Phân tích và thiết kế phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu tại công ty cổ phần sản xuất và thương mại hoàn dương

Xuất phát từ thực trạng và những nhu cầu thực tế, tác giả quyết định lựa chọn đề tài: “Phân tích và thiết kế phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Thư

Sự cần thiết của đề tài

Công ty Sản xuất và Thương mại Hoàn Dương được thành lập tháng 11 năm 2002 Ngành nghề chính của công ty là sản xuất và kinh doanh thức ăn chăn nuôi Công ty có trụ sở chính đặt tại Hà Nội và một nhà máy sản xuất tại khu công nghiệp Đồng Văn, Hà Nam Do nguồn cung nguyên liệu trong nước không ổn định về cả chất lượng và số lượng nên công ty định hướng nhập khẩu toàn bộ các nguyên liệu chủ chốt Năm 2014, công ty có mục tiêu doanh thu là 1.000 tỷ đồng, trong đó 40% doanh thu sẽ đến từ hoạt động nhập khẩu nguyên liệu thô bán cho các nhà máy chế biến thức ăn chăn nuôi Nhận thức rõ vai trò quan trọng của hoạt động xuất nhập khẩu trong hoạt động kinh doanh, công ty luôn nỗ lực cải tiến quy trình, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh Tuy nhiên hiện nay công ty vẫn gặp một số khó khăn trong quá trình quản lý và điều hành hoạt động xuất nhập khẩu Hệ thống quản lý thông tin xuất nhập khẩu hiện nay vẫn còn đơn giản và thủ công Hơn nữa, công ty đang chú trọng vào việc phát triển xuất nhập khẩu, nên nhu cầu ứng dụng công nghệ vào công tác quản lý thông tin là rất lớn Tin học hóa chính là chìa khóa đem lại hiệu quả quản lý của hoạt động xuất nhập khẩu

Trong thời gian qua, công ty cũng nhận thấy một số hạn chế trong quá trình quản lý như: tình hình cập nhật thông tin xuất nhập khẩu tới các bộ phận khác trong công ty còn chậm, việc lưu trữ và sử dụng thông tin chưa thực sự hợp lý Việc quản lý thông tin chưa chặt chẽ đã gây ra một số thiệt hại Thứ nhất, nguyên liệu về kho chậm, gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất Thứ hai, công ty phải chịu phí lưu cont, lưu bãi lớn Thứ ba, các phòng ban không thể chủ động hoạch định các kế hoạch của mình

Chính những thiệt hại to lớn gây ra từ việc quản lý không chặt chẽ thông tin xuất nhập khẩu đã tạo ra yêu cầu bức thiết phải nâng cao chất lượng hoạt động quản lý xuất nhập khẩu tại công ty Vì thế, ban lãnh đạo công ty đã dành rất nhiều tâm huyết nhằm cải tiến cách thức quản lý thông tin

Như đã trình bày ở trên, xuất phát từ nhu cầu thực tế về đẩy mạnh công tác quản lý hoạt động xuất nhập khẩu của công ty, tác giả quyết định chọn đề tài luận văn là “Phân tích và thiết kế phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Hoàn Dương” Luận văn sau khi hoàn thành sẽ hỗ trợ việc nâng cao hiệu quả quản lý thông tin xuất nhập khẩu trên các phương diện sau:

- Quản lý thông tin xuất nhập khẩu trong công ty Toàn bộ các số liệu thống kê xuất nhập khẩu sẽ được lưu trữ một cách khoa học, nhằm phục vụ cho việc tìm tra cứu nhanh chóng và chính xác hơn.

- Quản lý danh sách đối tác, danh mục hàng hóa, thanh toán, Nguồn dữ liệu được cập nhật liên tục.

- Quản lý, theo dõi các nghiệp vụ hợp đồng thương mại, các đơn bảo hiểm, các chứng từ nhập khẩu Đối với các lô hàng đang trên đường vận chuyển, theo dõi ngày khởi hành tại cảng đi, ngày dự kiến đến, chuẩn bị các thủ tục cần thiết để xuất nhập khẩu hàng hóa.

Mục tiêu đề tài

Đề tài được cụ thể hóa bằng các mục tiêu sau:

Tăng cường năng lực quản lý xuất nhập khẩu của công ty bằng các giải pháp công nghệ thông tin.

- Nghiên cứu quy trình nghiệp vụ của công tác quản lý thông tin xuất nhập khẩu hiện tại Phân tích những nhược điểm của hệ thống quản lý hiện tại và đề xuất phần mềm quản lí thông tin xuất nhập khẩu.

- Phân tích, thiết kế phần mềm phù hợp với các yêu cầu, đòi hỏi của thực tiễn Phần mềm đáp ứng được các yêu cầu của công tác quản lý

Thứ nhất, quản lý danh mục hàng hóa nhập khẩu; thống kê số lượng và kiểm soát chất lượng hàng hóa.

Thứ hai, quản lý hợp đồng thương mại, danh sách các đối tác, theo dõi tiến độ hàng hóa

Thứ ba, quản lý hồ sơ bảo hiểm, những vấn đề về giám định, yêu cầu bồi thường hàng hóa

Thứ tư, tạo liên kết với các phòng ban trong công ty cùng tham gia hoạt động xuất nhập khẩu.

Thứ năm, thiết kế các báo cáo phù hợp với nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp tiếp cận hệ thống

Luận văn sẽ sử dụng phương pháp tiếp cận và giải quyết vấn đề một cách hệ thống Tiếp cận hệ thống là cách nhìn nhận thế giới qua cấu trúc hệ thống, thứ bậc, đi từ chức năng đến mô hình hóa, phân tích hệ thống có cấu trúc, xem xét bài toán trong mối liên hệ ràng buộc với các phân hệ khác.

- Phương pháp so sánh, phân tích, tổng hợp số liệu thống kê.

- Các phương pháp chuyên dụng trong tin họ

Dự kiến những đóng góp của luận văn

- Đóng góp của luận văn về giá trị khoa học

Luận văn là nguồn tư liệu có giá trị nghiên cứu về nghiệp vụ xuất nhập khẩu và cách thức quản lý thông tin doanh nghiệp

Xây dựng bộ hồ sơ thiết kế phần mêm quản lý thông tin xuất nhập khẩu

- Đóng góp của luận văn về giá trị thực tiễn

Xây dựng được bộ hồ sơ phân tích thiết kế phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu Khi phần mềm được triển khai sẽ đảm bảo tốt việc quản lý toàn bộ các thông tin xuất nhập khẩu trong doanh nghiệp Phần mềm sẽ đáp ứng kịp thời và hiệu quả các nhu cầu về quản lý thông tin của doanh nghiệp.

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI HOÀN DƯƠNG VÀ NGHIỆP VỤ XUẤT NHẬP KHẨU 7 1.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Hoàn Dương

Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Hoàn Dương

Công ty cổ phần Sản xuất và Thương mại Hoàn Dương thành lập ngày 11 tháng 11 năm 2002, hoạt động theo giấy phép kinh doanh số 0101330741 được cấp bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội Tên tiếng anh là HOAN DUONG TRADING AND MANUFACTURING JOINT STOCK COMPANY

Trụ sở chính: P.2003, khu nhà ở Bắc Hà, phường Mộ Lao, quận Hà Đông, thành phố Hà Nội.

Lĩnh vực ngành nghề kinh doanh:

- Xuất nhập khẩu nông sản và nguyên liệu thức ăn chăn nuôi;

- Mua bán nguyên liệu thức ăn gia sức và thức ăn gia cầm

- Sản xuất thức ăn gia sức và gia cầm

- Sản xuất và chế biến các loại nông thổ sản, thực phẩm,

- Sản xuất giống vật nuôi, gia súc gia cầm;

Ngày đầu thành lập tổng số cán bộ công nhân viên Công ty có 45 nhân sự với số vốn đầu tư là 5,5 tỷ đồng Sản lượng tiêu thụ của Hoàn Dương trong năm đầu hoạt động đạt 950 tấn/tháng.

Hiện nay, vốn điều lệ của công ty là 60.000.000 đồng (sáu mươi tỉ đồng)Tổng số cổ phần: 600.000 cổ phiếu

Mệnh giá cổ phần: 100.000 đồng/cổ phiếu

Năm 2004, Nhà máy thức ăn chăn nuôi Thaiway tiếp tục được xây dựng tại Khu công nghiệp Đồng Văn – Duy Tiên – Hà Nam hoạt động theo giấy phép kinh doanh số 0613000011 được cấp bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Hà Nam Với phương châm “Lợi nhuận của khách hàng, tương lai của Công ty”. Những dòng sản phẩm mang thương hiệu đặc trưng của Nhà máy thức ăn chăn nuôi Thaiway như Dola, Hi-Pro, Hi-tech, Super luôn được người dân tin dùng ở khắp các tỉnh thành từ Cao Bằng, Lạng Sơn đến Quảng Bình, Quảng Trị.

Cùng với việc đầu tư công nghệ chế biến, trang thiết bị phục vụ cho sản xuất… công ty luôn quan tâm phát triển nguồn nhân lực Điều này đã tạo nên một bước phát triển đột phá không chỉ về lượng mà thay đổi cả về chất.

Kết quả sau 12 năm đầu tư và hoạt động đến nay:

- Tổng số vốn đầu tư đã lên tới gần 300 tỷ đồng.

- Tổng sản lượng toàn công ty đạt 120.000 tấn/năm.

- Doanh số đạt khoảng 1.000 tỷ VNĐ/năm

- Tổng số lao động hiện có: 300 nhân sự.

Trải qua 12 năm xây dựng và phát triển, công ty không ngừng tăng trưởng và lớn mạnh Công suất sản xuất thức ăn chăn nuôi đạt 40.000 tấn/năm, doanh thu hàng năm đạt trên 1.000 tỷ VNĐ, hệ thống phân phối sản phẩm rộng khắp trên cả nước Các sản phẩm của công ty đã trở nên nổi tiếng trong cả nước, được bà con nông dân tín nhiệm, tin dùng Công ty luôn nỗ lực để đem lại hiệu quả chăn nuôi cao, góp phần xóa đói giảm nghèo, phát triển các chính sách nông nghiệp, nông thôn Việt Nam

Hiện nay, công ty tiếp tục cải tiến công nghệ sản xuất và chế biến để làm ra các sản phẩm chất lượng, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường.Công ty chú trọng vào chính sách chất lượng để “Thỏa mãn tối đa lợi ích của khách hàng” Phương châm hành động “Chất lượng hàng đầu, giá cạnh tranh,sản phẩm và dịch vụ đa dạng”, là những yếu tố cơ bản làm nên thành công cuả Công ty, là cơ sở vững chắc cho sự phát triển lâu dài và bền vững củaCông ty để công ty luôn “ Lớn mạnh cùng Đất nước”.

Mô hình tổ chức công ty và chức năng nhiệm vụ các phòng ban

Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức công ty

PHÒNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ

Sơ đồ tổ chức như hiện nay đã hoạt động nhiều năm và mang lại hiệu quả cao trong công tác quản lý điều hành Hiện tại, công ty đã đạt Hệ thống quản lý chất lượng ISO-9001: 2000 do tổ chức QUACERT cấp Sơ đồ tổ chức như hiện nay là tương đối hợp lý, đảm bảo cho việc sản xuất kinh doanh hoạt động tốt. Đứng đầu công ty là tổng giám đốc Tổng giám đốc là người điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trước Hội đồng quản trị, Nhà nước và pháp luật.

Các phòng ban được phân chia chức năng, nhiệm vụ như sau: a Phòng xuất - nhập khẩu:

- Xây dựng, quản lý và theo dõi việc thực hiện các hợp đồng ngoại thương.

- Lập và triển khai các kế hoạch nhập hàng, xuất hàng, nhằm đáp ứng yêu cầu sản xuất và của khách hàng.

- Thực hiện và giám sát việc mở tờ khai để nhập hàng, xuất hàng đúng thời gian yêu cầu.

- Lập và triển khai các báo cáo cho hải quan theo yêu cầu của Chi cục Hải quan

- Giải quyết các thủ tục xuất-nhập khẩu và phối hợp với các phòng ban liên quan đến việc xuất nhập khẩu.

- Đề xuất với cấp trên trực tiếp các ý tưởng sáng tạo nhằm cải thiện và nâng cao chất lượng công việc của bộ phận b Phòng marketing:

- Tham mưu cho giám đốc về công tác xây dựng kế hoạch marketing.

- Theo dõi việc thực hiện kế hoạch kinh doanh tháng, quý, năm của công ty Trên cơ sở đó, xây dựng các kế hoạch marketing nhằm nâng cao doanh số bán hàng đồng thời nâng cao hình ảnh của công ty Thực hiện các báo cáo với cơ quan cấp trên về các công việc được giao.

- Quảng bá hình ảnh của công ty

- Theo dõi việc xử lý sản phẩm tiêu thụ nội địa bị khách hàng khiếu nại. c Phòng kế toán-tài chính:

- Tham mưu giúp việc cho giám đốc về việc thực hiện công tác tài chính- kế toán của Công ty như: Công tác tài chính; Công tác kế toán tài vụ; Công tác kiểm toán nội bộ; Công tác quản lý tài sản; Công tác thanh quyết toán hợp đồng kinh tế; Kiểm soát các chi phí hoạt động của Công ty;

- Xây dựng các kế hoạch tài chính ngắn và dài hạn, các biện pháp bảo toàn vốn của Công ty.

- Tiến hành thanh toán, quyết toán hàng hóa xuất nhập khẩu.

- Thực hiện các nhiệm vụ tài chính khác theo quy định của Nhà nước và của giám đốc. d Phòng hành chính và nhân sự:

- Tham mưu cho Ban giám đốc và thực hiện công việc tuyển chọn, đào tạo,phân bổ và quản lý nhân sự.

- Tham mưu cho Ban giám đốc và thực hiện công tác khen thưởng, kỹ luật.

- Thực hiện công tác cấp phát bảo hộ lao động, đảm bảo an toàn lao động.

- Tham mưu cho ban giám đốc cá biện pháp nhằm bổ sung và cân đối thu nhập của người lao động trong Công ty trên cơ sở các quy định của Nhà nước và hiệu quả chất lượng công việc của từng người lao động.

- Thực hiện việc phân bổ thành quả của Công ty đến các nhân sự một cách hợp lý, tạo sự hài hoà giữa người quản lý và người lao động nhằm đạt được mục đích của Công ty.

- Quản lý và thực hiện công tác văn thư lưu trữ. e Phòng kỹ thuật dinh dưỡng:

- Tham mưu cho lãnh đạo Công ty trong công việc xây dựng chiến lược phát triển Công ty.

- Nghiên cứu phát triển các dự án và sản phẩm mới của Công ty.

- Quản lý định mức vật tư, sáng kiến cải tiến, hệ thống mạng thông tin nội bộ.

- Hỗ trợ về kỹ thuật cho quá trình sản xuất và kiểm tra, giám sát các chỉ tiêu chất lượng của sản phẩm.

- Biên soạn, ban hành và kiểm soát tài liệu kỹ thuật cấp Công ty. f BAN ISO:

- Lập kế hoạch, áp dụng và duy trì hệ thống chất lượng, hệ thống quản lý môi trường trong toàn Công ty.

- Theo dõi và kiểm soát các tiêu chuẩn ISO-2001, chứng chỉ đủ điều kiện an toàn kho bãi, …

- Đảm bảo chất lượng của sản phẩm trong suốt quá trình sản xuất từ đầu vào đến đầu ra phù hợp các yêu cầu kỹ thuật.

- Kết hợp với các đơn vị liên quan để kiểm soát sản phẩm không phù hợp và đề xuất biện pháp khắc phục và phòng ngừa.

- Lập kế hoạch và tổ chức đào tạo cho tất cả công nhân và nhân viên QA/

QC về kỹ năng cơ bản,công nghệ sản xuất và tiêu chuẩn chất lượng. g Khối trực tiếp sản xuất:

Bộ phận sản xuất được đặt tại Khu công nghiệp Đồng Văn, tỉnh HàNam Hiện tại công ty có hai phân xưởng sản xuất Nhiệm vụ là sản xuất ra các sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng của công ty.

Năng lực tài chính của công ty

Với số vốn điều lệ 60.000.000.000 đồng (sáu mươi tỉ đồng), công ty được xếp vào các công ty có quy mô trung bình trong ngành thức ăn chăn nuôi Công ty có mối quan hệ tín dụng tốt đẹp với nhiều tổ chức tín dụng,ngân hàng như: Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn, Ngân hàngCông thương, Năm 2012, công ty được đánh giá có khả năng tài chính khá tốt và xếp hạng tín dụng B Vì thế, công ty luôn đáp ứng được nhu cầu tài chính trong tất cả các hợp đồng xuất nhập khẩu

MỘT SỐ VẤN ĐỀ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ PHẦN MỀM

Tổng quan về công nghệ phần mềm

2.1.1 Khái niệm về phần mềm

Phần mềm tin học đã trở thành phần tử chủ chốt của các hệ thống dựa trên máy tính Trong công nghệ phần mềm thì phần mềm được hiểu theo định nghĩa của nhà tin học người Mỹ Roger Pressman:

“ Phần mềm là một tổng thể bao gồm 3 yếu tố:

- Các chương trình máy tính,

- Các cấu trúc dữ liệu,

- Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm” Định nghĩa này xác định được thành phần của phần mềm trong công nghệ phần mềm.

Phần mềm là sản phẩm của một nền công nghệ mới nó gồm có hai tính chất sau:

+ Phần mềm là hệ thống logic chứ không phải kỹ thuật Do đó nó không được ráp theo nghĩa thông thường như sản phẩm công nghiệp khác Một phần mềm cần có sự đầu tư nhiều trí tuệ của những người chế tác phần mềm.

+ Sản phẩm của các nền công nghiệp truyền thống sẽ bị hao mòn trong quá trình sử dụng Giá trị của phần mềm càng tăng lên khi nó được người sử dụng càng hiểu sâu về nó.

2.1.2 Vòng đời phát triển của một phần mềm [1]

Vòng đời phát triể của phần mềm được hiểu là một quá trình từ khi phần mềm ra đời cho đến khi được đưa vào sử dụng và quá trình nâng cấp bảo trì phần mềm đó Việc nghiên cứu vòng đời phát triển của phần mềm là phân chia vòng đời của phần mềm ra các công đoạn khác nhau nhằm mục đích tìm ra các giải pháp, công cụ thích hợp để tác động vào mỗi công đoạn

Vòng đời phát triển của phần mềm được biểu diễn bởi mô hình thác nước theo hình vẽ sau:

Hình 2.1: Mô hình thác nước

Vòng đời phát triển phần mềm còn được gọi là mô hình tuần tự tuyến tính hay mô hình thác nước, mô hình này gợi ý một cách tiếp cận tuần tự, có hệ thống tới việc phát triển phần mềm vốn bắt đầu từ mức hệ thống và tiến dần qua phân tích, thiết kế, mã hoá, kiểm thử và hỗ trợ

Công nghệ hệ thống : Bởi vì phần mềm bao giờ cũng là một phần của một hệ thống (hay nghiệp vụ) lớn hơn nên công việc bắt đầu từ việc thiết lập yêu cầu cho mọi phần tử hệ thống và rồi cấp phát một tập con các yêu cầu đó cho phần mềm Quan điểm hệ thống này là điều bản chất khi phần mềm phải tương tác với các thành phần khác như phần cứng, con người và cơ sở dữ liệu. Các vấn đề phải được xem xét một cách chi tiết để đảm bảo rằng mọi khía cạnh của tính khả thi đã được xem xét đến Công nghệ hệ thống bao gồm việc

Phân tích và định rõ yêu cầu

Thiết kế hệ thống và phần mềm

Kiểm thử đơn vị và tích hợp hệ thống

Vận hành và bảo trì thu thập yêu cầu ở mức hệ thống với một lượng nhỏ thiết kế và phân tích mức đỉnh

Giai đoạn phân tích yêu cầu phần mềm

Phân tích là trung tâm của quá trình phát triển hệ thống và là giai đoạn nhà phân tích thiết kế Hệ thống phải làm việc ở hai mức khác nhau liên quan đến việc xem xét tính huống vấn đề giải pháp ở cả hai mức độ cái gì và như thế nào Trong phân tích thiết kế đã sử dụng phương pháp phân tích hệ thống có cấu trúc bao gồm việc sử dụng các công cụ sau:

- Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD)

- Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

- Mô hình dữ liệu (DM)

- Ngôn ngữ có cấu trúc (SL)

Thiết kế phần mềm thực tế là một tiến trình nhiều bước tập trung vào bốn thuộc tính phân biệt của chương trình: cấu trúc dữ liệu, kiến trúc phần mềm, biểu diễn giao diện và chi tiết thủ tục (thuật toán) Tiến trình thiết kế dịch các yêu cầu thành một biểu diễn của phần mềm có thể được định giá về chất lượng trước khi giai đoạn mã hoá bắt đầu Giống như các yêu cầu, việc thiết kế phải được lập tư liệu và trở thành một phần của cấu hình phần mềm.

Thiết kế phải được dịch thành dạng máy đọc được Bước mã hoá thực hiện nhiệm vụ này Nếu thiết kế được thực hiện theo một cách chi tiết thì việc sinh mã có thể được thực hiện một cách máy móc.

Một khi mã đã được sinh ra thì việc kiểm thử chương trình bắt đầu Tiến trình kiểm thử hội tụ vào nội bộ logic của phần mềm, đảm bảo rằng tất cả các câu lệnh đều được kiểm thử, và vào bên ngoài chức năng; tức là tiến hành các kiểm thử để làm lộ ra các lỗi và đảm bảo những cái vào đã định sẽ tạo ra kết quả thống nhất với kết quả muốn có.

Giai đoạn vận hành và bảo trì

Phần mềm chắc chắn sẽ phải trải qua những thay đổi sau khi nó được bàn giao cho khách hàng (một ngoại lệ có thể là những phần mềm nhúng). Thay đổi sẽ xuất hiện bởi vì gặp phải lỗi Phần mềm phải thích ứng với những thay đổi trong môi trường bên ngoài (chẳng hạn như sự thay đổi do hệ điều hành mới hay thiết bị ngoại vi mới), hay khách hàng yêu cầu nâng cao chức năng hay hiệu năng Việc bảo trì phần mềm phải áp dụng lại các bước vòng đời nói trên cho chương trình hiện tại chứ không phải chương trình mới.

Trong mô hình thác nước, sáu pha trên phải được thực hiện một cách tuần tự; kết thúc pha trước, rồi mới được thực hiện pha tiếp theo Do đó, nhược điểm chính của mô hình thác nước là rất khó khăn trong việc thay đổi các pha đã được thực hiện Giả sử, pha phân tích và xác định yêu cầu đã hoàn tất và chuyển sang pha kế tiếp, nhưng lúc này lại có sự thay đổi yêu cầu của người sử dụng; thì chỉ còn cách là phải thực hiện lại từ đầu.

Vì thế, mô hình này chỉ thích hợp khi các yêu cầu đã được tìm hiểu chính xác và những thay đổi sẽ được giới hạn một cách rõ ràng trong suốt quá trình thiết kế Tuy nhiên, trong thực tế có rất ít những hệ thống nghiệp vụ có các yêu cầu ổn định.

Phân tích hệ thống

2.2.1 Khảo sát hệ thống, phân tích hiện trạng và tính khả thi của hệ thống [3]

Mục đích của công tác khảo sát hiện trạng

Qua quá trình khảo sát từ sơ bộ đến chi tiết hệ thống hiện tại ta phải có được các thông tin về hệ thống, qua đó đề xuất được các phương án tối ưu để dự án mang tính khả thi cao nhất.

Các bước thực hiện của quá trình khảo sát

- Bước 1: Khảo sát và đánh giá hiện trạng hoạt động của hệ thống cũ

Bước này nhằm tìm hiểu các hoạt động của hệ thống hiện tại để xác định các thế mạnh và các yếu kém của nó

- Bước 2: Đề xuất mục tiêu cho hệ thống mới

Bước này nhằm xác định phạm vi ứng dụng và các ưu nhược điểm của hệ thống dự kiến Khi thực hiên cần xác định rõ lĩnh vực mà hệ thống mới sẽ làm, những thuận lợi và những khó khăn khi cải tiến hệ thống

- Bước 3: Đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới

Bước này phải cân nhắc đến tính khả thi của giải pháp mới, phải phác họa ra các giải pháp để thoả mãn các yêu cầu của hệ thống mới đồng thời đưa ra các đánh giá về mọi mặt như kinh tế, xã hội, thuận tiện để có thể đưa ra quyết định lựa chọn cuối cùng.

- Bước 4: Vạch kế hoạch cho dự án cùng với dự trù tổng quát

Bước này nhằm xây dựng kế hoạch triển khai cho các giai đoạn tiếp theo, đồng thời dự trù các nguồn tài chính, nhân sự, trang thiết bị để triển khai dự án

Thông qua việc nghiên cứu hồ sơ, tài liệu, tìm hiểu thông tin chung về ngành dọc của tổ chức, về bản thân tổ chức và thông tin của từng bộ phận trong tổ chức Có thể được thực hiện bằng nhiều phương pháp như quan sát chính thức, quan sát không chính thức, phỏng vẩn, phiếu điều tra, dùng bản ghi mẫu

- Tổng hợp các xử lý, tổng hợp dữ liệu

- Xác định những gì cần thực hiện để giải quyết vấn đề phù hợp với công ty, người sử dụng và hệ thống thông tin

- Xác định phạm vi của bàn toán: Tiếp cận vào từng vấn đề cụ thể của tổ chức.

- Xác định người sử dụng, người sẽ bị chi phối bởi sự phát triển của hệ thống.

- Viết báo cáo dựa trên những phát hiện của việc khảo sát ban đầu để có được cái nhìn bao quát, đầy đủ dưới góc độ quản lý của dự án nhằm tiếp tục chuyển sang giai đoạn tiếp theo

 Các mức của việc quan sát

Việc quan sát được chia thành 4 mức khác nhau: a Mức thao tác thừa hành:

Tìm hiểu các công việc cụ thể mà người nhân viên thừa hành trên hệ tin học hiện có b Mức điều phối quản lý:

Tìm hiểu các nhu cầu thông tin cho mức này

Tham khảo ý kiến của người

Thực hiện về khả năng cải tiến hệ thống hiện có c Mức quyết định lãnh đạo:

Tìm hiểu các nhu cầu thông tin của ban lãnh đạo, các sách lược phát triển doanh nghiệp nhằm tìm đúng hướng đi cho hệ thống dự kiến d Mức chuyên gia cố vấn:

Tham khảo các chiến lược phát triển nhằm củng cố thêm phương hướng phát triển hệ thống dự kiến.

Phân tích tính khả thi của hệ thống

Giai đoạn này có vai trò quyết định sự lựa chọn hệ thống máy tính và những đảm bảo tài chính.

- Phân tích ưu nhược điểm của hệ thống hiện hành, sắp xếp các điểm cần giải quyết theo mức độ quan trọng.

- Xác định mục tiêu của các bộ phận

- Xác định giải pháp một cách tổng quát, thể hiện rõ đặc điểm của từng giải pháp (chi phí triển khai, chi phí hoạt động, ưu khuyết điểm, ) Chỉ ra những người chịu trách nhiệm phù hợp với một giải pháp xác định.

- Xây dựng một hồ sơ nêu rõ các vấn đề và giải pháp được chọn lựa, gọi là sổ điều kiện, bao gồm nhữnag phần cơ bản sau:

+ Mô tả giao diện giữa hệ thống và người dùng Xác định hệ thống cung cấp những gì cho người dùng

+ Công việc và các cài đặt cần thực hiện

+ Xác lập một hợp đồng giữa phân tích viên, ban giám đốc và các user tương lai.

2.2.2 Sơ đồ chức năng BFD (Business Function Diagram)

 Khái niệm mô hình BFD

Mô hình chức năng là biểu diễn có cấu trúc về các chức năng, các hoạt động, và các quá trình bên trong hệ thống

Phân rã chức năng là quá trình phân rã các mối quan hệ có tính chức năng thành các phần nhỏ hơn mà dựa vào đó có thể xây dựng lại hệ thống Một mô hình BFD đầy đủ gồm những thành phần sau:

- Mô tả các chức năng

- Đầu vào của chức năng

- Đầu ra của chức năng

 Chức năng trong hệ thống thông tin

Trong hệ thống thông tin, chức năng là công việc mà tổ chức cần làm và được phân theo nhiều mức từ tổng hợp đến chi tiết Cần chú ý cách đặt tên cho chức năng, tên chức năng phải là một mệnh đề động từ, gồm động từ và bổ ngữ Động từ thể hiện hoạt động, bổ ngữ thường liên quan đến các thực thể dữ liệu trong miền nghiên cứu Tên các chức năng phải phản ánh được các chức năng của thế giới thực chứ không chỉ dùng cho hệ thông tin. Tên của chức năng cần ngắn và giải thích đủ nghĩa của chức năng và phải sử dụng thuật ngữ nghiệp vụ Mỗi chức năng có một tên duy nhất, các chức năng khác nhau phải có tên khác nhau Để xác định tên cho chức năng có thể bàn luận và nhất trí với người sử dụng

Tên chức năng Hình thức biểu diễn: hình chữ nhật

 Quan hệ phân cấp chức năng

Mỗi chức năng được phân rã thành các chức năng con Các chức năng con có quan hệ phân cấp với chức năng cha

Biểu diễn mối quan hệ phân cấp chức năng như sau:

Mô hình phân rã chức năng được biểu diễn thành hình cây phân cấp.

 Phương pháp xây dựng sơ đồ chức năng kinh doanh

Sơ đồ chức năng kinh doanh được xây dựng theo mô hình phân mức, mỗi chức năng có thể gồm một hoặc nhiều chức năng con trong sơ đồ.

Mô hình DFD được mô tả như hình sau Dễ thấy chức năng A bao gồm chức năng B và C; chức năng C bao gồm D và E

2.2.3 Sơ đồ dòng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram – DFD)

 Định nghĩa sơ đồ luồng dữ liệu

Mô hình luồng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagram) là một công cụ mô tả mối quan hệ thông tin giữa các công việc

Mô hình luồng dữ liệu nhằm mục đích:

- Bổ sung khiếm khuyết của mô hình phân rã chức năng bằng việc bổ sung các luồng thông tin nghiệp vụ cần để thực hiện chức năng

- Cung cấp cái nhìn đầy đủ hơn về các mặt hoạt động của hệ thống

- Là một trong số các đầu vào cho quá trình thiết kế hệ thống.

 Các thành phần của mô hình luồng dữ liệu

Trong sơ đồ BFD, có 4 thành phần chính là nguồn hoặc đích, tên dòng dữ liệu, tiến trình xử lý, kho dữ liệu được ký hiệu như sau:

Nguồn hoặc đích Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu

Tiến trình xử lý Tệp dữ liệu, kho dữ liệu Kho dữ liệu a Quá trình hay chức năng

Chức năng là một hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặc tác động lên thông tin hư tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới Nếu trong một chức năng không có thông tin mới được sinh ra thì đó chưa phải là chức năng trong mô hình luồng dữ liệu

Tên người / bộ phận phát nhận tin

- Cách đặt tên: Động từ + bổ ngữ

Ví dụ: Chấp nhận nguồn hàng, ghi kho vật liệu

- Biểu diễn: hình oval hoặc hình tròn b Luồng dữ liệu:

- Định nghĩa: Là luồng thông tin vào hoặc ra khỏi chức năng

- Cách đặt tên : Danh từ + tính từ

- Biểu diễn : là mũi tên trên đó ghi thông tin di chuyển

Chú ý: Các luồng dữ liệu phải chỉ ra được thông tin logic chứ không phải tài liệu vật lý Các luồng thông tin khác nhau phải có tên gọi khác nhau.

Ví dụ: Luồng dữ liệu biểu hiện việc trả tiền mang tên là "thanh toán" chứ không mang tên là "tiền" hay "sec". c Kho dữ liệu

Kho dữ liệu là nơi biểu diễn thông tin cần lưu giữ, để một hoặc nhiều chức năng sử dụng chúng

Cách đặt tên kho dữ liệu như sau : danh từ + tính từ Tên kho phải chỉ rõ nội dung dữ liệu trong kho

Kho dữ liệu được biểu diễn bằng cặp đường thẳng song song chứa tên kho cần cất giữ d Nguồn hoặc đích

Nguồn hoặc đích là một người, một nhóm người hoặc một tổ chức có tiếp xúc với hệ thống Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn của hệ thống và định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài.

Nguồn hoặc đích trong mô hình DFD được biểu diễn bằng một hình chữ nhật bên trong có ghi tên của nguồn hoặc đích

Ví dụ: Khách hàng, Nhà cung cấp, Phòng quản trị nhân lực

 Phân rã sơ đồ dòng dữ liệu

Sơ đồ dòng dữ liệu DFD đầy đủ của hệ thống đang nghiên cứu rất phức tạp, bao gồm nhiều quá trình, nhiều kho dữ liệu, nhiều nguồn và đích Mô hình này không thể biểu diễn gọn trong một trang sơ đồ được, cho nên ta cần dùng tới các ký thuật phân rã theo thứ bậc để phân chia sơ đồ DFD ban đầu ra một số mức

Sơ đồ DFD ở mức cao nhất thường được gọi là sơ đồ mức 0 hay sơ đồ mức đỉnh, bao gồm nhiều quá trình chính, trọng yếu nhất bên trong hệ thống. Nội dung của mỗi quá trình này lại có thể được biểu diễn trong một sơ đồ DFD ở mức thấp hơn, trong đó xác định các quá trình con và các dữ liệu cần thiết Tiếp theo, mỗi quá trình con đến lượt nó lại được biểu diễn trong một DFD ở mức thấp hơn nữa Quá trình phân rã như vậy có thể tiếp tục qua đủ số mức cần thiết theo cấu trúc hình cây

Các mức được đánh số thứ tự, mức cao nhất (mức khung cảnh) là 0 sau đó đến mức đỉnh 1, các mức dưới đỉnh 2,3,

Mức 0: Tên chức năng là tên toàn bộ hệ thống

Thiết kế hệ thống

Thiết kế hệ thống trên cơ sở cấu trúc dữ liệu: Tổ hợp các quan hệ tự nhiên, vốn có trong dữ liệu của hệ thống như được chứa trong nhiều kho thông tin.

2.3.1 Xác định hệ thống máy tính Đây là giai đoạn đầu tiên của quá trình thiết kế hệ thống, nhằm mục đích xác định bộ phận nào của hệ được xử lý bằng máy tính, bộ phận nào xử lý bằng tay.

Phương thức tiến hành là dùng sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ từ đặc tả yêu cầu và xem xét toàn bộ tiến trình cấp thấp nhất để xác định vai trò của máy tính trong từng tiến trình đó Từ đó lập ra một mô hình gọi là DFD hệ thống thể hiện phạm vi máy tính đã được chấp nhận, những tiến trình mới trong hệ

2.3.2 Thiết kế giao diện người – máy

 Thiết kế giao diện theo đối thoại

Giao diện thiết kế phải thỏa mãn các yêu cầu sau:

- Dễ sử dụng cả với những người chưa quen sử dụng máy tính.

- Dễ nắm bắt các thao tác.

- Tốc độ thao tác nhanh hoặc tương đối, nhưng không thể chậm

- Người dùng có thể kiểm soát được việc đối thoại

- Có thể phát triển những yêu cầu khác

- Giao diện hỏi đáp: Các câu hỏi lần lượt được người dùng trả lời, xong câu này sẽ xuất hiện các câu khác Kiểu giao diện này tạo cảm giác gần gũi trong đối thoại, phù hợp với những câu trả lời khẳng định đơn giản.

- Giao diện Menu: Liệt kê một danh sách được đánh số thứ tự cho người dùng lựa chọn, phù hợp với những thao tác lựa chọn một chức năng nào đó.

- Giao diện hình ảnh: Đẹp, người dùng có thể xác định nhanh các lựa chọn, thực hiện một yêu cầu bằng chuột.

- Giao diện sử dụng mẫu điền: Hiển thị bảng mẫu giống phiếu ghi dữ liệu, chứng từ với các đề mục cho người dùng nhập vào Đây là dạng giao diện phổ biến nhất, gần gũi với người dùng, phù hợp với việc nhập / sửa dữ liệu.

- Ngôn ngữ lệnh: Nhập trực tiếp những câu lệnh ứng với cú pháp ngôn ngữ lập trình được sử dụng để yêu cầu máy tính thực hiện một công việc xác định, thông thường là dạng SQL Tương tự như cửa số lệnh trong chế độ tương tác trực tiếp của một số ngôn ngữ lập trình (FoxPro, Dbase 4, SQL server, )

Các yêu cầu trong thiết kế:

- Màn hình dễ nhìn, rõ ràng, có trật tự

- Diễn đạt rõ những điều cần thực hiện

- Phân biệt dễ dàng các tiêu đề, chỉ dẫn, thông báo lỗi,

- Kết thúc màn hình và gọi trợ giúp được thuận tiện

Cần xác định các thông tin sau:

- Kích thước giấy, có đóng tập hay không, nếu báo cáo sẽ gửi bưu điện thì xác định loại phong bì, số bản sao, báo cáo có cần xử lý thêm (như đánh máy, ghi tay).

- Màu chữ và màu nền trong báo cáo phải tương phản nhau để làm rõ thông tin.

2.3.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu

Thiết kế cơ sở dữ liệu đưa ra mô hình dữ liệu cho hệ thống, lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu và tối ưu hóa mô hình dữ liệu theo hệ quản trị đã lựa chọn.

Thông tin đầu vào phục vụ công tác thiết kế dữ liệu là sơ đồ quan hệ thực thể ở mức tổng quan, các thực thể và các thuộc tính.

- Tạo các bảng (Tables) ứng với các thực thể (Entity).

- Tạo các trường (Fields) ứng với các thuộc tính (Attribute)

- Tạo các khóa chính (Primary key cho các bảng

- Tạo các khóa ngoại (Foreign keys)

- Tạo các chỉ mục (Index) trên các khóa chính.

- Tạo các chỉ mục cho các điều kiện tìm kiếm

- Định nghĩa kiểu dữ liệu, độ dài, dữ liệu bắt buộc, miền giá trị, giá trị mặc định cho các thuộc tính.

Thiết kế giải thuật đưa ra các đặc tả chi tiết, các giải thuật cho từng chức năng của hệ thống

Trong thiết kế giải thuật, có 2 phương pháp thiết kế giải thuật là: a Thiết kế từ trên xuống ( Top down design ) Đây là phương pháp thiết kế giải thuật dựa trên tư tưởng module hoá Nội dung của phương pháp thiết kế này như sau:

Trước hết người ta xác định các vấn đề chủ yếu nhất mà việc giải quyết bài toán yêu cầu, bao quát được toàn bộ bài toán Sau đó phân chia nhiệm vụ cần giải quyết thành các nhiệm vụ cụ thể hơn, tức là chuyển dần từ module chính đến các module con từ trên xuống dưới, do vậy phương pháp có tên gọi là “ từ đỉnh xuống ”. b Thiết kế từ dưới lên ( Bottom up design )

Phương pháp này ngược lại với phương pháp Top down design và bao gồm các ý nghĩa sau đây:

Trước hết người ta giải quyết các vấn đề cụ thể, sau đó trên cơ sở đánh giá mức độ tương tự về chức năng của các vấn đề này trong việc giải quyết các bài toán, người ta gộp chúng lại thành từng nhóm cùng chức năng từ dưới lên trên cho đến module chính Sau đó thiết kế thêm một số chương trình làm phong phú hơn, đầy đủ hơn chức năng của các phân hệ và cuối cùng là thiết kế một chương trình làm vụ tập hợp các module thành một hệ chương trình thống nhất, hoàn chỉnh.

Hai phương pháp thiết kế này áp dụng trong các tình huống khác nhau.Với phương pháp thiết kế từ trên xuống thường áp dụng khi thiết kế tại những nơi chưa được tin học hóa Còn với phương pháp thiết kế từ dưới lên thì áp dụng khi thiết kế tại nhưng nơi đã được tin học hóa một phần

Với CTCP Sản xuất và thương mại Hoàn Dương, do công ty chưa có phần mềm quản lý trong bất kỳ nghiệp vụ nào của hoạt động xuất nhập khẩu, hầu hết công ty vẫn lưu chữ bằng giấy tờ hoặc lưu trữ bằng word, excel Do đó khi thiết kế phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu tại công ty, tác giả sẽ chọn phương pháp thiết kế từ đỉnh xuống (Top down design ).

CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ THÔNG TIN XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUÂT VÀ THƯƠNG MẠI HOÀN DƯƠNG

3.1 Xác định yêu cầu Đối với việc nghiên cứu một phần mềm, công tác khảo sát hệ thống là không thể thiếu được Tác giả đã tiến hành khảo sát từ sơ bộ đến chi tiết hệ thống quản lý thông tin xuất nhập khẩu hiện tại của Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Hoàn Dương Thông qua đó, tác giả đã có những thông tin chân thực về hệ thống để thiết kế phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu.

3.1.1 Khảo sát và đánh giá hiện trạng hoạt động quản lý thông tin xuất nhập khẩu của Công ty Hoàn Dương

Phân tích hệ thống phần mềm quản lý xuất nhập khẩu

3.2.1 Phân tích nghiệp vụ a Quản lý hàng hóa: Đối với mỗi loại hàng hóa có tiêu chuẩn chất lượng khác nhau cho từng loại sản phẩm Ban lãnh đạo sẽ căn cứ vào đặc điểm sản xuất và sử dụng nguyên liệu của công ty để xây dựng bảng tiêu chuẩn về chất lượng hàng hóa.

Bộ phận kế toán sẽ tổng hợp, cập nhật số liệu hàng hóa trong kho Đây là cơ sở để biết số lượng từng loại hàng hóa và xây dựng kế hoạch xuất nhập phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. b Quản lý giao dịch

Dựa trên thông tin kế hoạch xuất nhập khẩu, bộ phận xuất nhập khẩu là đầu mối thống nhất quản lý các hoạt động giao dịch xuất nhập khẩu Quá trình xuất nhập khẩu bao gồm nhiều hoạt động khác nhau từ thời điểm ký kết hợp đồng thương mại, mua và quản lý hồ sơ bảo hiểm và theo dõi tiến độ hàng nhập c Quản lý thanh toán

Phòng kế toán có nhiệm vụ theo dõi và xử lý các nghiệp vụ liên quan đến quá trình thanh toán như: cập nhật thông tin hóa đơn, giải quyết các vấn đề liên quan đến việc thanh toán và tổng hợp các thông tin về thanh toán. d Quản lý hải quan

Hàng hóa muốn nhập khẩu hoặc xuất khẩu phải được tiến hành làm thủ tục hải quan Doanh nghiệp sẽ tiến hành đăng kí tờ khai hải quan, nộp thuế và tiến hành thông quan hàng hóa e Quản lý báo cáo

Ban lãnh đạo tổng hợp các thông tin, báo cáo phù hợp với yêu cầu quản lý của mình.

3.2.2 Mô hình hóa hệ thống

Sơ đồ luồng thông tin (IFD)

Phòng xuất nhập khẩu Nhà cung cấp

Xác định nhu cầu và lập kế hoạch nhập khẩu

Lựa chọn nhà cung cấp

Nhập khẩu hàng hóa Đáp ứng yêu cầu hàng hóa Đủ Đơn hàng

Hợp đồng cung ứng sản phẩm.

Làm thủ tục hải quan

Thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp

Khi có nhu cầu nhập khẩu

Kiểm tra khả năng thanh toán của công ty

Cập nhật và lưu trữ thông tin

Hình 3.1: Sơ đồ luồng thông tin của hoạt động nhập khẩu

Phòng xuất nhập khẩu Khách hàng

Xác định nhu cầu và lập kế hoạch xuất khẩu

Tìm kiếm đối tác xuất khẩu

Xuất khẩu hàng hóa Đơn hàng Đủ

Chứng từ xuất khẩu Nhận tiền thanh toán

Khi có nhu cầu xuất khẩu

Kiểm tra khả năng của công ty

Cập nhật và lưu trữ thông tin

Hình 3.2: Sơ đồ luồng thông tin của hoạt động xuất khẩu

Sơ đồ chức năng BFD

Q U Ả N L Ý T H Ô N G T IN X U Ấ T N H Ậ P K H Ẩ U Q u ản l ý hà n g hó a Q uy đ ịn h ti êu ch uẩ n hà ng h óa C ập n hậ t s ố li ệu hà ng h óa tr on g kh o L ập k ế ho ạc h xu ất nh ập k hẩ u

Q u ản l ý gi ao d ịc h C ập n hậ t d an h sá ch đố i t ác K ý kế t h ợp đ ồn g th ư ơn g m ại M ua v à qu ản l ý hồ sơ b ảo h iể m

Q u ản l ý th an h t oá n C ập n hậ t t hô ng ti n hó a đơ n X ử lý th an h to án T ổn g hợ p th an h to án

Q u ản l ý hả i q ua n Đ ăn g kí t ờ kh ai h ải qu an C ập n hậ t t hô ng ti n th uế n hậ p kh ẩu T ín h to án th uế T hô ng q ua n hà ng hó a

Q u ản l ý bá o cá o T ru y cậ p dữ l iệ u T ín h to án tổ ng h ợp L ên b áo c áo T he o dõ i t iế n độ hà ng h óa

Hình 3.3: Sơ đồ chức năng BFD

Q U Ả N L Ý T H Ô N G T IN X U Ấ T N H Ậ P K H Ẩ U Đối tácNhà quản lý Phòng kế toán H óa đơ n, ch ứ ng từ

L ện h th an h to án , h ồ sơ đ ối ch iế u cô ng n ợ

T hô ng t in đ ối tá c, h ợ p đồ ng , g ia o dị ch

H óa đ ơn , c hứ ng từ hà ng h óa C hứ ng từ n ộp th uế T hô ng t in tì m k iế m Hải quan

H ồ sơ th ôn g qu an

Hình 3.4: Sơ đồ ngữ cảnh

Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0

NHÀ QUẢN LÝ ĐỐI TÁC

Các tiêu chuẩn hàng hóa, kế hoạch nhập xuất

Thông tin đối tác, bảng giá

HẢI QUAN Ủy nhiệm chi

Bảng kế hoạch xuất khẩu, nhập khẩu

Hồ sơ hợp đồng CSDL hàng hóa

Hình 3.5: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0

Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 cho chức năng quản lý hàng hóa

1.1 Quy định tiêu chuẩn hàng hóa

1.2 Cập nhật số liệu hàng hóa trong kho

1.3 Lập kế hoạch xuất nhập khẩu

Bảng kế hoạch xuất nhập khẩu

Bảng tiêu chuẩn hàng hóa

Dữ liệu kho hàng được cập nhật

Tiêu chuẩn hàng hóa Thông tin kho hàng

Danh mục hàng hóa Danh sách hàng hóa

Hình 3.6: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 3.2.3 Chuẩn hóa cơ sở dữ liệu

Xác định nội dung kho dữ liệu cần phải có để cung cấp yêu cầu thông tin của người sử dụng. Ở đây, tác giả sử dụng phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin đầu ra để thiết kế CSDL cho phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu của Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Hoàn Dương Các dữ liệu đầu vào cần chuẩn hóa:

* Đơn bảo hiểm hàng hóa

Dựa trên lý thuyết về chuẩn hóa dữ liệu như đã trình bày ở chương II, cơ sở dữ liệu của phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu được thực thiện như sau: a) Chuẩn hóa dữ liệu hợp đồng thương mại

- Hợp đồng thương mại mẫu

- Chuẩn hóa cơ sở dữ liệu

Tên đối tác Địa chỉ

Mã hàng Đơn vị tính

Phương thức vận chuyển Đóng gói

Số hợp đồng Ngày hợp đồng

Mã đối tác Tên đối tác Địa chỉ

Số điện thoại Tài khoản

Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính

Số lượng Đơn giá Thành tiền Phương thức thanh toán

Số điện thoại Tài khoản Đơn hàng

Mã đối tác Đối tác

Số điện thoại Tài khoản Đơn hàng

Hàng hóa chuyển Đóng gói

Tên hàng hóa Đơn vị tính Tiêu chuẩn chất lượng Đóng gói

Mã hàng Tên hàng hóa Đơn vị tính Tiêu chuẩn chất lượng Đóng gói b) Chuẩn hóa dữ liệu hóa đơn thương mại

- Hóa đơn thương mại mẫu

- Chuẩn hóa dữ liệu hóa đơn thương mại

Tiêu chuẩn chất lượng Đơn vị tính

Số hóa đơn Ngày hóa đơn

Mã hàng Tên hàng Tiêu chuẩn chất lượng Đơn vị tính

Số lượng Đơn giá Thành tiền Đóng gói

Số điện thoại Đơn hàng

Số lượng Đơn giá Thành tiền

Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Đóng gói Tiêu chuẩn chất lượng

Mã hàngTên hàng Đơn vị tính Đóng góiTiêu chuẩn chất lượng c) Đơn bảo hiểm hàng hóa

- Đơn bảo hiểm hàng hóa mẫu

- Chuẩn hóa dữ liệu đơn bảo hiểm

Mã công ty bảo hiểm

Số hợp đồng Điều kiện bảo hiểm

Cơ quan giám định tổn thất

Cơ quan giải quyết bồi thường

Tên công ty bảo hiểm Địa chỉ

Số lượng Đơn bảo hiểm

Số bảo hiểm Ngày phát hành

Mức phí Mức miễn thường

Cơ quan giải quyết bồi thường Cảng đi

Cảng đến Tên tàu Tên công ty bảo hiểm Địa chỉ

Số hợp đồng Đơn bảo hiểm

Cảng đến Tên tàu Tên công ty bảo hiểm Địa chỉ

Số hợp đồng Đơn bảo hiểm

Tên công ty bảo hiểm Đơn giá

Thành tiền Đơn vị tính

Số lượng Đơn giá Thành tiền Tên hàng Đơn vị tính

Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Địa chỉ

Mã hàngTên hàng Đơn vị tính d) Tờ khai hải quan

- Tờ khai hải quan mẫu

- Chuẩn hóa dữ liệu tờ khai hải quan

Tên hàng Đơn vị tính

Số tờ khai Ngày đăng kí Loại hình Phân luồng

Số vận đơn Cảng đi Cảng đến Ngày khởi hành Ngày dự kiến đến

Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Đóng gói Thuế suất

Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Đóng gói Thuế suất Đơn hàng

Mã hàng Tên hàng Đóng gói Thuế suất Đơn hàng Đơn giá Thành tiền

Số lượng Đơn giáThành tiền

Thiết kế phần mềm

3.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu

3.3.1.1 Sơ đồ quan hệ thực thể ERD

Phần mềm sử dụng phương pháp mô hình hóa để thiết kế cơ sở dữ liệu.Phương pháp này coi mỗi hợp đồng là một đơn vị quản lý Trong mỗi hợp đồng có mối quan hệ với đối tác, hàng hóa, tờ khai hải quan, Các thực thể chính và mối quan hệ giữa chúng được cụ thể hóa trong sơ đồ quan hệ thực thể ERD

Hình 3.7: Sơ đồ quan hệ thực thể ERD

Trên sơ đồ quan hệ thực thể quản lý thông tin xuất nhập khẩu được biểu diễn ở hình 3.7, ta có thể thấy thực thể “Hợp đồng” ở vị trí trung tâm.

- Một hợp đồng có nhiều đơn hàng, mỗi đơn hàng chỉ thuộc một hợp đồng

- Mỗi đơn hàng có nhiều loại hàng hóa, mỗi loại hàng hóa có trong nhiều đơn hàng

N ĐƠN HÀNG Có HÀNG HÓA

- Mỗi hợp đồng có nhiều hóa đơn, mỗi hóa đơn chỉ thuộc một hợp đồng

- Mỗi hóa đơn chỉ thuộc một đối tác, một đối tác phát hành nhiều hóa đơn

- Mỗi hóa đơn có một vận đơn, một vận đơn có nhiều hóa đơn

- Mỗi hóa đơn có một tờ khai, một tờ khai có nhiều hóa đơn

- Mỗi tờ khai có một vận đơn, mỗi vận đơn có một tờ khai

3.3.1.2 Các bảng dữ liệu và mối quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu

Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú

Số hợp đồng nvarchar 50 Khóa chính

Mã đối tác nvarchar 50 Khóa chính

Tên đối tác nvarchar 50 Địa chỉ nvarchar 500

Số hợp đồng nvarchar 50 Khóa chính

Mã hàng nvarchar 50 Khóa chính

Số lượng Number 100 Đơn giá Number 100

Phương thức thanh toán nvarchar 50

Phương thức vận chuyển nvarchar 500

Mã hàng nvarchar 50 Khóa chính

Tên hàng hóa nvarchar 500 Đơn vị tính nvarchar 50

Số hóa đơn nvarchar 50 Khóa chính

Số bảo hiểm nvarchar 50 Khóa chính

Mã công ty bảo hiểm nvarchar 500

Số hợp đồng nvarchar 500 Điều kiện bảo hiểm text 1000

Cơ quan giám định tổn thất nvarchar 500

Cơ quan giải quyết bồi thường nvarchar 500

Bảng CÔNG TY BẢO HIỂM

Mã công ty bảo hiểm nvarchar 500 Khóa chính

Tên công ty bảo hiểm nvarchar 500 Địa chỉ nvarchar 500

Số tờ khai nvarchar 50 Khóa chính

Số vận đơn nvarchar 50 Khóa chính

Ngày dự kiến đến date 50

Sơ đồ liên kết các bảng dữ liệu

Hình 3.8: Sơ đồ liên kết các bảng dữ liệu

Màn hình giao diện là cánh cửa kết nối người sử dụng và phần mềm Vì thế, giao diện cần phải được thiết kế đơn giản, đồng nhất và thân thiện với người dùng

Màn hình cập nhật dữ liệu được thiết kế đơn giản, hỗ trợ người sử dụng nhập liệu thuận tiện, nhanh chóng

Màn hình truy vấn thông tin, báo cáo phải được thiết kế hợp lý, hỗ trợ các công cụ để truy xuất ra các file word, excel,

- Giao diện “Đăng nhập hệ thống”

Người dùng đăng nhập vào hệ thống nếu đã được cấp tài khoản.

Trên màn hình đăng nhập có các công cụ hỗ trợ ghi nhớ thông tin tài khoản và quên mật khẩu

Trong trường hợp muốn ghi nhớ thông tin đăng nhập, người sử dụng sẽ tích vào ô “Ghi nhớ” trên màn hình

Trong trường hợp người sử dụng quên mật khẩu, hệ thống sẽ hỗ trợ bằng cách bấm vào dòng chữ tên “ Quên mật khẩu” trên màn hình.

- Giao diện “Thay đổi mật khẩu”

- Giao diện “Khai báo người sử dụng”

Khi người sử dụng đã đăng nhập đúng tên và mật khẩu của mình, chương trình sẽ cho phép người sử dụng này đăng nhập vào hệ thống và thực hiện các chức năng quản lý xuất nhập khẩu của mình Tên và mật khẩu mà người sử dụng nhập vào được lưu trữ trong bảng danh mục khi báo người sử dụng dưới đây:

- Giao diện chung của chương trình

Khi đã đăng nhập vào hệ thống, người sử dụng có thể thực hiện các chức năng quản lý của mình Màn hình của phần mềm được thiết kế một cách dễ hiểu và rất thân thiện với người sử dụng

- Giao diện cập nhật dữ liệu ĐỐI TÁC

- Giao diện cập nhật dữ liệu ĐƠN BẢO HIỂM

- Giao diện cập nhật dữ liệu HÓA ĐƠN

- Thiết kế giao diện báo cáo

Thiết kế giao diện tìm kiếm

- Thiết kế báo cáo đầu ra:

- Thiết kế form kế hoạch nhập khẩu ĐỀ NGHỊ XUẤT NHẬP KHẨU

Mã: MNK-02 Ban hành: lần 01

Hà nội, ngày tháng năm

KẾ HOẠCH NHẬP KHẨU Người lập:

Tên hàng hóa Số lượng Đơn giá Thuế suất

Tồn kho Tên đối tác

BAN GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH NGƯỜI LẬP

- Thiết kế form mẫu thông báo hàng về:

KẾ HOẠCH GIAO NHẬN NGUYÊN LIỆU NHẬP KHẨU TẠI CẢNG HẢI PHÒNG

Mã: MNK-05 Ban hành: lần 01

Hà nội, ngày tháng năm

- Thời gian có thể lấy hàng:

- Thuật toán nhập khẩu hàng hóa

Lập kế hoạch nhập khẩu

Lên phương án lựa chọn nhà cung cấp Duyệt

Hình 3.9: Thuật toán nhập khẩu hàng hóa

- Thuật toán thực hiện nghiệp vụ bảo hiểm hàng hóa Đúng

Lựa chọn công ty bảo hiểm và gói bảo hiểm

Lên phương án mua bảo hiểm B

Thanh toán phí bảo hiểm

Cập nhật thông tin hàng hóa vận chuyển

Hình 3.10: Thuật toán thực hiện nghiệp vụ bảo hiểm hàng hóa

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

Trong nền kinh tế mở, hoạt động xuất nhập khẩu đang ngày càng đóng vai trò quan trọng đối với hoạt động của các doanh nghiệp Phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu sẽ thực sự hữu ích và tạo ra những bước phát triển trong việc quản lý thông tin, hỗ trợ đưa ra các quyết định chiến định.

Với giới hạn của đề tài, luận văn tập trung vào việc phân tích và thiết kế phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Hoàn Dương

Những kết quả chính mà luận văn đạt được:

- Qua quá trình khảo sát và phân tích phương thức quản lý thông tin hiện tại, tác giả đã tìm ra các ưu điểm, nhược điểm của hệ thống và đề xuất phương án xây dựng phần mềm phù hợp với nhu cầu của tổ chức.

- Thực hiện việc chuẩn hóa thông tin dữ liệu tạo ra sự thống nhất trong quản lý thông tin, hạn chế được những sự trùng lặp, dư thừa dữ liệu.

- Xây dựng bộ hồ sơ phân tích và thiết kế phần mềm.

Với những nghiên cứu gắn liền với thực tiễn nghiệp vụ quản lý thông tin xuất nhập khẩu của Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Hoàn Dương, tác giả tin tưởng rằng phần mềm sẽ được ban lãnh đạo công ty hỗ trợ xây dựng, phát triển thành một sản phẩm hoàn thiện Phần mềm này sẽ thực sự hữu ích đối với công ty Khi được áp dụng, phần mềm sẽ giúp cho công ty:

- Quản lý một cách khoa học các thông tin về hoạt động xuất nhập khẩu.

- Theo dõi được toàn bộ các tiến trình của hoạt động xuất nhập khẩu như: hợp đồng thương mại, bảo hiểm, thanh toán, hải quan,,

- Hỗ trợ công ty báo cáo tổng hợp và báo cáo chi tiết về hoạt động xuất nhập khẩu

Việc sử dụng các chương trình tin học trong quản lý sẽ giúp các đơn vị giảm bớt được các nguồn chi phí, gián tiếp làm giảm giá thành sản phẩm, nâng cao được tính cạnh tranh của mình trên thị trường Vì thế, phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu sẽ thực sự là một công cụ hữu ích cho doanh nghiệp.

Việc phân tích và thiết kế phần mềm sẽ tạo những cơ sở nền tảng để có thể xây dựng phần mềm một cách khoa học, hiệu quả Bài toán là một sản phẩm có giá trị thực tiễn cao và thực sự đem lại nhiều tiện lợi cho người sử dụng

Tuy nhiên với khả năng và thời gian có hạn, đề tài có thể còn có nhiều sai sót, chương trình vẫn cần hoàn thiện hơn Vì vậy, phương hướng phát triển của đề tài trong thời gian tới là tiếp tục hoàn thiện phần mềm để có thể đưa vào ứng dụng tại doanh nghiệp Hơn nữa, hiện nay trên thị trường, các phần mềm quản lý xuất nhập khẩu chưa có nhiều Tác giả hy vọng phần mềm này có thể phát triển và ứng dụng tại các doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu Phần mềm sẽ mang lại hiệu quả và hỗ trợ tối đa trong công tác quản lý thông tin xuất nhập khẩu

Tác giả rất mong nhận được sự quan tâm giúp đỡ và chỉ bảo của thầy cô cũng như bạn bè đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện, có tính thực tiễn cao Cuối cùng, tác giả xin cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của PGS.TS.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1] PGS.TS Nguyễn Văn Ba (2003), Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội.

[2] TS Nguyễn Thanh Bình (2007), Bài giảng phân tích và thiết kế hệ thống hướng đối tượng, Khoa Công nghệ Thông tin trường Đại học Bách khoa đại học Đà Nẵng

[3] PGS.TS Hàn Viết Thuận (2001), Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý, NXB Thanh Niên, Thành Phố Hồ Chí Minh.

[4] TS Trương Văn Tú – TS Trần Thị Song Minh (2004), Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, NXB Thống Kê, Hà Nội.

[5] PGS.TS Nguyễn Văn Vỵ (2007), Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý, NXB Khoa học Tự nhiên và Công nghệ, Hà Nội.

[6] William S Davis (1998), Systems Analysis and Design, ISBN:0849370019

PHỤ LỤC CHỨNG TỪ XUẤT NHẬP KHẨU

STT Nghiệp vụ Các chứng từ

Công ty xuất khẩu và công ty nhập khẩu

Là văn bản được ký kết giữa nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu

Hóa đơn thương mại (Invoice)

Là hóa đơn thương mại do nhà xuất khẩu phát hành ghi nhận giá trị hàng hóa giao dịch thực tế

Chi tiết đóng gói hàng hóa (Packing List)

Là bảng kê khai chi tiết đóng gói hàng hóa

L/C Ngân hàng Đây là bảo lãnh cam kết thanh toán của ngân hàng

Giấy chứng nhận nguồn gốc hàng hóa (certificate of origin)

Cơ quan có thẩm quyền

Là giấy chứng nhận xuất xử hàng hóa nước xuất khẩu

Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa

Cơ quan có thẩm quyền

Là giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa xuất khẩu

2 Bảo hiểm Đơn yêu cầu mua bảo

Công ty xuất khẩu / nhập Đây là văn bản đề nghị công ty bảo hiểm khẩu mua (tùy theo từng trường hợp) hiểm cấp Đơn bảo hiểm

Ghi nhận hợp đồng bảo hiểm

Giấy sửa đổi bổ sung

Ghi nhận những thông tin cụ thể, chính xác nhất về hàng hóa ( được lập ra khi tàu đã rời cảng xuất phát)

Hóa đơn giá trị gia tăng bảo hiểm

Hợp đồng bảo hiểm có hiệu lực khi toàn bộ các khoản phí bảo hiểm được thanh toán theo hóa đơn Đơn yêu cầu bồi thường

Công ty mua bảo hiểm

Khi có tổn thất, công ty sẽ yêu cầu bên bảo hiểm bồi thường tổn thất theo hợp đồng

3 Vận tải biển Vận đơn (Bill of lading)

Hãng tàu Khi tàu rời cảng đi, hãng tàu sẽ phát hành vận đơn ghi nhận hàng hóa đã được vận chuyển

Hóa đơn cước vận tải biển

Hãng tàu Yêu cầu nhà xuất khẩu / nhập khẩu thanh toán

Giấy thông báo hàng đến

Hãng tàu Trước khi hàng cập cảng đến,hãng tàu sẽ gửi thông báo đến toàn bộ khách hàng

Giấy chứng nhận về số lượng hàng hóa

Hãng tàu Ghi nhận thực tế hàng hóa được vận chuyển trên tàu

4 Các thủ tục nhập khẩu/xuất khẩu

Sau khi hàng về cảng, dựa trên bản đăng ký tờ khai của doanh nghiệp, cơ quan hải quan sẽ ra quyết định thông quan

Giấy phép nhập khẩu / xuất khẩu

Cơ quan có thẩm quyền Đối với một số loại hàng hóa, phải tiến hành xin giấy phép trước khi xuất, nhập khẩu hàng hóa

Giấy hướng dẫn nộp thuế

Cơ quan thuế Việc nộp thuế được thực hiện trước khi thông quan hàng hóa

Hình 1.2: Thống kê doanh thu của công ty 14

Hình 1.3: Quy trình xuất nhập khẩu 15

Hình 2.1: Mô hình thác nước 25

Hình 2.3: Sơ đồ luồng dữ liệu DFD 36

Hình 2.4: Mô hình quan hệ 41

Hình 3.1: Sơ đồ luồng thông itn của hoạt động nhập khẩu 53

Hình 3.2: Sơ đồ luồng thông tin của hoạt động xuất khẩu 54

Hình 3.3: Sơ đồ chức năng BFD 56

Hình 3.4: Sơ đồ ngữ cảnh 56

Hình 3.5: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 57

Hình 3.6: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 58

Hình 3.7: Sơ đồ quan hệ thực thể ERD 72

Hình 3.8: Sơ đồ liên kết các bảng dữ liệu 78

Hình 3.9: Thuật toán nhập khẩu hàng hóa 89

Hình 3.10: Thuật toán thực hiện nghiệp vụ bảo hiểm hàng hóa 90

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ

1 Sự cần thiết của đề tài 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 4

5 Dự kiến những đóng góp của luận văn 5

6 Kết cấu của luận văn 5

Tiêu đề	Phân tích và thiết kế phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu tại công ty cổ phần sản xuất và thương mại hoàn dương
Tác giả	Vũ Thị Bích Hạnh
Người hướng dẫn	PGS.TS. Lê Văn Năm
Trường học	Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Chuyên ngành	Quản lý và phân tích thông tin kinh tế
Thể loại	Luận văn Thạc sĩ
Năm xuất bản	2014
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	116
Dung lượng	9,46 MB