Phát triển hệ thống mượn sách online thư viện phạm văn đồng trường đh kinh tế quốc dân

Chức năng: Nghiên cứu, triển khai ứng dụng Công nghệ Thông tin vào việc Quản trị Thưviện hiện đại+ Xây dựng và triển khai phục vụ Thư viện số + Quản trị Website của Trung tâm + Các công

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

KHOA TIN HỌC KINH TẾ

-❧❧❧❧ -BÀI TẬP LỚN Phát triển Hệ thống thông tin quản lý

ĐỀ TÀI: PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG MƯỢN SÁCH ONLINE THƯ VIỆN PHẠM VĂN ĐỒNG –

TRƯỜNG ĐH KINH TẾ QUỐC DÂN

Giảng viên hướng dẫn: ThS Trịnh Phú CườngLớp: Phát triển hệ thống thông tin quản lý (118)1Sinh viên thực hiện: Nhóm 1

Hà Nội, tháng 9, năm 2018

Các thành viên nhóm 1

1 Nguyễn Thị Khánh Linh (nhóm trưởng)

2 Nguyễn Thị Hải Yến

3 Nguyễn Văn Bắc

4 Nguyễn Hoài Phương

5 Ngô Xuân Hào

25 Nguyễn Thị Nhài

26 Lương Thị Yến

27 Lê Văn Thành

1 Quản lý dự án Nguyễn Thị Khánh Linh, Nguyễn Thị Hải Yến, Nguyễn

Huy Thịnh, Nguyễn Đình Nam, Phạm Thị Khánh Hòa

3 Đánh giá yêu cầu Nguyễn Thị Khánh Linh, Nguyễn Thị Hải Yến, Nguyễn

Hoài Phương, Nguyễn Văn Bắc, Bùi Văn Dũng, Ngô XuânHào

4 Phân tích chi tiết Nguyễn Thị Khánh Linh, Nguyễn Thị Hải Yến, Nguyễn

Hoài Phương, Nguyễn Văn Bắc, Bùi Văn Dũng, Ngô XuânHào

5 Thiết kế logic Vũ Thanh Hoa, Nguyễn Vũ Lâm Tùng, Trần Hoài

Phương, Nguyễn Mạnh Hùng, Phạm Vũ Quang Đức, LãPhạm Thảo Nguyên, Nguyễn Huy Thịnh, Đinh Thị NhưNgọc

6 Đề xuất các phương án Vũ Thanh Hoa, Nguyễn Vũ Lâm Tùng, Trần Hoài

Phương, Nguyễn Mạnh Hùng, Phạm Vũ Quang Đức, LãPhạm Thảo Nguyên, Nguyễn Huy Thịnh, Đinh Thị NhưNgọc

7 Thiết kế vật lý ngoài Phạm Thị Khánh Hòa, Phạm Thị Lan, Nguyễn Thị Thủy,

Trần Thị Huyền, Nguyễn Thị Duyên, Nguyễn Thị Nhài

8 Thực hiện kỹ thuật Phạm Thị Khánh Hòa, Phạm Thị Lan, Nguyễn Thị Thủy,

Trần Thị Huyền, Nguyễn Thị Duyên, Nguyễn Thị Nhài

9 Cài đặt, bảo trì và khai thác hệNguyễn Đình Nam, Nguyễn Đức Duy, Nguyễn Thị Hải

I.Thông tin chung của dự án

- Tên dự án: Phát triển Hệ thống thông tin quản lý thư viện Phạm Văn Đồng - trường Đạihọc Kinh tế Quốc dân

- Mục tiêu của dự án

Nâng cấp HTTT mang lại hiệu quả sử dụng hữu ích trong thời kỳ công nghệ 4.0 qua việcmua phần mềm quản trị CSDL mới, bổ sung nguồn sách, tối thiểu hóa các quy trìnhmượn trả sách, tăng cường chất lượng đội ngũ nhân viên và nguồn lực thông tin, cơ sởvật chất

- Tổ chức thư viện trở thành một môi trường mở cho tất cả các bạn đọc có nhu cầumượn sách, liên kết hòa mạng với các thư viện trong nước và trong khu vực

- Tên cơ quan chủ trì: Trung tâm thông tin - thư viện Phạm Văn Đồng trường đại họcKinh Tế Quốc Dân

- Nguồn kinh phí: Vốn tự có của trường Đại học Kinh tế quốc dân

- Kinh phí: 300.000.000 VND

- Thời gian dự kiến: 3 tháng

II.Thực trạng hệ thống thông tin của tổ chức

1.Mô tả tổ chức

Thông tin trường Đại học Kinh tế quốc dân

Thành lập năm 1956, trường Đại học Kinh tế Quốc dân (ĐH KTQD) là trường trọngđiểm quốc gia, trường đầu ngành trong khối các trường đào tạo về kinh tế, quản lý vàquản trị kinh doanh ở Việt Nam Với sứ mệnh cung cấp cho nền kinh tế đất nước nguồnnhân lực có chất lượng cao, ĐH KTQD luôn là trường đại học tiên phong của Việt Namtiên phong trong lĩnh vực phát triển giáo dục và nghiên cứu khoa học

Hiện nay, ĐH KTQD đang thực hiện chiến lược xây dựng Nhà trường theo hướng đangành, đa lĩnh vực, mở rộng hợp tác quốc tế, trở thành trường đại học đẳng cấp trongkhu vực Thực hiện chiến lược đó, Nhà trường chú ý mở rộng hợp tác quốc tế, hội nhậpvới nền giáo dục khu vực và thế giới Tính đến nay, ĐH KTQD có các chương trình hợptác đào tạo và nghiên cứu với trên 100 trường đại học và tổ chức giáo dục danh tiếngcủa hơn 50 quốc gia trên thế giới

Trung tâm thông tin - Thư viện trường đại học Kinh tế Quốc dân

Trung tâm Thông tin - Thư viện (Library and Information Centre (LIC))

số, tiến tới xây dựng Thư viện số nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển của trường là trườngđịnh hướng nghiên cứu, đồng thời cũng đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của bạn đọc.

Chức năng

Trung tâm Thông tin Thư viện là đơn vị sự nghiệp có tư cách pháp nhân, thực hiện chứcnăng tham mưu, giúp Hiệu trưởng quản lý hoạt động thư viện của Trường, Trung tâmđược thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm theo phân cấp quản lý của Hiệutrưởng

Nhiệm vụ

- Tham mưu giúp Hiệu trưởng xây dựng quy hoạch, kế hoạch hoạt động dài hạn và ngắnhạn của Trung tâm Thông tin Thư viện; Tổ chức điều phối toàn bộ hệ thống thông tinThư viện trong nhà trường

- Bổ sung, phát triển nguồn lực thông tin trong nước và nước ngoài đáp ứng nhu cầugiảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ của nhà trường; Thunhận các công trình nghiên cứu khoa học, luận án tiến sỹ, luận văn thạc sỹ, khoá luậncủa giảng viên, cán bộ, nghiên cứu sinh, học viên, sinh viên, các giáo trình, tài liệu thamkhảo, các ấn phẩm biếu tặng và tài liệu trao đổi giữa các thư viện

- Tổ chức xử lý, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản, quản lý tài liệu; Xây dựng hệ thống tra cứuthích hợp; Thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm kiếm thông tin tự động hoá; xây dựngcác cơ sở dữ liệu; Biên soạn, xuất bản các ấn phẩm thông tin theo quy định của phápluật

- Tổ chức phục vụ, hướng dẫn bạn đọc khai thác, tìm kiếm, sử dụng hiệu quả nguồn tàiliệu và các sản phẩm dịch vụ Thông tin Thư viện thông qua các hình thức phục vụ củaTrung tâm Thông tin Thư viện phù hợp với quy định của pháp luật và điều kiện cụ thểcủa nhà trường

- Nghiên cứu ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến và công nghệ thông tinvào công tác thư viện

- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ,

ngoại ngữ, tin học cho cán bộ của Trung tâm Thông tin Thư viện để phát triển nguồnnhân lực có chất lượng nhằm nâng cao hiệu qủa công tác

- Tổ chức, quản lý cán bộ, tài sản theo sự phân cấp của Hiệu trưởng; bảo quản, kiểm kê

- Tiến hành thanh lọc các tài liệu lạc hậu, hư nát theo quy định của Bộ văn hoá, Thể thao

Phòng Công nghệ thông tin

Hoạch định chiến lược phát triển của Trung tâm

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng phân công

Phòng nghiệp vụ xử lý thông tin

Phòng khai thác dịch vụ Thông tin

Công tác kỷ luật lao động

Công tác phong trào, thi đua khen thưởng

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc phân công

Phòng hành chính

Chức năng: Giúp việc cho Giám đốc thực hiện việc lãnh đạo đơn vị

Nhiệm vụ:

+ Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị của Thư viện

+ Quản lý công tác Tài chính, văn thư

+ Quản lý, tổ chức và khai thác các dịch vụ có thu và các sự kiện

+ Quản lý người dùng tin

+ Các công việc do Giám đốc phân công

Phòng Xử lý Thông tin

Chức năng: Khai thác, thu thập và xử lý mọi nguồn tài liệu

Nhiệm vụ:

+ Lên kế hoạch bổ sung nguồn tài liệu mới theo định kỳ (sách, báo, tạp chí)

+ Tổ chức tiếp nhận, thu thập các nguồn tài liệu khác (luận văn, luận án, nghiên cứu

khoa học, chuyên đề tốt nghiệp, các nguồn biếu tặng)

+ Xử ký kỹ thuật, biên mục các nguồn tài liệu

+ Phân chia, bổ sung tài liệu về các kho phục vụ

+ Xuất bản các danh mục giới thiệu ấn phẩm mới

+ Các công việc khác do Giám đốc giao

Phòng Công nghệ và Dữ liệu số

Chức năng: Nghiên cứu, triển khai ứng dụng Công nghệ Thông tin vào việc Quản trị Thưviện hiện đại

+ Xây dựng và triển khai phục vụ Thư viện số

+ Quản trị Website của Trung tâm

+ Các công việc khác do Giám đốc phân công

Phòng Khai thác dịch vụ thông tin

Chức năng: Khai thác, thu thập và xử lý mọi nguồn tài liệu

Nhiệm vụ:

+ Quản lý, tổ chức sắp xếp các kho tài liệu, các phòng đọc

+ Quản lý chính sách bạn đọc

+ Tổ chức các lớp hướng dẫn, đào tạo người dùng tin

+ Các công việc khác do Giám đốc phân công

2.Thực trạng của hệ thống thông tin

Cơ sở vật chất, trang thiết bị:

- Công nghệ thông tin chưa đáp ứng đủ cho một hệ thống thư viện mở

- Nguồn sách, tài liệu bổ sung hàng năm chưa nhiều, thiếu đa dạng và chuyên sâu

- Thiếu các dịch vụ hỗ trợ trong khuôn viên thư viện

- Hệ thống liên kết với các thư viện trong khu vực cũng như trong nước chưa nhiều

- Giao diện web quản lý của thư viện hiện nay có một số chức năng khiến người dùng bịnhầm lẫn do không có quyền tham gia hệ thống

Nguồn nhân sự:

- Cán bộ, nhân viên thư viện còn chưa được đào tạo đủ tiêu chuẩn để thực hiện cáccông việc liên quan đến công nghệ thông tin phục vụ cho việc phát triển các hệ thốngthông tin quản lý trong thư viện

- Chưa có quy hoạch phát triển ngành đồng bộ

Hệ thống thông tin thư viện:

Chưa được áp dụng nhiều Công nghệ thông tin vào việc quản lý, các thủ tục còn rườm

- Ứng dụng mã vạch trong hê thống quản lý mượn trả sách

- Quá trình sử dụng phần mềm để truy cập vào cơ sở dữ liệu online,nguồn tài liệu hiện có ở thư viện và quy trình xử dụng phần mềm quản

lý thư viện Libol 6.0 còn nhiều hạn chế

- Người dùng chưa khai thác được hết các chức năng của hệ thống thôngtin

- Quy trình mượn trả sách chưa được linh hoạt và xử phạt khi vi phạmcòn hạn chế như: việc nhập dữ liệu bán thủ công (sử dụng máy scan lẫnnhập bằng tay)

- Phần mềm của hệ thống còn mắc nhiều lỗi và chưa có chức năng mởrộng cho bạn đọc vãng lai

- Nguồn tài nguyên thông tin còn hạn chế và kém đa dạng về thể loại,đặc biệt là nguồn tài nguyên nội sinh

● Cơ hội và giải pháp cho hệ thống thông tin thư viện

Ứng dụng công nghệ thông tin vào tất cả các khâu trong dây chuyền hoạt động của

hệ thống là biện pháp cấp thiết góp phần khai thác có hiệu quả nguồn lựcthông tin của thư viện Dựa trên các phân tích của nhóm về Hệ thống thôngtin quản lý Trung tâm thư viện, nhóm tìm được ra những bất cập của hệthống, chưa được sử dụng các chức năng của phần mềm: chức năng mượnsách online hay chức năng mở rộng khác của thư viện, …

- Giải pháp nhóm đưa ra là phát triển thêm phần mềm quản trị hiện tạihoặc xây dựng hệ thống mới hiện đại hơn phục vụ khai thác dễ dànghơn, đồng thời nâng cấp hệ thống phần cứng, làm trơn tru hệ thống

- Các chức năng được bổ sung cụ thể như “tích hợp thẻ thư viện với thẻngân hàng”, “hệ thống mượn sách online”, “thư viện điện tử - đọcebook”, “hệ thống giúp chỉ dẫn tìm kiếm sách” …

- Nâng cấp và mở rộng cơ sở hạ tầng

- Tăng cường tuyển dụng đủ và đào tạo chuyên môn đối với đội ngũ cán

bộ nhân viên trung tâm thư viện

4 Những nguyên nhân dẫn đến phát triển hệ thống thông tin

4.1 Những yêu cầu từ bộ phận quản lý

Xây dựng Trung tâm Thông tin – Thư viện trở thành Thư viện điện tử đáp ứng caonhất yêu cầu đào tạo, nghiên cứu khoa học của trường

Tăng cường bổ sung vốn tư liệu thông tin kinh tế - xã hội phong phú, đa dạng đặcbiệt là nguồn tư liệu dạng số hóa (các tài liệu, tư liệu được mã hóa thành những con số

để dễ dàng cho công việc tra cứu, quản lý, truy xuất, tìm kiếm, )

Xây dựng một cổng vào thông tin, hoàn chỉnh việc nối mạng giữa Trung tâm và cácđơn vị ở trong trường, ngoài trường và mạng Internet

Nghiên cứu áp dụng chuẩn hóa về nghiệp vụ

và danh tiếng, đạt đẳng cấp khu vực và quốc tế về lĩnh vực kinh tế, quản lý và quản trịkinh doanh, góp phần quan trọng vào sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nướctrong bối cảnh hội nhập kinh tế thế giới

Vì vậy Trường đặt ra mục tiêu giữ vững, phát huy và khẳng định vị thế trườngtrọng điểm quốc gia, trường đầu ngành trong hệ thống giáo dục đại học của cả nước.Trung tâm thông tin Thư viện - Đại học Kinh tế quốc dân là một thư viện chuyênngành Kinh tế - Xã hội, một thư viện lớn trong hệ thống các thư viện Đại học và cả nướcnên luôn luôn không ngừng phát triển để vươn tới một mô hình Thư viện hiện đại đẩymạnh xây dựng những cơ sở dữ liệu số, tiến tới xây dựng Thư viện số

4.3 Sự thay đổi của công nghệ

Hiện nay có sự xuất hiện của một số công nghệ mới như ebook( đọc sách điện tử),mượn sách online, máy đọc mã vạch sách, phần mềm quản lý sách đòi hỏi hệ thốngthư viện cần phải luôn luôn cập nhật để đáp ứng nhu cầu người dùng và bắt kịp xu thế

4.4 Yêu cầu từ người sử dụng

Cần bổ sung các đầu sách cho môn học chuyên ngành cho sinh viên Ngoài ra cũngnên đa dạng hơn về tác phẩm Văn học, truyện, tạp chí, tiểu thuyết, chính trị

Phòng tự học kín, không được thông thoáng tạo cảm giác khó chịu cho người đọcđặc biệt khi thời tiết nắng nóng

Vấn đề mượn sách gặp nhiều khó khăn bất cập với thủ tục không linh hoạt, đặc biệthạn chế đối tượng mượn sách

Các đầu sách được mượn còn khá ít và hạn chế, không phong phú, có nhiều bất cập

Dù có hệ thống máy tính tra cứu có kết nối mạng Internet nhưng nên có hệ thốngWifi trong thư viện giúp đáp ứng tra cứu tìm hiểu trên smartphone được nhanh chóngkịp thời hơn khi đọc một cuốn sách mà một số từ ngữ hay thông tin độc giả chưa hiểuCần cập nhật thường xuyên sách liên quan đến tin học vì thời đại công nghệ luônphát triển và thông tin thay đổi không ngừng

Thái độ của một số cán bộ thư viện chưa được thân thiện, nhã nhặn, chưa nhiệt tìnhtrong việc giúp đỡ cho sinh viên

Chưa có hệ thống đọc sách điện tử trong khi tài liệu điện tử đang là xu hướng pháttriển đem lại nhiều thuận tiện cho độc giả

4.5 Sự thay đổi của công nghệ

Hiện nay CNTT bùng nổ, Cuộc công nghệ 4.0 đang được áp dụng mạnh mẽ trong mọilĩnh vực

Tài liệu online ngày càng phát triển và được nhiều người sử dụng hơn các sách giấytruyền thống, và đang là xu hướng

Đặt sách mượn online cũng đang dần được ứng dụng khi có mặt của công nghệ làmthay đổi hình thức mượn truyền thống

5 Giải pháp cho hệ thống thông tin thư viện

Ứng dụng công nghệ thông tin vào tất cả các khâu trong hoạt động của hệ thống làbiện pháp cấp thiết góp phần khai thác có hiệu quả nguồn lực thông tin của thư viện.Dựa trên các phân tích của nhóm về Hệ thống thông tin quản lý Trung tâm thư viện,nhóm tìm được ra những bất cập của hệ thống, chưa được sử dụng các chức năng củaphần mềm: chức năng mượn sách online hay chức năng mở rộng khác của thư viện, …Cần phát triển thêm phần mềm quản trị hiện tại hoặc xây dựng hệ thống mới hiện đạihơn phục vụ khai thác dễ dàng hơn, đồng thời nâng cấp hệ thống phần cứng

Một số giải pháp được đưa ra:

Tích hợp thẻ thư viện với thẻ sinh viên

Xây dựng chương trình quản lý mượn sách online

Xây dựng thư viện điện tử - đọc ebook

Chương trình quản lý trợ giúp chỉ dẫn tìm kiếm sách

V.Các đối tượng hưởng lợi ích

STT Tên đối tượng được hưởng

1 Ban lãnh đạo trung tâm

Trường Đại học KTQD - Dễ dàng quản lý vận hành hệ thống từcách bố trí có nguyên tắc, mọi thông tin có

thể được xuất ra một cách dễ dàng vànhanh chóng Đặc biệt quan trọng là mụcđích mở rộng quy mô trung tâm

đọc - Trao đổi thông tin giữa các phòng bannhanh chóng, thuận tiện

- Lấy được thông tin cần thiết mỗi khi cần

4 Độc giả (sinh viên) - Có đầy đủ cơ sở vật chất trong quá trình

tham gia dịch vụ của thư viện

- Các thủ tục rườm rà trước đây được thaybằng hệ thống tự động, tiết kiêm thời gian,tiền bạc

- Được sử dụng kho dữ liệu phong phú, đadạng

- Dễ dàng tra cứu tìm đọc, mượn

- Quy trình mượn sách được xử lý nhanhchóng, thuận tiện

5 Độc giả (giảng viên) -Giảm tải quy trình khi sử dụng thông tin

thư viện, có đủ cơ sở vật chất để tham giavào bài giảng điện tử tạo nhiều tài nguyênnội sinh

6 Các doanh nghiệp, nhà đầu tư - Nâng cao hình ảnh, uy tín và lợi ích kinh

tế cho doanh nghiệp, cá nhân trong mắtsinh viên NEU, các đối tượng bạn đọc vãng

lai khi đến với Thư viện Phạm Văn Đồng vàcác doanh nghiệp khác.

- Khả năng liên kết, hợp tác trong nhiềuhoạt động giữa doanh nghiệp, nhà trườngsau dự án

VI.Kết luận và kiến nghị

❖ Kết luận:

- Đánh giá chung về dự án: Dự án phát triển hệ thống thông tin trung tâm Thông

tin-Thư viện Phạm Văn Đồng có mức độ khả thi lớn, có thể áp dụng mà ít làmảnh hưởng đến những thành phần khác Mang lại lợi ích to lớn cho tổ chức

và các thành phần có liên quan, có tính thực tiễn lớn, cần sớm được đưa vàothực hiện

- Phương hướng mở rộng phát triển: Củng cố và phát triển phần mềm một cách sâu

rộng và ổn định hơn, không ngừng nâng cao chất lượng của hệ thống.Thường xuyên kiểm tra và nâng cao chất lượng hệ thống mới nhằm đáp ứng

và giải quyết kịp thời các lỗi mới có thể xảy ra

❖ Kiến nghị:

- Kiến nghị với nhà quản lý và cán bộ sử dụng: Sử dụng có hiệu quả khai thác triệt

để các chức năng hệ thống mới Tạo điều kiện để lập trình viên, thiết kế viên

và nhân viên có thời gian làm quen kết nối với hệ thống mới

- Đối với bạn đọc: Sử dụng phần mềm một cách triệt để và hữu ích

- Tăng cường đào tạo chuyên môn người sử dụng để có thể giải quyết đơn giản

những vấn đề mắc phải khi sử dụng hệ thống thông tin mới

❖ Phân tích tính khả thi của các phương pháp

Chỉ tiêu khả thi Hệ thống mượn sách Thư viện điện tử

1.Về tài chính Với vật chất và hệ thống mượn

sách truyền thống hiện có, hệ

Đọc ebook nghĩa là có thể đọc trên nhiều thiết

thống chỉ cần phát triển thêmonline nên chi phí đầu tư khôngnhiều Vì vậy nhà trường có thểxem xét và phê duyệt dự án

bị khác nhau như Desktop, Laptop, Tablet, Smartphone, máy đọc sách …Để xây dựng hệ thống thư viện điện tử - đọc ebook thì tổ chức cần phải trang bị cơ sở vật chất về máy tính với

số lượng lớn cũng như mua các phần mềm hỗ trợ đọc online Vì vậy chi phí đầu tư khá lớn

2.Về tổ chức nhân

sự

Đội ngũ nhân sự sẵn có, khi pháttriển hệ thống chỉ đòi hỏi conngười cần phải đào tạo trongkhoảng thời gian nhất định để cóthể sử dụng hệ thống

Cần có đội ngũ nhân sự cótrình độ chuyên môn vềcông nghệ thông tin đểkiểm soát và khắc phục sự

cố cho hệ thống thư việnđiện tử

3.Về thời gian Dựa vào hệ thống mượn sách

truyền thống hiện tại đã có, nhómphân tích chỉ cần phát triển thêm

hệ thống mượn online nên thờigian khoảng 3 tháng

Do thư viện chưa có hệthông sách ebook, do vậy

để phát triển mới cần cóthời gian xây dựng ýtưởng và phát triển hệthống thời gian có thể sẽkéo dài

4.Về kỹ thuật Thư viện đã có sẵn máy tính cho

các nhân viên, lưu trữ thông tincủa sinh viên Do đó việc phát

Hạ tầng cơ sở kỹ thuật đòihỏi:

-Mạng Intranet có tốc độ

triển hệ thông mượn sách sẽ đầu

tư thêm chủ yếu là phần mềmgiúp nhân viên kiểm soát đượclượng sách lượng sinh viên, tiếntrình trả sach Cơ sở vật chất kĩthuật chỉ cần đầu tư thêm phầnnhỏ những thiết bị cần thiết

kết nối nhanh vớiINTERNET

-Hệ thống máy chủ lớnthực hiện việc quản trị vàcác dịch vụ khác nhauMáy chủ Web, Mail, cácMáy chủ lưu, bảo trì dữliệu; Máy chủ Firewall,Máy chủ cho các ứngdụng khác ;

-Hệ thống máy trạm đểcập nhật, khai thác thôngtin Các thiết bị công nghệchuyên dụng: mã vạch,quản lý thẻ, máy quétCD,

Cơ sở vật chất hiện tạithư viện chưa thể đápứng được yêu cầu về kỹthuật một cách kịp thờiđượ

Giai đoạn: Báo cáo đánh giá yêu cầu

A Lập kế hoạch

I.Phân công công việc

STT Công việc cần thực hiện Thời gian

(ngày)

Thành viên phụ trách

1 Khảo sát hệ thống mượn sách hiện tại

Nghiên cứu tài liệu

1 ngày Nguyễn Thị Hải Yến

Nguyễn Thị Khánh LinhNguyễn Văn Bắc

2 Xác định mục tiêu và yêu cầu hệ thống

mới cần đạt được

1 ngày Nguyễn Văn Bắc

Nguyễn Thị Khánh Linh

4 Ước tính về chi phí và thời gian thực

hiện dự án

5 Đánh giá tác động của hệ thống mới

đến quy trình mượn sách và các bên

liên quan sau khi dự án hoàn thành

6 Đánh giá về tính khả thi của dự án 1 ngày Nguyễn Thị Hải Yến

II.Chi phí dự kiến

2 Chi phí công cụ: bút, sổ ghi chép, … 100.000

3 Chi phí khác: đi lại, nước uống, … 200.000

Tổng chi phí: 1.500.000 VND

B Nội dung công việc

I.Yêu cầu

1.Tên yêu cầu: “Xây dựng hệ thống mượn sách thư viện Phạm Văn Đồng trường Đại học

Kinh tế quốc dân”

2.Bộ phận nêu yêu cầu

Trung tâm thông tin - thư viện Phạm Văn Đồng trường Đại học Kinh tế quốc dân

3.Hệ thống thông tin nghiên cứu có liên quan tới yêu cầu

Hệ thống mượn sách của thư viện Phạm Văn Đồng trường Đại học Kinh tế quốc dân

4.Những vấn đề do người yêu cầu nêu lên

- Đối tượng mượn sách tại thư viện: Chỉ sinh viên trong trường và phải tham gia

đăng ký lớp học hướng dẫn sử dụng thư viện mới được mượn sách của trung tâm

- Hệ thống mượn sách trực tuyến đang là dự kiến chưa được áp dụng thực hiệnnên gây ra một số bất cập cho độc giả muốn mượn sách

- Thủ tục mượn sách chưa được linh hoạt do hệ thống kho kín

- Trường hợp đến mượn sách nhưng không có sách để cho mượn gây ra tình trạngtốn thời gian (phải đến thư viện trực tiếp) cho độc giả

- Đầu sách được mượn còn hạn chế về số lượng cũng như thể loại (tối đa 3cuốn/lần mượn và chỉ được mượn sách Việt văn)

II.Phương pháp tiến hành đánh giá yêu cầu

1.Các công cụ thu thập thông tin

- Các công cụ thủ công như văn bản, các tài liệu có liên quan, bảng câu hỏiphỏng vấn, giấy, bút để ghi chép

- Sử dụng Internet để tra cứu thông tin và các tài liệu có liên quan

- Phỏng vấn

- Quan sát

2 Quá trình thu thập thông tin

● Nghiên cứu tài liệu

Nghiên cứu các nội quy, các văn bản công bố trên trang Web của thư viện Phạm Văn Đồng trường Đại học Kinh tế quốc dân:

http://lic.neu.edu.vn/NewDetailsPatronK.aspx?Id=1

● Quan sát

- Quan sát khung cảnh làm việc của bộ phận quản lý mượn sách

- Quan sát khung cảnh làm việc của bộ phận quản lý sách

- Quan sát quá trình mượn sách của sinh viên

3.Nội dung thông tin thu thập được

1 Đối tượng mượn sách bị hạn chế: Phải là sinh viên trong trường và thànhviên của lớp học hướng dẫn thư viện để được cấp thẻ mượn tích hợp với thẻsinh viên phục vụ cho nhu cầu mượn sách của sinh viên

2 Hệ thống mượn sách online đã có nhưng chưa được đưa vào vận hành, sửdụng

3 Quy trình mượn trả sách còn gặp nhiều hạn chế, xử phạt khi vi phạm còn hạnchế như: việc nhập dữ liệu bán thủ công (sử dụng máy scan lẫn nhập bằngtay)

4 Quy trình mượn trả sách thực hiện theo cách truyền thống

Bước 1: Độc giả check in thư viện

Bước 2: Tra cứu tài liệu trên hệ thống máy tính của thư viện

Bước 3: Mượn tài liệu khi đủ điều kiện (kiểm tra thẻ mượn của độc giả)

Bước 4: Cán bộ thủ thư tạo phiếu mượn cùng các thông tin cơ bản

IV.Mô tả khung cảnh

1.Hệ thống thư viện trường Đại học Kinh tế Quốc dân

● Mô tả tổ chức

Tên tổ chức: Thư viện Phạm Văn Đồng

Loại hình: Trung tâm thông tin - thư viện

Chức năng: Trung tâm Thông tin Thư viện là đơn vị sự nghiệp có tư cáchpháp nhân, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Hiệu trưởng quản lý hoạt độngthư viện của Trường, Trung tâm được thực hiện quyền tự chủ, tự chịu tráchnhiệm theo phân cấp quản lý của Hiệu trưởng

● Cơ cấu tổ chức

Nhiệm vụ:

- Tham mưu giúp Hiệu trưởng xây dựng quy hoạch, kế hoạch hoạt động dài hạn và

ngắn hạn của Trung tâm Thông tin Thư viện; Tổ chức điều phối toàn bộ hệthống thông tin Thư viện trong nhà trường

- Bổ sung, phát triển nguồn lực thông tin trong nước và nước ngoài đáp ứng nhu

cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ củanhà trường; Thu nhận các công trình nghiên cứu khoa học, luận án tiến sỹ,luận văn thạc sỹ, khoá luận của giảng viên, cán bộ, nghiên cứu sinh, học viên,sinh viên, các giáo trình, tài liệu tham khảo, các ấn phẩm biếu tặng và tài liệutrao đổi giữa các thư viện

- Tổ chức xử lý, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản, quản lý tài liệu; Xây dựng hệ thống tra

cứu thích hợp; Thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm kiếm thông tin tự độnghoá; xây dựng các cơ sở dữ liệu; Biên soạn, xuất bản các ấn phẩm thông tintheo quy định của pháp luật

- Tổ chức phục vụ, hướng dẫn bạn đọc khai thác, tìm kiếm, sử dụng hiệu quả nguồn

tài liệu và các sản phẩm dịch vụ Thông tin Thư viện thông qua các hình thứcphục vụ của Trung tâm Thông tin Thư viện phù hợp với quy định của phápluật và điều kiện cụ thể của nhà trường

- Nghiên cứu ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến và công nghệ thông

tin vào công tác thư viện

- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ,

ngoại ngữ, tin học cho cán bộ của Trung tâm Thông tin Thư viện để phát triển nguồn

nhân lực có chất lượng nhằm nâng cao hiệu qủa công tác

- Tổ chức, quản lý cán bộ, tài sản theo sự phân cấp của Hiệu trưởng; bảo quản,

kiểm kê định kỳ vốn tài liệu, cơ sở vật chất kỹ thuật và tài sản khác của Thưviện;

- Tiến hành thanh lọc các tài liệu lạc hậu, hư nát theo quy định của Bộ văn hoá, Thể

thao và Du lịch

● Đặc trưng về nhân sự:

Trung tâm thư viện gồm 21 nhân viên trong đó có 19 chuyên viên chuyên nghiệp

và 2 nhân viên không chuyên

- Máy tính DELL, chip Intel core i3, RAM 4G

2.Độc giả (giáo viên, sinh viên trường Đại học Kinh tế quốc dân)

Toàn thể cán bộ giáo viên, sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh và cán bộ, giảngviên đang học tập, làm việc tại Đại học Kinh Tế Quốc Dân (ĐHKTQD) đều được sử dụngcác dịch vụ của thư viện Các đối tượng bạn đọc khác nhau, sẽ được hưởng các loại dịch

vụ khác nhau theo quy định của Thư viện (các dịch vụ như: Tra cứu tìm tin, đọc tài liệutại chỗ, mượn tài liệu về nhà, sao chép tài liệu, sử dụng các phòng đa phương tiện,phòng Internet…)

3.Nhà cung cấp

Nhà cung cấp sách, tài liệu mà thư viện yêu cầu

4.Phòng tài chính

Trường Đại học Kinh tế Quốc dân là một trong những trường đầu tiên được Bộ GiáoDục và Đào tạo phê duyệt cho phép tự chủ về tài chính nên các khoản chi của nhàtrường phụ thu c hoàn toàn vào nguồn thu chính là từ học phí và l phíộ ệ

Hiện nay trường đang trong giai đoạn hoàn thiện hệ thống thư viện Phạm Văn Đồng,

vì vậy nhà trường sẽ cân nhắc kỹ lưỡng cho việc phân bổ ngân sách trong các kế hoạchđầu tư

5.Phòng xử lý thông tin

- Lên kế hoạch bổ sung nguồn tài liệu mới theo định kỳ (sách, báo, tạp chí)

- Tổ chức tiếp nhận, thu thập các nguồn tài liệu khác (luận văn, luận án, nghiên

cứu khoa học, chuyên đề tốt nghiệp, các nguồn biếu tặng)

- Xử ký kỹ thuật, biên mục các nguồn tài liệu

- Phân chia, bổ sung tài liệu về các kho phục vụ

- Xuất bản các danh mục giới thiệu ấn phẩm mới

6.Giám đốc thư viện

- Lãnh đạo Trung tâm Thông tin Thư viện thực hiện nhiệm vụ chính trị mà Nhàtrường giao

- Phụ trách chung toàn bộ hoạt động của Trung tâm

- Phụ trách trực tiếp

+ Công tác nhân sự

+ Quan hệ hợp tác

+ Phòng Hành chính

+ Phòng Công nghệ thông tin

+ Hoạch định chiến lược phát triển của Trung tâm

7.Các cán bộ quản lý thư viện

Các cán bộ các phòng ban trực tiếp thực hiện các công tác quản lý thư viện

8.Ban giám hiệu trường

V.Hệ thống nghiên cứu

Hệ thống xử lý khi có yêu cầu mượn sách của thư viện

4.Khung cảnh hệ thống

1.Dưới góc độ nhà quản lý

Do hệ thống mượn sách hiện tại là kho kín nên chỉ thủ thư mới có quyền tìm kiếm sáchthủ công Điều này làm tăng công việc tìm kiếm sách cho thủ thư khi số lượng độc giảmượn sách nhiều cùng một lúc

Đầu sách còn khá hạn chế chưa đáp ứng được nhu cầu mượn của hơn 20.000 sinh viênmỗi năm của trường

2.Dưới góc độ người phân tích

- Việc xử lý yêu cầu mượn sách hiện nay phần lớn các công việc đều làm thủ công,các công việc ứng dụng tin học hóa nhưng chỉ dừng ở mức đơn giản, chủ yếu là giao tácngười- máy như công đoạn tra cứu mã đầu sách, nhập dữ liệu khi làm thủ tục mượn

- Lượng sinh viên rất lớn (khoảng trên 20.000 sinh viên) trong khi các công việc xử

lý chủ yếu làm thủ công Đây là công việc quá tải đối với phòng quản lý thư viện

- Thủ tục mượn cũng được thực hiện thủ công với số lượng sinh viên có nhu cầumượn rất lớn trong khi số lượng người quản lý mượn sách còn hạn chế

lý dễ dàng

● Đối với sinh viên: Giúp việc mượn sách của sinh viên trở nên dễ dàng,thuận tiện, tiết kiệm thời gian Hầu hết các sinh viên đều có thể mượn sách màkhông cần phải làm những thủ tục rườm rà, phức tạp trước khi thực hiện mượnsách

● Cả hai đối tượng liên quan đến hệ thống đều sẵn sàng tham gia vào sựphát triển hệ thống Vì đây là hệ thống phát triển để sử dụng lâu dài nên rất khả

quan khi xét về mặt thời gian để tham gia vào dự án Khi vận hành hệ thống trongmôi trường mới cần có một số bài thông báo cách vận hành và sử dụng hệ thống

để mọi người đều nắm rõ được quy trình

2.Khả thi về kỹ thuật

● Dự án chủ yếu tập trung tự động hóa tới mức tối đa các công việc thủcông, giảm thiểu các giai đoạn phức tạp, rườm rà, rút ngắn thời gian đăng kýmượn sách Vì hệ thống kỹ thuật, máy tính hiện tại của thư viện mới đưa vàothực hiện nên còn mới, vì vậy vẫn có thể áp dụng để thực hiện dự án này

● Phần mềm phục vụ cho việc đăng ký để mượn sách trực tuyến không quáphức tạp, giao diện thân thiện với người sử dụng, không đòi hỏi cấu hình cao,hoạt động hiệu quả trên nền hệ thống máy tính sẵn có

● Các biểu mẫu điện tử xây dựng đơn giản, dễ sử dụng, hoàn toàn phù hợpvới trình độ tin học văn phòng của cán bộ quản lý thư viện

Vậy với hệ thống kỹ thuật hiện có của nhà trường thì hoàn toàn khả thi về kỹ thuật

3.Khả thi về tài chính

● Năng lực nguồn vốn: Được ban lãnh đạo nhà trường xét duyệt nên đảm bảođược các yêu cầu về chi phí trong suốt quá trình thực hiện dự án Nguồn vốn huyđộng từ:

- Vốn tự có: Huy động từ các nguồn thu quỹ trong trường

- Nguồn kinh phí bổ sung:

Tài trợ từ các tổ chức/cá nhân phát triển giáo dục phi chính phủ

Trường Đại học Kinh tế Quốc dân là trường đại học lớn, có uy tín, có nhiều đối tác liênkết nước ngoài

● Lợi ích kinh tế:

- Lợi ích trực tiếp: Hệ thống mượn sách nếu được áp dụng thành công trong thưviện trường thì dự án này còn có thể được bán cho các nhà sách nói chung và hệthống thư viện khác nói riêng

- Lợi ích gián tiếp: Quy trình, thủ tục rút ngắn, tiết kiệm chi phí về thời gian chosinh viên và ban quản lý mượn sách

- Trường Đại học Kinh tế Quốc dân là trường đại học lớn, có uy tín, có nhiều đối tácliên kết nước ngoài Trường từng có kinh nghiệm trong nhiều dự án đầu tư, phát triển

hệ thống giáo dục và nhận được sự đồng ý của Bộ Do đó khả thi về tài chính đượcđảm bảo

4.Khả thi về thời gian

● Khả năng tổ chức công việc: Công việc được tổ chức theo từng nhóm nhỏ chuyênmôn từng công việc cùng với những khoảng thời gian phù hợp cho từng công việc Dự

án được dự tính hoàn thành trong 3 tháng, bao gồm phân tích đánh giá, triển khai hệthống, cài đặt và bảo trì

● Khả năng người sử dụng tham gia vào dự án: Dự án thực hiện sẽ có 2 đối tượngchính tham gia vào hệ thống, đồng thời hệ thống xây dựng giúp rút ngắn thời gian, tốigiản các công việc cần thực hiện nên khả năng người sử dụng sẽ tham gia vào dự án làkhá cao

● Khả năng và thời gian có thể tham gia của Phân tích viên, lập trình viên, kỹ thuậtviên: thời gian là 3 tháng nên chỉ thực hiện công việc của phân tích viên

● Khả năng hoàn thành của việc chuẩn bị dữ liệu cho hệ thống: 3 tháng đủ để hoànthành các dữ liệu cần cho hệ thống

5.Khả thi về đạo đức kinh doanh

● Sự cân đối: thủ tục trong công tác mượn sách thư viện sẽ có thay đổi trong thời

gian đầu nhưng về lâu dài thì hệ thống được đề xuất sẽ giúp công việc quản lý và sửdụng mượn sách trở nên dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng Đạt được lợi ích từ việc

tự động hóa quy trình thay cho lao động thủ công rất lớn, sự tổn hại và rủi ro của thayđổi lại vô cùng bé

● Sự ưng thuận: Dự án được sự đồng tình của ban lãnh đạo Trung tâm cũng như

toàn thể nhân viên của tổ chức Các cấp quản lý đều nhận thức được rủi ro nhất địnhtrong việc quản lý quá trình sau khi phát triển hệ thống

● Lợi lộc và thua thiệt: Sau khi thay đổi, hệ thống mới sẽ đem lại rất nhiều lợi ích

cho các bên liên quan Đối với các cán bộ quản lý thư viện dữ liệu được xử lý nhanh,thao tác cho mượn sách đơn giản, quản lý một cách tổng quát, giảm được khối lượnglớn công việc, tiết kiệm tối đa thời gian và nhân lực Sinh viên được mượn sách thuận

tiện, không mất thời gian, chi phí đi lại, không cần phải làm thủ tục rườm rà khi mượnsách

● Tối thiểu hoá rủi ro: rủi ro cho việc mất sách hay thiếu thông tin người mượn

sách là rất ít Số lượng sách hiện có trong thư viện luôn được cập nhật liên tục, tránhviệc mất thời gian cho tìm sách, tra cứu

VIII.Kiến nghị

Trong quá trình thực hiện dự, để dự án thành công thì chúng ta cần sự giúp đỡ của

rất nhiều bên như từ ban lãnh đạo nhà trường, ban quản lý thư viện, cũng nhưcủa bên trực tiếp thực hiện dự án

Kiến nghị

● Thứ nhất từ ban lãnh đạo nhà trường: nhà trường cần đánh giá một cáchkhách quan mức độ cần thiết của việc thực hiện dự án, sau đó cho phépthực hiện dự án trong thư viện Phạm Văn Đồng, và giải ngân đúng tiến độ

● Thứ hai từ ban quản lý thư viện: thành viên ban quản lý là người nắm rõnhất hệ thống thư viện hoạt động, người thực hiện dự án mong trong quátrình thực hiện có sự giúp đỡ một cách nhiệt tình từ ban quản lý

● Thứ ba từ bên trực tiếp nhận nhiệm vụ triển khai dự án: kiến nghị cần thựchiện dự án đúng tiến độ, thực hiện nghiêm túc các quy định của thư viện,

phiếu mượn sách, đưa cho thủ thư thì mới có thể mượn được Tuy nhiên chúng ta thấyrằng, khi xây dựng hệ thống mượn sách sinh viên có thể tra sách mà không cần lên thưviện nhằm tiết kiệm thời gian một cách đáng kể

➢ Đề xuất: Xây dựng hệ thống mượn sách có thể tra mã sách có trong thư viện từ

xa chứ không nhất thiết phải đến thư viện mới có thể mượn được theo cách thứctruyền thống

2 Đề xuất về thời gian

Để xây dựng hệ thống mượn sách thì cần nhiều yếu tố từ phần cứng, phần mềm,cũng như nhân công nên cần tính toán thời gian để thực hiện hợp lí giúp kế hoạchhoàn thành dự án là vào khoảng 3 tháng

3.Đề xuất về chi phí

Cần nghiên cứu và xem xét kỹ để có được chi phí hợp lý nhất phù hợp với mục đíchphát triển của thư viện

GIAI ĐOẠN PHÂN TÍCH CHI TIẾT

I.Lập kế hoạch

1.Phân công thực hiện các giai đoạn

Công việc thực hiện Thời gian

(ngày)

Thành viên phụ trách

Lên kế hoạchPhân công công việcPhân bổ chi phí

1 Nguyễn Thị Khánh Linh

Nguyễn Thị Hải Yến

Lên đề cương phỏng vấn

Hẹn lịch phỏng vấnThực hiện phỏng vấn

Nguyễn Thị Hải YếnNguyễn Thị Khánh Linh

Phân tích môi trường hoạt động của hệ thống 1 Nguyễn Hoài Phương

Tìm hiểu, phân tích hệ thống đang tồn tại 2 Nguyễn Thị Hải Yến

Lập bảng đánh giá chi phí hoạt động của

hệ thống

Chuẩn đoán hệ thống thống hiện tại

Tính toán các mục tiêu cho hệ thống mới

Xác định yếu tố giải pháp

Nguyễn Hoài Phương

Đánh giá khả thi lại

Đề xuất của dự án

Ngô Xuân HàoBùi Văn DũngTổng hợp bài

sau khi nghiên cứu báo cáo đánh giá yêu cầu và tranh luận do các phân tích viên trìnhbày nên đã đưa ra quyết định phê duyệt dự án Sau đó, nhóm tiếp tục tiến hành pháttriển, triển khai giai đoạn phân tích chi tiết cho dự án “Phát triển hệ thống thông tinquản lý hệ thống mượn sách online của thư viện Phạm Văn Đồng trường Đại học Kinh tếquốc dân”

2.Những tồn tại của hệ thống hiện tại

Nhóm đã tiến hành phân tích chi tiết vấn đề và hiểu rõ hơn về hệ thống mượn sách củathư viện đang được sử dụng Qua quá trình tìm hiểu và nghiên cứu hệ thống nhómnhận thấy một số tồn tại như sau:

- Đối tượng bạn đọc được mượn bị giới hạn: giảng viên, sinh viên giảng dạy và học tậptại trường ĐHKTQD mới được mượn

- Lớp học hướng dẫn thư viện một năm chỉ được mở 1 lần duy nhất vào đầu khóatuyển sinh sinh viên mới Vì vậy, nhiều sinh viên muốn làm thẻ mượn phải đợi đến đầunăm mới tham gia học để đăng kí được

- Ngoài ra, lớp học thư viện không được triển khai rộng rãi nên nhiều sinh viên khôngbiết để tham gia

III.Mô tả phương pháp phân tích

1.Trình bày công cụ thu thập thông tin được dùng

Đề cương phỏng vấn lần 1

Người được phỏng vấn: Thầy Đào Thiện Quốc – Giám đốc Thư viện Phụ trách chungtoàn hệ thống thư viện

Người phỏng vấn: Nguyễn Thị Khánh Linh

Nguyễn Hoài Phương

Nguyễn Thị Hải Yến

Thời gian: Ngày 05/10/2018 Từ 14h30’ đến 16h

Địa điểm: Phòng làm việc của thầy

Mục tiêu:

+ Hệ thống mượn sách hiện tại hoạt động như thế nào?

+ Có những ưu nhược điểm gì?

+ Việc quản lý sách và bạn mượn ra sao?

+ Thầy có yêu cầu gì cho hệ thống mới không (cần xây dựng mới hay phát triển)?

Dữ liệu cần thu thập: Kiến thức, kinh nghiệm và quan điểm của thầy giáo

Đề cương phỏng vấn lần 2

Người được phỏng vấn: Cô Nguyễn Thu Hương

Người phỏng vấn: Nguyễn Thị Khánh Linh

Nguyễn Hoài PhươngThời gian: Ngày 09/10/2018 Từ 8h30 – 9h

Địa điểm: Phòng thủ thư tầng 2 thư viện Phạm Văn Đồng

Dữ liệu cần thu thập: Kiến thức, kinh nghiệm và quan điểm của cô giáo

Lịch trình

Trình bày vấn đề khái quát 2’

Đưa ra các câu hỏi chi tiết 15’

Câu hỏi từ người được phỏng

vấn

2’

Kết thúc 1’

Bước 2: Tiến hành phỏng vấn

Nhóm phỏng vấn gồm 3 người có bạn Yến phỏng vấn chính và dẫn dắt phỏngvấn, bạn Linh ghi chép các thông tin trong buổi phỏng vấn

Thái độ lịch sự đúng giờ tinh thần khách quan tôn trọng lễ phép với thầyChú ý lắng nghe dùng máy ghi âm lại lời của cán bộ được phỏng vấn

Sử dụng phương tiện ghi chép: sổ tay, bút, điện thoạiBước 3: Tổng hợp kết quả phỏng vấn

Đăng ký học lớp hướng

dẫn

2 M002 Kích hoạt thẻ mượn cho

sinh viên đạt yêu cầu

Thẻ sinh viên của sinh viên sẽđược tích hợp để đồng thời

là thẻ mượn

Cập nhật dữ liệu về sinhviên có quyền đượcmượn trên hệ thống

3 M003 Sinh viên yêu cầu mượn Khi sinh viên có yêu cầu mượn

sách thì thực hiện các côngviệc tra cứu sách, đưathông tin sách cho thủ thư,nhận sách, gia hạn, cọc tiền

Yêu cầu mượn

4 M004 Sinh viên muốn mượn

thêm ngày quy định

Chẳng hạn, sinh viên muốnmượn sách đó tiếp do chưađọc xong thì đến hạn sinhviên cần lên gia hạn để cóthể được mượn tiếp

Gia hạn sách mượn

5 M005 Quá hạn trả sách Nếu sinh viên không trả sách

đúng quy định thì sẽ bị tínhtiền phạt và trừ vào tiền

cọc

Chế tài khi quá hạn trả

sách

6

M006 Đơn xin cấp lại tài khoản

cho sinh viên

Khi sinh viên bị mất mật khẩu,hay quên mật khẩu thì sinhviên có thể viết đơn xin cấplại tài khoản hoặc lên vănphòng khoa xin cấp lại

Lấy lại tài khoản

7 M007 Danh sách cảnh cáo ý

thức sinh viên

Những sinh viên có ý thứcmượn sách kém như mượnsách quá hạn, trả sáchkhông còn nguyên vẹn, làmmất sách…thì quản lý mượnsách sẽ lập danh sáchnhững sinh viên đó và gửi

về Khoa nơi sinh viên theohọc để cảnh cáo

Cảnh cáo sinh viên

8 M008 Lấy ý kiến bạn đọc, bạn

mượn về dịch vụ thưviện, số lượng, thểloại sách

Mỗi quý, thư viện có tổ chứcsinh hoạt giữa thư viện vàbạn đọc để lắng nghenhững yêu cầu và nhận xétcũng như đề xuất từ phía

bạn đọc

Hoạt động cung cấp dịch

vụ của thư viện

9 M009 Quản lý nhập sách Thư viện sẽ lấy thông báo, yêu

cầu từ các Khoa, Viện để cóthể giúp cập nhật các đầusách chuyên ngành mộtcách nhanh chóng và kịp

Nhập sách mới

b Nghiên cứu tài liệu

Các tài liệu nghiên cứu thu thập được trên website Trung tâm thông tin – Thư viện Phạm Văn Đồng có biểu mẫu:

https://docs.google.com/document/d/1B92w64VECxpZFCe4ATvAcNzw_jC8qgxGjQxRXQK-wm4/edit

2.Các công cụ xây dựng tài liệu hệ thống mượn sách

Để xây dựng một hệ thống thông tin đòi hỏi rất phức tạp nên trong quá trình xâydựng HTTT mượn sách online nhóm cũng có sử dụng rất nhiều ngôn ngữ mô hình hóa

để mô hình hóa thể hiện vật lý những yếu tố cơ bản cần cho phân tích và trừu tượngnhững yếu tố chưa cần thiết Nhóm có sử dụng công cụ chính đó là sơ đồ luồng dữ liệu

Sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram) dùng để mô tả hệ thống thông tin trên góc

độ trừu tượng Trên sơ đồ chỉ bào gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu,nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu tráchnhiệm xử lý Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và đểlàm gì

- Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu DFD gồm 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiếntrình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu

- Các mức của sơ đồ luồng dữ liệu DFD:

+ Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệthống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn

là nhận ra nội dung chính của hệ thống Sơ đồ này còn được gọi là sơ đồ mức 0

+ Phân rã sơ đồ: Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kĩ thuật phân rã sơ đồ.Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh người ta phân rã thành các sơ đồ mức 1,2,3, …

IV Mô tả về môi trường

1.Môi trường ngoài

- Tên tổ chức: Thư viện Phạm Văn Đồng – Đại học Kinh tế quốc dân

- Loại hình của tổ chức: Là cơ quan hành chính nhà nước phục vụ đào tạo và giáo dục

- Loại sản phẩm dịch vụ cung cấp: Cung cấp dịch vụ tìm kiếm và khai thác tài liệu chotrường Đại học Kinh tế quốc dân

- Ngành hoạt động: Giáo dục công lập

- Sự phát triển chung của ngành: Cải thiện và nâng cao chất lượng các dịch vụ về tìmkiếm và khai thác tài liệu Thư viện là người đồng hành cùng sinh viên, hỗ trợ sinh viêntrong học tập và nghiên cứu khoa học

- Xu thế công nghệ trong ngành: Áp dụng các công nghệ hiện đại để tiến tới tin họchóa hoàn toàn, thay thế các công đoạn thủ công bằng tin học hóa Đứng trước sự pháttriển của cách mạng công nghiệp 4.0 cần phải được thay đổi mạnh mẽ hơn để bắt kịpvới xu thế mới

- Những yếu tố chính của sự thành công của tổ chức:

+ Luôn nhận được sự quan tâm kịp thời, giám sát chặt chẽ từ ban lãnh đạo củatrường Đại học Kinh tế Quốc dân

+ Có sự phối hợp đồng bộ, ăn ý giữa các phòng ban, viện, khoa trong trường

+ Có sự phân công rõ ràng, mạch lạc, thống nhất nhiệm vụ mỗi cán bộ trong phòng+ Đội ngũ cán bộ đều là những người có năng lực chuyên môn tốt, năng động nhiệttình và luôn đảm bảo sự công bằng khách quan

+ Luôn nhận được những đóng góp phản hồi về chất lượng phục vụ từ các giảngviên và sinh viên

- Những yếu tố chính của sự thành công của tổ chức

+ Các văn bản quy định về công tác đảm bảo chất lượng giáo dục của trường

+ Các văn bản thuộc quy định về hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của thư viện do

Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch ban hành

+ Các biểu mẫu liên quan

- Bổ sung, phát triển nguồn lực thông tin trong nước và nước ngoài đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ của nhà trường; Thu nhận các công trình nghiên cứu khoa học, luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, khoá luận của giảng viên, cán bộ, nghiên cứu sinh, học viên, sinh viên, các giáo trình, tài liệu tham khảo, các ấn phẩm biếu tặng và tài liệu trao đổi giữa các thư viện

- Tổ chức xử lý, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản, quản lý tài liệu; Xây dựng hệ thống tra cứu thích hợp; Thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm kiếm thông tin tự động hoá; xây dựng các cơ sở dữ liệu; Biên soạn, xuất bản các ấn phẩm thông tin theo quy định của pháp luật

- Tổ chức phục vụ, hướng dẫn bạn đọc khai thác, tìm kiếm, sử dụng hiệu quả nguồn tàiliệu và các sản phẩm dịch vụ Thông tin Thư viện thông qua các hình thức phục vụ của Trung tâm Thông tin Thư viện phù hợp với quy định của pháp luật và điều kiện cụ thể của nhà trường

- Nghiên cứu ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến và công nghệ thông tinvào công tác thư viện

- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học cho cán bộ của Trung tâm Thông tin Thư viện để phát triển nguồn nhân lực có chất lượng nhằm nâng cao hiệu quả công tác

- Tổ chức, quản lý cán bộ, tài sản theo sự phân cấp của Hiệu trưởng; bảo quản, kiểm

kê định kỳ vốn tài liệu, cơ sở vật chất kỹ thuật và tài sản khác của Thư viện

- Tiến hành thanh lọc các tài liệu lạc hậu, hư nát theo quy định của Bộ văn hoá, Thể thao và Du lịch

3.Chiến lược phát triển:

Mục tiêu hướng tới của Trung tâm là đẩy mạnh xây dựng những cơ sở dữ liệu số,tiến tới xây dựng Thư viện số nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển của trường là trườngđịnh hướng nghiên cứu, đồng thời cũng đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của bạn đọc

4.Kết quả phân tích SWOT

+ Cơ cấu tổ chức đơn giản với sự tập

trung trách nhiệm cao, phân chia công

việc rõ ràng, thống nhất+ Đưa công nghệ vào quản trị thư viện

góp phần làm giảm số lượng công việc cho

đội ngũ công nhân viên

Các khâu trong quy trình còn thủ cônglàm mất nhiều thời gian công sức

+ Sự phát triển của khoa học công nghệ

tạo điều kiện để có thể tiếp cận, cải tiến,

tiến dần đến tin học hóa hoàn toàn

+ Nhận được sự quan tâm sát sao, đầu tư

phát triển từ nhà trường+ Nhận được đóng góp từ phía sinh viên

Trường ĐH KTQD là một trong nhữngtrường ĐH đầu tiên của cả nước được

Bộ giáo dục cho tự chủ về tài chính nênnguồn tài chính nhận được để đầu tưthay đổi áp dụng các công nghệ hiệnđại vào còn hạn hẹp Đứng trước sựphát triển của cách mạng công nghiệp4.0 cần phải được thay đổi mạnh mẽ

hơn để bắt kịp với xu thế mới.

5.Lịch sử

Ngay từ khi thành lập trường 1956, Thư viện đã là một trong những đơn vị của trườngđược thành lập đầu tiên Liên tục, cùng sự phát triển của trường, năm 1986 Thư viện đãđược nâng tầm phát triển lên thành Trung tâm Thông tin - Thư viện Hiện nay Trung tâm

có hàng trăm ngàn đầu sách cả Việt văn và ngoại văn, có hệ thống máy tính dành choquản lý, xử lý nghiệp vụ và tra cứu tìm tin

6.Quy mô

- Sách

+ Sách việt văn: 120 nghìn cuốn

+ Sách ngoại văn (Tiếng Anh):10 nghìn cuốn

- Báo, tạp chí: Trên 200 đầu báo, tạp chí

- Luận án, luận văn, báo cáo khoa học

+Luận án tiến sĩ: gần 1300 cuốn

+Luận văn thạc sĩ: trên 13000 cuốn

- Cơ sở dữ liệu số

+ CSDL nước ngoài có thể truy cập từ xa (Emerald Insight, Credo Reference, ebook,SDT: Tài liệu Khoa học và Công nghệ Việt Nam, KQNC: Báo cáo kết quả đề tài nghiêncứu)

+ CSDL Proquest Central (truy cập tại không gian IP của trường)

+ CSDL nội sinh và một số đường link đến DL truy cập mở

7.Người sử dụng

Toàn thể sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh và cán bộ, và giảng viên đanghọc tập, làm việc tại Đại học Kinh Tế Quốc Dân đều được sử dụng các dịch vụ của thưviện Các đối tượng bạn đọc khác nhau, sẽ được hưởng các loại dịch vụ khác nhau theoquy định của Thư viện

Bạn đọc không thuộc ĐHKTQD, có nhu cầu sử dụng thư viện phải có Giấy giới thiệucủa cơ quan chủ quản, kèm theo Chứng minh thư nhân dân, lệ phí ký cược và phí dịch

vụ theo quy định của trung tâm

8.Mức độ tập trung trách nhiệm cao: với một giám đốc và một phó giám đốc

Phân bố địa lý

- Phòng hành chính

- Phòng công nghệ thông tin

- Phòng nghiệp vụ xử lý thông tin

- Phòng khai thác dịch vụ thông tin

9.Tình trạng tài chính, đầu tư dự kiến, ngân sách vay và dự kiến cho hệ thống thông tin

Hàng năm, thư viện chi trả khoảng 300-350 triệu đồng cho việc nhập sách mới

Ngoài ra, hiện nay thư viện còn có dự án với mức kinh phí 10 triệu đô với mục tiêu đưathư viện có tầm vóc trong khu vực và quốc tế

10.Môi trường kỹ thuật

- Đặc trưng về nhân sự, kinh nghiệm tin học:

Trung tâm thư viện gồm 21 nhân viên trong đó có 19 chuyên viên chuyên nghiệp và 2nhân viên không chuyên

- Yêu cầu cơ bản của nhân viên kỹ thuật: Tối thiểu có chứng chỉ tin học loại C

- Phần cứng tại chỗ cho việc xử lý dữ liệu

Hệ thống máy chủ có 2 máy chủ

Máy chủ được đặt tại Phòng kỹ thuật của thư viện

Hệ thống máy tính, thiết bị làm việc, vận hành