Luận văn giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý dự án xây dựng tại văn phòng phối hợp làng sos việt nam

24 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CỦA VĂN PHÒNG PHỐI HỢP LÀNG SOS VIỆT NAM .... Thực tiễn tại Làng SOS Việt Nam

Trang 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG 5

1.1 Cơ sở lý luận về ứng dụng CNTT-CPM trong quản lý dự án đầu tư

xây dựng 5

1.1.1 Cơ sở lý luận về quản lý dự án đầu tư xây dựng 5

1.1.2 Khái niệm về quản lý dự án xây dựng 6

1.1.3 Sự cần thiết của ứng dụng CNTT-CPM trong quản lý dự án đầu tư xây dựng của các tổ chức có liên quan tới hợp tác Quốc tế 6

1.1.4 Đặc điểm của dự án CNTT-CPM 7

1.1.5 Phân loại dự án đầu tư xây dựng và CNTT-CPM 7

1.1.6 Vòng đời dự án ứng dụng CNTT-CPM 8

1.2 Ứng dụng CNTT-CPM trong quản lý dự án đầu tư xây dựng 9

1.2.1 Một số tiền đề cơ bản của hệ thống phương pháp luận quản lý dự án: 10

1.2.2 Các lĩnh vực quản lý dự án tổng quan: 10

1.2.3 Đặc điểm của quản lý dự án xây dựng và CNTT-CPM 12

1.2.4 Quản lý rủi ro dự án xây dựng và CNTT-CPM 12

1.2.5 Quản lý sự thay đổi của dự án xây dựng và CNTT-CPM 12

1.2.6 Quản lý nhân sự của dự án xây dựng và CNTT-CPM 13

1.3 Những yếu tố đảm bảo việc ứng dụng CNTT-CPM trong quản lý dự án đầu tư có hiệu quả 13

1.3.1 Phương pháp so sánh 13

1.3.2 Hệ chỉ tiêu sử dụng để đánh giá 13

1.3.3 Hệ các chỉ tiêu bổ xung: 14

1.3.4 Bảy giai đoạn của dự án CNTT–CPM 14

1.3.5 Yếu tố về xu hướng và chính sách của SOS Quốc tế 16

Trang 2

1.4.1 Nhân tố con người trong ứng dụng CNTT-CPM 16

1.4.2 Nhân tố chất lượng trong ứng dụng CNTT-CPM 18

1.4.3 Nhân tố công nghệ trong ứng dụng CNTT-CPM 20

1.4.4 Một số nhân tố khác ảnh hướng tới ứng dụng CNTT-CPM trong quản lý dự án xây dựng 23

1.5 Tóm tắt chương 1 và nhiệm vụ chương 2: 24

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CỦA VĂN PHÒNG PHỐI HỢP LÀNG SOS VIỆT NAM 25

2.1 Giới thiệu khái quát về SOS Quốc tế và SOS Việt Nam 25

2.1.1 Giới thiệu chung 25

2.1.2 Cơ cấu tổ chức 26

2.2 Phân tích một số chỉ tiêu điều hành quản lý dự án xây dựng của Văn phòng phối hợp SOS Việt Nam trong ba năm gần đây (2009,

2010, 2011) 27

2.2.1 Chỉ tiêu về mặt kinh tế, xã hội 27

2.2.2 Chiến lược thay đổi công nghệ, trước hết là CNTT 30

2.2.3 Chiến lược số hóa dữ liệu trong hoạt động CNTT-CPM 31

2.3 Phân tích thực trạng các điều kiện ứng dụng CNTT-CPM trong hoạt động quản lý dự án đầu tư tại Văn phòng phối hợp Làng SOS Việt Nam 33

2.3.1 Thực trạng của quản lý dự án xây dựng tại Văn phòng Làng SOS

Việt Nam 34

2.3.2 Nghiên cứu dữ liệu, thông tin 37

2.3.3 Nghiên cứu công nghệ: 38

2.3.4 Nghiên cứu nguồn nhân lực: 41

2.3.5 Nghiên cứu cơ cấu tổ chức: 42

Trang 3

2.5 Tóm tắt chương 2 và nhiệm vụ chương 3: 47 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN (CNTT)- CPM TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG CỦA VĂN PHÒNG PHỐI HỢP LÀNG SOS VIỆT NAM 48 3.1 Xu hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý dự án xây dựng 48 3.2 Định hướng phát triển dự án đầu tư xây dựng Làng SOS Việt Nam đến năm 2015: 50

3.2.1 Con số thống kê và định hướng phát triển 503.2.2 Chỉ tiêu định lượng và định tính 53

3.3 Các giải pháp ứng dụng CNTT-CPM trong các dự án đầu tư xây dựng trực thuộc Văn phòng phối hợp Làng SOS Việt Nam 56 3.3.1 Giải pháp 1: Xây dựng điều kiện vật chất, kỹ thuật và nhân lực ứng

dụng CNTT-CPM 56 3.3.2 Giải pháp 2: Nghiên cứu xây dựng quy trình ứng dụng CNTT-CPM

trong hoạt động quản lý dự án xây dựng của Văn phòng phối hợp Làng SOS Việt Nam 69 3.3.3 Giải pháp 3: Các biện pháp hỗ trợ ứng dụng CNTT-CPM tại Văn

phòng phối hợp SOS Việt Nam 84 3.4 Lợi ích của các giải pháp: 90 KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ 92 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

SUMMARY OF THE THESIS

TÓM TẮT LUẬN VĂN

Trang 4

HV: Mai Thanh Việt, CH 2010-2012 -1-

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Từ nhiều năm qua, việc quản lý một bài toán hay một dự án luôn là vấn đề quan trọng nhất đối với mọi tổ chức Chính quá trình này sẽ quyết định đến sự thành công hay thất bại của tổ chức Vậy làm sao để có thể có được quy trình quản lý, một đội ngũ nhân lực có trình độ chuyên môn để đáp ứng nhu cầu công việc thì mỗi tổ chức phải có một lộ trình đánh giá kết quả làm việc hiện có để từ đó có các phương hướng cải tiến quy trình làm việc cũng như đánh giá hiệu quả công việc nói chung Đánh giá kết quả làm việc là một công tác vô cùng quan trọng trong hệ thống các hoạt động của quá trình quản trị Thực hiện tốt công tác này sẽ giúp cho ban lãnh đạo trong tổ chức biết được kết quả làm việc của nhân viên, của quá trình trong tổ chức cũng như những thiếu sót còn chưa được khắc phục trong công việc

để từ đó có những cải tiến kịp thời theo kịp với tình hình mới

Xu hướng ứng dụng CNTT-CPM trong quản lý, đặc biệt là quản lý dự án đầu

tư xây dựng đang được nhiều tổ chức và công ty quan tâm trong những năm gần đây Nhiều tổ chức và công ty có liên quan đến quản lý dự án xây dựng đã nhận thức được tầm quan trọng của việc tin học hóa trong từng qui trình triển khai của dự

án Thực tiễn tại Làng SOS Việt Nam trong những năm qua, mặc dù xu thế chung của SOS Quốc tế là tin học hóa, đặc biệt là ứng dụng CNTT-CPM vào hoạt động quản lý dự án đầu tư xây dựng, tuy nhiên do một số nguyên nhân khách quan và chủ quan mà hoạt động này vẫn chưa được triển khai một cách cụ thể và có hiệu quả vào công việc hàng ngày của nhân viên quản lý xây dựng, CNTT nói riêng và hệ thống dự án Làng SOS Việt Nam nói chung

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác đưa tin học vào hoạt động quản

lý dự án đầu tư xây dựng nên Ban lãnh đạo Làng SOS Việt Nam luôn chú trọng xây dựng và hoàn thiện công tác này tại tổ chức Việc ứng dụng CNTT-CPM trong quản

lý dự án xây dựng là một vấn đề cần thiết và cấp bách hiện nay đối với tổ chức có đặc thù xây dựng cơ bản như Làng SOS Việt Nam Tuy nhiên hiện nay công tác này

Trang 5

còn nhiều thiếu sót và chưa có tính đồng bộ chính vì vậy tôi chọn đề tài:

“Giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý dự án xây dựng tại Văn phòng phối hợp Làng SOS Việt Nam”

2 Mục đích nghiên cứu

Một là làm rõ cơ sở lý luận và tầm quan trọng của công tác tin học hóa hoạt

động quản lý dự án xây dựng tại Văn phòng phối hợp Làng SOS Việt Nam

Hai là nghiên cứu tình hình thực tế của hoạt động quản lý dự án xây dựng tại

Văn phòng phối hợp Làng SOS Việt Nam

Ba là trên cơ sở đó phân tích, đánh giá và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện

công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý dự án xây dựng tại Văn phòng phối hợp Làng SOS Việt Nam Qua đó tăng khả năng kết nối và thống nhất dữ liệu với SOS Quốc tế và các dự án trực thuộc trong lĩnh vực quản lý dự án xây dựng

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu ở đây là công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý dự án xây dựng tại Văn phòng phối hợp Làng SOS Việt Nam Phạm vi nghiên cứu là công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý dự án xây dựng (Construction management project – CPM) tại Văn phòng phối hợp Làng SOS Việt Nam

Phạm vi thời gian thông tin thực tế: từ năm 2009 đến năm 2012 và giải pháp định hướng tới 2015

4 Phương pháp nghiên cứu

Trong đề tài nghiên cứu của mình tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu cần thiết để làm rõ những vấn đề cần nghiên cứu trong đề tài của mình

Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Nghiên cứu những tài liệu cần thiết có liên

quan đến công tác ứng dụng CNTT-CPM trong hoạt động quản lý dự án xây dựng

để làm cơ sở lý thuyết trong đề tài

Trang 6

Phương pháp thu thập thông tin: Thu thập những thông tin cần thiết trong

công tác đánh giá kết quả hoạt động quản lý tại Văn phòng phối hợp Làng SOS Việt Nam cũng như những thông tin khác có liên quan đến các công tác đánh giá ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý dự án xây dựng

Phương pháp phân tích tổng hợp: Sử dụng các phương pháp phân tích để phân

tích số liệu đã thu thập được từ đó làm rõ từng khía cạnh của những vấn đề cần nghiên cứu trong đề tài

Phương pháp tổng hợp tư liệu: Từ những kết quả phân tích ở trên, trong luận

văn tôi đã tổng hợp lại và đưa ra những kết luận của mình về vấn đề nghiên cứu trong đề tài

Phương pháp thống kê kinh nghiệm: Đưa ra những gợi ý cho các vấn đề

nghiên cứu trong đề tài dựa trên kinh nghiệm bản thân khi hoạt động trong cùng lĩnh vực nghiên cứu

Phương pháp chuyên gia : Tham khảo ý kiến các chuyên gia trong cùng lĩnh

vực, dưới các góc nhìn khác nhau về cùng vấn đề nghiên cứu

5 Những vấn đề mới và giải pháp của đề tài :

- Nêu lên được tập hợp các chính sách ứng dụng CNTT-CPM trong hoạt động quản lý dự án xây dựng tại Văn phòng SOS Việt Nam

- Phân tích thực trạng tại Văn phòng SOS Việt Nam trước khi ứng dụng giải pháp CNTT-CPM trong hoạt động quản lý dự án xây dựng

- Nghiên cứu kinh nghiệm của các Công ty, Tổ chức trong và ngoài nước để từ

đó rút ra được cách triển khai có tính khả thi về hoạt động quản lý dự án xây dựng cho Văn phòng Làng SOS Việt Nam

Đề tài gồm 03 giải pháp như sau :

Giải pháp 1: Xây dựng điều kiện vật chất, kỹ thuật và nhân lực ứng

dụng CNTT-CPM

Trang 7

Giải pháp 2: Nghiên cứu xây dựng quy trình ứng dụng CNTT-CPM

trong hoạt động quản lý dự án xây dựng của Văn phòng phối hợp Làng SOS Việt Nam

Giải pháp 3: Các biện pháp hỗ trợ ứng dụng CNTT-CPM tại Văn

phòng phối hợp Làng SOS Việt Nam

6 Kết cấu của luận văn

Luận văn ngoài phần mở đầu, phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục và trang tóm tắt, có 3 chương nội dung chính:

Chương 1: Cơ sở lý luận về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý dự

án đầu tư xây dựng

Chương 2: Phân tích thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt

động quản lý dự án đầu tư xây dựng của Văn phòng phối hợp Làng SOS Việt Nam

Chương 3: Giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT)-CPM trong

hoạt động quản lý dự án xây dựng của Văn phòng phối hợp Làng SOS Viêt Nam

Trang 8

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG

1.1 Cơ sở lý luận về ứng dụng CNTT-CPM trong quản lý dự án đầu tư xây dựng

1.1.1 Cơ sở lý luận về quản lý dự án đầu tư xây dựng

Đầu tư là một phạm trù đặc biệt trong phạm trù kinh tế, xã hội của đất nước

Có nhiều cách hiểu về khái niệm này, theo nghĩa rộng nhất, có thể hiểu là quá trình

bỏ vốn (bao gồm cả tiền, nguồn lực và công nghệ) để đạt được những mục tiêu nhất định trong tương lai Trong hoạt động kinh tế, đầu tư mang bản chất kinh tế, đó là quá trình bỏ vốn vào các hoạt động sản xuất, kinh doanh và dịch vụ nhằm mục đích thu lợi nhuận Lợi nhuận bao gồm các khoản như tiền thu được một cách trực tiếp hay gián tiếp thông qua hiệu quả về mặt xã hội Hoạt động đầu tư có thể được phát sinh từ nội tại của nền kinh tế quốc dân, đầu tư từ nguồn ngoài nước dưới dạng đầu

tư trực tiếp hay gián tiếp thông qua các tổ chức phi chính phủ và công ty đa quốc gia

Hiểu theo nghĩa khác đầu tư là việc đưa một lượng vốn nhất định vào quá trình hoạt động kinh tế nhằm thu lại lượng vốn lớn hơn sau một khoảng thời gian nhất định Đầu tư là việc nhà đầu tư bỏ vốn bằng các loại tài sản hữu hình hoặc vô hình để hình thành tài sản tiến hành các hoạt động đầu tư theo quy định của Luật pháp hiện hành có liên quan (Luật Đầu tư số 59/2005/QH11 ngày 29/11/2005, Luật Sửa đổi một số điều liên quan đến đầu tư số 38/2009/QH12 ngày 19/06/2009 và các Luật, Nghị định, Thông tư khác liên quan)

Hoạt động đầu tư có được triển khai dưới dạng trực tiếp và gián tiếp Đầu tư trực tiếp là nhà đầu tư trực tiếp bỏ vốn và tham gia vào quá trình quản lý dự án Đầu

tư gián tiếp là nhà đầu tư hưởng lợi ích gián tiếp thông qua các hình thức như cổ

Trang 9

tức, lãi trái phiếu…mà không tham gia vào quá trình quản lý tài sản ngắn hay dài hạn của mình

Do đó, đầu tư XDCB là một cấu thành của hoạt động đầu tư, đó là việc chủ thể bỏ vốn để tiến hành các hoạt động XDCB nhằm tái sản xuất giản đơn và tái sản xuất mở rộng các tài sản cố định, phát triển kết cấu hạ tầng kinh tế, xã hội đồng thời mang lại các hiệu quả mở rộng về mặt môi trường, xã hội

1.1.2 Khái niệm về quản lý dự án xây dựng

“Dự án đầu tư” là tập hợp các đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn để xây

dựng mới, mở rộng hoặc cải tạo những cơ sở vật chất nhất định nhằm đạt được sự tăng trưởng về số lượng hoặc duy trì, cải tiến, nâng cao chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ trong khoảng thời gian xác định (chỉ bao gồm hoạt động đầu tư trực tiếp) (theo Nghị định 52/1999/NĐ-CP ngày 08/07/1999)

"Dự án ứng dụng công nghệ thông tin" là tập hợp những đề xuất có liên

quan đến việc bỏ vốn để thiết lập mới, mở rộng hoặc nâng cấp cho hệ thống hạ tầng

kỹ thuật, phần mềm và cơ sở dữ liệu nhằm đạt được sự cải thiện về tốc độ, hiệu quả vận hành, nâng cao chất lượng dịch vụ trong ít nhất một chu kỳ phát triển của công nghệ thông tin (theo Nghị định 102/2009/NĐ-CP ngày 06/11/2009)

“Quản lý dự án xây dựng” là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian,

nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho công trình

dự án hoàn thành đúng thời gian; trong phạm vi ngân sách được duyệt; đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật, chất lượng; đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh môi

trường bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép [23, 11]

1.1.3 Sự cần thiết của ứng dụng CNTT-CPM trong quản lý dự án đầu tư xây dựng của các tổ chức có liên quan tới hợp tác Quốc tế

Đối với các cơ quan quản lý nhà nước: ứng dụng CNTT-CPM là cơ sở thẩm định, tham chiếu và ra quyết định đầu tư một cách nhanh chóng và chính xác

Trang 10

Trên góc độ chủ đầu tư: ứng dụng CNTT-CPM là căn cứ để xin phép chủ trương đầu tư , xin hưởng các khoản ưu đãi đầu tư, xin vay vốn của các định chế tài chính trong và ngoài nước, là căn cứ để kêu gọi tài trợ đồng thời là phương thức kết nối hiệu quả với cơ quan quản lý nhà nước Việc rút ngắn được các qui trình thủ tục giấy tờ của chủ đầu tư cũng chính là tiết kiệm công sức và tiền bạc

CNTT-CPM khi được triển khai sẽ đem lại những kết quả kinh tế và xã hội

1.1.4 Đặc điểm của dự án CNTT-CPM

- Mục đích cuối là công trình xây dựng với HTQL được tin học hóa

- Có chu kỳ riêng (vòng đời)

- Có sự tham gia của nhiều chủ thể

- Luôn bị hạn chế bởi các nguồn lực

- Cần lượng vốn đầu tư lớn và thời gian dài tùy qui mô triển khai

1.1.5 Phân loại dự án đầu tư xây dựng và CNTT-CPM

Bảng 1.1: Phân loại dự án [23, 20]

1 Theo cấp độ dự án Dự án thông thường; chương trình; hệ thống

Trang 11

2 Theo qui mô dự án Nhóm A; Nhóm B; Nhóm C

3 Theo lĩnh vực Xã hội; kinh tế; kỹ thuật; tổ chức; hỗn hợp

4 Theo loại hình Giáo dục đào tạo; nghiên cứu và phát triển; đổi mới;

7 Theo chủ đầu tư Nhà nước; doanh nghiệp; cá thể riêng lẻ

8 Theo đối tượng đầu tư Dự án đầu tư tài chính; dự án đầu tư vào đối tượng

vật chất cụ thể

9 Theo nguồn vốn Vốn ngân sách Nhà nước; vốn ODA; vốn tín dụng;

vốn tự huy động của doanh nghiệp Nhà nước; vốn liên doanh nước ngoài; vốn góp của dân; vốn của các

tổ chức ngoài quốc doanh; vốn FDI…

[Nguồn: tác giả tự tổng hợp]

1.1.6 Vòng đời dự án ứng dụng CNTT-CPM

Mỗi dự án đầu tư đều có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc rõ ràng nên

dự án có một vòng đời Vòng đời của dự án (Project life cycle) bao gồm nhiều giai đoạn phát triển từ ý tưởng đến việc triển khai nhằm đạt được kết quả và đến khi kết thúc dự án Các dự án đều có vòng đời gồm 4 giai đoạn: Giai đoạn hình thành dự án (Chủ trương lập dự án); Giai đoạn nghiên cứu phát triển (lập dự án); Giai đoạn thực hiện & quản lý; Giai đoạn kết thúc

Tiến trình công việc chính: Xây dựng ý tưởng ban đầu, xác định quy mô và mục tiêu, đánh giá các khả năng, tính khả thi của dự án, xác định các nhân tố, nguồn

Trang 12

lực và cơ sở thực hiện dự án Việc xác định vòng đời của dự án CNTT-CPM đóng vai trò quan trọng trong hoạt động tổ chức và quản lý Nó giúp nhà quản lý nắm được các vấn đề công nghệ có liên quan, có phương án đổi mới, dự phòng, khắc phục công nghệ cho tương lai nhằm phục vụ tốt hơn việc quản lý dự án xây dựng

Một sơ đồ điển hình của vòng đời dự án như sau:

Sơ đồ 1.1 Vòng đời của dự án đầu tư

Có thể thấy rằng vòng đời dự án phụ thuộc vào tính phức tạp của dự án Nếu

dự án đơn giản có thể xác định được điểm bắt đầu và kết thúc Với các dự án phức tạp, cần nhiều yếu tố tham gia hoặc hiệu quả được đánh giá trong nhiều năm và có tính chất tuần hoàn thì vòng đời dự án lặp các vấn đề từ điểm bắt đầu tới kết thúc

1.2 Ứng dụng CNTT-CPM trong quản lý dự án đầu tư xây dựng

Về bản chất, CPM cũng chính là một quá trình quản lý dự án xây dựng được tin học hóa Do vậy, tìm hiểu CPM cũng chính là tìm hiểu một quá trình quản lý dự

án đầu tư xây dựng có định hướng, sự trợ giúp của ứng dụng CNTT vào hoạt động

Trang 13

triển khai Cụ thể như sau:

1.2.1 Một số tiền đề cơ bản của hệ thống phương pháp luận quản lý dự án:

Chính sự thay đổi của quá trình chuyển mình của đất nước là tiền đề cho việc vận dụng hệ thống phương pháp luận quản lý dự án Một số trong các tiền đề cơ bản

đó là: [23, 5]

- Quá trình xóa bỏ hệ thống kế hoạch hóa tập trung, xây dựng một nền kinh tế hàng hóa vận hành theo cơ chế thị trường

- Sự xuất hiện của các thành phần kinh tế ngoài nhà nước

- Sự thay đổi các hình thức tổ chức tương ứng với thay đổi hình thức sở hữu

- Quá trình chống độc quyền trong sản xuất hàng hóa

- Sự hình thành thị trường tài chính; các hình thức đấu thầu và thị trường các

Chú thích

tổng quan

Lập kế hoạch Thực hiện kế hoạch Quản lý những thay đổi

Tổ chức dự án theo một trình tự logic, chi tiết hóa các mục tiêu của dự án thành những công việc cụ thể và hoạch định một chương trình để thực hiện các công việc

đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án được kết hợp một cách chính xác và đầy đủ

vi

Xác định phạm vi Lập kế hoạch phạm

vi Quản lý thay đổi phạm vi

Xác định, giám sát việc thực hiện các mục đích, mục tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện, công việc nào ngoài phạm vi dự án

Trang 14

tính thời gian thực hiện

Xây dựng và kiểm soát tiến độ

độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án Chỉ rõ mỗi công việc kéo dài bao lâu, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc

và toàn bộ dự án khi nào hoàn thành

lực Tính toán chi phí Lập dự toán Quản lý chi phí

Dự toán kinh phí, giám sat thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án Tổ chức phân tích số liệu báo cáo những thông tin về chi phí

lượng

Lập kế hoạch chất lượng

Đảm bảo chất lượng Quản lý chất lượng

Triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất lượng trong việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng sản phẩm dự án phải đáp ứng mong muốn của chủ đầu tư

lực

Lập kế hoạch nhân lực

Tuyển dụng Phát triển nhóm dự

án

Hướng dẫn, phối hợp nỗ lực của mọi thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu của dự án Cho thấy việc

sử dụng lực lượng lao động của dự án hiệu quả đến đâu

tin

Lập kế hoạch quản lý thông tin

Cung cấp thông tin Báo cáo kết quả

Đảm bảo các dòng thông tin thông suốt, chính xác và nhanh nhất giữa các thành viên của dự án và với các cấp quản lý khác nhau Có thể trả lời được các câu hỏi: ai cần thông tin về dự án, mức độ chi tiết và báo cáo bằng cách nào

Xây dựng kế hoạch

xử lý rủi ro

Xác định các yếu tố rủi ro, lượng hóa mức

độ rủi ro và có kế hoạch đối phó cũng như quản lý từng loại rủi ro

động cung ứng

Kế hoạch cung ứng Lựa chọn nhà cung ứng

Quản lý hợp đồng Quản lý tiến độ cung ứng

Lựa chọn, thương lượng, quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, dịch vụ…cần thiết cho dự án Giải quyết vấn đề: bằng cách nào dự án nhận được hàng hóa và dịch vụ cần thiết của các tổ chức bên ngoài cung cấp cho dự

án, tiến độ cung cấp, chất lượng cung cấp

Trang 15

1.2.3 Đặc điểm của quản lý dự án xây dựng và CNTT-CPM

- Tổ chức dự án là một tổ chức tạm thời, được hình thành để phục vụ dự án trong một thời gian hữu hạn Trong thời gian tồn tại đó, nhà quản lý dự án thường

hoạt động độc lập với phòng ban chức năng [23, 10]

- Nhà quản lý dự án chịu trách nhiệm phối hợp các nguồn lực [23, 10]

- Dự án CNTT thường có các rủi ro nhất định về mặt công nghệ, giá trị sử dụng thay đổi nhanh theo thời gian

1.2.4 Quản lý rủi ro dự án xây dựng và CNTT-CPM

Quản lý dự án thường phải đối phó với nhiều loại rủi ro có độ bất định cao trong công tác lập kế hoạch, dự tính chi phí, dự đoán sự thay đổi của công nghệ, sự thay đổi cơ cấu tổ chức…Do đó, quản lý dự án cần coi trọng công tác quản lý rủi ro, xây dựng các kế hoạch, triển khai các biện pháp phòng chống và giảm thiểu tác hại

của rủi ro [23, 10]

Với dự án CNTT-CPM, việc quản lý rủi ro chính là các bước nhận diện và kiểm soát các yếu tố có thể ảnh hưởng tới kết quả của dự án Có thể dựa vào kinh nghiệm hoặc một số tiêu chí nhận dạng Quản lý rủi ro có vai trò khá quan trọng trong toàn bộ tiến trình quản lý dự án Trong cả hai mô hình và tiêu chuẩn nổi tiếng được ứng dụng nhiều trong dự án phần mềm là CMMi (Capability Maturity Model Intergration) của viện Công nghệ phần mềm Hoa Kỳ (SEI) và PMP (Project Mangement Professional) của viện Quản trị dự án PMI (Project Management Institute) đều xem quản lý rủi ro là một trong những hoạt động cơ bản nhất của quá trình quản trị dự án

1.2.5 Quản lý sự thay đổi của dự án xây dựng và CNTT-CPM

Đối với quản lý hoạt động sản xuất của các chủ thể, nhà quản lý thường nhìn vào mục tiêu lâu dài của tổ chức để áp dụng các phương pháp, các kỹ năng quản lý phù hợp Trong quản lý dự án vì môi trường của dự án là môi trường biến động do

Trang 16

ảnh hưởng của nhiều nhân tố nên vấn đề cần được đặc biệt quan tâm lại là sự biến

đổi [23, 10]

Việc kiểm soát tốt các yếu tố biến đổi giúp người quản lý có thể chủ động trong các tình huống ví dụ như thay đổi hệ thống đột ngột, một qui trình quản lý dự

án mới

1.2.6 Quản lý nhân sự của dự án xây dựng và CNTT-CPM

Chức năng tổ chức nhân sự giữ vị trí đặc biệt quan trọng trong quản lý dự án đầu tư xây dựng vì dự án này thường không có tính lặp lại, nhân sự thông thường

1.3 Những yếu tố đảm bảo việc ứng dụng CNTT-CPM trong quản lý dự án đầu

tư có hiệu quả

1.3.2.1 Chỉ tiêu về kết nối nguồn lực: [32, 9]

- Quản lý bản vẽ giảm thiểu rủi ro

- Tiết kiệm thời gian khai thác thông tin

Trang 17

- Thay đổi nhanh và dễ dàng với thông tin dự án

- Lượng hóa được rủi ro khi mất dữ liệu

- Nhật kí triển khai minh bạch, lưu trữ dễ dàng

1.3.3 Hệ các chỉ tiêu bổ xung:

- Giao tiếp di động (On-site communicator) [32, 9]

- Hệ thống web [32, 16]

- Hệ thống ứng dụng chạy trên web [32, 16]

1.3.4 Bảy giai đoạn của dự án CNTT–CPM

Bảng 1.3: Các giai đoạn của dự án CNTT – CPM [35]

có ước lượng ban đầu

Vấn đề Mục tiêu Kết quả Đánh giá rủi ro

Đề cương dự án

và tài liệu khả thi

Bản đặc tả yêu cầu

Bản các rủi ro Bản kế hoạch ban đầu

Đề xuất giải pháp

Bản đặc tả chức năng

Kế hoạch triển khai

60%

Trang 18

thống làm việc

Thiết kế hệ thống Quyết định mua hay làm

Duyệt xét chi tiết

Bản đặc tả thừa

kế Bản kế hoạch chấp nhận Bản kế hoạch

đã được thông qua

30%

cấu phần

Lập trình mua phần mềm Chuyên biệt hóa

kế hoach

Bản thiết kế cho từng cấu phần

Kế hoạch kiểm thử hệ thống Tài liệu cho người dùng

10%

Kiểm thử hệ

thống

Hệ thống vận hành tốt, không

có lỗi

Kiểm thử từng phần

Kiểm thử hệ thống Đảm bảo chất lượng

Báo cáo kết quả tích hợp hệ thống

10%

Kiểm thử chấp

nhận

Người dùng chấp nhận hệ thống

Thực hiện qui trình trình diễn thử đã định

Báo cáo kết quả quá trình trình diễn thử

Vận hành Chuyển đổi Đào tạo

Hỗ trợ Rút kinh nghiệm

Bản kế hoạch

hỗ trợ Báo cáo kết quả đào tạo

Kinh nghiệm đúc kết

20%

Trang 19

1.3.5 Yếu tố về xu hướng và chính sách của SOS Quốc tế

Qui trình chung khi thực hiện quản lý dự án đầu tư xây dựng của Làng SOS Quốc tế:

 Hoạch định, nằm trong kế hoạch chiến lược của Tổ chức

 Tổ chức triển khai thực hiện

 Điều hành và chỉ đạo

 Giám sát, điều chỉnh và thu thập thông tin dự án

CNTT-CPM là một trong các hạt nhân chính để đảm bảo gắn kết các yếu tố kể trên nhằm đảm bảo cho một vòng đời dự án có đầy đủ các thuộc tính của nó phục

vụ các mục đích khác nhau như tra cứu, ra quyết định…CNTT-CPM nhằm giúp Làng SOS Việt Nam đạt các yêu cầu sau trong quá trình quản lý dự án đầu tư xây dựng, cụ thể là:

 Theo đúng chủ trương quản lý đầu tư phát triển của SOS Quốc tế

 Tuân thủ đúng các qui định, tiêu chuẩn xây dựng của Việt Nam

 Đáp ứng các yêu cầu từ nhà đầu tư về tra cứu, kiểm chứng thông tin Với các chính sách và yêu cầu hiện nay của SOS Quốc tế, CNTT-CPM chính

là phần lõi của lĩnh vực quản lý dự án xây dựng Do đó, việc ứng dụng CPM, nâng cao nhận thức của người sử dụng là vấn đề cần thực hiện sớm để bắt kịp với xu thế chung của tổ chức

CNTT-1.4 Những nhân tố chính ảnh hưởng đến việc ứng dụng CNTT-CPM trong quản lý dự án xây dựng

Một số nhân tố chính ảnh hưởng đến việc ứng dụng CNTT-CPM trong quả lý

dự án xây dựng

1.4.1 Nhân tố con người trong ứng dụng CNTT-CPM

Trang 20

1.4.1.1 Khái niệm về quản lý nguồn nhân lực: [33, 20]

Nguồn nhân lực của một tổ chức bao gồm các cá nhân với các vai trò, năng lực, tiềm năng phát triển, kinh nghiệm…khác nhau, liên kết với nhau bởi mục tiêu chung của tổ chức Quản lý nguồn nhân lực là việc hoạch định, thu hút, tuyển chọn, duy trì, phát triển, sử dụng, động viên và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tài nguyên nhân lực dựa trên quan điểm con người là vốn quí nhất, với mục tiêu đạt được là kết quả tối ưu cho cả tổ chức lẫn nhân viên Do đó, quản lý nguồn nhân lực khoa học

mà đồng thời là nghệ thuật trong việc tuyển dụng, quản lý và sử dụng con người có hiệu quả nhằm đạt tới năng suất, chất lượng cao của sản phẩm/ dịch vụ mà tổ chức

đó tạo ra, kết hợp hài hòa giữa lợi ích cá nhân và mục tiêu của tổ chức

Bảng 1.4: Sự khác biệt giữa quản lý nhân sự và quản lý nguồn nhân lực

Tiêu chí đánh giá Quản lý nhân sự Quản lý nguồn nhân lực

Cơ sở của năng suất và

chất lượng

lượng nguồn nhân lực

thăng tiến nghề nghiệp

Tính chất công việc+Thăng tiến+Tiền lương+Thưởng Thái độ đối với sự thay

Trang 21

Quản lý nguồn nhân lực là một lĩnh vực phức tạp và đòi hỏi sự tinh tế Nó bao gồm nhiều vấn đề như tâm lý, sinh lý, xã hội, triết học…Quản lý nguồn nhân lực thực chất là quản lý nhân sự nhưng ở cấp độ bao trùm hơn Quản lý nguồn nhân lực xuất hiện trong nền kinh tế hiện đại, là một khái niệm rộng và có tính xã hội cao

1.4.1.2 Chất lượng nhân lực và cách đánh giá: [33, 22]

Chất lượng nhân lực là mức độ đáp ứng như cầu nhân lực về mặt toàn bộ và

về mặt đồng bộ (cơ cấu) các loại Nhu cầu nhân lực cho hoạt động của doanh nghiệp là toàn bộ và cơ cấu các loại khả năng lao động cần thiết cho việc thực hiện, hoàn thành tốt những nhiệm vụ của tổ chức trước mắt và trong tương lai Chất lượng nguồn nhân lực là yếu tố đầu vào quyết định khả năng cạnh tranh của tổ chức

1.4.1.3 Mục tiêu quản lý nguồn nhân lực:

Quản lý nguồn nhân lực là hệ thống các quản điểm, chính sách và hoạt động thực tiễn được sử dụng trong quản lý con người của một tổ chức nhằm đạt được kết quả tối ưu cho cả tổ chức và nhân viên

1.4.1.4 Nội dung cơ bản quản lý nguồn nhân lực: [33, 24]

- Thu hút và tuyển dụng nhân lực

- Sử dụng và duy trì nguồn nhân lực

- Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

1.4.2 Nhân tố chất lượng trong ứng dụng CNTT-CPM

1.4.2.1 Các yếu tố ảnh hưởng: [33, 26]

- Các yếu tố bên ngoài: nhu cầu nền kinh tế và của hội nhập quốc tế và kinh

tế toàn cầu, sự phát triển khoa học kỹ thuật, hiệu lực của cơ chế quản lý vĩ mô

Trang 22

- Các yếu tố bên trong: con người, phương pháp, kiến thức cập nhật, công nghệ, máy móc, thiết bị, nguyên liệu đầu vào

1.4.2.2 Vấn đề quản lý chất lượng: [33, 27]

Quản lý chất lượng là một khái niệm được phát triển và hoàn thiện liên tục, thể hiện ngày càng đầy đủ hơn bản chất tổng hợp, phức tạp của vấn đề chất lượng

và phản ánh sự thích ứng với điều kiện và môi trường kinh doanh mới

Theo A Feigenbaum thì “Đó là một hệ thống hoạt động thống nhất có hiệu quả của những bộ phận khác nhau trong một tổ chức, chịu trách nhiệm triển khai những tham số chất lượng, duy trì và nâng cao nó để đảm bảo sản xuất và tiêu dùng một cách kinh tế nhất, thỏa mãn nhu cầu của tiêu dùng”

Theo Kaoru Ishikawa thì cho rằng “Quản lý chất lượng là hệ thống các biện pháp tạo điều kiện sản xuất kinh tế nhất những sản phẩm hoặc những dịch vụ thỏa mãn yêu cầu người tiêu dùng”

Theo ISO 8402: 1999: “Quản lý chất lượng là những hoạt động của chức năng quản lý chung nhằm xác định chính sách chất lượng và thực hiện thông qua các biện pháp như lập kế hoạch chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng và cải tiến chất lượng trong hệ thống chất lượng Còn ISO 9000: 2000 thì cho rằng: “quản lý chất lượng là các hoạt động phối hợp với nhau để điều hành và kiểm soát một tổ chức về mặt chất lượng”

1.4.2.3 Công cụ quản lý chất lượng: [33, 29]

- Bảy công cụ chính gồm: Phiếu kiểm tra (check sheets), biểu đồ Pareto, biểu

đồ nhân quả, biểu đồ mật độ phân bố, biểu đồ phân tán, đồ thị kiểm soát, các đồ thị

1.4.2.4 Các phương thức quản lý chất lượng: [33, 29]

- Kiểm tra chất lượng – QI (Quality Inspection)

- Kiểm soát chất lượng – QC (Quality control)

Trang 23

- Đảm bảo chất lượng – QA (Quality Assurance)

- Kiểm soát chất lượng toàn diện – TQC ( Total Quality Control)

- Quản lý chất lượng toàn diện – TQM (Total Quality Management)

1.4.3 Nhân tố công nghệ trong ứng dụng CNTT-CPM

1.4.3.1 Khái niệm quản lý công nghệ: [34, 3]

Trong quá trình đổi mới quản lý kinh tế ở Việt Nam, chuyển đổi từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung sang cơ chế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa, nhiều thuật ngữ kinh tế - kỹ thuật đã du nhập vào Việt Nam, trong số đó có thuật ngữ công nghệ

Có thể nói công nghệ xuất hiện đồng thời với sự hình thành xã hội loài người Từ “Công nghệ” xuất phát từ chữ Hy Lạp (τεκηνε - Tekhne) có nghĩa là một công nghệ hay một kỹ năng và (λογοσ - logos) có nghĩa là một khoa học, hay sự nghiên cứu Như vậy thuật ngữ technology (Tiếng Anh) hay technologie (Tiếng Pháp) có nghĩa là khoa học về kỹ thuật hay sự nghiên cứu có hệ thống về kỹ thuật - thường được gọi là công nghệ học

Có bốn khía cạnh cần bao quát trong định nghĩa công nghệ đó là:

- Khía cạnh “công nghệ là máy biến đổi”

- Khía cạnh “công nghệ là một công cụ”

- Khía cạnh “công nghệ là kiến thức”

- Khía cạnh “công nghệ hàm chứa trong các dạng hiện thân của nó”

Khía cạnh thứ nhất đề cập đến khả năng làm ra đồ vật, đồng thời công nghệ

phải đáp ứng mục tiêu khi sử dụng và thoả mãn yêu cầu về mặt kinh tế nếu nó muốn được áp dụng trên thực tế Đây là điểm khác biệt giữa khoa học và công nghệ

Khía cạnh thứ hai nhấn mạnh rằng công nghệ là một sản phẩm của con

người, do đó con người có thể làm chủ được nó vì nó hoàn toàn không phải là “cái

Trang 24

hộp đen” huyền bí đối với các nước đang phát triển Vì là một công cụ nên công nghệ có mối quan hệ chặt chẽ đối với con người và cơ cấu tổ chức

Khía cạnh thứ ba kiến thức của công nghệ đề cập đến cốt lõi của mọi hoạt

động công nghệ là kiến thức Nó bác bỏ quan niệm công nghệ phải là các vật thể, phải nhìn thấy được Đặc trưng kiến thức khẳng định vai trò dẫn đường của khoa học đối với công nghệ, đồng thời nhấn mạnh rằng không phải ở các quốc gia có các công nghệ giống nhau sẽ đạt được kết quả như nhau Việc sử dụng một công nghệ đòi hỏi con người cần phải được đào tạo về kỹ năng, trang bị kiến thức và phải luôn cập nhật những kiến thức đó

Khía cạnh thứ tư đề cập đến vấn đề: công nghệ dù là kiến thức song vẫn có

thể được mua, được bán Đó là do công nghệ hàm chứa trong các vật thể tạo nên nó Trung tâm chuyển giao công nghệ khu vực Châu Á và Thái Bình Dương (The Asian and Pacific Centre for Transfer of Technology - APCTT) coi công nghệ hàm chứa trong bốn thành phần; kỹ thuật, kỹ năng con người, thông tin và tổ chức

Xuất phát từ các khía cạnh trên, chúng ta thừa nhận định nghĩa công nghệ do

Uỷ ban Kinh tế và Xã hội khu vực Châu Á - Thái Bình Dương (Economic and

Social Commission for Asia and the Pacific - ESCAP) đưa ra: “Công nghệ là kiến thức có hệ thống về quy trình và kỹ thuật dùng để chế biến vật liệu và thông tin Nó bao gồm kiến thức, kỹ năng, thiết bị, phương pháp và các hệ thống dùng trong việc tạo ra hàng hoá và cung cấp dịch vụ”

1.4.3.2 Các thành phần cấu thành công nghệ: [34, 5]

- Công nghệ hàm chứa trong các vật thể

- Công nghệ hàm chứa trong kỹ năng công nghệ của con người làm việc trong công nghệ

- Công nghệ hàm chứa trong khung thể chế để xây dựng cấu trúc tổ chức

- Công nghệ hàm chứa trong các dữ liệu đã được tư liệu hoá được sử dụng

Trang 25

trong công nghệ

1.4.3.3 Các đặc trưng của công nghệ: [34, 8]

Muốn quản lý tốt công nghệ cần nắm vững các đặc trưng cơ bản của công nghệ Nhiều nước đang phát triển đã không thành công trong việc dựa vào phát triển công nghệ để xây dựng đất nước, do không nắm vững các đặc trưng này

Trong nền kinh tế thị trường, công nghệ là một loại hàng hoá nhưng là một loại hàng hoá đặc biệt Do là một sản phẩm đặc biệt nên ngoài những đặc trưng như những sản phẩm thông thường, công nghệ có những đặc trưng mà chỉ công nghệ (sản sinh ra sản phẩm) mới có

Các đặc trưng của công nghệ cần được nắm vững là: chuỗi phát triển của các thành phần công nghệ, độ phức tạp (mức độ tinh vi) của các thành phần công nghệ,

độ hiện đại của các thành phần công nghệ và chu trình sống của công nghệ

1.4.3.4 Chu trình sống của công nghệ: [34, 13]

Sự phát triển của một công nghệ có qui luật biến đổi theo thời gian Quản lý công nghệ đòi hỏi có sự hiểu biết sâu sắc về chu trình sống của công nghệ, đặc biệt

là mối quan hệ của chu trình sống công nghệ với sự tăng trưởng thị trường của nó

Để hiểu rõ chu trình sống công nghệ cần đề cập đến hai đặc trưng khác có liên quan,

đó là giới hạn của tiến bộ công nghệ và chu trình sống của sản phẩm

Một công nghệ có các tham số thực hiện, biểu hiện một thuộc tính bất kỳ Ví

dụ với động cơ của hơi nước là hiệu suất của chu trình nhiệt, với ô tô là tốc độ tính theo km/h… Tiến bộ công nghệ là sự nâng cao những tham số này

Quy luật biến đổi của khối lượng một sản phẩm bán được trên thị trường theo thời gian được gọi là chu trình sống của sản phẩm

Trong thời gian tồn tại của một công nghệ, công nghệ luôn biến đổi: về tham

số thực hiện của công nghệ; về quan hệ với thị trường…

Trang 26

Trong nền kinh tế cạnh tranh, để duy trì vị trí của mình, các công ty phải tiến hành đổi mới sản phẩm, đổi mới qui trình sản xuất và thay thế công nghệ đang sử dụng đúng lúc khi có những thay đổi trong khoa học - công nghệ, trong nhu cầu thị trường Một doanh nghiệp đang sử dụng một công nghệ để tiến hành hoạt động sản xuất hay kinh doanh cần biết nó đang ở giai đoạn nào của chu trình sống Hiểu biết này rất quan trọng vì nó liên quan đến giá trị của công nghệ, đến thời điểm thay đổi công nghệ, cũng như các hoạt động khác đối với công nghệ Tuy nhiên xác định chu trình sống của một công nghệ đang hoạt động đòi hỏi phải có được những thông tin

có hệ thống về công nghệ, về tiến bộ khoa học - công nghệ liên quan và về thị trường sản phẩm của công nghệ Ngoài ra, cần nắm vững kiến thức về khoa học dự báo mới xác định được sự phát triển của công nghệ trong tương lai

1.4.4 Một số nhân tố khác ảnh hướng tới ứng dụng CNTT-CPM trong quản lý

dự án xây dựng

 Xây dựng điều kiện vật chất và kĩ thuật để triển khai CNTT-CPM

 Nghiên cứu xây dựng quy trình ứng dụng CNTT-CPM trong hoạt động quản

và Làng SOS Việt Nam

Trang 27

1.5 Tóm tắt chương 1 và nhiệm vụ chương 2:

Chương 1 đã trình bày về các vấn đề cơ sở lý luận về dự án đầu tư xây dựng, quản lý dự án đầu tư xây dựng, quản lý thành phần biển đổi trong dự án và lợi ích của việc ứng dụng CNTT-CPM trong hoạt động quản lý dự án xây dựng Làm rõ được một số khái niệm, vai trò, chức năng nhiệm vụ của CNTT-CPM và khả năng ứng dụng CPM vào thực tế Việc chứng minh sự phát triển của các công nghệ tạo ra những môi trường làm việc mới là bước ngoặt quan trọng đối với đời sống của con người CNTT là nền tảng để giúp các lĩnh vực khác phát triển nhanh, chia xẻ thông tin tốt hơn, giảm thiểu các chi phí về tiền bạc cho các công ty, tổ chức

Trong thời kì hội nhập hiện nay, các công ty và tổ chức có cơ hội tham gia chuỗi lợi ích toàn cầu và qua đó cũng phải đối mặt với những thách thức mà việc toàn cầu hóa này mang lại Với bối cảnh này, những lợi ích do CNTT-CPM đem lại cho công ty, tổ chức khiến cho nhu cầu triển khai CNTT-CPM cấp thiết hơn bao giờ hết Các công ty và dự án cần đảm bảo các yếu tố chính để đảm bảo việc triển khai CNTT-CPM có hiệu quả cao

Trên cơ sở lý luận chương 1, nhiệm vụ của chương 2 là phân tích và đánh giá hiện trạng ứng dụng CNTT-CPM đối với hoạt động quản lý dự án xây dựng tại Làng SOS Việt Nam thời gian qua như sau:

1 - Giới thiệu khái quát về Tổ chức SOS Quốc tế và SOS Việt Nam

2 - Phân tích một số chỉ tiêu quản lý dự án xây dựng của SOS Việt Nam trong 2 năm gần đây

3 - Phân tích thực trạng, các điều kiện ứng dụng CNTT-CPM tại Văn phòng phối hợp Làng SOS Việt Nam

4 - Phân tích ứng dụng CNTT-CPM hiện nay tại Văn phòng phối hợp Làng SOS Viêt Nam

5 - Phân tích thực trạng các nhiệm vụ về ứng dụng CNTT-CPM tại Văn phòng phối hợp Làng SOS Việt Nam

Trang 28

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CỦA VĂN PHÒNG PHỐI HỢP LÀNG SOS VIỆT NAM

2.1 Giới thiệu khái quát về SOS Quốc tế và SOS Việt Nam

2.1.1 Giới thiệu chung

Năm 1949, sau Chiến tranh Thế giới lần II Tiến sỹ Hermann Gmeiner đã xây dựng Làng SOS đầu tiên tại Imst, Cộng hoà Áo Làng SOS Quốc tế là một tổ chức phi chính phủ không phân biệt tôn giáo, văn hóa hay hệ thống chính trị Với sự hỗ trợ của rất nhiều bè bạn, Làng SOS Quốc tế không ngừng lớn mạnh để giúp đỡ trẻ

em trên toàn thế giới Hiện tại, chúng tôi có mặt tại 133 quốc gia và lãnh thổ Chúng tôi hiểu rằng: Mọi trẻ em trên thế giời dù khác nhau về địa lý, văn hóa hay

tôn giáo cũng cần chung một điều: Đó là được thuộc về một mái ấm gia đình [4]

Ngày 22 tháng 12 năm 1987, Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội đã ký với Làng SOS Quốc tế Hiệp định về việc thành lập Làng SOS Việt Nam Trong 23 năm qua, Làng SOS Việt Nam đã giúp đỡ nhiều trẻ em có hoàn cảnh khó khăn thiếu sự chăm sóc của bố mẹ tìm lại được một mái ấm gia đình và nuôi dạy các con một cách tự nhiên nhất Trong quá trình nuôi dạy, chúng tôi hỗ trợ các con từ nhỏ cho đến khi trưởng thành để các con có khả năng tự lập, có trách nhiệm và biết đóng

góp cho xã hội…[4]

Cho đến nay, tại Việt Nam đã có 14 Làng SOS, nuôi dưỡng hơn 3500 trẻ Hơn 650 trẻ đã trưởng thành từ các Làng và đang sống tự lập trong cộng đồng Ngoài ra, Làng SOS còn thực hiện các “Chương trình hỗ trợ cộng đồng” giúp hơn

900 trẻ thuộc các gia đình có hoàn cảnh khó khăn ở ngoài làng để giúp các em được

ở với người thân và hàng năm hơn mười nghìn học sinh được hưởng phúc lợi từ 11

trường phổ thông Hermann Gmeiner và 12 trường mẫu giáo SOS trên cả nước.[4]

Trang 29

2.1.2 Cơ cấu tổ chức

Hình 2.1 : Cơ cấu tổ chức của Văn phòng SOS Việt Nam

Chức năng và nhiệm vụ của phòng ban trong Văn phòng SOS Việt Nam:

Giám đốc: Là người đại diện theo pháp luật của Văn phòng Có nhiệm vụ điều

hành và quản lý mọi hoạt động hàng ngày của Văn phòng theo những chiến lược và

kế hoạch đã được Ban Giám đốc thông qua và chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao Giám đốc có quyền bổ nhiệm, tuyển dụng, bố trí sử dụng lao động và hoạt động khác theo quy định của Văn phòng

Phó giám đốc: Phó giám đốc với tư cách tham mưu cho Giám đốc, được

Giám đốc phân công và ủy quyền để phụ trách một số công việc, chịu trách nhiệm trước giám đốc về thực hiện công việc được phân công, được dùng quyền hạn của

Trang 30

giám đốc để giải quyết công việc khi được sự ủy quyền của Giám đốc Mỗi Phó Giám đốc sẽ có các quyền hạn chức năng trong phạm vi địa lý được chỉ định của mình đồng thời sẽ chịu trách nhiệm một số lĩnh vực liên quan đến hoạt động của Văn phòng

Bộ phận phát triển Quĩ: Chịu trách nhiệm tham mưu cho Ban Giám đốc các

công cụ, hình thức để phát triển được Quĩ đối với các nhà tài trợ trong lãnh thổ Việt Nam nhằm giảm được gánh nặng, sự phụ thuộc vào quĩ tài chính của SOS Quốc tế

Bộ phận phát triển chương trình: Theo dõi các dự án hiện tại Hướng dẫn cơ

sở thực hiện các chương trình tiểu dự án theo dự án chung quốc gia

Bộ phận công nghệ thông tin: Tham mưu cho Ban Giám đốc các vấn đề liên

quan đến công nghệ thông tin đặc biệt là các dự án liên quan tới ứng dụng công

nghệ thông tin cho lĩnh vực khác như kế toán, xây dựng v.v…

Bộ phận quản lý hoạt động: Quản lý hai bộ phận là kế toán và xây dựng

Chịu trách nhiệm trước ban Giám đốc về hoạt động của hai bộ phận này

Bộ phận nhân sự: Quản lý và tham mưu cho ban Giám đốc các vấn đề liên

quan tới hoạt động nhân sự Bên cạnh đó đồng thời quản lý Trung tâm đào tạo của Văn phòng

2.2 Phân tích một số chỉ tiêu điều hành quản lý dự án xây dựng của Văn phòng phối hợp SOS Việt Nam trong ba năm gần đây (2009, 2010, 2011)

2.2.1 Chỉ tiêu về mặt kinh tế, xã hội

Công trình xây dựng là sản phẩm của công nghệ xây lắp được tạo thành bằng vật liệu xây dựng, thiết bị công nghệ và lao động, gắn liền với đất

Đặc điểm kinh tế kỹ thuật của ngành xây dựng có thể xem xét ở hai hướng:

- Đặc điểm của sản phẩm xây dựng;

- Đặc điểm của quá trình sản xuất xây dựng

Trang 31

Tại SOS Việt Nam, công tác xây dựng tuân thủ theo qui chuẩn của Bộ xây dựng đồng thời theo qui định về quản lý của SOS Quốc tế Làng SOS Quốc tế có

mô tả các bước cụ thể của quá trình xây dựng Làng trẻ em SOS Các bước này làm

rõ các hành động cụ thể và trách nhiệm của các bên liên quan tham gia trong dự án xây dựng Làng trẻ em SOS Tóm tắt các chỉ tiêu chính cho việc quản lý dự án xây

4 Đảm bảo được các qui chuẩn về tài chính và tiết kiệm theo hướng dẫn của

bộ phận kế toán

5 Đảm bảo việc mua sắm và trang bị hiệu quả, tránh thất thoát các nguồn lực gây lãng phí

Ngoài ra còn một số chỉ tiêu phụ về kinh tế xã hội như :

- Mức đóng góp cho ngân sách (các khoản nộp vào ngân sách như thuế doanh thu, thuế đất…)

-Mức giá trị gia tăng của mỗi nhóm dân cư (Nâng cao mức sống của dân cư

do thực hiện dự án)

-Tăng thu và tiết kiệm ngoại tệ: Nó cho biết mức độ đóng góp vào cán cân thanh toán của đất nước nhờ có hoạt động đầu tư XDCB

Trang 32

Một số chỉ tiêu khác:

+ Tác động cải tạo môi trường

+ Nâng cao trình độ kỹ thuật của sản xuất, trình độ nghề nghiệp của người lao động

+ Những tác động về xã hội, chính trị, kinh tế, suất đầu tư, tổng lợi nhuận, thời gian thu hồi vốn đầu tư, tỷ suất lợi nhuận, điểm hoà vốn và nhiều chỉ tiêu bổ sung khác tuỳ theo mục tiêu, yêu cầu của sự đánh giá

Trên cơ sở đặc điểm ngành, các chỉ tiêu của SOS Quốc tế và một số các chỉ tiêu phụ, có thể thấy rằng việc quản lý dự án xây dựng đều cần phải tuân thủ chặt chẽ không chỉ từ các yếu tố kỹ thuật mà còn cả các yếu tố quản lý tài chính, xã hội Trong phạm vi đề tài, tôi chỉ tập trung phân tích vào các chỉ tiêu điều hành quản lý

dự án, ở đây hiểu chính là các thủ tục của SOS Quốc tế đối với ngành xây dựng

Đánh giá sau dự án

Giám sát sau dự án Phù hợp Thống nhất các mục

tiêu dự án với các ưu

tiên phát triển và

chính sách

Hiệu suất Hiệu suất làm việc

trước và sau giải

Trang 33

2.2.2 Chiến lược thay đổi công nghệ, trước hết là CNTT

Cụ thể về chiến lược công nghệ mà Làng SOS Việt Nam đã thực hiện là vào thời điểm cuối 2012, tại Văn phòng quốc gia đã tiến hành đầu tư nâng cấp cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin tạo nền tảng để triển khai các dịch vụ khác cụ thể như sau:

Bảng 2.2: Nội dung và mục tiêu nâng cấp cơ sở hạ tầng CNTT-2012

Nâng cấp đường truyền Internet Cải thiện tốc độ truyền dữ liệu

Mua mới máy chủ Chạy các dịch vụ: web, portal, email

Mở rộng dịch vụ CPM sau này Phần mềm bản quyền AutoCAD LT Chuẩn hóa về bản quyền

Máy tính xách tay Trang bị cho cán bộ chủ chốt khi đi công

tác

Trang 34

Việc nâng cấp hạ tầng và trang thiết bị CNTT tại Làng SOS Việt Nam giai đoạn này nhằm hướng tới tạo dựng một nền tảng mở cho tương lai để triển khai các dịch vụ mới

2.2.3 Chiến lược số hóa dữ liệu trong hoạt động CNTT-CPM

Hiện tại với số lượng dự án gồm: 14 Làng SOS Việt Nam, 12 trường phổ thông HG, công tác quản lý toàn bộ hệ thống giấy tờ, văn bản, tài liệu xây dựng gặp rất nhiều khó khăn Việc tập trung dữ liệu tại Văn phòng đã làm cho vấn đề cộng tác giữa nhân viên quản lý xây dựng và dự án không thể kết nối Mỗi khi có văn bản mới hay trả lời cho dự án, mất từ 1-2 ngày theo đường chuyển phát

Công tác tổng hợp số liệu và ra quyết định tương đối khó khăn vì cán bộ quản lý phải tìm và phân tích số liệu thông tin Việc chuẩn hóa được dữ liệu và hình thức khai thác theo mô hình sau sẽ giải quyết vấn đề của Làng SOS Việt Nam:

Hình 2.2: Luồng chuẩn hóa dữ liệu CPM

Trang 35

- Tầng làm việc cá nhân

Cán bộ kế hoạch sử dụng phần mềm CPM để quản lý dự án về mặt tiến độ, chi phí, quản lý hợp đồng và thanh quyết toán, quản lý hồ sơ…Phần mềm CPM đóng vai trò là phần mềm công cụ để phục vụ cho các công việc cá nhân Ngoài ra, các tài liệu dự án được tạo ra từ Word hay Excel (sau khi được chuẩn hóa) cũng được luân chuyển, tổng hợp báo cáo ở các bước sau

- Tầng làm việc cộng tác

Tại tầng này, PLM Engine tạo lập và hỗ trợ môi trường làm việc công tác, thông tin từ bước làm việc trước đó được truyền trong hệ thống tạo sự kết nối giữa những người dùng và các phòng ban khác nhau Tầng này còn bổ sung thêm tính năng quản lý tài liệu kỹ thuật cho giải pháp PLM Engine được xây dựng như một

hệ thống đóng gói không hoàn toàn

- Tầng điều hành và ra quyết định

Hệ thống hỗ trợ ra quyết định là hệ thống thông minh, là tầng ứng dụng xử lý thông tin cho mục đích quản lý và điều hành Hệ thống hỗ trợ ra quyết định được thiết kế và xây dựng theo nhu cầu từng cơ quan quản lý mà chúng tôi gọi là “may đo”, dựa vào kết quả khảo sát quy mô hoạt động, tính chất nghiệp vụ, trình độ sử dụng kỹ thuật thông tin, và khả năng trang bị công nghệ khác nhau

Một số chỉ tiêu quản lý xây dựng có thể chỉ mới dừng lại là đánh giá sâu về mặt chuyên môn ví dụ như công tác thi công, công trường, dự toán v.v… mà chưa phản ánh được toàn bộ chu trình chuyển động của một dự án Các nguồn dữ liệu để phản ánh thông tin còn khá rời rạc và quản lý không tập trung do vậy dẫn tới việc mất thời gian tra cứu sau này Việc triển khai một giải pháp đồng bộ trong quản lý mang tính tất yếu đối với vấn đề quản lý dự án xây dựng tại SOS Việt Nam

oOo

Trang 36

2.3 Phân tích thực trạng các điều kiện ứng dụng CNTT-CPM trong hoạt động quản lý dự án đầu tư tại Văn phòng phối hợp Làng SOS Việt Nam

Nói tới thực trạng và các điều kiện ứng dụng CPM tại Văn phòng SOS Việt Nam, trước tiên ta sẽ đề cập tới vấn đề thông tin và tổ chức thông tin (Inforware)

Thông tin được hiểu là “sự hiểu biết của con người về một lĩnh vực hay thực thể nào

đó, có thể thu thập, lưu trữ và xử lý được” Với sự phát triển của CNTT, việc lưu trữ

và xử lý thông tin được xử lý bởi máy tính Qua đó, một khái niệm khác là dữ liệu

ra đời Dữ liệu chính là “thông tin đã được đưa vào máy tính”

Để có thể ứng dụng CPM vào thực tế, Làng SOS Việt Nam đã tạo dựng các nền tảng gồm: Thông tin (Inforware), Công nghệ (Technoware), Con người (Humanware), Tổ chức (Orgniware) Các điều kiện này trước đây tuy có nhưng chưa đầy đủ hoặc chưa có hệ thống dẫn tới việc ứng dụng CPM rất cục bộ và không

có tính thống nhất

Hình 2.3: Bốn nền tảng cơ bản để triển khai ứng dụng CPM

Trang 37

2.3.1 Thực trạng của quản lý dự án xây dựng tại Văn phòng Làng SOS Việt Nam

2.3.1.1 Một số loại dự án đầu tư xây dựng tại Làng SOS Việt Nam

Trong thời gian qua, Văn phòng Làng SOS Việt Nam đã thực hiện một số các dự án xây mới và sửa chữa cơ sở vật chất như sau:

Bảng 2.3: Một số dự án đã thực hiện tại Làng SOS Việt Nam trong các

năm gần đây

STT Loại/ tên các dự án Đặc điểm của dự án Quy mô

của dự án Nguồn vốn

1 Dự án đầu tư xây dựng

- Dự án đầu tư xây dựng

nhà bán trú của trường

HG Cà Mau

Phục vụ việc tổ chức bán trú cho học sinh

3,3 tỷ đồng

Làng SOS Quốc tế tài trợ

nhà Lưu xá thanh niên

của Làng SOS Đồng

Hới

Phục vụ việc tổ chức cuộc sống, sinh hoạt, học tập của các nam thanh niên Làng SOS Đồng Hới

4,8 tỷ đồng

Làng SOS Quốc tế tài trợ

nhà bán trú của trường

HG Nha Trang

Phục vụ việc tổ chức bán trú cho học sinh

4,4 tỷ đồng

50% Làng SOS Quốc tế, 50% UBDN Tỉnh Khánh Hòa

2 Dự án sửa chữa cơ sở

88 triệu đồng

Vốn từ nguồn giữ lại bảo hành công trình

- Dự án chống mối Làng

SOS Đà Nẵng Bảo trì bảo dưỡng

209 triệu đồng

Vốn từ nguồn sửa chữa hàng

Trang 38

năm Làng SOS Đà Nẵng

- Dự án sửa chữa trần gỗ

tại Làng SOS Việt Trì Bảo trì bảo dưỡng

557 triệu đồng

Vốn từ nguồn sửa chữa hàng năm Làng SOS Việt Trì

[Nguồn: Bộ phận xây dựng]

Công tác quản lý dự án xây dựng tại Văn phòng Làng SOS Việt Nam chủ yếu là điều phối thông tin, trả lời các công văn về mặt chính sách và kĩ thuật cho các dự

án Loại hình dự án chủ yếu gồm:

- Dự án đầu tư xây dựng mới công trình

- Dự án sửa chữa một hay nhiều phần hạng mục trong công trình

Trang 39

- Thường xuyên cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực đầu tư XDCB như: quy trình thẩm định dự án đầu tư, quy trình thẩm định và phê duyệt thiết kế, dự toán, quy trình tổ chức đấu thầu, quy trình quyết toán,…đã rút ngắn thời gian thẩm định, giảm bớt phiền hà nhanh chóng đưa dự án vào thực hiện làm cho công tác QLDA được hiệu quả Trình độ của cán bộ quản lý cũng tăng lên theo thời gian

Tuy nhiên có một số dự án việc thực hiện chưa tốt công tác QLDA gây không ít khó khăn cho việc thanh quyết toán do các vấn đề như ra quyết định gây trượt giá so với dự toán ban đầu và phải tính toán lại dự toán phát sinh

- Việc quản lý tiến độ rất khó khăn vì các nhà thầu tại địa phương thường không áp dụng đúng các qui chuẩn về báo cáo tiến độ cho chủ đầu tư

- Hai là chất lượng thực hiện trong khâu lập dự án đầu tư, lập thiết kế kỹ thuật, thẩm định trình phê duyệt, thi công còn hạn chế Nhất là khâu thẩm định phê duyệt hồ sơ còn nhiều bất cập Việc chuyển thông tin từ dự án tới Văn phòng có thể mất tới 2-3 ngày, trong khi đó việc cập nhật nhật kí thi công hay các vấn đề phát sinh trong quá trình thi công lại đến với người quản lý rất chậm

Khi chưa ban hành quy chế cụ thể về công tác thẩm định dự án đầu tư thì bộ phận quản lý xây dựng nhận được hồ sơ và xem xét thẩm định mất rất nhiều thời gian, cán bộ thẩm định chuyên môn còn hạn chế nên gây tranh luận kéo dài, thẩm định nhiều lần nhưng không mang lại hiệu quả Hồ sơ dự án được trình qua nhiều cấp nên từ lúc trình đến lúc phê duyệt mất nhiều thời gian gây chậm trễ

Kết quả của các công trình xây dựng tại Làng SOS Việt Nam không mang nhiều ý nghĩa về mặt kinh tế nhưng mang nhiều ý nghĩa về mặt xã hội Việc chậm tiến độ hay những thay đổi ảnh hưởng đến dự án đều ảnh hưởng tới các vấn đề như chậm đón trẻ vào làng hay sắp xếp cho các trẻ trong làng, gây xáo trộn cuộc sống

Để làm rõ thực trạng trên, cần tiến hành phân tích tiếp một số các yếu tố khác ảnh hưởng tới kết quả thực hiện dự án đầu tư theo các chỉ tiêu: tiến độ thực

Trang 40

hiện, chất lượng, chi phí thực hiện từ đó tìm ra các nhân tố ảnh hưởng để làm cơ sở

đề xuất giải pháp nhằm nâng cao năng lực quản lý dự án của cán bộ xây dựng nói riêng và Làng SOS Việt Nam nói chung

2.3.2 Nghiên cứu dữ liệu, thông tin

Trên thực tế, việc thu thập và xử lý thông tin xây dựng (Inforware), tức là

quá trình ghi chép lại dữ liệu tại Văn phòng SOS Việt Nam chủ yếu là nửa văn bản cứng và nửa đã được số hóa (tức là thông tin đã được lưu và xử lý bởi máy tính)

Bảng 2.4: Thông tin và cách lưu trữ hiện tại Làng SOS Việt Nam

Các văn bản phê duyệt dự án đầu tư xây

cơ bản nhất của phương pháp lưu trữ thông tin hiện tại là phù hợp với qui mô dự án nhỏ, ít dự án và sự liên quan các dự án không cao

Tiêu đề	Luận văn giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý dự án xây dựng tại văn phòng phối hợp làng SOS Việt Nam
Trường học	Trường Đại học Xây dựng Hà Nội
Chuyên ngành	Quản lý dự án xây dựng, Công nghệ thông tin
Thể loại	Luận văn thạc sĩ
Năm xuất bản	2012
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	141
Dung lượng	2,26 MB