Luận văn phân tích, đánh giá thực trạng về công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

hiện, kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch để đưa doanh nghiệpphát triển theo các mục tiêu đã định.Cách tiếp cận theo nội dung và vai trò: Kế hoạch là một trong nhữnghoạt động

Tôi xin cam kết rằng nội dung của bản Luận văn này chưa được nộpcho bất kỳ một chương trình cấp bằng cao học nào cũng như bất kỳ mộtchương trình đào tạo bằng cấp cử nhân nào khác.

Tôi cũng xin cam kết rằng bản Luận văn này là nỗ lực của cá nhân tôi.Các kết quả phân tích, kết luận trong Luận văn này (ngoài các phần được tríchdẫn) đều là kết quả làm việc của cá nhân tôi

Hà Nội, ngày tháng… năm 2014

Tác giả

Trần Ngọc Dũng

Kiến thức đã học tại Khoa Quản trị kinh doanh (HSB) - Đại học Quốcgia Hà Nội đã giúp tôi rất nhiều trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình.

Tác giả xin chân thành cảm ơn các Thầy cô đã giảng dạy cho tôi, xincảm ơn Ban lãnh đạo Khoa Quản trị Kinh doanh (HSB), tới anh chị em nhânviên của HSB và các Trợ giảng IeMBA - những người đã phục vụ cho khóahọc luôn đạt hiệu quả cho cho học viên chúng tôi luôn hứng thú trong mỗibuổi học

Tác giả xin chân thành cảm ơn tới lãnh đạo Tổng công ty Côngnghiệp hóa chất mỏ - VINACOMIN đã tạo điều kiện và động viên giúp đỡtôi trong quá trình học tập, cảm ơn các đồng nghiệp đã gánh vác công việctrong thời gian tôi học tập và cung cấp các tài liệu, số liệu cho tôi hoànthành luận văn này

Đặc biệt tác giả xin cảm ơn TS Tạ Ngọc Cầu đã hướng dẫn tận tìnhgiúp đỡ tác giả hoàn thành luận văn tốt nghiệp này

Một lần nữa, tôi xin trân trọng cảm ơn!

Hà nội, ngày… tháng… năm 2014

Tác giả

Trần Ngọc Dũng

LỜI CẢM ƠN

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ XÂY DỰNG KẾ HOẠCH 3

1.1 Tổng quan về kế hoạch trong doanh nghiệp 3

1.1.1 Khái niệm kế hoạch 3

1.1.2 Khái niệm kế hoạch kinh doanh 3

1.2 Đặc trưng của kế hoạch kinh doanh 5 1.2.1 Kế hoạch mang tính định hướng 5

1.2.2 Kế hoạch có tính linh hoạt 5

1.2.3 Tính hiệu quả của kế hoạch 5

1.3 Chức năng của kế hoạch kinh doanh 6 1.3.1.Chức năng ra quyết định 6

1.3.2 Chức năng giao tiếp 6

1.3.3 Chức năng quyền lực 6

1.4 Các nguyên tắc kế hoạch kinh doanh 7 1.4.1 Nguyên tắc thống nhất 7

1.4.2 Nguyên tắc tham gia 8

1.4.3 Nguyên tắc linh hoạt 8

1.5.Các loại kế hoạch trong doanh nghiệp 9 1.5.1 Theo góc độ thời gian 9

1.5.2 Theo góc độ lĩnh vực hoạt động 10

1.6.Lập kế hoạch trong doanh nghiệp 11 1.6.1 Khái niệm lập kế hoạch trong doanh nghiệp 11

1.6.2 Vai trò của lập kế hoạch trong doanh nghiệp 13

1.6.3 Các nguyên tắc lập kế hoạch 15

1.6.4 Quy trình lập kế hoạch 17

1.7 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác lập kế hoạch 22 1.7.1 Quan điểm của các nhà lập kế hoạch 22

1.7.2 Chu kì kinh doanh của doanh nghiệp 23

1.7.6 Hệ thống thông tin 26 1.8 Hệ thống kiểm tra đảm bảo cho quá trình lập kế hoạch đạt kết quả và hiệu quả 26

1.8.1 Năng lực của các chuyên gia lập kế hoạch 26 1.8.2 Cơ chế quản lý kinh tế của Nhà nước 27 1.9 Những yêu cầu đối với công tác lập kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp 27 1.10 Các căn cứ để lập kế hoạch sản xuất kinh doanh 28 1.10.1 Căn cứ vào chủ trương, đường lối, chính sách phát triển kinh tế xã hội của Đảng và Nhà nước 28 1.10.2 Căn cứ vào kết quả điều tra nghiên cứu thị trường 28 1.10.3 Căn cứ vào kết quả phân tích và dự báo về tình hình sản xuất kinh doanh, về khả năng nguồn lực có thể khai thác 29 1.11 Một số công cụ cho việc lập kế hoạch 29

1.11.1 Công cụ SMART 29 1.11.2 Công cụ WBS 32 1.11.3 Công cụ PEST 37

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUÁ TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA TỔNG CÔNG TY CÔNG NGHIỆP HÓA CHẤT MỎ

- VINACOMIN 42

2.1.Tổng quan về Tổng công ty Công nghiệp Hóa chất mỏ – VINACOMIN 42 2.1.1 Giới thiệu chung về Công ty Công nghiệp Hoá chất mỏ - TKV: 42 2.1.2 Tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất kinh doanh: 44 2.1.3 Phân tích, đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng Công

ty giai đoạn 2006 - 2010: 46 2.1.4 Hiện trạng hoạt động, sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty: 48 2.2 Thực trạng phân cấp quản lý trong Tổng công ty hiện nay như sau: 49 2.3 Mục tiêu chiến lược phát triển của Tổng công ty 51

2.3.1 Tư duy, quan điểm và mục tiêu chiến lược phát triển 51 2.4 Phân tích môi trường bên ngoài 54

2.4.1 Phân tích môi trường vĩ mô 54 2.4.2 Phân tích môi trường bên trong 67

2.5 Phương pháp luận 72

2.5.1 Quan điểm khoa học 72

2.5.2 Phương pháp nghiên cứu 73

2.5.3 Phỏng vấn 74

2.5.4 Khảo sát 74

2.5.5 Quan sát trực tiếp và tiếp xúc cá nhân 74

2.6 Quy trình lập kế hoạch của Tổng công ty công nghiệp hóa chất Mỏ -VINACOMIN 75 2.6.1 Hệ thống kế hoạch hiện nay của Công ty 75

2.6.2 Quy trình lập kế hoạch của Tổng công ty Công nghiệp Hoá chất mỏ -VINACOMIN 79

2.7 Trình tự tổ chức công tác lập kế hoạch 84 2.8 Các phương pháp lập kế hoạch củaTổng công ty Công nghiệp Hoá chất mỏ -TKV 87 2.9 Đánh giá khái quát thực trạng 87 2.9.1 Những tồn tại 89

2.9.2 Những nguyên nhân 90

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH Ở TỔNG CÔNG TY CN HOÁ CHẤT MỎ -VINACOMIN 92 3.1 Mục tiêu phát triển của Tổng công ty CN Hoá chất mỏ đến năm 2020 92 3.2 Phương hướng hoàn thiện lập kế hoạch 93 3.3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình lập kế hoạch ở Tổng công ty Công nghiệp Hoá chất mỏ - VINACOMIN 93 3.3.1 Hoàn thiện bộ máy tổ chức trong Tổng công ty 94

3.3.2.Tăng cường và nâng cao chất lượng nghiên cứu và dự báo thị trường 94

3.3.3 Đánh giá chính xác việc thực hiện các kết quả kế hoạch sản xuất kinh doanh 99

3.3.4 Đào tạo và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ lập kế hoạch 100

KẾT LUẬN 101

TÀI LIỆU THAM KHẢO 102

Bảng số 2.1: Kết quả sản xuất kinh doanh từ 2006 – 2010 của MICCO 47

Bảng số 2.2: Dự kiến một số chỉ tiêu kinh tế, chỉ tiêu sản lượng các loại sản phẩm chính giai đoạn 2010- 2020,tầm nhìn đến 2030 53

Bảng số 2.3: Số liệu về chất lượng lao động của MICCO 68

Bảng số 2.4: Tình hình thực hiện kế hoạch giai đoạn 2008 - 2012 88

Hình 1.1: Cấu trúc phân việc 33

Hình 1.2: Cấu trúc phân sản phẩm 34

Hình 1.3: Cấu trúc phân nhiệm vụ 36

Hình 1.4: Ví dụ về WBS đầy đủ 37

Sơ đồ 1: Tổ chức sản xuất của MICCO 45

Biểu đồ số 2.1: Thị trường tiêu thụ VLNCN 59

Biểu đồ số 2.2: Biểu đổ quy hoạch sản lượng ngành than từ 2015 - 2030 60

Biểu đồ số 2.3: Biểu đổ tổng công suất và nhu cầu than cho điện 62

Biểu đồ số 2.4: Biểu đổ sản lượng VLNCN dùng cho xi măng 64

Biểu đồ số 2.5: Biểu đồ mục tiêu sản lượng ngành VLNCN 65

LỜI MỞ ĐẦU1.Tính cấp thiết của đề tài

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của đất nước và tiến trình hội nhập sâurộng vào nền kinh tế toàn cầu, đem đến cho các doanh nghiệp trong nướcnhiều cơ hội phát triển, nhưng cũng đối mặt với áp lực cạnh tranh và tháchthức ngày càng gay gắt

Đa phần các doanh nghiệp Nhà nước vốn sinh ra trong một nền kinh tế

kế hoạch hóa tập trung, đang bị thúc ép phải chấp nhận luật chơi trong môitrường kinh doanh toàn cầu, đầy biến động và cạnh tranh khốc liệt

Ngành vật liệu nổ công nghiệp (VLNCN) nói chung và Tổng công tyCông nghiệp hóa chất mỏ cũng không nằm ngoài xu thế đó Để đáp ứng được

sự phát triển nhanh chóng của nhu cầu sử dụng VLNCN ngày càng đa dạng

về số lượng cũng như chất lượng của nền kinh tế quốc dân, từng bước vươn rathị trường thế giới đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng cho mình kế hoạchsản xuất kinh doanh đúng đắn nhằm xác định được mục tiêu và chương trìnhhành động cho doanh nghiệp trong tương lai

2 Mục tiêu nghiên cứu của luận văn

Luận văn phân tích, đánh giá thực trạng về công tác xây dựng kế hoạchsản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và tháchthức để từ đó đưa ra một số giải pháp hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạchsản xuất kinh doanh nhằm giữ vững là doanh nghiệp số 1 trong lĩnh vực sảnxuất, cung ứng VLNCN và cung cấp dịch vụ nổ mìn

3 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu tình huống MICCO – Định tính

- Phương pháp nghiên cứu cụ thể: phân tích, so sánh, tổng hợp

- Phương pháp thu thập số liệu: từ các tài liệu thực tế của MICCO, thamkhảo các số liệu từ các tài liệu của các viện nghiên cứu, điều tra, phỏng vấn

- Số liệu thứ cấp và sơ cấp

+ Số liệu sơ cấp: Số liệu từ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh củaTổng công ty công nghiệp Hóa chất mỏ - VINACOMIN giai đoạn 2009 –2012

+ Số liệu thứ cấp về ngành VLNCN: Quy hoạch phát triển ngànhVLNCN của Chính Phủ; tài liệu của Cục Hóa chất, Bộ Công thương, Tổngcục Thống kê, các sách báo, tạp chí, các báo cáo nghiên cứu của ngành vàthông tin cập nhật trên Internet …

4 Phạm vi nghiên cứu

- Dùng lý thuyết quản trị doanh nghiệp, quản trị chiến lược

- Tập trung phân tích và xây dựng kế hoạch ngắn hạn, dài hạn choTổng công ty công nghiệp Hóa chất mỏ - VINACOMIN

5 Kết cấu của đề án

Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn xây dựng kế hoạch kinh doanh của

Tổng công ty công nghiệp hóa chất mỏ - VINACOMIN

Chương 2:Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch kinh doanh của Tổng

công ty công nghiệp hóa chất mỏ - VINACOMIN

Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch của

Tổng công ty công nghiệp Hóa chất mỏ - VINACOMIN

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ XÂY DỰNG KẾ HOẠCH

1.1 Tổng quan về kế hoạch trong doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm kế hoạch

Trong hệ thống công cụ quản lý, kế hoạch là một công cụ chủ yếu và cóvai trò quan trọng, bởi nó hỗ trợ cho tổ chức sử dụng một cách có hiệu quảcác nguồn lực hạn chế và đối phó với tính không chắc chắn của môi trường.Trên thực tế có nhiều cách hiểu khác nhau về kế hoạch dựa trên các cách tiếpcận khác nhau

Đứng trên góc độ nền kinh tế quốc dân, các nhà khoa học cho rằng: Kếhoạch là một quá trình ra quyết định và lựa chọn các phương án khác nhaunhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực có hạn chế để đạt được các mụctiêu đề ra cho một thời kỳ nhất định trong tương lai Như vậy, thực chất kếhoạch phát triển kinh tế xã hội là một công cụ quản lý của Nhà nước nhằmđiều hành và phát triển kinh tế quốc dân theo những chiến lược và mục tiêu

đã lựa chọn

Đứng trên góc độ của một tổ chức, kế hoạch là tổng thể các mục tiêu,các nhiệm vụ cũng như các giải pháp và nguồn lực mà tổ chức có thể sử dụng

để đạt được mục tiêu của tổ chức

1.1.2 Khái niệm kế hoạch kinh doanh

Kế hoạch kinh doanh là kế hoạch mô tả quá trình kinh doanh của doanhnghiệp trong một khoảng thời gian nhất định, thông thường ở doanh nghiệp

có hai loại là kế hoạch chiến lược và kế hoạch định kỳ Trong luận văn này,tác giả đi vào nghiên cứu kế hoạch sản xuất kinh doanh định kỳ 1 năm củadoanh nghiệp

Cách tiếp cận theo quá trình cho rằng: Kế hoạch sản xuất kinh doanh làmột quá trình có tính chất liên tục từ khi chuẩn bị xây dựng kế hoạch đến thực

hiện, kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch để đưa doanh nghiệpphát triển theo các mục tiêu đã định.

Cách tiếp cận theo nội dung và vai trò: Kế hoạch là một trong nhữnghoạt động cơ bản của chu trình quản lý cấp công ty, xét về mặt bản chất hoạtđộng này là nhằm xem xét mục tiêu các phương án kinh doanh bước đi trình

tự và cách tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh

Ngoài những cách tiếp cận trên, theo các nhà khoa học cho rằng: "Kếhoạch kinh doanh là một quy trình ra quyết định cho phép xây dựng một hìnhảnh mong muốn về trạng thái tương lai của doanh nghiệp và quá trình tổ chứctriển khai thực hiện mong muốn đó"

Như vậy, kế hoạch hoá doanh nghiệp là thể hiện kỹ năng tiên đoán mụctiêu phát triển và tổ chức quá trình thực hiện mục tiêu đặt ra Công tác nàybao gồm các hoạt động là lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch, kiểmtra, điều chỉnh và đánh giá kế hoạch

Lập kế hoạch: Đây là khâu giữ vị trí quan trọng hàng đầu trong côngtác kế hoạch hoá doanh nghiệp nó là quá trình xác định các mục tiêu, chỉ tiêu

kế hoạch và đề xuất chính sách giải pháp áp dụng Kết quả của việc soạn lập

kế hoạch là một bản kế hoạch của doanh nghiệp được hình thành và nó chính

là cơ sở cho việc thực hiện các công tác sau của kế hoạch hoá Bản kế hoạchdoanh nghiệp là hệ thống các phương hướng, nhiệm vụ, mục tiêu và các chỉtiêu nguồn lực vật chất, nguồn lực tài chính cần thiết cho việc thực hiện mụctiêu phát triển đặt ra trong thời kỳ kế hoạch nhất định Kế hoạch doanh nghiệpchính là thể hiện ý đồ phát triển của các nhà lãnh đạo và quản lý đối với hoạtđộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và các giải pháp thực thi

Công tác lập kế hoạch của các doanh nghiệp nhằm mục tiêu sử dụngmột cách hợp lý toàn bộ giá trị tài sản nhà nước giao cho doanh nghiệp để tiếnhành sản xuất kinh doanh, nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm

và hiệu quả kinh tế xã hội, tạo nhiều sản phẩm và sản xuất hàng hoá, dịch vụ

cần thiết cho xã hội tạo nguồn thu cho ngân sách quốc gia và cải thiện từngbước đời sống công nhân viên chức Công tác lập kế hoạch sản xuất kinhdoanh nhằm xác định số lượng từng loại sản phẩm, giá cả, chất lượng sảnphẩm để đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường và hiệu quả cao.

1.2 Đặc trưng của kế hoạch kinh doanh

1.2.1 Kế hoạch mang tính định hướng

Kế hoạch kinh doanh không sử dụng biện pháp mệnh lệnh mà chủ yếu

sử dụng biện pháp gián tiếp và thực hiện định hướng đó.Kế hoạch có nhiệm

vụ đưa ra các chỉ tiêu cụ thể và các biện pháp thực hiện

Khi thực hiện xây dựng kế hoạch để thực hiện quá trình sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp thì những người lập kế hoạch phải đưa ra cácphương án thực hiện các mục tiêu đó một cách tối ưu, các mục tiêu phải được

cụ thể bằng các chỉ tiêu cụ thể

1.2.2 Kế hoạch có tính linh hoạt

Trong nền kinh tế thị trường, môi trường kinh doanh có rất nhiều thayđổi bất thường Vì vậy, kế hoạch không thể là một kế hoạch cứng nhắc màphải linh hoạt, mềm dẻo từng thuộc vào tình hình thay đổi của thị trường màthay đổi các chỉ tiêu kế hoạch cho phù hợp để đảm bảo thực hiện được mụctiêu của kế hoạch

1.2.3 Tính hiệu quả của kế hoạch

Tính hiệu quả của một kế hoạch được đo bằng sự đóng góp của nó vàmục đích và mục tiêu của chúng ta so với các chi phí và các yếu tố khác cầnthiết để lập ra và thực hiện kế hoạch Các kế hoạch là hiệu quả nếu chúng đạtđược mục tiêu đề ra với chi phí hợp lý, khi mà chi phí được đo bằng thời gian,tiền của hay sản phẩm mà còn bằng độ thoả mãn của cá nhân hay tập thể

Công tác lập kế hoạch là việc làm chủ của con người nhằm can thiệp vàđiều chỉnh các hoạt động của sản xuất kinh doanh với mong muốn chúng

ngày càng có hiệu quả và các phương án và quyết định thường dựa vào kếtquả dự đoán, dự báo về hiện tượng sẽ xảy ra trong tương lai.

1.3 Chức năng của kế hoạch kinh doanh

Với tư cách là một công cụ ra quyết định kế hoạch doanh nghiệp luôngiữ một vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý ở tầm vĩ mô, vai trò đóđược thể hiện trong các chức năng tiềm ẩn

1.3.1.Chức năng ra quyết định

Kế hoạch hoá cho phép xây dựng quy trình ra quyết định và phối hợpcác quyết định, vì nhiều lý do (quy mô, sự phức tạp của tổ chức, cá nhân mâuthuẫn nội bộ hoặc sự không ổn định của môi trường) Có thể quy trình raquyết định khó được kiểm soát và vai trò của kế hoạch ở đây là tạo lên mộtkhuôn khổ hợp lý cho việc ra quyết định nếu các quy trình ra quyết định đượcxây dựng tương đối độc lập, chức năng này là một trong những điểm mạnhcủa hệ thống kế hoạch trong doanh nghiệp

1.3.2 Chức năng giao tiếp

Kế hoạch hoá tạo điều kiện cho việc giao tiếp giữa các thành viên củaban lãnh đạo, cho phép lãnh đạo các bộ phận khác nhau phối hợp xử lý cácvấn đề trong dài hạn, bộ phận kế hoạch cũng thu lượm được từ các bộ phậnnghiệp vụ các triển vọng trung hạn và chuyển tới các bộ phận khác

Là một tài liệu chứa đựng các lựa chọn chiến lược cho tương lai củadoanh nghiệp, nhất là khi nó bao gồm các kế hoạch chức năng, kế hoạch cóthể tạo lên một công cụ hiệu quả từ Ban lãnh đạo đến các bộ phận chức năng

và huy động các bộ phận này vào thực hiện các lựa chọn chiến lược chung

1.3.3 Chức năng quyền lực

Kế hoạch hợp lý và khoa học là một trong những phương tiện để khẳngđịnh tính đúng đắn của các định hướng chiến lược đã chọn, quy định kế hoạch

có thể được xem là một trong những phương tiện mà người lãnh đạo nắm giữ

để định hướng tương lai của doanh nghiệp mà thực hiện sự "thống trị" của họ

Trong doanh nghiệp, kế hoạch đúng đắn đem lại cảm giác được quản lýmột cách hợp lý và mọi người đều được đóng góp vào kế hoạch với tư cáchngười ra quyết định

1.4 Các nguyên tắc kế hoạch kinh doanh

Nguyên tắc kế hoạch kinh doanh xác định tính chất và nội dung hoạtđộng kế hoạch trong đơn vị kinh tế.Tuân thủ đúng đắn các nguyên tắc của kếhoạch hoá tạo điều kiện tiền đề cho việc nâng cao hiệu quả và giảm thiểu cáctiêu cực có thể trong hoạt động của doanh nghiệp

1.4.1 Nguyên tắc thống nhất

Tính thống nhất là một yêu cầu của công tác quản lý.Doanh nghiệpđược cấu thành bởi hệ thống khá phức tạp như quan hệ cấp trên cấp dưới,quan hệ cùng cấp

Nguyên tắc thống nhất yêu cầu đảm bảo sự phân chia và phối hợp chặtchẽ trong quá trình xây dựng, triển khai tổ chức thực hiện kế hoạch giữa cáccấp, các phòng ban chức năng trong một doanh nghiệp thống nhất Nội dungcủa nguyên tắc này thể hiện

- Phân định rõ ràng chức năng này giữa các bộ phận, các phòng bantrong công tác kế hoạch hoá, các kế hoạch bộ phận đi vào giải quyết nhữngmảng công việc mang tính chức năng, đặc thù riêng, với mục tiêu và tổ chứcthực hiện khác biệt

- Tuy vậy, mỗi tiêu hệ thống kế hoạch đều đi từ chiến lược chung củatoàn doanh nghiệp và thực hiện một mục tiêu chung Các kế hoạch được hìnhthành trong doanh nghiệp không chỉ đơn giản là phép cộng hay sự lắp ghépthuần tuý các bộ phận mà còn là hệ thống có liên quan chặt chẽ đến nhau

Tính thống nhất trong công tác kế hoạch hoá doanh nghiệp nhằm mụctiêu hướng tới mục đích chung của doanh nghiệp cũng như vì sự phát triểncủa từng bộ phận cấu thành.

1.4.2 Nguyên tắc tham gia

Nguyên tắc tham gia có liên quan mật thiết với nguyên tắc thống nhất.Nguyên tắc này có nghĩa là mỗi thành viên của doanh nghiệp đều tham gianhững hoạt động cụ thể trong công tác kế hoạch hoá, không phụ thuộc vàonhiệm vụ và chức năng của họ công tác kế hoạch hoá có sự tham gia của mọithành phần sẽ mang lại những lợi ích sau:

Một là, Mỗi thành viên của doanh nghiệp sẽ nhận được thông tin mộtcách chủ động hơn và trao đổi thông tin sẽ dễ dàng hơn

Hai là, sự tham gia của các thành viên trong doanh nghiệp trong quátrình kế hoạch hoá dẫn đến việc kế hoạch của doanh nghiệp trở thành kếhoạch của chính người lao động Người lao động tham gia vào việc thực hiệncác mục tiêu chung của kế hoạch tham gia vào việc thực hiện các mục tiêuchung của kế hoạch chính là đem lại sự thoả mãn nhu cầu riêng của chính bảnthân họ

Ba là, sử dụng nguyên tắc tham gia cho phép người trực tiếp tham giavào công tác kế hoạch phát huy được tính chủ động của mình đối với hoạtđộng của doanh nghiệp Mỗi người tham gia sẽ xuất hiện những động cơ mới

để lao động có hiệu quả hơn

1.4.3 Nguyên tắc linh hoạt

Do những bất định trong tương lai, những biến động của thị trường mànhững sai lầm trong quản lý trong dự báo nên kế hoạch phải mang tính linhhoạt Nếu có thể xây dựng các kế hoạch càng linh hoạt thì sẽ đe doạ thiện hạigây ra do các sự kiện chưa lường được ngày càng ít

Cần phải có nhiều phương án kế hoạch, tương ứng với mỗi phương án lànhững điều kiện áp dụng cụ thể về nguồn lực, thị trường và điều kiện kinh doanh

Ngoài kế hoạch tài chính, cần xây dựng những bộ phận kế hoạch dựphòng, kế hoạch phụ để có thể tạo dựng trong kế hoạch một khả năng thay đổiphương hướng khi những sự kiện không lường trước được xảy ra.

Cần phải xem xét lại các kế hoạch một cách thường xuyên, thườngxuyên kiểm tra tiến trình, phải định kỳ đối chiếu các sự kiện xảy ra so với dựkiến và điều chỉnh lại kế hoạch cần thiết để duy trì quá trình đến mục đíchmong muốn

1.5.Các loại kế hoạch trong doanh nghiệp

1.5.1 Theo góc độ thời gian

Theo góc độ thời gian kế hoạch trong doanh nghiệp bao gồm ba bộphận cấu thành:

- Kế hoạch dài hạn: Bao trùm lên khoảng thời gian là 10 năm Quytrình soạn lập kế hoạch dài hạn được đặc trưng bởi: môi trường liên quanđược hạn chế bởi thị trường mà doanh nghiệp đã có mặt, dự báo trên cơ sởngoại suy từ quá khứ, chủ yếu nhấn mạnh các ràng buộc về tài chính, sử dụngrộng rãi các phương pháp kinh tế lượng để dự báo

- Kế hoạch trung hạn: Cụ thể hóa những định hướng của kế hoạch dàihạn ra thành những khoảng thời gian ngắn hạn hơn thường là 3-5 năm

- Kế hoạch ngắn hạn: thường là kế hoạch hàng năm, kế hoạch quý,tháng Kế hoạch ngắn hạn bao gồm các phương pháp cụ thể sử dụng nguồnlực cần thiết để đạt mục tiêu trong kế hoạch trung và dài hạn

Ba loại kế hoạch ngắn, trung và dài hạn cần phải được liên kết chặt chẽvới nhau và không được phủ nhận lẫn nhau Và để thực hiện được mối quan

hệ này thì các nhà lãnh đạo chủ chốt trong doanh nghiệp nên thường xuyênxem xét và sửa đổi các quyết định trước mắt xem chúng có phục vụ cácchương trình dài hạn hay không, đồng thời các nhà quản lý cấp dưới nên đượcthông báo một cách thường xuyên về kế hoạch dài hạn của doanh nghiệp sao

cho các quyết định dài hạn của họ phù hợp với các mục tiêu dài hạn củadoanh nghiệp.

kế hoạch sản xuất được lập ra nhằm tối ưu hóa việc sử dụng các yếu tố sảnxuất sẵn có để sản xuất một hoặc nhiều sản phẩm đã định

- Kế hoạch marketing: Là một tài liệu bằng văn bản xuất phát từ sựphân tích môi trường và thị trường, trong đó người ta đề ra các chiến lược lớncùng với những mục tiêu trung gian và ngắn hạn cho cả công ty, hoặc cho mộtnhóm sản phẩm cụ thể, sau đó người ta xác định các phương tiện cần thiết đểthực hiện những mục tiêu trên, và những hành động cần thực hiện, đồng thờitính toán những khoản thu nhập và chi phí giúp cho việc thiết lập một ngânsách cho phép thường xuyên kiểm tra việc thực hiện kế hoạch

- Kế hoạch tài chính: Là quá trình soạn thảo các kế hoạch và các chỉtiêu quan trọng, các định mức tài chính nhằm đảm bảo các nguồn lực tài chínhcần thiết cho sự phát triển của doanh nghiệp

- Kế hoạch nhân sự: Là việc phân tích nhu cầu nhân sự trong tương lai

và đề ra các kế hoạch cụ thể thỏa mãn nhu cầu Qua đó, cho phép các nhàquản lý và bộ phận nhân sự dự báo các nhu cầu tương lai về nhân sự củadoanh nghiệp và khả năng cung ứng lao động

Trong tổng thể các kế hoạch hoạt động kinh doanh của doanh nghiệpnêu trên thì kế hoạch sản xuất kinh doanh là kế hoạch đầu tiên và quan trọng

nhất giúp tối ưu hóa việc sử dụng các yếu tố sản xuất sẵn có để sản xuất mộthoặc nhiều sản phẩm đã định.

1.6.Lập kế hoạch trong doanh nghiệp

1.6.1 Khái niệm lập kế hoạch trong doanh nghiệp

Lập kế hoạch trong doanh nghiệp là chức năng đầu tiên trong bốn chứcnăng của quản lý là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra Lập kế hoạch

là chức năng rất quan trọng đối với mỗi nhà quản lý bởi vì nó gắn liền vớiviệc lựa chọn mục tiêu và chương trình hành động trong tương lai, giúp nhàquản lý xác định được các chức năng khác còn lại nhằm đảm bảo đạt đượccác mục tiêu đề ra

Cho đến nay thì có rất nhiều khái niệm về chức năng lập kế hoạch.Vớimỗi quan điểm, mỗi cách tiếp cận khác nhau đều có khái niệm riêng nhưng tất

cả đều cố gắng biểu hiện đúng bản chất của phạm trù quản lý này

Nếu đứng trên góc độ ra quyết định thì: “ Lập kế hoạch là một loại ra quyết định đặc thù để xác định một tương lai cụ thể mà các nhà quản lý mong muốn cho tổ chức của họ’’ Quản lý có bốn chức năng cơ bản là lập kế hoạch,

tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra Lập kế hoạch có thể ví như là bắt đầu từ rễ cáicủa một cây sồi lớn, rồi từ đó mọc lên các “ nhánh” tổ chức, lãnh đạo và kiểmtra Xét theo quan điểm này thì lập kế hoạch là chức năng khởi đầu và trọngyếu đối với mỗi nhà quản lý

Với cách tiếp cận theo quá trình:

Kế hoạch sản xuất kinh doanh có thể coi là quá trình liên tục xoáy trôn

ốc với chất lượng ngày càng tăng lên kể từ khi chuẩn bị xây dựng kế hoạchcho tới lúc chuẩn bị tổ chức thực hiện kế hoạch nhằm đưa hoạt động củadoanh nghiệp theo đúng mục tiêu đã đề ra

Theo STEYNER thì: “Lập kế hoạch là một quá trình bắt đầu từ việc thiết lập các mục tiêu, quyết định các chiến lược, các chính sách, kế hoạch

chi tiết để đạt được mục tiêu đã định Lập kế hoạch cho phép thiết lập các quyết định khả thi và bao gồm cả chu kỳ mới của việc thiết lập mục tiêu và quyết định chiến lược nhằm hoàn thiện hơn nữa.”(Geoger A.Stainer 1979, Strategic planning.The free press)

Theo cách tiếp cận này thì lập kế hoạch được xem là một quá trình tiếpdiễn phản ánh và thích ứng được với những biến động diễn ra trong môitrường của mỗi tổ chức, đó là quá trình thích ứng với sự không chắc chắn củamôi trường bằng việc xác định trước các phương án hành động để đạt đượcmục tiêu cụ thể của tổ chức

Với cách tiếp cận theo nội dung và vai trò:

Theo RONNER: “Hoạt động của công tác lập kế hoạch là một trong những hoạt động nhằm tìm ra con đường để huy động và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp một cách có hiệu quả nhất để phục vụ cho các mục tiêu kinh doanh.”

Theo HENRYPAYH: “Lập kế hoạch là một trong những hoạt động cơ bản của quá trình quản lý cấp công ty, xét về mặt bản chất thì hoạt động này nhằm mục đích xem xét các mục tiêu, các phương án kinh doanh, bước đi trình tự và cách tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh.”

Như vậy, lập kế hoạch trong doanh nghiệp là quá trình xác định cácmục tiêu cho doanh nghiệp, và lựa chọn các phương thức để đạt được cácmục tiêu đó

Lập kế hoạch cho doanh nghiệp nhằm mục đích xác định mục tiêu cầnphải đạt được là cái gì? Cụ thể bao gồm các chỉ tiêu kế hoạch như : sản lượng,doanh thu, lợi nhuận, tiền lương… và phương tiện để đạt được các mục tiêu

đó như thế nào? để đạt được mục tiêu đó, đòi hỏi doanh nghiệp cân đối cácnguồn lực và sử dụng các nguồn lực một cách hiệu quả nhất, xây dựng và việc

triển khai một hệ thống các kế hoạch để thống nhất và phối hợp các hoạt động

để đạt được các mục tiêu đã đặt ra của doanh nghiệp

1.6.2 Vai trò của lập kế hoạch trong doanh nghiệp

Xét trong phạm vi toàn bộ nền kinh tế quốc dân thì kế hoạch là mộttrong những công cụ điều tiết chủ yếu của Nhà nước Còn trong phạm vi mộtdoanh nghiệp hay một tổ chức thì lập kế hoạch là khâu đầu tiên, là chức năngquan trọng của quá trình quản lý và là cơ sở để thúc đẩy hoạt động sản xuấtkinh doanh có hiệu quả cao, đạt được mục tiêu đề ra

Các nhà quản lý cần phải lập kế hoạch bởi vì lập kế hoạch cho biếtphương hướng hoạt động trong tương lai, làm giảm sự tác động của nhữngthay đổi từ môi trường, tránh được sự lãng phí và dư thừa nguồn lực, và thiếtlập nên những tiêu chuẩn thuận tiện cho công tác kiểm tra Hiện nay, trong cơchế thị trường có thể thấy lập kế hoạch có các vai trò to lớn đối với các doanhnghiệp Bao gồm:

- Kế hoạch là một trong những công cụ có vai trò quan trọng trong việcphối hợp nỗ lực của các thành viên trong một doanh nghiệp Lập kế hoạchcho biết mục tiêu, và cách thức đạt được mục tiêu của doanh nghiệp Khi tất

cả nhân viên trong cùng một doanh nghiệp biết được doanh nghiệp mình sẽ điđâu và họ sẽ cần phải đóng góp gì để đạt được mục tiêu đó, thì chắc chắn họsẽ cùng nhau phối hợp, hợp tác và làm việc một cách có tổ chức Nếu thiếu kếhoạch thì quĩ đạo đi tới mục tiêu của doanh nghiệp sẽ là đường ziczăc phihiệu quả

- Lập kế hoạch có tác dụng làm giảm tính bất ổn định của doanhnghiệp, hay tổ chức Sự bất ổn định và thay đổi của môi trường làm cho côngtác lập kế hoạch trở thành tất yếu và rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp,mỗi nhà quản lý Lập kế hoạch buộc những nhà quản lý phải nhìn về phíatrước, dự đoán được những thay đổi trong nội bộ doanh nghiệp cũng như môi

trường bên ngoài và cân nhắc các ảnh hưởng của chúng để đưa ra những giảipháp ứng phó thích hợp.

- Lập kế hoạch làm giảm được sự chồng chéo và những hoạt động làmlãng phí nguồn lực của doanh nghiệp Khi lập kế hoạch thì những mục tiêu đãđược xác định, những phương thức tốt nhất để đạt mục tiêu đã được lựa chọnnên sẽ sử dụng nguồn lực một cách có hiệu quả, cực tiểu hoá chi phí bởi vì nóchủ động vào các hoạt động hiệu quả và phù hợp

- Lập kế hoạch sẽ thiết lập được những tiêu chuẩn tạo điều kiện chocông tác kiểm tra đạt hiệu quả cao Một doanh nghiệp hay tổ chức nếu không

có kế hoạch thì giống như là một khúc gỗ trôi nổi trên dòng sông thời gian.Một khi doanh nghiệp không xác định được là mình phải đạt tới cái gì và đạttới bằng cách nào, thì đương nhiên sẽ không thể xác định được liệu mình cóthực hiện được mục tiêu hay chưa, và cũng không thể có được những biệnpháp để điều chỉnh kịp thời khi có những lệch lạc xảy ra Do vậy, có thể nóinếu không có kế hoạch thì cũng không có cả kiểm tra

- Như vậy, lập kế hoạch quả thật là quan trọng đối với mỗi doanhnghiệp, mỗi nhà quản lý Nếu không có kế hoạch thì nhà quản lý có thể khôngbiết tổ chức, khai thác con người và các nguồn lực khác của doanh nghiệpmột cách có hiệu quả, thậm chí sẽ không có được một ý tưởng rõ ràng về cái

họ cần tổ chức và khai thác Không có kế hoạch, nhà quản lý và các nhân viêncủa họ sẽ rất khó đạt được mục tiêu của mình, họ không biết khi nào và ở đâucần phải làm gì

Còn đối với mỗi cá nhân chúng ta cũng vậy, nếu chúng ta không biết tựlập kế hoạch cho bản thân mình thì chúng ta không thể xác định được rõ mụctiêu của chúng ta cần phải đạt tới là gì? Với năng lực của mình thì chúng tacần phải làm gì để đạt được mục tiêu đó? Không có kế hoạch chúng ta sẽkhông có những thời gian biểu cho các hoạt động của mình, không có được sự

nỗ lực và cố gắng hết mình để đạt được mục tiêu Vì thế mà chúng ta cứ đểthời gian trôi đi một cách vô ích và hành động một cách thụ động trước sựthay đổi của môi trường xung quanh ta Vì vậy mà việc đạt được mục tiêu củamỗi cá nhân ta sẽ là không cao, thậm chí còn không thể đạt được mục tiêu màmình mong muốn.

Tóm lại, chức năng lập kế hoạch là chức năng đầu tiên, là xuất phátđiểm của mọi quá trình quản lý.Bất kể là cấp quản lý cao hay thấp, việc lập rađược những kế hoạch có hiệu quả sẽ là chiếc chìa khoá cho việc thực hiệnmột cách hiệu quả những mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp

1.6.3 Các nguyên tắc lập kế hoạch

Nhằm đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh và thực hiện tốt mục tiêuphát triển của doanh nghiệp, công tác xây dựng kế hoạch phải tuân thủ nhữngnguyên tắc cơ bản sau đây:

a Nguyên tắc thị trường.

Đây là nguyên tắc thể hiện rõ nhất bản chất của việc lập kế hoạch sảnxuất kinh doanh trong nền kinh tế thị trường và nó dựa trên tính đa dạng vàphức tạp của mối quan hệ giữa kế hoạch trong doanh nghiệp với thị trường.Kếhoạch được lập ra phải căn cứ vào thị trường để đưa ra những mục tiêu hợp

lý, cân nhắc các yếu tố nguồn lực để có sự lựa chọn tối ưu Do các điều kiệnthị trường cũng như môi trường hoạt động của doanh nghiệp luôn chứa đựngyếu tố bất định, một kế hoạch sản xuất kinh doanh hợp lý và khả thi không thể làmột kế hoạch mang tính cứng nhắc, xây dựng một lần và không có sự điềuchỉnh Vì vậy, các chỉ tiêu kế hoạch mang tính hướng dẫn và dự báo là chủ yếu

b Nguyên tắc linh hoạt, mềm dẻo.

Nguyên tắc này được đưa ra xuất phát từ nguyên tắc trên, nó tạo điềukiện thuận lợi để thực hiện nguyên tắc thị trường.Đối với các nhà quản lýnguyên tắc này được xem là quan trọng nhất khi lập kế hoạch.Kế hoạch càng

linh hoạt thì sự đe doạ gây ra do các sự kiện chưa lường trước được càng ngàycàng ít đi Nguyên tắc linh hoạt thể hiện trước hết trong quá trình lập kếhoạch, phải xây dựng nhiều phương án kế hoạch gắn với những biến số khácnhau về các điều kiện hiện tại cũng như tương lai Kế hoạch được lựa chọncũng không phải là không thể thay đổi, số kế hoạch được lập trong mộtkhoảng chứ không phải là một con số cứng nhắc Như vậy, sẽ tạo ra trong kếhoạch của doanh nghiệp những khả năng thay đổi Tuy nhiên, nguyên tắc linhhoạt của kế hoạch sản xuất kinh doanh phải xem xét trên khía cạnh lợi ích -chi phí và đây chính là giới hạn của sự thay đổi trong kế hoạch.

c Nguyên tắc thống nhất.

Doanh nghiệp là một hệ thống bao gồm các bộ phận, có những mối liên

hệ liên quan với nhau, có tác động chi phối lẫn nhau để trở thành một chỉnhthể thống nhất Kế hoạch sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp được thiếtlập cũng phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất

d Nguyên tắc hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

Đối với các doanh nghiệp, vấn đề mà họ quan tâm hàng đầu là hiệu quảtài chính, lợi nhuận thu được từ chính các phương án sản xuất kinh doanh.Nguyên tắc này được đặt ra do yêu cầu tất yếu của kế hoạch phát triển doanhnghiệp trong cơ chế thị trường

Nguyên tắc này đặt ra các vấn đề chủ yếu sau đây trong hoạt động kếhoạch của doanh nghiệp:

- Thứ nhất: bộ phận kế hoạch phải đóng vai trò quyết định trong việc

xây dựng khung phát triển cho doanh nghiệp trong dài hạn, đưa ra các dự báo,các định hướng, chiến lược phát triển, các mục tiêu phát triển phù hợp với xuthế phát triển của tình hình trong và ngoài nước

- Thứ hai: bảo đảm tính hệ thống trong kế hoạch sản xuất kinh doanh.

tính hệ thống được thể hiện trên nhiều góc độ trong đó có sự thống nhất giữađịnh hướng với chiến lược và các kế hoạch phát triển doanh nghiệp

- Thứ ba: yêu cầu của nguyên tắc bảo đảm hiệu quả trong hoạt động

của sản xuất kinh doanh thể hiện rõ rệt nhất trong nội dung quản lý, thẩm định

và phê duyệt các phương án, dự án phát triển doanh nghiệp để quyết địnhhướng phân bổ các nguồn lực hợp lý

e Nguyên tắc tham gia.

Nguyên tắc tham gia trong lập kế hoạch sản xuất kinh doanh được thểhiện như sau:

- Thứ nhất: sử dụng sự tham gia của toàn doanh nghiệp vào lập và thực

hiện kế hoạch Nó sẽ bảo đảm sự nhất trí cao của bản kế hoạch được lập vàkhích lệ được tiềm lực của các cá nhân cũng như các bộ phận trong thực hiện

kế hoạch

- Thứ hai: trao đổi ý kiến với các bộ phận, cá nhân trong doanh nghiệp

sẽ có thể đưa đến những lợi ích như có sự cộng tác tốt hơn trong việc thực thi

kế hoạch, tăng cường tính hiệu quả và sát thực trong lập kế hoạch để có đượcnhững thông tin tốt hơn phục vụ cho công tác kế hoạch

- Thứ ba: doanh nghiệp phải công bố công khai các kế hoạch đến từng

bộ phận, cá nhân liên quan

- Thứ tư: cần phải thực hiện phân cấp triệt để các bộ phận về chức

năng, quyền hạn, nhiệm vụ được giao

Ngoài ra, việc lập kế hoạch trong doanh nghiệp cũng phải đảm bảo cácnguyên tắc khác như nguyên tắc chính xác, nguyên tắc liên tục

1.6.4 Quy trình lập kế hoạch

Quy trình lập kế hoạch là quá trình trong đó các chức năng kế hoạch củamột tổ chức được tiến hành Quy trình này bao gồm nhiều bước và dừng lại ởbước nào đều chỉ có tính quy ước tương đối Có ý kiến cho rằng chức năng kếhoạch chỉ nên dừng lại ở việc hoạch định ra các kế hoạch và các kế hoạch đãđược phê duyệt, phần còn lại do nhà triển khai thực hiện thuộc vào mảng chức

năng khác Cũng có người cho rằng chức năng kế hoạch bao gồm suốt quátrình từ khi lập kế hoạch cho đến khi triển khai, đánh giá và hoàn thiện kếhoạch… Cũng có quan điểm cho rằng việc xác định mục tiêu chiến lượcchung cũng thuộc về chức năng kế hoạch của hệ thống và các chức năng quản

lý Trên thực tế, quy trình lập kế hoạch giữ một vai trò quan trọng đòi hỏiphối hợp của nhiều cấp quản lý, nhiều ngành chức năng khác nhau như tổchức, nhân sự, tài chính … Do vậy theo quan điểm chung hiện nay, quy trìnhlập kế hoạch bao gồm những bước cơ bản sau đây:

(VẼ SƠ ĐỒ FLOW CHART)

Nghiên cứu và dự báo

Thiết lập các mục tiêu

Xây dựng phương án

Đánh giá và lựa chọn phương án tối ưu

Quyết định kế hoạch

Bước 1: Nghiên cứu và dự báo

Nghiên cứu và dự báo là điểm bắt đầu của công tác lập kế hoạch Đểnhận thức được cơ hội của mình thì doanh nghiệp cần phải có những hiểu biết

về môi trường, thị trường, về sự cạnh tranh, về điểm mạnh và điểm yếu củamình so với các đối thủ cạnh tranh khác Chúng ta phải dự đoán trước các yếu

tố không chắc chắn có thể xảy ra từ đó đưa ra phương án đối phó thích hợp.Công tác lập kế hoạch đòi hỏi doanh nghiệp phải có những dự đoán thực tế về

cơ hội Doanh nghiệp phải phân tích môi trường để biết:

- Hiện nay, công nghệ của các đối thủ cạnh tranh đã đi đến đâu, họ đãtung ra những sản phẩm mới nào? Giá cả bao nhiêu? Đồng thời cũng phải biếtđược hiện nay nhu cầu của khách hàng là sản phẩm gì?

- Dự đoán trước những luật và chính sách mới nào sẽ ra đời có ảnhhưởng đến công việc kinh doanh của doanh nghiệp Đây là điều rất quantrọng, bởi hiện nay Nhà nước ta đang hoàn thiện hệ thống luật nên có rấtnhiều luật và chính sách mới ra đời có ảnh hưởng tới công việc kinh doanhcủa doanh nghiệp, mà để tồn tại lâu dài trên thương trường thì doanh nghiệpkhông thể không phân tích những thay đổi đó như luật thuế, các chế độ kếtoán mới, luật xuất nhập khẩu…

- Những thay đổi của thị trường cung ứng đầu vào như lao động, vật tư,nguyên vật liệu cho sản xuất, máy móc thiết bị…

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần phải phân tích các nguồn lực củamình để xác định những điểm yếu và điểm mạnh của doanh nghiệp so với cácđối thủ cạnh tranh khác

Bước 2: Thiết lập các mục tiêu

Khi lập kế hoạch các tổ chức cần phải thiết lập được hệ thống các mụctiêu mà mình cần đạt tới.Các mục tiêu đưa ra phải xác định rõ thời hạn đểthực hiện và được lượng hoá đến mức cao nhất có thể Trong tổ chức có hai

loại mục tiêu là mục tiêu định tính và mục tiêu định lượng, nhưng mục tiêuđịnh lượng thường rõ ràng và dễ thực hiện hơn Ngoài ra, theo các thứ tự ưutiên khác nhau thì các mục tiêu cũng nên được phân nhóm Một tổ chức haydoanh nghiệp đều có thể có hai loại mục tiêu là mục tiêu hàng đầu và mụctiêu hàng thứ hai.Những mục tiêu hàng đầu thường liên quan đến sự sống còn

và thành đạt của tổ chức Đối với một doanh nghiệp, đó là những mục tiêu vềlợi nhuận, doanh thu hay thị phần Nếu không đạt được một mức lợi nhuận,mức doanh thu hay mức thị phần nhất định trong một thời kỳ nào đó, thìdoanh nghiệp có thể bị phá sản Còn mục tiêu hàng thứ hai lại liên quan đếntính hiệu quả của doanh nghiệp.Chúng không ảnh hưởng lớn đến sự sống còncủa doanh nghiệp như các mục tiêu hàng đầu nhưng cũng rất quan trọng đốivới sự thành công của doanh nghiệp Những mục tiêu này thể hiện mức độquan tâm của khách hàng đối với sản phẩm của doanh nghiệp,sự phát triểnsản phẩm mới hay tính hiệu quả của công tác quản lý hành chính…Trongnhững năm gần đây, các doanh nghiệp Nhà nước và tư nhân đều tập trung chútrọng tới các mục tiêu hàng thứ hai để thu hút khách hàng, được coi là nhân tố

có ảnh hưởng về mặt lâu dài đến sự sống còn của doanh nghiệp và cả các mụctiêu hàng đầu với sự ảnh hưởng trực tiếp và trước mắt hơn Cho dù doanhnghiệp có chú trọng tới mục tiêu nào hơn chăng nữa thì điều quan trọng làdoanh nghiệp phải xác định được các mục tiêu thật rõ ràng, có thể đo lườngđược và có thể thực hiện được.Bên cạnh đó, cũng cần xác định rõ trách nhiệmtrong việc thực hiện mục tiêu và thời hạn phải hoàn thành

Bước 3: Xây dựng các phương án

Ở bước này các nhà lập kế hoạch cần phải tìm ra và nghiên cứu cácphương án hành động để lựa chọn.Trong mỗi phương án cần phải xác địnhđược hai nội dung cơ bản là: Phải xác định được giải pháp của kế hoạch là gì

để trả lời cho câu hỏi làm gì để đạt được mục tiêu.Phải xác định được các

công cụ và nguồn lực cần thiết để thực hiện mục tiêu.Các nhà lập kế hoạchcần phải thực hiện bước khảo sát sơ bộ lựa chọn ra các phương án có triểnvọng nhất để đưa ra phân tích và giảm bớt các phương án lựa chọn.

Bước 4: Đánh giá các phương án và lựa chọn phương án tối ưu

Khi đã xây dựng được một hệ thống các phương án thi các nhà lập kếhoạch cần phải tiến hành đánh giá lại các phương án đó nhằm lựa chọn đượcnhững phương án tối ưu nhất Đánh giá các phương án theo các tiêu chuẩnphù hợp với mục tiêu đã định và trung thành với các tiền đề đã được xác định.Các nhà lập kế hoạch cần phải lựa chọn, xem xét phương án nào là tối ưu nhấttức là các phương án nào đạt được mục tiêu một cách hiệu quả nhất và nhanhnhất, chi phí là thấp nhất.Đồng thời các phương án được lựa chọn cũng phảigiải quyết được những vấn đề kinh tế xã hội đang được đặt ra

Sau khi đánh giá các phương án thì một vài phương án tối ưu nhất sẽđược lựa chọn Các phương án này sẽ được đưa ra hội đồng quản trị, bangiám đốc và các phòng ban liên quan để ra quyết định phân bổ con người vàcác nguồn lực khác của tổ chức cho việc thực hiện kế hoạch Tiếp theo sẽ làviệc xây dựng các kế hoạch phụ trợ và lượng hoá kế hoạch bằng ngân quĩ

Bước 5: Quyết định kế hoạch

Lựa chọn phương án hành động là thời điểm mà kế hoạch được chấpthuận, là thời điểm thực sự để ra quyết định

Đôi khi việc phân tích và đánh giá phương án cho thấy rằng có hai hoặcnhiều phương án thích hợp mà nhà quản lý có thể quyết định thực hiện một sốphương án chứ không chỉ dừng một phương án tốt nhất Lúc này cũng cần raquyết định để phân bổ con người và các nguồn lực khác của tổ chức cho việcthực hiện kế hoạch Tại thời điểm mà quyết định được thực hiện, việc lập kếhoạch chưa thể kết thúc mà cần các kế hoạch phụ để bổ trợ

1.7 các yếu tố ảnh hưởng đến công tác lập kế hoạch

1.7.1 Quan điểm của các nhà lập kế hoạch

Vì việc lập kế hoạch là do các nhà lập kế hoạch hoạch định nên quanngoài những yếu tố tác động khách quan thì các kế hoạch vẫn sẽ bị chi phốibởi quan điểm chủ quan của những nhà làm công tác kế hoạch

Cấp quản lý

Giữa cấp quản lý trong một doanh nghiệp và các loại kế hoạch được lập

ra có mối quan hệ với nhau.Cấp quản lý mà càng cao thì việc lập kế hoạchcàng mang tính chiến lược.Các nhà quản lý cấp trung và cấp thấp thường lậpcác kế hoạch tác nghiệp

Các nhà quản lý cấp thấp

Các nhà quản lý cao cấp

Các nhà quản lý cấp trung.

Lập các kế hoạch tác nghiệp

Lập các kế hoạch chiến lược

1.7.2 Chu kì kinh doanh của doanh nghiệp

Mỗi chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp đều trải qua bốn giai đoạn làhình thành, tăng trưởng, chín muồi, và suy thoái Với mỗi giai đoạn thì việclập kế hoạch là không giống nhau Qua các giai đoạn khác nhau thì độ dài vàtính cụ thể của các kế hoạch là khác nhau

Trong giai đoạn hình thành (hay giai đoạn bắt đầu đi lên của chu kỳkinh doanh) các nhà quản lý thường phải dựa vào kế hoạch định hướng.Thời

kỳ này các kế hoạch rất cần tới sự mềm dẻo và linh hoạt vì mục tiêu có tínhchất thăm dò, nguồn lực chưa được xác định rõ, và thị trường chưa có gì chắcchắn.Kế hoạch định hướng trong giai đoạn này giúp cho những nhà quản lýnhanh chóng có những thay đổi khi cần thiết

- Trong giai đoạn tăng trưởng, kế hoạch ngắn hạn được sử dụng nhiều

và thiên về cụ thể vì các mục tiêu được xác định rõ hơn, các nguồn lực đangđược đưa vào và thị trường cho đầu ra đang tiến triển

- Ở giai đoạn chín muồi, doanh nghiệp nên có các kế hoạch dài hạn và

cụ thể vì ở giai đoạn này tính ổn định và tính dự đoán được của doanh nghiệp

là lớn nhất

Kết quả

kinh doanh

Hình thành Tăng

trưởng muồiChín Suy thoái

Thời gian

- Trong giai đoạn suy thoái, kế hoạch lại chuyển từ kế hoạch dài hạnsang kế hoạch ngắn hạn, từ kế hoạch cụ thể sang kế hoạch định hướng Cũnggiống như giai đoạn đầu, giai đoạn suy thoái cần tới sự mềm dẻo, linh hoạt vìcác mục tiêu phải được xem xét và đánh giá lại, nguồn lực cũng được phânphối lại cùng với những điều chỉnh khác.

1.7.3 Tính không chắc chắn của môi trường kinh doanh

Lập kế hoạch là quá trình chuẩn bị để đối phó với sự thay đổi và tìnhhuống không chắc chắn của môi trường kinh doanh mà chủ yếu là các nhân tốtrong môi trường nền kinh tế và môi trường ngành.Môi trường càng bất ổnđịnh bao nhiêu thì kế hoạch càng mang tính định hướng và ngắn hạn bấynhiêu Những doanh nghiệp hoạt động trong môi trường tương đối ổn địnhthường có những kế hoạch dài hạn, tổng hợp và phức tạp, còn những doanhnghiệp hoạt động trong môi trường hay có sự thay đổi lại có những kế hoạchhướng ngoại và ngắn hạn Các nhà lập kế hoạch cần phải tính toán, phán đoánđược sự tác động của môi trường kinh doanh, sự không chắc chắn của môitrường kinh doanh được thể hiện dưới ba hình thức sau:

- Tình trạng không chắc chắn: xảy ra khi toàn bộ hay một phần củamôi trường kinh doanh được coi là không thể tiên đoán được

- Hậu quả không chắc chắn: là trường hợp mặc dù đã cố gắng nhưngnhà quản lý không thể tiên đoán được những hậu quả do sự thay đổi của môitrường tác động đến các doanh nghiệp, do vậy mà dẫn đến sự không chắcchắn

- Sự phản ứng không chắc chắn: là tình trạng không thể tiên đoán đượcnhững hệ quả của một quyết định cụ thể, sự phản ứng của doanh nghiệp đốivới những biến động của môi trường kinh doanh

Vì vậy công việc của các nhà lập kế hoạch là phải đánh giá tính chất vàmức độ không chắc chắn của môi trường kinh doanh để xác định giải pháp

phản ứng của doanh nghiệp và triển khai các kế hoạch thích hợp Với nhữnglĩnh vực có mức độ không chắc chắn thấp thì việc xây dựng kế hoạch là ítphức tạp, nhưng những lĩnh vực có mức độ không chắc chắn cao thì đòi hỏi

kế hoạch phải được xác định rất linh hoạt

1.7.4 Hệ thống mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp

Mục tiêu là kết quả mong muốn cuối cùng của các cá nhân, tổ chức haydoanh nghiệp Mục tiêu chỉ ra phương hướng cho tất cả các quyết định quản

lý và hình thành nên những tiêu chuẩn đo lường cho việc thực hiện trong thựctế.Mục tiêu là nền tảng của việc lập kế hoạch

Do vậy các nhà lập kế hoạch cần phải dựa vào hệ thống mục tiêu của tổchức, doanh nghiệp mình để có các kế hoạch dài hay ngắn cho phù hợp nhằmđạt được mục tiêu đã đề ra

Trước hết là nguồn nhân lực, được coi là một trong những thế mạnhcủa nước ta, nhưng thực tế ở các doanh nghiệp còn rất nan giải Lực lượnglao động mặc dù thừa về số lượng nhưng lại yếu về chất lượng Số lượng laođộng có trình độ quản lý, tay nghề cao còn thiếu nhiều, lực lượng lao động trẻ

ít kinh nghiệm vẫn cần phải đào tạo nhiều

Tiếp đến phải kể đến là sự hạn hẹp về tài chính.Nguồn lực tài chính yếusẽ cản trở sự triển khai các kế hoạch và nó cũng giới hạn việc lựa chọn nhữngphương án tối ưu

Cơ sở vật chất kỹ thuật, máy móc thiết bị của doanh nghiệp cũng lànguồn lực hạn chế Thực tế hiện nay ở các doanh nghiệp nước ta hệ thống cơ

sở vật chất kỹ thuật còn yếu, thiếu và lạc hậu, trình độ khoa học công nghệcòn thấp Điều này đã cản trở việc xây dựng và lựa chọn những kế hoạch sảnxuất tối ưu

1.7.6 Hệ thống thông tin

Trong quá trình lập kế hoạch sản xuất kinh doanh thông tin sẽ giúp bộphận lãnh đạo của doanh nghiệp có được các quyết định đúng đắn kịp thời

Trong nền kinh tế thị trường thì thông tin là quan trọng nhất, thông tin

là cơ sở của công tác lập kế hoạch Khi lập kế hoạch nhà quản lý cần dựa vàothông tin về các nguồn nhân lực, tài lực, vật lực và mối quan hệ tối ưu giữachúng, làm cho chúng thích nghi với sự biến động của môi trường, giảm thiểutính mù quáng của hoạt động kinh tế, đảm bảo tạo ra khối lượng sản phẩm lớnnhất bằng chi phí nhỏ nhất Đồng thời trong quá trình thực hiện kế hoạch thìchúng ta cũng cần phải dựa vào các thông tin phản hồi để có những điềuchỉnh phù hợp

1.8 Hệ thống kiểm tra đảm bảo cho quá trình lập kế hoạch đạt kết quả và hiệu quả

Kiểm tra đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện với hiệu quảcao.Trong thực tế, những kế hoạch tốt nhất cũng có thể không được thực hiệnnhư ý muốn Các nhà quản lý cũng như cấp dưới của họ đều có thể mắc sailầm và kiểm tra cho phép chủ động phát hiện, sửa chữa các sai lầm đó trướckhi chúng trở nên nghiêm trọng để mọi hoạt động của tổ chức được tiến hànhtheo đúng kế hoạch đã đề ra

1.8.1 Năng lực của các chuyên gia lập kế hoạch

Năng lực của các chuyên gia lập kế hoạch có ảnh hưởng lớn đến côngtác xây dựng kế hoạch, các nhà lập kế hoạch phải có kiến thức và trình độtổng hợp để lập kế hoạch

1.8.2 Cơ chế quản lý kinh tế của Nhà nước

Đây là nhân tố có ảnh hưởng sâu sắc đến công tác lập kế hoạch sảnxuất kinh doanh của doanh nghiệp Một cơ chế với các chính sách quản lýkinh tế phù hợp sẽ có tác dụng thúc đẩy hoạt động kế hoạch sản xuất pháttriển, ngược lại nó sẽ kìm hãm sự phát triển của doanh nghiệp

Thực tế trong những năm chuyển đổi cơ chế quản lý kinh tế của Nhànước ta đã cho thấy, càng đi sâu vào cơ chế thị trường thì càng phát sinh thêmnhiều vấn đề mới cần tiếp tục nghiên cứu giải quyết để hoàn thiện cơ chế vàchính sách quản lý của Nhà nước Nhà nước cần phải tiếp tục giải quyết cáctồn đọng, vướng mắc trong nhiều năm chuyển đổi để thực sự tạo quyền tự chủcho doanh nghiệp nhưng vẫn đảm bảo được yêu cầu quản lý của Nhà nước

1.9 Những yêu cầu đối với công tác lập kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp

Công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cần quántriệt các yêu cầu sau:

- Công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp cầnquán triệt yêu cầu hiệu quả Các doanh nghiệp hoạt động đều nhằm mục đíchhướng tới mục tiêu hiệu quả, nó là tiêu chuẩn hàng đầu cho việc xây dựng ,lựa chọn và quyết định các phương án kế hoạch của doanh nghiệp

- Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp phải quán triệtyêu cầu hệ thống đồng bộ Nền kinh tế quốc dân là một hệ thống thống nhất,gồm nhiều phân hệ là các doanh nghiệp Thực hiện yêu cầu này, trong cáckhâu của công tác lập kế hoạch phải đảm bảo cho mục tiêu hoạt động củadoanh nghiệp đồng hướng và góp phần thúc đẩy việc thực hiện mục tiêu baotrùm của cả hệ thống

- Công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp phảiquán triệt yêu cầu “vừa tham vọng vừa khả thi” Trong nền kinh tế thị trường

đối với các doanh nghiệp thì mục tiêu lợi nhuận là tối cao, do vậy để thựchiện được mục tiêu này đòi hỏi các doanh nghiệp phải xây dựng kế hoạch đểthực hiện các phương án đó Tuy nhiên , các kế hoạch được đề ra phải có khảnăng thực thi

- Công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp phảiquán triệt yêu cầu “kết hợp mục tiêu chiến lược với mục tiêu tình thế “ Tức là

hệ thống mục tiêu kế hoạch phải được xây dựng và điều chỉnh linh hoạt theoyêu cầu thay đổi của môi trường và điều kiện kinh doanh

- Công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp phảiquán triệt yêu cầu kết hợp đúng đắn các loại lợi ích kinh tế trong doanhnghiệp kể cả lợi ích xã hội Đây chính là động lực của sự phát triển và là cơ

sở cho việc thực hiện có hiệu quả các phương án sản xuất kinh doanh

1.10 Các căn cứ để lập kế hoạch sản xuất kinh doanh

1.10.1 Căn cứ vào chủ trương, đường lối, chính sách phát triển kinh tế xã hội của Đảng và Nhà nước

Doanh nghiệp là một tế bào của nền kinh tế quốc dân, nên các kế hoạchsản xuất kinh doanh do doanh nghiệp đề ra phải phù hợp với chủ trương,đường lối, chính sách phát triển kinh tế xã hội của Đảng và Nhà nước Nếuhoạt động của doanh nghiệp mà đi ngược lại xu thế phát triển, vi phạm nhữnglợi ích chung của nền kinh tế nó sẽ bị đào thải, ngược lại nếu nhận thức vàhoà mình vào xu thế phát triển chung thì doanh nghiệp sẽ phát triển ổn định

và bền vững

1.10.2 Căn cứ vào kết quả điều tra nghiên cứu thị trường

Thị trường có vai trò trực tiếp hướng dẫn các doanh nghiệp lựa chọnlĩnh vực hoạt động và phương án sản xuất kinh doanh có hiệu quả Kết quảđiều tra nghiên cứu nhu cầu thị trường phải phản ánh được qui mô, cơ cấu đốivới từng sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp, có tính đến tác động của các

nhân tố làm tăng hoặc giảm cầu để đáp ứng yêu cầu của công tác lập kếhoạch Những kết quả điều tra nghiên cứu này có thể tập hợp theo mức giá đểxác định mục tiêu kinh doanh phù hợp với phân đoạn thị trường hoặc theokhách hàng để đảm bảo sự gắn bó giữa sản xuất với kinh doanh Căn cứ vào

số lượng các đối thủ cạnh tranh, sự biến động giá cả trên thị trường để lập kếhoạch thì hiệu quả của phương án kế hoạch sẽ được nâng cao

Đối với các doanh nghiệp trong ngành may mặc thì việc nghiên cứu thịtrường để lập kế hoạch là rất quan trọng,vì nhu cầu về thời trang luôn thay đổitừng ngày , mỗi mùa lại có những sản phẩm khác nhau

1.10.3 Căn cứ vào kết quả phân tích và dự báo về tình hình sản xuất kinh doanh, về khả năng nguồn lực có thể khai thác.

Doanh nghiệp căn cứ vào kết quả phân tích hoạt động kinh doanh thời

kỳ trước và dự báo khả năng tương lai ứng với các nguồn lực có thể khai thácđược, đặc biệt là dựa vào những lợi thế vượt trội của doanh nghiệp về các mặtchất lượng sản phẩm, kênh tiêu thụ hợp tác liên doanh, khoa học công nghệ sovới đối thủ cạnh tranh sẽ góp phần làm tăng tính khả thi của các phương án kếhoạch Các chỉ tiêu chất lượng của hoạt động sản xuất kinh doanh cần phảiđược chú trọng tập trung phân tích

1.11 Một số công cụ cho việc lập kế hoạch

1.11.1 Công cụ SMART

Cho dù chỉ là một công ty nhỏ với 50 nhân viên hay là một “Đế chế”kinh doanh hùng mạnh thì sự thành công trong hoạt động kinh doanh phụ

thuộc rất nhiều vào việc thiết lập mục tiêu và khả năng thực thi tốt để đạt

được các mục tiêu đã thiết lập Vì vậy, doanh nghiệp có thể áp dụngnguyên tắc SMART như một trong những công cụ để lập kế hoạch kinhdoanh của mình

Công cụ SMART là gì?

S.M.A.R.T là tên viết tắt các chữ đầu của 5 bước: Cụ thể (Specific)-Có thể đo lường được (Measurable)-Có thể đạt được (Attainable/Achievable)-Có tính thực tiễn cao (Relevant)-Đúng hạn định (Time-Bound) Đây là một công

cụ hết sức đơn giản được sử dụng để xác định các mục tiêu một cách rõ ràng

để giúp doanh nghiệp xây dựng một kế hoạch hành động chính xác nhằm đạtđược kết quả tối ưu

Cụ thể (Specific): Tập trung vào thiết lập và định nghĩa một các rõ ràng

các mục tiêu lớn Ví dụ như: “Tìm kiếm thêm được 2 khách hàng mới có doanh thu trên 1 tỷ đồng trong lĩnh vực trang thiết bị y tế” là mục tiêu có ý nghĩa nhiều hơn là một mục tiêu chung chung: “có thêm nhiều khách hàng để phát triển hoạt động kinh doanh” Càng xác định mục tiêu rõ ràng, cụ thể thì

càng tạo ra quyền lực: đó là quyền lực mục tiêu Mục tiêu càng tập trung thì

nó tạo ra một sức hút như nam châm có thể hút mọi nguồn lực của doanhnghiệp hướng tới nó.Càng tập trung nguồn lực thì càng tạo ra sức mạnh để đạtđược các mục tiêu đó

 Có thể đo lường được (Measurable): Một mục tiêu mà không có kết

quả có thể đo lường được thì cũng giống như thi đấu thể thao mà không ghinhận tỷ số, kết quả Con số hay số liệu ghi nhận được là một phần quan trọngtrong hoạt động của doanh nghiệp Hãy đặt các con số rõ ràng trong các mụctiêu để biết là doanh nghiệp đang ở đâu trong quá trình thực hiện mụctiêu.Một mục tiêu mà được viết lên bảng đặt tại trụ sở của doanh nghiệp thì

nó tạo ra sự nhắc nhở hàng ngày đối với lãnh đạo cũng như nhân viên tậptrung vào kết quả mà doanh nghiệp muốn đạt được

Có thể đạt được (Attainable/Achievable): các doanh nghiệp thường

đặt ra các mục tiêu mà nằm ngoài tầm với của họ Mặc dù là rất hy vọng vàtin tưởng vào tương lai của doanh nghiệp, nhưng cũng cần phải có những

bước đi vững chắc dựa trên các điều kiện thực tế Thường xuyên đối chiếu vàkiểm tra với các doanh nghiệp cùng ngành về tốc độ tăng trưởng của họ để có

thể thiết lập mục tiêu khôn ngoan.

Có tính thực tiễn cao (Relevant): Những mục tiêu kinh doanh mà có

thể đạt được phải được dựa trên các điều kiện hiện thời và thực tế trong môitrường kinh doanh Doanh nghiệp có thể có mong muốn là tăng doanh thu lênthêm 50% và là một năm tốt nhất trong hoạt động kinh doanh thì doanhnghiệp cũng phải tính tới việc suy thoái kinh tế và có thêm nhiều đối thủ cạnhtranh “nặng ký” tham gia vào thị trường của mình thì việc thiết lập các mụctiêu cũng cần hết sức chú ý tới sự tương quan trong điều kiện thị trường

Đúng hạn định (Time-Bound): Mục tiêu kinh doanh hay đích đến của

doanh nghiệp sẽ không thể thực hiện được nếu không có hạn định cho nó.Cho dù doanh nghiệp đặt ra mục tiêu là mở rộng tìm kiếm thêm 5 khách hàngmới và tăng doanh thu tăng thêm 20% nữa thì cũng cần phải thiết lập cho nómục tiêu hạn định về thời gian phải hoàn thành các mục tiêu này

Ví dụ mục tiêu SMART:

Vậy thì mục tiêu SMART trông như thế nào?: Chúng tôi đưa ra ví

dụ “Tìm thêm 2 khách hàng mới có doanh thu trên 2 tỷ đồng trong lĩnh vực kinh doanh trang thiết bị y tế tại TP HCM hoàn thành xong trong vào cuối quý 4 năm 2011 thông qua các hoạt động marketing và hội chợ thương mại chuyên ngành”.

Khi mục tiêu của doanh nghiệp đã là SMART rồi, thì cần phải thiết lậpcác nhiệm vụ và chương trình hành động để hoàn thành mục tiêu đó Hàng kỳphải có kế hoạch rà soát lại việc thực hiện mục tiêu và điều chỉnh nếu thấycần thiết Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì việc thiết lập các mục tiêu

là một công cụ cần thiết để có thể thành công trong kinh doanh Hãy luôn

luôn nhớ là SMART.

1.11.2 Công cụ WBS

WBS là một danh sách chi tiết các bước cần để hoàn thành một kế hoạchkinh doanh Nó cung cấp nhiều lợi ích cho người quản lý.Việc xây dựng WBSbuộc người quản lý phải cố gắng tư duy để hiểu những cái sẽ phải làm, nócho phép xác định các bước chính xác để hoàn thành công việc lập kế hoạch.WBS thiết lập nền tảng hệ thống hóa các công việc vững chắc, làm cơ sởcho các ước lượng thời gian và chi phí hiện thực Danh sách chi tiết cácnhiệm vụ tạo điều kiện cho tính chi phí riêng cho các hoạt động Bằng việclàm các ước lượng thời gian cho các nhiệm vụ chi tiết, người quản lý có thể "tích lũy " dữ liệu liên kết với từng mức của WBS để xây dựng một bức tranhhợp thành, chỉnh thể về kế hoạch kinh doanh

Một WBS tốt cũng cho phép người làm kế hoạch xây dựng việc giảitrình giữa các thành viên tổ lập kế hoạch Sau khi liệt kê tất cả các nhiệm vụngười có thể phân công công việc cho từng người Điều này thể hiện khôngkhí dân chủ, thẳng thắn, đầy trách nhiệm và giải trình giữa các thành viên tổ.Người quản lý có thể dùng WBS để xây dựng lịch biểu hữu dụng.Mộtdanh sách cụ thể các nhiệm vụ, làm cơ sở cho các ước lượng hiện thực và việcxây dựng cuối cùng về các lịch biểu Bên cạnh đó, nó làm cho người lập kếhoạch có khả năng phát triển các lịch biểu, được biết đến như lịch biểu tầng.Cuối cùng, việc xây dựng một WBS tốt buộc các vấn đề cơ bản sớm nảysinh trong dự án thay vì muộn (Khi còn khó khăn hơn để thay đổi tìnhhuống) Việc xây dựng WBS đòi hỏi những đóng góp đáng kể từ nhữngngười tham dự

Các đặc trưng của WBS

Đặc trưng chính của WBS là có khuynh hướng trên xuống Người quản

lý dự án bắt đầu với sản phẩm cuối cùng và chia nó ra thành những yếu tố nhỏ

hơn, các sản phẩm trung gian hay sản phẩm con Hình dưới chỉ ra việc tổchức này của WBS.

Việc chia ra là rất giống với việc chuẩn bị dàn bài cho một bài văn Mỗichủ đề đều được chia thành những chủ đề con, và mỗi chủ đề con lại đượcchia thêm nữa thành các cấu phần. 

INCLUDEPICTURE "http://quantri.vn/uploads/images/fett4y34y.png" \*

MERGEFORMATINET INCLUDEPICTURE

"http://quantri.vn/uploads/images/fett4y34y.png" \* MERGEFORMATINETINCLUDEPICTURE "http://quantri.vn/uploads/images/fett4y34y.png" \*

MERGEFORMATINET INCLUDEPICTURE

"http://quantri.vn/uploads/images/fett4y34y.png" \* MERGEFORMATINET

Hình 1.1: Cấu trúc phân việc

Một đặc trưng khác của WBS là được tách thành nhiều mức Không phảitất cả " nhánh " của WBS đều cần bung ra hết Bản thân mức là không có ý