QUY TRÌNH CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG DO THIÊN TAI, HỎA HOẠN, DỊCH BỆNH NGUY HIỂM, ĐỊCH HỌA HOẶC DI DỜI, THU HẸP SẢN XUẤT, KINH DOANH THEO YÊU CẦU CỦA CƠ QUAN NHÀ NƯỚC CÓ THẨM QUYỀN

QUY TRÌNH CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG DO THIÊN TAI, HỎA HOẠN, DỊCH BỆNH NGUY HIỂM, ĐỊCH HỌA HOẶC DI DỜI, THU HẸP SẢN XUẤT, KINH DOANH THEO YÊU CẦU CỦA CƠ QUAN NHÀ NƯỚC CÓ THẨM QUYỀN CÁC BƯỚC Bước 1: Đề xuất Bước 2: Quyết định Bước 3: Đàm phán và chấm dứt CÁC BIỂU MẪU 1. Danh sách người lao động được đề xuất chấm dứt hợp đồng lao động 2. Thông báo về việc chấm dứt hợp đồng lao động

QUY TRÌNH CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG

DO THIÊN TAI, HỎA HOẠN, DỊCH BỆNH NGUY HIỂM, ĐỊCH HỌA HOẶC DI DỜI, THU HẸP SẢN XUẤT, KINH DOANH THEO YÊU CẦU CỦA CƠ QUAN

NHÀ NƯỚC CÓ THẨM QUYỀN

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Công ty Công ty […] NĐDTPL Người đại diện theo pháp luật1

HC Hành chính nhân sự2 BP Bộ phận/Phòng

TC-KT Tài chính – Kế toán NLĐ Người lao động

NQĐ Người có thẩm quyền quyết

định3 NĐUQ Người được công ty ủy quyền HĐLĐ Hợp đồng lao động

I MỤC ĐÍCH

Quy trình này quy định trách nhiệm, trình tự, thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động của Công ty […] trong trường hợp do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm, địch họa hoặc di dời, thu hẹp sản xuất, kinh doanh theo yêu cầu của cơ quan nhà nước

có thẩm quyền

II PHẠM VI ÁP DỤNG

Quy trình này được áp dụng cho hoạt động chấm dứt hợp đồng lao động đối với tất cả người lao động làm việc tại tất cả các bộ phận, đơn vị phụ thuộc của Công ty […]

III GIẢI THÍCH TỪ NGỮ

3.1 “Trường hợp không được đơn phương chấm dứt” trong Quy trình này được

hiểu là các trường hợp, mà khi người lao động rơi vào, thì công ty không được đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động, bao gồm:

a Người lao động ốm đau hoặc bị tai nạn, bệnh nghề nghiệp đang điều trị, điều dưỡng theo chỉ định của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều 36 Bộ luật lao động số 45/2019/QH14 do Quốc hội ban hành ngày 20/11/2019

b Người lao động đang nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng và trường hợp nghỉ khác được công ty đồng ý

c Người lao động nữ mang thai; người lao động đang nghỉ thai sản hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi

3.2 “Tình trạng khó khăn” trong Quy trình này được hiểu là tình trạng mà công

ty đã tìm mọi biện pháp khắc phục nhưng vẫn buộc phải giảm chỗ làm việc, khi một trong các sự kiện khách quan sau đây xảy ra:

a Thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm, địch họa

b Phải di dời, thu hẹp sản xuất, kinh doanh theo yêu cầu của cơ quan nhà nước

có thẩm quyền

IV CĂN CỨ PHÁP LUẬT XÂY DỰNG QUY TRÌNH

Khoản 10 Điều 34; điểm c khoản 1, khoản 2 Điều 36; Điều 37; Điều 45; Điều 46;

và khoản 1, khoản 3 Điều 48 Bộ luật lao động số 45/2019/QH14 ngày 20/11/2019

1 Người đại diện theo pháp luật của công ty được xác định theo Điều lệ của công ty.

2 Tên bộ phận làm công tác nhân sự ở đây chỉ mang tính tham khảo Tên gọi có thể khác nhau tùy thuộc vào cơ cấu điều hành của từng công ty.

3 Người có thẩm quyền quyết định là người có thẩm quyền quyết định các vấn đề về lao động trong công ty theo quy định phân quyền nội bộ của công ty.

V QUY TRÌNH THỰC HIỆN – GIẢI THÍCH

BP HC,

Các Trưởng

NQĐ,

BP HC

NQĐ, BP

HC,

BP khác,

NLĐ,

NĐDTPL/

NĐUQ

- Thông báo về việc chấm dứt HĐLĐ;

- Quyết định chấm dứt HĐLĐ;

- Các biên bản bàn giao

Đề xuất

Tiếp tục thực

định

Chấm dứt HĐLĐ Đàm phán

Đơn phương chấm dứt

Thỏa thuân chấm dứt

Kết thúc

Bước 1: Đề xuất

- Khi công ty rơi vào tình trạng khó khăn, các Trưởng BP có nghĩa vụ tầm soát

lại nhu cầu sử dụng nhân lực của BP mình quản lý và đề xuất giảm chỗ làm việc của

một số NLĐ Việc đề xuất được thực hiện qua việc các Trưởng BP lập Danh sách NLĐ được đề xuất chấm dứt HĐLĐ (theo Mẫu CD07_01), và gửi đến BP HC.

- BP HC có nghĩa vụ hỗ trợ cung cấp cho các Trưởng BP một số thông tin cần thiết để các Trưởng BP lập Danh sách NLĐ được đề xuất chấm dứt HĐLĐ, và thực hiện việc tổng hợp tất cả Danh sách NLĐ được đề xuất chấm dứt HĐLĐ được các Trưởng BP lập, và đệ trình tất cả lên NQĐ xem xét

Bước 2: Quyết định

2.1 Trong vòng […] ngày kể từ ngày nhận được các Danh sách NLĐ được đề xuất chấm dứt HĐLĐ từ BP HC, NQĐ phải xem xét và quyết định đối với từng NLĐ theo các hướng sau đây:

- Chấm dứt HĐLĐ: Trường hợp lựa chọn hướng này, NQĐ đánh dấu “X” vào

mục “Chấm dứt” trong Danh sách

- Tiếp tục thực hiện HĐLĐ: Trường hợp lựa chọn hướng này, NQĐ đánh dấu

“X” vào mục “Tiếp tục” trong Danh sách

Sau khi đưa ra ý kiến quyết định đối với tất cả NLĐ được liệt kê trong Danh sách NLĐ được đề xuất chấm dứt HĐLĐ, NQĐ gửi lại Danh sách này cho BP HC.

2.2 Khi BP HC nhận được Danh sách NLĐ được đề xuất chấm dứt HĐLĐ từ NQĐ:

- Đối với NLĐ bị quyết định chấm dứt HĐLĐ: BP HC thực hiện tiếp công việc tại Bước 3 Quy trình.

- Đối với NLĐ được NQĐ quyết định tiếp tục thực hiện HĐLĐ: Tiếp tục thực

hiện HĐLĐ đã ký > Kết thúc Quy trình: BP HC thông báo kết quả quyết định của NQĐ cho Trưởng BP quản lý trực tiếp NLĐ được quyết định tiếp tục thực hiện HĐLĐ.

Bước 3: Đàm phán và chấm dứt

Trong vòng […] ngày, kể từ ngày NQĐ quyết định việc chấm dứt HĐLĐ với NLĐ, BP HC thực hiện việc xin ý kiến NQĐ về các nội dung để đàm phán chấm dứt

và sau đó đàm phán sơ bộ với NLĐ về việc chấm dứt HĐLĐ theo các nội dung đã được xin ý kiến4 Sau khi đàm phán:

3.1 Nếu NLĐ thống nhất về việc thỏa thuận chấm dứt HĐLĐ và thỏa thuận xong

các nội dung để chấm dứt trên đây, BP HC thực hiện tiếp các công việc sau đàm phán theo Quy trình chấm dứt HĐLĐ do hai bên thỏa thuận mà công ty đã ban hành.

4 Các nội dung đàm phán chấm dứt tương tự nội dung đàm phán chấm dứt tại Bước 2 “Đàm phán” của Quy trình chấm dứt HĐLĐ do hai bên thỏa thuận.

3.2 Nếu không thể thống nhất việc thỏa thuận chấm dứt HĐLĐ, BP HC thực hiện công tác sau đây để đơn phương chấm dứt HĐLĐ:

- Khi xác định được NLĐ không thuộc vào các trường hợp không được đơn

phương chấm dứt, BP HC soạn thảo ngay […] bản dự thảo Thông báo về việc chấm

dứt HĐLĐ (theo Mẫu CD07_02) đệ trình lên NĐDTPL/NĐUQ ký BP HC bàn giao

ngay cho NLĐ một bản để thông báo trước cho NLĐ về thời điểm chấm dứt, và đây là công việc pháp luật bắt buộc thực hiện BP HC cần thực hiện việc bàn giao theo phương thức phù hợp, đảm bảo NLĐ đã nhận được thông báo trên trước ngày dự kiến chấm dứt HĐLĐ ít nhất5:

+ 45 ngày đối với NLĐ đang làm việc theo HĐLĐ không xác định thời hạn; + 30 ngày đối với NLĐ đang làm việc theo HĐLĐ xác định thời hạn có thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng;

+ 03 ngày làm việc đối với NLĐ đang làm việc theo HĐLĐ xác định thời hạn

có thời hạn dưới 12 tháng;

+ Thời hạn báo trước khác theo quy định pháp luật

BP HC đề nghị NLĐ bàn giao lại công việc, tài liệu, hồ sơ, tài sản của công ty.

- BP HC soạn thảo […] bản Quyết định chấm dứt HĐLĐ 6, trình NQĐ ký Nội dung quyết định cần nêu rõ lý do chấm dứt7 Công việc này là cần thiết, nhưng pháp luật không bắt buộc thực hiện.

- Trước hoặc vào ngày chấm dứt HĐLĐ theo Thông báo về việc chấm dứt

HĐLĐ đã gửi:

+ BP HC bàn giao cho NLĐ: Các hồ sơ, tài liệu (bản chính), tài sản của NLĐ

(nếu có), và lập Biên bản bàn giao 8 để NLĐ ký xác nhận về việc công ty đã bàn giao

các yếu tố vừa nêu của NLĐ, và đây là công việc pháp luật bắt buộc thực hiện

+ BP HC bàn giao một bản Quyết định chấm dứt HĐLĐ cho NLĐ9, và đây là công việc cần thiết, nhưng pháp luật không bắt buộc thực hiện

5 Các phương thức bàn giao mà công ty có thể lựa chọn: (i) Bàn giao trực tiếp, và đề nghị NLĐ ký xác

nhận trực tiếp vào thông báo hoặc lập Biên bản bàn giao (theo mẫu Biên bản bàn giao được liệt kê trong Phụ lục

I – Biểu mẫu sử dụng cho Quy trình chấm dứt hợp đồng lao động do hết hạn/công việc đã hoàn thành) để NLĐ

ký xác nhận đã nhận thông báo; hoặc (ii) Gửi thông báo bằng thư điện tử hoặc phần mềm quản lý nội bộ của công ty; hoặc (iii) Gửi thông báo qua đường bưu điện có báo phát.

6 Mẫu này tương tự mẫu Quyết định chấm dứt HĐLĐ được liệt kê trong Phụ lục I – Biểu mẫu sử dụng cho Quy trình chấm dứt hợp đồng lao động do người lao động bị ốm đau, tai nạn đã điều trị mà khả năng lao động chưa được hồi phục.

7 Tùy trường hợp công ty rơi vào tình trạng khó khăn nào sau đây, thì quyết định phải nêu lý do đúng với tình trạng đó: (i) Thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm, địch họa; hoặc (ii) Phải di dời, thu hẹp sản xuất, kinh doanh theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

8 Mẫu này tương tự mẫu Biên bản bàn giao được liệt kê trong Phụ lục I – Biểu mẫu sử dụng cho Quy trình chấm dứt hợp đồng lao động do hết hạn/công việc đã hoàn thành.

9 Các phương thức bàn giao mà công ty có thể lựa chọn: (i) Bàn giao trực tiếp và lập Biên bản bàn giao

(theo mẫu Biên bản bàn giao được liệt kê trong Phụ lục I – Biểu mẫu sử dụng cho Quy trình chấm dứt hợp đồng lao động do hết hạn/công việc đã hoàn thành) để NLĐ ký xác nhận đã nhận quyết định; hoặc (ii) Gửi quyết định

bằng thư điện tử hoặc phần mềm quản lý nội bộ của công ty; hoặc (iii) Gửi quyết định qua đường bưu điện có báo phát.

+ BP HC yêu cầu NLĐ bàn giao lại đầy đủ công việc, tài liệu, hồ sơ, tài sản/dữ

liệu điện tử của công ty, và ký Biên bản bàn giao công việc 10 BP HC phải phối hợp với người nhận bàn giao công việc, tài liệu, hồ sơ, tài sản/dữ liệu điện tử của công ty

từ NLĐ, để thực hiện (người nhận bàn giao do NQĐ chỉ định) Các công việc tại đây

là cần thiết, nhưng pháp luật không bắt buộc thực hiện.

+ BP HC hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp cho NLĐ; và thanh toán đầy đủ các khoản tiền mà NLĐ được hưởng theo HĐLĐ, Thỏa ước lao động tập thể, quy định của công ty và quy định pháp luật trong thời hạn:

 14 ngày làm việc kể từ ngày HĐLĐ chấm dứt, nếu chấm dứt do di dời, thu hẹp sản xuất, kinh doanh theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; hoặc

 30 ngày kể từ ngày HĐLĐ chấm dứt, nếu chấm dứt do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm, địch họa

Đây là công việc pháp luật bắt buộc thực hiện.

VI CÁC BIỂU MẪU

Phụ lục I – Biểu mẫu quy trình đơn phương chấm dứt HĐLĐ do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm, địch họa hoặc di dời, thu hẹp sản xuất, kinh doanh theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, ban hành kèm theo quy trình này

10 Mẫu này tương tự mẫu Biên bản bàn giao công việc được liệt kê trong Phụ lục I – Biểu mẫu sử dụng cho Quy trình chấm dứt hợp đồng lao động do hết hạn/công việc đã hoàn thành.

PHỤ LỤC I.

BIỂU MẪU SỬ DỤNG CHO QUY TRÌNH CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG

DO THIÊN TAI, HỎA HOẠN, DỊCH BỆNH NGUY HIỂM, ĐỊCH HỌA HOẶC DI DỜI, THU HẸP SẢN XUẤT, KINH DOANH THEO YÊU CẦU CỦA CƠ QUAN NHÀ

NƯỚC CÓ THẨM QUYỀN

1

Mẫu CD07_01: Danh sách người lao động được đề xuất chấm dứt hợp đồng lao động 2

2 Mẫu CD07_02: Thông báo về việc chấm dứt hợp đồng lao động 2

1 Mẫu CD07_01: Danh sách người lao động được đề xuất chấm dứt hợp đồng lao động

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

[…], ngày […] tháng […] năm […]

DANH SÁCH NGƯỜI LAO ĐỘNG ĐƯỢC ĐỀ XUẤT CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG

TT Tên 11

Tuổi 12

Thời gian đã làm việc

(đơn vị:

tháng)13

Hợp đồng hiện tại

Bộ phận

Vị trí công việc

Số lần

đã ký HĐLĐ 14

Thuộc trường hợp không bị đơn phương chấm dứt 15

Tiền lương

Đề xuất của […] 16

(đánh dấu

X vào ô trống)

Quyết định của […] 17

(đánh dấu X vào ô trống)

Thời hạn

Ngày hết hạn

Mức lươn g

Phụ cấp

Các khoản

bổ sung khác

Tiếp tục

Chấm dứt

Tiếp tục

Chấm dứt

[…] 20

11 Tên người lao động.

12 Tính đến thời điểm lập danh sách.

13 Thời gian làm việc là tổng thời gian người lao động đã làm việc cho công ty, tính đến thời điểm lập danh sách.

14 Số lần đã ký là tất cả số lần người lao động đã được ký hợp đồng lao động, bao gồm cả hợp đồng đang thực hiện

15 Nêu cụ thể trường hợp không được đơn phương chấm dứt mà người lao động đang thuộc vào, theo Điều 37 Bộ luật lao động số 45/2019/QH14 do Quốc hội ban hành ngày 20/11/2019 Trường hợp không có thì ghi không có

16 Tên bộ phận đề xuất.

17 Chức danh của người có thẩm quyền quyết định.

18 Chức danh của người có thẩm quyền quyết định.

19 Tên bộ phận đề xuất.

20 Chức danh của Trưởng bộ phận đề xuất.

2 Mẫu CD07_02: Thông báo về việc chấm dứt hợp đồng lao động

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: […]/[…]21-[…]22 […], ngày […] tháng […] năm […]

V/v thông báo

chấm dứt hợp đồng lao động

Kính gửi: Ông/Bà […]

Trước và trên tất cả, chúng tôi xin chân thành cảm ơn Ông/Bà đã đồng hành, gắn bó, làm việc tận lực và cống hiến cho chúng tôi trong suốt khoảng thời gian vừa qua

[…]23

Từ cơ sở trên, dù thật sự không mong muốn, nhưng chúng tôi vẫn xin thông báo đến Ông/Bà về việc chấm dứt hợp đồng lao động như sau:

1 Kể từ ngày […]/[…]/[…], chính thức chấm dứt toàn bộ hiệu lực Hợp đồng

lao động số […] ngày […]/[…]/[…] (xin gọi là “Hợp đồng lao động”) và Phụ lục

Hợp đồng lao động24 số […] ngày […]/[…]/[…] (xin gọi là “Phụ lục Hợp đồng lao động”) đã ký giữa Ông/Bà và chúng tôi.

2 Lý do chấm dứt: […]25

3 Ông/Bà có nghĩa vụ bàn giao […]26

4 […]27

Chúng tôi kính chúc Ông/Bà luôn luôn khỏe mạnh và gặp nhiều may mắn Trân trọng./

Nơi nhận:

- Như trên;

- […] 28 ;

- Lưu: […].

[…] 29

21 Tên viết tắt chức danh của người đại diện theo pháp luật công ty/người được công ty ủy quyền.

22 Tên viết tắt của công ty.

23 Viết tóm tắt về nguyên nhân dẫn đến tình trạng khó khăn của công ty, các biện pháp mà công ty đã phải thực hiện để cải thiện tình trạng khó khăn nhưng vẫn không thể cải thiện triệt để, từ đó buộc phải đi đến phương

án cuối cùng là chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động.

24 Nếu có.

25 Mô tả cụ thể lý do chấm dứt, tài liệu, hồ sơ làm cơ sở chấm dứt (nếu có).

26 Trong trường hợp cần thiết, Phòng Hành chính – Nhân sự có thể đưa vào các nội dung liên quan đến nghĩa vụ của người lao động trong việc bàn giao lại công việc, hồ sơ, tài liệu, tài sản của công ty và các nội dung khác (nếu có).

27 Nội dung khác (nếu có).

28 Tên của bộ phận hoặc cá nhân cần nắm nội dung: Như bộ phận quản lý trực tiếp người lao động, bộ phận kế toán, …

29 Chức danh của người đại diện theo pháp luật/người được công ty ủy quyền.