LỜI NÓI ĐẦU Chúng ta đang sống trong một thế giới mà sự thay đổi đang diễn ra một cách nhanh chóng trên mọi phương diện Khoa học – công nghệ phát triển làm xuất hiện các sản phẩm mới và những khái niệ[.]
Trang 1LỜI NÓI ĐẦU
Chúng ta đang sống trong một thế giới mà sự thay đổi đang diễn ra một cách nhanh chóng trên mọi phương diện Khoa học – công nghệ phát triển làm xuất hiện các sản phẩm mới và những khái niệm mới về tổ chức cũng như không gian làm việc Cách thức tiến hành hoạt động sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp cũng cần phải cải tiến để có thể đáp ứng tốt hơn những yêu cầu mới từ thị trường
Điều này đặt ra thách thức rất lớn đối với mỗi nhà quản trị và các tổ chức là cần xây dựng một cơ chế hoạt động phù hợp, một khả năng ứng xử linh hoạt, thích nghi nhanh với những biến đổi của môi trường để tồn tại và phát triển
Tập bài giảng “Quản trị học” được biên soạn nhằm hệ thống lại những kiến thức cơ bản nhất về quản trị tổ chức Bên cạnh đó, tập bài giảng có bổ sung các ví dụ minh họa, hệ thống câu hỏi ôn tập và tình huống thảo luận làm rõ hơn lý thuyết, nhờ đó giúp sinh viên có thể tự nghiên cứu và luyện tập
Tập bài giảng này có thể dùng làm tài liệu học tập cho đối tượng học sinh sinh viên chuyên ngành kế toán và kinh tế nói chung
Ngoài lời mở đầu, mục lục, tập bài giảng được kết cấu thành 7 chương:
Chương 1: Những vấn đề chung về quản trị;
Chương 2: Các lý thuyết quản trị;
Chương 3: Thông tin và ra quyết định quản trị;;
Chương 4: Chức năng hoạch định;
Chương 5: Chức năng tổ chức;
Chương 6: Chức năng lãnh đạo;
Chương 7: Chức năng kiểm tra.
Mặc dù đã hết sức cố gắng, nhưng chắc chắn tài liệu này không thể tránh khỏi những thiếu sót Rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của bạn đọc để tiếp tục hoàn thiện
và nâng cao chất lượng của cuốn tài liệu này.
Các tác giả.
Trang 2Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ
1.1 TỔ CHỨC VÀ QUẢN TRỊ TỔ CHỨC 1.1.1 Tổ chức là gì?
Thời nguyên thuỷ, con người đã phải sống với nhau thành bầy, đàn để cùng săn bắn hái lượm Khi những thứ có sẵn trong tự nhiên dần cạn kiệt, họ phải phối hợp với nhau nhiều hơn để có thể thu được kết quả tốt hơn từ các cuộc săn bắn đó
Xã hội ngày càng phát triển, những công việc phức tạp, khó khăn ngày càng nhiều, do
đó con người lại càng phải liên kết với nhau chặt chẽ Đó là các doanh nghiệp, các tổ chức chính trị, các tổ chức xã hội …để tạo ra của cải vật chất, bảo vệ quốc gia, phục vụ nhu cầu tinh thần cho con người… Trên phạm vi quốc tế, ngày càng có nhiều các tổ chức được thành lập nhằm giải quyết những mối quan tâm chung của nhân loại, giải quyết mâu thuẫn riêng giữa các quốc gia với mục đích cùng tồn tại lâu dài và phát triển bền vững
Như vậy, tổ chức là một yếu tố cần thiết của xã hội loại người, từ xã hội sơ khai đến xã hội hiện đại Tổ chức giúp thực hiện được những việc mà các cá nhân không thể làm được Vậy thế nào là tổ chức? Có 3 dấu hiệu:
- Do một nhóm người liên kết lại với nhau
- Có những mục đích, mục tiêu chung
- Có cơ cấu sắp xếp nhất định
Tổ chức là tập hợp của hai hay nhiều người hoạt động trong cùng một hình thái, cơ cấu nhất định và hoạt động vì mục tiêu chung.
Chẳng hạn trong các đối tượng: doanh nghiệp, đám đông, đội bóng thì đám đông không phải là tổ chức
1.1.2 Khái niệm quản trị và các phương diện của quản trị
1.1.2.1 Khái niệm quản trị
Tại sao thời cổ xưa con người tạo lên được những công trình cổ vĩ đại như Vạn Lý Trường Thành, Tháp Ai Cập? Để làm được điều đó tất yếu phải huy động rất nhiều người,
họ phải cùng chung một chí hướng, phải có ai đó chỉ đạo những con người này… Hay nói cách khác phải có hoạt động quản trị
Quản trị - hiểu đơn giản nhất là những hoạt động cần thiết được thực hiện khi con người liên kết lại với nhau trong các tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu chung
Như vậy hoạt động quản trị xuất hiện khi con người hợp lại với nhau thành tổ chức Mỗi cá nhân không thể tồn tại một mình mà không có sự liên kết với ai (như Rô- bin sơn trên hoang đảo) mà cần phải có một tổ chức nào đó Và khi đó sẽ có hoạt động quản trị để chỉ ra họ sẽ phải làm gì và làm như thế nào, khi nào làm cho những mục tiêu chung
Các chuyên gia về phát triển kinh tế ở các nước đang phát triển đã tổng kết những năm gần đây cho thấy: Sự cung cấp tiền bạc hoặc kỹ thuật, công nghệ không đem lại sự phát triển Yếu tố hạn chế trong hầu hết mọi trường hợp là sự thiếu thốn về chất lượng và sức mạnh của các nhà quản lý Còn theo Ngân hàng Châu Mỹ “có 90% thất bại trong kinh doanh là do sự thiếu năng lực và kinh nghiệm quản lý"
Nguồn: http://voer.edu.vn/
Có rất nhiều khái niệm về quản trị:
Quản trị là quá trình làm việc với và thông qua người khác để thực hiện các mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn biến động.
- Làm việc với và thông qua người khác: Các nhà quản trị phải thông qua con người để
Trang 3- Mục tiêu: là sự mong đợi của các nhà quản trị trong tương lai cho tổ chức của mình Mục tiêu mà các doanh nghiệp mong đợi là thu được lợi nhuận
Khi thực hiện một mục tiêu nào đó của tổ chức, các nhà quản trị phải xem xét tới kết quả
có đạt được hay không và phải duy trì tính hiệu quả của tổ chức bằng cách sử dụng hợp lý các chi phí và loại trừ sự lãng phí các nguồn tài nguyên hạn chế
- Môi trường luôn biến động: Ngày nay, tốc độ thay đổi của môi trường diễn ra mạnh
mẽ Các nhà quản trị phải đối mặt với nhiệm vụ khó khăn là phải chuẩn bị cho sự thay đổi, đồng thời cũng phải thích nghi với những thay đổi đó thay vì trở nên thụ động tuân theo nó Nhận thức về nguồn gốc chủ yếu của sự thay đổi là một khía cạnh rất cần thiết trong tư duy của các nhà quản trị
Hiểu cách khác:
Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị lên các đối tượng quản trị nhằm đạt được những mục tiêu chung nhất định trong điều kiện biến động của môi trường.
Vậy phải tồn tại hệ quản trị gồm có chủ thể quản trị và đối tượng quản trị: Chủ thể quản trị có thể là một người hoặc một nhóm người, là tác nhân tạo ra các tác động quản trị, nhằm dẫn dắt các đối tượng quản trị đi đến mục tiêu
Nếu quản trị hoạt động sản xuất kinh doanh trong một doanh nghiệp thì chủ thể
quản trị là Ban Giám đốc, đối tượng quản trị là người lao động và các tài sản của
doanh nghiệp, mục tiêu quản trị là tạo ra lợi nhuận Nhưng nếu quản trị một doanh
nghiệp thì lúc này chủ thể quản trị là chủ sở hữu doanh nghiệp còn đối tượng quản trị chính là doanh nghiệp hay chính là toàn bộ nhân lực, tài lực, vật lực của doanh nghiệp
(bao gồm cả Ban giám đốc và người lao động, tài sản), mục tiêu là sự phát triển của doanh nghiệp
Quản trị là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các hoạt động và các nguồn lực của tổ chức nhằm đạt được mục đích của tổ chức với kết quả và hiệu quả cao trong điều kiện môi trường luôn biến động.
Mục tiêu của quản trị là tạo ra giá trị thặng dư, tức là tìm ra phương thức thích hợp để thực hiện công việc nhằm đạt hiệu quả cao nhất với chi phí các nguồn lực ít nhất
Nói chung, quản trị là một quá trình phức tạp mà các nhà quản trị phải tiến hành nhiều hoạt động từ khâu đầu đến khâu cuối của một chu kỳ hoạt động của tổ chức, thực chất của quản trị là quản trị các yếu tố đầu vào, quá trình hoạt động, các yếu tố đầu ra theo chu trình quá trình hoạt động của một tổ chức
Những quan niệm trên dù có khác nhau về cách diễn đạt, nhưng nhìn chung đều thống nhất ở chỗ quản trị phải gồm ba yếu tố (điều kiện):
Thứ nhất: Phải có chủ thể quản trị là tác nhân tạo ra tác động quản trị và một đối
tượng quản trị tiếp nhận sự tác động đó Tác động có thể chỉ một lần và cũng cũng có thể nhiều lần
Thứ hai: Phải có mục tiêu đặt ra cho cả chủ thể và đối tượng quản trị Mục tiêu này là
căn cứ để chủ thể tạo ra các tác động Sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị được thực hiện trong một môi trường luôn luôn biến động Về thuật ngữ chủ thể quản trị bao gồm một người hoặc nhiều người, còn đối tượng quản trị là một tổ chức, một tập thể con người hoặc giới vô hình (máy móc, thiết bị, đất đai, thông tin,…)
Thứ ba: Phải có các nguồn lực để chủ thể quản trị khai thác và vận dụng trong quá
trình quản trị
Trang 4
quản
trị
(hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra) tượng
quản trị
lực ( nhân lực, tài chính,
Hình 1.1 Sơ đồ quá trình quản trị
1.1.2.2 Những phương diện cơ bản của quản trị tổ chức
Quản trị tổ chức cũng giống như con người có 2 phương diện: Về kỹ thuật, con người đều giống nhau, nhưng con người khác nhau về mặt xã hội ( tính cách, sở thích, dáng đi, điệu cười, trình độ…)
- Phương diện tổ chức - kỹ thuật của quản trị tổ chức (tương đồng trong hoạt động quản trị ở mọi tổ chức và đối với mọi nhà quản trị.)
Xét trên phương diện này, quản trị trả lời các câu hỏi:
Quản trị là làm gì? Dù ở loại hình tổ chức nào thì nhà quản trị đều phải thực hiện
những quá trình quản trị gồm lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra
Đối tượng chủ yếu của quản trị? Đó là mối quan hệ giữa con người bên trong và bên
ngoài tổ chức Chủ thể quản trị tác động lên đối tượng con người, thông qua đó tác động lên các yếu tố vật chất và phi vật chất khác như vốn, vật tư, máy móc, thiết bị, công nghệ, thông tin để tạo ra kết quả cuối cùng cho toàn bộ tổ chức Vậy về thực chất thì quản trị tổ chức chính là quản trị con người, biến sức mạnh của nhiều người thành sức mạnh chung của tổ chức để đi tới mục tiêu
Quản trị được tiến hành khi nào? Đối với một tổ chức, quản trị là quá trình được thực
hiện liên tục theo thời gian Trong mối quan hệ với thời gian, quản trị là tập trung những cố gắng tạo dựng tương lai mong muốn trên cơ sở của quá khứ và hiện tại Quản trị là những hành động có thể gây ảnh hưởng to lớn và lâu dài đối với tổ chức
Mục đích của quản trị tổ chức là gì? Nhiệm vụ của nhà quản trị là thực hiện mục đích
của tổ chức với hiệu quả cao nhất Trong mọi loại hình tổ chức, mục đích của mọi nhà quản trị là đều tạo ra giá trị thặng dư cho tổ chức và các thành viên của nó Để tạo ra giá trị gia tăng cho tổ chức, nhà quản trị phải xác định được những mục tiêu đúng (có tính hiệu lực) và thực hiện mục tiêu với hiệu quả cao (tính hiệu quả)
Như vậy, quản trị trên phương diện tổ chức - kỹ thuật cho thấy có nhiều điểm tương đồng trong hoạt động quản trị ở mọi tổ chức và đối với mọi nhà quản trị Do vậy, quản trị
tổ chức là lĩnh vực mang tính khoa học và có thể học tập để trở thành nhà quản trị
- Phương diện kinh tế - xã hội của quản trị tổ chức (thể hiện đặc trưng quản trị của từng tổ chức)
Xét trên phương diện này, quản trị trả lời các câu hỏi:
Tổ chức thành lập và hoạt động vì mục đích gì? Ai nắm quyền lãnh đạo và điều hành
tổ chức? Ai là đối tượng và khách thể quản trị? Giá trị gia tăng nhờ hoạt động quản trị thuộc
về ai?
Tổ chức được các thể nhân, pháp nhân, các lực lượng khác nhau lập ra nhằm thực hiện những mục đích riêng Với các yếu tố trên, quản trị các doanh nghiệp khác với quản trị nhà trường, quản trị một hãng hàng không khác với quản trị một bệnh viện Như vậy, phương
diện kinh tế - xã hội thể hiện đặc trưng quản trị của từng tổ chức - vừa thể hiện tính phổ
biến, vừa thể hiện tính đặc thù của quản trị
Ta đi xem xét hoạt động quản trị tại một doanh nghiệp may:
Trang 5- Về phương diện tổ chức kỹ thuật: nhà quản trị thực hiện những hoạt động quản trị: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra một cách liên tục và tác động lên đối tượng quản trị, tạo ra giá trị gia tăng cho tổ chức (tính phổ biến)
- Về phương diện kinh tế - xã hội: Mục đích của doanh nghiệp này là tìm kiếm lợi nhuận thông qua sản xuất sản phẩm may mặc với mẫu mã phong phú, cung cấp cho khách hàng với chất lượng sản phẩm và dịch vụ tốt; có văn hóa doanh nghiệp; có một nhà lãnh đạo với phong cách và phương pháp lãnh đạo riêng có thể hoàn thành mục tiêu của tổ chức
mình (tính đặc thù)
1.1.3 Các chức năng quản trị và vai trò của quản trị
1.1.3.1 Các chức năng của quản trị
Có nhiều ý kiến khác nhau về sự phân chia các chức năng của quản trị:
- Năm 1930, Gulick và Urwich đã nêu 7 chức năng: Lập kế hoạch, tổ chức, quản trị nhân sự, chỉ huy, phối hợp, kiểm tra, tài chính
- Năm 1936 Henry Fayol - cha đẻ của phương pháp quản trị theo chức năng đã chỉ rõ 5 chức năng là : hoạch định, tổ chức, chỉ huy, phối hợp, kiểm tra
- Năm 1960, KoontxOKonnell nêu 5 chức năng: Lập kế hoạch, tổ chức, quản trị nhân
sự, lãnh đạo, kiểm tra
- Trong hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000: 2000
Quản trị = Định hướng + Kiểm soát
Gần đây, người ta chia chức năng quản trị thành 4 chức năng :
- Lập kế hoạch: Là việc lựa chọn một đường lối hành động mà một tổ chức và mọi bộ
phận phải tuân theo Nhà quản trị phải vạch ra mục tiêu, thiết lập chiến lược thực hiện và phối hợp các hoạt động
- Tổ chức: Là việc xác định một cơ cấu định trước về các vai trò để con người có thể
đảm đương trong một tổ chức Điều đó có nghĩa là xác định những hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu, nhóm gộp các hoạt động đó trở thành các bộ phận phòng ban, giao cho mỗi nhóm một người quản lý, giao phó quyền hạn để thực hiện hoạt động và phối hợp các bộ phận với nhau
- Lãnh đạo: Là sự tác động đến con người sao cho họ sẵn sàng cố gắng hướng tới mục
tiêu của nhóm, của tổ chức
- Kiểm tra: Là việc đo lường, điều chỉnh các hoạt động của các bộ phận so với mục
tiêu, kế hoạch đặt ra
Những chức năng trên đây là phổ biến đối với mọi nhà quản trị, dù cho đó là Tổng giám đốc, Hiệu trưởng một trường học, trưởng phòng cơ quan, hay là một tổ trưởng trong một xí nghiệp
Dĩ nhiên, phổ biến không phải là đồng nhất, vì mỗi tổ chức đều có những đặc điểm về môi trường, xã hội, ngành nghề, quy trình công nghệ riêng nên hoạt động quản trị cũng khác nhau Những cái khác nhau đó chỉ là khác nhau về mức độ phức tạp, phương pháp thực hiện chứ không phải khác nhau về bản chất
1.1.3.2 Vai trò của quản trị tổ chức
Quản trị là hoạt động cần thiết vì con người cần tồn tại và hoạt động trong các tổ chức Quá trình tạo ra của cải vật chất, tinh thần, đảm bảo cuộc sống an toàn cho cộng đồng xã hội ngày càng được thực hiện trên qui mô lớn với tính phức tạp ngày càng cao, đòi hỏi sự phân công, hợp tác giữa con người trong tổ chức càng lớn
Vì vậy, vai trò của quản trị tổ chức được thể hiện thông qua việc:
Trang 6- Giúp tổ chức và các thành viên nhận thấy hướng đi của mình Đây là yếu tố đầu tiên
và quan trọng nhất đối với mọi con người và tổ chức, giúp tổ chức thực hiện được mục đích của mình, đạt được được những thành tích ngắn hạn và dài hạn, tồn tại và phát triển không ngừng
- Giúp tổ chức phối hợp các nguồn lực để đạt được mục đích quản trị Đó là nguồn nhân lực, vật lực, tài lực và thông tin Nếu không có nguồn lực thì không có cơ sở để thực hiện các mụctiêu của quản trị
- Giúp tổ chức thích nghi với môi trường, nắm bắt cơ hội, tận dụng hết các cơ hội và giảm bớt tác động của các nguy cơ liên quan đến tổ chức, tác động tích cực tới môi trường, góp phần bảo vệ môi trường
1.1.4 Bản chất của quản trị
Quản trị là một khoa học, một nghệ thuật và là một nghề.
- Tính khoa học (phải có phương pháp, không thể tuỳ tiện)
Tính khoa học đòi hỏi các nhà quản trị phải nhận thức và vận dụng các quy luật của tự nhiên, của xã hội, của tư duy áp dụng các thành tựu khoa học - kỹ thuật như các phương pháp dự đoán, phương pháp tâm lý xã hội, các công cụ xử lý lưu trữ, truyền thông: máy vi tính, máy fax, điện thoại, mạng internet trong quá trình quản trị thì sẽ giúp họ đạt kết quả mong muốn, nếu làm ngược lại, kết quả và hiệu quả quản trị sẽ không cao, thậm chí tố chức
sẽ không đạt được mục tiêu đã đề ra
- Tính nghệ thuật
Tính nghệ thuật xuất phát từ tính đa dạng, phong phú của sự vật hiện tượng kinh tế
xã hội Không phải mọi hiện tượng đều mang tính qui luật Mặt khác do bản chất quản trị trong tổ chức suy cho cùng là tác động lên con người với những nhu cầu hết sức đa dạng, phong phú, với những tâm tư tình cảm khó có thể cân đo, đong, đếm được Những mối quan hệ con người đòi hỏi nhà quản trị phải có cách xử lý khéo léo, linh hoạt… phải có một nghệ thuật
- Là một nghề: Muốn quản trị có kết quả thì trước tiên nhà quản trị tương lai phải được phát hiện năng lực, sau đó cần phải được đào tạo về kiến thức, kỹ năng, tay nghề, kinh nghiệm một cách chu đáo để phát hiện, nhận thức một cách chuẩn xác và đầy đủ các quy luật khách quan, đồng thời có phương pháp nghệ thuật thích hợp nhằm tuân thủ đúng các đòi hỏi của các quy luật đó Các quy luật mà quản trị áp dụng, tính phổ biến và quan trọng của quản trị trong một tổ chức như quy luật cạnh tranh, quy luật cung cầu, quy luật tâm lý…
Ngoài ra, nhà quản trị cũng phải có lòng ham mê, yêu thích nghề quản trị và cần có những đức tính nhất định Những đức tính đó là: có hoài bão, tầm nhìn; có nhiệt huyết và sung sức; có ham muốn vươn lên; có lòng tự tin và lạc quan; không nản trí khi thất bại; có sức sáng tạo; có khả năng đương đầu với bất trắc; có khả năng tự kiểm soát được bản thân
Vì vậy, một người muốn trở thành một nhà quản trị phải có kiến thức và đức tính của một nhà quản trị: ưa mạo hiểm, năng lực tư duy, khả năng quan hệ với con người
1.2 NHÀ QUẢN TRỊ (QUẢN TRỊ VIÊN – MANAGER) 1.2.1 Khái niệm
Nhà quản trị là chủ thể trong hệ thống quản trị, là người đưa ra các tác động quản trị
- Theo chức năng quản trị: Nhà quản trị là người hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát hoạt động trong tổ chức nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức
Trang 7- Theo hoạt động tác nghiệp: Nhà quản trị là người đảm nhận chức vụ nhất định trong
tổ chức, điều khiển công việc của các bộ phận, cá nhân dưới quyền và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của họ
Nhà quản trị là người điều khiển công việc của những người thừa hành Họ tác động
lên các đối tượng quản trị nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức một cách hiệu quả Do vậy, công việc chính của các quản trị viên là công việc quản trị Tuy nhiên, ngoài ra họ cũng có thể thực hiện các công việc chuyên môn
Người thừa hành:
Trong một tổ chức thì đối tượng quản trị được gọi là những người thừa hành Họ là những người trực tiếp làm một công việc hay một nhiệm vụ nào đó trong tổ chức gắn với chuyên môn nghề nghiệp của mình Chẳng hạn, một công nhân trong một dây chuyền sản xuất, một nhân viên bán hàng, một kỹ sư thiết kế
Chúng ta gọi là người thừa hành vì họ không có quyền đưa ra các quyết định cho những người khác mà phải nhận lệnh để thực hiện các công việc chuyên môn hàng ngày đồng thời phải tuân theo những qui định, qui tắc, định hướng và nhiệm vụ do chủ thể qui định và giao cho
1.2.2 Các cấp bậc quản trị
Hình 1.2 : Các cấp quản trị trong tổ chức
- Nhà quản trị cấp cao ( Top manager)
Là người đứng đầu tổ chức, chịu trách nhiệm về thành quả cuối cùng trong tổ chức Chức năng chính của quản trị viên cấp cao trong tổ chức là xây đựng các chiến lược hành động và phát triển của tổ chức Các chức danh của quản trị viên cấp cao trong các đơn vị sản xuất kinh doanh thường là chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch, uỷ viên hội đồng quản trị, các tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc
- Nhà quản trị cấp trung ( Middle manager)
Đó là nhà quản trị hoạt động ở trên các quản trị viên cấp cơ sở và ở dưới quản trị viên cấp cao Nhiệm vụ của là đưa các quyết định chiến thuật thực hiện chính sách và kế hoạch của tổ chức, phối hợp các hoạt động, các công việc thực hiện nhằm hướng đến việc hoàn thành mục tiêu chung
Các nhà quản trị viên cấp trung gian có thể là các trưởng phòng ban, trưởng các bộ phận trực thuộc, có trách nhiệm phụ trách các mảng các lĩnh vực hoạt động Với cương vị này, họ vừa trực tiếp điều hành và phối hợp hoạt động của các quản trị viên cấp cơ sở vừa điều khiển các nhân viên khác thuộc quyền
QTV cÊp cao QTV cÊp trung QTV cÊp c¬
së
Các quyết định chiến lược
Các quyết định chiến thuật Các quyết định tác nghiệp
Ng êi thõa hµnh Thực hiện quyết định
Trang 8Ngày nay, với sự phát triển của hệ thông thông tin, cho phép nhà quản trị cấp cao có thể trực tiếp điều hành xuống cấp cơ sở nên nhà quản trị cấp trung đã được giảm bớt
- Nhà quản trị cấp cơ sở (Fist line manager)
Họ là nhà quản trị ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc quản trị trong tổ chức như: các đốc công, quản đốc hay trưởng các bộ phận, trưởng nhóm, trưởng khoa, trưởng bộ môn Phần lớn thời gian của các quản trị viên cấp cơ sở được sử dụng vào việc giám sát điều hành nhân viên thuộc quyền và đưa ra các quyết định tác nghiệp hàng ngày (nhận các báo cáo từ các nhân viên và đưa ra các mệnh lệnh) Phần còn lại được giành cho gặp gỡ, báo cáo hội họp với cấp trên hoặc quan hệ với các đồng nghiệp thuộc các bộ phận khác Đa số các quản trị viên cấp cơ sở tham gia vào công việc chuyên môn
Tuy nhiên, các tổ chức trong xã hội không nhất thiết có hệ thống các nhà quản trị được sắp xếp như hình nón trên Tuỳ theo đặc điểm từng tổ chức, có trường hợp có số lượng quản trị viên cấp cao nhiều hơn quản trị viên cấp trung và cấp cơ sở Ví dụ như những đoàn thể có tính chất chính trị, thành viên của đoàn chủ tịch có thể rất đông so với các cấp quản trị ở dưới
Sự khác nhau giữa nhà quản lý điều hành và nhà quản lý cấp cao
Xác định đúng chức năng và đặc trưng của vị trí quản lý, lãnh đạo sẽ giúp tăng được năng lực chung của tổ chức và đội ngũ nòng cốt
Yêu cầu những người khác phải hoàn
thành nhiệm vụ
Truyền cảm hứng cho con người theo các
ý tưởng mới Điều hành hoạt động của tổ chức theo
điều lệ, nội quy, chính sách, chủ trương về
quy trình, quy định
Hoạt động vượt khỏi các quy định, điều lệ, nội quy,… để tìm kiếm sự thay đổi phù hợp
Làm các việc cho đúng Làm cho đúng công việc
Quan tâm đến năng suất, kết quả Quan tâm đến hiệu lực
Quản trị và duy trì hoạt động Sáng tạo các ý tưởng mới và phát triển
Tập trung chỉ đạo hệ thống và tổ chức
Tin cậy vào sự kiểm soát, kiểm tra Tin cậy vào sự tín nhiệm, giao phó, niềm
tin, hy vọng
Tổ chức các cán bộ và nhân viên Chỉ ra hướng đi cho con người
Tập trung cho các hoạt động mang tính
chiến thuật, tổ chức và hệ thống Tập trung cho các hoạt động mang tínhtriết lý, giá trị cơ bản và mục tiêu Quan tâm đến kế hoạch ngắn hạn và trước
Phải hỏi và trả lời câu hỏi: khi nào? và
làm như thế nào? Hỏi và trả lời câu hỏi: Làm gì? Và Tại saophải làm gì? Lập kế hoạch chi tiết và tiến độ thực hiện Phát triển tầm nhìn và xây dựng chiến
lược Tránh rủi ro và mạo hiểm Chấp nhận rủi ro và mạo hiểm
Động viên con người tuân thủ các quy
định và tiêu chuẩn Khuyến khích con người thay đổi và sángtạo
Trang 91.2.3 Kỹ năng quản trị
Kỹ năng quản trị là năng lực thực hiện công việc của nhà quản trị để có thể hoàn thành tốt các nhiệm vụ, Robert Katz đã tổng hợp 3 loại kỹ năng mà mỗi nhà quản trị cần phải có và những kỹ năng đó có ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động quản trị mà họ phụ trách, đồng thời cũng có ảnh hưởng đến sự phát triển của nghề nghiệp của các nhà quản trị
Ba loại kỹ năng đó là: Kỹ năng kỹ thuật, kỹ năng nhân sự và kỹ năng tư duy
- Kỹ năng kỹ thuật (technical Skills)
Là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhà quản trị, để có thể thực hiện một công việc
cụ thể Ví dụ như soạn thảo hợp đồng pháp lý kinh tế, thiết kế máy móc, lập một kế hoạch marketing, tổ chức thực hiện kế hoạch, kiểm tra Những kỹ năng này rất cần thiết đối với các kỹ sư thiết kế, các nhà nghiên cứu thị trường, các chuyên viên kế toán, các lập trình viên
vi tính, các nhà quản trị, Nhà quản trị muốn có được kỹ năng này thì phải theo học ở các trường chuyên nghiệp, các khoá huấn luyện nghề nghiệp hoặc các lớp bồi dưỡng do cơ quan
tổ chức
- Kỹ năng nhân sự và truyền thông (Human Skills) - Tương tác với người khác
Kỹ năng nhân sự là kỹ năng liên quan đến khả năng cùng làm việc, động viên và điều khiển con người và tập thể trong tổ chức Một nhà quản trị nếu có sự thông đạt hữu hiệu (nói và viết), có thái độ quan tâm tích cực đến người khác và khung cảnh làm việc, xây dựng không khí hợp tác trong lao động, biết cách tác động và hướng dẫn, động viên các nhân viên dưới quyền thì sẽ hoàn thành các kết quả kỳ vọng Nhà quản trị muốn có kỹ năng nhân sự cần có tri thức
Kỹ năng truyền thông là năng lực gửi và nhận thông tin, ý tưởng, tình cảm và các quan điếm Chúng bao gồm các kỹ năng dùng lời nói, chữ viết, ngôn ngữ không lời Phần lớn thời gian, các nhà quản trị thường dùng các kỹ năng này Do đó các nhà quản trị phải có khả năng truyền thông có hiệu quả Tuy nhiên, tại các trường chuyên nghiệp kỹ năng này chưa được quan tâm đúng mức, mà thường chú trọng về kỹ năng kỹ thuật
Bên cạnh đó, năng suất lao động phụ thuộc nhiều vào tâm lý, giới tính và các giá trị văn hoá của người lao động, do đó các nhà quản trị cần phải có những hiểu biết cần thiết về văn hoá, tâm lý con người, những giá trị của mỗi nhóm chủng tộc để truyền thông hiệu quả
- Kỹ năng tư duy (Concentual Skill)
Đây là loại kỹ năng có vai trò đặc biệt quan trọng, đòi hỏi nhà quản trị đưa ra các quyết định đúng đắn trong mọi tình huống Đặc biệt là với những bất trắc đe doạ , kìm hãm
sự phát triển của tổ chức Nhà quản trị cần phải có phương pháp tổng hợp tư duy hệ thống, biết phân tích mối liên hệ giữa các bộ phận và các chức năng trong tổ chức, có thể thể giải quyết các xung đột và sự thay đổi để đưa tổ chức trở về trạng thái ổn định, cân bằng Đồng thời họ cũng cần có khả năng xây dựng các mục tiêu, phương án duy trì và phát tổ chức
Kỹ năng nhân sự & truyền thông
Kỹ năng tư duy
Kỹ năng kỹ thuật
QTV cÊp c¬
së
QTV cÊp trung
Trang 10Hình 1.3 Mối quan hệ giữa các kỹ năng quản trị với các cấp quản trị
Kỹ năng tư duy là cần thiết nhất đối với nhà quản trị cấp cao vì những kế hoạch và quyết định ở cấp quản trị có ảnh hưởng chung đến sự tồn tại của tổ chức Kỹ năng kỹ thuật trái lại đặc biệt quan trọng hơn đối với quản trị cấp cơ sở vì ở cấp này, các quản trị viên cấp
cơ sở là người trực tiếp làm việc với các nhân viên, đôn đốc và chỉ dẫn họ, thậm chí còn trực tiếp tham gia vào công việc chuyên môn hàng ngày
Riêng đối với kỹ năng nhân sự và truyền thông thì với bất kỳ nhà quản trị cấp nào cũng cần thiết Bởi nếu các quản trị viên không có khả năng nắm bắt thông tin, phối hợp, làm việc với con người thì một mình họ không thể hoàn thành công việc Nhà quản trị chỉ
có thể đạt được mục tiêu của mình thông qua những người khác
1.2.4 Vai trò của nhà quản trị
Trong thực tiễn hoạt động, nhà quản trị phải ứng xử theo những cách khác nhau đối với cấp trên, cấp dưới, với khách hàng, các cơ quan chủ quản, đối thủ cạnh tranh, các cổ đông của tổ chức hay với quần chúng xã hội.…
Henry Mentzberg (nhà nghiên cứu Hoa kỳ) qua nghiên cứu nhiều hoạt động quản trị
đã tập hợp 10 vai trò phổ biến nhất của các nhà quản trị, chúng được tập trung trong 3
nhóm lớn là: Vai trò với con người, vai trò thông tin và vai trò ra quyết định
1.2.4.1 Vai trò quan hệ với con người
Những vai trò này bao hàm các mối quan hệ giữa người với người Nhà quản trị có thể liên hệ với con người thông qua các vai trò đại diện, vai trò lãnh đạo hay vai trò liên kết
- Vai trò người đại diện (vai trò tượng trưng): Biểu hiện là nhà quản trị là người đại
diện cho tổ chức hay cho bộ phận trước các tổ chức hay bộ phận khác hay với môi trường
- Vai trò người lãnh đạo: Vai trò lãnh đạo bao hàm trách nhiệm trực tiếp điều hành và
phối hợp hoạt động của cấp dưới để thực hiện các mục tiêu của tổ chức Trong vai trò này, một số khía cạnh gắn liền với công tác nhân sự như tuyển dụng, thăng chức, sa thải Một số khía cạnh khác có liên quan đến việc thúc đẩy và động viên cấp dưới hoàn thành nhiệm vụ
để đáp ứng nhu cầu của tổ chức
- Vai trò liên kết: Nhà quản trị thiết lập mối quan hệ giữa những người bên trong và
ngoài tổ chức để phối hợp hoạt động trong tổ chức cũng như tranh thủ sự ủng hộ từ bên ngoài Nhà quản trị tiến hành các hoạt động nhằm thiết lập mối quan hệ giữa những người bên trong và bên ngoài tổ chức Trong vai trò này nhà quản trị tìm kiếm sự hỗ trợ ủng hộ của khách hàng, các nhà cung cấp, và các cơ quan quản lý nhà nước để đem lại sự thành công cho tổ chức Nếu là bên trong tổ chức thì nhà quản trị cấp trung gian là người liên lạc giữa nhà quản trị viên cấp cao và cấp cơ sở Đến lượt mình nhà quản trị cấp cơ sơ đóng vai trò liên lạc nhà quản trị cấp trung với những người thừa hành còn nhà quản trị cấp cao chủ yếu đóng vai trò quan hệ với bên ngoài
1.2.4.2 Vai trò truyền thông
Các nhà quản trị thường xây dựng mạng lưới các mối quan hệ Để duy trì các mối quan hệ
họ phải đảm nhiệm vai trò là người nhận tin, truyền tin và phát ngôn của tổ chức
- Vai trò nhận tin: Các nhà quản trị giữ vai trò như một hệ thống thu thập, tiếp nhận, xử lý
thông tin bằng cách xem xét, phân tích bối cảnh chung của tổ chức để nhận ra những tin tức, những hoạt động và những sự kiện có thể đem lại cơ hội hay sự đe doạ đối với hoạt động của tổ chức Công việc này được thực hiện qua việc đọc các văn bản, qua trao đổi, lắng nghe quan sát
và tiếp xúc với mọi người
- Vai trò người phổ biến : Nhà quản trị khi nhận tin sẽ chia sẻ thông tin với cấp dưới và
với các thành viên khác trong tổ chức thông qua các kênh truyền thông chính thức và không