Báo cáo kiến tập: Thực trạng công tác quản lý văn bản đi tại Văn phòng thành phố Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu

Nghiên cứu đề tài “Thực trạng công tác quản lý văn bản đi tại Văn phòng thành phố Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu” để làm Báo cáo kiến tập ngành nghề, để qua đó nghiên cứu và đưa ra một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đi tại Văn phòng thành phố Bà Rịa.

TR ƯỜ NG Đ I H C N I  Ạ Ọ Ộ V  HÀ  Ụ N I Ộ KHOA QU N TR  VĂN PHÒNG VÀ L U TRẢ Ị Ư Ữ

Đ  TH  HỖ Ị ƯƠNG 1905QTVD020

Tên c  quan: ơ Thành  y Bà R a, t nh Bà R a ­ Vũng Tàu ủ ị ỉ ị

Đ a ch : ị ỉ 225 Cách m ng tháng Tám, Phạ ướ c Hi p, TP. Bà R a, t nh Bà R a ­ Vũng Tàu ệ ị ỉ ị

Cán b  hộ ướng d n nghi p v  c  quan: ẫ ệ ụ ơ Nguy n Kim Anh ễ

Gi ng viên hả ướng d n: ẫ ThS. Bùi Th  Hị ườ ng

TP. H  CHÍ MINH ­Ồ   2022

bi t làệ  chị Nguy nễ  Kim Anh, đã nhi tệ  tình giúp đ ,ỡ  chỉ d yạ  cho em nh ngữ  

ki nế  th c th c ti n. Giúp em có th  áp d ng đứ ự ễ ể ụ ược nh ng ki n th c đã h cữ ế ứ ọ  vào trong quá trình Ki n t p và t  đó em đã thu đế ậ ừ ược b n Báo cáo Ki n t pả ế ậ  

L I CAM ĐOANỜ

Tôi xin cam đoan r ngằ  đây là báo cáo ki nế  t pậ  đ pậ  l cộ  c aủ  riêng tôi làm. Không có b t kì hành vi gian l n nào. Các v n đ  đấ ậ ấ ề ược đ a ra trongư  bài là do tôi quan sát, phân tích được m t cách khách quan và h c h i quaộ ọ ỏ  các anh ch  hị ưỡng d n ẫ mà có được. K t qu  này ch a bao gi  đế ả ư ờ ược công 

b  trong b t k  nghiên c u nàoố ấ ỳ ứ  khác

Người vi t đ  tàiế ề

Đ  Th  Hỗ ị ương

M C L CỤ Ụ

MỞ

      Đ U  Ầ   1

1.Lý do ch n  ọ        đề      tài               1  

2.T ng quan tình hình  ổ     nghiên c u  ứ             1  

3.M c tiêu và nhi m v  ụ ệ ụ    nghiên          c u        ứ       2  

4.Đ i t  ố ượng và ph m viạ     nghiên c u  ứ             3  

5.Ph  ương pháp    nghiên      c u         ứ       3  

6.Đóng góp c a  ủ    đề      tài              3  

7 K t c u c a  ế ấ ủ    đề      tài               3  

PH NẦ       N I  Ộ    DUNG               4  

CHƯƠNG 1. TÌM HI U CHUNG V  VĂN PHÒNG THÀNH PH  BÀỂ Ề Ố   R AỊ 4

1.1. Khái quát chung v  thành ph  Bà R a, t nh Bà R a ề ố ị ỉ ị ­ Vũng Tàu 4

1.1.1 v  v  trí  ề ị     đ a lý  ị              4  

1.1.2 V  đi u ki nề ề ệ  tự nhiên 5

1.1.3 V  kinh tề ế xã h iộ 5

1.2. Khái quát v  Văn phòng Thành ph  ề ố    Bà      R a        ị       5  

1.2.1 T  ch c lãnh đ o c  ổ ứ ạ ủ a Văn phòng thành ph  Bà Ria  ố              5  

1.2.2 Ch c năng nhi m v  c a Văn phòng Thành  yứ ệ ụ ủ ủ  Bà R aị 7

CHƯƠNG 2.TH CỰ  TR NGẠ  CÔNG TÁC QU NẢ  LÝ VĂN B NẢ  ĐI  T I VĂN PHÒNG THÀNH PHẠ Ố BÀ R AỊ 10

2.1.C  s  lý lu n v  công tác qu n   ơ ở ậ ề ả  lý        văn      b n đi ả              10   

2.1.1       khái ni m Các   ệ               10    

2.1.2 Vai trò c a văn b n ủ ả  c a ủ  Đ ng ả 11

2.1.3 Ch c năng c a văn   ứ ủ     b n Đ ng   ả ả               12    

2.1.4 Quy trình qu n lý văn   ả     b n           đi ả                 13    

2.2 ực tr ng công tác qu n lý văn b n đi t i Văn phòng thành ph  Bàạ ả ả ạ ố  

R a15ị

2.3.1 L u đ  qu n lý vănư ồ ả  b n điả 15

2.3.2.Quy trình qu n lý văn b n đi t i Văn phòngả ả ạ  thành phố 16

2.3.3 G i văn b nử ả  m tậ  đi 18

2.3 M t s  gi i pháp nâng cao ch t lộ ố ả ấ ượng công tác qu n lý văn b n đi t i ả ả ạ Văn phòng thành phố Bà R aị 21

2.3.1 C  s  đ  xu t nh ngơ ở ề ấ ữ  gi iả  pháp 21

2.3.2 C  sơ ở th c ti nự ễ 21

2.3.3 Các gi i phápả  cụ thể 21

2.3.3.1 Thường xuyên ki m tra, đánh giá quy trình qu n lý vănể ả  b n điả 22

2.3.3.2 Nâng cao ý th c và trách nhi m c a công ch c, viên ch c v  ứ ệ ủ ứ ứ ề công tác văn th ,ư  l uư  trữ 22

2.3.3.3 Đ uầ  tư chi phí tổ ch c,ứ  chỉ đ oạ   ngứ  d ngụ  công nghệ thông tin  trong công tác văn th ,ư  l uư  trữ 23

K TẾ       LU N  Ậ              24   

DANH M C TÀI LI UỤ Ệ       THAM      KH O  Ả             25   

PH N M  Đ UẦ Ở Ầ

1 Lý do ch n đọ ề tài

Trong công cu cộ  đ iổ  m iớ  c aủ  đ tấ  nướ  và xu hc ướ  h ing ộ  nh pậ  c aủ  n nề  kinh t , cùng v i s  bùng n  c a khoa h c, công ngh , s  phát tri n c a côngế ớ ự ổ ủ ọ ệ ự ể ủ  ngh  thông tin thì m i ngành, m i lĩnh v c trong xã h i đ u không ng ng cóệ ỗ ỗ ự ộ ề ừ  

s  đ i m i và hi n đ i hóa. Hòa theo xu th  đó, công tác văn th  đã khôngự ổ ớ ệ ạ ế ư  

ng ng ti n b  m i đ  đ y m nh s  phát tri n c a c  quan, t  ch c. đ c bi từ ế ộ ớ ể ẩ ạ ự ể ủ ơ ổ ứ ặ ệ  

là công tác qu n lý văn b nả ả  đi

M i năm có hàng nghìn văn b n đi, đ n trong m i c  quan, t  ch c.ỗ ả ế ỗ ơ ổ ứ  

N u vi c qu n lý văn b n không đúng quy trình, l ng l o thì c  quan có thế ệ ả ả ỏ ẻ ơ ể không ki m soát để ượ ố ược s  l ng văn b n c a mình. Vi c t  ch c qu n lý vàả ủ ệ ổ ứ ả  

gi i quy t văn b n đúng, nhanh chóng, k p th i góp ph n nâng cao năng su tả ế ả ị ờ ầ ấ  

và hi u qu  ho t đ ng trong c  quan, t  ch c.ệ ả ạ ộ ơ ổ ứ

Trong c  quan hành chính nhà nơ ước hay cũng nh  c  quan Đ ng thìư ơ ả  văn b n là phả ương ti n quan tr ng không th  thi u trong ho t đ ng c a cácệ ọ ể ế ạ ộ ủ  

c  quan, t  ch c. Nó là công c  c  b n đ  giúp c  quan qu n lý và đi u hànhơ ổ ứ ụ ơ ả ể ơ ả ề  

ho t đ ng c a mình.ạ ộ ủ

Văn phòng thành ph  Bà R a là c  quan chuyên môn thu c Thành  yố ị ơ ộ ủ  

Bà R a, th c hi n tham m u giúp cho giúp Thành  y ch  đ o, lãnh đ o m ngị ự ệ ư ủ ỉ ạ ạ ả  tuyên truy n,ề  theo dõi sự ho tạ  đ ngộ  c aủ  các kh iố  chính quy n,ề  cụ thể là về các ho tạ  đ ng kinh t , xã h i, an ninh qu c phòng… các ho t đ ng c a Đ ngộ ế ộ ố ạ ộ ủ ả  

b , chi b  tr c thu c,ộ ộ ự ộ  đ ngồ  th iờ  gúp Thành  yủ  về các thủ t cụ  hành chính, tổ 

ch cứ  ph cụ  vụ các k  Đ iỳ ạ  h i,ộ  qu nả  lý cơ sở v tậ  ch tấ  và phươ  ti nng ệ  ho tạ  

đ ngộ  c aủ  Thành  y.ủ  Vi cệ  nâng cao ch t lấ ượng công tác qu n lý văn b n làả ả  

vi c không th  thi u trong chính sách phát tri n và đã đệ ể ế ể ược Phòng, Lãnh đ oạ  Thành  y quan tâm, ch  đ o th c hi n đemủ ỉ ạ ự ệ  l iạ  hi uể  quả cao đ iố  v iớ  công tác 

qu nả  lý văn b n.ả  Bên c nhạ  đó v nẫ  còn nhi u h n ch  trong quy trình qu n lýề ạ ế ả  văn b n nói chung và văn b n đi nóiả ả  riêng.

Xu t phát t  tình hình th c ti n đó, tôi đã quy t đ nh ch n đ  tàiấ ừ ự ễ ế ị ọ ề  

“Th c tr ng ự ạ  công tác qu n ả  lý văn b n ả  đi t i ạ  Văn phòng thành phố Bà R a, ị  

t nh ỉ  Bà R a ị

­ Vũng Tàu” đ  làm Báo cáo ki n t p ngành ngh , đ  qua đó nghiên c u vàể ế ậ ề ể ứ  

đ a ra m t s  ki n ngh  nh m nâng cao hi u qu  công tác qu n lý văn b n điư ộ ố ế ị ằ ệ ả ả ả  

t i Văn phòng thành ph  Bàạ ố  R a.ị

2 T ng quan tình hình nghiênổ  c uứ

Nghiên c u v  Công tác Văn th  ­ L u tr  đã có r t nhi u nhà khoa h cứ ề ư ư ữ ấ ề ọ  nghiên c u.ứ  T iạ  Vi tệ  Nam, cho đ nế  nay có r tấ  nhi uề  công trình nghiên c uứ  về lĩnh v c này nh  các công trình nghiên c u khoa h c, các bài vi t trên báo, t pự ư ứ ọ ế ạ  chí, các lu n văn t t nghi p, các khoá lu n…Trong quá trình làm bài t p l n,ậ ố ệ ậ ậ ớ  

Ti u lu n,ể ậ  Báo cáo tôi đã ti pế  c nậ  v iớ  nhi uề  tài li u,ệ  công trình nghiên c uứ  có liên quan đ n v n đ  đang nghiên c u. Đây là ngu n tài li u r t phong phúế ấ ề ứ ồ ệ ấ  giúp cho vi c đ nh hệ ị ướng, l a ch n nh ng n i dung quan tr ng đ  th c hi nự ọ ữ ộ ọ ể ự ệ  

đ  tài. Nh t là đ i v i sinh viên đang theo theo h c ngành Qu n tr  văn phòng.ề ấ ố ớ ọ ả ị  

M t s  sách, giáo trình, có liên quan đ n nhu c u thông tinộ ố ế ầ  nh :ư

Tri u Văn Cệ ường (2016), Giáo trình văn thư, Nxb Lao đ ng, Hà N iộ ộ

Vương Đình Quy n (2011),  ề Lý lu n và ph ậ ươ ng pháp công tác văn th ư, 

Nxb Đ i h c Qu c gia Hà N i.ạ ọ ố ộ

Báo cáo Th c t p t t nghi p v  công tác văn th  l u tr  ­ Nguy n Kim ự ậ ố ệ ề ư ư ữ ễ   Anh

Nh ng đ  tài nghiên c u k  trên đã ch  ra nh ng cái đ t đữ ề ứ ể ỉ ữ ạ ược, ch a đ tư ạ  

được và ph i đ t đả ạ ượ ừc t  đó đ a ra nh ng cách th c đ  ti p thu và kh cư ữ ứ ể ế ắ  

ph c t t h n. Tuy nhiên nh ng bài vi t và đ  tài trên ch a có đ  tài nào nói rõụ ố ơ ữ ế ề ư ề  

và chuyên sâu t iớ  công tác qu nả  lý văn b nả  đi ­ văn b nả  c aủ  Đ ng.ả  Vì v yậ  tác giả đã ch nọ  đ  tàiề  “ Th c ự  tr ng ạ  công tác qu n ả  lý văn b n ả  đi c a ủ  Văn phòng 

thành phố Bà R a, t nh Bà R a – Vũng Tàu”  ị ỉ ị đ  làm bài Báo cáo ki nể ế  t p.ậ

3 M c tiêu và nhi m v  nghiênụ ệ ụ  c uứ

­ Nghiên c uứ  hệ th ngố  cơ sở lý lu nậ  liên quan đ nế  công tác qu nả  lý văn b nả  đi

­ Ch  ra đỉ ượ ưc  u đi m, nhể ược đi m và bi n pháp kh c ph c c a công ể ệ ắ ụ ủtác qu n lý văn b n đi t i Văn phòng thành ph  Bàả ả ạ ố  R a.ị

4 Đ i tố ượng và ph m vi nghiênạ  c uứ

4.1 Đ i ố  t ượ ng  nghiên c u ứ : nghiên c uứ  về th cự  tr ngạ  quy trình qu nả  lý văn b n đi t i Văn phòng thànhả ạ  phố

4.2 Ph m vi nghiên ạ  c u: ứ

+ V  m t không gian: t i Văn phòng thành ph  Bà R aề ặ ạ ố ị

+ V  m t th i gian: t  năm 2020 cho đ n nayề ặ ờ ừ ế

5 Phương pháp nghiên c uứ

Tuân th  nguyên t c th ng nh t tính khoa h c v  nh n th c. V n d ngủ ắ ố ấ ọ ề ậ ứ ậ ụ  

Phương pháp t ng h p và phân tích tài li uổ ợ ệ : tác gi  đã thu th p và phân tíchả ậ  các công trình nghiên c u và các bài vi t v  công tác văn th  nói chung và quyứ ế ề ư  trình qu n lý văn b n đi nói riêng đ  làm rõ c  s  lý lu n c a v n đ  nghiênả ả ể ơ ở ậ ủ ấ ề  

c u.ứ

6 Đóng góp c a đủ ề tài

­ V  m t khoa h c: Đ  tài đã t ng h p, h  th ng hóa nh ng v n đ  cề ặ ọ ề ổ ợ ệ ố ữ ấ ề ơ 

b n v  lý lu n liên quan đ n công tác qu n lý văn b n đi t i Văn phòng thànhả ề ậ ế ả ả ạ  

ph  nh m t o đi u ki n đ  c ng c , phát tri n h n công tác qu n lý văn b nố ằ ạ ề ệ ể ủ ố ể ơ ả ả  

ở đây

­ V  m t th c ti n: Đ  tài đánh giá đúng th c tr ng qu n lý văn b n điề ặ ự ễ ề ự ạ ả ả  

t i cạ ơ quan. Từ đó đ aư  ra m tộ  số bi nệ  pháp cụ thể để nh mằ  giúp cơ quan có thể kh c ph c trong th i gianắ ụ ờ  t i.ớ

Tàu

7 K t c u c a đế ấ ủ ề tài

Ngoài ph nầ  Mở đ u,ầ  K tế  lu n,ậ  Tài li uệ  tham kh o,ả  đề tài g mồ  có 2 

chương: Chươ  1: Tìm hi ung ể  về văn phòng thành phố Bà R a,ị  t nhỉ  Bà R aị  – Vũng

Chươ  2. Th cng ự  tr ngạ  công tác qu nả  lý văn b nả  đi t iạ  Văn phòng thành phố

Bà R a.ị

Bà R a là m t thành ph  thu c t nh Bà R a – Vũng Tàu. Hi n đang làị ộ ố ộ ỉ ị ệ  

đô th  lo i II. Thành ph  Bà R a cách Thành ph  H  Chí Minh 72km v  phíaị ạ ố ị ố ồ ề  Đông Nam, cách thành ph  Vũng Tàu 20km v  phía Đông B c.ố ề ắ

Đ a gi i hành chính thành ph : ­ Phía Đông giáp huy n Đ t Đ ;ị ớ ố ệ ấ ỏ  Đông Nam giáp huy nệ  Long Đi n.ề  ­ Phía Tây và Tây B cắ  giáp thị xã Phú 

Mỹ (huy n Tân Thành cũ). ­ Phía Nam giáp thành ph  Vũng Tàu. ­ Phía B cệ ố ắ  giáp huy n Châu Đ c. Thành ph  có di n tích 91,46 km², dân s  năm 2017ệ ứ ố ệ ố  

là 205192 người, m t đ  dân s  đ t 2243 ngậ ộ ố ạ ười/km². Thành ph  Bà R aố ị  

được thành l p vào ngày 02/6/1994 trậ ước đây g i là th  xã Bà R a. Ngàyọ ị ị  22/8/2012 đ i tên thành Thành ph  Bà R a ngàyổ ố ị  nay

Thành ph  Bà R a là trung tâm hành chính ­ chính tr , kinh t , văn hóaố ị ị ế– xã h iộ  c aủ  T nhỉ  Bà R aị  ­ Vũng Tàu. Là h tạ  nhân thúc đ yẩ  quá trình đô thị hoá c aủ  t nhỉ  Bà R aị  ­ Vũng Tàu. Tính ch tấ  c aủ  thành phố đượ  kh ngc ẳ  đ nh:ị  

Là trung tâm thương m iạ  d chị  vụ c aủ  t nhỉ  và c aủ  ti uể  vùng. Là trung tâm giáo d cụ  ­ đào t o, nghiên c u khoa h c c a t nh và c a ti u vùng. ạ ứ ọ ủ ỉ ủ ể Có v  tríị  quan tr ng v  an ninh Qu c phòng.ọ ề ố

Thành ph  Bà R a có vai trò quan tr ng trong vi c k t n i v  khôngố ị ọ ệ ế ố ề  gian kinh t  gi a các trung tâm công nghi p c a t nh và th c hi n vai tròế ữ ệ ủ ỉ ự ệ  cung  ngứ  các s nả  ph mẩ  d chị  vụ cho các khu công nghi p,ệ  cung  ngứ  v tậ  tư 

đ ngồ  th i tiêu th  nông s n cho s n xu t nông nghi p, cung  ng hàng ờ ụ ả ả ấ ệ ứ hóa tiêu dùng cho các huy n lân c n. Thành ph  Bà R a có 11 đ n v  hành chínhệ ậ ố ị ơ ị  

g m 08ồ  phường và 03 xã. Khu v cự  n iộ  thành g mồ  8 phường: Phướ  H ng,c ư  

Phướ  Trung, Phc ước Hi p, Phệ ước Nguyên, Long Hương, Long Toàn, Kim 

Dinh, Long Tâm. Khu v c ngo i thành g m 3 xã: Hòa Long, Long Phự ạ ồ ướ  c,Tân H ng.ư

1.1.2 Đi u ki n tề ệ ự nhiên

Đ aị  hình thành phố khá b ngằ  ph ng,ẳ  h iơ  d cố  ở phía b c.ắ  Thổ nhưỡ  ng

g m hai lo i đ t chính là đ t xám và đ t đ  bazan. Do n m trong khu v cồ ạ ấ ấ ấ ỏ ằ ự  Đông Nam B  nên ch u  nh hộ ị ả ưởng c a khí h u nhi t đ i gió mùa chung c aủ ậ ệ ớ ủ  toàn khu v c g m 2 mùa rõ r t g m mùa m a và mùa khô. Mùa ự ồ ệ ồ ư m a ư thườ  ng

b t đ u t  tháng 5 và kéo dài đ n tháng 10, mùa khô thắ ầ ừ ế ường b t đ u t  thángắ ầ ừ  

11 đ n tháng 4 năm sau. Nhi t đ  trung bình trong năm t  kho ng 25,4 °C đ nế ệ ộ ừ ả ế  27,2 °C

1.1.3 V  kinh th  xãề ế  h iộ

T i thành ph , m t s  ho t đ ng nông nghi p nh  tr ng cà phê, caoạ ố ộ ố ạ ộ ệ ư ồ  

su, đi u, cây ăn qu  Bà R a là m t đ u m i giao thông c a các tuy n Qu c lề ả ị ộ ầ ố ủ ế ố ộ 

là 51, 52, 56 và t nh l  52. Bà R a còn là m t đ u m i giao thông buôn bán, cóỉ ộ ị ộ ầ ố  

đường  ng khí đ t ch y qua, có đi u ki n phát tri n thố ấ ạ ề ệ ể ương m i và nh ngạ ữ  ngành công nghi p s  d ng khí đ t làm nguyên li u và nhiên li u.ệ ử ụ ố ệ ệ

Các m c ụ tiêu an sinh xã h i ộ đ c ượ th c hi n t t. ự ệ ố C  ụ th , ể đã gi i ả quy t ế và 

gi i ớ thi u vi c ệ ệ làm cho 2.446 lao đ ng, ộ trong đó t o ạ vi c ệ làm m i ớ cho 1.394 lao 

đ ng.ộ

Hi nệ  nay trên đ aị  bàn thành phố Bà R aị  đã và đang hình thành m tộ  số khu đô th  m i nh  khu đô th  Đ ng Nhân, khu đô th  Kim Dinh, khu đô th  Lanị ớ ư ị ồ ị ị  Anh Residential, khu đô th  Bà R a Gate.ị ị

1.2 Khái quát v  Văn phòng Thành ph  Bàề ố  R aị

1.2.1 T  ch c lãnh đ o c a Vănổ ứ ạ ủ  phòng

S  đ  c  c u t  ch c ơ ồ ơ ấ ổ ứ

Phó Bí th  Thư ường tr cự

Thành ủy

Lãnh đ o: 01 đ ng chí (Đ/c) Bí th , 02 Đ/c phó Bí th  (01 phó Bí thạ ồ ư ư ư 

thường tr c, 01 phó Bí th  ­ Ch  t ch  y ban nhân dân Thành ph  Bà R a)ự ư ủ ị Ủ ố ị

Bí thư là ngườ  ch ui ị  trách nhi mệ  chung về các m tặ  ho tạ  đ ngộ  c aủ  Ban 

ch p hành Đ ng b  t i đ a phấ ả ộ ạ ị ương, ph  trách chung v  lãnh đ o đi u hànhụ ề ạ ề  công vi c c a Đ ng b  Lãnh đ o vi c th c hi n và ch p hành t t chệ ủ ả ộ ạ ệ ự ệ ấ ố ủ 

trương, chính sách , ngh  quy t ị ế mà c p trênấ  giao

Phó Bí th  thư ường tr c: Giúp Bí th  đi u hành công vi c hàng ngày,ự ư ề ệ  

ch  đ o tr c ti p công tác văn phòng c p  y nh m th c hi n t t công tác thamỉ ạ ự ế ấ ủ ằ ự ệ ố  

m u. Các ban Đ ng cũng ch u s  ch  đ o c a Bí th  và phó Bí th ư ả ị ự ỉ ạ ủ ư ư

T  ch c biên ch  c a văn phòng có 25 cán b  biên ch  g m: T  t ngổ ứ ế ủ ộ ế ồ ổ ổ  

h p;T  văn th  –l u tr ; T  tài v ; T  tài x ; T  t p v ; T  b o v ợ ổ ư ư ữ ổ ụ ổ ế ổ ạ ụ ổ ả ệ  Trong đó có 02 nhân viên h pợ  đ ngồ  thu cộ  tổ t pạ  vụ và tổ b oả  v ệ  M iỗ  tổ 

có 01 tổ trưởng và 01 t  phó đi u hành các công vi c hàng ngày trong tổ ề ệ ổ mình, dướ ựi s  phân công c a Chánh ho c Phó vănủ ặ  phòng

B  ph n nghiên c u t ng h p g m có các kh i kinh t , n i chính, vănộ ậ ứ ổ ợ ồ ố ế ộ  hóa– xã h i, v n đ ng qu n chúng, xây d ng Đ ng – Chính quy n. M i kh iộ ậ ộ ầ ự ả ề ỗ ố  

được phân công 1 cán b ,ộ  công ch cứ  phụ trách đ mả  nhi mệ  ch cứ  năng vai trò khác nhau

Cán b  t ng h p ch u s  lãnh đ o đi u hành c a đ ng chí Chánh và ộ ổ ợ ị ự ạ ề ủ ồ

Thành  y Bà R a v i ch c năng nhi m v  chính là v n d ng chủ ị ớ ứ ệ ụ ậ ụ ủ 

trương chính sách c a Trung ủ Ương Đ ng, và c a T nh  y đ  c  th  hóa vàoả ủ ỉ ủ ể ụ ể  

đ a phị ương; ch  đ o các c  quan nhà nỉ ạ ơ ước thu c th  xã th c hi n các nhi mộ ị ự ệ ệ  

v  v  chính tr , kinh t , an ninh tr t t , văn hóa , qu c phòng.ụ ề ị ế ậ ự ố

Bên c nh đó, Thành  y còn lãnh đ o, ch  đ o công tác t  tạ ủ ạ ỉ ạ ư ưởng, tổ 

ch c ki m tra, c  c u t  ch c c  s  Đ ng và đoàn th  qu n chúng.ứ ể ơ ấ ổ ứ ơ ở ả ể ầ

V  th m quy n ban hành văn b n: Thành  y có th m quy n ban hànhề ẩ ề ả ủ ẩ ề  các văn b n nh : quy t đ nh, ch  th , thông tri, thông báo, văn b n, k  ho ch,ả ư ế ị ỉ ị ả ế ạ  

hướng d n, ngh  quy t, biên b n…ẫ ị ế ả

Thành  y Bà R a làm vi c theo nguyên t c t p th  lãnh đ o, cá nhânủ ị ệ ắ ậ ể ạ  

ph  trách. C  th  là b  ph n Thụ ụ ể ộ ậ ường tr c bao g m Bí th  và phó Bí thự ồ ư ư 

thường tr c ch u trách nhi m chính trong vi c lãnh đ o, ch  đ o công vi cự ị ệ ệ ạ ỉ ạ ệ  chung, khi có v n đ  c n thi t ph i tri n khai, thấ ề ầ ế ả ể ường tr c Thành  y d  ki nự ủ ự ế  

đ a ra Thư ường v  Thành  y thông qua và quy t đ nh, n u g p nh ng v n đụ ủ ế ị ế ặ ữ ấ ề 

l n, quan tr ng h n s  thông qua Ban ch p hành Thành  y quy t đ nh.ớ ọ ơ ẽ ấ ủ ế ị

Thường tr c Thành  y có các b  ph n giúp vi c sau:ự ủ ộ ậ ệ

Văn phòng Thành phố

Là cơ quan giúp vi cệ  cho Thành  y,ủ  giúp Thành  yủ  chỉ đ o,ạ  lãnh đ oạ  

m ng tuyên truy n, theo dõi s  ho t đ ng c a các kh i chính quy n, c  th  làả ề ự ạ ộ ủ ố ề ụ ể  

v  các ho t đ ng kinh t , xã h i, an ninh qu c phòng… các ho t đ ng c aề ạ ộ ế ộ ố ạ ộ ủ  

Đ ng b , chi bả ộ ộ  tr cự   thu c,ộ   đ ngồ   th iờ   gúp  Thành  yủ   về  các  thủ  t cụ   hành chính, tổ ch cứ  ph cụ  v  các k  Đ i h i, qu n lý c  s  v t ch t và phụ ỳ ạ ộ ả ơ ở ậ ấ ươ  ng

ti n ho t đ ng c a Thànhệ ạ ộ ủ   y.ủ

Văn phòng Thành ph  không có các phòng ban l n ố ớ mà ch  bao g m cácỉ ồ  

bộ ph nậ  nh ,ỏ  đượ  đ tc ặ  dướ  sự chỉ đ oi ạ  c aủ  đ ngồ  chí Chánh văn phòng và các 

­ Đi u đ ng, b  nhi m, đ  xu t biên ch  v  các m t ch  đề ộ ổ ệ ề ấ ế ề ặ ế ộ chính sách, h u trí cho cán b , Đ ng viên, công nhânư ộ ả  viên.

­ Qu n lý, theo dõi, b  sung h  s  lý l ch cán b , Đ ng viênả ổ ồ ơ ị ộ ả  trong

Đ  xu t x  lý, gi i quy t các đ n t  khi u t , t  cáo có liên ề ấ ử ả ế ơ ừ ế ố ố

quan. Thanh tra, ki m tra x  lý công tác tài chính Đ ng   các ể ử ả ở

c  s ơ ở

T  ch c công tác b i dổ ứ ồ ưỡng cán b , hu n luy n cán b  ki m tra c  s ộ ấ ệ ộ ể ơ ởBan tuyên giáo Thành  yủ

Là đ n v  làm tham m u, giúp Thành  y v  công tác tuyên truy n, giáoơ ị ư ủ ề ề  

d c, m  các l p đào t o v  chính tr  cho các đ/c Bí th  chi Đ ng b  c  s ,ụ ở ớ ạ ề ị ư ả ộ ơ ở  ngoài ra còn đào t o các cán b  làm công tác tuyên giáo.ạ ộ

+ Trong t ng giai đo n, tùy thu c vào s  ch  đ o c a Thành  y cùngừ ạ ộ ự ỉ ạ ủ ủ  

v i tìnhớ  hình th cự  tế c aủ  đ aị  phươ  mà Thành  yng ủ  đề ra nh ngữ  chủ trươ  ngchính sách m i, đớ ược c  th  hóa b ng các văn b n nh  ngh  quy t, ch  th ,ụ ể ằ ả ư ị ế ỉ ị  thông tri…nh m th c hi n nh ng nhi m v  chính tr  trong t ng nhi m k ,ằ ự ệ ữ ệ ụ ị ừ ệ ỳ  

v n d ng th c hi n các ch  trậ ụ ự ệ ủ ương, chính sách c a c p trên, áp d ng vàoủ ấ ụ  

th c ti n   đ a phự ễ ở ị ương mình, thườ  xuyên tổ ch cng ứ  quán tri tệ  và h cọ  t pậ  các Nghị quy t,ế  chủ trươ  c ang ủ  Đ ngả .

Từ  x aư   cho  đ nế   nay,  giao  ti pế   là  nhu  c uầ   không  thể  thi uế   c aủ   con 

ngườ  và đi ượ  th cc ự  hi nệ  b ngằ  nhi uề  phươ  ti nng ệ  khác nhau. Trong đó, ngôn ngữ là phương ti nệ  quan tr ngọ  nh t.ấ  Ho tạ  đ ngộ  giao ti pế  b ngằ  ngôn ngữ có thể di nễ  ra dướ  hình th c giao ti p b ng ngôn ng  vi t ho c hình th c giaoi ứ ế ằ ữ ế ặ ứ  

ti p b ng ngôn ng  nói. S n ph m c a quá trình giao ti p ngôn ng  nói đế ằ ữ ả ẩ ủ ế ữ ượ  c

g i là di n ngôn, còn s n ph m c a quá trình giao ti p b ng ch  vi t chính làọ ễ ả ẩ ủ ế ằ ữ ế  văn b n.ả

Theo Tài li u b i dệ ồ ưỡng ng ch chuyên viên, Hà N i, 2018: Cách ti pạ ộ ế  

c n tậ ừ góc độ ngôn ngữ “Văn b nả  là m tộ  ch nhỉ  thể c aủ  các đ nơ  vị ngôn ngữ 

đượ   liên k tc ế   v iớ   nhau  theo  nh ngữ   quy  t cắ   nh tấ   đ nhị   nh mằ   truy nề   t iả   m tộ  thông tin tr nọ  v n và đáp  ng m t m c đích giao ti p nh t đ nh”. Cách ti pẹ ứ ộ ụ ế ấ ị ế  

c n t  góc đ  qu n lý “Văn b n là phậ ừ ộ ả ả ương ti n ghi tin và truy n đ t thông tinệ ề ạ  

b ng m t ngôn ng  hay m t ký hi u nh t đ nh”. [7,ằ ộ ữ ộ ệ ấ ị  tr.295]

Kho n 1, Đi u 3, Ngh  đ nh 30/2020/NĐ­CP ngày 05/3/2020 c a Chínhả ề ị ị ủ  

ph : “Văn b n là thông tin thành văn đủ ả ược truy n đ t b ng ngôn ng  ho c kýề ạ ằ ữ ặ  

hi u,ệ  hình thành trong ho tạ  đ ngộ  c aủ  các cơ quan, tổ ch cứ  và đượ  trình bày cđúng th  th c, k  thu t theo quyể ứ ỹ ậ  đ nh”.ị

Như v y,ậ  ta th yấ  có r tấ  nhi uề  đ nhị  nghĩa về văn b n,ả  tuy nhiên tác giả 

th ng nh t s  d ng khái ni m: “Văn b n là thông tin thành văn đố ấ ử ụ ệ ả ược truy nề  

đ t b ng ngôn ng  ho c ký hi u, hình thành trong ho t đ ng c a các c  quan,ạ ằ ữ ặ ệ ạ ộ ủ ơ  

t  ch c và đổ ứ ược trình bày đúng th  th c, k  thu t theo quyể ứ ỹ ậ  đ nh”ị

Khái ni m v  văn bán c a Đ ng ệ ề ủ ả

Văn  b nả   c aủ   Đ ngả   là  các  gi yấ   t ,ờ   tài  li u,ệ   thể  hi nệ   dướ   d ngi ạ   ngôn ngữ vi t, đế ược liên k t ch t ch , hoàn ch nh c  v  n i dung, th  th c, hìnhế ặ ẽ ỉ ả ề ộ ể ứ  

th c do tứ ổ ch cứ

đ ng ban hành theo th m quy n quy đ nh trong Đi u l  Đ ng và các quy chả ẩ ề ị ề ệ ả ế làm vi c c a các c p u  Đ ng. căn c  theo  ệ ủ ấ ỷ ả ứ Quy đ nh s  66­QĐ/TW, ngày ị ố   6/2/2017 c a ủ  Ban Ch p ấ  hành Trung  ươ  về thể lo i, ng ạ  th m ẩ  quy n ề  ban hành 

và thể th c ứ  văn b n c a ả ủ  Đ ng ả

Văn b n c a Đ ng là phả ủ ả ương ti n, là công c  ch  y u, ph  bi n nh tệ ụ ủ ế ổ ế ấ  

đ  t  ch c các m i quan h  trong h  th ng c a Đ ng, trong h  th ng chínhể ổ ứ ố ệ ệ ố ủ ả ệ ố  

tr  doị  Đ ng lãnh đ o và trong các quan h  đ iả ạ ệ ố  ngo i.ạ

2.1.2 Vai trò c a văn b nủ ả  Đ ngả

Là c  s  đ m b o thông tin cho ho t đ ng lãnh đ o c a Đ ng ơ ở ả ả ạ ộ ạ ủ ả

Ho t đ ng lãnh đ o c a Đ ng ph n l n đạ ộ ả ủ ả ầ ớ ược đ m b o thông tin b iả ả ở  

h  th ngệ ố   văn  b nả   lãnh  đ o,ạ   qu nả   lý.  Đó  là  các  thông  tin  về  chủ  trướng, 

đườ  l ing ố  c a Đ ng và Nhà nủ ả ước liên quan đ n m c tiêu và phế ụ ương hướ  ng

ho t đ ng lâu dài c a c  quan, đ nn v ; là nhi m v , m c tiêu ho t đ ng cạ ộ ủ ơ ơ ị ệ ụ ụ ạ ọ ụ 

th  c a t ng c  quan, đ n v ; phể ủ ừ ơ ơ ị ương th c ho t đ ng quann h  công tác gi aứ ạ ộ ệ ữ  các c  quan, đ n v  v i nhau; tình hình đ i tơ ơ ị ớ ố ượng b  lãnh đ o qu n lý, s  bi nị ạ ả ự ế  

đ ng c a c  quan, đ n v , ch c năng nhi m v  và quy n h n c a c  quan,ộ ủ ơ ơ ị ứ ệ ụ ề ạ ủ ơ  

đ n v  . Ngoài ra còn liên quan đ n các k t qu  đ t đơ ị ế ế ả ạ ược trong quá trình lãnh 

đ o, qu nạ ả  lý

Ph ươ ng ti n truy n đ t các ch  tr ệ ề ạ ủ ươ ng, ý đ nh lãnh đ o ị ạ

Thông thường, các chủ trương, ý đ nhị  lãnh đ oạ  c aủ  các cơ quan Đ ngả  

được truy nề   đ tạ   sau  khi  đã  đượ   thể  chế  hóa  thành  các  văn  b n.c ả   Các  chủ 

trương,  ý  đ nh lãnhị   đ oạ   đượ   truy nc ề   đ tạ   nhanh  chóng  và  đúng  đ iố   tượng, 

đượ  đ ic ố  thượ  thông su t, hi u đng ố ể ược nhi m v  và n m đệ ụ ắ ược ý c a lãnhủ  

đ o mu n truy n đ t nh m đ  yênạ ố ề ạ ằ ể   tâm,  tin  tưở   và  th cng ự   hi n.ệ   N uế   như không truy nề  đ tạ  thông tin b ngằ  văn b n thìả  thông tin sẽ bị l ,ộ  m tấ  th iờ  gian 

d nẫ  đ nế  vi cệ  th cự  hi nệ  chủ trươ  đ ang ư  ra không đượ  k pc ị  th iờ  và hi uệ  qu ả  

Vì v yậ  c nầ  có m tộ  hệ th ng,ố  m tộ  tổ ch cứ  xây d ng,ự  ban hành và v n chuy nậ ể  

m t cách khoaộ  h cọ