Với tất cả những lý do đó đề tài “Tổ chức công tác kế toán quản trị và thiết lập hệ thống báo cáo kế toán quản trị ở Công ty TNHH N.G.V” được tác giả thực hiện với mong muốn đáp ứng đượ
Tổng quan về KTQT và BC KTQT
Bản chất và vai trò của KTQT
1.1.1 Bản chất của kế toán Định nghĩa kế toán theo luật Kế Toán Việt Nam: “Kế toán là công việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động”
Còn rất nhiều định nghĩa khác về kế toán để thể hiện bản chất kế toán nhưng tựu trung lại thì có thể nhận thấy rằng các định nghĩa này xoay quanh mục tiêu chính của kế toán là cung cấp thông tin kinh tế tài chính về hoạt động doanh nghiệp cho các đối tượng sử dụng khác nhau Các đối tượng sử dụng thông tin khác nhau của kế một hệ thống kế toán tạo ra 2 nhánh kế toán có hình thức phục vụ thông tin khác biệt nhau: Kế toán tài chính và kế toán quản trị
Kế toán tài chính có đối tượng phục vụ chủ yếu cho người bên ngoài doanh nghiệp với những quy chuẩn cần phải tuân thủ, đòi hỏi tính chính xác cao
Kế toán quản trị có đối tượng phục vụ chủ yếu cho người bên trong doanh nghiệp Kế toán quản trị không có tính pháp lệnh và được đặt thù theo các yêu cầu khác nhau của nhà quản trị của doanh nghiệp hoạt động cụ thể
1.1.2 Bản chất của kế toán quản trị
Kế toán quản trị là một khoa học quản lý dựa trên cơ sở dữ liệu của kế toán
Kế toán quản trị thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp và thiết kế những thông tin kinh tế tài chính thành những thông tin kế toán hữu ích một cách có hệ thống, phục vụ cho các quyết định quản trị doanh nghiệp trong sách lược kinh doanh ngắn hạn và trong chiến lược đầu tư dài hạn
Một cách ngắn gọn, kế toán quản trị là chuyên ngành kế toán phục vụ cho công việc quản trị và điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
1.1.3 Chức năng của kế toán quản trị
Do là một chuyên ngành kế toán nên KTQT có chức năng thông tin và chức năng kiểm tra tuy nhiên KTQT là kế toán nội bộ phục vụ chủ yếu cho công tác quản
Trang 5 trị doanh nghiệp nên chức năng KTQT còn được biểu hiện trên một số mặt gắn liền với chức năng quản trị doanh nghiệp Cụ thể các chức năng của KTQT như sau:
Nhờ vào kết quả dữ liệu thu thập của kế toán tài chính, kế toán quản trị phân tích đánh giá những số liệu tài chính của những hoạt động kinh doanh từ chi phí đến kết quả của hoạt động để xác định nguyên nhân hình thành nên kết quả đó, từ đó nêu ra được cách thức ứng xử thích hợp với thông tin kế toán
Mọi hoạt động của doanh nghiệp đều được tiến hành theo các chương trình định trước trong các kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm và kế hoạch tác nghiệp Việc xây dựng kế hoạch ở các doanh nghiệp là hết sức cần thiết từ nhiều phương diện: o Kế hoạch là cơ sở định hướng cũng như chỉ đạo mọi hoạt động kinh doanh, phối hợp các chương trình hoạt động của các bộ phận có liên quan o Kế hoạch là cơ sở để kiểm tra các hoạt động kinh doanh, mọi chênh lệch giữa thực hiện so với kế hoạch đều biểu hiện những nguyên nhân hợp lý và bất hợp lý đối với quá trình kinh doanh o Kế hoạch là cơ sở để đánh giá kết quả hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp Đó chính là cơ sở tăng cường trách nhiệm vật chất, thực hiện các phương pháp quản lý và điều hành doanh nghiệp
Vì vậy, kế hoạch phải được xây dựng trên những căn cứ khoa học, trong đó việc phân tích những thông tin thực hiện của quá trình tuần hoàn và chu chuyển vốn có một ý nghĩa vô cùng quan trọng Kế toán quản trị phải được tổ chức để thu thập những thông tin phục vụ cho mục đích này
Kế toán quản trị đóng vai trò kiểm soát hoạt động kinh doanh từ trước, trong và sau quá trình hoạt động kinh doanh phát sinh Việc kiểm soát của kế toán quản trị được thực hiện chủ yếu thông qua hệ thống kiểm soát nội bộ và các qui chế quản lý nội bộ của doanh nghiệp Mặt khác việc kiểm soát còn được tiến hành thường xuyên thông qua các phương thức sau: o Tham gia trong ký kết hợp đồng kinh tế: trong trường hợp này kế toán đóng vai trò độc lập kiểm soát trên các phương diện: sự cần thiết của nghiệp vụ mua hàng, cung cấp dịch vụ, sự tôn trọng quy định về ký kết hợp đồng, giá cả, cơ sở lập dự toán, thể thức thanh toán, nguồn tài chính trang trải cho các hợp đồng o Chuẩn chi và lập chứng từ: xem xét tính chất hợp lý, hợp pháp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình thực hiện nghiệp vụ kinh doanh thông qua khâu thanh toán các hợp đồng, xem xét tiến độ, chất lượng và khối lượng thực hiện phù hợp với các điều khoản qui định Thực hiện việc chiết khấu, cắt giảm tiền phạt vi phạm hợp đồng o Kiểm kê: nhằm phát hiện các khoản chênh lệch giữa thực tế và sổ sách kế toán, tăng cường trách nhiệm vật chất đối với những người phụ trách vật chất, đồng thời đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán
- Chức năng ra quyết định:
Thông tin kế toán là nhân số quan trọng trong việc ra quyết định, do đó kế toán có trách nhiệm thu thập các số liệu về chi phí, lợi nhuận và truyền đạt cho người quản lý thích hợp Thông tin chi tiết từ các sổ sách kế toán cần ngắn gọn, đầy đủ để người quản lý có thể thấy được nơi nào có vấn đề và ở đâu cần phải bỏ thời gian ra để cải tiến việc quản lý có hiệu quả hơn
Dù là 4 chức năng độc lập nhưng chúng lại có mối quan hệ hỗ tương:
Trang 7 o Nhờ vào việc phân tích tài chính của kế toán quản trị, nhà quản trị có thể dựa vào đó để ra quyết định, mà thực chất là kết quả quản trị đã là định hướng quyết định của nhà quản trị o Những quyết định quản trị lại là cơ sở để hoạch định kế hoạch tài chính cụ thể cho những hoạt động o Kế hoạch định tài chính đó lại là cơ sở để kiểm tra giám sát họat động và từ đó có thể nhận biết được những phản hồi từ kết quả thu được không những vào cuối kỳ của hoạt động mà có thể theo dõi ngay trong lúc hoạt động đang diễn ra o Việc phân tích kết quả vào cuối kỳ và trong suốt thời gian hoạt động sẽ hỗ trợ nhà quản trị có những cơ sở cho những quyết định ngắn hạn của mình để kịp thời định hướng kết quả hoạt động Đồng thời, qua đó định hướng kế hoạch hoạt động tài chính cho kỳ hoạt động tiếp theo
Tóm lại, tuy là những chức năng khác nhau nhưng những chức năng của kế toán quản trị đều là những thành phần không thể thiếu để làm nổi bật lên vai trò của kế toán quản trị trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp Cụ thể, những vai trò đó là:
- Cung cấp thông tin thích hợp cho việc ra quyết định ngắn hạn và dài hạn
- Kiểm soát về mặt tài chính các hoạt động kinh doanh
- Phân tích đánh giá những rủi ro và biến động đang diễn ra.
Nội dung của KTQT trong doanh nghiệp
Với chức năng của mình, kế toán quản trị có thể bao quát và tác động tới tất cả những hoạt động của doanh nghiệp
Nội dung chủ yếu, phổ biến của kế toán quản trị trong doanh nghiệp bao gồm:
- Kế toán quản trị chi phí và giá thành sản phẩm;
Nội dung tổ chức KTQT trong doanh nghiệp
- Thông tin phục vụ cho việc ra quyết định ngắn và dài hạn
Ngoài những nội dung chủ yếu nêu trên, doanh nghiệp có thể thực hiện các nội dung kế toán quản trị khác theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp
1.3 Quy trình tổ chức KTQT trong doanh nghiệp
Xuyên suốt các công việc của KTQT nói riêng và kế toán nói chung là thông tin (kể cả thông tin tài chính và thông tin phi tài chính), đầu ra của KTQT là thông tin thì đầu vào của quá trình này cũng là thông tin Nếu đầu ra của KTQT là những thông tin tổng hợp thể hiện toàn bộ quá trình hoạt động của doanh nghiệp thì đầu vào của nó là thông tin chi tiết có tính chất rời rạc gắn liền với từng nghiệp vụ, từng hoạt động cụ thể Trong doanh nghiệp càng lớn, khối lượng thông tin càng nhiều thì công việc tổ chức quản trị thông tin kế toán là cơ sở cho hoạt động của kế toán doanh nghiệp nói riêng và cho hoạt động của công ty nói chung Quá trình quản trị thông tin đó gồm có 3 nội dung chính, gồm: Tổ chức thu thập thông tin, tổ chức xử lý và tổng hợp thông tin và tổ chức chuyển tải và cung cấp thông tin
1.3.1 Tổ chức thu thập thông tin
Tổ chức thu thập thông tin là giai đoạn đầu và cũng là giai đoạn quan trọng trong quá trình quản trị thông tin của kế toán quản trị, vì nó quyết định khả năng cung cấp thông tin phù hợp với yêu cầu Việc tổ chức thu thập thông tin gồm các công việc như sau:
- Xác định yêu cầu của thông tin đầu ra: Yêu cầu thông tin đầu ra chính là những nhóm báo cáo quản trị đang được yêu cầu và có thể được yêu cầu theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp trong tương lai Những báo cáo này có thể dựa trên hệ thống hoạt động hiện tại và những hoạt động dự kiến xảy ra trong tương lai
- Phân loại, phân tích yêu cầu thông tin của báo cáo: Mỗi báo cáo có những yêu cầu thông tin riêng, mỗi yêu cầu thông tin đầu ra đòi hỏi một hoặt một vài thông tin đầu vào để đáp ứng cho yêu cầu đó
Ví dụ: báo cáo doanh số theo nhân viên bán hàng theo nhóm khách hàng là doanh nghiệp
Những yêu cầu thông tin của báo cáo: o Báo cáo yêu cầu số liệu về doanh số o Doanh số cần được ghi nhận theo tên nhân viên bán hàng phụ trách o Doanh số có được phải được ghi nhận theo khách hàng cụ thể o Khách hàng cần được phân nhóm để ghi nhận đúng loại nhóm
Những yêu cầu thông tin khác cần có cho báo cáo o Phạm vi thời gian của báo cáo thông tin về thời gian cần được thể hiện trên chi tiết ghi nhận doanh số; o Phạm vi địa lý của báo cáo: báo cáo cho toàn công ty, cho một cửa hàng/chi nhánh cụ thể thông tin phạm vi địa lý của báo cáo cần được ghi nhận đủ
Những báo cáo khác có thể phát sinh thêm: o Báo cáo theo nhóm nhân viên o Báo cáo theo nhóm khách khách hàng là cá nhân hoặc là đơn vị hành chính sự nghiệp…
- Đánh giá tầm quan trọng của báo cáo trong giới hạn nguồn lực thực hiện Một hệ thống cung cấp thông tin càng đầy đủ thì càng đòi hỏi được tổ chức chặt chẽ và nặng nề Việc đánh giá khả năng nguồn lực kế toán và hiệu quả đạt được để phân loại báo cáo là cần thiết để từ đó xác định nhóm thông tin cần thiết cho việc ghi nhận
Nguồn lực kế toán gồm:
• Số lượng nhân viên kế toán
• Khả năng làm việc của từng nhân viên
• Khả năng hỗ trợ của những công cụ làm việc (hệ thống luân chuyển thông tin từ ghi nhận đến xử lý và cung cấp, hệ thống tin học hỗ trợ quản trị thông tin)
- Lập biểu mẫu ghi nhận thông tin: Từ chi tiết thông tin yêu cầu như phân tích ở trên, kế toán quyết định lượng thông tin đầu vào cần được cung cấp, từ đó lập biểu mẫu để thu thập Để đảm báo tính kịp thời và chính xác trong việc thu thập thì thông tin phải được phân loại và ghi nhận chính xác từ nguồn phát sinh (Ví dụ: thông tin về bán hàng thì phải được ghi nhận ngay từ thời điểm hàng được bán tại cửa hàng)
- Tổ chức kiểm tra thông tin đầu vào: trong quá trình ghi nhận thông tin, việc kiểm tra tính hợp lý của chứng từ, của thông tin ban đầu được ghi nhận sẽ giúp ích rất nhiều cho việc xử lý thông tin Thông tin càng sai lệch thì sẽ càng làm cho việc phân tích tổng hợp càng trở nên khó khăn
1.3.2 Tổ chức xử lý và tổng hợp thông tin
Trong mối quan hệ cân đối giữa nguồn lực kế toán và hiệu quả quản lý, người làm công tác tổ chức kế toán hoạch định luồng thông tin quản trị từ khâu quản lý đến xử lý tổng hợp thông tin Dựa trên thông tin được ghi nhận từ nguồn, thông tin được phân loại lưu vào cơ sở dữ liệu phù hợp, việc này một mặt tạo điều kiện cho việc lưu trữ thông tin thuận tiện, mặt khác phục vụ cho việc truy lục thông tin dễ dàng Việc tổ chức xử lý thông tin dựa trên cơ sở của hệ thống ghi nhận:
- Thông tin được ghi chép bằng tay vào sổ kế toán: ghi chép bằng tay vào hệ thống sổ của doanh nghiệp sẽ tốn rất nhiều thời gian để tổng hợp, dù rằng việc ghi nhận có thể được trình bày rõ ràng, đúng phương pháp nhất là với số lượng nghiệp vụ lớn Hơn nữa, số lượng nghiệp vụ lớn còn gây khó khăn cho việc truy lục thông tin Do vậy, việc tổng hợp số liệu định kỳ nhỏ sẽ giúp giảm thiểu công việc dồn vào cuối kỳ kế toán Có thể tổ chức tổng hợp dữ liệu theo tuần, theo ngày hoặc theo thời gian nửa ngày
- Thông tin được nhập vào cơ sở dữ liệu máy tính: Máy tính là công cụ hữu ích cho người làm kế toán với khả năng xử lý dữ liệu lớn và tốc độ cao, tuy nhiên cần lưu ý rằng việc sử dụng máy tính cũng cần được tổ chức triển khai một cách có hệ thống để thông tin được nhập liệu đầy đủ, hữu
Hệ thống BC KTQT sử dụng cho công tác quản lý điều hành
Dự toán ngân sách là việc tính toán các chỉ tiêu ngân sách dựa trên những kế hoạch hoạt động của đơn vị Việc lập dự toán bao gồm việc hoạch định và kiểm tra đánh giá việc thực hiện theo hoạch định đề ra ban đầu
Cơ sở của dự toán trước hết là kế hoạch hoạt động của đơn vị, mỗi hoạt động sẽ đem lại thu nhập hoặc chi phí cho đơn vị Trong các hoạt động của mình, đơn vị tất yếu sẽ nảy sinh nhiều loại chi phí, nhiệm vụ của người làm dự toán là phân loại, sắp xếp các chi phí đó theo từng khoản mục một cách khoa học, đảm bảo sự liên hệ của các khoản mục đó với nhau Ví dụ như dự toán về doanh thu sẽ liên quan đến số lượng hàng bán, để đảm bảo có được số lượng hàng bán, phải lập dự toán sản xuất số lượng hàng tương ứng, để đảm bảo sản xuất, bộ phận cung ứng phải đám ứng được đầu vào cho sản xuất…
Một cơ sở khác cho hoạt động dự toán là số liệu quá khứ Đây là dữ liệu quan trọng nhất của quá trình lập dự toán Dựa vào số liệu quá khứ người lập dự toán sẽ có thể tiên đoán được một cách tương đối chính xác cho dự toán tương lai dựa vào tính ổn định của hoạt động Ví dụ, với số lượng sản xuất quá khứ, chi phí nguyên vật liệu trung bình để sản xuất 1kg café thương phẩm cần 1,5kg café hạt; năm nay với chất lượng café hạt tương đương năm trước, quy trình sản xuất không thay đổi, dự toán tiêu hao café nguyên liệu cho café thương phẩm sẽ có xu hướng không đổi
Một ví dụ khác đối với bộ phận quản lý doanh nghiệp, theo số liệu quá khứ, doanh nghiệp cần phải chi tiêu các khoản chi phí điện cho văn phòng là 100KWh mỗi ngày với diện tích văn phòng 100 m2 Năm nay do nhu cầu nhân sự tăng lên, diện tích sử dụng văn phòng tăng lên 20% thì ta có
Trang 15 thể dự toán rằng chi phí điện văn phòng (mà chủ yếu là sử dụng chiếu sáng, điều hòa không khí, máy tính) sẽ tăng tương ứng
Hai ví dụ trên cho thấy rằng việc dự toán của bộ phận này sẽ ảnh hưởng đến bộ phận khác Do vậy, việc lập dự toán cần được thực hiện theo quy trình
1.4.1.2 Các loại báo cáo dự toán
Các báo cáo dự toán chính: o Dự toán tiêu thụ o Dự toán tồn kho thành phẩm o Dự toán sản xuất o Dự toán chi phí nguyên vật liệu, nhân công o Dự toán tồn kho nguyên vật liệu o Dự toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý o Dự toán tiền o Dự toán Bảng cân đối kế toán o Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh
Trong các báo cáo dự toán trên, dự toán doanh thu hay dự toán kế hoạch tiêu thụ sản phẩm mang tính quyết định đối với các dự toán còn lại Trên cơ sở kế hoạch tiêu thụ sản phẩm (dự toán doanh thu) bộ phận cung ứng thành phẩm phải lập kế hoạch tồn kho thành phẩm hợp lý (dự toán tồn kho thành phẩm) cần thiết trong mỗi thời điểm nhất định Với lượng tồn kho kế hoạch đó, bộ phận kế hoạch sản xuất lên kế hoạch sản xuất (dự toán sản xuất) để đáp ứng Đồng thời, bộ phận cung ứng cũng dựa trên kế hoạch sản xuất để lên kế hoạch tồn trữ nguyên vật liệu cần thiết (dự toán tồn kho nguyên vật liệu) và bộ phận nhân sự lên kế hoạch tuyển dụng nhân công cho sản xuất (dự toán chi phí nhân công) Kế hoạch tồn kho nguyên vật liệu tiếp theo sẽ yêu cầu bộ phận thu mua chuẩn bị số lượng nguyên vật liệu đủ để có sản lượng tồn kho hợp lý Song song với chuỗi các kế hoạch hoạt động trên, bộ phận kinh doanh lập kế hoạch bán hàng (dự toán chi phí bán hàng) Cuối
Trang 16 cùng các bộ phận phục vụ khác (Ban giám đốc, kế toán, hành chính nhân sự, bộ phận hệ thống thông tin…) lên kế hoạch chi phí của phòng ban mình (các dự toán chi phí quản lý)
Sau hết các kế hoạch hoạt động và dự toán hoạt động, tổng hợp các dự toán tạo thành một báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, từ đó vẽ nên bức tranh tổng thể về hoạt động của doanh nghiệp và dựa vào bức tranh đó ban quản trị có thể điều tiết hoạt động của doanh nghiệp theo hướng hiệu quả nhất Cùng với dự toán kết quả hoạt động kinh doanh là dự toán tiền, dự toán dòng tiền đảm bảo nguồn vốn của doanh nghiệp được luôn sẵn sàng cung ứng cho hoạt động một cách hiệu quả nhất trong điều kiện sử dụng ít nguồn vốn nhất
1.4.1.3 Mô hình dự toán từ trên xuống và mô hình dự toán từ dưới lên a Dự toán từ trên xuống (top down budgeting):
Mô hình dự toán từ trên xuống là mô hình dự toán mà ở đó nhà quản trị cấp cao phân bổ nguồn lực tài chính mục tiêu, lợi nhuận mục tiêu của mình cho các nhà quản trị cấp thấp hơn và giới hạn các nhà quản trị cấp thấp hơn thực hiện trong phạm vi được cấp, hoặc yêu cầu các nhà quản trị cấp thấp hơn đạt được mức lợi nhuận mục tiêu như mong đợi của mình
Tới lược mình các nhà quản trị cấp thấp hơn lại phân bổ mục tiêu đến các nhà quản trị cấp thấp hơn nữa Cứ thế cho đến nhà quản trị cấp cuối cùng
Thoạt đầu có thể cho rằng đây là phương pháp mang đậm tính chủ quan của nhà quản trị nhưng trên thực tế để đưa ra con số dự toán hợp lý nhà quản trị phải dựa vào số liệu quá khứ để đánh giá trên tổng thể Từ đó phân bổ một cách hợp lý các dự báo của mình đến các nhà quản trị điều hành trực tiếp công việc Khi các nguồn lực được phân bổ đến các nhà quản trị cấp thấp nhất các nhà quản trị này điều phối lại hoạt động của mình dựa trên mục tiêu công việc đề ra
Trang 17 b Dự toán từ dưới lên (Bottom up budgeting)
Ngược lại với loại hình dự toán từ trên xuống, mô hình dự toán từ dưới lên được lập trên cơ sở kế hoạch hoạt động của các nhà quản trị cấp thấp nhất Những dựa trên những hoạt động của mình nhà quản trị cấp thấp đề xuất kế hoạch ngân sách và gởi lên cấp quản lý của mình
Cấp quản lý trung gian nhận được các đề xuất hoạt động và dự toán ngân sách tương ứng sẽ tập trung lại thành một dự toán tổng thể cho bộ phận mình và lại gởi lên nhà quản lý cấp cao hơn
Cuối cùng nhà quản lý cấp cao nhất sẽ có được bức tranh tổng thể về toàn bộ hoạt động của công ty Và dự toán tổng thể nhờ vậy thể hiện được tất cả những công việc đó
Tình hình tổ chức kế toán ở Công ty N.G.V
Giới thiệu công ty
2.1.1 Lịch sử hình thành Đăng tuyển dụng trên mạng trực tuyến (internet) là một hình quảng cáo tuyển dụng ra đời đã lâu ở các nước có cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin tiên tiến, nhưng ở nước ta đến năm 2002 vẫn còn là một hình thức đăng tuyển dụng xa lạ Nhận thấy thị trường tuyển dụng ở Việt Nam có nhiều điểm khá tương đồng với với những quốc gia khác ở thời kỳ internet bắt đầu phổ biến, một thanh niên người Mỹ (anh Jonah S Levey) đã bắt tay vào việc xây dựng một trang mạng tuyển dụng trực tuyến ở địa chỉ www.vietnamworks.com
Trang tuyển dụng trực tuyến là một địa chỉ trung gian hỗ trợ thông tin cho cả người tuyển dụng và người tìm việc Thông qua trang truyển dụng trực tuyến, nhà tuyển dụng có thể đăng tải thông tin tuyển dụng của mình đồng thời sử dụng truy vấn hồ sơ của người tìm việc trong kho hồ sơ của trang tuyển dụng Về phía người tìm việc thì họ cũng đồng thời có thể tìm kiếm thông tin việc làm thông qua trang tuyển dụng trực tuyến đồng thời có thể đăng hồ sơ của mình trên trang này nhằm gởi thông tin đến nhà tuyển dụng Khác với các hình thức đăng tuyển khác như báo chí khi mà người đọc có thể đọc báo vừa có thể dùng nguồn thông tin tuyển dụng từ báo chí thì ngược lại việc đăng tuyển trực tuyến trên trang web vietnamworks.com không có những giá trị khác hỗ trợ nên số lượng người tìm đến rất thấp Đây là một bài toán phức tạp cho vietnamworks.com vì những trang tuyển dụng dễ bị rơi vào vòng mâu thuẫn và tự bị loại ra khỏi thị trường nếu không có đủ kinh phí duy trì Vòng mâu thuẫn xảy ra là khi nhà tuyển dụng không có đủ sự nổi tiếng đế thu hút người tìm việc thì sẽ không có nhà tuyển dụng nào muốn đăng, và khi không có nhà tuyển dụng đăng tuyển thì người tìm việc cũng sẽ không có lý do để truy cập vào trang tuyển dụng
Lường trước những khó khăn đó, và cùng với ưu thế là trang tuyển dụng đầu tiên, vietnamworks.com đã thực hiện một số biện pháp quảng bá hữu hiệu cho mình như:
- Cho đăng miễn phí các thông tin tuyển dụng để tạo nguồn tin cho độc giả
- Cho đăng miễn phí các hồ sơ của người tìm việc và sử dụng nguồn cơ sở dữ liệu đó làm tăng giá trị những sản phẩm dịch vụ giới thiệu tới các khách hàng tiềm năng
- Đăng quảng cáo trên các phương tiện báo chí đặc biệt là ở các trang báo có số lượng việc làm đăng tuyển cao
- Đăng các bài viết hỗ trợ kỹ năng tìm việc người tìm việc và hỗ trợ kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng cho nhà tuyển dụng
Những việc làm đó đã giúp cho một vietnamworks.com chưa ai biết tới trở thành một địa chỉ đáng tin cậy cho người tìm việc và cho các nhà tuyển dụng Đến đầu năm 2004, khi mọi chuẩn bị đã hoàn tất, Jonah Shahn Levey đã tìm đến các nhà đầu tư Việt Nam và thành lập Công ty TNHH N.G.V chính thức là pháp nhân hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực mới mẻ này (lĩnh vực đăng tuyển trên mạng)
Cũng trong năm 2004, Công ty N.G.V đã tăng cường giá trị cho mình bằng việc phát triển các nhóm sản phẩm dịch vụ phục vụ cho các doanh nghiệp bao gồm:
- Dịch vụ tuyển dụng nhân sự cao cấp: Công ty N.G.V là người đại diện cho các doanh nghiệp tuyển dụng những vị trí cấp cao mà doanh nghiệp khó tiếp cận Đồng thời làm cầu nối cho những nhân sự cấp cao tìm đến công việc phù hợp với khả năng của mình
- Dịch vụ đào tạo phát triển nguồn nhân lực quản lý: Đây là dịch vụ nâng cao các kỹ năng quản lý của các nhân viên văn phòng và nhân viên quản lý của doanh nghiệp Những kỹ năng đó có thể là những kỹ năng mềm như: xây dựng tin thần đội nhóm, xây dựng văn hóa giao
Trang 29 tiếp, văn hóa ứng xử trong công việc, xây dựng kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng thương lượng nói chuyện trước công chúng… đến những kỹ năng chuyên môn trong khối quản trị doanh nghiệp như: kỹ năng tuyển dụng, kỹ năng bán hàng…
- Dịch vụ cung ứng lao động hỗ trợ (outsourcing): đây là dịch vụ hỗ trợ lao động ngắn hạn và lao động có tay nghề cho các doanh nghiệp nhằm bổ sung tạm thời hoặc bổ sung nhân sự hỗ trợ Đây là dịch vụ có tiềm năng phát triển rất lớn được và đã được chứng minh ở các nước phát triển Hình thức này còn lạ đối với Việt Nam nhưng đã và đang trở thành một hình thức đem lại doanh thu cho những đơn vị hoạt động trong lĩnh vực này
Năm 2005, N.G.V đã mua lại bộ phận dịch vụ tuyển dụng của công ty kiểm toán Ernst & Young, Sự kết hợp của 2 nhà dịch vụ tuyển dụng hàng đầu đã giúp cho N.G.V dẫn đầu trên thị trường dịch vụ tuyển dụng đem lại những khoản doanh thu lớn cho công ty giúp công ty có những bước đầu tư hợp lý hơn từ năm 2005 Cũng trong năm 2005, N.G.V đã đầu tư xây dựng đội ngũ lập trình viên chuyên nghiệp hơn, trình độ cao hơn để xây dựng nên trang web www.vietnamworks.com ngày càng thân thiện với người dùng và có thêm nhiều tính năng độc đáo, giúp vietnamworks.com duy trì và khẳng định vị trí dẫn đầu của mình
Năm 2006, 2007, 2008 là những năm đánh dấu sự phát triển của công ty N.G.V với doanh thu ngày càng lớn hơn Công ty mở rộng ra với trụ sở mới, nhân sự tăng lên gấp đôi sau mỗi năm thể hiện sức sống mãnh liệt của N.G.V trên thị trường nhân sự
Những ngành nghề hoạt động chính của N.G.V là những ngành nghề thuộc lĩnh vực nhân sự như:
- Dịch vụ đăng tuyển nhân sự trực tuyến Đây là hoạt động chính của công ty được xây dựng từ ngày thành lập, là ngành mang lại doanh thu
Trang 30 chủ lực của công ty Với dịch vụ này nhà tuyển dụng và các ứng viên tìm việc có thể gặp nhau ở trang web www.vietnamworks.com Một mặt nhà tuyển dụng có thể thông qua vietnamworks.com để thông tin đến người tìm việc những vị trí đang tuyển của công ty mình; mặt khác nhà tuyển dụng cũng có thể truy tìm trong danh sách các hồ sơ ứng viên đăng sẵn trên trang web vietnamworks.com để tìm kiếm ứng viên thích hợp cho những vị trí đăng tuyển của mình Về phía người tìm việc thì có thể truy cập vào VNW để xem thông tin về những vị trí đang được đăng tuyển, mặt khác có thể đăng hồ sơ xin việc của mình lên để nhà tuyển dụng chủ động tiếp cận
Với dịch vụ này, nhà tuyển dụng phải trả tiền để có thể có đưa mẩu tin tuyển dụng của mình lên VNW hoặc truy cập vào hồ sơ của ứng viên
- Dịch vụ tuyển dụng nhân sự cao cấp: Những năm từ năm 2000 đến năm 2008 là thời kỳ nở rộ của các doanh nghiệp đầu tư nước ngòai đầu tư vào Việt Nam, cũng là thời kỳ tăng trưởng mãnh liệt của các công ty trong nước Sự tăng trưởng đó đòi hỏi phải được đáp ứng một lượng lớn nhân sự cấp cao từ trưởng phòng đến các vị trí giám đốc đầu ngành, giám đốc chi nhánh… Những vị trí này đòi hỏi kinh nghiệm thực tiễn và đó là điều hệ thống giáo dục không thể đáp ứng được mà chỉ có thể do chính nhân sự lao động cao cấp đang làm việc tại những công ty Điều đó kéo theo sự chuyển dịch mạnh mẽ nhân sự này từ những nơi ít có điều kiện phát triển với những đơn vị có điều kiện phát triển mạnh mẽ hơn Trong sự dịch chuyển đó đã có không ít những sai lầm diễn ra do hệ thống tuyển dụng tại các công ty không đủ năng lực tiếp cận với số đông ứng viên cũng như số đông nhóm các ứng viên phù hợp với yêu cầu đôi khi rất đặc thù của nhà quản trị Với những khiếm khuyết đó trong quá trình dịch chuyển nhân sự đã làm nổi lên vai trò của nhà tuyển dụng trung gian mà ở đó đơn vị tuyển dụng trung gian một mặt vừa có thể cụ thể hóa các yêu cầu của nhà
Tình hình tổ chức kế toán tại công ty
2.2.1 Sơ đồ tổ chức phòng kế toán và quản trị tài chính tại công ty
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức phòng kế toán
Vai trò và nhiệm vụ của các bộ phận chức năng trong phòng kế toán và quản trị tài chính công ty N.G.V (gọi tắt là phòng F&A: Finance &
- Giám đốc tài chính: Điều hành phòng F&A, chỉ đạo hoạt động và là đại diện tài chính của công ty với các tổ chức tài chính bên ngoài như nhà đầu tư, người cho vay…
- Trưởng phòng kế toán tài chính: Tổ chức hoạt động về mặt kế toán tài chính của công ty, tổ chức ghi nhận các nghiệp kinh tế phát sinh hằng ngày thực hiện cáo báo cáo tài chính, báo cáo thuế o Nhóm kế toán tổng hợp và kế toán thuế: ghi nhận các bút toán kế toán tổng hợp, kế toán tài sản cố định, kế toán tiền lương và thực hiện báo cáo thuế và các báo cáo chức năng, là nhóm trực tiếp thực hiện báo cáo tài chính o Nhóm Kế toán doanh thu và công nợ: ghi nhận nghiệp vụ bán
Trang 37 toán tiền Nhóm thực hiện các báo cáo doanh thu hằng ngày, các loại báo cáo công nợ o Nhóm Kế toán phải trả: ghi nhận nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp thực hiện báo cáo công nợ phải trả o Nhóm kế toán tiền: Ghi nhận các nghiệp vụ liên quan đến các khoản thu chi tiền mặt và tiền chuyển ngân hàng Nhóm cũng thực hiện việc quản lý các khoản tạm ứng của nhân viên
- Phòng kế toán quản trị: Phòng ban trực tiếp thực hiện báo cáo quản trị ra cho các bộ phận chức năng và cho ban giám đốc, hỗ trợ và liên kết với các phòng ban chức năng thực hiện công tác dự toán ngân sách
- Trưởng phòng hệ thống thông tin kế toán: Tổ chức về hệ thống thông tin kế toán, quản trị phần mềm kế toán đảm bảo hệ thống thông tin kế toán hoạt động bình thường và hiệu quả
2.2.2 Chính sách kế toán kế toán áp dụng Được xây dựng dựa trên mô hình công ty dịch vụ, sử dụng phần mềm kế toán Fast, công ty TNHH N.G.V sử dụng các phương pháp và hình thức sổ kế toán như sau:
- Niên độ kế toán: bắt đầu vào ngày 1/1 kết thúc vào 31/12
- Sổ sách kế toán: ghi sổ bằng máy tính sử dụng phần mềm Fast Business trên cơ sở kiểu sổ sách kế toán Nhật Ký chung
- Đánh giá ngoại tệ: theo phương pháp sử dụng tỷ giá hạch toán hàng tháng Vào ngày đầu mỗi tháng, kế toán trưởng công ty TNHH N.G.V căn cứ trên tỉ giá các ngân hàng thương mại lớn như Vietcombank, Vietinbank, BIDV để xác định một tỉ giá hạch toán chung cho các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ diễn ra trong tháng
- Phương pháp khấu hao TSCĐ chính: khấu hao đường thẳng
2.2.3 Hiện trạng phần mềm kế toán đang sử dụng ở N.G.V
Phần mềm đang được sử dụng ở Công ty N.G.V là phần mềm Fast Business 1.0 Đây là phần mềm viết trên nền ngôn ngữ lập trình VB.NET sử
Trang 38 dụng cơ sở dữ liệu SQL server 2000 Dù rằng đây là phần mềm khá tốt và hỗ trợ đắc lực cho việc ghi nhận sổ sách kê khai thuế nhưng những vấn đề về kế toán quản trị lại chưa được hỗ trợ một cách đầy đủ, nếu không muốn nói rằng việc lập báo cáo KTQT đối với Fast vẫn còn là một điều mới lạ Tuy đây là phần mềm thiết kế theo hướng một hệ quản trị nguồn lực toàn diện (ERP) nhưng do kinh phí thấp cộng với việc những phần hành chính lại chưa được hỗ trợ một cách triệt để nên việc triển khai thêm các phần hành như phần mua hàng (module purchasing), bán hàng (module CRM) (dù đã có kế hoạch) vẫn còn chưa thực hiện được
- Tổ chức nhập liệu với phần mềm Fast: Hiện tại việc nhập liệu vào phần mềm chủ yếu được thực hiện bởi phòng kế toán Một số nghiệp vụ ghi nhận doanh thu từ phần mềm bán hàng (Sugar CRM) đã được kết nối vào Fast nhưng Sugar CRM lại không được ứng dụng rộng rãi ra tất cả các phần hành kinh doanh mà chỉ được ứng dụng tại phần hành kinh doanh đăng tuyển trực tuyến
- Việc nhập liệu được chia thành 3 nhóm chính: nhóm doanh thu, nhóm chi phí và nhóm tổng hợp Tuy công việc đã được thuần thục tuy nên vẫn chưa có cơ chế kiểm soát nhằm đối chiếu kiểm tra dữ liệu được nhập Phần lớn các lỗi được phát hiện khi báo cáo đã được phát hành
- Với Fast, các báo cáo kế toán quan trị chưa được hỗ trợ nhiều Báo cáo dự toán thì hoàn toàn được lập bên ngoài Fast không có cơ chế sử dụng để nhập phần dữ liệu dự toán để đối chiếu kiểm tra cũng những kiểm soát ngay lập tức các vấn đề thu chi vượt ngân sách
Với kế hoạch thay đổi tổng thể việc sử dụng phần mềm: Kiến nghị thay đổi với nhà phát triển phần mềm hoặc thay mới phần mềm, 2 tùy chọn trên (tổ chức ghi nhận trong điều kiện sử dụng phần mềm) đều có cơ hội được đem ra áp dụng tại công ty N.G.V
2.2.4 Tổ chức cung cấp thông tin kế toán quản trị
Với hệ thống phần mềm kế toán, báo cáo cáo quản trị theo từng nhóm được cung cấp cho các phòng ban có liên quan hàng tuần hoặc hàng tháng
Hàng tuần vào thứ tư Kế toán quản trị cung cấp thông tin doanh thu hoạt động theo tuần của tuần trước đó Báo cáo doanh thu này có thể được lập theo các chiều đối tượng khác nhau:
- Doanh thu theo bộ phận
- Doanh thu theo người thực hiện (nhân viên kinh doanh)
- Doanh thu theo khách hàng Đồng thời để đảm bảo nguồn vốn hoạt động, KTQT còn phải cung cấp thông tin công nợ theo tuổi nợ từ khách hàng để nhân viên kinh doanh kịp thời quản lý công nợ phải thu từ khách hàng của mình Đây là việc làm quan trọng vì nó ảnh hưởng đến kết quả đánh giá hiệu quả hoạt động của từng phòng ban và của nhân viên trực tiếp đem về doanh thu đó Một nhân viên kinh doanh chỉ nhận được phần thưởng theo doanh số khi mà khoản doanh thu đó thu được tiền hoặc gần như chắc chắn thu được tiền Do tính chất loại hàng hóa cung cấp là dịch vụ nên khi dịch vụ hoàn thành có nhiều lý do để không thể thu tiền được từ khách hàng Việc yêu cầu nhân viên kinh doanh đảm bảo công nợ thu được là để tránh việc nhân viên kinh doanh bán dịch vụ ào ạt cho những khách hàng không thực sự nghiêm túc trong việc thanh toán Báo cáo công nợ tương tự như báo cáo doanh thu ở điểm có các phiên bản dành phòng ban, nhân viên kinh doanh và khách hàng Trong đó các chi tiết công nợ theo tuổi nợ được coi trọng, nhằm quản lý công nợ quá hạn
Đánh giá tình hình tổ chức kế toán quản trị và thông tin kế toán quản trị cung cấp cho các đối tượng sử dụng tại công ty
2.3.1 Đánh giá nội dung tổ chức kế toán quản trị
Việc tổ chức công tác kế toán quản trị ở công ty N.G.V còn khá sơ sài, thể hiện ở các vấn đề như sau:
- Nhân lực kế toán quản trị mỏng Với lực lượng làm việc kế toán quản trị với số lượng 2 người để cung cấp ra một hệ thống báo cáo hơn 20 loại khác nhau phục vụ cho hơn 6 trung tâm lợi nhuận và hơn 20 trung tâm chi phí khiến công việc kế toán quản trị trở nên quá nặng nề
- Sự hiểu biết về các vấn đề mang tính kiểm soát của nhân viên còn yếu, thậm chí ở mức độ quản lý vấn đề kiểm soát chi phí còn khá mù mờ Chưa nắm rõ được quy trình, quyền phê duyệt và chưa biết gì về hệ thống danh mục chi phí
- Thời gian phân bổ cho công việc kế toán quản trị chủ yếu tập trung vào việc lập báo cáo, chưa thực hiện được chức năng phân tích của kế toán quản trị
- Sự hỗ trợ của hệ thống phần mềm còn quá sơ sài, nhân viên kế toán quản trị chủ yếu phải thực hiện báo cáo bằng cách trích xuất dữ liệu thô từ phần mềm để thực hiện lại
- Cũng vì chưa thể phân tích nên việc lập dự toán còn nhiều điều chưa hợp lý Người thực hiện dự toán (các phòng ban) cung cấp số liệu theo cách nhìn chủ quan của mình, còn nhân viên kế toán quản trị thì chưa thể nắm bắt hết các hoạt động mà các chủ ngân sách đề xuất trong dự toán
- Báo cáo kế toán quản trị chỉ dừng lại ở mức độ báo cáo con số, chưa có những phân tích đánh giá sâu hơn về xu hướng, nguyên nhân tăng giảm của các biến động trong toàn bộ ngân sách
- Báo cáo quản trị chủ yếu tập trung vào việc phân tích doanh thu và các nguồn tạo ra doanh thu, chưa tổ chức thực hiện hệ thống báo cáo chi phí giá thành vốn là một phần quan trọng trong hệ thống báo cáo kế toán quản trị
- Báo cáo thích hợp cho việc ra quyết định ngắn hạn chưa được thực hiện Những quyết định hầu hết dựa vào tính toán sơ bộ của các trưởng bộ phận chưa có được sự thống nhất, đặc biệt là giá ở các bộ phận tư vấn hầu hết do nhân viên kinh doanh tự thương lượng với khách hàng Điều này tạo ra một sơ hở rất lớn trong việc xác định giá trị thật sự của các hợp đồng khiến cho một số bộ phận hoạt động lỗ liên tục trong thời gian dài.
Khảo sát tình hình tổ chức công tác KTQT ở một số doanh nghiệp
Để có cái nhìn tổng quát hơn về tình hình thực hiện KTQT trong các doanh nghiệp, chúng tôi có thực hiện khảo sát việc thực hiện KTQT ở một số doanh nghiệp trên địa bàn TP HCM Từ khảo sát này sẽ giúp chúng ta thấy được thực trạng KTQT không chỉ tại công ty N.G.V mà còn trong phạm vi rộng, từ đó đề ra những giải pháp thích ứng để có thể tổ chức KTQT phù hợp với loại hình doanh nghiệp Việt Nam, trong đó có công ty N.G.V
2.4.1 Phạm vi và đối tượng khảo sát Đối tượng của cuộc khảo sát được chọn lọc từ lượng thành viên có trên 100 bài viết của cộng đồng trực tuyến www.webketoan.vn và cộng đồng trực tuyến www.giaiphapexcel.com được xác định thuộc địa bàn thành phố
Hồ Chí Minh và khu vực lân cận thành phố Hồ Chí Minh, số lượng bản khảo sát thu về được 76 bảng Đây là 2 cộng đồng có số lượng thành viên rất lớn đang làm kế toán ở các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Những thành viên có số lượng bài viết trên 100 bài thường là thành viên có sự tham gia ổn định thể hiện nhu cầu và chuyên môn kế toán đạt được ở một mức độ khá (có tối thiểu 2 năm kinh nghiệm làm công việc kế toán, và đang làm ở các vị trí giám đốc tài chính, kế toán trưởng, kế toán tổng hợp hay kế toán thuế ở đơn
Trang 42 vị công tác) Tuy là khảo sát qua internet nhưng với hầu hết các đối tượng khảo sát này, tác giả đều đã tiếp xúc ngoài đời thật hoặc qua các phương tiện liên lạc
2.4.2 Nội dung và phương pháp khảo sát:
Cuộc khảo sát tập trung vào các nội dung xung quanh công tác tổ chức hệ thống kế toán kế toán quản trị ở các doanh nghiệp được khảo sát
Phương pháp Khảo sát: bảng câu hỏi (xem phụ lục 1)
2.4.3 Kết quả khảo sát Đem lại kết quả từ 76 bảng câu hỏi được trả về:
- 70/76 người được hỏi cho biết công ty không lập riêng phần hành kế toán quản trị trong nội bộ Các nhân viên kế toán tài chính đảm nhận luôn việc của kế toán quản trị
- 62/76 doanh nghiệp thực hiện các báo cáo chi phí giá thành, và lợi nhuận nhưng không được phân tích đánh giá từ bộ phận kế toán
- 12/76 doanh nghiệp có lập báo cáo kết quả kinh doanh theo số dư đảm phí
- 45/76 doanh nghiệp có phần mềm kế toán hỗ trợ các chức năng ghi nhận thông tin chi tiết phục vụ cho việc lập báo cáo kế toán quản trị như chi phí theo phòng ban, theo mã loại chi phí và theo vụ việc và tạo ra các báo cáo theo các tiêu chí được lựa chọn Nhân viên kế toán tự trích xuất dữ liệu và lập báo cáo theo yêu cầu
- Mức độ hỗ trợ nói chung đạt ở mức kém (2)
2.4.4 Đánh giá kết quả khảo sát
• Về tổ chức hệ thống kế toán quản trị
- Phần lớn các doanh nghiệp dịch vụ có vốn đầu tư tư nhân hoặc nhà nước ở TPHCM không có bộ phận kế toán quản trị rõ rệt Nhân viên kế toán tài chính đôi khi kiêm nhiệm cả phần báo cáo kế toán quản trị
- Một số doanh nghiệp có kế toán quản trị riêng thường chủ yếu tập trung vào việc việc lập báo cáo theo yêu cầu quản trị, chưa tự giác đưa ra hệ thống báo cáo chuẩn cho riêng mình
- Nhân viên kế toán quản trị chủ yếu làm công việc làm báo cáo chưa tạo ra tiếng nói đủ mạnh để tác động tới các hoạt động của doanh nghiệp, chưa tạo thành công cụ ra quyết định một cách có chủ đích
• Về phần mềm kế toán
- Các phần mềm kế toán trong nước chủ yếu tập trung vào việc giải quyết các vấn đề của kế toán tài chính và thuế, những báo cáo kế toán quản trị, nếu có, thì được làm theo yêu cầu của một số doanh nghiệp cụ thể chứ chưa tạo tạo thành một hệ thống chuyên biệt, độc lập và đầu tư đúng cách
• Về hệ thống báo cáo kế toán quản trị
- Dự toán ngân sách hàng năm ở các công ty thường chỉ làm một lần, việc đánh giá lại thường không được thực hiện một cách chính thức
- Đánh giá trách nhiệm quản lý: do không xây dựng được hệ thống quản trị chi phí tốt nên thông thường, chi phí chỉ được coi trọng ở khâu sản xuất trực tiếp, những chi phí ở khối văn phòng thường không được quản lý và đánh giá
- Báo cáo kết quả kinh doanh theo số dư đảm phí hầu hết không được áp dụng vì sự tách bạch chi phí khả biến và chi phí bất biến không được phân định rõ ràng hay không được coi trong Tiêu thức phân loại chi phí theo chức năng của chi phí được áp dụng một cách phổ biến
Cũng như hầu hết các doanh nghiệp trong nước khác, việc tổ chức công tác kế toán quản trị chưa được quan tâm đúng mức, tầm hoạt động kế toán quản trị chưa đi vào nề nếp tạo hệ thống chặc chẽ để có thể bao hàm, phát huy hết vai trò của kế toán quản trị Tuy vậy, những quan tâm của nhà
Trang 44 quản trị cấp cao của công ty TNHH N.G.V đến kế toán quản trị, dù vẫn còn chừng mực, là cơ sở quan trọng cho việc phát triển hệ thống kế toán quản trị ở công ty này
Với đặc trưng có nhiều phần hành kinh doanh và mỗi loại hình kinh doanh lại có một đặc trưng quản trị riêng, việc tổ chức công tác kế toán quản trị ở công ty TNHH N.G.V là một công việc không dễ cho bộ máy kế toán ở đây