CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BÁO CÁO TÓM TẮT SÁNG KIẾN, CẢI TIẾN ĐỀ NGHỊ XÉT CÔNG NHẬN DANH HIỆU CHIẾN SĨ THI ĐUA CẤP HUYỆN Kính gử.
Trang 1CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BÁO CÁO TÓM TẮT SÁNG KIẾN, CẢI TIẾN ĐỀ NGHỊ XÉT CÔNG NHẬN
DANH HIỆU CHIẾN SĨ THI ĐUA CẤP HUYỆN
_
Kính gửi: Ban thi đua – Khen thưởng huyện
I SƠ LƯỢC BẢN THÂN
- Họ và tên: Hồ Thị Diễm Kiều Năm sinh: 1992
- Trình độ chuyên môn nghiệp vụ: Trung cấp Văn thư
- Chức năng nhiệm vụ được phân công: Văn thư – Thủ quỹ
- Đơn vị công tác: Trường Mẫu giáo Hưng Thạnh
II NỘI DUNG
1 Thực trạng:
Những năm trước đây ở các trường học nói chung và Trường Mẫu giáo Hưng Thạnh nói riêng chưa nhận thức được tầm quan trọng của việc lưu trữ hồ sơ, công văn đi, công văn đến nhưng hiện nay việc lưu trữ hồ sơ, công văn đi, công văn đến
đã được các cơ quan Nhà nước quan tâm hơn nên đã có nhiều văn bản quy định về việc lưu trữ, quản lý công văn đi, công văn đến nhằm giúp lãnh đạo chỉ đạo, quản
lý và điều hành công việc của cơ quan
Trong công tác quản lý hồ sơ, công văn đi, công văn đến của Trường Mẫu giáo Hưng Thạnh cũng có những quy định về chế độ tiếp nhận, xử lý, phân phối, giải quyết theo dõi giải quyết công việc, quy trình soạn thảo văn bản, khâu quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
- Thuận lợi, khó khăn:
+ Thuận lợi: Được sự quan tâm, chỉ đạo từ cấp trên nên việc lưu trữ, quản lý công văn đi, công văn đến khá tốt giúp cho việc tìm kiếm văn bản được thuận tiện Văn bản đi, văn bản đến đều do văn thư quản lý và được thực hiện theo một trình tự nhất định giúp việc lưu trữ văn bản theo đúng quy trình và những quy định đối với công tác văn thư
Trang 2+ Khó khăn:
Hồ sơ lưu trữ còn phân tán, chưa tập trung, việc chuyển giao hồ sơ lưu trữ còn chậm trễ, việc lưu trữ còn rất bề bộn nên rất khó tìm kiếm khi cần thiết và bảo quản không đảm bảo, không gọn gàng ngăn nắp
2 Tên sáng kiến và lĩnh vực áp dụng:
2.1 Tên sáng kiến kinh nghiệm: Biện pháp phân loại hồ sơ, công văn đi, công văn đến của cán bộ văn thư giúp lưu trữ tốt và tìm kiếm nhanh hồ sơ tài liệu, công văn đi và đến tại Trường Mẫu giáo Hưng Thạnh
2.2 Lĩnh vực áp dụng: Trong công tác quản lý văn thư
3 Mô tả nội dung, bản chất của sáng kiến:
Từ thực trạng nêu trên để giúp lưu trữ tốt và tìm kiếm nhanh hồ sơ tài liệu, công văn đi, công văn đến thì bản thân tôi đề ra một số giải pháp như sau:
+ Phân loại theo chủ đề:
Trong cùng một loại hồ sơ nên chia nhỏ theo từng chủ đề ví dụ như: báo cáo theo báo, kế hoạch theo kế hoạch, hướng dẫn theo hướng dẫn, quyết định theo quyết định…
+ Phân loại theo cụm:
Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm chẳng hạn như trong chủ đề báo cáo ta sẽ chia theo từng cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3, cụm 4
và các chủ đề khác cũng tương tự như vậy
+ Phân loại theo nhóm:
Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng nhóm ví dụ như: nhóm quý 1, nhóm quý 2, nhóm quý 3, nhóm quý 4
Ngoài ra còn có thể phân loại hồ sơ công văn đi, công văn đến theo các loại:
- Hồ sơ công việc: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn
đề, một sự việc, hoặc có cùng đặc trưng như: tên loại, tác giả hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị chẳng hạn như hồ sơ giáo viên dạy giỏi, hồ sơ hội thi của bé
- Hồ sơ nguyên tắc: Là tập văn bản sao các văn bản quy phạm pháp luật về
từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định, dùng để tra cứu, làm căn cứ pháp lý khi
Trang 3giải quyết công việc hàng ngày.
- Hồ sơ nhân sự: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ thể chẳng hạn hồ sơ của cô Nguyễn Thị A thì những văn bản giấy tờ có liên quan đến cô đều đưa vào cùng một hồ sơ
4 Khả năng và phạm vi áp dụng sáng kiến:
4.1 Khả năng áp dụng: Trong quản lý lưu trữ hồ sơ, công văn đi, công văn đến của văn thư
4.2 Phạm vi áp dụng: Trong phạm vi hẹp tại Trường Mẫu giáo Hưng Thạnh
5 Những lợi ích và hiệu quả mang lại khi nhân rộng sáng kiến:
- Giúp Hiệu trưởng, cán bộ quản lý giải quyết tốt các công việc, đảm bảo thời gian công việc, đem lại hiệu quả cao
- Giúp cho việc tìm kiếm hồ sơ được nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, công sức và việc giải quyết công việc được nhanh hơn đảm bảo đúng thời gian quy định
- Giúp quản lý chặt chẽ văn bản giấy tờ
- Thuận tiện cho việc tìm kiếm và tra cứu
- Giúp sắp xếp hồ sơ lưu trữ có khoa học
Trên đây là những sáng kiến, cải tiến giải pháp mới, kỹ thuật mới (gọi tắt là sáng kiến) các đề án, dự án của bản thân tôi trong năm 2014
Kính đề nghị Hội đồng xét duyệt sáng kiến xem xét, công nhận đề tài sáng kiến cấp huyện./
Thủ trưởng đơn vị
Hưng Thạnh, ngày 02 tháng 4 năm 2014
Người báo cáo