DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT - ATLĐ : An toàn lao động - BSI : Viện tiêu chuẩn Anh Bristish Standard Institute - CB CNV : Cán bộ công nhân viên - COFICO : Công ty Cổ Phần Xây Dựng
Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu đƣợc thực hiện với các mục tiêu sau:
- Phân tích nhằm xác định những hạn chế khi vận hành độc lập các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lƣợng (ISO 9001), hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp (OHSAS 18001) và hệ thống quản lý môi trường (ISO
14001) tại công ty CP Xây Dựng Số 1
- Chỉ ra nguyên nhân của những hạn chế công ty đang gặp phải
- Thiết kế hệ thống quản lý tích hợp và đề xuất các giải pháp triển khai thực hiện phù hợp với đặc điểm hoạt động của công ty nhằm giải quyết các vấn đề còn tồn tại, giúp hệ thống của công ty đƣợc vận hành tốt hơn.
Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu tập trung vào đối tƣợng là các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lƣợng (ISO 9001), hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp (OHSAS
18001) và hệ thống quản lý môi trường (ISO 14001)
Do thời gian và nguồn lực có hạn nên đề tài nghiên cứu chỉ đƣợc thực hiện trong phạm vi hệ thống quản lý chất lƣợng (ISO 9001), hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp (OHSAS 18001) và hệ thống quản lý môi trường (ISO 14001) của công ty CP Xây Dựng Số 1 đƣợc xây dựng từ năm 2010 đến nay
Các khảo sát đƣợc thực hiện tập trung vào nhóm đối tƣợng là các nhân viên hiện đang làm việc tại văn phòng công ty CP Xây Dựng Số 1 – 108 Cao Thắng, phường
4, quận 3, TP HCM và các công trình công ty đang thi công trong phạm vi TP
HCM nhƣ Vista Verde (Đồng Văn Cống, quận 2), Chung cƣ C8 (Man Thiện, quận
9), khu dân cƣ Prince Residence (Nguyễn Văn Trỗi, quận Phú Nhuận), Tòa nhà Văn Phòng Thành Ủy (58 Trương Định, quận 3)
Thời gian thực hiện phỏng vấn: từ tháng 07/2015 – 11/2015
Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng phương pháp nguyên cứu định tính với kỹ thuật thảo luận tay đôi (in-depth interviews) Quy trình nghiên cứu đƣợc chia làm 2 giai đoạn:
- Giai đoạn 1: Nghiên cứu khám phá
Mục tiêu của giai đoạn này là xác định những hạn chế mà đáp viên gặp phải khi vận hành độc lập các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lƣợng (ISO
9001), hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp (OHSAS 18001) và hệ thống quản lý môi trường (ISO 14001) Tác giả sử dụng kỹ thuật thảo luận tay đôi với những đối tƣợng trực tiếp thực hiện các yêu cầu của hệ thống quản lý tại các phòng ban trong công ty và tại công trình Giai đoạn này kết thúc sau khi phỏng vấn 7 đáp viên và có sự trùng lặp các nhóm yếu tố và không có thêm yếu tố mới trong nội dung trả lời của đáp viên
- Giai đoạn 2: Thảo luận chuyên sâu
Giai đoạn này sẽ tiến hành thảo luận chuyên sâu với các đáp viên về những hạn chế đã đƣợc khám phá trong giai đoạn 1 bằng kỹ thuật thảo luận tay đôi Đáp viên là những người quản lý hoặc nhân viên trực tiếp thực hiện công việc liên quan đến các hệ thống quản lý tại văn phòng và công trường Phỏng vấn chủ yếu sử dụng các câu hỏi mở để xác định quan điểm của người đáp viên về các hạn chế, mức độ ảnh hưởng của chúng đến công việc hàng ngày của họ Cơ sở của nội dung câu hỏi dựa trên các yêu cầu của tiêu chuẩn (ISO 9001, ISO 14001 và OHSAS 18001), các quy trình hệ thống đang hoạt động tại công ty, thực tế hoạt động hàng ngày tại văn phòng và công trường Bước này sẽ làm rõ những nhân tố đã khám phá được trong giai đoạn 1 để xác định nguyên nhân của những khó khăn công ty đang gặp phải Đây là cơ sở lựa chọn mô hình tích hợp và đƣa ra các giải pháp tích hợp hệ thống quản lý phù hợp với hoạt động của công ty
Tiêu chí chọn chuyên gia trong các cuộc phỏng vấn và thảo luận tay đôi là các nhân viên hiện đang làm việc tại công ty CP Xây Dựng Số 1 và trực tiếp thực hiện các công việc theo yêu cầu của các qui trình, quy định, hướng dẫn công việc liên quan đến hệ thống quản lý chất lƣợng (ISO 9001), hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp (OHSAS 18001) và hệ thống quản lý môi trường (ISO 14001).
Dự kiến đóng góp của đề tài
Về măt lý luận: nghiên cứu sẽ phân tích chuyên sâu hiện trạng áp dụng độc lập hệ thống quản lý chất lƣợng (ISO 9001), hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp (OHSAS 18001) và hệ thống quản lý môi trường (ISO 14001) và giải pháp tích hợp hệ thống quản lý tại một doanh nghiệp cụ thể
Về mặt thực tiễn: đây là nghiên cứu đầu tiên phân tích về vấn đề tích hợp hệ thống quản lý tại công ty CP Xây Dựng Số 1 giúp khắc phục các vấn đề còn tồn tại trong hoạt động của công ty.
Kết cấu bố cục của đề tài
Bài nghiên cứu gồm phần mở đầu, phần kết luận và 3 chương nội dung như sau:
Phần mở đầu: Giới thiệu về các vấn đề cần nghiên cứu của đề tài Đây là phần tác giả đặt vấn đề, sự cần thiết của đề tài nghiên cứu này trong thực tiễn tại công ty CP Xây Dựng Số 1 Theo đó, những mục tiêu nghiên cứu, đối tượng, phạm vi, phương pháp nghiên cứu và dự kiến những đóng góp của đề tài cũng đƣợc trình bày cụ thể trong phần này
Chương 1: Cơ sở lý thuyết về hệ thống quản lý chất lượng (ISO 9001), hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp (OHSAS 18001), hệ thống quản lý môi trường (ISO 14001) và hệ thống quản lý tích hợp
Chương này trình bày những kiến thức sơ lược về hệ thống quản lý chất lƣợng (ISO 9001), hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp (OHSAS
18001), hệ thống quản lý môi trường (ISO 14001) và hệ thống quản lý tích hợp nhƣ khái niệm, các yêu cầu, những lợi ích mang lại cho doanh nghiệp khi áp dụng theo các yêu cầu Bên cạnh đó, tác giả cũng trình bày những chia sẻ của các cá nhân, đơn vị có kinh nghiệm trong xây dựng hệ thống quản lý tích hợp
Chương 2: Thực trạng hệ thống quản lý tại công ty CP Xây Dựng Số 1
Trong chương 2, tác giả giới thiệu sơ lược về công ty CP Xây Dựng Số 1, đồng thời đi sâu vào mô tả đặc điểm công tác vận hành các hệ thống quản lý chất lƣợng (ISO 9001), hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp (OHSAS 18001), hệ thống quản lý môi trường (ISO 14001) Thông qua kết quả phỏng vấn, tác giả phân tích những khó khăn công ty đang gặp phải khi vận hành song song các hệ thống quản lý và chỉ ra nguyên nhân chúng để làm cơ sở thiết kế hệ thống quản lý tích hợp
Chương 4: Thiết kế hệ thống quản lý tích hợp và giải pháp triển khai thực hiện
Trên cơ sở thực trạng các hệ thống quản lý và những vướng mắc công ty đang gặp phải đã được trình bày trong chương 3, tác giả sẽ lựa chọn mô hình tích hợp và đề xuất các giải pháp triển khai thực hiện cụ thể và phù hợp với đặc điểm của công ty CP Xây Dựng Số 1.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ
Giới thiệu về hệ thống quản lý chất lƣợng, hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và hệ thống quản lý môi trường
1.1.1 Hệ thống quản lý chất lượng
Hệ thống quản lý chất lƣợng đƣợc xây dựng dựa trên cơ sở các chuẩn mực của bộ tiêu chuẩn ISO 9000 Đây là bộ tiêu chuẩn do Tổ chức quốc tế về Tiêu chuẩn hóa (ISO) ban hành lần đầu tiên vào năm 1987 sau đó đƣợc điều chỉnh lần 1 vào năm 1994 và điều chỉnh lần 2 vào năm 2000 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đã đƣợc nhiều quốc gia trên thế giới công nhận làm tiêu chuẩn quốc gia Tại Việt Nam, bộ tiêu chuẩn này đã đƣợc dịch sang tiếng Việt và đƣợc ban hành thành bộ tiêu chuẩn Việt Nam TCVN ISO 9000 Mục tiêu chính của việc ban hành bộ tiêu chuẩn này là nhằm trợ giúp các tổ chức áp dụng và vận hành hiệu quả hệ thống quản lý chất lƣợng Bộ tiêu chuẩn đƣa ra các chuẩn mực cho hệ thống quản lý chất lƣợng và có thể đƣợc áp dụng rộng rãi cho mọi tổ chức trên toàn thế giới không phân biệt loại hình, quy mô và sản phẩm/ dịch vụ cung cấp
1.1.1.1 Cấu trúc của bộ tiêu chuẩn ISO 9000
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 hiện hành gồm 03 tiêu chuẩn chính và 01 hướng dẫn đánh giá được ban hành và soát xét thường xuyên để đảm bảo phù hợp với thực tế phát triển của các tổ chức trên thế giới Do đó để giúp người dùng phân biệt các phiên bản, tên của tiêu chuẩn ISO luôn đi kèm với năm của phiên bản ban hành (ví dụ ISO 9001:2008 là tiêu chuẩn ISO 9001 phiên bản năm 2008) Việt Nam cũng áp dụng cách đặt tên này cho các tiêu chuẩn quốc gia tương ứng như TCVN ISO 9001:2008 nghĩa là Tiêu Chuẩn Việt Nam ISO 9001 đƣợc ban hành vào năm 2008
Do quá trình chuyển đổi ngôn ngữ và công nhận thành tiêu chuẩn quốc gia nên thời gian ban hành của phiên bản quốc tế và tiêu chuẩn quốc gia sẽ có sự khác nhau nhƣng nội dung thì không đổi Hình 1.1 thể hiện cấu trúc của bộ tiêu chuẩn ISO
9000 tương ứng với cấu trúc của bộ tiêu chuẩn Việt Nam TCVN ISO 9000
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG - CƠ SỞ VÀ TỪ VỰNG
QUẢN LÝ TỔ CHỨC ĐỂ
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG - CÁC YÊU CẦU
HƯỚNG DẪN ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG QUẢN LÝ
Hình 1.1 Cấu trúc bộ tiêu chuẩn ISO 9000 (TCVN ISO 9000)
(Nguồn: Tổng hợp của tác giả từ các phiên bản tiêu chuẩn mới nhất)
- TCVN ISO 9000:2007 – Hệ thống quản lý chất lƣợng – Cơ sở và từ vựng: trình bày cơ sở của hệ thống quản lý chất lƣợng và giải thích các thuật ngữ đƣợc sử dụng liên quan đến hệ thống quản lý chất lƣợng
- TCVN ISO 9001:2008 – Hệ thống quản lý chất lƣợng – Các yêu cầu: đƣa ra các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lƣợng làm cơ sở để các tổ chức thực hiện khi cần chứng tỏ năng lực của mình với khách hàng
- TCVN ISO 9004:2011 – Quản lý tổ chức để thành công bền vững – Phương pháp tiếp cận quản lý chất lượng: hướng dẫn tổ chức đạt được sự thành công bền vững trong môi trường kinh doanh luôn thay đổi thông qua việc tiếp cận hệ thống quản trị chất lƣợng
- TCVN ISO 19011:2013 - Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý: hướng dẫn cách thức tổ chức đánh giá và xem xét hệ thống quản lý chất lƣợng
1.1.1.2 Các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
TCVN ISO 9001 là tiêu chuẩn duy nhất trong bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 đƣa ra những yêu cầu mà tổ chức phải tuân thủ để chứng minh với khách hàng và các tổ chức bên ngoài, kể cả tổ chức chứng nhận, khả năng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, các yêu cầu luật định và chế định áp dụng cho sản phẩm cũng nhƣ các yêu cầu riêng của tổ chức Tiêu chuẩn đƣa ra cách tiếp cận hệ thống theo quá trình khi xây dựng, vận hành và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lƣợng trong tổ chức nhƣ hình 1.2
Các yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 đƣợc chia thành 8 điều khoản trong đó có 5 điều khoản chính tập trung vào vòng tròn trọng tâm của mô hình hệ thống quản lý chất lƣợng dựa trên quá trình (hình 1.2) gồm:
- Hệ thống quản lý chất lƣợng (điều khoản 4): những yêu cầu chung về hệ thống của một tổ chức như hoạch định các quá trình, các mối tương tác, các chuẩn mực kiểm soát và thiết lập hệ thống tài liệu cho toàn bộ hệ thống
- Trách nhiệm của lãnh đạo (điều khoản 5): thể hiện những định hướng mục tiêu, cam kết thực hiện và nguồn lực cung cấp để thực hiện việc “tạo sản phẩm”
- Quản lý nguồn lực (điều khoản 6): cam kết trong việc xác định và cung cấp nguồn lực cần thiết cho việc “tạo sản phẩm” nhƣ nguồn nhân lực, cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc
- Tạo sản phẩm (điều khoản 7): đƣa ra các yêu cầu trong việc hoạch định tạo sản phẩm, các quá trình liên quan đến khách hàng, thiết kế và phát triển, chuẩn bị nguyên vật liệu và quá trình sản xuất/ cung cấp dịch vụ
Hình 1.2 Mô hình hệ thống quản lý chất lƣợng dựa trên quá trình
(Nguồn: TCVN ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng – các yêu cầu)
- Đo lường, phân tích và cải tiến (điều khoản 8): yêu cầu về các quá trình theo dõi, đo lường, phân tích và cải tiến cần thiết để chứng tỏ sự phù hợp của sản phẩm, của hệ thống quản lý chất lƣợng và cải tiến liên tục hiệu lực của hệ thống quản lý chất lƣợng Ngoài ra, điều khoản này còn xác định các yêu cầu đối với việc xem xét các điểm không phù hợp, hành động khắc phục và hành động phòng ngừa cần thiết
1.1.2 Hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp
Hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp đƣợc xây dựng dựa trên cơ sở các chuẩn mực của bộ tiêu chuẩn OHSAS 18000 (Occupational Health and Safety ban hành lần đầu vào năm 1999, đƣợc sửa đổi và ban hành lần 2 năm 2007 Mục tiêu của bộ tiêu chuẩn này là nhằm đưa ra những hướng dẫn về việc quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp, duy trì và cải tiến điều kiện, môi trường làm việc một cách hiệu quả, phòng ngừa tích cực các sự cố trong quá trình làm việc Bộ tiêu chuẩn có thể áp dụng cho tất cả các tổ chức không phân biệt quy mô, loại hình sản xuất, sản phẩm và dịch vụ cung cấp
1.1.2.1 Cấu trúc của bộ tiêu chuẩn OHSAS 18000
Bộ tiêu chuẩn OHSAS 18000 hiện hành đƣợc ban hành vào năm 2007 gồm hai tiêu chuẩn là OHSAS 18001 và OHSAS 18002
- Tiêu chuẩn OHSAS 18001 phiên bản mới nhất đƣợc ban hành năm 2007 (OHSAS 18001:2007) đƣa ra các yêu cầu về an toàn sức khỏe nghề nghiệp mà các tổ chức phải tuân thủ để kiểm soát các rủi ro về an toàn – sức khỏe nghề nghiệp
- OHSAS 18002 phiên bản hiện hành năm 2008 (OHSAS 18002:2008) là những hướng dẫn cho việc triển khai thực hiện các yêu cầu của tiêu chuẩn OHSAS 18001:2007
Những điểm tương đồng và khác biệt trong yêu cầu của các hệ thống quản lý ISO 9001, OHSAS 18001 và ISO 14001
lý ISO 9001, OHSAS 18001 và ISO 14001
Tiêu chuẩn ISO 9001, OHSAS 18001 và ISO 14001 đều có những điểm tương đồng trong việc tiếp cận và xây dựng các yêu cầu của tiêu chuẩn Đây có thể coi là cơ sở để tích hợp các hệ thống này lại với nhau Một số điểm tương đồng tiêu biểu nhƣ sau:
- Các tiêu chuẩn có cách tiếp cận theo quá trình trên cơ sở của chu trình quản lý PDCA (Plan – Do – Check – Act) Nguyên tắc chung của ba tiêu chuẩn là hướng đến sự cải tiến liên tục (tham khảo hình 1.2, 1.4 và 1.5)
- Ba tiêu chuẩn tập trung vào các khía cạnh về mặt chiến lƣợc, chiến thuật và hoạt động của doanh nghiệp Các kế hoạch hành động cụ thể đƣợc đƣa ra để đạt đƣợc mục tiêu, chính sách của công ty, hoạch định và kiểm soát các quá trình, đánh giá nội bộ và xem xét định kỳ hệ thống quản lý
- Theo Olaru và các cộng sự (2014) thì vấn đề quan trọng đƣợc đề cập đến trong ba tiêu chuẩn đó là nhu cầu và yêu cầu của các bên liên quan Đối với hệ thống quản lý chất lượng, an toàn sức khỏe nghề nghiệp và môi trường thì các bên liên quan gồm có: khách hàng, người dùng cuối, các chủ sở hữu, cổ đông của tổ chức, người lao động, nhân viên, nhà thầu phụ, nhà cung cấp, các đối tác và đồng minh, địa phương, cộng đồng, xã hội
- Hệ thống quản lý chất lƣợng, hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và hệ thống quản lý môi trường đều có các yếu tố hệ thống quản lý chung nhƣ sau: o Chính sách o Hoạch định o Thực hiện và điều hành o Cải tiến
- Ngoài ra, các điểm tương đồng về điều khoản trong tiêu chuẩn cũng được liệt kê trong phụ lục 1
1.2.2 Những điểm khác biệt Điểm khác biệt của ba hệ thống trên là khách hàng và sản phẩm cung cấp (Olaru và cộng sự, 2014) Đối với hệ thống quản lý chất lượng khách hàng là người mua sản phẩm/ dịch vụ do tổ chức cung cấp, còn đối với hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và hệ thống quản lý môi trường thì khách hàng có nghĩa là các bên quan tâm đến các vấn đề có liên quan đến môi trường, hay các vấn đề về an toàn sức khỏe nghề nghiệp (đối tác, luật pháp, cơ quan địa phương, …) Nếu trong hệ thống quản lý, chất lƣợng sản phẩm là mục đích và kết quả của quá trình sản xuất thì hệ thống quản lý môi trường và hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp thì sản phẩm chính là các hoạt động (có liên quan đến môi trường hay sức khỏe và an toàn trong công việc)
Tóm lại, tuy mỗi hệ thống quản lý đƣợc xây dựng dựa trên những yêu cầu của từng tiêu chuẩn riêng biệt, có mối quan tâm về các vấn đề khác nhau trong tổ chức nhƣng vẫn có cùng cách tiếp cận quá trình và nguyên tắc quản lý theo chu trình PDCA Khi áp dụng vào một tổ chức cụ thể, chúng sẽ cùng quản lý một quá trình hay một môi trường họat động Đây có thể xem là nền tảng cho việc tích hợp các hệ thống quản lý trong một tổ chức.
Hệ thống quản lý tích hợp
1.3.1 Khái niệm hệ thống quản lý tích hợp (Integrated Management System –
Theo Viện công nhận chất lƣợng (Chartered Quality Institute - CQI) thì tích hợp nghĩa là sự kết hợp, đó là đưa tất cả các phương thức quản lý nội bộ vào một hệ thống giống nhƣ các thành phần không thể tách rời và đƣợc kết nối không thể thiếu nhau trong hệ thống quản lý của tổ chức Nói một các đơn giản, hệ thống quản lý tích hợp (Integrated Management System - IMS) là một hệ thống quản lý, nó bao gồm tất cả các yếu tố của hoạt động kinh doanh đƣợc gắn kết với nhau trong một hệ thống để đạt đƣợc những mục tiêu và sứ mạng của tổ chức (Poulida, 2010)
IMS là một hệ thống duy nhất đƣợc các tổ chức sử dụng để quản lý các quá trình và các hoạt động chuyển các nguồn lực đầu vào thành các sản phẩm hay dịch vụ đáp ứng các mục tiêu của tổ chức và thỏa mãn các bên liên quan về chất lƣợng, an toàn, sức khỏe, môi trường, an ninh, đạo đức hay bất kỳ yếu tố được xác định khác (Patience, 2008)
Ngoài ra, thuật ngữ hệ thống quản lý tích hợp còn đƣợc giải thích là “hệ thống quản lý có thể tích hợp nhiều khía cạnh của các hệ thống và các quá trình trong tổ chức thành một bộ khung hoàn chỉnh, để giúp tổ chức đạt đƣợc các yêu cầu của nhiều hơn một tiêu chuẩn quản lý” (PAS 99:2012)
Nhƣ vậy, có thể thấy hệ thống quản lý tích hợp đang đƣợc hiểu theo nhiều góc độ khác nhau Tụ chung lại thì hệ thống quản lý tích hợp trước tiên vẫn là một hệ thống quản lý, nó thể hiện đầy đủ các yêu cầu của các tiêu chuẩn quản lý đƣợc bao hàm trong đó nhằm tạo thành nền tảng giúp tổ chức đạt đƣợc những mục tiêu và sứ mạng của mình
1.3.2 Những lợi ích mang lại và những khó khăn khi xây dựng hệ thống quản lý tích hợp
Việc tích hợp hệ thống là một quá trình lâu dài và cần xem xét kỹ lƣỡng để tối đa hóa các lợi ích đạt đƣợc và giảm những khó khăn trong quá trình thực hiện Tác giả đã tổng hợp một số nghiên cứu trước đây về những lợi ích mang lại và khó khăn mà doanh nghiệp có thể gặp phải khi áp dụng hệ thống quản lý tích hợp
1.3.2.1 Những lợi ích mang lại
Theo Olaru và các cộng sự (2014), hệ thống quản lý tích hợp đem lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp áp dụng, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ Các lợi ích đạt đƣợc đƣợc nêu ra trên 2 khía cạnh nội bộ và bên ngoài nhƣ bảng 1.1
Bảng 1.1: Lợi ích của việc áp dụng hệ thống quản lý tích hợp
- Nâng cao hiệu quả các hoạt động nội bộ
- Đồng nhất trong phương pháp quản lý
- Tránh sự trùng lặp trong các thủ tục của nhiều hệ thống
- Loại bỏ sự chồng chéo trong các hoạt động
- Giảm chi phí đánh giá chứng nhận nhiều hệ thống riêng rẽ
- Cải thiện hoạt động quản lý thông qua việc tinh giản hệ thống
- Gia tăng hiệu quả hoạt động bằng cách hài hòa cơ cấu tổ chức với các kênh thông tin
- Tinh giản thủ tục giấy tờ và thông tin liên lạc
- Tạo động lực cho nhân viên
- Các quy trình có cấu trúc chặt chẽ, trách nhiệm rõ ràng và hài hòa với hệ thống
- Liên kết các mục tiêu, quá trình, nguồn lực trong các khu vực khác nhau
- Phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ
- Giảm những rắc rối về giấy tờ
- Tạo hiệu ứng sức mạnh tổng hợp
- Tiếp cận toàn diện các rủi ro trong kinh doanh
- Nâng cao hiệu quả trao đổi thông tin bên ngoài
- Xác định và giải quyết các mâu thuẫn, tập trung vào mục tiêu kinh doanh
- Hệ thống hóa các hệ thống không chính thức
- Tạo điều kiện hài hòa và tối ƣu hóa các hoạt động
- Đơn giản hóa các yêu cầu
- Tinh gọn việc đánh giá
(Nguồn: Olaru và các cộng sự (2014, trang 694))
1.3.2.2 Những khó khăn gặp phải
Bên cạnh những lợi ích đạt đƣợc, doanh nghiệp cũng phải đối mặt với không ít những khó khăn Trong nghiên cứu của Theofanis Stamou (2003), Rajkovic và các cộng sự (2008) đã đề cập chi tiết những khó khăn từ bên trong và bên ngoài tổ chức Tuy nhiên, tác giả chọn cách thức phân loại theo 6 nhóm khó khăn đƣợc các chuyên gia đánh giá của tổ chức chứng nhận Bureau Veritas Việt Nam (BV) đƣa ra dựa trên các đặc điểm của doanh nghiệp Việt Nam nhƣ sau:
Không có sự cam kết của lãnh đạo cấp cao:
Tích hợp hệ thống đồng nghĩa với việc thay đổi rất nhiều trong cách thức thực hiện quá trình và sử dụng nhiều nguồn lực nên đòi hỏi ban lãnh đạo phải cam kết trong cả lời nói và hành động Những khó khăn phát sinh trong tiến trình và cách thức triển khai hay những lợi ích mong muốn chƣa đạt đƣợc trong thời gian ngắn có thể làm nản lòng những người tham gia, lúc này sự ủng hộ của lãnh đạo cấp cao mang tính chất quyết định đến thành công hay thất bại của dự án
Khó khăn trong vấn đề cân bằng lợi ích
Hầu hết trong các tổ chức áp dụng song song nhiều hệ thống quản lý đều có bộ phận chuyên trách cho từng mảng hoạt động (ví dụ nhƣ bộ phận quản lý chất lƣợng, bộ phận kiểm soát môi trường, bộ phận an toàn) Vì vậy khi vận hành hệ thống quản lý tích hợp thì việc lựa chọn người phụ trách cũng là một vấn đề cần quan tâm Nếu chọn một trong các thành viên phụ trách các mảng hoạt động trước đây thì sẽ có sự ưu ái cho các hoạt động thế mạnh của người chịu trách nhiệm và các mảng còn lại có thể bị lơ là hoặc người phụ trách không thấu hiểu rõ Trong tình huống này, tổ chức cần có một người quản lý có đầy đủ năng lực (trừ đội ngũ sẵn có hoặc bên ngoài tổ chức) để hệ thống tích hợp đƣợc cân bằng
Không có yêu cầu tích hợp từ các bên có liên quan
Hệ thống quản lý tích hợp nói riêng hay hệ thống quản lý nói chung đều đƣợc xây dựng trên cơ sở tự nguyện của tổ chức Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ quyết tâm hơn khi nghĩ đến những lợi ích sẽ đạt đƣợc cũng nhƣ chịu nhiều sức ép từ khách hàng và các bên có liên quan Sự lơ là của các thành viên tham gia hoặc mất cam kết của ban lãnh đạo có thể bắt nguồn từ việc họ không cảm nhận đƣợc kết quả thực hiện chính là sự bức bách sống còn của tổ chức
Không có chuẩn mực cho các mô hình tích hợp/ phương pháp tích hợp
Hiện nay, tổ chức ISO không có một mô hình cụ thể nào cho hoạt động tích hợp hệ thống cũng nhƣ các tổ chức chứng nhận cũng chỉ cấp chứng chỉ cho từng hệ thống riêng rẽ Điều này gây khó khăn trong việc triển khai thực hiện và chuẩn mực để đánh giá mức độ thành công của một dự án tích hợp
Hiểu biết không đầy đủ và chƣa quan tâm tới yếu tố năng lực
Ban lãnh đạo thường nhìn nhận vấn đề tích hợp chỉ đơn giản là việc tích hợp hệ thống tài liệu và ít chú trọng đến trình độ năng lực hiện có của nhân viên Do đó công tác đào tạo không đƣợc quan tâm đầy đủ và hệ thống tích hợp rất dễ bị đình trệ sau khi không nhận đƣợc sự hỗ trợ của các chuyên gia tƣ vấn bên ngoài
Văn hóa doanh nghiệp ngăn cản sự thay đổi
Khi doanh nghiệp tiến hành thay đổi, các nhân viên thường ở trạng thái bị động Việc không tin tưởng hoặc có cái nhìn bi quan về mục đích của thay đổi chính là nguồn gốc của sự kháng cự Đây là điều mà các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần lưu ý khi muốn có sự tham gia, ủng hộ của tất cả mọi người vào tiến trình thực hiện
1.3.3 Các mô hình tích hợp hệ thống quản lý tại Việt Nam
Mỗi doanh nghiệp có một đặc thù về hoạt động sản xuất kinh doanh và hệ thống quản lý, do đó khi tiến hành xây dựng hệ thống quản lý tích hợp họ cũng chọn lựa cho mình giải pháp phù hợp Các chuyên gia đánh giá của tổ chức chứng nhận Bureau Veritas Việt Nam (BV) đã đƣa ra 3 cách thức phổ biến mà các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đang áp dụng để xây dựng hệ thống quản lý tích hợp cho tổ chức của mình gồm:
1.3.3.1 Xây dựng một hệ thống tích hợp hoàn toàn mới dựa trên các nguyên tắc cũng như cấu trúc và quá trình của tổ chức
Mọi tổ chức đều có thể thực hiện đƣợc giải pháp này dù đã có hay không có các hệ thống quản lý cho từng mảng hoạt động riêng rẽ Lợi ích chính của hướng tiếp cận này là hệ thống mới sẽ có sự liên kết, mạch lạc và nhất quán trong toàn bộ các cấp của tổ chức Tuy nhiên, hệ thống quản lý tích hợp hoàn toàn mới này cũng là vấn đề cần cân nhắc đối với các doanh nghiệp đã và đang có các hệ thống quản lý hoạt động ổn định và không muốn gây nên sự xáo trộn lớn trong hệ thống Việc xây dựng một hệ thống tích hợp hoàn toàn mới này sẽ gây lãng phí kết quả thực hiện hệ thống và các nguồn lực hiện có
Tiến trình xây dựng hệ thống quản lý tích hợp theo cách tiếp cận này tương tự như các bước xây dựng một hệ thống gồm các bước sau:
- Bước 1: Thể hiện cam kết
- Bước 2: Lên kế hoạch và tổ chức
- Bước 3: Xác định và phân tích các quá trình hoạt động
- Bước 4: Triển khai theo kế hoạch
- Bước 5: Thiết kế các yếu tố theo yêu cầu
- Bước 6: Văn bản hóa các yếu tố theo yêu cầu
- Bước 7: Tiến hành áp dụng
- Bước 8: Xác nhận việc áp dụng
1.3.3.2 Tích hợp có hai hay nhiều hơn hai mảng hoạt động đã có các hệ thống quản lý tương ứng
Bài học kinh nghiệm trong việc tích hợp hệ thống quản lý
Hiện nay chƣa có thống kê chính thức số lƣợng các doanh nghiệp áp dụng nhiều hơn một hệ thống quản lý cũng nhƣ số doanh nghiệp đã tiến hành tích hợp hệ thống quản lý tại Việt Nam Theo số liệu thống kê của tổ chức chứng nhận NQA Việt Nam thì có đến 84% khách hàng của tổ chức này đang áp dụng nhiều hơn một hệ thống quản lý chất lƣợng và 91.4% số lƣợng khách hàng này đã tiến hành tích hợp các hệ thống quản lý của họ ở nhiều mức độ từ đơn giản (tích hợp một vài tài liệu tương tự như chính sách, mục tiêu, mô tả công việc) đến tích hợp hoàn toàn thành một hệ thống duy nhất Các hệ thống quản lý thường được tích hợp trong các doanh nghiệp nhƣ:
Tuy nhiên, theo ông Lê Phước Kiệm, Viện trưởng Viện Doanh Nghiệp Việt Nam thì hiện nay do các tổ chức chứng nhận vẫn tiến hành công nhận tính phù hợp cho từng hệ thống riêng rẽ nên ít người biết đến các hoạt động tích hợp được tiến hành ở các doanh nghiệp Đồng thời doanh nghiệp cũng nên cân nhắc nhiều yếu tố trước khi quyết định tích hợp như:
- Tính cấp thiết: doanh nghiệp có đang chịu sức ép từ khách hàng hay các bên liên quan, ban lãnh đạo có quyết tâm thực hiện, sự thay đổi có gây tác động tiêu cực gì đến nhân viên hay không
- Công tác đào tạo: doanh nghiệp cần những nhân viên hiểu rõ những yêu cầu của hệ thống tích hợp để không những vận dụng đúng các yêu cầu của tiêu chuẩn mà còn có thể đƣa ra các cải tiến để phù hợp hơn với những thay đổi của doanh nghiệp
- Chi phí: quá trình tích hợp hệ thống quản lý là một quá trình lâu dài với sự tham gia của tất cả mọi người trong công ty và chuyên gia tư vấn bên ngoài nên vấn đề chi phí cũng phải đƣợc cân nhắc
Trên thực tế cũng đã có nhiều doanh nghiệp áp dụng thành công việc tích hợp hệ thống quản lý chất lượng Theo bà Đỗ Thị Tươi, chuyên gia tư vấn hệ thống quản lý đã có hơn 20 năm kinh nghiệm trong xây dựng các hệ thống quản lý tại doanh nghiệp, thì các giai đoạn sau đây quyết định thành công của dự án tích hợp:
- Giai đoạn chuẩn bị: doanh nghiệp cần có đầy đủ các nguồn lực cần thiết và một kế hoạch triển khai cụ thể với quyết tâm thực hiện của Ban Giám Đốc
Do vậy, các tổ chức nên cân nhắc để quyết định thời điểm triển khai thực hiện thích hợp cũng nhƣ tránh việc chạy theo thành tích để việc tích hợp các hệ thống thực sự đạt đƣợc hiệu quả
- Giai đoạn đào tạo: tất cả các nhân viên phải hiểu rõ về dự án và sẵn sàng ủng hộ thực hiện Công tác đào tạo cần đƣợc chú trọng thực hiện ở tất cả các cấp để toàn bộ nhân viên đều thấu hiểu, thông suốt và có thể tự thực hiện các cải tiến sau khi đã tích hợp hệ thống Các doanh nghiệp cần tránh việc chỉ đào tạo cho một cá nhân hay một bộ phận chuyên trách mà bỏ qua các nhân viên ở các phòng ban khác Một hệ thống quản lý hiệu quả đòi hỏi phải sự tham gia của tất cả mọi người trong toàn tổ chức
- Giai đoạn duy trì cải tiến liên tục: đây là giai đoạn các doanh nghiệp thường hay bỏ qua và dễ dẫn đến thất bại của dự án sau khi đã đƣợc chứng nhận hay đạt đƣợc chứng chỉ Nguyên nhân có thể từ việc thiếu cam kết, thiếu hỗ trợ từ Ban lãnh đạo/ ban tƣ vấn sau khi đã đạt đƣợc mục tiêu đặt ra ban đầu hoặc vấn đề đào tạo nhân viên qua loa, không thấu hiểu hết các yêu cầu của tiêu chuẩn nên không thể tự vận hành hệ thống sau khi không còn sự hướng dẫn của chuyên gia tƣ vấn bên ngoài
Trong chương 1, tác giả đã trình bày các lý thuyết có liên quan đến hệ thống quản lý chất lƣợng, hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và hệ thống quản lý môi trường Từ những điểm tương đồng và khác biệt trong các yêu cầu của các tiêu chuẩn và lý thuyết về hệ thống quản lý tích hợp đã cho thấy tính khả thi của việc tích hợp các hệ thống quản lý trên
Tuy rằng hệ thống quản lý tích hợp vẫn chƣa đƣợc cụ thể thành một chuẩn mực chung nhƣ tiêu chuẩn ISO 9001, OHSAS 18001 hay ISO 14001 nhƣng trên thực tế đã có nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam thực hiện tích hợp các hệ thống quản lý nhƣ một giải pháp giúp tinh gọn bộ máy hoạt động Từ những kinh nghiệm của các chuyên gia đã chia sẻ, công ty CP Xây Dựng Số 1 sẽ có sự chuẩn bị tốt hơn trong việc đánh giá lại năng lực hiện tại, lựa chọn mô hình tích hợp phù hợp và lên kế hoạch xây dựng cụ thể để có thể tối ƣu hóa các lợi ích mà hệ thống quản lý tích hợp mang lại cũng nhƣ giải quyết đƣợc những khó khăn công ty đang gặp phải trong thực tế vận hành song song các hệ thống quản lý nhƣ hiện nay
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 1 (COFICO)
Khi đƣa vào áp dụng trong một tổ chức, các hệ thống quản lý luôn có những điều chỉnh để phù hợp với thực tế hoạt động Chương 2 sẽ giới thiệu những nét sơ lƣợc về công ty COFICO và mô tả đặc điểm các hệ thống quản lý chất lƣợng, hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và hệ thống quản lý môi trường Các hệ thống quản lý này đã đƣợc xây dựng ở những thời điểm khác nhau và hiện đang đƣợc vận hành song song riêng biệt Theo đó, những khó khăn công ty hiện đang gặp phải liên quan đến các hệ thống quản lý cũng được cụ thể trong chương này.
Sơ lƣợc về công ty Cổ Phần Xây Dựng Số 1
- Tên công ty: Công ty Cổ Phần Xây Dựng Số 1
- Tên giao dịch: Construction Joint Stock Company No.1
- Trụ sở văn phòng: Địa chỉ: 108 Cao Thắng, phường 4, quận 3, TPHCM Điện thoại: (84.8) 3839 7539 Fax: (84.8) 3839 5440 Website: www.cofico.com.vn
- Lĩnh vực hoạt động: tổng thầu xây dựng, lắp đặt trang thiết bị, trang trí nội ngoại thất các công trình dân dụng và công nghiệp, xây dựng cơ sở hạ tầng và quản lý dự án
- Cơ cấu tổ chức: công ty thành lập 5 khối quản lý chính và các bộ phận đƣợc mô tả nhƣ hình 2.1 gồm:
CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI CÔNG TRƯỜNG
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ KIÊM TỔNG GIÁM ĐỐC
GIÁM ĐỐC QUẢN LÝ THI CÔNG
PHÒNG CƠ ĐIỆN (MEP) PHÒNG KẾ HOẠCH
GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM DỊCH VỤ KỸ THUẬT
PHÒNG BIỆN PHÁP THI CÔNG
GIÁM ĐỐC QA/ QC GIÁM ĐỐC ĐẤU THẦU GIÁM ĐỐC KHỐI THƯƠNG
PHÒNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ
TRƯỞNG BAN CƠ ĐIỆN TRƯỞNG BAN QS TRƯỞNG BAN AN
PHÓ CHỦ TỊCH QUẢN LÝ THI CÔNG
PHÓ CHỦ TỊCH QUẢN LÝ
KỸ THUẬT PHÓ CHỦ TỊCH PHÁT TRIỂN
Khối Tài Chính Chiến lƣợc gồm Phòng Hành Chính & Nhân sự, Phòng Tài chính, Phòng Kế toán, Phòng Mua hàng, Phòng Kiểm soát rủi ro và Trung tâm IT;
Khối Quản Lý Thi Công gồm Phòng Kế hoạch, Phòng Cơ điện (MEP) và hoạt động quản lý thi công tại các dự án;
Khối Dịch vụ kỹ thuật (ESC) gồm Phòng Formwork, Trung tâm BIM và Phòng Biện pháp thi công;
Khối Thương Mại gồm Phòng Hợp Đồng, Phòng kiểm soát chi phí;
Khối An toàn gồm Phòng An toàn, Phòng Công tác tạm và Kho
Tiền thân là Xí nghiệp liên hiệp xây lắp đƣợc thành lập vào năm 1975, công ty con trực thuộc Tổng công ty Xây Dựng Số 1, ngày nay công ty Cổ Phần Xây Dựng
Số 1 (COFICO) đƣợc biết đến nhƣ một trong những công ty chuyên nghiệp về xây dựng, hoạt động trong lĩnh vực tổng thầu xây dựng Trong thời gian qua, COFICO đã chuyển giao thành công nhiều công trình lớn cho các đối tác trong và ngoài nước tại Việt Nam Sự kiện COFICO chính thức cổ phần hóa là một minh chứng cho quá trình phát triển tất yếu và năng lực chuyên nghiệp của công ty Bên cạnh việc xác định chiến lƣợc phát triển phù hợp, COFICO còn chú trọng đến tầm quan trọng trong việc triển khai thực hiện hệ thống quản lý chất lƣợng (ISO 9001), hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp (OHSAS 18001) và hệ thống quản lý môi trường (ISO 14001) để hoàn thiện các nguồn lực và xây dựng mối quan hệ hợp tác toàn diện với tất cả khách hàng
2.1.2.1 Tầm nhìn – Sứ mạng – Giá trị cốt lõi
COFICO hướng đến mục tiêu trở thành một trong những công ty xây dựng hàng đầu trong nước và trong khu vực Đạt đƣợc sự tín nhiệm của khách hàng và các đối tác trong kinh doanh chính là nhân tố quan trọng góp phần mang lại sự thành công của COFICO
Chúng tôi xây dựng một công ty xây dựng chuyên nghiệp và một môi trường làm việc tốt đẹp, tạo ra nhiều cơ hội thành công trong nghề nghiệp cho đội ngũ nhân viên, để mỗi nhân viên đều tự hào khi làm việc tại COFICO
Sứ mạng của COFICO là cung cấp dịch vụ xây dựng tốt nhất nhằm đáp ứng sự kỳ vọng của khách hàng và giúp khách hàng đạt đƣợc mục tiêu trong chiến lƣợc kinh doanh lâu dài
Chúng tôi đánh giá sự thành công dựa trên cơ sở thành công của khách hàng và các đối tác liên quan Sự thành công đó tất yếu phải dựa trên các yếu tố về chất lượng cao, tính an toàn tại công trường, giá thành hợp lý và các giải pháp với tiến độ thích hợp
COFICO trân trọng các giá trị dựa trên nền tảng của 4 khía cạnh sau:
Hình 2.2: Giá trị cốt lõi của công ty COFICO
(Nguồn: Hồ sơ năng lực công ty COFICO)
- Sự tôn trọng (Respect): tôn trọng chính quyền và cộng đồng, tôn trọng khách hàng và cổ đông, tôn trọng đối tác và người lao động
- Sự tin cậy (Trust): Tính trung thực mang lại sự tin cậy trong mọi mối quan hệ, giao dịch, với đồng nghiệp, khách hàng, đối tác Đây là một trong những tiêu chí hàng đầu của COFICO
- An toàn lao động (Safety): Cung cấp một nơi làm việc đảm bảo an toàn cho tất cả các bên liên quan, khu vực lân cận và có trách nhiệm với cộng đồng, thân thiện với môi trường Mọi rủi ro tiềm ẩn đều có thể ngăn chặn được tại mỗi dự án
- Làm việc nhóm (Team work): Thấu hiểu giá trị của tinh thần làm việc nhóm luôn mang lại thành công Động viên, khuyến khích, cùng nhau hướng đến mục tiêu chung
2.1.2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh và các dự án đang triển khai trong năm 2015
Trong thời gian vừa qua, ngành xây dựng đối mặt với nhiều thách thức của việc đóng băng bất động sản, biến động giá vật tƣ và những thay đổi trong quy định đầu tƣ xây dựng Trong bối cảnh khó khăn đó, Ban Giám Đốc cùng toàn thể nhân viên COFICO đã có nhiều cố gắng để đạt đƣợc kết quả đáng khích lệ thể hiện trong kết quả hoạt động kinh doanh ở bảng 2.1
Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của COFICO qua các năm
Các chỉ tiêu tài chính
(Nguồn: Tác giả tổng hợp từ báo cáo hội đồng quản trị của COFICO năm 2010, 2011,
Hiện tại, COFICO có khoảng 40 dự án đang triển khai thực hiện trên khắp cả nước, chủ yếu tập trung vào các lĩnh vực công nghiệp, nhà ở, thương mại và các lĩnh vực khác (trường học, bệnh viện…) Một số công trình trọng điểm đang được COFICO thực hiện trong năm 2015 nhƣ sau:
Dự án căn hộ Vista Verde với quy mô 227.419 m 2 đƣợc bắt đầu khởi công vào 07/2014 gồm bốn tháp 35 tầng, 1.152 căn hộ hiện đại với cảnh quan đẹp nhìn ra sông Sài Gòn, cầu Phú Mỹ và khu vực trung tâm thành phố Đây là dự án độc đáo về thiết kết, hướng đến vẻ đẹp và sự hòa hợp với thiên nhiên Trong tiếng Tây Ban Nha Vista Verde có nghĩa là “xanh”, dự án đƣợc thiết kế nhƣ biểu tƣợng của một ốc đảo xanh tươi bên cạnh những bờ hồ xinh đẹp Ngoài việc kết nối với các trục đường của khu đô thị mới Thủ Thiêm và trung tâm quận 1, Vista Verde còn có vị trí phong thủy độc đáo mang đến không gian sống thoải mái, thanh bình
Khu dân cƣ Prince Residence
Dự án khu dân cư Prince Residence tọa lạc tại đường Nguyễn Văn Trỗi, quận Phú Nhuận là khu phức hợp căn hộ cao cấp – thương mại dịch vụ được xây dựng gồm 2 tháp với 261 căn hộ có tổng diện tích xây dựng là 2.000m2 dự kiến hoàn thành vào cuối năm 2015 Ngoài vị trí thuận tiện kết nối với khu vực trung tâm, dự án còn nổi bật với thiết kế độc đáo, khu vực hồ bơi tại tháp P1 chính là điểm nhấn của toàn công trình, làm tăng thêm diện tích và giá trị cho dự án Khu vực hành lang giữa hai căn hộ được bố trí vườn treo làm tăng mảng xanh của môi trường sống và gây ấn tƣợng về đẳng cấp của công trình
Tòa nhà Văn Phòng Thành Ủy
Tòa nhà làm việc văn phòng thành ủy tọa lạc tại số 58 Trương Định, quận 3, thành phố Hồ Chí Minh khởi công từ tháng 07/2013 và dự kiến hoàn thành vào tháng 3/2016 Kết cấu gồm 02 tầng hầm, 14 tầng, tầng kỹ thuật và sân đậu máy bay trực thăng hứa hẹn sẽ là một công trình nổi bật về chất lƣợng, tiến độ, an toàn lao động và vệ sinh môi trường
Đặc điểm các hệ thống quản lý tại công ty CP Xây Dựng Số 1 (COFICO)33
COFICO hiện đang áp dụng ba hệ thống quản lý gồm hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống quản lý môi trường và hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp Các hệ thống quản lý đƣợc phụ trách chính bởi hai phòng ban là Phòng Quản lý rủi ro và Phòng An toàn
2.2.1 Hệ thống quản lý chất lượng
Các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lƣợng (ISO 9001:2008) đƣợc bắt đầu triển khai thực hiện vào năm 2009 tại tất cả các phòng ban trong công ty và các công trường đang thi công Được sự hỗ trợ của đơn vị tư vấn (QMS Việt Nam), COFICO đã thành lập ban ISO, đào tạo các đánh giá viên nội bộ, thiết lập chính sách chất lƣợng, mục tiêu chất lƣợng và hệ thống tài liệu theo yêu cầu của tiêu chuẩn Hệ thống quản lý chất lƣợng đƣợc hoàn thiện và đƣợc chứng nhận vào ngày 28/05/2010 Theo thời gian, hệ thống thường xuyên được cập nhật phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn và định hướng chiến lược của công ty Năm 2014, công ty đã tái chứng nhận cấp lại chứng chỉ cho hoạt động thi công công trình dân dụng, thương mại và công nghiệp
Ban ISO của công ty đƣợc thành lập đầu tiên gồm 5 thành viên đại diện cho các bộ phận của công ty Số thành viên này đã có sự thay đổi do những biến động về nhân sự và cơ cấu tổ chức của công ty, nhƣng vẫn đảm bảo mỗi phòng ban đều có 1 thành viên tham dự Hiện nay, ban ISO có 10 thành viên là trưởng các phòng ban hoặc giám đốc các khối đã đƣợc đào tạo về hệ thống quản lý chất lƣợng và công tác đánh giá hệ thống Đây cũng là lực lƣợng chính trong các cuộc đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lƣợng hàng năm (1 lần/ năm) nhằm rà soát lại tính phù hợp của hệ thống, kịp thời khắc phục những sai sót tồn tại trong các hoạt động của công ty Phòng Quản lý rủi ro chịu trách nhiệm chính trong việc thiết lập, triển khai và kiểm soát hệ thống quản lý chất lƣợng của công ty
Hệ thống tài liệu công ty gồm tài liệu và hồ sơ phục vụ cho công việc hàng ngày được lưu trữ tại các phòng ban và tại công trình Các vấn đề liên quan đến công tác quản lý hệ thống tài liệu đƣợc thể hiện chi tiết trong Quy trình kiểm soát tài liệu, hồ sơ và công văn đi đến (OP 01)
- Tài liệu đƣợc phân loại theo tài liệu bên ngoài và tài liệu nội bộ và đƣợc kiểm soát theo các yêu cầu của điều khoản 4.2.3 trong tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 Đối với các tài liệu nội bộ phục vụ công việc hàng ngày (quy trình, quy định, hướng dẫn công việc) được lưu trữ tại hệ thống mạng nội bộ (server) của công ty và thường xuyên được cập nhật để đảm bảo phù hợp với thực tế công việc Trách nhiệm trong việc điều chỉnh, ban hành, quản lý và phê duyệt đƣợc phân công rõ ràng Công ty cũng quy định cách thức đặt mã số tài liệu, biểu mẫu để kiểm soát, tránh trường hợp sử dụng tài liệu lỗi thời Danh mục các tài liệu của hệ thống quản lý chất lƣợng hiện hành đƣợc liệt kê chi tiết trong phụ lục 2
- Về hồ sơ: do đặc điểm của công ty xây dựng có số lƣợng hồ sơ lớn và thời gian lưu dài nên công tác lưu trữ và bảo quản được quy định cụ thể để thuận tiện trong việc truy xuất, tránh mất mát, thất lạc hay hƣ hỏng
Tại các phòng ban và công trình đều có Danh mục hồ sơ liệt kê rõ các loại hồ sơ, vị trí lưu trữ và người chịu trách nhiệm quản lý.
- Ký hiệu các tài liệu và biểu mẫu của hệ thống quản lý chất lƣợng đƣợc hướng dẫn chi tiết như bảng 2.2
Bảng 2.2: Hướng dẫn ký hiệu tài liệu và biểu mẫu thuộc hệ thống quản lý chất lƣợng (ISO 9001:2008)
Ký hiệu tài liệu Mã số tài liệu Lần soát xét Ngày ban hành
AA bb 0z dd mm yy
Diễn giải Loại tài liệu
Mã số biểu mẫu Ngày ban hành
AB bb - FO cc dd mm yy
Diễn giải Mã số tài liệu
(Nguồn: OP 01 Quy trình trình kiểm soát tài liệu, hồ sơ và công văn đi/ đến)
Ví dụ: OP 01 - 01 - 05/06/09: quy trình 01 ban hành lần đầu tiên vào ngày
OP 01 - FO 01 – 17/10/09: biểu mẫu 01 thuộc quy trình 01 đƣợc ban hành ngày
2.2.2 Hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và hệ thống quản lý môi trường
COFICO thành lập khối An toàn trong đó phòng An toàn phụ trách chính toàn bộ các hoạt động có liên quan đến công tác an toàn sức khỏe tại văn phòng công ty và các công trường đang thi công Nhân sự của phòng an toàn hiện nay là 26 người chủ yếu gồm các trưởng ban an toàn, cán bộ giám sát an toàn tại các công trường và nhân viên an toàn tại văn phòng
Hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp đƣợc xây dựng hoàn tất và chứng nhận vào ngày 28/02/2012 Từ sau khi triển khai thực hiện và giám sát chặt chẽ công tác an toàn tại công trường và văn phòng, COFICO đã gặt hái được nhiều thành công trong khía cạnh an toàn thi công, không xảy ra bất kỳ sự cố bị thương nặng hay chết người nào tại công trường (tham khảo bảng 2.3) Kế hoạch an toàn được chuẩn bị trước khi dự án được khởi công, được tuân thủ và kiểm soát chặt chẽ trong suốt giai đoạn thi công Phòng An toàn tổ chức đánh giá nội bộ công tác an toàn sức khỏe tại công trường hàng qúy trong đó mỗi công trường phải được đánh giá ít nhất 1 lần/ năm để đƣa ra các điểm không phù hợp cần khắc phục hoặc những nhắc nhở phòng ngừa sự cố tai nạn diễn ra
Bảng 2.3: Tổng kết công tác quản lý an toàn sức khỏe qua các năm
Nội dung Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Tổng tần suất tai nạn 2.87 1.72 0.84 0
Số trường hợp cận sự cố 2 2 17 3
Số trường hợp tai nạn không gây mất ngày công
Số trường hợp tai nạn gây mất ngày công
(Nguồn: Báo cáo tổng kết công tác an toàn sức khỏe năm 2011, 2012, 2013 và 2014 – Phòng An toàn)
Năm 2014, hệ thống quản lý môi trường được phòng An toàn triển khai thực hiện hướng đến việc xây dựng doanh nghiệp xanh và tôn trọng các vấn đề môi trường Dự án hoàn thành vào tháng 12/2014 Hệ thống tài liệu theo các yêu cầu của tiêu chuẩn quản lý môi trường được phòng An toàn kết hợp vào hệ thống tài liệu an toàn sức khỏe nghề nghiệp đã có
Hệ thống tài liệu an toàn và môi trường bao gồm nhóm quy trình quản lý hệ thống, quy trình kiểm soát điều hành, quy trình chuẩn công việc, quy định và hướng dẫn để người lao động tuân thủ luôn được an toàn trong công việc, môi trường xung quanh đƣợc đảm bảo (tham khảo Danh mục các quy trình của hệ thống quản lý an toàn – sức khỏe nghề nghiệp và môi trường tại phụ lục 2) Lực lượng nhân sự giám sát an toàn tại dự án được đào tạo để đảm nhận thêm công tác kiểm soát môi trường theo các quy trình của công ty ban hành và pháp luật quy định
Hệ thống tài liệu an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và môi trường được ký hiệu nhƣ hình 2.3
Hình 2.3: Hướng dẫn cách ký hiệu mã tài liệu thuộc hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và môi trường
(Nguồn: HSE-MSP-05 Quy trình kiểm soát tài liệu và dữ liệu)
Trong cuộc khảo sát về nhận thức của nhân viên về hệ thống quản lý công ty đang áp dụng thì có 26/26 (100%) ý kiến trả lời chính xác về 3 hệ thống quản lý
Số thứ tự của biểu mẫu, bắt đầu từ 1
Số thứ tự của loại tài liệu bắt đầu từ 01 (MAN, MSP, OCP, REG, WSP, INS)
- MAN: Sổ tay quản lý hệ thống
- MSP: Quy trình quản lý hệ thống
- OCP: Quy trình hoạt động
- WSP: Quy trình công việc chuẩn an toàn
Mã tài liệu hệ thống (Health Safety &
Environment) công ty đang áp dụng (hệ thống quản lý chất lƣợng, hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và hệ thống quản lý môi trường) Điều này chứng tỏ các hệ thống quản lý đã đƣợc công bố rộng rãi và truyền đạt trong toàn tổ chức.
Các tồn tại trong việc áp dụng độc lập các hệ thống quản lý
Để tạo thuận lợi cho quá trình triển khai và vận hành hệ thống, công ty COFICO đã thực hiện giải pháp xây dựng lần lƣợt từng hệ thống quản lý chất lƣợng tại thời điểm thích hợp với nguồn lực của công ty nhất Tuy nhiên, giải pháp này đã bộc lộ nhiều hạn chế khi các hệ thống quản lý vận hành rời rạc và chồng chéo nhau Vấn đề này thể hiện rõ trong các than phiền nội bộ của công ty qua các năm (bảng 2.4)
Bảng 2.4: Thống kê than phiền nội bộ qua các năm
Năm Số lƣợng than phiền
Số lƣợng than phiền về hệ thống
Tỷ lệ các than phiền về hệ thống
Mức độ gia tăng các than phiền về hệ thống
(Nguồn: Báo cáo tổng kết than phiềncủa các năm 2011, 2012, 2013 và 2014 - Phòng quản lý rủi ro)
Công ty cũng đã tiến hành ghi nhận và phân tích nguyên nhân của các than phiền có liên quan đến hệ thống quản lý Các nguyên nhân chính đƣợc liệt kê trong bảng 2.5
Theo bảng 2.5 có thể nhận thấy các than phiền nội bộ phần lớn tập trung vào ba lý do chính là: [1] quy trình nhiều, phức tạp, khó hiểu (26%); [2] sự chồng chéo, thiếu thống nhất trong các quy trình, quy định theo yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống quản lý an toàn sức khỏe và hệ thống quản lý môi trường (22%); [3] số lượng biểu mẫu nhiều, rườm rà, trùng lập, khó sử dụng (16%)
Bảng 2.5: Nguyên nhân các than phiền nội bộ về hệ thống quản lý năm 2014
STT Nguyên nhân Tỷ lệ
1 Quy trình nhiều, phức tạp, khó hiểu 26%
2 Chồng chéo, thiếu thống nhất trong quy định, quy trình 22%
3 Số lượng biểu mẫu nhiều, rườm rà, trùng lập, khó sử dụng 16%
4 Không rõ chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban 13%
5 Thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban 10%
6 Sử dụng nhầm lẫn, chƣa cập nhật quy trình/ quy định mới 7%
7 Khác (đánh giá nhiều lần, lãng phí giấy tờ, hồ sơ lưu trữ nhiều ) 4%
(Nguồn: Báo cáo tổng kết hoạt động quản lý chất lượng năm 2014 - Phòng Quản lý rủi ro)
Dựa trên 3 nguyên nhân chính trong thống kê các than phiền, tác giả tiến hành phỏng vấn một số đáp viên để xác định thêm các yếu tố khác (nếu có) Khi đƣợc hỏi về nguyên nhân gây ra các khó khăn trong việc tuân thủ các quy trình/ quy định của hệ thống quản lý chất lƣợng, hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và hệ thống quản lý môi trường trong cuộc thảo luận tay đôi với 7 đáp viên, nhiều nguyên nhân đƣợc đƣa ra liên quan đến công việc hàng ngày của đáp viên trong đó có 4 nguyên nhân đƣợc lặp lại nhiều lần trong câu trả lời của các đáp viên gồm:
- Số lượng quy trình, quy định, hướng dẫn công việc và biểu mẫu áp dụng quá nhiều, người sử dụng cảm thấy rắc rối, khó hiểu dẫn đến áp dụng sai, tốn thời gian tìm hiểu hoặc phải nhờ nhân viên Phòng Quản lý rủi ro hoặc Phòng An toàn hỗ trợ
- Các quy trình, quy định, hướng dẫn công việc của các hệ thống quản lý chồng chéo nhau gây bối rối cho người dùng Một đáp viên phụ trách lưu trữ hồ sơ công trường đã cụ thể vấn đề này bằng một ví dụ về quá trình cung cấp vật tư đến công trường “Theo quy trình mua hàng OP 07 (quy trình của hệ thống quản lý chất lượng), hàng hóa đến công trường thì thủ kho và PM công trường phải kiểm tra số lượng, chất lượng để xác nhận vào phiếu nhận hàng Tuy nhiên, theo quy định kiểm soát ra vào công trường HSE – OCP – 10 (quy định của hệ thống quản lý an toàn – sức khỏe nghề nghiệp và môi trường) thì hàng hóa phải được bảo vệ cổng kiểm tra, ghi nhận số lượng rồi mới được vào công trường Như vậy để một chuyến vật tư vào được công trường phải qua 2 lần kiểm tra rất mất thời gian của các bên liên quan”
- Một công việc yêu cầu nhiều biểu mẫu khác nhau nhƣ công tác nhập kho vật tƣ phải điền 3 biểu mẫu gồm: Phiếu nhập xuất kho, Phiếu ra vào cổng công trường, Phiếu kiểm tra vật tư
- Công việc giấy tờ nhiều: đây là nguyên nhân gây khó chịu cho 6/7 đáp viên, khó khăn này gây ảnh hưởng đến công việc hàng ngày của họ và xuất phát từ việc tuân thủ các yêu cẩu của các hệ thống quản lý công ty đang áp dụng Tại công trình có quy mô lớn và thời gian thi công dài nhƣ Vista Verde, hai đáp viên phụ trách quản lý hồ sơ công trình đều nhận định “công trình dự kiến diễn ra trong 3 năm lúc đó chắc hồ sơ sẽ chiếm hết chỗ văn phòng”
Trong cuộc thảo luận chuyên sâu với 26 đáp viên về tần suất xuất hiện của những khó khăn trong việc tuân thủ các quy trình/ quy định của hệ thống quản lý chất lƣợng, hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và hệ thống quản lý môi trường đối với công việc hàng ngày của họ thì có đến 23/26 (88.5%) ý kiến cho rằng họ gặp nhiều vướng mắc trong công việc liên quan đến hệ thống quản lý của công ty từ mức độ thỉnh thoảng đến thường xuyên, trong đó 8/8 (100%) ý kiến từ các đáp viên tại công trường cho rằng họ thường xuyên gặp những khó khăn này trong công việc hàng ngày Lý do của những vướng mắc này tập trung 100% (23/23 ý kiến) vào hệ thống tài liệu phức tạp; 17/23 (74%) ý kiến cho rằng các qui định chƣa rõ ràng, chồng chéo và 21/23 (91.3%) ý kiến về những rắc rối trong biểu mẫu ban hành và 23/23 (100%) đáp viên cho rằng việc tuân thủ theo hệ thống quản lý làm cho công việc giấy tờ nhiều
Từ kết quả thống kê nguyên nhân của các khiếu nại nôi bộ và nguyên nhân gây khó khăn trong việc tuân thủ các yêu cầu hệ thống quản lý của các đáp viên có thể xác định 4 vấn đề chính COFICO đang gặp phải trong việc vận hành song song hệ thống quản lý đó là [1] số lượng quy trình/ quy định/ hướng dẫn công việc quá nhiều; [2] sự chồng chéo trong các quy định của các hệ thống quản lý khác nhau cho cùng một công việc; [3] nhiều biểu mẫu; [4] công việc giấy tờ nhiều
Tiếp theo, các nguyên nhân gây khó khăn nêu trên sẽ đƣợc phân tích cụ thể hơn trên cơ sở các hệ thống quản lý hiện đang áp dụng tại COFICO và ý kiến của các đáp viên tham gia thảo luận chuyên sâu:
2.3.1 Tính phức tạp của hệ thống tài liệu
Tại COFICO hiện nay đang tồn tại hai hệ thống tài liệu đó là bộ tài liệu hệ thống quản lý chất lƣợng do phòng Quản lý rủi ro biên soạn và bộ tài liệu của hệ thống quản lý an toàn sức khỏe và môi trường từ phòng An toàn ban hành Trong quá trình áp dụng, hai hệ thống tài liệu này đƣợc nhận dạng dựa trên ký hiệu nhƣ đã đề cập ở mục 2.2
Số lượng tài liệu tương ứng với các hệ thống công ty đang áp dụng gồm:
- Hệ thống quản lý chất lượng: 21 quy trình, 11 quy định và 3 hướng dẫn công việc
- Hệ thống quản lý an toàn và môi trường: 14 quy trình quản lý hệ thống,
36 quy trình hoạt động, 6 hướng dẫn và 2 quy định
Do số lƣợng tài liệu hiện hành quá lớn nên 23/23 (100%) ý kiến cho rằng họ không thể nhớ rõ hết các quy trình/ quy định/ hướng dẫn công việc của công ty, họ chỉ tìm hiểu nội dung tại mạng nội bộ của công ty (server) khi có nhu cầu sử dụng Khi có những thay đổi, trưởng phòng an toàn hoặc phòng quản lý rủi ro sẽ thông báo trên email cho toàn công ty Tuy nhiên, chỉ có khoảng 9/23 (39%) đáp viên cập nhật ngay vào công việc của họ, số còn lại sẽ điều chỉnh khi có phản hồi sai lệch hồ sơ hoặc được sự hướng dẫn của các bộ phận liên quan
Các tài liệu hệ thống (quy trình/ quy định/ hướng dẫn công việc) được cập nhật bởi phòng ban chịu trách nhiệm chính về quá trình đó dưới sự hỗ trợ và quản lý của
Phòng kiểm soát rủi ro hoặc Phòng an toàn ngay khi có những thay đổi trong cách thức tiến hành công việc Khi nhận xét về mức độ thay đổi hệ thống tài liệu thì có 19/23 (82.6%) ý kiến cho rằng hệ thống tài liệu thường xuyên thay đổi, trong đó các quy trình trong bảng 2.6 đã lặp lại nhiều trong các ý kiến của đáp viên là “thường xuyên đƣợc thay đổi”
Những lợi thế và thách thức của COFICO khi tiến hành tích hợp hệ thống quản lý
Để đảm bảo tính khả thi của quá trình tích hợp hệ thống quản lý chất lương, hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và hệ thống quản lý môi trường tại công ty Cổ Phần Xây Dựng Số 1, tác giả xem xét lại những điểm lợi thế những thách thức của công ty ở giai đoạn hiện tại nhƣ sau:
- Thị trường bất động sản đã phục hồi và ngành xây dựng đã bắt đầu sôi động khi một loạt các công trình xây dựng đƣợc khởi công thể hiện qua báo cáo thực hiện nhiệm vụ năm 2014 của Bộ Xây Dựng và số liệu tồn kho bất động sản quý III năm 2015 của Hiệp Hội bất động sản
- Số liệu báo cáo hoạt động của COFICO qua các năm đã cho thấy sự phát triển ổn định của công ty về doanh thu, lợi nhuận và giá trị hợp đồng ký kết
- Công ty đạt được vị thế tương đối trên thị trường xây dựng khi liên tiếp trúng thầu các công trình có quy mô và giá trị lớn nhƣ Vista Verde, khu dân cƣ The Prince Residence, khu phức hợp Sala, nhà máy thực phẩm Masan, nhà máy Intermalt,
- Cơ cấu tổ chức của công ty ổn định và nhân sự chủ chốt có nhiều kinh nghiệm làm việc tại công ty
- Các hệ thống quản lý của công ty đã đƣợc áp dụng một thời gian dài, các nhân viên đã đƣợc đào tạo về hệ thống quản lý chất lƣợng, hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và hệ thống quản môi trường định kỳ 1 năm/ lần
- Ban Giám Đốc công ty có sự quyết tâm cải tiến để cạnh tranh với các đối thủ đang lớn mạnh trên thị trường như Hòa Bình, CotecCons, Unicons
- Khách hàng (tƣ vấn, chủ đầu tƣ, nhà thầu) luôn xem hệ thống quản lý chất lƣợng, hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và hệ thống quản lý môi trường là một trong cơ sở để lựa chọn hợp tác (100% các hồ sơ mời thầu đều có tiêu chí về hệ thống quản lý)
- Công ty chƣa có nhân sự hiểu rõ và chuyên trách về hệ thống quản lý tích hợp
- Xuất phát điểm của công ty là một đơn vị nhà nước nên vấn đề văn hóa doanh nghiệp có thể tạo nên sức ỳ và kháng cự lại các thay đổi đề xuất
Qua phân tích những đặc điểm của các hệ thống quản lý tại COFICO và thực trạng các vấn đề khó khăn công ty đang gặp phải để thấy đƣợc nhu cầu cấp thiết trong việc cải tiến hệ thống quản lý Nhìn chung, những tồn tại trong hệ thống quản lý của COFICO đều xuất phát từ nguyên nhân chính là các hệ thống quản lý vận hành song song và rời rạc Hệ thống quản lý chất lƣợng và hệ thống quản lý an toàn sức khỏe - môi trường độc lập nên đòi hỏi phải có 2 bộ tài liệu riêng rẽ nhau nên số lượng tài liệu (quy trình, quy định, hướng dẫn công việc), biểu mẫu rất nhiều làm tiêu tốn nguồn lực của công ty trong công tác giấy tờ, lưu trữ Bên cạnh đó những
Quản lý rủi ro dẫn đến việc kiểm soát chồng chéo tại một số quá trình hoạt động
Do đó giải pháp tích hợp các hệ thống quản lý đƣợc đề xuất để giải quyết hoàn toàn các bất cập đã làm rõ trong cuộc khảo sát Những lợi thế và thách thức của công ty sẽ là cơ sở để đƣa ra các giải pháp tích hợp khả thi, có thể tận dụng đƣợc các ƣu thế và làm giảm đi các khuyết điểm Tuy nhiên, nghiên cứu cũng lưu ý đến tính cần thiết của hệ thống quản lý khi có 69% (18/26) đáp viên cho rằng chứng nhận hệ thống quản lý là cần thiết khi làm việc với các bên liên quan và có 20/26 ý kiến sẵn sàng tham gia vào đội triển khai thực hiện hệ thống quản lý tích hợp dù khoảng 55% (11/20) trong đó vẫn lo lắng những thay đổi sẽ ảnh hưởng đến công việc hiện tại của mình.