Skkn một số biện pháp thực hiện tốt công tác của tổ văn phòng ở trường mầm non 3 – phường 3 năm học 2021 2022

ĐƠN VỊ CẤP TRÊN SKKN Một số biện pháp thực hiện tốt công tác của tổ văn phòng ở trường Mầm non 3 – phường 3 năm học 2021 2022 1 I TÊN SÁNG KIẾN Một số biện pháp thực hiện tốt công tác của tổ văn phòng[.]

1

I TÊN SÁNG KIẾN: Một số biện pháp thực hiện tốt công tác của tổ văn phòng ở trường

Mầm non 3 – phường 3 năm học 2021 – 2022.

II LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI VÀ MÔ TẢ NỘI DUNG CỦA SÁNG KIẾN

1 Lý do chọn đề tài

Tổ Văn phòng là tổ có đặc thù riêng, có thể nói là hoàn toàn khác với các tổ chuyên môn khác Nhiệm vụ của tổ là đảm trách các công việc hành chính của trường; tham mưu, giúp việc cho Ban Giám hiệu Phục vụ công tác dạy và học trong nhà trường với vị trí việc làm là hỗ trợ, phục vụ giáo dục Tổ bao gồm các bộ phận như: Kế toán, Y tế, Bảo vệ, Văn thư

Tổ văn phòng trong trường mầm non được quy định tại Điều 14 Thông tư 52/2020/TT-BGDĐT Thông tư Ban hành Điều lệ Trường Mầm non do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Tổ văn phòng được giao nhiệm vụ xây dựng kế hoạch hoạt động của tổ theo tuần, tháng, năm nhằm phục vụ cho việc thực hiện các hoạt động của nhà trường về chăm sóc, dinh dưỡng; Giúp hiệu trưởng quản lý tài chính, tài sản, lưu giữ hồ sơ của nhà trường, nhà trẻ; Thực hiện bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá chất lượng, hiệu quả công việc của các thành viên trong tổ theo kế hoạch của nhà trường, nhà trẻ; Tham gia đánh giá, xếp loại các thành viên Tổ văn phòng sinh hoạt định kỳ ít nhất hai tuần một lần Từ những nội dung trên tôi nhận thấy được tầm quan trọng của tổ văn phòng

Để làm tốt công tác hỗ trợ, phục vụ, tham mưu giúp việc cho nhà trường trong năm học 2021-2022 tôi mạnh dạn nghiên cứu đề tài sáng kiến kinh nghiệm “Một số biện pháp thực hiện tốt công tác của tổ văn phòng ở trường Mầm Non 3 năm học 2021 – 2022” vì trong những năm qua bản thân tôi nhận thấy tổ văn phòng hoạt động chưa hết nội lực, còn nhiều thiếu sót, đó cũng chính là lý do tôi chọn đề tài

2 Mô tả nội dung

Hàng năm, để thuận lợi trong việc thực hiện các hoạt động hành chính, quản lý tài chính tài sản nhà trường, Hiệu trưởng nhà trường dựa trên tình hình thực tế nhân sự và năng lực của nhân viên để ban hành quyết định thành lập Tổ văn phòng và bổ nhiệm tổ trưởng

Tổ văn phòng được thành lập gồm 05 thành viên, tổ trưởng là Bà Lê Thị Ngọc Ngân - nhân

2

viên kế toán, các thành viên gồm 01 nhân viên y tế, 02 nhân viên bảo vệ, 01 nhân viên văn thư kiêm thủ quỹ Thực trạng khi bắt đầu nghiên cứu như sau:

2.1. Khảo sát thực trạng của nhà trường

(Đầu năm)

Theo dõi văn bản đi,

đến

Còn thiếu sót, có văn bản nhưng không

có số trong sổ, cuối năm chưa kết số trong sổ công văn đi

45%

Chất lượng đội ngũ Chỉ có 01 thành viên trong tổ trên

chuẩn

20%

nhưng chưa kịp thời theo quý, năm

Chưa kịp thời thực hiện công khai trên Wesite, đôi lúc nộp báo cáo công khai

về cấp trên chưa đúng thời quy định

75%

chỉ tiêu trên giao

Nhà trẻ: 18,6% Mẫu giáo:

75,5%

giáo viên dạy trẻ khuyết tật, dạy lớp ghép và trẻ có hoàn cảnh khó khăn chưa hiệu quả

65%

báo cáo, viết sổ họp chưa hoàn thiện, còn hình thức, qua loa Kế toán đôi lúc quyết toán chưa kịp thời Nhân viên y

tế đôi lúc cân đo, tính biểu đồ có phần chậm trễ Nhân viên bảo vệ chưa phát

45%

3

huy vai trò trách nhiệm, chưa quan tâm cắt tỉa cây cảnh, quét dọn sân trường

2.2 Nguyên nhân thực trạng có những thuận lợi và khó khăn như sau

Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ tôi thấy một số thuận lợi và khó khăn nên dẫn đến một số hạn chế nêu trên như sau:

a/ Thuận lợi

- Được Phòng Giáo dục và Đào tạo thành phố Vĩnh Long quan tâm chỉ đạo sâu sát kịp thời về cơ sở vật chất, chuyên môn, tổ chức triển khai tập huấn các lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ

- Được các cấp ủy Đảng, chính quyền, ban ngành đoàn thể các cấp, quần chúng nhân dân phường 3 quan tâm hỗ trợ tinh thần, vật chất như: Phối hợp tuyên truyền phòng chống suy dinh dưỡng, tuyên truyền phòng tránh các bệnh thường gặp, tuyên truyền các chế độ chính sách cho trẻ, hỗ trợ cây xanh

- Thành viên tổ văn phòng vững vàng về tư tưởng chính trị, có kinh nghiệm về chuyên môn nghiệp vụ, có tinh thần học tập và chia sẻ kinh nghiệm trong các lĩnh vực hoạt động, luôn hoàn thành nhiệm vụ

- Cha mẹ trẻ tin tưởng vào các nhân viên của nhà trường

- Nhiều năm liền trường đạt “Tập thể lao động xuất sắc”

b/ Khó khăn

- Trong tình hình dịch Covid – 19 còn diễn biến phức tạp, nhiều bậc phụ huynh còn e ngại cho trẻ đến trường, một số trẻ học được vài ngày thì nghỉ, rồi vô học lại; trường dạy học theo cấp độ dịch….nên khiến việc thu các khoản theo quy định còn chậm

- Nhân viên kế toán kiêm nhiệm công tác phổ cập giáo dục, trong quá trình điều tra thực tế có nhiều hộ gia đình cho bé nghĩ học lý do là còn dịch bệnh, đặc biệt là trẻ dưới 5 tuổi, phụ huynh thường để trẻ ở nhà cho ông bà hoặc người thân chăm sóc, và cũng vì nguyên nhân đó tỷ lệ ra lớp đầu năm học còn rất thấp

4

- Nhân viên y tế kiêm thủ kho, năm học 2021-2022 áp dụng chương trình phần mềm dinh dưỡng mới nên y tế cần phải nghiên cứu, học hỏi thêm rất nhiều mới có thể làm được phần mềm mới

- Nhân viên bảo vệ của nhà trường còn chậm trong công tác chăm sóc cây xanh, quét dọn sân trường và các sửa chữa nhỏ

- Diện tích phòng làm việc nhỏ bé, phòng kế toán và văn thư ghép chung phòng; cơ sở vật chất lưu trữ hồ sơ còn thiếu

- Hai nhân viên bảo vệ trực ca ngày và ca đêm còn chưa hiểu ý làm việc của nhau, còn nạnh nhau làm việc

- Tổ văn phòng gồm 5 thành viên: có nam có nữ, có người lớn tuổi người nhỏ tuổi, người có thâm niên vào ngành, người mới vào ngành….Nên cách thức giao tiếp cũng khác nhau, chưa hiểu ý nhau chỉ vì một lý do nhỏ…

3 Đề ra biện pháp

Từ những thuận lợi và khó khăn trên, với nhiệm vụ là tổ trưởng tổ văn phòng, bản thân tôi đề ra các biện pháp để thực hiện như sau:

- Chấp hành tốt sự phân công của cấp trên

- Xây dựng kế hoạch hoạt động của tổ theo tháng, năm nhằm phục vụ cho việc thực hiện các hoạt động của nhà trường phù hợp

- Tích cực tham mưu cho Ban Giám hiệu trong công tác hành chính, tài chính tài sản

- Nghiên cứu các văn bản kịp thời, nắm, hiểu, thực hiện, hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao

- Quản lý, lưu trữ tốt hồ sơ sổ sách theo nhiệm vụ được phân công

- Nêu cao tinh thần trách nhiệm, tự học tự bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ

- Giao tiếp, ứng xử đúng mực với đồng nghiệp, với cha mẹ trẻ, người liên hệ xin nhập học, đóng tiền học phí,

- Thường xuyên họp tổ để đóng góp nhau cùng phát triển

5

4 Xác định kết quả cần đạt

Trong năm học 2021 – 2022, tôi sẽ đề ra những biện pháp quản lý tổ văn phòng khắc phục những hạn chế còn tồn tại, phát huy những điểm mạnh đang có để hỗ trợ, phục vụ tốt nhất cho nhiệm vụ được giao và hoàn thành nhiệm vụ chung toàn trường, thực hiện đạt và vượt chỉ tiêu trên giao, tổ chức công khai các nội dung theo quy định, kịp thời làm tốt các chế độ chính sách cho cán bộ giáo viên, nhân viên và trẻ

Theo dõi công văn đi đến kịp thời, thường xuyên tự học tự bồi dưỡng để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng như chất lượng hoạt động của tổ văn phòng

Mọi người trong tổ đoàn kết hợp tác với nhau để cùng phát triển tổ văn phòng góp phần là một bộ phận không thể thiếu của nhà trường

III/ CÁC BIỆN PHÁP CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

Căn cứ vào tình hình thực tế của tổ văn phòng, những khó khăn mà tôi đã gặp phải khi làm tổ trưởng, tôi đã suy nghĩ mình phải làm sao để mỗi thành viên trong tổ văn phòng đều nhận thấy công việc của ai cũng quan trọng, không thể thiếu của nhà trường; làm thế nào để mọi người trong tổ đoàn kết lại với nhau, hiểu nhau hơn Tôi đề ra những biện pháp thực hiện như sau:

1/ Biện pháp 1: Xây dựng kế hoạch hoạt động của tổ phù hợp

Bản thân tôi là tổ trưởng, tôi căn cứ vào kế hoạch năm học của nhà trường, điều lệ trường Mầm non TT 52/2020 và tình hình thực tế của tổ để xây dựng kế hoạch hoạt động của tổ theo tháng, năm nhằm phục vụ cho việc thực hiện các hoạt động của nhà trường, giúp Hiệu trưởng quản lý tài chính, tài sản, lưu trữ hồ sơ, soạn thảo văn bản Thực hiện nhiệm vụ theo quy định hiện hành, xây dựng kế hoạch hoạt động để chỉ đạo, hướng dẫn cho tổ viên thực hiện tốt nghĩa vụ, chức năng, nhiệm vụ của mình, tham gia đánh giá xếp loại nhân viên hằng năm Họp định kỳ ít nhất 2 tuần 1 lần Có biên bản triển khai họp đầy đủ

2/ Biện pháp 2: Cùng các thành viên trong tổ đề ra các công việc cụ thể để thực hiện đạt hiệu quả cao.

Vào đầu năm học sau khi nhận được sự phân công của Hiệu trưởng, tôi đã mạnh dạn họp tổ để cùng với các thành viên đề ra những công việc cụ thể của từng người Đảm bảo

6

tính khoa học, logic, dễ hiểu, dễ làm Đồng thời tôi hướng dẫn các thành viên sắp xếp công việc nào trước thì làm trước, công việc nào làm sau Báo cáo nào cần làm nộp gấp, báo cáo nào thời gian còn dài, công việc nào cần sự phối hợp giữa các thành viên trong tổ cụ thể:

Kế toán kiêm nhân viên phổ cập

- Tham mưu với Ban giám hiệu có kế hoạch mua sắm và trang cấp tài sản theo quy định Các tài sản không còn sử dụng phải được tiến hành thanh lý theo quy định Thực hiện tốt việc kiểm kê tài sản

- Làm tốt chuyên môn nghiệp vụ: thanh quyết toán, làm các chế độ kịp thời cho cán bộ giáo viên, nhân viên theo đúng yêu cầu, theo dõi thu, chi đảm bảo niêm yết công khai theo định kỳ và quy định của Hiệu trưởng

- Quản lý văn phòng, làm các văn bản báo cáo theo yêu cầu quy định của nhà trường đảm bảo tính pháp quy; cập nhật các hồ sơ chứng từ thu chi thanh quyết toán hàng tháng, quý, năm học theo hệ thống và thời gian của từng loại hồ sơ

- Lập hồ sơ kế toán theo quy định

- Xây dựng kế hoạch và tham mưu việc thu chi ngân sách cho Hiệu trưởng, các khoản thu chi theo thoả thuận cho Ban đại diện Cha mẹ học sinh đảm bảo đúng nguyên tắc, đúng chế độ và tiết kiệm

- Phụ trách thanh toán các loại bảo hiểm cho cán bộ giáo viên, nhân viên trong nhà trường

- Chịu trách nhiệm thanh toán, quyết toán chính xác, rõ ràng các loại quỹ theo đúng luật tài chính; niêm yết báo cáo về thu chi ngân sách theo quy định

- Điều tra, cập nhật, vận động trẻ ra lớp, nhất là các bé độ tuổi khối lá

Văn thư kiêm thủ quỹ

- Quản lý, cập nhật hồ sơ cán bộ công chức, BHYT, BHXH của cán bộ giáo viên nhân viên và BHTT cho học sinh nhà trường

- Xử lý các thông tin, báo cáo thường xuyên với Hiệu trưởng về các hoạt động diễn ra trong ngày Nhận, cập nhật lưu trữ các loại công văn đi, đến kịp thời, sắp xếp khoa học và

7

chính xác Xử lý các loại công văn đảm bảo thông tin đến đúng đối tượng thực hiện và được triển khai nhanh nhất In ấn và phát hành các loại công văn nhanh chóng đúng yêu cầu biểu mẫu quy định

- Tham gia các hội đồng: thi đua khen thưởng, xét duyệt chế độ chính sách cho giáo viên, học sinh,…và các hoạt động tổ chức đoàn thể trong nhà trường

- Thực hiện các nhiệm vụ khác được nhà trường giao

- Thực hiện chế độ báo cáo đúng thời gian

Y tế kiêm Thủ kho

- Quản lý và lưu hồ sơ theo dõi sức khỏe của học sinh

- Bảo quản và cấp thuốc theo quy định

- Sơ cứu, cấp cứu ban đầu, chăm sóc sức khỏe ban đầu theo quy định của Bộ y tế; Chuyển bệnh nhân đến cơ sở y tế trong những trường hợp cần thiết

- Tham mưu với Hiệu trưởng về công tác y tế học đường và "An toàn học đường"

- Thực hiện công việc do Hiệu trưởng phân công

- Xây dựng kế hoạch hoạt động y tế cho năm học, trình lãnh đạo phê duyệt và tổ chức thực hiện

- Sơ cứu và xử lý ban đầu các bệnh thông thường, quản lý tủ thuốc và dụng cụ y tế

- Tổ chức thực hiện khám sức khoẻ định kỳ, quản lý hồ sơ sức khoẻ học sinh, giáo viên

- Tổ chức các chương trình y tế được đưa vào trường học

- Tham mưu cho lãnh đạo nhà trường:

+ Phối hợp thực hiện các yêu cầu vệ sinh học đường, vệ sinh môi trường trong nhà trường, vệ sinh an toàn thực phẩm, vệ sinh khu vực bán trú theo các quy định đã ban hành của Bộ Y tế, Bộ Giáo dục và Đào tạo, nội quy của nhà trường

+ Thực hiện công tác tuyên truyền giáo dục sức khoẻ, phòng bệnh, phòng dịch theo lịch hoạt động của trường và theo yêu cầu của y tế địa phương

-Tham gia các lớp đào tạo bồi dưỡng về y tế trường học do ngành Y tế tổ chức cùng các yêu cầu do y tế học đường cấp tỉnh, thành phố đề ra

8

- Sơ kết, tổng kết công tác y tế trường học, báo cáo thống kê y tế học đường theo quy định

- Nhập kho, xuất kho đúng quy định

Bảo vệ

- Thường trực tại cổng chính để hướng dẫn khách đến liên hệ công tác, nhắc nhở mọi người chấp hành các quy định khi đến trường

- Thường xuyên tuần tra bao quát toàn khu vực trong phạm vi quản lý của trường, ngăn chặn người ngoài vào trường khi không có yêu cầu công tác; giám sát, kiểm tra người mang tài sản của trường ra khỏi cơ quan (khi có nghi ngờ)

- Bấm chuông báo giờ theo lịch hoạt động của trường

- Trồng và chăm sóc cây kiểng của trường, cắt tỉa cây cảnh, vệ sinh sân trường, kiểm tra các thiết bị đồ dùng đồ chơi cho trẻ ngoài sân trường Làm cỏ xung quanh, quét dọn làm sạch thông thoáng môi trường

- Sửa chữa bàn ghế, cơ sở vật chất của trường nếu có hư hỏng nhỏ

- Kiểm tra ngắt, đóng điện, đèn, quạt theo quy định Bảo đảm an toàn cho CB-GV-CNV và học sinh, không cho người lạ vào trường

Kết quả: công việc của mỗi thành viên được giao đều hoàn thành tốt, mọi người chủ động được thời gian Được ban giám hiệu tin tưởng, tuyên dương

3/ Biện pháp 3: Thực hiện đầy đủ các loại hồ sơ sổ sách

Mỗi thành viên ứng mỗi chuyên môn khác nhau, nên hồ sơ sổ sách cũng khác nhau

Cụ thể:

Hồ sơ sổ sách Kế toán

Nghiên cứu và thực hiện theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp

- Bảng kê chứng từ cùng loại

- Bảng cân đối kế toán

9

- Sổ tiền mặt, sổ tiền gửi (Ngân hàng, kho bạc)

- Sổ Nhật ký sổ sái

- Sổ tài sản

- Sổ theo dõi TSCĐ-CCDC tại nơi sử dụng

- Sổ chi tiết doanh thu sản xuất kinh doanh

- Sổ chi tiết các khoản tạm thu

- Sổ chi tiết sản xuất kinh doanh dịch vụ

- Sổ chi tiết chi phí

- Sổ chi tiết doanh thu sản xuất kinh doanh dịch vụ

- Sổ theo dõi dự toán nguồn ngân sách nhà nước

- Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán năm

Chi đúng nguyên tắc có ý kiến và duyệt của Hiệu trưởng

Hồ sơ sổ sách nhiệm vụ Văn thư

- Nhận, lưu trữ công văn, cập nhật hồ sơ đúng qui định

- Thực hiện chế độ báo cáo đúng thời gian

- Sổ đăng bộ học sinh, sổ danh bạ học sinh, sổ đăng bộ giáo viên

- Hồ sơ Phổ cập giáo dục

Hồ sơ sổ sách kiêm Thủ quỹ

- Sổ theo dõi hoạt động phí

- Sổ theo dõi bán trú

- Sổ quỹ tiền mặt

- Sổ theo dõi huy động cộng đồng

- Sổ cấp phát văn phòng phẩm

- Sổ cấp phát văn hóa phẩm

10

- Sổ kho bán trú

- Sổ xuất kho bán trú

- Chi đúng nguyên tắc có ý kiến và duyệt của Hiệu trưởng

Hồ sơ sổ sách Y tế

- Kế hoạch thực hiện công tác y tế trường học

- Hồ sơ theo dõi sức khỏe của trẻ: sổ theo dõi sức khỏe, biểu đồ tăng trưởng của trẻ, kết quả khám sức khỏe của trẻ

- Sổ theo dõi chăm sóc y tế (sổ nhật ký y tế)

- Sổ cấp phát thuốc

- Sổ thanh lý thuốc hết hạn sử dụng

Kết quả: Hồ sơ sổ sách của từng thành viên được thực hiện đầy đủ đúng theo quy định

4/ Biện pháp 4: Giao tiếp ứng xử tích cực

Văn phòng là nơi có nhiều phụ huynh, người dân đến để hỏi đáp thông tin, giáo viên đến trao đổi công việc nên các ứng xử giao tiếp của nhân viên tổ văn phòng rất quan trọng

Ở mỗi cuộc họp tổ tôi luôn nhắc nhở các thành viên tuân thủ quy tắc ứng xử của nhà trường, sao cho khéo léo, đúng chuẩn mực Trong giao tiếp và ứng xử phải có thái độ lịch sự, tôn trọng đồng nghiệp và mọi người Ngôn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc; không nói tục, nói tiếng lóng, quát nạt lớn tiếng hoặc thái độ không đúng mực với người khác, với cấp trên

Giao tiếp và ứng xử với nhân dân và cha mẹ trẻ

Khi có người dân đến đăng ký cho trẻ học, hỏi các thủ tục hoặc đóng tiền:

- Trong giao tiếp và ứng xử với người dân, nhân viên phải nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng đến khi người hỏi thông suốt, hiểu rõ

- Nhân viên không được có thái độ hách dịch, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền hà khi thực hiện nhiệm vụ Không tiết lộ bí mật nhà trường, nhà nước

Giao tiếp, ứng xử với lãnh đạo, đồng nghiệp và các thành viên trong tổ