Một số biện pháp nâng cao hiệu qủa tuyển dụng nguồn nhân sự tại văn phòng cơ quan TƯ Đoàn

Luận văn : Một số biện pháp nâng cao hiệu qủa tuyển dụng nguồn nhân sự tại văn phòng cơ quan TƯ Đoàn

Khoa quản trị kinh doanh

đề án môn học chuyên ngành quản trị văn phòng

đề tài :

Một số biện pháp nâng cao hiệu qủa tuyển dụng nguồn nhân

sự tại văn phòng cơ quan T Đoàn Ư

Giáo viên hớng dẫn : nguyễn lan phơng

Sinh viên : lê duy hoằng

Mã số : 846027

Hà nội - 2004

Lời mở đầu

Chúng ta đang sống trong một nền kinh tế tri thức, đó là nền kinh tế dựa trên

nền khoa học công nghệ tiên tiến, những xa lộ thông tin hiện đại, có năng suất, chất lợng, hiệu quả, tốc độ tăng trởng cao, chuyển dịch cơ cấu nhanh và không ngừng thay đổi Do vậy vai trò của con ngời ngày càng đợc đặt lên vị trí cao hơn nữa, vấn đề nhân tố con ngời nó là cơ sở quyết định sự thắng lợi của mỗi tổ chức Một tổ chức dù có nguồn lực tà chính phong phú, nguồn tài nguyên dồi dào với hệ thống máy móc trang thiết bị hiện đại cũng trở lên vô vị nếu thiếu nhân tố con ng- ời

Con ngời ở đây không phải là con ngời nói một cách chung chung, mà phải quan tâm đến số lợng và chất lợng của nó, hay chính là nói đến năng lực và hiệu suất làm việc của ngời lao động Khi một ngời không đủ trình độ đợc tuyển dụng một cách thiếu thận trọng vì lựa chọn kém, anh ta sẽ là gánh nặng cho tổ chức Chính vì vậy, chiến lợc tuyển dụng nhân sự trở thành chiến lợc then chốt trong bất kỳ một tổ chức nào.

Nghị Quyết Đại Hội VIII của Đảng Cộng Sản Việt Nam khi bàn về nhân tố con ngời cũng đã khẳng định: Chúng ta cần phải hiểu sâu sắc những giá trị lớn“

lao và ý nghĩa quyết định của nhân tố con ngời, chủ thể của mọi sự sáng tạo, mọi nguồn lực của cải vật chất, văn hoá của mọi quốc gia Con ngời phát triển cao về trí tuệ, cờng tráng về thể chất, phong phú về tinh thần, trong sáng về đạo đức là

động lực của sự nghiệp xây dựng xã hội mới, đồng thời là mục tiêu của CNXH ”

Văn phòng với chức năng và nhiệm vụ đặc thù của nó, là nơi diễn ra, các hoạt động đối nội, đối ngoại, tổ chức điều hành hoạt động của một tổ chức, nên tuyển chọn đợc một đội ngũ nhân viên văn phòng đáp ứng đợc yêu cầu của công việc là một yêu cầu và cũng là thách thức với các công ty.

Hiện nay, vấn đề tuyển dụng nguồn nhân sự cha thực sự đợc quan tâm ở nhiều công ty nói chung và văn phòng cơ quan TƯ Đoàn nói riêng Vì vậy mà văn phòng TƯ Đoàn cha có đợc đội ngũ công nhân viên có chất lợng cao, hợp lý, vẫn

có nhiều trờng hợp ngời không phù hợp với việc, phải bố trí, đào tạo lại lao động, năng suất chất lợng và hiệu quả cha cao Đây chính là vấn đề mà các nhà quản trị nhân sự cần phải xem xét, giải quyết Để góp phần giải quyết những vấn đề

bức xúc đó, em chọn đề tài nghiên cứu: "Một số biện pháp nâng cao hiệu quả

tuyển dụng nguồn nhân sự tại văn phòng cơ quan TƯ Đoàn."

Mục tiêu của việc nghiên cứu đề tài là qua các kết quả của phân tích công việc, kế hoạch hoá nguồn nhân lực và đánh giá thực hiện công việc của ngời lao

động để tìm ra các giải pháp phù hợp để hoàn thiện hơn công tác tuyển dụng nhân sự ở văn phòng TƯ Đoàn cả về số lợng và chất lợng, góp phần làm cho văn phòng hoạt động ngày càng hiệu quả hơn.

Để tiến hành nghiên cứu đề tài, các phơng pháp nghiên cứu đợc sử dụng là: qua nghiên cứu lý luận các môn học đã đợc trang bị, phơng pháp nghiên cứu các tài liệu thứ cấp, trao đổi ý kiến với giáo viên hớng dẫn, và kết hợp với việc quan sát thực tế, thu thập thông tin về quá trình tuyển dụng nhân sự tại văn phòng cơ quan TƯ Đoàn Vì bị giới hạn về mặt thời gian và khối lợng kiến thức trang bị cha đợc đầy đủ nên bài báo cáo chỉ dừng lại ở bớc đầu cha đợc đi vào tìm hiểu sâu.

Kết cấu đề tài ngoài lời mở đầu và kết luận, nội dung bài viết gồm ba phần chính:

Phần I: Cơ sở lý luận về công tác tuyển dụng nhân sự.

Phần II: Thực trạng công tác tuyển dụng nguồn nhân sự và ảnh hởng của

nó đến hiệu quả hoạt động của văn phòng cơ quan TƯ Đoàn.

Phần III: Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác tuyển dụng nhân sự tại văn phòng cơ quan TƯ Đoàn.

Phần I

Cơ sở lý luận về công tác tuyển dụng nhân sự

I lý luận chung về công tác tuyển dụng nguồn nhân sự.

1 Khái niệm.

Tuyển dụng lao động : là một quá trình tìm kiếm, thu hút những ngời có khả năng từ những nguồn khác nhau và lựa chọn ngời lao động có năng lực phù hợp cho vị trí công việc còn trống của tổ chức.

Tuyển dụng bao gồm hai quá trình tuyển mộ và tuyển chọn nhân lực:

- Tuyển mộ là quá trình tìm đợc những ngời có đủ khả năng từ các nguồn khác nhau và động viên họ tham gia vào dự tuyển cho vị trí công việc còn trống nhằm đáp ứng sự thiếu hụt nhân lực của tổ chức.

- Tuyển chọn là quá trình lựa chọn để tìm đợc những ngời phù hợp với công việc trong số những ngời tham gia dự tuyển.

Nh vậy, tuyển mộ là tập hợp các ứng viên lại còn tuyển chọn là quyết định xem trong số các ứng viên đó ai là ngời hội đủ các tiêu chuẩn để làm việc cho công ty.

2 Yêu cầu của tuyển dụng.

Có nhiều phơng pháp cũng nh hình thức tuyển mộ, tuyển chọn khác nhau nhng công tác tuyển dụng phải bảo đảm các yêu cầu sau:

- Tuyển chọn xuất phát từ mục tiêu sản xuất kinh doanh, phải gắn liền với các kế hoạch về lao động.

- Phải lựa chọn đợc những ngời phù hợp với yêu cầu của công việc: phù hợp về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ về giáo dục, đào tạo để có thể làm việc đạt tới năng suất cao, hiệu suất tốt.

- Tuyển chọn đợc những ngời có sức khoẻ, làm việc lâu dài trong tổ chức đảm nhiệm đợc nhiệm vụ đợc giao.

- Chọn đợc những ngời có kỷ luật, trung thực, gắn bó.

3 Quan hệ giữa tuyên mộ và tuyển chọn.

Tuyển mộ là khâu đầu tiên có ý nghĩa quan trọng đối với toàn bộ quá trình tuyển chọn Tuyển mộ cung cấp đầu vào cho tuyển chọn Vì vậy, nó phải hợp lý cả về nguồn

và số lợng tuyển mộ thì mới tạo điều kiện thuận lợi cho tuyển chọn, tiết kiệm đợc chi phí của tuyển dụng, tăng thêm chất lợng của tuyển dụng.

Nếu không có tuyển mộ thì quá trình tuyển chọn không thể thực hiện đợc Nhng tuyển mộ chỉ là điều kiện cần còn tuyển chọn là điều kiện đủ trong tiến trình tuyển dụng nhân lực Tuyển mộ chỉ là tập hợp các ứng viên, nhng để lựa chọn đợc trong số các ứng viên đó ai có đủ khả năng, trình độ phù hợp với công việc thì lại do nhiệm vụ của tuyển chọn Tuyển mộ và tuyển chọn thực chất là một quá trình liên tục không tách rời có tuyển mộ thì mới có tuyển chọn Ngợc lại, phải có tuyển chọn thì mới đi đến kết quả cuối cùng của tuyển dụng Tuyển mộ rất phức tạp và tốn kém nhng tuyển chọn còn phức tạp hơn nhiều.

Tuyển mộ và tuyển chọn là hai giai đoạn bổ sung cho nhau.Tuyển mộ đợc những ngời có năng lực, phù hợp với mục đích của tuyển chọn thì mới có nguồn đầu vào để tuyển chọn, phải làm tốt đợc tuyển mộ thì tuyển chọn mới có hiệu quả cao, cũng nh muốn mua sản phẩm hàng hoá thì phải có loại hàng hoá đó bán trên thị trờng Ngợc lại, nếu tuyển chọn không tốt, không tuyển chọn đợc những ngời mà công ty cần thì việc tuyển mộ cũng chỉ là công dã tràng Do vậy, tuyển mộ và tuyển chọn là hai giai đoạn gắn bó mật thiết với nhau, phải thờng xuyên kết hợp ăn ý với nhau.

4 Tầm quan trọng của tuyển dụng.

Việc coi nhẹ công tác tuyển chọn sẽ dẫn đến sự thất bại của một tổ chức bởi thông qua tuyển dụng hình thành nên nguồn nhân lực của tổ chức Điều đó khẳng định tầm quan trọng của công tác tuyển dụng.

- Tuyển chọn tốt là điều kiện trung tâm cho thắng lợi của một tổ chức vì chính tuyển dụng đã góp phần nâng cao chất lợng của nguồn nhân lực mà nguồn nhân lực lại

là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công hay thất bại của bất kỳ một tổ chức nào.

- Tuyển chọn tốt sẽ tránh đợc các thiệt hại, rủi ro trong quá trình tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh nh: năng suất lao động thấp, chất lợng sản phẩm kém, tai

nạn lao động, ngời công nhân không thực hiện đợc những chức năng nhiệm vụ của mình Tất cả đều ảnh hởng đến lợi nhuận, uy tín của công ty.

-Tuyển chọn tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp thực hiện đợc các hoạt động quản lý nguồn nhân lực khác có hiệu quả và dễ dàng.

II Các yếu tố ảnh hởng đến tuyển dụng.

Có rất nhiều yếu tố ảnh hởng đến tuyển dụng nhân lực, nó bao gồm cả yếu tố môi trờng bên ngoài và bên trong tổ chức.

1 Các yếu tố môi trờng bên ngoài.

Môi trờng bên ngoài ảnh hởng lớn đến tuyển dụng nguồn nhân lực, các yếu tố thuộc về môi trờng bên ngoài nh:

- Các điều kiện về thị trờng lao động: đó chính là mối quan hệ giữa cung và cầu lao động trên thị trờng Nếu trên thị trờng lao động d thừa loại lao động mà ta cần tức là cung lớn hơn cầu thì có lợi cho công tác tuyển dụng Ngợc lại, nếu cung nhỏ hơn cầu, công ty không thể áp dụng kỹ thuật tuyển chọn thông thờng mà phải chớp lấy cơ hội tuyển chọn lao động ngay, nếu không sẽ bị các đối thủ cạnh tranh mất Rõ ràng, trong trờng hợp này phải chi phí một khoản tài chính lớn hơn để tuyển đợc các ứng viên nh dự

định.

- Cạnh tranh: nhà quản trị luôn tìm ra các biện pháp để cạnh tranh thắng lợi trên thị trờng Sự xuất hiện hình thức tuyển dụng ngang mang lại bất lợi cho những công ty cạnh tranh kém Họ không những không thu hút đợc lao động giỏi trên thị trờng mà còn bị các đối thủ cạnh tranh lấy đi mất Kết quả là phần thắng dành cho những công ty vừa giữ gìn và vừa thu hút đợc lao động lao động giỏi Do vậy, cạnh tranh buộc các tổ chức phải đa dạng hoá các hình thức và phơng pháp tuyển dụng

- Xu hớng kinh tế của thời đại: chu kỳ kinh tế và chu kỳ kinh doanh ảnh ởng rất lớn đến tuyển dụng nhân lực Trong thời kỳ kinh tế suy thoái, các công ty

h-có xu hớng thu hẹp quy mô sản xuất hoặc chỉ sản xuất để duy trì sự tồn tại của mình nên không tuyển dụng thêm nữa Ngợc lại, trong thời kỳ kinh tế phát triển, có chiều hớng ổn định các công ty tăng cờng mở rộng quy mô sản xuất, đa dạng hoá sản phẩm nên tuyển dụng thêm nhiều lao động

- Thái độ của xã hội đối với một nghề nhất định: ý nói đến tâm lý của quần chúng đối với một nghề nào đó Nếu công ty muốn tuyển lao động vào những công việc mà nhiều ngời a chuộng, họ sẽ hăng hái tham gia hơn Công ty không phải mất nhiều thời gian, công sức cũng nh chi phí để tìm kiếm họ cũng không phải trả lơng cao để có ngời tài.

-Luật pháp hiện hành: luật pháp cũng chi phối đến công tác tuyển dụng Chẳng hạn, nhà nớc yêu cầu phải u tiên tuyển chọn thanh niên xuất ngũ Trong trờng hợp này, công ty phải xếp thứ tự u tiên cho các thanh niên xuất ngũ nếu họ có cùng trình độ và hội đủ các điều kiện nh các ứng viên khác.

2 Các yếu tố môi trờng bên trong.

Môi trờng bên trong bao gồm các nhân tố cơ bản ảnh hởng đến tuyển dụng nh:

- Uy tín của công ty: ngời lao động mong muốn đợc làm việc ở những công ty có

uy tín vì có cơ hội thăng tiến, ít bị đe doạ do phải mất việc Giả sử, một công ty có uy tín

về chất lợng sản phẩm cũng đồng nghĩa với có nhiều lao động giỏi, sản phẩm sản xuất ra chất lợng tốt Điều này đặt ra cho nhà quản trị phải tuyển thế nào để đợc những ngời có trình độ tay nghề cao đảm bảo giữ uy tín cho công ty.

- Các chính sách nhân sự, các hoạt động công đoàn của công ty:

+ Tuyển dụng phải hớng vào các chính sách nhân sự của công ty Giả sử, công ty đề ra chính sách u tiên tuyển chọn con em trong ngành Khi có chỗ làm việc còn trống nhất định nhà quản trị phải tuyển con em trong ngành trớc, sau đó mới tuyển đến các lao động từ những nguồn khác Mặt khác, công ty có nhiều chính sách có lợi hơn cho ngời lao động tạo động lực cho họ phát huy hết khả năng làm việc của mình Nh vậy, chính sách nhân sự của công ty đã ảnh hởng đến công tác tuyển dụng nhân lực

+ Hoạt động công đoàn cũng ảnh hởng nhất định đến công tác tuyển dụng nhân lực Nếu việc tuyển dụng không công bằng, bình đẳng sẽ bị phản ứng từ phía công đoàn

- Quảng cáo và các nỗ lực xã hội của công ty:

+ Kết quả tuyển mộ phụ thuộc vào phơng pháp quảng cáo, hình thức quảng cáo Phải đa dạng hoá các loại hình quảng cáo và phải phù hợp với phong tục, tập quán của ngời lao động

+ Nỗ lực xã hội của công ty cũng mang lại những thuận lợi cho tuyển dụng Chẳng hạn, việc lu giữ hồ sơ và thông báo cho các ứng viên bị loại sẽ giữ đợc uy tín và hình ảnh đẹp về công ty Khi cần tuyển đến công ty dễ dàng tập trung họ lại, giảm bớt chi phí cho tuyển chọn vì biết đợc phần nào năng lực và trình độ của họ Hay việc quan tâm đến tài trợ cho thể thao và từ thiện sẽ nâng cao uy tín của công ty do đó hấp dẫn ng-

ời lao động tham gia vào công tác tuyển mộ nguồn nhân lực

+ Chi phí cho tuyển dụng: nhiều công ty do vấn đề tài về chính không cho phép

mà quyết định tuyển dụng qua loa, không kỹ hoặc theo cảm tính, đôi khi bỏ qua một số bớc mặc dù rất quan trọng Thông thờng, chi phí bỏ ra tỷ lệ thuận với chất lợng tuyển dụng.

- Thái độ của nhà quản trị: thái độ của nhà quản trị là yếu tố quan trọng quyết

định thắng lợi của tuyển dụng Để đạt đợc hiệu quả cao trong công tác tuyển dụng nguồn nhân lực, trớc hết nhà quản trị phải thấy đợc vai trò của công tác tuyển dụng nguồn nhân lực trong một tổ chức, từ đó có thái độ đúng đắn trong khi tuyển dụng lao

động tránh thiên vị Nhà quản trị phải chuẩn bị rất kỹ từng bớc một trong tiến trình tuyển dụng và phải tạo đợc bầu không khí thoải mái làm sao để ứng viên không e dè, bộc lộ hết năng lực thực tế của mình Có nh vậy, tuyển dụng mới đạt chất lợng cao.

Trên đây là tất cả những yếu tố đợc ngời lao động rất quan tâm và đây chính là

điểm hấp dẫn thu hút ngời lao động khi tổ chức tiến hành tuyển mộ.

III một số cơ sở tuyển dụng

1 Phân tích một số cơ sở của tuyển dụng.

Tuyển dụng nhân sự lực là một trong những hoạt động của quản trị nhân lực góp phần nâng cao chất lợng đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty Nó có mối quan hệ mật thiết không tách rời với các hoạt động quản trị nhân sự khác, lấy kết quả của các hoạt động ấy làm cơ sở để đạt đợc mục đích của tuyển dụng: tuyển ngời phù hợp với công việc, lấy chất lợng ngời lao động làm thớc đo hiệu quả của tuyển dụng Các cơ sở của tuyển dụng là:

1.1 Kế hoạch hoá nguồn nhân lực

Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là quá trình xác định nhu cầu về nhân lực xuất phát

từ mục tiêu của tổ chức và xây dựng các kế hoạch về nhân lực để đáp ứng nhu cầu đó.

Kế hoạch hoá nguồn nhân lực dẫn tới nhu cầu xây dựng hệ thống thông tin về nguồn nhân lực Nó đợc tiến hành theo ba bớc:

- Dự đoán cung nhân lực từ bên trong tức là dự đoán khả năng đáp ứng nhu cầu

về nhân lực dựa trên phân tích lực lợng lao động hiện có của tổ chức nhằm trả lời các câu hỏi:

Bao nhiêu ngời đang thực hiện công việc gì?

Số lợng lao động trong từng loại công việc?

Tốc độ và kỹ năng của ngời lao động?

- Dự đoán cung nhân lực từ bên ngoài : bằng cách phân tích môi trờng bên ngoài

để thấy đợc trên thị trờng có cung cấp đợc số lợng nhân lực mà ta cần hay không.

Từ hai bớc trên ta tính toán đợc cả cung và cầu nhân lực cho kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty.

Bớc 3: Cân đối cung cầu và đa ra giải pháp.

So sánh giữa cung và cầu nhân lực để thấy đợc sự chênh lệch từ đó xây dựng các giải pháp, các chơng trình để khắc phục.

- Bảng mô tả công việc: là một văn bản viết giải thích về các nhiệm vụ, trách

nhiệm, các điều kiện làm việc và các vấn đề khác có liên quan đến công việc

- Bảng xác định yêu cầu của công việc:

Đó là một văn bản liệt kê về các đòi hỏi của công việc với ngời thực hiện, bao gồm: các yêu cầu về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm , trình độ giáo dục, các đặc tr-

ng về tinh thần và thể lực cần có cho công việc và các điều kiện khác có liên quan đến năng suất lao động.

- Bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc:

Là một bảng thống nhất các chỉ tiêu để phản ánh các yêu cầu cả số lợng và chất lợng của việc hoàn thành nhiệm vụ đợc quy định trong bảng mô tả công việc Đây là căn

cứ để đánh giá sự thực hiện công việc của ngời lao động làm cơ sở cho tuyển dụng nhân lực.

Nh vậy, kết quả của phân tích công việc đã cung cấp những thông tin quan trọng

để nhà quản trị nhân lực căn cứ vào đó có quyết định tuyển dụng Đồng thời, nó cũng cung cấp thông tin cho các hoạt động quản trị nhân lực khác làm cơ sở cho tuyển dụng lao động đợc đúng, chính xác.

1.3 Đánh giá thực hiện công việc.

Đánh giá thực hiện công việc là quá trình đánh gía một cách có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của ngời lao động, trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã đợc xây dựng từ trớc và thảo luận sự đánh giá đó với ngời lao động.

Đánh giá tình hình thực hiện công việc có vai trò quan trọng trong quá trình khuyến khích ngời lao động làm việc ngày càng tốt hơn Riêng đối với những ngời không tạo ra sản phẩm vật chất thì việc xây dựng thành quả lao động rất khó khăn và phức tạp Cho nên, công tác đánh giá thực hiện công việc phải chính xác và hiệu quả

Đồng thời, các kết quả đánh giá thực hiện công việc còn giúp cho bộ phận quản lý nhân lực đánh giá đợc thắng lợi các hoạt động chức năng của mình

Đánh giá thực hiện công việc còn cung cấp các thông tin cho ngời lao động và ngời quản lý để ra quyết định có liên quan đến công việc, cụ thể là các kết quả đánh giá thực hiện công việc giúp cho nhà quản lý thực hiện thắng lợi hơn nữa công tác tuyển dụng nhân lực vì: đánh giá thực hiện công việc là để đối chiếu lại xem công tác tuyển dụng có đạt kết quả không?, đạt đợc bao nhiêu phần trăm? Từ những phân tích trên đây

có thể kết luận: Kế hoạch hoá nguồn nhân lực, phân tích công việc và đánh giá sự thực hiện công việc của ngời lao động là những cơ sở khoa học quan trọng để nâng cao hiệu quả của công tác tuyển dụng nguồn nhân lực.

Nhà quản trị sẽ xem xét để dịch chuyển lại lao động bằng cách rà soát xem

ở mức công việc thấp hơn trong cùng nghề để đa họ nên đảm nhiệm công việc ở mức cao hơn Thông thờng, công ty áp dụng biện pháp giới thiệu công nhân viên trong công ty Khi công tác tuyển mộ đợc tiến hành thì phòng tổ chức sẽ thông báo xuống cơ sở sản xuất (đối với công nhân) và thông báo tới các phòng ban (đối với lao động quản lý), từng bộ phận sẽ xem xét thấy ai có khả năng đảm nhiệm đợc công việc thì thông báo lại phòng tổ chức, những ngời này sẽ đợc xem xét và ghi vào danh sách ứng viên của công ty

Phơng pháp này có nhiều lợi điểm cho công ty Ưu điểm lớn nhất là tiết kiệm đợc chi phí vì: Giảm bớt chi phí cho việc chọn lọc do có ít ngời tham gia

Ngoài ra, tuyển mộ nội bộ còn giúp thuận lợi trong việc đánh giá năng lực

và phẩm chất của những lao động vì hàng ngày họ cùng làm việc và chịu sự chỉ đạo của cán bộ và bạn bè trong cùng bộ phận Họ cũng dễ dàng hoà nhập với môi trờng làm việc của công ty Đồng thời, còn tạo động lực cho ngời lao động do công việc mới mang lại

Nghiªn cøu hå s¬ xin

bÞ lo¹iPháng vÊn tæng hîp

b1 Nghiên cứu hồ sơ xin việc.

Tất cả các hồ sơ xin việc gửi đến công ty đều đợc ghi vào sổ xin việc, có phân loại chi tiết cho tiện việc sử dụng sau này Cán bộ tuyển dụng sẽ lập hồ sơ cá nhân cho từng ứng viên Mỗi hồ sơ gồm có:

-Đơn xin việc: Do công ty thảo ra, ứng viên tự điền vào Đây là một trong những căn cứ quan trọng để lựa chọn các ứng viên nên mẫu đơn đợc thiết kế khá chi tiết Nó cung cấp các thông tin về trình độ học vấn, các thành tích đã đạt đợc tr-

ớc đây, những điểm mạnh và yếu của từng ứng viên

Nghiên cứu hồ sơ xin việc đối với nhân viên sẽ phân ra thành hai loại: những lao động có kinh nghiệm và những ngời đã có kinh nghiệm đợc đánh giá là phù hợp với vị trí công việc đang cần tuyển ngời thông qua các thông tin trong hồ sơ xin việc Những ngời này đợc u tiên hơn mhững ngời có kinh nghiệm vì có thể làm đợc việc ngay không cần qua đào tạo

Các ứng viên thi tuyển qua bớc này đợc chuyển sang phòng khám sức khoẻ , nếu tuyển lao động quản lý thì chuyển sang bớc b2

b2: Phỏng vấn tổng hợp.

Do hội đồng phỏng vấn gồm: giám đốc, cố vấn về tổ chức (trởng phòng tổ chức) và một nhân viên hành chính làm nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ tiến hành phỏng vấn Giám đốc trực tiếp chịu trách nhiệm phỏng vấn về tất cả các mặt của ứng viên Qua đây đánh giá đợc gần nh chính xác năng lực thực tế của ngời lao động

Nội dung phỏng vấn đợc xây dựng thành một văn bản bao gồm hàng loạt các câu hỏi nh:

- Những yếu tố liên quan đến nghề nghiệp trớc đây

+ Chức vụ trớc đây (công việc trớc đây)?

+ Bằng cách nào ứng viên xin việc đợc ở đó?

+ Nhận xét của ứng viên về cán bộ lãnh đạo và đồng nghiệp ở đó?

+ Tại sao ứng viên lại không làm việc ở đó nữa?

+ Chi tiết liên hệ với lãnh đạo của ứng viên trớc đây?

- Những yếu tố liên hệ cơ sở và công việc mà ứng viên đã làm trớc đây và

đang xin tuyển vào

+ Phơng pháp làm việc ở cơ sở cũ?

+ Sản phẩm (dịch vụ) sản xuất ra ở đó?

+ ứng viên hài lòng hay không hài lòng gì về công việc ở cơ sở đó?

+ Những chính sách ở cơ sở đó?

+ Tại sao ứng viên muốn thay đổi chỗ làm?

+ Cơ hội nào đã giúp ứng viên biết và muốn làm việc tại công ty đang tuyển chọn này?

+ ứng viên biết gì về công ty này?

- Những yếu tố liên quan đến trình độ học vấn của ứng viên

+ ứng viên thích hay ghét môn học nào nhất, cho biết lý do?

+ Trong thời gian học tập ứng viên có tham gia công tác của tập thể không?

+ ứng viên có đi làm thêm trong thời gian đi học không?

+ ứng viên có học thêm khoá học + và tu nghiệp, huấn luyện nào không?

- Về nghiệp vụ (không đợc xây dựng thành văn bản trớc).

+ Một vài câu hỏi kiểm tra kiến thức về nghiệp vụ, tuỳ từng đối tợng và tuỳ từng công việc mà có các câu hỏi khác nhau.

+ Đánh giá kỹ năng, khả năng làm việc, khả năng nhanh nhậy.

+ Có thể đặt ra tình huống cụ thể trong khi phỏng vấn về nghiệp vụ.

b3: Khám sức khoẻ.

Công ty giao cho hai cán bộ phòng y tế có trình độ trung cấp đảm nhận, kết hợp giấy khám sức khoẻ tổng quát đợc yêu cầu nộp kèm theo đơn xin việc để đánh giá tình trạng sức khoẻ của từng ứng viên

Vì giấy khám sức khoẻ tổng quát thờng không nói lên tình trạng sức khoẻ hiện tại và có nhiều lý do làm mất thông tin về sức khoẻ của ứng viên dẫn đến không đánh giá đợc chính xác và đầy đủ mà đối với một số công việc của công ty lại đòi hỏi ngời lao động phải có sức khoẻ tốt để thích hợp với môi trờng làm việc Các ứng viên có đủ tiêu chuẩn về sức khoẻ đợc chuyển sang bớc cuối cùng

b4 Ra quyết định tuyển dụng.

Quyết định đợc thông báo cho cả đối tợng trúng tuyển và cả không trúng tuyển

Giám đốc công ty trực tiếp ra quyết định tuyển dụng hoặc ký hợp đồng lao

động trong đó ghi rõ về chức vụ, lơng bỏng, thời gian thử việc, khế ớc

Đối với nhân viên cha có kinh nghiệm đợc phân vào các lớp đào tạo ngắn ngày theo các hình thức khác nhau tuỳ thuộc từng công việc mà họ sẽ đảm nhận

Đối với lao động quản lý và công nhân đã có nghề tiến hành thời gian thử việc Trong thời gian thử việc đợc hởng lơng bằng 70% mức lơng cấp bậc của công việc

đó, các chính sách khác đợc hởng nh các thành viên khác của công ty Kết thúc thời gian thử việc nếu đạt sẽ đợc chính thức nhận vào làm việc

IV Quá trình tuyển dụng nhân lực

1 Quá trình tuyển mộ

Tuyển mộ nhân lực là bớc khởi đầu hết sức quan trọng trong tiến trình tuyển dụng Nó cung cấp nguồn để tuyển chọn Đây là một quá trình khó khăn và phức tạp đợc diễn ra theo sơ đồ:

Sơ đồ 3: Sơ đồ tiến trình tuyển mộ

Nguồn: Giáo trình quản trị nhân lực- Nguyễn văn Lê

Hoạch định nhu cầu tài nguyên nhân sự

1.1 Tuyển mộ nội bộ

Tuyển mộ nội bộ là việc tổ chức sẽ lấy ngời bên trong tổ chức để lập vào những chỗ công việc trống Hình thức này thờng đợc áp dụng đối với các công việc cao hơn mức khởi điểm của các nghề

-Phơng pháp tuyển mộ nội bộ.

+ Sử dụng bản thông báo về công việc Đây là bảng thông báo về các vị trí

đang cần tuyển ngời bao gồm các thông tin cơ bản về các nhiệm vụ thuộc công việc

và các yêu cầu của công việc với ngời thực hiện, đợc gửi tới tất cả mọi ngời trong tổ chức

+ Sử dụng sự giới thiệu của công nhân viên trong tổ chức: Sử dụng các thông tin bảo không chính thức trong nội bộ tổ chức thông qua sự giới thiệu công nhân viên để phát hiện những ngời có khả năng phù hợp với công việc và động viên họ tham gia vào công việc đó Phơng pháp này thuận tiện cho việc sàng lọc vì ít ngời

đến xin việc nhng không bình đẳng, không công khai dễ gây tâm lý không tốt trong

tổ chức

+ Xây dựng và sử dụng các danh mục kỹ năng: Danh mục kỹ năng đó là danh mục các thông tin về từng ngời lao động trong tổ chức bao gồm các thông tin: các kiến thức kỹ năng, các kinh nghiệm đã trải qua, nguyện vọng, sở trờng của ngời lao động Nhìn vào danh mục kỹ năng nhà quản trị sẽ nhận xét và tóm tắt về họ và quyết định xem ai là ngời đợc phép tuyển

Việc tuyển mộ từ nguồn nội bộ của tổ chức có u điểm rất lớn là tổ chức biết

rõ về ngời lao động nên có thể dự đoán khả năng làm việc của họ nếu đợc vào vị trí mới Công tác đào tạo và định hớng đơn giản hơn là đào tạo những ngời bên ngoài Vì họ đã từng là thành viên của tổ chức nên dễ hoà nhập vào môi trờng cũng nh vị trí làm việc mới hơn Đồng thời còn giúp tổ chức khai thác và tận dụng đợc nguồn lực hiện có, cũng nh tiết kiệm đợc kinh phí cho tuyển mộ, không những thế mà còn có tác dụng tạo động lực cho ngời lao động đang làm việc trong tổ chức

Việc tuyển mộ nội bộ cũng có những hạn chế là: không thích hợp với các tổ chức nhỏ và nếu chỉ nhấn mạnh tuyển mộ nội bộ có thể dẫn đến tình trạng trì trệ hoặc không đổi mới đợc năng lực lao động, phong cách làm việc, không tiếp xúc đ-

ợc với thị trờng lao động và sự cạch tranh bên ngoài

1.2 Tuyển mộ bên ngoài

Từ những hạn chế của tuyển mộ nội bộ cùng với chiến lợc đa dạng hoá nguồn tuyển mộ nên các tổ chức còn tuyển dụng nguồn nhân lực từ nguồn bên ngoài của tổ chức Nguồn này rất phong phú nên đã thu hút đợc sự quan tâm của nhiều tổ chức

- Nguồn bên ngoài bao gồm: bạn bè của nhân viên, nhân viên cũ, ứng viên

tự nộp đơn xin việc, nhân viên của hãng khác, các trờng đại học và cao đẳng, ngời thất nghiệp và công nhân làm nghề tự do

Hai là, Nội dung quảng cáo: Nội dung quảng cáo cần nhấn mạnh vào các vấn đề, nội dung then chốt của công việc và tiêu chuẩn nghề nghiệp, phát triển tính hứng thú của công việc và khả năng có thể thoả mãn các yêu cầu của ứng viên nh cấp học bổng cho đào tạo tiếp, đợc đi du lịch, nghỉ mát, cấp nhà ở Cuối cùng trong quảng cáo nên có những câu khuyến khích ngời xem hoặc ngời nghe mau chóng có hành động liên lạc với doanh nghiệp bằng điện thoại hoặc bằng th tín.

Thông qua văn phòng dịch vụ lao động:

Sử dụng văn phòng dịch vụ lao động có ích lợi là giảm đợc thời gian tìm kiếm, phỏng vấn, chọn lựa ứng viên và thờng áp dụng trong các trờng hợp:

- Doanh nghiệp không có phòng nhân sự riêng do đó gặp khó khăn trong quá trình tuyển dụng nhân viên mới.

- Doanh nghiệp gặp khó khăn hoặc không có hiệu quả trong việc tuyển chọn nhân viên do khó đánh giá, phân loại ứng viên, hoặc có những yêu cầu bất thờng đối với ứng viên.

- Cần tuyển gấp nhân viên, nhất là khi cần tuyển số lợng đông lao động là phụ nữ hoặc lao động vị thành niên.

- Khi muốn thu hút một số lợng lao động đang làm việc cho các doanh nghiệp là dối thủ cạnh tranh trên thị trờng.

Ngoài ra công ty có thể sử dụng các biện pháp nh: cử chuyên gia đến các ờng đại học, cao đẳng, sinh viên thực tập, thu dụng những ngời thất nghiệp, nhân viên cũ, bạn bè của nhân viên, nhân viên của hãng khác

Phơng pháp tuyển mộ từ bên ngoài có u điểm lớn nhất là giúp cho tổ chức

đổi mới đợc chất lợng nguồn nhân lực Đồng thời còn tạo đợc động lực cho những ngời đang làm việc trong 1 tổ chức vì điều này đa đến sức ép về việc làm trong tổ chức buộc họ phải quan tâm và làm việc tốt nếu không sẽ bị sa thải

Tuyển mộ bên ngoài cũng có những hạn chế nh: Tốn kém cho công tác tuyển dụng, ngời lao động khi vào làm việc khó hoà nhập với môi trờng cũng nh vị trí công việc mới, tổ chức lại không tận dụng và khai thác đợc nguồn nhân sự sẵn có của mình Do vậy, việc giải quyết tuyển mộ từ nguồn nào, bên ngoài hay nội bộ là phải phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh và nhiều yếu tố khác của

tổ chức sao cho phù hợp và mang lại hiệu qủa kinh tế cao nhất, đây chính là nhiệm

vụ của các nhà quản lý nhân lực phải nghiên cứu, xem xét và cân nhắc kỹ

Sau khi thực hiện các biện pháp tuyển mộ trên nhà quản trị nhân lực sẽ tập trung đợc đủ số lợng các ứng viên và bớc vào tiến trình tuyển chọn

2 Quá trình tuyển chọn nhân lực:

Bớc 1: Phỏng vấn sơ bộ:

Là cuộc gặp gỡ đầu tiên của ngời cán bộ và ngời lao động Do đó, lu ý các vấn đề: không khí của cuộc gặp gỡ thoải mái tránh gây cho ứng viên e dè, sợ hãi Ngời tiếp viên cần cởi mở, vui vẻ thành thật và đầy thiện chí trong việc giải thích và

hớng dẫn ứng viên Đây là giai đoạn chọn lọc sơ khai để loại các ứng không đủ yêu cầu, phỏng vấn hỏi thẳng một số câu về chuyên môn ngay.

Chẳng hạn, hỏi ứng viên kinh nghiệm và trình độ về Marketing theo nhu cầu của công ty, ứng viên tỏ ra không có trình độ cũng nh không có kinh nghiệm, phỏng vấn viên sẽ loại ngời này ngay.

Bớc 2: Xem xét mẫu đơn xin việc

Cán bộ yêu cầu ứng viên điền vào mẫu đơn xin việc đã đợc soạn thảo sẵn Sau đó cấp quản trị đánh giá, xem xét ứng viên có phù hợp với nhu cầu của công việc không Mẫu đơn có thể do công ty thiết kế riêng không giống với bất kỳ một công ty nào và càng chi tiết càng tốt Các thông tin trong mẫu đơn rất sát và phục

vụ nhu cầu đáp ứng những thông tin về các khía cạnh mà tổ chức đang cần khai thác ở ứng viên Sau khi xem xét kỹ công ty sẽ loại bỏ đợc những ngời chắc chắn không phù hợp với công việc Đây là một trong những phơng pháp quan trọng để các công ty lựa chọn ứng viên vào làm các công việc không cần đòi hỏi trình độ và chuyên môn cao

Bớc 3: Trắc nghiệm tuyển chọn.

Là phơng tiện để đánh giá các đặc trng cá nhân và sự phù hợp của đối tợng dự tuyển với các yêu cầu của công việc

Phơng pháp trắc nghiệm có nhiều lợi điểm:

- Tiên đoán ứng viên có thể thành công trong việc làm tới mức nào

- Khám phá đợc những khả năng hay tài năng đặc biệt của ứng viên mà đôi lúc ứng viên cũng không hề hay biết

- Kết quả chính xác hơn phơng pháp phỏng vấn vì sẽ giới hạn phần nào thành kiến hay khuynh hớng của ngời phỏng vấn

- Giúp cho công ty hay bất cứ tổ chức nào tìm đợc các sắc thái đặc biệt về cá tính cũng nh năng khiếu tiềm ẩn của từng ứng viên

- Giúp tìm ra những ứng viên có đặc điểm giống nhau hoặc ít ra không dị biệt quá để xếp họ vào cùng làm việc chung một lĩnh vực.

Tuy nhiên, trắc nghiệm cũng có những hạn chế nhất định nh: Chi phí lớn, khó thực hiện đối với các công ty nhỏ ít vốn hoặc cán bộ làm công tác tuyển dụng không có trình độ chuyên cao Phơng pháp này sẽ trở nên vô hiệu cho bất cứ công

ty nào chỉ biết áp dụng một cách máy móc và vô ý thức Do vậy, nhà quản trị phải làm sao để vừa chọn đợc những ứng viên có đủ khả năng, trình độ phù hợp với nguyện vọng, vừa phải khắc phục đợc các hạn chế của phơng pháp này

Sơ đồ 4: Tiến trình tuyển chọn nhân sự

Ngời đợc tuyển mộ nộp đơn

Phỏng vấn sơ bộ

ứngviênbịloại

Xem xét mẫu đơn xin việc

Tuyển dụng bổ nhiệm

Chiến lợc đa dạng hoá phơng pháp trắc nghiệm phù hợp với công việc, khía

cạnh mà ta chọn cũng là biện pháp hữu hiệu cho công ty Các loại trắc nghiệm đó là:

+ Trắc nghiệm tâm lý: Là trắc nghiệm để đánh giá phẩm chất, tâm lý, đặc điểm về nhân cách, khí chất hay sở trờng của ngời xin việc.

+ Trắc nghiệm kiến thức: Đó là loại trắc nghiệm để đánh giá.

+ Trắc nghiệm sự thực hiện công việc: Là loại trắc nghiệm để đánh giá khả năng thực hiện một vài bộ phận của công việc trong tơng lai Đây là loại trắc nghiệm dễ trực hiện nhất

+ Trắc nghiệm về thái độ và sự nghiêm túc: Là loại trắc nghiệm để

đánh giá thái độ của ngời dự tuyển liên quan đến của ngời dự tuyển

Bớc 4: Phỏng vấn tuyển chọn: Đó là cuộc đàm thoại tỉ mỉ và chính thức để xác

định xem ngời dự tuyển có thể đợc chấp nhận hay là không Mục đích của phỏng vấn là

để trả lời các câu hỏi sau:

+ Ngời dự tuyển có thể làm đợc công việc đó hay không?

+ Ngời dự tuyển có thực sự muốn làm công việc đó hay không?

+ Trong so sánh với những ngời khác thì khả năng của ngời đó nh thế nào?

Tuỳ theo mục đích của tuyển chọn mà có thể áp dụng các loại phỏng vấn sau:

- Phỏng vấn theo số ngời tham gia có:

+ Phỏng vấn cá nhân: tức là một cán bộ phỏng vấn một đối tợng

+ Phỏng vấn theo nhóm: Mỗi phía ngời lao động hoặc cán bộ có thể nhiều hơn một nhng chỉ nên tối đa là bốn ngời vì nhiều hơn sẽ ảnh hởng đến chất lợng cuộc phỏng vấn

Có thể là: một cán bộ phỏng vấn nhiều hơn một đối tợng hoặc nhiều cán bộ phỏng vấn nhiều đối tợng cùng một lúc Hai trờng hợp này đòi hỏi đối tợng phỏng vấn phải có bản lĩnh Cũng có thể xảy ra trờng hợp nhiều cán bộ phỏng vấn từng đối tợng.

- Theo hình thức:

+ Phỏng vấn không theo mẫu (không thiết kế trớc) câu hỏi phỏng vấn, các câu hỏi đợc đặt ra trong quá trình phỏng vấn không theo mẫu cho phép ngời cán bộ linh hoạt, tìm hiểu sâu đối tợng Nhng đây là loại phỏng vấn phức tạp đòi hỏi phỏng vấn viên phải có năng khiếu và thờng đợc áp dụng để tuyển các nhân viên cao cấp trong tổ chức Trong quá trình phỏng vấn dễ có khả năng bị bỏ xót các thông tin, có nhiều câu hỏi mấu chốt nhng không đợc hỏi

+ Phỏng vấn theo mẫu (đợc thiết kế trớc) Ngời phỏng vấn sử dụng một bảng câu hỏi đã đợc thiết kế sẵn đối với đối tợng, Phỏng vấn theo mẫu đảm bảo tính tin cậy của thông tin, không bỏ qua những gì cần thiết phải hỏi Nhng lại mang tính cứng nhắc không linh động, không khai thác hết đặc thù của đối tợng, đơn điệu đối với ngời cán bộ do đó đòi hỏi cán bộ phải rất cố gắng, lỗ lực

+ Hình thức hỗn hợp: Có một bảng câu hỏi đợc thiết kế sẵn cho những câu hỏi then chốt, còn lại ngời cán bộ đợc linh hoạt đặt ra những câu hỏi khác tuỳ thuộc

đặc thù của từng đối tợng Hình thức này đợc áp dụng nhiều trong thực tế vì nó khắc phục đợc hạn chế của hai hình thức phỏng vấn trên

- Theo tính chất: có các loại sau: