán bằngvăn bản giữa hai bên để ghi giảm các khoản phải thu của khách hàng trên TK 131

- Trong trường hợp các nghiệp vụ thanh toán liên quan đến ngoại tệ, cần phảnánh rõ sự điều chỉnh chênh lệch tăng, giảm tỉ giá ngoại tệ trên TK 131 theo quan hệđối ứng với tài khoản có liên quan (TK 413- chênh lệch tỉ giá)

- Tài khoản 131 là một tài khoản hỗn hợp, có thể đồng thời tồn tại cả số dư bên

Nợ và số dư bên Có Số dư bên Nợ phản ánh số tiền còn phải thu của khách hàng vàocuối kỳ Số dư bên Có phản ánh số tiền khách hàng đặt trước hay các khoản còn phảitrả khách hàng

2.2.3 Phương pháp hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp.

Thanh toán ngay

Thanh toán bằng sản phẩm, hàng hoá,dịch vụ (Tính VAT theo phương pháp trực tiếp)

Tính VAT theo phương pháp khấu trừ

Thanh toán nợ phải trả hoặc đặt trước tiền

hàng

TK 511

TK 3331

Thanh toán bù trừ

Chiết khấu thanh toán

được thanh toán ngay

Bù trừ chiết khấu thanh toán với nhà cung cấp

Chiết khấu thương mại, giảm giá, hàng mua được trả lại

(Tính VAT theo phương pháp trực tiếp)

Thu hồi tiền hàng trả thừa

Mua chịu hàng (Tính VAT theo phương pháp trực tiếp)

Mua chịu hàng (Tính VAT theo phương pháp trực tiếp)

Thanh toán bằng sản phẩm, hàng hoá,dịch vụ (Tính VAT theo phương pháp khấu trừ)

Mua chịu hàng (Tính VAT theo phương pháp

khấu trừ)

Mua chịu dịch vụ khác (Tính VAT theo phương pháp

khấu trừ)

Mua chịu dịch vụ khác (Tính VAT theo phương pháp trực tiếp)

Đối với các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến ngoại tệ, tuỳ vào việc kếtoán sử dụng tỉ giá thực tế hay tỉ giá hạch toán mà các khoản nợ và các khoản tiềnthanh toán khi được hạch toán sẽ được quy đổi thành tiền VNĐ theo tỉ giá thực tế tạithời điểm phát sinh hoặc theo tỉ giá hạch toán đã được xác định Phần chênh lệch tỉ giá

sẽ được hạch toán vào TK 413 - Chênh lệch tỉ giá

2.2.4.Phương pháp hạch toán kế toán nghiệp vụ thanh toán với khách hàng.

(Tính VAT theo phương pháp trực tiếp) hàng bán bị trả lại

(Tính VAT theo phương pháp trực tiếp)

Xoá sổ Nợphải thu khó đòi

(phần chênh lệch tăng giữa sô nợ xoá sổ với phần dự phòng đã trích lập

Sơ đồ 1.7 : Phương pháp hạch toán kế toán thanh toán với khách hang

Việc hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng có liên quan đến ngoại tệ được thực hiện tương tự như với trường hợp thanh toán với nhà cung cấp

2.3.Hệ thống sổ sách kế toán.

Trên góc độ lý thuyết, sổ kế toán là sự biểu hiện vật chất cụ thể của phươngpháp tài khoản và ghi chép trên sổ kế toán là sự thể hiện nguyên lý của phương phápghi sổ kép Trên góc độ ứng dụng, sổ kế toán là một phương tiện vật chất cơ bản, cầnthiết để người làm kế toán ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống thông tin kế toántheo thời gian và theo đối tượng Ghi sổ kế toán được thừa nhận là một giai đoạn phảnánh của kế toán trong quá trình công nghệ sản xuất thông tin kế toán Sổ kế toán có thểđược đóng thành quyển hoặc sổ tờ rời nhưng đều phải tuân thủ theo nguyên lý kết cầunhất định, có nội dung ghi chép theo thời gian hoặc theo đối tượng nhất định, hoặc ghichi tiết hoặc tổng hợp để phản ánh và hệ thống hoá các thông tin đã được chứng từ hoámột cách hợp pháp và hợp lý theo tiến trình ghi chép của kế toán

Qua quá trình phát triển của khoa học kế toán, có các hình thức sổ sau:

 Hệ thống sổ kế toán chi tiết:

Để phản ánh thông tin kế toán về các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhàcung cấp, hình thức Nhật ký chứng từ yêu cầu bắt buộc các sổ chi tiết sau:

- Sổ chi tiết TK 331- Phải trả người bán

- Sổ chi tiết TK 131- Phải thu của khách hàng

Với hình thức sổ Nhật ký chứng từ, các sổ chi tiết TK 331, TK 131 không nhữngchỉ dùng để theo dõi và quản lý công nợ mà còn được sử dụng để làm căn cứ ghi sổtổng hợp vào cuối mỗi kỳ kinh doanh.

Các sổ chi tiết này đều phải thực hiện theo dõi chi tiết theo đối tượng, và phải phảnánh được các thông tin cơ bản sau:

+ Căn cứ chứng từ dùng để ghi sổ; ngày tháng phát sinh nghiệp vụ và ngày thángghi sổ

+ Nội dung của nghiệp vụ thanh toán

+ Các quan hệ đối ứng tài khoản ( phải thực hiện ghi sổ kép )

+ Quy mô công nợ phát sinh tăng hoặc phát sinh giảm trong kì

+ Số dư chi tiết công nợ của từng đối tượng đầu kì và cuối kì

+ Thời hạn thanh toán của mỗi khoản nợ

+ Ngoài ra, đối với những nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến ngoại tệ, thì sổchi tiết cần có thêm cột "Tỉ giá" và các cột phản ánh số ngoại tệ của nợ thanh toán.Vào cuối kì kinh doanh, các sổ chi tiết phải được tiến hành khoá sổ và tính ra sốtổng cộng để làm căn cứ vào các sổ tổng hợp

Quy trình hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán trên sổ Nhật ký chứng từ được khái quát như sau:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối kì

Sơ đồ 1.10: Hạch toán trên sổ Nhật ký - chứng từ

III Một số chỉ tiêu đánh giá tình hình và khả năng thanh toán của doanh nghiệp.

1 Một số chỉ tiêu đánh giá tình hình thanh toán.

Tình hình thanh toán của doanh nghiệp phản ánh rõ nét nhất chất lượng hoạtđộng tài chính và hiệu quả của công tác quản lý công nợ của doanh nghiệp đó Trong

đó, nếu quản lý công nợ được thực hiện tốt, công ty sẽ chủ động được trong việc thanhtoán các khoản nợ đến hạn và tận dụng được số nợ trong hạn để đầu tư, sinh lời Đồngthời, tránh được tình trạng thất thu nợ do khách hàng mất khả năng thanh toán hoặcdây dưa không thực hiện trả nợ đúng hạn

Để đánh giá tình hình thanh toán cần tính ra và so sánh các chỉ tiêu sau đây:

 Tỉ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả:

H PT/PTR <100%, cho biết tỉ lệ các khoản phải thu nhỏ hơn tỉ lệ các khoản phải trảtrong doanh nghiệp Điều đó bước đầu cho thấy chính sách quảnlý hoạt động thanhtoán của doanh nghiệp là hợp lý

Tuy vậy, để có thể kết luận chính xác, cần phải xem xét rõ nguyên nhân dẫnđến các khoản phải thu, phải trả; số lượng các khoản phải thu, phải trả và tình hình sảnxuất, kinh doanh trong kì của doanh nghiệp

 Số vòng quay các khoản phải thu của khách hàng:

HKH = (vòng/lần)

Trong đó: Nợ phải thu bình quân =

Chỉ tiêu này cho biết các khoản phải thu khách hàng được thu bao nhiêu lầntrong kì Hệ số HKH càng cao chứng tỏ tốc độ thu hồi các khoản phải thu của kháchhàng càng nhanh Điều này nói chung là tốt vì doanh nghiệp sẽ không phải chịu nhiềuchi phí cho việc thu hồi các khoản nợ Tuy nhiên nếu hệ số HKH quá cao thì có thể ảnhhưởng đến mức tiêu thụ vì HKH quá cao đồng nghĩa với việc thời hạn tiêu thụ ngắn,không hấp dẫn khách mua hàng

+ Thời gian của vòng quay các khoản phải thu:

Thêi gian cña mét vßng quay = 365

Sè vßng quay c¸c kho¶n ph¶i thu ( ngµy)

Tổng Nợ phải thu

Tổng Nợ phải trả

Tổng tiền hàng bán chịu

Nợ phải thu bình quân

Số dư nợ đầu kì + Số dư nợ cuối kì

2

Chỉ tiêu này cho biết thời gian thu hồi nợ bình quân của doanh nghiệp là baonhiêu Doanh nghiệp có thể so sánh chỉ tiêu này với kì hạn thanh toán mà doanhnghiệp đã quy định đối với mỗi khoản phải thu, để đánh giá khả năng thu hồi nợ củadoanh nghiệp mình.

Thông thường, nếu số ngày bán chịu hàng tối đa bằng (1+1/3) kì hạn thanh toán củadoanh nghiệp, thì có thể chấp nhận được

 Số vòng quay các khoản phải trả nhà cung cấp:

HNCC =

Trong đó, Nợ phải trả bình quân =

Số vòng quay các khoản phải trả nhà cung cấp cho biết các khoản phải trả đượcthanh toán bao nhiêu lần trong một năm Nếu HNCC càng cao, chứng tỏ doanh nghiệpthanh toán nợ càng nhanh, chứng tỏ khả năng thanh toán tốt

Tuy nhiên, nếu HNCC quá cao, thì lại chứng tỏ doanh nghiệp chưa tận dụng hếtkhả năng của các khoản nợ để đầu tư, sinh lời

+ Thời gian của một vòng quay Nợ phải trả =

(vòng/lần)Chỉ tiêu này cho biết khoảng bao lâu thì doanh nghiệp thực hiện thanh toán nợ 1lần Nếu thời gian của một vòng quay càng lớn, chứng tỏ doanh nghiệp phải thanhtoán nợ càng nhanh và ngược lại

Ngoài ra, để phân tích sâu hơn tình hình thanh toán, cần xem xét biến động củacác khoản phải thu, phải trả trên tổng số, cũng như từng loại và dựa vào sự biến động

Số vòng quay các khoản phải

2 Một số chỉ tiêu đánh giá khả năng thanh toán.

Để đảm bảo uy tín với các chủ nợ, doanh nghiệp phải luôn quan tâm đến cáckhoản nợ đến hạn để sẵn sàng chuẩn bị nguồn thanh toán cho chúng Còn về phía cácchủ nợ, họ rất quan tâm đến khả năng thanh toán nợ của doanh nghiệp để đánh giá và

có thể yên tâm về khoản nợ của mình Vì vậy việc đánh giá khả năng thanh toán củamột doanh nghiệp luôn là điều cần thiết đối với cả các chủ nợ và các con nợ

Để phân tích, đánh giá khả năng thanh toán của một doanh nghiệp, có thể dựavào một số chỉ tiêu sau đây:

(1) Vốn lưu chuyển thuần (VLCT):

VLCT = Tổng giá trị thuần TSLĐ - Tổng Nợ ngắn hạn– VLCT > 0, chứng tỏ TSLĐ dư thừa, đủ sức để trang trải các khoản

(3) Hệ số thanh toán tức thời: =

Hệ số này cho biết khả năng về tiền mặt và các tài sản có khả năng chuyển ngaythành tiền để thanh toán nợ ngắn hạn Thông thường hệ số này được chấp nhận ở mức

> 0.5 Còn để kết luận tốt, xấu thì còn phải căn cứ vào bản chất kinh doanh và điềukiện kinh doanh của doanh nghiệp đó

Tiền + Các khoản tương đương tiền

Tổng Nợ ngắn hạn

PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

THUỐC THÚ Y TW I

I Giới thiệu chung về công ty

1.1 Quá trình hình thành và phát triển.

Công ty cổ phần thuốc thú y TWI ( gọi tắt là VINAVETCO, tên giao dịch quốc

tế là Việt Nam Veterinary Products Joinstock Company N0I ), có trụ sở chính đặt tại:

88 Trường Chinh- Đống Đa- Hà nội

Công ty hiện có 2 chi nhánh, đều thực hiện hạch toán độc lập :

Chi nhánh Công ty cổ phần thuốc thú y Trung ương I TP Hồ Chí Minh - 11 XôViết Nghệ Tĩnh- Quận Bình Thạnh- TP Hồ Chí Minh

Chi nhánh Công ty cổ phần thuốc thú y Trung ương I Đà Nẵng - 35F NguyễnChí Thanh- Quận Hải Châu- TP Đà Nẵng

Quá trình hình thành và phát triển của công ty có thể được khái quát như sau:Trước 1973, công ty là một bộ phận nằm trong Công ty thuốc trừ sâu và vật tưthú y, sau đó được tách ra thành Công ty Vật tư cấp I vào năm 1973

Năm 1983 theo Quyết định của Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm(nay là Bộ Nông Nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam) công ty được chuyểnthành Công ty Vật tư cấp II

Trong giai đoạn từ 1989 đến 1992, do yêu cầu phát triển của ngành và để tạođiều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, một số bộ phận trực thuộc Công ty Vật tư cấp

II đang đóng ở Miền Bắc và Miền Trung được sáp nhập với Xí nghiệp thuốc thú y TWđóng ở huyện Hoài Đức, Tỉnh Hà Tây, lập nên Công ty Vật tư thú y TW I

Đến năm 1993, Công ty Vật tư thú y TWI chính thức trở thành một doanhnghiệp Nhà nước hạch toán độc lập, với ngành nghề kinh doanh là sản xuất gia côngthuốc thú y, nhập khẩu và kinh doanh vật tư thuốc thú y, theo Quyết định số08/93/QĐ/Nhà nước- TCCB ngày 01/02/93 của Bộ NN và PTNT Việt Nam

Từ năm 2000 đến nay, công ty hoạt động theo hình thức của một công ty cổphần, theo quyết định số 06/2000/QĐ/BNN/TCCB, ngày 26/01/2000 của Bộ NN và

PTNT Việt Nam với tên gọi đầy đủ là : Công ty cổ phần thuốc thú y TWI, gọi tắt làVINAVETCO.

Sự trưởng thành và phát triển của công ty gắn liền với sự phát triển của ngànhchăn nuôi và công nghiệp sản xuất thuốc thú y trong cả nước Hiện nay, công ty đã tạodựng được cho mình một thế đứng vững chắc trên thị trường nhờ chất lượng sản phẩmtốt, giá thành hạ, chính sách khách hàng hợp lý Kết quả hoạt động sản xuất kinhdoanh của công ty trong một số năm vừa qua rất đáng khích lệ :

1.2 Lĩnh vực sản xuất kinh doanh và mô hình sản xuất kinh doanh của công ty.

1.2.1.Lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty

- Công ty thực hiện nghiên cứu, sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu các loạivaccin, thuốc thú y, nguyên liệu sản xuất thuốc thú y, nguyên liệu sản xuất thức ănchăn nuôi và thức ăn chăn nuôi

- Sản xuất và kinh doanh các loại trang thiết bị kỹ thuật, vật tư chăn nuôi thuốc thúy

- Liên doanh, liên kết, hợp tác quốc tế, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ phục vụ cho hoạtđộng của công ty Tư vấn, tiếp nhận và chuyển giao công nghệ chăn nuôi thú y

- Mở rộng các ngành nghề kinh doanh khác phù hợp với quy định của Pháp luật Việt

Nam

1.2.2 Mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty.

Để tiến hành sản xuất, công ty tổ chức 2 phân xưởng sản xuất : Phân xưởng sảnxuất thuốc nước và phân xưởng sản xuất thuốc bột, cùng hệ thống kho nguyên vật liệutương ứng cho từng phân xưởng và một kho thành phẩm, hàng hoá dự trữ cho kinhdoanh Công ty còn thành lập một trung tâm nghiên cứu thú y để phục vụ cho hoạtđộng sản xuất thuốc thú y

Để tiêu thụ sản phẩm công ty tổ chức một hệ thống gồm 4 cửa hàng tại Hà Nội

để tổ chức bán hàng theo các tỉnhđã khoanh vùng cho từng cửa hàng Các cửa hàngkhông mở sổ kế toán riêng, không trực tiếp lập Hoá đơn GTGT bán hàng, chỉ làmnhiệm vụ trung chuyển hàng hoá từ kho công ty tới khách hàng và thu tiền hàng nộp

về cho công ty Mọi việc xuất hàng và bán hàng đều do phòng kinh doanh đảm nhiệm

Ngoài ra công ty còn có 2 chi nhánh ở Miền Trung và Miền Nam, cả hai chinhánh này đều độc lập sản xuất, kinh doanh và thực hiện hạch toán kế toán độc lập

1.3.Đặc điểm công tác mua hàng - thanh toán và bán hàng - thu tiền tại công ty.

1.3.1 Đặc điểm công tác mua hàng - thanh toán.

Công ty hiện đang khai thác hàng hoá và dịch vụ từ 2 nguồn: trong nước vàquốc tế Trong đó, hàng nhập khẩu thường chiếm khoảng 80- 85% doanh số hàng hóa,vật tư, tài sản…, dịch vụ mua vào trong tháng

Tại công ty, do tần suất nhập nguyên liệu, vật tư cho sản xuất là rất lớn, nênmua hàng trả chậm là đặc trưng của công ty

Phương thức thanh toán được áp dụng phổ biến là: Thanh toán bằng tiền mặttrong giao dịch nội địa và thanh toán bằng Thư tín dụng (L/C) trong giao dịch quốc tế

1.3.2.Đặc điểm công tác bán hàng - thu tiền.

Để tiêu thụ sản phẩm, công ty áp dụng phương thức chính là bán hàng giao đại

lý Các đại lý của công ty hoạt động theo hình thức bán hàng hưởng chênh lệch giá vàthực hiện giao dịch với công ty thông qua hệ thống trung gian là 4 cửa hàng của công

ty

Biểu số : 2.2

Hệ thống cửa hàng của công ty chỉ đóng vai trò giao dịch, tiếp nhận yêu cầumua hàng và thu tiền hàng từ các đại lý Còn việc bán hàng do phòng kinh doanh trựctiếp đảm nhận Đơn đặt hàng của khách hàng sẽ được chuyển từ các cửa hàng vềphòng kinh doanh của công ty Phòng kinh doanh căn cứ vào đơn đặt hàng, lập Hoáđơn GTGT và xuất hàng để các cửa hàng nhận hàng và giao cho khách hàng Tiềnhàng chủ yếu là thanh toán sau, có thể bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản Công ty giaoviệc đôn đốc, quản lý nợ chi tiết khách hàng cho cửa hàng, bản thân công ty quản lýviệc thu hồi nợ theo các cửa hàng Công ty xây dựng định mức dư nợ tháng đối vớimỗi cửa hàng để quản lý và đốc thúc thu hồi nợ của cửa hàng.

Để đẩy nhanh quá trình thu hồi vốn, công ty đã xây dựng chính sách chiết khấuthanh toán cho khách hàng Số chiết khấu này được tính trên cơ sở số tiền hàng đã nộp

và mức dư nợ hợp lý của khách hàng vào cuối tháng Tiền chiết khấu sẽ được kế toáncông ty tính toán sau khi khách hàng nộp tiền hàng vào cuối tháng Việc trả tiền chiếtkhấu cho khách hàng sẽ được thực hiện thông qua các cửa hàng Công ty giám sát việcthanh toán chiết khấu này thông qua Bảng tính chiết khấu cho khách hàng đã đượckhách hàng kí nhận đầy đủ

3%

14%

83%

1.4.Đặc điểm tổ chức quản lý tại công ty

Với hình thức hoạt động là một công ty cổ phần, và đặc điểm tổ chức sản xuất, kinhdoanh như trên, bộ máy quản lý của công ty được tổ chức như sau:

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Cty Cổ phần thuốc thú y TW I

Trong đó Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyền lực cao nhất của công ty,quyết định mọi vấn đề liên quan đến sự tồn tại, phát triển của công ty Hội đồng quảntrị là cơ quan quản trị cao nhất, quyết định mọi vấn đề liên quan đến các phương án, kếhoạch và thực hiện kế hoạch sản xuất, kinh doanh của công ty trong năm tài chính.Ban giám đốc gồm Giám đốc và phó Giám đốc Giám đốc do Hội đồng Quản trị bầu

ra, chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý và điều hành mọi mặt hoạt động sản xuất, kinh

Đại hội đồng cổ đông

Phòng kinh doanh tổng hợp

Phòng

Kế toán

Phân xưởng sản xuất

Chi nhánh

Đà Nẵng

Chi nhánh thành phố

Hồ Chí Minh

Cửa

hàng

I

Cửa hàng

II

Cửa hàng III

Cửa hàng

IV

Phân xưởng I(Phân xưởng thuốc nước)

Phân xưởng II(Phân xưởngthuốc bột)

doanh hàng ngày của công ty Giúp việc cho Giám đốc là Phó giám đốc và các phòngban chức năng.

Việc quản lý hoạt động thanh toán và công nợ trong thanh toán do Phòng kinhdoanh và Phòng kế toán chịu trách nhiệm và phối hợp thực hiện

Trong đó, phòng kinh doanh đảm trách các công việc sau:

- Đưa ra các quyết định thanh toán một cách hợp lý với cả người mua và người bán,đồng thời phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính hợp pháp, hợp lý của các nghĩa vụcông nợ phát sinh

- Tập hợp đầy đủ mọi hoá đơn, chứng từ chứng minh cho hoạt động thanh toán vàcác nghĩa vụ công nợ phải thu, phải trả chuyển lên phòng kế toán để phòng kế toánkiểm tra, và kịp thời ghi nhận, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

1.5.Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty.

1.5.1 Bộ máy kế toán tại công ty

Để phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, và đặc điểm tổ chức quản lý

ở trên, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình nửa tập trung, nửa phântán

Phòng kế toán của công ty gồm 5 người và được tổ chức theo mô hình dưới đây:

Sơ đồ 2.2 : Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần thuốc thú y TWI

Văn phòng trung tâm

Kế toán trưởng (Kế toán tổng hợp)

Kế toán

ngân hàng

Kế toán NVL_CCDC kiêm kế toán tiền mặt, TSCĐ

Kế toán chi phí kiêm kế toán tiền lương

Kế toán thanh toán kiêm Thủ quỹ

Chi nhánh công ty

Bộ máy kế toán riêng

Quan hệ chỉ đạo

Quan hệ chức năng

Công tác hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp do kếtoán thanh toán đảm nhiệm phần hạch toán chi tiết, và kế toán tổng hợp (Kế toántrưởng ) đảm nhiệm trong phần kế toán tổng hợp Kế toán tiền mặt và kế toán tiền gửicũng có trách nhiệm đối chiếu số liệu tình hình thanh toán công nợ hàng tháng với kếtoán chi tiết, đồng thời cung cấp các số liệu chi tiết đầy đủ từ sổ chi tiết thuộc phầnviệc của mình để kế toán trưởng tập hợp khi cần thiết

Trách nhiệm của kế toán thanh toán:

- Tổ chức hạch toán kế toán, ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh liên quan tớicác nhà cung cấp và khách hàng của công ty

- Có trách nhiệm hướng dẫn các bộ phận, đơn vị và cá nhân khác khi có yêu cầuthanh toán làm đúng các thủ tục thanh toán và chấp hành thanh toán theo quy chế, quyđịnh của công ty

- Chủ động thực hiện đối chiếu công nợ, đôn đốc các cửa hàng nộp tiền hàng đúngthời hạn, tính toán các khoản chiết khấu cho khách hàng một cách chính xác và có sổ

để các cửa hàng đối chiếu

- Tổ chức, bảo quản lưu trữ hồ sơ chứng từ thuộc phần việc của mình, cung cấp sốliệu, tài liệu cho các phần hành kế toán khác, bộ phận kinh doanh và bộ máy kiểm tra,kiểm soát khi có yêu cầu

1.5.2 Chế độ kế toán hiện hành tại công ty.

Công ty hiện đang áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyếtđịnh 1141 TC/ QĐ/ CĐKT ngày 01/01/1995 của Bộ tài chính

Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty là hình thức Nhật ký chứng từ và thựchiện hạch toán kế toán theo phương pháp kê khai thường xuyên

Quy trình hạch toán kế toán theo hình thức Nhật ký - chứng từ tại công ty:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu

Sơ đồ 2.3 : Quy trình hạch toán kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ

tại công ty Cổ phần thuốc thú y TW I

II Thực trạng công tác hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty Cổ phần thuốc thú y TW I.

2.1 Thực trạng công tác hạch toán kế toán thanh toán với nhà cung cấp.

2.1.1.Hạch toán ban đầu nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp.

 Chứng từ sử dụng.

Do đặc điểm công tác mua hàng của công ty là : mua trong nước và nhập khẩu,nên các chứng từ phục vụ cho công tác thanh toán khi tập hợp về phòng kế toán đượcphân thành 2 loại: Chứng từ mua hàng trong nước và chứng từ hàng nhập khẩu

 Trường hợp hàng mua trong nước:

Để tiến hành hạch toán kế toán Nợ phải trả nhà cung cấp, kế toán căn cứ trênnhững chứng từ sau:

- Hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng

Sổ (thẻ) kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Nhật ký chứng từ Bảng kê

Sổ cái

Báo cấo tài chính Chứng từ gốc và các Bảng phân bổ

- Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng

- Phiếu đề nghị thanh toán

- Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng

- Bảng kê thanh toán do người bán lập (nếu có)

- Phiếu chi

- Uỷ nhiệm chi, Giấy báo nợ ngân hàng

 Trường hợp nhập khẩu hàng hoá:

Các chứng từ sử dụng bao gồm:

- Hợp đồng nhập khẩu

- Bộ chứng từ hàng nhập khẩu, bao gồm: Hoá đơn thương mại (Commercialinvoice), Vận đơn đường biển (hoặc đường không) (Bill of lading, hoặc Bill of air),chứng từ bảo hiểm (insurance policy), giấy chứng nhận phẩm chất (Certificatequality), Bảng kê bao bì đóng gói (Packing List), giấy chứng nhận xuất xứ hàng(Certificate of original)…

- Giấy báo Nợ ngân hàng

Các chứng từ khi được chuyển lên phòng kế toán sau khi được phân loại theo 3trường hợp: Hàng và chứng từ cùng về, chứng từ về trước- hàng chưa về; hàng vềtrước - chứng từ chưa về để tiện cho công tác hạch toán sau này

 Quy trình lập và luân chuyển chứng từ

 Trường hợp mua hàng trong nước

Sơ đồ 2.4 : Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nghiệp vụ mua hàng- thanh toán trong nước.

Nhận Hoá đơn mua hàng (Biểu số: 2.4)

Phòng Kinh doanh Lập Đơn đặt hàng Hoặc HĐKT

(Biểu số: 2.3)

Giám đốc

Kí duyệt

Phòng kinh doanh Khai thác hàng

Thủ kho Kí Phiếu NK

Nhập hàng Lập phiếu hập kho

(Biểu số: 2.5)

Phòng Kế toán Đối chiếu, kiểm tra Ghi sổ

Phòng kinh doanh Lập Giấy đề nghị thanh toán

(Biểu số: 2.6)

Giám đốc

Kế toán trưởng Xác nhận

Kí duyệt

Phòng Kế toán Đối chiếu, kiểm tra Lập phiếu chi

(Biểu số: 2.7)

Hoặc Uỷ nhiệm chi

Thủ quỹ Xuất quỹ

Kí Phiếu chi

Ngân hàng Gửi Giấy báo Nợ

Cty Cổ phần thuốc thú y TWI

Căn cứ vào khả năng và nhu cầu của hai bên, chúng tôi xin đặt mua :

Tên hàng Số lượng Đơn vị tính Ngày giao hàng

Phương thức giao hàng: Bên bán vận chuyển hàng đến giao trực tiếp tại kho bênmua

Thanh toán : Chúng tôi sẽ thực hiện thanh toán cho quý công ty

trong vòng 20 ngày sau khi nhận hàng

Hà nội, ngày 03 tháng 01 năm 2016

Trưởng phòng kinh doanh

(đã kí )

Phó giám đốc (đã kí )

Biểu số: 2.3 Đơn đặt hang

Ngày 08 tháng 01 năm 2016 NB 094491

Đơn vị bán hàng: công ty tnhh tm & sx thuốc thú y ruby - tp hcm

Địa chỉ: 268 Huỳnh Văn Bánh, P.11 Q Phú Nhuận Tp HCM, Số Tài khoản : …… Điện thoại: MS: 03.0163613.4

Họ tên người mua hàng: công ty Cổ phần thuốc thú y TW I

01 Khoản

Tổng cộng tiền thanh toán 30.240.000

Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi triệu hai trăm bốn mươi nghìn đồng./

Người mua

Phạm Huy Khánh

(Đã ký)

Kế toán trưởng(Đã ký)

Số: 24

Họ tên người mua hàng: Ông Khánh - Phòng Kinh doanh