Kỹ năng tạo lập văn bản tiếng việt

Kỹ năng tạo lập văn bản tiếng Việt ThS PhạmMỹ Hạnh Page 1 CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN VÀ TIẾNG VIỆT THỰC HÀNH 1 1 VĂN BẢN VÀ ĐẶC TRƯNG CỦA VĂN BẢN 1 1 1 Khái niệm về văn bản Văn bản hiểu theo nghĩa[.]

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN VÀ TIẾNG VIỆT THỰC HÀNH

1.1 VĂN BẢN VÀ ĐẶC TRƯNG CỦA VĂN BẢN

1.1.1 Khái niệm về văn bản

Văn bản hiểu theo nghĩa hẹp là các tài liệu, giấy tờ được hình thành trong quá trình họatđộng của cơ quan, doanh nghiệp Bao gồm các chỉ thị, thông tư, nghị quyết, nghị định, báo cáo, đơntừ Ngày nay, khái niệm này được dùng một cách rộng rãi trong họat động quản lý, điều hành ở các

cơ quan, doanh nghiệp

Theo nghĩa rộng, văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay ghi bằng ngôn ngữ Ví

dụ như bia đá, câu đối ở đình chùa, chúc thư, tác phẩm văn học nghệ thuật, công trình khoa học kỹthuật, công văn, giấy tờ, khẩu hiệu, băng ghi âm ở các cơ quan, doanh nghiệp

1.1.2 Đặc trưng của văn bản

1.1.2.1 Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp dưới dạng văn tự

Hoạt động giao tiếp có thể được tiến hành bằng nhiều phương tiện khác nhau Nhưng chỉ sảnphẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ dưới dạng văn tự (chữ viết tay, in ấn, chạm khắc )mới được coi là văn bản Vì tồn tại dưới dạng văn tự nên văn bản thường được trau chuốt vănchương theo đặc điểm của một thể loại nhất định Hầu hết các nhà nghiên cứu ngôn ngữ học văn bảnđều nhất trí văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ, nhưng nhiều người còn chorằng văn bản có thể tồn tại cả dưới dạng viết lẫn dạng nói (Xem các sách giáo khoa Tiếng Việt 9,

10, sách Tiếng Việt thực hành của Hữu Ðạt, Ngôn ngữ học - Khuynh hướng - Lĩnh vực - Khái niệm, tập 2, của nhiều tác giả) Nghĩa là văn bản gồm văn bản nói và văn bản viết Bài giảng này gạt lời

nói thông thường ra khỏi phạm trù văn bản vì lời nói gió bay, vì lời nói thường thiếu sự chuẩn bịtrước, thiếu sự trau chuốt văn chương, nhiều khi thiếu chuẩn mực Nhiều vị lãnh tụ có những bàiphát biểu rất hay, có nội dung chỉ đạo rất sâu sắc Nhưng những bài ấy và cả truyện dân gian, thơ cadân gian chỉ nên được coi là văn bản khi chúng được sưu tầm, nhuận sắc và in viết ra với sự trauchuốt văn chương và có tính xác định về hình thức

1.1.2.2 Văn bản bao giờ cũng có tính hoàn chỉnh về nội dung và hình thức

Ðây là một đặc trưng căn bản đã được sự nhất trí cao độ của giới nghiên cứu ngữ pháp vănbản

a Về mặt nội dung: Tính hoàn chỉnh của văn bản làm cho văn bản dễ có tên gọi (tựa đề) nhất

định Một văn bản hoàn chỉnh về nội dung thường là văn bản diễn đạt một thông tin trọn vẹn gồmthông tin hiển ngôn và thông tin hàm ngôn Tựa đề của văn bản thường là dự báo một trong haithông tin ấy

Thông tin hiển ngôn là thông tin bề nổi, là ý nghĩa có thể thấy được trực tiếp từ câu chữ Ðó

là sự kiện, quá trình đã, đang, sẽ diễn ra trong thực tế khách quan hoặc trong trí tưởng tượng củangười viết được biểu hiện trên câu chữ

Thông tin hàm ngôn là thông tin bề sâu, là cách hiểu, là chủ ý của người viết khi thể hiện nộidung trong thông tin hiển ngôn và còn là cách hiểu của xã hội, của người đọc khi tiếp nhận văn bản.Tùy loại hình văn bản mà hiển ngôn và hàm ngôn có sự thể hiện khác nhau Trong văn bản khoa học,người ta cố gắng tối đa để loại trừ càng nhiều càng tốt thông tin hàm ngôn

Trong văn chương, nghệ thuật hai loại thông tin trên cùng tồn tại và đôi khi chính sự lunglinh trong thông tin hiển ngôn lại làm nên giá trị.

Trong văn bản ngoại giao, có khi vì một mục tiêu cụ thể nào đấy, thông tin không xác định

lại được chọn dùng Chẳng hạn, H Kitxinhgiơ kể lại trong hồi kí: Những năm ở Nhà Trắng về cái gọi là Thông cáo chung Thượng Hải do y và Chu Ân Lai soạn thảo: Nichxơn rất thích thú với lời văn của bản dự thảo vì thấy nó vừa chung chung vừa tối nghĩa Chu Ân Lai cũng lấy làm khoái với kiểu văn kiện này, vì nó vừa thực vừa hư (1)

Tính hoàn chỉnh của văn bản là tương đối Nó được coi là hoàn chỉnh trong một hoàn cảnh,một mục tiêu giao tiếp nhất định Khả năng tạo lập nội dung một văn bản rất khác nhau đối vớinhững người thuộc các trình độ hiểu biết khác nhau Một bài làm văn được điểm cao hồi học cấp haithường là một bài làm cùng đề tài sơ sài ở cấp ba hoặc đại học Trong thực tế, người ta cũng có thểtrích chọn một chương sách, một đoạn văn của một tác phẩm để làm thành một văn bản và đặt cho

nó một tựa đề mới Trong trường hợp này, chúng chỉ là văn bản so với tựa đề mới của nó mà thôi.Các bài trích giảng tác phẩm văn chương trong các sách giáo khoa văn học chính là các văn bản nhưthế Ðôi khi, người ta cũng chọn trích một câu của văn bản và đặt nó tồn tại như một văn bản

b Về mặt hình thức: Tính hoàn chỉnh thể hiện ở chỗ văn bản có thể tồn tại độc lập không

cần phải thêm bất kì yếu tố ngôn ngữ nào vào trước và sau nó Trong nội bộ, văn bản phải là mộtcấu trúc hoàn chỉnh các đơn vị và kết cấu văn bản Chúng được hợp nhất lại bằng các phương tiệnliên kết văn bản theo các quy tắc cấu tạo văn bản Các quy tắc này thể hiện ở thói quen sắp xếp cácthành tố, các bộ phận của văn bản được cả xã hội chấp nhận Thông thường văn bản gồm tên gọi(tựa đề, đầu đề) và thân văn bản Ðôi khi có thêm lời nói đầu và lời bạt ở một số văn bản dài hơi

Tên văn bản là bộ phận trong cấu trúc của văn bản nhằm mục đích dự báo các loại thông tin

trong văn bản

Lời nói đầu thường báo trước các loại thông tin hiển ngôn, hàm ngôn trong văn bản để

người đọc có hướng lĩnh hội chúng Nó cũng là nơi để người viết giới thiệu động cơ tạo lập văn bản

và bày tỏ sự tri ân của mình với những người đã giúp đỡ mình trong quá trình tạo lập văn bản

Thân văn bản là bộ phận có kết cấu nội bộ Khái niệm cấu trúc chung của văn bản có từ thời

cổ đại Cấu trúc chung ấy có thể gồm hai phần, ba phần, bốn phần, năm phần và thậm chí nhiều hơnnữa Bài thơ tứ tuyệt thường có cấu trúc song song đồng tả ngụ ý hoặc cấu trúc hai phần nêu - báohay thực - luận Bài văn ngắn thường có cấu trúc ba phần: mở đầu - triển khai - kết luận Bài văn tếthường có cấu trúc ba phần: lung khởi - thích thực - ai vãn Bài thơ thất ngôn bát cú thường có cấutrúc bốn phần: đề - thực - luận - kết Truyện và kịch thường có cấu trúc năm phần: mở đầu - khaiđoan - phát triển - điểm đỉnh - kết thúc Trong số đó, kiểu kết cấu ba phần là phổ biến hơn cả Cấutrúc chung của văn bản còn được gọi là bố cục Trong văn bản, bố cục vừa là hình thức, vừa là nộidung, nó phản ánh chiến lược hành ngôn của người tạo lập văn bản

Lời bạt, nếu có, thường ở cuối văn bản để người viết nói thêm một vài điều có tính chất nhấn

mạnh giúp người đọc hiểu thấu đáo hơn về văn bản Lời bạt cũng có thể do một nhân cách lớn haymột bạn tri âm, tri kỉ mà tác giả mời viết

1.1.2.3 Văn bản bao giờ cũng có tính liên kết

Toàn bộ các mối liên hệ, quan hệ giữa văn bản với cuộc sống khách quan và giữa các thành

tố của văn bản với nhau tạo nên tính liên kết của văn bản Cả hai phạm vi liên kết bên trong và bên

của Tố Hữu, sẽ khó, thậm chí không thể hiểu được, nếu ta không liên hệ nó với cuộc sống bên ngoài

là cuộc đời Nguyễn Du, cuộc đời Thúy Kiều, cuộc đời Tố Hữu cũng như hoàn cảnh ra đời của bàithơ Trong mặt liên hệ nội tại, mối liên kết giữa các thành tố, trước hết là mối liên hệ giữa các ýtưởng trong các câu, các đơn vị trên câu; chúng được thể hiện ra nhờ các các yếu tố ngôn từ đượcgọi là các phương tiện liên kết hình thức Các mặt liên kết nội dung và hình thức ấy được thể hiện ởnhiều cấp độ: cấp độ các câu tiếp nối (liên kết liên câu), các câu gián cách và cấp độ các đơn vị trêncâu như cụm câu, đoạn văn, tiết, mục, chương, phần trong quy mô toàn văn bản Ðiều này làm vănbản có tính hệ thống Người đọc văn bản chỉ có thể hiểu được từng câu, từng đoạn văn bản nếu đặt

nó trong mối liên hệ với toàn bộ văn bản

1.1.2.4 Văn bản luôn có mục tiêu thực dụng

Mục tiêu thực dụng là đích người ta muốn đạt tới khi hành động Mọi văn bản được tạo rađều nhằm một mục tiêu cụ thể Việc tạo văn bản không những là một hành động viết mà còn là mộthành động xã hội bằng ngôn ngữ Viết cái gì, viết cho ai, viết để làm gì? Ðó là những câu hỏi luônđược đặt ra trước mỗi bài viết Mục tiêu thực dụng ấy của văn bản quy định cách viết văn bản, quyđịnh việc lựa chọn thể loại văn bản và các phương tiện ngôn từ quen dùng cho thể loại ấy

Một số sách ngữ pháp văn bản còn đề cập tới một số đặc trưng khác như tính hệ thống vàtính khả phân (có thể phân chia thành các đơn vị) của văn bản Quả là văn bản có những đặc trưng

ấy Tuy nhiên, trong thực chất, hai đặc trưng này là hai mặt biểu hiện cụ thể của các đặc trưng hoànchỉnh và liên kết Liên kết nhiều thành tố để trở thành văn bản hoàn chỉnh thì tất nhiên văn bản cótính hệ thống Văn bản được liên kết từ nhiều thành tố bộ phận thì tất nhiên có thể được phân chiathành các bộ phận nhỏ hơn trên cơ sở liên kết chủ đề, liên kết logic và liên kết hình thức

1.2 NỘI DUNG VÀ CẤU TRÚC VĂN BẢN

1.2.1 Nội dung của văn bản

Văn trong văn bản là văn viết Hiệu quả truyền đạt thông tin chủ yếu phụ thuộc vào việc lựachọn các thuật ngữ và phương pháp hành văn của người sọan thảo Trong thực tế cho thấy, việc lựachọn thuật ngữ và văn phong không thích hợp cho từng lọai văn bản đã làm hạn chế việc truyền đạtthông tin, tiếp nhận thông tin qua văn bản một cách thiếu chính xác dẫn đến không đạt được mụcđích của việc ban hành văn bản

Tùy theo thể lọai, phạm vi và đối tượng tác động của văn bản mà người sọan thảo sử dụngngôn ngữ và cách hành văn cho phù hợp để đạt được mục đích của mình

1.Về từ ngữ:

- Dùng những từ thông dụng phổ biến, tránh dùng thổ ngữ, tiếng địa phương, tiếng lóng

- Dùng những từ có sẵn trong ngôn ngữ dân tộc, chỉ mượn tiếng nước ngòai khi không cótiếng tương đương

- Chỉ dùng từ chuyên môn trong văn bản dành cho người chuyên môn

- Không tùy tiện đặt ra từ mới, nếu có, phải xác định nghĩa của nó cho rõ ràng

- Các từ có nội dung pháp lý phải dùng nhất quán từ đầu đến cuối

- Nếu dùng từ phổ thông nhưng định cho nó một nghĩa qui ước thì phải xác định rõ ràngnghĩa qui ước đó

- Không dùng chữ thừa, vô ích, tránh dùng chữ vân vân, dấu chấm lửng vì cần phải dứt khóat

- Viết chính xác tên các cơ quan, địa phương không tùy tiện thay đổi hoặc viết tắt.

+Viết chân phương, không tả cảnh, biện luận sáo rỗng

+Tránh câu văn đảo ngược không cần thiết

+Hành văn theo kiểu dân tộc, đại chúng, tránh cách diễn đạt kiểu của người nước ngòai, cầu

kỳ, khó hiểu

1.2.2 Cấu trúc của văn bản

Về nội dung, văn bản thường có ba phần: Dẫn dắt vấn đề; Giải quyết vấn đề; Kết luận vấn đề

Tùy theo từng loại chủ đề văn bản mà lựa chọn cách viết, nhưng cần phải:

-Xin ý kiến lãnh đạo cơ quan về hướng giải quyết

-Sắp xếp ý nào cần viết trước, ý nào cần viết sau để làm nổi bật được chủ đề cần giải quyết.Phải sử dụng văn phong phù hợp với chủ đề từng loại văn bản; Có lập luận chặt chẽ cho các quanđiểm đưa ra theo nguyên tắc:

+Văn bản đề xuất: thì phải nêu rõ lý do xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị

+Văn bản tiếp thu ý kiến phê bình: dù đúng hay sai cũng phải mềm dẽo, khiêm tốn,nếu cần thanh minh phải có dẫn chứng bằng sự kiện thật khách quan, có sự đề nghị xác minh kiểmtra qua chủ thể khác

+Văn bản từ chối thì phải dùng từ ngữ lịch sự và có sự động viên, an ủi

+Văn bản có tính đôn đốc thì phải dung lời lẽ nghiêm khắc, nêu lý do kích thích sựnhiệt tình, có thể nêu ra những khả năng xảy ra những hậu quả nếu công việc không hoàn thành kịpthời

+Văn bản có tính thăm hỏi thì trong ngôn ngữ phải thể hiện sự quan tâm chân tình,không chiếu lệ, sáo rỗng

+Văn bản có tính thông báo hay đề nghị phải cụ thể, rõ ràng

1.2.2.3 Phần kết thúc vấn đề

Phần này cần viết ngắn gọn, chủ yếu nhấn mạnh chủ đề và xác định trách nhiệm thực hiệncác yêu cầu (nếu có) và lưu ý: Viết lời chào chân thành, lịch sự trước khi kết thúc (Cũng có thể làmột lời cảm ơn).

1.3 ĐOẠN VĂN

1.3.1 Khái niệm đoạn văn

Ðoạn văn là một tập hợp câu liên kết chặt chẽ với nhau về nội dung và hình thức, diễn đạthoàn chỉnh hay tương đối hoàn chỉnh một chủ đề bộ phận ở cấp độ nhỏ nhất nào đó trong chủ đềhay hệ thống chủ đề toàn thể của văn bản

Trong định nghĩa vừa nêu, cần lưu ý mấy điểm: Thứ nhất là về khái niệm tập hợp Nếu đoạnvăn là một tập hợp thì câu chính là phần tử Do đó, về số lượng câu, đoạn văn có ba khả năng: đoạnvăn gồm nhiều câu, tức là từ hai trở lên (tập hợp nhiều phần tử), đoạn văn một câu (tập hợp mộtphần tử) và đoạn văn không có câu nào (tập hợp rỗng) Ðoạn văn nhiều câu là hiện tượng phổ biếntrong văn bản Ðoạn văn một câu chỉ xuất hiện rải rác trong văn bản Ðoạn văn không câu nào làtrường hợp đặc biệt, chỉ xuất hiện ở các bài văn tuyển Ðó là những đoạn văn đã bị lược bỏ, đượcbáo hiệu bằng dấu chấm ngang dòng

Thứ hai là tính liên kết trong đoạn văn Trong đoạn văn, tính liên kết cũng thể hiện ở cả haibình diện: liên kết nội dung và liên kết hình thức như ở cấp độ văn bản

Thứ ba là sự hoàn chỉnh tương đối của đoạn văn Một đoạn văn được xem là hoàn chỉnh khinội dung biểu đạt của nó mang tính tự nghĩa và xác định Ðoạn văn chỉ hoàn chỉnh tương đối khi nộidung biểu đạt của nó mang tính hợp nghĩa và/hay không xác định

Thứ tư là về khái niệm chủ đề bộ phận ở cấp độ nhỏ nhất mà đoạn văn diễn đạt Ðiều này cónghĩa là những chuỗi câu dưới đoạn chỉ có chức năng triển khai chủ đề của đoạn; dưới đoạn khôngcòn chủ đề bộ phận ở cấp độ nhỏ hơn Xem xét các đoạn văn sau đây:

hị Sáu như say sưa với cảnh vật thiên nhiên Chị hát theo một con chim đang hót.Chị rướn đôi tay bị còng chụp một con bướm bay qua Chỉ chẳng để ý gì đến bọnlính tráng với súng gươm tua tủa quanh mình

hững người tù biết trời mưa khi vừa bị lùa ra khỏi hầm Họ đón lấy giọt mưa vớinỗi sung sướng thầm lặng Ngót một năm rồi, họ bị nhốt kín Sống với roi vọt vàbóng tối, họ thèm ánh mặt trời, thèm mưa, thèm cỏ cây Họ khao khát mọi thứtầm thường nhất mà xưa nay thiên nhiên vẫn rộng lòng ban phát cho một người

hị Dậu là một người phụ nữ có nhan sắc, chị có cái đẹp của cô gái Cầu Lim,Ðình Cẫm như tác giả nhận xét Nhưng tấm lòng của chị trắng trong như băngtuyết Chỉ vì suất sưu mấy đồng bạc, chị đã phải khổ sở, điêu đứng rất nhiều,nhưng chị đã khinh bỉ ném nắm bạc vào mặt tên quan phủ dâm ô Hai lần bịcưỡng hiếp, hai lần chị đã cương quyết chống lại và thoát ra được Ðạo đức củachị, lòng kiên trinh của chị, tiền tài không làm hoen ố được, sức mạnh và uy vũcủa bọn thống trị không lung lạc được

Ðoạn văn (a) có chủ đề: trạng thái say sưa với cảnh vật thiên nhiên (của chị Sáu) Chủ đềnày được nêu trong câu thứ nhất Các câu còn lại triển khai, làm sáng tỏ chủ đề đó

Ðoạn văn (b) có chủ đề là trạng thái khao khát thiên nhiên (của những người tù) Chủ đềđược nêu ở câu cuối, và là kết quả của sự khái quát dựa trên những sự việc được nêu trongcâu thứ hai, thứ ba và thứ tư.

Ðoạn văn (c) có chủ đề: phẩm chất trắng trong (của chị Dậu) Chủ đề này được nêu lên ởcâu thứ hai, được làm sáng tỏ qua câu thứ ba, thứ tư và được khái quát lại ở câu cuối

1.3.2 Cấu trúc đoạn văn

Nói đến cấu trúc của đoạn văn là nói đến các loại câu có chức năng khác nhau và sự phân bố,sắp xếp cùng với mối quan hệ qua lại giữa chúng

Trong đoạn văn, có tất cả năm loại câu có chức năng sau đây:

1.3.2.1.Câu mở đoạn

Câu mở đoạn là loại câu có chức năng đưa đẩy hay dẫn dắt ý vào đoạn Khác với câu chuyểnđoạn dười đây, câu mở đoạn không nhắc lại chủ đề đã đề cập đến mà nó nêu lên một thông tin nào

đó có quan hệ với chủ đề của đoạn

Câu mở đoạn có hai khả năng: xuất hiện hay vắng mặt Khi xuất hiện, số lượng thường gặp

là một, hai câu, đứng ở đầu đoạn Xem lại ba đoạn văn vừa dẫn trong mục 1 Câu thứ nhất trongđoạn (a), (b) và (c) là câu mở đoạn

Xét mối quan hệ giữa câu mở đoạn với câu chủyển đoạn, chúng ta cần lưu ý: Hai loại câunày có xu hướng loại trừ nhau trong đoạn văn Bên cạnh đó, chức năng liên kết đoạn và dẫn dắt vàođoạn có thể được phức hợp trong một câu văn: một bộ phận nào đó có chức năng liên kết, bộ phậncòn lại dẫn ý vào đoạn

Ví dụ: Ông quan đã vậy, còn quan bà thì sao? Ðại diện cho quan bà đây là mụ mẹ Hoạn ThưCâu 1.3.2.2 Câu chuyển đoạn

Câu chuyển đoạn là loại câu có chức năng liên kết đoạn văn mà nó trực tiếp thuộc với đoạnvăn hay phần văn bản đứng trước Về nội dung biểu đạt, loại câu này bao giờ cũng nhắc lại, hồi quychủ đề bộ phận đã trình bày bằng cách lặp lại từ vựng hay thế đồng nghĩa, thế đại từ

Câu chuyển đoạn có thể xuất hiện hay vắng mặt Nếu xuất hiện, số lượng thường gặp là một,đứng đầu đoạn Nếu câu chuyển đoạn vắng mặt, chức năng liên kết đoạn sẽ do một, hai loại câukhác đồng thời đảm nhiệm

.1.3.2.3 Câu chủ đoạn

Câu chủ đoạn là loại câu có chức năng nêu lên chủ đề của đoạn văn mà các câu thuyết đoạn

sẽ triển khai làm sáng tỏ Trong trường hợp câu chủ đoạn là câu thứ nhất của đoạn thì ngoài chứcnăng nêu lên chủ đề, nó còn có chức năng phụ: liên kết văn bản

Câu chủ đoạn có khả năng xuất hiện hay vắng mặt Nếu xuất hiện, số lượng thường gặp làmột câu, đứng đầu đoạn hay sau câu chuyển đoạn, câu mở đoạn, nếu đoạn văn có hai loại câu này.Trong trường hợp câu chủ đoạn vắng mặt, chủ đề của đoạn có thể mang tính hàm ngôn hay do câukết đoạn biểu đạt, nếu câu kết đoạn xuất hiện Xem lại ba ví dụ đã dẫn trong mục 1.3.1 Câu thứnhất trong đoạn (a) và câu thứ hai trong đoạn (c) là câu chủ đoạn

1.3.2.4 Câu thuyết đoạn

Câu thuyết đoạn là loại câu có chức năng triển khai, làm sáng tỏ chủ đề của đoạn, hay nêulên sự việc, sự kiện làm tiền đề để rút ra kết luận khái quát trong câu kết đoạn

Trừ trường hợp đoạn văn một câu, câu thuyết đoạn bao giờ cũng xuất hiện, số lượng tuỳ vàoquy mô của đoạn: từ một đến chín, mười câu hay nhiều hơn nữa Ðoạn văn càng có nhiều câu thuyếtđoạn thì chủ đề càng được triển khai cụ thể, chi tiết hơn.

Xem lại ba ví dụ đã dẫn ở mục 1.3.1 Trong đoạn (a), các câu thứ hai, thứ ba, thứ tư là câuthuyết đoạn Trong đoạn (b), các câu thứ hai, thứ ba, thứ tư là câu thuyết đoạn Trong đoạn (c), cáccâu thứ hai, thứ ba là câu thuyết đoạn

1.3.2.5 Câu kết đoạn

Câu kết đoạn là loại câu có chức năng đúc kết, khái quát lại hay mở rộng chủ đề của đoạn.Trong trường hợp đoạn văn không có câu chủ đoạn mà có câu kết đoạn, câu kết đoạn là câu nêu lênchủ đề của đoạn

Câu kết đoạn có thể xuất hiện hay vắng mặt Nếu xuất hiện, số lượng có thể là một, hai câu,nằm ở cuối đoạn văn

1.3.3 Các kiểu kết cấu đoạn văn

Như vừa trình bày, cấu trúc tổng thể của đoạn văn bao gồm năm loại câu có chức năng khácnhau Trong đó câu chủ đoạn, câu thuyết đoạn và câu kết đoạn là ba loại câu cơ bản Trong ba loạicâu này, câu chủ đoạn và câu kết đoạn có thể xuất hiện hay vắng mặt, hình thành những biến thể cụthể của cấu trúc đoạn văn Những biến thể cụ thể này là các kiểu kết cấu của đoạn (còn được gọi làcác cách lập luận) Có bốn kiểu kết cấu của đoạn văn:

1.3.3.1 Kết cấu diễn giải

Kiểu kết cấu này bao gồm câu chủ đoạn và câu thuyết đoạn Trong đó câu chủ đoạn nêu lênchủ đề, câu thuyết đoạn triển khai làm sáng tỏ chủ đề Kiểu kết cấu này không có câu kết đoạn

1.3.3.2 Kết cấu quy nạp

Quy nạp là kiểu kết cấu bao gồm câu thuyết đoạn và câu kết đoạn Trong đó, câu thuyếtđoạn nêu lên sự việc, chi tiết cụ thể làm cơ sở để rút ra kết luận khái quát trong câu kết đoạn Kiểukết cấu này không có câu chủ đoạn

1.3.3.3 Kết cấu diễn giải kết hợp với quy nạp

Ðây là kiểu kết cấu bao gồm câu chủ đoạn, câu thuyết đoạn và câu kết đoạn Trong đó, câuchủ đoạn nêu lên chủ đề, câu thuyết đoạn triển khai làm sáng tỏ chủ đề và câu kết đoạn đúc kết, kháiquát lại hay mở rộng chủ đề Ðây là kiểu kết cấu lí tưởng của đoạn, bởi lẽ nó tạo nên sự hoàn chỉnh,cân đối nhất cho đoạn văn

1.3.3.4 Kết cấu song hành

Ðây là kiểu kết cấu chỉ bao gồm một số câu chủ đoạn, câu thuyết đoạn và câu kết đoạn vắngmặt Ðiều đó có nghĩa là chủ đề của đoạn văn mang tính chất hàm ngôn

1.3.4 Phân loại đoạn văn

Dựa vào đặc điểm về nội dung biểu đạt, có tất cả bốn loại đoạn văn cơ bản:

1.3.4.1 Đoạn miêu tả

Ðoạn miêu tả là loại đoạn văn có nội dung thể hiện sự vật, hiện tượng một cách chi tiết, cụthể, sinh động như nó tồn tại trong thực tại khách quan hay theo trí tưởng tượng của người viết Ðây

là đoạn văn cơ bản, xuất hiện rất phổ biến trong các loại văn bản thuộc phong cách nghệ thuật nhưtruyện, thơ trữ tình, kí sự Các đoạn văn (a), (b) đã dẫn trong mục 1.3.1 là đoạn miêu tả.

1.3.4.2 Đoạn thuật sự

Thuật sự là loại đoạn văn có nội dung trình bày diễn biến của sự việc, sự kiện như nó đã xảy

ra hay theo trí tưởng tượng của người viết Loại đoạn văn này có khả năng xuất hiện trong nhiềuphong cách ngôn ngữ văn bản: hành chánh, khoa học, chính luận và nghệ thuật

1.3.4.3 Đoạn lập luận

Lập luận là loại đoạn văn có nội dung trình bày suy nghĩ, ý kiến, quan điểm của người viết

về một vấn đề, một hiện tượng nào đó Ðây là loại đoạn văn cơ bản, xuất hiện rất phổ biến trong cácloại văn bản thuộc phong cách khoa học, chính luận Văn bản thuộc phong cách hành chánh cũng cóthể vận dụng loại đoạn văn này, nhưng ít phổ biến hơn

1.3.4.4 Đoạn hội thoại

Hội thoại là loại đoạn văn có nội dung phản ánh lời nói trực tiếp của con người tham giagiao tiếp Ðoạn văn hội thoại xuất hiện rất phổ biến trong khẩu ngữ tự nhiên hàng ngày, trong cácvăn bản thuộc phong cách nghệ thuật như truyện

Những vấn đề cơ bản về văn bản và đoạn văn đã trình bày là những tri thức thông báo cơ bản.Những tri thức đó là cơ sở để đúc kết, rút ra những tri thức về quy trình xây dựng, tạo lập văn bản

1.4 CÁC LOẠI HÌNH VĂN BẢN THƯỜNG DÙNG

1.4.1 Các phong cách ngôn ngữ văn bản

1.4.1.1 Phong cách ngôn ngữ sinh hoạt

a/ Khái niệm ngôn ngữ sinh hoạt:

Là lời ăn tiếng nói hằng ngày dùng để trao đổi thông tin, ý nghĩ, tình cảm,…đáp ứng nhu cầucủa cuộc sống Có hai dạng tồn tại:

+ Dạng nói

+ Dạng viết: nhật kí, thư từ, truyện trò trên mạng xã hội, tin nhắn điện thoại,…

b/ Phong cách ngôn ngữ sinh hoạt:

Phong cách ngôn ngữ sinh hoạt là phong cách được dùng trong giao tiếp sinh hoạt hàng ngày,thuộc hoàn cảnh giao tiếp không mang tính nghi thức Giao tiếp ở đây thường với tư cách cá nhânnhằm để trao đổi tư tưởng, tình cảm của mình với người thân, bạn bè,…

Đặc trưng:

+ Tính cụ thể: Cụ thể về không gian, thời gian, hoàn cảnh giao tiếp, nhân vật giao tiếp, nội

dung và cách thức giao tiếp…

+ Tính cảm xúc: Cảm xúc của người nói thể hiện qua giọng điệu, các trợ từ, thán từ, sử dụng

kiểu câu linh hoạt,

+ Tính cá thể: Là những nét riêng về giọng nói, cách nói năng Qua đó ta có thể thấy được

đặc điểm của người nói về giới tính, tuổi tác, tính cách, sở thích, nghề nghiệp,…

1.4.1.2 Phong cách ngôn ngữ nghệ thuật

a/ Khái niệm ngôn ngữ nghệ thuật:

Là ngôn ngữ chủ yếu dùng trong các tác phẩm văn chương, không chỉ có chức năng thôngtin mà còn thỏa mãn nhu cầu thẩm mĩ của con người Nó là ngôn ngữ được tổ chức, sắp xếp, lựachọn, gọt giũa, tinh luyện từ ngôn ngữ thông thường và đạt được giá trị nghệ thuật – thẩm mĩ.

Chức năng của ngôn ngữ nghệ thuật: chức năng thông tin và chức năng thẩm mĩ

b/ Phong cách ngôn ngữ nghệ thuật:

Là phong cách được dùng trong sáng tác văn chương

Đặc trưng:

+ Tính hình tượng: Xây dựng hình tượng chủ yếu bằng các biện pháp tu từ: ẩn dụ, nhân hóa,

so sánh, hoán dụ, điệp…

+ Tính truyền cảm: Ngôn ngữ của người nói, người viết có khả năng gây cảm xúc, ấn tượng

mạnh với người nghe, người đọc

+ Tính cá thể: Là dấu ấn riêng của mỗi người, lặp đi lặp lại nhiều lần qua trang viết, tạo

thành phong cách nghệ thuật riêng Tính cá thể hóa của ngôn ngữ còn thể hiện trong lời nói củanhân vật trong tác phẩm

1.4.1.3 Phong cách ngôn ngữ chính luận

a/ Khái niệm ngôn ngữ chính luận:

Là ngôn ngữ dùng trong các văn bản chính luận hoặc lời nói miệng trong các buổi hội nghị,hội thảo, nói chuyện thời sự,… nhằm trình bày, bình luận, đánh giá những sự kiện, những vấn đề vềchính trị, xã hội, văn hóa, tư tưởng,…theo một quan điểm chính trị nhất định

Có 2 dạng tồn tại: dạng nói & dạng viết

b/ Các phương tiện diễn đạt:

– Về từ ngữ: Sử dụng ngôn ngữ thông thường nhưng có khá nhiều từ ngữ chính trị

– Về ngữ pháp: Câu thường có kết cấu chuẩn mực, gần với những phán đoán logic trong một

hệ thống lập luận Liên kết các câu trong văn bản rất chặt chẽ (Vì thế, Do đó, Tuy… nhưng…).

– Về các biện pháp tu từ: Sử dụng nhiều biện pháp tu từ để tăng sức hấp dẫn cho lí lẽ, lập

luận

c/ Đặc trưng phong cách ngôn ngữ chính luận:

Là phong cách được dùng trong lĩnh vực chính trị xã hội

– Tính công khai về quan điểm chính trị: Văn bản chính luận phải thể hiện rõ quan điểm của

người nói/viết về những vấn đề thời sự trong cuộc sống, không che giấu, úp mở Vì vậy, từ ngữ phảiđược cân nhắc kĩ càng, tránh dùng từ ngữ mơ hồ; câu văn mạch lạc, tránh viết câu phức tạp, nhiều ýgây những cách hiểu sai

– Tính chặt chẽ trong diễn đạt và suy luận: Văn bản chính luận có hệ thống luận điểm, luận

cứ, luận chứng rõ ràng, mạch lạc và sử dụng từ ngữ liên kết rất chặt chẽ: vì thế, bởi vây, do đó, tuy… nhưng…, để, mà,….

– Tính truyền cảm, thuyết phục: Thể hiện ở lí lẽ đưa ra, giọng văn hùng hồn, tha thiết, bộc lộ

nhiệt tình của người viết

Cách nhận biết ngôn ngữ chính luận:

-Nội dung liên quan đến những sự kiện, những vấn đề về chính trị, xã hội, văn hóa, tưtưởng,…

-Có quan điểm của người nói/người viết

– Văn bản khoa học gồm 3 loại:

+ Văn bản khoa học chuyên sâu: Dùng để giao tiếp giữa những người làm công việc nghiên

cứu trong các ngành khoa học (chuyên khảo, luận án, luận văn, tiểu luận,…)

+ Văn bản khoa học giáo khoa: Giáo trình, sách giáo khoa, thiết kế bài dạy,… Nội dung

được trình bày từ thấp đến cao, dễ đến khó, khái quát đến cụ thể, có lí thuyết và bài tập đi kèm,…

+ Văn bản khoa học phổ cập: Báo, sách phổ biến khoa học kĩ thuật… nhằm phổ biến rộng

rãi kiến thức khoa học cho mọi người, không phân biệt trình độ cho nên viết dễ hiểu, hấp dẫn

– Ngôn ngữ khoa học: Là ngôn ngữ được dùng trong giao tiếp thuộc lĩnh vực khoa học, tiêubiểu là các văn bản khoa học

Tồn tại ở 2 dạng: nói (bài giảng, nói chuyện khoa học,…) và viết (giáo án, sách, vở,…)

b/ Đặc trưng phong cách ngôn ngữ khoa học:

– Tính khái quát, trừu tượng:

+ Ngôn ngữ khoa học dùng nhiều thuật ngữ khoa học: từ chuyên môn dùng trong từng ngànhkhoa học và chỉ dùng để biểu hiện khái niệm khoa học

+ Kết cấu văn bản: mang tính khái quát (các luận điểm khoa học trình bày từ lớn đến nhỏ, từ

cao đến thấp, từ khái quát đến cụ thể)

– Tính lí trí, logic:

+ Từ ngữ: Chỉ dùng với một nghĩa, không dùng các biện pháp tu từ

+ Câu văn: Chặt chẽ, mạch lạc, là một đơn vị thông tin, cú pháp chuẩn

+ Kết cấu văn bản: Câu văn liên kết chặt chẽ và mạch lạc Cả văn bản thể hiện một lập luậnlogic

– Tính khách quan, phi cá thể:

+ Câu văn trong văn bản khoa học: Có sắc thái trung hoà, ít cảm xúc.

+ Khoa học có tính khái quát cao nên ít có những biểu đạt có tính chất cá nhân.

1.4.1.5 Phong cách ngôn ngữ báo chí

a/ Khái niệm ngôn ngữ báo chí:

Là ngôn ngữ dùng để thông báo tin tức thời sự trong nước và quốc tế, phản ánh chính kiếncủa tờ báo và dư luận quần chúng, nhằm thúc đẩy sự tiến bộ của xã hộ Tồn tại ở hai dạng: nói(thuyết minh, phỏng vấn miệng trong các buổi phát thanh/truyền hình…) và viết (báo viết)

Ngôn ngữ báo chí được dùng ở những thể loại tiêu biểu là bản tin, phóng sự, tiểu phẩm,…Ngoài ra còn có quảng cáo, bình luận thời sự, thư bạn đọc,… Mỗi thể loại có yêu cầu riêng về sửdụng ngôn ngữ

b/ Các phương tiện diễn đạt:

– Về từ vựng: Sử dụng các lớp từ rất phong phú, mỗi thể loại có một lớp từ vựng đặc trưng – Về ngữ pháp: Câu văn đa dạng nhưng thường ngắn gọn, sáng sủa, mạch lạc.

– Về các biện pháp tu từ: Sử dụng nhiều biện pháp tu từ để tăng hiệu quả diễn đạt.

c/ Đặc trưng của phong cách ngôn ngữ báo chí:

– Tính thông tin thời sự: Thông tin nóng hổi, chính xác về địa điểm, thời gian, nhân vật, sự

kiện,…

– Tính ngắn gọn: Lời văn ngắn gọn nhưng lượng thông tin cao (bản tin, tin vắn, quảng

cáo,…) Phóng sự thường dài hơn nhưng cũng không quá ba trang báo và thường có tóm tắt, in đậmđầu bài báo để dẫn dắt

– Tính sinh động, hấp dẫn: Cách dùng từ, đặt câu, đặt tiêu đề phải kích thích sự tò mò của

Ngôn ngữ hành chính là ngôn ngữ được dùng trong các văn bản hành chính Đặc điểm:

+ Cách trình bày: Thường có khuôn mẫu nhất định.

+ Về từ ngữ: Sử dụng lớp từ hành chính với tần số cao.

+ Về kiểu câu: Câu thường dài, gồm nhiều ý, mỗi ý quan trọng thường được tách ra, xuống

dòng, viết hoa đầu dòng

b/ Đặc trưng phong cách ngôn ngữ hành chính:

– Tính khuôn mẫu: Mỗi văn bản hành chính đều tuân thủ một khuôn mẫu nhất định

– Tính minh xác: Không dùng phép tu từ, lối biểu đạt hàm ý hoặc mơ hồ về nghĩa Không

tùy tiện xóa bỏ, thay đổi, sửa chữa nội dung Đảm bảo chính xác từng dấu câu, chữ kí, thời gian.Gồm nhiều chương, mục để tiện theo dõi

– Tính công vụ: Không dùng từ ngữ biểu hiện quan hệ, tình cảm cá nhân (nếu có cũng chỉ

mang tính ước lệ: kính mong, kính gửi, trân trọng cảm ơn,…) Dùng lớp từ toàn dân, không dùng từđịa phương, khẩu ngữ,…

Ví dụ: Đơn xin nghỉ học, Hợp đồng thuê nhà, …

Nhận biết văn bản hành chính rất đơn giản : chỉ cần bám sát hai dấu hiệu mở đầu và kết thúc.+Có phần tiêu ngữ (Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam) ở đầu văn bản

+Có chữ kí hoặc dấu đỏ của các cơ quan chức năng ở cuối văn bản

Ngoài ra, văn bản hành chính còn có nhiều dấu hiệu khác để chúng ta có thể nhận biết mộtcách dễ dàng

Bài tập minh hoạ

Ví dụ 1 : Đọc đoạn văn sau và trả lời câu hỏi: “Tất cả trẻ em trên thế giới đều trong trắng,

dễ bị tổn thương và còn phụ thuộc Đồng thời chúng hiểu biết, ham hoạt động và đầy ước vọng Tuổi chúng phải được sống trong vui tươi, thanh bình, được chơi, được học và phát triển Tương lai của chúng phải được hình thành trong sự hòa hợp và tương trợ Chúng phải được trưởng thành khi được mở rộng tầm nhìn, thu nhận thêm những kinh nghiệm mới”.

*Đoạn văn được viết theo phong cách ngôn ngữ nào?

(Trả lời: Đoạn văn được viết theo phong cách ngôn ngữ chính luận).

Ví dụ 2: “Dịch bệnh E-bô-la ngày càng trở thành “thách thức” khó hóa giải Hiện đã có

hơn 4000 người tử vong trong tổng số hơn 8000 ca nhiễm vi rút E-bô-la Ở năm quốc gia Tây Phi Hàng nghìn trẻ em rơi vào cảnh mồ côi vì E-bô-la Tại sao Li-bê-ri-a, cuộc bầu cử thượng viện phải hủy do E-bô-la “tác quái”

Với tinh thần sẻ chia và giúp đỡ năm nước Tây Phi đang chìm trong hoạn noạn, nhiều quốc gia và các tổ chức quốc tế đã gửi những nguồn lực quý báu với vùng dịch để giúp đẩy lùi “bóng ma” E-bô-là, bất chấp nhưng nguy cơ có thể xảy ra.

Mỹ đã quyết định gửi 4000 binh sĩ, gồm các kĩ sư, chuyên gia y tế, hàng loạt nước ở Châu

Âu, Châu Á và Mĩ-la-tinh gửi trang thiết bị và hàng nghìn nhân viên y tế tới khu vực Tây Phi Cu-ba cũng gửi hàng trăm chuyên gia y tế tới đây.

Trong bối cảnh chưa có vắc xin điều trị căn bệnh E-bô-la, việc cộng đồng quốc tế không

“quay lưng” với vùng lõi dịch ở Tây Phi, tiếp tục gửi chuyên gia và thiết bị tới đây để dập dịch không chỉ là hành động mang tính nhân văn, mà còn thắp lên tia hi vọng cho hàng triệu người Phi ở khu vực này”.

*Văn bản trên được viết theo phong cách ngôn ngữ nào?

(Văn bản trên được viết theo phong cách ngôn ngữ báo chí)

1.4.2 Các văn bản có tính pháp quy

Văn bản pháp quy hay còn gọi là Văn bản quy phạm pháp luật là một hình thức pháp luậtthành văn (Văn bản pháp) được thể hiện qua các văn bản chứa đựng các quy phạm pháp luật,do cơquan hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành để điều chỉnh các quan hệ xã hội Theo quy định của

Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008 của Việt Nam thì Văn bản quy phạm phápluật là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức,trình tự, thủ tục được quy định trong đó có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, đượcNhà nước bảo đảm thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội.

a Nghị quyết: Là một hình thức văn bản dùng để ghi lại một cách chính xác những kết luận

và quyết định của hội nghị tập thể, được thông qua tại cuộc họp về đường lối, chủ trương, chínhsách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể Nghị quyết là loại văn bản có tính lãnh đạo, chỉ đạo, khi viếtkhông chia thành các điều khoản

b Quyết định: Là một hình thức văn bản để các cơ quan nhà nước và các nhà chức trách thực

hiện thẩm quyền của mình trong việc quy định các vấn đề chế độ, chính sách, về tổ chức bộ máy, vềnhân sự và các công việc khác (văn bản hành chính cá biệt)

Quyết định có tính lãnh đạo, chỉ đạo như nghị quyết nhưng thể hiện thành các điều khoản cụ thể

và được dùng để ban hành hoặc bãi bỏ các quy chế, quy định về chủ trương, chính sách, tổ chức bộ máy,nhân sự thuộc phạm vi quyền hạn của tổ chức; ban hành chế độ, điều lệ, quy chế kèm theo

c Quy định: Là loại văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế độ cụ thể về

một lĩnh vực công tác nhất định

d Quy chế: Là loại văn bản xác định các nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ và lề

lối làm việc của một tổ chức

e Thể lệ: Là loại văn bản quy định về chế độ, quyền hạn, nghĩa vụ, phương thức tổ chức của

một bộ phận trong tổ chức thường được ban hành độc lập hoặc kèm theo sau một quyết định sau khi

đã được thỏa thuận, thống nhất

Phạm vi, đối tượng áp dụng: Văn bản chỉ có giá trị áp dụng trong phạm vi và đối tượng ápdụng của mình, đa số tất cả văn bản đều có quy định về nội dung này tại phần đầu văn bản Do đó,trước khi áp dụng bất kì quy định nào trong văn bản, nên xem lại thật kỹ phần phạm vi và đối tượng

áp dụng, để tránh được các rủi ro đáng tiếc

Ví dụ: Thông tư 32/2010/TT-BLĐTBXH về bảo hiểm thất nghiệp trong phần phạm vi ápdụng có nói: “Đối với người đang hưởng lương hưu hằng tháng, trợ cấp mất sức lao động hằngtháng có giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc với người sử dụng lao động không thuộcđối tượng tham gia bảo hiểm thất nghiệp.”

Như vậy, nếu không tham khảo kỹ nội dung này mà lấy bất kỳ quy định nào khác trongThông tư 32 áp dụng cho đối tượng không tham gia bảo hiểm thất thất nghiệp thì sai hoàn toàn

1.4.3 Các văn bản hành chính thông thường

1.4.3.1 Khái niệm và phân loại văn bản hành chính thông thường

- Khái niệm: Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính chất thông tin

điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các công việc cụthể, phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc của cơ quan

- Phân loại: Văn bản hành chính thông thường gồm:

+ Văn bản không có tên loại: công văn (công văn hướng dẫn, công văn giải thích, công vănđôn đốc nhắc nhở, công văn đề nghị yêu cầu, công văn giao dịch, công văn phúc đáp, )

+ Văn bản có tên loại: Thông báo, báo cáo, kế hoạch, quyết định, tờ trình, biên bản, hợpđồng, công điện, các loại giấy, các loại phiếu,

1.4.3.2 Một số loại văn bản hành chính thông thường

- Thông báo: Là loại văn bản để thông tin về hoạt động, thông tin nhanh các quyết định cho

đối tượng quản lý của mình biết thi hành và những thông tin về những tin tức khác mà người có liênquan cần biết

- Báo cáo: Là loại văn bản thuật lại, kể lại, đánh giá sự việc hoặc phản ánh toàn bộ hoạt động

và những kiến nghị của mình hoặc tường trình về một vấn đề, một công việc cụ thể nào đó, từ đó đề

ra phương hướng, biện pháp giải quyết vấn đề nêu ra

- Kế hoạch: Là loại văn bản dùng để xác định mục đích yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ cần

hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chấtcần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó

- Tờ trình: Là loại văn bản đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, xin cấp trên phê duyệt về

chủ trương, phương án công tác, đề án, một vấn đề, một dự thảo văn bản, để cấp trên xem xét,quyết định

- Đề án: Là loại văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giải pháp, giải quyết một

nhiệm vụ, một vấn đề nhất định để cấp có thẩm quyền phê duyệt

- Công văn: Là loại văn bản không có tên loại được dùng để thông tin trong hoạt động giao

dịch, trao đổi công tác hàng ngày trong các cơ quan như giao dịch, nhắc nhở, trả lời, đề nghị, mờihọp, hướng dẫn thực hiện văn bản cấp trên, xin ý kiến, thăm hỏi, cảm ơn, phúc đáp,…

- Biên bản: Là loại văn bản hành chính ghi lại diễn biến sự việc đang xảy ra hoặc mới xảy ra

do những người chứng kiến ghi lại

Biên bản hội nghị là loại văn bản hành chính ghi lại, chép lại, phản ánh lại những ý kiến thảoluận tại hội nghị, những kết luận, quyết định của hội nghị Biên bản hội nghị là cơ sở làm các vănbản hành chính như nghị quyết, quyết định, chỉ thị, công văn hoặc thông báo Biên bản hội nghị còn

là cơ sở để kiểm tra việc thực hiện các quyết định tại hội nghị

1.4.4 Các loại giấy tờ hành chính

Giấy tờ hành chính là loại giấy tờ mang một nội dung và có một giá trị nhất định Ví dụ:giấy đề nghị vay vốn kiêm khế ước nhận nợ, Giấy gia hạn nợ, Giấy lĩnh tiền mặt, giấy biên nhận,giấy chứng nhận, giấy ủy quyền

1.5 SỬ DỤNG NGÔN NGỮ TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

1.5.1 Đặc trưng ngôn ngữ trong văn bản hành chính

1.5.1.1 Tính chính xác, rõ ràng

Văn bản phải được viết sao cho mọi người có thể hiểu một cách rõ ràng, chính xác, chínhxác đúng như nội dung văn bản muốn truyền đạt Tính thiếu chính xác và không rõ ràng, mơ hồ củanhững văn bản không chuẩn mực về văn phong sẽ gây những hậu quả nghiêm trọng; những nộidung bị bóp méo, xuyên tạc trong lĩnh vực này ảnh hưởng to lớn đến số phận con người, đến đờisống xã hội

Để đảm bảo tính chính xác, rõ ràng, cần viết câu gọn ghẽ, mạch lạc, diễn tả ý tưởng dứtkhoát, sử dụng từ ngữ một cách chính xác

Nhà ngôn ngữ học Xô-viết nổi tiếng, X.I Ogiêgốp viết: “Văn hóa lời nói đỉnh cao là gì? Vănhóa lời nói đỉnh cao là khả năng biết truyền đạt những ý nghĩ của mình một cách đúng đắn, chính

xác và diễn cảm bằng các phương tiện ngôn ngữ Lời nói đúng là lời nói được phát ngôn theo nhữngchuẩn mực của ngôn ngữ văn học hiện đại ( ) Song văn hóa lời nói đỉnh cao không chỉ là việc tuântheo các chuẩn mực ngôn ngữ Nó còn là kỹ năng biết tìm phương tiện không chỉ chính xác để biểuthị tư duy của mình, mà còn linh hoạt (diễn cảm) nhất và tương thích nhất (tức là phù hợp nhất) đốivới mỗi hoàn cảnh và, do đó xác đáng về phong cách”.

Tính chính xác của lời nói luôn luôn gắn liền với khả năng tuy duy rõ ràng, hiểu biết vấn đề

và biết cách sử dụng ý nghĩa của từ Tính chính xác của lời nói có thể được xác định trên cơ sở sựtương hợp “lời nói – hiện thực khách quan” và “lời nói – tư duy” Tính chính xác của lời nói trướchết liên quan chặt chẽ với những bình diện ngữ nghĩa của hệ thống ngôn ngữ và cũng do đó có thểthấy nó chính là sự tuân thủ những chuẩn sử dụng từ ngữ đảm bảo phong cách chức năng của lời nóicông vụ, tức là sử dụng những từ ngữ văn học, mà không sử dụng những từ ngữ địa phương, tiếnglóng, v.v

Một lời nói chính xác sẽ đảm bảo cho nó có tính logic Tuy nhiên đó mới chỉ là điều kiện cần,ngoài ra còn phải có những điều kiện khác nữa mới đủ Thí dụ như người muốn có lời nói logic thìbản thân phải biết tư duy logic, thực hiện mọi hoạt động tư duy phù hợp với những quy tắc của logic;thêm nữa cũng cần có những hiểu biết nhất định về các phương tiện ngôn ngữ để tạo được tính liênkết và không mâu thuẫn của các yếu tố tạo nên cấu trúc lời nói Logic lời nói khác biệt với logicnhận thức bởi sự định hướng rõ ràng của mình đối với người đối giao và tình huống giao tiếp Sựtuân thủ hoặc vi phạm logic lời nói có ảnh hưởng trực tiếp, to lớn đến sự tiếp thu lời nói từ phíangười nghe Đối với lời nói công vụ đây là điều hết sức quan trọng, bởi lẽ những vấn đề đưa ra phảiđược người nghe lĩnh hội đúng với ý của người phát ngôn Mọi cách hiểu khác đi sẽ để lại nhữnghậu quả khôn lường

1.5.1.2 Tính phổ thông, đại chúng

Văn bản phải được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu, tức là bằng những từ ngữ phổ thông, các yếu

tố ngôn ngữ nước ngoài đã được Việt hoá tối ưu

"Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản phải chính xác, phổ thông, cách diễn đạt phải đơn giản, dễhiểu Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung, thì phải được định nghĩa trong vănbản" (Điều 5, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật)

Muốn văn bản dễ hiểu, dễ nhớ, dễ tiếp thu, nhất là trong điều kiện dân trí còn thấp, ý thứcpháp luật chưa cao, thì cần phải viết ngắn gọn, không lạm dụng thuật ngữ chuyên môn, hành vănviện dẫn lối bác học

1.5.1.3 Tính khách quan, phi cá tính

Nội dung của văn bản phải được trình bày trực tiếp, không thiên vị, bởi lẽ loại văn bản này làtiếng nói của quyền lực nhà nước, chứ không phải là tiếng nói riêng của một cá nhân, dù rằng vănbản có thể được giao cho một cá nhân soạn thảo Là người phát ngôn thay cho cơ quan, tổ chứccông quyền, các cá nhân không được tự ý đưa những quan điểm riêng của mình vào nội dung vănbản, mà phải nhân danh cơ quan trình bày ý chí của nhà nước, ý đồ lãnh đạo Chính vì vậy cáchhành văn biểu cảm thể hiện tình cảm, quan điểm cá nhân không phù hợp với văn phong hành chính-công vụ Tính khách quan, phi cá tính của văn bản gắn liền với chuẩn mực, kỷ cương, vị thế, tôn timang tính hệ thống của cơ quan nhà nước, có nghĩa là tính chất này được quy định bởi các chuẩnmực pháp lý

Tính khách quan, phi cá tính làm cho văn bản có tính trang trọng, tính nguyên tắc cao, kếthợp với những luận cứ chính xác sẽ làm cho văn bản có sức thuyết phục cao, đạt hiệu quả trongcông tác quản lý nhà nước.

1.5.1.4 Tính trang trọng, lịch sự

Văn bản là tiếng nói của chính quyền, nên phải thể hiện tính trang trọng, uy nghiêm Lời văntrang trọng thể hiện sự tôn trọng đối với các chủ thể thi hành, làm tăng uy tín của cá nhân, tập thểban hành văn bản

Hơn thế nữa, văn bản phản ánh trình độ văn minh của cơ quan quản lý Muốn các quy phạmpháp luật, các quyết định hành chính đi vào ý thức của mọi người dân thì không thể dùng lời lẽ thôbạo, thiếu nhã nhặn, không nghiêm túc, mặc dù văn bản có chức năng truyền đạt mệnh lệnh, ý chíquyền lực nhà nước Đặc tính này cần (và phải được) duy trì ngay cả trong các văn bản kỷ luật

Tính trang trọng, lịch sự của văn bản phản ánh trình độ giao tiếp "văn minh hành chính" củamột nền hành chính dân chủ, pháp quyền hiện đại

1.5.1.5 Tính khuôn mẫu

Văn bản cần được trình bày, sắp xếp bố cục nội dung theo các khuôn mẫu, thể thức quy định

và trong nhiều trường hợp theo các bản mẫu có sẵn chỉ cần điền nội dung cần thiết vào Tính khuônmẫu bảo đảm cho sự thống nhất, tính khoa học và tính văn hoá của công văn giấy tờ

Tính khuôn mẫu còn thể hiện trong việc sử dụng từ ngữ hành chính-công vụ, các quán ngữkiểu: "Căn cứ vào ", “Theo đề nghị của ", "Các chịu trách nhiệm thi hành này" ), hoặc thôngqua việc lặp lại những từ ngữ, cấu trúc ngữ pháp, dàn bài có sẵn, v.v Tính khuôn mẫu của văn bảngiúp người soạn thảo đỡ tốn công sức, đồng thời giúp người đọc dễ lĩnh hội; mặt khác cho phép sảnxuất hàng loạt, trợ giúp cho công tác quản lý và lưu trữ theo kỹ thuật hiện đại

Trong câu này thay vì khuyến mại, khai khẩn phải dùng khuyến khích, khai thác

+ Không dùng từ làm phát sinh cách hiểu đa nghĩa

Ví dụ: "Phải xử phạt đối với hành vi không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ nhữngquy định về đăng ký hộ khẩu khi thay đổi nơi ăn ở"

Trong câu này từ ăn ở không chính xác, dễ làm phát sinh các cách hiểu khác nhau, cần thaybằng từ cư trú

- Sử dụng từ đúng nghĩa ngữ pháp, tức là đặt từ vào đúng vị trí ngữ pháp của từ đó trongquan hệ với những từ khác trong câu Chẳng hạn, danh từ có thể đứng sau những từ chỉ loại như cái,con; sau số từ như một, hai, ba; hoặc có thể đứng trước những từ để chỉ như này, ấy, đó Cần lưu ýkhông sử dụng nhầm lẫn vị trí của các từ loại khác nhau

1.5.2.2 Sử dụng từ đúng văn phong hành chính-công vụ

- Sử dụng từ ngữ phổ thông, trung tính thuộc văn viết, không dùng từ thuộc phong cách khẩungữ.

- Tránh sử dụng từ cổ, thận trọng trong dùng từ mới

- Không dùng từ ngữ địa phương, chỉ dùng những từ ngữ địa phương chỉ những sự vật, hiệntượng mà chỉ địa phương đó mới có hoặc những từ ngữ có nguồn gốc địa phương đã trở thành từngữ phổ thông

- Không dùng tiếng lóng, từ thông tục, vì chúng làm mất đi tính trang trọng, uy nghi vànghiêm túc của văn bản

- Sử dụng đúng và hợp lý các thuật ngữ chuyên ngành Đó là những thuật ngữ chỉ tên gọi các

tổ chức bộ máy nhà nước, chức vụ, lĩnh vực hoạt động hành chính như: bộ, sở, ban, vụ, cục, phòng;chủ tịch, thủ trưởng, bộ trưởng, trưởng ban, ; các thuật ngữ pháp lý như: nguyên đơn, bị đơn, quyphạm, lập pháp, lập quy

- Sử dụng hợp lý và chính xác các từ Hán-Việt và các từ gốc nước ngoài khác

1.5.2.3 Sử dụng từ đúng chính tả tiếng Việt

Văn bản quản lý nhà nước còn phải được viết đúng chính tả tiếng Việt Chính tả là một vấn

đề có tính chất phổ quát đối với mọi thứ chữ viết ghi âm hiện nay trên thế giới Với tiếng Việt chính

tả về cơ bản đã thống nhất trên toàn quốc từ rất lâu Giọng nói ba miền Bắc, Trung, Nam tuy cókhác nhau về âm sắc nhưng đều hướng tới một chính tả chung Thực tế cho thấy lỗi chính tả thườnggặp trong tiếng Việt khá đa dạng, phản ánh bức tranh phương ngữ đa dạng của tiếng Việt và baogồm các lỗi về thanh điệu (kỹ thuật/kỷ thuật; truy nã/truy nả; công quỹ/công quỷ), về vần (nhấttrí/nhứt trí; nguyên tắc/nguyên tắt; nhân dân/nhâng dâng; triệu tập/trịu tập), về phụ âm đầu (xétxử/xét sử; quản lý/quản ný; tranh giành/chanh dành; xử sự/sử xự), về phân bố các ký hiệu cùng biểuthị một âm (quốc gia/cuốc gia; chuyên ngành/chuyên nghành; hoa quả/hua quả), và về viết hoa

Riêng về viết hoa có thể thấy hiện nay còn có quá nhiều bất cập, đặc biệt là khi viết hoa têncác cơ quan, tổ chức, các chức danh, khi muốn bày tỏ lòng tôn kính Việc viết hoa tràn lan như hiệnnay không những chỉ thể hiện những khiếm khuyết mang tính ngôn ngữ của những quy tắc chính tả,

mà trên phương diện nào đó làm giảm một phần đáng kể tính uy nghi của văn bản như một công cụquan trọng biểu hiện quyền lực nhà nước

Theo quy định, việc viết hoa trong văn bản cần phải đảm bảo đúng với ngữ pháp và chính tảtiếng Việt phổ thông, theo cách viết thông dụng trong các văn kiện của Đảng, Nhà nước đang được

đa số các cơ quan và các nhà ngôn ngữ học tiếng Việt chấp nhận, giảm tối đa các chữ viết hoa và tạothuận lợi cho cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn bản

1.5.3 Sử dụng câu trong văn bản hành chính

1.5.3.1 Câu xét theo quan hệ hướng nội

Câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt, tức là có đầy đủ hai thành phần nòngcốt là chủ ngữ và vị ngữ

Ví dụ: "Văn bản đăng Công báo có giá trị như bản gốc"

Loại câu đơn đặc biệt, tức là câu nòng cốt một thành phần, chỉ sử dụng làm tiêu đề

Ví dụ: Điều 5.- Xử lý vi phạm đối với người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chínhNgười có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính mà sách nhiễu nhân dân, dung túng, baoche cho cá nhân, tổ chức có hành vi vi phạm hành chính, không xử phạt hoặc xử phạt không kịp thời,không đúng mức, xử phạt quá thẩm quyền quy định thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử

lý kỷ luật hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại vật chất thì phải bồi thường theoquy định của pháp luật."

Câu dài, nhiều vế, nhiều bộ phận có thể được tách theo những khuôn mẫu nhất định

vì "văn bản nói riêng" không thuộc phạm trù lô gíc "nhân dân nói chung"

Câu phải được đánh dấu câu cho phù hợp với chính tả tiếng Việt và nội dung của câu Cácdấu như chấm than (!), chấm hỏi (?), nhiều chấm ( ) rất ít được sử dụng

1.5.3.2 Câu xét về quan hệ hướng ngoại

Câu cần có sự nhất quán về chủ đề Đó là cơ sở để tạo tính trọn vẹn về nội dung

Câu cần phải được hoàn chỉnh về mặt hình thức

Câu cần được liên kết với nhau hài hoà bởi các phương thức sau đây:

+ Lặp từ ngữ:

"Pháp lệnh này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2002

Những quy định trước đây trái với Pháp lệnh này đều bãi bỏ"

+ Phương thức liên tưởng:

* Liên tưởng đồng loại:

"Quốc hội thực hiện quyền quyết định, quyền giám sát tối cao đối với việc quản lý và sửdụng đất đai trong cả nước.

Hội đồng nhân dân thực hiện quyền quyết định, quyền giám sát việc quản lý và sử dụng đấttrong địa phương mình"

* Liên tưởng bộ phận với toàn thể và ngược lại:

“Nghiêm cấm sản xuất, vận chuyển, buôn bán, tàng trữ, sử dụng trái phép thuốc phiện và cácchất ma tuý khác Nhà nước quy định chế độ bắt buộc cai nghiện và chữa các bệnh xã hội nguyhiểm"

* Liên tưởng đối lập:

"Nhà nước phát triển công tác thông tin, báo chí, phát thanh, truyền hình, điện ảnh, xuất bản,thư viện và các phương tiện thông tin đại chúng khác Nghiêm cấm những hoạt động văn hoá, thôngtin làm tổn hại lợi ích quốc gia, phá hoại nhân cách, đạo đức và lối sống tốt đẹp của người ViệtNam"

* Liên tưởng nhân quả:

"Tham nhũng là hành vi của người có chức vụ, quyền hạn đã lợi dụng chức vụ, quyền hạn đó

để tham ô, hối lộ hoặc cố ý làm trái pháp luật vì động cơ vụ lợi, gây thiệt hại cho tài sản của Nhànước, tập thể và cá nhân, xâm phạm hoạt động đúng đắn của các cơ quan, tổ chức

Người có hành vi tham nhũng phải bị xử lý nghiêm minh theo quy định của pháp luật"

* Liên tưởng định vị:

"Tiếp tục thực hiện nhất quán đường lối đối ngoại độc lập tự chủ, rộng mở, đa phương hoá

và đa dạng hoá các quan hệ quốc tế, phát triển quan hệ hữu nghị, hợp tác với tất cả các nước Ra sứctăng cường quan hệ với các nước láng giềng và các nước trong tổ chức ASEAN, không ngừng củng

cố quan hệ với các nước bạn bè truyền thống , phấn đấu vì hoà bình, độc lập và phát triển Nângcao vị thế của Việt Nam trên trường quốc tế Củng cố môi trường hoà bình và tranh thủ điều kiệnquốc tế thuận lợi hơn nữa cho công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, cho sự nghiệp công nghiệphoá, hiện đại hoá đất nước, đồng thời góp phần vào cuộc đấu tranh chung của nhân dân thế giới vìhoà bình, độc lập dân tộc, dân chủ và tiến bộ xã hội"

* Nối bằng các từ ngữ có tác dụng chuyển tiếp:

"Thực hiện dán tem hàng nhập khẩu là biện pháp tích cực để chống nhập lậu và tiêu thụ hànhnhập lậu, công tác này có liên quan đến nhiều tổ chức, cá nhân và có các loại hình kinh doanh, lạiphải triển khai trong thời gian rất ngắn Do đó sẽ có nhiều khó khăn, phức tạp Vì vậy, UBND thànhphố yêu cầu các cấp, các ngành cần coi đây là một công tác trọng tâm đột xuất; phải tập trung chỉ

đạo sát sao và thống nhất theo yêu cầu của Chỉ thị này và Thông tư số BNV-TCHQ ngày 16-3-1998 của liên bộ Tài chính-Thương mại-Nội vụ-Tổng cục Hải quan".

30/1998/TTLT-BTC-BTM-CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO MỘT SỐ LOẠI VĂN BẢN

Bước 1: Công tác chuẩn bị

Căn cứ vào chương trình, kế họach sọan thảo văn bản, ban sọan thảo tiến hành các công tácchuẩn bị gồm những công việc chủ yếu sau:

+ Định hình khái quát nội dung văn bản: Xác định những nội dung chủ yếu của vấn đề địnhviết làm cơ sở cho việc thu thập tài liệu, thông tin cần thiết để viết văn bản

+ Nghiên cứu các chủ trương chính sách của Đảng ở các cấp để định hướng cho chuẩn xác.+ Tổng kết đánh giá các văn bản cũ, văn bản có liên quan, nhất là tìm ra các nhược điểm củavăn bản cũ để khắc phục

+ Chọn lựa phương án hợp lý nhất: Xác định mục đích, yêu cầu, giới hạn giải quyết, từ đóngười viết mới có cơ sở để cân nhắc cách viết, giới hạn khuôn khổ văn bản, chọn cách trình bày hợplý

+ Đối với những vấn đề có liên quan đến quyền lợi của quần chúng cơ sở, đến thẩm quyền

và trách nhiệm của các ban ngành khác, cần tổ chức lấy ý kiến các ban ngành, lấy ý kiến quần chúng

để văn bản phản ánh được sâu sát lợi ích và nguyện vọng của họ

+ Xác định đối tượng tác động của văn bản tức là: xem xét văn bản đó của cơ quan nào, tầnglớp nào, ai phải thực hiện? Từ chỗ xác định rõ đối tượng tác động của văn bản để: chọn thể thức(lọai hình) văn bản cho phù hợp, lựa chọn cách trình bày cho phù hợp, dùng ngôn ngữ, cách viết,đưa sự kiện, số liệu, lập luận để có sức thuyết phục, chọn thời điểm ban hành có hiệu quả nhất

Bước 2: Sọan đề cương và viết bản thảo văn bản

Căn cứ vào phạm vi điều chỉnh, thể thức của văn bản, thẩm quyền ra văn bản, phương thứcquản lý theo chế độ tập thể hay chế độ một thủ trưởng để xây dựng dàn bài, sọan đề cương cho phùhợp

+ Xây dựng dàn bài của văn bản: Cách trình bày phải phù hợp với tên văn bản, có thể trìnhbày theo chương, mục dưới dạng văn xuôi, hoặc trình bày dưới dạng điều khỏan

+ Sọan đề cương văn bản: Ghi tóm tắt tòan bộ những ý tưởng, mệnh lệnh định viết nhằmphục vụ chủ đề văn bản rồi sắp xếp vào các phần, các mục, điều đã được xây dựng trong dàn bài.Sọan thảo đề cương càng kỹ, càng chi tiết là tiết kiệm được thời gian viết thành bản thảo, giúp chongười viết giữ được chủ động, sắp xếp được ý trước ý sau, giữa các phần có sự cân đối vừa đầy đủvừa rõ ràng

Đề cương sọan xong có thể tranh thủ ý kiến góp ý của những người có kinh nghiệm sọanthảo văn bản hoặc trình bày người phụ trách duyệt trước.

+ Viết thành bản thảo văn bản: Viết bản thảo chính là làm cho những ý chính trong đề cươngđược thể hiện trong các đọan văn, câu văn và có những mối liên kết logic với nhau chặt chẽ Sau khiviết bản thảo cần kiểm tra kỹ lại xem trọng tâm của văn bản đã được thể hiện chưa? Phương pháplập luận chặt chẽ chưa? Từ ngữ? Văn phong? Lỗi ngữ pháp?

Bước 3: Tổ chức lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo văn bản

Trong quá trình xây dựng văn bản pháp qui, căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản mà

cơ quan ban hành văn bản tạo điều kiện để các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội,đơn vị vũ trang và công dân tham gia góp ý kiến xây dựng văn bản

Bước 5: Xét duyệt và ký văn bản

Dự thảo văn bản sau khi đã chỉnh lý sẽ trình lên cấp trên (tập thể hay cá nhân) để xem xét,thông qua và ký ban hành theo thẩm quyền, thủ tục Trong trường hợp văn bản không được thôngqua thì cơ quan sọan thảo văn bản phải chỉnh lý và trình lại

Bước 6: Ban hành và tổ chức thực hiện

Văn bản pháp qui được ban hành trước thời hạn có hiệu lực của văn bản một khỏan thời gianphù hợp để có thể tuyên truyền phổ biến, hướng dẫn cho các chủ thể cách thực hiện Việc công bốgửi văn bản qui phạm pháp luật được thực hiện theo Điều 10 Luật Ban hành văn bản qui phạm phápluật: “Văn bản qui phạm pháp luật phải được đăng công báo hoặc yết thị, đưa tin trên các phươngtiện thông tin đại chúng… Văn bản qui phạm pháp luật của cơ quan nhà nước ở Trung ương phảiđược đăng công báo trong thời hạn chậm nhất là mười lăm ngày kể từ ngày công bố hoặc ký banhành Văn bản qui phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân phải được yết thị tại trụ

sở cơ quan ban hành và những địa điểm khác do Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân quyết định

Các cơ quan có chức năng ban hành và tổ chức thực hiện cần triển khai tổ chức thực hiệnvăn bản bằng nhiều hình thức thích hợp như: gửi văn bản đến cơ quan có trách nhiệm thực hiện, viếtbài giải thích, hướng dẫn động viên, khuyến khích kết hợp với nêu ý nghĩa và tầm quan trọng củaviệc ban hành văn bản

Bản gốc của văn bản pháp qui phải được lưu trữ theo qui định của pháp luật về lưu trữ.Sọan thảo văn bản pháp qui là một việc làm quan trọng trong những khâu công tác hànhchính của các cơ quan nhà nước Văn bản có chất lượng cao hay thấp đều ảnh hưởng trực tiếp đếnhiệu lực và hiệu quả công tác của cơ quan Các cơ quan phải coi công tác sọan thảo văn bản là mộtcông tác khoa học Người sọan thảo văn bản phải có trình độ văn hóa, khả năng lý luận, có kinhnghiệm thực tiễn về công tác quản lý, có các nguồn thông tin đầy đủ về chủ trương, chính sách củacấp trên về tình hình lĩnh vực quản lý, có đạo đức trong sáng, trung thực để nắm bắt, phản ánh đúng

ý đồ của người lãnh đạo để sọan thảo văn bản, tổ chức hướng dẫn, giải thích văn bản đúng với nộidung biểu quyết của tập thể hoặc mệnh lệnh của thủ trưởng.

2.1.2 Văn bản hành chính

Văn bản hành chính là các văn bản quản lý mang tính chất thông tin điều hành nhằm thực thicác văn bản qui phạm pháp luật hoặc để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình giaodịch trao đổi công tác, ghi chép công việc của cơ quan nhà nước Khi sọan thảo văn bản quản lýhành chính về cơ bản cũng phải đảm bảo các yêu cầu như đối với văn bản pháp qui song các vănbản này không có tính chất pháp lý Quá trình sọan thảo gồm các bước sau đây:

Bước 1: Xác định mục đích, tính chất của vấn đề cần văn bản hóa (thông thường xuất phát từ ý tưởng chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, từ các vấn đề thể hiện trong chương trình công tác của cơ quan)

Tiến hành thu thập, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liên quan đến nội dung củavấn đề cần ra văn bản, đặc biệt là các thông tin quan trọng như: thông tin pháp luật, thông tin thựctiễn, yêu cầu về thời gian của cấp có thẩm quyền

Bước 2: Bộ phận hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ sọan thảo tiến hành viết dự thảo văn bản phù hợp với nội dung, hình thức, thể thức văn bản theo qui định của nhà nước Để văn bản đảm

bảo chất lượng cần có sự phối hợp tham gia ý kiến của các bộ phận chuyên môn về các vấn đề cóliên quan và sự chỉ đạo chặt chẽ của cấp duyệt ký văn bản để nắm được ý đồ chỉ đạo, tránh trườnghợp phải sửa chữa nhiều lần, gây mất thời gian, tốn kém

Bước 3: Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (trưởng hoặc phó) các phòng ban, hoặc văn phòng

duyệt văn bản trước khi trình lên lãnh đạo cơ quan (Thủ trưởng hoặc phó thủ trưởng phụ tráchchuyên môn) ký

Trong giai đọan này người lãnh đạo trực tiếp những người được giao nhiệm vụ sọan thảo vănbản phải duyệt, kiểm tra nội dung, hình thức, thể thức của văn bản trước khi trình thủ trưởng cơquan ký ban hành Các ý kiến yêu cầu sửa chữa dự thảo văn bản sẽ được ghi ngòai lề hoặc trực tiếpsửa vào nội dung văn bản, sau đó văn bản được gửi trả lại cho bộ phận sọan thảo để chỉnh lý lại

Bước 4: Hòan chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy (hoặc in) sóat lại văn bản, trình ký

Nhận được dự thảo văn bản có ý kiến yêu cầu sửa chữa của người phụ trách trực tiếp, người(bộ phận) sọan thảo văn bản phải hòan chỉnh văn bản lần cuối, đánh máy (hoặc in) bản chính, sóatlại văn bản để tránh mọi sai sót và trình thủ trưởng ký ban hành văn bản Trong giai đoạn này, thủtrưởng sau khi xem xong yêu cầu phải chỉnh lý sửa chữa thì người (bộ phận) sọan thảo phải nhậnvăn bản về để tiến hành chỉnh lý theo yêu cầu chỉ đạo của thủ trưởng Sau khi sửa xong, làm thủ tụctrình ký lại

Bước 5: Đánh máy (hoặc in) nhân văn bản theo số lượng “nơi nhận” và làm các thủ tục

văn thư phát hành và lưu giữ văn bản (cho số, ghi ký hiệu, đóng dấu, gửi văn bản, bảo quản văn bảnlưu) theo đúng qui định hiện hành

2.2 SOẠN THẢO BIÊN BẢN

2.2.1 Những yêu cầu khi soạn thảo biên bản

- Số liệu, sự kiện phải chính xác, cụ thể

- Ghi chép trung thực, đầy đủ không suy diễn chủ quan

- Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm

- Thủ tục chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao (nếu có tang vật, chứng cứ, các phụ lục diễngiải phải giữ kèm biên bản) Đòi hỏi trách nhiệm cao ở người lập và những người có trách nhiệm kýchứng nhận biên bản Thông tin muốn chính xác có độ tin cậy cao phải được đọc cho mọi người cómặt cùng nghe, sửa chữa lại cho khách quan, đúng đắn và tự giác (không được cưỡng bức) ký vàobiên bản để cùng chịu trách nhiệm.

2.2.2 Bố cục biên bản

Trong biên bản phải có các yếu tố cơ bản sau:

- Quốc hiệu và tiêu ngữ

- Tên văn bản và trích yếu nội dung

- Ngày… tháng… năm… giờ… (ghi rất cụ thể thời gian giờ phút lập biên bản)

- Thành phần tham dự (kiểm tra, xác nhận sự kiện thực tế dự hội họp…)

- Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung)

- Phần kết thức (ghi thời gian và lý do)

- Thủ tục ký xác nhận

2.2.3 Phương pháp ghi chép, soạn thảo biên bản

Các sự kiện thực tế có tầm quan trọng xảy ra như: đại hội, việc xác nhận một sự kiện pháp lý,việc kiểm tra hành chính, khám xét, khám nghiệm, ghi lời cung, lời tố cáo, khiếu nại, biên bản bàngiao công tác, bàn giao tài sản… thì phải ghi đầy đủ, chính xác và chi tiết mọi nội dung và tình tiếtnhưng cũng phải chú ý vào các vấn đề trọng tâm của sự kiện Nếu là lời nói trong cuộc họp, hội nghịquan trọng, lời cung, lời khai… phải ghi nguyên văn, đầy đủ và yêu cầu người nói nghe lại và xácnhận từng trang

Trong các sự kiện thông thường khác: như biên bản cuộc họp định kỳ, họp thảo luận nhiềuphương án, biện pháp để lựa chọn, họp tổng bình xét… có thể áp dụng cách ghi tổng hợp: tức làtrong biên bản chỉ cần ghi những nội dung quan trọng một cách đầy đủ nguyên văn, còn những nộidung thông thường khác có thể ghi tóm tắt những ý chính, nhưng luôn luôn phải quán triệt nguyêntắc trung thực, không suy diễn chủ quan

Phần kết thúc biên bản: phải ghi thời gian chấm dứt sự kiện thực tế như: bàn giao xong, hộinghị kết thúc, kiểm tra, khám nghiệm kết thúc lúc mấy giờ… ngày… Biên bản đã đọc lại cho mọingười cùng nghe (có bổ sung sửa chữa nếu có yêu cầu) và xác nhận là biên bản phản ánh đúng sựkiện và cùng ký xác nhận Trong biên bản muốn có thủ tục chặt chẽ phải lưu ý việc ký xác nhận,phải có tối thiểu hai người ký thì các thông tin trong biên bản mới có độ tin cậy cao Thông thườngtrong các cuộc họp, hội nghị biên bản phải có thư ký và chủ tọa ký xác nhận

2.3 SOẠN THẢO BÁO CÁO

2.3.1 Những yêu cầu khi soạn thảo báo cáo

2.3.1.1 Phải bảo đảm trung thực, chính xác

- Phản ánh đúng sự thật khách quan, nêu đúng ưu điểm, khuyết điểm, thuận lợi, khó khăn,việc đã giải quyết, việc còn tồn đọng, không được hư cấu hoặc chủ quan duy ý chí

- Người trực tiếp soạn thảo không được thiên vị, không thêm bớt hiện tượng nhằm bóp méo

sự thật, phải trung thực và khách quan toàn diện trong cách đưa tin và đánh giá trong báo cáo Cầnphải theo dõi, nghiên cứu sâu sát quá trình diễn biến sự việc, hiện tượng để tìm nguyên nhân phản

ánh và báo cáo Nếu sự thật bị cắt xén, xác định sai nguyên nhân, đưa ra những nguồn tin khôngchính xác, không toàn diện, sẽ làm lãnh đạo đưa ra giải pháp không đúng, xử lý thiếu kịp thời vàkhông triệt để.

2.3.1.2 Nội dung báo cáo phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm

- Người soạn thảo phải đầu tư thời gian, chọn lọc các số liệu và sự kiện về các vấn đề thuộcchức năng nhiệm vụ chính yếu của tổ chức mình để đưa vào báo cáo, không nên liệt kê tràn lan mọi

sự việc, hiện tượng xảy ra Tập hợp được số liệu chính xác, ăn khớp với nhau là việc làm cần thiết,song đòi hỏi phải biết lập luận để thấy được ưu khuyết điểm thông qua những con số đó Cần tránhnhững con số ma hoặc những sự kiện chung chung không chứng minh, lý giải được điều gì Trườnghợp cần giải thích kỹ hơn thì có thể đính kèm theo báo cáo các bản phụ lục ghi các số liệu làmphương tiện minh chứng cho các kết luận trong báo cáo

- Một bản báo cáo chỉ thuần túy thống kê sự việc mà không rút ra được những kinh nghiệm,bài học gì thì đó là báo cáo kém chất lượng, hiệu quả Cần xuất phát từ mục đích, yêu cầu của từngloại báo cáo, xuất phát từ đối tượng đọc báo cáo mà có phương pháp viết báo cáo cho cụ thể, mạchlạc, hợp với người nghiên cứu Tránh báo cáo tràn lan, vụn vặt, sa vào chi tiết rườm rà, sa vào các sốliệu rắc rối mà phải chọn đúng trọng tâm, trọng điểm

2.3.1.3 Báo cáo phải kịp thời

Báo cáo kịp thời thể hiện ý thức, kỷ luật, ý thức tôn trọng tổ chức, tôn trọng cấp trên, cótrách nhiệm với công việc Báo cáo chậm trễ làm cho lãnh đạo không nắm được thông tin từ cấpdưới, dẫn đến hậu quả không thể ứng phó kịp thời, nhanh nhạy với tình hình để có những quyết định

và mệnh lệnh chính xác, nhiều trường hợp gây ra hậu quả lớn trong quản lý

2.3.2 Các loại báo cáo và bố cục báo cáo

2.3.2.1 Các loại báo cáo

Có nhiều căn cứ để phân lọai báo cáo:

1.Căn cứ vào thời gian và kỳ hạn: báo cáo thường kỳ và báo cáo bất thường

- Báo cáo thường kỳ là lọai báo cáo được qui định cơ quan hoặc cá nhân có tráchnhiệm gửi báo cáo cho người hoặc cơ quan nhận báo cáo theo một định kỳ nhất định Tùy theo tínhchất quan trọng của công việc mà cơ quan (người) nhận báo cáo qui định thời hạn theo phút, giờ,tuần, tháng

- Báo cáo bất thường dùng để báo cáo về tình hình đặc bịêt, đột xuất xảy ra cần phảigửi báo cáo ngòai qui định về thời gian (báo cáo định kỳ)

2.Căn cứ vào thể thức của báo cáo có thể phân thành hai lọai: báo cáo theo mẫu định sẵn vàbáo cáo không theo mẫu định sẵn

Mẫu báo cáo thường do người hoặc cơ quan nhận báo cáo qui định Khi qui định mẫu báocáo cần phải làm cho người viết báo cáo thấy rõ yêu cầu và thực hiện yêu cầu cần thiết và thực hiệnyêu cầu đó một cách dễ dàng

3.Căn cứ vào nội dung có thể chia báo cáo thành: báo cáo công tác, báo cáo chung, báo cáochuyên đề và báo cáo thực tế

- Báo cáo công tác gồm:

+ Báo cáo sơ kết là báo cáo khi công việc đang còn tiếp tục thực hiện