Kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công ty cổ phần VPP hợp nhất

Kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công ty cổ phần VPP hợp nhất

MỤC LỤ

LỜI MỞ ĐẦU 3

CHƯƠNG 1: Giới thiệu khái quát về công ty cổ phần Văn phòng phẩm Hợp Nhất (HNC). 4

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần Văn phòng phẩm Hợp Nhất 4 1.1.1 Giới thiệu sơ lược về công ty 4

1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển: 4

1.1.3 Một số thông tin giao dịch: 5

1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty cổ phần Văn phòng phẩm Hợp Nhất 5

1.2.1 Chức năng 5

1.2.2 Nhiệm vụ 5

1.2.3 Quyền hạn 5

1.3 Cơ cấu bộ máy quản lý tại công ty 6

1.4 Hệ thống tổ chức, hoạt động tại công ty 6

1.5 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban 6

1.5.1 Giám đốc: 6

1.5.2 Phó giám đốc 6

1.5.3 Bộ phận kỹ thuật 6

1.5.4 Phòng hành chính 6

1.5.5 Bộ phận chất lượng 7

1.5.6 Tổ chức bộ máy kế toán 7

1.6 Chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng tại công ty cổ phần Văn phòng phẩm Hợp Nhất 10 1.6.1 Chế độ kế toán áp dụng 10

1.6.2 Chính sách kế toán áp dụng 10

1.6.3 Hình thức kế toán: 11

Chương 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU 12

2.1 KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 12

2.1.1 Những vấn đề chung về kế toán vốn bằng tiền 12

2.1.2 Kế toán tiền mặt tại quỹ 13

2.1.3 Kế toán tiền gửi ngân hàng 20

2.2 KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU 24

2.2.2 Kế toán các khoản phải thu 24

2.2.2 Kế toán các khoản phải thu khác 27

CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 29

3.1 Nhận xét: 29

3.2 Kiến nghị: 31

LỜI MỞ ĐẦU

Như chúng ta đã biết, sự kiện lớn diễn ra ngày 7/11/2006, đánh dấu một bước chuyển mình của Việt Nam bằng việc gia nhập vào tổ chức Thương mại thế giới (WTO), mở ra rất nhiều cơ hội cho sự phát triển của nền kinh tế Việt Nam Trước đó, Việt Nam đã trải qua biết bao khó khăn, đối mặt với nhiều thách thức, biến động của nền kinh tế thế giới, cũng đã đạt được nhiều thành tựu to lớn góp phần thúc đẩy nền kinh tế trong nước phát triển hơn Một con đường mới, một tương lai mới đang mở ra trước mắt các doanh nghiệp Việt Nam Tuy nhiên, đứng trước sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp, vấn đề đặt ra cho doanh nghiệp là làm sao hoạt động kinh doanh hiệu quả và phát triển lâu dài

Để có thể đứng vững trên thị trường trong thời buổi vừa khó khăn lại có quá

nhiều thách thức như hiện nay, doanh nghiệp Việt Nam cần phải có mộtbộ máy tổ chức chặt chẽ, quản lý hiệu quả tất cả các quá trình hoạt động kinhdoanh của doanh nghiệp Một trong những yếu tố quan trọng trước hết là khảnăng quản lý vốn bằng tiền và các khoản phải thu của doanh nghiệp Vốnbằng tiền là loại tài sản có tính thanh khoản cao, do đó nó giữ vị trí quantrọng trong cơ cấu vốn kinh doanh Các khoản phải thu của khách hàng làkhoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm,hàng hóa, cung cấp dịch vụ,… theo phương thức bán chịu hoặc phương thứcnhận tiền trước

Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này, và qua quá trình tìm hiểu, nghiên cứu thực tế tại công ty CP VPP Hợp Nhất, nhóm chúng em đã thống

nhất chọn đề tài “ Kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Công

ty Cổ Phần VPP Hợp Nhất” làm đề tài của nhóm.

Đây là dịp để chúng em có thể học hỏi và có cơ hội tiếp xúc thực tế với doanh nghiệp Qua đó có thể tìm hiểu được vấn đề mà chúng em muốn nghiên cứu sâu hơn đặc biệt là đối với công ty cổ phần văn phòng phẩm HợpNhất

CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM HỢP NHẤT

1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần Văn

phòng phẩm Hợp Nhất.

1.1.1 Giới thiệu sơ lược về công ty.

Theo thời báo kinh tế Việt Nam công bố danh sách 98 doanh nghiệp đã xuất sắc thỏa mãn các tiêu chí để được bình chọn là “Thương hiệu mạnh Việt Nam năm 2006” Công ty cổ phần Hợp Nhất (HNC) cũng là một trong số đó

Là một trong những công ty tư nhân lớn nhất Việt Nam có bề dày về uy tín, kinh nghiệm và chất lượng Với giải thưởng cao quý này Cty HNC ngày càng khẳng định được vị trí của mình trên thương trường “Thương hiệu mạnh Việt nam” cũng chính là giải thưởng thường niên do Thời Báo Kinh Tếphối hợp cùng với Bộ Thương Mại tổ chức, để chọn ra những doanh nghiệp xứng đáng Ban tổ chức đã tiến hảnh xét chọn trên những tiêu chí hết sức chặc chẽ, bao gồm: Bảo vệ thương hiệu, chất lượng sản phẩm, dịch vụ, kết quả kinh doanh, năng lực lãnh đạo, nguồn nhân lực và tính bền vững ổn địnhcủa doanh nghiệp

Để giành được danh hiệu đó thì Công ty HNC cũng đã nổ lực rất nhiều, và sau đây là một số thông tin về công ty

● Năm 2003: Mở các trung tâm giao dịch trên 16 tỉnh thành

● Năm 2005: cung cấp dịch vụ gia công giấy và máy in

● Ngày 1/3/2006: Mở mạng lưới trên 27 tỉnh, 40 trung tâm giao dịch Mở dự án chuyển phát nhanh quốc tế, kết nối trực tiếp sang Hồng Kong và

Công ty gồm có 2 công ty con là:

 Công ty Cổ phần tích hợp Quảng Cáo Việt nam (Uniad)

 Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hợp Nhất miền Bắc

 Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hợp Nhất miền Nam

 Chi nhánh Công ty Cổ phần Hợp Nhất miền Trung

 Chi nhánh Công ty Cổ phần Hợp Nhất miền Tây.

1.1.3 Một số thông tin giao dịch:

● Tên công ty: Công ty Cổ phần Văn Phòng Phẩm Hợp Nhất

● Email: Vpp_online@yahoo.com

● Địa chỉ trụ sở: 161/6 Nguyễn Văn Thủ, phường Đakao, Quận 1, tp HCM

● Ngành nghề kinh doanh: cung cấp văn phòng phẩm các loại

● Cơ quan quản lý thuế: Chi cục thuế Q1

● Mã số thuế : 0304973586

● Vốn điều lệ: 1.650.000.000 VND

● Tổng số lao động : 22 người

1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty cổ phần Văn phòng phẩm

Hợp Nhất.

1.2.1 Chức năng

Hoạt động chính của công ty là cung cấp VPP cho các doanh nghiệp góp phần nâng cao hiệu quả kinh tế xã hội, tạo nguồn thu nhập cho công ty, góp phần thúc đẩy nền kinh tế nước ta càng thêm phát triển

1.2.2 Nhiệm vụ

Công ty kinh doanh đúng ngành nghề và hoạt động tuân theo luật doanh nghiệp VN Bảo toàn và tăng cường nguồn vốn tạo hiệu quả kinh tế cao,tăngcường cơ sở vật chất kỹ thuật cho công ty xây dựng nền tảng vững chắc để công ty phát triển về mọi mặt

Thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước

Bảo vệ doanh nghiệp, bảo vệ môi trường, giữ an ninh trật tự, an toàn xã hội,

và ngoài nước nhằm đạt mục đích của doanh nghiệp

1.3 Cơ cấu bộ máy quản lý tại công ty.

Là một thương hiệu mạnh có mạng lưới phủ khắp, nhiều chi nhánh nhỏ và việc trình bày trong báo cáo chỉ có thể giới hạn của một chi nhánh, sau đây làchi nhánh thuộc trụ sở 161/6 Nguyễn Văn Thủ, phường ĐaKao, quận 1, TP.Hồ Chí Minh với các mặt hàng chính là văn phòng phẩm các loại

1.4 Hệ thống tổ chức, hoạt động tại công ty.

Sơ đồ hệ thống công ty:

1.5 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban

1.5.1 Giám đốc:

Là người trực tiếp chỉ huy các phòng ban, các bộ phận thuộc cơ cấu giao

nhận, là người đại diện cho toàn bộ nhân viên trong công ty

Bố trí sắp xếp nhân sự, đề bạt khen thưởng cũng như chịu toàn bộ trách

nhiệm về tình hình hoạt động kinh doanh góp phần nâng cao đời sống của

nhân viên trong công ty

1.5.2 Phó giám đốc

Lập chiến lược kinh doanh và mạng lưới phân phối sản phẩm, tham mưu

các chiến lược, sách lược cho giám đốc công ty

1.5.3 Bộ phận kỹ thuật

Chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm, xử lý các sai sót kỹ thuật và

đảm bảo cho việc bảo hành sản phẩm của công ty

1.5.4 Phòng hành chính

Xây dựng kế hoạch tài chính của công ty, phân tích nguồn chi, công nợ

Quản lý, theo dõi nguồn vốn của công ty Lập bảng tổng hợp hàng tháng

để khai báo thuế, nộp thuế

Lưu trữ, theo dõi các hồ sơ, chứng từ gốc của công ty, thống kê báo cáo

kết quả kinh doanh từng kỳ cho Giám đốc, cân đối tài chính, Chịu trách

nhiệm trực tiếp trước Giám đốc về hoạt động tài chính của công ty

Phòng kinh doanh: Gồm bộ phận bán hàng và bộ phận Care (chăm sóc

khách hàng)

Thiết lập điều hành nhập – xuất hàng và quản lý chặt chẽ hàng hóa trong

quá trình kinh doanh

Xây dựng kế hoạch kinh doanh, triển khai mở rộng thị trường không

những trong nước mà còn xuất khẩu Thường xuyên báo cáo tình hình

kinh doanh cho Giám đốc

Đảm bảo chất lượng hàng hóa lưu kho luôn an toàn đến khi đến tay khách

hàng

Bộ phận kiểm soát có trách nhiệm thường xuyên theo dõi và kiểm tra sản

phẩm, chịu trách nhiệm về những mất mát hư hỏng của hàng hóa, sản

phẩm, báo cáo lại cho cấp trên

1.5.6 Tổ chức bộ máy kế toán.

Sơ đồ tổ chức

a) Kế toán trưởng

Tổ chức hệ thống kế toán, sơ đồ hạch toán theo quy định của Nhà Nước và

nghị quyết của Hội đồng quản trị Công ty Chịu trách nhiệm về số liệu kế

toán theo Luật kế toán

Lập kế hoạch công tác Tuần – Tháng – Năm, hỗ trợ Giám đốc trong công

tác quản lý Tài chính kế toán

Làm nhiệm vụ của một kế toán tổng hợp,làm tất cả các nhiệm vụ còn lại mà

các nhân viên kế toán chưa được giao để hoàn thành báo cáo kết quả kinh

doanh tháng , năm

Chịu trách nhiệm với cơ quan thuế, Ngân hàng, BHXH, Giám đốc, Hội

đồng quản trị, kiểm toán, Về quyết toán năm

Lập báo cáo quyết toán tháng cho Giám đốc và Hội đồng quản trị vào ngày

25 mỗi tháng sau

b) Kế toán kho

Chịu trách nhiệm theo dõi Nhập- Xuất- Tồn đối với các đối tượng: Nguyên

vật liệu; công cụ, dụng cụ (152, 153); tài sản cố định (211)

Thực tế hiện tại việc xuất do bộ phận bán hàng tạm chịu trách nhiệm lập

“Phiếu xuất hàng”, do vậy kế toán vẫn có trách nhiệm theo dõi việc nhập

hàng và xuất hàng để cuối tháng rút ra được “Báo cáo Xuất – Nhập- Tồn

kho” Báo cáo này phải làm trên EFFECT

Soát, xét thủ tục, ghi chép của thủ kho Đối chiếu, lưu trữ chứng từ Xuất-

Nhập- Tồn (Bao gồm cả hàng trả về) đúng quy định trước khi lập báo cáo

cho kế toán trưởng

Tham gia vấn đề hợp lý của giá hàng hóa đầu vào Có quyền từ chối nhập hàng khi hàng hóa kém chất lượng và giá cả bất hợp lý; có quyền đề nghị kếtoán thanh toán từ chối thanh toán tiền cho bên bán hàng nếu chưa đến lịch chi hoặc hóa đơn không đầy đủ.

c) Kế toán thanh toán, công nợ

Kế toán thanh toán

Là người phải am hiểu về nguyên tắc Tài chính về hóa đơn và những chứng

từ để quyết định về việc thực hiện phiếu thu, phiếu chi đúng quy định kế toán và quy định công ty

 Quy trình thu tiền mặt, gồm:

Thu tiền bán hàng, thu tạm ứng, thu góp vốn,

Các trưởng tuyến đường trong thành phố lập bảng kê thu được tiền (Không được giữ tiền qua đêm), tại bảng kê có ghi số tiền chiết khấu khách hàng được hưởng, bảng kê do người lập ký Sau đó kế toán tiền mặt để lập phiếu thu tiền mặt hạch toán giảm TK 131, chuyển phiếu đến thủ quỹ và giao tiền (Có thể tạm gửi số tiền này vào ngày hôm trước cho thủ quỹ vì nếu không kịp thời gian lập bảng kê), thủ quỹ ký và chuyển kế toán trưởng và Giám đốc ký

Các tuyến tỉnh cũng làm như các tuyến thành phố nhưng tại bảng kê không tính phần chiết khấu và trong trường hợp không có bảng kê thìhạch toán ghi giảm 141, sau đó lập chứng từ ghi sổ giảm tài khoản

131 và 141 khi có bảng kê

Thu tạm ứng nh6an viên mua hàng bán lẻ, kế toán tiền mặt phải kiểmtra việc có hóa đơn VAT nếu thuộc diện có hóa đơn VAT Trong trườn hợp không có hóa đơn VAT thì kế toán tiền mặt có quyền từ chối thanh toán tạm ứng và người hoàn ứng phải nhanh chóng làm đúng quy trình hoàn ứng trước khi muốn tạm ứng lần sau

 Quy trình chi tiền mặt

Chi thanh toán tiền hàng cho bến bán 331

Kế toán tiền mặt

Là người đàm phán với bên khách hàng để hẹn trước lịch chi hoặc theo dõi được lịch thanh toán khi đến hẹn Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ gồm:

Phiếu nhập hàng, hóa đơn bán lẻ hoặc hóa đơn GTGT, giấy giới thiệu Kế toán tiền mặt tuân thủ nguyên tắc kiểm tra hóa đơn VAT khi chi tiền

Chi thanh toán tiền hàng cho nhân viên đi mua hàng, có đầy đủ chứng từ

: Phiếu nhập hàng, Hóa đơn VAT nếu thuộc đối tượng chịu Hóa đơn VAT Trong trường hợp không có hóa đơn VAT thì kế toán tiền mặt

có quyền từ chối thanh toán phiếu chhi đó

Kế toán tiền mặt có quyền kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ và giá

cả hợp lý của chứng từ

Chi khác: Chi tạm ứng, chi vật liệu, chi tiếp khách, Phải có phiếu

đề nghị, có hóa đơn, có chứng từ gốc Phải được kế toán trưởng và Giám đốc mới được lập phiếu

Kế toán ngân hàng

Kế toán theo dõi tiền gửi ngân hàng phải thường xuyên điện thoại vớicán bộ phụ trách Công ty để biết số tiền khách hàng đã cập nhật Xâydựng mối quan hệ tốt với ngân hàng Cuối tháng, phải lấy phiếu báo

số dư của Ngân hàng và in “Bàng tổng hợp thu chi Ngân hàng” có chữ ký của kế toán trưởng và Giám đốc được đóng tập

 Quy trình thu

Căn cứ vào chứng từ Ngân hàng, kế toán lập các phiếu thu tiền gửi Ngân hàng

 Quy trình chi

Căn cứ vào các chứng từ chi, kế toán lập các phiếu chi tiền gửi Ngân hàng

Kế toán công nợ

Là người chịu trách nhiệm về các loại công nợi như sau:

131- Thanh toán với người mua hàng

141- Thanh toán tạm ứng nội bộ

136- Phải thu nội bộ

331- Phải trả người bán

336- Phải trả nội bộ

338- Phải trả, phải nộp khác

Tất cả được lư trữ riêng biệt, đóng tập, in bảng tổng hợp lưu tại bìa

Kế toán thuế, doanh thu

Thu nhận, theo dõi và kiểm tra các Hóa đơn đầu vào hợp lý theo đúng nguyên tắc quản lý thuế

Lập hóa đơn GTGT hàng bán ra hàng ngày đúng và đủ

Hàng tháng, lập hồ sơ báo cáo thuế GTGT nộp cho cơ quan thuế đúng hạn

Báo cáo thuế GTGT hàng tháng phải chính xác để tạo điều kiện quyết toán năm được dễ dàng, nếu có sai xót phải làm bảng điều chỉnh luôn không để dồn việc vào cuối năm

d) Thủ quỹ

Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ gốc khi tiến hành thu chi, người nộp tiền hay nhận tiền phải ký và ghi rõ họ tên Được quyền từ chối thanh toán khi không có giấy giới thiệu nếu là công ty và photo giấy CMND nếu là khách hàng lẻ

Chịu trách nhiệm lưu giữ, in ấn sổ sách kế toán tài khoản 111, lập báo cáo hàng tháng vào ngày 10 dương lịch của mỗi tháng sau

1.6 Chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng tại công ty cổ phần Văn

phòng phẩm Hợp Nhất

1.6.1 Chế độ kế toán áp dụng

 Kỳ kế toán năm bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm (Năm dương lịch)

 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: VNĐ

 Chế độ kế toán doanh nghiệp: Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính

 Tuyên bố về tuân thủ chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán

 Báo cáo Tài chính được lập và trình bày phù hợp với các chế độ kế

toán Việt nam hiện hành

1.6.2 Chính sách kế toán áp dụng

 Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và các khoản tương đương tiền:

Các nghiệp vụ kinh tế được ghi nhận và lập báo cáo theo đơn vị tiền

tệ sử dụng trong kế toán (VNĐ)

 Phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sừ dụng

trong kế toán: Theo tỉ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ

liên ngân hàng do ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời

điểm quy đổi

 Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho được ghi theo giá

gốc (giá mua thực tế ghi trên Hóa đơn và chi phí có liên quan)

 Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Bình quân gia quyền

 Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên

 Hệ thống báo cáo tài chính gồm báo cáo tài chính năm và báo cáo tài

chính giữa niên độ

Bảng báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03-DN

Bảng thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B03-DN

1.6.3 Hình thức kế toán:

Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ

Sơ đồ 1 : HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ

Chứng từ ghi

Sổ quỹ Bảng tổng hợp

chứng từ kế toán cùng loại

Sổ kế toán chi tiết

Chứng từ ghi

Sổ đăng ký

chứng từ ghi sổ

Bảng cân đối

sồ phát sinh Sổ cái

Bảng tổng hợp chi

tiết

Ghi chú:

Ghi hàng ngày :

Ghi cuối tháng :

Đối chiếu kiểm tra:

Quy trình ghi chép: khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào chứng từgốc và các phần kế toán lên chứng từ ghi sổ, sau đó phản ánh các nghiệp vụ kinh tế vào sổ chi tiết Định kỳ cuối tháng các phần kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết đối chiếu với nhau và gửi về cho kế toán trưởng Kế toán trưởngcăn cứ vào bảng tổng hợp chi tiết tiến hành ghi vào sổ cái, xác định kết quả kinh doanh theo quy định và lập báo cáo tài chính

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU

2.1 KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN

2.1.1 Những vấn đề chung về kế toán vốn bằng tiền

2.1.1.1 Khái niệm, nội dung và đặc điểm của vốn bằng tiền

Vốn bằng tiền là bộ phận tài sản lưu động tồn tại dưới hình thức tiền tệ: Bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý dùng làm phương tiện thanh toán

- Vốn bằng tiền của doanh nghiệp có thể: tiền tại quỹ, gửi ngân hàng, gửi

công ty tài chính, đang trong quá trình chuyển vào ngân hàng, chuyển qua bưu điện,

- Trong doanh nghiệp vốn bằng tiền là loại tài sản có tính linh hoạt cao

nhất, do đó giữ vị trí quan trọng trong cơ cấu vốn kinh doanh

2.1.1.2 Nguyên tắc hạch toán vốn tiền mặt

- Hạch toán vốn bằng tiền sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng

Việt Nam (VNĐ) để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính

- Ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt hoặc gửi ngân hàng phải quy đổi ra đồng

VNĐ theo tỷ giá giao dịch thực tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc

tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ bên ngân hàng do ngânhàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để ghi sổ kế toán

Báo cáo tài chính

- Ngoại tệ xuất quỹ tiền mặt, xuất quỹ tiền gửi ngân hàng được quy đổi ra

đồng VN theo tỷ giá xuất ( tính theo phương pháp bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước (Fifo), nhập sau xuất trước (Lifo))

- Đối với vàng bạc, đá quý phải theo dõi về số lượng, quy cách, phẩm chất

và giá trị cho từng loại, từng thứ

- Cuối tháng phải tiến hành kiểm kê vốn bằng tiền, phát hiện các nguyên

nhân thừa thiếu để có biện pháp kịp thời

2.1.2 Kế toán tiền mặt tại quỹ

2.1.2.1 Thủ tục chứng từ kế toán

- Tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ,

vàng bạc, kim khí quý, đá quý

- Việc thu, chi tiền mặt hàng ngày do thủ quỹ tiến hành trên cơ sở phiếu

thu, phiếu chi hoặc chứng từ nhập, xuất vàng, bạc, đá quý có đầy đủ chữ

ký, xét duyệt theo quy định của chứng từ kế toán

- Thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi và ghi chép vào sổ quỹ các

khoản thu, chi tiền theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Thủ quỹ phải thường xuyên kiểm tra quỹ, đảm bảo tiền tồn quỹ phù hợp

với số dư bên sổ quỹ

Chứng từ kế toán sử dụng

 Phiếu thu

 Phiếu chi

 Giấy đề nghị tạm ứng

 Giấy thanh toán tiền mặt tạm ứng

 Biên lai thu tiền

 Bảng kê vàng, bạc, đá quý

 Bảng kiểm kê quỹ

Sổ sách

- Sổ chi tiết tiền mặt dùng để theo dõi riêng từng loại tiền mặt tại quỹ hiện

có đầu kỳ, phát sinh tăng, giảm trong kỳ, hiện còn cuối kỳ theo số lượng, quy cách, số tiền,

- Thủ quỹ lập: sổ quỹ tiền mặt

- Kế toán tiền mặt lập:

 Sổ chi tiết tiền mặt VNĐ – TK1111

 Sổ chi tiết tiền mặt ngoại tệ - TK 1112

 Sổ chi tiết tiền mặt vàng, bạc, đá quý - TK 1113

 Bảng tổng hợp sổ chi tiết các loại tiền mặt

- Sổ tổng hợp tiền mặt các loại.

- Sổ nhật ký dùng để tập hợp các nghiệp vụ kinh tế tăng, giảm các loại tiền

tệ được quy đổi ra cùng một loại tiền tệ VNĐ

- Sổ nhật ký tập hợp các nghiệp vụ thu tiền mặt

- Sổ nhật ký tập hợp các nghiệp vụ chi tiền mặt

- Sổ cái tài khoản 111: là tổng hợp theo dõi số dư đầu kỳ, số phát sinh tăng,

giảm trong kỳ, số dư cuối kỳ chung cho các loại tiền mặt tại quỹ

2.1.2.2 Tài khoản sử dụng

Tài khoản 111 hiện có các tài khoản chi tiết sau:

+ TK 1111 “tiền Việt Nam”

+ TK 1112 “Ngoại tệ”

+ TK 1113 “vàng bạc, kim khí quý, đá quý”

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ đều được chuyển sang đồng Việt Nam (VNĐ) theo tỉ giá thực tế hay tỉ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ

Do vậy mà đối với TK 1112 thì tại công ty sẽ không có sổ sách để theo dõi riêng

2.1.2.3 Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ

- Trường hợp thanh toán tiền mua băng keo cho công ty TNHH Diệp lê

 Nguyễn Ngọc Thịnh mang giấy đề nghị thanh toán đã được

ký duyệt của giám đốc :

Địa chỉ: Q1, TP HCM Ban hành theo QĐ 1411_TC/QĐ/CĐKT

Ngày 01/11/1995 của Bộ tài chínhGIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

Ngày 02 tháng 04 năm 2012Kính gửi :Cty CPVPP Hợp Nhất

Tôi tên là: Võ Đông ChâuĐịa chỉ: Đakao, q1, tp HCM

Đề nghị cho thanh toán số tiền: 2.367.079 đ Bằng chữ: hai triệu

ba trăm sáu mươi bảy nghìn không trăm bảy mươi chín đồng

Lý do chi: thanh toán tiền mua băng keo

Giám đốc Kế toán trưởng Người đề nghị thanh toán(ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Võ Gia Khanh Đinh triều Võ Đông Châu

 Kèm với hóa đơn GTGT đến gặp kế toán tiền mặt

AB/2009N

0101919

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Liên :2 giao khách hàng Ngày 01 tháng 04 năm 2012

Đơn vị bán hàng: Cty TNHH Diệp lê

Số lượng

Đơn giá Thành tiền

Băng keo hai

Cộng tiền hàng: .2.151.890Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 215.189Tổng cộng số tiền thanh toán: 2.367.079

Số tiền viết bằng chữ: hai triệu ba trăm sáu mươi bảy nghìn không trăm bảy mươi chín đồng

 Sau khi kiểm tra hóa đơn, kế toán TM duyệt qua kế toántrưởng xem xét, rồi thủ quỹ mới lập phiếu chi chi tiềnPhiếu chi Tiển mặt ngày 02 tháng 04 năm 2012

Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Ngọc Thịnh

Địa chỉ:105/6 Nguyễn Văn Thủ, Đakao, q1, tp HCM

Lý do chi:thanh toán tiền mua băng keo cho cty TNHH Diệp Lê

Số tiền: 2.367.079 (viết bằng chữ) hai triệu ba trăm sáu mươi bảy nghìn không trăm bảy mươi chín đồng

Kèm theo HĐ số 0101919 chứng từ gốc

Ngày 02 tháng 04 năm 2012Người lập phiếu Người nhận tiền Thủ quỹ Kế toán trưởng Giám đốc (ký,họ tên) (Ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

Đã nhận đủ số tiền: (viết bằng chữ) Hai triệu ba trăm sáu mươi bảy nghìn không trăm bảy mươi chín đồng

2.1.2.4 Trình tự hạch toán trên sổ kế toán

Hàng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh căn cứ vào phiếu thu,

phiếu chi cùng chứng từ liên quan hợp lý, hợp lệ, kế toán tiến hành

vào hồ sơ quỹ tiền mặt để theo dõi tình hình thu chi, tồn quỹ

Ví dụ: Có số liệu tháng 04 năm 2012 như sau:

Căn cứ vào bảng kê chứng từ kế toán lập chứng từ ghi sổ

Ngày 30 tháng 04 năm 2012Chứng từ gốc kèm theo 02 bảnTRÍCH YẾU TKNợ TK Có Số tiền nợ Số tiền cóChi tiền mặt

Ngân hàng

Thuế đầu vào khấu trừ

Tạm nộp

Vay ngắn hạn

Phải trả người bán

phải trả công nhân viên

Lãi vay

Hành chính phí

1121133142311331334635642

1111

82.000.000 153.537 2.097.000 1.850.591 11.311.000 11.500.000 12.350.000 18.814.470

140.075.598

trích yếu TK Nợ TK Có Số tiền nợ số tiền có

Rút tiền gửi nhập

trích yếu TK Nợ TK Có số tiền nợ số tiền có

Phải thu khách