Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty Hioda Motors

Tài liệu tham khảo kinh tế đầu tư: Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty Hioda Motors

Lời mở đầu

Trong nền kinh tế thị trờng, để có thể tồn tại và phát triển mỗi đơn vị sảnxuất kinh doanh phải đảm bảo tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh củamình và có lợi nhuận Muốn thực hiện đợc điều đó các doanh nghiệp sản xuấtphải quan tâm đến tất cả các khâu nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của xã hội nhchất lợng sản phẩm cao, giá thành hạ, góp phần thúc đẩy vòng quay của vốn,

đảm bảo sự phát triển của doanh nghiệp trong đó có hoạt động quản lý hàng tồnkho

Quản lý hàng tồn kho là một công việc khá phức tạp, đòi hỏi nhà quản lýdoanh nghiệp phải biết vận dụng sáng tạo các phơng pháp quản lý vào thực tiễnhoạt động của doanh nghiệp mình Đồng thời, hàng tồn kho lại bao gồm rấtnhiều thành phần với đặc điểm khác nhau, mỗi thành phần lại có độ tơng thíchkhác nhau với các phơng thức quản lý đó Vì thế, chúng ta không thể coi nhẹhoạt động này trong doanh nghiệp

Với tầm quan trọng đó của quản lý hàng tồn kho em đã chọn đề tài Giải“Giải

pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty Liên doanh Hioda Motors” cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình Hy vọng bài viết này sẽ

góp ích phần nào vào việc hoàn thiện công tác quản lý hàng tồn kho tại Công tyLiên doanh Hioda Motors và là tài liệu tham khảo cho các đối tợng quan tâm

Nội dung của luận văn đợc trình bầy trong các phần chính nh sau:

Chơng I: Cơ sở lý luận về quản lý hàng tồn kho trong quản lý tài sản lu động

của doanh nghiệp

Chơng II: Thực trạng hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty Hioda Motors Chơng III: Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty Hioda

Motors

Trong quá trình tìm hiểu và thực hiện chuyên đề này em đã nhận đợc sựgiúp đỡ tận tình của cô giáo hớng dẫn PGS.TS.Nguyễn Thị Bất trong việc lựachọn đề tài và tìm hớng phân tích lôgíc, của các anh chị phòng kiểm toán Công

ty Kiểm toán KPMG để lựa chọn đợc khách hàng phù hợp với đề tài này Donhận thức và trình độ có hạn nên trong bài viết này còn nhiều sai sót và hạn chế.Vì vậy em rất mong nhận đợc sự chỉ bảo và những ý kiến đóng góp để em có

điều kiện nâng cao kiến thức của mình để phục vụ cho quá trình công tác saunày Em xin chân thành cảm ơn

Chơng 1 cơ sở lý luận về quản lý hàng tồn kho trong quản lý tài sản lu động của doanh nghiệp1.1 Hàng tồn kho của doanh nghiệp

1.1.1 Cơ cấu Bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp

Khi đánh giá về một doanh nghiệp, thông tin tài chính nội bộ - các báocáo tài chính chính là nguồn thông tin cơ bản nhất Trong đó, Bảng cân đối kế

1

toán là một báo cáo tài chính rất quan trọng đối với các đối tợng có quan hệ sởhữu, quan hệ kinh doanh và quan hệ quản lý với doanh nghiệp.

Bảng cân đối kế toán chính là một báo cáo tài chính mô tả tình trạng tàichính của một doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định nào đó Thông thờng,Bảng cân đối kế toán đợc trình bày dới dạng bảng cân đối số d các tài khoản kếtoán: một bên phản ánh tài sản và một bên phản ánh nguồn vốn của doanhnghiệp Những đối tợng quan tâm hoặc có liên quan đến hoạt động quản lý tàisản của doanh nghiệp có thể xem xét Bảng cân đối kế toán nh nguồn t liệu đầutiên để đánh giá chất lợng của hoạt động này tại doanh nghiệp đợc nghiên cứu.Cơ cấu tài sản đợc thể hiện rất rõ trên Bảng cân đối kế toán Vì thế, ngời quantâm có thể có đợc cái nhìn tổng quan về tỉ trọng giữa tài sản lu động và tài sản cố

định cũng nh biến động của các loại tài sản trong doanh nghiệp qua các thời kì

kế tiếp nhau Trong một doanh nghiệp sản xuất, tài sản lu động mà đặc biệt làhàng tồn kho luôn chiếm một tỉ trọng nhất định trong cơ cấu tài sản Theo dõiBảng cân đối kế toán qua nhiều năm tài chính có thể thấy rõ vị trí và giá trị củahàng tồn kho trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp Hàng tồn kho khôngchỉ liên quan đến các hoạt động đầu vào mà còn liên quan đến tình hình tiêu thụ

và các chính sách quản lý khác nhau Nếu xét khía cạnh các năm tài chính, tỉtrọng và cơ cấu hàng tồn kho trên Bảng cân đối kế toán thay đổi đột biến qua cáckì liên tiếp sẽ là một vấn đề đặt ra cho hoạt động quản lý hàng tồn kho nói riêng

và quản lý tài sản lu động nói chung của doanh nghiệp

Để có thể nghiên cứu nội dung quản lý hàng tồn kho, trớc hết ta cần nắmbắt những vấn đề chung về tài sản lu động và hàng tồn kho của doanh nghiệp.1.1.2 Các vấn đề chung về tài sản lu động và hàng tồn kho của doanh nghiệp

động Từ đây ta có khái niệm chung về tài sản lu động:

Tài sản lu động là những tài sản ngắn hạn và thờng xuyên luân chuyểntrong quá trình sản xuất – kinh doanh.1

1 Giáo trình Tài chính Doanh nghiệp – Trờng Đại học Kinh tế Quốc dân

Mỗi một loại tài sản đều có vai trò, vị trí nhất định đối với các nhiệm vụ

và mục tiêu mà doanh nghiệp đặt ra Đối với một doanh nghiệp, đặc biệt là mộtdoanh nghiệp sản xuất công nghiệp, giá trị của tài sản lu động thờng chiếm một

tỉ trọng khá cao và ổn định trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp Vì thế,yêu cầu đặt ra đối với bộ máy điều hành doanh nghiệp là nâng cao hiệu quả quản

lý và sử dụng tài sản lu động để góp phần hoàn thành các mục tiêu và kế hoạch

đã đề ra Để đạt đợc điều này, Doanh nghiệp cần phải quản lý tốt từng bộ phậncủa tài sản lu động bao gồm:

 Tiền mặt

 Chứng khoán có tính thanh khoản cao

 Các khoản phải thu

 Dự trữ/Hàng tồn kho

3

Hàng tồn kho

Trong những bộ phận trên của tài sản lu động, hàng tồn kho luôn đợc đánhgiá là trung tâm của sự chú ý trong các lĩnh vực kế toán – tài chính, kiểmtoán… cũng nh cũng nh trong các cuộc thảo luận của các chuyên gia tài chính

Có một số lí do chính khiến hàng tồn kho trở nên đặc biệt quan trọng:

 Hàng tồn kho thờng chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tổng số tài sản lu độngcủa một doanh nghiệp và rất dễ bị xảy ra các sai sót hoặc gian lận lớntrong hoạt động quản lý;

 Mỗi một doanh nghiệp sẽ lựa chọn các phơng pháp khác nhau để định giáhàng tồn kho cũng nh các mô hình dự trữ phù hợp với doanh nghiệp mình.Vì mỗi một phơng pháp, mô hình khác nhau sẽ đem lại những kết quảkhác nhau nên yêu cầu đặt ra với các doanh nghiệp là phải đảm bảo tínhthống nhất trong việc sử dụng các phơng pháp định giá cũng nh mô hình

dự trữ giữa các kì, các năm tài chính;

 Giá trị hàng tồn kho ảnh hởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán và do vậy có

ảnh hởng trọng yếu tới lợi nhuận thuần trong năm;

 Công việc xác định chất lợng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn làcông việc phức tạp và khó khăn hơn hầu hết các tài sản khác Hàng tồnkho là loại tài sản lu động kết chuyển hết giá trị vào một chu kì sản xuất– kinh doanh nên quản lý hàng tồn kho càng trở nên phức tạp và quantrọng;

 Hàng tồn kho là một khái niệm rộng, bao gồm rất nhiều loại khác nhau

Có rất nhiều khoản mục khó phân loại và định giá nh các linh kiện điện tửphức tạp, các công trình xây dựng cơ bản dở dang, các tác phẩm nghệthuật, kim khí, đá quý… cũng nhĐồng thời, do tính đa dạng của mình, các loạihàng tồn kho đợc bảo quản và cất trữ ở nhiều nơi khác nhau, điều kiện

đảm bảo khác nhau và do nhiều ngời quản lý Vì thế, công tác kiểm soátvật chất, kiểm kê, quản lý và sử dụng hàng tồn kho là một công việc phứctạp trong công tác quản lý tài sản nói chung và tài sản lu động nói riêng

Từ những lí do trên ta thấy đợc sự cần thiết của việc nghiên cứu về hàngtồn kho trong một doanh nghiệp sản xuất

Nội dung hàng tồn kho

Hàng tồn kho: Là những tài sản:

a) Đợc giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thờng;

b) Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang;

c) Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trìnhsản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.2

Tóm lại, tồn kho là bất kì nguồn nhàn rỗi nào đợc giữ để sử dụng trong

t-ơng lai Bất kì lúc nào mà ở đầu vào hay đầu ra của một doanh nghiệp có cácnguồn không sử dụng ngay khi nó sẵn sàng, tồn kho sẽ xuất hiện

Tuỳ từng loại hình doanh nghiệp, các dạng hàng tồn kho sẽ khác nhau vànội dung hoạch định, kiểm soát hàng tồn kho cũng khác nhau

Đối với các doanh nghiệp làm công tác dịch vụ, sản phẩm của họ là vôhình nh dịch vụ của các công ty t vấn, các công ty giải trí… cũng nh thì hàng tồn kho chủyếu là các dụng cụ, phụ tùng và phơng tiện vật chất – kĩ thuật dùng vào hoạt

động của họ Đối với lĩnh vực này, nguyên vật liệu và sản phẩm tồn kho có tínhchất tiềm tàng và có thể nằm trong kiến thức tích tụ, tích luỹ trong năng lực vàkiến thức của nhân viên làm những công việc đó

Đối với lĩnh vực thơng mại, doanh nghiệp mua hàng để bán kiếm lời.Hàng tồn kho của họ chủ yếu là hàng mua về và hàng chuẩn bị đến tay ngời tiêudùng Trong lĩnh vực này, doanh nghiệp hầu nh không có dự trữ là bán thànhphẩm trên dây chuyền nh trong lĩnh vực sản xuất

Đối với lĩnh vực sản xuất chế tạo, sản phẩm của họ phải trải qua một quátrình chế biến lâu dài để biến đầu vào là nguyên liệu thành sản phẩm làm ra cuốicùng Vì thế hàng tồn kho bao gồm hầu hết các loại, từ nguyên vật liệu, đến bánthành phẩm trên dây chuyền và bán thành phẩm cuối cùng trớc khi đến tay ngờitiêu dùng

1.1.3 Phân loại hàng tồn kho

Về cơ bản hàng tồn kho có thể bao gồm ba loại chính:

 Nguyên vật liệu thô phục vụ cho quá trình sản xuất – kinh doanh.

Nguyên vật liệu là những đối tợng lao động đã đợc thể hiện dới dạng vậthoá nh: sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanhnghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong doanh nghiệp maymặc… cũng nhĐây là một yếu tố không thể thiếu đợc của quá trình sản xuất, cóvai trò rất lớn để quá trình này đợc tiến hành bình thờng dù nó không trựctiếp tạo ra lợi nhuận;

 Sản phẩm dở dang bao gồm sản phẩm cha hoàn thành và sản phẩm hoàn

thành cha làm thủ tục nhập kho thành phẩm Tồn kho trong quá trình sảnxuất chủ yếu là sản phẩm cha hoàn thành Đó là các loại nguyên liệu nằmtại từng công đoạnh của dây chuyền sản xuất Trong nền kinh tế thị trờng,

2 Chuẩn mực kế toán số 02 theo Quyết định số 149/2001QĐ-BTC

5

sản phẩm làm ra đòi hỏi trình độ công nghệ cao Vì thế quá trình sản xuấtngày càng có nhiều công đoạn, giữa những công đoạn này bao giờ cũngtồn tại những bán thành phẩm – những bớc đệm nhỏ để quá trình sảnxuất đợc diễn ra liên tục Nếu dây chuyền sản xuất càng dài, càng phứctạp, có nhiều công đoạn nhỏ phân tách thì sản phẩm dở dang sẽ càngnhiều;

 Thành phẩm bao gồm thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán Tồn

kho thành phẩm luôn tồn tại trong một doanh nghiệp tại một thời kì nhất

định Sau khi hoàn thành các công đoạn sản xuất, hầu nh tất cả các doanhnghiệp đều cha thể tiêu thụ hết ngay các sản phẩm của mình Có rất nhiềunguyên nhân gây ra hiện tợng này Để tiêu thụ sản phẩm có thể cần phảisản xuất đủ cả lô hàng mới đợc xuất kho, có “Giảiđộ trễ” nhất định giữa sảnxuất và tiêu dùng, quy trình chế tạo nhiều công đoạn tốn nhiều thời gianhoặc doanh nghiệp sản xuất các mặt hàng mang tính thời vụ… cũng nh

Ngoài ra, hàng tồn kho có thể bao gồm một số loại khác nh:

 Hàng hoá mua về để bán (thờng xuất hiện trong các doanh nghiệp thơng

mại) bao gồm: Hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi trên đờng, hàng gửi

đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến;

 Công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi

trên đờng.3

Trên đây là cách phân loại hàng tồn kho theo các bộ phận cấu thành Ngời

ta còn có thể phân loại hàng tồn kho theo thời gian mà hàng tồn kho tồn tại Tồnkho trong các doanh nghiệp có thể duy trì liên tục và cũng có thể chỉ tồn tạitrong khoảng thời gian ngắn không lặp lại Trên cơ sở đó hàng tồn kho có thể đ-

ợc phân chia làm hai loại:

 Tồn kho một kì: Bao gồm các mặt hàng mà nó chỉ đợc dự trữ một lần màkhông có ý định tái dự trữ sau khi nó đợc tiêu dùng;

 Tồn kho nhiều kì: Gồm các mặt hàng đợc duy trì tồn kho đủ dài, các đơn

vị tồn kho đã tiêu dùng sẽ đợc bổ sung Giá trị và thời hạn bổ sung tồn kho

sẽ đợc điều chỉnh phù hợp với mức tồn kho đáp ứng nhu cầu Tồn khonhiều kì thờng phổ biến hơn tồn kho một kì

1.1.4 Đặc điểm của các loại hàng tồn kho

tồn kho, quản lý nguyên vật liệu thờng đợc nhắc đến đầu tiên Quản lý tốt khâuthu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chấtlợng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanhnghiệp

Nguyên vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm rất nhiều loại, mỗiloại có vai trò công dụng khác nhau Với điều kiện nền kinh tế thị trờng, cácdoanh nghiệp phân loại nguyên vật liệu tốt thì mới tổ chức tốt việc hạch toán vàquản lý nguyên vật liệu

Trong thực tế của công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặctrng dùng để phân loại nguyên vật liệu thông dụng nhất là theo vai trò và tácdụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất – kinh doanh Theo đặc tr ngnày, nguyên vật liệu thờng phân ra làm các loại sau:

 Nguyên liệu và vật liệu chính (NVLC): Là nguyên liệu, vật liệu mà sauquá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm.Nguyên liệu ở đây chính là các đối tợng lao động cha qua chế biến côngnghiệp;

 Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất– kinh doanh, đợc sử dụng kết hợp với NVLC để hoàn thiện và nâng caotính năng, chất lợng của sản phẩm hoặc đợc sử dụng để đảm bảo cho công

cụ lao động hoạt động bình thờng, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kĩthuật, nhu cầu quản lý;

 Nhiên liệu: Là những thứ dùng để tạo nhiệt năng nh than đá, củi, xăng,dầu… cũng nh Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệuphụ, tuy nhiên nó đợc tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêudùng nhiên liệu chiếm một tỉ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trongnền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và kĩ thuật quản lý hoàntoàn khác với các loại vật liệu phụ thông thờng;

 Phụ tùng thay thế: Là loại vật t đợc sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảodỡng tài sản cố định;

 Thiết bị và vật liệu XDCB: Là các loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạt

động xây lắp, xây dựng cơ bản;

 Vật liệu khác: Là các loại vật liệu đặc chủng của từng doanh nghiệp hoặcphế liệu thu hồi

Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán

số lợng và giá trị của từng loại nguyên vật liệu, các doanh nghiệp trên cơ sở phânloại theo vai trò và công dụng của nguyên vật liệu phải tiếp tục chi tiết và hình

7

thành nên “GiảiSổ danh điểm nguyên vật liệu “Giải Sổ này xác định thống nhất tên gọi, mãhiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm nguyên vật liệu

Kí hiệu Tên, nhãn hiệu,

quy cách NVL Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Ghi chú Nhóm Danh điểm NVL

Mẫu “GiảiSổ danh điểm nguyên vật liệu”

Nguyên vật liệu đợc nhập xuất kho thờng xuyên Chính vì vậy đã phát sinhyêu cầu quản lý kiểm soát nguyên vật liệu nhập xuất kho cho các doanh nghiệp.Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp sẽ có các phơng thức kiểm kê khác nhau Dới đây

là hai phơng pháp tổng hợp để kiểm kê nguyên vật liệu:

Phơng pháp kê khai thờng xuyên (KKTX): Là phơng pháp theo dõi, phản

ánh thờng xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật t, hànghoá trên sổ sách kế toán Tình hình biến động tăng giảm của vật t hàng hoá đợcthể hiện rõ ràng, giá trị nguyên vật liệu ở bất cứ thời điểm nào trong kì hạch toán

đều có thể nắm bắt đợc Cuối kì hạch toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tếnguyên vật liệu tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu tồn trên sổ kế toán ta sẽxác định đợc số vật t thừa, thiếu và truy tìm nguyên nhân để có giải pháp xử líkịp thời Phơng pháp này có nhiều u điểm nên đợc áp dụng trong các doanhnghiệp sản xuất và các đơn vị thơng nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn

Phơng pháp kiểm kê định kì (KKĐK): Là phơng pháp hạch toán căn cứvào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kì trên sổ kếtoán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị nguyên vật liệu đã xuất trong kì theo công thức:

Trị giá vật t, hàng

hoá xuất kho =

Tổng trị giá vật

t, hàng hoá mua vào trong kì

+

Trị giá vật t, hàng hoá tồn

đầu kì

-Trị giá vật t, hàng hoá tồn cuối kì

Theo phơng pháp KKĐK, mọi biến động nguyên vật liệu sẽ không đợctheo dõi, phản ánh trên các tài khoản hàng tồn kho Giá trị vật t, hàng hoá mua

và nhập kho đợc phản ánh trên tài khoản “Giảimua hàng”

Phơng pháp này thờng áp dụng đối với các doanh nghiệp có nhiều chủngloại nguyên vật liệu với quy cách, mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và đợc xuất th-ờng xuyên Ưu điểm của phơng pháp này là giảm nhẹ công việc hạch toán, tuynhiên độ chính xác về nguyên vật liệu xuất dùng cho các mục đích khác nhauphụ thuộc vào chất lợng công tác quản lý tại kho, quầy, bến bãi

1.1.4.2 Bán thành phẩm

Bán thành phẩm hay còn gọi là chi phí sản xuất kinh doanh dở dang làmột loại hàng tồn kho dù ít dù nhiều cũng luôn tồn tại ở các doanh nghiệp Bán

thành phẩm là những sản phẩm mới kết thúc quy trình công nghệ sản xuất (trừcông đoạn cuối cùng) đợc nhập kho hay chuyển giao để tiếp tục chế biến hoặc cóthể bán ra ngoài Tồn kho bán thành phẩm thờng có thể phân thành ba loại hình:bán thành phẩm vận chuyển, bán thành phẩm quay vòng, bán thành phẩm antoàn, đợc lần lợt thiết lập bởi các mục đích khác nhau, đồng thời chịu ảnh hởngcủa các nguyên nhân khác nhau

Trong mô hình JIT, một trong những mục tiêu trọng tâm là giảm tối đa ợng hàng tồn kho bán thành phẩm chứ không phải là rút ngắn chu kì sản xuấthay giảm chi phí sản xuất Chu kì sản xuất sản phẩm là thời gian bắt đầu từ khinguyên vật liệu đợc đa vào cho đến khi đa ra đợc thành phẩm Đó chính là thờigian để nguyên vật liệu, linh kiện thông qua hệ thống chế tạo sản xuất Giữa thờigian nguyên vật liệu thông qua hệ thống, lợng hàng tồn kho bán thành phẩm vànăng suất có mối quan hệ nh sau:

l-Thời gian thông

qua bình quân

= Lợng tồn kho bình quân bán thành phẩm

Năng suất của hệ thốngCông thức này đợc gọi là định luật Little Nó chứng minh rõ ràng rằng nếugiảm lợng hàng tồn kho bán thành phẩm của hệ thống có thể làm cho thời giannguyên vật liệu thông qua hệ thống (chu kì sản xuất) đợc rút ngắn Khi tồn khobán thành phẩm đợc giảm thiểu sẽ có thể đem đến nhiều kết quả nh:

 Sản lợng tồn kho bán thành phẩm có hai hiệu ứng quan trọng đối với việcrút ngắn chu kì sản xuất – vừa giảm tử số của định luật Litte, vừa tăngmẫu số, vừa giảm chi phí lại vừa rút ngắn chu kì sản xuất nh một mũi tênbắn trúng hai đích;

 Việc giảm sản lợng bán thành phẩm còn rút ngắng chu kì sản xuất, khiếncho biên độ dao động của thời gian hoàn thành gia công linh kiện sớm sẽ

đợc rút ngắn, từ đó lợng tồn kho dự phòng cần thiết lập sẽ đợc giảm đi

Đây chính là nguyên nhân mô hình JIT coi việc giảm lợng tồn kho bánthành phẩm là mục tiêu chính

1.1.4.3 Thành phẩm

Thành phẩm là sản phẩm đã đợc chế tạo xong ở giai đoạn chế biến cuốicùng của quy trình công nghệ trong doanh nghiệp, đợc kiểm nghiệm đủ tiêuchuẩn kĩ thuật quy định và nhập kho Thành phẩm đợc sản xuất ra với chất lợngtốt, phù hợp với yêu cầu của thị trờng đã trở thành yêu cầu quyết định sự sốngcòn của doanh nghiệp Việc duy trì, ổn định và không ngừng phát triển sản xuấtcủa doanh nghiệp chỉ có thể thực hiện đợc khi chất lợng sản phẩm sản xuất rangày càng tốt hơn, đáp ứng đợc yêu cầu của thị trờng

9

Nhiệm vụ đặt ra với các nhà quản lý doanh nghiệp là kiểm soát đợc tìnhhình nhập, xuất kho thành phẩm, các nghiệp vụ khác liên quan đến việc tiêu thụthành phẩm vì chỉ có nh vậy mới xác định chính xác kết quả sản xuất – kinhdoanh của doanh nghiệp.

Đối với thành phẩm, ta không thờng đa ra các mô hình quản lý dự trữ cụthể vì tuỳ đặc điểm của từng doanh nghiệp mà nhà quản lý phải tìm ra biện phápphù hợp với doanh nghiệp mình để quản lý thành phẩm thuộc hàng tồn kho Tuynhiên luôn có một số nguyên tắc quản lý và hạch toán chung nh:

 Hạch toán nhập, xuất kho thành phẩm phải đợc phản ánh theo giá thực tế;

 Thành phẩm phải đợc phân loại theo từng kho, từng loại, từng nhóm vàtừng thứ thành phẩm;

 Tổ chức ghi chép kiểm tra lợng, giá trị thành phẩm xuất, nhập kho đợcthực hiện đồng thời ở hai nơi: phòng kế toán và ở kho Nhờ đó, phòng kếtoán cũng nh ban quản lý doanh nghiệp có thể phát hiện kịp thời các trờnghợp ghi chép sai các nghiệp vụ tăng, giảm thành phẩm và các nguyên nhânkhác làm cho tình hình tồn kho thực tế không khớp với số liệu ghi chéptrên sổ sách kế toán;

 Sản phẩm sản xuất xong sẽ đợc nhân viên bộ phận kiểm tra chất lợng sảnphẩm xác nhận thứ hạng chất lợng căn cứ vào các tiêu chuẩn quy định vàghi vào “GiảiBảng công tác của tổ” Căn cứ vào kết quả kiểm tra chất lợng sảnphẩm, tổ trởng sản xuất lập “GiảiPhiếu nhập kho” và giao thành phẩm vàokho Mỗi lần xuất kho thành phẩm để tiêu thụ cần lập “GiảiPhiếu xuất khothành phẩm” Phiếu này có thể lập riêng cho mỗi loại hoặc nhiều loạithành phẩm, tuỳ theo tình hình tiêu thụ thành phẩm

Tóm lại, mỗi loại hàng tồn kho đều có những đặc điểm riêng Vì thế, quytrình quản lý và kiểm soát cũng có những nét khác biệt đòi hỏi các nhà quản

lý doanh nghiệp nắm vững tính chất hàng tồn kho của doanh nghiệp mình để

đa ra phơng pháp và mô hình quản lý hiệu quả

1.2 Quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp

1.2.1 Sự cần thiết phải quản lý hàng tồn kho

Quản lý và sử dụng hợp lý các loại tài sản lu động có ảnh hởng rất quantrọng đến việc hoàn thành những nhiệm vụ, mục tiêu chung đặt ra cho doanhnghiệp Việc quản lý tài sản lu động thiếu hiệu quả cũng là một trong nhữngnguyên nhân khiến cho các công ty gặp nhiều khó khăn trong hoạt động, thậmchí dẫn đến phá sản

Ba vấn đề cơ bản về quản lý tài chính doanh nghiệp bao gồm: dự toán vốn

đầu t dài hạn, cơ cấu vốn và quản lý tài sản lu động Trong đó, quản lý tài sản lu

động liên quan đến hoạt động tài chính hàng ngày cũng nh các quyết định tàichính ngắn hạn của doanh nghiệp Vì vậy, công tác quản lý tài sản lu động đóngmột vai trò khá quan trọng trong công tác quản lý tài sản nói chung

Quản lý hàng tồn kho – một bộ phận của tài sản lu động – có ý nghĩakinh tế quan trọng do hàng tồn kho là một trong những tài sản có giá trị lớntrong doanh nghiệp Bản thân vấn đề quản lý hàng tồn kho có hai mặt trái ngợcnhau là: để đảm bảo sản xuất liên tục, tránh đứt quãng trên dây chuyền sản xuất,

đảm bảo sản xuất đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của ngời tiêu dùng trong bất cứtình huống nào, doanh nghiệp có ý định tăng hàng tồn kho Ngợc lại, hàng tồnkho tăng lên, doanh nghiệp lại phải tốn thêm những chi phí khác có liên quan

đến dự trữ chung Vì vậy, bản thân doanh nghiệp phải tìm cách xác định mức độcân bằng giữa mức độ đầu t cho hàng tồn kho và lợi ích do thoả mãn nhu cầu củasản xuất và nhu cầu ngời tiêu dùng với chi phí tối thiểu nhất

Đối với một doanh nghiệp sản xuất chế tạo, yêu cầu quản lý hàng tồn khocàng gắt gao Có thể minh họa điều này bằng một vài con số: Bình quân mức tồnkho trong hệ thống sản xuất chế tạo thờng đạt vào khoảng 1,6 doanh sốbán/tháng hay khoảng 13% doanh số năm, công ty bán lẻ khoảng 1,4 doanh sốbán/tháng hay 12% doanh số năm, công ty bán buôn khoảng 1,2 doanh sốbán/tháng hay 10% doanh số năm Quản lý hàng tồn kho tốt cũng góp phần hoànthành kế hoạch sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp trớc những yêu cầu đặt

ra ngày càng cao của thị trờng nh:

 Rút ngắn thời gian cần thiết để hệ thống sản xuất có thể đáp ứng nhu cầu;

 Phân bổ chi phí cố định cho các đơn hàng hay lô sản xuất khối lợng lớn;

 Đảm bảo ổn định sản xuất và số lợng công nhân khi nhu cầu biến đổi;

 Bảo vệ doanh nghiệp trớc các sự kiện làm đình trệ sản xuất nh đình công,thiếu hụt trong khâu cung cấp… cũng nh

 Bảo đảm sự mềm dẻo trong hệ thống sản xuất… cũng nh

1.2.2 Nội dung của quản lý hàng tồn kho

Luồng dịch chuyển vật chất trong hệ thống sản xuất chế tạo

Vì hàng tồn kho có thể xuất hiện trong mọi công đoạn sản xuất nên ta cầnnghiên cứu luồng dịch chuyển vật chất trong một hệ thống sản xuất – kinhdoanh bao gồm nhiều công đoạn khác nhau để thấy đợc sự hiện diện của hàngtồn kho cũng nh các loại kho trong từng công đoạn đó

11

Hệ thống sản xuất đợc diễn tả nh là sự chuyển hóa các đầu vào qua hộp

đen kĩ thuật thành các đầu ra Xét trong hệ thống sản xuất chế tạo, các đầu vào làsản phẩm hữu hình, quá trình chuyển hoá có thể biểu hiện ra nh một quá trìnhdịch chuyển vật chất từ đầu vào qua suốt các quá trình chuyển hoá thành đầu ra

Cụ thể nguyên vật liệu ở đầu vào, dịch chuyển từ nơi làm việc này đến nơi làmviệc khác trở thành sản phẩm lan toả khắp các kênh phân phối đến khách hàngcuối cùng

Ta có thể hình dung dòng dịch chuyển này qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1: Dòng dịch chuyển vật chất trong hệ thống chế tạo

Qua sơ đồ ta có thể thấy hàng tồn kho xuất hiện ở mọi công đoạn sảnxuất, biểu hiện của nó chính là các kho nguyên vật liệu, kho thành phẩm và khobán thành phẩm Vì vậy, nội dung của quản lý hàng tồn kho cũng liên quan đếndòng dịch chuyển vật chất trong hệ thống sản xuất – kinh doanh

Mua sắm

Kho NVL

Kho SP

Nội dung của quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho là tính lợng tồn kho tối u sao cho chi phí tồn kho lànhỏ nhất Hoạt động quản lý hàng tồn kho đợc đặt trên cơ sở bốn câu hỏi lớnsau:

 Lợng đặt hàng là bao nhiêu đơn vị vào thời điểm quy định;

 Vào thời điểm nào thì bắt đầu đặt hàng;

 Loại hàng tồn kho nào đợc chú ý;

 Có thể thay đổi chi phí tồn kho hay không

Để trả lời những câu hỏi này, chúng ta cần phải tìm hiểu về các mô hìnhquản lý hàng tồn kho, nghiên cứu kĩ về đặc điểm của từng loại hàng tồn khocũng nh chi phí tồn kho có thể có

Chi phí tồn kho

Khi doanh nghiệp tiến hành dự trữ, các loại chi phí tất yếu sẽ phát sinh nhchi phí bốc xếp nguyên vật liệu, hàng hoá… cũng nh, chi phí bảo quản, chi phí đặt hàng,chi phí bảo hiểm… cũng nh Chi phí tồn kho liên quan đến các mô hình dự trữ Vì thế,việc nghiên cứu về các loại chi phí tồn kho là cần thiết trớc khi đa ra các môhình Chi phí tồn kho thờng bao gồm:

 Chi phí lu kho (Chi phí tồn trữ)

Chi phí lu kho

13

Chi phí này tăng tỉ lệ thuận với lợng hàng tồn kho trung bình hiện có và

đ-ợc phân ra làm hai loại:

 Chi phí tài chính: bao gồm chi phí sử dụng vốn nh trả lãi tiền vay, chi phí

về thuế, khấu hao… cũng nh

 Chi phí hoạt động: bao gồm chi phí bốc xếp hàng hoá, chi phí bảo hiểmhàng hoá, chi phí do giảm giá trị hàng hoá, chi phí hao hụt mất mát, chiphí bảo quản… cũng nh

Bảng dới đây sẽ thống kê những chi phí tồn trữ có thể có:

Nhóm chi phí Tỉ lệ so với giá trị dự trữ

1 Chi phí về nhà cửa và kho tàng

- Tiền thuê hoặc khấu hao nhà cửa

- Chi phí cho bảo hiểm nhà kho, kho tàng

- Chi phí cho thuê nhà đất

2 Chi phí sử dụng thiết bị phơng tiện

- Tiền thuê hoặc khấu hao dụng cụ, thiết bị

- Chi phí cho việc vay mợn (vốn)

- Bảo hiểm cho hàng dự trữ

5 Thiệt hại của hàng dự trữ do mất mát, h hỏng

D =120,000đơn vị

N = 4 lần đặt hàng

Nh vậy, lợng hàng cung ứng mỗi lần Q=D/N=120,000/4=30,000đv/1 lần

đặt hàng

Lợng tồn kho trung bình A=30,000/2=15,000đv

Nhận xét: Ngay sau khi tầu cập bến, lợng hàng tồn kho lớn nhất sẽ là

30,000 đơn vị và trớc khi lô hàng mới nhập kho, lợng hàng tồn kho ở mức thấpnhất và bằng 0 Lợng hàng tồn kho trung bình sẽ là 15,000 đơn vị

Giả sử hàng tồn kho có giá p = $2/1đv

Giá trị hàng tồn kho trung bình = p x A=2 x 15,000 = $30,000

Chi phí lu kho = 10% giá trị hàng lu kho = 10% x 30,000 = $3,000/năm

Chi phí bốc dỡ, xếp hàng vào kho là $2,000/năm

Chi phí bảo hiểm kho là $500/năm

Khấu hao và thanh lý tài sản cũ không dùng đợc $1,000/năm

C1 : Chi phí lu kho một đơn vị hàng hoá

TCC = t x p x A = C1 x Q/2

= 0.217 x 2 x 15,000 = $ 6,500

15

Chi phí đặt hàng (Chi phí hợp đồng)

Đây là chi phí cho việc đặt một đợt hàng mới Chi phí này bao gồm chi phíquản lý, giao dịch và vận chuyển hàng hoá Chi phí này thờng cố định cho một lôhàng đặt cho dù lô hàng lớn hay nhỏ Do vậy, chi phí đặt hàng thờng thấp nếu lô

đặt hàng lớn và ngợc lại chi phí này sẽ cao nếu lô hàng đặt nhỏ Tổng chi phí đặthàng vì thế sẽ tăng lên nếu số lợng mỗi lần cung ứng giảm đi

TOC = 100 x 120,00030,000 = $400Các chi phí khác: bao gồm các chi phí thành lập kho, trả lơng cho côngnhân viên ngoài giờ… cũng nh

Tổng phí tổn tồn kho (Total Inventory Cost) TIC

Tổng chi phí tồn kho đợc tính bằng công thức:

Phơng trình tổng quát tính tổng chi phí tồn kho sẽ là:

 Lợng hàng cho mỗi đơn hàng là bao nhiêu thì chi phí sẽ thấp nhất

 Khi nào thì tiến hành đặt hàng

TIC = C1 x

Q+ C2 x

D

1.2.3.1 Quản lý dự trữ theo phơng pháp cổ điển hay mô hình dự trữ hiệu quả

nhất EOQ (Economic ordering Quantity)

Mô hình kiểm soát dự trữ cơ bản EOQ đợc đề xuất và ứng dụng từ năm

1915, cho đến nay nó vẫn đợc hầu hết các doanh nghiệp sử dụng Kỹ thuật kiểm

soát dự trữ theo mô hình này rất dễ áp dụng, nhng khi sử dụng nó, ngời ta đã

phảI dựa vào những giả thiết quan trọng, đó là:

 Nhu cầu phải biết trớc và nhu cầu không đổi;

 Phải biết trớc thời gian kể từ khi đặt hàng cho tới khi nhận đợc hàng và

thời gian đó không đổi;

 Lợng hàng của mỗi đơn hàng đợc thực hiện trong một chuyến hàng và đợc

thực hiện ở một thời điểm đã định trớc;

 Chỉ có duy nhất 2 loại chi phí là chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng;

 Sự thiếu hụt trong kho hoàn toàn không xảy ra nếu nh đơn đặt hàng đợc

thực hiện đúng thời gian

Với mô hình này, lợng dự trữ sẽ giảm theo một tỉ lệ không đổi vì nhu cầu

không thay đổi theo thời gian

a) Xác định các thông số cơ bản của mô hình EOQ

Lợng đặt hàng tối u

Mục tiêu của các mô hình dự trữ đều nhằm tối thiểu hoá tổng chi phí dự

trữ Khi nghiên cứu về chi phí hàng tồn kho ta đã có phơng trình:

17

Xét phơng trình (1), ta lấy vi phân TIC theo Q Từ đó ta có thể tính đợc ợng hàng cung ứng mỗi lần tối u Q* nh sau:

l-2 1

Nh vậy, lợng dự trữ tối u hay lợng đơn hàng tối u Q* sẽ là một lợng xác

định sao cho tại đó tổng chi phí TIC là nhỏ nhất Q* tối u tại điểm có chi phí đặthàng và chi phí tồn trữ (chi phí cơ hội) bằng nhau

Công thức này cũng có thể đợc thể hiện qua đồ thị sau:

Giả sử có số liệu về hàng tồn kho của một công ty sản xuất xe máy nh sau:Toàn bộ số hàng hoá cần sử dụng trong năm là 1600 tấm thép/năm, chi phí mỗilần đặt hàng là 1 triệu đồng, chi phí lu kho một đơn vị hàng hoá là 0,5 triệu

đồng Lợng hàng hoá mỗi lần cung ứng tối u là:

Chi phí đặt hàng trong năm là: 20 * 1 = 20 triệu

Chi phí lu kho hàng hoá là: 0,5 * 80/2 = 20 triệu

Khoảng cách giữa hai lần đặt hàng

Kí hiệu T là khoảng cách giữa hai lần đặt hàng ta có:

T = Số lợng đơn đặt hàng mong muốn (N)Số ngày làm việc trong nămGiả sử trong năm công ty làm việc bình quân 320 ngày, khoảng cách giữahai lần đặt hàng sẽ là T = 320/20 = 16 ngày

Chi phí đặt hàng CxD/Q

L ợng hàng cung ứng Chi phí

O

Chi phí l u kho CxQ/2

Tổng chi phí dự trữ

b) Xác định thời điểm đặt hàng mới

Trong mô hình dự trữ EOQ ta giả định rằng, sự tiếp nhận một đơn đặthàng là thực hiện trong một chuyến hàng Nói cách khác, doanh nghiệp sẽ chờ

đến khi hàng trong kho về đến không đơn vị thì mới tiến hành đặt hàng tiếp và sẽnhận ngay tức khắc Tuy nhiên, trong thực tế thời gian giữa lúc đặt hàng và nhậnhàng có thể ngắn trong vòng vài giờ hoặc rất dài đến hàng tháng Đồng thờikhông có doanh nghiệp nào đợi đến khi nguyên vật liệu hay hàng tồn kho trongkho của mình hết rồi mới đặt hàng tiếp Cũng không doanh nghiệp nào đặt hàngmới từ quá sớm vì nh vậy cũng làm tăng chi phí tồn trữ hàng hoá

Do đó để quyết định khi nào sẽ đặt hàng ta phải xác định thời điểm đặthàng mới dựa trên số lợng hàng tồn kho sử dụng mỗi ngày nhân với độ dài thờigian giao hàng Sơ đồ điểm đặt hàng lại ROP đợc thể hiện nh sau:

Sơ đồ 3: Sơ đồ điểm đặt hàng lại ROP

Điểm đặt hàng lại: ROP = d x L trong đó:

L: thời gian vận chuyển đơn hàng

d: nhu cầu hàng ngày về hàng tồn kho

d = Số ngày sản xuất trong nămDVẫn giả thiết về công ty sản xuất xe máy trên Toàn bộ số hàng tồn khocần sử dụng trong năm là 1600 đơn vị, số ngày làm việc mỗi năm là 320 ngày thìhàng tồn kho đợc dùng mỗi ngày d = 1600/320 = 5 đơn vị/ngày Nếu thời gian

TIC = 0,5 x 80 + 1 x 1600 = 40

ROP Q*

Lợng hàng tồn kho

giao hàng L = 4 ngày không kể ngày nghỉ thì doanh nghiệp sẽ tiến hành đặt hàngkhi lợng nguyên liệu trong kho chỉ còn lại là: ROP = 4 x 5 = 20 đơn vị

Để đảm bảo sản xuất ổn định, doanh nghiệp cần duy trì lợng hàng tồn kho dự trữ

an toàn Hơn nữa, hàng tồn kho là loại tài sản lu động biến đổi hàng ngày, hànggiờ nên yêu cầu về lợng dự trữ an toàn càng cần thiết hơn

Nói đến cơ cấu tài sản trong một doanh nghiệp ta thờng phân làm ba loại:tài sản cố định, tài sản lu động thờng xuyên và tài sản lu động tạm thời Tài sản

lu động thờng xuyên hay tài sản lu động ròng (NWC) đợc xác định là chênh lệchgiữa tài sản lu động và nợ ngắn hạn Thành phần của NWC bao gồm cả ba loạitài sản là tiền mặt nh một tấm đệm cho việc chi tiêu ngoài dự kiến, một số khoảnphải thu có khả năng thu hồi cao và hàng tồn kho Vì thế, lợng dự trữ an toànchính là lợng hàng tồn kho nằm trong tài sản lu động ròng đợc duy trì trong suốtquá trình sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp

Lợng dự trữ an toàn đợc hiểu là lợng hàng tồn kho dự trữ thêm vào lợng dựtrữ tại thời điểm đặt hàng

Với doanh nghiệp sản xuất xe máy trên, ban lãnh đạo của doanh nghiệpnày quyết định mức dự trữ an toàn là 10 đơn vị hàng hoá, điểm đặt hàng mới sẽ

là 20 + 10 = 30 đơn vị

Trên thực tế rất khó xác định lợng dự trữ an toàn thông qua chi phí tổn thất

do thiếu hàng Ngời ta thờng dựa vào nhu cầu khách hàng có thể đáp ứng bởihàng tồn kho dự phòng (lợng dự trữ an toàn) trớc khi đơn hàng mới nhập kho.Mức phục vụ khách hàng đợc xác định càng cao thì mức độ tồn kho điểm hàng

đặt cần phải xác định càng cao Vì thế, các doanh nghiệp cần cân nhắc hợp lýgiữa chi phí do thiếu hàng tồn kho và chi phí cho hàng tồn kho dự phòng

Nh vậy, mô hình EOQ đã chỉ ra qui mô đặt hàng tối u làm tối thiểu hoáchi phí đặt hàng và lu kho Tuy nhiên, mô hình này cũng có nhợc điểm là cầnquá nhiều giả thiết, làm mất tính thực tiễn của nó Vì vậy, trên cơ sở mô hình nàyngời ta đã thiết lập mô hình mô hình sản lợng đơn hàng sản xuất (POQ), nới lỏnggiả thiết cho rằng doanh nghiệp nhận đợc lô hàng trong một khoảng thời gian

21

nhất định và mô hình đánh giá chiết khấu giảm giá cho các đơn hàng khối lợnglớn để xoá bớt những giả thiết, tăng cờng tính thực tiễn cho mô hình EOQ

1.2.3.2 Quản lý hàng tồn kho theo phơng pháp cung cấp đúng lúc hay dự trữ bằng không

a) Khái niệm về dự trữ đúng thời điểm

Mục tiêu của hàng tồn kho trong hệ thống sản xuất và cung ứng nhằm dựphòng những sai lệch, biến cố có thể xảy ra trong cả quá trình sản xuất phânphối tiêu thụ Để đảm bảo hiệu quả tối u, các doanh nghiệp trên thế giới, đặc biệt

là các doanh nghiệp Nhật Bản (đi đầu là hãng TOYOTA trong những năm ba

m-ơi của thế kỉ trớc) đã áp dụng phơng pháp cung cấp đúng lúc (Just in time –JIT) Đôi khi, các nhà quản lý cho rằng JIT là một “Giảit tởng” trong đó nhiều bộphận sản xuất, phòng ban quản lý chức năng khác nhau của một doanh nghiệp h-ớng tới cùng một mục đích là xây dựng một cấu trúc tổ chức cho phép chỉ sảnxuất những gì sẽ bán đợc và sản xuất phải kịp thời

Để thực hiện đợc phơng pháp này, các doanh nghiệp thuộc các ngànhnghề có liên quan chặt chẽ với nhau phải có mối quan hệ gắn bó hữu cơ mậtthiết Khi có một đơn hàng nào đó, họ sẽ tiến hành thu gom các hàng hoá và sảnphẩm dở dang của các đơn vị khác mà không cần phải có hàng tồn kho Phơngpháp này có u điểm là giảm thiểu chi phí cho việc quản lý hàng tồn kho Lợng dựtrữ đúng thời điểm là lợng dự trữ tối thiểu cần thiết để giữ cho hệ thống sản xuất

và điều hành hoạt động bình thờng Với phơng pháp cung cấp đúng lúc và dự trữ

đúng thời điểm hay hàng tồn kho bằng không, ngời ta có thể xác định khá chuẩnxác số lợng của từng loại hàng tồn kho trong từng thời điểm nhằm đảm bảo hàng

đợc đa đến nơi có nhu cầu đúng lúc, kịp thời để cho hoạt động của những nơi đó

đợc đảm bảo liên tục, tuy nhiên lại không bị sớm quá hay muộn quá

Tuy nhiên, đây chỉ là một phơng pháp quản lý hàng tồn kho cho một sốloại hàng tồn kho nhất định và một số loại hình doanh nghiệp nhất định Ví dụ,các doanh nghiệp trong ngành công nghiệp thực phẩm chỉ áp dụng mô hình JITcho những loại thực phẩm không thể dự trữ lâu (các mặt hàng tơi sống) và môhình EOQ cho dự trữ thực phẩm có thời gian sử dụng dài ngày Tơng tự, nếutrong ngành y tế, các bệnh viện sử dụng mô hình JIT sẽ không phù hợp và có thểkhông lờng trớc đợc những nguy hiểm do thiếu dụng cụ và thiết bị y tế có thểxảy ra

Hơn nữa, để thực hiện đợc phơng pháp này hiệu quả, cần phải kết hợp vớicác phơng pháp quản lý khác cũng nh yêu cầu về khả năng liên kết của các đơn

vị sản xuất với nhau

b) Những nguyên nhân gây ra sự chậm trễ (không đúng lúc) của quá trình cungứng

Mục đích của việc tìm hiểu những nguyên nhân gây ra sự chậm trễ củaquá trình cung ứng là để hiểu đợc các tác động của những nhân tố bên trong vàbên ngoài doanh nghiệp ảnh hởng đến phơng pháp quản lý hàng tồn kho này

Những nguyên nhân thờng gặp là:

 Các nguyên nhân thuộc về lao động, thiết bị, nguồn vật t của nguồn cungứng không bảo đảm các yêu cầu Vì thế, những sản phẩm sản xuất rakhông đạt yêu cầu về tiêu chuẩn chất lợng, hoặc số lợng sản xuất không

đủ lô hàng phải giao đến đơn vị có nhu cầu và áp dụng mô hình dự trữbằng 0;

 Thiết kế công nghệ, kĩ thuật sản phẩm không chính xác;

 Các bộ phận sản xuất thực hiện hoạt động chế tạo trớc khi có bản vẽ kĩthuật hay thiết kế chi tiết hoàn thiện;

 Không nắm chắc yêu cầu của doanh nghiệp có nhu cầu;

 Các doanh nghiệp cha thiết lập đợc mối liên kết chặt chẽ giữa các khâu;

 Hệ thống cung cấp đúng lúc cha đảm bảo đúng các yêu cầu của dự trữ(gây ra mất mát, h hỏng)

Khi một doanh nghiệp muốn thực hiện quản lý hàng tồn kho theo phơngpháp JIT, họ phải cân nhắc về những nguyên nhân trên và tìm ra mô hình quản lýphù hợp với doanh nghiệp mình cũng nh khả năng cung ứng của các nhà cungcấp

c) Những giải pháp để giảm hàng tồn kho trong các giai đoạn

Để thực hiện đợc mô hình JIT, ta cần phải tối thiểu hoá hàng tồn kho trongcác giai đoạn sản xuất vì trong mô hình này lợng dự trữ bằng không

Giảm bớt lợng dự trữ nguyên vật liệu ban đầu Nguyên vật liệu dự trữ ban

đầu thể hiện chức năng đầu tiên giữa quá trình sản xuất và nguồn cung cấp Cách

đầu tiên và cơ bản nhất để giảm bớt lợng dự trữ này là tìm cách giảm bớt nhữngthay đổi trong nguồn cung ứng cả về số lợng, chất lợng và thời kì giao hàng

Giảm bớt lợng sản phẩm dở dang trên dây chuyền sản xuất Trong quátrình sản xuất, với một dây chuyên nhiều công đoạn và các chu kì nối tiếp nhau,việc tồn tại sản phẩm dở dang là điều đơng nhiên Muốn giảm thiểu hàng tồnkho trong giai đoạn này, ta cần nghiên cứu kĩ lỡng cơ cấu của chu kì sản xuất Từ

đó làm giảm đợc lợng dự trữ này

Giảm bớt lợng dụng cụ phụ tùng Loại dự trữ này tồn tại do nhu cầu thờigian duy trì và bảo quản sửa chữa các thiết bị dụng cụ Nhu cầu này tơng đối khó

23

xác định Dụng cụ phụ tùng nhằm đảm bảo ba yêu cầu: duy trì, sửa chữa, thaythế

Giảm thành phẩm dự trữ Sự tồn tại của thành phẩm tồn kho xuất phát từnhu cầu của khách hàng trong từng thời điểm nhất định Nếu chúng ta dự đoán

đợc chính xác nhu cầu của khách hàng sẽ làm giảm đợc loại dự trữ này

Điều quan trọng hơn cả để có thể thực hiện thành công mô hình JIT, cácnhà quản lý doanh nghiệp cần phải tìm cách giảm bớt những sự cố bất ngờ,những rủi ro tiềm tàng có thể xảy ra bất cứ lúc nào

Một trong những giải pháp để giảm đến mức thấp nhất lợng hàng tồn khotại các doanh nghiệp là hệ thống vận chuyển chỉ cung cấp hàng hoá dự trữ đếnnơi có nhu cầu thực sự, không đa hàng đến nơi cha có nhu cầu Hệ thống vậnchuyển này ngời Nhật gọi là hệ thống Kanban Để khái quát về hệ thốngKanban, ta có thể thông qua ba nội dung quan trọng là: Chỉ sản xuất các sảnphẩm theo yêu cầu, tại các thời điểm đã đợc yêu cầu, với số lợng đúng theo yêucầu

Trên đây, chúng ta đã tìm hiểu hai phơng pháp quản lý hàng tồn kho cơbản Ngoài ra còn một số mô hình dựa trên cơ sở hai mô hình này Tuy nhiên,mô hình vẫn chỉ tồn tại trên lý thuyết nếu nó không đợc áp dụng hiệu quả vàothực tiễn Chính vì thế ta phải đa ra đợc một số cách thức tiếp cận và đánh giáhiệu quả quản lý hàng tồn kho có thể đa lại kết quả chính xác về thực tiễn hoạt

động này tại doanh nghiệp

1.3 Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp

1.3.1 Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho

1.3.1.1 Chu kì vận động của tiền mặt

Chu kì vận động của tiền mặt vừa là chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của quátrình quản lý tài sản lu động vừa là căn cứ để phân loại tài sản lu động Hàng tồnkho là một bộ phận quan trọng của tài sản lu động Vì thế ta cũng có thể dựa vàochỉ tiêu này để đánh giá phần nào thực tiễn hoạt động quản lý hàng tồn kho tạidoanh nghiệp

Chu kì vận động của tiền mặt đợc hiểu là độ dài thời gian từ khi thanhtoán khoản mục nguyên vật liệu đến khi thu đợc tiền từ nhngx khoản phải thu do việcbán sản phẩm cuối cùng

+

Thời gian thuhồi khoảnphải thu

-Thời gianchậm trảkhoản phải trả

Nếu ở đây chỉ bàn đến thời gian vận động của nguyên vật liệu ảnh hởngthế nào đến chu kì vận động của tiền mặt ta thấy rằng nếu thời gian vận động củanguyên vật liệu càng giảm (thông qua sản xuất và bán hàng nhanh hơn), chu kìvận động của tiền mặt cũng đợc rút ngắn.

Thời gian vận động của nguyên vật liệu là độ dài thời gian trung bình đểchuyển nguyên vật liệu đó thành sản phẩm cuối cùng và thời gian bán những sảnphẩm đó

Thời gian vận độngcủa nguyên vật liệu =

Hàng tồn khoMức bán mỗi ngàyGiả thiết rằng một công ty xe máy có mức tồn kho trung bình là 2 triệu

đơn vị, mức bán hàng trong năm là 10 triệu đơn vị thì thời gian vận động củanguyên vật liệu sẽ là:

Thời gian vận động

của nguyên vật liệu =

2.000.000

= 72 ngày 10.000.000/360

Nh vậy, công ty này cần trung bình 72 ngày để chuyển nguyên vật liệuthành sản phẩm cuối cùng và bán nó

Mục tiêu của các doanh nghiệp là rút ngắn chu kì vận động của tiền mặtcàng nhiều càng tốt mà không có hại cho sản xuất Nếu doanh nghiệp duy trì chukì vận động tiền mặt càng dài, có nghĩa là nhu cầu tài trợ từ bên ngoài sẽ cànglớn Nguồn tài trợ nào cũng phát sinh chi phí làm giảm lợi nhuận hoạt động sảnxuất – kinh doanh của doanh nghiệp

25

1.3.1.2 Các chỉ tiêu về tốc độ luân chuyển của hàng tồn kho

Đây là nhóm chỉ tiêu khá quan trọng trong phân tích tài chính để đánh giáhoạt động sản xuất – kinh doanh của một doanh nghiệp cũng nh hiệu quả hoạt

động quản lý hàng tồn kho tại doanh nghiệp đó

Vòng quay dự trữ

Vòng quay dự trữ = Giá trị hàng tồn kho bình quânDoanh thu trong nămVòng quay dự trữ có thể đợc dùng để so sánh hiệu quả hoạt động giữa cácnăm, kì tài chính của doanh nghiệp hoặc dùng để so sánh hoạt động của doanhnghiệp với tỉ số trung bình của ngành

Các doanh nghiệp luôn mong muốn tăng số vòng quay dự trữ Tỉ số này cóthể giúp các nhà phân tích nhận định về hiệu quả quản lý hàng tồn kho ở doanhnghiệp đã tốt cha, có sự bất hợp lý nào không

Thời gian một vòng luânchuyển hàng tồn kho =

360Vòng quay dự trữ

Tỉ số này cho biết để hàng tồn kho luân chuyển đợc một vòng cần baonhiêu ngày

Hệ số đảm nhiệm

Hàng tồn kho bình quânDoanh thu thuần

Hệ số này cho biết để tạo ra một đồng doanh thu thuần cần bao nhiêu

đồng hàng tồn kho

1.3.1.3 Chỉ tiêu về khả năng sinh lợi của hàng tồn kho

Khả năng sinh lợi của hàng tồn kho =

Lợi nhuận trớc thuế/sau thuếHàng tồn kho bình quânChỉ tiêu này cho biết một đồng hàng tồn kho sẽ tạo ra đợc bao nhiêu đồnglợi nhuận trớc thuế hoặc lợi nhuận sau thuế

1.3.2 Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho thông qua các mô hình và phơng pháp dự trữ

Nhiều doanh nghiệp cố gắng quản lý hàng tồn kho dựa trên cơ sở khoahọc của việc cân bằng giữa những chi phí phát sinh do thiếu dự trữ và chi phí do

dự trữ quá nhiều Sự quản lý hàng tồn kho một cách khoa học có thể đợc phântích trên ba khía cạnh:

 Mô hình dự trữ hiệu quả EOQ đợc sử dụng để quyết định lợng đặt hàng tối

u để tối thiểu hoá chi phí đặt hàng cũng nh chi phí lu kho;

 Nếu có thể thực hiện mua hàng với số lợng lớn để đợc chiết khấu, điều này

sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đợc một lợng tiền nhất định cho việc muacác bộ phận của hàng tồn kho;

 Dù sử dụng phơng pháp kiểm tra liên tục hay kiểm tra định kì nh đã trìnhbày ở trên, các doanh nghiệp cần phải xác định đợc lợng hàng tồn kho dựphòng (tất nhiên sẽ làm tăng đầu t của doanh nghiệp vào tài sản lu động)

để giảm và loại trừ rủi ro của việc thiếu dự trữ Nguyên nhân thiết lập tồnkho dự phòng là tính không xác định của nhu cầu và tính không xác địnhcủa hệ thống sản xuất Quản lý hiệu quả hàng tồn kho không chỉ dựa trênviệc nghiên cứu các phơng pháp, mô hình mà còn phải dựa trên nhữngkinh nghiệm và chính sách loại trừ những nhân tố bất thờng trong hệthống sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp

27

Chơng 2 Thực trạng hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại

Hioda Motors2.1 Khái quát về Hioda Motors Việt Nam

2.1.1 Lịch sử hình thànhvà phát triển của Hioda Motors

Hioda Motors là công ty liên doanh đợc thành lập tại Việt Nam theo giấyphép đầu t số 1521/GP cấp bởi Bộ kế hoạch và đầu t vào ngày 22 tháng 3 năm

1997 và điều chỉnh theo giấy phép đầu t số 1521/GPĐC1 ngày 13 tháng 4 năm

2003 Hoạt động của Hioda Motors sẽ kéo dài trong 50 năm kể từ ngày cấp giấyphép đầu t đầu tiên

Hoạt động chính của công ty là sản xuất và lắp ráp xe máy, sản xuất cácphụ tùng để bán ở thị trờng Việt Nam và nớc ngoài, cung cấp các dịch vụ bảohành, bảo dỡng và sửa chữa xe máy Tại phiên họp lần thứ 9 của Ban giám đốccông ty vào tháng 9 năm 2004, Ban giám đốc đã thông qua kế hoạch để pháttriển hoạt động sản xuất xe máy của Hioda Motors với lợng vốn pháp định và l-ợng vốn đầu t ớc đạt tơng ứng là 10 triệu Đô la Mỹ và 90 triệu Đô la Mỹ HiodaMotors hi vọng các cơ quan quản lý có thẩm quyền của Việt Nam (nh Bộ kếhoạch và đầu t) sớm thông qua kế hoạch này của công ty

Công ty bắt đầu thực hiện hoạt động sản xuất vào tháng 5 năm 1997.Hioda Motors có 2 dòng sản phẩm chính là Buddy và Karla Vào tháng 11 năm

2003, công ty tiếp tục cho ra mắt hai mẫu sản phẩm mới, kế thừa hai dòng xetruyền thống là Buddy-4U và Karla9

Hioda Motors là công ty mới thành lập và hoạt động tại Việt Nam đợc 5năm nên kết quả đạt đợc mới dừng lại ở những bớc ban đầu Trên thị trờng xemáy hiện nay đã tồn tại nhiều hãng sản xuất nổi tiếng nh Honda Việt Nam,Suzuki, Yamaha cũng nh sự bùng nổ của lợng xe máy sản xuất tại Trung Quốcnhập khẩu hoặc lắp ráp tại Việt Nam với chất lợng không cao và giá thành rất rẻ.Vì thế, Hioda Motors gặp rất nhiều khó khăn trong thời kì đầu tạo lập vị thế trênthị trờng Hioda Motors đang phấn đấu để giảm giá thành sản phẩm để tăng sứccạnh tranh, tăng doanh thu cho công ty Đứng trớc mục tiêu này, công ty vẫnkhông quên tôn chỉ là giữ vững chất lợng sản phẩm mang nhãn hiệu HiodaMotors Có nh vậy, thơng hiệu của Hioda Motors mới có thể đợc ngời tiêu dùngnhớ đến giữa một lợng lớn các hãng sản xuất xe máy nh hiện nay

Dù cha có nhiều thành tựu nổi bật nhng công ty đã tồn tại đợc trên thị ờng với những tín hiệu phát triển đáng mừng Trong năm 2004, với sự thay đổi

tr-vốn pháp định và tr-vốn đầu t theo giấy phép đầu t điều chỉnh, tr-vốn pháp định củacông ty đã lên tới 10 triệu Đô la Mỹ bao gồm:

1 Tập đoàn máy cơ khí và

nông nghiệp Việt Nam (30%)

Quyền sử dụng đất:

Lợi nhuận giữ lại:

1,900,000 Đô la Mỹ1,100,000 Đô la Mỹ

Ngoài ra, cũng vào cuối năm 2003, đầu năm 2004, Hioda Motors đã đầu tthêm 1,5 triệu Đô la Mỹ tăng vốn cổ phần của mình lên 30% tại Công ty sảnxuất phụ tùng tự động Việt Nam Đây là công ty mới đợc thành lập vào tháng 12năm 2002 với hoạt động chủ yếu là cung cấp phụ tùng cho Hioda Motors ViệtNam Hioda Motors hi vọng sẽ tăng tỉ lệ nội địa hoá cho xe máy và phụ tùng xemáy từ 40% hiện nay lên 54% với nỗ lực giảm chi phí và giá thành sản phẩm 2.1.2 Đặc điểm sản xuất – kinh doanh của Hioda Motors

2.1.2.1 Đặc điểm chung

Hioda Motors đợc thành lập trong bối cảnh ngành công nghiệp sản xuất xemáy Việt Nam đã có sự phát triển ngày càng cao Vì thế, công ty phải khôngngừng cải tiến quy trình sản xuất, tìm các biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý,giảm giá thành sản phẩm để có thể đứng vững trên thị trờng biến động và cạnhtranh không ngừng Hiện nay thị trờng, sản phẩm dịch vụ, khách hàng của HiodaMotors có một số đặc điểm cơ bản là:

Về thị tr ờng : Thị trờng hiện nay của Hioda Motors là ngời tiêu dùng có

thu nhập trung bình và khá Công ty đang dần tạo lập thơng hiệu của mình, tuynhiên để có thể trở thành một trong những công ty hàng đầu về sản xuất xe máytại Việt Nam còn cần thêm nhiều thời gian Đồng thời, công ty cũng xuất khẩucác sản phẩm của mình ra một số nớc, đặc biệt là những nơi có nhu cầu cao nh

29

khu vực Đông Nam á (nh Philipin, Myanma, Lào ) Lợng sản phẩm xuất khẩutrong năm 2004 theo kế hoạch là 7.500 chiếc tơng đơng với khoảng 4 triệu Đô la

Mỹ (năm 2003 là 5.200 chiếc tơng đơng với khoảng 2.8 triệu Đô la Mỹ)

Các sản phẩm và dịch vụ: Sản phẩm chủ đạo của công ty là xe máy với

hai dòng xe hớng tới đối tợng thanh niên trẻ là Rubi và Karla và gần đây là haidòng cải tiến Rubi4U và Karla9 Đồng thời, phụ tùng xe máy thơng hiệu HiodaMotors cũng đợc sản xuất và phân phối kèm hoặc độc lập với sản phẩm xe máy.Dịch vụ hậu mãi u đãi cho khách hàng bao gồm kiểm tra xe miễn phí (hai lầnkiểm tra miễn phí cho 12.000 km đầu tiên hoặc cho một năm sử dụng) và bảohành cho những hỏng hóc hoặc trục trặc về kĩ thuật (trong vòng hai năm kể từkhi mua)

Khách hàng: Khách hàng chủ yếu của Hioda Motors là các đại lý ủy

quyền của Hioda Motors Các đại lý này phải trả tiền đầy đủ cho công ty trớc khicông ty bán sản phẩm cho họ Để có thể mua phụ tùng xe máy do Hioda Motorssản xuất, các đại lý phải đặt cọc một khoản tiền nhất định nh sự đảm bảo choviệc chi trả Điều này nhằm đảm bảo không có các khoản nợ nào có liên quan

đến việc phân phối và tiêu thụ giữa hãng và các đại lý Cho đến nay, HiodaMotors đã có khoảng 50 đại lý trên cả nớc

Nhà cung cấp và các bên liên quan khác: Các nhà cung cấp chính bao

gồm: Công ty xe máy Đông Tây (nhà đầu t và cung cấp nguyên vật liệu thô thành phần nhập khẩu); Công ty xe máy Hioda Motors Trung Quốc (cung cấpnguyên vật liệu thô nhập khẩu); Tập đoàn Hioda Motors (nhà đầu t, hỗ trợ kĩthuật); Các nhà cung cấp trong nớc (cung cấp đầu vào trong nớc, nguyên vật liệu

-và các dịch vụ có liên quan) Các ngân hàng giao dịch chủ yếu: ABN AMROBank (tiền gửi không kì hạn và mua Đô la Mỹ); Ngân hàng Tokyo Mitsubishi(hoạt động bán hàng và tiền gửi không kì hạn); Vietcombank (chi trả tiền mặt);Fuji Bank (mua Đô la Mỹ và Yên Nhật)

2.1.2.2 Chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệp

Cơ sở lập các báo cáo tài chính

Các báo cáo tài chính đợc trình bày bằng Đô la Mỹ đợc lập theo luật pháp

và các quy định về kế toán của Việt Nam Mục đích của các báo cáo tài chínhnày nhằm phản ánh tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh và cácluồng lu chuyển tiền tệ theo các nguyên tắc và thông lệ kế toán phổ biến tại ViệtNam Các báo cáo tài chính đợc lập trên cơ sở giá gốc Công ty áp dụng nhấtquán các chính sách kế toán trong năm và nhất quán với các chính sách kế toán

áp dụng trong năm trớc

Năm tài chính

Năm tài chính của Hioda Motors bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31tháng 12 theo công văn phê duyệt số 643 TC/CĐKT ngày 17 tháng 1 năm 2003của Bộ tài chính

Đơn vị tiền tệ dùng trong ghi sổ kế toán là Đô la Mỹ.

Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho

Công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán hàng tồnkho Hàng tồn kho đợc phản ánh theo giá gốc trừ dự phòng giảm giá và dự phòngcho hàng lỗi thời Dự phòng giảm giá và dự phòng cho hàng lỗi thời đợc lập dựavào đánh giá của Ban giám đốc về giá bán ớc tính của hàng tồn kho trừ đi cáckhoản chi phí liên quan ớc tính để hoàn thành sản phẩm và cả chi phí bán hàng -

ớc tính Giá gốc đợc tính theo phơng pháp nhập trớc-xuất trớc (FIFO) và baogồm tất cả các chi phí liên quan phát sinh để có đợc hàng tồn kho ở địa điểm vàtrạng thái hiện tại Đối với thành phẩm và sản phẩm dở dang, giá gốc bao gồmchi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp và các chi phí sản xuất chung

Quy trình kinh doanh xe máy/marketing bao gồm các hoạt động để

đạt và giữ lợng hàng bán đợc cũng nh bảo đảm giá bán sản phẩm tới ngời tiêu dùng cuối cùng đợc hoàn toàn kiểm soát.

Các thành phần của báo cáo tài chính bao gồm:

 Chi phí bán hàng và marketing;

 Doanh thu từ hoạt động bán hàng;

 Tài khoản phải thu, bao gồm dự phòng các khoản phải thu khó đòi (nếu có), tạm ứng mua hàng từ các đại lý.

Các thành phần của báo cáo tài chính bao gồm:

 Các chi phí bảo hành bao gồm kiểm tra miễn phí, bảo hành bán hàng và bảo đảm theo đờng dây nóng;

hàng tồn kho.

Các thành phần của báo cáo tài chính bao gồm:

 Hàng tồn kho (chủ yếu là nguyên vật liệu thô);

 Giá vốn hàng bán;

 Tiền mặt;

 Các khoản phải trả;

 Thuế nhập khẩu phải trả.

Sản xuất xe máy Quy trình này liên quan đến toàn bộ các hoạt động từ việc xác định

nhu cầu hàng tồn kho cần cho sản xuất tới việc bán hàng: kế hoạch sản xuất, biến động của hàng tồn kho bao gồm nguyên vật liệu thô và thành phẩm và chi phí để sản xuất ra thành phẩm.

Các thành phần của báo cáo tài chính bao gồm:

 Hàng tồn kho (bao gồm thành phẩm, nguyên vật liệu thô);

Các thành phần trong báo cáo tài chính bao gồm:

 Máy móc và thiết bị, bao gồm cả khấu hao luỹ kế;

 Tài sản cố định vô hình, bao gồm cả khấu hao;

 Chi phí khấu hao TSCĐ hữu hình và vô hình;

 Chi phí sửa chữa và bảo hành;

 Tiền mặt và các khoản phải trả;

 Chênh lệch tăng giảm do thanh lý nhà máy và thiết bị.

Quy trình quản

trị nhân lực Quy trình này xác định các yêu cầu về nguồn nhân lực, phân tích thị trờng cung cấp nguồn nhân lực, những lợi ích bổ sung, tuyển dụng,

đào tạo và hớng dẫn Quy trình này cũng liên kết yêu cầu về nguồn nhân lực với các hoạt động kế hoạch khác của tổ chức.

Các thành phần của báo cáo tài chính bao gồm:

 Tiền công và tiền lơng;

 Các loại thuế liên quan đến thu nhập của ngời lao động;

 Lợi ích của ngời lao động;

 Các chi phí trả trớc liên quan đến tiền lơng (dự phòng trợ cấp mất việc làm).

Quy trình tài

chính/kế toán Quy trình này liên quan đến hoạt động quản lý về kế toán, báo cáo tàichính và quản lý ngân quỹ.

 Các thành phần của báo cáo tài chính bao gồm:

 Các tài khoản tiết kiệm và đặt cọc cố định;

 Các số d thuộc về nội bộ công ty;

 Tiền mặt;

 Các hợp đồng liên quan đến ngoại hối;

 Các chênh lệch do tỉ giá chuyển đổi có thể nhận biết và không nhận biết đợc.

2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy

Để đảm bảo cho việc sản xuất đợc thực hiện một cách hiệu quả, HiodaMotors chủ trơng thực hiện bộ máy quản lý gọn nhẹ và tổ chức theo kiểutrực tuyến Đứng đầu là Giám đốc công ty, giúp việc cho giám đốc là hai Phógiám đốc, một Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật, một Phó giám đốc phụ tráchkinh doanh và hệ thống các phòng ban chức năng Ban giám đốc lãnh đạo vàlãnh đạo trực tiếp đến các phòng ban, các phân x ởng sản xuất Các phòngban chức năng có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc, hớng dẫn, kiểm tra việc thựchiện kế hoạch, tiến độ sản xuất, các quy trình sản xuất với các tiêu chuẩn cụthể và các định mức kinh tế kỹ thuật, các chế độ quản lý Cụ thể :

- Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ nghiên cứu, quản lý việc sửdụng nguồn nhân lực của Công ty, lập ra các định mức lao động, theo dõiquá trình thực hiện các định mức và quỹ tiền l ơng của cán bộ công nhânviên, đồng thời giúp giám đốc quản lý về mặt hành chính, quản trị nh quản

lý hồ sơ của công ty, văn th, bảo vệ, tiếp khách, hội nghị Phòng tổ chứchành chính bao gồm hai bộ phận: bộ phận quản lý nhân sự, tổ chức tuyểndụng và đào tạo và bộ phận chuyên trách các nhiệm vụ khác

- Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc thực hiện kếhoạch sản xuất, chuẩn bị để giám đốc ký các hợp đồng kinh tế, giúp Giám

đốc đề ra nhiệm vụ sản xuất cho từng phân xởng tổ đội, theo dõi thực hiệncác hợp đồng sản xuất, quản lý kế hoạch vật t, phơng tiện vận tải của công

ty, đồng thời hỗ trợ cho Giám đốc lập ra các phơng án sản xuất kinh doanh,vạch ra hớng đi đúng đắn cho sản xuất

- Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ giải quyết các vấn đề về kỹ thuật vàcông nghệ, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, thiết kế chế tạo các loaị máymóc, thiết bị, phụ tùng, kiểm tra chất lợng sản phẩm trớc khi xuất xởng,quản lý mẫu mã các sản phẩm, thiết bị và phụ tùng do Công ty sản xuất

- Phòng tài chính - kế toán: Có nhiệm vụ tham gia t vấn và giúp việccho Giám đốc công ty trong lĩnh vực kế toán - tài chính Ngoài ra phòng tàichính- kế toán còn có nhiệm vụ phân tích và tổng hợp lập quyết toán tàichính, báo cáo với giám đốc, với các cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền nh: Cụcthuế, Công ty kiểm toán Nhà nớc, theo đúng chế độ quy định

33

Sơ đồ 4 : Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Hioda Motors

2.1.5 Kết quả sản xuất kinh doanh

Khi mới đi vào hoạt động sản xuất – kinh doanh, Hioda Motors còngặp nhiều khó khăn nên những năm đầu cha thu đợc nhiều kết quả đáng kể.Tuy nhiên, thị trờng Việt Nam là một thị trờng tiềm năng với hơn 80 triệudân và nhu cầu đi lại rất cao Vì thế, hoạt động của công ty ngày càng pháttriển

Cơ cấu nguồn vốn

Tổng nguồn vốn của công ty tăng đều qua các năm Cụ thể là năm

2002 đạt 40,716 triệu Đô la Mỹ, năm 2003 là 58,711 triệu Đô la Mỹ, và năm

2004 là 67,684 triệu Đô la Mỹ với tỉ lệ tăng tơng ứng là 44,2% và 12,8%.Trong đó, cơ cấu nợ và vốn chủ sở hữu đợc thể hiện qua biểu đồ sau:

0 10.000.000 20.000.000 30.000.000 40.000.000 50.000.000 USD

Năm

Nợ Vốn chủ sở hữu

Phòng kỹ thuật

Phòng tài chính - kế toán

2002 2003 2004