Phân tích và thiết kế phát triển phần mềm quản lý nhân sự tại công ty tnhh phát triển thương mại và xây dựng tín việt

Tính cấp thiết của đề tài Thực tế khảo sát từ công ty TNHH Tín Việt còn hạn chế trong công tác quản lý nhân sự, đa phần các công việc dựa trên phương pháp thủ công, lạc hậu, chưaứng dụng

MỤC LỤC

MỤC LỤC

DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU

DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠ NG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP 4

1.1 Giới thiệu về đơn vị thực tập Công ty TNHH Phát triển thương mại và xây dựng Tín Việt 4

1.1.1 Thông tin chung 4

1.1.2 Đặc điểm của Công ty 4

1.1.3 Các sản phẩm của công ty 8

1.1.4 Khách hàng của công ty 9

1.2 Thực trạng tin học hóa công tác quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Phát triển thương mại và xây dựng Tín Việt 9

1.2.1 Khái niệm hồ sơ cán bộ, công chức 9

1.2.2 Nguyên tác xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức 9

1.2.3 Thành phần hồ sơ cán bộ 10

1.2.4 Chế độ quản lý hồ sơ cán bộ, công chức 11

1.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty 12

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ CÔNG CỤ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI 15

2.1 Tổng quan về hệ thống thông tin 15

2.1.1 Hệ thống thông tin 15

2.1.2 Phát triển một Hệ thống thông tin 18

2.2 Tổng quan về phần mềm 22

2.3 Mã hóa dữ liệu và các công cụ để phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý 23

2.3.1 Mã hoá dữ liệu 23

2.3.2 Các công cụ mô hình hoá hệ thống thông tin 27

2.3.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu 30

2.3.4 Giới thiệu về Visual Studio và SQL Server 36

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN THƯƠNG MẠI VÀ XÂY

DỰNG TÍN VIỆT 40

3.1 Khảo sát thực tế và xác định yêu cầu 40

3.2 Phân tích phần mềm 40

3.2.1 Các chức năng chính của phần mềm 40

3.2.2 Chức năng hệ thống 41

3.2.3 Chức năng Quản lý danh mục 41

3.2.4 Chức năng quản lý nhân sự 41

3.2.5 Chức năng Quản lý chế độ 42

3.2.6 Chức năng Quản lý tiền lương 42

3.2.7 Chức năng Tra cứu 42

3.2.8 Chức năng “ Thống kê báo cáo” 43

3.2.9 Chức năng Trợ giúp 43

3.3 Thiết kế chương trình 43

3.3.1 Thiết kế các module chức năng 43

3.3.2 Sơ đồ ngữ cảnh 45

3.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 của hệ thống 45

3.3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1” Đăng nhập hệ thống” 46

3.3.4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1” Cập nhật danh mục” 46

3.3.5 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 “Cập nhật nhân sự” 47

3.3.6 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 “Cập nhật chế độ” 47

3.3.7 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 “Cập nhật lương công ty” 48

3.3.8 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 “Tra cứu” 48

3.3.9 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 “Thống kê báo cáo” 49

3.3.10 Thiết kế cơ sở dữ liệu 49

3.3.11 Thiết kế giao diện và báo cáo 65

3.4 Triển khai hệ thống 71

KẾT LUẬN 73

TÀI LIỆU THAM KHẢO 74

PHỤ LỤC 75

DANH MỤC BẢNG

Bảng 3-1: Bảng cơ sở dữ liệu Thông tin cơ bản nhân viên 58

Bảng 3-2: Bảng cơ sở dữ liệu Thông tin cá nhân 59

Bảng 3-3: Bảng cơ sở dữ liệu Trình độ học vấn 59

Bảng 3-4: Bảng cơ sở dữ liệu Tôn giáo 60

Bảng 3-5: Bảng cơ sở dữ liệu Tiếng ngoại ngữ 60

Bảng 3-6: Bảng cơ sở dữ liệu Thôi việc 60

Bảng 3-7: Bảng cơ sở dữ liệu Thai sản 61

Bảng 3-8: Bảng cơ sở dữ liệu Tăng lương 61

Bảng 3-9: Bảng cơ sở dữ liệu Thông tin sổ bảo hiểm 62

Bảng 3-10: Bảng cơ sỏ dữ liệu Quốc tịch 62

Bảng 3-11: Bảng cơ sở dữ liệu Phòng ban 62

Bảng 3-12: Bảng cơ sở dữ liệu Người dùng 63

Bảng 3-13: Bảng cơ sở dữ liệu Lý do thôi việc 63

Bảng 3-14: Bảng cơ sở dữ liệu Loại hợp đồng 63

Bảng 3-15 : Bảng cơ sở dữ liệu Làm thêm giờ 64

Bảng 3-16: Bảng cơ sở dữ liệu Hồ sơ thử việc 64

Bảng 3-17: Bảng cơ sở dữ liệu Học hàm 65

Bảng 3-18: Bảng cơ sở dữ liệu Hình thức kỷ luật 65

Bảng 3-19 : Bảng cơ sở dữ liệu Kỷ Luật 65

Bảng 3-20: Bảng cơ sở dữ liệu Khen Thưởng 66

Bảng 3-21 : Bảng cơ sở dữ liệu Dân tộc 66

Bảng 3-22: Bảng cơ sở dữ liệu Ngày công 66

Bảng 3-23 : Bảng cơ sở dữ liệu Phụ cấp khác 67

Bảng 3-24: Bảng cơ sở dữ liệu Công khối sản xuất 67

Bảng 3-25: Bảng cơ sở dữ liệu Công khối điều hành 68

Bảng 3-26 : Bảng cơ sở dữ liệu Chức Vụ 68

Bảng 3-27: Bảng cơ sở dữ liệu Chức danh 68

Bảng 3-28: Bảng cơ sở dữ liệu Bộ phận 69

Bảng 3-29: Bảng cơ sở dữ liệu Bảng lương công ty 69

DANH MỤC SƠ ĐỒ HÌNH VẼ

Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH Phát triển thương mại và dịch vụ Tín

Việt 13

Hình 2-1: Các yếu tố cấu thành một hệ thống thông tin 22

Hình 2-2: Phân loại HTTT theo lĩnh vực hoạt động 24

Hình 3-1: Sơ đồ các module chức năng 51

Hình 3-2: Sơ đồ ngữ cảnh 52

Hình 3-3: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 của hệ thống 52

Hình 3-4: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 “Đăng nhập hệ thống” 53

Hình 3-5: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1” Cập nhật danh mục” 53

Hình 3-6: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1”Cập nhật nhân sự” 54

Hình 3-7: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1”Cập nhật chế độ” 54

Hình 3-8: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1”Cập nhật lương công ty” 55

Hình 3-9: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1”Tra cứu” 55

Hình 3-10: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1”Thống kê báo cáo” 56

Hình 3-11: Mô hình quan hệ dữ liệu 57

Hình 3-12: Giao diện màn hình đăng nhập 72

Hình 3-13: Giao diện đổi mật khẩu 73

Hình 3-14: Giao diện chính phần mềm 73

Hình 3-15: Giao diện form tìm kiếm 74

Hình 3-16: Giao diện quản lý danh mục 74

Hình 3-17: Giao diện quản lý nhân sự 75

Hình 3-18: Giao diện quản lý tiền lương 75

Hình 3-19: Giao diện quản lý chế độ 76

Hình 3-20: Giao diện xuất báo cáo 77

độ áp dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp ở góc độ nào đó nói lên sự pháttriển của công ty đó Tin học hóa và sự phát triển doanh nghiệp là hai yếu tố tácđộng tương hỗ nhau, kết quả đạt được sẽ là hiệu quả kinh doanh cao hơn.

Công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi trong rất nhiều ngành, nhiều lĩnhvực, nhiều tổ chức và với những mức độ khác nhau Ứng dụng công nghệ thông tin

ở các tổ chức không chỉ dừng lại ở việc trang bị những chiếc máy tính với nhữngứng dụng tiện ích phổ biến như : soạn thảo văn bản, bảng tính, thiết kế bản vẽ, xử lýhình ảnh… Mà hữu dụng hơn nữa đó là việc tin học hoá và xây dựng các hệ thốngthông tin với những phần mềm riêng phục vụ cho công tác quản lý Điển hình nhưcông tác: Quản lý nhân sự, quản lý tài chính – kinh doanh, quản lý sản xuất…

Trong thời đại ngày nay, không thể phủ nhận, bên cạnh các máy móc, thiết bịhữu hình, thông tin được đánh giá như một nguồn tài nguyên quan trọng nhất Việcthu thập thông tin, lưu trữ, xử lý thông tin và đưa ra các quyết định đúng đắn kịpthời có ý nghĩa sống còn đối với các tổ chức, doanh nghiệp để có thể tồn tại và pháttriển trong môi trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay Nhưng với một hệ thốngthông tin được xây dựng đồng bộ, hiệu quả thì việc làm chủ nguồn lực thông tin sẽkhông còn là vấn đề quá khó Nhất là khi khối lượng thông tin cần được thu thập,lưu trữ, xử lý ngày càng nhiều và vượt xa khả năng thủ công của con người thì việcxây dựng hệ thống thông tin riêng càng trở thành vấn đề cấp bách của các doanhnghiệp và tổ chức Có thể khẳng định rằng: Một hệ thống thông tin tốt là mấu chốt

để quản lý hiệu quả và đưa ra các quyết định chính xác, đem lại thành công chodoanh nghiệp, tổ chức Như vậy, công nghệ thông tin và tin học hoá công tác quản

lý có vai trò thật quan trọng đối với tổ chức, doanh nghiệp trong thời đại ngày nay thời đại kinh tế thông tin…

-Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH Phát triển thương mại và xây dựng

Tín Việt tác giả đã chọn đề tài” Phân tích và thiết kế phần mềm quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Phát triển thương mại và Xây dựng Tín Việt”.

1 Tính cấp thiết của đề tài

Thực tế khảo sát từ công ty TNHH Tín Việt còn hạn chế trong công tác quản

lý nhân sự, đa phần các công việc dựa trên phương pháp thủ công, lạc hậu, chưaứng dụng sự phát triển của tin học, công nghệ thông tin vào trong quản lý dẫn tớitình trạng chậm trễ, thiếu chính xác trong các khâu như : tìm kiếm, cập nhật, lương,lưu trữ thông tin cán bộ… Vì vậy việc xây dựng một phầm mềm Quản lý thông tin

về hồ sơ cán bộ đồng thời tính tiền lương cho cán bộ công chức trong công ty nhằmmục đích tin học hóa công tác quản lý là việc làm cần thiết và đúng đắn

2 Mục đích nghiên cứu

Đề tài với mục đích nghiên cứu đưa ra giải pháp nâng cao hiệu quả chất lượngquản lý nhân sự thông qua công cụ phần mềm tại Công ty, đưa ra thêm các giảipháp khắc phục hạn chế vẫn còn tồn tại của quy trình quản lý nhân sự theo cách thủcông cũng như xây dựng những tính năng để việc quản lý nhân sự một cách dễdàng, hiệu quả và tiết kiệm chi phí và thời gian Và có thể từ đây phát triển những

hệ thống khác sau này

3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu

Công ty TNHH Phát triển thương mại và xây dựng Tín Việt

4 Phương pháp nghiên cứu

Chương 1: Tổng quan về đơn vị thực tập.

Chương 2: Cơ sở phương pháp luận và công cụ thực hiện đề tài

Chương 3: Phân tích và thiết kế phát triển phần mềm quản lý nhân sự tại Công

ty TNHH Phát triển thương mại và Xây dựng Tín Việt

Trong thời gian thực tập nhờ sự chỉ bảo nhiệt tình của giảng viên hướng dẫnT.S Nguyễn Thị Bạch Tuyết cùng với các anh chị trong công ty đã giúp đỡ em hoànthành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này Tuy nhiên do thời gian có hạn và khả năngtìm hiểu,phân tích , lập trình phần mềm của bản thân còn hạn chế nên đề tài khôngthể tránh khỏi những thiếu xót Em rất mong được sự giúp đỡ, quan tâm, phê bìnhcủa các thầy cô, các bạn và tất cả mọi người để đề tài này được hoàn thiện hơn và

có thể ứng dụng rộng rãi hơn trong thực tế

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠ NG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP

1.1 Giới thiệu về đơn vị thực tập Công ty TNHH Phát triển thương mại và xây dựng Tín Việt

1.1.1 Thông tin chung

Thông tin chi tiết về Công ty:

Tên công ty: Công ty TNHH Phát triển thương mại và xây dựng Tín ViệtLĩnh vực kinh doanh: Tư vấn, thi công và lắp đặt các loại cửa nhôm kính, váchkính, cabin tắm

Địa chỉ: Cơ sở 1: Xóm bơ, Xã Thanh Liệt, Huyện Thanh Trì, Thành Phố HàNội

Cơ sở 2: Số 20, ngõ 168/97/93 Kim Giang, Phường Đại Kim, Hoàng Mai, Hà Nội

Cở sở 3: Văn phòng 2811 CT6A Khu đô thị Xa La

Điện thoại: 0984.433.484

Website: royalglasstv.com

1.1.2 Đặc điểm của Công ty

Công ty TNHH Phát triển thương mại và dịch vụ Tín Việt là đơn vị chuyêncung cấp các sản phẩmcửa kính, nội – ngoại thất kính Tập trung phát triển các sảnphẩm cửa kính an toàn như Cửa kính thủy lực, cửa kính trượt treo, vách kính, máikính, lan can kính, cửa nhôm kính, cửa cuốn

Tất cả các sản phẩm do Công ty cung cấp cho khách hàng đều có nguồn gốcxuất xứ rõ ràng, tiêu chuẩn linh kiện phù hợp với điều kiện môi trường Việt Nam do

đó sản phẩm chúng tôi cung cấp cho khách hàng có độ bền cao, tiết kiệm được chiphí và đảm bảo thẩm mỹ cho khách hàng trong quá trình sủ dụng

Với đội ngũ thợ kĩ thuật có trình độ cao đào tạo bài bản có kinh nghiệp nhiềunăm trong lĩnh vực thi công cửa cuốn, cửa kính cũng như sửa chữa cửa cuốn sửachữa cửa kính đã giảm được chi phí rủi ro trong quá trình thi công, phương phápquản lí bán hàng hợp lí, tổ chức thi công hiệu quả giảm được các chi phí phátsinh…

Mục tiêu hoạt động

Con người nghiên cứu khoa học - công nghệ để phục vụ những yêu cầu ngàymột cao của mình, tuy nhiên, khoa học - công nghệ lại mang theo những nguy cơ đedoạ chính cuộc sống của chúng ta

"Đưa công nghệ phục vụ con người và hạn chế tối đa mặt trái của nó" chính làmục tiêu căn bản và mang tính tiên quyết của Công ty

Với mục tiêu đem đến những sản phẩm tốt nhất, an toàn nhất cho người tiêudùng, muốn định hướng trong tâm trí người tiêu dùng về hình ảnh của một loại sảnphẩm công nghệ an toàn, gần gũi, hướng đến con người Với các sản phẩm và dịch

vụ do Công ty cung cấp, cũng mong muốn giúp khách hàng tạo được thói quen tiêudùng tốt cho chính mình: đòi hỏi nhà cung cấp phải có những sản phẩm tốt nhất, antoàn nhất Điều đó nhằm góp phần xây dựng lên một môi trường kinh doanh lànhmạnh, một xã hội văn minh, hiện đại

Sứ mệnh tầm nhìn

Với mục tiêu đem đến những sản phẩm dịch vụ tốt nhất, an toàn nhất chongười tiêu dùng, xác định sứ mệnh đi đầu trong cung ứng những sản phẩm an toàn,thân thiện với môi trường

Hướng đến xây dựng hình ảnh một doanh nghiệp mẫu mực với những sảnphẩm thân thiện môi trường, chúng tôi mong muốn đem đến cho người tiêu dùng sựlựa chọn thông minh, đặc biệt là sản phẩm Kính màu - an toàn với môi trường sống

do công ty cung ứng

Với tiêu chí "Lợi ích khách hàng là sứ mệnh của chúng tôi, chất lượng thương hiệu là mục tiêu tồn tại của chúng tôi" Chắc chắn sản phẩm & dịch vụ sẽlàm hài lòng quý khách hàng

-Triết lý kinh doanh

Kinh doanh vì con người và hướng đến con người Những sản phẩm, dịch vụ

do Công ty cung ứng là những sản phẩm, dịch vụ an toàn và thân thiện với conngười

Thẩm mỹ - an toàn – thân thiện chính là triết lý để xây dựng môi trường kinh doanhcũng như góp phần xây dựng xã hội ngày một tốt đẹp hơn của chúng tôi.

Văn hóa công ty

Chúng tôi luôn coi con người là nền tảng, là giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.Mỗi cá nhân góp phần tạo dựng nên doanh nghiệp và văn hóa doanh nghiệp Vớiviệc nâng niu từ những đóng góp nhỏ nhất, hiểu rằng mỗi cá nhân sẽ mang tínhquyết định đến sự vững mạnh và thịnh vượng của doanh nghiệp cũng như có đónggóp quan trọng vào sự thịnh vượng của xã hội

Bộ máy tổ chức của Công ty : Hiện nay ban lãnh đạo Công ty gồm 1 Giám

đốc, 2 phó giám đốc và 4 trưởng phòng chịu trách nhiệm điều hành 4 phòng ban củacông ty

Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH Phát triển thương mại và dịch vụ Tín

Việt.

Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận:

- Ban giám đốc:

+ Trực tiếp lãnh đạo điều hành mọi hoạt động của doanh nghiệp Ký các hợpđồng, các văn bản liên quan đến các hợp đồng Ký duyệt các chứng từ ban đầu phátsinh về tiền, hàng hóa

+Thay mặt doanh nghiệp đưa ra các chiến lược kinh doanh, đồng thơi giámsát tiến độ thực hiện quyết định đã đề ra

+ Thực hiện quyết toán đúng tiến độ và phối hợp cùng với các phòng nghiệp

vụ liên quan trong Công ty để hạch toán lỗ, lãi giúp ban giám đốc công ty nắm chắcnguồn vốn, biết rõ số lời

+ Tổ chức thực hiện công tác kiểm kê hàng năm Báo cáo tài chính hàngquý,năm trước ban giám đốc

+ Lưu trữ, bảo quản, giữ gìn bí mật các chứng từ, số liệu tài chính kế toántheo qui định hiện hành và phân cấp quản lý của công ty

+ Quản lý hồ sơ, lý lịch của cán bộ nhân viên của doanh nghiệp Chịu tráchnhiệm cập nhật hồ sơ, lý lịch lên hệ thống phần mềm và bản cứng.

+ Nghiên cứu, soạn thảo các quy định áp dụng trong công ty, xây dựng cơ cấu

tổ chức của công ty

+ Phục vụ các công tác hành chính để Ban Giám Đốc thuận tiện trong chỉ đạo

và quản lý doanh nghiệp

+ Điều hành, phục vụ hành chính tọa điều kiện để các bộ phận khác hoạt độngtốt

+ Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của công ty

 Vách tắm kính trượt được sử dụng kính cường lực (8mm,10mm,12mm) với

hệ thống ray lùa trượt treo, tay nắm âm hoặc tay đẩy, phụ kiện kẹp sử dụng bằngchất liệu không gỉ inox 304, hệ thống doăng chắn nước ở cạnh và đáy vách kính

 Kính màu ốp bếp : Là một trong những sản phẩm kính ứng dụng sáng tạođược sử dụng nhiều nhất trên thị trường được thiết kế theo phong cách cổ điển ốptường cùng với bộ tủ bếp và hút mùi Mang lại một sự sang trọng rộng rãi và đôichút nóng cho không gian bếp của các bà nội trợ Với nhiều ưu điểm vượt trộithì kính màu ốp tủ bếp sẽ làm cho không gian bếp của các bà nội trợ trở nên xinh

động, rộng rãi hơn Cực kỳ dễ lau chùi, màu sắc đa dạng, mang tính thẩm mỹcao, kính ốp tủ bếp là một sản phẩm không thể thiếu trong ngôi nhà bạn.

1.1.4 Khách hàng của công ty

Khách hàng của công ty chủ yếu là các hộ gia đình Trong tương lai công ty sẽhướng tới những công ty, doanh nghiệp vừa và lớn trên toàn quốc

Những khách hàng của công ty như là:

Căn hộ Anh Xuân Hưng phòng 1118 HH4B Linh Đàm

Căn hộ Chị Yến phòng 2512 HH4B Linh Đàm

Công trình Anh Tiến P.604 chung cư CT12 Văn Phú, Hà Đông, Hà Nội

…

1.2 Thực trạng tin học hóa công tác quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Phát triển thương mại và xây dựng Tín Việt.

1.2.1 Khái niệm hồ sơ cán bộ, công chức

 Hồ sơ cán bộ là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất về cán bộbao gồm: nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất,trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội của cán bộ

 Hồ sơ gốc là hồ sơ của cán bộ do cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ lập

và xác nhận lần đầu khi cán bộ được tuyển dụng theo quy định của pháp luật

1.2.2 Nguyên tác xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức

 Xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ là trách nhiệm của những người

đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ.

Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ được thực hiện thống nhất, khoahọc để quản lý được đầy đủ, chính xác thông tin của tường cán bộ từ khi được tuyểndụng vào các cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước đến khi ra khỏi cơ quan, tổ chức,đơn vị nhà nước nhằm đáp ứng yêu cầu nghiên cứu, thống kê, đánh giá, tuyển chọn,đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, bố trí sử dụng, khen thưởng

kỷ luật, nghỉ hưu và thực hiện chính sách đối với cán bộ

 Hồ sơ cán bộ được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật

do Nhà nước quy định, chỉ những người được cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm

quyền quản lý hồ sơ cán bộ đồng ý dừng văn bản mới được nghiên cứu, khai thác

hồ sơ của cán bộ

 Cán bộ có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và chịu tráchnhiệm về tính trung thực của những thông tin trong hồ sơ do mình kê khai, cungcấp Những tài liệu do cán bộ, công chức kê khai phải được cơ quan có thẩm quyềnquản lý cán bộ

1.2.3 Thành phần hồ sơ cán bộ

Thành phần hồ sơ cán bộ bao gồm các tài liệu sau:

 Quyển “Lý lịch cán bộ“ là tài liệu chính và bắt buộc có trong thành phần

hồ sơ cán bộ để phản ánh toàn diện về bản thân cũng như các mối quan hệ gia đình,

xã hội của cán bộ Quyển lý lịch do cán bộ, công chức tự kê khai và được cơ quan

có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức thẩm tra, xác minh, chứng nhận

 Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ “ là tài liệu quan trọng phản ánh tóm tắt về bảnthân cán bộ và các mối quan hệ trong gia đình và xã hội của cán bộ Sơ yếu lý lịch

do cán bộ tự kê khai hoặc do người có trách nhiệm ghi từ Quyển lý lịch cán bộ vàcác tài liệu bổ sung khác của cán bộ, công chức được cơ quan có thẩm quyền quản

 Bản “Tiểu sử tóm tắt “ là tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản

lý cán bộ tóm tắt từ Quyển lý lịch của cán bộ để phục vụ cho bầu cử, bổ nhiệm khi

có yêu cầu

 Bản sao giấy khai sinh, giấy chứng nhận sức khỏe do đơn vị y tế từ cấphuyện trở lên cấp và các văn bản có liên quan đến nhân thân của cán bộ; các loạigiấy tờ có liên quan đến trình độ đoà tạo của cán bộ, công chức như: bảng điểm, vănbằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin

bằng chứng chỉ được cấp bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng ViệtNam theo quy định của pháp luật.

 Các quyết định về việc tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển,nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật… của cán bộ

 Các bản tự kiểm điểm, nhận xét, đánh giá cán bộ theo định kỳ hoặc theoyêu cầu của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền

 Các bản nhận xét, đánh giá của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyềnđối với cán bộ (hàng năm, khi hết nhiệm kỳ, bầu cử hoặc bổ nhiệm giới thiệu ứng

cử, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật hoặc sau các đợt công tác, tổng kết họctập…)

 Bản kê khai tài sản theo quy định của pháp luật

 Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của

cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến cán bộ côngchức và gia đình cán bộ, công chức được phản ánh trong đơn thư Không lưu trongthành phần hồ sơ những đơn, thư nặc danh : đơn, thư chưa được xem xét, kết luậncủa cơ quan có thẩm quyền

 Đối với cán bộ được bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo phải bổ sung đầy đủcác tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm vào hồ sơ của cán bộ đó cho cơ quan cóthẩm quyền khác xác minh, chứng nhận

1.2.4 Chế độ quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.

Sau đây là những chế độ quản lý hồ sơ cán bộ đang được thực hiện ở Công

ty TNHH Phát triển thương mại và xây dựng Tín Việt

►Bổ sung hồ sơ cán bộ

Định kỳ hàng năm chậm nhất là ngày 15 tháng 02của năm sau hoặc theo yêucầu quản lý đội ngũ cán bộ cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ hướng dẫn cán bộ kê khainhững thông tin phát sinh trong kỳ liên quan đến bản thân, quan hệ gia đình và xãhội của năm trước để bổ sung vào hồ sơ cán bộ

Người thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ có trách nhiệm sưu tầm, thu thậpnhững tài liệu có liên quan đến cán bộ thuộc đối tượng quản lý để bổ sung vào hồ sơcủa cán bộ Các tài liệu thu thập được phải bảo đảm tính trung thực như ghi rõ họ vàtên, đơn vị của người cung cấp tài liệu; họ và tên người trích sao, nguồn gốc tríchsao, ngày trích sao… và phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ xác nhận

Hồ sơ cán bộ bị hư hỏng, thất lạc, thì việc lập lại hồ sơ mới thay thế phảiđược người có thẩm quyền quản lý cán bộ quyết định thực hiện

Việc sửa chữa các dữ liệu thông tin trong hồ sơ cán bộ phải được người cóthẩm quyền quản lý cán bộ quyết định sau khi có kết quả thẩm tra, xác minh theođúng quy định của pháp luật Trường hợp các thông tin trong hồ sơ của cán bộkhông thống nhất giữa các tài liệu thì căn cứ vào hồ sơ lập lần đầu khi cán bộ đượctuyển dụng vào cơ quan, tổ chức, đơn vị của nhà nước để xác định

1.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty

- Phần cứng:

Hiện tại các phòng ban và các máy tính sử dụng trong doanh nghiệp đều đang

sử dụng mạng Lan Các máy tính được sử dụng trong doanh nghiệp hiện nay baogồm hai loại chính là: máy tính để bàn và laptop

+Máy tính để bàn: 20 máy

+ Lap top: 10 máy

Ngoài ra, doanh nghiệp hiện được trang bị 5 máy in đen trắng cùng với 1 máyphotocopy và 5 camare phục vụ cho việc giám sát, quản lý

Phần mềm : doanh nghiệp hiện đang sử dụng bộ phần mềm Micosoft Office

được cung cấp bởi tập đoàn Microsoft, cụ thể là Microsoft Excel, Microsoft Word,Microsoft Access Và toàn bộ công việc quản lý nhân sự cũng như công tác tính tiềnlương được thực hiện trên giấy tờ, sổ sách và bộ phần mềm Microsoft Office Việc

sử dụng những phần mềm này kết hợp với việc sử dụng thủ công lưu trữ trên giấy tờtuy còn tồn tại rất nhiều bất cập, nó cũng giúp công ty thực hiện được những côngviệc sau đây:

Dữ liệu :Lưu trữ dữ liệu về nhân viên trong doanh nghiệp, bao gồm: số lượng,

họ tên, địa chỉ, quê quán, ngày sinh, số điện thoại, sức khỏe, … và một số thông tinkhác để phục vụ cho hoạt động quản lý nhân sự

Con người: Tính toán tiền lương thông qua hệ thống bảng lương được công ty

đưa ra dựa trên việc tham khảo bảng lương mà Nhà nước quy định Ngoài ra còn cócác chế độ phụ cấp khác cũng như các khoản khen thưởng hay kỉ luật, trừ lương tùytheo năng lực của mỗi nhân viên mà doanh nghiệp ghi nhận được trong quá trìnhlàm việc, tham gia các dự án của doanh nghiệp

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ CÔNG CỤ THỰC HIỆN

2.1.1.2 Các yếu tố cấu thành một hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin bao gồm ba yếu tố chính: Đầu vào, xử lý, đầu ra và cácthông tin phản hồi:

Hình 2-1: Các yếu tố cấu thành một hệ thống thông tin

Đầu vào: Trong HTTT, đầu vào thực hiện thu thập và nhập dữ liệu thô chưaqua xử lý vào hệ thống Đầu vào có thể tồn tại ở nhiều dạng khác nhau nhưng trongbất cứ hệ thống nào, dạng của dữ liệu đầu vào đều phụ thuộc vào kết quả đầu ramong muốn

Xử lý: Trong một HTTT, xử lý là quá trình chuyển đổi dữ liệu đầu vào thànhcác thông tin đầu ra hữu ích Quá trình xử lý có thể được thực hiện thủ công hay với

sự trợ giúp của máy tính

Đầu ra: Trong một HTTT, đầu ra thực hiện việc tạo ra thông tin hữu ích thôngthường ở các dạng tài liệu và báo cáo Đầu ra của hệ thống có thể là các phiếu trảlương cho nhân viên, các báo cáo cho các nhà quản lý hay thông tin cung cấp cho

các cổ đông, ngân hàng và các cơ quan nhà nước Đầu ra của hệ thống này lại có thể

là đầu vào của hệ thống khác

Thông tin phản hồi: Trong một HTTT, thông tin phản hồi là kết quả đầu rađược sử dụng để thực hiện những thay đổi đối với các hoạt động nhập liệu và hoạtđộng xử lý của hệ thống Nếu có lỗi hay có vấn đề đối với đầu ra thì cần thực hiệnviệc điều chỉnh dữ liệu đầu vào hoặc thay đổi tiến trình công việc

Hệ thống thông tin quản lý là tổ hợp các yếu tố : Phần cứng, Phần mềm, Conngười, Dữ liệu và Viễn thông thực hiện các chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ vàphân phát thông tin phục vụ quản lý và hoạt động tác nghiệp trong một tổ chức

- Phần cứng máy tính: bao gồm các thiết bị vào, thiết bị xử lý và thiết bị ra

- Phần mềm máy tính: hệ thống các chương trình máy tính được sử dụng đểkiểm soát phần cứng và thực hiện các công việc xử lý và cung cấp thông tin theoyêu cầu của người sử dụng

- Cơ sở dữ liệu: hệ thống tích hợp các dữ liệu được lưu trữ một cách có hệthống, có khả năng tái sử dụng và được chia sẻ cho nhiều người dùng khác nhau

- Viễn thông và mạng máy tính: Giúp con người giao tiếp với nhau qua thưđiện tử và thoại điện tử

- Con người: Là yếu tố quan trọng nhất bao gồm tất cả những đối tượng thamgia quản lý, vận hành, lập trình và bảo trì hệ thống máy tính

Thông tin quản lý là những dữ liệu được xử lý và sẵn sàng phục vụ công tácquản lý của tổ chức Có 3 loại thông tin quản lý trong một tổ chức, đó là thông tinchiến lược, thông tin chiến thuật, và thông tin điều hành

- Thông tin chiến lược: là thông tin sử dụng cho chính sách dài hạn của tổ chức,chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý cao cấp khi dự đoán tương lai Loại thông tinnày đòi hỏi tính khái quát, tổng hợp cao Dữ liệu để xử lý ra loại thông tin nàythường là từ bên ngoài tổ chức Đây là loại thông tin được cung cấp trong nhữngtrường hợp đặc biệt

- Thông tin chiến thuật: là thông tin sử dụng cho chính sách ngắn hạn, chủ yếuphục vụ cho các nhà quản lý phòng ban trong tổ chức Loại thông tin này trong khicần mang tính tổng hợp vẫn đòi hỏi phải có mức độ chi tiết nhất định dạng thống

kê Đây là loại thông tin cần được cung cấp định kỳ

- Thông tin điều hành: (thông tin tác nghiệp) sử dụng cho công tác điều hành tổchức hàng ngày và chủ yếu phục vụ cho người giám sát hoạt động tác nghiệp của tổchức Loại thông tin này cần chi tiết, được rút ra từ quá trình xử lý các dữ liệu trong

tổ chức Đây là loại thông tin cần được cung cấp thường xuyên

2.1.1.3 Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực hoạt động

Hình 2-2: Phân loại HTTT theo lĩnh vực hoạt động

Nhóm các HTTT hỗ trợ hoạt động tác nghiệp (Operations Support Systems)

Các HTTT này tập trung vào việc xử lý các dữ liệu phát sinh trong các hoạtđộng nghiệp vụ, cung cấp nhiều sản phẩm thông tin khác nhau tuy nhiên chưa phải

là những thông tin chuyên biệt, sử dụng được ngay cho các nhà quản lý

Hệ thống xử lý giao dịch (TPS – Transaction Processing System): Xử lý cácgiao dịch nghiệp vụ

Hệ thống kiểm soát các tiến trình (PCS – Process Control Systems): Kiểm soátcác tiến trình nghiệp vụ

Hệ thống hỗ trợ công tác trong tổ chức (ECS – Enterprise CollaborationSystems): Hỗ trợ cộng tác làm việc theo nhóm

Nhóm các HTTT hỗ trợ quản lý (MSS- Management Support Systems)

Đây là các HTTT có khả năng cung cấp thông tin hỗ trợ ra quyết định quản lý.HTTT quản lý (MIS – Management Information Systems): Cung cấp các báocáo chuẩn mực, định kỳ cho các nhà quản lý.

Hệ thống trợ giúp ra quyết định (DSS – Decision Support Systems): Hỗ trợquá trình ra quyết định thông qua giao diện đối thoại

 Hệ thống trợ giúp lãnh đạo (ESS – Executive Support Systems): Cungcấp những thông tin đúng dạng cho cán bộ lãnh đạo

2.1.1.4 Vai trò của HTTT trong doanh nghiệp

- Giúp quá trình điều hành của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn thông qua

đó doanh nghiệp có khả năng cắt giảm chi phí, tăng chất lượng, hoàn thiện quá trìnhphân phối sản phẩm dịch vụ

-

- Khuyến khích các hoạt động sáng tạo, tạo ra các cơ hội kinh doanh hoặc cácthị trường mới cho doanh nghiệp

 HTTT trở thành một công cụ không thể thiếu trong hoạt động của doanh nghiệpgiúp doanh nghiệp từng bước tự động hóa quá trình sản xuất và quản lý

2.1.2 Phát triển một Hệ thống thông tin

2.1.2.1 Các lý do phát triển một HTTT mới

Để có thể cạnh tranh được thì các tổ chưc doanh nghiệp đều phải phù thuộcvào hệ thống thông tin của riêng mình Chính vì vậy, để có thể tồn tại và phát triểnthì hệ thống thông tin của tổ chức đó phải luôn hoạt động tốt, tức là phải cung cấpcho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý hiệu quả nhất

Mục tiêu phát triển HTTT suy cho cùng là nhằm cung cấp cho các thành viêncủa tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất Phát triển một HTTT có nghĩa là phântích hệ thống cũ, hệ thống đang tồn tại nhằm xác định những bất cập của nó so vớiyêu cầu mới của tổ chức, tìm ra những nguyên nhân đích thực của sự bất cập đó đểđưa ra một giải pháp, thiết kế một hệ thống mới theo giải pháp đó, thực hiện việcxây dựng kỹ thuật và đưa HTTT mới vào hoạt động trong tổ chức thay thế HTTTcũ

Việc phát triển một HTTT có nhiều nguyên nhân khác nhau xuất phát từnhững thay đổi về quản lý, những áp lực cạnh tranh, sự thay đổi của công nghệ, yêucầu từ cấp trên, áp lực từ cấp dưới, thay đổi sách lược chính trị…

2.1.2.2 Phương pháp phát triển một HTTT

Mục đích chính xác của dự án phát triển HTTT là có được một sản phẩmđáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà nó được hòa hợp vào trong các hoạt độngcủa tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thờigian định trước Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp để phát triển một

hệ thống thông tin, tuy nhiên không có phương pháp ta có nguy cơ không đạt đượcnhững mục tiêu định trước

Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và cáccông cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễquản lý hơn Phương pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chungcủa nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển HTTT Ba nguyên tắc đólà:

Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình

Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng

Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và

từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế

2.1.2.3 Các giai đoạn phát triển HTTT quản lý nhân sự

Phương pháp phát triển hệ thống thông tin được trình bày ở đây gồm 7 giaiđoạn Mỗi giai đoạn bao gồm một dãy các công đoạn được liệt kê kèm theo dướiđây Kết thúc mỗi giai đoạn luôn kèm thèo những quyết định về việc tiếp tục haychấm dứt sự phát triển của hệ thống Quyết định này được trợ giúp dựa trên báo cáocủa các phân tích viên Đây là một quá trình lặp, bởi vì tuỳ kết quả của một giaiđoạn mà đôi khi phải quay lại giai đoạn trước để xem xét lại và khắc phục các saisót

 Giai đoạn1: Đánh giá yêu cầu

Mục đích của giai đoạn này là cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc nhữngngười có trách nhiệm các dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi

và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Nó bao gồm các công đoạn sau:

+ Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

+ Làm rõ yêu cầu

+ Đánh giá khả năng thực thi

+ Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh gia yêu cầu

 Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Giai đoạn này được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu.Mục đích chính của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề về hệ thống đang nghiêncứu, xác định những nguyên tắc cơ bản đích thực của những vấn đề đó, xác địnhnhững đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt với hệ thống và xác định mục tiêu của hệthống thông tin mới phải đạt được Để làm được những việc đó giai đoạn phân tíchchi tiết bao gồm các công đoạn sau:

+ Lập kế hoạch phân tích chi tiết

+ Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang hoạt tồn tại

+ Nghiên cứu hệ thống thực tại

+ Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

+ Đánh giá lại tính khả thi

+ Thay đổi đề xuất của dự án

+ Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

 Giai đoạn 3: Thiết kế logic

Giai đoạn thiết kế logic nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một

hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạtđược những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước đó Mô hình logic của hệthống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống sẽ sản sinh ra (nội dung của output),nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thứchoá sữ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các Input) Mô

hình logic sẽ phải được người sử dụng xem xét và chuẩn y Thiết kế logic bao gồmnhững công đoạn sau:

+ Thiết kế cơ sở dữ liệu

+ Thiết kế xử lý

+ Thiết kế các luồng dữ liệu vào

+ Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

+ Hợp thức hoá mô hình logic

 Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án và giải pháp

Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm Khi môhình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng thì phân tích viên phải xâydựng các phương án và giải pháp khách nhau để cụ thể hoá mô hình logic Mỗi mộtphương án khác nhau là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưngchưa phải là một mô tả chi tiết

Để giúp những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn cacmục tiêu đã định ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợiích (hữu hình và vô hình) của mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể.Sau đây là các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp:

+ Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

+ Xây dựng các phương án của giải pháp

+ Đánh giá các phương án của giải pháp

+ Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án củagiải pháp

 Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Sau khi chọn được một phương án giải pháp thì giai đoạn này được tiếnhành Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu cần có đó là: một tài liệu bao gồm chứa tất

cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật và tài liệudành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện vớiphần tin học hoá Những công đoạn chính của giai đoạn này đó là:

+ Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

+ Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài.

+ Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ ra)

+ Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá

+ Thiết kế các thủ tục thủ công

+ Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

 Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần tin học hoá của hệ thốngthông tin, có nghĩa là phần mềm Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn nàyphải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như cáctài liệu mô tả về hệ thống Các hoạt động chính của giai đoạn này đó là:

+ Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

+ Thiết kế vật lý trong

+ Lập trình

+ Thử nghiệm hệ thống

+ Chuẩn bị tài liệu

 Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Cài đặt và khai thác là công việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mớiđược thực hiện bằng việc triển khai kế hoạch cài đặt Để việc chuyển đổi được thựchiện với những va chạm ít nhất cần phải có một kế hoạch chi tiết và tỉ mỉ được thiếtlập một cách cẩn thận nhất Giai đoạn này bao gồm các công đoạn:

Tập các lệnh (chương trình máy tính) trên máy tính khi được thực hiện sẽ tạo

ra các dịch vụ và đem lại những kết quả mong muốn cho người dùng

Các cấu trúc dữ liệu (lưu giữ trên các bộ nhớ) làm cho chương trình thao táchiệu quả với các thông tin thích hợp và nội dung thông tin được số hóa

Các tài liệu để mô tả thao tác, cách sử dụng và bảo trì phần mềm (hướng dẫn

sử dụng, tài liệu kỹ thuật, tài liệu phân tích, thiết kế, kiểm thử…)

Dưới góc độ quản lý, vai trò của phần mềm máy tính được thể hiện ở nhữngđiểm:

Việc có được phần mềm phù hợp là điều kiện trước tiên để phần cứng có thểlàm được một điều gì đó

Chi phí cho phần mềm của phần lớn các tổ chức lớn gấp nhiều lần chi chophần cứng với thời gian thì tỷ lệ chi cho phần mềm so với chi cho phần cứng ngàycàng lớn

Phần lớn người sử dụng làm việc với các phần mềm tăng năng suất như phầnmềm bảng tính điện tử, phần mềm soạn thảo văn bản và các trình duyệt Web trongkhi đó yếu tố phần cứng duy nhất người sử dụng giao tiếp và sử dụng chỉ là chiếcmáy tính cá nhân Không phụ thuộc vào vị trí công việc trong tổ chức, người sửdụng máy tính có thể được yêu cầu tham gia ở một mức độ phù hợp vào nhóm dự

án phát triển hay mua sắm phần mềm, ví dụ xây dựng hệ thống báo cáo bán hàngmới hay xây dựng hệ thống báo cáo tồn kho mới

Phần mềm máy tính có thể phân thành hai loại chính: Phần mềm ứng dụng(application software) và phần mềm hệ thống (system software) Trong khi phầnmềm ứng dụng thực hiện các hoạt động xử lý thông tin của người sử dụng thì phầnmềm hệ thống thực hiện quản lý và hỗ trợ các hoạt động của các hệ thống máy tính

Mã hoá là cách thức để thực hiện việc phân loại, xếp lớp các đối tượng cầnquản lý, được sử dụng trong bất kỳ một hệ thống thông tin nào, đặc biệt là các hệthống thông tin quản lý.

 Những lợi ích của mã hoá dữ liệu

Nhận diện không nhầm lẫn các đối tượng: Chẳng hạn trong tập tin về hànghoá, nếu mỗi mặt hàng được nhận diện chỉ bởi cái tên thì sẽ có khả năng nhầm lẫnkhi có nhiều hàng hoá trùng tên hoặc có nhiều tên hay viết không chính xác tênhàng Do đó cần phải gán cho mỗi hàng hoá một thuộc tính định danh, còn gọi làmệnh danh mang tinh duy nhất

Mô tả nhanh chóng các đối tượng: Chẳng hạn một tên công ty rất dài, khó nhớ

và khó viết vì vậy sẽ làm chậm việc nhập mỗi khi làm việc với công ty đó Nếuđược nhập vào qua một số ký hiệu ngắn gọn, rồi truy tìm trong bảng mã hoá để lấy

ra tên đầy đủ của công ty thì sẽ nhanh và chính xác hơn

Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn: Chẳng hạn trong một tập hợp tênkhách hàng ta muốn làm việc với những khách hàng thuộc các tỉnh, thành phố khácnhau Nếu trong mã hoá có bao hàm những ký hiệu thể hiện khía cạnh phân nhómtrước như vậy thì làm việc với chúng sẽ rất dễ dàng và nhanh chóng

5 phương pháp mã hoá cơ bản

+ Phương pháp mã hoá phân cấp: Đây là nguyên tắc tạo một bộ mã rất đơngiản Người ta phân cấp đối tượng từ trên xuống và mã số được xây dựng từ trái quaphải các chữ số được kéo dài về phía bên phải để thể hiện chi tiết sự phân cấp sâuhơn

Ví dụ: Hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam là một bộ mã 3 cấp Hai chữ sốđầu cho tài khoản, hai chữ số tiếp theo cho tiểu khoản và hai chữ số cuối cho tiếtkhoản

+ Phương pháp mã liên tiếp: Được tạo ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định,thường là dùng tuần tự các chữ số để gán mã cho đối tượng

Ưu điểm: Phù hợp cho xử lý tự động

Nhược điểm: Vì gán tuần tự nên không thể chèn thêm mã vào giữa hai mã cũ,không gợi nhớ.

+ Phương pháp mã tổng hợp: Khi kết hợp việc mã hoá phân cấp với mã hoáliên tiếp thì ta được phương pháp mã hoá tổng hợp

+ Phương pháp mã hoá theo xeri: Phương pháp này chính là sử dụng một tậphợp theo dãy gọi là xeri Xeri được coi như một giấy phép theo mã quy định

+ Phương pháp mã hoá gợi nhớ: Phương pháp này căn cứ vào đặc tính của đốitượng để xây dựng mã Chẳng hạn dùng việc viết tắt các chữ cái đầu làm mã như

mã tiền tệ quốc tế: VND, USD

Ưu điểm: Gợi nhớ cao, có thể nới rộng dễ dàng

Nhược điểm: Ít thuận lợi cho tổng hợp và phân tích, dài hơn mã phân cấp và

dễ bị trùng lặp

+ Phương pháp mã hoá ghép nối: Phương pháp này chia mã ra thành nhiều

trường, mỗi trường tương ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể có giữa nhữngtập hợp con khác nhau với đối tượng được gán mã

Ưu điểm: Nhận diện không nhầm lẫn; có khả năng phân tích cao; có nhiều khảnăng kiểm tra thuộc tính

Nhược điểm: Khá cồng kềnh vì phải cần nhiều ký tự, phải chọn những đặctính ổn định nếu không bộ mã mất ý nghĩa

►Yêu cầu đối với bộ mã :

 Bảo đảm tỷ lệ kén chọn và tỷ lệ sâu sắc bằng 1: Chất lượng của một bộ

mã được đo lường bằng hai con số tỷ lệ sau:

Số lượng đối tượng thoả mãn được lọc ra

Tỷ lệ kén chọn =

-Tổng số đối tượng được lọc ra

Số lượng đối tượng thoả mãn lọc ra

Tỷ lệ sâu sắc =

-Tổng số đối tượng thoả mãn có trong tập tin

 Có tính uyển chuyển và lâu bền: Một bộ mã phải tiên lượng được khả năngthay đổi của đối tượng quản lý để có thể thích ứng với những thay đổi đó Một bộ

mã được xem là có tính chất này khi nó cho phép nới rộng và bổ sung mã mới

 Tiện lợi khi sử dụng:

 Bộ mã càng ngắn gọn càng tốt Điều đó giúp tiết kiệm bộ nhớ, tiết kiệm thờigian nhập liệu và giảm sai lầm khi sử dụng Kiểm tra dễ dàng hoặc bằng thủ cônghoặc tự động là yêu cầu cần lưu ý

Khai thác dễ dàng cho những xử lý về sau là khía cạnh cần xem xét khi xâydựng bộ mã Bộ mã dãy ký tự xử lý dễ dàng hơn cho các yêu cầu phân nhóm, tổnghợp hơn là bộ mã số Tuy nhiên mã số ngắn gọn hơn, nhập nhanh hơn

Giải mã dễ dàng tức là bộ mã phải xây dựng sao cho có thể diễn dịch dễ và rõràng

►Cách thức tiến hành mã hoá : gồm 4 bước sau

 Xác định tập hợp các đối tượng cần mã hoá

 Xác định các xử lý cần thực hiện

 Lựa chọn giải pháp mã hoá

+ Xác định trật tựu đăng cấp các tiêu chuẩn lựa chọn

+ Kiểm tra lại những bộ mã hiện hành

+ Kiểm tra độ ổn định của các thuộc tình+ Kiểm tra khả năng thay đổi của đối tượng

 Triển khai mã hoá : Gồm các công việc như: lập kế hoạch, xác định đội ngũ

và các quy tắc, quy chế xây dựng bộ mã, thông tin đầy đủ về bộ mã cho các đốitượng sử dụng và loại bỏ các bộ mã lỗi thời

Mã hoá là công việc rất quan trọng của việc xây dựng hệ thống thông tin.Chúng bắt đầu ngay cả khi người thiết kế hệ thống thông tin chưa ý thức rõ ràng vềviệc sử dụng chúng Mã hoá và sử dụng mã xảy ra trong suốt quá trình phân tích,thiết kế, cài đặt và khai thác hệ thống thông tin

2.3.2 Các công cụ mô hình hoá hệ thống thông tin

2.3.2.1 Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Diagram)

Sơ đồ luồng thông tin IFD là công cụ để mô tả hệ thống thông tin theo cáchthức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, lưu trữ trong thế giớivật lý bằng các sơ đồ

Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin (trang sau):

2.3.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram)

Sử dụng sơ đồ luồng dữ liệu để mô tả hệ thống thông tin như sơ đồ luồngthông tin nhưng trên góc độ trừu tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu,

Tài Liệu

các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thờiđiểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ luồng thông tin chỉ mô tả đơnthuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì.

Ký pháp dùng cho sơ đồ DFD

Sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng bốn ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho

dữ liệu và dòng dữ liệu

+ Nguồn hoặc đích: Biểu thị nguồn xuất phát và đích đến của thông tin

+ Dòng dữ liệu: là dòng chuyển rời thông tin vào hoặc ra khỏi tiến trình xử lý,hay kho dữ liện Mỗi dòng dữ liệu phải có 1 tên xác đinh trừ dòng giữa xử lý và kho

dữ liệu

Tên dòng dữ liệu

+Tiến trình xử lý: là khâu biến đổi thông tin, từ thông tin đầu vào nó biến đổi,

tổ chức, xử lý, xắp xếp hoặc bổ sung tạo ra thông tin mới, thông tin đầu ra lưu vàokho dữ liệu hoặc chuyển đến tiến trình tiếp theo để xử lý

Tên người/bộ phận nhận tin

Tên người/bộ phận nhận tin

Tên tiến trình xử

lý

Tên tiến trình xử

lý

+ Kho dữ liệu: dùng để thể hiện các thông tin cần lưu trữ dưới dạng vật lý Cáckho dữ liệu này có thể là các tập tài liệu, các cặp hồ sơ hoặc các tệp thông tin trênđĩa.

Các mức của DFD

Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của

hệ thống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà nó mô tả sao cho chỉ cần mộtlần là nhận ra nội dung chính của hệ thống Với sơ đồ ngữ cảnh, để dễ nhìn hơn, cóthể bỏ qua các kho dữ liệu, bỏ qua các xử lý cập nhật

Phân rã sơ đồ ngữ cảnh: Sơ đồ ngữ cảnh là sơ đồ tổng quan của hệ thống thông tin, để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion)

sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp đó là mức1…tuỳ theo mức độ chi tiết do yêu cầu đòi hỏi

Một số quy ước và quy tắc liên quan tới DFD

+ Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu

+ Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng nhau thì cóthể tạo ra chỉ một luồng duy nhất

+ Xử lý luôn phải được đánh mã số

+ Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau

+ Tên cho xử lý phải là một động từ

+ Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu Luồng vào phải khác

với luồng ra từ một xử lý

Đối với việc phân rã DFD

+ Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD

Tên dữ liệu

+ Thông thường một xử lý mà logic của nó được trình bày bằng ngôn ngữ cócấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp.

+ Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã

+ Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mứcthấp nào đó Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đích của mộtDFD mức lớn hơn nào đó

+ Xử lý không phân rã tiếp thêm thì được gọi là xử lý nguyên thuỷ Mỗi xử lýnguyên thuỷ phải có một phích xử lý logic trong từ điển hệ thống

Sơ đồ lưồng thông tin và sơ dồ luồng dữ liệu là hai công cụ thường dùng nhất

để phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Chúng thể hiện hai mức mô hình và haigóc nhìn động và tĩnh về hệ thống

2.3.2.3 Sơ đồ phân rã chức năng BFD

Sơ đồ phân rã chức năng là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giảncác công việc cần thực hiện, mỗi công việc được chia thành các công việc con, sốmức chia phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống

Sơ đồ phân rã chức năng BFD biểu diễn một cách chính xác các chức năngcủa một hệ thống Tuy nhiên nó chưa đề cập đến các phương tiện để thực hiện chứcnăng đó

Một mô hình BFD đầy đủ bao gồm những thành phần sau:

Tên chức năng

Mô tả các chức năng

Đầu vào của chức năng

Đầu ra của chức năng

2.3.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu

►Thiết kế cơ sở dữ liệu là

Xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống thông tin mới Côngviệc này khá phức tạp Đó không chỉ là việc phân tích viên gặp gỡ những người sửdụng và hỏi họ danh sách dữ liệu mà họ cần để hoàn thành có hiệu quả công việc

trả lời một cách chắc chắn, chính xác và có thể có thái độ thận trọng vì không muốnmất thông tin

Do đó để thoả mãn nhu cầu của người sử dụng, một số phân tích viên đã thêmmột số hoặc nhiều thông tin vào danh sách đã được xây dựng

Có các cách thức cơ bản để xác định yêu cầu thông tin:

+ Hỏi người sử dụng cần thông tin gì? Phương pháp này có hiệu quả trongtrường hợp, người sử dụng hiểu rõ cấu trúc của nhiệm vụ phải làm, nhiệm vụ có cấutrúc tương đối cao và độ phức tạp, kích cỡ nhỏ

+ Phương pháp đi từ hệ thống thông tin đang tồn tại Phương pháp này được

sử dụng để xác định đầu ra mà hệ thống thông tin phải sản sinh cũng như nội dungcủa các đầu ra dựa trên hệ thống thông tin đã có

+ Tổng hợp từ đặc trưng của nhiệm vụ mà hệ thống thông tin trợ giúp

Phương pháp này không đi từ hệ thống thông tin mà đi từ nhiệm vụ mà hệthống thông tin trợ giúp Phân tích viên nghiên cứu các đặc trưng của nhiệm vụ, cấutrúc của nó, mối liên hệ của các nhiệm vụ thành phần, từ đó suy diễn ra nhu cầuthông tin Phương pháp này thích hợp cho trường hợp, nhiệm vụ cần trợ giúp là ít

có cấu trúc Nó đòi hỏi phân tích viên phải am hiểu sâu sắc một hoặc nhiều phươngpháp cho phép thực hiện một việc tổng hợp như vậy

+ Phương pháp thực nghiệm Phương pháp này được sử dụng trong trường

hợp người sử dụng khó có thể xác định được thông tin mà họ cần vì những hệ thốngthông tin trợ giúp loại đó chưa tồn tại hoặc nếu có thì thuộc lĩnh vực riêng tư Phântích viên sẽ xác định tập hợp đầu tiên có nhu cầu chuyển nhan chóng thành mẫu banđầu trong ngôn ngữ thể hệ 4 Mẫu này được đưa cho người sử dụng xem và đánhgiá, phân tích viên sẽ xác định những nhu cầu thông tin chưa được thoả mãn và bổsung chúng cho vào mẫu thử thứ 2 Các bước sẽ được lặp lại cho đến khi người sửdụng thấy thoả mãn với thông tin và mẫu xây dựng đưa ra Sau đó, phân tích viêntiến hành thiết kế logic hệ thống

►Hai phương pháp phổ biến để thiết kế cơ sở dữ liệu

Phương pháp 1:Thiết kế cơ sở dữ liệu đi từ các thông tin đầu ra

Xác định các tệp cơ sở dữ liệu trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống làphương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế cơ sở dữ liệu.

Các bước chi tiết khi thiết kế cơ sở dữ liệu đi từ các thông tin đầu ra:

Bước 1 Xác định các đầu ra

 Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra

 Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận của chúng

Bước 2 Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra

 Liệt kê các phần tử thông tin đầu ra

+ Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra

+ Đánh dấu các thuộc tính lặp (Repeatable) là các thuộc tính có thể nhận nhiềugiá trị; các thuộc tính thứ sinh (Secondary) là các thuộc tính có thể nhận nhiều giátrị; các thuộc tính thứ sinh (Secondary) là các thuộc tính được sinh ra từ các thuộctính khác Những thuộc tính không phải là thứ sinh gọi là các thuộc tính cơ sở

+ Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin ra

+ Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh, chỉ để lại những thuộc tính cơ sở

+ Loại bỏ những thuộc tính không quan trọng đối với nhà quản lý

 Thực hiện chuẩn hoá mức 1 (1NF)

Chuẩn hoá mức 1(1NF) quy định rằng trong một danh sách thiết kế cơ sở dữliệu không được phép chứa các thuộc tính lặp Vì vậy ta dùng các phương pháp sau:+ Tách danh sách con theo một ý nghĩa nào đấy của thực thể quản lý

+ Thêm các mục (<= 4) để giải quyết các con số lặp

 Thực hiện chuẩn hoá mức 2 (2NF)

Chuẩn hóa mức 2 quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụthuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá Nếu

có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phậncủa khoá thành một danh sách con mới Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danhsách mới này Đặt cho danh sách mới này một tên riêng phù hợp với nội dung của

 Thực hiện chuẩn hoá mức 3 (3NF)

Chuẩn hóa mức 3 quy định rằng, trong một danh sách không được phép có sựphụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộctính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào 2 danh sách chứa quan hệ

Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X

Bước 3: Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một CSDL

Từ mỗi đầu ra theo cách thực hiện ở bước 2, ta sẽ tạo ra rất nhiều danh sách vàmỗi danh sách là liên quan tới một đối tượng quản lý, có sự tồn tại riêng tương đốiđộc lập Những danh sách nào cùng mô tả về 1 thực thể thì phải tích hợp lại, tạothành một danh sách chung, bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tình chung và riêngcủa những danh sách đó

Bước 4: Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn sơ đồ

 Xác định số lượng các bản ghi cho từng tệp

 Xác định độ dài cho một thuộc tính, tính độ dài cho bản ghi

Bước 5: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết kế sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD (Data Structure Diagram)

Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mũi tên hai chiều,nếu có quan hệ một - nhiều thì vẽ hai mũi tên về hướng đó

Kí pháp :

 Phương pháp 2: Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá

* Các khái niệm cơ bản

+ Thực thể (Entity): Thực thể trong mô hình logic dữ liệu được dùng để biểudiễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữthông tin về chúng

+ Thực thể được biểu diễn bằng một hình chữ nhật có ghi tên thực thể bêntrong, tên thực thể phải là một danh từ

Tên thực thể

+ Liên kết (Association): Mỗi thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập vớicác thực thể khác mà giữa chúng có sự qua lại Cũng có thể gọi là quan hệ qua lạivới nhau Khái niệm liên kết hay quan hệ để trình bày, thể hiện những mối liên hệtồn tại giữa các thực thể.

Quan hệ được biểu diễn bằng một hình thoi co ghi mối quan hệ bên trong, tênquan hệ phải là một động từ

Tên liên kết

BTên liên kết

BTên liên kết

+ 1@N Liên kết loại Một - Nhiều: Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kếtvới một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liênkết với duy nhất một lần xuất của thực thể A.

* Khả năng tuỳ chọn của một liên kết

Trong thực tế, nhiều khi có những lần xuất của thực thể A không tham gia vàoliên kết đang tồn tại giữa thực thể A và thực thể B Đó là liên kết tuỳ chọn

* Chiều của một liên kết: Chiều của một quan hệ chỉ ra số lượng các thực thể

tham gia vào quan hệ đó Khi có quan hệ nhiều chiều (là quan hệ có nhiều hơn haithực thể tham gia) ta phải tách thành các quan hệ hai chiều để tránh sự phức tạp,mập mờ

* Chuyển sơ đồ khái niệm dữ liệu sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu

- Quan hệ 1 chiều

+ Chuyển đổi các quan hệ 1@1: Trong trường hợp có quan hệ một chiều 1@1,

ta sẽ chỉ tạo ra một tệp chung duy nhất để biểu diễn thực thể đó Khóa của tệp làđịnh danh của thực thể Các quan hệ tồn tại giữa các lần xuất được thể hiện bởi việcdùng lại thuộc tính khoá Giá trị của khoá được dùng lại này có thể là rỗng, nếuquan hệ là tuỳ chọn

+ Các quan hệ loại 1@N: Từ một quan hệ loại 1@N ta tạo ra một tệp thể hiệnkiểu thực thể đó Khoá của bảng là thuộc tính định danh của thực thể Quan hệ thểhiện bằng cách nhắc lại khoá như là một thuộc tính không khoá

BTên liên kết

BTên liên kết