Lời mở đầu.Hiện nay khi cách mạng công nghiệp 4.0 ngày càng bùng nổ thì các doanh nghiệpcũng ngày càng chú trọng trong việc quản lý nhà kho bởi nó được coi là trái tim củamọi hoạt động s
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
1 Hệ thống thông tin (HTTT):
1.1 Hệ thống thông tin là gì?
Hệ thống thông tin (IS) là tập hợp các phần tử liên kết mật thiết, đảm nhiệm chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối dữ liệu cùng thông tin Nó cung cấp thông tin phản hồi nhằm đạt được các mục tiêu đề ra, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
HTTT được hình thành từ 4 yếu tố:
+ Dữ liệu thô chưa qua xử lý được thu thập và nhập vào hệ thống
+ Đưa dữ liệu vào hệ thống bằng cách thủ công, bán thủ công và tự động.
Độ chính xác của dữ liệu đầu vào đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo chất lượng và hiệu quả của dữ liệu đầu ra Việc cung cấp dữ liệu chính xác giúp hệ thống hoạt động hiệu quả và đáp ứng đúng nhu cầu của người dùng Chính vì vậy, đảm bảo dữ liệu đầu vào chính xác là yếu tố quan trọng để nhận được kết quả phù hợp và đáng tin cậy.
+ Thực hiện biến đổi dữ liệu đầu vào thành thông tin đầu ra có ích
+ Bao gồm: các thao tác tính toán, sàng lọc, phân tích, tổng hợp,
+ Các hoạt động ở đây thường do con người tự làm, hoặc nhờ máy tính thực hiện
+ Các tài liệu và báo cáo.
+ Đầu ra của hệ thống này có thể mang thông tin dữ liệu cho đầu vào của hệ thống khác
+ Thông tin đầu ra được dùng để biến đổi, điều chỉnh đối với quá trình đầu vào và xử lý dữ liệu của cả HTTT
1.2 Hệ thống thông tin dựa trên máy tính:
Hệ thống Thông tin Dựa trên Máy tính (Computer Based Information System - CBIS) bao gồm các yếu tố phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, con người và thủ tục nhằm mục đích thu thập, phân tích, xử lý, lưu trữ và biến đổi dữ liệu thành thông tin hữu ích CBIS giúp tối ưu hóa quy trình quản lý dữ liệu và hỗ trợ quyết định chính xác hơn trong các tổ chức Việc tích hợp các thành phần này đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả, đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu về thông tin hiện đại.
Hình 1.1 Sơ đồ 4 yếu tố của HTTT
- HTTT dựa trên máy tính có 4 cách để phân loại theo:
+ Mục đích và đối tượng phục vụ.
2 Hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL):
Theo bài viết “Hệ thống thông tin quản lý là gì? Phân loại HTTTQL” (Lytuong.net,
Hệ thống Thông tin Quản lý (HTTTQL - MIS) được định nghĩa là tập hợp các yếu tố con người, công nghệ, cơ sở dữ liệu, thiết bị và thủ tục nhằm cung cấp thông tin chính xác và hữu ích cho các nhà quản lý Mục đích của HTTTQL là hỗ trợ quản lý doanh nghiệp và ra quyết định trong hoạt động kinh doanh Theo bài giảng của Thầy Nguyễn Quốc Hùng (2022), HTTTQL đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý thông qua việc cung cấp dữ liệu đáng tin cậy để xử lý các vấn đề quản lý.
- HTTTQL là hệ thống thuộc phân loại HTTT theo lĩnh vực hoạt động cụ thể thuộc nhóm các HTTT hỗ trợ quản lý (Management Support Systems)
Hệ thống hỗ trợ quản lý (HT) là công cụ giúp các nhà quản lý thực hiện hiệu quả các hoạt động quản lý tổ chức ở nhiều cấp độ khác nhau, từ chiến lược đến tác nghiệp Trong giai đoạn chiến lược, HT giúp xác định mục tiêu rõ ràng và xây dựng nguồn lực phù hợp để đạt được mục tiêu đó Ở cấp chiến thuật, hệ thống giúp chi tiết hóa các mục tiêu thành nhiệm vụ cụ thể, từ đó tối ưu hóa việc quản lý và tận dụng tối đa các nguồn tài nguyên và nguồn lực kinh doanh Trong giai đoạn tác nghiệp, HT hỗ trợ thực hiện các nhiệm vụ hàng ngày một cách hiệu quả, góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động của tổ chức.
- HTTTQL là một hệ thống lớn gồm nhiều HTTT chuyên chức năng trong đó
Trong thời đại công nghệ, khoa học và kỹ thuật phát triển mạnh mẽ, việc ứng dụng Công nghệ Thông tin trong hoạt động quản lý là vô cùng cần thiết Hệ thống Thông tin Quản lý (HTTTQL) đóng vai trò trung tâm trong việc nâng cao hiệu quả và hiệu suất quản lý của doanh nghiệp, tổ chức Sử dụng HTTTQL giúp tối ưu hóa các quy trình, tăng tính chính xác và tiết kiệm thời gian trong công tác quản lý Vì vậy, tích hợp HTTTQL vào hoạt động quản trị là xu hướng tất yếu để phù hợp với xu thế phát triển của thời đại số.
- Đầu vào của HTTTQL chủ yếu đều dựa vào các
Hình 1.2 mô hình hệ thống quản trị hệ thống thông tin (HTTTQL) thể hiện rằng dữ liệu được hình thành từ các hệ thống xử lý giao dịch (TPS) và nguồn dữ liệu bên ngoài tổ chức Những dữ liệu này cung cấp thông tin và cơ sở dữ liệu hữu ích, mang tính ứng dụng cao cho các hệ thống quản trị khác như hệ thống hỗ trợ quyết định (DSS), hệ thống thông tin có hệ thống (EIS) và hệ thống kế hoạch chiến lược (ES).
Các dữ liệu thu thập được sẽ được xử lý qua hệ thống phần mềm quản lý chuyên dụng tích hợp trong hệ thống quản trị doanh nghiệp Quá trình này bao gồm tính toán và phân tích kỹ lưỡng để đảm bảo các thông tin đầu ra chính xác, hữu ích và đáng tin cậy cho việc ra quyết định.
Các hệ thống chuyên chức năng sẽ xử lý dữ liệu phù hợp theo nhiệm vụ của từng hệ thống, giúp tạo ra các thông tin đầu ra chính xác và phù hợp với mục đích sử dụng Quá trình này đảm bảo dữ liệu được phân tích đúng cách, nâng cao hiệu quả trong quản lý và ra quyết định Việc xử lý dữ liệu đúng chức năng không chỉ tối ưu hóa hoạt động hệ thống mà còn tăng cường độ chính xác của các thông tin cung cấp, góp phần thúc đẩy hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
- HTTTQL sẽ cung cấp cho doanh nghiệp các thông tin hữu ích thông qua các báo cáo cụ thể:
Các báo cáo định kỳ, báo cáo theo yêu cầu, báo cáo ngoại lệ và báo cáo siêu liên kết giúp cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho quản lý Những báo cáo này có khuôn mẫu cố định, mang tính đồng bộ, đảm bảo dễ hiểu và dễ sử dụng cho các nhà quản lý với nhiều nhu cầu khác nhau Việc sử dụng các dạng báo cáo này giúp nâng cao hiệu quả quản lý và ra quyết định chiến lược trong tổ chức.
Các báo cáo thường được trình bày dưới dạng tài liệu giấy, tài liệu điện tử trên máy tính hoặc tệp tin để dễ dàng chia sẻ và sử dụng trong các phần mềm khác nhau Việc này giúp đảm bảo tính linh hoạt, thuận tiện trong quá trình lưu trữ, in ấn và phân tích dữ liệu Đặc biệt, sử dụng các định dạng tệp phù hợp còn tối ưu hóa quá trình xử lý và chuyển đổi thông tin, nâng cao hiệu quả công việc và phù hợp với các yêu cầu của các hệ thống phần mềm hiện đại.
+ Các báo cáo có nền tảng được cung cấp bởi các dữ liệu nội bộ được lưu trữ trong HT máy tính của tổ chức
2.4 Vai trò của HTTTQL trong vấn đề ra quyết định:
- HTTTQL là một trong những HTTT vô cùng quan trọng trong quá trình quản lý một tổ chức
Trong thời đại công nghệ, khoa học và kỹ thuật phát triển mạnh mẽ, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong hoạt động quản lý là rất cần thiết Hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả và độ chính xác của các hoạt động quản lý trong doanh nghiệp, tổ chức Việc tích hợp HTTTQL giúp tối ưu hóa quy trình, tăng cường khả năng kiểm soát và đưa ra quyết định chính xác hơn, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của tổ chức.
Hình 1.3 Mô hình HTTTQL của một tổ chức
Theo bài viết “Vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong việc ra quyết định” (Expertis, 13/6/2022), đã cho thấy HTTTQL có những vai trò như sau:
- HTTTQL giúp cho các nhà quản lý có thể tiếp cận được dữ liệu, thông tin nhanh chóng, và tính chính xác cao
Hệ thống thông tin quản lý liên tục cập nhật dữ liệu và thông tin mới nhất, đảm bảo các nhà quản lý luôn nhận được dữ liệu chính xác, kịp thời và phù hợp thực tế.
- HTTTQL đóng vai trò là trung gian liên kết, nối các HT, bộ phận khác lại với nhau tạo nên một tổ chức chặt chẽ.
- Các thông tin, dữ liệu được HTTTQL cung cấp sẽ mang tính thuyết phục cao, nêu lên rõ vấn đề kinh doanh
2.5 Mối quan hệ giữa các HTTT hỗ trợ lãnh đạo và các HTTT khác:
Thông tin thu thập được sẽ được xử lý bởi hệ thống quản lý, cung cấp các cơ sở dữ liệu hữu ích hỗ trợ các hệ thống hỗ trợ lãnh đạo trong quá trình ra quyết định Tất cả dữ liệu đều hướng tới hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS) nhằm giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định chính xác và hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của tổ chức, doanh nghiệp.
Các hệ thống thông tin (HTTT) có mối liên hệ mật thiết và liên kết chặt chẽ với nhau, nhằm mục tiêu chung là xử lý dữ liệu một cách hiệu quả Nhờ đó, chúng tạo ra những thông tin chính xác và kịp thời để hỗ trợ các nhà quản lý đưa ra quyết định phù hợp cho tổ chức Việc tích hợp các HTTT giúp nâng cao năng suất và nâng cao chất lượng quản lý doanh nghiệp.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ ĐỀ TÀI
1 Hệ thống thông tin quản lý kho là gì?
Hệ thống quản lý kho (Warehouse Management System - WMS) là giải pháp thiết yếu giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý kho hàng hiệu quả Nó thực hiện chức năng kiểm soát tồn kho, quản lý đơn hàng, bán hàng và giao hàng một cách chính xác và toàn diện Nhờ WMS, doanh nghiệp có cái nhìn thời gian thực về tình hình hoạt động kho, từ đó nâng cao hiệu suất và giảm thiểu sai sót, thất thoát trong quá trình xuất nhập kho Hệ thống giúp đảm bảo tính thống nhất giữa các bộ phận nghiệp vụ, tối ưu hóa quy trình vận hành kho hàng một cách hiệu quả và đáng tin cậy.
2 Chức năng của hệ thống thông tin quản lý kho.
Theo bài viết “Tìm hiểu hệ thống quản lý kho và các phần mềm quản lý kho tốt nhất hiện nay” (SEC-SaigonExpress, 7/2/2020):
- Chức năng thiết kế kho hàng
Hệ thống quản lý kho hàng đóng vai trò thiết kế, tổ chức và tối ưu hóa không gian kho một cách hiệu quả Nó giúp phân chia diện tích kho theo sơ đồ rõ ràng, từ đó sắp xếp hàng hóa hợp lý và dễ dàng hơn trong quá trình xuất nhập kho Hệ thống còn bố trí các kệ hàng nhằm tận dụng tối đa không gian, tiết kiệm diện tích, đồng thời nâng cao khả năng lưu trữ hàng hóa trong kho Thiết kế kho hợp lý không những giúp giảm thiểu thời gian ra vào kho mà còn tăng năng suất và hiệu quả vận hành kho bãi.
Chức năng theo dõi và kiểm kê hàng tồn kho giúp doanh nghiệp quản lý chính xác lượng hàng hóa tồn kho, đồng thời tự động xác định và thu thập dữ liệu liên quan tới vị trí và số lượng hàng tồn Hệ thống còn nhận diện các vị trí có nguy cơ tồn kho cao, từ đó đề xuất các giải pháp kịp thời nhằm tránh hiện tượng tồn hàng ứ đọng, tối ưu hóa quy trình kinh doanh Đây là một trong những tính năng tiên tiến nhất để nâng cao hiệu quả quản lý tồn kho.
- Chức năng nhập hàng và lưu kho
Sử dụng hệ thống thông tin quản lý kho hàng giúp quy trình nhập hàng trở nên suôn sẻ, khoa học và chính xác Hệ thống đã thiết lập quy trình rõ ràng để đảm bảo tiến độ và thời gian nhập – xuất hàng hoá được thực hiện hiệu quả Ngoài ra, việc quản lý kho hàng chặt chẽ còn giúp bảo quản hàng hóa tốt nhất, đảm bảo chất lượng và giảm thiểu rủi ro trong quá trình lưu trữ.
- Chức năng bốc dỡ và bốc xếp
Trong quá trình bốc xếp và bốc dỡ hàng hóa, hệ thống quản lý kho linh hoạt hỗ trợ xuất nhập hàng hiệu quả Các phương pháp phổ biến như bốc dỡ theo khu vực, theo đợt/lớp, hoặc theo lô/mẻ giúp tối ưu hóa quy trình Yếu tố quan trọng là việc quy hoạch và sắp xếp hàng hóa theo lô cùng với lối đi xen kẽ, điều này giúp tiết kiệm thời gian di chuyển và nâng cao năng suất làm việc của nhân viên.
- Chức năng quản lý nhân lực
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
- Chức năng quản lý vận tải
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
- Chức năng quản lý bến bãi
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
- Chức năng hỗ trợ các dịch vụ gia tăng
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
3 Các thành phần cấu tạo nên hệ thống thông tin quản lý kho
- Phần mềm quản lý kho
Phần mềm quản lý kho là công cụ tích hợp các chức năng và quy trình chung nhằm tối ưu hóa việc quản lý kho hàng dễ dàng và hiệu quả hơn Nhiều hệ thống quản lý kho hiện nay có mô-đun mở rộng, cho phép tích hợp các chức năng bổ sung như giao dịch theo thời gian thực vào hệ thống ERP (ERP - Quản trị doanh nghiệp) Điều này giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng kiểm soát tồn kho, giảm thiểu sai sót và tăng hiệu suất vận hành kho bãi.
Máy tính, laptop, điện thoại di động và các thiết bị điện tử thông minh đóng vai trò là công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong việc cài đặt, vận hành và ứng dụng các giải pháp công nghệ để giải quyết các vấn đề phát sinh trong hệ thống quản lý kho hàng Các thiết bị này giúp tối ưu hóa quy trình lưu kho, nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu kho hàng Áp dụng công nghệ điện tử thông minh còn giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, giảm thiểu sai sót và thúc đẩy hoạt động kinh doanh phát triển bền vững.
Mỗi mã vạch của sản phẩm sẽ tích hợp các thông tin quan trọng như mã hàng, tên sản phẩm, nhà phân phối, số series và nguồn gốc sản phẩm, giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa chặt chẽ hơn Máy in mã vạch hỗ trợ doanh nghiệp tạo ra các mã vạch chính xác, thể hiện đặc trưng của từng sản phẩm và tránh nhầm lẫn với hàng hóa của đối thủ cạnh tranh Việc sử dụng mã vạch nâng cao khả năng quản lý tồn kho, giảm thiểu sai sót và đảm bảo tính minh bạch trong quá trình phân phối và bán hàng.
Máy quét mã vạch là thiết bị kết nối với máy tính giúp đọc mã vạch trên hàng hóa một cách chính xác Thiết bị này thường được sử dụng để nhập dữ liệu, xác định nguồn gốc và thông tin của sản phẩm trong quá trình xuất nhập kho Ngoài ra, máy quét mã vạch còn hỗ trợ hoạt động thanh toán nhanh chóng và chính xác, nâng cao hiệu quả công việc trong hệ thống quản lý kho và bán hàng.
Mạng không dây hỗ trợ doanh nghiệp trong việc cập nhật tình hình kinh doanh một cách nhanh chóng và chính xác, giúp ra quyết định phù hợp vào bất kỳ thời điểm nào và ở bất kỳ không gian nào Việc này nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, đồng thời phù hợp với xu hướng chuyển đổi số Mạng không dây là giải pháp linh hoạt, giúp doanh nghiệp duy trì liên lạc liên tục và phản ứng kịp thời trước mọi diễn biến.
4 Lợi ích, vai trò của hệ thống thông tin quản lý kho
Theo bài viết “ Hệ thống quản lý kho hàng WMS” (Smartlog, 14/12/2019):
- Giảm chi phí vận hành
Hệ thống quản lý kho hàng được thiết kế nhằm giảm chi phí hoạt động bằng cách tối ưu hóa việc sử dụng lao động và không gian theo mô hình vận hành doanh nghiệp Nó giúp xác định vị trí lưu trữ phù hợp cho các vật liệu, sản phẩm và thiết bị, từ đó nâng cao hiệu quả lưu kho Hệ thống thông tin quản lý kho là công cụ quan trọng giúp tối ưu hóa luồng hàng hóa, giảm thiểu thất thoát và nâng cao hiệu suất vận hành kho hàng.
ỨNG DỤNG PHƯƠNG PHÁP VÀO BÀI TOÁN THỰC TẾ
Sapo là công ty công nghệ hàng đầu tại Việt Nam, chuyên cung cấp nền tảng hỗ trợ bán lẻ và thương mại điện tử Các sản phẩm của Sapo hướng tới việc tối ưu hóa trải nghiệm bán hàng và nâng cao sự hài lòng của khách hàng thông qua giải pháp công nghệ tối ưu Tính đến tháng 12/2020, Sapo đã đồng hành cùng hơn 150.000 doanh nghiệp và chủ kinh doanh lớn nhỏ như Inochi, Viglacera, Beemart, Dirty Coin, Elly, Lug, Maxx Sport, trở thành nền tảng quản lý và bán hàng đa kênh phổ biến nhất tại Việt Nam.
Hệ thống thông tin quản lý kho thông qua Sapo POS
2.1 Phần mềm quản lý kho Sapo POS
Để quản lý hiệu quả số lượng nhập, xuất và tồn kho, nhiều cửa hàng vẫn sử dụng sổ sách hoặc Excel, nhưng đối với cửa hàng bán lẻ, việc sử dụng phần mềm quản lý kho tự động hóa quy trình sẽ tối ưu hóa hoạt động kinh doanh Sử dụng phần mềm quản lý kho giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao chính xác và hạn chế sai sót trong việc quản lý tồn kho Đây là giải pháp tối ưu để các cửa hàng bán lẻ kiểm soát dòng hàng hóa một cách hiệu quả, đồng thời nâng cao trải nghiệm khách hàng và tăng doanh thu.
Phần mềm quản lý kho Sapo POS cung cấp đầy đủ các tính năng quan trọng như nhập hàng, ghi chú điểm lưu kho, hướng dẫn đóng gói, hoàn hàng, kiểm hàng, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát toàn diện kho hàng Hệ thống báo cáo tích hợp hỗ trợ nhanh chóng đánh giá tình hình kho, kiểm tra hiệu quả quản lý mà không cần ghi chép thủ công hoặc sử dụng các hàm Excel phức tạp Giải pháp này giúp tối ưu quy trình kho bãi, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công tác quản lý kho.
Phần mềm quản lý kho Sapo hỗ trợ các tính năng chính như sau:
- Trên Sapo, người dùng có thể sử dụng các tính năng cho việc nhập hàng như:
Chức năng Thêm mới đơn nhập hàng cho phép người dùng dễ dàng tạo đơn nhập hàng từ nhà cung cấp khi cần bổ sung hàng vào kho Tính năng này giúp quản lý kho hiệu quả hơn, đảm bảo quy trình nhập hàng diễn ra nhanh chóng, chính xác Sử dụng tính năng Thêm mới đơn nhập hàng, doanh nghiệp có thể cập nhật số lượng hàng tồn kho một cách thuận tiện, tối ưu hóa quy trình mua hàng và kiểm soát tồn kho chặt chẽ hơn.
+ Thêm mới đơn nhập hàng bằng file excel: Tính năng giúp tiết kiệm thời gian, công sức và giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu.
Bạn có thể sửa hoặc huỷ đơn nhập hàng để thay đổi thông tin như thêm sản phẩm, chỉnh sửa số lượng hoặc cập nhật ghi chú Chức năng này chỉ áp dụng cho các đơn hàng còn ở trạng thái Đặt hàng hoặc Duyệt, giúp người dùng dễ dàng điều chỉnh đơn hàng trước khi xác nhận cuối cùng.
Trong quá trình quản lý đơn hàng nhập, khi hàng hỏng, thiếu hoặc không thể nhận nữa, người dùng có thể thực hiện trả đơn nhập hàng cho nhà cung cấp Sapo POS hỗ trợ hai hình thức trả hàng, gồm trả sản phẩm dành cho đơn nhập hàng đã nhập kho (đã thanh toán hoặc chưa thanh toán) và trả lại tiền áp dụng cho đơn nhập hàng chưa nhập kho, mới chỉ thanh toán tiền trước đó cho đối tác.
Khi bạn nhập hàng vào kho và hoàn tất phiếu nhập, số lượng hàng hóa trên Sapo POS sẽ tự động cập nhật và tăng lên, giúp kiểm soát tồn kho chính xác theo thời gian thực Điều này đảm bảo quá trình quản lý hàng hóa trở nên dễ dàng và hiệu quả, hạn chế sai sót trong số lượng tồn kho Việc cập nhật tự động này giúp doanh nghiệp luôn nắm bắt chính xác tình hình tồn kho, nâng cao hiệu quả vận hành và quản lý hàng hóa.
- Ngoài ra, với phần nhập kho, Sapo POS còn hỗ trợ các tính năng như:
+ Cung cấp danh sách các sản phẩm bán chạy, lịch sử tồn kho;
+ Tạo đơn hàng nhanh chóng qua hình thức quét mã vạch trên sản phẩm, tồn kho sản phẩm được tự động cập nhật;
+ Cho phép truy xuất công nợ phải trả nhà cung cấp chi tiết như mã đặt hàng, thời gian, số tiền
Phần mềm quản lý kho hàng đơn giản Sapo POS tích hợp tính năng ghi chú điểm lưu kho giúp tối ưu quy trình kiểm kê và quản lý kho Nhân viên dễ dàng truy cập đúng vị trí điểm lưu kho khi nhặt hàng hoặc kiểm kê, từ đó nâng cao tốc độ làm việc, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót, thất lạc hàng hóa.
Để tối ưu quản lý kho, bạn chỉ cần ghi nhớ vị trí cụ thể của sản phẩm như “Kệ B, hàng 3” hoặc “Góc kho cạnh cửa ra vào” Việc lưu lại chính xác vị trí giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm và kiểm kê hàng hóa nhanh chóng Sắp xếp sản phẩm theo vị trí rõ ràng không những nâng cao hiệu quả làm việc mà còn giảm thiểu sai sót trong kho Chính vì vậy, việc đặt tên và xác định vị trí kho hợp lý là rất quan trọng trong quy trình quản lý kho bãi.
Sapo POS cung cấp hướng dẫn đóng gói rõ ràng cho các đơn hàng cần hoàn thành, giúp xác định chính xác vị trí của từng sản phẩm dựa trên dữ liệu điểm lưu kho đã tạo trước đó Điều này hỗ trợ quy trình nhặt hàng nhanh chóng, giảm thời gian đóng gói và xuất kho hiệu quả.
Sau khi hoàn thành đóng gói, hàng hóa (đơn hàng) sẽ giao cho đơn vị vận chuyển.
Lúc này hàng hoá sẽ được ghi nhận là đã xuất kho và trừ đi trong số lượng tồn kho.”
- Trong trường hợp khách hàng đã mua và nhận hàng nhưng sau đó muốn trả lại hàng, Sapo hỗ trợ thêm mới đơn trả hàng
Hình 3.1 Phiếu in hướng dẫn đóng gói với điểm lưu hàng của từng sản phẩm trên Sapo
Các hàng hóa bị trả lại có thể được xử lý bằng nhiều cách như nhập lại vào kho, sửa chữa, tái chế, tiêu huỷ hoặc trả lại cho nhà sản xuất Sau khi hoàn trả, hàng hóa sẽ được nhập lại vào kho để đảm bảo quản lý tồn kho chính xác Nếu hàng hóa trả lại bị hư hỏng cần sửa chữa, tái chế hoặc tiêu huỷ, hoặc trả lại cho nhà sản xuất, doanh nghiệp cần thực hiện kiểm hàng và cân bằng kho để xác nhận số lượng chính xác hoặc thực hiện đổi trả đơn hàng với nhà sản xuất để duy trì số lượng hàng tồn kho phù hợp.
- Sapo cho phép người dùng chỉ với 1 chiếc máy quét mã vạch, quét mã vạch trên từng sản phẩm để đếm số lượng thực tế có trong kho.
Sau khi hoàn thành kiểm kho, cần thực hiện cân bằng kho để cập nhật chính xác số lượng tồn kho trên phần mềm dựa trên kết quả kiểm đếm thực tế Việc này đảm bảo dữ liệu tồn kho phản ánh đúng tình trạng thực tế bằng hai phương pháp chính: thêm mới đơn kiểm hàng hoặc thêm mới đơn kiểm hàng bằng file Excel Quá trình cân bằng kho giúp nâng cao độ chính xác của hệ thống quản lý kho hàng, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quá trình kiểm kho định kỳ.
Danh sách phiếu kiểm hàng hiển thị các phiếu đã và đang kiểm hàng, giúp quản lý dễ dàng theo dõi trạng thái của từng phiếu Mỗi phiếu kiểm hàng bao gồm các thông tin quan trọng như mã phiếu kiểm hàng, kho kiểm hàng, trạng thái hiện tại, ngày tạo phiếu, ngày kiểm hàng và thời gian cập nhật lần cuối Việc duy trì danh sách này hỗ trợ công tác kiểm tra kho hàng trở nên thuận tiện, nhanh chóng và chính xác hơn Điều này cải thiện hiệu quả quản lý kho hàng, đảm bảo các quy trình kiểm hàng diễn ra suôn sẻ và minh bạch.
Tính năng Kiểm hàng của Sapo giúp quản lý tồn kho chính xác bằng cách thống kê số lượng thực tế của sản phẩm và so sánh với số lượng trong hệ thống cửa hàng Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng xác định chính xác tồn kho hiện tại, từ đó đưa ra quyết định phù hợp để cập nhật hoặc duy trì số lượng hàng tồn kho trong hệ thống Tính năng này tối ưu hóa quá trình quản lý kho, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả vận hành kinh doanh.
Sapo POS dành cho các doanh nghiệp có từ 2 cửa hàng trở lên cung cấp tính năng chuyển hàng dễ dàng giữa các kho Hệ thống cập nhật chính xác số lượng hàng hóa theo thực tế từng kho, giúp quản lý tồn kho hiệu quả Tính năng này tối ưu hóa quá trình kiểm soát hàng hóa và giảm thiểu tình trạng thất thoát hay thiếu hụt hàng Đáp ứng nhu cầu mở rộng chuỗi cửa hàng, Sapo POS giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, nâng cao hiệu suất bán hàng và quản lý kho bền vững.
- Với tính năng chuyển hàng, Sapo POS hỗ trợ:
Tạo phiếu chuyển hàng: Khi chuyển hàng chỉ cần nhập chi nhánh nhận, chi nhánh chuyển và sản phẩm và số lượng cần chuyển vào phiếu chuyển
ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CỦA PHƯƠNG PHÁP
Chương này đánh giá hiệu quả của các doanh nghiệp trong việc ứng dụng Sapo vào quản lý kho, với Sapo POS được biết đến là phần mềm cung cấp giải pháp quản lý kho hiện đại và hiệu quả nhất hiện nay Sapo hiểu rõ những thách thức mà chủ kinh doanh gặp phải, vì vậy đã tích hợp những tính năng ưu việt để hỗ trợ người dùng quản lý kho một cách tối ưu Nhờ các tính năng vượt trội này, Sapo mang lại hiệu quả quản lý kho vượt trội so với các phần mềm quản lý kho khác trên thị trường, giúp doanh nghiệp tối ưu hoạt động kinh doanh và nâng cao năng suất.
Sapo POS mang lại lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp bằng cách cung cấp đầy đủ công cụ xử lý đơn hàng như chọn loại hàng, xác định số lượng, tạo hóa đơn, lên giá và tính chiết khấu, giúp giảm thiểu sai sót và thất thoát so với các phương pháp quản lý truyền thống như giấy tờ, sổ sách hay ứng dụng Excel, Word Hệ thống giúp hạn chế nhầm lẫn trong quá trình xuất nhập hàng, tiết kiệm thời gian nhập liệu, đồng bộ thông tin và cho phép phân quyền nhiều người dùng, hỗ trợ quản lý hiệu quả Sử dụng Sapo POS còn giúp giảm thiểu chi phí và các vấn đề phát sinh trong quá trình kiểm kê kho, từ đó tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
- Dễ dàng quản lý kho ở mọi nơi
Sapo nổi bật với tính năng đồng bộ dữ liệu và cập nhật số liệu liên tục, giúp người quản lý kho dễ dàng theo dõi lượng hàng hoá ra vào mỗi ngày dù đang ở bất kỳ đâu Với khả năng này, chỉ cần một chiếc điện thoại có kết nối mạng là có thể quản lý kết quả kho hàng một cách nhanh chóng và chính xác, nâng cao hiệu quả vận hành doanh nghiệp your.
- Quản lý thông qua mã vạch sản phẩm
Theo bài viết “Quản lý kho bằng mã vạch: Giải pháp chính xác không lo thất thoát” trên trang Sapo.vn (Thương Nguyễn, 2022):
Phần mềm Sapo POS được đánh giá cao nhờ công nghệ tiên tiến sử dụng camera điện thoại để quét mã vạch sản phẩm, giúp quá trình kiểm kê hàng hóa diễn ra nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn Việc này hạn chế tối đa thất thoát và dễ dàng theo dõi dòng luân chuyển hàng hóa trong kho Chỉ cần quét mã vạch, doanh nghiệp có thể biết chính xác thời điểm nhập, xuất kho của từng sản phẩm, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh Quản lý hàng hóa bằng mã vạch mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp hiện nay.
+ Nắm rõ số lượng hàng tồn kho, tuổi hàng tồn kho từ đó có thể quyết định kinh doanh phù hợp
+ Giảm đến 90% thiệt hại do hàng tồn quá lâu, hàng bị giảm giá
+ Giảm đến 50% thời gian thao tác và nhập số liệu tại kho
+ Đáp ứng nhanh chóng đơn đặt hàng của khách hàng
Hệ thống mã vạch giúp xác định nhanh chóng và chính xác các mã xếp giá cùng các mã hiệu khác của ấn phẩm, nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý ấn phẩm Việc sử dụng hệ thống này thúc đẩy việc xử lý nghiệp vụ mượn trả và quản lý kho trở nên nhanh chóng, chính xác hơn Nhờ đó, quy trình quản lý kho và kiểm kho được tối ưu hóa, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian đáng kể Áp dụng công nghệ mã vạch trong quản lý thư viện hoặc kho hàng mang lại lợi ích vượt trội về tốc độ và độ chính xác trong các nghiệp vụ hàng ngày.
- Quản lý chi tiết số lượng hàng hóa, sản phẩm
Sapo giúp doanh nghiệp dễ dàng tạo và quản lý chi tiết trạng thái, mẫu mã và số lượng sản phẩm một cách hiệu quả Khi ứng dụng Sapo trong quản lý kho, số lượng sản phẩm tự động cập nhật khi có phát sinh giao dịch, giúp giảm thiểu sai sót Ngoài ra, hệ thống còn cung cấp thông tin về các mặt hàng còn tồn kho hoặc sắp hết, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp lên kế hoạch xử lý tồn kho kịp thời và tối ưu hóa quản lý kho hàng (Channelj, n.d).
- Hệ thống báo cáo chi tiết, linh động và chính xác
Theo khảo sát của Nielsen, người Việt Nam có mức độ nhạy cảm cao với các chương trình khuyến mãi, đặc biệt tại châu Á với tỷ lệ 87% Do đó, nhiều doanh nghiệp triển khai hàng loạt chương trình khuyến mãi mà chưa có hệ thống theo dõi hiệu quả, khiến việc đánh giá kết quả trở nên khó khăn.
Sapo POS giúp doanh nghiệp quản lý chính xác doanh thu, chi phí và tồn kho nhờ hệ thống thống kê và báo cáo chi tiết, linh hoạt Hệ thống phân tích mạnh mẽ hỗ trợ theo dõi các chương trình khuyến mãi và giảm giá, từ đó xây dựng kế hoạch kiểm soát tồn kho hiệu quả Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chiến lược kinh doanh, quản lý điều phối sản phẩm một cách hợp lý và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
- Cải thiện chất lượng dịch vụ
Phần mềm Sapo POS giúp doanh nghiệp xây dựng lợi thế cạnh tranh bền vững dựa trên chất lượng dịch vụ thay vì chạy theo các hình thức giảm giá hay khuyến mãi không hiệu quả Nhờ các tính năng tích hợp, doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt kho hàng, theo dõi số lượng hàng hóa, lượng mua và khách hàng một cách nhanh chóng, chính xác qua hệ thống báo cáo Điều này giúp doanh nghiệp đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp dựa trên dữ liệu thực tế, nâng cao trải nghiệm khách hàng và duy trì vị thế cạnh tranh lâu dài.
KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN
Hệ thống thông tin quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các tổ chức, doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, kiểm soát và quản lý các quy trình một cách hiệu quả Nó trang bị cho nhà quản lý các phương pháp mới trong xử lý, phân tích và đánh giá dữ liệu, từ đó nâng cao khả năng ra quyết định Chính vì vậy, hệ thống thông tin quản lý ngày càng trở thành yếu tố quyết định thành công của hoạt động quản lý điều hành trong tổ chức hoặc doanh nghiệp Để đạt hiệu quả tối ưu, việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý cần được triển khai một cách hợp lý và phù hợp với đặc thù của tổ chức.
Trong bài nghiên cứu này, nhóm đã phân tích toàn diện hệ thống quản lý kho (WMS), xây dựng bức tranh tổng quan về các đặc điểm và lợi ích của WMS để làm nổi bật xu hướng phát triển của hệ thống trong các tổ chức và doanh nghiệp Nghiên cứu nhấn mạnh tiềm năng lớn của WMS trong việc tối ưu hóa quản lý kho hàng, nâng cao hiệu quả vận hành và hỗ trợ sự phát triển bền vững của doanh nghiệp Xu hướng ứng dụng công nghệ mới trong WMS đang mở ra nhiều cơ hội mới cho doanh nghiệp nâng cao cạnh tranh trên thị trường.
Hệ thống thông tin quản lý kho đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động kho hàng và nâng cao hiệu quả quản lý trong doanh nghiệp Tìm hiểu tổng quan về hệ thống thông tin và hệ thống quản lý kho giúp làm rõ vai trò và lợi ích của WMS trong hoạt động logistics Việc nghiên cứu hệ thống quản lý kho giúp các tổ chức doanh nghiệp cải thiện quy trình vận hành, giảm thiểu lỗi và tăng cường sự chính xác trong quản lý hàng tồn kho Nhờ đó, hệ thống thông tin quản lý kho đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao năng suất và cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường hiện nay.
Trong phần ứng dụng, đồ án tập trung vào việc áp dụng các phương pháp vào các bài toán thực tế nhằm nâng cao hiệu quả quản lý kho Nhóm đã phân tích các mục tiêu và chiến lược để tìm hiểu phần mềm quản lý kho Sapo POS, một trong những giải pháp quản lý kho hiện đại và tối ưu nhất hiện nay Phần mềm Sapo POS giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả vận hành kho hàng thông qua các tính năng quản lý chuyên biệt, hỗ trợ tối đa công tác kiểm kho, tồn kho và theo dõi đơn hàng Việc áp dụng phần mềm này đem lại lợi ích lớn trong việc tối ưu hóa quá trình quản lý hàng tồn kho, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian của doanh nghiệp.
Phần đánh giá tổng thể cho thấy dự án đã hoàn thành mục tiêu chính là nghiên cứu và hiểu rõ về hệ thống quản lý kho (WMS), nhận diện rõ các vai trò và lợi ích của WMS trong doanh nghiệp Bài viết đề cập đến những hiệu quả tích cực khi áp dụng WMS, đồng thời thảo luận về các hạn chế còn tồn tại và đề xuất các kinh nghiệm để phát triển hệ thống một cách lâu dài Những phân tích này giúp hình thành các hướng phát triển bền vững, tối ưu hóa quản lý kho và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Trong bối cảnh các doanh nghiệp tại Việt Nam ngày càng áp dụng mô hình quản lý kho WMS để nâng cao hiệu quả hoạt động, việc tối ưu hóa việc triển khai này vẫn còn hạn chế, dẫn đến hiệu quả quản lý kho chưa đạt mức mong muốn Để nâng cao hiệu quả quản lý kho, các doanh nghiệp cần tập trung ưu tiên các yếu tố then chốt như nâng cao khả năng tự động hóa, tối ưu quy trình vận hành kho, đầu tư công nghệ hiện đại và đào tạo nhân viên chuyên nghiệp Việc cải thiện các yếu tố này sẽ giúp doanh nghiệp tối đa hoá lợi ích của hệ thống WMS, nâng cao năng suất và giảm thiểu rủi ro trong quản lý kho hàng.