Kỹ năng ra quyết định trong kinh doanh phần 2

— N3 ĐI ĐẾN MỘT QUYẾT ĐỊNH Nắm uững các quá trình uò phương pháp ra quyết định phải đi một bước dài hướng đến uiệc tăng tối đa hiệu quả uà hiệu năng của bạn 39 CHƯƠNG 1 NHẬN THỨC VẤN ĐỀ Điều quan trọn[.]

_— N3 -

ĐI ĐẾN MỘT QUYẾT ĐỊNH

Nắm uững các quá trình uò phương pháp ra quyết

định phải đi một bước dài hướng đến uiệc tăng tối đa

hiệu quả uà hiệu năng của bạn

CHƯƠNG 1

Điều quan trọng là phải chẩn đoán các vấn đề một cách chính xác Trước khi đưa ra bất kỳ quyết định nào, phải nhận biết và xác định rõ vấn đề và những giới hạn của nó một cách rõ ràng Điều này cũng có nghĩa là biết ai khác cần được lôi kéo vào

trong vấn đề và phân tích sự tham gia của họ có ý

nghĩa gì

24 Tiếp cận những loại quyết định khác nhau theo những cách thức khác nhau để

có những kết quả tốt

HIỂU RÕ TẠI SAO CẦN ĐƯA RA QUYẾT ĐỊNH

Hầu hết các quyết định trong quản lý đều được

thúc đẩy bởi một trong bốn loại sự kiện khác nhau, mỗi sự kiện đòi hỏi một cách ra quyết định cụ thể:

40

Thanh Lộc

« Trở ngại - nhà doanh nghiệp quyết định về

cách thức tốt nhất để giải quyết những vấn đề, những việc khẩn cấp, và những biến động đột ngột

e Cơ hội - nhà doanh nghiệp quyết định những bước đi ban đầu nào cần theo đuổi và theo đuổi như thế nào

‹ Phân bố nguồn lực - nhà doanh nghiệp đứng

giữa trong việc phân bố tiền bạc, nhân sự, hay vật tư

e Thương lượng —- nhà doanh nghiệp ra những

quyết định như người đại diện của một công ty hay

những cá nhân

TỰ HỎI MÌNH

Hỏi: Mình có xem xét tất cả các uấn đề có liên quan

trong một bối cảnh toàn diện chưa?

Hỏi: Mình có nhìn uào các uấn đề gây trở ngại một cách khách quan hưy không?

-_ Hỏi: Những quyết định của mình có được tiến hành một cách có suy nghĩ hay theo tình cảm?

Hỏi: Những quyết định của mình có thích hợp uới từng uấn đề riêng biệt không?

Hỏi: Mình có nhận ra các uấn đề có xu hướng tái

diễn không?

Quyết định trong hinh doanh

XỬ TRÍ TOÀN BỘ CÁC VẤN ĐỀ

Những quyết định mà xử trí chỉ một phần riêng

biệt của vấn đề thường đi đến thất bại Bất kỳ quyết

định nào cũng đềú ảnh hưởng ‹ đến một bộ phận hay nhiều bộ phận tzg; toàn Mề, một hệ thống kinh doanh Hãy xem.xét liệu vấn/ đề được đặt ra mang tầm vóc rộng khắp công ty Hay là một sự cố biệt lập

Ví dụ, bạn.có thể điều chuyển một nhân viên khó

tính, nhidÈ, nếu vấn đề bị gây ra bởi việc quản lý tôi

hay một chính: sách: tuyển dụng tôi, thì thực ra không

có gì được: giải quyết cả Hãy "xế cứu thêm ; đào sâu để tìm ra tại sao lại cần đến một quyết đinh, Điều này xác lập những ranh giới chính xác—và dẫn

đến những kết quả cao

26 Phải biết rõ ai sẽ bị ảnh hưởng bởi quyết

định của bạn

THAM KHẢO Ý KIẾN CỦA NGƯỜI KHÁC

Ngoài việc nhận biết các vấn đề, là một người

ra quyết định bạn cần nhận biết những cá nhân liên quan Hãy lập danh sách những người sẽ bị ảnh hưởng

bởi một quyết định, chẳng hạn như những người ở cấp

cao hơn có những quyền quyết định của chính họ ; những phòng ban khác có công việc sẽ bị ảnh hưởng đến ; và các khách hàng và nhà cung cấp Đánh giá người nào bạn cần phải tham khảo ý kiến để đảm bảo

sự ủng hộ và thiện chí Khi bạn đi đến một quyết

định, phải đảm bảo mọi người trên danh sách của bạn

4

Thanh Lộc

đều biết bạn đã quyết định cái gì và tại sao, cho dù bạn có tham khảo ý kiến của họ hay không

NHÂN BIẾT THỜI ĐIỂM THÍCH HỢP

Khi bạn đang ra một quyết định, phải nắm rõ thời điểm liên quan, nhưng phải nhớ rằng chất lượng

tư duy và việc thi hành phải là yếu tố then chốt Bạn phải đi đến quyết định không nhanh quá mức nhưng cũng không có những trì hoãn không cần thiết Thời

điểm đúng để bạn đưa ra quyết định là khi tất cả thông tin đã thu thập đầy đủ và tất cả các vấn đề đã được truyền đạt Sự trì hoãn chỉ có lợi nếu như bạn

cần có thêm thông tin sống còn hoặc nếu những tình huống đã thay đổi và các vấn đề phải được đánh giá

lại Ấp lực thời gian thực tế có thể cần thiết —nó

giúp bạn tập trung, loại bổ sự chân chừ, và giảm bớt _số lượng giải pháp chọn lựa cần được xem xét

27 Một khi quyết định đã rõ ràng, hãy đưa

nó ra một cách nhanh chóng, không chần

chừ

XẾP THỨ TỰ ƯU TIÊN CÁC YẾU TỐ

Khi ra một quyết định, hãy xếp thứ tự ưu tiên

các yếu tố quan trọng Thường trong quá trình người

ta coi một số yếu tố này thì quan trọng hơn những yếu tố khác—và sự phân tích sẽ hỗ trợ cho việc này

Thực tế, chỉ có 20 phần trăm các hoạt động có thể

mang lại 80 phần trăm kết quả Cái này được gọi là

Quyết định trong kinh doanh

định luật Pareto, hay là qui tắc 80/20, hay là nguyên

lý của cái gọi là “quan trọng thì ít và tầm thường thì nhiều” Khi ra quyết định, hãy dùng định luật Pareto

để sắp xếp thứ tự ưu tiên của bạn Cho mỗi yếu tố ảnh hưởng đến quyết định một mức độ quan trọng

bằng nhau Định luật Pareto tập trung vào 20 phần trăm quan trọng và cho 80 phần trăm kém quan trọng

hơn ở thứ tự ưu tiên thấp hơn Khi ra quyết định, chia các yếu tố liên quan vào thành các loại Xếp thứ tự ưu

tiên chúng một cách chính xác, và phân bổ thời gian

và nỗ lực một cách tương ứng sao cho các lĩnh vực sống còn của một quyết định không bị thông qua vội

vã và những lĩnh vực không quan trọng thì không

ngốn quá nhiều thời gian

100%

ER.Ð Các hoạt động Trở ngại

S0%

60%

40%

20%

Phân bố các yếu tố tạo ra một trở ngại

Thanh Lộc

TƯ DUY MỘT CÁCH CHIẾN LƯỢC

Trước khi bạn đưa ra một quyết định chiến lược,

đầu tiên bạn phải có được sự hiểu biết đầy đủ về tình

hình hiện tại Phải biết được môi trường chung, so

sánh những thành tích, những yêu cầu bên ngoài,

những nguyên nhân cơ bản của bất kỳ khiếm khuyết

về thành tích, và cái giá của việc không hành động Đây là năm giai đoạn điển hình trong kinh doanh vận hành trong cả các công ty khổng lồ và công ty nhỏ Trong bất kỳ công ty nào, có những câu hỏi bạn có 'thể tự hỏi mình, chẳng hạn như:

« Điều gì đang diễn ra trên thị trường, và nó hoạt động chống lại chúng ta như thế nào?

« Ở đâu và tại sao chúng ta đang thực hiện kém

hơn đối thú cạnh tranh của chúng ta?

« Cái gì khách hàng của chúng ta đòi hỏi mà

chúng ta không thể cung cấp?

e Cái gì gây ra những thiếu sót trong thành tích

của chúng ta?

e« Những kết quả tiêu cực nào sẽ tiếp theo nếu

chúng ta không hành động ngay lập tức?

29 Luôn lạc quan—nhưng vẫn phải thực tế— khi hoạch định những mục tiêu tương lai

của bạn

Quyết định trong kinh doanh

QUYẾT ĐỊNH TIẾN TỚI ĐẦU

Trong một tình thế lý tưởng, bạn tính được công

ty bạn sẽ như thế nào, và rồi bạn ra những quyết định

cần thiết để đạt đến đó Hãy làm việc này đầu tiên bằng cách nhận biết những thiếu sót và rồi đặt chúng thành văn bản, và kế tiếp đó vạch ra những hành động cần thiết để lấp kín những lỗ hổng Những hành động này sẽ bao gồm:

e« Sửa chữa việc kém thành tích

« Đáp ứng các yêu cầu của khách hàng

e Dẹp bỏ những nguyên nhân gây ra những thiếu sót

e Thay những kết quả tiêu cực nguy hại bằng những lợi ích lớn lao

Mỗi một hành động này đòi hồi thêm những quyết định bổ sung, tất cả được tạo ra bên trong quyết

định tổng thể để đi từ chỗ không thể chấp nhận được

đến chỗ hoàn chỉnh nhất

Tư

E xi

tìm biết bạn

: đang ở đâu bạn muốn

ễ tới đâu

CHƯƠNG 2

QUYẾT ĐỊNH AI THAM GIA

Ai tham gia, và tham gia như thế nào là quyết định đầu tiên của bạn khi bạn là người ra quyết định

Số người bạn có thể mời tham gia có thể là không, khi bạn tự quyết định một mình, cho đến tất cả, khi bạn cầm đầu một nhóm tìm kiếm ý kiến đóng góp

NHỮNG ĐIỂM CẦN NHỚ

« Cả cấp trên và cấp dưới đều như nhau, phải trình bày quan điểm của mình

e« Những người thi hành quyết định sẽ sẵn lòng hơn khi họ đã tham gia vào việc ra quyết định

e« Những quyết định tập thể cần thiết không

được chậm chạp

« Vai trò của cấp trên phải được làm rõ trước khi quá trình ra quyết định khởi sự

Quyết định trong hính doanh

SỬ DỤNG CÁC CỐ VẤN

Những luận cứ của các quyết định tập thể rất là

mạnh Người ta nói “hai cái đầu vẫn hơn một cái đầu”

là một ý kiến hay, mặc dù điều này cũng có thể bị

phần bác bởi câu “lắm thầy thối ma” Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp thì những cố vấn cung cấp tính chuyên môn cao và kinh nghiệm——vì vậy rõ ràng

là cần phải có những “thầy” khác Ví dụ, một quyết định chiến dịch khuyến mãi sẽ cần đến một chuyên

viên về tiếp thị Thật là lý tưởng nếu sự cố vấn cụ thể này được bổ sung bằng kinh nghiệm của một người

đã từng giải quyết những vấn đề tương tự Tuy nhiên,

người ra quyết định, sau khi cân nhắc tư vấn của các

chuyên gia và những tay kinh nghiệm, phải dùng quyền hạn của mình để bảo đảm một quyết định đã được

xem xét thấu đáo

XEM XÉT CHẶT CHẼ CÁC QUYẾT ĐỊNH

Nếu bạn không có đầy đủ thẩm quyền để tiến hành, thì bạn phải tham khảo ý kiến của cấp thẩm quyền có liên quan—không chỉ để được ban quyển hạn tối hậu, mà còn để có thông tin đầu vào Luôn

luôn quan tâm đến việc các kế hoạch của bạn phải được xem xét chặt chẽ bởi bất kỳ cấp trên nào mà với

sự nhận xét và kinh nghiệm của họ bạn eó thể tin cậy

Ngay cả nếu như bạn không muốn quyết định của bạn bị chế tài bởi cấp trên, thì phải nhớ rằng họ cũng muốn đưa ra một sự hợp tác quí giá nếu như họ

4s

Thanh Lộc

được thông tin đầy đủ tất cả quá trình đi đến quyết

định

32 Cần yêu cầu người khác xem xét nghiêm túc quyết định của bạn và cho bạn sự phản hồi

.MỜI NGƯỜI KHÁC THAM GIA QUYẾT ĐỊNH

¡ Phương pháp Đặc tính Khi nào

sử dụng

thời gian, hoặc trong trường hợp khẩn cấp

Nói: lãnh đạo ra

quyết định đơn

phương mà

không tham khảo

ý kiến

Những quyết

định này được

đưa ra bởi lãnh

đạo cấp cao và

được đưa xuống | Mời gọi: lãnh

dưới tham khảo | đạo ra quyết định

khác có thể hỏi tính hiệu lực

Trình bày:

nhân viên được |điểm mạnh mẽ

phép nghe diễn |nhưng muốn tiến các cuộc |thông báo cho thảo luận cấp dưới

Đề nghị: lãnh |Khi các quan đạo đưa ra những | điểm của nhân

Khi cần mời gọi

thực sự vì việc

trưng cầu ý kiến

không thể thực hiện được EKhi lãnh đạo có những quan

Tham gia vừa

phải

Quyết định trong binh doanh

viền có thể đóng góp hữu

ích để thảo luận |

và quyết định

các chọn lựa Khi lãnh đạo

cần có một

quyết định cần

đến ý kiến của

chuyên viên hay những đóng góp khác

chọn lựa để thảo luận và có thể

bằng lòng thay đổi ý kiến

Mặc dù quyết

định sau cùng

được đưa ra bởi

lãnh đạo, nhưng

nhân viên được

tham khảo để

lấy ý kiến của

họ

Tham vấn: quan điểm của nhân viền được tìm

kiếm trước khi

có bất kỳ ý kiến

nao, tbử trên,

nhưng lãnh đạo

có tiếng nói sau

cùng

Hỏi: lãnh đạo

xây dựng các thông số để được thảo luận, nhưng trách nhiềm

thuộc về nhóm

Tham gia sâu

Việc ra quyết

định là một quá

trình dân chú,

với tất cả nhân

viên được mời

tham gia

Khi quyết định

tốt nhất đòi hỏi

ý kiến và sự

tham gia đây đủ

của nhóm

Khi việc tham

dự vào quyết định là một điều quan trọng sống còn đối với sự thành công của

kế hoạch

Tham gia: tất cả

nhân viên ngồi lại với nhau để thảo luận các chọn lựa và ra

các quyết định

bằng trưng cầu ý

kiến

Thanh Lộc

THAM KHẢO Ý KIẾN HỮU HIỆU

Tham khảo ý kiến của các thành viên trong nhóm

có thể cải thiện tính hữu hiệu của một quyết định theo hai cách: thứ nhất, người bạn lấy ý kiến của họ

phải có thể đóng góp thực sự cho quá trình Thứ hai,

cơ may của việc thực hiện các quyết định của bạn một cách thành công luôn tăng lên nếu mọi người biết

những gì họ đang làm và tại sao ; hầu hết mọi người

hành xử tốt hơn nếu như họ hoàn toàn dấn thân vào

một dự án Chú ý để trình bày cho họ thấy là những

đóng góp và ý kiến đã được đưa vào trong quyết định cuối cùng của bạn

TRÁNH NHỮNG KHÓ KHĂN

Khi tham khảo ý kiến những người khác, trong

một số trường hợp, có thể có những bất lợi Thứ nhất,

có yếu tố thời gian: càng nhiều người được hỏi ý kiến, quá trình ra quyết định sẽ mất thời gian lâu hơn, và

số người được tiếp cận nhiều hơn, những rủi ro của bạn bị rối rắm càng cao hơn bởi những ý kiến mâu thuẫn nhau Thứ nhì, bạn có thể mất sự kiểm soát toàn thể quá trình nếu có quá nhiều người tham gia vào Để tránh những khó khăn này, bạn phải nắm

chặt các tiến trình, và giới hạn số lượng các ý kiến

vào những ý kiến thực sự cần thiết Khi bạn mời

người khác tham gia vào quyết định của bạn, hãy giải thích toàn bộ bức tranh Nói lấp lửng có thể lập tức dẫn đến những lời xì xâm, hậu quả là làm giảm sút

tỉnh thân nhân viên Tham khảo ý kiến chỉ một phần hay qua loa sẽ không mang lại thành công

Quyết định trong hỉnh doanh

33 Sẵn sàng chấp nhận lời khuyên của người khác nếu như bạn tìm kiếm điều đó

34 Khuyến khích mọi người tham gia vào

các quyết định để có được những kết quả

tốt hơn

LẮNG NGHE NGƯỜI KHÁC

Nhà doanh nghiệp đảo ngược một quyết định

sau khi nghe những quan điểm trái nghịch trong cuộc họp thì mạnh hơn là yếu Việc lắng nghe tích cực có nghĩa là không chỉ nghe những lời pb+ biểu mà còn hiểu rõ sự quan trọng của chúng và công nhận ý nghĩa

của chúng Bạn không muốn tán thành không chút suy nghĩ những quyết định của bạn Hãy khuyến khích những người bạn tham khảo ý kiến nói lên ý nghĩ của

họ, và phải đảm bảo rằng bạn có một sự quan tâm và

nhận thức rộng rãi Hãy cổ xúy cho việc tham khảo ý

kiến thường xuyên và liên tục, sử dụng mọi công cụ

bạn có thể sử dụng đến, từ những cuộc họp nhóm cho đến những hộp thư góp ý Điều này sẽ khiến bạn có thể ra các quyết định dựa trên một hiểu biết thực tế

về những thái độ của người khác Phải nhớ rằng việc

tham khảo ý kiến của người khác không có nghĩa là chấp nhận sự tranh luận vô tận Phải tìm kiếm những

quan điểm và thông tin và lắng nghe những gì được

nói, nhưng tự mình quyết định giải pháp hành động

tốt nhất

Số