Microsoft Word 02050002270 doc ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ĐỖ QUỐC TOÁN NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP VỀ SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN ĐỂ NÂNG CAO CHẤT LƯỢN[.]
Trang 1ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
_
ĐỖ QUỐC TOÁN
NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP
VỀ SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN ĐỂ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HỒ SƠ TRONG PHÔNG LƯU TRỮ TỈNH
ỦY, THÀNH ỦY TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG
LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƯU TRỮ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Hà Nội, năm 2013
Trang 3ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
_
ĐỖ QUỐC TOÁN
NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP
VỀ SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN ĐỂ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HỒ SƠ TRONG PHÔNG LƯU TRỮ TỈNH
ỦY, THÀNH ỦY TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG
LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƯU TRỮ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Chuyên ngành: Lưu trữ
Mã số: 60 32 24
Hướng dẫn khoa học: PGS Vương Đình Quyền
Hà Nội, năm 2013
Trang 4MỤC LỤC
Trang
CHƯƠNG I: MỐI QUAN HỆ GIỮA VIỆC SOẠN THẢO VÀ BAN
HÀNH VĂN BẢN VỚI CHẤT LƯỢNG HỒ SƠ TRONG PHÔNG
LƯU TRỮ TỈNH ỦY, THÀNH ỦY
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, quan hệ công tác của
Tỉnh ủy, Thành ủy
1.2 Chất lượng hồ sơ trong phông lưu trữ Tỉnh ủy, Thành ủy
1.2.1 Các loại hồ sơ chủ yếu trong phông lưu trữ Tỉnh ủy,
1.2.2 Các yếu tố bảo đảm chất lượng hồ sơ trong phông lưu trữ
1.3 Mối quan hệ giữa soạn thảo và ban hành văn bản với chất
lượng hồ sơ trong phông lưu trữ Tỉnh ủy, Thành ủy
1.3.1 Đảm bảo tính đầy đủ cho thành phần tài liệu trong hồ sơ 37 1.3.2 Đảm bảo tính pháp lý và độ tin cậy của tài liệu trong hồ sơ 37 1.3.3 Đảm bảo tính chính xác cho thông tin của tài liệu trong hồ sơ 38
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN
BẢN Ở MỘT SỐ TỈNH ỦY, THÀNH ỦY
2.1 Các quy định, hướng dẫn về soạn thảo và ban hành văn bản
2.1.1 Quy định, hướng dẫn của Trung ương 40 2.1.2 Quy định, hướng dẫn của các Tỉnh ủy, Thành ủy 43 2.2 Các loại văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Tỉnh ủy,
Thành ủy
2.2.1 Phương thức lãnh đạo bằng văn bản của Đảng 44 2.2.2 Các loại văn bản do Tỉnh ủy, Thành ủy ban hành 45
Trang 52.3.1 Tổ chức soạn thảo văn bản 52
2.4.3 Nguyên nhân của những hạn chế, bất cập 94
CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHỦ YẾU VỀ SOẠN THẢO
VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN ĐỂ GÓP PHẦN NÂNG CAO CHẤT
LƯỢNG HỒ SƠ TRONG PHÔNG LƯU TRỮ TỈNH ỦY, THÀNH ỦY
3.1 Nâng cao nhận thức về vị trí, vai trò của văn bản và việc soạn
3.2 Bổ sung, hoàn thiện hệ thống quy định, hướng dẫn về soạn
3.3 Bố trí đủ số lượng, nâng cao trình độ, năng lực của đội ngũ cán
Trang 6PHẦN MỞ ĐẦU
1 Tính cấp thiết của luận văn
Tỉnh ủy, Thành ủy là cơ quan lãnh đạo của Đảng ở tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Trong quá trình hoạt động của mình, Tỉnh ủy, Thành ủy trực thuộc Trung ương ban hành các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo, phối hợp, điều hành các lĩnh vực của đời sống xã hội ở địa phương,
từ công tác xây dựng Đảng đến các chủ trương, chính sách về phát triển kinh tế - xã hội, củng cố an ninh, quốc phòng, vấn đề tôn giáo, dân tộc, hoạt động đối ngoại… Tuy nhiên, trong thực tiễn, do nhiều nguyên nhân khác nhau, việc soạn thảo và ban hành văn bản của các Tỉnh ủy, Thành
ủy còn có những điểm chưa thống nhất, bộc lộ một số hạn chế, bất cập, ảnh hưởng trực tiếp đến nội dung và chất lượng văn bản, đến việc theo dõi, giải quyết văn bản và sau cùng là ảnh hưởng đến chất lượng hồ sơ trong phông lưu trữ Tỉnh ủy, Thành ủy
Nhận thấy, việc nghiên cứu mối quan hệ giữa soạn thảo và ban hành văn bản với chất lượng hồ sơ và đánh giá thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản của Tỉnh ủy, Thành ủy để từ đó đề ra các giải pháp góp phần nâng cao chất lượng hồ sơ trong phông lưu trữ Tỉnh ủy, Thành ủy
là vấn đề cần thiết, có nhiều ý nghĩa đối với thực tiễn, bởi lẽ, trong phông lưu trữ Tỉnh ủy, Thành ủy có nhiều thành phần tài liệu, nhưng những văn bản do Tỉnh ủy, Thành ủy ban hành vẫn là bộ phận chủ yếu
và là bộ phận hợp thành quan trọng nhất, có giá trị nhất, vì nó phản ánh chức năng, nhiệm vụ và kết quả hoạt động các mặt của đơn vị hình thành
phông, do đó, tác giả chọn đề tài “Nghiên cứu thực trạng và giải pháp
về soạn thảo và ban hành văn bản để nâng cao chất lượng hồ sơ trong
Trang 72 Mục tiêu nghiên cứu của luận văn
Đề tài nhằm giải quyết các mục tiêu sau đây:
Thứ nhất, làm rõ những tiêu chí đánh giá chất lượng của các hồ sơ trong phông lưu trữ Tỉnh ủy, Thành ủy và mối quan hệ giữa việc soạn thảo và ban hành văn bản của Tỉnh ủy, Thành ủy với chất lượng hồ sơ Thứ hai, khảo sát thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản ở một
động đối với chất lượng hồ sơ trong phông lưu trữ Tỉnh ủy
Thứ ba, đề xuất một số giải pháp về soạn thảo và ban hành văn bản
để góp phần phục vụ hiệu quả hoạt động lãnh đạo và nâng cao chất lượng hồ sơ trong phông lưu trữ Tỉnh ủy
Để thực hiện mục tiêu của đề tài, tác giả thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của Tỉnh ủy hiện nay
- Nghiên cứu các văn bản quy định, hướng dẫn của Trung ương, Văn phòng Trung ương, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương, các Tỉnh
ủy về soạn thảo và ban hành văn bản
- Khảo sát, đánh giá thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản của Tỉnh ủy giai đoạn 2005 – 2013
- Khảo sát, đánh giá chất lượng hồ sơ một phông lưu trữ Tỉnh ủy giai đoạn 2006 – 2010
- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản của Tỉnh ủy
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn
ủy” được viết gọn là “Tỉnh ủy” (trừ tiêu đề các đề mục, mục, tiểu mục).
Trang 8Đối tượng nghiên cứu của luận văn là chất lượng hồ sơ trong phông lưu trữ Tỉnh ủy và thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản của Tỉnh ủy Phạm vi nghiên cứu và khảo sát: luận văn tập trung nghiên cứu và khảo sát công tác tổ chức soạn thảo, ban hành văn bản và văn bản ban hành từ năm 2005 đến 2013 của các Tỉnh ủy, Thành ủy: Hà Nam, Hải Phòng, Thái Nguyên, Đồng Nai, Hậu Giang, Hà Nội, Khánh Hòa, Sơn
La, Tuyên Quang, Bắc Giang, Đồng Nai, Hưng Yên, Bình Thuận, Tp
Hồ Chí Minh, Đăk Lăk, Đăk Nông, Thái Nguyên, Cao Bằng, Bến Tre, Hòa Bình, Điện Biên, Nghệ An Riêng việc khảo sát chất lượng hồ sơ được thực hiện đối với các hồ sơ trong phông lưu trữ Thành ủy Hà Nội giai đoạn 2006 - 2010
4 Phương pháp nghiên cứu
Cùng với việc vận dụng các nguyên lý cơ bản của chủ nghĩa Mác – Lênin, cơ sở lý luận của công tác văn thư, lưu trữ, để nghiên cứu đề tài, chúng tôi sử dụng một số phương pháp nghiên cứu chủ yếu sau đây: Phương pháp khảo sát thực tế được vận dụng để thu thập thông tin cần thiết phục vụ cho việc đánh giá chất lượng hồ sơ trong phông lưu trữ Tỉnh ủy, thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản của Tỉnh ủy
Phương pháp phân tích tổng hợp được vận dụng phân tích lý luận
và thực tiễn làm sáng tỏ sự cần thiết phải nâng cao chất lượng văn bản, chất lượng hồ sơ; nghiên cứu, phân tích vừa khái quát, vừa cụ thể để tìm
ra những cái chung, cái riêng trong việc soạn thảo và ban hành văn bản của Tỉnh ủy
Phương pháp hệ thống được vận dụng để phân tích, đánh giá hệ thống văn bản do Tỉnh ủy ban hành; đồng thời để nghiên cứu tổng thể việc soạn thảo và ban hành văn bản của các Tỉnh ủy
Trang 9năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, mối quan hệ công tác của Tỉnh ủy, từ
đó liên hệ đến việc soạn thảo và ban hành văn bản của Tỉnh ủy
Phương pháp so sánh được vận dụng đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn, giữa thực tiễn của các Tỉnh ủy với nhau, giữa soạn thảo và ban hành thể loại văn bản này với thể loại văn bản khác của cùng một Tỉnh ủy
5 Tình hình nghiên cứu
Cho đến nay, đã có nhiều công trình nghiên cứu về văn bản, soạn thảo và ban hành văn bản và về lập hồ sơ
Về giáo trình và sách chuyên khảo, có thể kể đến một số cuốn sách
tiêu biểu như: Công tác lưu trữ Việt Nam (Nxb Khoa học xã hội, 1987);
Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (Nxb Đại học và giáo dục chuyên nghiệp, 1990); L ý luận và phương pháp
2007); Hướng dẫn soạn thảo văn bản và công tác văn phòng trong các
trị Quốc gia 2009); Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước (tái bản
lần thứ năm có sửa chữa, bổ sung) của GS TSKH Nguyễn Văn Thâm (Nxb Chính trị Quốc gia, 2010)…
Về các luận văn thạc sĩ, có thể kể đến như: Hoàn thiện hệ thống văn
bản quản lý hành chính nhà nước ở cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung
ương trong giai đoạn hiện nay của Bùi Xuân Lự (2000); Hoàn thiện việc
xây dựng, ban hành văn bản của Quốc hội và Văn phòng Quốc hội trong
Thị Thu Hương (2006); Lập hồ sơ hiện hành ở các ban Đảng trực thuộc
(2006); Nghiên cứu chuẩn hóa thể thức văn bản của các doanh nghiệp
Trang 10ngoài quốc doanh của Nguyễn Hồng Duy (2007); Văn phong trong văn
bản quản l ý của Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt
Kỹ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng cục Xây dựng lực lượng công an
Nghiên cứu về văn bản của Đảng, Văn phòng Trung ương Đảng đã
chủ trì triển khai một số đề tài khoa học như: Chuẩn hóa hệ thống văn
Qua nghiên cứu các giáo trình, sách chuyên khảo, các luận văn thạc
sỹ và các công trình nghiên cứu cho thấy, việc nghiên cứu thực trạng và giải pháp về soạn thảo và ban hành văn bản của Tỉnh ủy nhằm nâng cao chất lượng hồ sơ trong phông lưu trữ Tỉnh ủy là vấn đề chưa có công trình khoa học nào nghiên cứu
6 Các nguồn tài liệu tham khảo chính
Bên cạnh các sách, tài liệu chuyên khảo, luận văn cao học, nguồn tài liệu tham khảo chính trong quá trình thực hiện đề tài là các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Trung ương Đảng, Văn phòng Trung ương Đảng, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng về công tác văn thư, lưu trữ, về soạn thảo và ban hành văn bản Đặc biệt, nguồn tư liệu tham khảo quan trọng chính là văn bản do các Tỉnh ủy ban hành Ngoài ra, các báo cáo của Văn phòng Trung ương Đảng, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, các văn phòng Tỉnh ủy, và văn bản của các Tỉnh ủy gửi đến Văn phòng Trung ương Đảng cũng là những tư liệu bổ trợ trong quá trình thực hiện đề tài
Trang 11Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ giúp thấy được mối quan hệ giữa soạn thảo và ban hành văn bản với chất lượng hồ sơ trong lưu trữ; góp phần nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản và công tác lưu trữ ở các Tỉnh ủy Những đề xuất của tác giả là cơ sở khoa học và thực tiễn để Văn phòng Trung ương Đảng, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng và các Tỉnh ủy nghiên cứu ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và tổ chức công tác soạn thảo và ban hành văn bản ngày càng hợp lý, khoa học hơn Đồng thời, kết quả nghiên cứu của đề tài cũng có thể sử dụng để tham khảo trong quá trình biên soạn tài liệu bồi dưỡng cán bộ công tác văn phòng cấp ủy đảng nói chung, cán bộ biên tập văn bản, văn thư, lưu trữ của Tỉnh ủy nói riêng
8 Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn được kết cấu thành 3 chương như sau:
Chương 1: Mối quan hệ giữa việc soạn thảo và ban hành văn bản với chất lượng hồ sơ trong phông lưu trữ Tỉnh ủy, Thành ủy
Chương 2: Thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản ở một số Tỉnh
ủy, Thành ủy
Chương 3: Một số giải pháp chủ yếu về soạn thảo và ban hành văn bản để góp phần nâng cao chất lượng hồ sơ trong phông lưu trữ Tỉnh ủy, Thành ủy
Trong quá trình học tập, nghiên cứu thực hiện luận văn, chúng tôi
đã nhận được sự giúp đỡ, động viên của các thày, cô giáo Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, đồng chí, đồng nghiệp ở Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, các văn phòng Tỉnh ủy, các bạn học viên lớp Cao học Lưu trữ khóa 2008 - 2011 và gia đình, bạn bè; đặc biệt, là
Trang 12sự chỉ bảo ân cần, tâm huyết và trách nhiệm của Thày giáo, Nhà giáo Ưu
Hà Nội, tháng 12-2013
Tác giả
Trang 13Chương 1 MỐI QUAN HỆ GIỮA VIỆC SOẠN THẢO
VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN VỚI CHẤT LƯỢNG HỒ SƠ TRONG PHÔNG LƯU TRỮ TỈNH ỦY, THÀNH ỦY
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, mối quan hệ công tác của Tỉnh ủy, Thành ủy
1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ
Đảng Cộng sản Việt Nam là một tổ chức chặt chẽ, thống nhất ý chí
và hành động, lấy tập trung dân chủ làm nguyên tắc tổ chức cơ bản Hệ thống tổ chức Đảng bao gồm các cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng được thành lập và hoạt động theo quy định của Điều lệ Đảng nhằm thực hiện vai trò lãnh đạo của Đảng đối với Nhà nước và toàn xã hội
Hệ thống tổ chức của Đảng được lập tương ứng với hệ thống tổ chức hành chính của Nhà nước [5, tr 9]
Theo Điều 110 của Hiến pháp Nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 2013, các đơn vị hành hành chính của nước ta được phân định thành 4 cấp, là: Nước chia thành tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; tỉnh chia thành huyện, thị xã và thành phố tỉnh; thành phố trực thuộc Trung ương chia thành quận, huyện, thị xã và đơn vị hành chính tương đương; huyện chia thành xã, thị trấn; thị xã và thành phố thuộc tỉnh chia thành phường và xã; quận chia thành phường [28, tr 28]
Theo đó, hệ thống tổ chức của Đảng cũng gồm 4 cấp là: trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện và cấp cơ sở
Điều lệ Đảng Cộng sản Việt Nam quy định cơ quan lãnh đạo các cấp của Đảng do bầu cử lập ra Cơ quan lãnh đạo cao nhất của Đảng là Đại hội đại biểu toàn quốc, cơ quan lãnh đạo ở mỗi cấp là đại hội đại
Trang 14biểu hoặc đại hội đảng viên Giữa hai kỳ đại hội, cơ quan lãnh đạo của Đảng là Ban Chấp hành Trung ương, ở mỗi cấp là Ban Chấp hành đảng
bộ, chi bộ [5, tr 9]
Tỉnh ủy do đại hội Đại biểu đảng bộ tỉnh bầu, là cơ quan lãnh đạo giữa hai kỳ Đại hội đại biểu đảng bộ tỉnh Tỉnh ủy có chức năng lãnh đạo thực hiện nghị quyết đại hội Đại biểu đảng bộ tỉnh; nghị quyết, chỉ thị của Trung ương Đảng Tỉnh ủy làm việc theo nguyên tắc tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách; hội nghị Tỉnh ủy do Ban Thường vụ triệu tập thường lệ ba tháng một lần; họp bất thường khi cần Tỉnh ủy có các nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
Một là, quyết định số lượng ủy viên Ban Thường vụ Tỉnh ủy, ủy viên Ủy ban Kiểm tra Tỉnh ủy; bầu Ban Thường vụ, Bí thư, Phó Bí thư Tỉnh ủy; bầu Ủy ban Kiểm tra Tỉnh ủy, Chủ nhiệm Ủy ban Kiểm tra Tỉnh ủy Quyết định quy chế làm việc của Tỉnh ủy, Ban Thường vụ Tỉnh
ủy, Thường trực Tỉnh ủy và Ủy ban Kiểm tra Tỉnh ủy; chương trình công tác toàn khóa và chương trình công tác năm của Tỉnh ủy
Hai là, quyết định những vấn đề về chiến lược, các chương trình, đề
án, kế hoạch, chủ trương, biện pháp quan trọng trong các lĩnh vực công tác của tỉnh nhằm cụ thể hóa và thực hiện nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc, các nghị quyết của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban
Bí thư và nghị quyết Đại hội đảng bộ tỉnh
Ba là, chỉ đạo và thông qua phương hướng, nhiệm vụ chủ yếu phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm an ninh – quốc phòng 6 tháng, hằng năm
và kế hoạch 5 năm của tỉnh
Bốn là, thảo luận và quyết định việc lãnh đạo thực hiện nghị quyết của Tỉnh ủy về công tác tài chính đảng, các báo cáo định kỳ hằng năm
và bất thường của Ủy ban Kiểm tra Tỉnh ủy; nghe Ban Thường vụ Tỉnh
ủy báo cáo những quyết định quan trọng của Ban Thường vụ Tỉnh ủy
Trang 15Năm là, đánh giá kết quả thực hiện nghị quyết Đại hội đảng bộ tỉnh nửa đầu nhiệm kỳ và quyết định các nhiệm vụ, chủ trương, giải pháp trong nửa cuối nhiệm kỳ
Sáu là, cụ thể hóa đường lối, chủ trương, chính sách về công tác tổ chức, cán bộ của Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Bộ Chính trị để thực hiện cho phù hợp với điều kiện cụ thể của đảng bộ
Bảy là, trình Bộ Chính trị, Ban Bí thư dự kiến nhân sự giới thiệu ứng cử, đề cử hoặc rút khỏi các chức danh: ủy viên Trung ương Đảng, bí thư Tỉnh ủy, chủ tịch Hội đồng Nhân dân tỉnh, chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh; nhân sự bổ sung hoặc rút khỏi Ban Chấp hành đảng bộ tỉnh
Tám là, chuẩn bị và quyết định triệu tập Đại hội nhiệm kỳ, Đại hội bất thường theo quy định của Điều lệ Đảng; chuẩn bị các dự thảo văn kiện trình Đại hội, đề án nhân sự Ban Chấp hành đảng bộ tỉnh khóa sau
và đoàn đại biểu đi dự Đại hội Đảng toàn quốc để Đại hội thảo luận, bầu
cử Hướng dẫn, chỉ đạo đại hội đảng các cấp tiến tới Đại hội đảng bộ tỉnh và Đại hội toàn quốc của Đảng
Chín là, xem xét, quyết định kỷ luật đối với tổ chức đảng và đảng viên có vi phạm theo quy định của Điều lệ Đảng
Mười là, trình Bộ Chính trị, Ban Bí thư về chủ trương thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể các tổ chức đảng theo quy định của Điều lệ Đảng
và hướng dẫn của Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Ban Tổ chức Trung ương Mười một là, thảo luận và quyết định những vấn đề cần thiết khi có trên 1/3 số ủy viên Ban Chấp hành đảng bộ tỉnh có yêu cầu [3]
1.1.2 Cơ cấu tổ chức
Theo quy định của Điều lệ Đảng, sau Đại hội đảng bộ tỉnh, hội nghị Tỉnh ủy lần thứ nhất bầu Ban Thường vụ Tỉnh ủy; cử Thường trực Tỉnh ủy; thành lập các ban chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy
Trang 161.1.2.1 Ban Thường vụ Tỉnh ủy
Ban Thường vụ Tỉnh ủy là cơ quan lãnh đạo giữa hai kỳ hội nghị Tỉnh ủy Ban Thường vụ Tỉnh ủy có nhiệm vụ lãnh đạo và kiểm tra, giám sát việc thực hiện nghị quyết của Đại hội đại biểu đảng bộ tỉnh, nghị quyết, chỉ thị của Tỉnh ủy và nghị quyết, chỉ thị của Trung ương; quyết định những vấn đề về chủ trương, tổ chức, cán bộ; quyết định triệu tập và chuẩn bị nội dung các kỳ họp của Tỉnh ủy [5, tr 17]
1.1.2.2 Thường trực Tỉnh ủy
Thường trực Tỉnh ủy do Ban Thường vụ Tỉnh ủy cử, gồm bí thư, các phó bí thư Tỉnh ủy Thường trực Tỉnh ủy chỉ đạo kiểm tra thực hiện nghị quyết, chỉ thị của Tỉnh ủy, của Ban Thường vụ Tỉnh ủy và của Trung ương; giải quyết công việc hằng ngày của đảng bộ; quyết định triệu tập và chuẩn bị nội dung các kỳ họp của Ban Thường vụ Tỉnh ủy [39, tr 571]
1.1.2.3 Các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc
Theo Quy định của Ban Chấp hành Trung ương về thi hành Điều lệ Đảng, Tỉnh ủy được lập các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc, gồm: Văn phòng, Ban Tổ chức, cơ quan Ủy ban Kiểm tra, Ban Tuyên giáo, Ban Dân vận [5, tr 62] Sau kết luận Hội nghị lần thứ tư Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XI, Ban Bí thư đã quyết định Tỉnh ủy được lập thêm Ban Nội chính [2, tr 1]
Các cơ quan chuyên trách tham mưu giúp việc Tỉnh ủy có 5 nhóm nhiệm vụ là: 1) Nghiên cứu, đề xuất 2) Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát 3) Thẩm định, thẩm tra 4) Phối hợp 5) Thực hiện một số nhiệm vụ khác
do Ban Thường vụ, Thường trực Tỉnh ủy giao [3, tr 2]
Chức năng của từng cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc
Trang 17Văn phòng Tỉnh ủy là cơ quan tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy mà trực tiếp, thường xuyên là Ban Thường vụ và Thường trực Tỉnh ủy trong tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo, phối hợp hoạt động của các
cơ quan tham mưu, giúp việc; tham mưu, đề xuất chủ trương, chính sách thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại; nguyên tắc, chế độ quản lý tài chính, tài sản của đảng bộ; là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của Tỉnh ủy Trực tiếp quản lý tài sản, tài chính của Tỉnh ủy và các cơ quan, tổ chức Đảng trực thuộc Tỉnh ủy, bảo đảm kinh phí, cơ sở vật chất cho hoạt động của cấp ủy [3, tr 2]
tiếp, thường xuyên là Ban Thường vụ và Thường trực Tỉnh ủy về công tác tổ chức xây dựng đảng gồm: tổ chức, cán bộ, đảng viên, bảo vệ chính trị nội bộ của hệ thống chính trị trong tỉnh Là cơ quan chuyên môn, nghiệp vụ về công tác tổ chức, cán bộ, đảng viên, bảo vệ chính trị nội bộ của Tỉnh ủy [3, tr 5]
ủy, Ủy ban Kiểm tra Tỉnh ủy thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn về công tác kiểm tra, giám sát và thi hành kỷ luật Đảng trong đảng bộ tỉnh theo quy định của Điều lệ Đảng; thực hiện các nhiệm vụ do Tỉnh ủy, Ban Thường vụ Tỉnh ủy giao Là cơ quan chuyên môn, nghiệp vụ về công tác kiểm tra, giám sát và thi hành kỷ luật đảng của Tỉnh ủy [3, tr 9]
tiếp, thường xuyên là Ban Thường vụ và Thường trực Tỉnh ủy về công tác xây dựng Đảng thuộc các lĩnh vực chính trị, tư tưởng, tuyên truyền,
lý luận chính trị, báo chí, xuất bản, văn hoá, văn nghệ, khoa giáo, biên soạn về lịch sử đảng bộ địa phương Là cơ quan chuyên môn, nghiệp vụ
về công tác tuyên giáo của Tỉnh ủy [3, tr 11]
Trang 18Ban Dân vận Tỉnh ủy là cơ quan tham mưu của Tỉnh ủy mà trực tiếp, thường xuyên là Ban Thường vụ và Thường trực Tỉnh ủy về công tác dân vận (bao gồm cả công tác dân tộc, tôn giáo) [3, tr 14]
tiếp, thường xuyên là Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Thường trực Tỉnh ủy về công tác nội chính và phòng, chống tham nhũng [2, tr 1]
1.1.3 Quan hệ công tác
1.1.3.1 Đối với Bộ Chính trị, Ban Bí thư Trung ương, các ban
Đảng và Văn phòng Trung ương Đảng
Tỉnh ủy ủy quyền Ban Thường vụ, Thường trực Tỉnh ủy thực hiện các mối quan hệ công tác với Bộ Chính trị, Ban Bí thư Trung ương, các ban Đảng và Văn phòng Trung ương Đảng Thường trực Tỉnh ủy tổ chức quán triệt, cụ thể hóa và triển khai thực hiện có hiệu quả đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước ở địa phương; thực hiện đầy đủ chế độ báo cáo, chế độ thỉnh thị, xin ý kiến Ban Bí thư Trung ương đối với những vấn đề vượt quá thẩm quyền và những vấn đề quan trọng mới nảy sinh ở địa phương, những vấn đề về tổ chức, cán bộ Thường trực Tỉnh ủy chỉ đạo các ban chuyên trách tham mưu giúp việc và Văn phòng Tỉnh ủy xây dựng mối quan hệ công tác chặt chẽ, thường xuyên với các ban Đảng ở Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng; kịp thời báo cáo những vấn đề khi các cơ quan Trung ương yêu cầu
1.1.3.2 Đối với các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy
Cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc có nhiệm vụ chuẩn bị
hoặc phối hợp chuẩn bị các đề án, quyết định trình Tỉnh ủy, Ban Thường
vụ Tỉnh ủy; giúp Ban Thường vụ Tỉnh ủy tổ chức truyền đạt, chỉ đạo triển khai thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các nghị quyết, chỉ thị; quản lý
Trang 19Thường vụ Tỉnh ủy giao; phối hợp với các cơ quan Nhà nước giải quyết những vấn đề có liên quan
Các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy thực hiện
chế độ báo cáo với Ban Thường vụ Tỉnh ủy theo định kỳ và đột xuất Thường trực Tỉnh ủy cho ý kiến chỉ đạo đối với các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy ít nhất 6 tháng 1 lần, chỉ đạo Văn phòng Tỉnh ủy phục vụ sự điều hành, tổ chức công việc của cấp ủy và làm công tác thông tin phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của Tỉnh ủy, Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Thường trực Tỉnh ủy
1.1.3.3 Đối với các cấp ủy trực thuộc
Tỉnh ủy, Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Thường trực Tỉnh ủy lãnh đạo tuyệt đối và trực tiếp về mọi mặt đối với quân đội, công an Thông qua cơ chế đồng chí Bí thư Tỉnh ủy làm Bí thư Đảng ủy Quân sự tỉnh và tham gia Đảng ủy Quân khu; đồng chí Phó Bí thư, Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh tham gia Đảng ủy Quân sự, phụ trách Đảng ủy Công an, Đảng ủy Bộ đội Biên phòng tỉnh (đối với những tỉnh có Đảng ủy Bộ đội biên phòng) để lãnh đạo trực tiếp công tác quốc phòng an ninh
Tỉnh ủy, Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Thường trực Tỉnh ủy thường xuyên chỉ đạo kiểm tra các quận ủy, huyện ủy, thị ủy, đảng ủy trực thuộc Các quận ủy, huyện ủy, thị ủy và đảng ủy trực thuộc chịu trách nhiệm trước Tỉnh ủy và Ban Thường vụ Tỉnh ủy về toàn bộ các mặt công tác ở địa phương, đơn vị mình; kịp thời tổ chức triển khai có hiệu quả các nghị quyết, chỉ thị của Đảng và chính sách, pháp luật của Nhà nước ở địa phương, đơn vị; thực hiện chế độ báo cáo định kỳ với Ban Thường vụ Tỉnh ủy Tuỳ tình hình cụ thể, Ban Thường vụ Tỉnh ủy có thể làm việc đột xuất để quyết định những chủ trương công tác lớn, xử lý kịp thời những vấn để nảy sinh có liên quan đến địa phương, đơn vị đó
Trang 201.1.3.4 Đối với Đảng đoàn Hội đồng Nhân dân tỉnh và Hội đồng nhân dân tỉnh
Tỉnh ủy và Ban Thường vụ Tỉnh ủy lãnh đạo Hội đồng nhân dân tỉnh thông qua Đảng đoàn Hội đồng nhân dân tỉnh Tỉnh ủy, Ban Thường
vụ Tỉnh ủy lãnh đạo, chỉ đạo tập thể Đảng đoàn Hội đồng nhân dân tỉnh bằng nghị quyết, chỉ thị, quyết định, văn bản chỉ đạo, ý kiến chỉ đạo trực tiếp và bằng công tác cán bộ, công tác kiểm tra, giám sát của Đảng Tỉnh
ủy quyết định giới thiệu nhân sự ra ứng cử hoặc cho thôi giữ chức vụ Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh; cho ý kiến về công tác bầu cử Hội đồng nhân dân tỉnh, việc xây dựng, kiện toàn tổ chức Hội đồng nhân dân tỉnh; cho ý kiến về những định hướng, chủ trương quan trọng trong chương trình hoạt động, chương trình các kỳ họp và những quyết định quan trọng của Hội đồng nhân dân tỉnh về kinh tế - xã hội, ngân sách, quốc phòng - an ninh; những vấn đề liên quan chế độ, chính sách và đời sống của nhân dân tỉnh; những vấn đề về tổ chức hành chính trước khi trình Hội đồng nhân dân tỉnh quyết định Kiểm tra, giám sát việc thực hiện chủ trương, nghị quyết của cấp trên và của Tỉnh ủy đối với Đảng đoàn Hội đồng nhân dân tỉnh và Hội đồng nhân dân tỉnh
1.1.3.5 Đối với Ban cán sự đảng Ủy ban Nhân dân tỉnh và Ủy ban nhân dân tỉnh
Tỉnh ủy và Ban Thường vụ Tỉnh ủy lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh thông qua Ban cán sự đảng Ủy ban Nhân dân tỉnh Tỉnh ủy, Ban Thường
vụ Tỉnh ủy lãnh đạo, chỉ đạo tập thể Ban cán sự đảng Ủy ban nhân dân tỉnh bằng nghị quyết, chỉ thị, quyết định, văn bản chỉ đạo, ý kiến chỉ đạo trực tiếp và bằng công tác cán bộ, công tác kiểm tra, giám sát của Đảng Tỉnh
ủy ban hành nghị quyết lãnh đạo những định hướng lớn trong quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội, về chủ trương, mục tiêu, nhiệm vụ, giải
Trang 21vấn đề lớn, quan trọng về kinh tế - xã hội, ngân sách, quốc phòng - an ninh, đối ngoại; quyết định giới thiệu nhân sự bầu chức danh chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; cho ý kiến về quy hoạch, điều chỉnh địa giới hành chính hoặc thành lập các đơn vị hành chính mới theo quy định của pháp luật Ban Cán sự đảng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm tham mưu,
đề xuất và cụ thể hoá kịp thời các chủ trương, nghị quyết, chỉ thị của Tỉnh ủy trên các lĩnh vực thuộc sự điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh thành chương trình, kế hoạch để tổ chức thực hiện
1.1.3.6 Đối với Ban cán sự đảng của các cơ quan nội chính và các
cơ quan nội chính
Tỉnh ủy, Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Thường trực Tỉnh ủy bảo đảm sự
lãnh đạo trực tiếp và chặt chẽ đối với Ban cán sự đảng Toà án Nhân dân, Ban cán sự đảng Viện Kiểm sát Nhân dân và các cơ quan nội chính trên các vấn đề trọng yếu trong công tác tư pháp Thường trực Tỉnh ủy cho ý kiến về nhân sự cấp trưởng, cấp phó của Toà án Nhân dân, Viện Kiểm sát Nhân dân và các cơ quan nội chính, về nhân sự thẩm phán và kiểm sát viên cấp tỉnh trước khi trình xin ý kiến Ban Thường vụ Tỉnh ủy và báo cáo lên ngành dọc cấp trên
Định kỳ 6 tháng hoặc khi cần thiết, Ban Thường vụ Tỉnh ủy nghe Ban Cán sự đảng Toà án nhân dân tỉnh, Ban Cán sự đảng Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh và các cơ quan nội chính báo cáo tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác của toàn ngành, cho ý kiến chỉ đạo về chủ trương, định hướng hoạt động giai đoạn tiếp theo
1.1.3.7 Đối với Đảng đoàn Mặt trận Tổ quốc, các đoàn thể chính trị -
xã hội và Ban Thường vụ Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh tỉnh
Tỉnh ủy, Ban Thường vụ Tỉnh ủy lãnh đạo, chỉ đạo Mặt trận Tổ quốc, các đoàn thể chính trị - xã hội tỉnh thông qua Đảng đoàn Mặt trận
Tổ quốc, các đoàn thể chính trị - xã hội tỉnh và Ban Thường vụ Tỉnh
Trang 22Đoàn Tỉnh ủy, Ban Thường vụ Tỉnh ủy lãnh đạo, chỉ đạo bằng nghị quyết, chỉ thị, quyết định, văn bản chỉ đạo, ý kiến chỉ đạo trực tiếp và bằng công tác cán bộ, công tác kiểm tra, giám sát của Đảng
Ban Thường vụ Tỉnh ủy cho ý kiến về kế hoạch đại hội các cấp; báo cáo chính trị; đề án nhân sự và đề án tổ chức đại hội Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội tỉnh; cho ý kiến về chức năng, nhiệm vụ,
tổ chức bộ máy, biên chế cán bộ, nhân sự bầu bổ sung các chức danh của
Ủy ban Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội tỉnh theo phân cấp quản lý cán bộ; 6 tháng một lần Thường trực Tỉnh ủy làm việc với lãnh đạo Ủy ban Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội tỉnh để nghe kết quả hoạt động và các giải quyết kiến nghị của Mặt trận
Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội tỉnh
1.2 Chất lượng hồ sơ trong phông lưu trữ Tỉnh ủy, Thành ủy
1.2.1 Các loại hồ sơ chủ yếu trong phông lưu trữ Tỉnh ủy, Thành ủy
Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự việc (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề, sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau
về hình thức như cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành [31, tr 333]
Trong phông lưu trữ Tỉnh ủy, tài liệu phần lớn được lập theo đặc trưng vấn đề, sự việc Loại hồ sơ này gồm các văn bản có liên quan về một vấn đề, một sự việc, hay cá nhân Các hồ sơ chủ yếu thường là: hồ
sơ hội nghị Tỉnh ủy, hồ sơ hội nghị Ban Thường vụ Tỉnh ủy, hồ sơ hội nghị Thường trực Tỉnh ủy; hồ sơ thực hiện nghị quyết, chỉ thị của Trung ương, của Tỉnh ủy; hồ sơ thực hiện các chủ trương công tác; hồ sơ vụ việc; hồ sơ cán bộ, đảng viên…; ví dụ:
Hồ sơ Hội nghị cán bộ chủ chốt Thành phố Hà Nội tổng kết 4 năm
Trang 23NQ/TW của Bộ Chính trị về công tác tư pháp [Hồ sơ số 215, hộp số 881, Kho Lưu trữ Thành ủy Hà Nội], gồm các văn bản:
- Tờ trình của Văn phòng Thành ủy tổ chức hội nghị
- Giấy mời tổ chức Hội nghị cán bộ chủ chốt Thành phố ngày
25-5-2006 tại Phòng khách Thành ủy, nhà số 9 Ngô Quyền
- Chương trình Hội nghị
- Báo cáo của Ban Pháp chế Hội đồng Nhân dân Thành phố tổng kết thực hiện Nghị quyết số 08-NQ/TW, ngày 02-01-2002 của Bộ Chính trị
về một số nhiệm vụ trọng tâm công tác tư pháp thời gian tới
- Báo cáo của Thành ủy tổng kết 4 năm thực hiện Nghị quyết số NQ/TW và triển khai Nghị quyết số 49-NQ/TW của Bộ Chính trị về công tác tư pháp
08 Đề án của Thành ủy thực hiện Nghị quyết số 4908 NQ/TW của Bộ Chính trị về chiến lược cải cách tư pháp đến năm 2010
- Kế hoạch của Ủy ban Nhân dân Thành phố triển khai thực hiện Đề
án số 06-ĐA/TU của Thành ủy thực hiện Nghị quyết số 49-NQ/TW của
Bộ Chính trị về chiến lược cải cách tư pháp đến năm 2010
- Phát biểu khai mạc hội nghị của Thường trực Thành ủy
- Phát biểu của Công an Thành phố
- Báo cáo tham luận của Chánh án Tòa án Nhân dân Thành phố
- Phát biểu của PGS TS LS Phạm Hồng Hải, Chủ nhiệm Đoàn Luật sư Thành phố
- Tham luận của Huyện ủy Thanh Trì
- Tham luận của đồng chí Hoàng Mạnh Hùng, Chánh án Tòa án Nhân dân Quận Cầu Giấy
Trang 24- Nghị quyết của Bộ Chính trị về chiến lược cải cách tư pháp đến năm 2020
- Phát biểu của đồng chí Trần Đức Lương, Ủy viên Bộ Chính trị, Chủ tịch Nước, Trưởng ban chỉ đạo Cải cách tư pháp Trung ương
- Phát biểu kết luận Hội nghị của Thường trực Thành ủy
Hồ sơ thực hiện Đề án số 16-ĐA/TU, ngày 26-7-2002 của Thành ủy
Hà Nội về đổi mới và nâng cao chất lượng hệ thống chính trị ở xã,
Nội], gồm các tài liệu:
- Công văn của Ban Tổ chức Thành ủy về việc báo cáo Thường trực Thành ủy và xin ý kiến hoàn chỉnh dự thảo Chương trình hành động để phục vụ hội nghị Thành ủy
- Tờ trình của Tổ công tác Đề án về việc tổ chức hội nghị
- Công văn của Quận ủy Hoàn Kiếm về việc đánh giá kết quả thực hiện Đề án
- Báo cáo của Quận ủy Hoàn Kiếm đánh giá kết quả thực hiện Đề án
- Quyết định của Quận ủy Hoàn Kiếm về việc kiện toàn Ban chỉ đạo thực hiện Đề án của Quận Hoàn Kiếm
- Quyết định của Quận ủy Hoàn Kiếm về việc thành lập Tổ công tác giúp việc Ban chỉ đạo thực hiện Đề án của Quận Hoàn Kiếm
- Báo cáo kết quả thực hiện Đề án của Quận ủy Cầu Giấy
- Chương trình nâng cao chất lượng hệ thống chính trị của Quận ủy Hai Bà Trưng
- Báo cáo kết quả thực hiện Đề án của Quận ủy Tây Hồ
- Báo cáo kết quả thực hiện Đề án của Quận ủy Long Biên
Trang 25- Báo cáo kết quả thực hiện Đề án của Sở Công Nghiệp
- Công văn của Sở Nội vụ về việc xây dựng đề cương báo cáo sơ kết Đề án
- Báo cáo kết quả thực hiện Đề án của Ban Chấp hành Hội Nông dân Thành phố
- Báo cáo kết quả thực hiện Đề án của Ban Thường vụ Hội Liên hiệp Phụ nữ Thành phố
Hồ sơ về việc đánh giá chất lượng tổ chức cơ sở Đảng và chất
975, Kho Lưu trữ Thành ủy Hà Nội], gồm các tài liệu như sau:
- Hướng dẫn của Ban Tổ chức Trung ương về đánh giá chất lượng
- Báo cáo đánh giá chất lượng tổ chức cơ sở Đảng và chất lượng đảng viên của Quận ủy Ba Đình
- Kế hoạch thực hiện đánh giá chất lượng tổ chức cơ sở Đảng và chất lượng đảng viên của Quận ủy Thanh Xuân
- Kế hoạch kiểm tra thi hành Điều lệ Đảng, đánh giá chất lượng tổ chức
cơ sở Đảng và chất lượng đảng viên năm 2006 của Quận ủy Thanh Xuân
- Thông báo kết quả đánh giá chất lượng tổ chức cơ sở Đảng năm
2006 của Quận ủy Đống Đa
Trang 26- Báo cáo kết quả đánh giá chất lượng tổ chức cơ sở Đảng năm
2003 - 2005 của Ban Tổ chức Quận ủy Ba Đình
- Kế hoạch thực hiện đánh giá chất lượng tổ chức có sở Đảng và đảng viên năm 2007, kiểm điểm tập thể cấp ủy, tập thể lãnh đạo, cán bộ lãnh đạo quản lý cuối năm 2007 của Đảng ủy Bưu điện Thành phố
- Báo cáo kết quả đánh giá chất lượng tổ chức cơ sở Đảng năm
2003 – 2005 của Đảng ủy Khối các trường đại học, cao đẳng Thành phố
- Báo cáo sơ kết 3 năm thực hiện hướng dẫn về đánh giá chất lượng
tổ chức cơ sở Đảng và đảng viên của Đảng ủy Văn phòng Thành ủy
- Kế hoạch đánh giá chất lượng tổ chức cơ sở Đảng và đảng viên năm 2006 của Đảng ủy Văn phòng Thành ủy
- Nghị quyết về việc đánh giá chất lượng tổ chức cơ sở Đảng và đảng viên năm 2006 của Đảng ủy Văn phòng Thành ủy
- Quyết định công nhận kết quả đánh giá chất lượng tổ chức cơ sở Đảng năm 2005 của Đảng ủy Tổng Công ty Xây dựng Thăng Long
Hồ sơ về việc xử lý những sai phạm của lãnh đạo Ban quản lý
Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội], có các tài liệu:
- Kết luận của Thanh tra tp Hà Nội thanh tra tại Ban quản lý Quảng trường
- Về việc xem xét về một số ý kiến chưa nhất trí với bản kết luận
- Về việc kết quả thanh tra Ban quản lý Quảng trường
- Công văn về việc kiến nghị xử lý những sai phạm của lãnh đạo Ban quản lý Quảng trường
- Kết luận về việc xem xét báo cáo ngày 18-01-1996 của Đảng ủy
Trang 27- Báo cáo về việc vi phạm của tập thể Đảng ủy và các đảng ủy viên tại Đảng bộ Ban quản lý Quảng trường
- Quyết định đình chỉ công tác của đồng chí Nguyễn Văn A
- Báo cáo đề nghị thi hành kỷ luật đối với đồng chí Nguyễn Văn A
- Báo cáo về việc giải quyết đơn tố cáo đối với lãnh đạo Ban quản
lý Quảng trường
Trong phông lưu trữ Tỉnh ủy cũng có loại hồ sơ được lập gồm các văn bản có một số đặc điểm chung như: cùng tên gọi văn bản, cùng tác giả ban hành văn bản, cùng thời gian ban hành Các đặc điểm này thường được kết hợp với nhau khi lập hồ sơ, ví dụ:
hộp số 924, Kho Lưu trữ Thành ủy Hà Nội] Trong hồ sơ này, văn bản
có các đặc điểm chung là cùng tên gọi “thông tri”, cùng do Thành ủy Hà Nội ban hành, và trong cùng thời gian từ năm 2006 đến năm 2008, cụ thể gồm:
- Thông tri về việc thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong việc tổ chức đón Tết nguyên đán Bính Tuất và những ngày lễ lớn năm 2006
- Thông tri về việc lãnh đạo Đại hội Cựu Chiến binh Thành phố nhiệm kỳ IV (2007 – 2011)
- Thông tri về việc thực hiện Quyết định số 84-QĐ/TW, ngày 10-2003 của Ban Bí thư Trung ương
01 Thông tri về việc tăng cường sự lãnh đạo của các cấp ủy đảng đối với công tác xây dựng lực lượng công an Thủ đô trong giai đoạn mới
- Thông tri về việc lãnh đạo thực hiện “Quy chế Mặt trận Tổ quốc Việt Nam giám sát cán bộ, công chức, đảng viên ở khu dân cư”
Trang 28- Thông tri về việc diễn tập vận hành cơ chế Nghị quyết số NQ/TW của Bộ Chính trị thực hiện nhiệm vụ quốc phòng – an ninh ở địa phương đối với Quận Long Biên, Huyện Sóc Sơn, Huyện Đông Anh Hoặc:
Kho Lưu trữ Thành ủy Hà Nội] Trong hồ sơ này, văn bản có cùng tên gọi “tờ trình”, của cùng tác giả là Thành ủy Hà Nội, và trong cùng thời gian từ năm 2006 đến năm 2008, cụ thể:
- Tờ trình về việc tổ chức hội nghị sơ kết 3 năm thực hiện Đề án số 16-ĐA/TU, ngày 26-7-2002 của Thành ủy về đổi mới và nâng cao chất lượng hệ thống chính trị ở cơ sở xã, phường, thị trấn
- Tờ trình về việc đề nghị khen thưởng Huân chương Hồ Chí Minh
- Tờ trình về việc xin ý kiến Thủ tướng Chính phủ cho chủ trương, cải tạo trụ sở cơ quan Thành ủy Hà Nội
- Tờ trình về việc đề nghị truy tặng Huân chương Hồ Chí Minh
- Tờ trình về việc xin ý kiến Thủ tướng Chính phủ cho phép Thành
ủy Hà Nội triển khai một số cơ chế đặc thù trong việc xây dựng trụ sở cơ quan Thành ủy Hà Nội
- Tờ trình về việc thành lập Đảng bộ Khối các trường đại học – cao đẳng Hà Nội
- Tờ trình về việc dự toán kinh phí thi tuyển công chức cơ quan Đảng, Mặt trận Tổ quốc, đoàn thể năm 2007
- Tờ trình về việc các đoàn lãnh đạo Thành phố đi thăm và chúc Tết các tỉnh Hà Tây, Bắc Ninh, Vĩnh Phúc, Thái Nguyên, Hưng Yên, Ninh Bình
- Tờ trình về việc sửa đổi quy chế làm việc của Ủy ban Kiểm tra
Trang 291.2.2 Các yếu tố bảo đảm chất lượng hồ sơ trong phông lưu trữ Tỉnh ủy, Thành ủy
1.2.2.1 Các tiêu chí chủ yếu đánh giá chất lượng hồ sơ phông lưu trữ Tỉnh ủy, Thành ủy
Một hồ sơ có chất lượng phải bảo đảm các tiêu chí sau đây:
- Văn bản trong hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của Tỉnh ủy
Tỉnh ủy có chức năng, nhiệm vụ được quy định trong Điều lệ Đảng
và quy định của Trung ương Đảng, vì vậy, văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Tỉnh ủy tất yếu phải phản ánh việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao Chẳng hạn, Tỉnh ủy có nhiệm vụ trình Bộ Chính trị, Ban Bí thư dự kiến nhân sự để giới thiệu ứng cử, đề cử hoặc rút khỏi các chức danh chủ chốt ở tỉnh, do đó hình thành những văn bản phản ánh quá trình thực hiện quy trình, thủ tục giới thiệu nhân sự để ứng
cử, đề cử hoặc cho rút khỏi các chức danh lãnh đạo chủ chốt của tỉnh Những văn bản này được tập hợp thành các hồ sơ phản ánh một trong những phương thức lãnh đạo của Đảng là công tác cán bộ và thể hiện vai trò lãnh đạo của Tỉnh ủy ở địa phương
Nói cách khác, nếu văn bản trong các hồ sơ không phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của Tỉnh ủy – cơ quan đơn vị hình thành phông lưu trữ Tỉnh ủy thì các hồ sơ đó sẽ không có giá trị, thậm chí không thuộc thành phần tài liệu của phông lưu trữ Tỉnh ủy
- Văn bản trong hồ sơ phải bảo đảm mối liên hệ khách quan với nhau Mỗi văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Tỉnh ủy đều
có vai trò riêng, song giữa các văn bản luôn có mối liên hệ mật thiết với nhau, tương hỗ nhau, vì vậy, những văn bản được lựa chọn đưa vào hồ
sơ phải bảo đảm mối liên hệ khách quan, không phụ thuộc vào ý chí chủ
Trang 30quan của người lập hồ sơ Nếu tôn trọng mối liên hệ khách quan đó thì các hồ sơ sẽ phản ánh đầy đủ sự việc, hiện tượng, vấn đề làm cho hồ
sơ không chỉ có giá trị trong quá trình giải quyết công việc, mà còn phục
vụ nghiên cứu và sử dụng lâu dài
- Văn bản trong hồ sơ phải có cùng giá trị
Ngay khi được sản sinh ra, mỗi văn bản đã có giá trị tự thân, tuy nhiên trong số văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Tỉnh
ủy, có những văn bản chỉ có ý nghĩa giải quyết công việc, kết thúc công việc thì không còn giá trị; và có những văn bản có cả ý nghĩa lâu dài và giá trị lịch sử Vấn đề đặt ra khi lập hồ sơ là phải lựa chọn những văn bản có sự tương đồng về giá trị để đưa vào hồ sơ Tuy nhiên, việc xem xét giá trị của văn bản cần được đặt trong mối liên hệ với các văn bản khác trong hồ sơ, tránh việc xem xét giá trị cho từng văn bản rời lẻ, bởi
vì không ít hồ sơ có những văn bản liên quan mật thiết với nhau và chính
sự liên quan mật thiết ấy tạo thành giá trị của hồ sơ đó
- Văn bản trong hồ sơ phải bảo đảm đúng thể thức văn bản
Để bảo đảm giá trị làm bằng chứng pháp lý và giá trị sử liệu, cùng với sự chính xác về nội dung, văn bản đưa vào hồ sơ trong phông lưu trữ Tỉnh ủy cần phải bảo đảm đúng thể thức theo quy định Đối với văn bản của Tỉnh ủy, phải có đủ các thành phần thể thức bắt buộc như: Tiêu đề, tên cơ quan ban hành văn bản, địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản, số và ký hiệu của văn bản, tên gọi và trích yếu nội dung văn bản, nội dung văn bản, thể thức đề ký, chữ ký người có thẩm quyền và dấu của Tỉnh ủy, nơi nhận văn bản Ngoài ra, trong một số trường hợp, người ký văn bản có thể sử dụng thêm các thành phần thể thức bổ sung như: độ khẩn, độ mật, phạm vi phổ biến Khi tập hợp văn bản đưa vào
hồ sơ, những văn bản có đầy đủ thể thức sẽ là những văn bản được ưu
Trang 31tiên lựa chọn, ngược lại, những văn bản không đảm bảo thể thức sẽ bị loại ra khỏi hồ sơ
- Hồ sơ phải được biên mục đầy đủ và chính xác
Biên mục hồ sơ là một trong những nội dung của việc lập hồ sơ nhằm giới thiệu thành phần và nội dung của văn bản trong hồ sơ Biên mục hồ sơ bao gồm biên mục bên trong và ngoài bìa hồ sơ Hồ sơ được biên mục đầy đủ, chính xác sẽ phục vụ việc tra cứu và quản lý văn bản được nhanh chóng, thuận tiện, do đó, biên mục hồ sơ là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hồ sơ
1.2.2.2 Một số nhận xét về chất lượng hồ sơ phông lưu trữ Tỉnh ủy, Thành ủy
Căn cứ các tiêu chí đánh giá chất lượng hồ sơ nêu trên và kết quả khảo sát hồ sơ trong Phông lưu trữ Thành ủy Hà Nội giai đoạn 2006 -
2010, chúng tôi có một số nhận xét sau đây:
(1) Các hồ sơ trong phông lưu trữ Tỉnh ủy được lập chủ yếu theo sự hình thành tự nhiên trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo nguyên tắc làm việc của Tỉnh ủy Cụ thể:
- Nhóm các hồ sơ hội nghị cấp ủy: Đây là các hồ sơ phản ánh sự làm việc của Tỉnh ủy theo nguyên tắc tập thể lãnh đạo, các chủ trương công tác lớn đều được bàn bạc và quyết định tại hội nghị cấp ủy Tùy theo thẩm quyền, mỗi cơ quan lãnh đạo có thẩm quyền bàn và quyết định những công việc khác nhau Trong một hội nghị cấp ủy có thể bàn bạc và quyết định một hoặc nhiều nội dung công việc Ví dụ:
+ Hồ sơ hội nghị Thành ủy lần thứ nhất (họp ngày 22-12-2005) bầu Ban Thường vụ, Bí thư, Phó Bí thư, Ủy ban Kiểm tra và Chủ nhiệm Ủy ban Kiểm tra Thành ủy khóa XIV [Hồ sơ số 52, hộp số 862, Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội]
Trang 32+ Hồ sơ hội nghị Ban Thường vụ Thành ủy họp ngày 08-3-2006 thảo luận dự thảo Quy chế làm việc của Ủy ban Kiểm tra Thành ủy, dự thảo Chương trình “Đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực của chính quyền các cấp” [Hồ sơ số 70, hộp số 866, Kho lưu trữ Thành
ủy Hà Nội]
+ Hồ sơ hội nghị Thường trực Thành ủy họp ngày 20-02-2006 về tình hình, tiến độ triển khai một số công trình thuộc 3 cụm công trình trọng điểm của thành phố; về công tác chuẩn bị phục vụ Hội nghị APEC
2006 [Hồ sơ số 118, hộp số 871, Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội]
- Nhóm các hồ sơ triển khai thực hiện nghị quyết, chỉ thị của Trung ương, của Tỉnh ủy: Đây là các hồ sơ phản ánh việc lãnh đạo thực hiện nghị quyết đại hội đại biểu đảng bộ tỉnh, nghị quyết, chỉ thị của Trung ương, của Tỉnh ủy Ví dụ:
+ Chương trình hành động thực hiện Nghị quết Đại hội đại biểu lần thứ X của Đảng [Hồ sơ số 567, hộp số 954, Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội] + Hồ sơ thực hiện Đề án số 16-ĐA/TU của Thành ủy Hà Nội về
“Đổi mới và nâng cao chất lượng hệ thống chính trị ở xã, phường, thị trấn” [Hồ sơ số 658, hộp số 970, Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội]
- Nhóm các hồ sơ lưu công văn đi: Đây là các hồ sơ tập văn bản đi của Tỉnh ủy ban hành trong quá trình lãnh đạo chính quyền, đoàn thể và nhân dân trong tỉnh Ví dụ:
+ Biên bản của Thành ủy Hà Nội năm 2006 – 2008 [Hồ sơ số 295, hộp số 889, Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội]
+ Quyết định của Thành ủy Hà Nội về việc chuẩn y Ban Chấp hành Đảng bộ và ủy viên Ban Thường vụ các đảng ủy cơ sở năm 2006 - 2008 [Hồ sơ số 376, hộp số 916, Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội]
Trang 33+ Kế hoạch của Thành ủy Hà Nội năm 2006 [Hồ sơ số 6428, hộp số
923, Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội]
- Nhóm các hồ sơ giải quyết các vấn đề cụ thể: Đây là các hồ sơ phản ánh sự điều hành, chỉ đạo của Tỉnh ủy đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội địa phương Ví dụ:
+ Hồ sơ về việc chuẩn bị cơ sở vật chất thực hiện điều chỉnh địa giới hành chính [Hồ sơ số 660, hộp số 970, Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội] + Hồ sơ về việc đề nghị UNESCO công nhận di sản văn hóa và di sản thiên nhiên thế giới [Hồ sơ số 748, hộp số 980, Kho lưu trữ Thành
đô thị [Hồ sơ số 207, hộp số 879, Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội], gồm:
- Giấy mời họp
- Chương trình hội nghị
- Báo cáo của Ủy ban Nhân dân Thành phố về tình hình thực hiện chủ trương xã hội hóa năm 2006 và các giải pháp tiếp tục đẩy mạnh xã hội hóa năm 2007
- Báo cáo của Sở Xây dựng về tình hình quản lý trật tự xây dựng trên địa bàn thành phố năm 2006
- Báo cáo của Văn phòng Thành ủy tổng kết kết quản thực hiện các nội dung kết luận chỉ đạo tại Hội nghị giao ban Thành phố với các quận, huyện quý III-2006
Trang 34- Dự thảo kết luận của Thường trực Thành ủy tại hội nghị
- Báo cáo của Quận ủy Ba Đình tại hội nghị
- Báo cáo của Quận ủy Cầu Giấy tại hội nghị
- Báo cáo của Quận ủy Hai Bà Trưng tại hội nghị
- Báo cáo của Quận ủy Thanh Xuân tại hội nghị
- Báo cáo của Quận ủy Hoàng Mai tại hội nghị
- Báo cáo của Quận ủy Hoàn Kiếm tại hội nghị
- Báo cáo của Quận ủy Long Biên tại hội nghị
- Báo cáo của Huyện ủy Từ Liêm tại hội nghị
- Báo cáo của Huyện ủy Sóc Sơn tại hội nghị
- Báo cáo của Huyện ủy Thanh Trì tại hội nghị
Hồ sơ về viện thi hành kỷ luật Ban Thường vụ Đảng ủy xã Kim Nỗ,
Nội], gồm:
- Thông báo của Huyện ủy Đông Anh về việc kiểm điểm các sai phạm của Ban Thường vụ Đảng ủy xã Kim Nỗ
- Trích Nghị quyết Hội nghị Ban Chấp hành Đảng bộ xã Kim Nỗ
- Kết quả bỏ phiếu đề nghị thi hành kỷ luật Ban Thường vụ và các đồng chí ủy viên Ban Thường vụ Đảng ủy xã Kim Nỗ
- Báo cáo của Chi bộ Đoài về kết quả sinh hoạt chi bộ
- Bản kiểm điểm của Ban Thường vụ Đảng ủy xã Kim Nỗ
- Báo cáo và đề nghị thi hành kỷ luật đối với tập thể Ban Thường vụ Đảng ủy xã Kim Nỗ
Trang 35- Quyết định của Huyện ủy Đông Anh thi hành kỷ luật Ban Thường
vụ Đảng ủy xã Kim Nỗ
(3) Phần lớn văn bản trong các hồ sơ đảm bảo đầy đủ thể thức theo quy định Đối với văn bản do Tỉnh ủy ban hành có đủ các thành phần thể thức văn bản theo quy định của Đảng; đối với văn bản của các cơ quan gửi đến có đủ các thành phần thể thức theo quy định chung của từng loại
cơ quan: văn bản của cơ quan đảng trình bày theo thể thức văn bản của Đảng, văn bản của cơ quan quản lý nhà nước trình bày theo thể thức văn bản hành chính, văn bản pháp luật trình bày theo thể thức văn bản quy phạm pháp luật, văn bản của các đoàn thể trình bày theo thể thức của từng tổ chức…
Trong đó các thành phần thể thức chủ yếu gồm: Tiêu đề, tác giả ban hành văn bản, số ký hiệu văn bản, địa điểm, ngày tháng năm ban hành văn bản, tên gọi và trích yếu nội dung văn bản, nội dung văn bản, thể thức
đề ký, chữ ký và dấu của cơ quan ban hành văn bản, nơi nhận văn bản (4) Các hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và có thời hạn 70 năm được biên mục bên trong và bên ngoài, bảo đảm các yêu cầu cơ bản, tạo thuận lợi cho việc tổ chức khoa học, quản lý và tra cứu, sử dụng
Việc biên mục bên trong được thực hiện tỉ mỉ, các văn bản trong hồ
sơ được đánh số tờ, thống kê vào mục lục văn bản theo trận tự sắp xếp
và viết chứng từ kết thúc đầy đủ
Việc biên mục bên ngoài được trình bày theo mẫu bìa in sẵn, trong
đó tiêu đề hồ sơ đã giới thiệu được khái quát thành phần, nội dung của văn bản trong hồ sơ như tên loại, tác giả, nội dung mà các văn bản trong
hồ sơ đề cập đến, thời gian, địa điểm, ví dụ:
- Hồ sơ hội nghị Thành ủy Hà Nội bàn về công tác triển khai thực hiện Nghị quyết của Quốc hội khóa XII về điều chỉnh địa giới hành
Trang 36chính Thành phố Hà nội và một số tỉnh liên quan (họp ngày 24-7-2008) [Hồ sơ số 65, hộp số 865, Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội]
- Hồ sơ hội nghị tổng kết 10 năm thực hiện Chỉ thị số 35-CT/TH của Thành ủy Hà Nội về “Xây dựng và phát triển công đoàn trong các thành phần kinh tế” Năm 2006 [Hồ sơ số 254, hộp số 883, Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội]
- Công văn, báo cáo của Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Thành phố Hà Nội, các đảng ủy trực thuộc về việc tổng hợp ý kiến tham gia vào dự thảo văn kiện Đại hội X của Đảng và Đại hội XIV Đảng bộ Thành phố Hà Nội Năm 2005 [Hồ sơ số 565, hộp số 954, Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội]
- Tờ trình, công văn của Ban Tổ chức Thành ủy, Ban Tài chính Quản trị Thành ủy, Sở Giáo dục và Đào tạo Thành phố Hà Nội về việc thẩm định nhân sự, ký hợp đồng có chỉ tiêu cán bộ và điều chỉnh nhân sự Năm
2007 [Hồ sơ số 675, hộp số 972, Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội]
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm cơ bản, chất lượng hồ sơ trong phông lưu trữ Tỉnh ủy còn có một số hạn chế sau đây:
a) Có những hồ sơ còn thiếu văn bản, kể cả những văn bản quan trọng, ví dụ:
Hồ sơ hội nghị Ban Thường vụ Thành ủy Hà Nội ngày 01-3-2006 cho ý kiến về chương trình bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, quy chế làm việc của Ủy ban Kiểm tra Thành ủy nhiệm kỳ 2005 –
có các văn bản:
- Giấy mời họp
- Chương trình bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội ở Thủ đô giai đoạn 2006 – 2010 của Ban chỉ đạo Thành ủy Hà Nội
Trang 37- Công văn gửi dự thảo Quy chế làm việc của Ủy ban Kiểm tra Thành ủy khóa XIV, nhiệm kỳ 2005 – 2010
Trong hồ sơ trên thiếu biên bản hội nghị, văn bản quan trọng thể hiện phương pháp, cách thức làm việc của Ban Thường vụ Thành ủy, diễn biến của hội nghị và đặc biệt là kết luận của hội nghị
Hoặc: Hồ sơ hội nghị Ban Thường vụ Thành ủy ngày 03-5-2006 bàn
về kế hoạch triển khai Nghị quyết số 49-NQ/TW của Bộ Chính trị về
sơ số 72, hộp số 866, Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội], có các văn bản:
- Giấy mời họp
- Chương trình của Thành ủy về trọng tâm công tác tư pháp Thủ đô năm 2006
- Kế hoạch của Thành ủy thực hiện Nghị quyết số 49-NQ/TW của
Bộ Chính trị về “Chiến lược cải cách tư pháp đến năm 2020” giai đoạn
2006 – 2010
- Nghị quyết của Thành ủy về triển khai thực hiện Nghị quyết số 49-NQ/TW của Bộ Chính trị về “Chiến lược cải cách tư pháp đến năm 2020” giai đoạn 2006 – 2010
- Báo cáo tổng kết 4 năm thực hiện Nghị quyết số 08-NQ/TW, ngày 02-01-2002 của Bộ Chính trị về “Một số nhiệm vụ trọng tâm công tác tư pháp trong thời gian tới”
Trong hồ sơ trên thiếu các văn bản liên quan quan trọng như: Nghị quyết số 49-NQ/TW, Nghị quyết số 08-NQ/TW và thiếu biên bản hội nghị b) Tuy hồ sơ được lập chủ yếu theo đặc trưng vấn đề, sự việc, các văn bản có mối liên hệ với nhau, cùng phản ánh về một sự việc, hoặc phản ánh quá trình giải quyết công việc, song vẫn có những vấn đề, sự việc bị xé lẻ thành nhiều hồ sơ, ví dụ:
Trang 38- Hồ sơ số 417: “Quyết định của Thành ủy Hà Nội về việc xóa tên trong danh sách đảng viên” và Hồ sơ số 420: “Quyết định của Thành ủy
Hà Nội về thi hành kỷ luật đảng viên” [Hộp số 920, Kho lưu trữ Thành
Hồ sơ số 656: “Quyết định, thông báo, đề án, tờ trình của Thành ủy, Ủy ban Nhân dân Thành phố, các ban Thành ủy, các quận, huyện ủy và đẳng ủy trực thuộc về thành lập, sáp nhập, đổi tên, giải thể các tổ chức
cơ sở đảng, hội đồng, ban, phòng, tổ [Hộp số 970, Kho lưu trữ Thành ủy
Hà Nội]
c) Văn bản trong một số hồ sơ chưa đảm bảo giá trị pháp lý, cụ thể:
- Có những hồ sơ hội nghị có đủ biên bản hội nghị, nhưng là bản chép tay, không trình bày thể thức theo quy định, không được người chủ trì hội nghị ký và không đóng dấu cấp ủy, ví dụ: các hồ sơ số 59, 61 (Hộp số 864), các hồ sơ số 70, 71, 74, 77 (Hộp số 866), các hồ sơ số 92,
97, 98, 103 (Hộp số 869) [Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội]
Trang 39- Có những văn bản sử dụng tên loại không đúng quy định, được lập thành hồ sơ riêng theo đặc tưng tên gọi văn bản, ví dụ: “Giấy mời” [Các
hồ sơ từ số 1161 đến 1165, Hộp số 1027, 1028, Kho lưu trữ Thành ủy
Hà Nội]
d) Việc biên mục một số hồ sơ chưa đầy đủ và chính xác, chẳng hạn:
- Có những hồ sơ thiếu yếu tố thời gian trong tên hồ sơ, ví dụ:
+ Quyết định của Thành ủy Hà Nội về việc chuyển giao, tiếp nhận tổ chức cơ sở đảng [Hồ sơ số 368, hộp số 915, Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội] + Chương trình công tác, lịch làm việc của đồng chí Phạm Quang Nghị và đồng chí Nguyễn Công Soái trong dịp tết Mậu Tý [Hồ sơ số
538, hộp số 948, Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội]
+ Báo cáo công tác văn thư, lưu trữ của các ban Đảng Thành ủy và các quận, huyện ủy [Hồ sơ số 487, hộp số 940, Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội]
- Có những văn bản biên mục trong mục lục tài liệu chưa chính xác,
ví dụ:
+ Tờ trình số 01-TTr/TCT, ngày 26-7-2006 của Tổ công tác Đề án
số 16-ĐA/TU về “Đổi mới và nâng cao chất lượng hệ thống chính trị ở
cơ sở xã, phường, thị trấn” nhưng biên mục tác giả văn bản là Thành ủy
Hà Nội [Hồ sơ số 436, hộp số 924, Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội]
+ Chương trình số 18-CTr/TU, ngày 02-02-2007 của Ban chỉ đạo Cải cách tư pháp Thành phố về chương trình trọng tâm công tác tư pháp Thủ đô năm 2007” nhưng biên mục tác giả văn bản là Thành ủy Hà Nội [Hồ sơ số 435, hộp số 924, Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội]
- Cá biệt, có một số hồ sơ chưa được sắp xếp, đánh số trang, thống
kê vào mục lục tài liệu và viết chứng từ kết thúc, ví dụ:
+ Kết luận của Thành ủy Hà Nội năm 2007 – 2008 [Hồ sơ số 431, Hộp số 924, Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội]
Trang 40+ Tờ trình, báo cáo, hướng dẫn của Ban Tổ chức Thành ủy Hà Nội, Quận ủy Đống Đa, Đảng ủy Khối Dân Chính Đảng về việc giới thiệu đảng viên đang công tác về sinh hoạt và thực hiện công dân nơi cư trú [Hồ sơ số 704, Hộp số 975, Kho lưu trữ Thành ủy Hà Nội]
1.3 Mối quan hệ giữa soạn thảo và ban hành văn bản với chất lượng hồ sơ trong phông lưu trữ Tỉnh ủy, Thành ủy
Mối quan hệ giữa soạn thảo và ban hành văn bản với chất lượng hồ
sơ trong phông lưu trữ Tỉnh ủy thể hiện trên một số mặt như sau:
1.3.1 Đảm bảo tính đầy đủ cho thành phần văn bản trong hồ sơ
Một trong những yêu cầu của công tác văn thư ở Tỉnh ủy là phải văn bản hóa đầy đủ hoạt động của Tỉnh ủy Các hoạt động của Tỉnh ủy đều được văn bản hóa thì khi giữ lại sẽ góp phần bảo đảm thành phần tài liệu trong hồ sơ được đầy đủ Có thể thấy rõ điều này khi xem xét thành phần văn bản trong các hồ sơ hội nghị Thành ủy Hà Nội và hội nghị Ban Thường vụ Thành ủy Hà Nội đã đề cập ở phần nhận xét về chất lượng hồ
ở mục 1.1.1.2 Đặt giả thiết, nếu tất cả các kỳ hội nghị Thành ủy và hội nghị Ban Thường vụ Thành ủy Hà Nội đều được ghi biên bản đầy đủ, đúng quy định và được lưu giữ đầy đủ thì sẽ không có tình trạng trong một số hồ sơ hội nghị Thành ủy và hội nghị Ban Thường vụ Thành ủy không có biên bản của hội nghị
Vì vậy, nếu ngay từ khi giải quyết công việc đã quan tâm đến việc văn bản hóa hoạt động của cơ quan và chú ý lưu giữ đầy đủ các văn bản
sẽ bảo đảm đầy đủ văn bản trong các hồ sơ lưu trữ theo đúng quá trình diễn biến giải quyết công việc
1.3.2 Đảm bảo tính pháp lý và độ tin cậy của văn bản trong hồ sơ
Một trong những đặc điểm quan trọng nhất để phân biệt với các loại