Bài Tập Lớn - Kế Toán Ngân Hàng- Chủ Đề - Tìm Hiểu Thực Tế Mô Hình Tổ Chức Bộ Máy Kế Toán Của Một Ngân Hàng Thương Mại

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA NGÂN HÀNG BÀI TẬP LỚN MÔN KẾ TOÁN NGÂN HÀNG I NHÓM 15 Chủ đề TÌM HIỂU THỰC TẾ MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA MỘT NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI Giáo viên[.]

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

- 1 -

MỤC LỤC

I BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA PHÁP NHÂN TỔ CHỨC TÍN DỤNG VÀ BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI

CÁC CHI NHÁNH NGÂN HÀNG 2

1 Các mô hình tổ chức bộ máy kế toán của pháp nhân tổ chức tín dụng 2

1.1 Tổ chức bộ máy kế toán tập trung 2

1.2 Tổ chức bộ máy kế toán phân tán 3

1.3 Mô hình tổ chức vừa tập trung, vừa phân tán 4

2 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại chi nhánh ngân hàng (tại đơn vị kế toán cơ sở: phòng kế toán) 5

2.1 Mô hình giao dịch “nhiều cửa” 6

2.2 Mô hình giao dịch “một cửa” 7

-II MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN BƯU ĐIỆN LIENVIETPOSTBANK CHI NHÁNH HÀ ĐÔNG 11

1 Giới thiệu: 11

2 Cơ cấu phòng kế toán ngân quỹ 12

-3 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Bưu Điện Liên Việt- Chi nhánh Hà Đông 13

4 Quy trình giao dịch một cửa tại chi nhánh 14

4.1 Thực hiện giao dịch teller tại quầy 15

4.2 Xử lý giao dịch Teller do giao dịch viên thực hiện: 16

4.3 Phê duyệt giao dịch Teller 16

4.4 Kiểm quỹ, đối chiếu, báo cáo: 16

-III ĐÁNH GIÁ VỀ THỰC TRẠNG GIAO DỊCH MỘT CỬA TẠI CHI NHÁNH - 17

2

I Bộ máy kế toán của pháp nhân tổ chức tín dụng và bộ máy kế toán tại các chi nhánh ngân hàng

1 Các mô hình tổ chức bộ máy kế toán của pháp nhân tổ chức tín dụng

Bộ máy kế toán của pháp nhân tổ chức tín dụng là tập hợp những người làm kế toán tại pháp nhân tổ chức tín dụng cùng với các phương tiện trang thiết bị hỗ trợ, là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát tài sản và tiến hành các công việc, các nghiệp vụ sản xuất, kinh doanh, dùng để thực hiện việc ghi chép, thu nhận, xử lý, cung cấp thông tin, tổng hợp và

lập báo cáo cho pháp nhân tổ chức tín dụng

Khi tổ chức bộ máy kế toán cần phải căn cứ vào qui mô, vào đặc điểm tổ chức sản xuất

và quản lý cũng như vào yêu cầu quản lý của pháp nhân tổ chức tín dụng Vì vậy chia ra làm 3 hình thức tổ chức bộ máy kế toán tại pháp nhân tổ chức tín dụng tùy qui mô và

chức năng để thực hiện hình thức mô hình đó

1.1 Tổ chức bộ máy kế toán tập trung

Theo mô hình này, toàn đơn vị chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm ở trụ sở chính, các đơn vị phụ thuộc đều không tổ chức bộ máy kế toán riêng

Phòng kế toán trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán của đơn vị, chịu trách nhiệm thu nhận, xử lý và hệ thống hoá toàn bộ thông tin kế toán phục vụ cho quản trị kinh doanh ngân hàng và báo cáo Ngân Hàng Nhà Nước, các cơ quan quản lý nhà nước khác

Ở các đơn vị phụ thuộc (đơn vị hạch toán báo sổ) có bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm

vụ thu nhận, kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ (hàng ngày) chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm hoặc trực tiếp thực hiện một số phần hành công việc kế toán cụ thể và định kỳ lập báo cáo đơn giản (báo cáo nội bộ) kèm theo chứng từ gốc về phòng kế

toán trung tâm

- Sơ đồ mô hình:

- 3 -

- Ưu điểm: Số liệu kế toán được tập trung, phục vụ kịp thời cho chỉ đạo toàn đơn vị, tất

cả các công việc kế toán tập trung chủ yếu ở văn phòng trung tâm nên tránh đựơc tình trạng báo cáo sai lệch về tình hình sản xuất, kinh doanh của đơn vị

- Nhược điểm: Khối lượng công tác kế toán ở Phòng kế toán trung tâm nhiều và cồng

kềnh, Các đơn vị phụ thuộc không có thông tin cho chỉ đạo nghiệp vụ ở đơn vị

- Điều kiện vận dụng: Áp dụng cho các pháp nhân tổ chức tín dụng có quy mô nhỏ 1.2 Tổ chức bộ máy kế toán phân tán

Theo mô hình này, ở trụ sở chính lập phòng kế toán trung tâm, còn ở tất cả các đơn vị trực thuộc đều có tổ chức phòng kế toán riêng (đơn vị kế toán phụ thuộc) Lựa chọn mô hình này, thường là ngân hàng đã phân cấp quản lý hoạt động kinh doanh cho các đơn vị trực thuộc ở mức độ cao, tức là đã phân phối nguồn vốn riêng, xác định lỗ lãi riêng nhằm phát huy tính chủ động sáng tạo của các đơn vị này trong hoạt động kinh doanh

Theo mô hình kế toán phân tán, toàn bộ công việc kế toán của đơn vị pháp nhân ngân hàng được phân công, phân nhiệm như sau:

– Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ:

+ Thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh tại trụ sở chính và công tác tài chính của ngân hàng

+ Hướng dẫn, kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị kế toán phụ thuộc

+ Thu nhận, kiểm tra báo cáo kế toán của các đơn vị trực thuộc gửi lên cùng với báo cáo

kế toán ở trụ sở chính để lập báo cáo kế toán tổng hợp của toàn đơn vị pháp nhân ngân hàng

– Ở các đơn vị kế toán phụ thuộc: Thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh ở đơn vị trực thuộc; tổ chức thu nhận, xử lý, hệ thống hoá toàn bộ thông tin kế toán ở đơn vị mình

để lập được các báo cáo kế toán định kỳ gửi về phòng kế toán trung tâm; gửi NHNN trên địa bàn Từng đơn vị trực thuộc phải căn cứ khối lượng công tác kế toán ở đơn vị mình

để xây dựng bộ máy kế toán cho thích hợp

- 4 -

- Sơ đồ mô hình:

- Ưu điểm: Gắn với cơ sở sản xuất kinh doanh - nơi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế Nhờ

đó, làm tăng tính chính xác, kịp thời của thông tin kế toán cho lãnh đạo nghiệp vụ ở các

bộ phận kinh doanh của đơn vị tạo điều kiện cho hạch toán nội bộ tại đơn vị

- Nhược điểm: Bộ máy kế toán cồng kềnh, việc tổng hợp số liệu ở phòng kế toán trung

tâm thường bị chậm trễ, ảnh hưởng đến tính kịp thời của thông tin kế toán cho lãnh đạo toàn đơn vị

- Điều kiện vận dụng: Các pháp nhân tổ chức tín dụng có quy mô lớn, địa bàn phân tán,

các đơn vị thành viên được phân cấp quản lý

1.3 Mô hình tổ chức vừa tập trung, vừa phân tán

Theo mô hình này, tại trụ sở chính vẫn lập phòng kế toán trung tâm, còn ở các đơn vị trực thuộc thì tuỳ thuộc vào quy mô và trình độ cán bộ quản lý mà có thể cho tổ chức kế toán riêng và không cho tổ chức kế toán riêng Đơn vị trực thuộc nào cho tổ chức kế toán riêng thì thành lập đơn vị kế toán phụ thuộc để thực hiện toàn bộ công việc kế toán phát sinh ở đơn vị mình, định kỳ lập báo cáo kế toán gửi về phòng kế toán trung tâm; còn đơn

vị nào không cho tổ chức kế toán riêng thì chỉ bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ gửi về phòng kế toán

trung tâm

- 5 -

- Sơ đồ mô hình:

- Ưu điểm: Khắc phục được một số nhược điểm của 2 mô hình trên Khối lượng công tác

nhiều, không cập nhật thông tin kịp thời Cho nên, trong thực tế hình thức này rất được

sử dụng nhiều Công tác kế toán được phân công hợp lý cho các đơn vị trực thuộc

- Nhược điểm: Bộ máy kế toán cồng kềnh

- Điều kiện vận dụng: Mô hình này thường áp dụng cho các pháp nhân tổ chức tín dụng

mà đơn vị trực thuộc có những đặc điểm, điều kiện khác nhau Một số đơn vị trực thuộc

có quy mô lớn hoặc ở xa trung tâm, cần thiết phải có thông tin phục vụ cho quản lý, có hạch toán kinh doanh thì sẽ tổ chức bộ máy kế toán riêng Còn các đơn vị trực thuộc khác

do điều kiện, đặc điểm, quy mô chưa đến mức phải phân công công tác kế toán thì không

– Mô hình bố trí theo mảng nghiệp vụ, khách hàng giao dịch “nhiều cửa”

– Mô hình giao dịch “một cửa”

- 6 -

2.1 Mô hình giao dịch “nhiều cửa”

Là mô hình tổ chức truyền thống của các ngân hàng, đặc biệt trong điều kiện trình độ ứng dụng công nghệ tin học trong công tác kế toán còn thấp

Theo mô hình này, kế toán chỉ làm nhiệm vụ kiểm soát chứng từ và hạch toán vào sổ sách kế toán theo quy định, tất cả các giao dịch liên quan đến tiền mặt khách hàng phải nộp (nhận) từ quỹ chính của Ngân hàng Do vậy năng suất lao động sẽ không cao, khách hàng phải qua nhiều khâu, cửa đề hoàn thành giao dịch của mình Cụ thể, khi khách hàng giao dịch với ngân hàng thì phải nộp chứng từ kế toán cho đúng Thanh toán viên (TTV) giữ tài khoản của mình, và mặc dù chỉ thực hiện một giao dịch thường thì khách hàng vẫn phải qua nhiều cửa: TTV; thủ quỹ; cán bộ nghiệp vụ có liên quan

- Ưu điểm:

+ Quy trình thực hiện một giao dịch được phân cấp, phân quyền rõ ràng, các thành viên thực hiện giao dịch chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi nhiệm vụ được giao Khi phát sinh sai sót có thể điều chỉnh ngay khi có mặt của Khách hàng

+ Cơ sở vật chất kỹ thuật và công nghệ ở quầy giao dịch không đòi hỏi quá cao, không là gánh nặng trực tiếp cho mỗi Ngân hàng

+ Khách hàng phải đi lại nhiều lần đến bộ phận quỹ, kế toán gây phiền hà và tốn kém thời gian

+ Hạn chế sự mở rộng quy mô như nâng cao chất lượng dịch vụ của mỗi ngân hàng

2.2 Mô hình giao dịch “một cửa”

Mô hình “giao dịch một cửa” là mô hình cho phép khách hàng khi đến giao dịch với ngân hàng chỉ giao dịch với một cán bộ ngân hàng vẫn có thể giải quyết toàn bộ các nhu cầu của mình về tiền gửi, thanh toán, mua bán ngoại tệ, tiền vay… Cán bộ ngân hàng tiếp khách trong mô hình “giao dịch một cửa” gọi là giao dịch viên vừa làm nhiệm vụ kế toán viên, vừa là thủ quỹ thực hiện thu, chi tiền và có hạn mức thu, chi tiền, hạn mức xử lý nghiệp vụ (đối với nghiệp vụ cho vay; mua bán ngoại tệ…) phù hợp với trình độ, kinh nghiệm làm việc của mình Đối với giao dịch trong hạn mức, giao dịch viên kiểm tra chứng từ, thực hiện giao dịch và thu/ chi tiền của khách hàng ngay Đối với giao dịch trên hạn mức, giao dịch viên cần phải có kiểm soát viên phòng nghiệp vụ kiểm tra, đối chiếu

và phê duyệt trên hệ thống máy tính cũng như trên chứng từ trước khi thực hiện thu/chi tiền của khách hàng

Quy trình giao dịch trong mô hình giao dịch “một cửa”

- 8 -

Đồng thời với mô hình “giao dịch một cửa”, tổ chức bộ máy kế toán tại chi nhánh thay đổi mô hình thành hai khu vực : Khu vực Front End và khu vực Back End Khu vực Front End thực hiện giao dịch trực tiếp với khách hàng, xử lý các giao dịch liên quan đến khách hàng để giải phóng khách hàng nhanh Toàn bộ các phần công việc còn lại để hoàn thiện quy trình xử lý nghiệp vụ sẽ được thực hiện tại bộ phận Back End Khu vực Back End là khu vực hỗ trợ xử lý của Frond End, xử lý các nghiệp vụ, phần hành công việc không liên quan trực tiếp đến tài khoản khách hàng, nhận toàn bộ các chứng từ liên quan đến công việc nội bộ và thực hiện các công việc đối chiếu chi tiết và tổng hợp

- Ưu điểm:

+ Thời gian thực hiện một giao dịch nhanh gọn, nâng cao chất lượng dịch vụ.Với khách hàng khi muốn thực hiện bất kỳ một giao dịch nào có thể chọn bất cứ một quầy giao dịch, giao dịch viên sẽ đáp ứng được nhu cầu của khách hàng trong thời gian nhanh nhất Về phía ngân hàng sẽ tiết kiệm được chi phí giao dịch trong cùng thời gian như trước đây và

họ có thể phục vụ khách hàng một cách tốt hơn

+ Việc thực hiện giao dịch một cửa giúp cho Ngân hàng tăng cường khả năng quản lý điều hành công việc trên mọi phương diện như: Quản lý vay vốn, quản lý cho vay và khả năng thanh toán Trong mô hình này việc qui định giao hạn mức cho mỗi giao dịch viên đảm bảo theo đúng quy định cũng hạn chế tối đa được thời gian giao dịch và từ đó tăng

+ Qui trình luân chuyển và bảo quản chứng từ kế toán cũng được đơn giản hóa đi rất nhiều, giảm bớt sự cồng kềnh trong bộ máy, giảm thiểu được chi phí hoạt động của Ngân hàng

+ Tiêu chí bảo mật trong giao dịch một cửa không cho phép sửa chữa các giao dịch đã bị hạch toán sai, sau khi khóa sổ hằng ngày thì không được phép vào hệ thống để sửa chữa hoặc thực hiện thêm giao dịch Số liệu được lưu trữ tại trung tâm dự phòng dữ liệu, điều này đảm bảo độ an toàn cao trong quá trình giao dịch

+ Do quá trình phân công và quản lý chặt chẽ hơn cho từng giao dịch viên nên tạo mạng lưới quản lý cồng kềnh, để quản lý được hiệu quả cao đòihỏi trình độ các cán bộ quản lý phải cao hơn, chuyên nghiệp hơn

+ Giao dịch tiền mặt ở Việt Nam lớn, mệnh giá lại nhỏ nên khó tránh khỏi nhầm lẫn trong quá trình kiểm đếm

Điều kiện thực hiện giao dịch một cửa:

Các tổ chức tín dụng tổ chức thực hiện giao dịch một cửa khi có đủ các điều kiện sau:

Về cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật:

- 10 -

- Quầy giao dịch phải được bố trí đảm bảo an toàn tài sản và thuận tiện cho việc giám sát hoạt động thu - chi tiền của giao dịch viên Có nội quy và thông báo công khai cho khách hàng

- Hệ thống trang thiết bị được kết nối hoàn chỉnh thành mạng để cập nhật, xử lý, kiểm tra, kiểm soát, khai thác và lưu trữ các dữ liệu một cách an toàn, chính xác, nhanh chóng và thuận tiện Có hệ thống máy tính và trung tâm lưu giữ số liệu dự phòng

- Có chương trình giao dịch thích hợp xây dựng trên nguyên tắc tuân thủ các quy định hiện hành đối với từng loại hình nghiệp vụ của tổ chức tín dụng, đồng thời tương thích và phù hợp với các chương trình phần mềm khác

- Có biện pháp bảo mật để đảm bảo an toàn và bí mật các dữ liệu trong chương trình, mã khóa truy cập hệ thống và chữ ký điện tử Hệ thống kiểm soát chung và hệ thống kiểm soát thông qua mạng máy tính phải có đủ khả năng để kiểm soát các thao tác nghiệp vụ trong giao dịch một cửa, bảo đảm thực hiện đúng quy định, chống lợi dụng tham ô, chiếm đoạt tài sản

Điều kiện về an ninh:

Đơn vị phải đảm bảo điều kiện về an ninh: Máy quay (camera), bảo vệ, hệ thống phòng cháy, chữa cháy

Điều kiện về đội ngũ cán bộ:

- Kiểm soát viên, giao dịch viên và người quản trị hệ thống tham gia giao dịch một cửa phải nắm rõ quy trình nghiệp vụ, vận hành thành thạo chương trình giao dịch, được đào tạo bài bản về xử lý các nghiệp vụ được phân công, có khả năng giao tiếp tốt với khách hàng và xử lý thành thạo quy trình nghiệp vụ trên hệ thống Và phải có tư cách, phẩm chất đạo đức tốt, có tính độc lập và trách nhiệm cao trong công việc

- Tuân thủ tuyệt đối quy trình hệ thống, quy trình giao dịch và chỉ được phép giao dịch trong phạm vi chức năng, quyền hạn được cấp trên giao nhiệm vụ và phân công

Điều kiện về hạ tầng cơ sở vật chất tin học:

Đơn vị phải có hệ thống máy tính, hệ thống mạng, đường truyền phải đảm bảo an ninh theo quy định và phải phù hợp với các thông số kỹ thuật được kết nối hoàn chỉnh để cập

- 11 -

nhật, xử lý, kiểm tra, kiểm soát, khai thác và lưu trữ dữ liệu an toàn, chính xác, nhanh chóng, thuận tiện

Điều kiện về hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin:

- Hệ thống ứng dụng: Được cài đặt hệ thống phần mềm ứng dụng thống nhất của mỗi Ngân hàng, phù hợp với mô hình giao dịch một cửa, đảm bảo an toàn an ninh hệ thống và

xử lý giao dịch hàng ngày

- Quản lý giao dịch viên và quản lý quá trình giao dịch

II Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Bưu Điện LienVietPostBank- Chi nhánh Hà Đông

1 Giới thiệu:

Ngân hàng Thương mại Cổ phần Bưu Điện Liên Việt (LienVietPostBank) tiền thân là Ngân hàng Liên Việt (LienVietBank) được thành lập theo Giấy phép thành lập và hoạt động số 91/GP-NHNN ngày 28/03/2008 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Với việc Tổng Công ty Bưu chính Việt Nam góp vốn vào LienVietBank bằng giá trị Công ty Dịch vụ Tiết kiệm Bưu điện (VPSC) và bằng tiền mặt Ngân hàng Liên Việt đã được Thủ tướng Chính phủ và Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam cho phép đổi tên thành Ngân hàng Thương mại Cổ phần Bưu Điện Liên Việt Cùng với việc đổi tên này, Tổng Công ty Bưu chính Việt Nam chính thức trở thành cổ đông lớn nhất của

LienVietPostBank

Cổ đông sáng lập của LienVietPostBank là Công ty Cổ phần Him Lam, Tổng Công ty Thương mại Sài Gòn (SATRA) và Công ty dịch vụ Hàng không sân bay Tân Sơn Nhất (SASCO) Hiện nay, với số vốn điều lệ 6010 tỷ đồng, LienVietPostBank hiện là 1 trong

10 Ngân hàng Thương mại Cổ phần lớn nhất tại Việt Nam

Các cổ đông và đối tác chiến lược của LienVietPostBank là các tổ chức Tài chính – Ngân hàng lớn đang hoạt động tại Việt Nam và nước ngoài như Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam (Agribank), Ngân hàng Wells Fargo (Mỹ), Ngân hàng Credit Suisse (Thụy Sỹ), Công ty Oracle Financial Services Software Limited…

Cùng với sự phát triển của nền kinh tế nói chung và của lĩnh vực tài chính ngân hàng nói riêng, LienVietPostBank đang ngày càng một phát triển để bắt kịp cùng xu thế thị trường hiện nay Thời điểm hiện tại, LienVietPostBank có 1 Hội sở chính, 1 Sở giao dịch và hơn

60 chi nhánh, phòng giao dịch với danh mục sản phẩm kinh doanh đa dạng gồm dịch vụ ngân hàng doanh nghiệp (tài trợ thương mại quốc tế, ngoại hối, quản lý tiền mặt…), dịch

vụ ngân hàng cá nhân (huy động, cho vay tiêu dùng,…) và các hoạt động đầu tư khác trên thị trường chứng khoán LienVietPostBank định hướng xây dựng thương hiệu mạnh trên

cơ sở phát huy nội lực, hoạt động minh bạch, gắn xã hội trong kinh doanh