Luận văn Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán và quản lý các khoản nợ phải thu, nợ phải trả tiền hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Công trình 1 doc

Xuất phát từ những vấn đề nêu trên, đồng thời với sự đồng ý của phòngtài chính kế toán công ty, chúng tôi đã tiến hành nghiên cứu đề tài: “Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán và quản lý c

Luận văn Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán và quản lý các khoản nợ phải thu, nợ phải trả tiền hàng tại Công ty Cổ phần Đầu

tư và Xây dựng Công trình 1

Lời cảm ơn

Trong 4 năm học tập và rèn luyện tại trường đại học Nông nghiệp I tôi

đã được sự chỉ bảo dậy dỗ của các thầy cô giáo, sự động viên nhiệt tình củagia đình, bạn bè đến nay tôi đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình Quađây tôi xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu trường đại học Nông nghiệp I,các thầy cô giáo trong khoa Kinh tế và Phát triển nông thôn đã tạo điều kiệncho tôi tích luỹ kiến thức và tu dưỡng đạo đức

Tôi xin chân thành cảm ơn PGS.TS.NGƯT Nguyễn Thị Tâm - bộ môn

Kế toán đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực tập tốtnghiệp

Tôi xin chân thành cảm ơn ban giám đốc công ty Cổ phần Đầu tư vàXây dựng Công trình 1 đã tạo điều kiện cho tôi tiếp xúc với thực tế, tích luỹkinh nghiệm, hoàn thành tốt luận văn

Đồng thời tôi xin chân thành cảm ơn gia đình, bạn bè đã động viên giúp

đỡ tôi trong suốt 4 năm học

Hà Nội, ngày 16 tháng 05 năm 2007 Sinh viên

Nguyễn Xuân Thu

PHẦN I: MỞ ĐẦU

1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ

Cạnh tranh trong thương mại là tất yếu khách quan mang tính quy luậtcủa nền kinh tế thị trường Trong nền kinh tế tư bản, các cuộc cạnh tranh luônluôn diễn ra gay gắt và khốc liệt Ở nước ta, tuy đang trong giai đoạn chuyểnhướng theo nền kinh tế thị trường nhưng các cuộc cạnh tranh thương mại đã

và đang diễn ra hết sức gay gắt Cơ chế thị trường đòi hỏi mỗi doanh nghiệpphải năng động, kinh doanh phải có lãi, nếu không sẽ không thể đứng vữngtrên thương trường Một trong số những điều quyết định đến sự tồn tại và pháttriển của doanh nghiệp đó là phải tổ chức tốt các nghiệp vụ kế toán về thanhtoán, phân tích tình hình và khả năng thanh toán của chính bản thân doanhnghiệp để từ đó nắm và làm chủ được tình hình tài chính của mình, thông qua

đó có những biện pháp tích cực xử lý tình hình công nợ

Mặt khác, trong quá trình sản xuất kinh doanh (SXKD) đã phát sinhnhiều mối quan hệ kinh tế ràng buộc giữa các doanh nghiệp với nhau, giữacác doanh nghiệp với Nhà nước và trong nội bộ doanh nghiệp Các quan hệnày thể hiện sự hợp tác, đầu tư, giúp đỡ lẫn nhau giữa các tổ chức kinh tếtrong nền kinh tế thị trường Hệ thống các mối quan hệ càng lớn thì công nợphát sinh càng nhiều Nếu doanh nghiệp không giải quyết hài hoà giữa nợphải thu với nợ phải trả thì có thể dẫn đến tình trạng vốn kinh doanh bị chiếmdụng và gây mất ổn định về tài chính, giảm khả năng thanh toán Chính vì vậyviệc thanh toán và quản lý công nợ là điều kiện cần thiết để đảm bảo ổn địnhtài chính về khả năng thanh toán cho doanh nghiệp

Xuất phát từ những vấn đề nêu trên, đồng thời với sự đồng ý của phòngtài chính kế toán công ty, chúng tôi đã tiến hành nghiên cứu đề tài: “Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán và quản lý các khoản nợ phải thu, nợ phải trả tiền hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Công trình 1”

1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

1.2.1 Mục tiêu chung

Mục tiêu tổng quát của đề tài là đánh giá thực trạng các nghiệp vụ hạchtoán và quản lý một số loại công nợ của công ty, từ đó đưa ra một số kiến nghịhoàn thiện công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán và quản lý công nợ

1.2.2 Mục tiêu cụ thể

Mục tiêu cụ thể của đề tài bao gồm:

- Hệ thống hoá cơ sở lý luận và thực tiễn về công tác thanh toán vàquản lý công nợ trong doanh nghiệp

- Đánh giá thực trạng hạch toán các nghiệp vụ và quản lý các khoản nợphải thu, nợ phải trả tiền hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Côngtrình 1 trong những năm qua

- Đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán vàquản lý các khoản phải thu, các khoản phải trả tiền hàng tại công ty

1.3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

1.3.1 Đối tượng nghiên cứu

Các nghiệp vụ thanh toán và quản lý các khoản nợ phải thu, nợ phải trảtiền hàng của công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Công trình 1

PHẦN II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI

2.1 CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ THANH TOÁN

2.1.1 Khái niệm

Theo nghĩa chung nhất thì thanh toán là việc dùng tiền đề giải quyếtcác mối quan hệ về kinh tế, tài chính giữa bên phải trả và bên nhận tiền.Trong đó các mối quan hệ về mua bán, trao đổi đơn thuần không thuộc vềquản lý tài chính mà chỉ có các quan hệ về thanh toán bằng cách chấp nhận, từchối, thưởng phạt về vật chất thông qua mua bán có liên quan đến việc hìnhthành và sử dụng quỹ tiền tệ mới được coi là quan hệ tài chính

Hoạt động SXKD của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng luôn diễn ra trongmối quan hệ phổ biến với hoạt động của các doanh nghiệp khác và các cơquan quản lý của Nhà nước, mối quan hệ này tồn tại một cách khách quantrong tất cả các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp từ quá trình muasắm các loại vật tư, công cụ dụng cụ (CCDC), tài sản cố định (TSCĐ) đến quátrình thực hiện các kế hoạch sản suất và tiêu thụ sản phẩm hay cung cấp dịchvụ…một mối quan hệ kinh tế lại gắn với một quá trình thanh toán tương ứng

Vì vậy mà quan hệ thanh toán là rất đa dạng Trong nội dung đề tài này tậptrung nghiên cứu hai quan hệ thanh toán sau:

* Quan hệ thanh toán với nhà cung cấp

Mối quan hệ này được hình thành khi doanh nghiệp có nhu cầu mua vật

tư, hàng hoá, dịch vụ…nó tạo ra các mối quan hệ phải thu, phải trả với cácnhà cung ứng Quan hệ phải thu phát sinh khi doanh nghiệp đã ứng trước tiềnhàng cho nhà cung ứng, quan hệ phải trả xảy ra khi doanh nghiệp đã nhận vật

tư, hàng hoá nhưng trả tiền chậm theo thoả thuận giữa hai bên Quan hệ nàybắt đầu khi hai bên ký kết hợp đồng kinh tế và kế toán căn cứ vào hợp đồngkinh tế, hoá đơn GTGT, phiếu nhập…để thanh toán

* Quan hệ thanh toán với khách hàng

Đây là mối quan hệ phát sinh khi doanh nghiệp bán vật tư, hàng hoá,dịch vụ, tài sản thanh lý của mình theo phương thức trả trước, trả tiền ngayhoặc trả chậm Khi doanh nghiệp có khách hàng chịu sẽ phát sinh nghiệp vụthanh toán nợ phải thu, khi khách hàng ứng trước sẽ nảy sinh một khoản tiền

nó ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động của các công tác tài chính

Các doanh nghiệp để hoạt động được thì phải có các yếu tố đầu vào vìvậy nảy sinh quan hệ thanh toán với các nhà cung cấp trong việc mua NVL,CCDC…trong quá trình sản xuất nảy sinh mối quan hệ thanh toán với côngnhân viên về tiền lương, các khoản phụ cấp, trợ cấp và các khoản phải trảkhác trong nội bộ doanh nghiệp Khi sản phẩm hoàn thành được cung ứng chothị trường thì phát sinh quan hệ thanh toán với người mua và các khoản phảinộp Nhà nước

Chính vì vậy hoạt động thanh toán có ảnh hưởng rất lớn đến kết quảSXKD của doanh nghiệp Bất kỳ một khâu nào của quá trình sản xuất màcông tác thanh toán kém hiệu quả, thực hiện một cách kém hợp lý, kém khoahọc sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến toàn bộ quá trình hoạt động SXKD Do vậycông tác thanh toán một cách khoa học, hợp lý là nội dung quan trọng mà cácnhà lãnh đạo của các doanh nghiệp phải đặc biệt chú ý

2.1.3 Nhiệm vụ của hoạt động thanh toán trong quản lý tài chính doanh nghiệp

Như trên ta đã biết hoạt động thanh toán hình thành ngay từ giai đoạnđầu tiên của quá trình SXKD và kéo dài tới giai đoạn cuối cùng Nó ảnh

hưởng rất lớn đến quá trình SXKD của doanh nghiệp vì vậy đòi hỏi đội ngũlãnh đạo, bộ phận kế toán phải lưu tâm, phản ánh khoa học, hợp lý và kịpthời Hay nói một cách khác nhiệm vụ đặt ra đối với công tác hạch toán cácnghiệp vụ thanh toán bao gồm:

- Ghi chép phản ánh kịp thời các khoản nợ phải thu, phải trả với ngườibán, người mua theo từng con nợ, chủ nợ và khoản nợ

- Ghi chép, phản ánh kịp thời tình hình thanh toán các khoản nợ phảithu, phải trả đối với các khoản vay và cho vay vốn

- Ghi chép, phản ánh kịp thời tình hình thanh toán các khoản tài chínhvới ngân sách nhà nước

- Ghi chép, phản ánh kịp thời các nghiệp vụ thanh toán nội bộ doanhnghiệp, thanh toán với người lao động, với các đơn vị, tổ chức cấp trên, cấpdưới trong nội bộ…

- Quản lý và đánh giá kịp thời tình hình thực hiện kỹ thuật trong cácquan hệ thanh toán với các con nợ, chủ nợ

2.1.4 Các phương thức thanh toán

Thanh toán là điều kiện bắt buộc trong các hợp đồng kinh tế hình thành

do sự thoả thuận của hai bên Tuỳ vào từng điều kiện mà có thể áp dụng mộttrong các phương thức thanh toán sau:

a) Phương thức thanh toán bằng tiền mặt

Thanh toán bằng tiền mặt là hình thức thanh toán thông qua việc nhậphoặc xuất quỹ tiền mặt của doanh nghiệp, không qua nghiệp vụ thanh toáncủa ngân hàng

Đây là hình thức thanh toán trực tiếp các khoản mua, bán, hợp đồngthông qua việc chi trả trực tiếp bằng tiền mặt Tiền mặt được dùng có thể làđồng Việt Nam hoặc ngoại tệ

Hình thức thanh toán này thực tế chỉ phù hợp với các loại hình tronggiao dịch với số lượng nhỏ, đơn giản bởi đối với các khoản mua bán có giá trịlớn thì việc thanh toán trở nên phức tạp và không đảm bảo an toàn Hình thức

này thường được áp dụng phổ biến trong quan hệ thanh toán giữa doanhnghiệp với tư nhân không có tài khoản tiền gửi ngân hàng, giữa doanh nghiệpvới cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp khi trả lương, thưởng…hoặcgiữa doanh nghiệp với các đơn vị kinh tế khác, với cơ quan Nhà nước trongtrường hợp thanh toán với số tiền nhỏ dưới mức quy định chuyển khoản.

b) Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt

Thanh toán không dùng tiền mặt là hình thức thanh toán được tiến hànhthông qua bút toán trên tài khoản tiền gửi ngân hàng của các đơn vị, cácdoanh nghiệp Đây là hình thức thanh toán chủ yếu của các doanh nghiệptrong nền kinh tế quốc dân Nó có các hình thức sau:

* Thanh toán bằng séc:

Séc là “lệnh vô điều kiện bằng văn bản của chủ tài khoản cho ngânhàng để trích từ tài khoản của mình một số tiền nhất định để trả cho mộtngười có tên trong séc hoặc người cầm séc” Có các loại sau:

- Séc tiền mặt: là loại séc cho phép người hưởng séc được lấy tiền mặt

từ ngân hàng ra Loại séc này thường được dùng thanh toán với số tiền nhỏđược dùng thanh toán cho các đơn vị, cá nhân không có tài khoản tiền gửingân hàng

- Séc thanh toán: Là loại séc mà người hưởng thụ séc không được lấytiền mặt ra từ ngân hàng Đây là loại séc chủ yếu dùng trong quan hệ thanhtoán giữa các doanh nghiệp, đơn vị có tài khoản tiền gửi ngân hàng Séc thanhtoán bao gồm các loại sau:

+ Séc chuyển khoản: được dùng trong quan hệ thanh toán giữa các đơn

vị có cùng tài khoản tiền gửi ở cùng ngân hàng hoặc có tài khoản tiền gửi ởhai ngân hàng khác nhau nhưng có một hệ thống thanh toán bù trừ Sécchuyển khoản không có tác dụng rút tiền ra khỏi ngân hàng

+ Séc bảo chi: là một tờ séc chuyển khoản do chủ séc phát hành vàđược ngân hàng hoặc kho bạc Nhà nước đảm bảo chi trả số tiền trên séc Bênphát hành séc sau khi lập séc chuyển khoản phải đưa tờ séc đó đến ngân hàng

để xin đảm bảo chi Ngân hàng sẽ căn cứ vào số tiền ghi trên tờ séc và số dưtài khoản tiền gửi của đơn vị để đóng dấu bảo chi lên tờ séc Séc bảo chithường được dùng trong trường hợp thanh toán từng lần về hàng hoá và dịch

vụ trong trường hợp bên bán không tín nhiệm bên mua về trả tiền, không quenbiết bên mua hoặc trong trường hợp chủ tài khoản phát hành séc đang viphạm kỷ luật thanh toán

+ Séc định mức: là sổ gồm nhiều tờ séc đã được ngân hàng đóng dấubảo chi cho tất cả số tiền định mức Séc định mức có tác dụng như séc bảo chikhi thanh toán

* Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi (giấy chuyển tiền)

Uỷ nhiệm chi là lệnh của chủ tài khoản lập trên một mẫu in sẵn củangân hàng để yêu cầu ngân hàng trích một số tiền nhất định từ tài khoản củamình để trả cho người được hưởng lợi hoặc chuyển vào tài khoản khác củamình Phương thức thanh toán này được áp dụng trong các trường hợp sau:

- Thanh toán giữa các đơn vị có cùng tài khoản tiền gửi ở một ngânhàng hoặc có tài khoản tiền gửi ở hai ngân hàng khác nhau

- Thanh toán chi trả dịch vụ tiền hàng, nộp ngân sách, trả nợ, nộp cácquỹ dự trữ cấp trên, nộp tiền phạt do mình vi phạm hợp đồng kinh tế

- Xin trích tiền từ tài khoản của mình để phát hành séc bảo chi và sổ sécđịnh mức hoặc chuyển tiền đến một ngân hàng khác

- Có thể được dùng trong thanh toán theo kế hoạch, thanh toán bù trừkhi bên mua hoặc bên trả tiền được lập chứng từ thanh toán

* Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu (giấy nhờ thu)

Thanh toán uỷ nhiệm thu là phương thức yêu cầu của bên hưởng lợibằng văn bản nhờ ngân hàng bên trả tiền có tài khoản tiền gửi thu hộ số tiềnghi trên hoá đơn, có hoặc không kèm theo chứng từ hàng hoá

Hình thức thanh toán này được dùng trong trường hợp thanh toán giữacác đơn vị có cùng tài khoản tiền gửi ở một ngân hàng hoặc có tài khoản tiềngửi ở hai ngân hàng khác nhau có quan hệ thanh toán về mua bán vật tư, hàng

hoá cung ứng lao vụ dịch vụ Hình thức thanh toán này được áp dụng khi haibên mua và bán tín nhiệm lẫn nhau và khi hai bên thường xuyên giao dịchmang tích chất định kỳ theo kế hoạch.

* Thanh toán bằng thư tín dụng

Thư tín dụng là lệnh của ngân hàng bên mua đề nghị ngân hàng bênbán trả tiền cho bên bán về số lượng hàng hoá, dịch vụ, lao vụ đã cung ứngcho bên mua theo các điều kiện trong hợp đồng kinh tế và giấy mở thư tíndụng

Phương thức thanh toán này được áp dụng trong trường hợp thanh toángiữa các đơn vị có cùng tài khoản ở hai ngân hàng khác nhau Phương thứcthanh toán có độ đảm bảo an toàn cho cả người bán và người mua, tuy nhiênđòi hỏi phí giao dịch cao

* Thanh toán bằng ngân phiếu, thẻ thanh toán

Ngân phiếu là một loại giấy do ngân hàng Nhà nước Việt Nam pháthành có các mệnh giá khác nhau để thay tiền mặt trong khoảng thời gian ghitrên ngân phiếu

Thẻ thanh toán là thẻ điện tử ngân hàng cấp cho người mua để làmcông cụ thanh toán an toàn thông qua mạng điện toán ngân hàng

2.1.5 Phân loại các nghiệp vụ thanh toán

Căn cứ vào mỗi tiêu thức khác nhau chúng ta có thể chia các nghiệp vụthanh toán thành các loại khác nhau:

* Căn cứ vào đặc điểm các nghiệp vụ thanh toán có thể chia thành hai loại:

- Thanh toán các khoản phải thu bao gồm: Thu từ khách hàng, công

nhân viên, người bán, thuế Nhà nước, các khoản phải thu khác…

- Thanh toán các khoản phải trả bao gồm: Phải trả người bán, nội bộ,

Nhà nước, phải trả khác…

* Căn cứ vào thời hạn thanh toán có thể chia thành 3 loại:

- Thanh toán trả trước: là việc trả tiền trước khi giao nhận hàng một

khoảng thời gian nhất định để đảm bảo việc nhận hàng theo mong muốn.Trong trường hợp này người bán được tạo điều kiện về mặt tín dụng và đảmbảo về mặt thanh toán Còn người mua chấp nhận rủi ro trước mắt về khoảntiền vốn bỏ ra ban đầu, song được bù đắp bằng việc hưởng ưu đãi từ phíangười bán như chiết khấu thanh toán…

- Thanh toán trả ngay: Là việc trả tiền ngay khi giao hàng giữa hai bên

mua và bán Phương thức này thường chỉ áp dụng cho những trường hợp cógiá trị thanh toán nhỏ còn đối với những nghiệp vụ lớn thì ít được áp dụng

- Thanh toán trả chậm: Là việc thanh toán sau khi giao nhận hàng một

khoảng thời gian nhất định Nếu như thanh toán trả trước là hình thức ngườibán được cấp tín dụng từ phía người mua thì thanh toán trả chậm có tính chấtngược lại vì người mua được chiếm dụng vốn của người bán

* Căn cứ vào đối tượng thanh toán, các nghiệp vụ thanh toán có thể chia thành các loại sau:

- Thanh toán với nhà cung cấp: quan hệ này nảy sinh khi doanh nghiệp

tiến hành mua NVL và các yếu tố đầu vào để phục vụ cho quá trình sản xuất

và tiêu thụ

- Thanh toán với khách hàng: quan hệ thanh toán với khách hàng nảy

sinh khi doanh nghiệp tiến hành các hoạt động bán hàng cho khách hàng

- Thanh toán với ngân sách Nhà nước: Đây là quan hệ thanh toán thể

hiện nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với Nhà nước về các loại thuế do Nhànước đặt ra

- Thanh toán nội bộ: quan hệ này thường là quan hệ thanh toán giữa

các đơn vị cấp dưới với các đơn vị cấp trên hoặc giữa các đơn vị cấp dưới vớinhau về các khoản phải thu, phải trả, thanh toán với công nhân viên

Việc phân loại chi tiết các loại hình thanh toán tạo điều kiện cho các tổchức theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ thanh toán Phân loại các nghiệp vụthanh toán còn giúp cho việc tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán, hệ

thống kế toán một cách khoa học tạo điều kiện trong công tác kiểm tra giámsát và tham mưu cho các cấp lãnh đạo.

2.1.6 Nguyên tắc chung trong việc tổ chức hạch toán các nghiệp vụ thanh toán

Trong quá trình hạch toán các nghiệp vụ thanh toán, cần tôn trọng một

- Các khoản nợ phải thu, nợ phải trả liên quan đến vàng bạc đá quý phảiđược theo dõi chi tiết theo số lượng, chất lượng, quy cách và giá trị

- Cuối niên độ kế toán, số dư của các tài khoản phải thu, phải trả có gốc

là ngoại tệ phải được đánh giá theo tỷ giá thực tế (Tỷ giá mua bán thực tế bìnhquân liên ngân hàng), hoặc liên quan đến vàng bác đá quý phải được đánh giátheo giá trị trường để phản ánh giá trị thực tế của vốn kinh doanh

Các tài khoản phải thu chủ yếu có số dư bên Nợ, nhưng trong quan hệthanh toán có thể xuất hiện số dư bên Có trong trường hợp nhận tiền ứngtrước của khách hàng Ngược lại, các tài khoản phải trả chủ yếu có số dư bên

Có, nhưng trong quan hệ với từng chủ nợ thì có thể có số dư bên Nợ thể hiện

số tiền để trả trước cho người bán

2.1.7 Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ thanh toán chủ yếu tại doanh nghiệp

a) Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp

Khoản phải trả người bán là giá trị các loại vật tư, thiết bị, CCDC, hànghoá, dịch vụ… mà doanh nghiệp đã nhận của người bán hay người cung cấp

nhưng chưa thanh toán tiền hàng kể cả khoản phải trả cho người nhận thầu vềXDCB hay sữa chữa TSCĐ.

Trong quá trình hạch toán các khoản phải trả cho người bán cần tôntrọng các quy định sau đây:

- Phải chi tiết cho từng đối tượng phải trả và ghi chép theo từng lầnthanh toán

- Trường hợp mua hàng trả tiền ngay (Tiền mặt, séc hoặc đã trả quangân hàng) thì không phản ánh vào khoản phải trả cho người bán

- Mọi khoản thanh toán với người bán hay người cung cấp đều phảiđược phản ánh váo sổ sách kế toán trên cơ sở các chứng từ có liên quan đượclập theo đúng phương pháp, quy định như: Hợp đồng kinh tế, hoá đơn bánhàng, biên bản bàn giao nhận hàng, các chứng từ thanh toán tiền hàng, chứng

từ giảm giá hàng bán của bên bán, chứng từ xuất kho hàng kém, mất phẩmchất để trả lại người bán…

- Đối với các khoản phải trả người bán bằng ngoại tệ thì ngoài việc quy đổitiền đồng Việt Nam theo phương thức hạch toán thu chi ngoại tệ đang áp dụng tạidoanh nghiệp, kế toán còn phải kết hợp theo dõi cả các ngoại tệ trên sổ chi tiếttheo từng người bán có quan hệ thanh toán thường xuyên với doanh nghiệp

* Tài khoản sử dụng

Tài khoản 331 “Phải trả người bán”

Bên Nợ:

- Số tiền đã trả cho người bán hay người cung cấp và người nhận thầu

- Số tiền ứng trước cho người bán

- Số tiền người bán chấp nhận giảm giá hàng cho doanh nghiệp

- Giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trảlại người bán

- Chiết khấu thanh toán được người bán chấp thuận cho doanh nghiệptrừ vào nợ phải trả

Bên Có:

- Số tiền phải trả cho người bán vật tư, thiết bị, người cung cấp lao vụ

dịch vụ và người nhận thầu XDCB.

- Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật

tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức

Số dư bên Có:

- Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu XDCB.Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ - phản ánh số tiền đã ứng trướccho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiếtcủa từng đối tượng cụ thể

* Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh:

- Với doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ:

+ Khi mua vật tư, hàng hoá, CCDC chưa trả tiền người bán về nhậpkho, hoặc gửi đi bán thẳng không qua kho trong trường hợp hạch toán hàngtồn kho theo phương thức kê khai thường xuyên

Nợ TK 152, 153 - NVL, CDCD

Nợ TK 156, 157 - Hàng hoá, hàng gửi bán

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331 - Phải trả người bán+ Nếu mua vật tư hàng hoá chưa trả tiền cho người bán về nhập kho,hoặc gửi đi bán thẳng không qua kho trong trường hợp hạch toán hàng tồnkho theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Nợ TK 611 - Mua hàng (giá chưa có thuế)

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331)

Có TK 331 - Phải trả cho người bán + Mua TSCĐ chưa trả tiền cho người bán đưa vào sử dụng cho hoạt độngSXKD, căn cứ vào hoá đơn người bán, biên bản giao nhận TSCĐ và cácchứng từ liên quan, kế toán ghi:

Nợ TK 211, 213: Nguyên giá TSCĐ

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331: Tổng tiền thanh toán+ Trường hợp đơn vị có thực hiện đầu tư XDCB theo phương thức giaothầu, khi nhận khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao của bên nhận thầu xây lắpcăn cứ vào hợp đồng giao thầu và biên bản bàn giao, hoá đơn kế toán phản ánh:

Nợ TK 241: XDCB dở dang

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331: Tổng giá thanh toán+ Nhận dịch vụ cung cấp (chi phí vận chuyển hàng hoá, điện nước, điệnthoại, kiểm toán, tư vấn, quảng cáo, dịch vụ khác) của người bán, căn cứ vàohoá đơn, chứng từ kế toán ghi:

Nợ TK 156: Hàng hoá

Nợ TK 241: XDCB dở dang

Nợ TK 142, 242: Chi phí trả trước

Nợ TK 623, 627, 641, 642, 635, 811

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 331: Tổng giá thanh toán+ Khi thanh toán các khoản phải trả cho người bán, ghi

+ Chiết khấu thanh toán mua vật tư, hàng hoá doanh nghiệp đượchưởng do thanh toán trước thời hạn phải thanh toán, và tính trừ vào khoản nợphải trả người bán, người cung cấp ghi:

Nợ TK 331: Phải trả người bán

Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính+ Trường hợp mua vật tư hàng hoá đã nhập kho, phải trả lại do không đúngquy cách, phẩm chất được tính trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán, ghi:

Nợ TK 331: Phải trả người bán

Có TK 152, 153, 156…(Giá trị được giảm giá)

Có TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ+ Trường hợp các khoản nợ phải trả cho người bán không tìm ra chủ nợhoặc chủ nợ không đòi và được xử lý ghi tăng thu nhập khác của doanhnghiệp, ghi:

Nợ TK 331: Phải trả người bán

Có TK 711: Thu nhập khác+ Khi xác định khối lượng giá trị xây lắp phải trả cho nhà thầu phụ theohợp đồng kinh tế ký kết giữa nhà thầu chính và nhà thầu phụ, căn cứ vào hoáđơn, chứng từ, biên bản bàn giao, hợp đồng giao thầu, ghi:

Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331: Phải trả cho người bán+ Trường hợp doanh nghiệp nhận bán hàng đại lý, bán đúng giá, hưởnghoa hồng

Khi nhận hàng bán đại lý, ghi đơn bên Nợ TK 003 - Hàng hoá nhận bán

về bán hàng đại lý, ghi:

Nợ TK 331: Phải trả cho người bán

Có TK 511: Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ

Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộpKhi thanh toán tiền cho bên giao hàng đại lý, ghi:

Nợ TK 331: Phải trả cho người bán

Có TK 111, 112…

+ Khi nhận hàng uỷ thác nhập khẩu do đơn vị nhận uỷ thác giao trả,phản ánh giá trị hàng nhập khẩu uỷ thác, thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàngnhập khẩu hoặc thuế TTĐB nếu có, căn cứ vào hoá đơn xuất trả hàng của đơn

vị nhận uỷ thác nhập khẩu và các chứng từ liên quan phản ánh như sau:

Nếu đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu nộp hộ các khoản thuế (thuế nhậpkhẩu, thuế GTGT, thuế TTĐB) vào NSNN, ghi:

Nợ TK 151, 152, 156, 211, 611: Giá trị hàng nhập khẩu

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khẩu trừ

Có TK 331: Phải trả cho người bánNếu đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu làm thủ tục kê khai thuế nhưng đơn

vị uỷ thác tự nộp thuế vào NSNN thì giá trị hàng nhập khẩu được phản ánhnhư trường hợp đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu nộp hộ các khoản thuế vàoNSNN (tương tự bút toán trên) Khi nộp các khoản thuế vào NSNN, ghi:

Nợ TK 331: Phải trả cho người bán

Có TK 111, 112…

+ Phí uỷ thác nhập khẩu phải trả cho đơn vị nhận uỷ thác, căn cứ cácchứng từ liên quan, ghi:

Nợ TK 151, 152, 156, 211…

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331: Phải trả cho người bán+ Số tiền phải trả đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu các khoản chi hộ chohoạt động nhận uỷ thác nhập khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:

Nợ TK 151, 152, 156, 211…

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331: Phải trả cho người bán+ Khi trả tiền cho đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu về số tiền hàng cònlại, tiền thuế nhập khẩu, tiền thuế GTGT, thuế TTĐB (nếu nhờ đơn vị nhận

uỷ thác nộp hộ vào NSNN), phí uỷ thác nhập khẩu và các khoản chi hộ căn cứcác chứng từ liên quan, ghi:

Nợ TK 331: Phải trả cho người bán

Khi đã xuất khẩu hàng hoá, căn cứ vào các chứng từ có liên quan, ghi:

Số tiền hàng uỷ thác xuất khẩu phải thu hộ cho bên giao uỷ thác xuấtkhẩu, ghi:

Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng

Có TK 331: Phải trả cho người bánĐồng thời ghi đơn giá trị hàng đã xuất khẩu vào bên Có TK 003 - Hànghoá nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược

Thuế xuất khẩu phải nộp hộ cho bên uỷ thác xuất khẩu, ghi:

Nợ TK 331: Phải trả cho người bán

Có TK 338: Phải trả, phải nộp khácThuế TTĐB phải nộp hộ cho bên giao uỷ thác xuất khẩu, ghi:

Nợ TK 331: Phải trả cho người bán

Có TK 338: Phải trả, phải nộp khác+ Cuối niên độ kế toán, số dư các khoản phải trả cho người bán có gốcngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệliên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lậpbáo cáo tài chính và hạch toán như sau:

Nếu tỷ giá do Ngân hàng Nhà nước công bố nhỏ hơn tỷ giá phản ánhtrên sổ sách kế toán, ghi:

Nợ TK 331: Phải trả cho người bán

Có TK 413: Chênh lệch tỷ giá hối đoáiNếu tỷ giá do Ngân hàng Nhà nước công bố lớn hơn tỷ giá phản ánhtrên sổ sách kế toán, ghi:

Nợ TK 413: Chênh lệch tỷ giá hối đoái

Có TK 331: Phải trả người bán

Sơ đồ 1: Sơ đồ kế toán TK 331 đối với doanh nghiệp chịu thuế GTGT theo

phương pháp khấu trừ

- Với doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp trực tiếp

Các bút toán ghi cho tài khoản 331 là tương tự chỉ khác các bút toánghi nhận giá trị vật tư hàng hoá TSCĐ mua vào, giá trị các khoản mua chịu sửdụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh là được ghi theo tổng giáthanh toán (đã có thuế)

Sơ đồ 2: Sơ đồ kế toán TK 331 đối với doanh nghiệp chịu thuế theo phương

pháp trực tiếp

133 133

Người bán giảm giá hàng bán

Khoản nợ được xoá

Thanh toán tiền cho người bán

Dùng tiền vay thanh toán cho người bán

Mua vật tư hàng hoá chịu

Nhận công trình XDCB

b) Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng

* Nội dung và nguyên tắc hạch toán

Khoản phải thu khách hàng là giá thanh toán của các loại vật tư, sảnphẩm, hàng hóa hay dịch vụ…mà khách hàng đã nhận của doanh nghiệp,nhưng chưa thanh toán tiền hàng Thông thường việc bán hàng chưa thu tiềnchỉ phát sinh trong nghiệp vụ bán buôn hoặc bán hàng qua đại lý của doanhnghiệp Để hạn chế rủi ro trong kinh doanh, doanh nghiệp cần phải xem xét khảnăng thanh toán của khách hàng trước khi quyết định bán chịu hoặc phải có cácbiện pháp thích hợp nhằm đảm bảo thu được khoản phải thu từ khách hàng

Trong quá trình hạch toán các khoản phải thu khách hàng cần tôn trọngcác quy định sau:

- Phải chi tiết theo từng đối tượng phải thu và ghi chép theo từng lầnthanh toán

- Trường hợp bán hàng thu tiền ngay thì không phản ánh vào khoảnphải thu khách hàng

331 111,112

Người bán giảm giá hàng bán

Dùng tiền vay thanh toán cho người bán

Khoản nợ được xoá

Mua chịu TSCĐ

Mua vật tư hàng hoá chịu

Nhận dịch vụ cung cấp của người bán

- Phải tiến hành phân loại các khoản nợ phải thu thành các loại Có thểtrả đúng hạn, khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi để có căn cứ xác định

số dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý

- Mọi khoản thanh toán với khách hàng đều phải được ghi chép phảnánh vào sổ sách kế toán trên cơ sở các chứng từ có liên quan được lập theođúng phương pháp quy định như “Hoá đơn GTGT”, “Hoá đơn bán hàng”,biên bản bàn giao nhận hàng, các chứng từ thanh toán tiền hàng, phiếu nhậpkho hàng bán bị trả lại, biên bản đối chiếu công nợ, biên bản bù trừ công nợ,biên bản xoá nợ…

* Tài khoản sử dụng

Tài khoản 131 “Phải thu khách hàng”

Bên Nợ:

- Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm, hàng hóa đã giao, dịch

vụ đã cung cấp được xác định là tiêu thụ nhưng chưa thu tiền hoặc kháchhàng đã ứng trước tiền hàng

- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng

Bên Có:

- Số tiền hàng đã trả nợ

- Số tiền đã ứng trước, trả trước của khách hàng

- Tiền giảm giá cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng cókhiếu nại

- Số tiền chiết khấu thanh toán tính trừ cho người mua

- Giá trị số hàng đã bán bị người mua trả lại

Số dư bên Nợ:

- Số tiền còn phải thu khách hàng

Tài khoản này có thể có số dư bên Có - phản ánh số tiền đã nhận trướchoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng theo chi tiết của từng đốitượng cụ thể

* Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Với doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ

+ Khi bán vật tư, sản phẩm hàng hoá… cho khách hàng mà chưa thutiền, căn cứ vào chứng từ hàng bán, ghi:

Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng

Có TK 511: DT bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 333: Thuế GTGT phải nộp+ Nếu hàng đã bán cho khách hàng không phù hợp với quy cách, chấtlượng hàng hóa ghi trong hợp đồng, buộc phải giảm giá thì căn cứ vào biênbản xác nhận số tiền giảm giá cho người mua và hóa đơn hàng giảm giá đểđiều chỉnh doanh thu, thuế đầu ra, ghi:

Nợ TK 532: Giảm giá hàng bán

Nợ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp

Có TK 131: Phải thu của khách hàng+ Trường hợp hàng bán bị trả lại do không đủ tiêu chuẩn về quy cáchchủng loại, chất lượng, kế toán ghi:

Có TK 131: Phải thu của khách hàng

Có TK 515: DT hoạt động tài chính (phần tiền lãi)+ Trường hợp khách hàng thanh toán tiền hàng trước thời hạn quy định

và được hưởng chiết khấu thanh toán thì khi thu tiền của khách hàng, ghi:

Nợ TK 111, 112

Nợ TK 635: Chi phí tài chính (số chiết khấu thanh toán)

Có TK 131: Phải thu của khách hàng+ Trường hợp nhận tiền ứng trước của khách hàng theo hợp đồng bánhàng hoặc cung cấp dịch vụ, ghi:

Nợ TK 111, 112

Có TK 131: Phải thu của khách hàng+ Trường hợp khách hàng thanh toán tiền hàng theo phương thức hàngđổi hàng thì căn cứ vào giá trị vật tư, hàng hóa nhập kho do trao đổi trừ vào

số phải thu khách hàng, ghi:

Nợ TK 152, 153, 156 (611)

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 131: Phải thu của khách hàng+ Khoản chiết khấu thương mại thực tế phát sinh trong kỳ, ghi:

Nợ TK 521: Chiết khấu thương mại

Nợ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp

Có TK 111, 112,…

Có TK 131: Phải thu của khách hàng+ Nếu thực sự khách hàng không có khả năng trả nợ thì căn cứ vào biênbản xóa nợ, ghi:

Nợ TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi

Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 131: Phải thu của khách hàngĐồng thời ghi vào bên Nợ TK 004 “Nợ đòi đã xử lý” nhằm tiếp tụctheo dõi trong thời hạn quy định để có thể truy thu người mắc nợ số tiền đó

+ Khi thu được khoản nợ khó đòi đã xử lý, ghi:

Nợ TK 111, 112

Có TK 711: Thu nhập khácĐồng thời ghi vào bên Có TK 004 - theo số đã thu được

+ Phương pháp kế toán các khoản phải thu của nhà thầu đối với kháchhàng liên quan đến hợp đồng xây dựng:

◦ Trường hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toántheo tiến độ kế hoạch, khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được ước tínhmột cách đáng tin cậy, kế toán căn cứ vào chứng từ phản ánh doanh thu tươngứng với phần công việc đã hoàn thành (không phải hoá đơn) do nhà thầu tựxác định, ghi:

Nợ TK 337: Thanh toán theo tiến độ kế hoạch xây dựng

Có TK 511: DT bán hàng hoá và cung cấp dịch vụCăn cứ vào hoá đơn được lập theo tiến độ kế hoạch để phản ánh số tiềnkhách hàng phải trả theo tiến độ kế hoạch ghi trong hợp đồng, ghi:

Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng

Có TK 337: Thanh toán theo tiến độ kế hoạch

Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp

◦ Trường hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toántheo giá trị khối lượng thực hiện, khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựngđược xác định một cách tin cậy và được khách hàng xác nhận, kế toán phảilập hoá đơn trên cơ sở phần công việc đã hoàn thành được khách hàng xácnhận, căn cứ vào hoá đơn, ghi:

Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng

Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp

Có TK 511: DT bán hàng và cung cấp dịch vụ

◦ Khoản tiền thưởng thu được từ khách hàng trả phụ thêm cho nhà thầukhi thực hiện hợp đồng đạt hoặc vượt một số chỉ tiêu cụ thể đã được ghi tronghợp đồng, ghi:

Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng

Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp

Có TK 511: DT bán hàng và cung cấp dịch vụ

◦ Khoản bồi thường thu được từ khách hàng hay các bên khác để bùđắp cho các chi phí không bao gồm trong giá trị hợp đồng, ghi:

Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng

◦ Khi nhận của đơn vị uỷ thác nhập khẩu một khoản tiền mua hàng trảtrước để mở LC… căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:

Nợ TK 111, 112,…

Có TK 131: Phải thu của khách hàng

◦ Khi chuyển tiền hoặc vay ngân hàng để ký quỹ mở LC (nếu thanhtoán bằng thẻ tín dụng), căn cứ các chứng từ có liên quan, ghi:

Nợ TK 151: Hàng mua đang đi đường

Nợ TK 156: Hàng hoá (nếu hàng về nhập kho)

Có TK 331: Phải trả cho người bánTrường hợp nhận hàng của nước ngoài không nhập kho chuyển giaothẳng cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu, ghi:

Nợ TK 331: Phải trả cho người bán (chi tiết đơn vị uỷ thác nhập khẩu)

Có TK 331: Phải trả cho người bán (Chi tiết người bán nước ngoài)Thuế nhập khẩu phải nộp hộ cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu, căn cứ cácchứng từ có liên quan, ghi:

Nợ TK 151: Hàng mua đang đi đường

Nợ TK 156: Hàng hoá

Có TK 3333: Thuế xuất khẩu, nhập khẩuThuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu,căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:

Nợ TK 151: Hàng mua đang đi đường

Nợ TK 156: Hàng hoá

Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộpThuế TTĐB phải nộp hộ cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu, căn cứ cácchứng từ liên quan, ghi:

Nợ TK 151: Hàng mua đang đi đường

Nợ TK 156: Hàng hoá

Có TK 3332: Thuế TTĐB

◦ Đối với phí uỷ thác nhập khẩu và thuế GTGT tính trên phí uỷ thácnhập khẩu, căn cứ vào các hoá đơn GTGT và các chứng từ liên quan, kế toánphản ánh doanh thu phí uỷ thác nhập khẩu, ghi:

Nợ các TK 131, 111, 112,…Tổng giá thanh toán

chi hộ cho hoạt động uỷ thác nhập khẩu, phí uỷ thác nhập khẩu, căn cứ vàocác chứng từ liên quan, ghi:

Nợ TK 111, 112,…

Có TK 131: Phải thu của khách hàng

◦ Khi thanh toán hộ tiền hàng nhập khẩu với người bán cho đơn vị uỷthác nhập khẩu, căn cứ các chứng từ có liên quan, ghi:

Nợ TK 331: Phải trả cho người bán

số tiền đơn vị uỷ thác nhập khẩu đã nộp vào NSNN, ghi:

Nếu tỷ giá do Ngân hàng Nhà nước công bố lớn hơn tỷ giá đang phảnánh trên sổ sách kế toán, ghi:

Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng

Có TK 413: Chênh lệch tỷ giá hối đoáiNếu tỷ giá do Ngân hàng Nhà nước công bố nhỏ hơn tỷ giá phản ánhtrên sổ sách kế toán, ghi:

Nợ TK 413: Chênh lệch tỷ giá hối đoái

Có TK 131: Phải thu của khách hàng

Sơ đồ 3: Sơ đồ kế toán TK 131 đối với doanh nghiệp chịu thuế theo phương

pháp khấu trừ thuế

- Đối với các doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp trực tiếp

Các bút toán hạch toán cũng tương tự như doanh nghiệp tính thuế theophương pháp khấu trừ, chỉ khác các bút toán ghi nhận doanh thu hoạt độngkinh doanh, hoạt động tài chính ghi theo giá đã có thuế

Giá bán chưa thuế của hàng

đã bán bị trả lại Xoá nợ cho khách hàng

Số tiền khấu trừ CKTT Thu từ bán hàng

Sơ đồ 4: Sơ đồ kế toán TK 131 đối với doanh nghiệp chịu thuế theo phương

pháp trực tiếp

2.2 VẤN ĐỀ QUẢN LÝ CÔNG NỢ TRONG DOANH NGHIỆP

2.2.1 Khái niệm về quản lý công nợ trong doanh nghiệp

Công nợ là quan hệ tồn tại trong suốt quá trình hoạt động SXKD củabất cứ đơn vị sản xuất nào Mọi quyết định của doanh nghiệp về việc mở rộngquy mô sản xuất, chiến lược tạo sản phẩm mới hoặc thay đổi cơ cấu tài sản …đều ảnh hưởng đến công nợ

Công nợ trong doanh nghiệp bao gồm các khoản nợ phải thu và nợ phải trả.Đây là hai vấn đề trái ngược nhau nhưng chúng có quan hệ chặt chẽ, song songcùng tồn tại cùng ảnh hưởng đến trực trạng và an ninh tài chính doanh nghiệp

2.2.2 Ý nghĩa của quản lý công nợ

Việc cân đối giữa các khoản phải thu và các khoản phải trả có ý nghĩahết sức to lớn trong quá trình tồn tại của doanh nghiệp Để doanh nghiệp cómột môi trường tài chính ổn định thì việc quản lý tốt tình hình công nợ là một

Giảm giá đã có thuế của hàng đã bán bị trả lại

yêu cầu bức thiết Nếu các khoản nợ phải thu được thu hồi kịp thời, các khoản

nợ phải trả được trả đúng hạn, chính xác tiết kiệm chi phí thì sẽ đảm bảo choquá trình hoạt động SXKD diễn ra ổn định

Quản lý công nợ phải thu, phải trả góp phần xây dựng và hoàn thiệncông tác kế toán và quản trị tài chính, nó tạo môi trường vững mạnh, an toàncho doanh nghiệp Đây là tiền đề giúp cho các nhà quản trị trong nội bộ doanhnghiệp thấy được đặc trưng, đặc điểm của từng loại công nợ từ đó có kếhoạch cụ thể nhằm điều chỉnh sao cho phù hợp với tình hình thực tế…Mặtkhác căn cứ vào các loại công nợ khác nhau mà doanh nghiệp có kế hoạchvay, trả kịp thời nâng cao chất lượng thanh toán tránh chồng chéo lãng phí

Đối với nội bộ từng doanh nghiệp khác nhau tỷ lệ nợ phải thu và nợphải trả là khác nhau Tỷ lệ này phản ánh sự an toàn hay làm ăn có hiệu quảtrong quá trình hoạt động SXKD tại một thời điểm nào đó của doanh nghiệp.Ngược lại tỷ lệ này cũng phản ánh sự mất cân đối hay doanh nghiệp đang cónguy cơ phá sản Các nhà quản trị căn cứ vào tình hình công nợ để từ đó cóthể đưa ra kế hoạch chỉ đạo sản xuất hợp lý, quản lý chặt chẽ công nợ là nềntảng đưa doanh nghiệp ngày một phát triển

Với các nhà đầu tư, các đối tác liên doanh liên kết việc quan tâm đầutiên là tình hình tài chính và khả năng thanh toán của doanh nghiệp Vì vậyviệc cân đối giữa nợ phải thu, phải trả đảm bảo khả năng thanh toán là một cơhội lôi kéo các nhà đầu tư, các đối tác đầu tư vào doanh nghiệp

2.2.3 Đặc điểm quản lý công nợ

2.2.3.1 Đặc điểm quản lý công nợ phải thu

Trong quá trình tiến hành SXKD hoạt động vay mượn thường xuyêndiễn ra Doanh nghiệp đi chiếm vốn của các doanh nghiệp khác và ngược lạidoanh nghiệp cũng bị các doanh nghiệp khác chiếm dụng vốn Trong công tácquản lý công nợ thì công nợ phải thu rất quan trọng, một yêu cầu đặt ra là thuhồi nhanh và giảm các khoản nợ phát sinh quá hạn thanh toán Nợ phải thu cócác đặc điểm sau:

- Nợ phải thu là số vốn của các doanh nghiệp bị người khác chiếmdụng Vì vậy trách nhiệm của doanh nghiệp là phải thu hồi số vốn mà con nợchiếm dụng.

- Các khoản nợ phải thu gồm nhiều khoản phức tạp và có nhiều đốitượng khác nhau vì vậy đối với mỗi khoản nợ, đối tượng nợ mà doanh nghiệp

có các biện pháp áp dụng trong thanh toán và quản lý công nợ để có hiệu quảtốt nhất Với mỗi đối tượng có cách ứng xử khác nhau do tuỳ đặc điểm củakhách hàng mà phải thực hiện việc quản lý khác nhau nhưng không vượt quáhạn mức tín dụng cho phép cả về số lượng và thời gian

- Các khoản phải thu rất phức tạp bao gồm: Phải thu của khách hàng,phải thu nội bộ, tạm ứng, phải thu khác…cho nên chức năng của bộ phậnquản lý hết sức quan trọng Nếu số nợ quá lớn hoặc bị chiếm dụng quá lâu thìdoanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng thiếu vốn SXKD Các khoản phải thu cầnđược thanh toán đúng thời hạn hoặc ra hạn nợ trên cơ sở không ảnh hưởngđến kết quả SXKD của doanh nghiệp Công tác quản lý công nợ phải thu phảithực sự linh hoạt và hiệu quả với mục đích cuối cùng là đảm bảo an ninh tàichính vững chắc cho doanh nghiệp

2.2.3.2 Đặc điểm quản lý công nợ phải trả

- Nợ phải trả là khoản vốn mà doanh nghiệp đi chiếm dụng của cácdoanh nghiệp khác nhằm phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của mìnhnên nó bị hạn chế về thời gian sử dụng

- Trong khoảng thời gian doanh nghiệp dùng số vốn chiếm dụng củacác đơn vị khác phục vụ cho quá trình SXKD của mình thì doanh nghiệp phảitrả một khoản chi phí cho việc sử dụng nó Khoản chi phí này có thể do thoảthuận của hai bên hoặc dựa vào các quy định, chính sách của Nhà nước

- Nếu doanh nghiệp linh hoạt trong quá trình SXKD thì quy mô cáckhoản nợ là tương đối lớn với nhiều các chủ nợ khác nhau Việc sử dụngnguồn vốn này phục vụ cho quá trình kinh doanh thường mang lại lợi nhuậncao cho chủ doanh nghiệp Các khoản nợ phải trả hiện nay ở các doanh

nghiệp chủ yếu là vay ở ngân hàng và các kho bạc Doanh nghiệp tạo uy tíncho mình bằng cách thanh toán kịp thời theo đúng quy định Chính vì ý nghĩaquan trọng cho nên doanh nghiệp phải thường xuyên đối chiếu công nợ để có

kế hoạch chi trả, tránh nợ chồng chéo vượt quá khả năng thanh toán của mình

2.2.4 Nội dung của quản lý công nợ

2.2.4.1 Quản lý nợ phải thu

Quản lý nợ phải thu cần được tiến hành một cách cụ thể và đồng bộngay từ ban đầu Mục tiêu thống nhất của việc quản lý nợ phải thu là phải thuđược nợ Vì vậy đối với nợ phải thu đến hạn yêu cầu đặt ra là phải hoàn tấtchứng từ, hoá đơn phục vụ cho việc thanh toán, thực hiện quá trình thu nợnhằm thu hết, thu đủ số nợ Đối với các khoản phải thu phải thường xuyên tìmhiểu theo dõi, kiểm tra các khách hàng, các đối tượng có liên quan để có biệnpháp xử lý tốt trong quá trình thu hồi nợ Doanh nghiệp cần thẩm định kỹmức độ rủi ro, đánh giá kỹ ảnh hưởng của khoản nợ phải thu đối với doanhthu và lợi nhuận của doanh nghiệp

Với nhiều các khoản phải thu khác nhau thì tương ứng có các đối tượngkhác nhau vì vậy cần tập trung theo dõi các khoản nợ theo tính chất, theo đốitượng, theo thời gian để làm căn cứ hình thành kế hoạch thu hồi công nợ

- Quản lý theo đối tượng nợ: Là quản lý theo từng khách hàng thôngqua mối quan hệ mua bán Các loại khách hàng khác nhau cần có các chínhsách áp dụng khác nhau Việc phân loại theo từng đối tượng nợ giúp doanhnghiệp có sự theo dõi đánh giá tổng quát tình trạng tài chính của đơn vị, đây

là cơ sở cho các kế hoạch SXKD của doanh nghiệp

- Quản lý theo hình thức nợ: Đây là hình thức theo dõi các khoản nợphải thu theo các hình thức như: Phải thu bằng tiền, phải thu bằng hàng…hìnhthức này giúp doanh nghiệp có kế hoạch thu tiền hay thu hàng đúng kỳ hạn

- Quản lý theo thời gian: Đây là hình thức theo dõi các khoản phải thutheo thời gian ngắn hạn hoặc dài hạn Hình thức này giúp doanh nghiệp định

ra các khoản thời gian hợp lý nhất đảm bảo thu nợ theo đúng kế hoạch Đây

cũng là căn cứ quan trọng giúp doanh nghiệp có các biện pháp xử lý đối vớicác khoản nợ quá hạn.

Với các khoản nợ phải thu quá hạn doanh nghiệp cần có chính sáchkhuyến khích khách hàng trong việc trả nợ Với các khoản nợ khó đòi thì yêucầu lập kế hoạch trả nợ dần, tốt nhất nên tránh những món nợ như vậy vì nó lànguy cơ tiềm ẩn cho sự mất khả năng thanh toán

2.2.4.2 Quản lý nợ phải trả

Ngược lại với các khoản phải thu, các khoản phải trả là khoản tiền màdoanh nghiệp phải thanh toán với các đơn vị, tổ chức, cá nhân Việc quản lýcác khoản phải trả đòi hỏi doanh nghiệp phải thường xuyên lưu tâm Quản lýcác khoản phải trả phải chủ động kiểm tra đối chiếu các khoản thanh toán vớikhả năng thanh toán của đơn vị Việc chủ động thanh toán các khoản phải trảđến hạn trả là nhiệm vụ hàng đầu của doanh nghiệp

Bên cạnh thường xuyên kiểm tra đối chiếu, theo dõi thì doanh nghiệpcũng nên lựa chọn hình thức thanh toán thích hợp nhằm đảm bảo độ an toàn

và hiệu quả Việc lựa chọn hình thức thanh toán phù hợp giúp doanh nghiệptiết kiệm được thời gian, chi phí Đây là yêu cầu thiết thực gắn liền với sự antoàn hay rủi ro cho toàn doanh nghiệp Việc trả nợ phải nằm trong khả năngcho phép, trả nợ sao cho vừa đảm bảo uy tín với chủ nợ, vừa phải đảm bảochiếm dụng một phần vốn nào đó phục vụ cho quá trình SXKD

Đối với các khoản đến hạn trả doanh nghiệp phải có kế hoạch trả nợđúng thời hạn quy định, việc này sẽ làm giảm chi phí cho doanh nghiệp.Doanh nghiệp cần tránh các khoản nợ quá hạn vì nó làm giảm uy tín, mất khảnăng thanh toán, lôi kéo nhà đầu tư

Công tác thanh toán và quản lý công nợ luôn đặt ra nhiều cơ hội vàthách thức cho các doanh nghiệp Để thực hiện tốt công tác thanh toán vàquản lý hiệu quả công nợ các doanh nghiệp phải coi đây là nhiệm vụ quantrọng và lâu dài

2.2.5 Các chỉ tiêu đánh giá công tác thanh toán và quản lý công nợ

2.2.5.1 Chỉ tiêu phân tích tình hình quản lý công nợ

- Số vòng luân chuyển các khoản phải thu:

Chỉ tiêu này cho biết phần trăm vốn thực chất không tham gia vào hoạtđộng SXKD và mức độ vốn bị chiếm dụng của doanh nghiệp Tỷ lệ này ở cácdoanh nghiệp thường ở mức 15% - 20%, nếu con số này quá cao phản ánhnguồn vốn của doanh nghiệp bị doanh nghiệp khác chiếm dụng lớn Căn cứvào tỷ lệ này mà doanh nghiệp có kế hoạch thu hồi nợ để đảm bảo khả năngthanh toán

Số vòng luân chuyển

Doanh thu thuần

Số dư bình quân các khoản phải thu

Số dư bình quân các

Tổng số dư phải thu đầu kỳ + cuối kỳ

Tổng các khoản phải thu

Vòng quay khoản phải thu trong kỳVòng quay khoản phải

thu trong kỳ

Chỉ tiêu này cho biết có bao nhiêu % VLĐ thực chất được huy độngvào sản xuất và mức độ VLĐ bị chiếm dụng không có cơ hội phục vụ cho vốnhiện tại Hệ số này càng nhỏ càng tốt

2.2.5.2 Các chỉ tiêu phân tích khả năng thanh toán của doanh nghiệp

a) Hệ số khả năng thanh toán

Đây là mối quan hệ giữa tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp so vớitổng nợ phải trả

Nếu hệ số này nhỏ hơn 1 báo hiệu vốn chủ sở hữu bị mất toàn bộ, tổnggiá trị tài sản hiện có không đủ khả năng trả nợ và ngược lại nếu lớn hơn 1tình hình tài chính ổn định và khả quan

b) Hệ số thanh toán hiện hành

Hệ số này cho thấy mức độ đảm bảo thanh toán các khoản nợ củadoanh nghiệp Nếu lớn hơn 1 và càng lớn chứng tỏ doanh nghiệp có khả năngthanh toán các khoản nợ ngắn hạn trong kỳ

c) Hệ số khả năng thanh toán nhanh

Hệ số khả năng thanh toán nhanh là chỉ tiêu khắt khe hơn để đánh giá khả năng thanh toán ngay của doanh nghiệp

Tỷ lệ khoản phải thu

Hệ số khả năng thanh

Tổng TSLĐ + Đầu tư ngắn hạnTổng nợ ngắn hạn

Hệ số thanh toán nhanh =

Tổng TSLĐ - Hàng hoá tồn kho

Tổng nợ ngắn hạn

Hệ số này ≥ 1 phản ánh doanh nghiệp có khả năng thanh toán được hầuhết các khoản nợ trong cùng một thời điểm Nếu < 1 khả năng thanh toánkhông khả quan

d) Hệ số khả năng thanh toán tức thời

Đánh giá khả năng thanh toán nhanh nhất của doanh nghiệp sử dụng tàisản của mình để trả các khoản nợ ngắn hạn

Hệ số này thường ≥ 0.5 phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp

có khả quan và < 0.5 là khóa khăn, nếu lớn quá thì ứ đọng vốn Tỷ lệ này cầnlinh hoạt trong mọi tình huống

e) Khả năng thanh toán lãi tiền vay

Chỉ tiêu này phản ánh mức độ lợi nhuận của doanh nghiệp đảm bảo khảnăng thanh toán trả lãi hàng năm như thế nào, hay nói cách khác số vốn màdoanh nghiệp đi vay được sử dụng ra để xem lợi nhuận có đủ để trả các khoảnlãi vay hay không

Hệ số này cho biết doanh nghiệp có đủ nguồn tài chính để trang trải cácnhu cầu trả nợ hay không Và tỷ lệ này thường yêu cầu tối thiểu là 1 Nếu nhỏhơn 1 cho thấy doanh nghiệp đang rơi vào tình trạng mất khả năng thanh toán

Hệ số thanh toán tức thời =

Vốn bằng tiềnTổng nợ ngắn hạn

=

Lợi nhuận trước thuế + lãi vay

Lãi vay phải trả

Tỷ lệ thanh toán Lãi vay

PHẦN III: ĐẶC ĐIỂM ĐỊA BÀN NGHIÊN CỨU VÀ

PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

3.1 ĐẶC ĐIỂM ĐỊA BÀN NGHIÊN CỨU

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Tên công ty: Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Công trình 1

Tên tiếng anh: Investment and construction joint stock company no1Tên viết tắt: MCO

Một năm sau hội đồng quản trị tổng công ty xây dựng Đường Thủy đã

có công văn đề nghị và được Bộ trưởng bộ GTVT ra quyyết định số 2268/

QĐ - BGTVT ngày 06 tháng 08 năm 2003 chuyển đổi doanh nghiệp Nhànước “Công ty công trình 1” thành công ty “Công ty Cổ phần Đầu tư và Xâydựng Công trình 1” Ban đầu mới thành lập số vốn điều lệ của công ty là5.000.000.000 đồng, hiện nay số vốn điều lệ là 11.000.000.000 đồng, trong đó

số cổ phần của Nhà nước chiếm 14,98%

Biểu đồ 1: Cơ cấu vốn cổ phần của công ty

Biểu đồ thể hiện cơ cấu vốn cổ phần của

công ty

14.98%

85.02%

Vốn CP Nhà nước Vốn CP cá nhân

3.1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty

Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Công trình 1 đăng ký các ngànhnghề kinh doanh sau:

- Xây dựng các công trình giao thông trong và ngoài nước (bao gồm:cầu, đường, sân bay, bến cảng, san lấp mặt bằng)

- Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, thuỷ lợi và đường điệnđến 35KV

- Nạo vét, đào đắp công trình

- Đầu tư xây dựng các công trình: Cơ sở hạ tầng cụm dân cư, đô thị, khucông nghiệp, giao thông vận tải

- Tư vấn thiết kế, thí nghiệm vật liệu, tư vấn đầu tư, tư vấn giám sát cáccông trình không do công ty thi công

- Khai thác, kinh doanh đá, sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng, cấukiện thép, cấu kiện bê tông đúc sẵn, bê tông nhựa

- Xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị, hàng hoá, dịch vụ du lịch, khách sạn,vui chơi giải trí

- Sửa chữa xe máy, thiết bị thi công, gia công cơ khí

- Kinh doanh bất động sản

- Vận tải hành khách, hàng hóa

Là một doanh nghiệp đăng ký kinh doanh với nhiều ngành nghề đa dạngnhưng doanh nghiệp chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực xây lắp các công trình

giao thông, vì vậy thời gian hoàn thành công việc thường kéo dài, thời điểmtính giá thành vì vậy thường không trùng với kỳ báo cáo, giá bán của sảnphẩm xây lắp thường được xác định trước khi tiến hành sản xuất Hình thứcthanh toán đối với các công trình, hạng mục công trình thường là trả tiền dầntheo từng khối lượng hoàn thành, theo quý hoặc tháng thông qua hệ thốngngân hàng Với năng lực hiện tại công ty tự tìm kiếm những hợp đồng kinhdoanh cho mình ở trong cũng như ngoài nước, công ty được trực tiếp xuấtnhập khẩu theo yêu cầu hoạt động kinh doanh phù hợp với pháp luật ViệtNam và thông lệ quốc tế.

3.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý

Trong những năm qua, đặc biệt là sau khi cổ phần hóa doanh nghiệp thì

cơ cấu tổ chức bộ máy nhân sự của công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựngCông trình 1 được thực hiện trên nguyên tắc gọn nhẹ, hiệu quả, tiện cho việcquản lý, phù hợp với các quy định của pháp luật Việt Nam và điều lệ hoạtđộng của công ty Hiện nay cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty như sau:

SƠ ĐỒ 5: CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY

Kế toán

Phòng

kỹ thuật

dự án

Phòng vật tư thiết bị

Phòng thiết kế

Xí nghiệp xây dựng

số 2

Xưởng sửa chữa thiết

bị Vinh

Các công trường

- Đội sản xuất

Phòng thí nghiệm