Phân tích và thiết kế phần mềm quản lý bán hàng trong công ty cổ phần nội thất dtf việt nam

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ KINH TẾ SỐCHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Đề tài: Phân tích và thiết kế phần mềm quản lý bán hàng trong Công ty cổ phần Nội thất

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ KINH TẾ SỐ

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Đề tài: Phân tích và thiết kế phần mềm quản lý bán hàng trong

Công ty cổ phần Nội thất DTF Việt Nam

Sinh viên thực hiện: Phạm Thị Khánh Hòa

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ KINH TẾ SỐ

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Tên cơ sở thực tập: Công ty Cổ phần Nội thất DTF Việt Nam Sinh viên thực hiện: Phạm Thị Khánh Hòa

Hà Nội, 2020

MỤC LỤC

MỤC LỤC 3

DANH MỤC HÌNH ẢNH 6

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 8

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP- CÔNG TY CỔ PHẦN NỘI THẤT DTF VIỆT NAM 3

1.1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Nội thất DTF Việt Nam 3

1.1.1 Các thông tin cơ bản của công ty 3

1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty CP Nội thất DTF 6

1.1.3 Nội dung kinh doanh 7

1.1.4 Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của công ty 8

1.1.5 Một số công trình tiêu biểu của công ty 9

1.2 Cơ cấu tổ chức công ty 10

1.2.1 Ban lãnh đạo công ty 10

1.2.2 Cơ cấu tổ chức của công ty 11

1.2.3 Chức năng của các phòng ban 12

1.3 Các quy trình nghiệp vụ cơ bản 14

1.3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ 2016-2018 14

1.3.2 Phân tích quy trình hoạt động kinh doanh tại công ty 15

1.3.3 Các mẫu phiếu 17

1.4 Bài toán quản lý hoạt động bán hàng và những vấn đề liên quan 20

1.5 Giải pháp cho bài toán quản lý hoạt động bán hàng 20

CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 22

2.1 Giới thiệu tên đề tài 22

2.2 Tính cấp thiết của đề tài 22

2.4 Phạm vi nghiên cứu 24

2.4.1 Về không gian 24

2.4.2 Về nội dung 25

2.5 Phương pháp nghiên cứu 25

2.6 Các công cụ được sử dụng 26

2.6.1 Công cụ SADT 26

2.6.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server 2014 26

2.6.3 Công cụ Microsoft Visual Studio 2013 27

2.6.4 Ngôn ngữ lập trình C# 27

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN NỘI THẤT DTF 28

3.1 Tổng quan về phần mềm ứng dụng và vai trò trong quản lý và quản trị kinh doanh 28

3.1.1 Tổng quan về phần mềm ứng dụng 28

3.1.2 Vai trò của phần mềm ứng dụng trong quản lý và quản trị kinh doanh 28

3.2 Phân tích phần mềm quản lý bán hàng trong công ty Nội thất DTF 29

3.2.1 Xác định yêu cầu hệ thống quản lý bán hàng 29

3.2.2 Mô hình hóa hệ thống quản lý bán hàng 31

a, Sơ đồ chức năng Business Function Diagram (BFD) 31

b, Sơ đồ ngữ cảnh Context Diagram (CD) 33

c, Sơ đồ luồng dữ liệu Data Flow Diagram (DFD) 35

d, Mô hình quan hệ thực thể Entity Relationship Model (ERD) 40

e, Sơ đồ cấu trúc dữ liệu Data Structure Diagram (DSD) 48

3.3 Thiết kế phần mềm quản lý bán hàng trong công ty Cổ phần Nội thất DTF 50

3.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu 50

a, Các file và các trường 50

b, Mô hình quan hệ 52

3.3.2 Thiết kế giao diện vào 54

a, Form chính (mainform) 54

b, Các form Hệ thống 59

c, Các form Danh mục 64

d, Các form Chức năng nghiệp vụ 81

3.3.3 Thiết kế giao diện đầu ra 88

a, Thiết kế Bản Hợp đồng 88

b, Thiết kế danh sách Sản phẩm 91

3.3.4 Thiết kế giao diện hỏi đáp 95

3.3.5 Thiết kế logic xử lý 97

a, Thiết kế giải thuật Đăng nhập 97

b, Thiết kế giải thuật Thêm mới 98

c, Thiết kế giải thuật Chỉnh sửa 99

d, Thiết kế giải thuật Xóa dữ liệu 100

e, Thiết kế giải thuật Tìm kiếm 101

KẾT LUẬN 103

TÀI LIỆU THAM KHẢO 105

PHỤ LỤC 106

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1 Giấy phép đăng ký kinh doanh 5

Hình 1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty 12

Hình 1.3 Mẫu phiếu báo giá công ty CP Nội thất DTF 18

Hình 1.4 Mẫu hóa đơn công ty CP Nội thất DTF 19

Hình 2.1 Thống kê về nhóm các công việc phổ biến 23

Hình 3.1 Sơ đồ chức năng BFD của Hệ thống quản lý bán hàng 32

Hình 3.2 Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống quản lý bán hàng 34

Hình 3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 0 quản lý bán hàng 36

Hình 3.4 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 1 tiến trình 1.0 Quản lý danh mục 37

Hình 3.5 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 1 tiến trình 2.0 Quản lý Giao dịch 38

Hình 3.6 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 1 tiến trình 3.0 Quản lý Chăm sóc khách hàng 39

Hình 3.7 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 1 tiến trình 4.0 Báo cáo, thống kê 40

Hình 3.8 Mô hình quan hệ thực thể Entity Relationship Model (ERD) 47

Hình 3.9 Mô hình cấu trúc dữ liệu DSD 49

Hình 3.10 Mô hình quan hệ 53

Hình 3.11 Giao diện form chính 55

Hình 3.12 Mục Hệ thống 55

Hình 3.13 Mục Danh mục 56

Hình 3.14 Mục Chức năng nghiệp vụ 56

Hình 3.15 Mục Trợ giúp 57

Hình 3.16 Giao diện chức năng nhanh Lập bảng báo giá 57

Hình 3.17 Giao diện chức năng nhanh Lập Hợp đồng 58

Hình 3.18 Giao diện chức năng nhanh Thêm sản phẩm mới 59

Hình 3.19 Giao diện form Đăng nhập 60

Hình 3.20 Thông báo phần mềm 61

Hình 3.21 Giao diện form Đổi mật khẩu 62

Hình 3.22 Thông báo phần mềm 62

Hình 3.23 Thông báo phần mềm 63

Hình 3.24 Thông báo phần mềm 63

Hình 3.25 Thông báo phần mềm 64

Hình 3.26 Thông báo phần mềm 64

Hình 3.27 Giao diện form Danh mục Hợp đồng 65

Hình 3.28 Giao diện form Danh mục Khách hàng 67

Hình 3.29 Giao diện form Danh mục Loại sản phẩm 69

Hình 3.30 Giao diện form Danh mục Nhà cung cấp 71

Hình 3.31 Giao diện form Danh mục Nhân viên 73

Hình 3.32 Giao diện form Danh mục Phòng ban 75

Hình 3.33 Giao diện form Danh mục Chi nhánh công ty 77

Hình 3.34 Giao diện form Danh mục Sản phẩm 79

Hình 3.35 Giao diện form Lập bảng báo giá 82

Hình 3.36 Giao diện form Lập Hợp đồng 84

Hình 3.37 Giao diện form Thêm khách hàng mới 85

Hình 3.38 Giao diện form Lập báo cáo 87

Hình 3.39 Giao diện Hợp đồng bàn giao sản phẩm 89

Hình 3.40 Giao diện Hợp đồng bàn giao sản phẩm 90

Hình 3.41 Giao diện Hợp đồng bàn giao sản phẩm 91

Hình 3.42 Giao diện báo cáo Danh sách sản phẩm 92

Hình 3.43 Giao diện báo cáo Danh sách sản phẩm 93

Hình 3.44 Giao diện báo cáo Danh sách sản phẩm 94

Hình 3.45 Giao diện báo cáo Danh sách sản phẩm 95

Hình 3.46 Thông báo phần mềm 96

Hình 3.47 Thông báo phần mềm 96

Hình 3.48 Thông báo thay đổi mật khẩu thành công 97

Hình 3.49 Thông báo lưu sản phẩm mới thành công 97

Hình 3.50 Giải thuật Đăng nhập 98

Hình 3.51 Giải thuật Thêm mới 99

Hình 3.52 Giải thuật Chỉnh sửa 100

Hình 3.53 Giải thuật Xóa dữ liệu 101

Hình 3.54 Giải thuật Tìm kiếm 102

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

STT Từ viết tắt Diễn giải Nghĩa từ

1 WB World Bank Ngân hàng Thế giới

2 IMF International Monetary Fund Quỹ tiền tệ Quốc tế

3 ASEAN Association of Southeast

Asian Nations Hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á

4 ASEM The Asia-Europe Meeting Diễn đàn hợp tác Á-Âu

5 APEC Asia-Pacific Economic

Cooperation Diễn đàn hợp tác Kinh tế Châu Á- Thái Bình Dương

6

7 PGS.TS Phó Giáo sư Tiến sĩ

8 GVHD Giảng viên hướng dẫn

9 DTF Daitech Furniture

11 TNHH Trách nhiệm hữu hạn

12 CNTT Công nghệ thông tin

13 ERP Enterprise resource

planning

Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

14 CRM Customer Relationship

Management

Quản trị quan hệ khách hàng

15 SADT Structured Analysis and

17 CD Context Diagrams Sơ đồ ngữ cảnh

18 DFD Data Flow Diagram Sơ đồ luồng dữ liệu

22 CMND Chứng minh nhân dân

23 ERD Entity Relationship Model Sơ đồ quan hệ thực thể

24 DSD Data Structure Diagram Sơ đồ cấu trúc dữ liệu

25 NCC Nhà cung cấp

26 ĐVT Đơn vị tính

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thập niên 80 của thế kỷ XX, nền kinh tế Thế giới đã đi qua bước nhảy mangtính quyết định Điều quan trọng phải kể đến là sự hợp nhất các nền kinh tế các quốcgia trong lĩnh vực kinh tế, thương mại, tài chính Điều này là nguyên nhân cho sự hìnhthành của thị trường hàng hóa thế giới thống nhất, hệ thống tài chính toàn cầu Đâyđược gọi là quá trình toàn cầu hóa kinh tế Hiện nay, quá trình toàn cầu hóa trên Thếgiới đang tác động mạnh mẽ và trở thành động lực chính thúc đẩy các nước trên thếgiới hội nhập vào nền kinh tế chung Mọi quốc gia đều cố gắng hợp tác để phát huyđược tối đa các tiềm năng và khai thác lợi thế mà công cuộc hội nhập mang lại Quátrình phát triển toàn cầu hóa và khu vực hóa nền kinh tế giữa các quốc gia thực sự đãtác động đến mọi khía cạnh của quan hệ kinh tế và chính trị trên thế giới, trực tiếp tácđộng đến quan hệ quốc tế trong lĩnh vực kinh tế giữa các quốc gia trên thế giới “Trongdiễn trình toàn cầu hóa, đường lối đối ngoại được cụ thể rõ nét nhất bằng việc tham giavào các tổ chức kinh tế- chính trị trên Thế giới Việt Nam đang tham gia ngày càng sâurộng hơn vào công cuộc hội nhập của khu vực và Thế giới và là thành viên của nhiều tổchức cấp quốc tế và khu vực Có thể kể đến như: Việt Nam là thành viên của Ngânhàng Thế giới WB, Quỹ Tiền tệ quốc tế (IMF)… Ở cấp liên khu vực, Việt Nam làthành viên tích cực của Hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á ASEAN (năm 1995), Diễnđàn hợp tác Á- Âu ASEM (năm 1996), Diễn đàn hợp tác kinh tế châu Á- Thái BìnhDương APEC (năm 1998)…Và sự kiện quan trọng là Việt Nam chính thức gia nhập Tổchức Thương mại Thế giới WTO (năm 2007)” (N.V.H, 2017)

Các thành tựu trong lĩnh vực khoa học và công nghệ đã phần nào thúc đẩy mạnh mẽquá trình toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế trên quy mô toàn cầu Do đó mà công cuộchội nhập trong lĩnh vực khoa học và công nghệ cũng được Việt Nam chú trọng và pháttriển Sự lớn mạnh và phát triển không ngừng của Công nghệ thông tin và Internet đã

cầu hóa nếu không muốn doanh nghiệp bị bỏ lại phía sau Làn sóng công nghệ caođang phát triển theo cấp số nhân, nó tăng tốc nhanh hơn nhiều so với sự tưởng tượngcủa con người Điều này làm các nhà quản lý phải đi tìm lời giải cho bài toán nâng cấp

hệ thống Công nghệ thông tin, tin học hóa để tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh Côngnghệ cao giờ đây không chỉ được áp dụng trong sản xuất, mà nó còn được áp dụngngay cả trong việc quản lý Việc ghi chép dữ liệu, giao dịch không còn đơn thuần đượcghi chép trên giấy tờ, sổ sách; giờ đây nó còn được lưu trữ và tính toán bằng các phầnmềm nghiệp vụ được thiết kế riêng Dữ liệu được thiết kế lưu trữ trên các máy chủ,luôn luôn được sao lưu và cập nhật để đảm bảo sự chính xác, tính đúng đắn cao nhất.Hiệu quả mà việc áp dụng công nghệ cao mang lại cho các nhà quản lý là không thểphủ nhận Hiệu quả đó thể hiện ngay trong các hoạt động sản xuất, kinh doanh, côngviệc được hoàn thành nhanh hơn, khoa học hơn, việc quản lý tốn ít chi phí và công sứchơn so với thủ công

Qua một thời gian học tập và tìm hiểu tại cơ sở thực tập, tác giả nhận thấy tầm quantrọng và sự phát triển trong xu thế quản lý hoạt động bán hàng bằng phần mềm ứngdụng trong các doanh nghiệp Vì thế, tác giả quyết định chọn đề tài chuyên đề thực tập

của mình là : “ Phân tích và thiết kế phần mềm quản lý bán hàng trong Công ty Cổ

phần Nội thất DTF Việt Nam” Tác giả xin cảm ơn GVHD và các giảng viên trong

viện Công nghệ thông tin và Kinh tế số của trường Đại học Kinh tế Quốc dân đã tạođiều kiện cho tác giả hoàn thành chuyên đề thực tập

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP- CÔNG TY

CỔ PHẦN NỘI THẤT DTF VIỆT NAM

1.1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Nội thất DTF Việt Nam

1.1.1 Các thông tin cơ bản của công ty

- Tên công ty bằng tiếng Việt: Công ty cổ phần Nội thất DTF Việt Nam

- Tên công ty bằng tiếng Anh: DTF VietNam Interior Joint Stock Company

- Tên giao dịch: Công ty cổ phần Nội thất DTF Việt Nam

- Logo công ty:

- Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: 0106416632

- Giấy phép kinh doanh số: 0106416632

- Ngày cấp giấy phép hoạt động kinh doanh: 30/10/2018 (đăng ký thay đổi lần thứnăm)

- Nơi đăng ký địa chỉ trụ sở chính: Thôn Cổ Dương, xã Tiên Dương, huyện ĐôngAnh, thành phố Hà Nội, Việt Nam

- Nơi đăng ký giấy phép kinh doanh: tại Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố HàNội

- Ngày hoạt động: 13/05/2012

- Vốn điều lệ: 4.800.000.000 đồng

- Tổng giám đốc: Ông Nguyễn Văn Trưởng

- Địa chỉ công ty: tầng 1A, tháp C tòa nhà Central Point, 219 Trung Kính, YênHòa, Cầu Giấy, thành phố Hà Nội, Việt Nam.

- Tên ngân hàng giao dịch: Ngân hàng Thương mại cổ phần Đầu tư và Phát triểnViệt Nam chi nhánh Thăng Long

- Số tài khoản giao dịch: 22010004056868

- Số điện thoại: 024.6282.0834 hoặc 04.6282.0835

- FAX: 04.3825.1733

- Website: dtf.vn

- Email: info@dtf.vn

- Giấy phép đăng ký kinh doanh của công ty CP Nội thất DTF Việt Nam:

Giấy phép đăng ký kinh doanh được đăng ký lần đầu vào ngày 13 tháng 01 năm

2014 Do một số lý do, công ty có thay đổi tên và xin cấp lại giấy phép đăng ký hoạtđộng kinh doanh tại Sở kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội Tính đến năm 2020,công ty CP Nội thất DTF đã đăng ký thay đổi lần thứ 5 vào ngày 30 tháng 10 năm2018

Giấy phép kinh doanh của công ty Cổ phần Nội thất DTF Việt Nam được sao chụplại trong hình 1.1

Hình 1.1 Giấy phép đăng ký kinh doanh

Công ty cổ phần Nội thất DTF Việt Nam được thành lập vào tháng 01 năm 2014.Tính đến thời điểm hiện nay, năm 2020, sau 8 năm phấn đấu và phát triển khôngngừng, công ty đã trở thành đơn vị thiết kế, thi công và sáng tạo các không gian làmviệc cho các đối tác trong nước và ngoài nước Năm 2018, công ty nhận thêm vốn góp

từ Nhật Bản và trở thành một công ty liên doanh Nhật, đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khecủa thế giới “Tiêu chí của Công ty là tập trung vào tính “Chuyên nghiệp- Chính xác-Hiệu quả” trong việc thực hiện các các dịch vụ như Tư vấn, Thiết kế, Thi công, Lắp đặtcác hệ thống Cơ- Điện, Nội ngoại thất và Bảo dưỡng, bảo trì các tòa nhà, văn phòng,nhà máy” (Công ty Cổ phần Nội thất DTF Việt Nam, 2019)

Địa chỉ trụ sở chính của công ty được đặt tại tầng 1A, tháp C tòa nhà Central Point,

219 Trung Kính, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội Ngoài ra, công ty còn có một cơ sở tạiThành phố Hồ Chí Minh (số 91, đường 3, khu phố 2, phường Bình An, quận 2, TPHCM) và một cơ sở tại Đà Nẵng (số 493, phố Tôn Đức Thắng, phường Hòa KhánhNam, Liên Chiểu, Đà Nẵng) Công ty hiện có hai nhà máy, được đặt tại đường ĐàoDuy Tùng, Cổ Loa, Đông Anh, Hà Nội và Lô H4, đường số 9, Khu công nghiệp HòaKhánh, quận Liên Chiểu, Đà Nẵng

1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty CP Nội thất DTF

 Năm 2012 , công ty được thành lập với tên gọi Công ty Cổ phần Xây dựng vàThương mại Đông Anh

 Năm 2013, nhà máy sản xuất gỗ đầu tiên chính thức được xây dựng tại Cổ Loa,Đông Anh, Hà Nội

 Năm 2015, công ty mở rộng văn phòng 2 tại Hà Nội Đồng thời, công ty mởrộng lĩnh vực sang cơ điện phục vụ toàn diện các dịch vụ với chất lượng cao đếnvới khách hàng, đối tác

 Năm 2016, chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh được thành lập

 Năm 2017, nhà máy của công ty được mở rộng lên tới 2000m2

 Năm 2018, chi nhánh tại Đà Nẵng được thành lập Công ty nhận vốn góp từ cổđông Nhật, đưa DTF trở thành công ty có tiêu chuẩn Nhật Bản

 Năm 2019, mở thêm nhà máy sản xuất tại Đà Nẵng

 Từ năm 2019 đến nay, công ty nhận thiết kế thi công cho nhiều công trình vănphòng, trường học lớn cho các đối tác Việt Nam, Nhật Bản Đối tác ngày càngtin tưởng trao tay DTF những đơn đặt hàng giá trị cao với độ phức tạp ngàycàng lớn (Công ty Cổ phần Nội thất DTF Việt Nam, 2019)

1.1.3 Nội dung kinh doanh

- Lĩnh vực kinh tế: công ty liên doanh nước ngoài

- Loại hình kinh tế: Công ty cổ phần

- Loại hình tổ chức: tổ chức kinh tế sản xuất kinh doanh dịch vụ, hàng hóa

- Nội dung kinh doanh của công ty: Thiết kế, thi công nội thất văn phòng, tòa nhà,showroom; Sản xuất đồ gỗ nội thất theo yêu cầu, thiết kế khách hàng; Cung cấpvật tư và linh kiện thay thế, bảo trì, bảo dưỡng

- Ngành nghề kinh doanh chính: “

 Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng, Xây dựng công trình công nghiệp;xây dựng đường hầm; công trình công ích, các công trình thể thao ngoàitrời

 Thiết kế công trình thủy lợi; Thiết kế xây dựng công trình giao thông; Giámsát xây dựng và hoàn thiện công trình thủy lợi; Giám sát xây dựng và hoànthiện các công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp; Giám sát xây dựng

và hoàn thiện công trình giao thông; Tư vấn đấu thầu và lập hồ sơ mời thầu

 Thiết kế hệ thống điện dân dụng, công nghiệp; thiết kế hệ thống phòng cháychữa cháy

 Phá dỡ, chuẩn bị mặt bằng

 Sản xuất mua bán đồ gỗ, hoàn thiện trang trí nội thất

 Kinh doanh các loại vật liệu xây dựng, thiết bị lắp đặt xây dựng

 Vận tải hàng hóa bằng đường bộ

- Các ngành nghề đăng ký trong giấy đăng ký kinh doanh:

 Sản xuất đồ gỗ xây dựng

 Sản xuất bao bì bằng gỗ

 Sản xuất sản phẩm khác từ gỗ, sản xuất sản phẩm từ tre, nứa, rơm, rạ

 Sản xuất giường, tủ, bàn ghế

 Sửa chữa các sản phẩm kim loại đúc sẵn

 Sửa chữa máy móc, thiết bị

 Sửa chữa thiết bị điện tử và quang học

 Lắp đặt máy móc và thiết bị công nghiệp

 Khai thác, xử lý cung cấp nước

 Sản xuất gỗ dán, gỗ lạng, ván ép và ván mỏng khác

 Hoạt động thiết kế chuyên dụng

Chi tiết: Trang trí nội thất; dịch vụ thiết kế đồ thị

1.1.4 Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của công ty

- Tầm nhìn: Bằng khát vọng cùng chiến lược phát triển bền vững, DTF phấn đấutrở thành doanh nghiệp cung cấp các giải pháp thiết kế thi công trọn gói hàng

đầu Việt Nam, có uy tín góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống của Kháchhàng và Quý Đối tác.

 Hài hòa lợi ích doanh nghiệp với lợi ích xã hội, đóng góp tích cực vàohoạt động cộng đồng, nâng cao chất lượng của cuộc sống

- Giá trị cốt lõi:

Sáng tạo - Chuyên nghiệp – Chất lượng cao “Tạo sự khác biệt, đa dạng hóa sản phẩm và dịch vụ Luôn đổi mới trong tưduy và công nghệ bằng cả sự tận tâm và tinh thần trách nhiệm trong từng dự án.Công ty DTF luôn cố gắng chuẩn bị đầy đủ và hoàn thiện nhất năng lực thực thi,

nỗ lực hết mình để đảm bảo đúng và cao hơn các cam kết của mình với kháchhàng, đối tác, đặc biệt là cam kết về chất lượng sản phẩm- dịch vụ và tiến độthực hiện” (Công ty Cổ phần Nội thất DTF Việt Nam, 2019)

1.1.5 Một số công trình tiêu biểu của công ty

- Chủ đầu tư: Công ty TNHH AEON Fantasy Việt Nam

Hạng mục: Thi công công trình khu vui chơi trẻ em Fanpekka tại trung tâmthương mại Aeon Tân Phú Hồ Chí Minh

Địa điểm: số 30 Bờ Bao Tân Thắng, phường Sơn Kỳ, quận Tân Phú, thành phố

Hồ Chí Minh

Hạng mục: Thi công hoàn thiện văn phòng, lắp đặt hệ thống mạng, cung cấp cácthiết bị, trang trí nội thất văn phòng

Địa điểm: tầng 4, tòa nhà Fhome Building, số 16 Lý Thường Kiệt, quận HảiChâu, thành phố Đà Nẵng

- Chủ đầu tư: NISSAN Techno Vietnam

Hạng mục: Thi công hoàn thiện văn phòng, lắp đặt hệ thống điện, mạng, cungcấp thiết bị, trang trí nội thất văn phòng NISSAN

Địa điểm: tầng 26-27-28, tòa nhà Keangnam Hanoi, Landmark Tower

- Chủ đầu tư: Công ty cổ phần Trường quốc tế WINSTON

Hạng mục: Thiết kế, thi công, hoàn thiện văn phòng, lắp đặt hệ thống điệnmạng, cung cấp thiết bị, trang trí nội thất trường mầm non

Địa điểm: Khu L1&L2, tòa R2, khu đô thị Royal City, Nguyễn Trãi, ThanhXuân, Hà Nội

1.2 Cơ cấu tổ chức công ty

1.2.1 Ban lãnh đạo công ty

- Giám đốc công ty: Ông Nguyễn Văn Trưởng

“ Công ty Cổ phần Nội thất DTF Việt Nam có phạm vi hoạt động động trên toàn lãnhthổ Việt Nam, được điều hành bởi ông Nguyễn Văn Trưởng, là chủ tịch Hội đồng quảntrị kiêm Tổng giám đốc của công ty Ông Nguyễn Văn Trưởng là đại diện theo phápluật của công ty, có trách nhiệm phụ trách chung trước Tổng công ty và Pháp luật vềmọi hoạt động điều hành của công ty” (Công ty CP Nội thất DTF Việt Nam, 2014)

- Phó giám đốc: Ông Nguyễn Văn Đoàn

Ông Nguyễn Văn Đoàn là kỹ sư điện, làm việc tại chi nhánh Hà Nội Ông trực tiếpđưa ra các chỉ thị tại xưởng sản xuất của công ty

- Phó Giám đốc: Ông Nguyễn Văn Đoan

Ông Nguyễn Văn Đoan phụ trách các hoạt động tại văn phòng chi nhánh Hà Nội.

1.2.2 Cơ cấu tổ chức của công ty

Với đội ngũ kỹ sư, kỹ thuật viên và công nhân trẻ lành nghề kết hợp cùng kinhnghiệm của những cổ đông sáng lập ra công ty, công ty cổ phần Nội thất DTF ViệtNam đã và đang ngày càng phát triển Bộ máy tổ chức của công ty luôn hoạt động hiệuquả và mang tính chuyên nghiệp cao

Các phòng ban trong công ty được phân như sau:

Hình 1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty

(Nguồn: DTF Profile, 2020)

1.2.3 Chức năng của các phòng ban

- Phòng Tổ chức hành chính: có chức năng phụ trách việc xây dựng, phát triểnnguồn nhân lực; tổ chức cán bộ, nhân sự; Hành chính quản trị; Văn thư lưu trữ Phòng Tổ chức hành chính thực hiện các nhiệm vụ chính sau:

 Xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực

- Phòng Thiết kế: Công ty DTF chuyên về mảng thiết kế và thi công nội thất nênphòng thiết kế có chức năng quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty.Phòng Thiết kế chủ yếu tập trung vào thiết kế sản phẩm, bản vẽ và tiến hành sảnxuất.

Phòng Thiết kế thực hiện các nhiệm vụ chính sau:

 Lập kế hoạch và thực hiện các dự án thiết kế

 Giám sát hoạt động thi công của nhà thầu

 Làm việc với các bên liên quan và đưa ra ý tưởng thiết kế

 Tư vấn các công việc, vấn đề liên quan đến thiết kế

- Phòng Dự án: có chức năng tìm và liên hệ với các đối tác để nhận các dự án mớicho hoạt động của công ty, từ đó mở rộng và phát triển thị trường

Phòng dự án nhận những nhiệm vụ chính sau:

 Chuẩn bị mặt bằng xây dựng và sắp xếp các công việc khác phục vụ cho xâydựng công trình

 Lập hồ sơ mời thầu, tổ chức đấu thầu

 Chuẩn bị hồ sơ thiết kế, dự toán, tổng hợp dự toán xây dựng công trình đểban giám đốc tổ chức thẩm định, phê duyệt theo quy định có sẵn

- Phòng Tài chính kế toán: có chức năng tư vấn, tham mưu cho Ban Lãnh đạocông ty; tổ chức hạch toán, kế toán kịp thời và đầy đủ toàn bộ tài sản, vốn chủ

sở hữu, nợ phải trả, các hoạt động thu, chi tài chính trong công ty; lập các bản

kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tài chính của công ty

Phòng Tài chính kế toán thực hiện những nhiệm vụ chính sau:

 Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty một cách kịp thời,

 Liên hệ và phối hợp với các phòng có liên quan để lên kế hoạch kinh doanh,

kế hoạch tài chính hằng năm và dài hạn

 Thực hiện, tham gia vào công tác đầu tư tài chính, cho vay

 Tư vấn cho Ban lãnh đạo công ty về việc chỉ đạo thực hiện việc quản lý vàchấp hành chế độ tài chính- kế toán

- Phòng Marketing: đóng vai trò như một sự liên kết giữa công ty và các đối tácbên ngoài, giữa sản phẩm của công ty và khách hàng, giữa đặc tính của sảnphẩm và những yêu cầu của khách hàng Phòng Marketing phụ trách xây dựnghình ảnh và thương hiệu của công ty; nghiên cứu thị trường để phát triển sảnphẩm; tư vấn cho Ban giám đốc về các chiến lược Marketing của công ty

Phòng Marketing có những nhiệm vụ chính sau:

 Nghiên cứu, xác lập các chiến lược Marketing

 Nghiên cứu dự báo thị trường

 Nghiên cứu sản phẩm và tổ chức triển khai sản phẩm mới

 Nghiên cứu về giá cả

 Nghiên cứu vấn đề tiêu thụ sản phẩm

1.3 Các quy trình nghiệp vụ cơ bản

1.3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ 2016-2018

- Tóm tắt số liệu tài chính của công ty từ năm 2016-2018

Hiện tại công ty vẫn chưa tổng kết hoạt động kinh doanh của năm 2019 nên tácgiả phân tích hoạt động của 3 năm gần nhất đã có kết quả hoạt động kinh doanh, từnăm 2016 đến năm 2018

Bảng Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty CP Nội thất DTF Việt Nam 2018)

7 Lợi nhuận trước thuế 319.580.562 379.739.551 1.081.764.976

8 Lợi nhuận sau thuế 255.664.449 303.791.641 865.411.981

Đơn vị tính: VNĐ

(Nguồn: Tình hình hoạt động kinh doanh DTF, 2019)

Nói một cách tổng quát, tình hình hoạt động của công ty từ năm 2018 có dấu hiệnphát triển vượt bậc hơn so với năm 2017 hay 2016 Các tiêu chí đều có xu hướng tăng

từ năm 2017 đến năm 2018, chỉ riêng mục Tài sản ngắn hạn nhìn chung không có sựthay đổi nhiều Tổng tài sản của công ty từ năm 2016 đến năm 2017 có sự tăng khôngđáng kể, sang đến năm 2018, tổng tài sản tăng gần gấp đôi so với năm 2017 (~6,7 tỷnăm 2017 và ~12,7 tỷ năm 2018) Doanh thu hay lợi nhuận sau thuế của năm 2018cũng tăng 285% so với năm 2017, doanh thu năm 2017 là ~10,6 tỷ và tăng lên ~30,4 tỷnăm 2018, lợi nhuận sau thuế đạt 303,7 triệu năm 2017 và tăng lên 865,4 triệu năm

2018

Có thể nói, sau khi thay đổi chính sách kinh doanh và mở rộng bán hàng qua internet,thì tình hình hoạt động của công ty đã xuất hiện sự thay đổi lớn Đây là dấu hiệu tốt

cho sự phát triển và là bàn đạp cho một cú nhảy vọt của công ty trong tương lai khôngxa.

1.3.2 Phân tích quy trình hoạt động kinh doanh tại công ty

- Khảo sát việc quản lý hoạt động kinh doanh trong công ty

Công ty Cổ phần Nội thất DTF là công ty với quy mô vừa và nhỏ, với các cán bộphụ trách từng công việc cụ thể trong các phòng ban Mỗi phòng ban đều nhận mộtnhiệm vụ cụ thể trong hoạt động kinh doanh tổng thể của công ty Các hoạt động kinhdoanh chủ yếu có thể kể đến như sau:

 Thiết kế, thi công nội thất trọn gói

 Sản xuất đồ gỗ nội thất theo yêu cầu

 Cung cấp vật tư, linh kiện thay thế; bảo trì, bảo dưỡng

Sau một thời gian học tập và tìm hiểu tại công ty, tác giả nhận thấy hoạt động bánhàng của công ty được tiến hành như sau:

 Công ty thiết kế một website để giới thiệu các sản phẩm, sản phẩm có thể là tựthiết kế hoặc được nhập khẩu Công ty nhận yêu cầu thiết kế, đặt hàng củakhách hàng trực tiếp qua số hotline, qua website của công ty hoặc qua các cuộcđấu thầu

 Phòng Dự án lập hóa đơn báo giá, chuyển trực tiếp cho phòng kinh doanh

 Nhân viên phòng kinh doanh tiếp nhận yêu cầu và liên hệ với khách hàng qua sốđiện thoại để xác nhận thông tin hoặc giải đáp thắc mắc của khách hàng

 Đối với sản phẩm nhập khẩu, đã có sẵn, nhân viên kiểm tra tình hình sản phẩm

và tiến hành lập hóa đơn báo giá bằng công cụ Excel gửi cho khách hàng xácminh lại

 Đối với sản phẩm tự thiết kế hoặc khách hàng đưa ra yêu cầu thiết kế, phòngthiết kế sẽ làm việc cụ thể với khách hàng để có số liệu chính xác Sau đó thiết

kế sản phẩm gửi cho xưởng sản xuất

 Phòng tài chính kế toán lập các giấy tờ báo giá, phiếu tạm ứng bằng công cụExcel để Ban Lãnh đạo xác nhận và tiến hành mua nguyên vật liệu, sản phẩm.Các nghiệp vụ, hoạt động phát sinh được nhân viên tài chính kế toán ghi lạibằng phần mềm kế toán được cung cấp bởi công ty Cổ phần Misa

 Hóa đơn bán hàng cho mỗi dự án được lập bằng phần mềm được cung cấp bởicông ty Cổ phần BKAV

 Các hóa đơn, giấy tờ thanh toán được ký điện tử bằng phần mềm chữ ký điện tửFPT.CA

1.3.3 Các mẫu phiếu

- Mẫu phiếu báo giá gửi khách hàng

Mẫu phiếu báo giá khi lập cho Công ty TNHH Thiết bị lạnh Khang Phát với sảnphẩm Đồng hồ áp suất Phiếu báo giá có hiệu lực 15 ngày kể từ ngày lập phiếu vàgửi khách hàng

Phiếu báo giá được lập với dữ liệu về khách hàng và sản phẩm mà khách hàngcung cấp, ngoài ra còn có thông tin về ngày lập và mã phiếu báo giá được lập;người lập và thời hạn có hiệu lực của phiếu báo giá

Nhân viên sẽ lập phiếu báo giá gửi khách hàng khi khách hàng có nhu cầu muốnbiết tổng chi phí một đơn hàng mà mình muốn đặt hàng tại công ty CP Nội thấtDTF Chi tiết phiếu báo giá bao gồm thông tin và giá tiền sản phẩm (SUBTOTAL),tiền thuế VAT(TAX), tiền ship (SHIPPING) (có thể có hoặc không), và cuối cùng

là tiền chiết khấu (OTHER) Phần cuối phiếu là phần chữ kí của hai bên giao dịch

Ví dụ về mẫu báo giá cho công ty TNHH Thiết bị lạnh Khang Phát (Xem hình1.3).

Hình 1.3 Mẫu phiếu báo giá công ty CP Nội thất DTF

(Nguồn: Công ty DTF, 2020)

- Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng (Hóa đơn VAT) gửi khách hàng

Mẫu hóa đơn lập cho giao dịch với công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch

vụ Anh Nguyên (Xem hình 1.4) được nhân viên kế toán của công ty lập Hóa đơn

trên đã được ký với chữ ký điện tử được quản lý bởi công ty CP Nội thất DTF ViệtNam

Hóa đơn được lập có đầy đủ thông tin liên hệ của hai phía giao dịch, ngày thánglập, thông tin về hóa đơn Chi tiết hóa đơn có dữ liệu thông tin về sản phẩm và sốlượng sản phẩm đặt hàng, tiền thuế hay tổng tiền thanh toán của hóa đơn

(Nguồn: Công ty DTF, 2020)

1.4 Bài toán quản lý hoạt động bán hàng và những vấn đề liên quan

Những vấn đề còn tồn động trong bài toán quản lý hoạt động bán hàng của công ty

 Chưa có sự thống nhất, liên kết giữa 3 chi nhánh của công ty Việc quản lý,chuyển giao tài liệu còn thực hiện thủ công

Các công việc, tính toán giấy tờ trong công ty nhìn chung còn thực hiện thủ côngbằng các công cụ đơn giản và chưa có sự liên kết với nhau Điều này dẫn đến việc kiểm

kê hàng hóa còn tốn thời gian và thiếu độ chính xác cao Việc kiểm kê, chuyển giaogiấy tờ cũng mất nhiều thời gian

1.5 Giải pháp cho bài toán quản lý hoạt động bán hàng

Ngành công nghiệp phần mềm đang thực sự phát triển mạnh mẽ trên cả Thế giới vàtại Việt Nam Sử dụng phần mềm ứng dụng để thực hiện các công việc quản lý đang là

xu hướng cũng như giải pháp tất yếu để một doanh nghiệp có thể tồn tại và phát trongđiều kiện nền kinh tế thị trường hội nhập quốc tế của Việt Nam hiện nay Một phầnmềm ứng dụng quản lý hoạt động có khả năng cung cấp thông tin nhanh chóng cho banLãnh đạo để hỗ trợ việc đưa ra quyết định, qua đó cũng hỗ trợ việc kiểm tra tính chínhxác, minh bạch của hoạt động kinh doanh Một phần mềm ứng dụng hoàn thiện có thểtrợ giúp tính toán, lưu trữ các quá trình nghiệp vụ nhanh chóng và thuận tiện hơn

Việc quản lý hoạt động bán hàng tại công ty Cổ phần Nội thất DTF cũng đã đượcchú trọng phát triển, nhưng vẫn còn tồn tại các vấn đề bất cập vì hệ thống còn chưa có

sự thống nhất Để giải quyết bài toán quản lý đã được phân tích ở phần trên, một giảipháp được đặt ra chính là thiết kế một phần mềm quản lý toàn bộ cơ sở dữ liệu, tự độnghóa các quy trình với đầy đủ các chức năng để giúp công ty thực hiện công việc quản

lý, tính toán và lưu trữ dữ liệu một cách dễ dàng và nhanh chóng

CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

2.1 Giới thiệu tên đề tài

Tác giả xác định mục đích của đề tài là phân tích và thiết kế một phần mềm ứng dụnggiải quyết những vấn đề còn tồn đọng trong bài toán quản lý hoạt động bán hàng củacông ty Phần mềm ứng dụng được thiết kế dựa trên những đặc điểm hoạt động và

nhiệm vụ riêng mà công ty phụ trách Do đó, tác giả quyết định chọn tên đề tài : “Phân

tích và thiết kế phần mềm quản lý bán hàng trong Công ty Cổ phần Nội thất DTF Việt Nam”.

2.2 Tính cấp thiết của đề tài

Cuộc cách mạng Công nghiệp 4.0 thực sự đã mở ra một cơ hội mới cho ngành côngnghệ phần mềm, từ những phần mềm hệ thống cho đến các phần mềm ứng dụng, Xuhướng phát triển ngành công nghiệp phần mềm đã tạo ra các bước đột phá mới Năm

2020 có thể nói, thị trường phần mềm đã bước vào giai đoạn trưởng thành, người ta ápdụng phần mềm để phục vụ hầu hết các lĩnh vực trong cuộc sống Các phần mềm ứngdụng theo yêu cầu cũng được đặc biệt quan tâm, từ phần mềm gọi xe, đặt đồ ăn,shopping online hay đến cả các phần mềm phục vụ việc quản lý như quản lý bán hàng,quản lý kho, chăm sóc khách hàng

Đi cùng với sự phát triển trên thế giới, thị trường công nghệ phần mềm Việt Namngày càng tăng trưởng và trở nên hấp dẫn hơn trong mắt các nhà đầu tư “Việt Namđang ngày càng có vai trò lớn hơn trong ngành công nghệ phần mềm thế giới khi liêntục cải thiện thứ hạng và lọt top 30 Thế giới về gia công phần mềm.” (Bộ Thông tin vàTruyền thông, 2018) “Tính đến đầu năm 2018, Việt Nam có khoảng 81.373 người làmviệc trong ngành công nghiệp Phần mềm và 533.003 người làm việc trong công nghiệpPhần cứng, Điện tử” (Bộ Thông tin và Truyền thông, 2017)

Thông qua thống kê về nhóm các công việc phổ biến được báo cáo trong Báo cáo thịtrường nhân lực ngành Công nghệ thông tin năm 2019 được cung cấp bởi báo điện tử

VietnamWorks, ta cũng thấy được sự phát triển mạnh mẽ trong ngành công nghệ phầnmềm Biểu đồ Thống kê về nhóm các công việc phổ biến (Xem hình 2.1) sẽ thể hiện rõhơn điều này

Hình 2.5 Thống kê về nhóm các công việc phổ biến (Nguồn: Báo cáo thị trường ngành CNTT 2019, VietnamWorks)

Lợi ích và hiệu quả kinh tế mà phần mềm mang lại cho hoạt động của công ty làđiều không thể phủ nhận Nhận thấy sự phát triển và tầm quan trọng của việc sử dụngphần mềm trong hoạt động kinh doanh, các chủ doanh nghiệp cũng tìm cho mình cácgiải pháp phần mềm phục vụ hoạt động bán hàng của công ty Với bài toán quản lý củacông ty DTF đã nêu ở phần trước cùng với lợi ích của việc quản lý hoạt động mà phầnmềm mang lại, tác giả quyết định tiến hành phân tích và thiết kế phần mềm quản lý

hoạt động bán hàng trong công ty Tác giả chọn tên đề tài : ” Phân tích và thiết kế

phần mềm quản lý bán hàng trong công ty Cổ phần Nội thất DTF Việt Nam”.

2.3 Mục đích của đề tài

“Bài toán quản lý trong các doanh nghiệp luôn là một bài toán lớn mà các chủdoanh nghiệp luôn đi tìm kiếm câu trả lời Giải pháp sử dụng phần mềm để quản lýhiện nay đang rất phổ biến, có thể kể đến như giải pháp quản trị doanh nghiệp ERP,CRM, hay các giải pháp phần mềm theo yêu cầu dành riêng cho từng lĩnh vực riêngbiệt trong hoạt động kinh doanh tổng thể của công ty cũng được các doanh nghiệp cânnhắc sử dụng Hiện tại, việc quản lý hoạt động bán hàng tại công ty Nội thất DTF cũngđang được ban lãnh đạo chú trọng

Phân tích và thiết kế phần mềm phục vụ việc quản lý kinh doanh tại công ty Cổphần Nội thất DTF Việt Nam là tạo ra một phần mềm ứng dụng với mục đích chính làquản lý việc mua bán, các hoạt động giao dịch, nghiệp vụ; tính toán và lưu trữ thôngtin…Từ đó giúp đơn giản và tối ưu hóa hoạt động quản lý trong công ty

Cụ thể, phần mềm ứng dụng phải được xây dựng để đáp ứng các mục tiêu sau:

 Lưu trữ và tính toán các giao dịch, nghiệp vụ phát sinh

 Quản lý cơ sở dữ liệu về nhà cung cấp, khách hàng hay hàng hóa, dự án

 Đưa ra được các báo cáo về sản phẩm, đơn hàng hay thống kê về doanhthu, lợi nhuận qua các thời kỳ”

2.4 Phạm vi nghiên cứu

2.4.1 Về không gian

Việc phân tích và thiết kế phần mềm ứng dụng quản lý hoạt động bán hàng sẽ phục

vụ việc quản lý bán hàng trong công ty từ năm 2020 trở đi Công tác nghiên cứu tìmhiểu và ứng dụng được áp dụng và triển khai trên toàn bộ 3 chi nhánh của công ty Cổphần Nội thất DTF Việt Nam

2.4.2 Về nội dung

“Tác giả sẽ tiến hành tìm hiểu và phân tích toàn bộ hoạt động mà công ty thực hiệntrong quá trình kinh doanh, đặc biệt chú trọng vào hoạt động bán hàng; các hóa đơn,chứng từ phát sinh, các số liệu cần xử lý… để tìm ra những vấn đề còn tồn tại Từ đóđưa ra những điểm cần phát triển và sửa đổi trong hoạt động của công ty

Từ những tồn đọng, những điểm cần sửa đổi đã nêu trên, tác giả sẽ đi phân tích sâuhơn vấn đề của công tác quản lý và từ đó đưa ra được giải pháp tối ưu hơn Dùngnhững giải pháp đã đưa ra, tác giả sẽ đi phân tích và thiết kế một phần mềm ứng dụngphù hợp với hoạt động của công ty Phần mềm ứng dụng mới được tiến hành thiết kếdựa trên cơ sở dữ liệu vốn có của công ty và nhằm mục đích giải quyết những vấn đề,khó khăn mà công ty đang gặp phải.”

2.5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp mô tả được sử dụng để mô tả quá trình hoạt động bán hàng củacông ty CP Nội thất DTF Việt Nam

- Phương pháp thống kê, phân tích được sử dụng dụng để thống kê, phân tích sốliệu tài chính của công ty, số liệu thực trạng về tình hình trong ngành công nghệPhần mềm

- “Phương pháp phỏng vấn được tiến hành để thu thập những thông tin khái quát

về tình hình, quy trình hoạt động của công ty và các phần mềm được sử dụng tạimỗi phòng ban Phương pháp phỏng vấn được tiến hành để thu thập các thôngtin không xuất hiện trong văn bản của công ty, những vấn đề mới xuất hiện vàchưa cập nhật trong văn bản của công ty” (Tú, 2010)

- “Phương pháp nghiên cứu tài liệu được tiến hành để nghiên cứu kỹ càng và tỉ mỉhơn về hoạt động và các phương diện khác của công ty, ví dụ như: lịch sử hìnhthành của công ty, cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ các phòng ban…” (Tú, 2010)

- “Phương pháp quan sát được sử dụng để ghi chép lại quy trình hoạt động,phương thức hoạt động không ghi trên giấy tờ, tài liệu.” (Tú, 2010)

- “Phương pháp phân tích nội dung được sử dụng để nghiên cứu, xác định sự xuấthiện của các từ ngữ, khái niệm trong lĩnh vực Công nghệ thông tin Từ đó tìmđược các từ khóa có liên quan trên các công cụ tìm kiếm.” (Tú, 2010)

2.6 Các công cụ được sử dụng

2.6.1 Công cụ SADT

“Công cụ SADT - Structured Analysis and Design Technology (Công cụ phân tích

và thiết kế cấu trúc) được lấy ý tưởng từ việc phân ra một cấu trúc lớn thành các cấutrúc nhỏ hơn, có thể áp dụng cho quy trình phân tích, thiết kế trong kỹ nghệ phần mềm.Công cụ SADT đưa ra một cái nhìn rõ nét về cấu trúc của công việc, qua đó việc tiếnhành công việc không bị lặp lại

Tác giả sẽ sử dụng công cụ SADT để xây dựng các sơ đồ cơ cấu tổ chức, sơ đồ ngữcảnh CD, sơ đồ chức năng BFD, sơ đồ luồng dữ liệu DFD, sơ đồ luồng thông tin,… để

mô hình hóa và làm rõ hơn quy trình hoạt động bán hàng của công ty, từ đó mà tìmkiếm các vấn đề còn tồn tại trong quản lý và xây dựng lên giải pháp tối ưu”

2.6.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server 2014

“Microsoft SQL Server là một hệ thống quản trị dữ liệu phổ biến cho các trang web

và các ứng dụng Microsoft SQL Server chứa các phiên bản SQL nhiều tính năng, lýtưởng cho cả việc học tập và phát triển phần mềm thương mại Microsoft SQL Serverchỉ chạy trên hệ điều hành windows của Microsoft nhưng việc kết nối có thể hỗ trợthực hiện trên nhiều hệ điều hành khác nhau.“

Các cơ sở dữ liệu về khách hàng, sản phẩm, nhà cung cấp, các hóa đơn,…của công

ty Nội thất DTF sẽ được lưu trữ bằng công cụ SQL Server phiên bản năm 2014 đểthuận tiện cho việc thiết kế phần mềm ứng dụng

2.6.3 Công cụ Microsoft Visual Studio 2013

Microsoft Visual Studio là môi trường giúp các lập trình viên xây dựng các chươngtrình máy tính, giúp tạo ứng dụng cho các nền tảng sử dụng hệ điều hành khác nhau Phần mềm ứng dụng dự kiến được viết trên công cụ Microsoft Visual Studio phiênbản năm 2013

2.6.4 Ngôn ngữ lập trình C#

“Ngôn ngữ lập trình C# là một ngôn ngữ lập trình hiện đại được phát hành bởiMicrosoft và được phê duyệt bởi ECMA- European Computer ManufacturersAssociation, ISO - International Standards”

Trong quá khứ, ngôn ngữ C# chỉ có thể chạy trên các hệ thống Windows vì nó dựavào Net Framework Sau đó Microsoft đã phát triển ngôn ngữ một phiên bản tốt hơncủa ngôn ngữ Java, chính là C#

Phần mềm ứng dụng quản lý hoạt động bán hàng trong công ty Nội thất DTF dựkiến sẽ sử dụng ngôn ngữ lập trình C# để tạo ra chương trình

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN

LÝ BÁN HÀNG TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN NỘI THẤT DTF

3.1.1 Tổng quan về phần mềm ứng dụng

“Khi phân loại theo phương thức hoạt động, phần mềm được phân thành 4 loại,gồm: “phần mềm hệ thống; phần mềm ứng dụng; chương trình dịch; nền tảng ứngdụng”

Phần mềm ứng dụng được định nghĩa theo Khoản 3, Điều 3 Nghị định

71/2007/NĐ-CP về Hướng dẫn Luật công nghệ thông tin về công nghiệp công nghệ thông tin nhưsau: “ Phần mềm ứng dụng là phần mềm được phát triển và cài đặt trên một môi trườngnhất định, nhằm thực hiện những công việc, những tác nghiệp cụ thể”

Hay nói theo cách khác thì phần mềm ứng dụng là các chương trình phục vụ ngườidùng thực hiện một hoặc nhiều nhiệm vụ cụ thể Một số ví dụ có thể kể đến như cácphần mềm văn phòng Microsoft Office; các trò chơi điện tử, các công cụ, tiện ích… Phần mềm ứng dụng áp dụng cho doanh nghiệp chủ yếu bao gồm: Lập kế hoạchnguồn lực doanh nghiệp (ERP); quản lý chuỗi cung ứng; phần mềm nhúng và quản trịquan hệ khách hàng

Phần mềm ứng dụng phi doanh nghiệp bao gồm: các phần mềm giải trí; đồ họa; bảomật và các ứng dụng dành riêng cho thiết bị di động “

3.1.2 Vai trò của phần mềm ứng dụng trong quản lý và quản trị kinh doanh

Để có thể cạnh tranh được với doanh nghiệp nước ngoài cũng như doanh nghiệptrong nước thì việc các doanh nghiệp sử dụng các giải pháp phần mềm trong hoạt độngquản lý là điều tất yếu Các phần mềm ứng dụng có khả năng tự động hóa các quy trìnhphức tạp, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí Tiêu chí này rất quan trọng đối với hoạt

động kinh doanh của doanh nghiệp Các doanh nghiệp có thể tạo ra bước nhảy vọt nếu

áp dụng các phần mềm ứng dụng phù hợp Phần mềm ứng dụng có thể giúp các doanhnghiệp vừa và nhỏ thực hiện những chức năng nghiệp vụ cơ bản như xử lý văn bản,tính lương, tính toán lượng hàng tồn kho…

Việc tự động hóa các nghiệp vụ, hoạt động của tổ chức bằng các phần mềm ứngdụng giúp cải thiện hiệu quả hoạt động Phần mềm giúp giảm khối lượng công việc,giảm thời gian hoàn thành công việc và loại bỏ được các lỗi tính toán cơ bản nhờnhững tính năng hiện đại của nó Các phần mềm ứng dụng quan trọng trong doanhnghiệp có thể kể đến như phần mềm tính lương, in hóa đơn, phần mềm thanh toán…

Sử dụng các phần mềm quản lý cho phép dữ liệu được lưu trữ tập trung Bất kỳ dữliệu kinh doanh nào của công ty từ tài chính đến nhân lực hay chăm sóc khách hàngđều được chia sẻ và có thể truy cập ở mọi nơi Phần mềm ứng dụng cũng cho phép chủdoanh nghiệp giám sát toàn bộ quy trình hoạt động để kịp thời đưa ra các quyết địnhcho doanh nghiệp Các phần mềm ứng dụng có thể được thiết kế dành riêng cho từngdoanh nghiệp, giải quyết vấn đề cụ thể mà doanh nghiệp đang gặp phải, do đó mà nótác động mạnh mẽ đến hiệu suất của doanh nghiệp

3.2 Phân tích phần mềm quản lý bán hàng trong công ty Nội thất DTF

3.2.1 Xác định yêu cầu hệ thống quản lý bán hàng

Để tìm hiểu và phân tích được các chức năng của phần mềm ứng dụng, tác giả đã sửdụng ba phương pháp để tiếp cận và thu thập thông tin: Phương pháp phỏng vấn,nghiên cứu tài liệu và quan sát người sử dụng

+ Phương pháp phỏng vấn:

“Tác giả đã tiến hành gặp trực tiếp kế toán, nhân viên kinh doanh tại công ty

CP Nội thất DTF để đặt ra câu hỏi và ghi chép lại các câu trả lời nhằm mục đích

phòng Tài chính kế toán và Nhân viên kinh doanh tại phòng Marketing là haiđối tượng chủ yếu được phỏng vấn

Nội dung phỏng vấn tác giả tập trung vào các công việc hàng ngày của haiđối tượng phỏng vấn và những những việc cần thực hiện khi phát sinh giao dịch.Tác giả đặt câu hỏi về những thao tác hay công việc các đối tượng mong muốnđược tự động hóa để làm tư liệu cho việc thiết kế phần mềm ứng dụng Sau khi

có kết quả phỏng vấn, tác giả tiến hành phân tích và tổng hợp để bổ sung thôngtin vào sơ đồ hệ thống đã được phác thảo

+ Phương pháp nghiên cứu tài liệu:

Trong quá trình học tập và nghiên cứu tại công ty, tác giả có thu thập đượcthông tin về Lịch sử hình thành và phát triển của công ty CP Nội thất DTF, tìnhhình tài chính của công ty qua các năm, nhiệm vụ của các phòng ban và cá nhân

Để từ đó có tiền đề để phát triển các thông tin đầu và và đầu ra của phần mềmứng dụng Tác giả đã thu thập được hình ảnh giấy đăng ký kinh doanh, mẫuPhiếu báo giá và Hóa đơn giá trị gia tăng VAT của công ty Qua các giấy tờ, tàiliệu thu thập được, tác giả đã hiểu được thủ tục và quy trình làm việc, giao dịchcủa các nhân viên, cán bộ trong tổ chức

+ Phương pháp quan sát người sử dụng:

Qua các phương pháp lấy thông tin trực tiếp như phương pháp phỏng vấn vàphương pháp nghiên cứu tài liệu, tác giả có sử dụng phương pháp lấy thông tinmột cách gián tiếp, quan sát người sử dụng Những thông tin như tuần tự côngviệc hay cách xác minh hợp đồng, hóa đơn, hay những yêu cầu về thói quen cánhân của người sử dụng…được thu thập bằng phương pháp quan sát

Qua các phương pháp để thu thập thông tin, tác giả phác thảo ra các chức năng màphần mềm ứng dụng cần đáp ứng như sau:

+ Quản lý các cơ sở dữ liệu ban đầu: như danh mục về khách hàng, danh mục

về hàng hóa hay danh mục về nhân viên và các danh mục khác Đối với việcgiao dịch cần thực hiện được các chức năng cơ bản như thêm mới, chỉnh sửathông tin, xóa dòng thông tin, lưu trữ thông tin hay lọc các dữ liệu theo yêu cầu + Quản lý và tính toán các giao dịch phát sinh: Khi có giao dịch phát sinh, thìhợp đồng được lập Phần mềm ứng dụng cần đáp ứng được yêu cầu lập Hợpđồng với các chức năng tương tự như thêm mới, chỉnh sửa, xóa dữ liệu hay lọchợp đồng theo yêu cầu

+ Đưa ra và in các báo cáo khi có yêu cầu: các yêu cầu về danh sách Sản phẩm,hay danh sách Nhân viên, Hợp đồng để phục vụ các yêu cầu khác; các yêu cầu

về tính toán Doanh thu theo từng kỳ hoạt động “ (Tú, 2010)

3.2.2 Mô hình hóa hệ thống quản lý bán hàng

a, Sơ đồ chức năng Business Function Diagram (BFD)

Sơ đồ chức năng BFD ban đầu được đưa ra với mục đích mô hình hóa trong lĩnhvực kinh tế và thương mại Sau dần, do tính hữu dụng, nó được sử dụng trong nhiềucác lĩnh vực khác, trong đó có lĩnh vực kĩ nghệ phần mềm Sơ đồ chức năng làm nhiệm

vụ mô tả một cách chính xác những chức năng mà hệ thống, tổ chức cần thực hiện,nhưng sơ đồ chức năng chưa đề cập đến các phương tiện hay phương thức thực hiệncác chức năng đó Chính vì thế, sơ đô chức năng được coi là mô hình tĩnh

Các ký pháp của sơ đồ chức năng BFD như sau:

: biểu diễn chức năng của hệ thống, tổ chức

( ) : hành động phân rã các chức năng

Từ những chức năng mà hoạt động bán hàng cần thực hiện, tác giả thiết kế sơ đồchức năng của hệ thống quản lý hoạt động bán hàng (Xem hình 3.1) như sau:

Hình 3.6 Sơ đồ chức năng BFD của Hệ thống quản lý bán hàng

(Nguồn: Tác giả, 2020)

Việc quản lý hoạt động bán hàng bao gồm bốn chức năng chính nhằm quản lý cácnguồn lực/ bảng phân lớp liên quan đến quản lý bán hàng qua các kỳ kinh doanh khácnhau Các bảng phân lớp gồm có: quản lý Danh mục, quản lý Giao dịch bán hàng, quản

lý Chăm sóc khách hàng và Báo cáo, thống kê với các nội dung cụ thể như sau:

- Quản lý danh mục: là việc quản lý các cơ sở dữ liệu được thiết lập ban đầu đểphục vụ cho hoạt động bán hàng Các danh mục được thiết lập ở đây bao gồm:+ Danh mục Khách hàng: nhằm lưu trữ thông tin của các khách hàng đã từngphát sinh giao dịch với công ty, từ đó xây dựng kho dữ liệu về khách hàng

+ Danh mục Sản phẩm: lưu trữ thông tin mỗi loại sản phẩm, mỗi sản phẩmcùng thông số, nguồn cung cấp, từ đó xây dựng kho dữ liệu về sản phẩm

+ Danh mục Nhân viên: lưu trữ thông tin cá nhân và thông tin liên hệ của mỗinhân viên làm việc trong công ty, từ đó xây dựng kho dữ liệu về nhân viên