Giáo trình hệ quản trị cơ sở dữ liệu microsoft access trường cao đẳng nghề an giang

1 Tuyên bố bản quyền Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo Mọi mục đích khác mang tí[.]

Tuyên bố bản quyền

Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm

LỜI GIỚI THIỆU

Microsoft Access là một Hệ quản trị cơ sở dữ liệu chạy trên nền Windows, giúp cho người sử dụng quản lý, bảo trì và khai thác CSDL một cách nhanh chóng

và dễ dàng

Với Microsoft Access giúp cho chúng ta khả năng thao tác dữ liệu, khả năng liên kết và kết hợp với công cụ hỗ trợ mạnh mẽ giúp quá trình tạo, thiết kế và tìm kiếm thông tin nhanh Với chương trình của môn học Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access sẽ cung cấp cho chúng ta những nội dung cơ bản sau:

Bài mở đầu : Khởi đầu với Access Chương 1: Làm việc với bảng Chương 2: Truy vấn dữ liệu Chương 3: Làm việc với Form Chương 4: Làm việc với báo cáo Chương 5: Làm việc với macro Chương 6: Làm việc với modul Trong quá trình biên soạn dù đã cố gắng, song không tránh khỏi những sai sótvà hạn chế Rất mong nhận được sự đóng góp của đồng nghiệp để giáo trình ngày càng hoàn thiện hơn

An Giang, ngày tháng năm 2020

Tham gia biên soạn

Huỳnh Việt Anh Thƣ

MỤC LỤC

LỜI GIỚI THIỆU 1

Bài Mở Đầu: Khởi Đầu Với Access 5

1 Định nghĩa phần mềm cơ sở dữ liệu: 5

2 Một Số Thuật Ngữ 7

3 Khởi Động Với Access Và Thoát khỏi Access 7

Bài Tập 9

Chương 1 Làm việc với bảng 10

1.Các khái niệm cơ bản: 10

2 Tạo lập bảng: 11

3 Nhập dữ liệu vào bảng: 13

4 Quan hệ giữa các bảng: 14

Bài tập : 16

Tạo cơ sở dữ liệu như sau: 16

Chương 2 Truy vấn dữ liệu 18

1 Giới thiệu chung: 18

2 Select query: ( Truy vấn chọn lựa) 18

3 Action query 21

4 CrossTab query 23

Bài Tập 24

Chương 3 Biểu Mẫu Dữ Liệu 35

1.Khái niệm về Form: 35

2.Tạo form bằng chức năng Form Wizard 36

3 Tạo Form bằng Design 36

4 Các thuộc tính trên Form và trên đối tượng: 37

Bài Tập 54

Chương 4: Làm Việc Với Báo Cáo 68

1.Giới thiệu về Report 68

2.Tạo report bằng Wizard 68

3.Tạo report bằng Design 69

4.Thực thi report 70

Bài Tập 71

Chương 5 : Làm việc macro 75

1.Khái niệm về macro 75

* MỘT SỐ HÀNH ĐỘNG TRONG MACRO: 80

2 Tạo macro đơn và macro có điều kiện 86

2 Tạo macro nhóm (Macro Group) 88

3 Tạo các nút lệnh trên form, thực thu macro trên nút lệnh 91

Bài Tập 96

Chương 6: Tạo Lập Module 101

1 Khái niệm module 101

2 Tạo lập module 101

3 Tạo các nút lệnh trên form, thực thi module trên nút lệnh 110

Bài tập 114

TÀI LIỆU THAM KHẢO 124 THUẬT NGỮ CHUYÊN MÔN……… 133

GIÁO TR NH MÔN HỌC

Tên môn học: HỆ QUẢN TRỊ MICROSOFT ACCESS

M m n học: MH24

I VỊ TR , T NH CHẤT CỦA MÔN HỌC

1 Vị trí:

- Thuộc nhóm môn: chuyên ngành

- Được bố trí sau các môn: sau khi học xong các môn học chung, các môn cơ sở chuyên ngành đào tạo chuyên môn nghề

2 Tính chất: Là mô học bắt buộc

II MỤC TIÊU CỦA MÔN HỌC

1.Về kiến thức:

-Trình bày được việc cài đặt hệ quản trị

- Xây dựng được các mối quan hệ giữa các bảng

- Sử dụng, quản lý, bảo trì và khai thác số liệu trên các bảng

- Trình bày được các thành phần mô đun, macro

2 Về kỹ năng:

-Thực hiện truy vấn dữ liệu 1 cách nhanh chóng

- Thiết kế được các Form thể hiện được các yêu cầu người sử dụng

- Viết chương trình và thực hiện chương trình trên máy tính

- Thực hiện tạo macro, moddun 1 cách nhanh chóng

- Thiết kế đuợc các nút lệnh thể hiện được các yêu cầu người sử dụng

3 Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:

- Nghiêm túc, tỉ mỉ trong công việc

- Yêu nghề, yêu công việc

- Rèn luyện tư duy logic để phân tích, tổng hợp

BÀI MỞ ĐẦU: KHỞI ĐẦU VỚI ACCESS

Giới thiệu:

Microsoft Access là phần mềm ứng dụng được tích hợp trong bộ Office của hãng Microsoft, trong phần khởi đầu với access gồm các nội dung:

- Các khái niệm về cơ sở dữ liệu (CSDL), hệ quản trị CSDL

- Bảng biểu, dòng, cột

- Các thành phần trên giao diện của access

- Thao tác tạo CSDL, mở CSDL

Mục tiêu:

Nắm được ứng dụng của access, cài đặt được bộ phần mềm Access, thực hiện các thao tác trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu access

Nội dung chính:

1 Định nghĩa phần mềm cơ sở dữ liệu:

Nguồn gốc của mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ đầu tiên là do tiến sĩ E.F.Codd

thiết kế, đã được công bố rộng rãi trên tạp chí vào tháng 07/1970 với bài " Mô

hình dữ liệu quan hệ cho các ngân hàng dữ liệu lớn" Theo mô hình này, các dữ

liệu sẽ được lưu vào máy tính dưới dạng các bảng hai chiều gọi là các quan hệ và giữa các bảng sẽ có các mối quan hệ được định nghĩa, nhằm phản ánh mối liên kết thật sự của các đối tượng dữ liệu ở bên ngoài thế giới thật Trong mô hình này có một số các khái niệm cơ bản sau:

Bảng (Table): Gồm nhiều dòng và nhiều cột Trong một bảng phải có ít nhất

là một cột

Cột (Column) hay trường (Field): Nằm trong bảng

- Trong một bảng không thể có hai cột trùng tên nhau

- Trên mỗi cột chỉ lưu một loại dữ liệu

- Thứ tự trước sau của các cột trong bảng là không quan trọng

Các thuộc tính cơ sở của một trường là:

- Tên trường (Field name): MaHV, HoTen, Phai, Ngaysinh

- Kiểu dữ liệu (Data Type): Text, Number, Yes/No, Date/Time

- Độ rộng (Field Size): 50, 4,7

Dòng (Row) hay mẫu tin (Record): Nằm trong bảng

- Trong một bảng không thể có hai dòng trùng lặp nhau về thông tin

- Thứ tự trước sau của các dòng trong bảng là không quan trọng

Khóa chính (Primary Key): Là một hay nhiều trường trong một bảng mà

dựa vào các trường này ta có thể xác định được mẫu tin (xác định được các trường còn lại)

- Khóa chính bắt buộc phải có dữ liệu (không để trống)

- Khóa chính là duy nhất không được trùng lặp (Tính duy nhất của dữ liệu)

Khĩa ngoại (Foreign Key): là một hay nhiều trường trong một bảng mà các

trường này là khĩa chính của một bảng khác

- Dữ liệu tại các cột này bắt buộc phải tồn tại trong một bảng khác (Tính tồn tại dữ liệu)

- Khố ngoại dùng để thiết lập quan hệ với các bảng khác

- Là tập hợp những số liệu, những dữ liệu liên quan đến chủ đề chúng ta cần quản lý, khai thác nào đĩ Ví dụ: các hĩa đơn bán hàng, danh mục khách hàng, các phiếu nhập xuất, các chứng từ kế tốn… là dữ liệu của CSDL về Kế tốn

- Được tổ chức lưu trữ trên máy tính theo mơ hình nhất định Nhằm thực hiện tối ưu ba thao tác sau:

- Mơ tả dữ liệu (tạo dữ liệu)

- Cập nhật, thêm, xĩa dữ liệu

- Tìm kiếm và truy vấn dữ liệu

Thí dụ : Để lưu trữ và quản lý thơng tin các sinh viên ta tổ chức các bảng sau:

- Bảng mơn học : Lưu trữ thơng tin về các mơn học

Cơ sở dữ liệu 01 Vật lý đại cương 02

Kỹ thuật đồ họa 03

- Bảng Sinh viên : Lưu trữ thơng tin của các sinh viên : mã số, họ tên,ngày sinh …

khác

A01 Cơng Danh 15/08/1978 A02 Thành Đạt 20/05/1980

Cột

M số Điểm Mã mơn

A01 6.00 01 A01 5.00 02 A02 8.00 02 A02 7.00 03

Dòng

Q

U

A

N

H

Ệ

Q

U

A

N

H

Ệ

+ Bảng điểm : Lưu trữ điểm thi của từng môn học các sinh viên

2 Một Số Thuật Ngữ

Khái niệm về hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ: là hệ thống các chương trình

hỗ trợ các tác vụ quản lý, khai thác dữ liệu theo mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ Microsoft Access cũng là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQTCSDL) giúp cho người sử dụng quản lý, bảo trì và khai thác cơ sở dữ liệu một cách nhanh chóng và

dễ dàng So với một số HQTCSDL khác thì Access có một số ưu điểm vượt trội hơn, như sau:

- Hỗ trợ cơ chế tự động kiểm tra khóa chính, phụ thuộc tồn tại, miền giá trị

- Có các công cụ trình thông minh (Wizard) cho phép người sử dụng thiết kế các đối tượng một cách nhanh chóng

- Với công cụ truy vấn bằng ví dụ QBE (Query By Example) sẽ hỗ trợ người

sử dụng thực hiện các truy vấn mà không cần quan tâm đến cú pháp câu lệnh truy vấn (SQL)

- Kiểu trường đối tượng liên kết nhúng OLE (Object Linking and Embeding) cho phép lưu trữ các dữ liệu khác như: hình ảnh, âm thanh, đoạn phim

- Dữ liệu được lưu trọn gói trong một tập tin (*.accdb)

- Hỗ trợ mạnh cho môi trường mạng, nhiều người dùng

- Có khả năng trao đổi dữ liệu qua lại với nhiều ứng dụng khác

3 Khởi Động Với Access Và Thoát khỏi Access

*Khởi động Microsoft Access:

- Cách 1 : Start\Programs\ Microsoft Office\ Microsoft Access 2010

Màn hình Microsoft Access vừa khởi động:

Tạo mới tập tin Access

Sau khi khởi động xong chương trình Access, trong cửa sổ Microsoft Access

thực hiện tạo mới tệp Access theo trình tự sau:

Click chọn Blank Database Click chọn vào biểu trượng Folder xuất hiện hộp thoại  Chọn thư mục lưu chương trình tại hộp Save in Đặt tên tệp chương trình trong hộp File Name  OK

Tạo một CSDL mới (trắng)

Click chọn Create xuất hiện cửa sổ Database Đây chính là cửa sổ quan

trọng của Access để thực hiện các thao tác với cơ sở dữ liệu

* Nếu đang ở trong cửa sổ Database muốn tạo tệp Access mới thì Click chọn

vào nút Office Button  New  xuất hiện cửa sổ Microsoft Access  thực hiện hai bước tạo tệp mới như trên

1 Table (Bảng): Là thành phần cơ bản của CSDL trong Access Đây chính là nơi

chứa dữ liệu, mọi dữ liệu đều được lưu trữ tại đây dưới dạng các bảng, bao gồm

nhiều dòng (mẫu tin – Record) và nhiều cột (trường – Field)

2 Query (Truy vấn) : Tạo công cụ dùng để truy vấn thông tin và thực hiện các

thao tác cập nhật dữ liệu (sửa, xóa, thêm) trên một hoặc nhiều bảng

3 Form (Biểu mẫu) : dùng để thiết kế màn hình nhập liệu, cập nhật hoặc xem dữ

liệu lưu trong các bảng một cách nhanh chống, chính xác và hiệu quả hơn

4 Report (Báo cáo): cho phép người sử dụng tạo các kết xuất từ dữ liệu lưu trong

các bảng thành các báo cáo theo một khuôn dạng cho trước sau đó hiển thị ra màn hình hoặc ra máy in

5 Macro (Tập lệnh): Là công cụ cung cấp cho người sử dụng tạo ra các hành

động đơn giản mà không cần quan tâm đến các câu lệnh lập trình

6 Module (Bộ mã lệnh): dùng để viết các thủ tục hoặc các hàm tự tạo bằng ngôn

ngữ lập trình Visual Basic

3.Thoát khỏi Access

* Đóng cơ sở dữ liệu đang làm việc:

Click vào nút lệnh Office Button  Close Database

* Thoát khỏi môi trường Access:

Click vào nút lệnh Office Button  Exit Access Hoặc: Click vào biểu tượng  (Close) ở góc trên bên phải màn hình

Bài Tập

1/ Hãy cho biết nguồn gốc của mô hình dữ liệu quan hệ

2/ Trình bày đặc điểm của Bảng (Table), Dòng (Row), cột (Column)

3/ Trình bày thao tác tạo mới CSDL, mở một CSDL đã có

CHƯƠNG 1 LÀM VIỆC VỚI BẢNG

Giới thiệu:

Trước khi thực hiện công việc quản lý theo một chủ đề nào đó thì việc đầu tiên là thiết kế được mô hình quan hệ dữ liệu và thực hiện việc thiết kế bảng và tạo

mối liên kết dữ liệu

Mục tiêu:

Hiểu khái niệm bảng dữ liệu;

Tạo lập được bảng;

Thiết lập được các trường, thuộc tính;

Thao tác được với dữ liệu trong datasheet view

Thực hiện các thao tác an toàn với máy tính

Nội dung chính:

1.Các khái niệm cơ bản:

Sau khi đã phân tích và thiết kế một ứng dụng tin học thì bước đầu tiên khi bắt tay vào công việc cài đặt một ứng dụng là người lập trình phải tạo ra tất cả cấu trúc các bảng được chứa trong tập tin cơ sở dữ liệu Access đã được định nghĩa trong phần thiết kế để lưu trữ các thông tin dữ liệu mà ứng dụng sẽ quản lý

-Bảng: là một bảng hai chiều dùng lưu trữ thông tin dữ liệu trong Access,

bảng có cấu trúc gồm nhiều cột và dòng

-Cột (Field hoặc là trường): Trong cùng một cột của bảng, chỉ cho phép

chứa duy nhất một loại dữ liệu chẳng hạn như số, văn bản, ngày, logic…

Một số các đặc trưng cơ bản của một cột gồm:

-Tên cột ( Field Name) -Loại dữ liệu mà cột sẽ lưu trữ ( Data type) -Chiều dài tối đa của dữ liệu được lưu trữ trên một cột (Field Size) -Giá trị mặc định ban đầu của cột (Default Value)

-Dữ liệu tại cột có cho phép rỗng không …

Dòng ( được gọi là Record hay mẫu tin): là tập hợp của 1 hoặc nhiều field

mà dữ liệu trên đó duy nhất không trùng lắp

*Khóa chính( Primary key) của bảng: là tập hợp một hoặc nhiều cột mà dữ

liệu trên đó là duy nhất không trùng lắp và không được phép rỗng trong một bảng

*Khóa ngoại ( Foreign key) của bảng: bản thân của khóa ngoại là khóa

ngoại của bảng này nhưng là nó là khóa chính của bảng khác, trong1 table có thể

có nhiều khóa ngoại

2 Tạo lập bảng:

* Các bước tạo cấu trúc bảng:

Chọn trên thanh menu Create\biểu tượng

+ Cột Field Name để đặt tên cột (bắt buộc phải nhập)

+ Cột Data Type để chọn kiểu số liệu (bắt buộc chọn)

+ Cột Discription mô tả công dụng hay ý nghĩa của cột (phần này không bắt

buộc)

+ Thuộc tính Field Properties

* Một Số Nguyên Tắc Khi Nhập Cột Field Name :

+ Tên có chiều dài tối đa 64 ký tự

+ Tên không được bắt đầu bằng khoảng trắng

+ Trong một Table không có 2 tên trùng nhau

+ Tên không chứa một số ký tự đặc biệt (trong bảng mã ASCII từ 0 - -> 21) + Tên có thể bao gồm những chữ cái, chữ số, khoảng trắng và số ký tự đặc biệt ngoại trừ : dấu chấm(.), dấu chấm cảm(!), ( [ ])

* Một Số Kiểu Th ng Dụng Trong Data Type :

+ Text : Chứa ký tự bất kỳ, chiều dài tối đa là 256 ký tự

+ Memo : Bất kỳ nội dung gì, có tối đa 64.000 ký tự

+ Number : Chứa trị số

+ Date/Time : Chứa ngày hoặc giờ

+ Currency : Tiền tệ

+ AutoNumber : Số liên tục do Access tự gán và không đổi được

+ Yes/No : Trị logic đúng (True) hoặc sai (False)

* Với mỗi cột Field Name và Data Type thường phải chỉ định thêm thuộc tính

trong thành phần quy định Field Properties gồm các thuộc tính chung (General) và thuộc tính nhập liệu (Lookup)

* Thuộc Tính Chung (General) :

- Thuộc tính Field Text gồm : + Field Size : Chiều dài tối đa cho phép nhập liệu

+ Format : Cách hiển thị số liệu (không bắt buộc)

+ Input Mask : Quy định mặt mạ (mẫu) nhập liệu (không bắt buộc)

+ Caption : Một diễn đạt khác cho Field (không bắt buộc)

+ Default Value : Giá trị mặc nhiên

+ Validation Rule : Biểu thức kiểm chứng số liệu nhập

+ Validation Text : Thông báo khi nhập số liệu không thỏa Validation Rule + Required : Nếu chọn Yes thì bắt buộc phải nhập liệu cho Field này

+ Allow Zero Length : Nếu chọn Yes, chấp nhận trị chuỗi rỗng

+ Indexed : Nếu chọn No không lập chỉ mục ; chọn Yes, Duplicate OK có chỉ

mục, cho phép trùng ; chọn Yes, No Duplicate có chỉ mục nhưng không cho phép trùng

- Thuộc Tính Field Number Gồm : + Field Size : Chọn Byte, Integer, Long Integer, Single, Double + Format : General, Currency, Standard, Fix,Percent

+ Decimal Places : Cách hiển thị số lẻ; Auto : tự động

+ Input Mask : Quy định mặt mạ (mẫu) nhập liệu (không bắt buộc)

+ Caption : Một diễn đạt khác cho Field (không bắt buộc)

+ Default Value : Giá trị mặc nhiên

+ Validation Rule : Biểu thức kiểm chứng số liệu nhập

+ Validation Text : Thông báo khi nhập số liệu không thỏa Validation Rule + Required : Nếu chọn Yes thì bắt buộc phải nhập liệu cho Field này

+ Indexed : Nếu chọn No không lập chỉ mục ; chọn Yes, Duplicate OK có chỉ

mục, cho phép trùng ; chọn Yes, No Duplicate có chỉ mục nhưng không cho phép trùng

- Thuộc Tính Field Date/Time Gồm : + Format : General Data, Long Data, nếu là ngày tháng thì chọn

dd/mm/yyyy

+ Input Mask : Quy định mặt mạ (mẫu) nhập liệu (không bắt buộc)

+ Caption : Một diễn đạt khác cho Field (không bắt buộc)

+ Default Value : Giá trị mặc nhiên

+ Validation Rule : Biểu thức kiểm chứng số liệu nhập

+ Validation Text : Thông báo khi nhập số liệu không thỏa Validation Rule + Required : Nếu chọn Yes thì bắt buộc phải nhập liệu cho Field này

+ Indexed : Nếu chọn No không lập chỉ mục ; chọn Yes, Duplicate OK có chỉ

mục, cho phép trùng ; chọn Yes, No Duplicate có chỉ mục nhưng không cho phép trùng

* Thuộc Tính Nhập Liệu (Lookup) :

Dislay Control : Textbox : Tạo điều khiển Textbox

Listbox : Tạo điều khiển dạng hộp danh sách Listbox

Combo box : tạo điều khiển hộp Combo box

+ Row Source Type : Chọn kiểu dữ liệu nguồn

- Table/Query : cho phép lấy dữ liệu từ Table/Query

- Value List : lấy dữ liệu từ danh sách nhập sẵn

+ Row Source :Chọn tên Table/Query nguồn hoặc nhập sẵn danh sách

* Tạo khóa chính cho bảng :

- Tại cửa sổ thiết kế bảng, chọn một hoặc nhiều cột làm khóa chính

- Chọn biểu tượng Primary Key hoặc nhấp chuột phải lên cột làm khóa chọn Primary Key

(Muốn xóa khóa chính bằng cách chọn khóa khác, hoặc làm lại các bước giống như lúc chọn khóa chính)

* Lưu lại cấu trúc bảng :

- Chọn nút Office Button\Save hoặc bấm còn Ctrl + S

- Sau đó nhập vào tên của Table rồi chọn OK

Lưu ý: Nếu trường hợp khi lưu bảng mà chúng ta quên chọn khóa chính, thì

Access sẽ thông báo yêu cầu chọn lựa như sau: