Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Văn Bản Và Điều Hành Tại Sở Kế Hoạch Và Đầu Tư Tỉnh Thái Nguyên.docx

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ KINH TẾ SỐ CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TẠI SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH THÁI[.]

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ KINH TẾ SỐ

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC HÌNH VẼ

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP 2

1.1 Giới thiệu chung về SKHVĐTTTN 2

1.2 Thông tin chi tiết của SKHVĐTTTN 3

1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của SKHVĐTTTN 3

1.2.2 Cơ cấu bộ máy tổ chức của SKHVĐTTTN 4

1.2.3.  Vai trò, chức năng và nhiệm vụ 5

1.3 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong HĐQL 6

1.3.1 Trang thiết bị phần cứng của SKHVDTTTN 6

1.3.2 Công nghệ phần mềm của SKHVĐTTTN 6

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 7

2.1 Tổng quan về HTTT 7

2.1.1 Khái niệm của HTTT 7

2.1.2 Vai trò và nhiệm vụ của HTTT trong tổ chức 9

2.1.3 Mô hình biểu diễn HTTT 10

2.2 Tổng quan về HTTTQL 10

2.2.1 Khái niệm HTTTQL 10

2.2.2 Tổng quan về phân tích, thiết kế HTTTQL 11

2.2.3 Vòng đời của HTTTQL 17

2.2.4 Khái quát về nghiệp vụ quản lý văn bản 18

2.2.5 Các đối tượng tham gia quản lý và xử lý văn bản 19

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HTTTQL VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TẠI SKHVĐTTTN 20

3.1 Mô tả bài toán 20

3.2 Thiết kế chức năng 20

3.3 Sơ đồ IFD 26

3.4 Các yêu cầu của HTXLVB và trợ giúp điều hành, xử lý CVHC 30

3.4.1 Yêu cầu chung 30

3.4.2 Yêu cầu đối với chương trình 32

3.4.3 Mô hình tổng thể hệ thống 32

3.5 Phân tích hệ thống về xử lý 34

3.5.1 Sơ đồ ngữ cảnh (CD) 34

3.5.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) 36

3.6 Thiết kế dữ liệu HTTT 45

3.6.1 Thiết kế các bảng CSDL 45

3.7 Thiết kế giải thuật 57

3.8 Thiết kế giao diện 61

KẾT LUẬN 67

TÀI LIỆU THAM KHẢO 68

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1.1: Danh sách thiết bị phần cứng của Sở kế hoạch và đầu tư 6

Bảng 3.1: Các thuộc tính của bảng Người dùng 45

Bảng 3.2: Các thuộc tính của bảng Đơn vị 46

Bảng 3.3: Các thuộc tính của bảng Công văn 46

Bảng 3.4: Các thuộc tính của bảng Công văn – Đơn vị 47

Bảng 3.5: Các thuộc tính của bảng Công văn người dùng 47

Bảng 3.6: Các thuộc tính của bảng Chức danh 48

Bảng 3.7: Các thuộc tính của bảng Công văn xử lý 49

Bảng 3.8: Các thuộc tính của bảng Lịch sử công văn 50

Bảng 3.9: Các thuộc tính của bảng Loại công văn 50

Bảng 3.11: Các thuộc tính của bảng Vị trí lưu trữ 51

Bảng 3.12: Các thuộc tính của bảng Trình ký 52

Bảng 3.13: Các thuộc tính của bảng Hình thức công văn 53

Bảng 3.14: Các thuộc tính của bảng Báo cáo tuần 54

Bảng 3.15: Các thuộc tính của bảng Báo cáo nhắc nhở 55

Hình 3.32 :Sơ đồ quan hệ thực thể của Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Thái Nguyên 56

4 SKHVĐTTTN Sở kế hoạch & đầu tư tỉnh Thái Nguyên

5 QLLTVB Quản lý lưu trữ văn bản

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 1.1: Giới thiệu chung về Sở kế hoạch & đầu tư tỉnh Thái Nguyên 2

Hình 1.2: Lịch sử hình thành và phát triển của SKHVĐTTTN 3

Hình 1.3: Cơ cấu bộ máy tổ chức của Sở kế hoạch & đầu tư tỉnh Thái Nguyên 4

Hình 1.4: Vai trò, chức năng và nhiệm vụ Sở kế hoạch & đầu tư tỉnh Thái Nguyên 5 Hình 2.1: Quy trình xử lý thông tin 7

Hình 2.2: Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT 8

Hình 2.3: Vai trò của HTTT trong tổ chức 9

Hình 2.5: Phân loại của HTTT 10

Hình 2.6: Quy trình phân tích, thiết kế HTTTQL 11

Hình 2.7: Phương pháp phân tích và thiết kế HTTT 12

Hình 2.8: Các phương pháp thiết kế 12

Hình 2.9: Mô hình thực thể liên kết 13

Hình 2.10: Các kiểu liên kết 14

Hình 2.11: Các kiểu thuộc tính 15

Hình 2.12: Các bước xây dựng mô hình thực thể liên kết của HT 16

Hình 2.13: Các pha cơ bản phát triển phần mềm 17

Hình 2.14: Các loại văn bản chính trong một đơn vị 18

Hình 2.15: Một số loại văn bản khác 19

Hình 2.16: Các đối tượng tham gia quản lý và xử lý văn bản 20

Hình 3.1: Xây dựng hệ thống phân tích, thiết kế 20

Hình 3.2:Các chức năng chính của HT 21

Hình 3.3: Chức năng quản lý văn bản 21

Hình 3.4: Sơ đồ phân rã chức năng của hệ thống Quản lý thông tin điều hành tác nghiệp 23

Hình 3.5: Sơ đồ Quản lý văn bản đến 24

Hình 3.6: Sơ đồ Quản lý văn bản đi 24

Hình 3.7: Sơ đồ Quản lý văn bản nội bộ 24

Hình 3.8: Sơ đồ Quản lý văn bản trình 25

Hình 3.9: Sơ đồ Quản lý Nhắc việc, Báo cáo nhắc nhở công việc 25

Hình 3.10: Sơ đồ Quản lý lưu trữ văn bản 26

Hình 3.11:Quy trình nghiệp vụ xử lý văn bản đến cấp Sở 26

Hình 3.12: Quy trình nghiệp vụ xử văn bản đến cấp phòng ban của Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Thái Nguyên 27

Hình 3.13: Các sự kiện thường gặp 27

Hình 3.14: Các loại văn bản đi 28

Hình 3.15: Một số đặc thù cần chú ý 28

Hình 3.16: Quy trình nghiệp vụ xử lý văn bản đi cấp sở 29

Hình 3.17: Quy trình nghiệp vụ xử lý văn bản đi (thừa lệnh giám đốc Sở) 29

Hình 3.18: Sơ đồ một sô công việc khi áp dụng công nghệ hỗ trợ xử lý 31

Hình 3.19: Sơ đồ các yêu cầu chương trình cần đáp ứng 32

Hình 3.20: Mô hình tổng thể hệ thống Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Thái Nguyên 33

Hình 3.21: DFD mức ngữ cảnh của Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Thái Nguyên 34

Hình 3.22: DFD mức ngữ cảnh của Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Thái Nguyên 35

Hình 3.23: Sơ đồ DFD quản lý của Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Thái Nguyên 36

Hình 3.24: DFD chức năng Quản lý văn bản đến Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Thái Nguyên 37

Hình 3.25: DFD chức năng quản lý văn bản đi của Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Thái Nguyên 38

Hình 3.26: DFD chức năng quản lý văn bản nội bộ của Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Thái Nguyên 39

Hình 3.27: DFD chức năng quản lý văn bản trình của Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Thái Nguyên 40

Hình 3.28: DFD chức năng quản lý lưu trữ văn bản của Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Thái Nguyên 41

Hình 3.30: DFD chức năng quản lý báo cáo nhắc việc của Sở kế hoạch và đầu tư

tỉnh Thái Nguyên 43

Hình 3.31: DFD chức năng Quản lý hệ thống của Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Thái Nguyên 44

Bảng 3.10: Các thuộc tính của bảng Vị trí công văn 51

Hình 3.33:Thuật toán đăng nhập của Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Thái Nguyên 57

Hình 3.34: Thuật toán nhập dữ liệu Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Thái Nguyên 58

Hình 3.35: Thuật toán tìm kiếm của Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Thái Nguyên 59

Hình 3.36: Thuật toán lập báo cáo của Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Thái Nguyên 60

Hình 3.37: Giao diện trang đăng nhập của Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Thái Nguyên .61

Hình 3.38: Giao diện trang chủ của Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Thái Nguyên 62

Hình 3.39: Giao diện Cập nhật thông tin văn bản đến của Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Thái Nguyên 63

Hình 3.40: Giao diện trang tạo mới và phân phối văn bản nội bộ 64

Hình 3.41:Giao diện trang tạo văn bản trình ký của Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Thái Nguyên 65

Hình 3.43: Giao diện trang quản trị nhóm quyền của Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Thái Nguyên 66

LỜI NÓI ĐẦU

Thời gian gần đây, các đơn vị hành chính công thực hiện chủ trương, chínhsách của Đảng và Nhà nước về việc cải cách thủ tục hành chính Rất nhiều giải phápđược đưa ra với hy vọng và mục tiêu cải thiện môi trường kinh doanh và tạo điềukhiên thuận lợi hơn cho các doanh nghiệp Bên cạnh những cải cách về mặt cơ họcnhư cắt giảm các điều kiên, điều luật, thủ tục, thì số hóa các thông tin là vấn đềquan trọng trong các Bộ, ban, ngành Các hệ thống hóa đơn điện tử, kê khai thuếtrực tuyến, đăng ký làm thủ tục trực tuyến,… xuất hiện rất nhiều làm giảm gánhnặng và áp lực cho các cơ quan chức năng

Tuy nhiên, để nâng cao hiệu quả về hoạt động cũng như giảm thiểu thời gianmột cách tối đa, thì bên cạnh việc tiếp xúc đối ngoại trực tuyến, các thủ tục nội bộcũng cần được số hóa Tại Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Thái Nguyên (viết tắt: Sở

KH & ĐT), trong những năm qua, các thủ tục hành chính vẫn còn xử lý rườm rà Hệthống văn bản lưu trữ cực rất nhiều Theo thống kê nội bộ, lượng văn bản tại Sở mỗinăm tăng 20%, dẫn đến việc quá tải trong lưu giữ thông tin cơ học

Vì vây, tác giả lựa chọn đề tài: “Phân tích thiết kế Hệ thống thông tin quản lývăn bản và điều hành tại Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Thái Nguyên”

Kết cấu đề tài chia thành 3 phần, ngoài lời mở đầu và kết luận, trong đó:

- Chương 1: Giới thiệu tổng quan về Sở KH & ĐT tỉnh Thái Nguyên

- Chương 2: Giới thiệu lý thuyết chung về Hệ thống thông tin quản lý và hệthống văn bản tại Sở

- Chương 3: Phân tích và thiết kế hệ thống

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP1.1 Giới thiệu chung về Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Thái Nguyên

Hình 1.1: Giới thiệu chung về Sở kế hoạch & đầu tư tỉnh Thái Nguyên

1.2 Thông tin chi tiết của SKHVĐTTTN

1.2.1 Lịch sử hình

Hình 1.2: Lịch sử hình thành và phát triển của SKHVĐTTTN

1.2.2 Cơ cấu bộ máy tổ chức của SKHVĐTTTN

Hình 1.3: Cơ cấu bộ máy tổ chức của Sở kế hoạch & đầu tư tỉnh Thái Nguyên

1.2.3.  Vai trò, chức năng và nhiệm vụ

Hình 1.4: Vai trò, chức năng và nhiệm vụ của Sở kế hoạch & đầu tư tỉnh Thái

1.3 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong HĐQL

1.3.1 Trang thiết bị phần cứng của SKHVĐTTTN

Sở có trang thiết bị tại công ty đươc trang bị tương đối đầy đủ Hiện nay có 50máy tính cây, 20 máy tính xách tay và 1 máy chủ, tất cả đều cài đặt hệ điều hànhwindow 7 trở lên, và đều được kết nối với mạng internet Ngoài ra, sở còn trang bịthêm các thiết bị như: máy in, máy chiếu, camera, điện thoại di động

Bảng 1.1: Danh sách thiết bị phần cứng của Sở kế hoạch và đầu tư

1.3.2 Công nghệ phần mềm của SKHVĐTTTN

Tất cả đội ngũ nhân viên đều có trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm, đềuđược đào tạo một cách bài bản, và có kinh nghiệm sử dụng các công nghệ tiên tiến

- Công nghệ: Microsoft

- Hệ điều hành: Microsoft Windows Server

- Các phần mềm quản trị dự án: Microsoft Project, Trello

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

2.1 Tổng quan về Hệ thống thông tin

2.1.1 Khái niệm của Hệ thống thông tin

Thông tin: là tri thức về các đối tượng, là ý nghĩa của dữ liệu được rút ra từ

dữ liệu thông qua quá trình xử lý, mang lại hiểu biết cho con người

Quy trình XLTT:

Hình 2.1: Quy trình xử lý thông tin

Hệ thống: là một tập hợp gồm nhiều phẩn tử tương tác, có các mối quan hệ

ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung thông quachấp thuận đầu vào, biến đổi có tổ chức để tạo kết quả đầu ra

Hệ thống thông tin: là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để thu thập,

xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức Hệ thống thông tin có thể là thủcông nếu dựa vào các công cụ như giấy, bút Hệ thống thông tin hiện đại là hệthống tự động hóa dựa vào máy tính (phần cứng, phần mềm) và các công nghệthông tin khác

Sự cần thiết của Hệ thống thông tin:

- CNTT có thể giúp mọi cơ quan và tổ chức cải thiện năng suất của các quy

trình nghiệp vụ quản lý, quản trị- quyết định qua đó tăng cường năng lực cạnh tranhcủa tổ chức

- Những hệ thống trên nền tảng Internet đã trở nên rất phổ biến và dễ dàng cho

việc quản lý và quản trị trong toàn cầu hiện nay

- CNTT ngày càng trở nên quan trọng với các cơ quan, tổ chức

2.1.2 Vai trò và nhiệm vụ của HTTT trong tổ chức

Chức năng của hệ thống thông tin

HTTT là hệ thống thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho việc ra quyết định,kiểm soát Cung cấp cho hệ quyết định tất cả thông tin cần thiết trong quá trình raquyết định (các thông tin xuất phát từ môi trường hoặc từ hệ tác nghiệp)

Vai trò của HTTT

2.1.3 Mô hình biểu diễn HTTT

Hình 2.4: Mô hình biểu diễn HTTT

2.2 Tổng quan về Hệ thống thông tin quản lý

2.2.1 Khái niệm HTTTQL

Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổchức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo, làm cácquyết định quản lý trên cơ sở các quy trình và thủ tục cho trước Hệ thống sử dụngcác dữ liệu từ hệ xử lý giao dịch và tạo ra các báo cáo định kỳ hay theo yêu cầu

Hình 2.5: Phân loại của HTTT

2.2.2 Tổng quan về phân tích, thiết kế Hệ thống thông tin quản lý

a.Quy trình phân tích, thiết kế HTTTQL

Hình 2.6: Quy trình phân tích, thiết kế HTTTQL

Từ trước đến nay, có ba phương pháp phân tích và thiết kế HTTT gồm:

Hình 2.7: Phương pháp phân tích và thiết kế HTTT

Các hoạt động của phương pháp thiết kế ( gồm 9 hoạt động):

Hình 2.8: Các phương pháp thiết kế

Để tiến hành phân tích thiết kế hệ thống theo phương pháp có cấu trúc, ngườiPTTK hệ thống có thể chọn một trong hai hướng là hướng chức năng và hướng đốitượng để triển khai dự án của mình Với mỗi phương pháp đều có những ưu điểm vànhược điểm riêng Vì vậy trong bài khóa luận này, em xin được trình bày về các môhình sử dụng trong PTTK HTTT theo hướng chức năng như: mô hình BFD, DFD,

ER , mô hình quan hệ

Mô hình thực thể liên kết:

Hình 2.9: Mô hình thực thể liên kết

Hình 2.11: Các kiểu thuộc tính

Các bước xây dựng mô hình thực thể liên kết của HT:

Hình 2.12: Các bước xây dựng mô hình thực thể liên kết của HT

Mô hình quan hệ:

- Quan hệ Mô hình CSDL quan hệ hay ngắn gọn là mô hình quan hệ được

E.F.Codd phát triển vào đầu những năm 1970 Mô hình này được thiết lập trên cơ

sở lý thuyết tập hợp nên nó rất dễ hiểu và được sử dụng rất rộng rãi trong việc tổchức dữ liệu cho các hệ thống

- Các thành phần trong mô hình quan hệ gồm: Các quan hệ - các bộ - các

thuộc tính Tương ứng với các thành phần trong mô hình thực thể liên kết là: Cácthực thể – các thể hiện của thực thể – các thuộc tính Mô hình thực thể liên kết =>

Mô hình quan hệ => Các bảng trong hệ quản trị CSDL

Quan hệ: là một tập hợp con của tích Đề - Các của một hay nhiều miền Như vậy

miền quan hệ là vô hạn Luôn luôn giả thiết rằng, quan hệ là một tập hữu hạn

2.2.3 Vòng đời của Hệ thống thông tin quản lý

Khái quát vòng đời phát triển HTTTQL

Có các pha cơ bản sau:

Hình 2.13: Các pha cơ bản phát triển phần mềm

Bên cạnh đó, thường có hai quá trình không thể thiếu trong vòng đời phát triểnsản phẩm đó là viết tài liệu và kiểm thử Các quá trình này luôn tồn tại và được tiếnhành đồng thời với nhau trong quá trình phát triển phần mềm Hiện này có rất nhiều

mô hình để mô tả một vòng đời phát triển của phần mềm nhưng hai mô hình phổ

2.2.4 Khái quát về nghiệp vụ quản lý văn bản

Trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ Quản lý và hoạt động tác nghiệp, cácđơn vị hành chính , các tổ chức trao đổi thông tin thông qua hình thức gửi/nhận vănbản chính thức có chữ ký của người lãnh đạo có trách nhiệm và được đóng dấu Phầnlớn các thông tin trao đổi này được gọi là văn bản, phần còn lại được gọi với tên làcác báo cáo Trong phạm vi đề tài này danh từ văn bản được sử dụng để gọi chungcác văn bản, báo cáo

Có thể chia các văn bản liên quan đến một đơn vị cụ thể thành ba loại chính:

Hình 2.14: Các loại văn bản chính trong một đơn vị

Bên cạnh đó chia nhỏ các loại văn bản có các loại như sau:

Hình 2.15: Một số loại văn bản khác

2.2.5 Các đối tượng tham gia quản lý và xử lý văn bản

Hình 2.16: Các đối tượng tham gia quản lý và xử lý văn bản

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HTTTQL VĂN BẢN

VÀ ĐIỀU HÀNH TẠI SKHVĐTTTN

3.1 Mô tả bài toán

Xây dựng hệ thống phân tích, thiết kế

Hình 3.1: Xây dựng hệ thống phân tích, thiết kế 3.2 Thiết kế chức năng

Thiết kế chức năng của hệ thống

Qua quá trình khảo sát các yêu cầu nghiệp vụ của SKHVĐTTTN, có thể đưa

ra các chức năng chính của HT bao gồm:

Quản lý Thông báo giao ban, báo cáo tuần

Chức năng này thực hiện tạo thông báo giao ban, lập báo cáo tuần và tổng hợpbáo cáo tuần để sử dụng cho cuộc họp giao ban Sau cuộc họp, Tổ thư ký sẽ tạo lậpThông báo giao ban và gửi cho các phòng ban và lãnh đạo Sở Lãnh đạo các đơn vị

có thể góp ý kiến về thông báo giao ban để cho Tổ thư ký xem xét, sửa chữa và trảlời sau đó gửi lại cho các đơn vị Vào cuối tuần, các phòng ban tạo lập Báo cáo tuần

và gửi Tổ thư ký Tổ thư ký sẽ tổng hợp và gửi cho lãnh đạo Sở để báo cáo tìnhhình công việc của các phòng ban Báo cáo tuần sẽ được sử dụng trong cuộc họpgiao ban đầu tuần của Sở

Quản lý Hệ thống

Người quản lý hệ thống sẽ tạo bộ dữ liệu trên hệ thống bao gồm các chươngtrình, người sử dụng và chức năng phân quyền cho mọi người khi tham gia vào hệthống

Sơ đồ phân rã chức năng của hệ thống Quản lý thông tin điều hành tác nghiệpcủa SKHVĐTTTN :

Biểu đồ phân cấp chức năng con

- QLVB trình

Hình 3.8: Sơ đồ Quản lý văn bản trình

- Quản lý Nhắc việc, Báo cáo nhắc nhở công việc

Hình 3.9: Sơ đồ Quản lý Nhắc việc, Báo cáo nhắc nhở công việc

- QLLT văn bản

Hình 3.10: Sơ đồ Quản lý lưu trữ văn bản

3.3 Sơ đồ luồng thông tin IFD

Đối với một văn bản đến, quá trình nhận, xử lý và hồi báo tạo lên một luồngthông tin được mô tả như sau:

Hình 3.11: Quy trình nghiệp vụ xử lý văn bản đến cấp Sở

Hình 3.12: Quy trình nghiệp vụ xử văn bản đến cấp phòng ban của Sở kế

hoạch và đầu tư tỉnh Thái Nguyên

Sau khi đã giao cho các chuyên viên xử lý các văn bản, người lãnh đạo cầnphải theo dõi quá trình xử lý văn bản Công việc này rất cần thiết vì thông thườngngười lãnh đạo cần phải biết những sự kiện sau đây:

Hình 3.13: Các sự kiện thường gặp Văn bản đi (nội bộ hoặc gửi các đơn vị bên ngoài)

Văn bản đi có 2 dạng:

Hình 3.14: Các loại văn bản đi

Về cơ bản việc QLVB đi cũng giống văn bản đến, ngoài một số đặc thù cầnchú ý như sau:

Hình 3.15: Một số đặc thù cần chú ý

Các yêu cầu quản lý đối QLVB đi cũng giống như đối với QLVB đến Việc xử

lý có sự khác nhau nhất định giữa văn bản đi cấp Sở và văn bản đi thừa lệnh giámđốc Sở

Quy trình xử lý văn bản đi cấp Sở (tuân theo qui trình trình ký) được mô tảnhư sau:

Hình 3.16: Quy trình nghiệp vụ xử lý văn bản đi cấp sở

Đối với văn bản ký thừa lệnh, lãnh đạo của Sở đồng ý về mặt chủ trương việcban hành văn bản, ủy quyền cho lãnh đạo đơn vị chức năng ký ban hành văn bản.Qui trình được mô tả như sau:

3.4 Các yêu cầu của Hệ thống xử lý văn bẩn và trợ giúp điều hành, xử lý công văn hành chính

3.4.1 Yêu cầu chung

Như vậy vấn đề quản lý văn bản giấy tờ liên quan đến các đối tượng cần quản

lý sau đây:

 Quản lý văn bản đến và đi Văn bản, giấy tờ đến từ các đơn vị bên ngoài gửitới đơn vị và văn bản đi gửi cho các bộ phận của đơn vị và các đơn vị bên ngoài cóliên quan,

 Quản lý các báo cáo Nếu hiểu theo nghĩa quản lý hành chính thì quy trìnhquản lý các báo cáo cũng giống như đối với quản lý văn bản đến/đi, nhưng có mộtđiểm khác biệt quan trọng là các báo cáo thường có một phần dữ liệu số cần phảighi lại trong một CSDL riêng phục vụ cho các tính toán, đặc biệt là các tính toánthống kê Đối với các báo cáo cần chú ý đến chu kỳ nhận, gửi và số liệu cần đượclưu lại ở một CSDL số để so sánh với các năm khác nhau Ngoài ra các báo cáocũng được hiểu như các văn bản đến/đi

 Quản lý các đơn vị, cá nhân tham gia vào hệ thống Các bộ phận trong đơn vị

và các đơn vị bên ngoài có thể tham gia vào hệ thống Như chúng ta đã nói đến ởphần trên, trong vấn đề quản lý văn bản, ngoài đối tượng văn bản chúng ta còn phảiquan tâm đến đối tượng các đơn vị, các cá nhân tham gia vào hệ thống Các đơn vị

và các cá nhân tham gia vào chương trình cũng như các văn bản cần quản lý và cácmối tương quan tạo thành bài toán mà chúng ta cần giải quyết

 Quản lý số liệu trong các báo cáo Các báo cáo hầu hết có phần số liệu sốkèm theo cần phải tách ra quản lý riêng để phục vụ cho các mục đích điều hành tácnghiệp khác nhau Ngoài việc quản lý nguyên bản của các báo cáo như là một vănbản, các số liệu từ các báo cáo cần được lưu lại trong một CSDL số để phục vụ chonhiều mục đích khai thác khác nhau Phần dữ liệu số gắn với các số liệu báo cáotheo các chuẩn, theo các chỉ tiêu

Chú ý rằng việc quản lý văn bản có bao gồm cả quản lý bản gốc và phiên bảntóm tắt trên máy tính