kỹ năng tổ chức và điều hành công sở hành chính pptx

Nội dung chuyên đềII-Tổ chức hoạt động của các công sở 1-Yêu cầu của tổ chức hoạt động công sở 2- Các nguyên tắc tổ chức hoạt động công sở III.Kỹ thuật tổ chức điều hành công sở 1-khái n

HäC VIÖN HµNH CHÝNH QUèC GIA Khoa v¨n b¶n vµ c«ng nghÖ hµnh chÝnh

Kü n¨ng tæ chøc vµ

®iÒu hµnh c«ng së hµnh chÝnh

I-Khái niệm, đặc điểm, nhiệm vụ của Công sở.

Nội dung chuyên đề

II-Tổ chức hoạt động của các công sở

1-Yêu cầu của tổ chức hoạt động công sở 2- Các nguyên tắc tổ chức hoạt động công sở

III.Kỹ thuật tổ chức điều hành công sở 1-khái niệm chung về kỹ thuật hành chính

2-những kinh nghiệm trong kỹ thuật tổ chức

điều hành công sở

Iv- kü thuËt ®iÒu hµnh c«ng së

I-Khái niệm, đặc điểm, nhiệm

vụ của Công sở.

1 Khái niệm

Tổ chức Cơ quanCông sở

Kỹ thuật điều hành công sở

-Là một tổ chức, có cơ cấu chặt

chẽ và chức năng cụ thể -Có quy chế hoạt động

- Có thứ bậc trong quá trình hoạt

động

Cơ quan

Công sở theo luật định

- Có trụ sở,có công sản và nhân sự để hoạt động.

-Đ ợc sử dụng quyền lực nhà n ớc để thực thi công

vụ

Những yếu tố để nhận biết một công sở theo các nhà Luật học Cộng hoà Pháp

Về tổ chức: Có cơ cấu tổ chức và phân công chức năng

CTQG-Theo nghÜa réng: Lµ c¸c c¬ quan

trong bé m¸y nhµ n íc nãi chung

(VP Quèc héi,H§ND c¸c cÊp, ChÝnh

phñ vµ hÖ thèng c¸c c¬ quan

HCNN,c¸c c¬ quan toµ ¸n, VKS nh©n d©n c¸c cÊp

Theo nghÜa hÑp: ChÝnh phñ vµ hÖ thèng c¸c c¬ quan HCNN

QUY CHẾ

Quản lý công sở các cơ quan hành chính nhà nước

(Ban hành kèm theo Quyết định số: 213 /2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 9 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ)

Là tổ chức đ ợc thiết lập để tiến hành công việc chuyên môn thuộc nghĩa vụ của Nhà n ớc.

Là tổ chức mang tính chất công ích đ ợc Nhà n ớc thành lập, hoạt động trong khuôn khổ Luật hành

chính và các ngành luật khác

Xét ở góc độ phục vụ Nhà n ớc: Công sở là

các là tổ chức giúp cơ quan nhà n ớc thực hiện

chức năng, nhiệm vụ do pháp luật quy định.

Hoạt động của công sở nhằm thoả mãn các lợi ích chung của cộng đồng và phục vụ Nhà n ớc, do

vậy cần đ ợc sự bảo vệ và kiểm tra của Nhà n ớc.

Khái niệm …

Xét về hình thức tổ chức: Công sở là một cơ cấu bao gồm các ph ơng tiện vật chất và con ng ời để thực hiện công vụ Nhà n ớc, là trụ sở làm việc của tổ chức, cơ quan Nhà n

ớc, do Nhà n ớc lập ra.

Xét trên ph ơng diện pháp lý: Công sở là một pháp nhân, đ ợc sử dụng quyền lực công

để giải quyết công việc theo luật định.

Nh vậy, công sở là nơi đ ợc dùng để tổ chức các cơ chế kiểm soát công việc hành chính, quản lý các mặt của đời sống xã hội , là nơi soạn thảo và xử lý các văn bản để phục vụ cho công

việc chung, bảo đảm các thông tin

cho hoạt động của bộ máy quản lý

Nhà n ớc, nơi phối hợp với các bộ

phận cán bộ theo một cơ chế nhất

chung của xã hội, của cộng đồng.

Tác phẩm Đời sống mới đ ợc chủ tịch Hồ Chí “Đời sống mới “được chủ tịch Hồ Chí “Đời sống mới “được chủ tịch Hồ Chí

Tác phẩm Đời sống mới đ ợc chủ tịch Hồ Chí “Đời sống mới “được chủ tịch Hồ Chí “Đời sống mới “được chủ tịch Hồ Chí

Minh viết vào đầu năm

Đoạn tríchtheo Tạp chí TCNN1/98

Hỏi: Đời sống mới trong các công sở

nh thế nào?

Đáp: Từ chủ tịch Chính phủ cho đến ng ời

chạy giấy, ng ời quét dọn trong một cơ

quan nhỏ đều là những ng ời ăn l ơng của

dân, làm việc cho dân, phải đ ợc dân tin

cậy Vì vậy, những ng ời làm trong các công

-Những ng ời trong các công sở

đều có nhiều, hoặc ít quyền hành Nếu không giữ đúng Cần, Kiệm, Liêm, Chính

thì dễ trở nên hủ bại, biến thành

sâu mọt của dân

Cơ quan hành chính nhà nước được ngân sách nhà nước bảo đảm 100% chi phí hoạt động trên cơ sở chỉ tiêu biên chế được giao

Đơn vị sự nghiệp công là những đơn vị hoạt động trong các lĩnh vực sự nghiệp giáo dục, khoa học công nghệ, môi trường, y tế, văn hóa nghệ thuật, thể dục thể thao,

sự nghiệp kinh tế, dịch vụ việc làm do cơ quan nhà

nước có thẩm quyền thành lập

Hiện nay, đơn vị sự nghiệp công được chia làm ba loại : đơn vị sự nghiệp có thu tự bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động, đơn vị sự nghiệp có thu tự bảo đảm một phần chi

Kỹ năng

Kĩ năng là khả năng vận dụng có kết

quả những tri thức về ph ơng thức hành

động đã đ ợc chủ thể lĩnh hội để thực hiện những nhiệm vụ t ơng ứng

Kĩ xảo là tập hợp các động tác thuần thục, có tính tự động hoá cao, v ợt ra

ngoài sự kiểm soát th ờng xuyên của ý thức Kĩ xảo có độ chính xác và tính

- Kĩ năng kĩ thuật Đây là các kiến thức về

ph ơng pháp, quá trình, thủ tục và kĩ thuật

để thực hiện các công việc chuyên môn và năng lực trong việc sử dụng các công cụ

và thiết bị có liên quan tới các hoạt động

- Kĩ năng quan hệ Đây là những kiến thức

về hành vi con ng ời và quá trình t ơng tác

giữa các cá nhân, năng lực hiểu biết cảm giác, thái độ và động cơ của ng ời khác

qua lời nói và việc làm, năng lực thiết lập

những quan hệ hợp tác có hiệu quả

Kĩ năng quản lí gồm:

- Kĩ năng nhận thức Đó là năng lực phân tích, suy nghĩ lô gíc, thành thạo trong hình thành các khái niệm và khái quát hoá những quan hệ phức tạp

giữa các sự vật và hiện t ợng, sáng tạo trong việc

đề ra các ý t ởng và trong việc giải quyết các vấn

Tr ớc hết, có thể nhận định rằng kỹ thuật điều hành hành chính đ ợc áp dụng ở n ớc ta từ tr ớc đến nay

đã đ ợc hình thành và gắn liền với những đặc điểm của truyền thống văn hóa Việt Nam.

Nhiều mô thức quản lý hành chính nhà n ớc đ ợc

hình thành trong lịch sử hàng trăm năm, thậm chí hàng ngàn năm tr ớc đây, cho đến nay vẫn còn

ảnh h ởng đậm nét trong hoạt động hàng ngày

của các cơ quan nhà n ớc và nhiều tr ờng hợp đ ợc thừa nhận một cách mặc nhiên

Hội thảo do Ban Nội chính Trung ơng tổ chức

về Kết quả điều tra tình hình tham nhũng và chống tham nhũng 30/11/05

1/3 CB,CC đ ợc hỏi cho biết họ có thể nhận

hối lộ nếu có ng ời đ a và trên 2/3 CB,CC và

ng ời dân thừa nhận việc đ a tiền, quà khi

giải quyết công việc.Có từ 10,7 %-35,9%

CB,CC địa ph ơng đã gặp các hành vi tham

Báo Lao động 4/4/2005 - Sự kiện và bình luận

Ông Trần Quốc Thuận-Phó chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội khẳng định rằng chuyện Chạy chức là có, và những ”Chạy chức” là có, và những ”Chạy chức” là có, và những

chuyện Chạy chức là có, và những ”Chạy chức” là có, và những ”Chạy chức” là có, và những

ng ời nh thế ” có thể họ sẽ làm bất cứ

điều gì, sẽ gây tội ác”

Trí thức xa dân Lâu nay chúng ta hay nói đến chuyện cán bộ xa dân, nh ng xem ra không

Môi trường mới

 Nền kinh tế và xã hội đang hướng ra bên

ngoài.

 Người dân ngày càng có nhiều thông tin và tiếng nói.

 Dòng thông tin tốc độ ngày càng cao, độ

bất định ngày càng cao và đòi hỏi thời hạn

có phản ứng ngày càng ngắn.

 Quản lý công ngày càng trở nên phức tạp cùng với quá trình phân quyền và toàn cầu

• Toàn cầu hoá

• Công nghệ

• Những phát minh sáng tạo

• Chính trị

• Kinh tế

Thế giới thay đổi thế nào?

• Toàn cầu hóa

• Công nghệ

• Những phát minh

• Chính trị

• Kinh tế

Người điều khiển & đề ra quy định

Người ủng hộ & trợ giúp

Người điều khiển & đề ra quy định

Người điều khiển & đề ra quy định

Người ủng hộ & trợ giúp

Người tập hợp & quy tụ

Vai trò của công vụ đã thay đổi thế

nào?

Các ch ơng trình cải cách rộng lớn và toàn diện

Các thể chế mới

Thực tiễn cuộc sống sau 20 năm đổi

mới

Cánh cửa WTO đ mở ã hội)

…

…vào lúc 3h00 (giờ

Mỹ), ngày 13/5/06

đàm phán đã kết thúc Mỹ là đối tác cuối cùng trong

các cuộc đàm phán

Tình hình địa ph ơng

Tình hình mỗi cơ quan

…

Thứ ba, 17/10/2006, 16:44

GMT+7Siết chặt quản lý tài

sản công, xử nghiêm người

sản công, xử nghiêm người

sai phạm Tới đây, sẽ chỉ một

số bộ trưởng được sử dụng

xe công; Thủ trưởng đơn vị,

địa phương sẽ phải chịu

trách nhiệm về tài sản công

do mình quản lý; các trường

hợp vi phạm sẽ bị xử lý

nghiêm Bộ trưởng Tài chính

Vũ Văn Ninh trao đổi với báo

chí sáng nay, xung quanh

các vấn đề về công sản.

Thời gian qua, báo chí phản

đạo tỉnh Theo quan điểm của

tôi, nếu đúng như vậy thì cũng

không nên quá khắt khe Với

tình hình hiện nay, dùng xe

công đi học cũng còn hơn là

dùng xe đi chùa, đi chợ Tới

đây, khi Chính phủ có nghị

định quy định cụ thể, tôi tin sẽ

Kỹ năng tổ chức và điều hành công sở hành chính

2- Đặc điểm của công sở hành chính

2.1-Có vị trí pháp lý nhất định

2.2-Thực hiện chức năng, nhiệm vụ quyền hạn

cụ thể do nhà n ớc quy định và chịu sự kiểm soát của các cơ quan có thẩm quyền.

2.3-Nằm trong quan hệ theo thứ bậc để đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất và

quan hệ ngang theo chức năng để đảm

bảo phối hợp giữa ngành,lĩnh vực với địa ph

ơng, vùng lãnh thổ.

2.4-Phục vụ lợi ích công cộng, lợi ích

Nhà n ớc và nhân dân, không vụ lợi

2.5-Có các điều kiện và ph ơng tiện cần thiết để thục hiện công vụ

Kü n¨ng tæ chøc vµ ®iÒu hµnh c«ng së hµnh chÝnh

3 - NhiÖm vô cña c«ng së Hµnh chÝnh

3.1- Qu¶n lý c«ng vô theo ph¸p luËt 3.2-Tæ chøc nh©n sù, phèi hîp c«ng viÖc gi÷a c¸c bé phËn trong c«ng së

3.3 -Tæ chøc c«ng t¸c th«ng tin trong c«ng së vµ ngoµi c«ng së

3.4 - N©ng cao kü thuËt vµ nghiÖp vô hµnh chÝnh, tæ chøc c«ng viÖc nÒn nÕp, cã hiÖu lùc vµ hiÖu qu¶

Nhiệm vụ của công sở (tiếp) :

3.5- Cung cấp điều kiện, ph ơng tiện căn

cứ vào đặc điểm lao động của từng loại công việc đ ợc phân công

3.6- bảo vệ chính trị nội bộ, bảo vệ an ninh trật tự, an toàn trong công sở

3.7-Tổ chức kế toán thống kê

3.8 quản trị, hậu cần

Ii-tổ chức hoạt động của các công sở 1-yêu cầu của tổ chức hoạt động công sở

1.1 Không ngừng nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động của công sở

1.2.Hoạt động của công sở theo quy

định pháp luật

1.3.Đảm bảo công sở bền vững và có khả năng phát triển

1.4.Bảo đảm hoạt động công sở, góp

phẫn xây dựng Nhà n ớc, phục vụ

nhân dân

2 Các nguyên tắc tổ chức hoạt động của công sở

2.1-Nguyên tắc công khai

- Công khai trong xây dựng kế

hoạch và tổ chức các hoạt động nh công khai nhiệm vụ, kế hoạch, quy

chế, nghĩa vụ, quyền lợi

- Công khai tài chính

- Công khai trong khen th ởng, kỷ

luật, thi tuyển lao động

Các nguyên tắc tổ chức hoạt động

của công sở( tiếp)

2.2- Nguyên tắc bảo đảm tích liên tục

- Liên tục trong quan hệ điều hành

- Sự phát triển liên tục trong công việc

- Kiểm tra và đánh giá th ờng xuyên

- Đảm bảo phát triển liên tục của hệ thống

c- Tạo ra nề nếp làm việc khoa học

d- Kỹ thuật điều hành hoạt động của cơ quan, công sở là đối t ợng nghiên cứu trong quá trình

1 nền công vụ và QLNN- Tác động 2 chiều

2 Nền công vụ và hàng hoá dịch vụ -cung

cấp hoặc giám sát dịch vụ

3 Nền công vụ và vấn đề cải tiến chính

sách kinh tế- Tạo Đ/kiện và cải cách

4 Nền công vụ và quản lý việc Thu/ chi

công- Đổi mới chính sách /cải tiến thực thi

5 Nền công vụ và sự ổn định tài chính-Tăng

chất l ợng công việc/giảm chi phí hC

Kü n¨ng ®iÒu hµnh, phèi hîpgi¶i quyÕt c«ng viÖc

Ph ¬ng tiÖn, thiÕt bÞ lµm viÖc vµ kü n¨ng

Những yếu tố cơ bản liên quan đến KTHC

Ph ơng pháp tổ chức hoạt động, bố trí, xắp xếp công việc, thiết kế công việc

Ph ơng pháp kiểm tra, đo l ờng công việc hành chính

Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng tổ chức các cuộc họp

v.v

- Công sở hoạt động đạt hiệu quả cao khi đ

ợc tạo điều kiện thuận lợi trong môi tr ờng

mà nó tồn tại- Yếu tố khách quan- Đó là:

-Môi tr ờng chính trị; - Môi tr ờng kinh tế;

- Môi tr ờng pháp lý;- Môi tr ờng xã hội;

- Môi tr ờng tự nhiên

Các yếu tố tác động đến hiệu quả

- Cơ cấu tổ chức, bộ máy của công sở;

- Con ng ời - Nhân tố cơ bản của công sở.

- Cơ chế vận hành, điều hành, chỉ huy hoạt

động của công sở.

- Các điều kiện vật chất phục vụ cho hoạt

động của công sở.

điều hành công sở 2.1 Phân công, điều hành phải xuất phát từ nhiệm vụ cơ quan.

-Không bỏ sót nhiệm vụ nào

-Mỗi nhiệm vụ đều phải có ng ời có khả năng phù hợp chịu trách nhiệm

-Tạo mối quan hệ, phối hợp chặt chẽ giũa các bộ

phận

-Việc tìm ng ời

-Tránh sự bảo thủ, trì trệ- Phải có sơ đồ chỉ rõ mối quan

nguyên tắc phân công bố trí nhân sự trong công

sở

 Nguyên tắc phân công cán bộ, công chức theo công việc chuyên môn hoá

 Nguyên tắc tính liên quan và phụ thuộc lẫn nhau

để thực hiện chức năng của cơ quan

Mỗi nhiệm vụ phải có ng ời có khả năng để thực hiện, không có tổ chức, con ng ời nào không đ ợc giao chức năng, nhiệm vụ.

- Một tổ chức có thể đảm nhiệm nhiều chức năng Một chức năng không nên giao cho nhiều đơn vị, tổ chức đảm nhiệm.

- Giảm cấp trung gian, giảm tối đa cấp

phó.

Từ công việc bố trí ng ời, không vì ng ời mà

2.3-Phải có quy chế làm việc cho cả cơ quan,

từng đơn vị, tổ chức

Quy chế là văn bản do cơ quan, công sở ban

hành dựa trên các văn bản, các quy định của cơ quan nhà n ớc cấp trên đ ợc thảo luận, bàn bạc dân chủ nhằm cụ thể hoá các hoạt

Khái niệm và yêu cầu

Quy chế là văn bản do cơ quan, công sở

ban hành dựa trên các văn bản, các quy định của cơ quan nhà n ớc cấp trên đ ợc

thảo luận, bàn bạc dân chủ nhằm cụ thể hoá các

hoạt động của cơ quan, công sở

-Xây dựng các quy chế là một nhiệm vụ quan trọng của tổ chức công sở

t îng nµo vµ ai sÏ ban hµnh quy chÕ? Cã tr êng hîp quy chÕ ph¶i do c¬ quan qu¶n lý cÊp trªn ban hµnh Còng cã tr êng hîp quy chÕ ® îc ban hµnh néi bộ.

quyết cụng việc, cỏc mối quan hệ

-xây dựng các khung điều chỉnh cụ thể, cách điều chỉnh, các điều kiện thực hiện quy chế cần rõ ràng, thuận lợi

cho việc kiểm tra

-Quy chế cần đ ợc thảo luận dân chủ

trong toàn cơ quan để mọi ng ời tham gia tạo ra đ ợc sự thống nhất trong

nhận thức cũng nh trong thực hiện

-Trong cơ quan, công sở có thể

xây dựng các loại quy chế:

+ Quy chế toàn cơ quan, công sở

+ Quy chế hoạt động văn phòng cơ

quan, công sở

+ Quy chế hoạt động của từng đơn vị,

bộ phận của cơ quan, công sở

3 ph ờng đội viên đánh chết ng ời

Đây là những ph ờng đội viên ph ờng

15, quận Gò Vấp.TP HCM

Khởi tố 3 bị can giết ng ời trong sân trụ

sở ủy ban- VnExpress 17/12/05

-Anh Lâm bị đánh chết ngay trong Văn phòng của công an xã Suối Cao chứ không phải ngoài ghế đá- theo nhân

Bài học từ cái chết của 1 nữ tiến

sĩ ngành y -Báo HNM ĐT 14/7/2005

Ngày 19/5/2005, nữ tiến sĩ khoa học

Hoàng Thị Liên đã buộc phải tìm đến các chết ngay tại nơi làm việc của

mình vì không thể chịu nổi sự trù dập

nơi công sở(mà theo chị) là do ông

Giám đốc cùng phe cánh tạo nên

ch ơngI:Những quy định chung

Điều 1: Tổ chức bộ máy, chức năng, n/vụ

Điều 2: Chế độ làm việc

Ch ơng II: Những quy định cụ thể

Điều 3: Chế độ làm việc của Thủ tr ởng

Điều 4: Chế độ làm việc của cỏc phó T/Tr ởng

Điều 5:Chế độ làm việc của các đơn vị

chuyờn môn

Điều 6:Chế độ làm việc của chuyên viên

CƠ CấU PHổ BIếN CủA MộT BảN QUY CHế

đối với cơ quan QLNN

Ch ơngIII:Trách nhiệm,chế độ giải quyết các mặt công tác cụ thể

Điều 7: Xây dựng chế độ công tác

Điều 8:Chế độ hội họp, hội nghị

Điều 9: Soạn thảo,ban hành, l u trữ v/b

ĐIềU10:Giải quyết công việc với công dân-Mô hình một đầu mối

Điều 11: Công tác thông tin báo cáo

Điều 12: Công tác QL công văn, giấy tờ

Điều 13:Công tác hành chính,VTh

Điều 14:Tiếp dân, giải quyết đơn th

Điều15: Chế độ quản lý tài sản, B/vệ CQ

Ch ơng IV:Quan hệ và giải quyết công việc với công dân, cơ quan, tổ chức

Điều 16,17,18 Điều 19: Chế độ th …

2.4 Mỗi cán bộ công chức trong cơ quan phải đ ợc giao nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn cụ thể , đồng thời phải quy định rõ chế độ khen th ởng , kỷ luật khi thực hiện các nhiẹm vụ và quyền hạn dó

a- Con ng ời là yếu tố cơ bản, là chủ thể hoạt động của tổ chức cơ quan, công sở.

Điều hành hoạt động công sở là do con ng ời và vì con ng ời Mọi sự thành công hay thất bại trong hoạt động, điều hành công sở phụ thuộc chủ yếu vào yếu tố con ng ời trong công