Bài giảng nguyên lý kế toán chương 4 ts nguyễn thị phương dung

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI VIỆN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ CHƯƠNG 4 SỔ KẾ TOÁN TS NGUYỄN THỊ PHƯƠNG DUNG Viện Kinh tế và Quản lý, Trường ĐH Bách khoa Hà Nội EM 3500 Nguyên lý kế toán 2 • Khái niệm, vai t[.]

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

VIỆN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ

CHƯƠNG 4

SỔ KẾ TOÁN

TS NGUYỄN THỊ PHƯƠNG DUNG

Viện Kinh tế và Quản lý, Trường ĐH Bách khoa Hà Nội

• Khái niệm, vai trò, phân loại sổ kế toán

4.1 Khái niệm, vai trò, phân loại sổ kế toán

4.1.1 Khái niệm

− Sổ kế toán là phương tiện cơ bản để hệ thống hoá các thông tin về các

nghiệp vụ kinh tế của doanh nghiệp trên cơ sở số liệu đã được phảnánh trên chứng từ kế toán theo thời gian và theo đối tượng

− Sổ kế toán được xây dựng theo mẫu nhất định, có kết cấu tương ứng

với nội dung phản ánh

− Do đặc điểm về sự biến động của các đối tượng kế toán, các sổ kế toán

có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và sổ kế toán được mở theo từng kỳ

kế toán

4.1.2 Vai trò của sổ kế toán

− Sổ kế toán nhằm hệ thống hóa tổng hợp số liệu, lập báo cáo kế toán

và cung cấp thông tin tổng hợp và có hệ thống phục vụ công tác quản lý doanh nghiệp.

− Sổ kế toán lưu trữ toàn bộ các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế

phát sinh trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.

− Xây dựng được hệ thống sổ kế toán một cách khoa học sẽ đảm bảo

tổng hợp số liệu kế toán một cách kịp thời, chính xác và tiết kiệm được thời gian, công sức, chi phí cho công việc kế toán.

4.1.3 Phân loại sổ kế toán

a Phân loại sổ theo mức độ khái quát của nội dung phản ánh

Theo cách này, sổ kế toán được chia thành sổ kế toán tổng hợp, sổ kếtoán chi tiết và sổ kế toán kết hợp giữa tổng hợp và chi tiết

● Sổ kế toán tổng hợp là sổ được dùng để theo dõi những chỉ tiêu tổng

hợp về một đối tượng kế toán nhất định Ví dụ như “Sổ cái tài khoản”

Số tiền

Ghi chú

Số hiệu

4.1.3 Phân loại sổ kế toán

a Phân loại sổ theo mức độ khái quát của nội dung phản ánh

● Sổ kế toán chi tiết là sổ kế toán được mở cho từng đối tượng kế toán chi

tiết, dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có liên quan nhằm đáp ứngyêu cầu quản lý cụ thể của doanh nghiệp

Các loại sổ kế toán chi tiết thường rất đa dạng và có kết cấu khác nhau Thường

ở doanh nghiệp có các sổ chi tiết tài sản (Sổ chi tiết vật liệu, sổ chi tiết hàng hoá,…) ,

sổ chi tiết thanh toán (Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng, sổ chi tiết thanh toán

với người bán,…), sổ chi tiết chi phí (Sổ chi tiết chi phí sản xuất chung, Sổ chi tiết chi phí bán hàng,…) và sổ chi tiết doanh thu….

SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU

lượng

Thành tiền

Số lượng

Thành tiền

Số lượng

Thành tiền

Số dư đầu kỳ

Cộng phát sinh Số dư

4.1.3 Phân loại sổ kế toán

a Phân loại sổ theo mức độ khái quát của nội dung phản ánh

● Sổ kế toán kết hợp giữa tổng hợp và chi tiết là loại sổ kế toán

dùng để phản ánh nghiệp vụ kinh tế kết hợp, vừa theo đối tượng tổng hợp (tài khoản tổng hợp) vừa theo đối tượng chi tiết (tài khoản chi tiết) có liên quan Trong kế toán, có một số sổ cái tài khoản, một

số sổ nhật ký-chứng từ và sổ chi phí sản xuất kinh doanh thuộc vào loại sổ này.

Ngày tháng

TK…

TK

… TK… ….

Cộng Có

Chi tiết

Chi tiết

Chi tiết Cộng

Số phát sinh trong kỳ

Cộng số phát sinh

4.1.3 Phân loại sổ kế toán

b Phân loại sổ theo cách ghi chép trên sổ kế toán

Theo cách này, sổ kế toán được chia thành sổ kế toán ghi theo trình tự thời gian, sổ

kế toán ghi theo hệ thống và sổ kế toán kết hợp giữa ghi theo thời gian và theo hệ thống.

● Sổ kế toán ghi theo trình tự thời gian là sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian phát sinh của các nghiệp vụ kinh tế hoặc theo trình tự thời gian kế toán nhận được các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh

tế đó.

o Tác dụng của loại sổ này là cho phép kiểm tra các số liệu kế toán phản ánh các nghiệp vụ

kinh tế (hay các hoạt động kinh tế) theo thời gian một cách dễ dàng Các loại sổ này thường

có Sổ nhật ký chung, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ…

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

Năm:…….

Đơn vị tính:…………

Ngày tháng ghi sổ

ghi

sổ cái

STT dòng

Tài khoản đối ứng

Số phát sinh

Số trang trước chuyển sang

Cộng chuyển trang sau

4.1.3 Phân loại sổ kế toán

b Phân loại sổ theo cách ghi chép trên sổ kế toán

● Sổ kế toán ghi theo hệ thống là loại sổ kế toán dùng để ghi chép,

hệ thống hoá số liệu kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán cụ thể (tài khoản) hoặc theo từng

chỉ tiêu kinh tế phục vụ cho quản lý Các loại sổ kế toán chi tiết, sổ nhật ký-chứng từ… là những sổ kế toán thuộc loại này.

4.1.3 Phân loại sổ kế toán

b Phân loại sổ theo cách ghi chép trên sổ kế toán

● Sổ kế toán kết hợp ghi theo thời gian và theo hệ thống là loại sổ

kế toán được dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa theo trình tự thời gian vừa theo đối tượng kế toán trên cùng một

trang sổ Thuộc loại sổ này trong hệ thống sổ kế toán có Sổ Nhật

ký-sổ cái theo mẫu sau:

TK đối

tự dòng

Số dư đầu năm

Số phát sinh

Cộng số phát sinh

Số dư cuối kỳ Cộng luỹ kế

4.1.3 Phân loại sổ kế toán

c Phân loại theo cấu trúc sổ kế toán

Theo cách này, sổ kế toán chia thành sổ kế toán kiểu một bên, sổ kế toán kiểu hai bên, sổ kế toán kiểu nhiều cột và sổ kế toán kiểu bàn cờ.

● Sổ kế toán kiểu một bên là loại sổ được thiết kế theo nguyên tắc trên một trang sổ, các số liệu

liên quan đến ghi Nợ và ghi Có của các tài khoản được bố trí ở một bên của trang sổ để phản ánh hai mặt đối lập của nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán Đây là

loại sổ dùng phổ biến trong kế toán Ví dụ như sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản… đã giới thiệu

ở trên.

● Sổ kế toán kiểu hai bên là loại sổ được thiết kế theo nguyên tắc trên một trang sổ, các số liệu

liên quan đến ghi Nợ và ghi Có của tài khoản được bố trí ở hai bên của trang sổ để phản ánh hai

mặt đối lập (tăng, giảm) của từng tài sản hay nguồn vốn Loại sổ này có kết cấu như sau:

Số tiền

Chứng từ Diễn

giải

TK đối ứng

Số Tiền

Số hiệu

4.1.3 Phân loại sổ kế toán

c Phân loại theo cấu trúc sổ kế toán

● Sổ kế toán kiểu nhiều cột là sổ kế toán được thiết kế theo nguyên tắc trên cùng một

trang sổ mở nhiều cột ghi Nợ và ghi Có của các tài khoản để diễn giải một tài khoản ghi

Nợ có liên quan đến nhiều tài khoản ghi Có và ngược lại, hoặc có thể kết hợp việc ghi

tổng hợp và chi tiết Ví dụ, Nhật ký sổ cái,…

● Sổ kế toán kiểu bàn cờ là sổ kế toán được thiết kế theo kiểu bàn cờ, mạng lưới Sổ

được thiết kế gồm nhiều cột, mỗi cột mang một chỉ tiêu (hoặc tài khoản) khác nhau và nhiều dòng, mỗi dòng cũng mang một chỉ tiêu (hoặc tài khoản) tương ứng Điển hình của sổ kế toán dạng này là các sổ kế toán theo hình thức Nhật ký-chứng từ.

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2

Ghi Có tài khoản “Tiền gửi ngân hàng” – TK 112

Số TT

Chứng từ Diễn

giải

Ghi Có TK 112, ghi Nợ các tài khoản… Cộng

Có TK 112

Cộng

4.1.3 Phân loại sổ kế toán

d Phân loại theo cách thức tổ chức sổ kế toán

Theo cách này, sổ kế toán được chia thành sổ kế toán sổ kế toán đóng thành quyển và sổ

kế toán để rời từng tờ.

● Sổ kế toán đóng thành quyển là loại sổ kế toán mà các tờ sổ được đóng thành quyển, có đánh

số trang và đóng dấu giáp lai giữa các trang Cách tổ chức ày giúp cho việc bảo quản, lưu giữ sổ

kế toán được thuận tiện và an toàn hơn Các loại sổ quan trọng như sổ cái, sổ quỹ… thường được đóng thành quyển.

● Sổ tờ rời là loại sổ kế toán mà các tờ sổ được để riêng biệt, không đóng quyển Loại sổ này

không thuận tiện cho bảo quản và lưu giữ nhưng lại thuận tiện trong một số trường hợp nhất định, đặc biệt là khi doanh nghiệp đã tin học hoá công việc kế toán Cuối mỗi kỳ, các sổ tờ rời

4.2 Kỹ thuật ghi ghép trên sổ kế toán

➢ Các công việc liên quan đến sổ kế toán trong doanh nghiệp gồm: mở sổ

kế toán, ghi sổ kế toán, khoá sổ kế toán

4.2.1 Mở sổ

Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm Đối với doanh nghiệp mớithành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập Người đại diện theopháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệtcác sổ kế toán Sổ kế toán có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời Các tờ

sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ

4.2.2 Ghi sổ

Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh.

4.2.3 Khóa sổ

● Cuối kỳ kế toán phải khoá sổ kế toán trước khi lập Báo cáo tài chính Ngoài ra

phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

● Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ký và ghi rõ Số chứng

chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán Người ghi sổ kế toán là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

4.2.4 Sửa chữa sổ kế toán

Khi phát hiện sổ kế toán của kỳ báo cáo có sai sót thì phải sửa chữa bằng phương pháp phù hợp với quy định của Luật kế toán Một số phương pháp chữa sổ sau đây thường được áp dụng khi có sai sót xẩy ra:

(1)- Phương pháp ghi cải chính

(2)- Phương pháp ghi số âm (Phương pháp ghi đỏ)

(3)- Phương pháp ghi bổ sung

4.2.4 Sửa chữa sổ kế toán

(1) “Ghi cải chính”: Chữa sổ bằng cách dùng mực đỏ gạch ngang dữ liệu đã ghi sai, sau đó ghi lại dữ

liệu đúng bằng mực thường lên phía trên hoặc bên cạnh Sau khi sửa, phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh Cách chữa sổ này dùng trong trường hợp chưa tiến hành cộng sổ, dữ liệu ghi không sai quan

hệ đối ứng tài khoản.

(2) “Ghi số âm”: Chữa sổ bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc

đơn, sau đó ghi lại số đúng bằng mực thường Cách sửa chữa này cũng phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh mới hợp lệ.

(3) “Phương pháp ghi bổ sung”: Phương pháp này áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ

đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung" để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng từ.

4.3 Các hình thức sổ kế toán

4.3.1 Khái niệm

Theo Điều 3, khoản 7 của Luật Kế toán Việt Nam 2015 “ Hình thức kế toán là các mẫu sổ kế toán,

trình tự, phương pháp ghi sổ và mối liên quan giữa các sổ kế toán”.

Hình thức kế toán là hệ thống các loại sổ kế toán, bao gồm danh mục sổ, mối quan hệ các loại

sổ trong việc ghi chép, tổng hợp và hệ thống hoá số liệu từ các chứng từ kế toán theo một trình tự

và phương pháp nhất định đảm bảo lập được các báo cáo kế toán theo đúng chế độ quy định.

➢ Về mặt lý thuyết có 04 hình thức kế toán sau:

o “Nhật ký-Sổ cái”

o “Nhật ký chung”

o “Chứng từ ghi sổ”

4.3.2 Hình thức kế toán “Nhật ký – sổ cái”

− Đặc điểm của hình thức kế toán này là kế toán chỉ sử dụng một sổ kế

toán tổng hợp duy nhất (Sổ “Nhật ký-Sổ cái”) để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian (nhật ký) và theo hệ thống (tài khoản tổng hợp).

− Sổ kế toán chi tiết của hình thức kế toán này sẽ có nhiều loại được

mở theo đối tượng kế toán và yêu cầu của quản lý Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán này được trình bày theo sơ đồ sau:

Chứng từ kế toán

Sổ quỹ

NHẬT KÝ – SỔ CÁI

Bảng tổng hợp chứng từ

kế toán cùng

loại

Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

4.3.3 Hình thức kế toán “Nhật ký chung”

− Đặc điểm của hình thức kế toán này là kế toán dụng sổ “Nhật ký chung” để ghi chép tất cả

các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản trên cơ

sở chứng từ gốc.

− Sử dụng số liệu trên sổ Nhật ký chung để ghi vào các sổ cái Sổ kế toán sử dụng theo hình

thức này gồm có sổ Nhật ký chung để phản ánh các sự kiện kinh tế theo thời gian và Sổ cái tài khoản dùng để ghi chép theo hệ thống.

− Ngoài ra, người ta sử dụng thêm một số sổ Nhật ký chuyên dùng để phản ánh các nghiệp

vụ kinh tế giống nhau, lặp đi lặp lại nhiều lần để hỗ trợ, giảm bớt số lần ghi chép vào sổ cái

(như sổ Nhật ký thu tiền, sổ Nhật ký bán hàng,…) Sổ kế toán chi tiết sử dụng trong hình

thức kế toán này cũng giống như trong các hình thức kế toán khác vì chúng được sử dụng phục vụ cho quản lý.

Sổ, thẻ kế toán

chi tiết

Sổ Nhật ký đặc biệt

Chứng từ kế toán

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

SỔ CÁI

Bảng cân đối Tài khoản Báo cáo tài chính

4.3.4 Hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ”

− Đặc điểm của hình thức kế toán này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát

sinh được phản ánh trên các chứng từ kế toán đều được phân loại, tổnghợp và lập chứng từ ghi sổ, sau đó căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi số

liệu kế toán vào các sổ cái tài khoản.

− Sổ kế toán tổng hợp sử dụng là Sổ cái tài khoản và Sổ đăng ký chứng từ

ghi sổ Sổ cái tài khoản ghi chép số liệu theo hệ thống, còn Sổ đăng kýchứng từ ghi sổ ghi chép số liệu kế toán theo thời gian Sổ kế toán chitiết sử dụng trong hình thức kế toán này cũng giống như trong các hìnhthức kế toán khác vì chúng được sử dụng phục vụ cho quản lý

Chứng từ kế toán

Sổ quỹ

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán

cùng loại

Sæ, thÎ

kÕ to¸n chi tiÕt

Sổ, thẻ

kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ Cái

Sổ đăng ký c.từ ghi sổ

Bảng CĐ tài khoản BÁO CÁO TÀI CHÍNH

4.3.5 Hình thức kế toán “Nhật ký – chứng từ”

− Đặc điểm của hình thức kế toán này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

được phản ánh trên các chứng từ kế toán đều được phân loại, tổng hợp và lập định khoản rồi ghi vào sổ Nhật ký-Chứng từ hoặc Bảng kê.

− Cuối tháng, căn cứ vào số liệu trên sổ Nhật ký-Chứng từ, kế toán sẽ ghi vào

Sổ cái tài khoản Sổ kế toán tổng hợp sử dụng theo hình thức kế toán này là

sổ Nhật ký-Chứng từ (ghi Có tài khoản), Bảng kê (ghi Nợ tài khoản) và Sổ cái

tài khoản Sổ kế toán chi tiết sử dụng theo hình thức kế toán này cũng giống như trong các hình thức kế toán khác vì chúng được sử dụng phục vụ cho quản lý.

4.4 Sổ kế toán trong điều kiện dùng phần mềm kế toán

4.4.1 Khái niệm phần mềm kế toán

Là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác.

Tóm lại:

● Phần mềm kế toán đơn thuần là một công cụ ghi chép, lưu trữ, tính toán, tổng hợp trên

cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc.

● Quá trình xử lý phải tuân thủ các chuẩn mực kế toán và chế độ ban hành.

● Độ chính xác của đầu ra báo cáo phụ thuộc vào yếu tố con người như kế toán thủ công.

4.4.2 Trình tự ghi sổ theo phần mềm kế toán

Sổ kế toán

• Sổ tổng hợp

• Sổ chi tiết

• Báo cáo tài chính

• Báo cáo kế toán quản trị

Chứng từ kế

toán

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

In sổ, báo cáo cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

4.4.2 Trình tự ghi sổ theo phần mềm kế toán

− Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp

chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi

sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy

vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán

− Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập

vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái) và các sổ, thẻ kếtoán chi tiết liên quan

4.4.2 Trình tự ghi sổ theo phần mềm kế toán

− Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện

các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếugiữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luônđảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ

− Kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài

chính sau khi đã in ra giấy

− Cuối tháng, cuối năm sổ kể toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in

ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định

về sổ kế toán thủ công