Sử dụng word 2010 trong định dạng tiểu luận luận văn

Cấu trúc kỹ thuật của một tiểu luận, đồ án, luận văn Với một văn bản ngắn như tờ đơn, thư, bài diễn văn, quảng cáo...vv, người dùng chỉ cần sử dụng nhanh các công cụ định dạng của word

MỤC LỤC

1 Cấu trúc kỹ thuật của một tiểu luận, đồ án, luận văn 2

2 Xây dựng cách đánh số cho các đề mục (multilevel list) 5

3 Định dạng cho mỗi style 8

4 Chèn mục lục tự động 11

5 Chèn danh mục bảng biểu/hình ảnh tự động 12

6 Đánh số trang theo ý muốn, header/footer khác nhau cho từng chương 14

7 Trong cùng văn bản có trang dọc, trang ngang 15

8 Làm nhiều trang bìa có viền bao quanh 16

9 Tham chiếu đến hình, đề mục 17

Kĩ thuật định dạng tiểu luận với Microsoft Word 2010

1 Cấu trúc kỹ thuật của một tiểu luận, đồ án, luận văn

Với một văn bản ngắn như tờ đơn, thư, bài diễn văn, quảng cáo vv, người dùng chỉ cần sử dụng nhanh các công cụ định dạng của word để tạo ra văn bản Tuy nhiên, khi làm việc trên các văn bản dài như sách, tiểu luận, đồ án, luận văn người thực hiện nên phát thảo cấu trúc của văn bản để:

 Không gặp rắc rối khi định dạng từng đề mục như: nhảy số không theo thứ tự, lùi đầu dòng không đúng, tự động đổi font chữ

 Dễ dàng thay đổi định dạng cho các đề mục cùng cấp: ví dụ thay đổi font chữ cho tất cả tiêu đề chương

 Chèn tự động mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục hình ảnh

Tùy mỗi trường, có thể có những quy định khác nhau về kích thước font chữ, định dạng Tuy nhiên, cấu trúc chung của văn bản dài thường như Hình 2

Thực hiện gán Styles cho mỗi đề mục, không nên định dạng riêng lẻ

Hình 1: Gán Style cho văn bản

Tên tiểu luận là đề mục cao nhất ta gán style Heading 1 (hoặc Style Book Title) Các đề mục chương 1, chương 2, mục lục, danh mục bảng biểu, phụ lục ta gán style Heading 2 Tương tự, các đề mục nhỏ hơn sẽ được gán lần lượt heading 3, 4, 5 Thông thường cần dùng tối đa 5-6 heading

Cách đánh số đề mục thường gặp ở các tiểu luận như Hình 2:

 Chương được đánh số thập phân 1, 2, 3 vv

 Đề mục cấp 1 trong chương được đánh số thập phân kèm theo số thứ tự chương

Ví dụ 1.1, 1.2, 2.1, 2.2, trong đó số trước dấu chấm là số thứ tự chương

 Đề mục cấp 2 (nếu có) trong chương được đánh số thập phân kèm theo đề mục cấp

1 Ví dụ 1.1.1, 1.1.2, 1.2.1, 2.2.1,

 Đề mục cấp 3 (nếu có) trong chương được đánh theo alphabet

Hình 2: Cấu trúc của văn bản dài

Hình ảnh và bảng biểu được đánh số thập phân kèm theo số thứ tự của chương

Hình 3 là định dạng của các đề mục khi soạn văn bản

Kĩ thuật định dạng tiểu luận với Microsoft Word 2010

Hình 3: Ví dụ về định dạng của các Heading

2 Xây dựng cách đánh số cho các đề mục (multilevel list)

Hình 4: Định nghĩa Multilevel List

Chọn Define New Multilevel List như Hình 4 Thông thường sẽ dùng từ 5 đến 6 level

Lần lượt chỉnh cách đánh số cho các level như các hình bên dưới (chú ý những phần tô

vàng)

Lưu ý:

 Chọn style tương ứng với từng level ở mục Link level to style,

 Chọn cách đánh số (thập phân, alphabet) tại mục Number style for this level,

 Có thể chèn thêm level cấp trên tại mục Include level number from,

Kĩ thuật định dạng tiểu luận với Microsoft Word 2010

Hình 5: Level 1 được liên kết với heading 1, không đánh số, dùng tên tiểu luận

Hình 6: Level 2 liên kết với Heading 2, đánh số theo dạng CHƯƠNG X,

dùng cho tiêu đề chương

Hình 7: Level 3 liên kết với heading 3, đánh số bao gồm số chương,

dùng cho đề mục cấp 1 trong chương

Hình 8: Level 4 liên kết với heading 4, đánh số bao gồm level 2 và 3,

dùng cho đề mục cấp 2 trong chương

Kĩ thuật định dạng tiểu luận với Microsoft Word 2010

Hình 9: Level 5, liên kết với heading 5, đánh thứ tự theo alphabet,

dùng cho đề mục cấp 3 trong chương

3 Định dạng cho mỗi style

Sau khi tạo multilevel list như trên Hãy nhập thử vài dòng và gán style như Hình 10 để kiểm tra xem kết quả có như mong muốn không

Hình 10: Thử kết quả của multilevel list

Trước tiên thực hiện định dạng cho text mặc định (Normal Style) Ví dụ yêu cầu của

text mặc định: Phông chữ: Times New Roman; Cỡ chữ: 13 hoặc 14; Kiểu chữ: thường; Dãn dòng: 1,5 lines; Đầu dòng thứ nhất: lùi vào 12.7mm; Căn lề: đều hai bên Ta thực

hiện định dạng như Hình 11

Hình 11: Định dạng của văn bản mặc định

Kĩ thuật định dạng tiểu luận với Microsoft Word 2010

Lần lượt định dạng cho từng đề mục như sau:

khoảng cách dòng, khoảng cách giữa hai đoạn văn, lùi đầu dòng vv

Heading x to Match Selection

Hình 12: Gán định dạng vào Heading tương ứng

Kết quả sau khi định dạng lại các Style:

Hình 13: Định dạng của các Style

Lưu ý: bạn có thể định dạng cho style bằng cách click phải vào style và chọn Modify như Hình 14 Tuy nhiên, định dạng cho text trước, sau đó cập nhật vào style như các bước trên sẽ trực quan hơn

Hình 14: Chỉnh sửa định dạng của style

Sau khi định dạng cho Style, trong quá trình soạn tiểu luận, đến đề mục nào chỉ cần

gán style heading tương ứng

4 Chèn mục lục tự động

Nếu soạn văn bản và định dạng bằng style thì có thể chèn mục lục tự động Di chuyển trỏ chuột đến vị trí muốn chèn mục lục, sau đó thực hiện các bước như Hình 15

Kĩ thuật định dạng tiểu luận với Microsoft Word 2010

Hình 15: Chèn mục lục tự động

Trong đó, bước 3 là chọn số heading muốn hiện trong mục lục

5 Chèn danh mục bảng biểu/hình ảnh tự động

Để chèn được danh mục bảng biểu/hình ảnh tự động, khi soạn văn bản phải tạo caption cho hình ảnh và bảng biểu Cách tạo caption như Hình 16

 Trong đó số 2 và 3 là các bước tạo nhãn mới nếu chưa có Ví dụ nhãn Hình, Bảng, Biểu đồ vv Hai bước này chỉ làm nếu nhãn chưa được tạo

 Số 4 và 5 là các bước chọn cách đánh số cho nhãn

Tất cả hình ảnh, bảng biểu có caption sẽ xuất hiện khi chèn danh mục tự động

Hình 16: Cách tạo caption cho hình hoặc bảng

Sau khi chèn caption cho ảnh, có thể chèn danh mục tự động theo Hình 17

Hình 17: Chèn danh mục hình ảnh/bảng biểu

Kĩ thuật định dạng tiểu luận với Microsoft Word 2010

Trong đó, số 2 là bước chọn nhãn muốn chèn danh mục

6 Đánh số trang theo ý muốn, header/footer khác nhau cho từng chương

Để đánh số trang tự do, cần hiểu khái niệm section Người dùng có thể chia văn bản thành nhiều section Mỗi section gồm một hoặc nhiều trang Ở mỗi section có thể thiết lập cách đánh số trang riêng, header và footer riêng, định dạng trang ngang hoặc dọc

mà không ảnh hưởng đến các section khác

Để chia section, đặt con trỏ chuột vào vị trí muốn ngắt sang section mới,

thực hiện như hình 18:

Hình 18: Chia section

Mặc định, header & footer ở các section liên kết với nhau Để đánh số trang riêng cho

từng section phải tắt mối liên kết này bằng cách bỏ Link to Previous như Hình 19 Sau

khi tắt mối liên kết này, việc chỉnh sửa header/footer của section hiện tại không ảnh hướng đến section phía trên và ngược lại Lúc này, người dùng có thể đánh số trang hoặc chèn header/footer riêng cho section

Hình 19: Tắt mối liên kết giữa 2 section

7 Trong cùng văn bản có trang dọc, trang ngang

Đôi khi trong văn bản word, cần trang nằm ngang để chèn bảng biểu Để trong cùng văn bản có cả trang dọc và ngang, ta phải tách các trang muốn nằm ngang thành section mới

Hình 20: Chia section để có trang ngang, trang dọc

Kĩ thuật định dạng tiểu luận với Microsoft Word 2010

Ví dụ trong Hình 20 trang nằm ngang là section 3.l Sau khi tách section, đưa trỏ

chuột và section muốn nằm ngang, và thiết lập như Hình 21

Hình 21: Thiết lập trang ngang cho section hiện tại

8 Làm nhiều trang bìa có viền bao quanh

Có thể tạo được nhiều trang bìa bằng cách tách các trang bìa ra section riêng Nếu muốn mỗi trang bìa có viền bao quanh (border) khác nhau thì mỗi trang bìa là một section

Để tạo trang bìa cho section hiện tại thực hiện các bước như Hình 22, trong đó:

 Số 3: là bước tạo border quanh text,

 Số 4: áp dụng border cho section hiện tại

Hình 22: Tạo border quanh text cho section hiện tại

9 Tham chiếu đến hình, đề mục

Trong đoạn văn, đôi khi muốn chèn tham chiếu đến hình hoặc đề mục ta thực hiện như Hình 23

Hình 23: Chèn tham chiếu đến hình ảnh, bảng biểu, đề mục