Những địa điểm cụ thể để tổ chức sự kiện docx

Những địa điểm cụ thể để tổ chức sự kiện Những địa điểm cụ thể để tổ chức sự kiện Khách sạn và trung tâm hội nghị: Đây là loại địa điểm thường được chọn để tổ chức sự kiện.. Cả hai loại

Những địa điểm cụ thể để tổ chức sự kiện Những địa

điểm cụ thể để tổ chức sự kiện

Khách sạn và trung tâm hội nghị: Đây là loại địa điểm thường được chọn để tổ

chức sự kiện Cả hai loại này đều là những địa điểm tốt song mỗi loại có những lợi

thế riêng, chi phí cũng khác nhau và chi phối nhiều đến ngân sách của tổ chức sự

kiện

Tổ chức sự kiện ở khách sạn sẽ đáp ứng được yêu cầu của nhiều nội dung hoạt

động sự kiện Tổ chức sự kiện tại khách sạn sẽ rất thuận tiện cho khách tham dự,

giảm được chi phí và thời gian đi lại Nhìn chung chi phí tổ chức sự kiện ở khách

sạn là thấp hơn do tiết kiệm được nhiều khoản chi phí và có những dịch vụ khách

sạn có thể phục vụ miễn phí

Trung tâm hội nghị thông thường là các phòng họp lớn và những phòng chờ

Không có dịch vụ miễn phí, mọi hoạt động đều phải thanh toán tiền Những trang

thiết bị thiếu, nhà tổ chức sự kiện phải tự mình mua sắm bổ sung kể cả những thứ

nhỏ nhất

Sử dụng bất kỳ địa điểm nào cũng đều phải tìm hiểu các nội dung:

- Các nhân viên thuộc cùng một tổ chức hay thuộc các tổ chức độc lập?

- Hợp đồng và các thỏa thuận về lương có hiệu lực từ khi nào?

- Có thay đổi gì trong kế hoạch không, nếu có thì tác động của nó đối với sự kiện

- Có thể quyết định tổ chức cả sự kiện ở rạp hát hoặc tổ chức một số hoạt động sự

kiện Chẳng hạn khai mạc sự kiện tại rạp hát, tiệc chiêu đãi được thực hiện ở địa

điểm khác hoặc ngược lại

- Khi tổ chức sự kiện tại nhà hát, nhà tổ chức cần chú ý các nội dung sau:

- Xem xét kĩ hiện trạng rạp hát, sức chứa thực sự của rạp hát, có bao nhiêu chỗ

ngồi sử dụng được, số chổ ngồi bị hỏng không sử dụng được Kiểm tra các cánh

gà, đường thoát hiểm khi có sự cố

- Nếu sự kiện sử dụng các sản phẩm nghe nhìn, cần có sự chuẩn bị trước và kiểm

tra những vấn đề có liên quan như thủ tục hải quan, bản quyền, thời gian trình

chiếu, các thiết bị máy móc chuyên dụng và giải pháp sử dụng, vận hành

- Bổ sung và đổi mới những thứ cần thiết Cửa ra vào cần được quan tâm vì có rất

nhiều người qua lại cửa rạp hát nên mau cũ và cáu bẩn Cần thay cửa ra vào, trải

thảm đỏ, giặt sạch thảm mới ra vào và cọ rửa sàn nhà

- Cần chú ý hành trình của khách từ nơi nghỉ đến rạp hát có rơi vào giờ cao điểm

không? Có cần bố trí dịch vụ đưa đón khách hoặc tổ chức giao thông nếu toàn bộ

khách đến cùng một thời điểm? Phải nghĩ đến những giải pháp về sự cố trên đường

của khách nếu xảy ra

- Hợp đồng: Cùng với giấy phép cho sự kiện là những bản gốc của hợp đồng đã

được ký và những thứ đảm bảo cho việc sử dụng các khu vực để phòng trường hợp

có bất kỳ sự tranh chấp nào có thể xảy ra

Khi chuẩn bị một sự kiện, Nhà tổ chức cần đến địa điểm trước cùng với những

người có liên quan để đảm bảo mọi việc đều đã sẵn sàng

Nhà tổ chức phải đảm bảo mình là người kiểm tra cuối cùng các công việc của các

nhà cung cấp, khách sạn và các khía cạnh khác liên quan đến sự kiện Những hoạt

động của mọi người phải được kết hợp một cách hài hòa, phải có sự chỉ huy thống

nhất để phân phối đồng bộ với nhau ở từng công đoạn có liên quan

Địa điểm với việc khai mạc sự kiện: Tổ chức khai mạc cho một sự kiện là việc đem

đến cho công chúng một điều gì đó mới Điều này đóng vai trò quan trọng trong

việc khai mạc sự kiện

Nhà tổ chức phải đảm bảo là mình phải hiểu hết các điều kiện trong hợp đồng và

các tranh chấp phải được giải quyết trước khi sự kiện diễn ra Phải biết tất cả các

thông tin cần thiết có liên quan trước khi công bố khai mạc ra công chúng

Việc phát hiện ra những địa điểm mới và tổ chức một sự kiện cùng loại là cách để

tạo những kỷ niệm đáng nhớ Đừng ngại thử cái mới, nhưng phải chuẩn bị thật kỹ, lên kế hoạch và sử dụng chuyên gia ở những lĩnh vực cần thiết Nên nhớ không có chi tiết nào là nhỏ cả phải chú ý toàn diện mọi lĩnh vực, đó là việc phải làm Hãy tạo ra sự kiện mà khách không thể nào sao chép được và tìm cách để nó thật đặc biệt